Cómo llevar a cabo un proyecto de sistemas de información.

Los proyectos de sistemas de información se originan por varias razones: lograr mayor velocidad de
procesamiento de datos, mejorar la exactitud y consistencia, recuperar información más
rápidamente y ampliar la comunicación.

La arquitectura de la información es un plan que describe la dirección donde deben ir los sistemas
de información en la organización y que, por otra parte, identifica y describe las relaciones entre
elementos clave de los que depende el desarrollo de aplicaciones específicas.

Algunos proyectos de desarrollo de sistema tienen como origen la solución de problemas de la

organización. Los problemas salen a la superficie de muchas formas. Una manera de conceptualizar
qué son los problemas y cómo surgen es considerarlos como situaciones en las que nunca se
cumplieron los objetivos o dejaron de cumplirse en algún punto. La retroalimentación práctica
proporciona información sobre el hueco entre el rendimiento actual y el esperado, y, de esta forma,
ayuda a destacar los problemas.

Razones para proponer proyectos

Resolver un problema
Actividades, procesos o funciones que, en la actualidad, o quizás en el futuro, no satisfacen los
estándares de desempeño o las expectativas y para lo que es necesario emprender una acción.

Aprovechar una oportunidad

Un cambio para ampliar o mejorar el rendimiento económico de la empresa y su competitividad.

Dar respuesta a directivos

Proporcionar información en respuesta a ordenes, solicitudes o mandatos originados por una
autoridad legislativa o administrativa; llevar a cabo tareas de cierta manera, o también cambiar la
información o tal vez el desempeño.

Los proyectos se emprenden por una o más de las siguientes razones:

- Capacidad
- Control
- Comunicación
- Costo
- Competitividad

Las cinco letras C: Razones para iniciar proyectos de sistemas de información

Razón Explicación
Capacidad
- Mayor velocidad de procesamiento Uso de la capacidad de la computadora para
efectuar cálculos, ordenas, recuperar datos e
información y efectuar repetidamente la
misma tarea con mayor velocidad que los seres
humanos.
- Incremento en el volumen Proporcionar la capacidad para procesar una
cantidad mayor de actividades, talvez para
 aprovechar nuevas oportunidades de tipo
comercial.
- Recuperación más rápida de la Localización y recuperación de la información
información. del sitio donde se encuentra almacenada.
Llevar a cabo búsquedas completas.
Control
- Mayor exactitud y mejora en la Llevar a cabo los pasos de computo, incluidos
consistencia los aritméticos, de manera correcta y siempre
en la misma forma.
Salvaguardar datos importantes y sensibles en
una forma que sea accesible solo al personal
autorizado.
Comunicación
- Mejoras en la comunicación Acelerar el flujo de la información y mensajes
entre localidades remotas, así como dentro de
oficinas. Se incluye la transmisión de
documentos dentro de las oficinas.
- Integración de áreas de la empresa Coordinar las actividades de la empresa que se
llevan a cabo en diferentes áreas de una
organización a través de la captura y
distribución de información
Costos
- Monitoreo de los costos Seguimiento de los costos de la mano de obra,
bienes e instalaciones para determinar su
evolución en relación con lo esperado.
- Reducción de costos Uso de la capacidad de computo para procesar
datos con un costo menor del que es posible
con otros métodos al mismo tiempo que se
mantiene la exactitud y los niveles de
desempeño
Ventaja Competitiva
- Atraer clientes Modificar los servicios proporcionados y la
relación con los clientes de forma tal que ellos
no opten por cambiar el proveedor
- Dejar fuera a la competencia Disminuir las posibilidades de que los
competidores tengan acceso al mismo
mercado como consecuencia de la forma en
que la organización utiliza sus sistemas de
información.
- Mejores acuerdos con los proveedores Cambios en precios, servicios, condiciones de
entrega o relaciones entre los proveedores y la
organización para beneficio de esta.
- Desarrollo de nuevos productos Introducción de nuevos productos con
características que utilizan o son influenciadas
por la tecnología de la información.
Metodologías para la planeación de sistemas de información
Los métodos formales de planificación se desarrollaron para brindar apoyo a los gerentes y
ejecutivos en el proceso de desarrollo de sistemas de información que ayuden a alcanzar las metas
de la organización.

