Proyecto Propuesta Modelo Documental Final

PROPUESTA DE UN MODELO PARA LA GESTION DOCUMENTAL BASADO
EN LA NORMA ISO30300
PRESENTADO POR:
FRANCY LORENA MESU ABONIA

WALTER JAVIER CUERVO PEDRAZA
UNIVERSIDAD FRANCISCO JOSE DE CALDAS
INGENIERIA EN TELEMATICA
BOGOTA, JULIO
2017
1
PROPUESTA DE UN MODELO PARA LA GESTION DOCUMENTAL BASADO EN LA
NORMA ISO30300
DIRECTOR DEL PROYECTO:
ING. MIGUEL ANGEL LEGUIZAMON PAEZ
PRESENTADO POR:
FRANCY LORENA MESU ABONIA

CODIGO: 20131378211
WALTER JAVIER CUERVO PEDRAZA
CODIGO: 20131378025
UNIVERSIDAD FRANCISCO JOSE DE CALDAS
INGENIERIA EN TELEMATICA
BOGOTA, JULIO.
2017
2
NOTA DE ACEPTACION
MIGUEL ANGEL
LEGUIZAMON PAEZ
Director del Proyecto
JAIRO HERNANDEZ
Jurado
Bogotá, agosto de 2017
3
Resumen
Los sistemas de gestión documental, son la clave para que las compañías se encuentren a la
vanguardia con la tecnología e innovación, así como la implementación de buenas prácticas que
permitan optimizar la clasificación de los documentos. Teniendo en cuenta los roles, funciones y
responsabilidades de los usuarios. Con base en lo anterior se puede plantear una perspectiva de
cómo hacer una buena gestión y control en una organización, tomando como marco de referencia
la Norma ISO 30300, donde indica una serie de pasos para llevar una mejor manipulación de los
documentos y archivos, utilizando el modelo del ciclo de vida de los documentos y el flujo de
gestión. Con los cuales se aplican líneas de actuación donde constituye una correcta política de
gestión de documentos y archivos. En este contexto conduce a la optimización de los recursos y a
la mejora continua en cuanto a la búsqueda, fácil acceso, consulta etc. El proyecto a continuación
presenta una serie de capítulos los cuales brindan una introducción de la guía propuesta. En el
segundo capítulo principalmente se refiere a la identificación de los procesos documentales en las
organizaciones basándose en la norma ISO 30300, iniciando con una breve descripción de un
proceso a nivel general, teniendo en cuenta las características y diferentes tipos de procesos y
clasificación para después hacer la lista de chequeo y/o cumplimiento para cada una de las etapas.
El tercer capítulo soporta la fase de diseño de la solución de software, muestra la forma como
gestionar documentos en línea con el acceso de la información desde cualquier dispositivo
conectado a internet, empleando la metodología de desarrollo de software SCRUM. El cuarto
capítulo la intención es observar la aplicación del desarrollo de software denominado MOGED
para la gestión de documentos. Por último, el establecimiento de buenas prácticas para la gestión
documental en las diferentes organizaciones, para proporcionar una metodología de
implementación de los elementos que hacen parte de una política de gestión y tratamiento de los
documentos. Con la finalidad de pretender ser útil para todos los ciclos de vida del documento y
para los documentos archivísticos, basando en líneas de actuación para articular una correcta
política gestión de documentos. Se puede concluir que en las organizaciones se debe ofrecer valor
a los clientes adoptando la mejora continua en sus procesos, para estar a la vanguardia en el
mercado, para ello se debe adoptar una serie de normas y buenas prácticas relacionadas con el
tratamiento de la información. Finalmente, las recomendaciones despliegan la importancia de
llevar acabo un buen plan de acción para la gestión de documentos, empleando la norma ISO
30300 para gestionar los recursos y establecer políticas que permitan a los directivos y operativos
tener objetivos comunes para el desarrollo de una compañía.
4
Abstract
Document management systems are the key for companies to be at the forefront of technology
and innovation and therefore using good practices that allow for better order in documents.
Taking into account the roles, functions and responsibilities of the users. Based on the above, a
perspective can be presented on how to make good management and control in an organization,
taking as reference framework ISO 30300, which indicates a series of steps to better handle
documents and files, using the model of the document life cycle and its management flow. With
which apply lines of action where it constitutes a correct Policy of management of documents
and files. In this context it leads to the optimization of resources and continuous improvement
in search, easy access, consultation etc. The following project presents a series of chapters which
provide an introduction to the proposed guide. The second chapter mainly refers to the
identification of documentary processes in organizations based on ISO 30300, starting with a
brief description of a process at a general level, taking into account the characteristics and
different types of processes and classification for later make the checklist and/or fulfillment for
each of the stages. The third chapter supports the design of software, shows how to manage
documents online that provides easy access to information from any device connected to internet,
using software development methodology such as SCRUM. The fourth chapter intends to
observe the application of software development called MOGED for document management.
Finally, the establishment of good practices for document management in the different
organizations, to provide a methodology for implementing the elements that are part of a
document management and treatment policy. In order to pretend to be useful for all document
life cycles and for archival documents, based on lines of action to articulate a correct document
management policy. It can be concluded that organizations should offer value to customers by
adopting continuous improvement in their processes, to be at the forefront of the market, for this
a series of norms and good practices related to the treatment of information. Finally, the
recommendations show the importance of carrying out a good action plan for document
management. The best way is to use ISO 30300 is a good tool to manage resources and establish
policies that allow managers and operatives to have common objectives for the development of
a company.
5
Tabla de Contenido
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 10
1 ORGANIZACIÓN, DEFINICIÓN Y ANÁLISIS................................................................. 12
1.1 Tema ............................................................................................................................... 12
1.2 Titulo .............................................................................................................................. 12
1.3 Planteamiento del problema ........................................................................................... 13
1.4 OBJETIVOS ...................................................................................................................... 14
1.4.1 Objetivo general ......................................................................................................... 14
1.4.2 Objetivos específicos .................................................................................................. 14
1.5 ANTECEDENTES ............................................................................................................ 15
1.6 JUSTIFICACIÓN .............................................................................................................. 16
1.7 MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL ............................................................................... 18
1.7.1 Definición e importancia de la Gestión Documental para una Empresa .................... 18
1.7.2 Familia de Normas ISO 30300 ................................................................................... 19
1.7.3 Metodologías Agiles para el Desarrollo de Software ................................................. 25
1.7.4 Seguridad de la información ....................................................................................... 28
1.7.5 La criptografía de la clave simétrica ....................................................................... 28
1.7.6 Criptografía asimétrica............................................................................................ 29
1.8 METODOLOGÍA .............................................................................................................. 30
1.8.1 La metodología Scrum................................................................................................ 32
1.8.2 Ejecución de la iteración............................................................................................. 34
1.8.3 Inspección y adaptación.............................................................................................. 34
1.8.4 Familia de normas ISO ............................................................................................... 35
1.8.5 ISO 30301:2011 Sistemas de gestión para los documentos (Requerimientos) .......... 36
2. PRINCIPALES PROCESOS DOCUMENTALES EN LAS ORGANIZACIONES BASADOS
EN LA NORMA ISO 30300......................................................................................................... 39
2.1. Conceptos de proceso ..................................................................................................... 40
2.1.1 Tipos de procesos ......................................................................................................... 41
2.1.7 Revisión de los procesos: mejoras o rediseño .................................................................. 51
6
2.1.8 Cuadro de compromisos de cumplimiento ................................................................... 52
3. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA GESTIONAR DOCUMENTOS BASADOS EN LA
NORMA ISO 30300 ..................................................................................................................... 56
3.1 Angular ............................................................................................................................... 57
3.1.1 FASE DE DISEÑO .......................................................................................................... 59
3.2 PLANIFICACIÓN ÁGIL DE PROYECTOS DEPENDIENTES .................................... 59
4. APLICACIÓN MOGED PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ................................ 72
4.1 Base de datos de la aplicación ............................................. ¡Error! Marcador no definido.
5. BUENAS PRÁCTICAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES BASADA EN LA NORMA ISO 30300 ....... 82
5.1 DISEÑO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN UNA
ORGANIZACIÓN .................................................................................................................... 83
5.2 Destinatarios ................................................................................................................... 90
5.2.1 Destinatarios principales ......................................................................................... 91
5.2.3 Destinatarios secundarios........................................................................................ 92
6. PRUEBAS DE LA APLICACIÓN BASADO EN LA GUIA DE BUENAS PRÁCTICAS . 105
7. CONCLUSIONES .................................................................................................................. 114
8. RECOMENDACIONES ..................................................................................................... 115
9. BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................. 116
7
TABLA DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN 1. CICLO DE VIDA DE LA INFORMACIÓN ISO 30300 ______________________________ 22

ILUSTRACIÓN 2. CRIPTOGRAFÍA ASIMÉTRICA ________________________________________________ 29
ILUSTRACIÓN 3. CICLO PHVA ________________________________________________________________ 32
ILUSTRACIÓN 4. PROCESO DE SCRUM ________________________________________________________ 33
ILUSTRACIÓN 5. FAMILIA DE NORMAS ISO 30300______________________________________________ 35
ILUSTRACIÓN 6. CONCEPTOS RELATIVOS A LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ________ 37
ILUSTRACIÓN 7. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL _______________________________________ 38
ILUSTRACIÓN 8. EL PROCESO ________________________________________________________________ 40
ILUSTRACIÓN 9. REPRESENTACIÓN DE TIPOS DE PROCESO ____________________________________ 42
ILUSTRACIÓN 10. MAPA DE PROCESOS _______________________________________________________ 43
ILUSTRACIÓN 11. FLUJO DE UN PROCESO DE RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS _______________ 45
ILUSTRACIÓN 12. CUADRO DE COMPROMISOS ________________________________________________ 55
ILUSTRACIÓN 13. ARQUITECTURA DE ANGULAR JS ___________________________________________ 57
ILUSTRACIÓN 14. TARJETA DE TAREAS ______________________________________________________ 60
ILUSTRACIÓN 15. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA ___________________________________________ 61
ILUSTRACIÓN 16. REGISTRO DE USUARIO ____________________________________________________ 64
ILUSTRACIÓN 17. REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS ___________________________________________ 66
ILUSTRACIÓN 18. PROCESO DE DOCUMENTACIÓN ____________________________________________ 68
ILUSTRACIÓN 19. PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS ________________________________ 69
ILUSTRACIÓN 20. CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS _________________________________________ 70
ILUSTRACIÓN 21. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL _____________________________________________ 71
ILUSTRACIÓN 22. INTERFAZ GRAFICA________________________________________________________ 72
ILUSTRACIÓN 23.CREACION USUARIO _______________________________________________________ 73
ILUSTRACIÓN 24. FORMULARIO INGRESO DOCUMENTO_______________________________________ 73
ILUSTRACIÓN 25. REVISIÓN DE DOCUMENTOS ______________________________________________________ 74
ILUSTRACIÓN 26. CONSULTA DE DOCUMENTOS _____________________________________________________ 75
ILUSTRACIÓN 27. VERIFICACIÓN DE USUARIOS ______________________________________________________ 75
ILUSTRACIÓN 28. PROGRAMAR AUDITORIAS _______________________________________________________ 76
ILUSTRACIÓN 29. COMPROMISOS ________________________________________________________________ 77
ILUSTRACIÓN 30. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ____________________________________________________ 78
ILUSTRACIÓN 31. AGREGAR DEPENDENCIA _________________________________________________________ 79
ILUSTRACIÓN 32. AGREGAR SERIE ________________________________________________________________ 80
ILUSTRACIÓN 33. LISTADO DE SERIES______________________________________________________________ 81
8
INDICES DE TABLAS
TABLA 1 CUADRO DE CLASIFICACIÓN ..........................................................................................................................87

TABLA 2. CLASIFICACIÓN POR SECCIONES ...................................................................................................................87
TABLA 3. DESTINATARIOS ...................................................................................................................................92
TABLA 4. DESTINATARIOS SECUNDARIOS .......................................................................................................92
TABLA 5. LINEA DE ACTUACION UNO ..........................................................................................................................96
TABLA 6. LÍNEA DE ACTUACIÓN DOS ...............................................................................................................97
TABLA 7. LÍNEA DE ACTUACIÓN TERCERA .....................................................................................................98
TABLA 8. LÍNEA DE ACTUACIÓN CUARTA .......................................................................................................99
TABLA 9. LÍNEA DE ACTUACIÓN QUINTA ......................................................................................................100
TABLA 10. LÍNEA DE ACTUACIÓN SEXTA ......................................................................................................101
TABLA 11. LÍNEA DE ACTUACIÓN SIETE ........................................................................................................102
TABLA 12. LÍNEA DE ACTUACIÓN OCHO ........................................................................................................103
TABLA 13. LÍNEA DE ACTUACIÓN NUEVE ......................................................................................................104
TABLA 14. INGRESO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS ...............................................................................................106
TABLA 15. INGRESO Y CONSULTA DE USUARIOS .......................................................................................................107
TABLA 16. PROGRAMAR AUDITORIAS .......................................................................................................................108
TABLA 17. REGISTRO Y LISTADO DE COMPROMISOS DE CUMPLIMIENTO ................................................................109
TABLA 18. REVISIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................................................................110
TABLA 19. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL .................................................................................................................111
TABLA 20. MATRIZ DE PRUEBAS ................................................................................................................................113
9
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de grado tiene como propósito cumplir varias metas planteadas y de gran
importancia para la propuesta del modelo. La primera, es realizar un documento que respalde el
cumplimiento del desarrollo del proyecto de grado y así poder determinar el alcance de los
objetivos que fueron planteados. La segunda, exponer claramente el desarrollo de la propuesta que
con la debida asesoría del director de proyecto de grado en donde se estructuro mediante la
definición de la propuesta de un modelo de gestión documental que puede ser aplicado en cualquier
tipo de organización.
Un sistema de información donde se comprenden componentes que se relacionan entre sí, estos
son los encargados de almacenar, recopilar, y distribuir la información, para tomar el control de
una organización y apoyar en la toma de decisiones. Para ello se habla de innovación tecnológica
que permite la producción de cambios para modificar los sistemas técnicos y de esta manera poder
ofrecer soluciones más eficientes a los problemas que se presentan por las condiciones del entorno.
De hecho, la innovación y los cambios innovadores, a favor de la sustentabilidad pueden reflejarse
en el uso de nuevos materiales y técnicas de producción, así como en nuevas formas de
organización.
La innovación técnica, es el motor para que cualquier sociedad pueda avanzar y continuar
desarrollándose, no obstante, debe hacerlo teniendo en cuenta una serie de procesos productivos
ambientales. Los procesos productivos sostenibles son muy importantes en la fase de desarrollo
porque parten de una gestión que comprende al mismo tiempo la organización, las
responsabilidades, los procedimientos y los recursos necesarios para establecer una serie de
políticas1.
1
2017 Hardvard Deusto Bussines Review y EAE Business School. Recuperado de http://retos-directivos.eae.es/innovacion-tecnica-
y-procesos-productivos-la-combinacion-que-te-hara-despuntar/
10
La definición de un modelo de Gestión Documental basado en la norma ISO 30300, considera
una innovación en procesos permitiendo hacer más con menos: optimización de los flujos de
trabajo, mejora de la cuenta de resultados, aumento de la productividad de los trabajadores,
incremento de la calidad del servicio y del producto, etc.2. Se fomenta en una apuesta para la
innovación, optimización de procesos en el ámbito de la gestión y organización de la información,
esencial para lograr empresas competitivas en un mercado global.
Esta propuesta de un modelo para la gestión documental basado en la norma ISO 30300, tiene
como principal reto llegar a las distintas empresas grandes, pequeñas y medianas, en especial
aquellas que tienen contenido multimedia y que no cuentan con un sistema de gestión documental.
Se exponen técnicas de tratamiento de los documentos y de los archivos con el Objetivo de aportar
soluciones y sobre todo, que permitan el éxito de una entidad. Se hace énfasis en las consecuencias
que se presentan al momento de excluir un sistema de gestión apropiado. Por lo que se proponen
algunas medidas que pueden servir para la detección y rectificación, de manera que supongan una
mejora significativa en el trabajo diario y una oportunidad para toda la entidad.
Por último, indicar que esta propuesta de modelo se encuentra estructurada básicamente en dos
bloques: por un lado, una aproximación a la gestión del conocimiento, los sistemas de gestión
documental y los archivos y, por otro lado, una solución de software donde se muestra el sistema
de gestión que pueda ser utilizados por usuarios finales
2
Nuria, S. (2013). Gestión Documental para Pymes: Gesbiblo, S. L.
11
1 ORGANIZACIÓN, DEFINICIÓN Y ANÁLISIS
1.1 Tema
Este proyecto consiste en el desarrollo de una propuesta de un modelo para la gestión documental
basado en la norma ISO30300. La norma ISO que genera un marco de políticas, procesos, guías,
y recursos asociados para alcanzar los objetivos de una organización, para el debido control y
disposición de los procesos de gestión documental.
1.2 Titulo
Propuesta de un modelo para la gestión documental basado en la norma ISO30300
12
1.3 Planteamiento del problema
La mayoría de pequeñas empresas en el área de desarrollo de contenidos multimedia evidencian

una serie de inconvenientes que son producto de una nula o incorrecta aplicación de las normas de
gestión documental y que son enunciadas en la norma ISO 30300. Como resultado de esta falencia
suelen darse diversos tipos de inconvenientes como son: la pérdida de documentos, pruebas
documentales incompletas, tiempo excesivo en la búsqueda de documentos, tramites demorados,
repetición de las tareas ya concluidas. Adicionalmente como causas de una gestión documental
ineficaz se puede exponer una coordinación poco efectiva entre las diferentes áreas de trabajo,
inexistencia de normas e instrucciones de archivo que permitan controlar por ejemplo las copias
de documentos y responsables de la gestión documental que no son designados oportunamente.
Una deficiente gestión documental acarrea varias consecuencias para una organización y el
fortalecimiento de su cultura organizacional, como son:
Duplicación de documentos. El desorden en una organización generalmente conlleva a acumular
información duplicada, lo que provoca una saturación de documentos que hace que la búsqueda
futura de los mismos se retrase considerablemente. Es frecuente que los usuarios guarden ficheros
en distintas carpetas, directorios, discos duros, equipos, memorias USB, etc. Dicho proceso genera
inconsistencias en la documentación al no disponer de un control de cambios centralizado.
Riesgos de Seguridad. Actualmente la ciberseguridad es un tema de relevancia en el área de las
TIC. Resulta indispensable poseer una herramienta que controle constantemente quién y cuándo
accede a los documentos, mediante un sistema de supervisión bastante seguro.
Desorganización. Se contrapone a la eficiencia de los procesos organizacionales que afectan
negativamente aspectos claves como la atención al cliente, como consecuencia de la falta de
criterio al facilitar la accesibilidad de los documentos.
13
De acuerdo a los requerimientos del modelo de gestión documental basado en la familia de normas
ISO 30300 y teniendo en cuenta los parámetros para el soporte y mejoramiento de las actividades
propias de una organización, surgen los siguientes planteamientos:
¿Cómo mejorar los procesos de gestión documental existentes y clasificar su relevancia en las
actividades en una organización?
¿Qué herramienta se puede utilizar para ubicar y clasificar los documentos que se generan y
evidencian las actividades de una empresa?
¿Qué estrategia puede ser útil en la integración de las normas ISO 30300 con los roles y
responsabilidades existentes en una organización?
¿Cómo evaluar la eficacia y el alcance de un modelo de gestión documental que busca consolidar
la cultura organizacional?
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 Objetivo general
➢ Desarrollar un modelo para la gestión documental en línea aplicando la norma ISO 30300,
como guía para su implementación en cualquier organización.
1.4.2 Objetivos específicos
➢ Identificar los procesos documentales más relevantes de las organizaciones con el fin de
ajustar la familia de normas ISO 30300.
➢ Proponer un sistema de información que permita almacenar la ubicación y clasificación de

