CASO DE ESTUDIO “ÉXITO DE ONESTEEL AXIS”.

LUISA FERNANDA JAIMES SÁNCHEZ

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

ESPECIALIZACIÓN EN DIRECCIÓN PARA EL DESARROLLO DE LA GESTIÓN

PÚBLICA

VALLEDUPAR 2021 - 1

1
 CASO DE ESTUDIO “ÉXITO DE ONESTEEL AXIS”.

LUISA FERNANDA JAIMES SÁNCHEZ

Informe del Módulo: Sistemas y Tecnologías de la Información para la Dirección - DP

Profesor consultor: DIANA PATRICIA BARRENECHE SARMIENTO

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

ESPECIALIZACIÓN EN DIRECCIÓN PARA EL DESARROLLO DE LA GESTIÓN

PÚBLICA

VALLEDUPAR 2021 – 1

2
Contenido
Introducción ......................................................................................................... 4

INCORPORACIÓN DE LA TECNOLOGÍA PARA LA ADECUADA

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN .................................................................... 6

Resumen del caso ............................................................................................. 6

¿Qué factores se deben tener en cuenta en las empresas al evaluar si adoptan

o no, el Intercambio Electrónico de datos - EDI? ............................................................... 6

¿Cuáles son los principales obstáculos en la implantación del EDI? .............. 7

¿Qué ventajas ofrece el implementar dentro de su empresa, un sistema

electrónico de intercambio de información? ....................................................................... 7

Caso Universidad Nacional de Colombia (UNAL) ......................................... 7

Conclusiones. ................................................................................................. 13

Referencias Bibliográficas ............................................................................. 15

Gráficas

Gráfica 1 – Proceso de pagos .............................................................................. 8

3
 Introducción

El papel gerencial está estructurado con el fin de planear, organizar, dirigir y

controlar acorde a la evolución de la teoría administrativa ya que como ciencia y como

técnica estudia desde la organización de actividades hasta las tendencias de mejoramiento

de las empresas para que sean eficientes en la producción de bienes y en la prestación de

servicios (Ramírez Cardona, 2010), sin embargo, en las últimas décadas este protagonismo

ha tenido que ser compartido con: la información en las mismas empresas y las

herramientas tecnológicas necesarias para su gestión. Lo anterior se ha visto influenciado

por las relaciones que se generan entre industrias o sectores para el desarrollo de la

electrónica, computadores y tecnología de la información (Aguilera Castro & Riascos

Erazo, 2009).

No obstante, estos elementos no están definidos únicamente a las empresas, en

Colombia, ya que las tecnologías están al alcance de todos tal como puede analizarse

mediante el documento CONPES 3968 de 2019 del Departamento Nacional de Planeación

– “Declaración de importancia estratégica del proyecto de desarrollo, masificación y acceso

a internet nacional, a través de la fase II de la iniciativa de incentivos a la demanda de

acceso a internet” (Consejo Nacional de Política Económica y Social, 2019),

adicionalmente, el país ha avanzado significativamente en el acceso a las tecnologías

acorde a lo informado por el “Boletín Técnico Cuenta Satélite de las Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones (CSTIC) 2019p – 2020pr”, emitido por el DANE en el

que indica que en el último trienio se ha tenido un aumento en el Total Productos

característicos TIC (DANE, 2021).

Por otra parte, es importante mencionar que en los últimos años se han creado

mecanismos para la rendición de cuentas como la Ley de Transparencia para regular el

4
derecho de acceso a la información pública (Diario Oficial 49084 , 2014) y la Ley de

Protección de datos personales que tiene por objeto “desarrollar el derecho constitucional

que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se

hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y

garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así

como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.” (Diario

Oficial 48587, 2012)

Todo esto trata de garantizar que la información sea asequible a todos y en pro

de esto, el uso de las tecnologías marca una gran estrategia con el manejo de grandes bases

de datos en sistemas públicos y privados, así como los intercambios que se presentan entre

ellas, por lo cual, se prepara el siguiente informe para dar a conocer la relación del uso de

las tecnologías con la administración de la información y las comunicaciones, enmarcado

en el análisis del caso de Onesteel Axis (Universidad de Santander, 2021).

