Tema 3 Gestor de Proyectos

OFIMÁTICA
TEMA 3: GESTOR DE PROYECTOS

AC: CIENCIAS COMPUTACIONALES
DEPARTAMENTO: CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN
Gestor de Proyectos
CURSO DE NIVELACIÓN POR CARRERAS
Índice Pág.
3.1 Fundamentos de Proyectos 02

3.1.1 Administración de proyectos, conceptos generales 02
3.1.2 Elementos, fases y visualización 03
3.1.3 Personalización del calendario de trabajo 11
3.2 Manejo de tareas y programación de recursos, costos 13
3.2.1 Planificación de proyectos 13
3.2.2 Colocación de actividades, duración 14
3.2.3 Identificación de Hitos 21
3.3 Uso de la herramienta para la administración de los Proyectos 23
3.3.1 Ruta crítica 23
3.3.2 Diagramas 27
3.4 Ajustes del proyecto 30
3.4.1 Ajuste del tiempo 30
3.4.2 Ajuste del costo 35
3.5 Informes 39
3.5.1 Tipos de informes 39
3.5.2 Creación de informes 40
3.6. Seguimiento de un proyecto 46
3.6.1 Pasos para realizar el seguimiento de un proyecto 46
3.6.2 Cronograma de obra programada vs ejecutada 47
Recursos complementarios/videos 52
Actividades de trabajo autónomo 53
Bibliografía 56
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Gestor de Proyectos
3.1 Fundamentos de Proyectos
3.1.1 Administración de proyectos, conceptos generales
Qué es un Proyecto
Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a
alcanzar un objetivo claro, y realizados por personas dentro de unos parámetros establecidos,
tales como tiempo, costo, recursos y calidad. https://obsbusiness.school/es/blog-project-
management/administracion-de-proyectos/que-es-un-proyecto-una-definicion-practica
Por otro lado, un proyecto se diferencia de un proceso, ya que siempre hay un punto en el que un
proyecto se termina y se ha alcanzado el objetivo; además todo proyecto es único y flexible. En
cambio un proceso no es único, pues pude aplicarse a varios proyectos; además tiene naturaleza
estática, en definitiva, un proceso tiene que ver con la parte metodológica aplicada a uno o varios
proyectos.
Administración de proyectos
El volumen de trabajo, sumado a unas variables y unos requisitos cada vez más complejos han
dado lugar a que cada vez más empresas e instituciones administren su trabajo por proyectos. En
consecuencia, la administración de proyectos es la técnica o metodología utilizada para alcanzar
objetivos en un tiempo estimado. https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/administracion-proyectos
Trabajar utilizando una correcta administración por proyectos supone una gran ventaja si
queremos mejorar la productividad de la empresa y obtener rutas de trabajo óptimas para los
recursos con los que se cuenta. Así pues, administrar proyectos significa también llevar una
gestión equilibrando y separando las urgencias de las tareas que realmente son importantes para
el cliente. Cada proyecto tiene unas características diferentes, lo que lleva a ajustarse más a las
expectativas de cada cliente o dueño del proyecto.
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Gestor de Proyectos
En consecuencia, los principales objetivos de la administración de proyectos son:

 Aumento de productividad
 Eficacia de resultados dirigido a las exigencias del cliente
 Control de riesgos
 Gestión de costes y plazos
3.1.2 Elementos, fases y visualización

Existen herramientas automatizadas pagadas y gratuitas que permiten planificar y administrar
proyectos. Entre las herramientas pagadas se puede mencionar: monday.com, Hive, GanttPRO,
ProjectManager, Forecast, Smartsheet, TeamGantt, Wrike, Merlin Project (Mac), etc. La
herramienta más utilizada, de naturaleza pagada, es Micosoft Project. No obstante, existen varias
alternativas gratuitas como: https://www.calidadytecnologia.com/2014/04/herramientas-Open-Source-Gestionar-
Proyectos.html OpenProject, ProjectLibre, ProjectOpen, Open Workbench, Trello, RedMine,
TeamWork Project, Collabtive, IceScrum, TaskJuggler, Archievo, dotProject.net, GanttProject,
Project HQ, OpenPPM, entre otras.
Indistintamente del tipo de herramienta utilizada para la gestión automática de proyectos, todas
manejan los siguientes conceptos:
Fases de un proyecto
Sea cual sea el proyecto, siempre tienen lugar cuatro fases durante su puesta en marcha. En
muchos casos reciben nombres diferentes:
 Evaluación inicial:
Antes de elaborar y poner en marcha cualquier tipo de proyecto, lo primero que se debe hacer es
realizar es un análisis exhaustivo de las necesidades detectadas y una reflexión sobre el origen,
las causas y cómo se va a actuar.
 Planificación:
Una vez detectadas las necesidades y analizado el origen, es el momento de la planificación, es
decir, de diseñar el proyecto. Para ello, habrá que definir los objetivos que se persiguen, las fases
por las que se van a pasar, la duración del proyecto, los recursos necesarios, los métodos que se
van a utilizar, el seguimiento que se llevará a cabo, la organización de los equipos de trabajo, los
costes y la financiación, las estrategias de comunicación que se utilizarán o los indicadores que
se tendrán presentes para la evaluación.
 Puesta en marcha del proyecto:
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Gestor de Proyectos
Una vez realizada la planificación, se podrá ejecutar el proyecto. Es el momento de llevar a cabo
cada uno de los pasos establecidos y de realizar todas las estrategias y actividades que se han
programado. En esta fase, el seguimiento y la evaluación continua son fundamentales para
asegurar el éxito del proyecto, ya que permiten introducir las mejoras necesarias en cada
momento.
 Evaluación final:
La última fase, una vez finalizado el proyecto, será la evaluación de los resultados obtenidos, es
decir, si los objetivos que se plantearon inicialmente se han alcanzado y en qué grado. Además,
en esta fase, lo ideal es realizar un análisis de los resultados, en el que se reflejen tanto las
dificultades encontradas por el camino como la forma en que se han superado.
Elementos de un proyecto
En términos generales, la planificación de un proyectos presupone las siguientes

consideraciones: http://www.pcmanagement.es/editorial/planificacion%20proyectos%20microsoft%20project.pdf
- Complejidad del proyecto. Las preguntas a plantearse son: ¿Requerirá el proyecto
bastante planificación? ¿Cuántas personas se requerirán? ¿Cuántas tareas dependen de
otras?
- Identificación de restricciones. Limitan el alcance del proyecto, así tenemos: costos,
fechas, u otras restricciones de tiempo.
- Definición del objetivo. Aquí se debe incorporar el alcance, recursos, tiempos, criterios de
finalización del proyecto.
Una vez definido el objetivo de un proyecto, será necesario estructurarlo mediante la identificación
de los siguientes elementos:
 Tareas. Todo proyecto puede ser dividido en una serie de tareas bien definidas; cada tarea
tiene un cierto tiempo para ser completada. Algunas tareas pueden ser ejecutadas
simultáneamente, mientras que otras necesitan ser ejecutadas en una secuencia
específica.
 Hitos. Son los objetivos intermedios que pueden ser utilizados para controlar el progreso
del proyecto antes de que finalice.
 Recursos. Cada tarea require de la disponibilidad de los recursos adecuados, tales como
personas, herramientas, entre otros.
En el caso de Microsoft Project, la aplicación muestra (por defecto) la siguiente interfaz de trabajo:
Gráfico No. 1
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Gestor de Proyectos
Gráfico No.1: Ambiente de trabajo cuando se abre la aplicación Project
Para la creación de tareas en Project, siga los siguientes pasos:

https://support.microsoft.com/es-es/office/tareas-b%C3%A1sicas-en-project-8fdbf020-a9e1-45e4-bf15-23a8d2b6797d
1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.
2. Escriba un nombre en el primer campo de nombre de tarea vacío en la parte inferior
de la lista de tareas y presione Enter. Puede llenar la infomación adicional como:
duración, comienzo (fecha de inicio), entre otras. Gráfrico No. 2
Gráfico No.2: Ingreso de tareas de un proyecto con sus respectivas duraciones y fechas de inicio
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Gestor de Proyectos
Mediante la aplicación o anulación de sangrías a las tareas se puede gestionar la jerarquía de

