Procedimiento para La Gestión de La Documentación Del Sistema de Gestión de Calidad

MULTIASISTIR E.A.T. - I.P.S.
Vigente desde 01/08/13

SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 001
SECCIÓN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COD: PROC-005
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
1. IDENTIFICACION AREA:Coordinación de Gestión de Calidad

PROCESO:Gestión de Calidad
PROCEDIMIENTO:Gestión de la documentación del sistema de gestión de calidad
2. OBJETIVO Definir el sistema de elaboración identificación, aprobación, distribución, revisión y control de los documentos que forman
parte del sistema de gestión de calidad de la empresa Multiasistir E.A.T IPS
3. PARTICIPANTES Todos los integrantes de la organización deben conocer e implementar el procedimiento de gestión documental.
4. DEFINICIONES  ALTA DIRECCION: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel de la empresa Multiasistir
E.A.T IPS
 COPIA CONTROLADA: es la reproducción autorizada de un documentopor parte del Director Ejecutivo o Jefes de
área. Su circulación debe ser verificada por medio de registros para realizar correcciones o actualizaciones cuando se
considere necesario.
 COPIA NO CONTROLADA:son aquellas copias de documentos que no son reconocidas o no se registranya que no
requieren autorización o firmas para su circulación.
 DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. El soporte se presentara en medio físico, magnético, electrónico u
otro.
 DOCUMENTO CONTROLADO: esaquel documento que es declaradocomo indispensable para el apropiado
funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad, este se controla dentro del SGC.
 DOCUMENTO NO CONTROLADO: es un documento del cual se puede realizar copias o impresiones sin previa
autorización ya que esto no representa un riesgo para el mantenimiento de SGC.
 DOCUMENTO INTERNO:documento emitido por la organización y es necesario para el desarrollo de los procesos de
Multiasistir E.A.T
 DOCUMENTO EXTERNO:documento que no es emitido por la organización pero es necesario para el desarrollo de los
procesos de Multiasistir E.A.T
 DOCUMENTO OBSOLTETO:documento que ha perdido su vigencia y debe evitarse su utilización.
 FORMATO: Se emplean para estructurar y organizar determinada información perteneciente a un proceso con el fin de
generar el soporte del procedimiento donde se deben realizar ciertos registros.
 INSTRUCTIVO DE TRABAJO: orientan a los empleados sobre la forma detallada y especifica de adelantar una
ELABORÓ: Aura Cristina Santos Peña REVISÓ: Fernando Díaz APROBÓ: Fernando Díaz
DOCUMENTO CONTROLADO CARGO: Jefe de Calidad – Coordinadora área de rehabilitación CARGO: Gerente General CARGO: Gerente General
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actividad que se encuentra involucrada en los procedimientos.
 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS CONTROLADOS: relación que define los diferentes documentos del SGC
que son controlados.
 MANUAL:documento en el cual se describe
 MANUAL DE CALIDAD: documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización. Los
manuales de la calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada
organización en particular.
 REGISTRO:formato diligenciado que evidencia resultados obtenidos de actividades realizadas por un trabajador o área.
 PLAN DE CALIDAD:documentoque especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe
aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato específico
 PROCEDIMIENTO: en él se detalla sistemáticamente la manera apropiada de realizar determinado proceso, donde se
tiene definidas las actividades que componen los procesos, quien lo realiza, cuando, como se realiza y que registro
debe conservarse.
 ESPECIFICACIÓN: documento que establece requisitos.
 LEGIBILIDAD: los documentos que se encuentran elaborados bajo parámetros que permite un fácil acceso a su
información, sea que se encuentren impresos o digitales.
 LUGAR DE ALMACENAMIENTO:lugar donde reposa el documento de tal maneraque sea verificable de manera física
o digital de acuerdo a los formatosestablecidos en el proceso de gestión documental para la identificación de los
archivadores.
 MEDIO DE ALMACENAMIENTO: el almacenamiento puede ser digital o impreso, digital cuando se encuentre en un
sistema e impreso cuando se encuentre almacenado bajo los parámetros definidos por bajo el proceso de archivo.
5. RECURSOS INFORMACIÓN: Manual de calidad y guía para la elaboración y control de documentos del SGC
EQUIPOS:Equipos de cómputo, scanner, impresora.
INSUMOS: Papelería, folders.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ELABORACION DE DOCUMENTOS
PHVA QUE QUIEN CUANDO DONDE COMO
P Identificar la Dueño de proceso o Permanentemente Donde se realice la La propuesta de creación, modificación o
necesidad de elaborar coordinador de sistema prestación del servicio y se derogación de un documento puede tener
el documento de gestión de calidad. considere necesaria la su origen: Por la definición o revisión del
elaboración del Sistema de Gestión de Calidad, como