los documentos de acuerdo a los parámetros vigentes.
➢ Constituir una solución de software que puede ser utilizada por el usuario a través de
Internet para dispositivos móviles, computadores de escritorio y portátiles.
➢ Diseñar una guía de buenas prácticas basada en el conjunto de normas ISO 30300 que
permita establecer políticas de gestión documental bien estructuradas.
14
➢ Establecer pruebas de la guía de aplicación del modelo de gestión documental y la solución
de software.
1.5 ANTECEDENTES
La familia de normas ISO 30300 proporcionan un marco general para el correcto tratamiento de
la información y de los documentos, su aplicación garantizará el buen funcionamiento de la
entidad. Estas normas están dirigidas a la dirección de la empresa porque contribuyen a la rendición
de cuentas, la gestión de los riesgos y la continuidad del negocio. Permiten capitalizar el valor de
los recursos de información convirtiéndolos en activos comerciales y de conocimiento,
contribuyendo a la preservación de la memoria colectiva, en respuesta a los desafíos del entorno
global y digital3.
De cierto modo ayuda a que las empresas puedan tener una forma para mejorar el funcionamiento
en el ámbito de la gestión documental y una mejor productividad, competitividad e innovación
técnica, en el desarrollo de sus actividades y sus procesos y procedimientos.
Esto ha hecho que el Archivo General de la Nación, en su Reglamento General de Archivos en el
Acuerdo 07 de 1994, halla contemplado el término Gestión de Documentos y desarrollado el tema
en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos
administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental,
transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos4.
La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), el tema de la gestión documental consignado en
el Título V, Artículos 21 al 26, se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas
de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del
3
Nuria, S. (2013). Gestión Documental para Pymes. España: Gesbiblo, S. L
4
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. 3 ed. Bogotá: El Archivo, 2003; p.2
15
concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los
documentos contables, notariales, y otros y la obligación de los inventarios documentales5.
Del mismo modo, en el año 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación
“Gestión documental: bases para la elaboración de un programa”, planteó algunos lineamientos
generales para la implementación de un programa de gestión documental, con el fin que las
empresas lo tomaran como ejemplo y comenzaran a generar la cultura de la organización de la
información como pilar fundamental de los negocios de las empresas, sea cual fuere la temática
de las mismas.
Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos
afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización de
las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo
Internacional de Archivos (CIA)6
1.6 JUSTIFICACIÓN
Dentro de cada uno de los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación se
estipula la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), la cual reguló en su Título V:
“Gestión de documentos”7. Artículo 21, la obligatoriedad de las entidades públicas y privadas
que ejecutan funciones públicas de elaborar un plan o programa de gestión documental,
independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su
cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
Por tal motivo, el programa de gestión documental fue creado para las entidades que cumplan
funciones públicas y no es muy claro el proceso de las entidades privadas que no cumplan
dicha función, sin olvidar que la ley 594 del 2000 aclara sobre el desarrollo tecnológico en
cualquier entidad sin importar la temática, los procesos de documentación en general se
deben aplicar cualquiera que sea la tecnología y el soporte en que se produce la información.
Por lo tanto se puede considerar en una gestión de electrónica de archivos donde comprende
componentes fundamentales tales como; la Adopción de estándares internacionales, recursos
5
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ley General de Archivos. Título V, Art. 21 al 26
6
LLANSÓ SANJUAN, Joaquim. Sistemas archivísticos y gestión de documentos: ponencia. 14 Congreso Internacional de Archivos
(Sevilla: Consejo Internacional de Archivos, 2000); p. 32.
7
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ley General de Archivos. Título V, Art. 21 al 26.
16
humanos, técnicos, políticas de archivo acordes con las tics del país y las fases de
implementación8.
El grave problema que pueden tener estas empresas es aumentar sus costos debido al mal
manejo que le pueden estar dando a sus documentos, se puede presentar duplicidad de la
información, riesgos de seguridad y desorganización de la misma y en sí según la clase de
documentación que éstas manejan y/o producen, se puede solucionar implementando un
modelo de gestión documental óptimo para el éxito y la competitividad en el ámbito global
con el fin de analizar todos los procesos archivísticos contemplando la normatividad vigente
planteada por el Archivo General de la Nación, un software para el manejo de la información
y un proceso de homologación de gestión documental de calidad.
Empresas que en caso de despidos de personal con o sin justificación, llamados de atención,
cobro de pensiones, entre otros problemas que pueden surgir y quedar sin respuesta debido a
la falta de organización de los documentos que deben estar dentro del expediente de una
Historia laboral y que muchas veces por desconocimiento no se encuentran en ellas; es más
no se encuentran en ninguna otra parte de la entidad, causando esto graves inconvenientes
legales a las compañías.
También empresas dedicadas a los contenidos multimedia presentan bajo nivel en el sistema
de documentación. Por esta razón, se encuentra la necesidad de que en Colombia este tipo de
empresas unirse a la era de la gestión documental en cuanto a la organización de sus archivos,
en especial los que conservan las Historias Laborales. Resulta muy desalentador observar
cómo en la mayoría de las empresas del sector privado no exista un programa que pueda
integrar la organización, conservación, consulta y préstamo de los expedientes de la manera
adecuada y eficaz de los archivos.
Es importante tener en cuenta que esta propuesta brinda una solución para la ejecución de la
toma de decisiones que apoyen las metas a corto, mediano, y largo plazo que apunten a la
visión y beneficios costo, tiempo de sus procesos globales e indudablemente ser objetivos
con el volumen documental producido por cualquier área de las compañías.
De acuerdo con lo anterior, la propuesta de un modelo para la gestión documental basado en
la norma ISO 30300 que sea aplicado a las empresas del sector público o privada sin importar
la razón social o tamaño, con el fin de organizar su proceso archivístico y se encuentre
interesada en cumplir con la normalización y legalización de un proceso de gestión
8
Jhon Alexander, G. F. (2012). Cartilla de Gestión Electrónica de Documentos. Colombia: Archivo General de la Nación.
17
documental que sirva para mejorar su eficiencia y estrategias a las que apunte la organización,
permitiendo asegurar el éxito de sus labores y propuestas a futuro
1.7 MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
1.7.1 Definición e importancia de la Gestión Documental para una Empresa
En la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de

actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización
de la documentación producida y recibida por las entidades, desde el origen hasta el destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”9.
“Un programa de gestión documental define como el conjunto de instrucciones en las que
se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al
interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos”10.
9
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ley General de Archivos. Título V, Art. 21 al 26.
10
COLOMBIA.(2006) ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Programa de Gestión Documental. Bogotá: El Archivo.
18
1.7.2 Familia de Normas ISO 30300
Las normas de sistemas de gestión (Management System Standards-MSS) ofrecen las

herramientas para que la alta dirección implemente un enfoque sistemático y verificable en
el control de las organizaciones en un entorno que favorezca las buenas prácticas. Están
diseñadas para todo tipo de organizaciones (públicas y privadas) que quieran implementar un
SGD (Sistema de Gestión Documental) para establecer una política y unos objetivos en
relación con los documentos. Para conseguirlo deben utilizar:
a) Roles y responsabilidades definidas

b) Procesos sistemáticos
c) Medición y evaluación
d) Revisión y mejora
Los destinatarios de estas normas son la alta dirección y los responsables de la

implementación de un SGD (Gestión documentos, TIC, seguridad, auditoría).
Existen varios sistemas de información y modelos que sirven de guía para la construcción de
un modelo integral como el propuesto y se explican a continuación.
Sistema de Información para la Gestión Documental Jurídica, aplicada al Fondo
Agropecuario de Garantías (FAG) de FINAGRO. Este proyecto de grado se plantea con el
fin de optimizar y agilizar los procesos del ciclo de vida de los documentos jurídicos que se
utilizan en la Dirección de FINAGRO y así contribuir a la planificación de estrategias para
la toma de decisiones por parte de los directivos de la empresa11.
11
ALARCON AVILA, Pablo. Sistema de Información para la Gestión Documental Jurídica, aplicada al Fondo Agropecuario
de Garantías (FAG) de FINAGRO “SIFAG” [en línea].
<http://intellectum.unisabana.edu.co/bitstream/handle/10818/3846/PABLO%20ERNESTO%20ALARCON%20AVILA.pdf?seq
uence=1> [citado en 6 de febrero de 2017]
19
Para el modelo propuesto este proyecto de grado proporciona diferentes razones para la
implantación de un sistema de gestión documental en una empresa, como la innovación en
los procesos, y la optimización de los flujos de trabajo con un uso mínimo de los recursos
requeridos. Otra función a tener en cuenta en el modelo es la adecuación de los documentos
al propósito para el que son creados y conservados como evidencia de las actividades.
Construcción de un sistema de administración de documentos mediante el uso de
metodologías ágiles, para organizar los archivos físicos y digitales en Cyza Outsourcing S.A.
En la empresa mencionada la gerencia decidió adoptar un sistema de gestión de calidad, el
cual establece que se debe generar evidencia de las actividades descritas en el mismo. Dicha
evidencia se debe plasmar en los formatos de documentación, los cuales son generados en
forma de archivos de computadora por los usuarios responsables de cada proceso12.
Este proyecto de grado sirve como guía para conocer las distintas técnicas en el tratamiento
de los documentos que tienen como meta aportar soluciones de gran relevancia para los
clientes de una organización. Adicionalmente se citan los errores comunes que se pueden
presentar en la gestión documental y medidas sencillas que pueden servir para la detección y
corrección.
Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos. Comprende un conjunto de
aplicaciones afines que permiten la adecuada gestión de los documentos en formato
electrónico y a su vez que ayude a la recuperación y trazabilidad de los documentos de
archivo de la institución. Este modelo se basa en varios aspectos fundamentales como:
Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de
cuadros de clasificación documental. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo
y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento13.
Este modelo aporta varios aspectos importantes en la ejecución de un modelo de gestión

documental como son las diferentes actividades claves involucradas en el control de los
documentos físicos y electrónicos, cuyos objetivos son eliminar redundancias, mejorar la
toma de decisiones, apoyar el cumplimiento de requisitos y optimizar procesos y recursos en
una empresa.
12
9ROLDÁN CABALLERO, Jhon. Construcción de un Sistema de Administración de Documentos Mediante el Uso de
Metodologías Ágiles, para Organizar los Archivos Físicos y Digitales en Cyza Outsourcing S.A. [en línea].
<http://repository.udistrital.edu.co/handle/11349/4525> [citado en 6 de febrero de 2017]
13
MINISTERIO DE SALUD DE COLOMBIA. Modelo de Requisitos Para la Gestión de Documentos electrónicos [en línea].
<https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Institucional/Documents/Ley-transparencia-2014/Gestion-documental/moreq.pdf>
[citado en 6 de febrero de 2017]
20
Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos para la Red de
Transparencia y Acceso a la Información. Tiene como finalidad convertirse en soporte y
apoyo para la gestión documental y de archivos de las distintas organizaciones y países
miembros de la Red, así como garantizar la accesibilidad a los documentos. Mediante la
utilización de este Modelo entre los países miembros de la Red se logrará que los servicios
de archivo contribuyan a la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la
información pública14. El anterior modelo permite conocer los diferentes estándares
internacionales que comprenden la gestión documental, así como información sobre las
buenas prácticas en la implementación de este tipo de modelos y la importancia en el diseño
de herramientas estratégicas acordes a los procesos de una organización.
El anterior modelo permite conocer los diferentes estándares internacionales que comprenden
la gestión documental, así como información sobre las buenas prácticas en la implementación
de este tipo de modelos y la importancia en el diseño de herramientas estratégicas acordes a
los procesos de una organización. Además, se plantean una serie de interrogantes entorno a
la existencia de procesos que permitan a los trabajadores en una organización, la adecuada
denominación de los documentos electrónicos que se almacenan y consultan en una
compañía.
Manual Corporativo de Gestión documental. Este documento abarca varios parámetros

requeridos en la selección de los documentos, procesos de recepción, envió y distribución de
los archivos de gestión15. Adicionalmente describe procedimientos para la clasificación
documental, políticas bien definidas referentes a la gestión documental, supervisión sobre las
actividades relacionadas en la adopción de instrumentos archivísticos y una metodología de
ejemplo que sirve de guía para la ejecución de las auditorias de acuerdo a la norma ISO
30300.
Este manual tiene relevancia para la presente propuesta, ya que enumera una serie de pautas
en la definición de las políticas que sustentan la necesidad de implantar un sistema de gestión
documental. Algunas de las sugerencias que se pueden relacionar son la ausencia de
14
RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION - ESPAÑA. Modelo de Gestión de Documentos y
Administración de Archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la Información [en línea]. <http://mgd.redrta.org/modelo-
de-gestion-de-documentos-y-administracion-de-archivos-para-la-red-de-transparencia-y-acceso-a-la-informacion/mgd/2015-
01-23/093820.html> [citado en 6 de febrero de 2017]
15
COLCIENCIAS. Manual Corporativo de Gestión documental [en línea].
<http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/A104M03-manualgestiondocumental.pdf> [citado en 6 de
febrero de 2017]
21
planificación en la evaluación y selección documental, archivos que no son considerados
como fuente de información estratégica y la ausencia de normalización en la organización de
los documentos.
Ilustración 1. Ciclo de vida de la información ISO 30300
Fuente: Didier H, C. (2013). Ciclo de vida de la información ISO 30300 Recuperado de:
https://www.slideshare.net/radarik/webinar-radar-saginfo-colombia-cvi-iso-30300
Los documentos son el objeto más importante para la transmisión de la información entre las
organizaciones, las instituciones y las personas. Los documentos son los activos de un
negocio, sin ellos las empresas e instituciones no existirían tal y como se conocen ahora, ya
que es donde se encuentra toda la información de la documentación de la compañía, es decir
los procesos, manuales, formatos y todo tipo de soporte de cualquier tipo es decir digital o
físico que demuestran la evidencia para mostrar una organización.
22
Para que los documentos puedan llevar a cabo el ciclo vital, es necesario que atraviesen por
las etapas de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final. Por lo tanto, a continuación, se realiza una breve
descripción de cada etapa:
Producción Documental: Es la “generación de documentos en las instituciones, en
cumplimiento de sus funciones”, en esta etapa se deben tener en cuenta todos “los aspectos
relacionados con el origen, la creación y el diseño de formatos y documentos, conforme al
desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia”16.
Recepción De Documentos: Es el “conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica”. En esta etapa “se debe verificar que los documentos se encuentren
completos, que correspondan a lo anunciado y sean de competencia de la entidad para efectos
de radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes” 17
Distribución De Los Documentos: Son “actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen al destinatario”18. Esta etapa tiene relación con el flujo de documentos
tanto al interior como al exterior de la entidad.
Tramite De Documentos: Está relacionado con el “curso del documento desde la producción
o recepción hasta el cumplimiento de la función administrativa” 19. En esta etapa cada
dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, los cuales
conforman las series documentales que se observan en las Tablas de Retención Documental.
Organización De Los Documentos: Es el “proceso mediante el cual se aplican las acciones
de clasificación, ordenación y descripción de los documentos de un Fondo de una entidad”20
Consulta De Documentos: “La consulta es el acceso a un documento o grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen”21. La consulta garantiza el “derecho que
16
COLOMBIA. (2006). ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de Gestión
Documental. Bogotá: El Archivo. p.30
17
18
COLOMBIA.(2006).ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de Gestión
19
20
COLOMBIA. (2003).ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ordenación documental. Bogotá: El Archivo. p.8
21
23
tienen las personas a acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de
ser necesario a obtener copia de los mismos”22.
Por tal motivo, la consulta se deber realizar de manera organizada y para ello se debe tener
en cuenta las siguientes actividades:
● Formulación de la consulta
● Estrategia de búsqueda
● Respuesta a la consulta
Conservación De Los Documentos: Es el “conjunto de medidas preventivas o correctivas,

adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin
alterar el contenido”23. En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas de
protección de los documentos, establecimiento y suministro de implementos adecuados para
el almacenamiento de la información, la cual consiste en guardar sistemáticamente los
documentos en los lugares apropiados y en unidades de conservación apropiadas tales como
carpetas, cajas de archivo, estantes y edificios con las condiciones mínimas establecidas en
el Reglamento General de Archivos.
Disposición Final De Los Documentos: Se trata de la “selección de los documentos en

cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su
eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o las Tablas
de Valoración Documental”24. Para definir la disposición final de los documentos se debe
tener en cuenta:
Definir qué tipo de conservación se dará a los documentos; esta definición se encuentra en
las Tablas de Retención y/o Valoración Documental (conservación total, eliminación, o
22
COLOMBIA. (2001).CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. Bogotá: Themis.
23
24
24
conservación temporal). Aplicar técnicas de reprografía tales como la microfilmación o
digitalización de los documentos.
La creación de un archivo está determinada por la necesidad de organizar la ingente cantidad
documental que se produce en la actualidad. Esta tarea está estrechamente relacionada con el
ciclo vital de los documentos, determinando la fase en la que se encuentran:
Pre archivista: fase de creación del documento.
Activa: el documento cumple el objetivo por el que fue creado, en tanto es reflejo de las
actividades orgánicas de la institución, fase administrativa.
Semiactiva: el documento no es usado, sin embargo, conserva los valores legales por los que
fue creado.
Inactiva: deja de tener valor desde el punto de vista administrativo, pero tiene valor histórico,
informativo o testimonial acerca de la organización que lo generó.
En función del estado en el que se encuentre el documento deberá permanecer en: Archivo
de oficina: custodia la documentación mientras todavía está en trámite o es de uso muy
frecuente y tiene que prestar servicio a la entidad productora y a los ciudadanos.
Etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos, mientras dura el proceso de
tramitación o del nivel de utilización por parte de las personas que los gestionan es elevado.
Los documentos suelen permanecer de 2 a 3 años en esta fase.
Archivo intermedio: recoge y custodia la documentación administrativa procedente de los
archivos de gestión o de oficina transcurridos el período de permanencia en los mismos. Una
vez que los expedientes han sido tramitados, para el uso y consulta es menos frecuente, por
lo tanto, pasarán a esta fase de archivo con el fin de no acumular documentación en las
oficinas, por lo general, carentes de espacio.
Archivo histórico: la documentación seleccionada es conservada por el valor informativo,
histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen integridad y
transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico
de las naciones y, por ende de la humanidad.
1.7.3 Metodologías Agiles para el Desarrollo de Software
Para la gestión de proyectos informáticos se ha convertido en una necesidad para el desarrollo

este debe ser de calidad, rápido, flexible, eficiente y tener constante interacción con el cliente.
Esto se debe a la tecnología, comunicación en innovación sobre este tipo de proyectos que
deben alcanzar la velocidad de los cambios ocasionados por esta aceleración. Es así como la
entrega de un determinado producto se ha vuelto prioridad, lo que ha provocado la necesidad
25
de implementar una nueva metodología de trabajo, la que se conoce como “Metodología
Ágil”.
La Metodología Ágil es un marco metodológico de trabajo que plantea permitir mejorar la
eficiencia en la producción y la calidad de los productos finales, tener la capacidad de
respuesta al cambio en los productos y sus definiciones, y brindar la mayor satisfacción
posible al cliente, a través de la entrega temprana y la retroalimentación continua durante la
construcción del producto.
Esta metodología trae consigo diversos beneficios, que permiten una mayor flexibilidad que
las metodologías tradicionales (en cascada e interactivas), debido a que éstas son menos
capaces a ajustarse a las cambiantes necesidades de los clientes, del mercado, y de los nuevos
desafíos que plantea la tecnología25.
¿Cuáles son los principios básicos de las metodologías ágiles?