tareas (Tareas de esquema). Una tarea con sangría se convierte en una subtarea de la anterior a
ella que, a su vez, se convierte en una tarea de resumen. Para tal efecto, puede ejecutar los
siguientes pasos: (Gráfico No. 3)
1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. En la columna nombre de tarea , haga clic en la tarea a la que desea aplicar sangría.
3. Haga clic en tarea > sangría de la tarea . La tarea se convierte en una subtarea.
4. Haga clic en anular la sangría de tarea para mover la tarea a la parte superior de la
tarea. Ya no es una subtarea.
Gráfico No.3: Creando subtareas y tareas principales
Para agregar un hito o punto de control con duración cero, siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en Vista y, a continuación, en el grupo vistas de tareas , haga clic en Diagrama
de Gantt.
2. Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o elija una tarea que desee convertir en
un hito.
3. Escriba 0 en el campo duración y, a continuación, presione Entrar.
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Gestor de Proyectos
4. El símbolo del hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.
A veces un hito lleva tiempo. Por ejemplo, el proceso de aprobación al final de una fase puede
tardar una semana, por lo que ese hito debería tener lugar a lo largo del tiempo, como una tarea
normal. En tal caso, siga el siguiente procedimiento:
1. Haga clic en Vista y, a continuación, en el grupo vistas de tareas , haga clic en Diagrama
de Gantt.
un hito.
3. Seleccione el hito y, a continuación, haga clic en tarea. En el grupo propiedades, haga clic
en información de la tarea.
4. Haga clic en la pestaña avanzado y, a continuación, escriba la duración del hito en el

cuadro duración.
5. Marque la opción tarea como hito y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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En el diagrama de Gantt, el símbolo del hito aparece en el último día de la tarea. No aparece
como una barra, aunque tiene duración.
Para crear recursos del proyecto (Gráfico No. 4), siga los siguientes pasos:
Gráfico No.4: Pestaña Recurso y herramienta Organizador de equipo
1. Clic en pestaña Vista.

2. Haga clic en la opción hoja de recursos.
3. Escriba la información de los recursos que se utilizarán en el proyecto.
Para escribir información de personas nuevas:
1. Ir a pestaña Recurso > Organizador de equipo > Hoja de recurso

2. Luego vaya a opción Agregar recursos > Recurso de trabajo
3. Llene la información correspondiente (Gráfico No. 5)
Haga clic en Agregar recursos > Recurso de trabajo > Agregar nombre y detalles de recursos
(Gráfico No. 5):
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Gestor de Proyectos
Gráfico No.5: Agregando información de nueva persona para el proyecto
Nota: Los recursos creados en la hoja de recursos, podrán ser compartidos con otros proyectos si
así se lo requiere.
Visualización
Principalmente hay dos herramientas básicas de visualización que ayudan a conseguir las
respuestas requeridas durante el proyecto. El diagrama de Gantt indica cuándo están
programadas las tareas. El diagrama Pert le ayuda a comprender la relación entre tareas. En el
caso de Microsoft Project, una vez creadas las tareas, para poder mostrar cualquiera de estos
diagramas se debe ejecutar el siguiente procedimiento:
 Ir pestaña Recurso > Organizador de equipo > clic en icono triángulo negro > escoger el
diagrama que necesite(Ver Gráficos No. 6, 7 y 8)
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Gestor de Proyectos
Gráfico No.6: Luego de hacer clic en ícono encerrado en rojo, se muestra algunas herramientas
Gráfico No.7: Ejemplo de un diagrama Gantt, donde se muestra la secuencia temporal de tareas
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Gráfico No.8: Ejemplo de un diagrama Pert o de red, donde se muestran relaciones entre tareas
Nota: También puede desplegar la visualización de Gantt o Red en Project escogiendo la pestaña
Vista; incluso se puede desplegar una visualización combinada activando la casilla Detalles de la
misma pestaña.
3.1.3 Personalización del calendario de trabajo
Project incluye algunos calendarios básicos, de forma predeterminada:

https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-calendario-base-nuevo-674cb99d-f2b0-4e85-b07e-
84105d540dcb#:~:text=Haga%20clic%20en%20Proyecto%20%3E%20Propiedades,%2C%20a%20continuaci%C3%B3n
%2C%20en%20detalles.
 Estándar: 8:00 a 17:00, con una pausa de una hora del almuerzo en 12PM.
 24 horas: 12AM a 12AM, todos los días.
 Turno de noche: 11PM a 8:00, con un salto de una hora en 3AM.
Además, usted puede ajustarlos para su proyecto o crear un nuevo calendario. Para crear un
calendario, realice el siguiente procedimiento:
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Gestor de Proyectos
1. Haga clic en Proyecto > Propiedades > Cambiar calendario laboral.
2. Haga clic en crear nuevo calendario.
3. Asigne un nombre al nuevo calendario, seleccione crear nuevo calendario base y, a

continuación, haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en la pestaña semanas laborales y, a continuación, en detalles.
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5. Seleccione los días en los que quiera cambiar los períodos laborables y, después, elija si
quiere que sea período laborable o no laborable.
6. Si elige Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos, use la

columna De y Hasta para establecer los períodos laborables de los días seleccionados.
7. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral y,
después, vuelva a hacer clic en Aceptar.
Nota: Para que el nuevo calendario base esté disponible para que otros proyectos lo
usen, guarde el proyecto como una plantilla de modo que esta programación de trabajo estará
disponible para cada nuevo proyecto creado con esa plantilla.
3.2 Manejo de tareas y programación de recursos, costos
3.2.1 Planificación de proyectos

Como se mencionó anteriormente, todo proyecto está formado por: tareas, hitos y recursos. A
continuación se detallan estos elementos.
Definición de tareas/actividades del proyecto
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Gestor de Proyectos
La identificación de las tareas o fases es un paso muy importante en la planificación de un

proyecto. Una vez identificadas, se descompone cada elemento; por ejemplo, si está planificando
una fiesta, los elementos principales podrían ser la comida, el local, y las invitaciones. Entonces
podría desglosar el elemento comida identificando tareas como la localización de los servicios de
catering, entrevistarlos o probar las especialidades de cada uno.
https://feparunsa.files.wordpress.com/2013/08/manual_formulacion.pdf
Al identificar las tareas, debe organizarlas en una jerarquía o esquema, también llamada
Estructura de Descomposición del Trabajo (Work Breakdown Structure o WBS). La WBS lista las
tareas a realizar en una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto. Algunas tareas se
ejecutan en forma secuencial, mientras otras en forma simultánea. Por ejemplo, los cimientos de
un edificio tienen que construirse antes que las paredes (secuencia); la instalación de las
conducciones de agua y electricidad, pueden hacerse al mismo tiempo (simultáneamente).
Al crear la lista de tareas, hay que identificar también las duraciones. Generalmente, para la
estimación de duración de tareas se recurre a cuatro fuentes: 1) información histórica, 2)
participación, 3) intuición o 4) indeterminación. La duración más fiable se obtiene a partir de
datos históricos recogidos por su empresa o una consultoría reconocida. La siguiente duración
más fiable se obtiene mediante la participación de alguien que ha realizado tareas similares
anteriormente.
3.2.2 Colocación de actividades, duración
Consideraciones preliminares de un proyecto
Un nuevo proyecto en Microsoft Project puede crearse desde cero o utilizando una plantilla
(Gráfico No. 9). La plantilla predeterminada que se abre es la plantilla de la información global de
empresa (esta plantilla contiene vistas, tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de
la organización. Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organización. Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente. El proyecto
puede incluir y mostrar vistas, tablas, campos y otros elementos diferentes.
https://feparunsa.files.wordpress.com/2013/08/manual_formulacion.pdf
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Gestor de Proyectos
Gráfico No.9: Creación de un nuevo proyecto Microsoft desde la pestaña Archivo
Es importante la inclusión de la información del proyecto ya que de ella depende la normal

