Introducción a la gerencia de

proyectos

Semana 1 – Sesión 2
 Agenda

Contexto de la Gerencia de proyectos

• ¿Qué se entienden por Gerencia de Proyectos?

• ¿Cómo su organización gestiona sus proyectos?
• ¿Por qué fracasan los Proyectos?
• ¿Cómo alcanzar el éxito en los Proyectos?
Contexto de la Gerencia de proyectos
El principal problema con el enfoque de Proyectos es que
menos del 30% de los proyectos son “exitosos”.

¿Por qué fracasan los proyectos ?

¿Por qué fracasan los Proyectos?

El principal problema con el enfoque de Proyectos es que

menos del 30% de los proyectos son “exitosos”.
✓ Pobre disciplina de dirección de
programas y proyectos

✓ Falta de soporte a nivel

ejecutivo

¿Por qué fracasan los Proyectos ? ✓ Falta de enlace con la

estrategia de negocio

✓ Mala selección del equipo

✓ Ausencia de medidas para

evaluar el éxito del proyecto

✓ Falta de una estrategia robusta

de gestión de riesgos

✓ Incapacidad para manejar el

cambio
¿Cómo alcanzar el éxito en los Proyectos?
I II
I. Deberás lograr concenso en los
resultados del Proyecto
II. Deberás armar el mejor equipo
posible
III. Deberás desarrollar un plan
comprensible y viable y
mantenerlo actualizado
IV. Deberás determinar que recursos
realmente necesitas para
completar el proyecto
V. Deberás mantener un
cronograma realista
VI. No deberás tratar de hacer más
de lo que debe ser hecho.
VII. Deberás recordar que la gente
importa
VIII. Deberás lograr el soporte formal
y continuo de la Dirección y los
interesados
IX. Deberás ser propenso al cambio
X. Deberás mantener informados a
los demás de la marcha del
proyecto
XI. Deberás ser propenso a tratar
nuevas cosas
XII. Deberás convertirte en un Líder
Dirección de Proyectos

La Dirección de Proyectos es una disciplina con una aceptación cada vez

mayor en el ámbito de la gestión.

¿Qué es la Dirección de
Proyectos ?
Dirección de Proyectos

Conocimientos (¿qué es? Un

¿Que es la Dirección de Proyecto, un riesgo, etc.)
Proyectos ?
Habilidades (comunicación, trabajo en
Aplicación de: equipo)
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a Herramientas (sistema de gestión,
las actividades de un planificación)
proyecto para satisfacer sus
requisitos Técnica (identificación de riesgos,
PERT, diagrama Gantt)
Ventajas de la gestión de proyectos

La Dirección de Proyectos es una disciplina con una aceptación cada vez

mayor en el ámbito de la gestión.

• Mejor control financiero, físico y recursos humanos

• Mejora la relación con los clientes

• Reduce lo tiempos de desarrollo

• Reduce los costos

• Mejora la calidad y la confiabilidad

• Mayores márgenes

• Mejora la productividad

• Mejora la coordinación interna

• Mejora el ambiente de trabajo

• Estas son cosas que nosotros ya hacemos.

• Project Management nos ayuda a trabajar mejor

Contexto de la gerencia de proyectos

En los proyectos no Cambios constantes en las Muchas organizaciones dedican su

siempre se cumplen los prioridades de los negocios tiempo y dinero a corregir el producto
plazos, costos y calidad entregado
esperados

Demanda de una Crecimiento del número Crecimiento de la práctica de

gestión eficaz e de proyectos Gestión de Proyectos como
integrada herramienta efectiva de
gestión
¿Cómo se originan los Proyectos ?
¿Cómo se originan los Proyectos ?

Nuevos
Visión Productos
Mejora de
procesos
Misión
Mejora de Calidad
de Servicio

Fusiones /
Objetivos Adquisiciones

Procesos
Procedimiento
de Selección y regulatorios
Estrategias Priorización de
iniciativas Infraestructura

Plan Estratégico Portafolio de Proyectos

Dirección de Proyectos

Los gestores de proyecto está orientada al manejo de

la triple restricción.

.. Es tarea del gerente

lograr el balance de
estos objetivos
Interesados (stakeholders) :

En la Dirección de Proyectos es esencial el manejo de los “interesados”.

