MULTIASISTIR E.A.T. - I.P.S.

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SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD Vigente

ACTA DE REUNION VERSIÓN 2

COMITÉ: Gestión de Calidad COD: ACTM-01

Acta N° 13 Fecha 24 08 2013 Hora de 3:00 Hora de 5:30

Día Mes Año inicio: pm salida: pm
Asunto: Socialización del diagnóstico organizacional y Lugar: Sede Multiasistir
presentación de la metodología para la
implementación del SGC

ASISTENTES
NOMBRE CARGO FIRMA
Gabriel Aníbal Otálora Auxiliar de Facturación
Zulma Juliana Alfonso Auxiliar Contable
Amparo Arias Coordinadora Enfermería
Alicia Arias Tesorera
Fernando Diaz Director Ejecutivo
Aura Cristina Santos Jefe de Calidad
Estefany Nova Auxiliar Administrativo
OBJETIVOS PROPUESTOS

 Dar a conocer al personal administrativo y junta directiva de la organización el diagnostico desarrollado

con el fin de evaluar el cumplimiento de los estándares establecidos en la NTC ISO 9001:2008. En este
se tuvieron en cuenta la evaluación de los procesos organizacionales, el desempeño de los mismos y las
estrategias de mejora que se deben emprender para iniciar el proceso de planeación del Sistema de
Gestión de Calidad.

 Exponer ante el auditorio el propósito y los beneficios de la implementación del Sistema de Gestión de
Calidad, además presentar la metodología para el logro de los objetivos propuestos e implementar
exitosamente el SGC.
TEMAS TRATADOS

Inicia la reunión dando a conocer a los asistentes el propósito de la misma. Se inicia con una introducción
en la cual se da a conocer el marco legal en el cual se sustenta la gestión de la calidad en las instituciones
prestadoras de servicios de salud.

1. Se presentan los ocho principios de la calidad sobre los cuales se realizara la planificación e
implementación del sistema de gestión de calidad los cuales son:

PRINCIPIO 1. ENFOQUE AL CLIENTE.

Las organizaciones dependen de sus clientes, por lo tanto deben entender sus necesidades presentes y
futuras, cumplir sus requisitos y satisfacer o exceder sus expectativas.

ELABORÓ: Aura Cristina Santos Peña REVISÓ: Fernando Díaz APROBÓ: Fernando Díaz

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CARGO: Jefe de Calidad – Coordinadora CARGO: Gerente General CARGO: Gerente General
área de rehabilitación
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COMITÉ: Gestión de Calidad COD: ACTM-01

Beneficios:
 Incrementar efectividad en el uso de los recursos de la organización para incrementar la satisfacción
del cliente.
 Aumentar la lealtad de los clientes, repitiendo negocios.

PRINCIPIO 2. LIDERAZGO.
Los líderes establecen unidad de propósito y dirección para la organización. Ellos deben crear y mantener
un ambiente interno en donde la gente se puede desarrollar completamente en función de los objetivos de
la organización.
Beneficios:
 La gente entenderá y se motivará con las metas y objetivos de la organización.
 Las actividades se evaluarán, alinearán e implementarán en un camino unificado.
 Los malos entendidos de comunicación entre niveles en una organización se minimizarán.

PRINCIPIO 3. PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL.

El personal de todos los niveles es la esencia de una organización y su ambiente los motiva a usar sus
habilidades para el beneficio de la misma organización.
Beneficios:
 Motivar, involucrar al personal a través de la organización.
 Innovación y creatividad en el establecimiento de objetivos de la organización.
 El personal se dará cuenta de su propio desempeño.
 El personal se involucrará y participará en la mejora continua.

PRINCIPIO 4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS.

Los resultados deseados se logran con mayor eficiencia cuando las actividades y recursos relacionados se
administran como procesos.
Beneficios:
 Costos más bajos, tiempos ciclo más cortos, consiguiendo uso efectivo de recursos.
 Mejora y consistencia de resultados.
 Enfoque y priorización de oportunidades de mejora.