consecución del proyecto. En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto, el calendario
con el que se va a trabajar en general el proyecto, etc. A continuación se presenta la manera de
escribir esta información en Microsoft Project (Gráfico No. 10).
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Gestor de Proyectos
Gráfico No.10:Opción para llenar información importante del proyecto
A continuación se puede asignar el Calendario laboral del proyecto, en donde se podrá definir
días hábiles, festivos, jornadas de trabajo, etc. Para tal efecto, en la pestaña Proyecto seleccione
el botón Cambiar tiempo de trabajo (Gráfico No. 11), luego editar la información correspondiente
en la ventana que se abre (Gráfico No. 12)
Gráfico No.11: En rojo se resalta la opción Cambiar tiempo de trabajo
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Gestor de Proyectos
Gráfico No.12: Ventana para editar calendario laboral
Tipos de tareas/actividades en Project
 Tareas de Resumen: Tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el
subMenú esquema del menú Proyecto para crear tareas de resumen. Project determina
automáticamente la información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el
costo) basado en la información obtenida de las subtareas.
 Tareas Normales: Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto, y que no
hacen parte de la ruta crítica, es decir, que tiene algún tiempo de holgura que les permite
retrasarse sin que se retrase el proyecto. Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo
de holgura, la tarea se convierte en tarea crítica.
 Tareas Críticas: Las tareas críticas son aquellas que deben ser completadas según la
programación para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crítica se retrasa,
también se retrasa la finalización del proyecto. El conjunto de tareas críticas se conoce
como Ruta Crítica. Si es importante que el proyecto termine según la programación, ponga
atención a las tareas de la ruta crítica y a los recursos asignados a ellas. Estos elementos
determinan si el proyecto terminará a tiempo.
 Tareas Hitos: Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto, tal como un
entregable o un punto de decisión y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto.
17
Gestor de Proyectos
Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. También puede
marcar cualquier otra tarea de cualquier duración como hito.
 Tareas Repetitivas: Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repetición y
fechas fijas para su realización.
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea, Microsoft Office Project 2010 alarga o
reduce la duración de ésta basándose en el número de recursos asignados a dicha tarea, pero no
cambia el trabajo total de la misma. Este procedimiento se denomina programación condicionada
por el esfuerzo y es el método predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a
tareas.
El trabajo es la cantidad de esfuerzo, o el número de horas, dedicado por un recurso a una tarea.
El trabajo total de una tarea está determinado por la duración esperada de una tarea y la
asignación inicial de recursos. Aunque se agreguen recursos a una tarea, el trabajo total
permanece inalterado. Sin embargo, SÍ cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea.
 Tareas de unidades fijas: Es el tipo de tarea por defecto. Significa que los recursos
asignados permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea. Si está
condicionado por el esfuerzo, la asignación de recursos adicionales reducirá la duración de
la tarea.
Utiliza la fórmula Unidades = Trabajo / Duración
 Tareas de duración fija: Tarea en la que la duración es un valor fijo que no resulta afectado
por los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir, los
recursos). Si está condicionado por el esfuerzo, la asignación de recursos adicionales
reducirá los valores unitarios individuales de los recursos.
Utiliza la fórmula Duración = Trabajo / Unidades
 Tareas de trabajo fijo: Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duración de la tarea ni por el número de
unidades (o recursos) asignados. Si está condicionado por el esfuerzo, la asignación de
recursos adicionales reducirá la duración de la tarea.
Utiliza la fórmula Trabajo = Duración * Unidades
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Gestor de Proyectos
Nota: Si lo requiere se puede desactivar la programación condicionada por el esfuerzo, en cuyo

caso aplique el siguiente procedimiento:
1. En la pestaña de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programación condicionada por el esfuerzo.
3. Haga clic en la pestaña Tareas, seleccione el botón Información y luego, haga clic
en la ficha Avanzado.
4. Desactive la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo.
5. También puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea.
Bajo estas consideraciones se pueden ingresar las actividades tal como se refirió anteriormente,
es decir, se debe aplicar el siguiente procedimiento:
1. En la pestaña de Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea.
3. Presione la tecla Enter.
4. En el campo Duración, escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m),
horas (h), días (d) o semanas (s). Escriba los incrementos menores, como medio
día, con el formato 0,5 días. Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la
cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea. Si es necesario, puede revisar
estas estimaciones más adelante.
Nota: Cuando cree una tarea, no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
y/o Fin. Microsoft Project calculará las fechas de comienzo y fin en función de las relaciones entre
tareas que haya especificado.
Esquematizar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas, organice y agregue una estructura al
proyecto aplicando esquemas. Éstos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas, o bien para
mostrar la relación entre ellas. Una estructura detallada del trabajo (WBS en inglés) puede
ayudarle a crear una lista de tareas al tomar una descripción de nivel alto del trabajo y dividirla en
componentes. Por ejemplo, la descripción de nivel alto del trabajo "Remodelación de una cocina"
incluye trabajos de nivel inferior como la instalación de armarios, de un lavaplatos y de unos
gabinetes. "Remodelación de una cocina" se considera una fase o tarea de resumen. El nivel más
bajo de la EDT, la instalación de componentes, son tareas o subtareas. En algunas
organizaciones, las tareas también pueden llamarse bloques o paquetes de trabajo.
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Gestor de Proyectos
Para crear un esquema aplique una sangría a las tareas que compartan características o que
vayan a completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen (Gráfico No. 13).
También puede utilizar las tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias
del proyecto. Las tareas de resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas, que
son las tareas agrupadas dentro de ellas. Se pueden aplicar sangrías (niveles) a las tareas tantos
niveles como sea necesario para reflejar la organización del proyecto
Gráfico No.13: Ejemplo de un esquema de tareas (WBS)
Una vez creados los esquemas se pueden mostrar u ocultar tareas de manera más controlada.
Para tal efecto, siga el siguiente procedimiento:
1. En la pestaña Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen que contenga
las subtareas que desee mostrar u ocultar.
3. Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar
subtareas para ocultar las subtareas.
4. Para mostrar todas las subtareas, haga clic en Mostrar y, a continuación,
haga clic en Todas la subtareas (Gráfico No. 14)
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Gestor de Proyectos
Gráfico No.14: Visualización y ocultamiento de tareas usando esquemas
3.2.3 Identificación de Hitos
Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en
el proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con
el proyecto y constituyen un trabajo de duración cero porque simbolizan un logro, un punto, un
momento en el proyecto. Sin embargo, puede haber hitos con duraciones diferentes de cero, por
ejemplo, el proceso de aprobación final de una fase puede llevar algún tiempo.
https://sites.google.com/site/ivangarciasanchez90/objetivos/gestion-tema-9/8o
En el cronograma de un proyecto deberían existir varios hitos que informen la fecha estimada en
que pensamos cumplirlos, y que luego en la ejecución compararemos con la fecha real. En
muchos proyectos, se hace mención solamente de los hitos y es muy común que sólo los hitos le
interesen a un comité de directores que revisa proyectos en una gran organización. En tal sentido,
los hitos son la forma más resumida de monitorear la ejecución de un proyecto. Si alguien se está
construyendo una casa, inmediatamente toda la familia habla de los hitos y no del cronograma: “el
lunes completaron los cimentos”, “la semana que viene terminan de colocar los pisos”, “ese día
estará finalizada la instalación de gas”, etc.
Dentro de los consejos típicos, se recomienda colocar algunos hitos dentro del plan solamente
como señal de que llegamos a un punto importante en el proyecto. Estos hitos servirán como
herramientas de comunicación para los patrocinadores y demás involucrados. De esa manera se
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Gestor de Proyectos
define un tablero de control para todos los proyectos, en el cual se indican, por ejemplo, los hitos
que hemos atravesado, cuál se encuentra cerca, cuál está atrasado, etc.
 Crear un hito con duración cero
La manera más rápida de crear un hito es agregar una tarea sin duración al plan de
proyecto.
1. Haga clic en Vista y, a continuación, en el grupo vistas de tareas, haga clic en Diagrama de
Gantt.
un hito.
3. Escriba 0 en el campo duración y, a continuación, presione Entrar.
El símbolo del hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.
 Agregar un hito con una duración
A veces un hito lleva tiempo. Como se mencionó, por ejemplo, el proceso de aprobación al
final de una fase puede tardar una semana, por lo que ese hito debería tener lugar a lo
largo del tiempo, como una tarea normal.
1. Haga clic en vista y, a continuación, en el grupo vistas de tareas, haga clic en Diagrama de
Gantt.
22
Gestor de Proyectos
un hito.
3. Seleccione el hito y, a continuación, haga clic en tarea. En el grupo propiedades, haga clic
en información de la tarea.
https://support.microsoft.com/es-es/office/agregar-un-hito-583be27b-1659-4a7a-a047-e9b9cb6a4834
3.3 Uso de herramienta para la administración de los