documento. resultado de las auditorías del Sistema de
Gestión de Calidad, o por sugerencia de
cualquier miembro de Multiasistir IPS
Planificar la Dueño de proceso o Cuando se determine En las oficinas de Estudiar las propuestas de creación o
elaboración del coordinador de sistema que es necesaria la Coordinación de Gestión modificación y en caso favorable proceder
documento de gestión de calidad. elaboración del de Calidad o Jefatura de a la elaboración del borrador.
P documento. área de Multiasistir IPS.
Realizar el borrador Coordinador de sistema Cuando se haya En las oficinas de En las El coordinador del SGC toma la decisión de
del documento de gestión de calidad en revisado la propuesta de oficinas de Coordinación redactar los documentos del sistema de
colaboración con el creación del documento. de Gestión de Calidad o gestión de calidad, para ello debe
equipo redactor. Jefatura de área de identificar a los principales afectados por la
Multiasistir IPS. actividad y procederá a recolectar la
información adecuada para la redacción del
documento. El primer borrador es enviado
a los dueños de procesos para realizar las
modificaciones pertinentes.
Una vez recibidas todas las sugerencias

por parte del personal involucrado en el
proceso se redacta el borrador definitivo.
En caso de que el documento sea nuevo

debe serle asignado un códigoque lo
identifica de forma unívoca y no se varía en
las sucesivas revisiones y/o modificaciones
H (código de versión).
H Revisar el documento Jefe de área y/o Cuando sea presentado En las oficinas de El coordinador del SGC deberá verificar la
con el fin de Coordinador de sistema el borrador definitivo al Coordinación de Gestión conformidad del documento con los
determinar si cumple de gestión de calidad responsable para su de Calidad o Jefatura de requisitos del Sistema de Gestión de
con los criterios revisión. área de Multiasistir IPS. Calidad, política de calidad y objetivos.
establecidos. El dueño de proceso o jefe de área deberá
revisar la funcionalidad del documento y su

pertinencia.
Aprobar los Jefe de área y/o Posterior a la revisión En las oficinas de En caso extraordinario, o si se considera
documentos antes de Coordinador de sistema del documento. Coordinación de Gestión necesario la Dirección Ejecutiva será la que
su emisión de gestión de calidad de Calidad o Jefatura de apruebe el documento.
área de Multiasistir IPS.
Si el borrador no obtiene el visto bueno en
su revisión, se vuelve a elaborar el
borrador aumentando en una unidad el
número de versión del borrador. En cado
se generarse una cantidad considerable y
no ser aprobados o no considerarse
pertinentes se archivaran en la carpeta de
“Borradores- documentos” en la oficina de
H archivo.
Actualizar el Coordinador de sistema Cuando se considere En las oficinas de Las modificaciones deben hacerse
documento al de gestión de calidad necesario efectuar Coordinación de Gestión respetando la codificación previamente
considerarse modificaciones ya sea de Calidad o Jefatura de asignada al documento.
necesario por cambios en el SGC, área de Multiasistir IPS.
la estructura Si al realizar el estudio de modificación se
organizacional o algún decide aprobarlo, el Coordinador del SGC
otro factor determinante. comunicara a quien elaboró el documento
de la versión anterior los cambios a
ejecutar y en equipo se redactara la nueva
edición, que entra en vigencia y deja
obsoleta la versión anterior.
Debe dejarse claridad en el documento ya

sea en anexo de modificaciones o en la
tabla de control de cambios, las
H modificaciones realizadas.
Aprobar nuevamente Jefe de área y/o Posterior a la En las oficinas de Se completa la casilla de la portada del
el documento Coordinador de sistema actualización del Coordinación de Gestión documento, “Aprobado por:” y es firmada
de gestión de calidad. documento. de Calidad o Jefatura de por el responsable correspondiente.