En primer lugar, las metodologías ágiles mejoran la satisfacción del cliente dado que se
involucrará y comprometerá a lo largo del proyecto. En cada etapa del desarrollo se informará
al cliente sobre los progresos del mismo. De ese modo, el cliente puede sumar la experiencia
para optimizar las características del producto final. Se pueden evitar así numerosos
malentendidos dado que el cliente poseerá en todo momento una completa visión del estado
del producto.
Asimismo, mejora la motivación e implicación del equipo de desarrollo. Pero esta mejora no
es casual: las metodologías ágiles permiten a todos los miembros del equipo conocer el estado
del proyecto en cualquier momento. Los compromisos son negociados y aceptados por todos
los miembros del equipo y las ideas de cualquiera de sus integrantes son tenidas en cuenta.
Destacar que los procesos ágiles permiten ahorrar tanto tiempo como costes. El desarrollo
ágil trabaja de un modo más eficiente y rápido que otras metodologías. Además, estos
procesos ponen el foco en cumplir estrictamente el presupuesto y los plazos pactados a la
hora de definir y planificar el proyecto.
Se trabaja con mayor velocidad y eficiencia. En las metodologías ágiles se trabaja realizando
entregas parciales pero funcionales del producto. De ese modo, es posible entregar en el
menor intervalo de tiempo posible una versión funcional del producto.
25
Inteligencie to Business. (2014). Los beneficios de Implementar la Metodología Ágil
Recuperado de: http://www.i2btech.com/blog-i2b/tech-deployment/los-beneficios-de-implementar-la-metodologia-agil/
26
Gracias a las entregas parciales (centradas en entregar en primer lugar aquellas
funcionalidades que en verdad aportan valor) y a la implicación del cliente será
posible eliminar aquellas características innecesarias del producto.
Las metodologías ágiles permiten mejorar la calidad del producto. La continua interacción
entre los desarrolladores y los clientes tienen como objetivo asegurar que el producto final
sea exactamente lo que el cliente quiere y necesita. Además, este enfoque permite abrazar la
excelencia tecnológica, lo que permite obtener un producto tecnológicamente superior.
Por otro lado, esta metodología permite alertar rápidamente tanto de errores como de
problemas. En la etapa de planificación, el equipo ha presentado una hoja de ruta anticipando
y dando respuesta a los principales problemas técnicos y a la velocidad en la que se puede
trabajar. Con metodologías más tradicionales, los errores no identificados en las primeras
fases del proyecto suelen acarrear costes muy altos26.
Los marcos de trabajo ágiles utilizan distintas ceremonias para incrementar la
retroalimentación, facilitar la coordinación de los equipos, y lograr mayores niveles de
integración:
1. Planning póker: Mejor y más precisa estimación de esfuerzo para el desarrollo de los
entregables requeridos por el cliente.
2. Daily meetings: Rápidas reuniones diarias de coordinación de equipo, lo que permite una
aceleración en el entendimiento del trabajo a realizar y una mejora continúa orientada a la
calidad del producto.
3. Sprint Demo: Sesión de retroalimentación al cliente. Cada iteración de construcción de los
productos incluye una revisión detallada con los clientes, acerca del avance alcanzado.
4. Sprint Retrospective: Una reunión de revisión final de cada iteración, que permite a los
participantes del proceso, retroalimentar el proceso (no el producto), identificando lo que se
hizo bien y lo que es susceptible de mejorar.
5. Sprint Planning: Reuniones de análisis y planificación del Sprint, que involucran a todo el
equipo ágil y proporcionando la coordinación necesaria para lograr los objetivos fijados
iteración a iteración16.
Los marcos de trabajo ágiles aportan mayor flexibilidad, retroalimentación de la calidad,
eficacia y rapidez, reduciendo el margen de error y los riesgos del proyecto.
26
Scrum (2014).Metodologías Agiles. Recuperado de: http://comunidad.iebschool.com/iebs/agile-scrum/que-es-agile/
27
1.7.4 Seguridad de la información
Principalmente en los sistemas de gestión por encontrarse inmersos en la tecnología,

comunicación y el transporte de los datos. Se debe contar indispensablemente con la
seguridad informática para proteger recursos valiosos dentro de la compañía, como lo es la
información, esto con fin de disminuir amenazas potenciales de forma indirecta o
directamente. Para ello se debe tomar formas de protección adecuadas para disminuir los
riesgos. Existen algoritmos de cifrado que sirven para transmitir confidencialmente la
información, se puede encontrar dos tipos de criptografía asimétrica y simétrica.
1.7.5 La criptografía de la clave simétrica

El cifrado mediante clave simétrica significa que dos o más usuarios, tienen una única clave
secreta, esta clave será la que cifrará y descifrará la información transmitida a través del canal
inseguro. Es decir, la clave secreta la deben tener los dos usuarios, y con dicha clave, el
usuario A cifrará la información, la mandará a través del canal inseguro, y a continuación el
usuario B descifrará esa información con la misma clave que ha usado el usuario A.
Para que un algoritmo de clave simétrica sea fiable debe cumplir:
Una vez que el mensaje es cifrado, no se puede obtener la clave de cifrado/descifrado ni
tampoco el texto en claro.
Si conoce el texto en claro y el cifrado, se debe tardar más y gastar más dinero en obtener la
clave, que el posible valor derivado de la información sustraída (texto en claro).
Se debe tener en cuenta que los algoritmos criptográficos son públicos, por lo que su fortaleza
debe depender de su complejidad interna, y de la longitud de la clave empleada para evitar
los ataques de fuerza bruta.
La seguridad en clave simétrica reside en la propia clave secreta, y por tanto el principal
problema es la distribución de esta clave a los distintos usuarios para cifrar y descifrar la
información. La misión del emisor y receptor es mantener la clave en secreto. Si cae en manos
equivocadas ya no se puede considerar que la comunicación es segura y se debe generar una
nueva clave.
Otro problema reside en que las claves secretas a guardar son proporcionales al número de
canales seguros que se desea mantener. Esto no es un problema en sí, pero se debe administrar
bien las llaves para no fallar. Este problema no se va a presentar en los algoritmos asimétricos
porque cada usuario tiene una pareja de claves, una pública y la otra privada,
independientemente del número de canales seguros que requieran establecer. Únicamente
debe proteger la clave privada.
28
La principal ventaja de los algoritmos simétricos es la velocidad de los algoritmos, y son muy
usados para el cifrado de grandes cantidades de datos. VeraCrypt por ejemplo, usa algoritmos
simétricos para cifrar toda la información.
VeraCrypt, un gran derivado de TrueCrypt más seguro.
La criptografía asimétrica se basa en el uso de dos claves: la pública (que se podrá difundir
sin ningún problema a todas las personas que necesiten mandarte algo cifrado) y la privada
(que no debe de ser revelada nunca)27.
Esquema de criptografía asimétrica
Sabiendo lo anterior, se plantea que tres compañeros de trabajo envíen un archivo cifrado se
debe de enviar la clave pública (que está vinculada a la privada) y por lo tanto se puede enviar
de forma confidencial ese archivo que solo se puede descifrar con la clave privada.
1.7.6 Criptografía asimétrica

La criptografía asimétrica se basa en el uso de dos claves: la pública (que se podrá difundir
sin ningún problema a todas las personas que necesiten mandarte algo cifrado) y la
privada (que no debe de ser revelada nunca).
Ilustración 2. Criptografía asimétrica

Fuente: Pedro Gutiérrez. (2013). Recuperado de: https://www.genbetadev.com/seguridad-
informatica/tipos-de-criptografia-simetrica-asimetrica-e-hibrida
Puede parecer a simple vista un sistema un poco débil ya que se puede pensar que se sabe la
clave pública se deduce la privada, pero este tipo de sistemas criptográficos usa algoritmos
bastante complejos que generan a partir de la frase de paso (la contraseña) la clave privada y
27
Sergio de Luz. (2010). Recuperado de: Criptografia Algoritmos de cifrado clave
simetricahttps://www.redeszone.net/2010/11/04/criptografia-algoritmos-de-cifrado-de-clave-simetrica/
29
pública que pueden tener perfectamente un tamaño de 2048bits (probablemente imposible de
reventar).
Otro propósito de este sistema es también el de poder firmar documentos, certificando que el
emisor es quien dice ser, firmando con la clave privada y verificando la identidad con la
pública.
Diferencias entre criptografía simétrica y asimétrica
Para empezar, la criptografía simétrica es más insegura ya que el hecho de pasar la clave es
una gran vulnerabilidad, pero se puede cifrar y descifrar en menor tiempo del que tarda la
criptografía asimétrica, que es el principal inconveniente y es la razón por la que existe la
criptografía híbrida28.
1.8 METODOLOGÍA
La metodología que se empleará para el proyecto es PHVA (planear, hacer, verificar y

actuar), ya que es muy utilizada en las organizaciones y brinda los procedimientos, procesos
y análisis para el desarrollo del mismo, implementar un sistema de gestión de calidad, reducir
costos, optimizar la productividad y aumentar la participación del mercado, logrando de esta
manera incrementar la eficiencia y organización de la empresa29.
PLANIFICAR: El objetivo de esta fase es establecer los requisitos de negocio que cubrirá
el sistema identificando todas las entidades que interactúan con el sistema (personas,
sistemas, etc.) y hacer una valoración de la viabilidad del proyecto.
En esta fase del proyecto se definen todos los elementos que hacen parte del mismo. Se
escoge la selección de requisitos prioritarios para el proyecto en un tiempo determinado y las
listas de tareas de la iteración necesarias para desarrollar los requisitos que se expusieron al
inicio de esta fase, escogidos de la lista de requisitos. Además, en esta etapa se establecen las
tareas en un tiempo determinado.
28
Pedro Gutiérrez. (2013). Recuperado de: https://www.genbetadev.com/seguridad-informatica/tipos-de-criptografia-
simetrica-asimetrica-e-hibrida
29
Ciclo PHVA. (s.f). [en línea]. <http://master2000.net/recursos/menu/277/1355/mper_arch_20059_CicloPHVA.pdf> [citado
en 6 de febrero de 2017]
30
HACER: El objetivo de esta fase es ejecutar los requisitos de negocio, es entender muy bien
el problema desde el punto de vista del equipo de desarrollo. Lleva consigo la elaboración de
la arquitectura marco del sistema y el diseño de la solución técnica, así como determinar el
plan del proyecto e identificarlos riesgos fundamentales.
Al final de la fase se tiene definida la arquitectura, el modelo de requisitos del sistema
empleando los diagramas de casos de uso especificados en lenguaje UML (Unified Modeling
Language), el plan de desarrollo y los estándares de calidad que se han de seguir en el
proyecto o las herramientas que se han de emplear durante el transcurso del mismo.
La metodología de desarrollo de software seleccionada para el modelo de gestión documental
sera SCRUM, esta herramienta aplica de manera regular un conjunto de buenas prácticas
para trabajar en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Estas prácticas
se apoyan unas a otras teniendo en cuenta la selección tiene origen en un estudio de la manera
de trabajar de equipos altamente productivos. Fue seleccionada ya que en el modelo
propuesto, es necesario identificar y solucionar ineficiencias sistemáticamente y se requiere
presentar en el modelo de
gestión documental resultados óptimos, de acuerdo a los requerimientos y en tiempos de

entrega coherentes30.
30
Qué es SCRUM. [en línea]. <https://proyectosagiles.org/que-es-scrum> [citado en 6 de febrero de 2017]
31
Ilustración 3. Ciclo PHVA
Fuente: s.n (2007). Ciclo del PHVA. Recuperado de: http://www.blog-top.com/el-ciclo-
phva-planear-hacer-verificar-actuar/
1.8.1 La metodología Scrum
Permite que el modelo planteado crezca iteración a iteración. Asimismo, le permite en

cualquier momento realinear el software con los objetivos de negocio de una organización,
ya que puede introducir cambios funcionales o de prioridad en el inicio de cada nueva
iteración sin ningún inconveniente. Cuenta con varias ventajas para el desarrollo de software
como son:
Flexibilidad a cambios: Alta capacidad de reacción ante los cambios de requerimientos
generados por necesidades del usuario. La metodología está diseñada para adaptarse a los
cambios de requerimientos que conllevan los proyectos complejos.
Reducción tiempos de entrega. El usuario puede empezar a utilizar las funcionalidades más
importantes del proyecto antes de que esté finalizado por completo.
Mayor calidad del software: La metódica de trabajo y la necesidad de obtener una versión
funcional después de cada iteración, ayuda a la obtención de un software de calidad superior.
32
Esta fase se realiza la sincronización y se observa una visión global y analítica de todo el
trabajo que se está realizando (dependencias entre las tareas, los obstáculos, el objetivo). Esto
con el fin de poder hacer las adaptaciones necesarias para lograr con el compromiso.
Durante esta iteración se refinan la lista de requisitos y cambios en el proyecto, (Product
Backlog Refinement o Grooming). Se prioriza los requisitos del
proyecto, añadiendo requisitos, modificándolos,
eliminándolos, repriorizándolos (cambiando el contenido de iteraciones, definiendo un
calendario de entregas que se ajuste mejor a nuevas necesidades).
En Scrum un proyecto se ejecuta en bloques temporales cortos y fijos (iteraciones que
normalmente son de 2 semanas, aunque en algunos equipos son de 3 y hasta 4 semanas, límite
máximo de feedback y reflexión). Cada iteración tiene que proporcionar un resultado
completo, un incremento de producto final que sea susceptible de ser entregado con el
mínimo esfuerzo al cliente cuando lo solicite.
Ilustración 4. Proceso de Scrum

Fuente: Proyectos Agiles (s.f). Funcionamiento de Scrum. Recuperado de:
https://proyectosagiles.org/como-funciona-scrum/
El proceso parte de la lista de objetivos/requisitos priorizada del producto, que actúa como
plan del proyecto. En esta lista el cliente prioriza los objetivos balanceando el valor que le
aportan respecto al coste y quedan repartidos en iteraciones y entregas.
33
Las actividades que se llevan a cabo en Scrum son las siguientes:
Planificación de la iteración
El primer día de la iteración se realiza la reunión de planificación de la iteración. Tiene dos
partes:
Selección de requisitos (4 horas máximo). El cliente presenta al equipo la lista de requisitos
priorizada del producto o proyecto. El equipo pregunta al cliente las dudas que surgen y
selecciona los requisitos más prioritarios que se compromete a completar en la iteración, de
manera que puedan ser entregados si el cliente lo solicita.
Planificación de la iteración (4 horas máximo). El equipo elabora la lista de tareas de la
iteración necesarias para desarrollar los requisitos a que se ha comprometido. La estimación
de esfuerzo se hace de manera conjunta y los miembros del equipo se auto asignan las tareas.
1.8.2 Ejecución de la iteración

Cada día el equipo realiza una reunión de sincronización (15 minutos máximo). Cada
miembro del equipo inspecciona el trabajo que el resto está realizando (dependencias entre
tareas, progreso hacia el objetivo de la iteración, obstáculos que pueden impedir este
objetivo) para poder hacer las adaptaciones necesarias que permitan cumplir con el
compromiso adquirido. En la reunión cada miembro del equipo responde a tres preguntas:
¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización?
¿Qué voy a hacer a partir de este momento?
¿Qué impedimentos tengo o voy a tener?
Durante la iteración el Facilitador (Scrum Master) se encarga de que el equipo pueda cumplir
con compromiso y de que disminuya la productividad.
Elimina los obstáculos que el equipo no puede resolver por sí mismo.
Protege al equipo de interrupciones externas que puedan afectar el compromiso o la
productividad.
Durante la iteración, el cliente junto con el equipo refina la lista de requisitos (para
prepararlos para las siguientes iteraciones) y, si es necesario, cambian o replanifican los
objetivos del proyecto para maximizar la utilidad de lo que se desarrolla y el retorno de
inversión.
1.8.3 Inspección y adaptación

El último día de la iteración se realiza la reunión de revisión de la iteración. Tiene dos partes:
34
Demostración (4 horas máximo). El equipo presenta al cliente los requisitos completados en
la iteración, en forma de incremento de producto preparado para ser entregado con el mínimo
esfuerzo. En función de los resultados se muestran los cambios que haya habido en el
contexto del proyecto, el cliente realiza las adaptaciones necesarias de manera objetiva, ya
desde la primera iteración, replanificando el proyecto.
Retrospectiva (4 horas máximo). El equipo analiza cómo ha sido la manera de trabajar y
cuáles son los problemas que podrían impedirle progresar adecuadamente, mejorando de
manera continua la productividad. El Facilitador se encargará de ir eliminando los obstáculos
identificados.
1.8.4 Familia de normas ISO
La aparición de la familia de normas ISO 30300 para la implantación, auditoría y

certificación de Sistemas de Gestión para Documentos sitúa la profesión en plano de igualdad
y reconoce la metodología como una pieza fundamental en las políticas corporativas de
gestión de la información de las organizaciones.
Ilustración 5. Familia de normas ISO 30300
35
Fuente: MIEMBRO DEL COMITÉ TÉCNICO DE NORMALIZACIÓN DE AENOR (s.f). Las Familias de Normas ISO
30300 para sistemas de gestión documental. Recuperado de:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/reuniones/2013/slp/pdf/c008.pdf
Esta norma conceptualiza los términos y definiciones aplicables a la norma sobre sistemas
de gestión para los documentos preparados por la ISO/TC46/SC11. Asimismo, establece los
objetivos para el uso de este tipo de sistemas, así como los principios. Adicionalmente,
describe un enfoque basado en procesos y especifica las funciones de la alta dirección.
Es aplicable a cualquier tipo de organización que desee realizar lo siguiente:

 Establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión para los
documentos y apoyar las actividades;
 Asegurarse de la conformidad con la política declarada para los registros;
 Demostrar la conformidad con esta norma internacional.
1.8.5 ISO 30301:2011 Sistemas de gestión para los documentos (Requerimientos)
 Esta norma específica los requisitos que debe cumplir un sistema de gestión para los
documentos con el fin de apoyar a una organización en el logro de la misión,
estrategia y objetivos. Se dirige a la elaboración y aplicación de una política,
relacionada con los objetivos de los documentos. También, proporciona información
sobre la medición y el seguimiento de los resultados.
 Se puede implementar con otras normas de sistemas de gestión. Es especialmente útil
para demostrar el cumplimiento de los requisitos de documentación y los registros.
36
Ilustración 6. Conceptos relativos a los procesos de gestión documental
Fuente: NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 30300 (2008). Información y documentación. Sistemas de gestión
para registros. Fundamentos y vocabulario Recuperado de: https://tienda.icontec.org/wp-content/uploads/pdfs/NTC-
ISO30300.pdf
Se debe tener en cuenta varios puntos estructurar un sistema de gestión documental efectivo
para una organización, considerando los siguientes puntos focales:
 La calidad no es impuesta por ninguna norma, las normas y los estándares ayudan a
crear la política de calidad, pero una vez establecida el único requisito es cumplirla.
 Las organizaciones evolucionan y por lo tanto sus procesos también, el
comportamiento evolutivo es constante.
 Las personas también evolucionan y con ellas la tecnología que las ayuda a mejorar
la calidad del trabajo en equipo.
 La información es un intangible de valor incalculable dentro de la organización.
 Los documentos y la información bien almacenada son recuperables en cualquier
momento.
 Cada vez es más necesario apoyarse en la información veraz de la propia
organización.
37
Ilustración 7. Proceso de gestión documental
Fuente: Nuria, S. (2013). Gestión Documental para Pymes: Gesbiblo, S. L.
La familia de norma ISO 30300 comprende, además: ISO 303001: requisitos de los sistemas
de gestión para los documentos. ISO 303002: guía para la implementación de los sistemas de
gestión para los documentos.
ISO 303003: requisitos para los organismos que realizan la auditoría y certificación de los
sistemas de gestión para los documentos.
ISO 303004: guía de evaluación de los sistemas de gestión para los documentos.
Las ventajas que aporta un sistema de calidad a un archivo pueden mencionarse las
siguientes:
Servicios eficaces en términos de calidad: seguimiento y control de los procesos de
tratamiento documental y aplicación de acciones de mejora cuando no se alcanzan los
resultados planificados. Servicios eficientes en términos de utilización de recursos (humanos,
físicos, de información y económicos).
Toma de decisiones basada en documentación fiable y actualizada sobre actuaciones
anteriores.
38
Asignación de responsabilidades a los diversos miembros de la organización y
sistematización de los procesos y flujos de trabajo.
Procedimientos organizativos que definen claramente las actividades y tareas a realizar.
Estas normas permiten certificar el S.G.D. Garantizando la implementación el uso de un
modelo internacional reconocido. Son aplicables a cualquier tipo de organización, sea cual
sea el tamaño, ya que están diseñadas para atender a cualquier proceso contemplando los
requisitos necesarios para las distintas áreas, garantizando el funcionamiento y orientándose
a la mejora continua. La implementación de la serie normativa ISO 30300 ayudará a las
organizaciones a ajustar la gestión documental a los objetivos de otros sistemas de gestión
como el de calidad, medio ambiente, riesgos y seguridad. Adicionalmente, permitirá a los
organismos acreditados auditar el cumplimiento de las buenas prácticas en materia de gestión
documental
Aspectos importantes en los procesos de gestión documental

 Eliminar redundancias.
 Mejorar la toma de decisiones.
 Establecer coherencia. Apoyar el cumplimiento de requisitos.
 Optimizar procesos y recursos
2. PRINCIPALES PROCESOS DOCUMENTALES EN LAS ORGANIZACIONES
BASADOS EN LA NORMA ISO 30300
Identificación de los principales procesos de la gestión documental, tomando como referencia

cada uno de los aspectos primordiales que hace parte de las características de un proceso, las
relaciones, entradas, salidas y las actividades que se llevan a cabo para el cumplimiento de
los objetivos de la organización. También los procesos en los diferentes tipos y niveles de
clasificación dependiendo el enfoque de la organización y la dirección de los procesos.
Además la gestión por procesos se basa en elementos fundamentales dando a conocer una
39
estructura horizontal, la tecnología y los recursos disponibles que se utilizan para llevar a
cabo las actividades de la organización y sobre todo es necesario procurar realizar una
normalización de todos los procesos identificados dentro de la compañía. Hacer una revisión
y aplicación de planes de mejora continua, por ultimo una evaluación o validación del
cumplimento de los objetivos.
2.1. Conceptos de proceso

Existen diversas formas de definir qué se entiende por proceso, pero para efectos de estas
directrices se comprende por proceso al conjunto de actividades que interactúan de forma
secuencial transformando unos objetos y recursos en resultados y generando con ello un valor
añadido.
Ilustración 8. El proceso
Fuente: Red de transparencia y acceso a la información. (s.f). Procesos. Recuperado de:http://mgd.redrta.org/directrices-

normalizacion-y-analisis-de-procesos/mgd/2015-01-19/173709.html
Es necesario evitar confundir el concepto proceso con procedimiento, puesto que no

significan lo mismo. El procedimiento es un conjunto de directrices que determinan la forma
de proceder en determinada ocasión para poder obtener un resultado previsto. Un proceso
define qué es lo que se hace, mientras que un procedimiento sirve para indicar cómo hacerlo.
Además, es necesario comprender que no todos los procesos que se desarrollan en una
organización necesitan disponer de un procedimiento establecido.
Las características básicas que deben cumplir todos los procesos son las siguientes:
 Deben tener una misión u objetivo claramente definido.

 Se pueden descomponer en actividades o tareas menores.
 Poseen unas necesidades iniciales o entradas (inputs) que se utilizan para poder
iniciar el proceso y unas salidas (outputs) que dan respuesta a las necesidades
iniciales y ofrecen un valor añadido que anteriormente no existía.
 Poseen unos recursos para poder llevar a cabo las actividades.
40
 Existen proveedores que soportan, controlan o inician las actividades.
 Existe una persona o varias que se hacen responsables de la ejecución de las diversas
actividades.
 Existen unas personas o entidades que se ven claramente beneficiadas con los
resultados obtenidos.
 Existe un producto o servicio final, obtenido tras la ejecución de las actividades
desarrolladas que responde a las necesidades iniciales.
 El desarrollo de sus actividades puede ser estabilizado según una metodología
concreta.
En función de todo ello, se puede entender que cualquier organización se puede apreciar
como una red de procesos, compuesta por actividades interrelacionadas entre sí
transformando productos, servicios o información en resultados útiles para alguien.
2.1.1 Tipos de procesos

Por norma general, los procesos de cualquier organización se pueden dividir en tres
categorías:
1. Procesos estratégicos: son aquellos procesos que sirven para dirigir, orientar y
gestionar la organización. Definen las estrategias, la misión, los objetivos y la
metodología para tomar decisiones dentro de la organización y también sirven para
configurar y gestionar el resto de procesos.
2. Procesos operativos o de negocio: son aquellos procesos que tienen una relación
directa con el usuario final y sus resultados son la esencia misma por la que se existe
la organización. Generalmente, son procesos transversales cuyo desarrollo se realiza
a lo largo de diversas unidades administrativas, cruzando la organización de forma
horizontal.
3. Procesos de soporte o de apoyo: son aquellos procesos que se encargan de

suministrar al resto de la organización todos los recursos necesarios para poder
generar el valor añadido esperado en los respectivos procesos. Se puede decir que
sus resultados son los recursos y las entradas de los demás procesos, siendo
fundamentales para el adecuado desarrollo de las actividades dentro de la
organización. Por norma general, son procesos que están presentes en cualquier
organización, tienden a estar muy normalizados y su ejecución se lleva en un número
reducido de unidades administrativas básicas (gestión de recursos humanos, gestión
económica, gestión de recursos, etc.)31.
31
Red de transparencia y acceso a la información. (s.f). Directrices y normalización de procesos. Recuperado de:
http://mgd.redrta.org/directrices-normalizacion-y-analisis-de-procesos/mgd/2015-01-19/173709.html
41
Ilustración 9. Representación de tipos de proceso
Fuente: Red de transparencia y acceso a la información. (s.f). Tipos de procesos. Recuperado

de:http://mgd.redrta.org/directrices-normalizacion-y-analisis-de-procesos/mgd/2015-01-19/173709.html
Esta es una clasificación reconocida de forma general de los procesos que se dan en las
organizaciones y cualquier entidad puede verse reflejada. De todos modos, existen otros tipos
de clasificaciones de procesos que también cabe destacar:
 Clasificación en función del nivel que ocupe el proceso dentro de la organización:

Puede haber procesos que se encuentren a diferentes niveles dentro de la propia
organización. En este sentido, se distinguen tres tipos:
 Procesos de alto nivel o macroprocesos: se trata de grandes bloques de procesos
entendidos de la forma más amplia posible, consistentes en la suma de otros procesos
similares que transforman sus entradas en un valor añadido común para todos ellos
 Procesos propiamente dichos: son los procesos ordinarios en los que se disponen
de una serie de actividades o subprocesos para transformar sus entradas en
resultados.
 Subprocesos: son procesos de menor entidad que, aun consistiendo en un conjunto
de actividades que generan un valor añadido, encajan perfectamente dentro de otro
proceso superior y no tienen sentido si no es dentro de ese proceso superior. Son
como una actividad dentro de un proceso, formada por varias actividades, cuyo
resultado y valor añadido es ofrecer continuidad al proceso superior.
 Clasificación en función de la persona que se beneficia de su resultado: otra
clasificación posible de los procesos de una organización puede establecerse en
función de los tipos de usuarios que van a recibir el valor añadido que se desarrollan
dentro de los procesos. En este sentido, existen dos tipos:
 Procesos internos: son aquellos procesos cuyo resultado sirve para iniciar otros
procesos dentro de la propia organización, siendo los usuarios finales de dichos
procesos otras personas o unidades de la organización.
 Procesos externos: son aquellos procesos cuyo resultado se entrega a personas o
entidades ajenas a la organización y cuyo valor añadido sirve para satisfacer
demandas externas a la organización. Generalmente, suelen ser los procesos clave o
de negocio puesto que las organizaciones se crean para ofrecer un valor añadido a
personas ajenas.
42
2.1.2 Mapa de procesos
Con base en los diferentes tipos de proceso que pueden existir en una organización, se logran
apreciar cómo estos se interrelacionan entre sí creando una red de procesos, recursos y
resultados. Esta red puede ser representada gráficamente a través de una herramienta de
gestión conocida como Mapa de procesos.
Ilustración 10. Mapa de procesos
Fuente: Red de transparencia y acceso a la información. (s.f). Mapa de procesos. Recuperado

El mapa de procesos anterior muestra la estructura funcional de la organización en la que

permite situar todos los procesos y sus relaciones entre sí en un único entramado que facilite
su comprensión y asimilación por parte de todas las personas que componen la organización.
En este sentido, un mapa de procesos suele reflejarse como un diagrama en el que se distingue
de manera visual, el conjunto de procesos que se desarrollan y se relacionan entre sí, y
muestra los recursos necesarios para llevarlos a cabo, los resultados y la dirección hacia la
que se orientan las diversas actividades.
Con relación a un organigrama tradicional de una organización se pierde el objetivo, debido

a que visualmente no se logra observar la relación entre las unidades administrativas con los
procesos y sus relaciones, sino en unidades administrativas funcionales separadas y
sometidas a una relación jerárquica hacia los responsables de dichos departamentos, por lo
tanto no se puede reflejar la concepción de unos procesos interfuncionales que cruzan
transversalmente a lo largo de varias unidades administrativas.
Con esta representación, se logra reflejar en un mismo gráfico todos los procesos de la
organización, con mayor o menor nivel de detalles, en función de las capacidades que existan
43
para identificar procesos, subprocesos, actividades o tareas. En función del grado de detalle,
se distinguen dos tipos de mapa de procesos:
 Mapa de procesos de alto nivel: se centra en representar los procesos junto con la
información de sus proveedores, sus relaciones con otros procesos dentro de la
organización y sus resultados con el valor añadido que ofrecen.
 Diagramas de flujo: cuando un mapa de procesos llega a descender a un nivel de

detalle suficiente como para representar las diversas actividades y tareas que se
desarrollan a lo largo de un proceso, este recibe el nombre de Diagrama de flujo.
Generalmente, ya no tiene una estructura basada en un gráfico sencillo tradicional,
puesto que la información resulta tan compleja y detallada que se requiere mucho
más espacio para ofrecer esa información. Por este motivo, los diagramas de flujo
de los procesos suelen presentarse en formato de fichas, una por cada proceso
identificado dentro de la organización.
44
Ilustración 11. Flujo de un proceso de restauración de documentos
Fuente: Red de transparencia y acceso a la información. (s.f). Flujo de un proceso. Recuperado

2.1.3 La gestión por procesos

La Gestión por procesos en una organización es una filosofía de administración que aporta
una visión distinta de la forma tradicional de concebir la gestión en las organizaciones.
Además, ofrece una serie de herramientas con las que se puede mejorar y rediseñar los flujos
de trabajo dentro de la misma con el objetivo de hacer la organización más eficiente y
adaptable a las exigencias de sus usuarios y grupos de interés.
45
La Gestión por procesos se basa en los siguientes elementos:
 La estructura jerárquica de la organización ya no es relevante para gestionar la

organización, por lo que tiende a pasarse de una estructura vertical jerarquizada a
una estructura horizontal.
 Los procesos orientados a los usuarios finales son los que van a configurar la nueva
estructura de la organización.
 Las personas de la organización se preocupan más por responder las necesidades de
los usuarios y grupos de interés.
 Las unidades funcionales pierden razón de ser y surgen grupos multidisciplinares
que trabajan en el mismo proceso.
 La tecnología y los recursos disponibles se utilizan para eliminar aquellas actividades
o tareas que no aumenten el valor añadido.
Para poder implementar esta nueva visión de la organización, basada en la gestión por
procesos, debido a que se trata de una modificación sustancial en la metodología de gestión
y dirección de la organización, es necesario disponer de un cierto apoyo logístico que permita
reorientar la organización, a través del estudio del flujo de materiales e información asociado,
desde los proveedores hasta los usuarios finales. Además, es necesario procurar la
normalización de todos los procesos identificados dentro de la organización con el objetivo
de simplificar su funcionamiento al mismo tiempo que se ajusta su eficacia.
2.1.4 Normalización de los procesos en las organizaciones

A los efectos de estas directrices, la normalización es comprendida como el proceso
consistente en elaborar, emplear y optimizar las reglas y procedimientos aplicables a las
distintas actividades desarrolladas en un proceso con la finalidad de concretarlas y
mejorarlas.
La normalización es un mecanismo de coordinación que sirve para proyectar una mayor

eficacia y una mejor gestión de los recursos en la realización de una actividad. También
facilita las comunicaciones entre unidades o personas y posibilidad el uso de indicadores
homogéneos para comparar la ejecución y el desarrollo de las mismas actividades en diversos
ámbitos geográficos o temporales.
El hecho de aplicar mecanismos de normalización a los procesos es una consecuencia básica

de desarrollar la filosofía básica de la Gestión por procesos en una organización puesto que,
con ello, se permite estructurar las diversas actividades y tareas a desarrollar en un proceso
de la forma más eficaz posible.
Cuando se habla de normalizar los procesos, se hace referencia a establecer la forma más
adecuada para el propósito de realizar las cosas dentro de una organización con el objetivo
de obtener el mejor valor añadido posible reduciendo las alteraciones y el gasto innecesario
de recursos.
46
2.1.5 Necesidad de normalización
Las decisiones que se toman en las organizaciones tienen cada vez más importancia en un
contexto general que resulta diariamente más competitivo, incierto, globalizado y sometido
a controles externos. Por este motivo, han pasado a ser objetivos estratégicos de las
organizaciones propuestas tales como "Mejora de la eficiencia o Aumento de la reputación y
satisfacción con respecto al cliente". Por ese motivo, con la finalidad de lograr cumplir estos
objetivos estratégicos, es necesario acudir a la normalización de los procesos.
La normalización es un mecanismo de coordinación de actuaciones que proyecta sus

principales beneficios cuando se cumplen las siguientes condiciones:
 Cuando una actividad tiene un carácter muy repetitivo dentro de una organización
 Cuando el entorno sobre el que se desarrolla es muy predecible y resulta fácil de
planificar
 Cuando las actividades a desarrollar son simples y comprensibles por cualquier
persona que las vaya a ejecutar.
La normalización de los procesos en una organización debe ser considerada como una
necesidad fundamental puesto que busca mantener la consecución de los mismos objetivos
pero mejorando su ejecución.
Las principales ventajas que ofrece la aplicación de la normalización a los procesos de una
organización son las siguientes:
 Se puede predecir el resultado de los trabajos

 Se puede garantizar que la gestión se realizar de forma homogénea en cualquier parte
de la organización, sin importar la unidad que lo lleve a cabo
 Facilita el aprendizaje de las personas implicadas permitiendo la difusión del
conocimiento
 Potencia las posibilidades de medir, comparar y mejorar el desempeño de las
actividades en la organización, gracias al establecimiento de indicadores
normalizados
 Facilita la asignación de responsabilidades en las diversas actividades
 Facilita la comunicación, las relaciones interpersonales y el trabajo en equipo en pos
de cumplir un objetivo común
 Mejora la eficacia global de la organización
 Facilitar el control y la toma de decisiones a nivel estratégico
 Posibilita el crecimiento de la organización
 Mejora la reputación de la organización.
 Satisfacción al cliente
La normalización de los procesos de negocio permite preparar la información como maniobra
de acción, posibilitando la interconexión entre los procesos y estableciendo indicadores
comunes. Además, en un entorno cada más interconectado, las organizaciones pueden
47
estandarizar procesos comunes, uniformizar sus ámbitos de actuación y mejorar tanto su
relación como sus resultados.
Por otro lado, la normalización de los procesos internos tiende a concretarse en una serie de
buenas prácticas o recomendaciones seleccionadas por los directivos de la organización, que
se utilizan como plantillas sobre las que acomodar las actividades de la organización, pero
siendo adaptadas a las necesidades específicas de cada organización.
En definitiva, la normalización de los procesos tiene como objetivo principal desarrollar una
base teórica y práctica que sirva para entender los procesos de una organización,
desembocando en una mejora de los resultados obtenidos. En cierta medida, lo que se
pretende con ello es:
 Diseccionar la organización al completo

 Identificar todos sus elementos fundamentales, sistematizarlos y clasificarlos
 Estructurar lógicamente los elementos fundamentales que tiene la organización
 Establecer las condiciones necesarias para utilizar cada uno de esos elementos32.
2.1.6 Metodología para la normalización de los procesos

