SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL

PROCESO DE GESTION DE FORMACION PROFESIONAL INTEGRAL

GUIA PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE ASPIRANTES A LA FORMACIÓN

PROFESIONAL INTEGRAL DEL SENA

GFPI-G-025

Versión 01

Mayo de 2019
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION .......................................................................................................................... 4
1. OBJETIVO ............................................................................................................................ 5
2. ALCANCE ............................................................................................................................. 5
3. RESPONSABLES ................................................................................................................... 5
4. DEFINICIONES ..................................................................................................................... 5
5. MARCO NORMATIVO.......................................................................................................... 7
6. GENERALIDADES ............................................................................................................... 11
7. PLANEACIÓN DEL INGRESO .............................................................................................. 12
7.1. RESPUESTA INSTITUCIONAL CON PROGRAMAS TITULADOS EN OFERTA ABIERTA DE
FORMACIÓN. ........................................................................................................................ 13
7.2. RESPUESTA INSTITUCIONAL CON PROGRAMAS TITULADOS EN OFERTA ESPECIAL DE
FORMACIÓN. ........................................................................................................................ 14
7.3. CLASIFICACIÓN DE LA POBLACIÓN CON ACCESO PREFERENTE..................................... 15
7.3.1. CARACTERIZACIÓN DE LA POBLACIÓN. .................................................................. 15
7.3.2. CONSIDERACIONES SOBRE ACCESO PREFERENTE. ................................................. 16
7.4. RESPUESTA INSTITUCIONAL CON ACCIONES DE FORMACIÓN COMPLEMENTARIA ..... 17
8. REGISTRO Y PUBLICACION DE LA RESPUESTA INSTITUCIONAL. ....................................... 19
8.1 FORMACIÓN TITULADA. ........................................................................................... 19
8.2 FORMACIÓN COMPLEMENTARIA. ............................................................................ 21
9. PROMOCION Y DIVULGACION DE LA OFERTA EDUCATIVA. ............................................. 21
10. REGISTRO E INSCRIPCIÓN. ............................................................................................ 23
10.1 REGISTRO. ..................................................................................................................... 23
10.2 INSCRIPCIÓN. ................................................................................................................ 25
10.3 BALANCEO DE PROGRAMAS DE FORMACIÓN – FICHAS .......................................... 28
10.4 REGISTRO E INSCRIPCIÓN EN PROGRAMAS DE BAJA DEMANDA............................. 28
11. SELECCIÓN DE ASPIRANTES EN PROGRAMAS DE FORMACIÓN TITULADA ABIERTA:... 29
11.1 MEDIANTE APLICACIÓN DE PRUEBAS FASE I (ON LINE), FASE II Y PRUEBAS OFF LINE
(FUERA DE LÍNEA) ................................................................................................................. 29

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 11.2 SELECCIÓN FASE I (PRUEBA ONLINE)........................................................................ 29
11.3 PRUEBA OFF LINE (FUERA DE LÍNEA) ........................................................................ 31
11.4 SELECCIÓN FASE II .................................................................................................... 33
11.5 PLANEACIÓN LOGÍSTICA FASE II ............................................................................... 33
11.6 APLICACIÓN PRUEBA WEB CONTROLADA Y/O TALLER ............................................ 35
11.7 ATENCIÓN A LA POBLACIÓN CON DISCAPACIDAD EN EL PROCESO DE SELECCIÓN. 36
11.8 PUBLICACIÓN DE SELECCIONADOS........................................................................... 37
11.9 SEGUNDA OPCIÓN .................................................................................................... 38
12. PROGRAMACIÓN Y APLICACIÓN DE LA PRUEBA DE INGRESO EN LA OFERTA ESPECIAL
DE FORMACIÓN ........................................................................................................................ 39
13. MATRICULA................................................................................................................... 39
13.1. PASOS Y REQUISITOS PARA ASENTAR MATRICULA EN FORMACIÓN TITULADA
PRESENCIAL Y A DISTANCIA .................................................................................................. 39
13.2. PASOS Y REQUISITOS PARA ASENTAR MATRICULA EN FORMACIÓN TITULADA
VIRTUAL. ............................................................................................................................... 43
13.3 FORMACION COMPLEMENTARIA. ................................................................................ 45
14. EQUIPO RESPONSABLE EN EL CENTRO DE FORMACION .............................................. 46

3 GFPI-G-025 V.01
 INTRODUCCION

El presente documento se ha elaborado con el fin de proporcionar a los funcionarios de las

Regionales y Centros de Formación Profesional del SENA, las orientaciones para la ejecución
de las actividades identificadas en el procedimiento de ingreso de aspirantes a la formación
profesional integral, que se deben cumplir, desde la planeación del ingreso, promoción y
publicación de la oferta formativa, registro e inscripción, selección y matricula de los
admitidos, garantizando objetividad y transparencia.

El ingreso de aspirantes a la Formación Profesional Integral, se constituye en un elemento

clave para la calidad de la formación, porque contempla las condiciones necesarias que
permiten a los Centros de Formación, contar con los aspirantes que cumplen los perfiles de
entrada a la formación, acordes con los requerimientos del sector productivo y social.

El documento orienta a aquellos funcionarios que directa o indirectamente se relacionan con

el proceso de ingreso, de tal forma que la entidad cumpla con equidad, claridad y
transparencia en la asignación de los cupos ofertados; buscando de esta manera la
optimización del mismo, la objetividad y claridad a quienes aspiren a ingresar a los
programas de formación profesional integral en el SENA.

Para que la Entidad pueda cumplir con su Misión, es necesario que varios factores se
desarrollen en forma articulada. Es así, que en el proceso de Gestión de la Formación
Profesional Integral, se realiza la planeación de la oferta educativa basada en las necesidades
y expectativas del sector productivo, incidiendo en la selección de aspirantes y contratación
de aprendices para identificar candidatos que cumplen con el perfil requerido para realizar
acciones de formación profesional.

4 GFPI-G-025 V.01
1. OBJETIVO

Dar lineamientos a los funcionarios de las Regionales y Centros de Formación sobre las
actividades de ingreso de los aspirantes a la Formación Profesional Integral del SENA, con el
fin de garantizar la atención y asignación de los cupos ofertados por la entidad y de la
demanda del sector productivo.

2. ALCANCE

Esta guía está dirigida a las Direcciones de Formación Profesional, de Empleo y Trabajo, del
Sistema Nacional Formación para el Trabajo en la Dirección General; a las Direcciones
Regionales, Subdirecciones y Grupos de Formación Profesional Integral, Gestión Educativa y
Promoción y Relaciones Corporativas y Grupos de Administración Educativa en los Centros de
Formación y equipos responsables de ingreso de aspirantes en los Centros de Formación.
Este procedimiento aplica para formación titulada y complementaria en las modalidades
presencial, virtual y a distancia en los Centros de Formación, iniciando con la planeación del
ingreso hasta el proceso de matrícula de los aspirantes.

3. RESPONSABLES

Grupo Interno de Trabajo Administración Educativa de la Dirección de Formación Profesional

Integral.

4. DEFINICIONES

▪ Aspirante: Se considera a toda aquella persona que aspira ingresar a uno de los
programas de formación que ofrece la Entidad.

▪ Formación Titulada: Es el tipo de formación orientado a preparar las personas (jóvenes o

adultas) para desempeñar oficios u ocupaciones requeridas por los sectores productivo y
social, con el fin de satisfacer las necesidades de nuevo talento o de cualificación de
trabajadores, estén o no vinculados al mercado laboral, en los niveles operativo (auxiliar
y operario), técnico, Profundización técnica, tecnólogo y Especialización Tecnológica. Es
una modalidad de la formación profesional integral que imparte el SENA, dirigida a
desarrollar y fortalecer las competencias del recurso humano, comprende las actividades
de formación, entrenamiento y reentrenamiento en temas específicos y que se
caracteriza por que las acciones de formación conducen al otorgamiento de un título de
formación profesional

5 GFPI-G-025 V.01
▪ Formación Complementaria: Es el tipo de formación orientado a actualizar los
conocimientos, habilidades y destrezas de las personas (jóvenes o adultas) en oficios u
ocupaciones requeridas en los niveles operativo, (auxiliar y operario), técnico,
Profundización técnica, tecnológico y Especialización Tecnológica, con el propósito de
mejorar su desempeño o permitir su movilidad, estén o no vinculadas al mercado
laboral. Su duración es flexible, de acuerdo con las necesidades de las personas que
acceden a ella o las demandas específicas de los sectores productivo y social.

Es un servicio del SENA representado en acciones de capacitación, diseñadas y

ejecutadas por los centros de formación, que permiten la actualización o el desarrollo de
competencias o elementos de competencia y corresponde a demandas específicas del
sector productivo y la comunidad en general, con el fin de: 1) Actualizar el talento
humano vinculado a una actividad económica y que requiera cualificar su desempeño
actual o prepararse para asumir nuevos desempeños que le permitan una mayor
movilidad y/o promoción laboral, y 2) Calificar y recalificar el talento humano que se
encuentre en situación de desempleo, entre ellos los pertenecientes a poblaciones
vulnerables.

▪ Ficha: es un código que identifica en la herramienta de gestión académico administrativa

a los cursos de formación titulada, complementaria, virtual y a distancia.

▪ Matrícula: es el registro que formaliza el ingreso de una persona como aprendiz en un

programa de formación en la entidad.

▪ Modalidad de formación: La capacidad que tienen los centros de formación, de ofertar y

desarrollar la formación según la presencialidad o no de los aprendices. Por lo tanto, la
modalidad puede ser presencial, virtual y a distancia y cada una determina el uso de
medios didácticos que estimulen la práctica de la autoformación, que respondan a las
necesidades de la población objeto de la formación.

▪ Oferta educativa: Es la respuesta a las necesidades de formación, esto es, el portafolio

de programas de formación pertinentes que planifica y ejecuta el SENA a nivel nacional.

▪ Programa de formación: Es definido con el proceso de diseño curricular y se constituye

en el conjunto de condiciones de ingreso y salida del proceso de formación, sujeto a
aplicar estrategias metodológicas para desarrollar unas competencias expresadas en
unos contenidos.

▪ Registro: es el acto mediante el cual una persona por iniciativa particular, relaciona
información personal y de contacto en los sistemas de información del SENA.

6 GFPI-G-025 V.01
▪ Selección: es la actividad del ingreso mediante la cual se verifican conocimientos,
aptitudes y actitudes a los aspirantes de acuerdo con lo establecido en el perfil de
ingreso esperado para cada programa y permite elegir mediante la aplicación de pruebas
de competencias y pruebas prácticas a los aspirantes que poseen competencias mínimas
para su formación en el programa de formación.

▪ SOFIA Plus: Sistema Optimizado para la Formación Integral y el Aprendizaje Activo.

Aplicativo adoptado por el SENA para la gestión académico administrativa.

▪ Ingreso: Conjunto de actividades que una persona debe realizar y superar para ser
admitida en un programa de formación, de tal forma que la entidad cumpla con equidad,
claridad y transparencia en la asignación de los cupos ofertados.

▪ Inscripción: es el acto mediante el cual una persona manifiesta su interés en formarse en

un programa del SENA en cualquiera de sus Centros.

▪ URL: (Localizador Uniforme de Recursos) es una dirección de Internet que, al ser

encontrada y visualizada por un navegador, muestra un recurso de información al
usuario.

5. MARCO NORMATIVO

El ingreso de aspirantes a la Formación Profesional en el Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA está regulado tanto por la normatividad emanada del Gobierno Nacional y el Ministerio
de Trabajo como por la reglamentación interna vigente en la Entidad.

Así mismo, se consideran las directrices emanadas del Ministerio de Educación Nacional y
otros entes estatales que sustentan el rumbo de los procesos de formación.