área de Multiasistir IPS.
Revisión de la versión Coordinador de sistema Cuando se reciba la En la oficina de Se deben realizar los ajustes del borrador
y archivar el de gestión de calidad. notificación de Coordinación de Gestión presentado realizando el cambio de la
documento aprobación del de Calidad. palabra BORRADOR por DOCUMENTO
documento. CONTROLADO.
Se modifica el número de versión del

documento resultado de sumar una unidad
a la versión existente antes de su
Modificación o “1” si no existía una versión
previa.
Si el documento ya existe se especifican

los cambios de versión en la tabla de
control de cambios.
El documento previo a ser archivado debe

ser identificado en el reverso de las
páginas con el sello de la empresa en caso
de encontrarse en medio físico y será
archivado en la oficina de coordinación de
gestión de calidad en la carpeta
“Documentos Vigentes SGC”.
Si el documento permanecerá en el
sistema para consulta se debe colocar en
marca de agua: “Copia no controlada” y el
original estará en custodia de la
H Coordinación del SGC.
H Modificar el listado de Coordinador de sistema Cuando se realiza una En la oficina de Esta lista es sustituida o modificada cada
documentos Vigentes de gestión de calidad. actualización de los Coordinación de Gestión vez que un documento es creado,
SGC con el fin de documentos en vigor y de Calidad. modificado o derogado, reflejando en todo
Identificar los cambios de los documentos momento el título, código, número de

y estado de versión derogados o sustituidos. edición, fecha de aprobación de los
vigente de los documentos en vigor y, en su caso, código
documentos y número de edición del documento al que
sustituye.
Los documentos obsoletos deben ser

identificados en la lista de Documentos en
vigor y enunciar que no es válida su
utilización y se debe escribir en él
“Sustituido por:”
Cuando un documento es derogado se

debe indicar, en la casilla “Derogado” de la
lista de documentos en vigor, la fecha de
derogación.
En el caso de modificación de un
documento preexistente y en consecuencia
la aprobación de una nueva versión del
mismo, la Lista de Distribución de la
versión anterior puede servir de base para
la elaboración de la Lista de Distribución de
la nueva versión del documento, tras lo
cual queda obsoleta y es marcada y
archivada como tal por el Coordinador del
SGC.
H Generar Coordinador de sistema Cuando los documentos En la oficina de Los documentos estarán disponibles
disponibilidad de los de gestión de calidad. vigentes ya son Coordinación de Gestión posterior a su aprobación e identificación
documentos vigentes identificados y se revisó de Calidad. en el listado de documentos vigentes del
en los puntos de uso. el estado de la versión SGC en el archivo de documentos del
vigente. sistema de gestión de calidad en la Oficina
de Coordinación del Sistema de Gestión de
Calidad en los respetivos Folders y

carpetas marcados con la referencia del
documento como se especifica en el
encabezado.
Si el documento no decide imprimirse

debido a su amplio contenido, se
mantendrá en un archivo magnético
también bajo la custodia del Coordinador
del sistema de gestión de calidad y será
marcado con:
- Logo de la empresa
- Nombre del documento
- Versión
- Proceso al cual corresponde
- Vigencia
H Realizar la Coordinador de sistema Cuando sean En los puntos donde sean En los puntos donde es necesario se
distribución de los de gestión de calidad. considerado vigentes los solicitados. dispone de los instructivos necesarios para
documentos vigentes documentos y se haya el adecuado desarrollo de las actividades,
decidido el medio en el encontrándose estos documentos
cual se va a distribuir accesibles a los trabadores que los
(físico, magnético, requieren.
correo electrónico o en Se crea una Lista de Distribución del
el sistema) Documento para cada versión de cada
documento del SGC.
Para facilitar la distribución y control de

documentos en todos estos puntos, el
Responsable de Gestión de Calidad asigna
un número de difusión diferente y
correlativa a cada persona o área que vaya
a disponer de una copia controlada,
número que anota en la lista de distribución
de documento.
Cuando un documento es derogado, la