5
 INCORPORACIÓN DE LA TECNOLOGÍA PARA LA ADECUADA

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Resumen del caso

EL caso de estudio “Éxito de OneSteel Axis” (OSA) del capítulo I (Universidad

de Santander, 2021), nos presenta una empresa que en su evolución y con su crecimiento

maneja cinco sistemas de información para las operaciones de ésta, donde también hace

parte de un grupo o conglomerado y realizará una fusión con otra gran empresa del país por

lo cual el volumen de información es bastante alto y ve la necesidad de administrarla

adecuadamente ya que como se indicó en el LEM, la información de una empresa puede ser

un dato para otra (Universidad de Santander, 2021).

En este proceso de administrar la información de sus ERP, producción y ventas

decide manejar sus operaciones a través del intercambio electrónico de datos - EDI con sus

aliados a través de un hub propio que permitiría que se garantizaran todas las cualidades de

la información y protección de esta.

Por consiguiente, es importante tener en cuenta los pros y contra del uso de EDI

en el manejo de información de las empresas, acorde a lo contenido en el caso, así:

¿Qué factores se deben tener en cuenta en las empresas al evaluar si

adoptan o no, el Intercambio Electrónico de datos - EDI?

La empresa OSA, evidencia la necesidad de contar con información en tiempo

real y a la mano para continuar con su cadena de producción y ventas, además de mantener

relaciones comerciales con sus aliados.

6
 ¿Cuáles son los principales obstáculos en la implantación del EDI?

Dentro del caso se enuncia que los costos relacionados con la adquisición y la

complejidad en el uso de un EDI era bastante alto, adicionalmente, los documentos

intercambiables eran únicamente para empresas del grupo OneSteel y el resto era un

proceso manual, es decir no había una motivación definida para el cambio.

¿Qué ventajas ofrece el implementar dentro de su empresa, un sistema

electrónico de intercambio de información?

Integra la empresa con otras de manera segura y económica disminuye las

tareas manuales, funciona como un “traductor” de tipos de documentos que manejan las

organizaciones, reduce los costos y mejora el servicio al cliente y finalmente se observa que

con la disminución en costos la inversión se encuentra justificada.

Teniendo en cuenta lo anterior, vemos como es posible identificar la

implementación de las tecnologías en nuestra vida diaria, tareas simples como pagos por

PSE, facturación electrónica de la DIAN, transacciones en bancos, empresas dedicadas a la

venta al por menor (grandes superficies), hacen que los procesos sean mucho más agiles y

que cada vez más las personas y las empresas indaguen y se capaciten en el uso de ellas,

sobre todo en circunstancias como la pandemia que aún se tiene presente. Es de esta manera

que se toma el caso de la Universidad Nacional, para evidenciar la influencia que tienen los

EDI.

Caso Universidad Nacional de Colombia (UNAL)

En una analogía del caso anterior, se procede a analizar el caso del servicio de

Ecollect como herramienta de recaudo para los diferentes pagos electrónicos que pueden

realizar los usuarios externos (admisiones) e internos (docentes, estudiantes y

7
 administrativos) a la Universidad y que genera información para ser registrada en el

Sistema de Gestión Financiera de la Universidad denominado QUIPU, así:

En la página web UN,

Selecciona el medio de
el usuario selecciona el Diligencia los datos
pago
servicio

Es dirigido a la entidad
Descarga su recibo Se dirige a pagos PSE
financiera

La información de pago
EDI es remitida al área de
Información de pago
tesorería de cada sede
de la universidad
|

Gráfica 1 – Proceso de pagos

Fuente: Elaboración Propia

Por lo cual se procede a responder los tres interrogantes planteados previamente

basándonos en un comparativo de conceptos de diversos autores o condiciones de entorno y

su correspondiente en la universidad:

Concepto Caso Universidad Nacional de Colombia

¿Qué factores se deben tener en cuenta en las empresas al evaluar si adoptan o no, el

Intercambio Electrónico de datos - EDI?