PRINCIPIO 5. ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA GESTION.

Identificar, entender y manejar procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la efectividad y
eficiencia de la organización, a través de sus objetivos.
Beneficios:
 La integración y alineación de los procesos será la mejor forma de llevar a cabo los resultados
deseados. Habilidad en enfocar esfuerzos a procesos clave.
 Proveer confianza a las partes interesadas, a través de consistencia, efectividad y eficiencia de la
organización.

ELABORÓ: Aura Cristina Santos Peña REVISÓ: Fernando Díaz APROBÓ: Fernando Díaz

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PRINCIPIO 6. MEJORA CONTINUA.

La mejora continua del desempeño de las organizaciones debe ser un objetivo permanente en la
organización.
Beneficios:
 Ventaja en el desempeño a través de la mejora de las capacidades organizacionales.
 Alineación de actividades de mejora a todos niveles con la intención estratégica de la organización.
Flexibilidad para reaccionar rápido a las oportunidades.

PRINCIPIO 7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIONES.

Las decisiones efectivas se basan en el análisis de información y datos.
Beneficios:
 Decisiones informadas.
 Habilidad creciente para demostrar la efectividad de decisiones pasadas a través de referencias a
hechos y datos registrados.
 Incrementar habilidad para revisar, mejorar y cambiar opiniones y decisiones.

PRINCIPIO 8. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR

La organización y sus proveedores dependen entre sí y una relación de mutuo beneficio incrementa la
habilidad de ambos de crear valor.
Beneficios:
 Incrementar habilidad para crear valor para ambas partes.
 Flexibilidad y velocidad en respuestas a los cambios de mercado o de necesidades y expectativas de
clientes.
 Optimización de costos y recursos.

2. Posteriormente se presenta el cronograma de actividades a desarrollar con el fin de realizar la

planificación, diseño, implementación y mantenimiento del SGC.

3. Se da conocer el diagnóstico y plataforma estratégica en la cual se presenta:

 Misión
 Visión
 Valores organizacionales
 Política de calidad
 Matriz DOFA
 Diamante de Porter
 Mapa de procesos
 Mapa estratégico y objetivos de gestión

4. Se enfatiza en las responsabilidades y el compromiso que debe ejercer todo el personal,

especialmente la alta dirección para el logro de los objetivos del proyecto para la implementación
del sistema de gestión de calidad.
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CONCLUSIONES

- Se establece el compromiso por parte de la alta dirección para llevar adelante el proceso de diseño,
implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad. Se compromete a brindar la
información, tiempo y dedicación para contribuir con el proceso, de otra manera no será posible el
desarrollo de las actividades planeadas y presentadas en el cronograma.
- Se resuelven las dudas e inquietudes para poder designar las responsabilidades y establecer los
planes de acción para iniciar con el proceso de planeación e implementación del sistema de gestión
de calidad.

COMPROMISOS ADQUIRIDOS

ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE

Proporcionar los recursos 31/08/2013 Fernando Díaz
necesarios para llevar a cabo las (Director Ejecutivo)
actividades planeadas en el
cronograma de actividades.
Proponer un plan de mejora basado 31/08/2013 Todos los asistentes
en la identificación de problemas y
el hallazgo de la causa raíz del
mismo.

SEGUIMIENTO DE COMPROMISOS

COMPROMISOS PENDIENTES DE ninguno

LA ULTIMA REUNION

CASOS CERRADOS DE LA ULTIMA En su totalidad

REUNION

FECHA Y LUGAR DE LA PROXIMA 28/10/2013

REUNION

ELABORÓ: Aura Cristina Santos Peña REVISÓ: Fernando Díaz APROBÓ: Fernando Díaz

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14 Fecha 09 09 2013 Hora de 2:00 Hora de 5:00

Acta N° Día Mes Año inicio: salida:
Asunto: Definición de problemas e identificación de causa Lugar: Sede Multiasistir
raíz