Norma Descripción/Articulado

Artículo 45. “El adolescente tiene derecho a la protección y a la

formación integral. El Estado y la sociedad garantizan la participación
activa de los jóvenes en los organismos públicos y privados que tengan
a cargo la protección, educación y progreso de la juventud”.
2. Artículo 54: Derecho a la Capacitación y a la ubicación laboral. “Es
obligación del Estado y de los empleadores ofrecer formación y
habilitación profesional y técnica a quienes lo requieran. …”
Artículo 67. “La educación es un derecho de la persona y un servicio
público que tiene una función social: con ella se busca el acceso al

7 GFPI-G-025 V.01
 conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y valores
de la cultura… La educación será gratuita en las instituciones del
Constitución Estado, sin perjuicio del cobro de derechos académicos a quienes
Política de la puedan sufragarlos.
República de 4. Artículo 68. “La erradicación del analfabetismo y la educación de
Colombia de 1991 personas con limitaciones físicas o mentales, o con capacidades
excepcionales, son obligaciones especiales del Estado”.
5. Artículo 366. El bienestar general y el mejoramiento de la calidad de
vida de la población son finalidades sociales del Estado. Será objetivo
fundamental de su actividad la solución de las necesidades
insatisfechas de … educación, …
Por la cual se reestructura el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, se
deroga el Decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones.
Reestructuración del SENA. Faculta a la Entidad para ofrecer y ejecutar
la formación profesional, para incorporar y desarrollar a las personas
en actividades productivas. Artículo 10, Numeral 9, Literal A: Determina
Ley 119 de 1994 como función del Consejo Directivo Nacional autorizar las propuestas
del Director General, en lo concerniente a sistemas o normas para la
selección, orientación, promoción y formación profesional integral de
los trabajadores alumnos.
“Organiza el Servicio Público de la Educación Superior en las
modalidades de la Educación Técnica Profesional y Tecnológica”. Brinda
Ley 749 de 2002 sustento legal a la articulación, los ciclos, la homologación y validación
de los ciclos ya cursados.
“Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la
protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo
de Trabajo.” Artículos 30, 31,32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 41. Artículo 33
de la Ley 789 de 2002, Definición de la cuota de aprendices. Artículo 36
de la Ley 789 de 2002 dispone que podrán ser objeto del contrato de
aprendizaje, los oficios u ocupaciones que requieran capacitación
académica integral y completa para su ejercicio, reconocidos como
Ley 789 de 2002
propios de formación educativa técnica profesional, tecnológica o
profesional universitaria titulada, conforme a los parámetros
establecidos por las leyes 30 de 1992 y 115 de 1994, y que corresponde
al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, publicar periódicamente el
listado de oficios y especialidades respecto de los cuales ofrece
programas de formación profesional integral, sin perjuicio de que otros
oficios u ocupaciones con los cuales no cuente la institución, puedan
ser objeto de contrato de aprendizaje.

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 Por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la
educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como
Ley 1064 de 2006 educación no formal en la ley general de educación. Artículo 19•
“Reemplácese la denominación de Educación no formal contenida en la
Ley General de Educación y en el Decreto Reglamentario 114 de 1996
por Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano.
Por la cual se regula el registro calificado de Educación Superior y se
dictan otras disposiciones. “Artículo 1°. Para poder ofrecer y desarrollar
un programa académico de educación superior que no esté acreditado
Ley 1188 de 2008 en calidad, se requiere haber obtenido registro calificado del mismo.”
El registro calificado es el instrumento del Sistema de Aseguramiento
de la Calidad de la Educación Superior mediante el cual el Estado
verifica el cumplimiento de las condiciones de calidad por parte de las
instituciones de educación superior.
Por la cual se dictan las disposiciones generales del habeas data y se
regula el manejo de la información contenida en bases de datos
Ley 1266 de 2008 personales....,
Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales.
Los artículos 24 y 27, reconocen de manera puntual el derecho a la
educación de las Personas con discapacidad en todos los niveles del
Ley 1346 de 2009 sistema educativo y el derecho a trabajar sin discriminación, sobre la
base de igualdad de oportunidades y equidad, promoviendo el diseño
de entornos abiertos, inclusivos y accesibles que garanticen su
participación plena en la sociedad.
Crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado “de la protección
de la información y de los datos”- y se preservan integralmente los
sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las
comunicaciones, entre otras disposiciones.

Ley 1273 de 2009Robo de Registro y delitos informáticos: Artículo 269A Acceso abusivo a
un Sistema Informático. Articulo 269F: Violación de Datos Personales.
Articulo 269H: Circunstancias de Agravación Punitiva: Ítem 1, 2,3, 4, 5,
7 y 8. Artículo 269I: Hurto por Medios Informáticos y Semejantes.
Articulo 269J: Transferencia No Consentida de Activos.
Modificación de la estructurara del Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA asignando al Director la función de revisar periódicamente y
Decreto 249 del aprobar los programas de formación profesional integral según las
2004 necesidades detectadas en el sector externo y aprobar la modificación
de los programas, en sus contenidos, duración y tipo de certificación.

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 Por medio del cual se organiza el Sistema de Calidad de Formación para
el Trabajo.” PARÁGRAFO 1: El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, a
través de su Dirección del Sistema Nacional de Formación para el
Trabajo, pondrá al servicio del Sistema de Calidad de Formación para el
Trabajo sus buenas prácticas, estándares e instrumentos para el
mejoramiento de la calidad de los programas y la gestión institucional.
Decreto 2020 de PARÁGRAFO 2: El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, mantendrá
2006 actualizado un sistema de información con las innovaciones, que en
materia de aprendizaje y formación profesional para el trabajo se
generen a nivel internacional, y lo pondrá al servicio del Sistema de
Calidad de Formación para el Trabajo.
Acuerdo No.0008 “Por medio del cual se adopta el Estatuto de la Formación Profesional
de 1997 del Servicio Nacional de Aprendizaje”.
“Por el cual se reglamenta la composición, funciones y funcionamiento
del Comité Nacional de Formación Profesional”.
“Artículo 2°. El objeto del Comité Nacional de Formación Profesional
Integral es brindar asesoría al Consejo Directivo Nacional y al Director
General del SENA, acerca de la orientación de la política de Formación
Acuerdo No.0008 Profesional Integral a partir, entre otros criterios, de la demanda de
de 2014 necesidades de los sectores productivos y social, la articulación de la
oferta de formación, la concepción y enfoque de formación, los niveles
de cualificación, componentes, duración y requisitos de ingreso a los
programas de formación, los tipos de certificación, la aplicación de
pedagogías y metodología innovadoras, buscando mantener la unidad
técnica, ampliar la cobertura, garantizar la pertinencia y mejorar la
calidad de la formación.
“Por la cual se determinan los tipos de oferta de programas de
formación del SENA y sus características”

Artículo Primero, parágrafo 4: Todos los aspirantes que deseen ingresar

Resolución 02130 al SENA a programas de formación titulada, independientemente del
de 2013 tipo de oferta, presentarán prueba de ingreso.

Resolución No. “Por la cual se establecen los criterios para el cumplimiento de

0714 de 2015 obligaciones migratorias sancionatorio de la Unidad Administración
Especial Migración Colombia”

Resolución No. “Por la cual se determinan los niveles de formación y la duración de

1444 de 2018 programas de formación del SENA”

10 GFPI-G-025 V.01
6. GENERALIDADES

▪ El procedimiento de ingreso se apoya en las directrices emanadas de los procesos de

Inteligencia Organizacional, Planeación Estratégica, Convenios y Alianzas,
Normalización de Competencias Laborales y Diseño Curricular.

▪ Los Directores Regionales en coordinación con sus Subdirectores de Centro, tienen la

responsabilidad institucional de liderar el estudio, presentación y aprobación de la
programación indicativa de formación titulada y complementaria en cumplimiento
de la meta anual.

▪ El Comité de Formación Profesional es el encargado de orientar la política de

Formación Profesional Integral a partir de la demanda de necesidades del sector
productivo y social.

▪ Las Redes de conocimiento avalan la oferta abierta de formación y el conjunto de

programas de formación titulada cada trimestre para todos los Centros donde sea
pertinente la ejecución de acciones vinculadas con las tecnologías propias de cada
red.

▪ El Grupo de Administración Educativa revisa y publica la oferta abierta de formación,

a través del sistema de Información, igualmente las oficinas de comunicaciones y
sistemas facilitan el acceso a la oferta por medio del portal SENA y de las páginas
institucionales.

▪ El ingreso a los programas de formación titulada abierta se rige por el cronograma

establecido en el calendario académico y de labores expedido por Resolución.

▪ La promoción de la oferta de Programas de Formación, puede hacerse a nivel local,

regional y/o nacional, a través de los distintos medios de comunicación (televisión,
radio, plegables, prensa, sedes alcaldías y gobernaciones, colegios, universidades
etc.). Adicionalmente se puede consultar en el Contact Center de la Entidad y la
publicación en la WEB.

▪ El centro de formación podrá programar charlas informativas de acuerdo con la

oferta educativa, donde se le informe a la comunidad todo lo relacionado con el
ingreso a la formación, el manejo del aplicativo de gestión educativa y todo lo
referente a los programas ofertados.

11 GFPI-G-025 V.01
 ▪ El registro y la inscripción los realiza el aspirante directamente en el aplicativo SOFIA
Plus adoptado para la Gestión Académica Administrativa, pero en aquellas
poblaciones con características especiales o zonas de difícil acceso, el Subdirector de
Centro garantizará con su equipo de trabajo, el registro y la inscripción de los
aspirantes en el aplicativo dentro de las fechas establecidas en el cronograma de la
convocatoria.

▪ La elaboración, publicación y activación del banco de Ítems y de pruebas de selección

se adelanta de acuerdo con las orientaciones dadas en el procedimiento de Gestión
de Pruebas con el apoyo y liderazgo del grupo de Administración Educativa de la
Dirección de Formación Profesional.

▪ Los Subdirectores de Centro, velarán por la calidad de la información que se

encuentra registrada en el aplicativo de gestión educativa.

▪ Para efectos de la descentralización del procedimiento de ingreso de aspirantes a la

Formación Profesional del SENA, cada Subdirector de Centro es responsable de la
implementación y aplicación de la presente guía. Los Coordinadores de los Grupos de
Administración Educativa o los Coordinadores de los Grupos de Formación Integral
Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas serán responsables del
cumplimiento de las actividades propias de este procedimiento.

7. PLANEACIÓN DEL INGRESO

El Ingreso de Aspirantes a la Formación Profesional Integral del SENA es la actividad de

entrada a las acciones de formación profesional que ofrece la Entidad y tiene como fin,
identificar y elegir entre los aspirantes inscritos a un programa ofertado por el SENA, aquellos
que en estricto orden de mérito, obtenido mediante la aplicación de pruebas de
competencias y pruebas prácticas y/o en la ponderación según criterios establecidos, poseen
competencias mínimas para su formación en el programa de formación escogido.

Para garantizar un óptimo ingreso a las acciones de formación que programen en cada
trimestre los centros de formación, tendrán que:

● Identificar y consolidar la información sobre las acciones de formación que

programe cada centro de formación.
● Consultar la planeación y programación indicativa de la oferta titulada y
complementaria en todas sus modalidades.

12 GFPI-G-025 V.01
 ● Crear oferta educativa utilizando el aplicativo Sofia Plus, previa revisión y aprobación
por parte de los asesores de red de conocimiento.
● Revisar y ajustar la oferta educativa.
● Verificar que la información preparada para divulgar corresponda a: nombre del
curso, nombre del centro, nombre de la sede, dirección completa donde se va
desarrollar la formación, jornada, municipio, tipo de programa, duración, título y
requisitos de ingreso.
● Consultar el cronograma del Calendario Nacional de Ingreso de aspirantes anexo a la
Resolución del Calendario Académico y de Labores.
● Identificar los requerimientos para realizar con éxito el procedimiento de ingreso en
cuanto a:

o El talento humano necesario para desarrollar las diferentes actividades.

o Los medios para la divulgación y promoción.
o Instalaciones y dotación necesaria para realizar cada actividad.
o Materiales e insumos en general.

7.1. RESPUESTA INSTITUCIONAL CON PROGRAMAS TITULADOS EN OFERTA ABIERTA DE

FORMACIÓN.

✓ De acuerdo al cronograma establecido en el calendario académico, los gestores de

redes de conocimiento deben verificar y autorizar en el aplicativo SOFIA Plus
adoptado para la Gestión Académica Administrativa, las respectivas sugerencias
presentadas por los centros a nivel nacional para obtener la programación de la
Respuesta Institucional de Formación Titulada. Estas sugerencias deben quedar con
fecha de inicio de la formación de acuerdo con las fechas definidas en el cronograma
de ingreso, anexo a la Resolución del Calendario Académico y de Labores.

En el Calendario Académico y de labores incluye para los semestres del año el

cronograma de:
o Alistamiento de procesos y programas
o Ejecución de la Formación trimestral
o Jornadas de Integración para la Comunidad Educativa
o Evaluación de la Gestión y ejecución de la Formación profesional
Integral
o Consideraciones de las Fechas Especiales

En el cronograma de ingreso se establecen las fechas de los eventos:

o Alistamiento
o Inscripciones (Alta demanda y Baja demanda)

13 GFPI-G-025 V.01
 o Selección Fase I y II
o Matricula
o Inducción
o Plan de mejoramiento

7.2. RESPUESTA INSTITUCIONAL CON PROGRAMAS TITULADOS EN OFERTA ESPECIAL DE

FORMACIÓN.