La contratación realizada para la UNAL, se

“permiten procesar, almacenar, recuperar y
realizó con AVISOR TECHNOLOGIES
comunicar información en cualquiera de sus
(Universidad Nacional de Colombia, 2019),
formas (voz, textos, imágenes) sin importar
como prestadores de servicios que entre otros

8
la distancia, el tiempo o el volumen” (Paños garantiza el servicio postventa, de igual manera

Álvarez, 2000). la UNAL cuenta con políticas de copia de

seguridad en la información cargados en

servidores locales y sincronizados con servidores

externos.

La necesidad de evolucionar al ritmo de las

nuevas formas de hacer las cosas, nuevas entidades financieras de cara al usuario y

formas de utilizar mejor la información que coyunturas especiales como la pandemia

influyen en la eficacia y eficiencia de las ocasionada por el COVID-19, hacen que se

empresas (Paños Álvarez, 2000) presten este tipo de servicios minimizando

tiempos muertos en los procesos.

Estos factores son claves en la elección de un

EDI: la automatización hace que el usuario no

tenga que presentar un recibo físico en las

oficinas; la racionalización de procedimientos

Necesidad de administrar en tres fases:
ayuda en que los tiempos de respuesta sean más
1. Automation, 2. Rationalization of
cortos al momento de obtener la información en
procedures y 3. Re-engineering (Malhotra,
tiempo real y la reingeniería ayuda a
2000)
reestructurar los procesos para hacer que los

trámites sean más ágiles de cara al usuario y a

nivel interno en procesos como conciliaciones

bancarias, conciliación de datos, entre otros.

Estabilidad: People will be free to come and El EDI, garantiza que la información será clara

go, but the value of their experience will be entre ambos sistemas y los usuarios. Además, se

incorporated in the systems that help them debe trabajar en el levantamiento de

9
and their successors run the business." procedimientos o instructivos que sean claros

(Malhotra, 2000) para los empleados.

“los sistemas de información no están

exentos de errores y/o cambios en el entorno

operativo al que brindan servicio, por lo cual

Con el fin de mitigar los riesgos, dentro del
es necesario realizar periódicamente estudios
contrato enunciado previamente, se lleva un
de evaluación de los riesgos a que se
control trimestral del procesamiento de las
exponen, con el fin de generar controles que
transacciones (Universidad Nacional de
permitan disminuir el costo asociado a la
Colombia, 2019).
pérdida de información y recursos

informáticos” (Guerrero Julio & Gómez

Flórez, 2012)

Dentro de las características del sector se

presentan pagos en línea entre otros para:

• Universidad La Gran Colombia:

https://gateway1.e-
“El Benchmarking es uno de los caminos
collect.com/EcollectWeb/inicio.do
más actuales en la búsqueda de la excelencia.
• Universidad Piloto de Colombia:
Es el proceso por el cual se puede
https://girardot.unipiloto.edu.co/wp-
transformar una organización en la mejor del
content/uploads/2020/11/instructivo-de-
ramo” (González Hermoso de Mendoza,
pago-estudiante2020.pdf
2014)
• Universidad de La Salle:

https://www.lasalle.edu.co/wcm/connect/

d9b0460d-7277-496a-9eb5-

f5b8f08c064e/TERMINOS-Y-

10
 CONDICIONES-PAGOS-EN-

LINEA.pdf?MOD=AJPERES&CVID=

mWuahi5

¿Cuáles son los principales obstáculos en la implantación del EDI?

Es evidente que estos factores serían un

No tener claro para que, “dependen de la
obstáculo. Sin embargo, fueron superados dado
disposición y capacidad para reflexionar
que para la elaboración del contrato mencionado
detenidamente, teniendo en cuenta los
se requiere la elaboración de directrices técnicas,
siguientes interrogantes: ¿que clase de
conceptos técnicos y estudios de mercado, estos
información se necesita?, ¿quien la necesita?
documentos reposan en un sistema interno de la
y ¿para que fines?” (Aguilera Castro &
UNAL y son enunciados como anexos en dicho
Riascos Erazo, 2009)
contrato.

