EJE Nº 3

MODELOS DE GESTIÓN

CARLOS ALBERTO YAGARI PANCHI

PRIMER SEMESTRE - POSGRADO

ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA - VIRTUAL

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y FINANCIERAS
2021
 EJE Nº 3
MODELOS DE GESTIÓN

TALLER 3
EL MAPA DE PROCESOS COMO ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA UNA EMPRESA
QUE DESEA ADAPTARSE RAPIDAMENTE A LOS CAMBIOS QUE PROPONE SU
ENTORNO

CARLOS ALBERTO YAGARI PANCHI

PRIMER SEMESTRE - POSGRADO

ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA - VIRTUAL

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y FINANCIERAS
2021
 INTRODUCCIÓN

El proceso administrativo está constituido una herramienta de gestión de mucha importancia

dentro de toda administración, ciclo PHVA, Planificar Hacer Verificar y Actuar, por medio de
estos elementos se planea y organiza las funcione y tareas para los cargos que van dirigir
controlar y ejecutar las diferentes actividades, que sirven como herramienta para los dueños
de empresas que les permitirá llegar a las metas trazadas por la organización.

En la actualidad, las empresas tienen que enfrentarse a un nivel tan alto de competencia que
para poder crecer y desarrollarse, y a veces incluso para lograr su propia supervivencia, han
de mejorar continuamente, evolucionar y renovarse de forma fluida y constante. El ciclo
PHVA de mejora continua es una herramienta de gestión presentada en los años 50 por el
estadístico estadounidense Edward Deming.

Tras varias décadas de uso, este sistema o método de gestión de calidad se encuentra
plenamente vigente (ha sido adoptado recientemente por la familia de normas ISO) por su
comprobada eficacia para: reducir costos, optimizar la productividad, ganar cuota de
mercado e incrementar la rentabilidad de las organizaciones. Logrando, además, el
mantenimiento de todos estos beneficios de una manera continua, progresiva y constante.
 LAS FASES DEL CICLO PHVA

Las siglas del ciclo o fórmula PHVA forman un acrónimo compuesto por las iniciales de las
palabras Planificar, Hacer Verificar y Actuar. Cada uno de estos 4 conceptos corresponde a
una fase o etapa del ciclo: Planificar: En la etapa de planificación se establecen objetivos y
se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo
a las políticas de la organización. En esta etapa se determinan también los parámetros de
medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso. Hacer: Consiste en la
implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr las mejoras planteadas.
Con el objeto de ganar en eficacia y poder corregir fácilmente posibles errores en la
ejecución, normalmente se desarrolla un plan piloto a modo de prueba o testeo. Verificar:
Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras, se establece un periodo de prueba para
medir y valorar la efectividad de los cambios. Se trata de una fase de regulación y ajuste.
Actuar: Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las
expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones
necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar
continuamente el desarrollo de los procesos.
 UN CICLO SIN FIN

La principal característica de un ciclo PHVA es que no tiene un punto y final en el momento

en que se obtenga un determinado resultado, sino que se crea una rueda continua en la que
el ciclo se reinicia una y otra vez de manera periódica, generando de esta forma un proceso
de mejora continua. Cada ciclo terminado, además de para conseguir mejoras hasta un cierto
nivel en un determinado circuito o área de la empresa, debe servir también como fuente de
aprendizaje para mejorar en cada paso y aprender de los errores. Esto significa que siempre
se debe buscar la optimización de las acciones por medio del análisis de: indicadores, logros
obtenidos y programas de mejora ya implementados.
 EL MAPA DE PROCESOS COMO ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA UNA EMPRESA
QUE DESEA ADAPTARSE RÁPIDAMENTE A LOS CAMBIOS QUE PROPONE SU
ENTORNO

Actualmente las organizaciones se enfrentan a retos constantes, generados por los cambios
permanentes que sufre el mercado y las exigencias de los clientes; que día a día buscan
productos o servicios de mayor calidad y a precios justos.

En razón de atender a estas exigencias, las empresas requieren adaptarse a las

necesidades de su entorno y volverse cada vez más competitivas; para esto emplean normas
o modelos de gestión que facilita estos procesos.

En el presente trabajo analizaremos como influye el mapa de procesos en la cultura de la

mejora continua en una empresa que desea adaptase a los cambios de su entorno para
mantener la competitividad y satisfacer las necesidades del mercado.

Para entender un poco la influencia del mapa de procesos en los cambios organizacionales,
es necesario definir lo que es un proceso.

Un proceso se puede definir como una serie de actividades relacionadas entre sí, que
cuentan con elementos de entrada, una transformación y un producto o servicio final que es
entregado al cliente para satisfacer sus necesidades.
Figura1: elementos de un proceso. Fuente: http://iso9001calidad.com/elementos-de-un-
proceso-30.html

Podemos observar que toda organización cuenta con procesos como base de su actividad
económica y que dichos procesos deben ser controlados para garantizar la calidad en sus
resultados y evitar re-procesos que conlleven a perdidas económica y de tiempo.