La respuesta a este tipo de oferta la realiza cada centro de formación observando las
siguientes condiciones:

✓ El centro establece con el solicitante (empresa, gremio, alcaldía u otra entidad) las
actividades, compromisos y responsables para atender la capacitación requerida.
✓ El registro de datos básicos en el aplicativo y la inscripción son de responsabilidad
del usuario o de la organización que solicita la capacitación.
✓ Es requisito que todos los aspirantes presenten la prueba de competencias para
acceder a los programas de formación en este tipo de oferta.
✓ El coordinador académico gestiona y dispone de los recursos necesarios en el centro
para el desarrollo de la prueba, y si es fuera del centro, el solicitante dispondrá de
los recursos necesarios para aplicar la prueba.
✓ El funcionario que designen en el centro de formación, será responsable de
acompañar la aplicación de la prueba a los aspirantes y de gestionar ante el Grupo
de Administración Educativa de la Dirección de Formación Profesional la
programación de la prueba diligenciando el formato que se encuentra en
compromiso GFPI-F-085-V1.
✓ La solicitud debe remitirse con cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha de
aplicación de la prueba.
✓ Una vez programada la prueba esta es reenviada al solicitante en el mismo formato
con el código de la prueba y la dirección URL.
✓ Los resultados retornan al funcionario del centro cuando los solicita, enviando con
tres días de anticipación el mismo formato utilizado en la programación de la
prueba.

El traslado de aprendices de programas de formación ofertados como oferta especial

empresarial y social a programas de formación ofertados como abierta, no se contempla.
Solo se permite entre programa de ofertas abiertas o entre programas de ofertas
especiales, siempre que se cumplan con los siguientes criterios:

● Corresponda al mismo nivel

● El programa debe ser el mismo
● Se encuentre dentro de la misma red tecnológica

14 GFPI-G-025 V.01
 ● Corresponda a la misma modalidad
● Tenga resultado de prueba válida diferente de cero

7.3. CLASIFICACIÓN DE LA POBLACIÓN CON ACCESO PREFERENTE

En virtud de requerimientos en Leyes, Decretos y Acuerdos que ordenan a la Entidad atender
con capacitación a poblaciones vulnerables, se determina acceso preferente para:

✓ Ingreso Social
✓ Población Victimas del Conflicto Armado
✓ Participantes del Programa de Reincorporación y Normalización (ARN)
✓ Participantes de los Programas del I.C.B.F
✓ Accesibilidad para Familiares de Servidores Públicos del SENA.

7.3.1. CARACTERIZACIÓN DE LA POBLACIÓN.

● Ingreso Social

Es un programa del Gobierno Nacional que otorga incentivos para que las familias de
la Red UNIDOS adquieran capacidades y competencias para la generación de
ingresos, desarrollen hábitos laborales y de trabajo en equipo y avancen en el
cumplimiento de sus logros.

● Víctimas del Conflicto Armado.

La Agencia Pública de Empleo (APE), a través de los orientadores ocupacionales debe

articularse permanentemente durante todo el proceso con los Centros de
Formación, con el fin de apoyar la gestión adelantada y retroalimentar a la población
acerca de los resultados de cada proceso. Así mismo, el Centro de Formación deberá
generar el listado de los aspirantes de esta población en cada fase del proceso, y
entregará copia al líder de la Agencia Pública de Empleo. Igualmente, dentro de esta
población se atiende al programa de Protección y Asistencia de la Fiscalía General de
la Nación (personas en condición de testigos).

● Participantes del Programa de Reincorporación y Normalización (ARN).

Las Oficinas de la Agencia Pública de Empleo (APE), brindarán de manera concertada,

y en coordinación con la oficina regional de la Agencia para la Reincorporación y
Normalización (ARN), el apoyo logístico que esta población requiere para la
presentación de la prueba de selección on-line (acceso a equipo de cómputo,
conectividad, orientación para la presentación de estas pruebas, etc.).

15 GFPI-G-025 V.01
 ● Participantes de los Programas del I.C.B.F

Adolescentes y jóvenes mayores de 14 años que se encuentren en Proceso

Administrativo de Restablecimiento de Derechos (Pard), en conflicto con la ley penal
(Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes - SRPA) que cumplan con los
perfiles establecidos por el SENA y beneficiarios de los servicios, programas y
estrategias de las direcciones misionales del Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar – ICBF.

Es fundamental la orientación y acompañamiento que los profesionales del ICBF

brinden a los aspirantes en el nivel territorial para que conozcan la diversidad de la
oferta de formación y puedan participar oportunamente en la inscripción y el
acompañamiento permanente a los adolescentes y jóvenes en la aplicación de
pruebas y en su proceso de formación.

● Accesibilidad a los programas de Formación para Familiares de Servidores Públicos

del SENA.

El acceso preferente para Familiares de Servidores Públicos del SENA que

corresponde al (20%), se efectúa conforme a lo establecido en las resoluciones No: 3-
2016-000058 y No: 3-2016-000059 y teniendo en cuenta las indicaciones señaladas
en la circular 3-2016 -000075, se caracterizará al núcleo familiar del empleado
público que se encuentre identificado y reportado por la Secretaria General del
SENA.

7.3.2. CONSIDERACIONES SOBRE ACCESO PREFERENTE.

A través del aplicativo SOFIA Plus adoptado para la Gestión Académica Administrativa se
realiza el cruce de información previo al proceso de inscripción con las bases de datos
oficiales de:

✓ Ingreso Social, Población Victimas del Conflicto Armado, Participantes del Programa
de Reincorporación y Normalización (ARN), Jóvenes participantes de los programas
del I.C.B.F, y participantes del grupo familiar de servidores públicos del SENA. Los
aspirantes que no se encuentren en estas bases de datos, no se incluirán dentro de la
población con acceso preferente.

✓ Se informara la inclusión de nuevas poblaciones o suspensión de las existentes.

16 GFPI-G-025 V.01
 ✓ Los aspirantes identificados como pertenecientes a una de estas poblaciones, deben
realizar todo el proceso de registro, inscripción y selección como actualmente lo
realizan todos los aspirantes que ingresan por demanda social.

✓ En el acceso preferente la prueba Fase I será eliminatoria, cuando el número de

aspirantes por población sea superior al porcentaje del cupo asignado para ese grupo
específico, y los aspirantes serán ubicados de acuerdo con el orden de puntaje
obtenido en la prueba fase I. Para los programas de formación en los que se
programen pruebas Fase II, se mantiene el porcentaje del cupo preferente por cada
tipo de población. Como apoyo al proceso de ejecución de la prueba Fase II, el
responsable del proceso en el centro de formación debe generar el reporte de
cargue de resultados de la prueba Fase I que identifica a los aspirantes con acceso
preferente. Consultar el link http://portal.senasofiaplus.edu.co/ en el link Ayuda y
Soporte.

✓ El cupo preferente se define a nivel nacional con un porcentaje parametrizado en el

aplicativo SOFIA Plus para cada una de estas poblaciones y por programa de
formación así:
● Ingreso social (6%)
● Población Victimas del Conflicto Armado (20%)
● Participantes del Programa de Reincorporación y Normalización (ARN) (6%)
● Programas I.C.B.F (7%)
● Atención a Familiares de Servidores Públicos del SENA (20%)

✓ Si el número de aspirantes de una de estas poblaciones es inferior al cupo definido,

entonces los cupos excedentes quedan disponibles para aspirantes que ingresan por
demanda social, los cuales serán ubicados de acuerdo con el puntaje obtenido en el
proceso de selección.

7.4. RESPUESTA INSTITUCIONAL CON ACCIONES DE FORMACIÓN COMPLEMENTARIA

De acuerdo con el plan estratégico y el plan de acción de los centros de formación, se
focalizan esfuerzos y recursos para desarrollar acciones de formación complementaria en
respuesta a las necesidades de formación que demandan el sector productivo y social, para
mejorar el desempeño de los trabajadores colombianos.

Esta formación está orientada a actualizar conocimientos, habilidades y destrezas de las

personas (jóvenes o adultos) para suplir deficiencias en el oficio que desempeñan a fin de
que alcancen el nivel de eficiencia propio de la ocupación. Su duración es flexible de acuerdo
con el nivel de los participantes.

17 GFPI-G-025 V.01
Con acciones de formación complementaria son atendidas las solicitudes de capacitación de
las empresas y sobre todo de la comunidad, representada por ciudadanos en condición de
vulnerabilidad, jóvenes, desempleados, campesinos, trabajadores en general o poblaciones
de la zona de influencia del centro de formación.

Para el análisis de las solicitudes de capacitación se requiere que los responsables,

Coordinador (a) del Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y
Relaciones Corporativas, Coordinador (a) Académico:

● Analicen la pertinencia y gestionen la acción de formación complementaria,

verifiquen que el curso se encuentre vigente y disponible en el aplicativo.
● Definan con el representante de la empresa, las fechas para realizar las actividades
de publicación, inscripción, selección y matricula.
● Envíen al representante de la empresa el código que genera el aplicativo, para que
con él cada trabajador realice la inscripción al curso.
● Soliciten al aspirante fotocopia legible del documento de identificación para la
verificación de los datos básicos y los demás requisitos que se establezcan en el
diseño del curso.

Para llevar a cabo el desarrollo de los cursos, tendrán en cuenta los siguientes criterios:

● Solo se asigna un instructor como responsable de ejecutar la acción de formación.

● Solo se programa el curso especial si existe disponibilidad de instructores
● Se inicia el curso especial si la demanda de inscritos es mayor al 80% del cupo.
● Cada participante es responsable de entregar fotocopia legible del documento de
identificación, y el instructor de verificar sus datos básicos y de contacto en el
sistema de gestión académica.
● No existe la figura de aspirantes en condición de asistentes.
● La selección se realiza de acuerdo al orden de inscripción.

Los aprendices que se certifican en cursos especiales como trabajo seguro en alturas,
higiene manipulación de alimentos, bioseguridad, entre otros, deben actualizar la
certificación para renovar la licencia conforme a las disposiciones establecidas por el
Gobierno Nacional. Para ello, los interesados se inscriben nuevamente en estos cursos
obteniendo el certificado actualizado, pueden realizar nuevamente el curso o simplemente
recibir el certificado renovado.

Se permite que el aspirante acceda y se matricule en dos cursos especiales presenciales

simultáneamente que le aporten a mejorar el desempeño en el oficio que desempeña. Si no
termina los cursos quedará sancionado por tres meses.

18 GFPI-G-025 V.01
8. REGISTRO Y PUBLICACION DE LA RESPUESTA INSTITUCIONAL.

8.1 FORMACIÓN TITULADA.

Para que los Centros de Formación puedan crear y personalizar las fichas de la oferta de
demanda social (abierta), debe existir un periodo de oferta habilitado, el cual es creado en
el aplicativo SOFIA Plus por el encargado de Administración Educativa en la Dirección
General, donde se incluyen los eventos de inscripción, selección y matricula en el
calendario de Dirección General.

Al caracterizar la oferta titulada demanda social en modalidad presencial, virtual y a

distancia, los funcionarios responsables (coordinador académico y de ingreso), tendrán en
cuenta el plazo dado para la creación de fichas y la fecha de inicio de la formación,
indicadas en el anexo del cronograma del calendario académico y de labores.

Importante, que los funcionarios encargados de gestionar la caracterización de las fichas en

los centros de formación, revisen cuidadosamente cada una de las variables a registrar:

● Fecha de inicio de la formación

● Fecha de terminación de la formación
● Cupo
● Programa en estado en ejecución
● Modalidad del programa
● Nombre del Responsable
● Departamento donde se desarrolla la Formación
● Municipio donde se desarrolla la Formación
● Requisito Especifico
● Tipo de Respuesta
● Lugar/Dirección de Ejecución de Formación: Indicar dirección exacta donde se
realizará la formación, indicando si es una subsede (No usar abreviaturas)
● Jornada
● Horario
● LMS: seleccionar el LMS Blackboard

Si por algún motivo queda caracterizada la ficha con error en una de las variables y si esta
se encuentra personalizada, entonces en el centro procederán a cancelarla o modificarla,
pero si estando personalizada envían la sugerencia, procederán a informar al responsable
de Administración Educativa en la Dirección General con la evidencia respectiva, para que
cancele la ficha antes de realizar la verificación.

19 GFPI-G-025 V.01
 Tener en cuenta que no es posible cambiar una de las variables en una ficha
incorrectamente caracterizada en cualquier tipo de oferta y en los diferentes estados por
los que pasa la ficha (publicada, en inscripción, en selección y en matricula), si esto ocurre,
el centro responderá y solucionara las quejas que puedan presentar los aspirantes.

