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1. OBJETIVO

Establecer las directrices y lineamientos para aplicar el sistema propio de evaluación del Desempeño
Laboral del COPNIA y todos sus componentes y fases, como la concertación de compromisos
laborales, competencias comportamentales, seguimiento y evaluación de la gestión y los
instrumentos de evaluación que integran el Sistema propio de Evaluación de Desempeño de acuerdo
con los parámetros establecidos y en consideración de la normatividad vigente y aplicable a la
Entidad, con el fin de fortalecer el desarrollo de las funciones y orientar las actuaciones hacia las
prioridades misionales que aportan los empleos a la entidad.

2. ALCANCE

Aplica a todos los funcionarios del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA, exceptuando
los empleados públicos que desempeñan cargos de nivel directivo.

3. NORMATIVIDAD

TIPO NÚMERO TÍTULO FECHA

Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio
de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus
Ley 842 2003
profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética
Profesional y se dictan otras disposiciones.
Por la cual se expiden normas que regulan el empleo
Ley 909 público, la carrera administrativa, gerencia pública y 2004
se dictan otras disposiciones.
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de
Ley 1474 2011
actos de corrupción y la efectividad del control de la
gestión pública.
Por medio del cual se expide el Decreto Único
Decreto 1083 2015
Reglamentario del Sector de Función Pública
Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación
Acuerdo 6176 del Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de 2018
Carrera Administrativa y en Período de Prueba.

4. DEFINICIONES

Competencia Comportamental: Son los acuerdos relacionados con las conductas,

habilidades, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público en el
ejercicio de su labor encaminada al mejoramiento individual, que se reflejará en la gestión
institucional. Estos están establecidos en el Manual Específico de Funciones y Competencias del
COPNIA.

Compromiso Laboral: Son los compromisos que, a partir de los planes institucionales o de
gestión de la dependencia, las funciones asignadas y los programas o proyectos de la entidad,
deben ser establecidos entre evaluador y evaluado. Los resultados, productos o servicios
susceptibles deben ser realizables, medibles, cuantificables y verificables y se deben entregar al
empleado público en el período de evaluación determinado, de conformidad con los plazos y
condiciones establecidas.
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Evaluación del Desempeño Laboral (EDL). Es una herramienta de gestión que, con base en
juicios objetivos sobre la conducta, las competencias laborales y los aportes al cumplimiento de
las metas institucionales de los funcionarios en el ejercicio de sus respectivos cargos, busca
valorar el mérito como principio sobre el cual se fundamente su desarrollo y permanencia en el
servicio, aplicable a todos los empleados públicos de la entidad.

Evaluado: Son los empleados públicos que se encuentren vinculados a la Entidad y que no
ocupan empleos de nivel directivo.

Evaluador: Es el servidor público que tiene la responsabilidad de aplicar la herramienta de

evaluación de desempeño laboral a los funcionarios a su cargo o para el cual haya sido
designado. El evaluador deberá ostentar un grado igual o superior al evaluado, para habilitarse
dentro del proceso.

Evaluación anual, ordinaria o definitiva de desempeño laboral: La evaluación definitiva

del desempeño será el resultado de ponderar las evaluaciones semestrales y las evaluaciones
parciales eventuales que se efectúen durante el período de evaluación. También se constituye
evaluación definitiva la evaluación extraordinaria.

Comprende el período entre el 1 de febrero y el 31 de enero del siguiente año y la calificación

de dicho período se debe hacer a más tardar a los quince (15) días hábiles del mes de febrero
del cada año.

Evaluaciones Parciales Semestrales: Las evaluaciones parciales semestrales permiten

evidenciar el avance en el cumplimiento de los compromisos concertados al inicio del período y
su sumatoria conforma la evaluación anual u ordinaria. El resultado generado durante cada
semestre se obtiene de acuerdo con el porcentaje de avance fijado para los respectivos
compromisos y de forma proporcional con el tiempo establecido para su cumplimiento.

Evaluaciones Parciales Eventuales. Son las que se realizan en cualquiera de las siguientes
circunstancias:

• Por cambio del evaluador, quien debe realizar las evaluaciones antes de retirarse del
empleo.
• Por cambio definitivo del empleo del evaluado (traslado).
• Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio del empleo por
suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro o con ocasión de licencias,
comisiones o de vacaciones, en caso de que el término de duración de estas situaciones
sea superior a treinta (30) días calendario.
• La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación, si la hubiere, y el
final del período semestral a evaluar.
• Por ajuste en los compromisos laborales.

Evaluación extraordinaria: Se realiza cuando el Director General del COPNIA la ordena,

basado en información soportada sobre el desempeño del funcionario.