Proyectos
3.3.1 Ruta crítica

Una ruta crítica es una secuencia de tareas o actividades interdependientes que definen el
camino más largo (en tiempo) desde el inicio del proyecto hasta su finalización. De tal modo que
muestra el período de tiempo más corto posible en el que se puede completar el proyecto. Si una
actividad se retrasa, todo el proyecto se retrasa en con ella. Por lo tanto, la identificación de las
actividades críticas que deben completarse antes de la finalización del proyecto es necesaria para
una buena labor de gestión.
https://blog.workep.com/es/gestion-de-proyectos-para-dummies-la-ruta-critica
A continuación se enumeran las razones por las que un gran gestor de proyectos implementa la
ruta crítica:
 Identificación de tareas críticas
Primero, la anterior ayuda en la identificación de las tareas que deben ser gestionadas de
cerca. Si alguna de las tareas en la ruta crítica toma más tiempo que lo estimado,
comienza o termina más tarde de lo planeado, todo el proyecto puede verse afectado.
 Reducir los plazos
Cuando los resultados de la ruta crítica se muestran en una barra, es evidenciable donde
las tareas se ubican en el plazo general. También, las actividades de la ruta crítica junto
con las secuencias de tareas y su duración son visibles. Esto permite una visión en la línea
de tiempo del proyecto.
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Gestor de Proyectos
 Comparación de lo planificado con lo real

La ruta crítica se usa popularmente para comparar el progreso planificado con el
realizado. El gestor de proyecto puede identificar las tareas completadas y pendientes
junto con la duración necesaria. Como resultado, obtiene un calendario actualizado y una
representación visual que permite comparar el progreso planificado con el real.
Método de la ruta crítica (CPM / Critical Path Method)
https://www.wrike.com/es/blog/el-metodo-de-la-ruta-critica-en-la-gestion-de-proyectos-es-tan-facil-como-contar-hasta-
3/
Morgan R Walker de DuPont junto con James E. Kelley Jr. de Remington Rand desarrollaron el
método de la ruta crítica en la década de 1950. Desde el principio, su objetivo es abordar los
desafíos de la gestión de procesos y proyectos complejos.
La ruta crítica es un algoritmo matemático basado en la programación de un conjunto de
actividades. La técnica básica para usar CPM es construir un modelo que incluya:
 Una lista de todas las actividades necesarias para la finalización del proyecto.
 Las dependencias entre las actividades
 La estimación de la duración para cada actividad.
CPM calcula la ruta más larga de las actividades planificadas con estos valores junto con
los puntos más tempranos y más recientes de cada una de las actividades, de principio a fin. Y lo
hace sin alargar el proyecto mientras determina las actividades críticas.
Tomemos un ejemplo simple de colgar una foto en la pared para comprender mejor el método de
la ruta crítica. Primero, define y enumera todas las tareas que deben realizarse para la finalización
del proyecto:
1. Seleccione un lugar en la pared
2. Comprar tornillos
3. Elige una foto para enmarcarla.
4. Taladrar un agujero
5. Atornille los tornillos
6. Cuelga la foto enmarcada
Las anteriores tareas y sus dependencias se muestran en la siguiente tabla:
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Gestor de Proyectos
Actividad Depende de
1 Seleccione un lugar en la -
pared
2 Comprar tornillos -
3 Elige una foto para -

enmarcarla
4 Taladrar un agujero 1 Seleccione un lugar en la
pared
5 Atornille los tornillos 2 Comprar tornillos
6 Cuelga la foto enmarcada 5 Atornille los tornillos
Podemos ver que algunas de las tareas no pueden comenzar antes de que las otras estén
completas. Algunas tareas dependen de otras. Las acciones 4, 5 y 6 forman una secuencia de las
tareas que deben realizarse en una secuencia particular, una después de la otra. Esto asegura un
resultado exitoso. Este tipo de actividades se denominan actividades secuenciales.
Estas tres tareas, junto con la actividad de inicio de la tarea son los pasos más críticos del
proyecto que se deben tomar para completar el proyecto. (Gráfico No. 15)
Gráfico No.15: Diagrama Gantt con actividades críticas
25
Gestor de Proyectos
Mostrar la ruta crítica en Project

Las tareas que conforman la ruta crítica suelen estar interrelacionadas por dependencias de
tareas. Es probable que haya muchas de estas redes de tareas en todo el plan del proyecto. Una
vez concluida la última tarea de la ruta crítica, el proyecto también habrá finalizado.
https://support.microsoft.com/es-es/office/mostrar-la-ruta-cr%C3%ADtica-del-proyecto-en-el-escritorio-de-project-
ad6e3b08-7748-4231-afc4-a2046207fd86
 Mostrar la ruta crítica en la vista Diagrama de Gantt

La vista Diagrama de Gantt probablemente sea la vista que más use para mostrar la ruta crítica.
1. Elija ver > Diagrama de Gantt.
2. Elija formato y, a continuación, seleccione la casilla tareas críticas.
Ahora, las tareas de la ruta crítica tienen barras de Gantt rojas.
 Mostrar la ruta crítica en otras vistas de tareas

Puede ver la ruta crítica en cualquier vista de tareas resaltándola.
1. En la pestaña Vista, elija una vista del grupo vistas de tareas.
2. En la pestaña Vista, seleccione Crítico en la lista Resaltar. La ruta crítica se muestra en
amarillo.
3. Para ver solo las tareas de la ruta crítica, seleccione la flecha de filtro y, a continuación,
seleccione críticas.
26
Gestor de Proyectos
3.3.2 Diagramas
Como se ha referido los diagramas más importantes de Project son el de Gantt y Red. Las
presentaciones a clientes y ejecutivos deben ser simples y fáciles de entender sin llegar a
tecnicismos muy avanzados. Los gráficos de Gantt de Microsoft Project tienden a ser
complicados, pero el uso del Asistente para diagramas de Gantt que integra esta herramienta nos
ayudará a ser más ágiles a la hora de crearlos.
 Si el asistente para diagramas de Gantt está oculto en Microsoft Project, deberá agregarlo
a la cinta siguiendo estos pasos:
https://support.microsoft.com/es-es/office/utilizar-un-asistente-para-crear-un-diagrama-de-gantt-90ddd935-b0ab-412c-
aebc-874f309f6b26
1. Haga clic en Archivo > Opciones > Personalizar la cinta de opciones.