La normalización de los procesos puede ser desarrollada en una organización a lo largo de
tres niveles de aplicación diferentes:
1. Normalizar el flujo de actividades de un proceso. Esta forma de normalización es la

más básica, consiste en establecer criterios o instrucciones normalizadas para poder
ejecutar los flujos de tareas que se realizan a lo largo de uno o varios procesos y
disponer siempre del mismo resultado previsto.
2. Normalizar el desempeño de un proceso. Una vez que se ha normalizado el flujo de
actividades, el siguiente paso lógico en la organización es normalizar el grado de
desempeño de las diversas actividades o tareas mediante el establecimiento de
mediciones normalizadas o indicadores de gestión en diversos puntos del proceso
para comprobar su evolución.
3. Normalizar la propia gestión del proceso. Cuando ya se ha procedido a normalizar

las actividades de un proceso y se dispone de un sistema de indicadores
estandarizado, es preciso abordar el último nivel de la normalización, consistente en
homogeneizar la gestión de los procesos de una organización con el objetivo de
simplificar el funcionamiento de la misma y facilitar las mediciones y comparativas
entre sus procesos.
32
Red de transparencia y acceso a la información. (s.f). Recuperado de: http://mgd.redrta.org/directrices-
normalizacion-y-analisis-de-procesos/mgd/2015-01-19/173709.html
48
Implementar un sistema de gestión por procesos normalizado en una organización significa
construir una estructura nueva con una nueva cultura, basada en la filosofía de la Gestión por
procesos, y con unos conocimientos propios de la organización que generarán un entorno de
participación y confianza entre las personas que la componen.
Algunos de los puntos o etapas que deben llevarse a cabo a la hora de poner en
funcionamiento un proyecto de normalización de procesos en una organización:
1. Definir la misión general de la organización: antes de plantearse ninguna actuación,

es preciso tener correctamente identificada la misión de la organización y los
objetivos fundamentales que se deben cumplir dentro de ella. Si no se dispone de
una misión clarificada y asumida de la misma forma por todos los miembros de la
organización, cualquier trabajo posterior no servirá de nada.
2. Definir los macroprocesos: una vez definida la misión de la organización, es preciso

distinguir los grandes bloques de actuaciones en las que se pueden agrupar las
operaciones que se realizan a lo largo de la organización.
3. Identificar los procesos: dentro de cada macroproceso, se puede iniciar la definición

de los respectivos procesos implicados, teniendo en cuenta que cada proceso debe
estar compuesto de una entrada y un conjunto de actividades encadenadas para
disponer de un resultado que se convierte en una salida. La identificación adecuada
de los procesos posibilita descubrir cuáles son los procesos clave en la obtención de
resultados encaminados al cumplimiento de la misión general de la organización, los
cuales deberán ser objeto principal de la normalización.
4. Definir los posibles subprocesos: los procesos pueden contener subprocesos o

conjuntos de actividades que pueden ser identificadas de forma independiente. En
numerosas ocasiones, estos subprocesos pueden distinguirse por el hecho de que
aparecen presentes en varios procesos independientes. Su correcta identificación
también resulta de suma importancia puesto que pueden ser objeto de normalización
al simplificar al mismo tiempo las actuaciones de aquellos procesos en los que
aparecen implicados.
5. Diseñar el mapa de procesos: una vez identificados todos los macroprocesos,

procesos y subprocesos de la organización, es preciso representarlos gráficamente
en una misma estructura. Utilizando un sistema combinado de símbolos, formas,
diagramas de flujo y textos se deberá definir dicha estructura, reflejando en todo
momento al menos los procesos clave de la organización. Este mapa de procesos
debe ser comprendido por todas las personas de la organización, y debería ser
fácilmente aplicable en cada proceso reflejado.
6. Documentar los procesos: una vez que se definen todos los procesos y reflejados en
su correspondiente mapa, es necesario definir un paquete de documentación básico
49
que recoja los procedimientos generales de actuación ante los diversos procesos y
que sirva como referencia permanente para implantar y llevar a cabo los diversos
procesos en la organización. La documentación que se genere debe aportar siempre
un valor añadido de por sí al proceso, puesto que se convierte en un recurso
fundamental para facilitar su ejecución, como herramienta de apoyo y análisis
continuo.
7. Formalizar los procesos: todo documento que refleje la forma de proceder ante
determinados procesos debe estar autorizado y aprobado por la propia organización,
debiendo ser el área de mayor responsabilidad de cada proceso la encargada de dar
el visto bueno ha dicho documento. Además, cualquier cambio sustancial en los
procesos, así como la creación de procesos nuevos, deberá ser revisada y aprobada
por la alta dirección de la organización.
8. Implantar los procesos: una vez formalizados los procesos es necesario implantarlos
a lo largo de toda la organización, utilizando la documentación generada para ello,
siendo responsabilidad de la persona o unidad especializada en cada área de la
organización. Para poder llevar a cabo adecuadamente la implantación total de los
procesos debe lograrse un clima de confianza entre todas las personas implicadas,
promoviendo la motivación, garantizando la seguridad y la máxima participación en
todos los niveles donde se vaya a efectuar los procedimientos aprobados (Roles y
responsabilidades).
9. Revisar los procesos: una vez que se han logrado implantar los procesos de forma
efectiva en la organización, es necesario mantener la filosofía de la normalización
por la que se establece que cualquier cosa es susceptible de ser mejorada, incluida
la propia normalización. Por ello, es necesario someter a revisión los mecanismos
de normalización de procesos establecidos con el objetivo de detectar incidencias o
defectos de forma y ofrecer posibilidades de mejora que eviten la repetición de los
defectos. La mejor forma de revisar y controlar estos instrumentos es instalar un
sistema de comprobación y revisión periódica de los resultados obtenidos que
permita analizar posibles desfases en la ejecución o en la consecución de los
objetivos previstos.
10. Control de los procesos: en último lugar, es necesario destacar la obligación de

implantar una serie de mecanismos de control para cada proceso o, al menos, para
los procesos clave de la organización, con el objetivo de simplificar la recogida de
información de los procesos y facilitar la toma de decisiones por parte de las
personas responsables. Este sistema de control puede ser de tipo estadístico y deberá
cumplir con dos requisitos fundamentales:
 Debe ser un sistema de medición estable en el tiempo. Si se cambia el sistema de
medición, cambian los resultados obtenidos.
50
 Debe ser un sistema de medición controlado. Si la medición sigue unos criterios
controlados y aprobados por la organización, los resultados serán aceptados y
validados para todas las personas de la organización, sin posibilidad de sufrir
alteraciones malintencionadas o variaciones imprevistas.
Lo más recomendable es implantar un sistema de Indicadores de gestión o un Cuadro de

Mando Integral que permita analizar el desarrollo de los respectivos procesos de forma
sencilla a la par que efectiva.
2.1.7 Revisión de los procesos: mejoras o rediseño

Probablemente, el punto más importante en la metodología de la gestión por procesos sea el
momento de revisar los procesos y, particularmente, cuando se detectan alteraciones en los
resultados de las que se deduce la necesidad de modificar el contenido de un proceso
determinado.
Para poder plantearse la forma de modificar un proceso sometido a revisión en el que se ha

detectado alguna variación sobre los resultados previstos en la normalización, caben dos
posibilidades de abordar esa modificación:
 Mejoras paulatinas del proceso: consiste en analizar el punto exacto donde el proceso
sufre la variación y someterlo a cambios mínimos con la finalidad de intentar solventar la
alteración producida. Una vez modificado ese punto, el proceso deberá ser sometido de
nuevo a revisión para comprobar si la incidencia se ha solucionado y los resultados vuelven
a ser los esperados. Si no fuera así, debería repetirse el análisis y continuar realizando
pequeñas mejoras hasta conseguir solventar la problemática. Esta posibilidad suele ser la
más empleada a la hora de revisar los procesos en las organizaciones puesto que no requiere
un gran esfuerzo y los cambios producidos pueden ser retirados sin mayor problema.
 Rediseño del proceso: se trata de un sistema completamente distinto de revisión y

mejora, conocido también como reingeniería de procesos. Este sistema consiste en
diseñar un proceso debido a que las alteraciones o variaciones sobre los resultados
son muy profundas o ha surgido directamente una nueva necesidad que ya no es
respondida por el proceso definido anteriormente. Debido a su propia naturaleza,
supone una alteración sustancial del desarrollo del proceso, lo que conlleva una
difícil vuelta atrás. Por este motivo, su utilización para revisar y modificar procesos
debe estar muy motivada y dejarse en manos de personas con suficiente experiencia
y capacidad para evitar pérdidas de recursos en el proceso.
De cualquier modo, sin importar cuál de las dos vías de modificación del proceso se puedan
utilizar en una organización, en el sistema las etapas básicas que deben cumplirse en la
revisión y modificación de cualquier proceso son las siguientes:
51
1. Observar qué partes del proceso están operando en la alteración del resultado
2. Contactar con las personas participantes de dicho proceso para conocer en

profundidad su opinión acerca de las posibles mejoras que puedan realizarse para
mejorar el proceso, puesto que son ellas las que realizan la actividad y su perspectiva
y participación resultan fundamentales
3. Analizar exhaustivamente los datos obtenidos del proceso a través de los indicadores
existentes, los niveles de participación y los recursos empleados para su ejecución y
los resultados previstos
4. Seleccionar uno de los dos sistemas de mejora del proceso en cuestión (mejora
continua o rediseño del proceso) y proceder a realizar el cambio necesario
5. Una vez practicada la modificación, habrá que comprobar que el resultado obtenido
es el esperado33.
2.1.8 Cuadro de compromisos de cumplimiento

Este cuadro identifica aquellos compromisos establecidos en las líneas de actuación de la
Guía de Implementación de Política de Gestión de Documentos y Archivos en materia de
normalización y análisis de procesos, así como una serie de recomendaciones sobre cómo
cumplir con los mismos.
El número representado es el mismo con el que se identifica dicho compromiso en la Guía

de Implementación.
Nº Compromisos Cómo cumplir con los compromisos

3.1 Analizar la estructura jerárquica de la
organización en toda su extensión.
Realizar el organigrama de la
organización siguiendo un criterio de Diseñar un modelo gráfico de las diversas
relaciones jerárquicas. unidades que componen la organización.
Acompañar el gráfico de la organización de

una breve explicación de las actividades que
se desempeñan en cada unidad contemplada
en el organigrama.
33
Red de transparencia y acceso. (s.f). Revisión y mejoras de los procesos. Recuperado de:
52
3.2
Articular un paquete documental que Analizar las actividades desempeñadas en la

describa las actividades de la organización y su reflejo en los documentos
organización, los tipos de documentos que se producen o reciben.
resultantes de las actividades propias y
el flujo de responsabilidad sobre los Analizar someramente los tipos de
mismos. documentos que se gestionen en las diversas
actividades
Analizar el flujo que llevan los documentos a
lo largo de las unidades de la organización,
prestando especial atención a los momentos
en que se transfiere la responsabilidad sobre
dichos documentos.
Recopilar toda la información obtenida en un

manual de procedimientos o actividades que
sirve como futuro germen del mapa de
procesos.
5.1
Diseñar, implementar y documentar Analizar las funciones de la organización de

los procesos en materia de política de forma combinada con el organigrama y los
gestión de documentos y archivos. objetivos de la misma.
Identificar los procesos que lleva a cabo la

organización, prestando especial atención a
aquellos en los que las actividades principales
están relacionadas con las funciones de
gestión documentar.
Realizar una ficha identificativa por cada

proceso de gestión documental identificada en
la organización, que contenga la información
esencial de dicho proceso, los documentos
resultantes y las personas responsables o
implicadas en su desarrollo.
5.2 Articular un mapa que contemple todos los

procesos identificados dentro de la
Diseñar un Mapa de procesos que organización.
articule, estructure y relacione los
53
procesos de gestión y tratamiento Incluir dentro del mapa los procesos de
archivístico. gestión documental que se hayan identificado
previamente.
Definir todas las relaciones existentes entre

los procesos operativos de la organización y
los procesos propios de gestión documental.
5.3
Elaborar diagramas de la arquitectura Utilizar las actividades de gestión documental
de los procesos y componentes del identificadas previamente, para establecer un
sistema. listado o gráfico visual de todas y cada una de
las actuaciones que se desempeñan a lo largo
de los procesos que se hayan incluido en el
Mapa de procesos de la organización.
5.4
Establecer una metodología de Formalizar el contenido de los procesos, una

normalización para todos los procesos. vez que han sido definidos y diagramadas sus
actividades.
Homogeneizar las fichas de los procesos y sus

diagramas aplicando los mismos criterios de
elaboración y convenciones gráficas en todos
ellos.
Someter a revisiones periódicas todos los

procesos para detectar alteraciones en su
evolución.
54
5.5 Analizar el contenido de cada proceso de
gestión documental para conocer las unidades
Relacionar los procesos normalizados implicadas en su desarrollo y la persona o
y sus actividades con la asignación de personas que se consideran responsables de su
competencias y responsabilidades ejecución.
entre el personal implicado en la
gestión de documentos. Vincular a las personas responsables de cada
proceso de gestión documental con las
competencias necesarias para desempeñarlo.
Establecer una correlación directa entre

competencias y procesos para poder realizar.
Ilustración 12. Cuadro de compromisos
Fuente: Red de transparencia y acceso a la información. (s.f). cuadro de compromisos de cumplimiento. Recuperado
Términos y definiciones
Cuadro de mando: conjunto seleccionado de indicadores que reflejan las principales

variables de una organización y que se utiliza como herramienta de control y dirección de la
misma.
Diagrama de flujo: representación gráfica que utiliza formas y símbolos convencionales para
explicar el desarrollo secuencial de las actividades o tareas necesarias para llevar a cabo un
proceso determinado.
Grupo de interés: conjunto de personas, pertenecientes o no a una organización, que

resultan beneficiadas en cierta medida del desarrollo y consecución de una serie de objetivos
por parte de dicha organización.
55
Indicador: unidad de medida que permite realizar el seguimiento y la evaluación periódica
de las variables clave de una organización.
Macroproceso: bloque de operaciones funcionales consistente en la suma de procesos

similares que transforman sus entradas en un valor añadido común para todos ellos.
Mapa de procesos: representación gráfica y funcional de una organización en la que se

sitúan todos los procesos y sus relaciones entre sí en un único entramado que facilite su
comprensión y asimilación por parte de todas las personas que componen la organización.
Normalización: proceso consistente en elaborar, emplear y optimizar las reglas y

procedimientos aplicables a las distintas actividades desarrolladas en un proceso con la
finalidad de concretarlas y mejorarlas.
Subproceso: proceso de menor entidad que, aun consistiendo en un conjunto de actividades

que generan un valor añadido, encaja perfectamente dentro de otro proceso superior34.
3. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA GESTIONAR DOCUMENTOS BASADOS
EN LA NORMA ISO 30300
Este sistema de información estratégico permite realizar la gestión de documentos desde

dispositivos móviles y equipos de escritorio, con la finalidad de lograr un fácil acceso de la
información, soporte para el proceso básico de captación, transformación y comunicación de
34
Red de transparencia y acceso a la información. (s.f). Cuadro de compromisos. Recuperado de:
56
la misma. Logrando ser eficaz y eficiente. Donde es eficaz facilitando la información
necesaria y eficiente empleando pocos recursos.
3.1 Angular
Para el desarrollo del software que soporta el modelo de gestión documental, se utilizó el
framework Angular. AngularJS es un framework MVC de JavaScript para el Desarrollo Web
Front End que permite crear aplicaciones SPA Single-Page Applications. Entra dentro de la
familia de frameworks como BackboneJS o EmberJS. Angular permite extender el
vocabulario HTML con directivas y atributos, manteniendo la semántica y sin necesidad de
emplear librerías externas como jQuery o Underscore.js para que funcione.
Ilustración 13. Arquitectura de angular JS

Fuente: Verónica Blanco. (2015). Arquitectura de Angular JS. Recuperado de:
http://blog.gfi.es/super-heroes-en-la-web-con-angularjs/
Componentes
57
 Vistas: construidas en HTML, utilizan directivas que pre procesan y generan el html
final
 Cada control tiene uno o más bindings contra un controller que define un alcance o
$scope con un juego de variables que hace de modelo
 Para reutilizar ideas visuales se utilizan componentes (antes de Angular 1.5 existían
únicamente las directivas)
 Controller: adapta la vista con el modelo final (mantiene el estado conversacional del
caso de uso, termina siendo una especie de modelo de vista como fue el application
model de Arena), habla con los services para manejar la comunicación con los
orígenes de datos
 Services: reutilizan funcionalidades comunes entre controllers, tales como obtener o
actualizar información desde los orígenes de datos locales o remotos, pueden manejar
niveles de cache, etc.
 Module: funciona como contenedor de elementos visuales, lógica de la vista y manejo
del comportamiento del lado del cliente.
 Route: relaciona un servicio REST con una funcionalidad en el cliente.
58
3.1.1 FASE DE DISEÑO
Básicamente es una descripción de la funcionalidad de la aplicación basada en la norma ISO
30300, en los diferentes módulos del software para el registro de usuarios y procesos
documentales que brindan el ingreso de documentos, consulta, cumplimiento de
compromisos y la revisión de la auditoria para el control de los mismos.
3.2 PLANIFICACIÓN ÁGIL DE PROYECTOS DEPENDIENTES
Para planificar un proyecto desde la óptica ágil y crear la primera versión del backlog (lista
de objetivos priorizados) se pueden utilizar los siguientes criterios de priorización:
 El valor para el cliente de cada objetivo o requisito de alto nivel.

 El esfuerzo estimado de desarrollo de los objetivos, proporcionado por el equipo.
 El riesgo asociado a cada objetivo (madurez de requisitos, riesgos tecnológicos, personas que
participan, en línea con los factores de complejidad de los proyectos).
En el caso de planificar varios proyectos dependientes, puede ser necesario añadir nuevos
criterios como, por ejemplo:
 Las dependencias e integraciones entre los proyectos, para asegurar que se traten de manera
simultánea y en el momento adecuado.
 El riesgo asociado a estas dependencias e integraciones.
Estos últimos criterios pueden obligar a repriorizar algunos objetivos de los proyectos.
En esta planificación inicial, para facilitar la colaboración de los participantes en los

diferentes proyectos (clientes / product owners, equipos y scrum masters / facilitadores), se
puede utilizar tarjetas de historia de usuario pegadas sobre una pizarra blanca o pared.
59
Ilustración 14. Tarjeta de tareas
Fuente: Proyectos agiles (s.f). Recuperado de: https://proyectosagiles.org/tarjeta-historia-usuario-scrum-backlog-2/
A continuación se detalla el proceso de creación conjunta del backlog de varios proyectos.
1. Crear las tarjetas con los objetivos de cada proyecto, escribiendo el valor, estimación de
esfuerzo y riesgo iniciales de cada objetivo.
2. Elaborar el backlog de cada proyecto, ordenando las tarjetas teniendo en cuenta las
dependencias entre objetivos y utilizando los criterios de priorización anteriores.
3. Pegar las tarjetas de cada proyecto en la pizarra, encajando el esfuerzo de los objetivos en la
capacidad de las iteraciones.
4. Identificar las dependencias entre objetivos de diferentes proyectos y realizar los
movimientos de tarjetas35.
La planificación para el desarrollo MOGED.
Objetivo 1: Crear una lista de todos los actores, roles y funciones.

Objetivo 2: Ordenar los objetivos con relación a las tarjetas según su impacto de priorización.
Objetivo 3: Determinar el esfuerzo estimado proporcionado por el grupo de trabajo y la
iteración con las otras partes involucradas.
Objetivo 4: Identificar, diseñar, relacionar e integrar los diferentes objetivos del proyecto
con sus dependencias.
Para el desarrollo del aplicativo web “Moged App”, usamos la técnica de progreso continuo
que hace parte de SCRUM, y se basa en la entrega continua de funcionalidades al ritmo que
35
Proyectos agiles (s.f). Recuperado de: https://proyectosagiles.org/2009/03/22/tecnica-agil-planificar-
proyectos-dependientes-scrum/
60
se van produciendo, manteniendo un flujo continuo, sin tiempos muertos ni cuellos de
botella.
Ilustración 15. Requerimientos del sistema
Fuente: ScrumDo. (s.f). Recuperado de: https://www.scrumdo.com
Se utilizó una herramienta online con el nombre de ScrumDo(https://www.scrumdo.com/),

para ingresar los requerimientos del sistema a medida que se efectuaba el análisis del modelo
de gestión documental.
3.2.1 Diagrama de actividades

El Lenguaje Unificado de Modelado tiene varios subconjuntos de diagramas que puede
modelar, incluidos los diagramas estructurales, los diagramas de interacción y los diagramas
de comportamiento. Los diagramas de actividades son un subconjunto de estos últimos. Junto
con los diagramas de casos de uso y de máquinas de estado, se usan para describir las
actividades de negocios y la funcionalidad de los sistemas de software.
Símbolos y notación para diagramas de actividades
61
Ahora que has visto algunos ejemplos, desglosemos un diagrama de actividades en sus
elementos individuales.
 Un círculo negro es la notación estándar para un estado inicial antes de que

transcurra una actividad. Lo puedes usar solo o puedes usar una nota para aclarar aún
más el punto inicial.
 El círculo negro similar a un botón de radio seleccionado es el símbolo UML

para el estado final de una actividad. Como se muestra en dos ejemplos anteriores,
también se pueden usar notas para explicar un estado final.
 Los símbolos de actividades son los componentes básicos de un

diagrama de actividades y comúnmente tienen una descripción corta de la actividad
que representan.
 Las flechas representan el flujo de dirección del diagrama de flujo.