Interesados
(stakeholders) :
Aquellos cuyos
intereses serán
impactados positiva o
negativamente por el
proyecto.
Interesados (stakeholders):

Interesados: Aquellos cuyos intereses serán impactados positiva o

negativamente por el proyecto.

• Cliente (quien usará el producto) • Organización ejecutante (donde

• Gerente de Proyecto (quien lo dirige)
• Sponsor (patrocinador) Quien
proporciona los recursos (dinero)
• Equipo (quienes ejecutan las
actividades)
se realiza el proyecto)
• Organizaciones externas
(Gobierno, reguladores)
• Sociedad, Ciudadanos
• Influyentes internos/externos.

“Los stakeholders normalmente tienen

objetivos muy distintos o en conflicto”
 Involucrados o “Stakeholders” del Proyecto

Actividad 1.1

1. Proyecto de Información Gerencial para un Departamento

El gerente de un departamento que ha pedido un
nuevo sistema de información gerencial

Empresa contratada para la programación

2. Proyecto de Investigación Electrónica

Vicepresidente

Vicepresidente de manufactura

Vicepresidente de Mercadeo

3. Proyecto de Desarrollo Inmobiliario

Dueño

Gobierno Local

Grupo Medioambiental

Residentes
 Involucrados o “Stakeholders” del Proyecto
Actividad 1.1

1. Proyecto de Información Gerencial para un Departamento

El gerente de un departamento que ha pedido un Costo Bajo
nuevo sistema de información gerencial

Empresa contratada para la programación Maximizar Utilidades

2. Proyecto de Investigación Electrónica

Vicepresidente

Vicepresidente de manufactura

Vicepresidente de Mercadeo

3. Proyecto de Desarrollo Inmobiliario

Dueño

Gobierno Local

Grupo Medioambiental

Residentes
 Involucrados o “Stakeholders” del Proyecto

Actividad 1.1

1. Proyecto de Información Gerencial para un Departamento

El gerente de un departamento que ha pedido un Costo Bajo
nuevo sistema de información gerencial

Empresa contratada para la programación Maximizar Utilidades

2. Proyecto de Investigación Electrónica

Vicepresidente Uso del estado del arte en tecnología

Vicepresidente de manufactura Prácticas de clase mundial

Vicepresidente de Mercadeo Cantidad de nuevas opciones

3. Proyecto de Desarrollo Inmobiliario

Dueño

Gobierno Local

Grupo Medioambiental

Residentes
 Involucrados o “Stakeholders” del Proyecto

Actividad 1.1

1. Proyecto de Información Gerencial para un Departamento

El gerente de un departamento que ha pedido un Costo Bajo
nuevo sistema de información gerencial

Empresa contratada para la programación Maximizar Utilidades

2. Proyecto de Investigación Electrónica

Vicepresidente Uso del estado del arte en tecnología

Vicepresidente de manufactura Prácticas de clase mundial

Vicepresidente de Mercadeo Cantidad de nuevas opciones

3. Proyecto de Desarrollo Inmobiliario

Dueño Entrega a tiempo

Gobierno Local Maximizar Ingresos por impuestos

Grupo Medioambiental Minimizar impactos adversos al medio ambiente

Residentes Reubicar el proyecto en otro lugar

 La Dirección de Proyectos es dividida por el PMI en nueve Áreas de
Conocimiento Dirección de Proyectos

Gestión de la Integración Gestión del Alcance Gestión del Tiempo

1. Desarrollar el Acta de Constitución del 1. Planificación del alcance 1. Definición de actividades
Proyecto 2. Definición del alcance 2. Establecimiento de la secuencia de las
2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del 3. Crear EDT actividades
Proyecto Preliminar 4. Verificación del alcance 3. Estimación de recursos de las actividades
3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto 5. Control de cambios del alcance
4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
4. Estimación de la duración de las
5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto actividades
6. Control Integrado de Cambios 5. Desarrollo del cronograma
7. Cerrar el Proyecto 6. Control del cronograma

Gestión de los Costos Gestión de la Calidad Gestión de los RR.HH.