2. En la columna derecha, haga clic en la pestaña a la que desea agregar el Asistente para
diagramas de Gantt (por ejemplo, Vista) y haga clic en Nuevo grupo.
27
Gestor de Proyectos
3. Para ponerle nombre al nuevo grupo (por ejemplo, Asistentes), haga clic en Nuevo grupo
(personalizado), en Cambiar nombre, escriba el nuevo nombre y haga clic en Aceptar.
4. En la columna izquierda, haga clic en la flecha situada en Comandos disponibles en y, a
continuación, en Comandos que no están en la cinta de opciones.
5. Desplácese hacia abajo en la columna izquierda y haga clic en Asistente para diagramas
de Gantt. Resalte el nuevo grupo creado en el paso 2 (está en la columna derecha), haga
clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.
28
Gestor de Proyectos
6. Haga clic en la pestaña donde colocó el asistente (en este ejemplo, se ha utiliza la
pestaña Vista) y, a continuación, haga clic en Asistente para diagramas de Gantt. Siga los
pasos para crear un diagrama nuevo.
 Para crear un diagrama de Gantt, hay que seguir los siguientes pasos:
https://techlandia.com/grafica-gantt-usando-microsoft-project-como_29161/
1. Abrir Microsoft Project. La interfaz se compone de dos paneles separados. El lado

izquierdo contiene las tareas, su duración, los recursos y sus predecesores. El lado
derecho, que es la gráfica de Gantt, muestra la línea de tiempo de su proyecto, así
como las tareas y recursos.
2. Escriba la tarea debajo de la columna "Nombre de la tarea". Vaya a la columna
"Duración" y haga clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo para seleccionar el
número de días que se necesitarán para completar la tarea.
3. Vaya a la columna "Inicio" y haga clic en la flecha para seleccionar la fecha en la
que quiera que comience la tarea. Ahora vaya a la columna "Fin" para introducir la
fecha de finalización.
4. Diríjase a la columna "Predecesores" e introduzca la información. Es necesario
crear predecesores o dependencias cuando deba completar una tarea en particular
antes de comenzar otra. Por ejemplo, no puede comenzar a editar un guión hasta
que no haya terminado de escribirlo.
5. Vaya a la columna "Recursos" y haga clic en la flecha para seleccionar sus recursos.
Aún si no escribe estos datos en el modo "Recursos", teclee el nombre en el campo.
Presione "Entrar".
6. Visualizar y administrar su proyecto mediante la gráfica de Gantt. Para obtener una
vista más extensa de la gráfica, mueva el ratón a la línea que separa el panel de
tareas/recursos del panel de la gráfica. El cursor cambiará su apariencia. Arrastrar la
línea al lado izquierdo, de manera que tenga una visión más amplia de la gráfica de
Gantt. (Gráfico No. 16)
29
Gestor de Proyectos
Gráfico No.16: Visualización de un diagrama de Gantt
3.4 Ajustes del proyecto

3.4.1 Ajuste del tiempo
Cuando estamos gestionando un proyecto dependiente del tiempo, no siempre se cumplen los
cronogramas establecidos. Si los valores reales han cambiado la programación de las tareas
hasta el punto en que la fecha límite del proyecto no sería satisfecha, tendrá que ajustar la
programación para alinearla con la fecha objetivo. Para facilitar el monitoreo del progreso y hacer
todos los ajustes para alcanzar la fecha límite se pueden utilizar las siguientes técnicas:
 Revisar las fechas límite y la ruta crítica.
 Comprobar y ajustar las delimitaciones de las tareas, dependencias y duraciones.
 Agregar recursos a las tareas.
https://www.pbprojectia.es/6-pasos-ajustar-proyecto-dentro-del-plazo-previsto/
A continuación se muestran algunas acciones que se pueden emprender para llevar a efecto los
ajustes del tiempo.
Revisión del progreso de la programación general
30
Gestor de Proyectos
Para lo cual se revisa las estadísticas del proyecto con el siguiente procedimiento:
1. Ir a la pestaña Proyecto > grupo Propiedades > botón Información del proyecto.
(Gráfico No. 17)
2. Clic en botón Estadísticas.
3. Consulte las estadísticas. (Gráfico No. 18)
Gráfico No.17: Ventana con información general de proyecto Gráfico No.18: Estadísticas del proyectot
Revisión de la rutra crítica

Poner atención a las actividades que forman parte de la ruta crítica (Gráfico No. 19), pues éstas
son las que tienen la mayor incidencia en la finalización del proyecto
31
Gestor de Proyectos
Gráfico No.19: Visualización de actividades en ruta crítica
Revisión del progreso de tareas críticas

Esta revisión es la forma más efectiva de descubrir rápidamente si un proyecto va bien en
dirección de alcanzar su fecha límite. Se pueden aplicar filtros (Gráfico No. 20) para centrarse en
los problemas potenciales del progreso de las tareas, tales como:
 Tareas con retraso o presupuesto sobrepasado.
 Fechas de inicio y fin.
 Progreso retrasado o pospuesto.
 Tareas pospuestas.
 Tareas con fechas fijas.
32
Gestor de Proyectos
Gráfico No.20: Diferentes filtros para visualización de tareas
También se pueden usar los informes (Gráficos No. 21) para listar diversos grupos de tareas,
como por ejemplo: tareas en curso, sin empezar, completadas, etc.
Gráfico No.21: La pestaña Proyecto, presenta la herramienta Informes para ver el estado de las tareas
Visualización de las líneas de progreso

Las líneas de progreso proporcionan una forma gráfica de ver si las tareas se han completado,
están en progreso o retrasadas (no se muestran para las tareas futuras). Los tipos de líneas de
progreso se muestran a continuación (Gráfico No. 22):
33
Gestor de Proyectos
Gráfico No.22: Diferentes formas de la línea de progreso y su interpretación
Para mostrar la línea de progreso, en la pestaña Tarea visualice el Diagrama de Gantt, el Gantt
de Seguimiento. Luego, vaya a la pestaña Formato » clic en Cuadrícula (Gráfico No. 23)» luego
“Líneas de Progreso”, de forma que aparece el cuadro de diálogo correspondiente. (Gráfico No.
24)
Gráfico No.23: Pestaña Formato y la opción Cuadrícula
34
Gestor de Proyectos
Gráfico No.24: Cuadro de diálogo para líneas de progreso, indicamos si desamos mostrar plan real o previsto
Corrección de la programación
Si tenemos que tomar Acciones Correctivas con respecto a la programación en el plan del
proyecto, puede hacer lo siguiente:
 Comprobar las delimitaciones o las dependencias de las tareas para ver qué ajustes se
pueden hacer.
 Agregar recursos para recuperar el tiempo perdido (esto redundará en el costo).
 Recortar el alcance del proyecto para recuperar la programación.
3.4.2 Ajuste del costo
Si el proyecto está delimitado principalmente por el costo, se debe tener cuidado con los rubros
asignados a los recursos, tareas y con los costos estimados del proyecto completo. Existen
varias técnicas para ajustar los costos de forma que se pueda mantener el presupuesto inicial,
entre las que se puede referir:
- Observar las vistas concretas y las tablas para revisar los costos
- Ajustar la programación para reducir los costos
- Ajustar las asignaciones para reducir los costos
Revisión de la variación de costos
Se recomienda utilizar la tabla Costo (Gráfico No. 25) en la pestaña Vista para revisar las
diferencias entre los costos previstos y los costos reales. Esta tabla incluye campos para los
costos previstos, los costos programados totales, los reales, los restantes y las variaciones de
costos.
35
Gestor de Proyectos
Gráfico No.25: Tabla costo para revisar diferencias entre costos previstos y reales
Revisión de costos fuera de presupuesto

Se puede aplicar un filtro a una tarea o a un recurso para ver sólo las tareas o recursos asociados
con costos fuera del presupuesto. Para revisar los costos fuera del presupuesto, se deberá seguir
los siguientes pasos:
 Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » diríjase a Filtro y aparecerá una lista » haga
clic en Más filtros.
 En el cuadro de diálogo Más filtros, haga clic en “Costo mayor que el presupuestado” » y
después clic en Aplicar. (Gráfico No. 26)
36
Gestor de Proyectos
Gráfico No.26: Revisión de costos fuera de presupuesto
Revisión del rendimiento del costo analizando el Valor Ganado