La flecha indica la dirección de las actividades en curso.
 Una conjunción combina dos actividades simultáneas en un flujo en

el que transcurre solo una actividad a la vez.
 Una bifurcación divide el flujo de una actividad en dos actividades

simultáneas.
 El texto de condición se coloca al lado de un marcador de decisión

para indicarte bajo qué condición un flujo de actividad debe bifurcarse en esa
dirección.
62
 Un marcador en forma de diamante es el símbolo estándar para una decisión.
Siempre hay al menos dos caminos que salen de una decisión y el texto de condición
te permite saber qué opciones se excluyen mutuamente.
 El marcador de flujo final muestra el punto final para un proceso en un flujo.

La diferencia entre un nodo de flujo final y un nodo de estado final es que este último
representa el final de todos los flujos en una actividad36.
Para el siguiente diagrama se observan los roles de los actores, tanto usuario del sistema
como usuario del aplicativo.
36
Lucid software Inc. (2015). Recuperado de: https://www.lucidchart.com/pages/es/diagrama-de-
actividades-uml
63
Registro de Usuario
Usuario Aplicativo
Ingreso a la
aplicación
Registro del Usuario
Seleccionar rol
Guardar datos
Fase
Ilustración 16. Registro de Usuario
Fuente. Propia
64
En la fase del registro de documentos se puede guardar documentos para usuarios que se
encuentren registrados al sistema en este caso en particular el rol de administrador de la
aplicación. Dado caso que el usuario no coincida con el perfil descripto anteriormente el
sistema le despliega un mensaje de usuario no registrado.
65
Registro de Documentos
Usuario Aplicativo
Ingreso a la
aplicación
SI
Usuario registrado
NO
Diligenciar
formulario Mensaje del sistema
Subir Documento
Clasificar el
documento
Guardar datos
Fase
Ilustración 17. Registro de los documentos
Fuente. Propia
66
En el proceso de documentación se observa la interacción de los diferentes roles (autor,
revisor, propietario). Identificando un serie de estados en los que se relaciones los distintos
actores de la aplicación. Inicializado por la creación del documento borrador y la
actualización del mismo por el Autor, luego se revisa el documento si se desea agregar
observaciones, para finalmente ser aprobarlo o rechazado. Por ultimo guardar los datos.
67
Proceso de Documentación
Autor Revisor Propietario
Crear
Documento
(Borrador)
Revisar Borrador
Agregar
Observaciones
Actualizar No aprobado
Aprobado
Documento
(Final)
Archivar
Fase
Ilustración 18. Proceso de Documentación
Fuente. Propia
68
Para este diagrama sobre el programa de autorías se tiene en la fase inicial su respectivo
acceso a la aplicación con el perfil adecuado de lo contrario se envía un mensaje de usuario
no autorizado. En el momento de tener acceso a la aplicación debe realizar las actividades
que corresponden a esa labor de auditor.
Programación de auditorias
Usuario Aplicativo
Ingreso a la
aplicación
SI
Usuario registrado
NO
Seleccionar fecha de
ejecución de la
auditoria Mensaje del sistema
Definir responsables
Describir las
actividades que
justifican la auditoria
Guardar datos
Fase
Ilustración 19. Programación de Auditorías Internas
69
Fuente. Propia
En esta fase se observa la interacción del usuario con el perfil adecuado, debe ser un usuario
registrado por para lograr ingresar y validar los formatos de cumplimiento de compromisos,
realizar observaciones y guardar la información al respecto. Si no es usuario registrado le
envía un mensaje para negar el acceso.
Compromisos de cumplimiento
Usuario Aplicativo
Ingreso a la
aplicación
SI
Usuario registrado
NO
Seleccionar los
compromisos de
cumplimiento Mensaje del sistema
Agregar
observaciones
Guardar datos
Fase
Ilustración 20. Cumplimiento de Compromisos

70
Fuente: Propia
En esta fase se observa la interacción del usuario con el aplicativo, para agregar campos en
la tabla de retención documental para realizarla clasificación de los documentos con relación
a las series y subseries de cada dependencia en una organización. Por ultimo guardar la
información.
Clasificación Documental
Usuario Aplicativo
Ingreso a la
aplicación
SI
Usuario registrado
NO
Agregar Dependencia
Mensaje del sistema
Ingresar una serie,

subserie y tipo
documental
Ingresar el tiempo de
retención
documental
Guardar datos
Fase
Ilustración 21. Clasificación Documental
Fuente: Propia
71
4. APLICACIÓN MOGED PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS
Desarrollo de la construcción del software de aplicación para la gestión de archivos en línea.

El aplicativo web Moged App, les permite a las organizaciones ingresar a diferentes módulos
de registro, consulta, cumplimiento de compromisos de procesos documentales y despliegue
de los documentos, para llevar a cabo la gestión documental basada en la norma ISO 30300
de acuerdo a los requerimientos de cada empresa. Para acceder al aplicativo en su versión
demo se requiere un navegador web, preferiblemente Google Chrome, mediante la dirección
https://tailless-dishes.000webhostapp.com/moged. En la versión de desarrollo se accede
mediante el navegador web a la dirección http://localhost:4200.
La base de datos (“moged”) y los servicios están alojados en un servidor de hosting remoto,
en PHP y MySQL. Pero también se puede ubicar el aplicativo en un servidor local
descargando e instalando el servidor xampp en el siguiente enlace
https://www.apachefriends.org/es/index.html, y ubicando la carpeta de la aplicación
(“moged_app”) en “htdocs”. Se importa el archivo sql(moged.sql) en la base de datos con el
nombre “moged”.
Página Principal
Ilustración 22. Interfaz grafica
Fuente: Propia
72
Ilustración 23.Creacion usuario
Fuente: Propia
Ilustración 24. Formulario ingreso documento
73
Fuente: Propia
Ilustración 25. Revisión de documentos
Fuente: Propia
74
Ilustración 26. Consulta de documentos
Fuente: Propia
Ilustración 27. Verificación de usuarios
Fuente: Propia
75
Ilustración 28. Programar Auditorias
Fuente: Propia
76
Ilustración 29. Compromisos
Fuente: Propia
77
Ilustración 30. Clasificación documental
Fuente: Propia
78
Ilustración 31. Agregar dependencia
Fuente: Propia
79
Ilustración 32. Agregar serie
Fuente: Propia
80
Ilustración 33. Listado de series
Fuente: Propia
81
5. BUENAS PRÁCTICAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES BASADA EN LA
NORMA ISO 30300
Esta guía busca proporcionar una metodología de implementación de los elementos que
componen una política de gestión y tratamiento archivístico de los documentos de una
organización y define los resultados que deberían alcanzarse siempre dentro del respeto a las
normas, legislación y reglamentos vigentes en los respectivos ordenamientos jurídicos
nacionales.
Es de aplicación a las organizaciones que crean tablas de retención documental para el control
y la manipulación de la documentación que se genera y se procesa. Reciben, tratan y
custodian documentos, en cualquier formato o soporte en el curso de sus funciones o
actividades. Los sistemas de implementación de una política de gestión de documentos
pueden ser manuales o electrónicos y los documentos sobre los que se apliquen pueden estar
en soporte papel, analógico o electrónico. También puede ser de aplicación para sistemas y
documentos híbridos.
Pretende ser de utilidad para todos los ciclos de vida del documento y por lo tanto para
archivos de oficina o gestión, archivos centrales, intermedios e históricos.
La finalidad de esta guía busca proporcionar líneas de actuación y tablas de retención

documental para articular una correcta política de gestión de documentos y archivos
mediante la asignación de responsabilidades, tanto directivas como profesionales, y la
definición de objetivos, estrategias, proyectos, programas, procesos, requisitos y controles de
evaluación de la gestión de documentos dentro del ámbito competencial de la organización
o institución. El principal propósito es que sea de utilidad para las organizaciones que
82
necesiten gestionar sus documentos y sistemas de información y proporcionar una visión
general de los procesos y factores, que las organizaciones que deseen abordar una Política de
gestión de documentos eficiente, deberán tener en cuenta. También es de utilidad para
organizaciones o instituciones que deseen rediseñar o mejorar el sistema de gestión de
documentos ya existente en su defecto desde cero.
5.1 DISEÑO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN UNA

ORGANIZACIÓN
 La Tabla de Retención Documental, es un instrumento archivístico que presenta los

tiempos de retención de los documentos en los distintos archivos de la empresa.
 Los documentos que se relacionan en la Tabla de Retención Documental se agrupan en

series y subseries documentales.
 La Tabla de Retención Documental se aplica desde los documentos producidos en las

distintas oficinas de la empresa y rige a partir de la estructura organizacional vigente.
 Para las entidades del Estado, el Archivo General de la Nación de Colombia estableció
un formato de presentación.
 Las entidades privadas se pueden acoger a dicho formato o elaborar el propio. Las
entidades del estado le pueden agregar mas no quitar campos al formato establecido por
el Archivo General de la Nación.
 La Tabla de Retención Documental debe incluir también documentos en diferentes

soportes como los electrónicos, entre otros. Es decir, no solo es para los documentos en
soporte papel.
Pasos para el diseño de una Tabla de Retención Documental (TRD)
Para cada paso se debe de evidenciar los resultados documentados que se obtienen.
Paso #1. Conocer la empresa de adentro hacia afuera.
83
Iniciar con un diagnóstico de la empresa que permita conocer el estado actual en puntos
como:
 Administrativamente como está organizada la empresa.

 Cuantos años de creación tiene.
 Cuál es su actividad comercial
 Historia institucional
 Identificar el estado actual Archivístico, es decir, que prácticas llevan a cabo en
cuanto a la organización, eliminación, conservación y custodia de los documentos
tanto en las oficinas como en los depósitos donde están los archivos.
Continuar con una investigación del entorno en el que se desenvuelve la empresa a la que se
diseñara la Tabla de Retención Documental.
Básicamente se debe compilar información como:
 El sector económico al que pertenece, servirá de guía hacia la normatividad que

regula a la empresa.
 Mapa jurídico, el fin es detallar cuales son las normas que la empresa debe cumplir
o que tienen relación estrecha con su actividad comercial.
Evidencias al final de este primer paso:
1. Diagnóstico Administrativo y Archivístico

2. Historia Institucional
Mapa o Marco Jurídico de la empresa

Paso #2 Conformar y reunir el Comité de Archivo
Si ya existe uno, tener en cuenta la segunda parte de este paso.
Es importante conformar un equipo asesor dentro de la empresa que aporte a la construcción

de la Tabla de Retención Documental.
Este comité debería estar conformado por personas con cargos estratégicos:
 El Gerente, quien agilizará la toma de decisiones.

 El Jefe Administrativo, conocedor de los procesos de apoyo de la empresa.
 El Abogado, quien dará aportes jurídicos a los resultados que se van obteniendo.
 El Ingeniero de Sistemas, su punto de vista sobre documentos electrónicos será
valioso.
 El responsable del Sistema de Calidad, tomará decisiones con base en lo que ya está
establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.
84
 El responsable del Archivo o de Gestión Documental.
 Otros empleados que se consideren de suma importancia para el Comité.
Una vez se conforme el Comité de Archivo, presentar claramente de que trata el proyecto de
la Tabla de Retención Documental.
Luego, informar al comité sobre los resultados obtenidos en el primer paso. Es muy
importante que comprendan por qué la empresa debe contar con la Tabla de Retención
Documental. Exponer lo que va a hacer el plan de trabajo y el cronograma de ejecución.
Este Comité se debe reunir cada vez que es necesario aprobar resultados o tomar decisiones
sobre el proceso.
Evidencias de este paso:
 Comité de Archivo conformado

 Actas del Comité de Archivo de cada una de las reuniones sobre la Tabla de
Retención Documental.
 Plan de Trabajo aprobado.
Paso #3 Investigar la producción documental actual de la empresa.
Prestar demasiada importancia a la investigación de la producción de los documentos de la

empresa. Un inadecuado estudio de los documentos que produce la entidad, son el factor más
común para que una Tabla de Retención Documental sea inoperable y no cumpla con su
objetivo.
En este paso, se debe ser indagar y documentar en cada una de las oficinas los documentos
que producen en razón de las funciones que ejecutan.
Recomendaciones para investigar los documentos que se producen en las oficinas.
1. Cuando se realice la encuesta no preguntar por los tipos documentales que generan, es
mejor consultar por las unidades documentales. Al hacerlo así es más sencilla la construcción
de las agrupaciones documentales.
2. No limitarse a la investigación de los documentos físicos, es necesario tener en cuenta la

producción de unidades documentales electrónicas.
3. Preguntar siempre por cuales son los documentos que conforman las unidades
documentales.
85
4. Las unidades documentales deben estar nombradas de tal forma que permita comprender
qué tipo de información es.
Ejemplos de nombres de unidades documentales incorrectos:
 Documentos varios: no está claro el asunto al que se refiere.

 Contabilidad: las áreas contables pueden generar muchos tipos documentales. Por
eso, este nombre es ambiguo.
 Visitas a clientes: ¿Qué documentos nacen de generar esa visita al cliente?
La forma correcta sería:
 En vez de llamarse contabilidad, los nombres podrían ser: informes financieros,

comprobantes de egresos, comprobantes de pago, etc.
 Para el ejemplo de visitas al cliente, identificar qué documentos nacen de dicha visita.
Ejemplo: Actas de visitas a clientes, informe de visitas a clientes o registro de
solicitudes de visitas a clientes.
Evidencias de este paso:
 Encuestas de la producción documental.
Paso #3 Elabora el Cuadro de Clasificación Documental.
Elaborar el primer Instrumento Archivístico: El Cuadro de Clasificación Documental. Este

instrumento es la base fundamental que da la estructura de la Tabla de Retención
Documental.
¿Cómo elaborar el Cuadro de Clasificación Documental?
1. A partir de la estructura organizacional (paso 1) y las unidades documentales

identificadas (Paso 3), se debe clasificar la información definiendo las series y
subseries documentales acompañados con su correspondiente tipología.
2. Tomar las encuestas de cada una de las oficinas y determinar que series y subseries
genera cada una.
3. Teniendo identificadas las series, subseries y tipología documental, ubícarlas en el
formato del Cuadro de Clasificación Documental General, en donde solo se
consignarán todas las series y subseries respetando el orden alfabético de las series y
el mismo orden alfabético en las subseries de cada serie.
86
4. Asignar una codificación a las oficinas que se muestran en el organigrama de la
empresa, puede ser numérica, alfabética o alfanumérica. Se recomienda utilizar solo
números.
5. Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental por oficinas; es decir en el que se
muestre para cada oficina las series, subseries y tipologías documentales que produce.
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE TIPOLOGÍA
Tabla 1 Cuadro de clasificación
Fuente: Cuadro de Clasificación Documental (s.f). Recuperado de:

https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/normativas/20160208_cuadro_clasifi
cacion_documental.pdf
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL POR SECCIONES (OFICINAS)
FONDO CÓDI SECCI CÓDI SUBSEC CÓDI SER CÓDI SUBSE TIPOLO
DOCUME GO ÓN GO CIÓN GO IE GO RIE GÍA
NTAL
Tabla 2. Clasificación por secciones
Fuente: Cuadro de Clasificación Documental (s.f). Recuperado de:

https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/normativas/20160208_cuadro_clasifi
cacion_documental.pdf
Evidencias:
 Estructura organizacional codificada

 Cuadro de Clasificación Documental General (solo series, subseries y tipologías)
 Cuadro de Clasificación Documental por secciones (se reflejan las series, subseries
y tipología de cada una de las oficinas).
Paso #4. Establecer el tiempo de Retención y la Disposición Final de los documentos.
Para este se requiere del equipo con el que se conformó el Comité de Archivo.
87
Con cada una de las Series y Subseries documentales debe aplicarse el proceso Archivístico
de Valoración documental. Presentar ante el Comité con el objetivo de debatir sobre esta
primera propuesta.
Escuchar y escribir las opiniones que surgen sobre la Valoración de la propuesta.
¿En qué consiste la Valoración Documental?
La teoría Archivística identifica dos clases de valores de los documentos:
1. Valor Primario: Son los documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico,
técnico y contable.
2. Valor Secundario: Son los documentos que tienen algún valor histórico, cultural,
científico, investigativo, entro otros.
En este proceso se determina qué tipo de valor poseen las agrupaciones documentales que
hacen parte de la Tabla de Retención Documental, a partir de allí se definen los tiempos de
retención en los tipos de archivo que almacenan los documentos de acuerdo al ciclo de vida
de estos.
La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos de Colombia) dice que las entidades públicas
deben conformar tres Archivos: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.
Si así están conformados los Archivos en la empresa, se puede definir el tiempo de retención
que pasarán los documentos en los dos primeros Archivos y si llegarán al Archivo
Histórico de acuerdo al ciclo de vida en el que se encuentren.
¿Qué se debe tener en cuenta para definir la Retención y Disposición Final de los
documentos?
Primero hay que hacer un proceso de Valoración. Teniendo en cuenta 3 aspectos:
1. La necesidad administrativa de la empresa.

2. La normatividad.
3. El contexto social.
Entregables:
 Series y subseries documentales valoradas, en donde se identifique los tiempos de

retención y la disposición final.

88
Paso #5 Elaborar la Tabla de Retención Documental.
Algunos campos que se pueden agregar al formato pueden ser:
 Un campo en el que se registre si el documento está en soporte papel o electrónico.