1. Estimación de costos 1. Planificación de la calidad 1. Planificación de la organización
2. Preparación del presupuesto de costos 2. Aseguramiento de la calidad 2. Asignación del personal
3. Control de costos 3. Control de calidad 3. Desarrollo del equipo
4. Gestión del equipo

Gestión de las Comunicaciones Gestión de los Riesgos Gestión de las Adquisiones

1. Planificación de las comunicaciones 1. Planificación de la gestión de riesgos 1. Planificación de las adquisiciones
2. Distribución de la información 2. Identificación de riesgos 2. Planificación de la búsqueda de
3. Informes de rendimiento 3. Análisis cualitativo de riesgos proveedores
4. Cierre administrativo 4. Análisis cuantitativo de riesgos 3. Búsqueda de proveedores
5. Plan de respuesta de riesgos 4. Selección de proveedores
6. Supervisión y control de riesgos 5. Administración del contrato
6. Cierre del contrato
 Marco
Conceptual Iniciación Planificación Ejecución Cierre

1. Proyecto Seguimiento y
2. Dirección de Proyectos Control
3. Director de Proyecto
4. Ciclo de Vida
5. Procesos
El Director de Proyecto
El Director Del Proyecto debe presentar los siguientes rasgos:

1. Entusiasmo por el proyecto 5. Orientación primero al

cliente
2. Habilidad de manejar
cambios efectivamente 6. Adhesión a las
prioridades del negocio
3. Actitud tolerante a la
ambigüedad 7. Conocimiento de la
Industria y de la
4. Habilidades de desarrollo de Tecnología.
equipos y negociación
El Director de Proyecto

El Director Del Proyecto es el responsable de que se logre un

Proyecto Exitoso

• Interpersonal, establecer relaciones

personales para motivar, resolver
conflictos, gestionar interesados.
Roles de un Director de • Informativo, mantener a los
Proyecto interesados al día con el proyecto
• Decisor, tomar decisiones, asignar
recursos
• Otros de Gerencia, gestión
humana, desarrollo de equipos,
El Director de Proyecto

El Director Del Proyecto es el responsable (culpable) de que se logre un

Proyecto Exitoso.

Administración Cliente Riesgos

Y Finanzas
Ingeniería
Adquisiciones
Director de Planeamiento
Construcción Proyecto y control

Control de Costos Estimación

Consultores Contratistas Proveedores

El Director de Proyecto
El Director Del Proyecto es el responsable (culpable) de que se logre un
Proyecto Exitoso.
Habilidades del Director de Proyecto
(Encuesta PMI)
Habilidades de Comunicación (84)
▪ Escuchar
▪ Persuación
Habilidades de Organización (75)
▪ Planeamiento
▪ Estableciiento de metas
▪ Análisis
Habilidades de Manejo de Equipos (72)
▪ Empatía
▪ Motivación
▪ Espíritu de Cuerpo
Habilidades de Liderazgo (68)
▪ Dar el Ejemplo
▪ Energetico
▪ Vision (panorama)
▪ Delegación
▪ Positivismo
Habilidades de Adaptación (59)
▪ Flexibilidad
▪ Creatividad
▪ Paciencia
▪ Persistencia
Habiidades Tecnológicas (46)
▪ Experiencia
▪ Conocimeinto del Proyecto
Ejercicio • Escoger al Director de
Proyecto de su Grupo

• Justifique las razones

 ¿Qué es la PMO?
Unidad que centraliza y coordina la dirección de proyectos de la organización con el fin
de hacerlos exitosos.

Project
Alcance Management
Office
Comunicación
Calidad
Estrategia
Del Proveer Control y
Negocio Servicios Recopilación
información

Metodología
Proyecto Proyecto Proyecto
1 2 3

Ética

25
 ¿Cuáles son las funciones de la PMO?

Gestionar el Recursos de
Portafolio de la Entrenamiento y Procesos QA
Metodología y Gestión de
Organización mentoría Y Consultoría
soporte Proyectos

▪ Alineamiento de Definir y mejorar: • Entrenamiento • QA del proceso ▪ Gerencia de Proyectos

Proyectos al plan •Procesos • Couching • Administrar mejores ▪ Analista de Proyecto
estratégico •Herramientas(plantillas) • Difundir la cultura de prácticas y políticas ▪ Gerente de Proyecto
▪ Selección y Priorización •Estándares proyectos y las mejores corporativas ▪ Gerente de Programa
▪ Seguimiento del •Lecciones aprendidas prácticas aplicadas en • Asesoría y
Portafolio (Scorecard) •Indicadores por cada la organización. Consultoría
▪ Seguimiento de tipo de proyecto
beneficios propuestos.

