RESPONSABLE DE LA UNIDAD GESTOR DOCUMENTAL SALIDA

DE CORRESPONDENCIA
INICIO

Comunicación oficial.
1.. Recepción las
comunicaciones
oficiales.
Políticas.
Políticas para gestión de
correspondencia.
2.. Radicar las
comunicaciones
oficiales. Políticas para gestión de
Políticas. correspondencia.

3.. Verificación de
Registro en planilla de
la documentación. comunicaciones oficiales
recibidas.
4.. Distribuir las
comunicaciones.
Planilla de entrega de
comunicaciones por
5.. Entrega de recorrido interno.
documentación.
Clasificación de los
documentos por área.
6.. Realizar el
reporte.

7.. Envío de Planilla de entrega de

documentación. comunicaciones oficiales
externa por correo
certificado.
8.. Respuesta de
comunicaciones
oficiales.
Consecutivo de
comunicaciones oficiales
9.. Archivo de externas enviadas,
consecutivos. consecutivo de
comunicaciones internas.

FIN
Aclaración de actividades

Actividad No. 1: El responsable de la unidad de Correspondencia recepciona las

comunicaciones oficiales confirmando que los documentos estén dirigidos a la DESAJ y/o a una
de sus dependencias; verifica nombre del destinatario, anexos, copias, folios, dirección,
teléfono y/o correo electrónico del remitente e identifica el área de competencia.

Nota: No deben ser radicados documentos como folletos, revistas, boletines, correspondencia
personal.

Actividad No. 2: El responsable radica las comunicaciones oficiales en el SIGObius, después de

la verificación de todos los datos.

Nota: Debe tener en cuenta las políticas para gestión de correspondencia.

Actividad No. 3: El responsable de la Unidad de Correspondencia verifica si se trata de un

documento ordinario o es de manejo especial, para lo cual tendrá en cuenta las Políticas para
gestión de correspondencia, si el documento es de manejo especial remita de inmediato a la
oficina de competencia o de lo contrario agrupa los documentos según la competencia y los
clasifica por áreas para ser distribuidos generando el reporte “Registro de control de
comunicaciones oficiales recibidas” para la distribución inmediata de la correspondencia.

Actividad No. 4: El Gestor documental de la dependencia una vez radicado el documento en el

aplicativo con su respectivo sticker para el original y las copias los distribuye las
comunicaciones diligenciando el “ libro control y recibo de entrega de correspondencia” con
los datos del oficio a radicar para ser enviado a entes externos y entrega personalmente al
responsable de la unidad de correspondencia verificando se realice el recibido del mismo con
el nombre, fecha y hora de recibido por parte del responsable de correspondencia.

Actividad No. 5: El asignado a la Unidad de Correspondencia para apoyo en el proceso realiza

la entrega de la documentación a las diferentes áreas, (periódicos, revistas, tarjetas de
invitación, afiches entre otros), verificando se realice el recibido con el nombre, fecha y hora
de recibido por parte del gestor documental del área, para la entrega de las comunicaciones
oficiales internas el gestor documental y hace entrega mediante Planilla de entrega de
comunicaciones por recorrido interno.

Actividad 6: Para las comunicaciones oficiales enviadas se debe realizar el reporte “Registro de
control de comunicaciones oficiales enviadas”

Actividad No. 7: Para las comunicaciones oficiales remitidas por correo certificado el
responsable de la Unidad de Correspondencia envía la documentación con el mensajero de la
empresa contratista, el cual diligencia la Planilla de entrega de comunicaciones oficiales
externa por correo certificado.

Actividad No. 8: Tramitar la respuesta al peticionario una vez firmada a través de SIGObius,
enviar respuesta mediante correo o medio físico, si la correspondencia enviada a las
dependencias no corresponde, se debe redireccionar por el SIGObius a la dependencia destino
y si la respuesta a la comunicación oficial no fue entregada al destinatario, se debe realizar los
correctivos pertinentes y tomar acciones correctivas disciplinarias.

Actividad No. 9: El responsable de la unidad de correspondencia archiva en consecutivo de

comunicaciones oficiales externas enviadas y consecutivas de comunicaciones oficiales
internas, igualmente que las planillas correspondientes con base en la Tabla de Retención
Documental-TRD.