Project contiene 4 tablas de Valor Ganado que puede usar para comparar sus costos esperados
con sus costos reales y son:
 Valor Acumulado para las tareas.
 Valor Acumulado para los recursos.
 Indicadores de costo de Valor Acumulado.
 Indicadores de programación del Valor Acumulado.
Para generar información de Valor Ganado, deberá tener los siguientes elementos:
https://support.microsoft.com/es-es/office/definir-y-guardar-una-l%C3%ADnea-base-ac855151-34f2-42e8-8b05-
c363dced3089
Una Línea Base (versión original del proyecto con duración y costo estimados) guardada.
Recursos asignados a las tareas.
Los costos asociados con los recursos asignados.
La información de progreso real.
Para utilizar el análisis de valor ganado en Project, siga los siguientes pasos:
37
Gestor de Proyectos
1) Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas, luego haga clic en la
pestaña Vista > grupo Datos > Tablas > “Más tablas”.
2) Haga clic en Valor Acumulado, Indicadores de costo de Valor Acumulado o en
Indicadores de programación del Valor Acumulado dependiendo de la información
del Valor Ganado que desee revisar. (Gráfico No. 27)
Gráfico No.27: Activación de opción Valor acumulado
Las tablas de los Indicadores de costo del Valor Acumulado e Indicadores de Cronograma del
Valor Acumulado son similares a la tabla de Valor Acumulado para tareas. La tabla Indicadores de
Costo del Valor Acumulado le permite comparar varios factores de costo relacionados a tareas en
su proyecto. La tabla Indicadores de Programación del Valor Acumulado le permite enfocar los
efectos de las variaciones de efectos de la programación en el costo de su proyecto.
Ajuste del proyecto con el presupuesto
Si necesita tomar Acciones Correctivas en el plan de proyecto para reducir los costos, puede
hacer lo siguiente:
 Volver a comprobar los supuestos de costos.
 Ajustar la programación.
 Modificar la asignación.
 Recortar el alcance.
38
Gestor de Proyectos
Nota: Cuando ajuste el plan de proyecto para conseguir el presupuesto que requiere, se ha de
revisar la fecha límite, la asignación de recursos y el alcance.
3.5 Informes
3.5.1 Tipos de informes
Project incluye herramientas para la generación de informes y paneles que puede usar para
comprobar el estado general de sus proyectos o para ver si determinadas partes del proyecto
están conformes a la programación. Encontrará estos informes y paneles en la pestaña Proyecto
o Informe (depende de la versión de Project) Gráficos No.28 y 29.
https://support.microsoft.com/es-es/office/elegir-el-informe-adecuado-en-project-61324235-aaec-4eef-acab-
4c5245fedaeb
Gráfico No.28: Herramientas para creación de informes en pestaña Proyecto (Project 2010)
Gráfico No.29: Herramientas para creación de informes en pestaña Crear un Informe (a partir de Project 2013)
En general, Project permite los siguientes tipos de informes, mismos que serán descritos más
adelante:
 Informes del panel
 Informe de recursos
 Informes de costos
 Informes de progreso
 Informes propios (con plantillas)
 Informes visuales
39
Gestor de Proyectos
3.5.2 Creación de informes

Informes del panel
Para ver todos los informes del panel, haga clic en Informe > Panel (Gráfico No. 29)
Este informe : Muestra :
Evolución Muestra el trabajo realizado, las tareas

completadas y el trabajo que queda por hacer.
Información Este informe muestra el estado actual de costes de

general de su proyecto y de las tareas de nivel superior.
costos Además, muestra los costes planeados, restantes,
reales, acumulados y de línea de base, así como el
porcentaje de finalización. De este modo, podrá
determinar si su proyecto se ajustará al
presupuesto.
Información Muestra el porcentaje de finalización del proyecto,

general del los próximos hitos y las tareas cuya fecha de
proyecto vencimiento ya se ha cumplido (tareas retrasadas).
Próximas Muestra el trabajo realizado en la semana actual, el

tareas estado de las demás tareas vencidas y las tareas
que comienzan la semana próxima.
Información Muestra una evolución del trabajo del proyecto, así

general del como estadísticas de trabajo de todas las tareas de
trabajo nivel superior para que sepa cuál es porcentaje de
finalización y que tareas están aún pendientes de
realizar.
Informe de recursos
40
Gestor de Proyectos
Para ver todos los informes de recursos, haga clic en Informe > Recursos.
Recursos Muestra el estado de trabajo de todos los

sobreasignados recursos sobreasignados con información
acerca del trabajo real y restante. Gracias a
este informe, podrá intentar resolver estas
sobreasignaciones en la Vista de planeador de
equipo.
Visión general de Muestra el estado de todas las personas

los recursos (recursos de trabajo) que están trabajando en
su proyecto para que sepa qué trabajo falta por
completar y qué tareas están pendientes de
realizar.
Informes de costos
Para ver todos los informes de costos, haga clic en Informe > Costos.
Flujo de caja Muestra los costos y los costos acumulados por

trimestre de todas las tareas de nivel superior.
41
Gestor de Proyectos
Use la opción Lista de campos para mostrar

otros costos u otros periodos de tiempo.
Sobrecostos Muestra la variación de costos de todas las

tareas de nivel superior y recursos de trabajo e
indica en qué punto superan los costes reales a
los costos de línea de base.
Informe de valor Muestra el valor acumulado, la variación y los

acumulado índices de rendimiento durante un tiempo.
Asimismo, compara los costos y las
programaciones con una línea de base con el fin
de determinar si el proyecto cumplirá la fecha
prevista.
Visión general Muestra el estado del costo de los recursos de

de costo de trabajo (personal y material). Asimismo, muestra
recursos los detalles de costos en una tabla y datos de
distribución de costos en un gráfico.
Información Muestra el estado del costo de las tareas de

general de nivel superior. Asimismo, muestra los detalles de
costos de la costos en una tabla y datos de distribución de
tarea costos en un gráfico.
Informes de progreso
Para ver todos los informes de progreso, haga clic en Informe > En curso.
42
Gestor de Proyectos
Este Muestra
informe :
Tareas Este informe muestra todas las tareas con

críticas programación ajustada que figuran como críticas en
la ruta crítica de su proyecto, lo que indica que
cualquier retraso en estas tareas provocará retrasos
en la programación.
Tareas Muestra las tareas que han comenzado o finalizado

retrasadas con posterioridad a las fechas de inicio y finalización
programadas y que cuyo progreso no es el planeado.
Informe de Muestra todas las tareas del proyecto que tienen

hito hitos. Este informe muestra qué tareas tienen
retrasos, qué tareas han vencido o las que se han
completado.
Tareas Muestra todas las tareas del proyecto que están

pospuestas tardando más de lo esperado en completarse y cuya
fecha de finalización es posterior a la fecha de
finalización de línea de base.
Elegir una plantilla de informe para crear informes propios

En caso de que los informes predefinidos no se ajusten a sus necesidades, puede usar una de las
siguientes nuevas plantillas de informes para crear sus propios informes de proyectos.
Para ver todas las plantillas de informes, haga clic en Informe > Nuevo informe.
43
Gestor de Proyectos
Esta plantilla Muestra

de in forme
En blanco Lienzo en blanco.

