ORGANIZAR DOCUMENTOS

TEMA:
FOLLETO DE LIMPIEZA Y DESINFECCION DE LOS
ARCHIVOS.

PRESENTADO A:
INSTRUCTORA: NANCY GONZALES

PRESENTADO POR:
APRENDIZ: DIAZ COY NANCY DANIELA
MORENO LEIVA YICETH SOLANYI
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

FICHA: TGA-2144928

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ, D.C.
El proceso de la limpieza ¿Qué son?
documental constituye una de La Limpieza es uno de los programas
las estrategias de conservación más importantes para la conservación
más simples y eficaces preventiva del material documental.
Una limpieza inadecuada o la falta de
Se disminuye en grandes
ella es en muchos casos la causa de
proporciones la posibilidad de
daños costosos y algunas veces
ataques biológicos y la incidencia de
irreparables.
la contaminación atmosférica sobre
La acumulación del polvo y suciedad,
los documentos.
unida a condiciones elevadas de
humedad relativa, genera el desarrollo de
Consideraciones y microorganismos y la formación de
procedimientos manchas sobre el material documental.

La limpieza se deberá ejecutar en un Materiales

sitio diferente al lugar de trabajo de
oficina o del depósito de archivo en
una área aislada y ventilada, que,
dependiendo de la cantidad de
trabajo y del grado de deterioro del
material a tratar, deberá a su vez
limpiarse
periódicamente.
y desinfectarse
El proceso de limpieza documental
SIEMPRE se debe hacer en seco.
NUNCA aplicar ningún tipo de
producto sobre los documentos.
- Aspiradora con cepillo redondo
de cerda suave o boquilla
recubierta en bayetilla o liencillo
blanco
- Brocha ancha comercial de
cerda suave
- Alcohol antiséptico al 70% Limpieza y
desinfección
- Clips plásticos
- Carpetas de cartulina de
material neutro (cartulina
desacidificada o cartulina blanca)
- Cinta de faya de poliéster-
de los
algodón
- Caja de archivo (comercialmente
Archivos
cajas para archivo central o
histórico según el caso). Documentales
- Cabina de limpieza (si se tiene)
En algunas circunstancias también La limpieza y desinfección de las - Eliminar material metálico como
hay que incluir medidas como la áreas de trabajo debe efectuarse clips y grapas presentes en la unidad.
instalación de rejillas o anjeos para antes y después de cada jornada De ser necesario, sustituir el material
cerrar el acceso a aves y laboral. eliminado por clips con
murciélagos que con sus excretas recubrimiento plástico.
pueden introducir una serie de
problemas a la documentación. - Ubicar las carpetas dentro de las
cajas de archivo conservando el
Desinceptación orden estrictamente.
Instructivo para el saneamiento
Una vez finalizada cada jornada de
Este proceso está encaminado a ambiental de áreas de archivo
erradicar cualquier tipo de limpieza, se debe limpiar la mesa de
invertebrado y ácaros no deseados en Estos procesos tienen como finalidad no trabajo con una mezcla de alcohol y
los archivos, en las regiones sólo garantizar un ambiente de salubridad
agua en proporción 70:30
geográficas con clima templado o para las personas que allí laboran, sino
cálido, especialmente al control de que además contribuyen en el campo de
termitas, las cuales son responsables la conservación preventiva del patrimonio
de grandes daños en los documentos. documental que se custodia en las LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
oficinas y los archivos de las entidades.
DE ÁREAS DE TRABAJO
El procedimiento debe ser realizado
con equipos adecuados, por personal Entre otros, pueden de forma directa o Realizar una buena rutina de
especializado y protegido indirecta generar deterioros sobre los
limpieza y desinfección de las áreas,
adecuadamente con los implementos soportes documentales, los cuales pueden
mobiliarios y materiales destinados a
de seguridad industrial, además es estar representados en manchas o
debilitamientos y faltantes estructurales las diferentes actividades
necesario que el personal vinculado al
archivo haya evacuado las
archivísticas (clasificación,
instalaciones. Es necesario recalcar que un descripción, consulta,
procedimiento completo de saneamiento microfilmación, digitalización
En lo posible este tratamiento se debe de los espacios de archivo debe incluir almacenamiento y
aplicar un viernes para que durante el tres aspectos: la desinfección encaminada
realmacenamiento)
fin de semana el lugar tenga espacio a reducir y controlar microorganismos, la
desinsectación para erradicar -Aspiradora.
para ventilarse. La desinsectación
invertebrados asociados a los espacios de -Elementos como bayetillas blancas,
debe realizarse una vez por semestre
archivo y que en el caso de termitas y traperos y trapos.
dependiendo de las características
bio-climáticas de cada región. gorgojos pueden llegar a ocasionar daños -Baldes.
considerables. -Detergente.