La finalidad de estos métodos es describir las directrices a nivel organizacional para los sistemas de
información de la empresa. Lo anterior incluir la identificación de elementos clave de los que
dependen tanto las aplicaciones como su desarrollo. Así mismo, también se incluye la descripción
de las relaciones entre estos elementos y, posiblemente, la documentación de las necesidades
actuales de información o el bosquejo de planes futuros de la empresa.

Las tres metodologías más utilizadas son:

a- El método BSP de IBM, se concentra en la identificación de los datos necesarios para poner
en marcha una organización.
b- El método de planificación estratégica de arquitectura de computadoras de Nolan, Norton
y Co. Enlaza la capacidad actual de la organización con sus necesidades futuras Recalca la
necesidad de desarrollar una fuerte infraestructura técnica para que sirva como plataforma
para el desarrollo de aplicaciones.
c- El método de los factores críticos de éxito, busca identificar las áreas que son clave para la
supervivencia de la organización y asegurar su incorporación a los sistemas de información.

Fuentes de solicitudes de proyectos.

Existen cuatro fuentes primarias de solicitudes de proyectos.

Gerentes de departamento
Los gerentes de departamentos conocen las necesidades inmediatas de sus departamentos y
colaboradores, es común que den inicio a una solicitud de proyecto para mejorar alguno de los
procesos.

Constantemente los gerentes de departamento son conocedores de sus necesidades inmediatas,

pero desconocen lo que estos cambios pueden causar en otras áreas de la empresa.

Altos ejecutivos
Los altos ejecutivos normalmente manejan información que no es publica para otras áreas de la
empresa. Es información privada, con la cual pueden saber qué proyecto ayudara a futuro a la
compañía. A este conocimiento se le suma el hecho de que poseen influencia en la compañía para
decidir qué proyecto se puede aplicar y cual debe esperar.

Por lo general las solicitudes realizadas por altos ejecutivos tienen un ámbito mayor que las
preparadas por los gerentes de departamento.

Analistas de sistemas
En ocasiones los analistas de sistemas buscan áreas donde deben desarrollarse proyectos y escriben
la propuesta, o animan a un gerente para que este permita la elaboración de la propuesta en su
nombre.
Normalmente las solicitudes son realizadas por gerentes de departamento, gracias a la información
facilitada por el analista de sistemas, ya que difícilmente el gerente tendrá el tiempo y la
responsabilidad de investigar los avances en tecnología y conocimientos disponibles.

Grupos externos
La influencia de grupos externos en las actividades empresariales suele desembocar en solicitudes
de proyectos locales con el fin de mantener la competitividad, o la conectividad con estas.

Los proyectos que se originan por esta vía son tan importantes como los de la propia organización.
En algunos casos incluso tienen una prioridad superior que la de los gerentes.

Manejo del proceso de selección y revisión de proyectos

Se generan muchas más solicitudes de desarrollo de sistemas de las que terminan realizándose, esto
ya sea porque la organización no tiene capacidad o porque los proyectos no tienen mayor relevancia
en la compañía.

Para seleccionar los proyectos a desarrollar existen varios métodos, a continuación, se desarrollarán
los más conocidos.

Método del comité ejecutivo

Pueden denominarse comités operativos, consejos operativos o juntas de selección de proyectos.
Supervisan la revisión de propuestas para proyectos.

Suele estar constituido por gerentes importantes de varios departamentos de la organización, así
como por miembros del grupo de sistemas de información.

Algunos miembros comunes son:

1- Miembros de alto nivel administrativo

a. Vicepresidente ejecutivo
b. Vicepresidente de producción.
2- Gerentes departamentales
a. Gerentes de ventas y mercadotecnia.
b. Gerentes del departamento de crédito (o contable)
3- Gerentes técnicos
a. Gerente de investigación y desarrollo
b. Coordinador de control de calidad.
4- Grupo de sistemas de información
a. Gerente de procesamiento de datos
b. Jefe de analista de sistemas.