ASISTENTES
NOMBRE CARGO FIRMA
Gabriel Aníbal Otálora Auxiliar de Facturación
Zulma Juliana Alfonso Auxiliar Contable
Amparo Arias Coordinadora Enfermería
Alicia Arias Tesorera
Fernando Díaz Director Ejecutivo
Aura Cristina Santos Jefe de Calidad
Estefany Nova Auxiliar Administrativo
OBJETIVOS PROPUESTOS

 Capacitar al personal administrativo de la organización con el fin de brindar una herramienta útil para la
definición de problemas y la determinación de la causa raíz del mismo.

 Generar la cultura de identificación de causas con el fin de proponer planes de acción que permitan la
ejecución de actividades que promuevan la mejora continua de los procesos.
TEMAS TRATADOS

Se inicia la capacitación dando a conocer a los asistentes los puntos a tratar y el desarrollo de las actividades
propuestas en la reunión anterior.

Se inicia explicando la metodología mediante la cual se desarrolla el proceso de definición de problemas, la

cual basada en el ciclo PHVA desea caracterizar adecuadamente cada uno de los problemas presentados a
diario y a los cuales se les debe dar solución inmediata con estrategias efectivas.

Se les pide identificar un problema de su área, presentado en el día a día y el cual consideran que afecta en
gran manera el cumplimiento de los objetivos estratégicos y la política de calidad.

Se debe especificar:
- ¿Qué está sucediendo?
- ¿En qué área se está presentando
- ¿Desde cuándo se viene presentando?

ELABORÓ: Aura Cristina Santos Peña REVISÓ: Fernando Díaz APROBÓ: Fernando Díaz

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área de rehabilitación
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ACTA DE REUNION VERSIÓN 2
COMITÉ: Gestión de Calidad COD: ACTM-01

- ¿De qué magnitud es el problema?

- ¿Qué se está incumpliendo?

Al realizar el ejercicio individual, cada uno de los asistentes lo socializa y se realiza el análisis de causas
empleando la herramienta de los cinco porque, la cual resulta de mucha utilidad para hallar la causa raíz de
los problemas definidos y para proponer los planes de acción enfocados a las debilidades y deficiencias de
cada una de las áreas.

Se hizo entrega de los formatos correspondientes a la definición de problemas y el formato de identificación

de causa raíz.
CONCLUSIONES
- Se establece el compromisito de iniciar el proceso de definición de problemas y buscar opciones de
mejora, no culpables. Ya que los trabajadores han manifestado en diversas encuestas realizadas que
no consultan o no exponen sus ideas por temor a represalias o simplemente sienten no ser tenidos en
cuenta.
- Se desea que este proceso se realice continuamente en círculos de calidad conformados por los
colaboradores de las diferentes áreas.
COMPROMISOS ADQUIRIDOS
ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE
Realizar la definición de tres 17 Septiembre de 2013 Director ejecutivo, coordinadora de
problemas del área correspondiente enfermería, tesorera, auxiliar de
y el análisis de causas de los mismos facturación, auxiliar contable,
empleando el formato entregado, el auxiliar administrativa.
cual también fue enviado al correo.
Realizar la matriz DOFA por cada una 25 Septiembre de 2013 Director ejecutivo, coordinadora de
de las áreas con el fin de realizar la enfermería, tesorera, auxiliar de
consolidación (matriz unificada) y facturación, auxiliar contable,
realizar la priorización de los auxiliar administrativa.
procesos y generación de planes de
acción.
SEGUIMIENTO DE COMPROMISOS
COMPROMISOS PENDIENTES DE LA ninguno
ULTIMA REUNION

CASOS CERRADOS DE LA ULTIMA En su totalidad

REUNION

FECHA Y LUGAR DE LA PROXIMA 28/10/2013

REUNION

ELABORÓ: Aura Cristina Santos Peña REVISÓ: Fernando Díaz APROBÓ: Fernando Díaz

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área de rehabilitación