FORO TEMÁTICO: TIPOS DE DOCUMENTOS

Wendy Viviana Bohórquez Carreño

1. CIRCULARES: Comunicación interna o externa de carácter general o normativa

(disposiciones, normas, políticas) dirigida a varios destinatarios con el mismo
contenido.

Clases de circulares: Circular general se dirige a un grupo específico de personas.

La carta circular: Está dirigida en forma personalizada.

Partes de las circulares: • Encabezado • Código • Lugar de origen y fecha de

elaboración • Encabezamiento y destinatarios • Asunto • Saludo • Texto • Despedida
• Remitente y firmas responsables • Líneas especiales • Identificación de páginas
subsiguientes.
2. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS:

Certificados: Documento de carácter probatorio público o privado que asegura la

veracidad y legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado
de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonial,
juramento o norma). Ejemplo: Pueden emitirse certificados de: asistencia a cursos y
seminarios, calificaciones, registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de
defunción, becas, créditos, paz y salvos, resultados médicos, entre otros.

Constancias: es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad,

puede ser personal. Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:
tiempo de servicio, experiencia, salarios u honorarios, clases de trabajo, jornada
laboral, cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre otros.

Márgenes
• Superior 3 y 4 cm • Inferior 2 y 3 cm • izquierdo 3 y 4 cm • Derecho 2 y 3 cm.

Estilos
Bloque • Bloque extremo.
 Partes:
Número • Fecha • Cargo • Identificación • Texto • Firmante • Transcriptor y páginas
subsiguientes.

3. ACTA: Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico
desde el momento de su creación. Cada organización debe cumplir con lo ordenado
en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la
entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si
el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario. Las actas se redactan en
tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente.
Clases de Actas:
• Actas de comités. • Actas del concejo municipal. • Actas de consejos. • Actas de
junta directiva. • Actas de asambleas. • Actas de reuniones administrativas. • Actas
de levantamientos de cadáveres. • Actas de baja de inventarios. • Actas de
eliminación de documentos. • Actas de sociedades. • Actas de entrega.

Partes:
• Título • Denominación del documento y número • Encabezamiento • Lugar de
origen y fecha de la reunión • Hora • Lugar • Asistentes • Representaciones •
Invitados • Ausentes • Orden del día • Desarrollo • Compromisos • Convocatoria •
Firmas, nombres y cargos • Líneas especiales • Páginas subsiguientes.