El comité recibe las propuestas y las evalúa. La mayor responsabilidad del comité es tomar una
decisión, y con frecuencia esta requiere de más información que la contenida en la propuesta.

Suele solicitarse una investigación preliminar para ser evaluada posteriormente.

Método del comité de sistemas de información
En algunas organizaciones la responsabilidad de revisar las solicitudes de proyectos se delega a un
comité integrado por gerentes y analistas del departamento de sistemas de información. Bajo este
método, todas las solicitudes para servicio y desarrollo se presentan directamente, para su revisión,
al comité del departamento de sistemas de información. El comité de sistemas de información
aprueba o rechaza proyectos y fija las prioridades y también indica que proyectos son más
importantes, dándoles atención inmediata.

En ocasiones, cuando es necesario tomar decisiones importantes o fijar compromisos de desarrollo

a largo plazo para emprender un proyecto, la responsabilidad de la decisión se comparte con un alto
ejecutivo quien determina que proyecto es el que procede.

Método de comité de grupos de usuarios

En algunas organizaciones la responsabilidad de la toma de decisiones con respecto a los usuarios
se deja en manos de estos. Los departamentos o divisiones que contratan sus propios analistas y
diseñadores, son los que manejan la selección de proyectos y se encargan de desarrollarlos. De
hecho, los departamentos forman sus propios comités de selección.

Por lo general estos comités se forman por periodos de tiempo definidos que van desde meses hasta
un año.

Solicitud de proyecto
La propuesta de solicitud de proyecto debe contar con un formato adecuado para su evaluación,
existen muchas metodologías y formas, y cada empresa tendrá la propia, sin embargo, se conocen
los datos relevantes que cada solicitud debe contener como mínimo.

Dependiendo de la frecuencia del evento que causa la solicitud se debe dar el nivel de importancia
para la misma.

Una solicitud de proyecto debe contener al menos los siguientes elementos:

¿Cuál es el problema?

Se debe detallar el problema de forma concisa y directa.

Detalles del problema

Se profundiza en la explicación del problema, cuales parecen ser las causas, y cuales han debido ser
las acciones tomadas para solventarlas.

Importancia del problema

Se detalla más profundamente cuales son las repercusiones del problema para el correcto
desempeño de la compañía. Y cada cuanto se presenta.

¿Cuál cree el usuario que es la solución?

¿En qué forma ayudara un sistema de información?

¿Qué otras personas tienen conocimiento de este problema y si se pueden contactar?

Investigación preliminar
Si se va a desarrollar un sistema ya sea por el método del ciclo de vida de desarrollo de sistemas
(SDLC), por la estrategia de desarrollo de prototipos, por análisis estructurado o por la combinación
de estos métodos, primero es necesario revisar la solicitud del proyecto. La selección de una
estrategia de desarrollo es un aspecto secundario; lo importante es determinar si la solicitud merece
o no la inversión de recursos en un proyecto de sistemas de información.

Ámbito de estudio
Aclarar y comprender la solicitud del proyecto.

Determinar el tamaño del proyecto.

Evaluar los costos y beneficios de diversas opciones.

Determinar la factibilidad técnica y operacional de las diferentes alternativas.

Reportar los hallazgos a la administración y formular recomendaciones que esbocen la

aceptación o rechazo de la propuesta.

Factibilidad del proyecto.

Se evalúan tres tipos de factibilidad

1- Factibilidad operacional: se formulan preguntas orientadas a medir si el sistema podrá

operar de forma aceptable en la empresa, tales como: ¿trabajará el sistema cuando esté
terminado e instalado? ¿Existen barreras importantes para la implantación?
2- Factibilidad técnica: Se formulan preguntas dirigidas a conocer la existencia o posible
solución de aspectos técnicos: ¿Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para
realizar lo que se pide? ¿el equipo propuesto tiene la capacidad técnica para soportar todos
los datos requeridos para usar el nuevo sistema?
3- Factibilidad financiera y económica: Un sistema puede ser desarrollado desde el punto de
vista técnico y contar con el apoyo operacional, pero finalmente es necesario evaluar la
relación costo/beneficio de la implementación.