Lista de Distribución de dicho documento
queda obsoleta y es marcada y archivada
como tal
Realizar la edición de Coordinador de sistema Cuando sea modificado En los puntos donde se Son aquellas copias de los documentos del
copias controladas y de gestión de calidad. el documento original y encuentren copias que SGC de las cuales se desea tener un
entregar las versiones deban entregarse copias deban ser sustituidas. control, por lo tanto deben identificarse
actuales. vigentes. adecuadamente y deben sustituirse por las
versiones actuales basadas en el
documento original que fue actualizado.
Para cada copia controlada el Responsable

de Gestión de Calidad indica el número de
copia asignado (reflejado en la Lista de
Distribución del Documento) y lo entregara
a los cargos enunciados en dicha lista.
Esta Lista de Distribución, a su vez, sirve
de registro de recibo por parte del
propietario (cargo que recibe el ejemplar)
tras indicar éste la fecha de entrega y
firmarla.
Quien recibe las copias es responsable de

H su cuidado y conservación.
H Recoger las copias Coordinador de sistema En el momento en el En los puntos donde se Cuando se haya realizado la edición de
obsoletas de gestión de calidad. cual se entrega la copia encuentren copias que nuevas versiones de documentos
vigente. deban ser sustituidas. preexistentes o de su derogación el
Coordinador de Gestión de Calidad
recogerá todas y cada una de las copias
controladas registradas en la Lista de
Distribución del documento que ha
quedado obsoleto.
Se debe registrar el cargo y la firma de la

persona que realiza la devolución.
Cuando las copias se encuentren en el

sistema “Intranet” el Coordinador del SGC
es el encargado de eliminar las copias
obsoletas.
Se debe marcar la lista con la inscripción

“OBSOLETO” y archivarla en el Archivo de
DocumentosObsoletos, junto con el original
al que hace referencia.
Destruir las copias Coordinador de sistema Cuando se han recogido En la oficina de Destruir todas las copias controladas del
obsoletas de gestión de calidad. las copias controladas Coordinación de Gestión documento que ya es obsoleto. La lista de
de los documentos que de Calidad. distribución debe archivarse junto al
ya son obsoletos documento original en el archivo de
documentos obsoletos.
El Coordinador del SGCdispone de un

archivo de los originales de los documentos
modificados o derogados ya obsoletos los
cuales guardará durante almenos 2 años a
partir de la fecha de modificación
H oderogación.
NOMBRE DEL QUIEN ARCHIVA DONDE ARCHIVA PROTECCIÓN TIEMPO DE DISPOSICION

REGISTRO CONSERVACIÓN
Listado de Coordinador de Oficina de Gestión de Está a cargo del Debe destruirse el
documentos vigentes sistema de gestión de Calidad – Carpeta Coordinador de sistema 3 años documento posterior a los
SGC calidad. Documentos Vigentes de gestión de calidad tres años de archivo.
SGC

Lista de Coordinador de Oficina de Gestión de Está a cargo del Debe destruirse el
Distribución del sistema de gestión de Calidad – Carpeta Coordinador de sistema 3 años documento posterior a los
Documento calidad. Documentos Vigentes de gestión de calidad tres años de archivo.
SGC
Listado de Coordinador de Oficina de Gestión de Está a cargo del Debe destruirse el
documentos en sistema de gestión de Calidad – Carpeta Coordinador de sistema 3 años documento posterior a los
borrador calidad. Documentos Vigentes de gestión de calidad tres años de archivo.
SGC

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Debe dejarse claridad en el documento ya

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Se modifica el número de versión del

Si el documento ya existe se especifican

El documento previo a ser archivado debe

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Los documentos obsoletos deben ser

Cuando un documento es derogado se

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Si el documento no decide imprimirse

Para facilitar la distribución y control de

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Cuando un documento es derogado, la

Para cada copia controlada el Responsable

Quien recibe las copias es responsable de

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Se debe registrar el cargo y la firma de la

Cuando las copias se encuentren en el

Se debe marcar la lista con la inscripción

El Coordinador del SGCdispone de un

NOMBRE DEL QUIEN ARCHIVA DONDE ARCHIVA PROTECCIÓN TIEMPO DE DISPOSICION

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