 En el caso de que la empresa este organizada por procesos, se puede usar un campo
en el que se indique a qué proceso está ligado la oficina.
Entregables:
 Tabla de Retención Documental elaborada para cada una de las oficinas productoras
de los documentos.
Paso #6 Presentar la TRD para la aprobación final al Comité de Archivo.
Con la Tabla de Retención Documental lista, es decir, en un formato con las Series y
Subseries documentales acompañadas del tiempo de retención, la disposición final y el
procedimiento a aplicar. Ahora se debe reunir de nuevo el Comité de Archivo para discutir
el resultado, con el fin de hacer ajustes y aprobar la Tabla de Retención Documental.
Una metodología que es muy común, consiste en invitar al comité representantes de cada una
de las áreas de la empresa y presentarles su correspondiente Tabla de Retención Documental,
con el fin que soliciten ajustes o que le den el visto bueno final.
Todo este procedimiento debe estar documentado en las Actas de Comité de Archivo.
Paso #7 Implementar y aplicar la TRD en la empresa.
¿Cómo implementarla?
Mediante un acto administrativo que describa todo el proceso documental. En el caso que la
empresa no los produzca, puede ser un documento en donde se indique que la empresa
implementa dentro de su gestión administrativa, la Tabla de Retención Documental.
Dar a conocer a todos los responsables que ya se cuenta con Tabla de Retención Documental.
Y determinar el compromiso general con el proyecto de aplicación de este instrumento.
Realizar campañas de capacitación sobre organización de los documentos de las oficinas de

acuerdo a la Tabla de Retención Documental.
Paso #8. Revisar y Actualizar
89
Revisar periódicamente esta herramienta de gestión documental y si es necesario actualizar
la Tabla de Retención Documental.
Recomendaciones para la denominación de las series documentales
De acuerdo al Archivo General de la Nación de Colombia (AGN), se describe a la serie

documental como el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros. Además, son el resultado de un proceso intelectual, lo que representa
de un análisis exhaustivo de varios factores para denominarlas correctamente.
1. No denominar las series documentales con la primera palabra que tiene el nombre de
los documentos. Ej. Un conjunto de facturas de venta, ya que no todos los documentos
con el nombre factura pertenecen a la serie documental Facturas. Para esto se
recomienda tener siempre presente la estructura y contenido homogéneo de los
documentos.
2. Evitar la identificación de las Series Documentales solo a partir de los documentos
individuales que produce una oficina. Es necesario conocer cuáles son las unidades
documentales que genera o tramita, tanto sí son de tipo simples o compuestas.
3. No usar nombres de personas y fechas para denominar las Series Documentales. El
nombre de una persona solo debería estar descrito en la unidad documental para su
consulta, pero no para la designación de las series. Con el uso de las fechas, sería
necesario cambiar las denominaciones cada año. Ej. Informes 2017.
4. No denominar las Series Documentales con nombres de oficinas. Cuando se agrupan
documentos bajo una Serie Documental denominada con el nombre de una oficina,
se puede comparar con las mal creadas (pero comunes) carpetas llamadas
“documentos varios”. Son unidades documentales (que en realidad no lo son) que no
comparten estructura ni contenido homogéneo. Ej. Informes y certificados del área
contable(Contabilidad)
5. No denominar Series Documentales en singular. Las series documentales se
componen de un conjunto de unidades documentales.
6. No designar las Series Documentales con los nombres de lugares. Cuando las
unidades documentales están identificadas con lugares, están ligadas más a ser un
Sistema de Ordenación de dichas unidades que una Agrupación Documental.
5.2 Destinatarios
90
Las Guías de implementación de políticas o gerenciales tienen como destinatarios principales
a la alta dirección y a las personas designadas por la alta dirección para coordinar la
implementación del MGD (Modelo de gestión de documentos y de archivos), tanto a nivel
gerencial como operacional, y como destinatarios secundarios a los técnicos encargados de
la implementación del Modelo.
Los destinatarios principales de esta Guía de implementación de políticas o gerenciales son

los especificados en los puntos A y B y los usuarios secundarios son los especificados en el
punto C, siguiendo los códigos de destinatarios de la norma ISO 30300 (Información y
documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario), que
se toma como referencia para esta cuestión en este Modelo, tal y como se desarrolla a
continuación.
5.2.1 Destinatarios principales
Nivel Destinatarios
A Alta dirección: persona o grupo de personas que dirige

y controla una organización al más alto nivel (ISO
30300:2011, 3.2.5).
B Coordinación de la implementación del Modelo de

gestión de documentos (MGD): personas designadas por
la alta dirección para coordinar la implementación del
MGD, tanto a nivel gerencial como operacional. Ambas
responsabilidades pueden concentrarse en una misma
persona o grupo.
B.01 Representante de la alta dirección: representante

específico de la dirección que lidera y se responsabiliza
de la implementación del MGD (ISO 30301:2011, 5.3.2)
91
B.02 Representante de la gestión documental: persona
designada por la alta dirección para implementar el
MGD a nivel operacional (ISO 30301:2011, 5.3.3).
Incluye a los responsables principales de las
instituciones archivísticas.
Tabla 3. Destinatarios
Fuente: Guías de implementación (s.f). Red de transparencia y acceso a la información. Recuperado de:
http://mgd.redrta.org/guia-de-implementacion-gerencial-politica-de-gestion-de-documentos-y-archivos/mgd/2015-01-
21/124946.html
5.2.3 Destinatarios secundarios
Nivel Destinatarios
Técnicos encargados de la implementación del MGD.

Profesionales de la gestión de documentos: personas
encargadas de establecer las políticas, procedimientos y
normas generales, e implementar los procesos y controles de la
C.01 gestión de documentos (ISO/TR 15489-2:2001, 2.3.2.b)
Profesionales con obligaciones específicas en relación con los

documentos: profesionales de las áreas de gestión de riesgos,
auditoría, tecnologías de la información y seguridad de la
información (ISO/TR 15489-2:2001, 2.3.2.d; ISO 30301:2011,
Introducción)
C.02
Tabla 4. Destinatarios secundarios
92
21/124946.html
¿Qué es una política de gestión de documentos y de archivos?
Una Política de gestión de documentos y archivos puede ser definida como una declaración
de intenciones en la que se exponen las grandes líneas de actuación y los objetivos que una
organización quiere alcanzar en relación a la gestión de los documentos que produce o recibe
en el ejercicio de sus funciones y actividades, pudiéndose incluir en la misma, un resumen
del plan de actuación y de los procedimientos para conseguirlo.
No obstante, una declaración de intenciones no garantiza en sí misma una buena Política de

gestión de los documentos y los archivos. El éxito dependerá fundamentalmente de la
aprobación y el respaldo, visible y activo, de la dirección, y de la atribución de los recursos
necesarios para llevar a cabo la implementación. Por lo tanto, una Política de gestión de los
documentos y archivos precisa de la intención y de directrices generales de la organización
en relación con el sistema de gestión de los documentos, expresadas formalmente por la alta
dirección de la citada organización.
Una Política de gestión de documentos y archivos debe comprender también las actuaciones
necesarias encaminadas a:
▪ Entender el contexto legal, administrativo y social en el que se desarrolla la

organización
▪ Comprender la misión, las funciones y actividades de la organización y la estructura

jerárquica
▪ Diagnosticar las fortalezas y debilidades de la misma
▪ Planificar estratégicamente los objetivos que se quieren alcanzar
▪ Analizar y normalizar todos los procesos relativos a la gestión documental que se

desarrollan en el seno de la misma
▪ Asignar los roles, responsabilidades y competencias de todo el personal de la
organización que crea o gestiona documentos o participa en el sistema de gestión de
los mismos
▪ Comunicar a todo el personal de la organización la importancia que para la misma
tiene una correcta gestión de documentos y archivos
▪ Formar a todo el personal (interno y externo) en materia de gestión de documentos
y archivos
93
▪ Identificar los requisitos funcionales, normativos y administrativos necesarios para
una correcta gestión y conservación de los documentos y archivos en un SGD
▪ Diseñar e implementar un Sistema de Gestión de Documentos (SGD) consistente y,
en la medida de lo posible, automatizado
▪ Evaluar, revisar y mejorar continuamente todas las actuaciones relativas a la propia
Política de gestión de documentos, a todos los procesos identificados en el SGD, así
como el propio SGD
▪ Documentar todas las actuaciones realizadas y la propia Política de gestión de
documentos.
Las actuaciones anteriormente enunciadas pueden proporcionar un conjunto de herramientas

de alto nivel estratégico para la organización que van a incidir de manera transversal,
continua y directa sobre todos los agentes implicados en el SGD y sobre todos los procesos
del sistema. Cabe destacar:
➢ Análisis DOFA/FODA
➢ Informe de análisis de riesgos
➢ Planes Estratégicos
➢ Mapa de procesos
➢ Plan de comunicación
➢ Plan de Formación
➢ Modelo de Requisitos
➢ Cuadro de Mando Integral
El conjunto de actuaciones, agentes y herramientas estratégicas pueden conformar una

Política de gestión de documentos consistente y, por lo tanto, un SGD sólido. La
normalización de las políticas y los procedimientos de la gestión de documentos aseguran la
adecuada atención y protección de los mismos, permite que la información que contiene y
sus valores probatorios puedan ser preservados y recuperados de modo eficiente y más eficaz.
La Política de gestión de documentos y archivos regulará las prácticas realizadas por los
responsables de la gestión y por cualquier otra persona que genere o use documentos en el
ejercicio de sus actividades, por lo tanto, la Política de gestión de documentos en una
organización también debe incluir:
▪ El establecimiento de normas y buenas prácticas
▪ El diseño de procedimientos y directrices
▪ La prestación de servicios relacionados con la gestión y uso
▪ La integración del sistema de gestión de documentos en los sistemas y procesos de la

organización o institución
94
▪ La supervisión y auditoria para la rendición de cuentas
Será, además, una base sólida para la elaboración de procedimientos archivísticos y/o
técnicos y de herramientas operativas y para la transparencia instrumentos fundamentales en
la gestión de los documentos, como cuadros de clasificación funcional de series, tesauros,
lenguajes controlados, calendarios de conservación, tablas de acceso, asignación de
metadatos, etc.
5.1.4 Líneas de actuación
La intención de las líneas a continuación es designar las autoridades para que lideren las
políticas de gestión y tratamiento de los documentos en una forma estratégica, que brinde
garantizar que las medidas, las labores y las tareas de la gestión documental se fomenten bajo
los parámetros del marco legal, que sirven de apoyo para el control y la organización.
Línea de
Actuación Descripción Objeto Función Actividad
95
Línea de Se encarga El objetivo de esta línea de La alta dirección de la La autoridad
Actuación: de nombrar actuación organización debe designada para
1 una es establecer una unidad o designar un representante liderar la
autoridad agencia dentro de la específico de la dirección quien política de
que lidere la administración, organización este al margen de otras gestión de
política de o institución en la que se responsabilidades, debe ser documentos,
gestión y desarrolle y lidere la política garante de que la Política y el según el ámbito
tratamiento de gestión de documentos, lo sistema de gestión de en el que se
archivístico que permitirá garantizar que documentos se establece, implemente,
de los las decisiones, las acciones y implementa y mantiene de podrá ser una
documentos las actividades de la gestión acuerdo con los requisitos unidad de
documental se establezcan necesarios; debe estar gestión de
conforme al marco legal, y comprometido con la archivos, una
queden debidamente comunicación y concienciación autoridad
documentadas. Lo que ayuda sobre la política de gestión y nacional de
a tener una mejor tratamiento archivístico de los registros,
organización y control dentro documentos en toda la organismos
de las compañías. organización; debe regionales o
comprometerse para que los locales, etc.
recursos técnicos, materiales y
humanos sean suficientes; debe
ser responsable de que los roles
y responsabilidades definidas
en la política y en el sistema de
gestión de documentos están
correctamente asignadas y
documentadas y que el personal
que realiza estas funciones es
competente para ello y recibe la
formación necesaria.
Tabla 5. Linea de actuacion uno
21/124946.html
96
Línea de
Descripción Objeto
Actuación Función
Es imprescindible para tomar decisiones
Encargada de realizar eficaces y establecer estrategias en relación
un con la gestión de los documentos y punto de
estudio preliminar partida para recoger información de los
El objetivo es el de proporcionar procesos basados en las funciones que se
que proporcione una
a la organización la comprensión reflejarán en la producción documental y en
visión general de las
del contexto administrativo, legal las consiguientes series documentales.
Línea de fortalezas y
y social en el que desarrolla la
Actuación: debilidades de la
actividad y poder identificar los
2 organización o
factores que influyen en la
institución y ayuda a
creación y conservación de los
definir el alcance y
documentos de la competencia.
etapas necesarias para
la implementación de
un SGD
Análisis del marco Análisis de riesgos: El análisis DAFO/FODA

legal y normativo: El también permitir incidir en el Análisis de los
análisis del marco riesgos y limitaciones del sistema de gestión
legal y normativo de de documentos y archivos de la organización.
Estudio del contexto
la organización es un En el caso de los riesgos derivados de la
organizativo:
componente de la ausencia de un sistema de gestión de
El análisis del contexto legal y
Política de Gestión de documentos en el seno de la misma. El
normativo permite además,
Documentos y Análisis de riesgos profundiza en el
conocer el contexto organizativo
Archivos permite diagnóstico que se realiza en una
de la institución y sobre qué tipo
entender la organización y se acompaña de una
de archivo, o archivos, logra la
organización en el identificación de los riesgos, la consecuencia
aplicación a la Política de gestión
contexto, conocer las e impacto así como la escala de gravedad y
Actividades de documentos y archivos. Los
normas que le son de probabilidad en forma de Informe de
archivos se pueden clasificar
aplicación y las Evaluación de Riesgos La labor previa de
utilizando diferentes criterios,
funciones y análisis provee a los mandos de la
todos ellos válidos. Por ejemplo,
obligaciones que la organización una información muy útil y
en diferentes taxonomías está
organización tiene necesaria para establecer las prioridades,
consolidado el criterio de
encomendadas en el objetivos, estrategias, proyectos y requisitos
titularidad, el criterio del ciclo
ejercicio de sus que permitirán la actualización o
vital de los documentos o el
competencias y, por implementación de una correcta Política de
criterio de tipología.
lo tanto, lo que la gestión de documentos y archivos y por lo
sociedad y la tanto de un SGD coherente
ciudadanía le
demanda.
Tabla 6. Línea de actuación dos
21/124946.html
97
Línea de
Actuación Descripción Objeto Actividad
Análisis de las actividades
de la El objetivo de esta línea de actuación
organización o institución, es desarrollar un modelo conceptual
pública o privada, sobre la sobre qué hace una organización y de
que se va a aplicar la cómo lo hace, es decir el valor y la
Política de gestión de utilidad de la misma. Es una línea de Elaboración de herramientas
documentos y archivos ya actuación clave porque contribuye estratégicas (Mapa de procesos de y
Línea de
que el objeto es la creación posteriormente a la toma de Diagramas de flujo) y operativas
Actuación: 3
y gestión de documentos decisiones acerca de la creación, (Cuadros de clasificación de series)
auténticos, fiables y incorporación, control, fundamentales en la gestión de los
recuperables, capaces de almacenamiento, valoración, documentos y servirá además para
respaldar las funciones y dictamen de eliminación o planificar estrategias adecuadas para
actividades de la conservación y transferencia de los conformar un SGD adecuado
organización durante todo documentos y del régimen de acceso.
el tiempo que se precise
Tabla 7. Línea de actuación tercera
21/124946.html
98
Línea de
Actuación Descripción Objeto Función
El objetivo de esta línea de Esta línea de actuación brinda una propuesta

Identificación de las actuación consiste en planificada, sistemática y apropiada en
estrategias: Las estrategias se determinar los objetivos, relación con la creación, incorporación,
pueden diseñar y aplicar antes estrategias y proyectos que la mantenimiento, uso y conservación de
de realizar actuaciones organización debería adoptar documentos en el SGD así como para cada
Línea de
decisivas relativas al SGD, para asegurar el cumplimiento uno de los procesos técnicos y proyectos
Actuación:
para impulsar procesos y desarrollo de todos los normativos que se quieran emprender y para
4 procedimientos, procesos, el propio diseño e implementación del SGD
concretos dentro del SGD,
para desarrollar proyectos requisitos y mejoras relativos o el rediseño y mejora del sistema ya
normativos y planes de alto al Sistema de Gestión de existente
valor para la organización, etc. Documentos de la
organización
▪ El diseño e implementación del propio

▪ La elaboración de normas y SGD
Diseña estrategias específicas la medición del grado de
para: cumplimiento y aplicación, ▪ La migración de los documentos a nuevos
etc. SGD y la conversión a nuevos formatos y
▪ La elaboración y aplicación ▪ Los procedimientos para procedimientos de control
de un Plan de Formación o mitigar los riesgos y el propio
Actividades Comunicación Análisis de Riesgos
▪ La elaboración del Mapa de ▪ La elaboración del Modelo

Procesos de Requisitos del SGD
Tabla 8. Línea de actuación cuarta
21/124946.html
99
Línea de
La gestión por procesos se puede
representar gráficamente a través de una
herramienta estratégica de gestión
Análisis y normalización de conocida como mapa de procesos. Para
procesos: La gestión por El objetivo de esta línea es hacer a representar los procedimientos relativos a
Línea de procesos en una organización la organización más eficiente y gestión de documentos y archivos
Actuación: ofrece una serie de herramientas adaptable a las exigencias y recogidos en esta línea de actuación
5 con las que se puede mejorar y necesidades de sus usuarios y conviene descender a un nivel de detalle
rediseñar los flujos de trabajo grupos de interés. suficiente como para representar las
dentro de la misma diversas actividades y tareas que se
desarrollan a lo largo de cada proceso
determinado mediante un Mapa de
procesos de Diagramas de flujo
La normalización de procesos de una organización se puede aplicar en tres fases o niveles:

▪ Normalizar el flujo de actividades de un proceso
Actividad
▪ Normalizar el desempeño de un proceso
▪ Normalizar la propia gestión del proceso
Tabla 9. Línea de actuación quinta
21/124946.html
Línea de
La asignación de responsabilidades debe
Consiste en asignar realizarse apropiadamente a los mandos
los roles, El Objetivo de esta línea consiste en la y gestores intermedios, los profesionales
responsabilidades y asignación de responsabilidades y roles de la gestión y tratamiento archivístico
Línea de
competencias apropiadas para todo el personal de la de los documentos, los profesionales de
Actuación: 6
necesarias en esta organización en los niveles y funciones las tecnologías de la información y el
materia dentro de la pertinentes, en particular a la alta dirección conocimiento y todos aquellos que crean
organización y controlan documentos como parte del
trabajo.
100
La definición de roles, responsabilidades, competencias y sus interrelaciones que corresponden a la aplicación
de prácticas normalizadas o reglas de la organización que deben ser claras:
▪ Exigir a los empleados que documenten correctamente las actividades de la organización en las que están
implicados.
▪ Garantizar la transparencia de los procesos documentales y la idoneidad de los sistemas de gestión de
documentos a lo largo de la vida activa, para cumplir con el orden de los documentos. Registro,
Actividad
almacenamiento y conservación, durante el tiempo que sean útiles para la organización y para que después
sirvan de soporte en entidades externas como instituciones archivísticas, investigadores, ciudadanos y
auditores.
▪ Requerir a los empleados que la destrucción de documentos sólo se realice de forma regulada y de
conformidad con un proceso previo de valoración y tras el dictamen preceptivo elaborado por el órgano
responsable de conformidad con los instrumentos legales autorizados.
Es necesario recordar que una política de gestión de documentos debe estar correctamente fundamentada,
dotada y sustentada por un personal con la cualificación, capacitación, formación y experiencia adecuada
(Plan de Formación).
Recomendación
Además, se debe comunicar, implicar y concienciar (Plan de Comunicación) a todo el personal de la
organización sobre la importancia que para la misma tiene una correcta gestión de documentos y archivos y
garantizar que sus decisiones y acciones estén debidamente documentadas y que son conformes a las leyes y
llegan a toda la organización
Tabla 10. Línea de actuación sexta
21/124946.html
Línea de
Se debe realizar un análisis de otra
información relevante contenida
en fuentes (internas y externas) y
en la propia información que logre
Identificación de los ofrecer todo el personal de la
requisitos del SGD de la organización implicado en la
organización al crear, gestión de documentos y en el
El objetivo de esta línea de actuación es
recibir, mantener, tratar y SGD. La recopilación de este
establecer las actuaciones necesarias con el fin
conservar los estudio previo garantiza el
de que el SGD que se diseña e implemente con
Línea de documentos reflejo de la resultado de los datos seguros
los parámetros establecidos que sirvan de
Actuación: 7 actividad o sobre:
soporte a documentos que tengan las
responsabilidad y
características de ser auténticos, fiables,
documentar dichos ▪ Las necesidades de la
íntegros y que estén disponibles.
requisitos de una forma organización
estructurada y fácil de ▪ Las obligaciones legales y
conservar. reglamentarias de la organización
o institución que custodia los
documentos
▪ Responsabilidades de carácter
general que la organización o
101
institución tenga que asumir ante
la sociedad
▪ Los riesgos de la falta de
tratamiento y conservación de los
documentos
▪ Las razones para la creación,
gestión, tratamiento y
conservación de los documentos
que serán la base del diseño de los
sistemas de gestión.
Antes del proceso de sistematización de los requisitos, se debe analizar y utilizar los resultados de herramientas
estratégicas, previamente elaborados, que aportan información fundamental para el diseño de los mismos:
▪ Los resultados del Análisis DAFO/FODA realizado previamente y especialmente el Análisis de Riesgos
Actividad que ayudan a identificar requisitos obligatorios o prioritarios.
▪ El Mapa de Procesos y sus diagramas entrega procesos altamente estructurados con operaciones bien
definidas en relación a la gestión de documentos y archivos se refleja en los documentos y por lo tanto en los
requisitos del sistema.
▪ Los resultados de la investigación preliminar del contexto administrativo, legal, operacional y social en el
que se desarrolla una organización proporciona información sobre los requisitos legales, reglamentarios y de
demanda de la sociedad, relacionados con el mantenimiento, conservación y acceso de los documentos.
▪ Las necesidades de la organización
▪ Las obligaciones legales y reglamentarias de la organización o institución que custodia los documentos
▪ Responsabilidades de carácter general que la organización o institución tenga que asumir ante la sociedad
▪ Los riesgos de la falta de tratamiento y conservación de los documentos
▪ Las razones para la creación, gestión, tratamiento y conservación de los documentos que serán la base del
diseño de los sistemas de gestión.
Tabla 11. Línea de actuación siete
21/124946.htm
Línea de
La implementación debe garantizar que
los requisitos funcionales se vean
reflejados en el diseño de sistemas,
tanto existentes como previstos, así
como en las siguientes fases del ciclo de
desarrollo de sistemas. Se tendrán en
Implementación El objetivo de esta línea es la
cuenta los procedimientos y los
del sistema de implementación de la gestión de
Línea de controles esenciales de captura,
gestión de documentos y archivos cumpliendo con
Actuación: 8 conservación a largo plazo y
documentos y los requisitos funcionales que se ven
accesibilidad a la hora de introducir
archivos reflejados en el diseño de sistemas.
nuevos sistemas TIC y la adopción de
sistemas y formatos de código abierto y
tecnología neutra en el contexto de la
conservación y el acceso a largo plazo
de documentos y expedientes
electrónicos.
102
Las decisiones relativas al diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos según la
Norma ISO 15489-1: 2001 deben basarse en:
Documentación de las operaciones relacionadas con los documentos
Soporte físico de almacenamiento y protección
Gestión distribuida
Conversión y migración
Acceso, recuperación y uso
Conservación y dictamen
El Modelo de Requisitos elaborado y/o testado permite el Diseño e implementación del SGD y cada
organización deberá ponderar y adoptar las decisiones pertinentes en relación a:
Actividad
Si el SGD se integra en el Sistema de Información de la organización, si se articula como un Sistema
separado o si se combinan ambos enfoques.
Si solo es necesario mejorar un SGD ya existente en la organización
Cómo interrelacionar en el SGD la gestión de documentos convencionales, híbridos y electrónicos
También es conveniente realizar una valoración de otros sistemas de información existentes para
evaluar si dichos sistemas cumplen con los requisitos que se han establecido, mediante:
Un inventario de los sistemas ya existentes en la organización
Un informe en el que se indique en qué medida estos sistemas cumplen con los requisitos acordados
por la organización en materia de gestión de documentos
Un informe sobre otros sistemas externos a la organización que podrían cumplir los requisitos
necesarios
En todo momento se debe procurar que el sistema de gestión de documentos y archivos apoye y no
dificulte las funciones y actividades de la organización que lo implementa. La implementación de un
SGD debería realizarse de forma sistemática, planificando el proyecto evaluando la viabilidad y
sostenibilidad y utilizando la metodología adecuada para cada situación
Recomendación
Es importante que en esta línea de actuación interactúen profesionales de la gestión de la mano con las
Tics, del mismo modo que se implique a los usuarios del sistema para que se implementen los
requisitos en materia de documentos de la forma más adecuada y se garantice que los usuarios sientan
como propio el SGD, lo entiendan y lo usen adecuadamente.
Tabla 12. Línea de actuación ocho
21/124946.html
Línea de
Actuación Descripción Objeto Función Actividad
El objeto de esta línea de actuación El compromiso de calidad y La propia filosofía de la
es garantizar que los mejora continua de la planificación estratégica
procedimientos, procesos, organización debe ser incorpora, como elemento
actividades, personal implicado (ya acompañado de una estrategia esencial a la misma, una fase
sea externo o interno), plan de que favorezca la formación de evaluación de los
formación y comunicación, las continua y la capacitación resultados de la gestión de los
Evaluación,
Línea de herramientas elaboradas adecuada del personal de la proyectos y actividades que
supervisión,
Actuación: (estratégicas, para la transparencia y organización. Los proyectos, se van alcanzando por las
revisión y
9 operativas), los proyectos incluidos actividades y resultados de los diferentes unidades que
mejora
en el Plan Estratégico General y en Planes Operativos Anuales. integran la organización, a
los Planes Operativos Anuales en través de los indicadores
materia de gestión de documentos y seleccionados previamente.
archivos y el propio SGD son
conformes con las políticas y La documentación de los
necesidades de la organización o procesos de gestión de
103
institución y que se obtienen los documentos y las propias
resultados previstos mediante herramientas estratégicas,
evaluaciones y controles periódicos, para la transparencia y
internos y externos, de los mismos. operativas elaboradas son
necesarias para poder realizar
tareas de evaluación y
auditoría de los procesos de
gestión de documentos que
conforman la Política de
Gestión de documentos de la
organización o institución.
Tabla 13. Línea de actuación nueve
21/124946.html
104
6. PRUEBAS DE LA APLICACIÓN BASADO EN LA GUIA DE BUENAS
PRÁCTICAS
Dando lugar a las políticas de gestión documental donde es importante disponer de roles y
responsabilidades para el cumplimiento de las actividades y objetivos de cada una de las
líneas de actuación descriptas en el capítulo anterior, con la ayuda de estas se puede lograr el
propósito para el cual está diseñado, planificado, desarrollado el sistema de información. La
definición implementación de estrategias genera valor en las organizaciones para los
procesos documentales en una forma estructurada.
6.1 Pruebas funcionales

Las funcionalidades pueden están descritas en las especificaciones de requerimientos,
especificaciones funcionales, casos de uso e inclusive no estar documentadas.
Los casos de prueba se definen a partir de estas funciones o características, así como su
interoperabilidad entre módulos. Consideran el comportamiento externo del sistema por lo
que se consideran pruebas de caja negra.
105
Descripción de los Requerimientos
1. RF001 - Ingreso y consulta de documentos

Id. Requerimiento: RF001 Nombre Ingreso y consulta de documentos
requerimiento:
De quien Francy Dependencia: Diseño
proviene: Mesu
Prioridad: Media Fecha 17/07/2017
solicitud:
Justificación del Requerimiento

El módulo de ingreso de documentos le permitirá a los usuarios ingresar toda la
información necesaria para poder llevar a cabo una correcta gestión documental.
Descripción del Requerimiento

Debe permitir el ingreso de toda la información de los documentos que son creados,
teniendo en cuenta el código, nombre del documento, descripción, subir archivo,
observaciones, dependencia, metadatos, autor, propietario. Desplegar el listado de
documentos creados en el sistema.
Actores
Nombre Descripción
Usuario El usuario de rol autor diligencia los campos necesarios para almacenar
documentos en el sistema. Y también puede consultar los documentos que ya
han sido guardados
Aprobaciones
Usuario avanzado Francy Mesu Si _X_ No: __ Fecha aprobación:

17/7/2017
Desarrollador y/o Arquitecto Walter Cuervo Si _X_ No: __ Fecha aprobación:
18/7/2017
Observaciones
N/A
Tabla 14. Ingreso y consulta de documentos
Fuente: Propia
106
2. RF002 - Ingreso y consulta de usuarios
Id. Requerimiento: RF002 Nombre Ingreso y consulta de usuarios
requerimiento:
De quien proviene: Walter Dependencia: Desarrollo
Cuervo
solicitud:

El usuario Admin (“Administrador”) debe contar con una opción para ingresar usuarios en
el sistema y seleccionar el rol en el mismo.

Debe permitir el ingreso de la información de acceso del usuario, Nombre de usuario
(“NombreApellido”), seleccionar rol, clave, email. Desplegar el listado de usuarios en el
aplicativo.
Actores
Nombre Descripción
Usuario El usuario de rol administrador ingresa los usuarios con los datos básicos para
que posteriormente puedan acceder al aplicativo.
Aprobaciones

19/7/2017
19/7/2017
Observaciones
N/A
Tabla 15. Ingreso y consulta de usuarios
Fuente: Propia
107
3. RF003 – Programación y listado de auditorias
Id. Requerimiento: RF003 Nombre Programación y listado de auditorias
requerimiento:
De quien Walter Dependencia: Desarrollo
proviene: Cuervo
solicitud:

El usuario Auditor debe contar con una opción para programar auditorías internas con el
fin de hacer seguimiento de las políticas de gestión documental.

Debe permitir al auditor ingresar toda la información correspondiente a la auditoria, como
el tipo, propósito, alcance, actividades, equipo, observaciones, fecha de la auditoria.
Visualizar el listado de auditorías ya programadas en el sistema.
Actores
Nombre Descripción
Usuario El usuario de rol auditor programa las auditorias en el sistema con el objetivo
de evidenciar el control en la gestión documental de la organización.
Aprobaciones

24/7/2017
24/7/2017
Observaciones
N/A
Tabla 16. Programar auditorias
Fuente: propia
108
4. RF004 – Registro y listado de compromisos de cumplimiento
Id. Requerimiento: RF004 Nombre Registro y listado de
requerimiento: compromisos de cumplimiento
De quien proviene: Francy Mesu Dependencia: Diseño
Prioridad: Media Fecha solicitud: 26/07/2017

El usuario debe contar con una opción para registrar los compromisos de cumplimiento de
la organización que hacen parte de la guía de buenas prácticas de la ISO 30300.

Debe permitir al usuario ingresar toda la información que hace parte de los compromisos
de cumplimiento enunciados en el documento, información relacionada como el nombre
de la organización, responsable, cargo y observaciones. Adicionalmente poder visualizar
los compromisos ya registrados en el aplicativo.
Actores
Nombre Descripción
Usuario El usuario registra cuales de los compromisos de cumplimiento están siendo
tenidos en cuenta para la gestión documental en la organización.
Aprobaciones

28/7/2017
28/7/2017
Observaciones
N/A
Tabla 17. Registro y listado de compromisos de cumplimiento
Fuente: Propia
109
5. RF005 - Revisión de documentos
Id. Requerimiento: RF005 Nombre Revisión de documentos
requerimiento:
De quien proviene: Francy Mesu Dependencia: Diseño

El módulo de revisión de documentos le permitirá a los usuarios con el rol de Revisor,
aprobar o devolver el documento al autor para efectuar correcciones.

Debe permitir la revisión del documento que ha sido ingresado por los usuarios con el rol
de Autor en el sistema.
Actores
Nombre Descripción
Usuario El usuario de rol revisor verifica el documento para su aprobación y cambia el
estado actual del documento(Aprobado/No Aprobado) para que el propietario
lo pueda visualizar.
Aprobaciones

31/7/2017
31/7/2017
Observaciones
N/A
Tabla 18. Revisión de documentos
Fuente: Propia
6. RF006 – Clasificación Documental

110
Id. Requerimiento: RF006 Nombre Revisión de documentos
requerimiento:
De quien proviene: Walter Cuervo Dependencia: Desarrollo

El módulo de dependencia y series le permitirá a los usuarios ingresar la información
relacionada a la clasificación de los documentos que hace parte del ingreso de los
documentos del sistema.

Debe permitir el registro de los datos que involucra la clasificación documental, como son
la dependencia, la serie, subserie, tipo documental, tiempo de retención (años),
soporte(papel, electrónico),disposición y procedimiento.
Actores
Nombre Descripción
Usuario El usuario ingresa los campos necesarios de acuerdo a la guía para la
clasificación de los documentos y la recomendación del Archivo General de la
Nación.
Aprobaciones

29/8/2017
29/8/2017
Observaciones
N/A
Tabla 19. Clasificación documental
Fuente: Propia
111
Matriz de pruebas funcionales
No.
Req. Descripción Entrada Salida Cumplimiento Observaciones
prueba
1 RF001 Debe permitir el ingreso de toda la información de los Ingreso de los El documento es X
documentos que son creados, teniendo en cuenta el campos del guardado en la base
código, nombre del documento, descripción, subir formulario de de datos y se
archivo, observaciones, dependencia, metadatos, ingreso. despliega el listado
autor, propietario. Desplegar el listado de documentos de documentos.
creados en el sistema.
2 RF002 Debe permitir el ingreso de la información de acceso Ingreso de los El usuario es X
del usuario, Nombre de usuario (“NombreApellido”), datos del registrado en el
seleccionar rol, clave, email. Desplegar el listado de usuario para el sistema y se puede
usuarios en el aplicativo. ingreso. visualizar en el
listado de usuarios.
3 RF003 Debe permitir al auditor ingresar toda la información Programar La auditoría es X
correspondiente a la auditoria, como el tipo, auditoria con registrada en el
propósito, alcance, actividades, equipo, toda la sistema y se puede
observaciones, fecha de la auditoria. Visualizar el información consultar en el
listado de auditorías ya programadas en el sistema. necesaria. listado general de
auditorías.
4 RF004 Debe permitir al usuario ingresar toda la información Registro de los Los compromisos X
que hace parte de los compromisos de cumplimiento compromisos de cumplimiento
enunciados en el documento, información relacionada de son guardados en el
como el nombre de la organización, responsable, cumplimiento sistema
cargo y observaciones. Adicionalmente poder Seleccionando correctamente y se
visualizar los compromisos ya registrados en el cada uno de los pueden consultar en
aplicativo. puntos. el listado.
5 RF005 Debe permitir la revisión del documento que ha sido Revisión de los Los documentos X
ingresado por los usuarios con el rol de Autor en el documentos cambian a los dos
sistema. existentes en posibles estados
estado “Para existentes.
Revisar” Aprobado y No
Aprobado.
112
6 RF006 Debe permitir el registro de los datos que Registro de Sección de X
involucra la clasificación documental, como son los datos clasificación
la dependencia, la serie, subserie, tipo para la documental en el
documental, tiempo de retención (años), clasificación formulario de
soporte(papel, electrónico),disposición y de los ingreso de los
procedimiento. documentos. documentos y el
listado de las
dependencias y
las series
guardadas.
Tabla 20. Matriz de pruebas
Fuente: Propia
113
7. CONCLUSIONES
La gestión documental permite a una organización disponer de la información en el tiempo y la

forma correcta, tanto físicamente como en soporte electrónico.
Para que una organización ofrezca calidad a sus clientes debe adoptar por una mejora continua en
sus procesos, por consiguiente, esto permite estar a la vanguardia en el mercado. Para ello debe
adoptar una serie de normas, buenas prácticas y medidas relacionadas con el tratamiento de la
información y de los archivos con la finalidad de que los usuarios accedan fácilmente a los
documentos, gestionen, almacenen y conserven los mismos de manera que puedan ser recuperados
y consultados.
Implementar un SGD es un modelo importante para asegurar el éxito de las compañías en la forma
de toma de decisiones y procesos, como tal no se trata de tomar el control de la información, sino
de la adquisición de la misma a tiempo para generar un mejor rendimiento de las actividades en la
organización.
Este modelo basado en la norma ISO 30300 es una propuesta que puede llegar hacer aplicable para
cualquier tipo de organización.
Es significativo hacer una correcta Política de gestión de documentos y archivos que permita
garantizar que el personal implicado en todos los niveles de la organización entiende sus
obligaciones en relación a la custodia de los documentos, así como la política y los procesos de
gestión de los mismos en una forma estratégica.
Es importante estructurar un modelo de mapa de procesos en una organización para la gestión de

documentos, ya que permite una iteración entre todas las áreas de la compañía, que comprende los
procesos y actividades, que consigo corresponde a roles y responsabilidades del personal
implicado en cada uno de los niveles de la organización sobre todo en la alta dirección
Garantizar la claridad de los procesos documentales y la capacidad de los sistemas de gestión de

documentos a lo largo de la vida activa, para cumplir con el orden de los documentos. Registro,
almacenamiento y conservación, durante el tiempo que sean útiles para la organización.
La solución de software comprende un sistema de información estratégico que permite realizar la

gestión de documentos desde dispositivos móviles y equipos de escritorio, con la finalidad de
lograr una conectividad de fácil acceso de la información.
El diseño e implementación de estrategias ayudan para una política de gestión de documentos se

encuentre dentro de los parámetros establecidos que sirvan de soporte a la información y que con
tengan las características de ser auténticos, fiables, íntegros y que estén disponibles.
114
8. RECOMENDACIONES
 Si una organización quiere optimizar la forma en como gestiona el conocimiento que se

produce y sustenta los procesos de negocio, la familia de normas ISO 30300 es una gran
herramienta para gestionar los recursos y establecer políticas que permitan a los empleados
y directivos tener objetivos comunes para el desarrollo de la empresa.
 Para conseguir buenos resultados en la aplicación y estudio de las normas ISO 30300, se
debe tener en cuenta que es compatible con otros sistemas de gestión que cuentan con
certificación, como lo son la ISO 9001, la ISO 14001, o la ISO/IEC 27001. La integración
con estas normas se ha descrito en la ISO 30301.
 El éxito del modelo basado en las normas ISO 30300 depende en gran parte a varios
aspectos clave, uno de ellos es el liderazgo que implica por parte de los directivos para
asegurar que el SGD (Sistema de Gestión Documental) sea compatible con los procesos
que despliega la organización y divulgar la importancia que tiene para lograr los resultados
esperados.
 Otro aspecto clave en el modelo de gestión documental, son las actividades que involucran
la etapa de evaluación. La supervisión, medición y análisis que permitan determinar el
correcto funcionamiento y las no conformidades que surgen de acuerdo al cumplimiento
de las políticas que se establecieron durante la ejecución de la propuesta. Lo anterior hace
parte de la mejora continua y de incrementar la satisfacción de los clientes, como un
beneficio comercial imprescindible para la empresa.
115
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f.
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118

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1.8.5 ISO 30301:2011 Sistemas de gestión para los documentos (Requerimientos)

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