Cuando en el centro de formación definen que hay que atender varios grupos que cumplen
con las mismas variables: programa de formación, municipio, jornada, horario, lugar de
realización; entonces caracterizarán una única ficha con el total de cupos, sin exceder un
cupo de 150 personas por ficha, y programarán los ambientes e instructores que apoyarán
el proceso y organizarán los grupos teniendo en cuenta las rutas de aprendizaje y proyectos
asociados. Si para el mismo programa hay cambio de una de las variables, entonces es
necesario crear una nueva ficha.

Una vez quedan personalizadas las fichas de la oferta por parte de cada centro de
formación, los funcionarios del Grupo de Administración Educativa de la Dirección de
Formación Profesional de la Dirección General, revisan el tipo de prueba online – offline,
fecha de inicio de la formación y la modalidad, y publican la oferta en los tiempos
acordados en el cronograma del calendario académico y de labores.

Además, cada centro de formación debe cumplir con el Artículo 2.5.3.2.1.1.- del decreto
1075 del 2015, - donde se señala que para ofrecer y desarrollar un programa académico de
educación superior, en el domicilio de una institución de educación superior, o en otro
lugar, se requiere contar previamente con el registro calificado del mismo. El registro
calificado es otorgado por el Ministerio de Educación Nacional, mediante acto
administrativo motivado en el cual se ordena la inscripción, modificación o renovación del
programa en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior -SNIES-, cuando
proceda.

Por lo anterior, solo se podrán ofertar programas de nivel Tecnólogo o Especialización

Tecnológica que tengan resolución vigente de registro calificado, para el centro de
formación y exclusivamente en el municipio que aparece en la citada resolución del
Ministerio de Educación Nacional.

“Por transparencia en el proceso, una vez publicada la respuesta Institucional en la página

WEB no se modifica; el Subdirector del Centro de Formación es el responsable de la calidad
final de la información publicada”.

Para la publicación de la oferta especial de formación, el coordinador académico como

responsable en el centro de formación ejecuta los siguientes pasos:

20 GFPI-G-025 V.01
 a) Caracteriza la ficha de acuerdo con el programa de formación.
b) Personaliza la respuesta validando código de la ficha y el nombre del programa.
c) Gestiona el calendario de centro indicando fecha de inicio y fin de las inscripciones.
d) Publica la(s) ficha(s) de caracterización para que aparezca(n) en la página de oferta
educativa.

8.2 FORMACIÓN COMPLEMENTARIA.

La apertura de los cursos complementarios tiene como principal gestor al coordinador
académico, quien para tal fin realiza en el aplicativo lo siguiente:

a. Caracteriza las acciones de formación complementaria, asignando recursos físicos y

humanos, cupo, vigencia y horarios.
b. Personaliza la respuesta validando código de la ficha y el nombre del programa.
c. Gestiona el calendario de centro indicando fecha de inicio y fin de las inscripciones.
d. Publica la(s) ficha(s) de caracterización para que aparezca(n) en la página de oferta
educativa.

Importante que:

● Las fichas queden bien caracterizadas

● Las variables de cada ficha respondan a lo requerido
● Ficha publicada no se cancela
● Las inconformidades de los usuarios, las resuelve el subdirector de cada centro de
formación.

9. PROMOCION Y DIVULGACION DE LA OFERTA EDUCATIVA.

La oferta de formación se divulga por los medios que dispone la Entidad en el territorio
nacional.

La finalidad de esta actividad es brindar información oportuna y de calidad a todos los

aspirantes a la Formación Profesional del SENA, contando con horarios flexibles de consulta e
inscripción a través del “portal de oferta educativa SENA”, esto en función de los
requerimientos, posibilidades y lugares de acceso de los usuarios.

La promoción y divulgación de la oferta, se realiza teniendo en cuenta que:

1. Los responsables en las Direcciones Regionales, Centros de Formación Profesional y

Dirección General, utilizan en la promoción y divulgación de la oferta de formación
titulada y complementaria, los canales de comunicaciones disponibles, como: página
Web institucional (www.sena.edu.co), portal Sofia Plus (www.senasofiaplus.edu.co),

21 GFPI-G-025 V.01
 intranet institucional (http://nube.sena.edu.co), programa @SENA Comunica, correo
electrónico y contact center.

2. La información se orienta en dar a conocer el calendario académico y de labores, las

competencias y resultados de aprendizaje propios de la especialidad, así como, los
requerimientos, horarios y lugar de realización de la formación, facilitándole a los
aspirantes tomar decisiones más acordes con sus necesidades y expectativas, para ello:

● Los responsables de la actividad de promoción (coordinador de formación,

coordinador Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y
Relaciones Corporativas, responsable de ingreso, apoyo técnico de la oficina de
comunicaciones regional), diseñan y gestionan la impresión, publicación y
divulgación de afiches y mensajes promocionales de la oferta de formación, con
información pertinente acerca de: nombre del curso, nombre del centro, nombre de
la sede, jornada, municipio, nombre y tipo de programa, duración y requisitos de
ingreso.
● El equipo responsable de ingreso, organiza y realiza las charlas informativas
involucrando a la comunidad educativa del centro de formación, considerando los
siguientes aspectos:
o Objetivos del programa de formación.
o Perfil de ingreso
o Competencias del programa
o Perfil de egreso
o Proyección laboral e información del mercado laboral
o Contrato de aprendizaje: qué es, cuál es su objetivo, beneficios.
o Otras que pueden ser de interés de los aspirantes (complementaria,
validación, certificación de competencias laborales, virtual, entre otros).
o Como se realiza el ingreso, registro e inscripción en el aplicativo de gestión
educativa.
3. El (la) Coordinador(a) del Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y
Relaciones Corporativas participará en la realización de las charlas informativas y
establecerá estrategias de divulgación de los programas de formación con las
instituciones educativas, en el marco de la articulación del SENA con la educación media
con los que se tengan convenios.
4. En el portal de oferta educativa (www.senasofiaplus.edu.co), los usuarios pueden
consultar el calendario de las charlas o sesiones informativas que remite cada centro de
formación al Grupo de Administración Educativa para su publicación, utilizan para ello la
Planilla Calendario Charlas Informativas (GFPI-PL-002). Como evidencia de la realización
de las charlas informativas, se lleva el registro de participantes, utilizando la Plantilla
Registro de asistencia a las charlas informativas (GFPI-PL-001).

22 GFPI-G-025 V.01
5. Los operadores del Contact Center ofrecen orientación actualizada relacionada con el
calendario académico y de labores, la oferta educativa y sus requerimientos, así mismo,
sobre el procedimiento para el registro e inscripción a los programas. Igualmente,
apoyan a los aspirantes en los pasos que deben tener en cuenta para la consulta de las
fechas en las que aplican las pruebas de selección.
6. Los centros de formación que adelanten la inscripción en los municipios con zonas
rurales de difícil acceso a internet, deben gestionar los recursos necesarios para cumplir
con el alistamiento logístico, esto debe quedar justificado en la planeación del ingreso.
Así mismo, el Centro y Administración Educativa gestionan las inquietudes que surjan del
evento de promoción y divulgación de la oferta, evalúan y elaboran los informes con
propuestas para mejorar continuamente.

10. REGISTRO E INSCRIPCIÓN.

Con el registro de datos básicos y la aceptación de la política de seguridad y confidencialidad,

el aspirante autoriza y da el consentimiento para el tratamiento de datos personales, en
cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 del 2012, por la cual se estable el ‘Régimen General
de Protección de Datos’ y el Decreto Reglamentario 1377 del 2013”, demanda
respetuosamente su autorización para que de manera libre, previa, clara, expresa, voluntaria
y debidamente informada permita a la Entidad recolectar, recaudar, almacenar, usar,
procesar, compilar, intercambiar con otras Entidades Públicas, dar tratamiento, actualizar y
disponer de los datos que serán suministrados y que se incorporen en nuestras bases de
datos. Esta información es y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la
Entidad.

Así mismo, el aspirante admitido queda identificado como usuario en el aplicativo adoptado
para la Gestión Académica Administrativa SOFIA Plus, permitiéndole el acceso a los servicios
de formación y capacitación que ofrece la entidad; el aspirante no admitido autoriza a la
Entidad para remitirle información de su interés.

10.1 REGISTRO.
Para registrarse en el SENA debe:

- Ingresar al portal de oferta http://oferta.senasofiaplus.edu.co y en el recuadro

“Registrarse” proceda con el registro, tener siempre a mano el documento de
identidad vigente.
- Consultar la guía de como registrarse, publicado en el portal
http://portal.senasofiaplus.edu.co,

23 GFPI-G-025 V.01
 - Una vez en el portal, seleccionar primero la opción Ayuda y soporte y luego Ayudas y
Manuales, allí encontrara “Guías Requeridas Frecuentemente” y Registrarse en
SOFIA Plus”

✓ El registro se realiza diligenciando cada uno de los “pasos” solicitados:

Primer paso: Términos y condiciones

Segundo paso: Información Básica

Tercer paso: Datos de contacto y

Cuarto paso: Asignar clave y Finalizar

El registro es personal y el usuario que lo realiza debe asegurarse que la información que
registra corresponda a sus nombres, apellidos, tipo y número de identificación tal y como
aparece en el documento de identidad, y una vez finalizado el registro, el usuario recibe la
confirmación del registro exitoso al correo electrónico suministrado como dato de
contacto.

Así mismo, el aplicativo adoptado por el SENA para la Gestión Académico Administrativo
está diseñado para que el usuario directamente restablezca la contraseña.

Para restablecer la contraseña es importante que:

- El usuario consulte el portal de oferta http://oferta.senasofiaplus.edu.co y ubique

la opción ¿Olvidó su contraseña? y luego digite los datos requeridos. La
confirmación del restablecimiento de la contraseña se realiza a través del correo
electrónico que haya registrado el usuario en el sistema. Para ello el usuario debe
estar seguro que no ha cambiado la dirección del correo electrónico.
- En caso en que el usuario solamente se encuentre registrado y haya cambiado de
correo electrónico debe acercarse al centro de formación más cercano para que el
funcionario con el rol de agente GAE (Grupo Administración Educativa) le actualice
los datos, para ello debe presentar el documento de identificación vigente.
- Si se encuentra en formación o certificado en una acción de formación, debe
acercarse al Centro de formación donde se encuentra matriculado o donde fue
certificado.

24 GFPI-G-025 V.01
 - Si se trata de funcionarios de la Entidad que tienen el rol Usuarios SENA, ejemplo
subdirectores de centro, entonces deben enviar la solicitud por correo electrónico
con los datos de nombres y apellidos, tipo y número de documento y correo
electrónico al Grupo de Administración Educativa de la Dirección General para
gestionar el restablecimiento de la contraseña.

10.2 INSCRIPCIÓN.
Para inscribirse en un programa de formación en el SENA, el aspirante o usuario debe:

- Consultar la oferta educativa en el portal de oferta

http://oferta.senasofiaplus.edu.co o en la página principal del SENA
www.sena.edu.co
- Consultar la guía de inscripción, publicada en el portal
http://portal.senasofiaplus.edu.co , y seleccionar la opción “Inscribirse a un
programa de formación”.
- Seleccionar el programa de formación de su interés.
- Confirmar que el programa de formación seleccionado es el de su interés, que
cumple con los requisitos, y que el horario, jornada, y lugar de realización de la
formación responde a sus expectativas.
- Realizar la inscripción diligenciando cada uno de campos solicitados, revisar que la
información sea la correcta. Quienes se postulen a programas de nivel Tecnólogo –
sin excepción– deben incluir en el formulario de inscripción el código SNP-ICFES; este
debe consultarse previamente en el sitio web del Instituto Colombiano para la
Evaluación de la Educación (ICFES).
- Estar seguro del programa escogido, en caso contrario tiene la opción de cancelar la
inscripción y esta decisión es irreversible.
- Si el aspirante anula la inscripción, no puede inscribirse a la misma ficha de
caracterización.
- Imprimir la confirmación de la inscripción y tener presente la fecha y hora de la
citación a presentar la prueba.
- Asistir a las charlas informativas para complementar la información sobre los
programas: requisitos, contenidos y competencias por adquirir o demostrar,
horarios, lugar donde se realizara la formación.
- Si tiene alguna consulta puede llamar, en Bogotá al 5925555, o desde cualquier lugar
del país a la línea gratuita nacional 018000-910270.
- La inscripción en los programas de formación que la Entidad oferta, es de
responsabilidad del aspirante y asume los errores cuando escoge otro programa al
que realmente deseaba inscribirse. El programa de formación está asociado a una
regional, a un centro de formación y a un horario. No requiere de intermediarios
para realizar la inscripción.