El costo de esta aplicación es bastante alto y para

muchas entidades es casi imposible conseguirlos.

Sin embargo, es necesario realizar un análisis del

Valor de las aplicaciones costo beneficio o un estudio de mercado como se

enunció previamente, para el caso UNAL, se

desarrolló teniendo en cuenta el volumen de

población beneficiada.

Este factor es muy importante en el largo plazo

No hay continuidad en la tecnología ya que puede presentarse la obsolescencia de

(Ejemplo: Fax, teléfonos públicos) tecnología, reemplazo de una nueva o que los

sistemas de la UNAL no sean compatibles.

Puede presentarse un choque entre el personal

Aversión al cambio
que manejará la información ya que puede ser

11
 considerado como aumento en el volumen del

trabajo o no se encuentren dispuestos a utilizar

dicha tecnología.

¿Qué ventajas ofrece el implementar dentro de su empresa, un sistema electrónico de

intercambio de información?

– Internas: se integran en las actividades

– Internas: Se automatizan procesos de pagos
dentro de la empresa.
(certificados laborales, diplomas, actas, copagos
– Externas: fundamentalmente se integran en
de salud, entre otros) que evitan filas en las
las relaciones con clientes y proveedores, o
diferentes tesorerías de las sedes.
bien con otras organizaciones.
– Externas: se facilita el pago de servicios de
– Transaccionales: se integran en la
admisión y extensión.
automatización de procesos operativos
– Transaccionales: se integran archivos de pagos
fundamentándose en el componente
que son cargados al sistema de gestión
informativo (procesos e infraestructura).
financiera.
– Informativas: se integran en las actividades
– Informativas: se realizan indicadores de
de apoyo a la toma de decisiones y gestión de
número de pagos realizados y agilidad en
la información y en las actividades de
tiempos para información de tesorería
comunicación o transferencia de datos de la
(conciliaciones y aplicación de matrículas).
empresa. (Paños Álvarez, 2000)

1) mejorar la eficiencia interna de la 1) se tienen procedimientos actualizados para

empresa; 2) mejorar la atención a los clientes aplicar los pagos en tiempo real en cada

actuales; y 3) definir nuevos mercados y dependencia.

nuevas oportunidades de negocio. En el 2) se evita el proceso de trasladarse con dinero a

trabajo se argumenta, además, que tales usos realizar el pago o de trasladarse con el recibo

no son sustitutivos, sino complementarios. para aplicar el pago.

12
 (García-Canal, Rialp-Criado, & Rialp- 3) en poblaciones done no hay presencialidad de

Criado, 2007) bancos, o en usuarios internacionales se facilita

el acceso a los servicios.

Conclusiones.

Las empresas y la administración de estas ha sido de constantes cambios y es

claro que al igual que las personas se adaptan a cada época, hace algunas décadas, se

consideraba que quienes utilizaban la información eran los dueños o accionistas,

posteriormente se hablaba de stakeholders. Actualmente, vemos la empresa como una

sociedad completa en que la información debe fluir en todos los sentidos: Clientes,

proveedores, socios, entes reguladores, ambientalistas, sindicatos, etc.

El uso de las nuevas tecnologías y su disponibilidad para todo tipo de empresas

no crea en sí una ventaja competitiva, pero, “sí permiten reforzar el potencial de creación

de valor de los recursos de la empresa si las inversiones en TIC se realizan de forma

coordinada con la estrategia empresarial (García-Canal, Rialp-Criado, & Rialp-Criado,

2007).

El uso de tecnologías influye cada vez más en la construcción de información

para la toma de decisiones como institución del estado donde el fin es beneficiar a su

población y satisfacer sus necesidades.

El EDI no es solo una herramienta para clientes y proveedores de empresas

industriales, es un concepto que aplica para crear lenguaje claro entre usuarios de la

información: Pagador → Banco → Universidad.

