IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Y LA CONSERVACION DOCUMENTAL EN LAS

AERAS FINANCIERAS Y CONTABLES DE LAS EMPRESAS

En la contabilidad es muy importante la organización del archivo y la conservación documental ya

que nos ayuda encontrar con más facilidad los documentos que necesitamos también Un archivo
organizado garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna; simplifica
trámites; evita la acumulación innecesaria de información; facilita la toma de decisiones.

Los documentos y su correcta conservación y categorización ayudan considerablemente a las

empresas a automatizar procesos, optimizar tiempos y recursos, y a incrementar el desarrollo y la
productividad.

Una buena gestión documental y un archivo bien ordenado aportan muchas ventajas competitivas
a la empresa, como, por ejemplo:

1. Tener localizados en todo momento los documentos generados y gestionados por la

empresa.

2. Acceder rápidamente a los documentos y a la información que contienen.

3. Reducir el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones en la gestión diaria de la

empresa.

4. Ahorrar costes derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de

documentación no identificada de manera clara e inequívoca.

5. Reducir costes en el mantenimiento y gestión de la documentación.

6. Optimizar el espacio en las instalaciones.

7. Tener unas pautas claras sobre los documentos o expedientes que se deben conservar y
aquellos que pueden ser destruidos por ser innecesarios.

8. Controlar el acceso a la documentación, garantizando que se mantenga la confidencialidad

de los datos sensibles.

9. Identificar de manera inequívoca las copias y documentos obsoletos, manteniendo bien

custodiados los documentos originales.