25 GFPI-G-025 V.01
 - Para los aspirantes extranjeros, nuestra misión establece que “El SENA está
encargado de cumplir la función que le corresponde al Estado de invertir en el
desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando
la formación profesional integral, para la incorporación y el desarrollo de las
personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico
y tecnológico del país”. A los extranjeros, el SENA les exige que sean residenciados
en Colombia y deben tener la respectiva cédula de extranjería de residente expedida
por autoridad colombiana competente. En el caso de los ciudadanos venezolanos,
deben presentar el Permiso Especial de Permanencia y el Pasaporte o Cedula de
Extranjería. Una vez cumplidos los requisitos básicos de permanencia legal, definido
el perfil laboral e identificada la formación que mejorará las competencias laborales,
los centros de formación procederán al registro, inscripción y eventual matricula (hay
necesidad de cumplir con los requisitos particulares del desarrollo curricular a
cursar). Es de aclarar que todos los documentos de identificación y permanencia
legal en el territorio Colombiano deben estar vigentes al momento de la matrícula y
la certificación. Por tanto, todo ciudadano extranjero residenciado legalmente en
nuestro país debe acercarse al Centro de Formación que oferte el programa de su
escogencia cerca a su lugar de residencia, con el fin de efectuar los procedimientos
anteriormente descritos, aportando la documentación referenciada. Para
formaciones tituladas y complementarias, el centro de formación deberá registrar la
información de inscripción validada en el respectivo formulario de consolidación para
aspirantes extranjeros.
- Cuando se trate de la oferta especial empresarial de formación en el marco de
convenios de ampliación de cobertura, es el conviniente quien revisará y garantizará
el registro e inscripción de los aspirantes a la formación convenida en las condiciones
de calidad exigidas por el SENA, para lo cual implementará estrategias para que cada
usuario se registre e inscriba en el sistema de gestión académica del SENA. En el caso
de programas de formación ofertados en el marco de la educación media le
corresponde a cada institución educativa realizar el registro e inscripción de sus
estudiantes a los programas articulados, y si hay duda con el procedimiento solicitan
apoyo con el responsable de ingreso y el líder de articulación de cada centro de
formación.
El SENA a través de los centros de formación se encarga de realizar en el aplicativo SOFIA
Plus, el registro e inscripción de aspirantes, solo cuando existan limitantes confirmadas de
acceso a la tecnología o cuando se presenten aspirantes con discapacidad que hayan
solicitado apoyo. La información que suministra el interesado debe ser validada ante la
Registraduría o entidad competente a fin de velar por la calidad de la información que
registra en el aplicativo SOFIA Plus adoptado por el SENA para la Gestión Académico
Administrativo.

26 GFPI-G-025 V.01
 La información de los aspirantes será utilizada posteriormente por el SENA, en la
administración de la formación y no podrá tratarse con fines diferentes sin consentimiento
expreso. Por lo anterior, la Entidad debe asegurar la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de los registros del Aspirante y de los sistemas de información para el
registro y control académico.

Todas las personas registradas en el aplicativo SOFIA Plus adoptado por el SENA para la
Gestión Académico Administrativo, tienen derecho a conocer, consultar, actualizar, solicitar
y obtener la corrección de algún dato básico o de contacto que les concierne; sin embargo,
la actualización de dicha información en el registro, no afectará retroactivamente la
expedición de constancias o certificados.

El aspirante a la formación profesional del SENA, en las modalidades presencial, virtual y a

distancia, no podrá inscribirse en programas de formación titulada si se encuentra en uno
de los siguientes estados:

✓ Si está previamente inscrito en un programa de formación profesional.

✓ Si ha sido citado para presentar las pruebas de selección.
✓ Si presentó pruebas de selección y fue seleccionado.
✓ Si se encuentra seleccionado y fue convocado a asentar matrícula.
En este sentido, un aprendiz no podrá inscribirse en otro programa de formación
profesional si:

✓ Se encuentra matriculado y en formación.

✓ Se encuentra en el estado pendiente por certificar.
✓ Presenta novedad de retiro voluntario o cancelado académico y no han transcurrido
los seis meses de sanción.

Nota: Los seis meses cuentan a partir de la fecha de activación de la novedad en el

aplicativo. En caso de realizar nuevas inscripciones, el sistema valida la fecha de
activación de la sanción con la fecha de la nueva inscripción y no con la fecha de
inicio de la formación.
✓ Se encuentra con novedad de aplazamiento.
✓ Si se encuentra con novedad de condicionado
Un Aprendiz del SENA, se encontrará inhabilitado para continuar en el programa de
formación cuando:

✓ Haya solicitado retiro voluntario.

✓ Se encuentre sancionado por cualquier falta académica o disciplinaria y por el tiempo
que indique el reglamento del aprendiz del SENA.
✓ Haya sido cancelada la matricula por faltas académicas o disciplinarias, perdiendo la
condición de Aprendiz SENA.

27 GFPI-G-025 V.01
 ✓ Por haber suplantado a otra persona o hecho fraude en su registro académico o en el
de otro Aprendiz.
Durante el evento de inscripción el sistema realiza validación de las inhabilidades,
informándole inmediatamente al aspirante cuando éstas le aplican.

En la inscripción, el aspirante podrá escoger otro programa de formación del mismo nivel
como segunda opción en algunos programas y aplica solamente en convocatorias de oferta
abierta de formación titulada.

10.3 BALANCEO DE PROGRAMAS DE FORMACIÓN – FICHAS

Se presenta cuando en un centro de formación caracterizan el mismo programa de
formación más de una vez con las mismas variables, generando varios números de fichas
para el programa y a medida que transcurren las inscripciones, el aplicativo realiza para
estas fichas el balanceo que consiste en la rotación de fichas cada hora, muestra unas y
oculta otras y así se garantiza que al finalizar el periodo de inscripciones todas tengan un
número similar de inscritos por ficha y no se pierdan los cupos.

10.4 REGISTRO E INSCRIPCIÓN EN PROGRAMAS DE BAJA DEMANDA

Se realiza a una vez finalice el evento de inscripción de alta demanda, quedando solamente
publicados en la página los programas de formación que no superan tres veces el cupo
ofertado, permitiendo que más usuarios se inscriban en el plazo que se fija en el
cronograma de la convocatoria.

Es importante que el funcionario asignado como responsable de ingreso en el centro de

formación, genere el reporte de inscritos, que será insumo para el análisis que debe
realizar el Subdirector de Centro, con su equipo de colaboradores, integrado por el
Coordinador del Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones
Corporativas, el Coordinador Grupo de Gestión de Administración Educativa,
Coordinadores Académicos y Coordinador de Formación quienes definirán las estrategias y
el plan de promoción para los días adicionales de inscripciones.

Los aspirantes que se inscriban en los días adicionales en los programas de baja demanda,
presentaran las pruebas únicamente en las fechas de las reprogramaciones de acuerdo con
el último digito del documento de identificación.

Cuando el número de inscritos en un programa de formación no supere el mínimo que

equivale al 20% del cupo establecido en la ficha, ésta se cancela automáticamente al
finalizar el evento de inscripción y en consecuencia anula la inscripción a los aspirantes y
mediante correo electrónico son informados que por no cumplir con el cupo se cancela el
proceso. Esta cancelación no inhabilita a los aspirantes para inscribirse en próximas
convocatorias.

28 GFPI-G-025 V.01
 Una vez finalice el evento de inscripción, el responsable de ingreso debe generar el reporte
definitivo de inscritos por programa con el fin de identificar el potencial de aspirantes que
presentaran la prueba de selección fase I Online.

Ningún funcionario en los centros de formación debe anular la inscripción de los aspirantes.

11. SELECCIÓN DE ASPIRANTES EN PROGRAMAS DE FORMACIÓN TITULADA

ABIERTA:

11.1 MEDIANTE APLICACIÓN DE PRUEBAS FASE I (ON LINE), FASE II Y PRUEBAS OFF LINE
(FUERA DE LÍNEA)
Consiste en la gestión, activación y aplicación de instrumentos de evaluación utilizando los
medios tecnológicos y recursos disponibles en la Entidad, para identificar y elegir entre los
aspirantes inscritos a un programa ofertado por el SENA, aquellos que mediante la aplicación
de prueba de competencias y prueba práctica (taller) obtengan los mejores puntajes.

El SENA realiza la selección de los aspirantes mediante la presentación de dos pruebas, la

primera identificada como prueba de competencias por la web obligatoria para todos (fase I)
y la segunda identificada como prueba controlada y/o taller (fase II), opcional.

11.2 SELECCIÓN FASE I (PRUEBA ONLINE)

Prueba Web: valora los intereses, motivaciones, competencias generales laborales y
ciudadanas, tiene doble carácter pues es una prueba eliminatoria y clasificatoria, se evalúa
con una escala de Uno (1) a cien (100), según programación definida en la tabla No 1. Con
esta prueba se busca identificar aquellos aspirantes que a través de sus respuestas
demuestran: mayor interés y motivación por el programa elegido, identificando la actitud
esperada en diferentes ambientes cotidianos y la habilidad cognitiva para usar la
información, con fines determinados, tales como: toma de decisiones, creatividad y solución
de problemas, entre otros; así mismo, busca identificar las competencias que le facilitarán el
desempeño exitoso en su vida laboral.

La prueba de competencias se desarrolla sobre la plataforma del SENA y con acceso desde
cualquier punto de conexión a internet. Los aspirantes son citados de acuerdo con el último
número del documento de identificación y reciben al correo que hayan registrado en el
sistema, la confirmación de la fecha y hora para presentar la prueba. También pueden
consultar la fecha de citación en el cronograma que se publica en el portal
http://portal.senasofiaplus.edu.co/ . Antes de iniciar se sugiere verificar la estabilidad de la
conexión a Internet y utilizar el navegador Mozilla Firefox.

29 GFPI-G-025 V.01
Para aplicar la prueba, el aspirante ingresa a SOFIA Plus y da clic en “Presentar pruebas de
selección”. Ver imagen señalada en el paréntesis.

Después, registra los datos correspondientes al tipo, número de documento y contraseña,

luego aplica la prueba resolviendo 20 preguntas en 25 minutos y por ultimo consulta el
resultado ingresando a SOFIA Plus con el rol de aspirante.

La participación en las pruebas de selección supondrá el consentimiento de la prueba, la

autorización para las citaciones o notificaciones y la cesión al SENA, de los datos
procedentes del Centro de Formación para el cual el aspirante haya presentado las pruebas
de selección, en los términos establecidos en la legislación sobre protección de datos.

Las pruebas son de uso exclusivo y dominio institucional y se prohíbe a los aspirantes su
copia parcial o total y reproducción en cualquier medio so pena de ser sancionados o
excluidos del proceso de ingreso.

Los aspirantes deben ser informados, previamente y en un lenguaje directo y claro, del tipo
de prueba que enfrentarán, el objetivo de la misma, los riesgos o dificultades que se
puedan presentar para cada tipo de prueba (Fase I : online, offline. Fase II: Web controlada,
y/o taller), la responsabilidad al resolver la prueba y sus derechos reservados, el manejo
que se le dará posteriormente a la información y la forma en que podrá recuperar sus datos
y resultados en cualquier momento de la selección o una vez concluida.

En la presentación de la prueba no se pueden descartar que ocurran eventos relacionados

con el uso de la tecnología que impidan que el aspirante desarrolle la prueba, los más
frecuentes son: conectividad deficiente, tipo de navegador utilizado, imágenes
incompletas, caída de la prueba por corte de energía, entre otros. Si uno de estos eventos
ocurre, el aspirante debe reportarlo al funcionario de ingreso del centro de formación
adjuntando evidencias de la situación presentada, para que lo escale al Grupo de
Administración Educativa de la Dirección de Formación Profesional en la Dirección General,
para verificación y en caso de confirmar que la situación es ajena al aspirante, la prueba se
reprograma para los días de reprogramaciones según cronograma de la convocatoria.

El SENA a través del sistema notifica al usuario/aspirante la reprogramación de la prueba

mediante el siguiente mensaje:

De: senasofia@senavirtual.edu.co <senasofia@senavirtual.edu.co>

Enviado: sábado, 04 de marzo de 2017 6:43 a. m.

30 GFPI-G-025 V.01
 Para: aguila_isa3@hotmail.com
Asunto: REPROGRAMACION PRUEBA DE SELECCION FASE I

Señor(a): MARIA ISABEL AGUILAR MANZANO,

El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, le informa que según nuestro
registro usted no presentó prueba, por lo tanto su estado quedó como NO
EXITOSO.
El sistema estará habilitado para que usted pueda presentar la prueba entre
el 07/03/2017 00:01 y el 07/03/2017 17:00

Para presentar la prueba tenga en cuenta las siguientes indicaciones:

1. Ingrese a la dirección www.senasofiaplus.edu.co

2. A través del recuadro "Presentar Pruebas de Selección", ir la opción Prueba.
3. seleccione el tipo de documento, digite su número de identificación y su
contraseña.
4. ir a la opción Consultar Pruebas
5. En el recuadro se presenta la información de la Prueba con las fechas de
presentación.
6. Si la Prueba se encuentra habilitada para la presentación se activa la Opción
Presentar Prueba de lo contrario ingresar en las fechas establecidas.
7. ir a la opción Presentar Prueba.
Recuerde que es importante para el éxito en la prueba contar con una
conexión estable a internet. Gracias por elegir nuestra institución.

