Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG): instrumento para la modernización en la gestión

pública, una perspectiva del Distrito Capital

Módulo 2. Política de gestión documental

Antecedentes normativos nacionales y distritales

A nivel nacional se encuentra la siguiente normatividad en cuanto a la política de Archivo y gestión

documental:
- Constitución Política de 1991: destacando los artículos 20, 70,72 y 74.
- Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos: es la norma fundamental que regula la administración de los
archivos en Colombia. Su ámbito de aplicación abarca toda la administración pública, incluyendo las tres ramas
del poder público, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los particulares que poseen
archivos de interés cultural. Su objetivo es lograr el desarrollo integral y optimizar la gestión de los archivos
en Colombia, abarcando el ciclo vital de los documentos, es decir, desde su producción, su trámite natural y
su disposición final, ya sea para su conservación o eliminación, independiente del formato y soporte donde se
halle registrada la información.
- Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura”, en
especial el Capítulo II Patrimonio Archivístico. Aquí se encuentran compilados los siguientes decretos:
 Decreto 2578 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la
Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones
relativas a la administración de los archivos del Estado”
 Decreto 2609 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado.” Este Decreto establece como componentes de la
política de la gestión documental, los siguientes:
 Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades
públicas.
 Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
 Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de
la información, independiente de su soporte y medio de creación.
 Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
 La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina
de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
La política de archivo se relaciona e integra con las demás políticas del Estado tales como Ley de Transparencia,
Gobierno en Línea, etc.
La gestión documental, es responsabilidad de todos los servidores públicos del Estado, y sus acciones frente
a cada uno de los documentos a su cargo independiente del rol que tengan dentro de la entidad, se
encuentran delimitados y establecidos por la ley, así:
Ley 594 de 2000, artículo 15 establece que los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares,
entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y
procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración de
responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Que los documentos y archivos son
indispensables para garantizar la continuidad de la gestión pública.
Ley 734 de 2002, numeral 5 del artículo 34 establece como deberes de todo servidor público el de "Custodiar
y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización
indebidos".
Ley 734 de 2002, numeral 13 del artículo 35 señala que le está prohibido a los servidores públicos "Ocasionar
daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su
poder por razón de sus funciones".
Código de Procedimiento Civil, el numeral 13 del artículo 35: “el Documento Público es el otorgado por
funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención"; y en concordancia con el artículo 14 de la
Ley 594 de 2000, "la documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste
ejercerá el pleno control de sus recursos informativos". Por lo tanto, el servidor público al desvincularse de
sus funciones titulares no podrá retirar de la entidad pública documento o archivo alguno, so pena de incurrir
en falta contra el patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el
artículo 35 de la Ley 594 de 2000.
El Código Penal dentro del Título IX de "Delitos contra la Fe Pública", artículo 292 establece las sanciones para
hechos de destrucción, supresión u ocultamiento de documento público.