Utilice la pestaña Herramientas de informe |
Diseño para agregar gráficos, tablas, texto e
imágenes.
Gráfico Muestra un gráfico de los datos de su proyecto que

incluye el trabajo real, el trabajo restante y el
trabajo predeterminado.
Use la Lista de campos para seleccionar distintos
campos para compararlos en el gráfico. Use los
botones situados junto al gráfico para
personalizarlo.
Tabla Tabla de los datos del proyecto que muestra los

campos Nombre, Inicio, Fin y % completado.
Use la Lista de campos para seleccionar distintos
campos para mostrarlos en la tabla. En el cuadro
Nivel de esquema, elija el número de niveles de
esquema que desea mostrar en la tabla. Use las
pestañas Herramientas de tabla para personalizar
la tabla.
Comparación Dos gráficos en paralelo que muestran los mismos

datos del proyecto.
En uno de los gráficos, use la Lista de
campos para elegir los campos que desea que se
muestren en paralelo para compararlos con los
campos del otro gráfico.
Nota: Los informes que cree se mostrarán en la lista de informes personalizados. Para usarlos,
haga clic en Informe > Personalizado.
44
Gestor de Proyectos
Ver informes visuales de forma instantánea en Excel o Visio

A partir de Project 2013, también puede ver datos específicos de proyectos en un informe visual
en Excel o Visio, siempre que tenga estos programas instalados. Para ello,
1. Haga clic en Informe > Informes visuales
2. Seleccione un informe de Excel o Visio para sus datos de proyecto y haga clic
en Ver. Excel creará un archivo de cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP)
local y mostrará los datos en un gráfico dinámico de Excel o en un diagrama
dinámico de Visio.
En el cuadro de diálogo Informes visuales, podrá elegir una de las siguientes plantillas de
informes.
Plantillas de informes de Plantillas de informes de Visio

Excel
 Informe de costo  Informe de línea de base

previsto (sistema métrico o Imperial)
 Informe de trabajo  Informe de flujo de efectivo
previsto (sistema métrico o Imperial)
 Informe de costo  Informe de estado de tareas
45
Gestor de Proyectos
Plantillas de informes de Plantillas de informes de Visio

Excel
presupuestado críticas (sistema métrico o

Imperial)
 Informe de trabajo
presupuestado  Informe de disponibilidad de
los recursos (sistema métrico
 Informe de flujo de
o Imperial)
efectivo
 Informe de estado de los
 Informe de valor
recursos (sistema métrico o
acumulado a lo largo
Imperial)
del tiempo
 Informe de estado de la
 Informe de resumen de
tarea (sistema métrico o
costo del recurso
Imperial)
 Informe de trabajo
restante del recurso
 Informe de
disponibilidad de
trabajo del recurso
 Informe de resumen de
trabajo del recurso
3.6 Seguimiento de un proyecto

3.6.1 Pasos para realizar el seguimiento de un proyecto
Al realizar un seguimiento del progreso de la programación, dos cosas le ayudarán a obtener más
información:
 Crear una línea base antes de que se inicie el proyecto.
 Use las vistas adecuadas para ver cómo están las cosas.
46
Gestor de Proyectos
Si es nuevo en la administración de proyectos o es un experto experimentado, es posible que

tenga tres pasos para realizar el seguimiento del progreso:
https://support.microsoft.com/es-es/office/informaci%C3%B3n-general-realizar-el-seguimiento-del-progreso-a291ec8b-
d405-47c0-8cb3-77560bc918cd
1. Crear una línea base para el proyecto Una vez que haya creado la programación
inicial, cree una línea base para el mismo. Una línea base es una instantánea de su
proyecto antes de que comience. A medida que progresa el proyecto, puede comparar su
progreso con la línea base.
2. Revisar el progreso de la programación regularmente Tenga en el hábito de revisar el
progreso de su programación al menos una vez por semana. Si espera hasta el medio de
su proyecto, es posible que sea demasiado tarde para resolver los problemas de
programación.
3. Realizar una acción más pronto, en lugar de más tarde Los proyectos tienden a
deslizar el control rápidamente después de que se muestren los problemas. Cuando el
proyecto comienza a desviarse de cómo pensaba, tomar medidas inmediatamente.
3.6.2 Cronograma de obra programada vs ejecutada

Otra de las herramientas de análisis que no se puede dejar de utilizar es la línea base en MS
Project. Como responsable del proyecto se debe saber en todo momento en qué situación está el
mismo. Una de las maneras de conocer este dato es a través de una comparativa con las líneas
base. Hacer cálculos a mano es, como mínimo, complicado y laborioso. A continuación se
mostrará cómo hacerlo de una manera muy sencilla en MS Project.
https://jorgesaiz.com/blog/linea-base-en-ms-project/
Cuando se planifica un proyecto se asignan unos recursos que llevan asociados unos costos, se
estima unos plazos para la ejecución de tareas, etc.; toda esa información sería la primera línea
base. A medida que el proyecto se va desarrollando usted modifica estos datos ajustándolos a la
realidad. De esta manera se crea otra línea identificativa (otra línea base) de su proyecto que se
diferencia de la planificación inicial.
Hacer comparativas entre el plan previsto y la realidad ayuda a analizar por qué se han producido
diferencias. Además, de esta manera le será más fácil planificar con mayor exactitud proyectos
futuros.
47
Gestor de Proyectos
Creación de Línea Base en MS Project

MS Project permite crear hasta once líneas base. Para hacerlo tiene que ir al menú
1) Ir a pestaña Proyecto > clic en el desplegable Establecer línea base (Gráfico No.
2) En esta ventana puede elegir del desplegable de líneas base la que desee crear.
También puede establecer un plan provisional, pero tenga en cuenta que esta
opción sólo está disponible con Microsoft Project Server. Lo normal sería crear una
de todo el proyecto, pero puedes hacerlo sólo de unas tareas determinadas. Incluso
sólo hacerla de las tareas resumen.
Gráfico No.30: Ventana de diálogo para crear Línea Base en pestaña Proyecto
Resulta habitual crear la primera línea base en MS Project cuando se elabora el plan definitivo del
proyecto, justo antes de comenzar a desarrollarlo. A partir de ahí se pueden crear otras diez más.
En concreto, tiene sentido hacerlo cuando se hayan introducido cambios en el alcance del
proyecto. Así podrá comparar la situación actual del proyecto con los distintos momentos clave en
su ciclo de vida.
Para ver los efectos de lo que acaba de hacer debe tener abierta la vista de Diagrama de Gantt.
Abra el menú Formato y, en el bloque de botones Estilos de barra, despliega la opción Línea Base
(Gráfico No 31). Ahí tiene la posibilidad de elegir, de las once, la que quiera utilizar. Además, en el
menú Vistas, seleccione del desplegable Tablas la opción Trabajo (Gráfico No. 32).
48
Gestor de Proyectos
Gráfico No.31: En rojo la opción de línea base
Gráfico No.32: Opción Trabajo de la herramienta Tablas
Realizada la acción anterior usted va a encontrar dos elementos importantes (Gráfico No. 33):
Gráfico No.33: Región de la tabla de datos y área gráfica después de elegir opción Trabajo
1) Tabla de datos
49
Gestor de Proyectos
En la zona de tabla de datos tendrás, como sabe, una línea por cada tarea de tu proyecto. Los
datos que verá son:
 Trabajo: Que es la duración planificada para la ejecución de esa tarea. En el caso de que
una tarea dure más o menos de lo planificado inicialmente tendrá que modificar este dato.
 Línea base: Este campo, que inicialmente no contiene valores, tras el proceso anterior
coge los datos del campo Trabajo. Por esta razón inicialmente coinciden.
 Variación: Es la diferencia entre los dos campos anteriores. Inicialmente el valor será cero.
Y cuando modifique la duración de tareas comenzarán a aparecer los resultados de esas
restas.
 Real: Se trata del tiempo dedicado hasta una fecha concreta.
 Restante: Indica el tiempo que falta para que se complete la tarea. Es la diferencia entre el
campo Trabajo y el campo Real.
Nota: Los campos % completado contienen el estado actual de una tarea, expresado como el
porcentaje de la duración de la tarea que se ha completado. Puede escribir el porcentaje
completado o puede hacer que Project lo calcule en función de la duración de real. En todo
caso, la fórmula que se aplica es:
Porcentaje completado = (duración real/duración programada) * 100
2) Área gráfica
Si quiere hacer un análisis visual puede apoyarse en el gráfico de la derecha de la imagen
anterior. Para interpretarlo debe saber que las tareas planificadas se representan con una barra
horizontal de color azul y en rojo en el caso de la ruta crítica.
La barra gris representa la línea base. Su situación y longitud dependerán de la planificación
vigente en el momento de crearla. Esta línea se corresponde con lo que se ha completado de
alguna tarea, por lo que su extensión será una parte proporcional de la barra. Cuando la tarea se
haya completado la marca gris irá de un extremo a otro. Obviamente, nunca se situará fuera de la
extensión de la tarea. A la hora de realizar un estudio de los cambios que ha sufrido el proyecto
entre la planificación y la realidad tiene que comparar las barras azul y gris. Ahí verá si las fechas
de comienzo y fin se han alterado, y si la duración ha aumentado o disminuido, en relación con lo
planificado (Gráfico No. 34).
50
Gestor de Proyectos
Gráfico No.34: Comparación entre lo planificado (barra gris) y lo realizado (barra azul)
51
Gestor de Proyectos
Recursos complementarios/videos
Crear un proyecto en Proiect
https://www.youtube.com/watch?v=cu-OIgZOJN0
Crear tareas e hitos
https://www.youtube.com/watch?v=OsrpTo3VX6A
Asignación de recursos
https://www.youtube.com/watch?v=YT1w0ixusVA
Ruta crítica y diagrama de Gantt
https://www.youtube.com/watch?v=FEqhnoLUeZ0
Establecer Línea Base
https://www.youtube.com/watch?v=Ztm6BfJ8XIo
Sobreasignaciones de recursos y ajustes
https://www.youtube.com/watch?v=axA65g89fkw
Creación de informes visuales
https://www.youtube.com/watch?v=TjLbGlcjx5U
Seguimiento y control de un proyecto
https://www.youtube.com/watch?v=za9oOYmNteQ
52
Gestor de Proyectos
Actividades de aprendizaje autónomo