11.3 PRUEBA OFF LINE (FUERA DE LÍNEA)

Off Line es una prueba programada y aplicada en el centro para poblaciones especiales, con
dificultades de conectividad o con discapacidad (visual, auditiva, física o intelectual,
sordoceguera, psicosocial y múltiple). Las competencias a evaluar, la escala de valoración y
el porcentaje asignado para esta modalidad es el mismo de una prueba Web controlada.

Requisitos Para Realizar Pruebas Off Line

✓ El subdirector de centro o a quien designe enviará solicitud a la coordinación

del Grupo Administración Educativa de la Dirección General indicando: nombre del
responsable con su correspondiente número de cedula además de enseñar el
número de la ficha, nombre del Centro, nombre del programa de formación, línea
tecnológica y red de conocimiento.
✓ El centro personaliza la ficha con la prueba tipo OFFLINE.
✓ El encargado en el Grupo de Administración Educativa asigna el Rol de Gestor de
Pruebas Offline al profesional señalado en la solicitud, el cual firma el acta de

31 GFPI-G-025 V.01
 responsabilidad sobre el proceso y consulta en el
http://portal.senasofiaplus.edu.co/docs/videos/prueba_offline/ para conocer el
procedimiento.
✓ El funcionario con el Rol de Gestor de Pruebas, descarga en Sofia el software
Evaluaciones Offline y lo debe instalar en equipos Windows (XP, Vista o 7). Es
importante (pero no obligatorio) tener en cuenta que los computadores en donde se
instala el software tenga la fecha y hora actualizados. El sistema no requiere
permisos de Administrador de Windows.
✓ Adicionalmente, el funcionario con el Rol de Gestor de Pruebas Offline debe
descargar las pruebas en el aplicativo SOFIA Plus a partir del momento en que todas
las fichas se encuentren en estado Verificada, y cargarlas en el software de
Evaluaciones Offline con el respectivo rol administrativo que se indica en las guías de
usuario.
✓ En el centro contactarán a los aspirantes que se inscribieron en las fichas
caracterizadas con pruebas offline y garantizarán la aplicación de la prueba dentro de
las fechas establecidas en el cronograma para las pruebas Fase I. El aspirante registra
su tipo y numero de documento con el que se inscribió y aplica la prueba.
✓ El cargue y exporte de las pruebas es responsabilidad del funcionario encargado por
el centro, además debe contar con el respectivo conocimiento para el manejo y
administración de pruebas en el sistema de Evaluaciones Offline.
✓ Quien recibe en el centro de formación el rol de Gestor de Pruebas Offline debe
cargar las pruebas aplicadas en SOFIA Plus, verificando los mensajes que arroja la
aplicación durante el respectivo cargue y para mayor seguridad descargar el reporte
de resultados de pruebas.
✓ El Gestor de Pruebas Offline designado por el Encargado del Grupo Administración
Educativa debe cargar a Sofia Plus las pruebas presentadas por los aspirantes
durante las fechas de Selección Fase I establecidas.
✓ Los centros de formación tienen la posibilidad de caracterizar las fichas con
aplicación de pruebas offline, esta caracterización se dispone prioritariamente para
los centros que tienen dificultad de conectividad o cuya tecnología medular es del
sector agropecuario.
A los centros que el Grupo de Administración Educativa de la Dirección General apruebe la
aplicación de pruebas off-line tienen la posibilidad de inscribir y aplicar las pruebas de
selección a los aspirantes durante el periodo de baja demanda, y enviaran la información
requerida con anticipación y en respuesta el Grupo de Administración Educativa remitirá
los instructivos e instaladores requeridos para poder realizar las pruebas.

En el cuadro siguiente se presentan las opciones con las que un aspirante puede quedar
seleccionado:

32 GFPI-G-025 V.01
 FASE I FASE II
TOTAL
WEB ON LINE WEB CONTROLADA TALLER
OPCION 1 20 80 N/A 100
OPCIÓN 2 20 40 40 100
OPCION 3 20 N/A 80 100
OPCION 4 100 N/A N/A 100

Las siguientes alternativas son para los centros que aplican pruebas off line

FASE I FASE II
OFF LINE WEB CONTROLADA TALLER TOTAL
OPCION 3 20% N/A 80% 100%
OPCION 4 100% N/A N/A 100%
Tabla No 1

Las quejas y reclamos que se originan con la aplicación de esta prueba se atenderán
únicamente en los días y horas de las reprogramaciones de las pruebas, información
disponible en el cronograma que se publica en el portal de oferta educativa.

La prueba se reprograma cuando el aspirante no la presenta oportunamente el día que le

fue programada o porque el intento fue fallido y no se reprograma cuando es finalizada
por el usuario o terminada por tiempo.

11.4 SELECCIÓN FASE II

Tiene dos tipos (prueba web controlada y/o taller). Estas pruebas son de carácter
clasificatorio y eliminatorio, son presenciales, se califica de una escala de uno (1) a cien
(100) puntos y tiene un valor porcentual dependiendo de las opciones señaladas en la tabla
No 1.

La prueba web controlada: Valora las aptitudes y competencias básicas asociadas a los
programas en áreas tales como: biología, matemáticas, sociales, física, inglés e informática,
con el fin de identificar el perfil del aspirante en relación al programa de formación elegido.

La prueba taller: Busca apreciar las competencias comportamentales, biofísicas y

actitudinales de los aspirantes para desempeñarse en el futuro programa de formación,
estas competencias se valoran teniendo en cuenta su desempeño frente a las actividades
propuestas en el protocolo para la formulación del taller.

11.5 PLANEACIÓN LOGÍSTICA FASE II

Se trata de identificar los recursos humanos, ambientes de selección y horarios, para la
aplicación de la prueba web controlada y/o taller.

33 GFPI-G-025 V.01
Después de finalizado el evento de inscripción y aplicada la primera prueba, los
funcionarios responsables de ingreso en cada centro de formación deben generar del
aplicativo el reporte de cargue de resultados por ficha, con el propósito de identificar el
número de aspirantes inscritos e inscritos con resultado de prueba diferente de cero en su
primera opción, dato que se puede verificar consultando el detalle de la ficha de
caracterización en el aplicativo. Dependiendo del número de inscritos con resultado de
prueba válida, definen a que programas de formación le programan el evento de pruebas
fase II, considerando para ello que se cuente con disponibilidad en la capacidad instalada
(ambientes, instructores).

Importante, tener en cuenta que el número de aspirantes con segunda opción no suman al
número de aspirantes de primera opción para definir la prueba fase II.

De acuerdo al tipo de prueba que se haya escogido, los responsables del proceso en el
centro de formación deben capacitar a su equipo de instructores en el desarrollo y registro
de información así como en el procedimiento de ejecución de cada prueba y para ello,
tienen como apoyo los instructivos que se encuentran en
http://portal.senasofiaplus.edu.co/

El funcionario poseedor del Rol de “Gestión de Desarrollo Curricular” es el responsable de

registrar las Pruebas Fase II a través del paquete funcional “Planeación de la Formación”, y
el funcionario con el rol responsable de ingreso es quien agenda las pruebas, realiza la
programación de los ambientes, el horario, la fecha y registra en las citaciones el sitio en la
que se presentan de acuerdo con las fechas definidas en el cronograma de ingreso.

Una vez realizada la citación de la prueba web controlada y/o taller, los aspirantes
preseleccionados reciben notificación a través del correo electrónico con la fecha, hora y
lugar para la presentación de la prueba o taller.

Adicional a las notificaciones que recibe el aspirante, es importante que en el centro de

formación definan estrategias de comunicación para que los aspirantes conozcan el
estado de su proceso de selección.

El paso a paso para definir prueba Fase II (Prueba web controlada y/o taller) se encuentra
en el portal de oferta educativa, opción Ayuda y Manuales (Procesos SENA, Funcionario,
Ingreso: Selección-Pruebas Fase II).

Tener en cuenta que el sistema de manera predeterminada activa 2.5 veces el cupo, que
corresponde al número de aspirantes que van a la fase II. El funcionario que tenga asignado
el rol de agente SGS podrá modificar el cupo y el parámetro del 2.5 en el momento que
definan la Fase II.

34 GFPI-G-025 V.01
 Una vez agendada la prueba de selección fase II, esta se debe ejecutar para evitar
inconsistencias en la ficha y en el estado de los aspirantes.

11.6 APLICACIÓN PRUEBA WEB CONTROLADA Y/O TALLER

Se debe coordinar la atención a los aspirantes preseleccionados de acuerdo con la citación

en los horarios previstos, realizar registro de asistencia, verificar documento de
identificación y firma de aceptación de aplicación de las pruebas en el Centro. Cuando
todo esté dispuesto, el funcionario designado, activa la prueba web controlada y realiza el
taller si este fue programado.

Por ser la fase II de carácter presencial en los centros de formación, el funcionario de

ingreso, coordinador académico y coordinador del Grupo de Formación Integral, Gestión
Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas tendrán en cuenta las siguientes
indicaciones para el desarrollo del proceso:

✓ Los aspirantes se deben presentar puntualmente en la fecha, hora, lugar y ciudad

donde han sido citados, con el documento de identificación original y vigente: cédula
de ciudadanía, tarjeta de identidad o contraseña, cédula de extranjería (Los
extranjeros deben demostrar su residencia en el territorio colombiano y presentar el
documento donde se evidencie el permiso otorgado para estudiar). Si el documento
no coincide en el tipo y/o número del mismo no podrá continuar en el proceso de la
convocatoria. No se admiten denuncios.
✓ El aspirante debe presentarse sin acompañante al sitio asignado para la presentación
de la prueba correspondiente (salvo que el aspirante presente algún tipo de
discapacidad que le obligue a contar con ayuda para su desplazamiento).
✓ Una vez el aspirante ingresa al salón no podrá usar, portar ni manipular ningún tipo
de aparato electrónico o mecánico como: celular, cámara de video o fotográfica,
apuntadores inalámbricos, ni podrá ingresar alimentos, objetos, libros u otros
elementos relacionados. (GFPI-PL-001_Registro_de_Asistencia)
✓ El funcionario responsable de ingreso convocara a los instructores que apoyaran el
proceso de acceso al salón de los aspirantes, verificación de documentos y activación
de pruebas en SOFIA.
✓ Se recomienda para el registro de los resultados del taller y /o prueba web
controlada, que estos se gestionen en el plazo definido para su desarrollo. Es
responsabilidad de los instructores asignados, verificar asistencia y registrar los
resultados de todos los participantes.

35 GFPI-G-025 V.01
 ✓ El responsable de ingreso en el centro de formación debe garantizar que se carguen,
gestionen y se publiquen los resultados de la fase II en SOFIA Plus. Tener en cuenta
que:
● Siempre debe generar el reporte de cargue de resultados por ficha, para verificar
la calidad de la información subida por el instructor. Una vez confrontada la
información, podrá procesar los resultados y finalizar el periodo de selección.
● Con el registro oportuno en el aplicativo de la asistencia y la carga de los
puntajes realizada por los instructores, se obtiene el listado de los aspirantes
seleccionados, suplentes (no seleccionados) y no admitidos que se publican para
consulta de los aspirantes a través del aplicativo.
● Los resultados de los aspirantes en el proceso de selección se obtiene al generar
el reporte de resultado de pruebas por aspirante, donde además se identifica el
tipo de documento, nombres y apellidos y el estado de seleccionado y no
seleccionado con los porcentajes de cada prueba y el puntaje final obtenido. Este
reporte se debe conservar para atender cualquier reclamo.
✓ Las dificultades de conectividad en la aplicación de la prueba debe ser reportada de
manera inmediata al instructor responsable de la sala y solo este tipo de situaciones
serán analizadas para posible reprogramación.
✓ Cualquier reclamación con respecto al puntaje de la segunda fase se atenderá hasta
tres días después de publicados los resultados en la plataforma, de lo contrario la
calificación quedara en firme y no procederá ningún recurso. (tal como sucede con
las providencias o con los actos administrativos).

11.7 ATENCIÓN A LA POBLACIÓN CON DISCAPACIDAD EN EL PROCESO DE SELECCIÓN.

Al realizar el registro en el aplicativo de la entidad, los aspirantes con discapacidad (visual,
auditiva, física o intelectual, sordoceguera, psicosocial y múltiple), informarán el tipo de
discapacidad que presentan. Esta información será utilizada por los funcionarios de ingreso
en cada centro para prever el alistamiento de los recursos necesarios para brindar el apoyo
requerido por estos aspirantes.