Las herramientas tecnológicas, influyen en la eficacia y eficiencia de las

empresas ya que influyen en la forma de hacer las actividades, en como se comienzan a

13
automatizar los procesos y a racionalizar, adicionalmente minimizan el riesgo de error

humano, en ese sentido, no es que los sistemas no presenten errores, solo que la

probabilidad de ocurrencia es menor.

El papel del gerente es de dar fluidez a los procesos o a la simplificación de

estos como líder para que sus empleados acepten los cambios requeridos en los procesos de

mejoramiento, además tener claridad de para que, cuáles y como se usarán las herramientas.

En empresas del sector público, el ser sin ánimo de lucro no va de la mano a no

tener utilidades, dichas empresas puedes ser altamente eficientes dado que los posibles

ahorros de costos que se tengan se verán reflejados en mayor servicio o mayor población

beneficiada.

14
 Referencias Bibliográficas

Aguilera Castro, A., & Riascos Erazo, S. (Junio de 2009). www.scielo.org.co. Obtenido de

Direccionamiento estratégico apoyado en las TIC.:

http://www.scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0123-

59232009000200007&lang=es.

Consejo Nacional de Política Económica y Social. (30 de Agosto de 2019). Obtenido de

https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Conpes/Econ%C3%B3micos/3968.pdf

DANE. (19 de marzo de 2021). www.dane.gov.co. Obtenido de Boletín Técnico Cuenta

Satélite de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (CSTIC):

https://www.dane.gov.co/files/investigaciones/pib/tic/bt-satelite-tic-2020pr.pdf

Diario Oficial 48587. (18 de 10 de 2012). Función Pública. Obtenido de

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=49981

Diario Oficial 49084 . (06 de 03 de 2014). Función Pública. Obtenido de

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=56882

García-Canal, E., Rialp-Criado, A., & Rialp-Criado, J. (09-10 de 2007). Información

Comercial Española, ICE: Revista de economía. Obtenido de https://aulavirtual-

ga.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.ED/sistema/Anexos/Cap1/1.pdf#zoom=8

González Hermoso de Mendoza, A. (2014). Innovación: un factor clave para la

competitividad de las empresas. Organización de estados iberoamericanos para la

educación, la ciencia y la cultura. En A. G. Mendoza. Madrid: Dirección General de

Investigación. Consejería de Educación de la Comunidad de Madrid.

Guerrero Julio, M., & Gómez Flórez, L. (12 de 2012). www.cielo.org.co. Obtenido de

Gestión de riesgos y controles en sistemas de información: del aprendizaje a la

15
 transformación organizacional.:

http://www.scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0123-

59232012000400011&lang=es.

Malhotra, Y. (2000). Knowledge Management & New Organization Forms:. Obtenido de

https://www.brint.org/KMNewOrg.pdf

Paños Álvarez, A. (2000). Influencia de las tecnologías de la información en los procesos

de información y toma de decisiones de las empresas. Obtenido de

https://revistas.ucm.es/index.php/CDMU/article/download/68892/4564456553254/

Ramírez Cardona, C. (2010). Fundamentos de administración: Vol. 3. ed. Ecoe ediciones.

Obtenido de

http://search.ebscohost.com.ezproxy.unal.edu.co/login.aspx?direct=true&db=e000x

ww&AN=478476&lang=es&site=ehost-live. Acesso em: 12 jul. 2021.

Universidad de Santander. (06 de 2021). LIBROS ELECTRONICOS MULTIMEDIALES.

Obtenido de Pensamiento y Dirección Estratégica: https://aulavirtual-

ga.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.ED/contenido_LEM.html

Universidad Nacional de Colombia. (2019). Contratación Nacional - Universidad Nacional

de Colombia. Obtenido de

http://contratacion.unal.edu.co/nal/2019/contratos%20y%20ordenes%20superiores/

OSE%2067%20DE%202019%20AVISOR%20TECHNOLOGIES.pdf

16