ADSI (ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION)

SERGIO LUIS ROMO MARTINEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

BOGOTÁ
2021 – 2

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CONTENID

1. INTRODUCCION............................................................................................................3
2. JUSTIFICACION.............................................................................................................4
3. ¿Qué es el ciclo PHVA?..................................................................................................5
4. NORMATIVIDAD SENA FRENTE A LA ENTREGA DE BITÁCORAS Y
SOLICITUD DE LAS VISITAS DE SEGUIMIENTO..........................................................7
a. Entrega de Bitácoras........................................................................................................7
b. Solicitud de las visitas de seguimiento............................................................................7
5. Identificación del problema:............................................................................................9
6. SOLUCION...................................................................................................................12
7. CONCLUSIONES.........................................................................................................15
8. RECOMENDACIONES................................................................................................16
9. BIBLIOGRAFIA...........................................................................................................17

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 1. INTRODUCCION

El presente trabajo tiene como fin y tema principal el ciclo PHVA aplicado al

incumplimiento de la entrega de las bitácoras y el incumplimiento en la solicitud de las

visitas de seguimiento, esto con el propósito de identificar y socializar las causas y/o

problemas para desarrollar de acuerdo al fin propuesto él envió de responsabilidad en

común frente al Servicio Nacional de Aprendizaje, el Instructor en Formación y el

Aprendiz en práctica.

La característica Principal del ciclo PHVA implica pasos los cuales son planear,

hacer, verificar y actuar, estos se realizan para ejecutar todo tipo /de acción y para llegar

a un fin y/o un objetivo propuesto por una persona, una entidad o una Organización.

Para analizar la problemática citada en párrafos anteriores es necesario mencionar

las causas por las cuales ocurre, en este caso el incumplimiento o falta de

responsabilidad por el Aprendiz o situaciones que se le pueden presentar que no le

permiten llegar a su fin.

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 2. JUSTIFICACION

La investigación acerca del flujo PHVA, nos permitirá determinar las causantes y/o

problemáticas con respecto al incumplimiento de la entrega de las bitácoras y el

incumplimiento en la solicitud de las visitas de seguimiento, con esta investigación y/o

informe podremos deducir específicamente la importancia de saber manejar nuestro

tiempo y así realizar nuestras labores encomendadas.

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 3. ¿Qué es el ciclo PHVA?

El ciclo PHVA (Planificar – Hacer –

Verificar y Actuar) es un procedimiento

lógico y por etapas para la mejora continua,

creado por Walter A. Shewhart, quien lo

hizo público en 1939 y posteriormente

William Edwards Deming lo presentó en

Japón en los años 50. También se conoce al

ciclo PHVA como el “Ciclo de Shewhart” o “Ciclo de Deming” y en inglés como

PDCA (por las iniciales de Plan, Do, Check, Act).

De acuerdo a la respectiva normatividad de Colombia el ciclo PHVA se define en el

numeral 10 del artículo 2.2.4.6.2 del Decreto 1072 de 2015 se puede resumir

brevemente en:

 Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los

trabajadores, encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden

mejorar y determinando ideas para solucionar esos problemas.

 Hacer: Implementación de las medidas planificadas.

 Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están

consiguiendo los resultados deseados.

 Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la

seguridad y salud de los trabajadores o miembros de una Organización (Estudiantes,

Empleados, Socios, Proveedores, etc.)

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 De acuerdo a William Edwards Deming este ciclo constituye una de las principales

herramientas de mejoramiento continuo en las organizaciones, utilizada ampliamente

por los sistemas de gestión de la calidad (SGC) con el propósito de permitirle a las

empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos ofrecidos,

mejorado permanentemente la calidad, igualmente le facilita tener una mayor

participación en el mercado, una optimización en los costos y por supuesto una mejor

rentabilidad.

Por su dinamismo puede ser utilizado en todos los procesos de la organización y por su

simple aplicación, que, si se hace de una forma adecuada, aporta en la realización de

actividades de forma organizada y eficaz.

En conclusión, la adopción del ciclo PHVA es de gran ayuda para actuar sobre los

procesos, en este caso responsabilizarnos de nuestros compromisos como aprendices y

no sobre las personas, pues es frecuente que en las organizaciones se culpen a los

trabajadores por los malos resultados cuando en realidad lo que falla es el proceso, de

ahí la gran importancia que tiene el compromiso gerencial, pues es en este nivel en

donde se deben buscar las estrategias que le permita a las empresas liderar el mercado,

ser autosostenibles y rentables.