Veinticuatro (24) horas después de haberse inscrito al programa de formación de su

interés, los aspirantes radicarán en el Centro de Formación donde se inscribieron, los
siguientes documentos:

✓ Carta de solicitud de apoyo dirigida al Coordinador del Grupo de Gestión de

Administración Educativa o al Coordinador del Grupo de Formación Integral, Gestión
Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas según corresponda, en la cual

36 GFPI-G-025 V.01
 especifiquen el apoyo y adecuaciones necesarias para presentar la prueba de
selección en condiciones óptimas.
✓ Adjuntar certificado médico expedido por la EPS a la que se encuentre afiliado -
máximo quince días de expedición- en donde conste el tipo de limitación. En caso de
no estar afiliado a una EPS, el certificado debe ser expedido por un médico
registrado en la Secretaria de Salud de esa ciudad.

El (la) Coordinador(a) del Grupo de Gestión de Administración Educativa, o el responsable

de ingreso del centro, según corresponda, atenderán las solicitudes y evaluarán los
recursos que requieren para que los aspirantes con discapacidad presenten las pruebas de
selección en condiciones de igualdad y protección. Estas previsiones no implican ningún
tipo de valoración o atención preferencial, ni la prestación de servicios terapéuticos.

Si los aspirantes con discapacidad no presentan los documentos descritos anteriormente, el

Centro de Formación asumirá que no requiere ningún tipo de apoyo o acompañamiento y
la prueba se aplicará como está definida.

Con lo anterior se garantiza que el ingreso de los aspirantes con discapacidad, se realice en
estricto orden de mérito y de acuerdo con los resultados obtenidos en las pruebas de
selección, la Entidad cumple así con los principios de equidad, claridad y transparencia en
la asignación de los cupos ofertados.

En caso de identificar aspirantes con discapacidad que requieren orientación, serán

remitidos a la oficina de la Agencia Pública de Empleo de la respectiva regional, para que les
brinde la asesoría necesaria.

Las actividades programadas en la selección fase I y fase II, son objeto de seguimiento por
parte del coordinador académico y del responsable de ingreso, especialmente con los
convocados a presentar la segunda prueba y con el registro oportuno de los resultados del
taller por parte del evaluador, para obtener en los tiempos establecidos los listados de los
seleccionados y no seleccionados.

11.8 PUBLICACIÓN DE SELECCIONADOS

Para la publicación de los seleccionados, el responsable de ingreso verifica que las
evaluaciones entregadas por el instructor queden debidamente registradas en el aplicativo
antes de dar por finalizada la fase II, esto con el fin de evitar inconsistencias en el resultado
final de los aspirantes. Además, genera el reporte de selección y confirma los datos, estado
(seleccionado, no seleccionado, no admitido) y el puntaje final obtenido por cada uno de
los aspirantes que participan en el proceso de selección.

Una vez gestionados los resultados en el aplicativo SOFIA Plus adoptado por el SENA para
la Gestión Académico Administrativo, los aspirantes podrán consultar el resultado final del

37 GFPI-G-025 V.01
 proceso de selección, el día indicado en el cronograma de la convocatoria. Esta consulta es
personalizada y la realiza cada aspirante en el portal de oferta educativa,
(http://oferta.senasofiaplus.edu.co), mediante:

✓ El ingreso del número de documento de identificación y contraseña, y

✓ Después, en SOFIA Plus (www.senasofiaplus.edu.co) escoge la opción selección y en
actividades aspirantes, selecciona “Consultar Resultados de prueba”.

En caso que se presente empate en el puntaje, esté se dirime en primera instancia por los
dos decimales en el resultado de las pruebas y en segunda instancia por el orden de
inscripción (fecha y hora de inscripción).

Antes de empezar con la actividad de convocar a los seleccionados, el Coordinador del

Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas
debe preparar la logística para la recepción de documentos de los aspirantes
seleccionados, asignar los recursos humanos, ambientes y horarios para la recepción y
verificación de los documentos que soportan los requisitos exigidos para el ingreso.

11.9 SEGUNDA OPCIÓN

Para los aspirantes que escogieron otro programa de formación del mismo nivel como
segunda opción, se tendrán en cuenta una vez cerrado el proceso de matrícula en su
primera opción.

Lo primero que se realiza es verificar que los aspirantes en la ficha que escogieron como
primera opción se encuentren con el estado no admitido o no seleccionado pero con
resultado de prueba válida diferente de cero y que en el programa que escogieron como
segunda opción se encuentren como no admitido segunda opción. El estado de los
aspirantes se confirma cuando la ficha se encuentre en matricula o en ejecución.

En aquellos centros de formación que cuenten con aspirantes en segunda opción en

programas que requieran completar cupos, deberán revisar puntajes, confirmar con ellos
el interés por el programa y el cumplimiento de requisitos y reportar dentro del mes de
iniciada la formación el cambio de estado, utilizando la planilla “Cambio Estado del
Aspirante Segunda Opción” al Grupo de Administración Educativa de la Dirección de
Formación Profesional, Dirección General.

Una vez se realice el cambio de estado, el Grupo de Administración Educativa de la

Dirección de Formación Profesional, informa al centro de formación el nuevo estado de los
aspirantes (seleccionados) para que el responsable de ingreso los convoque y proceda con
el asentamiento de las matriculas previo cumplimiento de requisitos.

38 GFPI-G-025 V.01
12. PROGRAMACIÓN Y APLICACIÓN DE LA PRUEBA DE INGRESO EN LA OFERTA
ESPECIAL DE FORMACIÓN

De acuerdo con la Resolución 02130 del 29 de noviembre de 2013, artículo primero,

parágrafo 4: “Todos los aspirantes que deseen ingresar al SENA a programas de formación
titulada, independientemente del tipo de oferta, presentarán prueba de ingreso………….”.

Teniendo en cuenta lo anterior, el coordinador de formación solicita que se programe la

prueba al Grupo de Administración Educativa de la Dirección de Formación Profesional,
diligenciando el “Formato Solicitud de Pruebas” (GFPI-F-085). Una vez programada la
prueba en el aplicativo se regresa el formato al solicitante con la dirección electrónica de la
URL para que proceda con la aplicación de la prueba en la(s) fecha(s) solicitada(s).

Los resultados de la prueba aplicada será enviada por el Grupo de Administración Educativa
de la Dirección de Formación mediante el formato “Reporte Especifico de Prueba”, cuando
el funcionario responsable en el centro los solicite remitiendo la programación de la prueba
que se le envió.

La prueba se desarrolla en los tiempos acordados por el centro de formación, lo que implica
que deben realizar alistamiento logístico y confirmación de asistencia de los aspirantes.

13. MATRICULA

Es el registro que se realiza en el aplicativo de Gestión Académico Administrativo para

formalizar el ingreso de una persona en un programa de formación, el aspirante adquiere o
renueva su calidad de aprendiz, y asume el compromiso de cumplir con los requisitos,
aceptar el reglamento del aprendiz y acepta el deber de conocerlo y aplicarlo.

Tener presente que en la gestión de la matrícula, el SENA no guarda ni reserva cupos a

ningún tipo de población.

13.1. PASOS Y REQUISITOS PARA ASENTAR MATRICULA EN FORMACIÓN TITULADA

PRESENCIAL Y A DISTANCIA

El responsable de ingreso en el centro de formación es el encargado de:

1. Convocar a los aspirantes seleccionados en el orden de puntaje obtenido en el proceso

de selección.

2. Configurar la citación a los aspirantes indicando fecha, horario, lugar y requisitos del
programa de formación.

39 GFPI-G-025 V.01
3. Asentar matrícula, para lo cual debe verificar que el aspirante:

a. Presente el original del documento de identidad. Según normatividad dispuesta por

la Registraduría Nacional del estado civil los ciudadanos Colombianos se identifican
con:
✓ Tarjeta de identidad expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil, que
es el único medio idóneo para la identificación de los menores de edad que
hayan cumplido los siete (7) años de nacidos". Artículo 5° del Decreto No. 1694
de 1971.
✓ Cédula de ciudadanía para la identificación de los mayores de edad una vez
cumplidos los dieciocho años, es así como el artículo 1 de la Ley 39 de 1961
dispone que "la cédula de ciudadanía es el documento con el cual los
colombianos mayores de edad, pueden identificarse en todos los actos civiles,
políticos, administrativos y judiciales”.
✓ Contraseña: A través de la Circular No 222 del 13 de diciembre de 2016 la
Registraduría Nacional del Estado Civil, le solicitó tanto a las entidades públicas
como privadas aceptar la contraseña que sirve a los colombianos para
identificarse cuando su cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad se encuentre
en proceso de producción. Actualmente la Registraduría Nacional expide tres
tipos de comprobante o contraseña para la cédula y la tarjeta de identidad, que
varían de acuerdo con la manera como se diligencie, pero igualmente válidos y
seguros. Se trata del formato blanco pre impreso. Este es el que reciben las
personas cuando tramitan su cédula por primera vez. Un segundo formato, es el
de color verde que se diligencia para duplicado, rectificación o renovación y
finalmente el que se tramita por internet a través de la página de la Registraduría
y al cual le han incorporado el código de verificación QR precisamente para
garantizar la verificación de la identidad de quien lo porta.
b. Extranjeros:
✓ Presente la cédula de extranjería (Los extranjeros deben demostrar su
residencia en el territorio colombiano y presentar el documento donde se
evidencie el permiso otorgado para estudiar que debe cubrir el total del
tiempo de formación etapa lectiva, productiva más el tiempo establecido en
el reglamento del aprendiz para entregar las evidencias de la etapa
productiva y su posterior certificación).
✓ El responsable de ingreso a través del Subdirector del Centro debe reportar a
la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia que corresponda, el
listado de extranjeros matriculados dentro de los (30) calendario siguientes a
la matrícula y dentro de los (30) días siguientes a la terminación definitiva de
los estudios.
c. Otros documentos relacionados:

40 GFPI-G-025 V.01
 ✓ Presente los certificados académicos establecidos en el programa de
formación. Los títulos, certificados o diplomas obtenidos en otros países
deben ser apostillados y convalidados ante el Ministerio de Educación
Nacional.
✓ Las personas que obtengan el Título de Bachiller fuera del país y hayan
realizado el examen similar al Examen de Estado de la Educación Media
ICFES SABER 11, deben realizar el trámite de validez de estos documentos
ante el Ministerio de Educación Nacional. (Para más información, en este link
http://www.mineducacion.gov.co/1759/w3-article-356933.html los
estudiantes extranjeros pueden realizar el trámite de Convalidación de
estudios realizados en el exterior de la educación Básica (secundaria) y
Media y pueden radicar de manera virtual la solicitud de convalidación de
estudios parciales o de título de bachiller, desde cualquier lugar del mundo,
con el requisito de tener un computador y conexión a internet.)
✓ Presente y entregue copia de la constancia de convalidación de estudios y
del examen similar al examen de estado de la educación media ICFES SABER
11.
d. Presente certificación de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud
(SGSSS)
e. Presente y entregue fotografía (color fondo blanco (únicamente) tamaño 3x4 cm
para la expedición del carné.
f. Si es seleccionado en el nivel de formación Tecnólogo, presente y entregue copia del
resultado del Examen de Estado ICFES al momento de asentar la matricula. Si no lo
presenta no podrá matricularse. Ley 30 de Educación 1992. En el caso de haber
presentado la prueba y el resultado no le sea entregado oportunamente, el
responsable de ingreso exigirá copia de la citación y al respaldo del documento
compromiso del aprendiz se dejara la siguiente nota que firmara el aprendiz: Yo
Pedro Perez me comprometo a entregar el resultado del examen de Estado ICFES
dentro de los tres meses siguientes al asentamiento de mi matricula, no entregarlo
acarrea mi retiro del proceso de ingreso.
g. Entregue el formato “compromiso del aprendiz” firmado (GFPI-F-015). Si el aspirante
no acepta los compromisos no procede la matrícula y se registra la novedad
(anulación de la matricula) en el sistema.
h. Presente original del Título de Bachiller o copia del mismo para verificación.
✓ Si el aspirante termina la educación media y no ha recibido el Título de Bachiller
o Acta de Grado, podrá presentar certificación original expedida por el
establecimiento educativo donde se evidencie la situación académica actual que
presenta el estudiante. Si la institución educativa dejo de funcionar, entonces el
trámite lo debe realizar ante la Secretaria de Educación Municipal,
Departamental y/o Distrital. En todo caso, es responsabilidad del Grupo de

41 GFPI-G-025 V.01
 Administración Educativa en el Centro de Formación o quien haga sus veces, de
exigir el cumplimiento de este requisito, condición para formalizar la matrícula.
✓ En caso de duda sobre la expedición del Diploma de Bachiller, este se puede
constatar en cada secretaria de educación de cada ciudad a través de la siguiente
ruta: www.mineduacion.gov.co / Ministerio / Directorio Educativo / Secretarias
de Educación.