Selección de la estrategia para el desarrollo del proyecto

Selección de alternativas para desarrollo: Institucional y por los usuarios finales
Alternativa Descripción Características de la aplicación
Desarrollo por los Los usuarios finales tienen la Las herramientas orientadas hacia los
usuarios responsabilidad del usuarios y el software están disponibles.
desarrollo de la aplicación. Aplicaciones especializadas que incluyen
Los analistas de sistemas consultas esporádicas, reportes simples,
brindan asesoría y cambios menores a los reportes y
comunican los estándares y consultas existentes y también la
lineamientos de desarrollo, presentación de datos en diversas formas
así como la información y análisis del tipo “que pasa si”
relacionada con el software
disponible
 Desarrollo La responsabilidad tanto del
institucional desarrollo como de la
implantación de la aplicación
recae en profesionales den
sistemas de información. La
participación del usuario está
determinada por el método
seleccionado para el
desarrollo propuesto.
Afecta aspectos muy amplios de la
organización. El resultado más frecuente
es el ingreso de datos en bases de datos o
la modificación de los datos existentes.
Salvaguardar los datos y preservar su
integridad son aspectos muy importantes
junto con la administración eficiente del
proceso de desarrollo.

Análisis y determinación de requerimientos

¿Qué es la determinación de requerimientos?
Es el estudio de un sistema para conocer cómo trabaja y donde es necesario mejorar. Los estudios
de sistemas dan como resultado una evaluación de la forma como trabajan los métodos empleados
y si es necesario o posible realizar ajustes. Estos estudios consideran tanto métodos basados en
computadora como naturales; no son exclusivos de estudios de computo.

Un requerimiento es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema. Esta puede ser la
inclusión de determinada forma para capturar o procesar datos, producir información, controlar
una actividad de la empresa o brindar soporte a la gerencia. Es así como la determinación de
requerimientos vincula el estudio de un sistema existente con la recopilación de detalles
relacionados con él.

Actividades en la determinación de requerimientos

Anticipación de requerimientos
Investigación de requerimientos
Especificación de requerimientos
Prever las características del sistema con base en la
experiencia previa. Esto puede llevar al analista a
investigar áreas y aspectos que de otra forma no serían
tomados en cuenta. También puede producir el sesgo.
Estudio y documentación del sistema actual utilizando
para ello técnicas para hallar los hechos, análisis de flujo
de datos y análisis de decisión.
Análisis de los datos que describen el sistema para
determinar qué tan bueno es su desempeño, que
requerimientos se deben satisfacer y las estrategias para
alcanzarlos.
1- Análisis de datos basados en hechos reales.
2- Identificación de requerimientos esenciales
3- Selección de las estrategias para satisfacer los
requerimientos.

Requerimientos básicos.
Los analistas estructuras su investigación al buscar respuestas a las siguientes cuatro importantes
preguntas:

- ¿Cuál es el proceso básico de la empresa?

 - ¿Qué datos utiliza o produce este proceso?
- ¿Cuáles son los luministas impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?
- ¿Qué controles de desempeño utiliza?

Comprensión del proceso

- ¿Cuál es la finalidad de esta actividad dentro de la empresa?
- ¿Qué pasos se siguen para llevarla a cabo?
- ¿Dónde se realizan estos pasos?
- ¿Quiénes los realizan?
- ¿Cuánto tiempo tardan en efectuarlos?
- ¿Con cuanta frecuencia lo hacen?
- ¿Quiénes emplean la información resultante?