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 4. NORMATIVIDAD SENA FRENTE A LA ENTREGA DE BITÁCORAS
Y SOLICITUD DE LAS VISITAS DE SEGUIMIENTO

a. Entrega de Bitácoras
De acuerdo a el CONCEPTO 34452 DE 2018, precisamente en el Artículo 14.

Seguimiento y evaluación de la etapa productiva, nos especifica que todo tipo de

seguimiento a la etapa productiva es obligatorio y se realizará de manera virtual y

presencial, de acuerdo lo indique el Instructor y/o el SENA; El aprendiz a su vez

elaborará una bitácora quincenal, en la que señalará las actividades adelantadas en

desarrollo de su etapa productiva en cualesquiera de las alternativas, para que el

Instructor asignado como responsable pueda hacer seguimiento de acuerdo a los

indicadores establecidos en el procedimiento de ejecución de la formación,

garantizando una interacción continua entre el Aprendiz y el Instructor; esta actividad

se debe complementar con visitas o comunicación directa que realice el Instructor.

Finalmente, de acuerdo a lo indicado anteriormente es importante resaltar que las

Bitácoras son de vital importancia para la ejecución de la etapa productiva y la entrega

del título técnico o tecnólogo a satisfacción.

b. Solicitud de las visitas de seguimiento

De acuerdo a el CONCEPTO 34452 DE 2018, precisamente en el PARAGRAFO (ii)

El Instructor asignado como responsable pueda hacer seguimiento de acuerdo a los

indicadores establecidos en el procedimiento de ejecución de la formación,

garantizando una interacción continua con el Aprendiz, actividad que se debe

complementar con visitas o comunicación directa que realice el Instructor.

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 Sabemos que esta etapa es aquella en la cual el Aprendiz Sena aplica, complementa,

fortalece y consolida sus competencias, en términos de conocimiento, habilidades,

destrezas, actitudes y valores.

La etapa productiva debe permitirle al aprendiz aplicar en la resolución de

problemas reales del sector productivo, los conocimientos, habilidades y destrezas

pertinentes a las competencias del programa de formación, asumiendo estrategias y

metodologías de autogestión.

El seguimiento a la etapa productiva es obligatorio y se realizará de manera virtual y

presencial, importante resaltar que cuando el Aprendiz opta por otra alternativa

diferente al contrato de aprendizaje, esta debe ser aprobada previamente por el

Coordinador Académico del programa del respectivo Centro de Formación y la

información deberá registrarse inmediata y directamente en el sistema para la gestión de

la formación.

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 5. Identificación del problema:
De acuerdo a lo que se viene mencionando el problema o los problemas se deben

identificar y darse cuenta de que existe y que podemos darle una solución. Podemos

detectar nosotros el problema (percatándonos de situaciones que podríamos mejorar),

o puede ser el resultado de una propuesta. En cualquier caso, no basta con detectarlo,

sino que debemos enunciarlo correctamente.

A continuación, se presentará los posibles inconvenientes del incumplimiento de la

entrega de las bitácoras y el incumplimiento en la solicitud de las visitas de

seguimiento:

 Falta de responsabilidad por parte del Aprendiz en formación.

 La no comunicación asertiva del Aprendiz con su jefe inmediato.

 Medios de comunicación para contactar al Instructor de Etapa Productiva.

 Pocos medios para acceder a las herramientas virtuales brindadas por el SENA.

 Falta de inducción y aprendizaje sobre el diligenciamiento de las bitácoras.

 Inconvenientes personales que perjudican al Aprendiz para desarrollar su labor

como se le dictamina

 Intereses diferentes del aprendiz lo cual no le permite ser responsable con sus

obligaciones

 Recursos no utilizados o subutilizados

 Falta de tiempo

A continuación, presentaremos una gráfica relacionada con una de las problemáticas

que puede presentar el aprendiz en formación;

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 Se puede deducir con respecto a la gráfica que existen 3 interrogantes principales los

cuales son; ¿El Instructor concertó con usted las funciones que desarrollaría el aprendiz

durante su etapa productiva? A este primer interrogante se le puede deducir que el 79%

de las personas indico que, si tenia conocimiento de el manejo que se le debe dar a las

bitácoras y a las visitas de seguimiento, el otro 21% indico que no, esto puede deberse a

que el aprendiz no estuvo al tanto de lo indicado por el instructor, el instructor no

brindo información lo suficientemente clara para todos los aprendices y/o el Aprendiz

no estuvo presente el día de la explicación y no se le realizo una retroalimentación

clave.