Los sistemas de gestión de calidad como la NTC ISO 9001, proponen un enfoque basado en
procesos, el cual busca definir cada una de las etapas del proceso y su interrelación; todo
esto a partir de las necesidades y retroalimentación obtenida de los clientes; con el fin de
aumentar calidad y satisfacción del mercado objetivo.

Un mapa de proceso es una representación gráfica de los procesos de la compañía; en el

cual podemos obtener una visualización general de los macro-procesos y su relación con el
entorno; también podemos detallar o clasificar estos procesos para ejercer un mayor control
sobre ellos.

Figura2. Mapa de procesos Capiro. Fuente:

https://sites.google.com/site/ciflorescapiro/conocenos/mapa-de-procesos.
De acuerdo a la figura 2, podemos observar como es el proceso de la empresa Capiro; la
cual tiene como elementos de entrada las necesidades en cuanto a las flores de las partes
interesadas(clientes) y como salida la satisfacción de para esas partes interesadas.

Es evidente que las entradas y salidas son la relación con el mercado o el entorno; y de esas
necesidades se pone en marcha un proceso productivo que cuenta con otros procesos de
apoyo y estratégicos.

El mapa de proceros nos ayuda a definir de una mejor manera los objetivos de la
organización; aterrizándolos a la actividad y procesos de la compañía; además permite
ejercer control sobre cada etapa y cada proceso involucrado en la actividad comercial de la
empresa.

Por otra parte, podemos notar que esta representación gráfica del proceso permite poner en
marcha planes de acción que contribuyan con la optimización de recurso, aumento de la
productividad y competitividad; debido a que todos los procesos que intervienen en la cadena
productiva estrategia y de apoyo, tienen como bases o entradas, los requerimientos del
entorno, mercado o clientes; poniendo como objetivo central la satisfacción de esas
necesidades.

Es muy importante que los procesos estratégicos o misionales estén completamente

comprometidos con generar esos planes que garanticen los cambios necesarios para que la
empresa pueda adaptarse al entorno, ya que son estos los responsables de direccionar a
todos los demás procesos de la empresa para cumplir con los objetivos organizacionales.

Otro proceso que debe estar abierto al cambio es el productivo, debido a que es el
responsable de la transformación de esas materias primas en producto terminado que será
entregado a los clientes que al final del ciclo son los retroalimentan a la organización de
acuerdo al cumplimiento de sus expectativas, que a final de cuentas vuelven a ingresar al
proceso como entradas o necesidades.

Por ultimo podemos concluir que el mapa de procesos es una herramienta muy útil para las
empresas que desean evolucionar de acuerdo a las exigencias del entorno, pues les brinda
una visión global de los procesos y les facilita identificar las etapas que requieren ajustar o
modificar para logar los objetivos organizacionales y satisfacer las necesidades de los
clientes.
De acuerdo al anterior trabajo podemos decir que una organización que cuente con un mapa
de procesos puede mejorar la relación entre las áreas de interés y puede establecer un plan
de mejora continua que se adapte a las exigencias del mercado y del entorno.

CONCLUSIÓN

Un sistema de gestión permite a una organización desarrollar políticas, establecer objetivos y

procesos, y tomar las acciones necesarias para mejorar su rendimiento. En este contexto
resulta ineludible utilizar la metodología PHVA impulsada por Deming, como una forma de
ver las cosas que puede ayudar a la empresa a descubrirse a sí misma y orientar cambios
que la vuelvan más eficiente y competitiva.

La metodología del ciclo PHVA es totalmente completa en cuanto a actividades sugeridas de

mejoramiento continuo, por esta razón se propone adoptarla para la realización de nuevos
proyectos de mejoramiento de procesos. (Alejandra & Rozo, 2004)

Es importante mantener la mejora continua en una organización ya que de nada vale hacer
mejoras si con el tiempo estas se van a perder, por lo que es fundamental aplicar el ciclo
PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar) con el cual no se deja de lado la parte de la
verificar y actuar que son partes tan relevantes en el proceso de mejorar continuamente. Así,
la recomendación es que se tenga activo en este ciclo y de esta manera evitar llegar a la
corrección.

Los planes de mejoramiento deben ser desarrollados a corto plazo, en máximo tres meses,
en este tiempo se deben reportar resultados de las mejoras de calidad obtenidas con
indicadores de gestión, si las mejoras son efectivas se debe dejar documentado el
procedimiento para prevenir la recurrencia del problema y realizar así el aseguramiento de la
calidad.
 BIBLIOGRAFÍA

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http://adpphva.blogspot.com/2013/11/ventajas-y-desventajas-ventajas-se.html
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http://ruthvaleria19953.blogspot.com/2013/01/ensayo-academico-definicion-el-ensayo.html