Ejemplo: pág. 125. Análisis y diseño de sistemas de información. Senn

Supóngase que un analista emprende la investigación de un sistema para reabastecer inventarios,

algo de lo que conoce muy poco. ¿Por dónde debe comenzar? A continuación, algunas de las
preguntas y respuestas a realizar:
- ¿Cuál es la finalidad del sistema de reabastecimiento de inventarios? Asegurar la
existencia de cantidades adecuadas de materiales y artículos en el almacén sin que estas
se vuelvan excesivas y, por tanto, costosas.
- ¿Qué pasos se siguen para reabastecer el inventario? Comprobar en forma manual las
existencias. Determinar las necesidades futuras y los tiempos óptimos para solicitar los
pedidos. Determinar las cantidades de artículos y materiales de los pedidos.
- ¿Dónde se realiza esta actividad? El departamento de compras utiliza la información
proporcionada por el personal de producción, ventas e inventarios, así como sus propios
registros, para hacer los pedidos y formular predicciones con anticipación.
- ¿Quiénes realizan esta actividad? Los gerentes de compras se encargan de aprobar todos
los pedidos. Los gerentes de inventarios reúnen todas las instrucciones para la compra y
escriben las solicitudes de pedido.
- ¿Cuánto tiempo toma esta actividad? Para pedidos simples y de rutina el proceso puede
tomar unos cuantos minutos o quizá varias horas para pedidos de artículos nuevos, de
alto costo o bajo otras circunstancias especiales.
- ¿Con cuánta frecuencia se realiza esta actividad? En forma continua. Siempre se piden
diversos artículos.
- ¿Quiénes utilizan la información resultante? La información generada por este proceso
se emplea para administrar inventarios, servicios de calendarización de compras e
información relacionada con el reabastecirniento del inventario.
Nótese cómo las respuestas rápidas a estas preguntas proporcionan un conocimiento amplio de
todo lo relacionado con el reabastecimiento del inventario y muestra que el objetivo de este
proceso es mucho más amplio que la compra de artículos para el almacén.
Pero los analistas no se detienen aquí. Todavía no existe suficiente información para comprender
en su totalidad el sistema de reabastecimiento de inventarios.
Más bien lo que se tiene son los antecedentes permiten a los analistas formular preguntas más
detalladas.
Identificación de datos empleados e información generada
Se debe detectar cuales datos se son utilizados para llevar a cabo cada actividad, además de lo
anterior muchas transacciones comerciales producen información útil para los gerentes cuando
estos evalúan el desempeño de empleados, negocios y sistemas.

Frecuencia y volumen del proceso

Los analistas deben investigar con cuanta frecuencia se repite una actividad, conocer esta
información puede llevar al analista a considerar más preguntas importantes para determinar la
razón de esa frecuencia y su efecto sobre las actividades de la empresa.

Identificación de controles
Los analistas deben examinar los métodos de control durante la etapa de análisis, al saber si existen
estándares de desempeño, quien realiza las labores de revisión y control, como se corrigen los
errores, que tantos errores se producen y con qué frecuencia. La debilidad de los controles es un
descubrimiento de suma importancia en el análisis.

Requerimientos de las transacciones de los usuarios

Los sistemas a nivel de transacciones, capturan, procesan y almacenan datos por alguna razón.

Diferencias entre sistemas de transacciones y sistemas de toma de decisiones

Actividades en el procesamiento de Actividades de la toma de decisiones
transacciones
Bien estructuradas Estructuradas por los individuos
Siguen rutinas bien definidas Carencia de rutinas
Ocurren con frecuencia Se presentan en forma irregular
Son muy predecibles Son impredecibles
Cambian con poca frecuencia Cambian de manera continua
Presentan necesidades de datos muy Necesidades de datos determinados por los
estructuradas individuos
Tratan con eventos reales Enfocan en el pasado, el presente y el futuro
Capturan y procesan datos Utilizan los datos existentes y otros nuevos
Hacen hincapié en los detalles Requieren de una perspectiva amplia que
utiliza resúmenes de todos los detalles.

Para entender los requerimientos de las transacciones, los analistas sin lugar a dudas formularan
preguntas tales como las siguientes:

1- ¿Qué es lo que forma parte de la transacción que está siendo procesada?