La siguiente pregunta hace referencia a; ¿El instructor hizo parte de las evaluaciones

que se le realizaron al aprendiz? A este segundo interrogante se le puede deducir que el

85% de las personas indico que, el instructor si le había hecho acompañamiento al

aprendiz para identificar que está preparado para sus prácticas laborales o etapa

productiva, el otro 15% indico que no, esto puede deberse a que el aprendiz no estuvo al

tanto de lo indicado por el instructor, el instructor no brindo información lo

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suficientemente clara para todos los aprendices y/o el Aprendiz no estuvo presente el

día de la explicación y no se le realizo una retroalimentación clave.

El ultimo interrogante nos menciona; ¿El instructor respondió de manera efectiva a

los llamados y/o requerimientos que tuvo la empresa? A esto se le puede deducir que el

49% de las personas indico que, el instructor si responsión al llamado de la empresa u

organización y le había hecho acompañamiento al aprendiz para identificar su proceso

dentro de la organización, el otro 51% indico que no, esto puede deberse a que el

aprendiz no estuvo al tanto de lo indicado por el instructor para hacerle el llamado, el

instructor no brindo información lo suficientemente clara para todos los aprendices y/o

el Aprendiz no estuvo presente el día de la explicación y no se le realizo una

retroalimentación clave o el Instructor tuvo cosas pendientes y por ello no se pudo

presentar.

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 6. SOLUCION
De acuerdo a lo indicado en el ciclo PHVA la solución debe ser clara y concisa por

los valiosos ítems brindados por este tema; se identificarán los 4 pasos para el

cumplimiento de la entrega de las bitácoras y el cumplimiento en la solicitud de las

visitas de seguimiento, se realizará de acuerdo a lo siguiente:

 Planificar: En la etapa de planificación se deben establecer objetivos y se

identifican los procesos necesarios para lograr el envió de las bitácoras de acuerdo a

lo informado por el aprendiz y de acuerdo a las políticas de la organización en la que

este desempeñando su etapa productiva en este caso contrato de aprendizaje. En esta

etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para

controlar y seguir el proceso, como notas con respecto a lo enviado por el aprendiz.

 Hacer: Consiste en la implementación de los cambios o acciones necesarias para

lograr las mejoras planteadas. Con el objeto de ganar en eficacia y poder corregir

fácilmente posibles errores en la ejecución, normalmente se desarrolla un plan

piloto a modo de prueba o testeo, por ello para esta situación se planteara un

compromiso mas exhaustivo por parte del Aprendiz, para desarrollar sus

obligaciones, como identificar el mismo día quincenal para realizar las bitácoras y

comprometerse con el envío de estas, a su vez se colocara una alarma para informar

al instructor cuando puede hacer la visita ya sea virtual o presencial.

 Verificar: Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras, se establece un

periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios. Se trata de

una fase de regulación y ajuste, en la cual el aprendiz se compromete a mejorar para

que así tenga resultados favorables en un futuro con la organización donde esta
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 realizando su etapa productiva y con el Instructor al cual debe enviarle lo indicado

anteriormente.

 Actuar: Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten

a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y

modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones

pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos ya indicados al

aprendiz por el instructor.

De acuerdo a lo indicado es importante identificar los deberes y obligaciones

presentadas en claridad en el reglamento del Aprendiz en 5 valiosos pasos:

1. Su permanencia en la etapa productiva podrá gestionarse con el acceso a cualquiera

de las alternativas planteadas por el SENA, o la combinación de varias de ellas durante

el proceso de formación

2. El SENA evaluará periódicamente las diferentes alternativas de etapa productiva

como parte del seguimiento y la evaluación permanente en el marco del mejoramiento

continuo, y como estrategia de aseguramiento de la calidad de la Formación Profesional

Integral.

3. Es responsabilidad del aprendiz gestionar oportunamente su registro en el Sistema

de Gestión Virtual de Aprendices para poder optar por un contrato de aprendizaje; el

Aprendiz es responsable de actualizar permanentemente los datos que registre en este

sistema, verificar que correspondan a los registrados en el sistema para la gestión de la

formación y consultar periódicamente las oportunidades de contrato de aprendizaje que

reportan los empresarios.