La búsqueda se realiza ingresando la ciudad y el sistema arroja los datos de contacto

de la secretaria de educación.

Los documentos exigidos y aportados por el aspirante para la matrícula, el responsable de

ingreso los escanea y guarda digitalmente en la carpeta que debe crear en el computador,
siguiendo lo establecido en la Guía para la Gestión Documental en las dependencias del
SENA (GD-PG-001), estos documentos se conservan durante el tiempo que dure el proceso
formativo. Los documentos una vez verificados y escaneados se le regresan al aprendiz.

4. Registrar novedad de anulación de matrícula, cuando el aspirante no se presenta o

presentándose no cumple con los requisitos de ingreso.

5. Convocar aspirantes no seleccionados (suplentes) a matricula cuando la ficha o

programa se encuentre en el estado “matricula” y para ello:

✓ Cada ficha o programa de formación cuenta con un número de aspirantes No

seleccionados (suplentes) que corresponde al 100% del cupo.
✓ Los aspirantes no seleccionados reemplazan a los seleccionados que no cumplen
requisitos, quedando estos últimos con el estado anulado matrícula. En este caso,
el reemplazo es realizado mediante una instrucción automática que ejecuta el
aplicativo de acuerdo al puntaje obtenido en el proceso.

42 GFPI-G-025 V.01
 ✓ Si por alguna razón reversan la anulación de matrícula, esta acción debe quedar
registrada en acta debidamente justificada y soportada con evidencias.

6. Registro de asistencia a matricula en la Planilla de asistencia a Matrícula. (GFPI-PL-001

Formato Registro de Asistencia)

7. Gestionar la matricula a los convocados en la fecha que se establece en el cronograma

de la convocatoria.

8. Una vez asentada la matricula se debe expedir y entregar el carnet al aprendiz.

Tener presente que cuando las fichas pasan de “matricula” a “ejecución” y si no hay
matriculados, el aplicativo cancela el programa de formación y cancela a los aspirantes
que fueron convocados, quienes recibirán notificación del nuevo estado vía correo
electrónico. Lo anterior genera desinformación al usuario y quejas que serán atendidas por
el funcionario que género esta situación en el centro de formación.

Si la ficha o programa se encuentra en el estado “ejecución” se podrá realizar matricula a

los suplentes hasta un (1) mes después de iniciada la formación, para realizar este proceso
el Coordinador de Formación o Coordinador Académico debe remitir el formato “Cambio
de Estado del Aspirante” diligenciado al asesor del Grupo de Administración Educativa en
la Dirección General. El resultado del cambio será informado al solicitante para que
proceda a convocar y asentar matricula.

Lo anterior se realiza con el propósito de no perder los cupos en cada programa de

formación y así cubrir el 100% de los cupos con los aspirantes seleccionados y/o suplentes.

Importante: “No se permiten usuarios en condición de asistentes en los ambientes de

aprendizaje en los centros de formación”.

Una vez cerrado el proceso de Verificación – Asentar matrícula, la oficina de Sistemas

creará las cuentas de correo institucional para cada aprendiz.

13.2. PASOS Y REQUISITOS PARA ASENTAR MATRICULA EN FORMACIÓN TITULADA

VIRTUAL.
El responsable de ingreso en el centro de formación es el encargado de:

1. Convocar a los aspirantes seleccionados en el orden de puntaje obtenido en el proceso

de selección.

2. Configurar la citación informando al aspirante seleccionado que debe cargar en el

aplicativo los documentos requeridos para la matrícula siguiendo las indicaciones del

43 GFPI-G-025 V.01
instructivo que se encuentra en la dirección
http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&layout=
edit&id=683 y,

3. Verificar el cargue de documentos en el aplicativo antes de asentar matrícula, teniendo

en cuenta que:

a. Para el nivel de formación tecnológica:

✓ Documento de identificación vigente escaneado y legible:
o Tarjeta de identidad para la identificación de los menores de edad.
o Cédula de ciudadanía para los mayores de dieciocho años.
o Cédula de extranjería para los extranjeros quienes deben demostrar su
residencia en Colombia y presentar documento donde se evidencie el permiso
otorgado para estudiar.
o Contraseña: A través de la Circular No 222 del 13 de diciembre de 2016 la
Registraduría Nacional del Estado Civil, le solicitó tanto a las entidades públicas
como privadas aceptar la contraseña que sirve a los colombianos para
identificarse cuando su cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad se
encuentre en proceso de producción. Actualmente la Registraduría Nacional
expide tres tipos de comprobante o contraseña para la cédula y la tarjeta de
identidad, que varían de acuerdo con la manera como se diligencie, pero
igualmente válidos y seguros. Se trata del formato blanco pre impreso. Este es
el que reciben las personas cuando tramitan su cédula por primera vez. Un
segundo formato, es el de color verde que se diligencia para duplicado,
rectificación o renovación y finalmente el que se tramita por internet a través
de la página de la Registraduría y al cual le han incorporado el código de
verificación QR precisamente para garantizar la verificación de la identidad de
quien lo porta.
✓ Acta o diploma de Bachiller. Los títulos, certificados o diplomas obtenidos en otros
países deben ser convalidados ante el Ministerio de Educación.
✓ Certificación de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS)
✓ Copia del resultado del Examen de Estado ICFES y debe entregarlo al momento de
asentar la matricula. Si no lo presenta no podrá matricularse. Ley 30 de Educación
1992
✓ Copia formato compromiso del aprendiz firmado (GFPI-F-015). Los aspirantes
convocados a matricula deberán descargar el formato “Compromiso del Aprendiz”
diligenciarlo y adjuntarlo junto con los demás documentos exigidos para la matrícula
de forma obligatoria.

b. Para el nivel formación especialización tecnológica:

✓ Documento de identificación vigente escaneado y legible:

44 GFPI-G-025 V.01
 o Tarjeta de identidad para la identificación de los menores de edad.
o Cédula de ciudadanía para los mayores de dieciocho años.
o Cédula de extranjería para los extranjeros deben demostrar su residencia en
Colombia.
✓ Título de Tecnólogo o Universitario en programas de formación en la
correspondiente ocupación o en ocupaciones afines. Los títulos, certificados o
diplomas obtenidos en otros países deben ser convalidados ante el Ministerio de
Educación.
✓ Certificación expedida por la EPS o SISBEN. Opcional.
✓ Certificado laboral que acredite experiencia mínimo de seis meses en las
competencias del programa de tecnólogo.
✓ Copia formato compromiso del aprendiz firmado (GFPI-F-015).

4. Descargar los documentos aceptados en la matricula.

El responsable de ingreso debe descargar los documentos de matrícula de los aspirantes,

porque el aplicativo SOFIA Plus no permite consultarlos indefinidamente. Por lo anterior,
debe crear un repositorio de acuerdo con la Guía para la Gestión documental en las
dependencias del SENA (DG-G-001) que se encuentra en Compromiso SIGA.

En SOFIA Plus la carga de documentos de matrícula queda habilitada aún después de

finalizado el período de matrículas, por tanto, el Centro debe enfatizar a los aspirantes que
los documentos se reciben únicamente en las fechas estipuladas en el calendario y si los
envían por fuera de dichas fechas no serán tenidos en cuenta.

En el siguiente link
http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&layout=
edit&id=683 se encuentran los instructivos:

o Como cargar documentos: el cual debe ser enviado al aspirante al momento de

convocarlo a matrícula.
o Como descargar documentos: el cual servirá de apoyo a los encargados de
ingreso.

13.3 FORMACION COMPLEMENTARIA.

La formación complementaria es una estrategia mediante la cual el SENA ofrece respuesta
inmediata a demandas específicas del sector productivo y social. Además, es un servicio
representado en acciones de formación y eventos de divulgación tecnológica, que permiten
la actualización del Talento Humano.

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Con este tipo de formación se atienden las solicitudes que tramitan las empresas o
comunidades, cuando son radicadas y gestionadas en el aplicativo a través de Relaciones
Corporativas en el Centro de Formación.

1. Pasos y requisitos para asentar matricula en formación complementaria

El responsable de ingreso en el centro de formación es el encargado de:

a. Convocar a los aspirantes seleccionados.

b. Configurar la citación a matricula indicando fecha, hora y lugar donde debe
presentarse el aspirante con la fotocopia legible del documento de identificación.
c. Asentar matrícula. El aspirante debe entregar la fotocopia del documento de
identificación y firmar la Lista de asistencia a matricula. Una vez verificados los datos
en el aplicativo de gestión académica, se procede con la matrícula y a devolver la
fotocopia del documento al aspirante. En caso de que no correspondan los datos del
documento con los datos registrados en el aplicativo no se matricula. Importante
tener en cuenta que no se permiten aspirantes en calidad de asistentes.
Se aclara que los únicos documentos de identificación válidos para los extranjeros
venezolanos para formación complementaria son: Pasaporte cuyo respaldo será el
PEP y el PEPRAMV, el cual se definió como documento de identificación por parte de
migración Colombia. De igual manera se aclara que los ciudadanos con Cédula de
Extranjería como Residente pueden realizar formación titulada siempre y cuando
cumplan con los demás requisitos de los programas de formación y normatividad
institucional.

14. EQUIPO RESPONSABLE EN EL CENTRO DE FORMACION

Subdirector(a) de Centro: Es el (la) directamente responsable del ingreso de aspirantes,

quien debe velar por el cumplimiento de los criterios establecidos en este documento y por
las orientaciones emitidas por la Dirección de Formación Profesional Integral de la Dirección
General. Para ello cuenta con apoyo del: Coordinador(a) del Grupo de Formación Integral,
Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas, Coordinador (a) Académico y
Coordinador(a) Grupo de Gestión de Administración Educativa o quien haga sus veces en el
Centro de formación.

Funciones Subdirector(a) de Centro:

 Administrar los procesos de ingreso, registro académico y certificación de los

alumnos del Centro y servicios a egresados.
 Liderar el plan de oferta de formación del centro en respuesta a las directrices de la
Dirección General.

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  Coordinar con el equipo de apoyo y con las instancias correspondientes, las
estrategias de promoción y divulgación.
 Disponer de los funcionarios, recursos físicos y logísticos necesarios para desarrollar
las actividades del procedimiento de Ingreso.
 Recibir, analizar y establecer alternativas de solución para novedades que se
presenten y que no estén contempladas en este documento.
 Evaluar y elaborar informes con propuestas de mejoramiento al procedimiento.

Encargado de Ingreso en el Centro de Formación:

Funciones encargado de ingreso:

1. Participar en la ejecución, evaluación y control de las estrategias, procesos y
procedimientos del Ingreso de aspirantes.
2. Participar en la ejecución de los planes y proyectos que permitan establecer un mayor
control sobre la información y tipo de documentación empleada en la gestión educativa.
3. Hacer seguimiento y evaluación a las acciones relacionadas con la formación profesional,
que realizan los Centros de Formación Profesional.
4. Participar en la ejecución de las estrategias de actualización de la información de gestión
educativa, con el fin de que a su vez esta sea clara y fidedigna.
5. Hacer revisión a los estándares e indicadores de calidad y desempeño que en la
administración educativa se apliquen, siguiendo instrucciones recibidas del Jefe
inmediato.
6. Revisar los controles y acciones preventivas y correctivas que se generan entorno a los
productos y servicios que ofrece el SENA en el área de Administración Educativa, esto
con el fin de adoptar las acciones necesarias de mejoramiento.
7. Participar en la ejecución del estudio, evaluación y proyección de conceptos técnicos
sobre los asuntos que se le asignen y absolver consultas de carácter técnico u operativo.
8. Brindar asistencia técnica, administrativa y operacional en el desarrollo de los procesos
que soporten el Ingreso de aspirantes.
9. Clasificar la información de documentos que se produce en la gestión educativa,
conforme a las instrucciones recibidas y alimentar las Bases de Datos respectivas,
sugiriendo alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos.
10. Apoyar los procesos que se deben desarrollar entorno al Sistema de Gestión de Calidad.
11. Proyectar oportunamente la respuesta a las comunicaciones, peticiones y demás
actuaciones administrativas que se le encomienden, de acuerdo con instrucciones
recibidas.
12. Apoyar en los procesos de selección de aspirantes en la oferta abierta y oferta especial
del Centro de Formación.

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13. Participar en la planeación y administración de los procesos de selección, ingreso y
registro académico de los aspirantes en programas de formación del Centro

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