2- ¿Qué es lo que inicia la transacción?
3- ¿Con que frecuencia ocurre la transacción?
4- ¿Qué volumen tiene cada transacción?
5- ¿Existen diferentes condiciones que afectan la transacción?
6- ¿Qué detalles son necesarios para procesar la transacción?
7- ¿Qué información se genera? ¿Qué datos se guardan?
Requerimientos de decisión de los usuarios
A diferencia de las actividades de transacción, las relacionadas con decisiones no sigue un
procedimiento específico. Las rutinas no son muy claras, pueden integran información para la toma
de decisiones que involucren el pasado, presente y futuro.

Algunos sistemas se ven afectados por datos externos que deben tomarse en cuenta también.

Los analistas deben formular preguntas como las anteriores, pero además algunas del siguiente
modo:

1- ¿Qué información se utiliza para la toma de decisiones?

2- ¿Cuál es la fuente de la información? ¿Qué sistemas transaccionales producen los datos
utilizados en el proceso de toma de decisiones?
3- ¿Cómo se deben procesar los datos para producir la información necesaria?
¿Cómo debe presentarse la información?

Estas preguntas también señalan la relación entre los sistemas de transacciones y los de decisiones.
Se define que información valiosa se está perdiendo debido a que los sistemas de transacciones no
la están capturando.

Requerimientos de toda la organización

En las empresas, los departamentos dependen unos de otros para brindar servicios, fabricar
productos o satisfacer a los clientes. Por consiguiente, el trabajo hecho en un departamento afecta
al de los otros. Cuando los analistas estudian sistemas para un departamento también deben
evaluar las implicaciones para los demás departamentos con los que interactúa el sistema bajo
investigación.

Algunas veces los sistemas abarcan el trabajo de varios departamentos. Es responsabilidad de

analista identificar las dependencias entre departamentos y determinar cómo los afecta en un
proyecto de sistemas.

Preguntas que se deben contestar al desarrollar un perfil del sistema

El analista debe dar respuesta a las siguientes preguntas para desarrollar un perfil completo del
sistema bajo investigación.
Volumen ¿Cuál es el volumen de actividades que se presentan?
¿Con que frecuencia ocurren las actividades?
¿Ocurren las actividades de acuerdo con un ciclo?
Control ¿Qué áreas necesitan un control especifico?
¿Cuáles son los métodos de control utilizados?
¿Qué criterios se emplean para medir y evaluar el desempeño?
¿Qué métodos se emplean para detectar lagunas en los controles?
¿Se toman precauciones específicas de seguridad para protección contra una
actividad impropia?
¿Existen métodos para evadir el sistema? ¿Por qué se presentan?
Procesos ¿Qué procesos, pasos o funciones constituyen esta actividad?
¿Qué es lo que da inicio a la actividad?
¿Cuánto tiempo tarda cada actividad? ¿Qué factores intervienen en la duración de
la actividad?
 ¿Cuánto tiempo tarda cada actividad? ¿Qué factores intervienen en la duración de
la actividad?
¿Qué retrasos ocurren o pueden ocurrir?
¿Cómo interactúan los elementos entre sí?
¿Cuál es el costo de la operación del sistema?
¿Se satisfacen los objetivos específicos de la gerencia?
Datos ¿Qué datos entran al sistema y cuál es su origen?
¿En qué forma se reciben los datos del sistema? ¿En qué forma son almacenados?
¿Qué datos son almacenados en el sistema o como parte de las actividades del
mismo?
¿Quiénes utilizan la información generada por el sistema? ¿Con que finalidad la
utilizan?
¿Qué es lo que no se utiliza?
¿Qué datos faltan con mayor frecuencia?
¿Existen datos desarrollados o empleados sobre una base ad hoc?
¿Qué tablas de referencia, diagramas u otros datos se utilizan?
¿Cómo están codificados o abreviados los datos y sus actividades?
Otros ¿Quiénes son las personas clave en el sistema? ¿Por qué son importantes?
¿Qué obstáculos o influencias de tipo político afectan la eficiencia del sistema?