Considere las siguientes tareas, precedencias entre ellas, así como sus respectivas duraciones:
A precede a B, C, D
B precede a E
C precede a F, G
E, F precede a I
G precede a J, K
H precede a J, K
D precede a H
I precede a L, M
J precede a M
K precede a N
L precede a P, R
M precede a O
N precede a O
O precede a R
P precede a Q
Actividad Duración
(días)
A 1
B 6
C 10
D 7
E 3
F 9
G 3
H 7
I 3
J 6
K 6
L 11
53
Gestor de Proyectos
M 11
N 13
O 11
P 7
Q 12
R 8
Utilizando MS Project, realice las siguientes actividades:
a) Establecer como fecha de inicio: 05 de octubre de 2020 (No se laboran sábados ni
domingos)
b) Modificar el horario de la siguiente manera:
 Mañana: 8:30h a 2:00h (14:00)
 Tarde: 4:00h (16:00h) a 6:30h (18:30h)
c) Considerar como días festivos: 9 y 16 de octubre
d) Introducir en MS Project las tareas y sus correspondientes tiempos de duración
e) Realizar todos los vínculos con las precedencias que se indican
f) Añadir una tarea resumen que se llame “Resumen1 de Gestión”
g) Dar contestación a las siguientes preguntas:
 ¿Cuántos días se necesitan para llevar a cabo el proyecto?
 ¿En qué fecha termina el mismo?
h) En “Informes” cambiar a ver las tareas críticas, y contestar:
 ¿Cuáles son las tareas críticas del proyecto? ¿Por qué se llaman así? ¿De qué
color aparecen? ¿Qué información dan dichas tareas?
 Configurar para que el proyecto se guarde cada 5 minutos en: Herramientas >
Opciones > Guardar
 Desplegar en pantalla los diagramas de Gantt y Red
i) Asignar los siguientes RRHH (recursos humanos) a las tareas:
Actividad Operarios
A Operario1
B Operario2
C Operario1
D Operario3
E Operario2
F Operario1
54
Gestor de Proyectos
G Operario2
H Operario3
I Operario1
J Operario2
K Operario3
L Operario1
M Operario2
N Operario3
O Operario1
P Operario2
Q Operario2
R Operario1
j) Establezca la 1ra. Línea Base y guarde el proyecto
55
Gestor de Proyectos
Bibliografía
- Delgado J. M. (2019), Office 2019, Ed. Anaya

- Moro Vallina M. (2017), Ofimática y proceso de la información, Ed. LOE
- Colmenar A., Borge D., Cruz F., Gestión de proyectos con Microsoft Project 2013 (2014),
Ed. Ra-Ma
- Barato J., Gestión de Proyectos con Microsoft Project 2016 (2018), Ed. EOBS
Docente autor: Ing. Mario G. Almache Cueva
56

Tema 3 Gestor de Proyectos

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Tema 3 Gestor de Proyectos

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OFIMÁTICA

TEMA 3: GESTOR DE PROYECTOS

3.1 Fundamentos de Proyectos 02

3.1 Fundamentos de Proyectos

3.1.1 Administración de proyectos, conceptos generales

En consecuencia, los principales objetivos de la administración de proyectos son:

3.1.2 Elementos, fases y visualización

En términos generales, la planificación de un proyectos presupone las siguientes

Gráfico No.1: Ambiente de trabajo cuando se abre la aplicación Project

Para la creación de tareas en Project, siga los siguientes pasos:

Mediante la aplicación o anulación de sangrías a las tareas se puede gestionar la jerarquía de

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

Gráfico No.3: Creando subtareas y tareas principales

4. El símbolo del hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.

4. Haga clic en la pestaña avanzado y, a continuación, escriba la duración del hito en el

5. Marque la opción tarea como hito y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Gráfico No.4: Pestaña Recurso y herramienta Organizador de equipo

1. Clic en pestaña Vista.

Para escribir información de personas nuevas:

1. Ir a pestaña Recurso > Organizador de equipo > Hoja de recurso

Gráfico No.5: Agregando información de nueva persona para el proyecto

3.1.3 Personalización del calendario de trabajo

Project incluye algunos calendarios básicos, de forma predeterminada:

1. Haga clic en Proyecto > Propiedades > Cambiar calendario laboral.

2. Haga clic en crear nuevo calendario.

3. Asigne un nombre al nuevo calendario, seleccione crear nuevo calendario base y, a

4. Haga clic en la pestaña semanas laborales y, a continuación, en detalles.

6. Si elige Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos, use la

3.2 Manejo de tareas y programación de recursos, costos

3.2.1 Planificación de proyectos

Definición de tareas/actividades del proyecto

La identificación de las tareas o fases es un paso muy importante en la planificación de un

3.2.2 Colocación de actividades, duración

Consideraciones preliminares de un proyecto

Gráfico No.9: Creación de un nuevo proyecto Microsoft desde la pestaña Archivo

Es importante la inclusión de la información del proyecto ya que de ella depende la normal

Gráfico No.10:Opción para llenar información importante del proyecto

Gráfico No.11: En rojo se resalta la opción Cambiar tiempo de trabajo

Gráfico No.12: Ventana para editar calendario laboral

Tipos de tareas/actividades en Project

Utiliza la fórmula Unidades = Trabajo / Duración

Utiliza la fórmula Duración = Trabajo / Unidades

Utiliza la fórmula Trabajo = Duración * Unidades

Nota: Si lo requiere se puede desactivar la programación condicionada por el esfuerzo, en cuyo

1. En la pestaña de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

1. En la pestaña de Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.

Gráfico No.13: Ejemplo de un esquema de tareas (WBS)

1. En la pestaña Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.

Gráfico No.14: Visualización y ocultamiento de tareas usando esquemas

3.2.3 Identificación de Hitos

 Crear un hito con duración cero

El símbolo del hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.

 Agregar un hito con una duración

3.3 Uso de herramienta para la administración de los

3.3.1 Ruta crítica

 Comparación de lo planificado con lo real

3 Elige una foto para -

6 Cuelga la foto enmarcada 5 Atornille los tornillos

Gráfico No.15: Diagrama Gantt con actividades críticas

Mostrar la ruta crítica en Project

 Mostrar la ruta crítica en la vista Diagrama de Gantt

Ahora, las tareas de la ruta crítica tienen barras de Gantt rojas.

 Mostrar la ruta crítica en otras vistas de tareas