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 Cuando el Aprendiz opta por otra alternativa diferente al contrato de aprendizaje,

esta debe ser aprobada previamente por el Coordinador Académico del programa del

respectivo Centro de Formación y la información deberá registrarse inmediata y

directamente en el sistema para la gestión de la formación

4. El seguimiento a la etapa productiva es obligatorio y se realizará de manera virtual y

presencial. El aprendiz elaborará una bitácora quincenal, en la que señalará las

actividades adelantadas en desarrollo de su etapa productiva en cualesquiera de las

alternativas, para que el instructor asignado como responsable pueda hacer seguimiento

de acuerdo a los indicadores establecidos en el procedimiento de ejecución de la

formación, garantizando una interacción continua entre usted y el instructor; esta

actividad se debe complementar con visitas o comunicación directa que realice el

instructor.

5. Si el aprendiz no alcanza los resultados de aprendizaje de la etapa productiva se

procederá a realizar un comité de evaluación quien analizará el caso para emitir los

juicios evaluativos finales, si los juicios no alcanzan los resultados de aprendizaje de la

etapa productiva se procederá a cancelar la matrícula, previo agotamiento del debido

proceso.

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 7. CONCLUSIONES

 La metodología del ciclo PHVA es totalmente completa en cuanto a actividades

sugeridas de mejoramiento continuo, por esta razón se propone adoptarla para la

realización de nuevos proyectos de mejoramiento de procesos. (Alejandra & Rozo,

2004)

 Es importante mantener la mejora continua en una organización ya que de nada vale

hacer mejoras si con el tiempo estas se van a perder, por lo que es fundamental aplicar

el ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar) con el cual no se deja de lado la

parte de la verificar y actuar que son partes tan relevantes en el proceso de mejorar

continuamente. Así, la recomendación es que se tenga activo en este ciclo y de esta

manera evitar llegar a la corrección.

 Los planes de mejoramiento deben ser desarrollados a corto plazo, en máximo tres

meses, en este tiempo se deben reportar resultados de las mejoras de calidad obtenidas

con indicadores de gestión, si las mejoras son efectivas se debe dejar documentado el

procedimiento para prevenir la recurrencia del problema y realizar así el aseguramiento

de la calidad.

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 8. RECOMENDACIONES
 En el hacer tener en cuenta los procesos de la organización y organizar nuestro

tiempo para con las obligaciones pendientes.

 En el verificar tener en cuenta informar a las partes interesadas como Instructor o

jefe inmediato

 En el actuar abarcar todos los ámbitos del SG-SST

 El aprendiz debe adquirir responsabilidad para realizar sus labores con el fin de

adquirir buenos resultados al finalizar su etapa productiva.

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 9. BIBLIOGRAFIA

 DROPBOX; El ciclo Planear, hacer, verificar y actuar; Investigado el 14/09/2021;

Tomado de: https://www.dropbox.com/es/business/resources/pdca#:~:text=El%20ciclo

%20PHVA%20implica%204,%2C%20hacer%2C%20verificar%20y

%20actuar.&text=Si%20deseas%20aprovechar%20una%20oportunidad,necesarios

%20para%20alcanzar%20dicha%20oportunidad.

 SAFETYA; Ciclo PHVA en el contexto de OHSAS 18001 y Decreto 1072 de 2015;

Investigado el 14/09/2021; Tomado de: https://safetya.co/ciclo-phva-ohsas-18001-

decreto-1072/

INSTITUCION UNIVERSITARIA CICLO PHVA; Investigado el 14/09/2021;

Tomado de:

https://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/ppios_admon/contenido_u3_

2.pdf

 SENA; Seguimiento y evaluación de la etapa productiva; Investigado el 14/09/2021;

Tomado de; https://electricidadelectronicaytelecomu.blogspot.com/p/el-equipo-de-

seguimiento-y-evaluacion.html

 SENA; información sobre etapa productiva; Investigado el 14/09/2021; Tomado de;

https://tgpadmonsaludsena.wixsite.com/centroserviciossalud/etapa-productiva

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 SENA; Etapa productiva; Investigado el 15/09/2021; Tomado de;

https://es.slideshare.net/manueldejesussotocardenas/etapa-productiva-sena?

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