26
Vista de la operativa de la PMO

GESTIÓN ESTRATÉGICA
Gestión de la demanda Apoyo a la gestión del cambio Gestión del portafolio: Visión Global

GESTIÓN OPERATIVA
Planificación
Gestión del Alcance Control Económico Control de Calidad
Estratégica
▪ Control y seguimiento ▪ Control de
▪ Alineamiento de
del alcance. desviaciones ▪ QA del proceso
Proyectos al plan
▪ Control de la presupuestarias ▪ Ejecución de
estratégico
documentación y actividades de
▪ Selección y
gestión de aseguramiento de la
priorización
entregables. calidad.
▪ Seguimiento del
▪ Administrar mejores
Portafolio (Scorecard)
prácticas y políticas

Gestión de Riesgos Gestión de cambios Control de actividades

Mecanismos de Seguimiento de los proyectos

Organización de los comités de seguimiento de los proyectos
Riesgos al implementar una PMO

• No se percibe como influencia

positiva en las entregas de
proyectos.

• Se dedica a micro-gestionar,
intentando controlar cada
proyecto directamente.

• No tener apoyo de la alta

gerencia.

28
Beneficios de una PMO

Ejecución de proyectos de alto impacto en tiempos acotados y con resultados

Integra los esfuerzos inter funcionales y optimiza los niveles de comunicación.

Genera nuevas oportunidades de mejora continua expresado en

racionalización de costos, procesos y productividad.

Prioriza las estrategias y gestiona el portafolio de proyectos.

Da visibilidad a la organización de la situación de los proyectos.

Administrar proyectos con niveles de riesgo aceptables y con el alcance,

cronograma, presupuesto y calidad comprometida.

Institucionaliza la metodología, procedimientos, herramientas y plantillas para la

gestión de proyectos
TIPOS DE ESTRUCTURAS DE LA ORGANIZACIÓN
DE PROYECTOS
Estructura funcional clásica

VENTAJAS DESVENTAJAS
Superior claramente definido (se sabe Cada departamento trabaja de forma
a quien reportar) independiente
Los miembros superiores agrupados Director de proyecto tiene poca o nula
por especialidades autoridad
Disponibilidad de recursos poco o nula

Director de proyecto y personal

administrativo trabajan a medio
tiempo
El jefe funcional controla presupuesto
del proyecto
Estructura matricial débil

VENTAJAS DESVENTAJAS
Superior claramente definido (se sabe Director de proyecto actúa como
a quien reportar) coordinador y no tiene autoridad
Los miembros superiores agrupados Disponibilidad de recursos limitada
por especialidades
Director de proyecto y personal
administrativo trabajan a medio
tiempo
El jefe funcional controla presupuesto
del proyecto
 Estructura matricial equilibrada

VENTAJAS DESVENTAJAS
Director de proyecto trabaja a tiempo Director de proyecto tiene autoridad
completo baja/moderada
Superior claramente definido (se sabe Disponibilidad de recursos
a quien reportar) baja/moderada
Jefe funcional y director del proyecto Personal administrativo trabajan a
controlan el presupuesto del proyecto medio tiempo
 Estructura matricial fuerte
VENTAJAS DESVENTAJAS
Director de proyecto y personal Director de proyecto controla el
administrativo trabaja a tiempo presupuesto del proyecto
completo
Director de proyecto tiene una
autoridad moderada/alta
Disponibilidad de recursos
moderada/alta
Estructura orientada a proyectos
VENTAJAS DESVENTAJAS
Director de proyecto y personal Director de proyecto controla el
administrativo trabaja a tiempo presupuesto del proyecto
completo
Director de proyecto tiene una
autoridad alta/ total y mayor
independencia
Disponibilidad de recursos alta/ total
Miembros del equipo del proyecto
están en el mismo lugar
Material producido para el curso de Gerencia de proyectos
Autor: Ing. Juan Carlos Dávila Terreros

GERENCIA DE PROYECTOS - PREGRADO

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