Evaluación no satisfactoria: Es aquella que no alcanza el mínimo establecido como

satisfactorio dentro de la escala vigente.
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Evidencias: Son los soportes aportados por el evaluado, el evaluador y/o terceros, que
permiten verificar el avance o cumplimiento de los resultados frente a cada uno de los
compromisos o acuerdos pactados en la fase inicial del proceso de evaluación. Pueden referirse
al producto (resultados concretos, calidad y oportunidad), desempeño (Cómo lo hace y cómo
participa en la ejecución del compromiso) y conocimientos (qué sabe y cómo lo pone en
práctica). Las evidencias pueden provenir de fuentes como: documentos elaborados, mesas de
trabajo, informes, observación directa del desempeño del evaluado, actas; y deben ser veraces,
suficientes, actualizadas y pertinentes.

Metas institucionales, por áreas o dependencias: Son las establecidas por la Dirección
General de la entidad, de conformidad con los planes institucionales, encaminados al
cumplimiento de los objetivos y propósitos de la entidad, con las cuales el funcionario deberá
comprometerse y realizar los aportes requeridos para lograr su respectivo cumplimiento.

Plan de mejoramiento individual: Es la descripción de una secuencia de pasos o actividades

que tienen como propósito indicar, al evaluado, el nivel de avance de los compromisos laborales
y el nivel de desarrollo de las competencias comportamentales, así como las necesidades de
fortalecimiento de estas. Con esto, se promueve el cumplimiento de los compromisos laborales
y las competencias comportamentales establecidas, orientadas a mejorar el desempeño
individual. Se realiza entre evaluador y evaluado para hacer observaciones de avance que
permitan mejorar:

• El nivel de cumplimiento de los compromisos laborales concertados o fijados al inicio del

Período;
• Las actitudes o conductas que inciden en el desarrollo de las competencias
comportamentales;
• Superar las brechas presentadas entre el desempeño real y el desempeño esperado;
• Mejorar el área o dependencia a la que pertenece el evaluado.
• Realizar el seguimiento y verificación de las evidencias indagando las causas y planteando
acciones de mejoramiento, para corregir, prevenir y mejorar el desempeño, generando
valor agregado a la Entidad.

5. CONDICIONES GENERALES

• La evaluación del desempeño laboral es una herramienta de gestión que aplicada de manera
continua y permite planear, monitorear y revisar el desempeño del funcionario en el cargo,
valorando de forma objetiva, los resultados obtenidos en el cumplimiento de los
compromisos laborales y competencias comportamentales, y su contribución al logro de los
objetivos organizacionales.
• El propósito de la evaluación del desempeño laboral es valorar y visualizar los avances,
aportes y dificultades que presenta el servidor en el cumplimiento de sus compromisos, para
orientarlo, estimularlo, retroalimentarlo y apoyarlo en el logro de las metas individuales,
para que contribuya de manera efectiva al cumplimiento de las metas organizacionales. De
igual manera, se convierte en un medio para realizar seguimiento y ejecutar las acciones
que sean pertinentes cuando los resultados no dan cumplimiento con lo concertado por las
partes involucradas.
• La herramienta de evaluación del desempeño laboral debe ceñirse a los principios que rigen
la función administrativa, de manera especial en los de objetividad, igualdad, eficacia y
transparencia.
• El desempeño laboral de los funcionarios deberá ser evaluado y calificado con base en
parámetros previamente establecidos que permitan fundamentar un juicio objetivo sobre su
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conducta laboral y sus aportes al cumplimiento de las metas de la dependencia e

institucionales.
• Para la fijación de los compromisos laborales, se recomienda que su redacción tenga al
menos los siguientes elementos: - Verbo: en infinitivo que indique una acción concreta, a
través de la utilización de verbos que den cuenta de un compromiso sobre la obtención de
un hecho comprobable. - Objeto: sobre lo que recae la acción - Condiciones de resultado:
que hacen referencia a calidad, cantidad y oportunidad del producto, servicio o resultado a
entregar.
• La herramienta de evaluación del desempeño laboral se soportará preferencialmente en
evidencias que permitan verificar el logro de los resultados esperados en el ejercicio de las
funciones del empleo, durante el período objeto de evaluación y en las condiciones previstas,
como contribución a los propósitos institucionales.
• Las evidencias se definen en el momento de la fijación de los compromisos, sin embargo, se
pueden aportar otras evidencias siempre y cuando estén relacionadas con los compromisos.
• En la fijación de compromisos laborales debe indicarse si se requiere de un tercero para
aportar un insumo que permita el cumplimiento del compromiso o la evidencia del mismo.
• El evaluador y el evaluado son responsables del seguimiento al desempeño laboral, de
manera constante, verificando el avance al cumplimiento de los compromisos fijados.
• Las fechas límite establecidas para remitir las evaluaciones del desempeño al área de Talento
Humano son:

- Primera evaluación semestral: El último día hábil del mes de agosto de cada año.
- Segunda evaluación semestral: El último día hábil del mes de febrero del siguiente
año.
- Calificación definitiva: El último día hábil del mes de febrero del siguiente año, la
calificación definitiva del período anual u ordinario debe producirse simultáneamente
con la última evaluación parcial semestral o eventual del período, según sea el caso,
corresponde al resultado final de la evaluación del desempeño y se obtiene de la
sumatoria del porcentaje alcanzado en cada una de las evaluaciones parciales
realizadas.
• El evaluado que haya obtenido el porcentaje mínimo satisfactorio a causa de la omisión del
evaluador, podrá a través de los recursos de reposición y apelación, alcanzar un porcentaje
superior y acceder al nivel sobresaliente, si presenta las evidencias del cumplimiento de los
compromisos.
• El adecuado diligenciamiento del instrumento de evaluación del desempeño es
responsabilidad de evaluado y evaluador.
• Es responsabilidad de cada jefe inmediato remitir al área de Talento Humano la ponderación
de las calificaciones, debidamente firmadas por el evaluador y el evaluado.

5.1 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

LABORAL.

a. Dirección General
• Asegurar que la Evaluación del Desempeño Laboral adoptada esté diseñada con base en
elementos objetivos sobre el desempeño laboral y los aportes al cumplimiento de las
metas institucionales, de acuerdo con la planeación de la entidad, así como, sobre el
desarrollo de competencias comportamentales comunes y por nivel jerárquico.
• Ordenar por escrito y de manera inmediata la evaluación extraordinaria del funcionario
cuyo desempeño deficiente haya sido debidamente soportado.
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• Designar el empleado que realizará la evaluación a los servidores por retiro del evaluador
cuando éste no lo haya efectuado o cuando se presente impedimento o recusación
debidamente comprobada.
• Resolver en los términos y plazos establecidos en la ley el recurso de reposición
interpuesto contra el acto administrativo que declare la insubsistencia del nombramiento
del empleado sujeto de evaluación, por calificación definitiva en el nivel no satisfactorio.
• Resolver dentro de los cinco (5) días siguientes a su presentación, la procedencia o no
de los impedimentos o recusaciones, designando al nuevo evaluador si hay lugar a ello,
de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.
• Resolver los conflictos que se presenten, cuando no haya concertación entre el evaluador
y el evaluado respecto a los compromisos comportamentales y competencias
comportamentales propuestas.
• Asegurar que se adopten las medidas necesarias para mantener los registros y
documentos requeridos para asegurar la efectividad de la Evaluación del Desempeño
Laboral en la entidad.
• Adoptar en un término no superior a diez (10) días las medidas correspondientes, cuando
no se haya adelantado la concertación o fijación de compromisos laborales.

b. Subdirección de Planeación, Control y Seguimiento

• Dar a conocer a los responsables del Proceso de Evaluación del Desempeño Laboral,
durante los primeros treinta (30) días del mes de enero de cada año, la información
relativa a las metas por áreas o dependencias de acuerdo con los requerimientos para la
concertación de los compromisos laborales, las cuales serán referente en la herramienta
de Evaluación del Desempeño Laboral.
• Dar a conocer a los responsables del proceso de Evaluación del Desempeño Laboral la
información del avance logrado por las áreas o dependencias en la ejecución de sus
metas, para que los evaluadores puedan efectuar el seguimiento a los evaluados en sus
compromisos laborales.

c. Oficina de Control Interno

• Dar a conocer a los evaluadores el resultado de la evaluación de gestión por áreas o
dependencias del año inmediatamente anterior, máximo en los primeros diez (10) días
hábiles del mes de febrero de cada año, para que se tenga como uno de los criterios en
la concertación de los compromisos del siguiente período de evaluación.

d. Área de Gestión Humana y Subdirección Administrativa y Financiera

• Liderar la implementación de la Evaluación de Desempeño en los términos de la presente

Resolución.
• Coordinar la capacitación de los responsables del Proceso de Evaluación del Desempeño
Laboral, con el fin de garantizar su correcta aplicación.
• Presentar a la Dirección General a más tardar el último día hábil de abril de cada año, los
informes sobre los resultados consolidados obtenidos en el proceso de Evaluación del
Desempeño Laboral, que contengan análisis cuantitativos y cualitativos que permitan
establecer el Plan de Estímulos e Incentivos, así como detectar las fortalezas y
debilidades, para que sean tenidas en cuenta en el Plan Institucional de Capacitación y
en el Plan de Bienestar de la entidad.

e. Evaluados
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• Conocer y dar cumplimiento a los lineamientos emitidos a través de la presente

Resolución.
• Solicitar ante el jefe inmediato la concertación de los compromisos dentro de los cinco
(5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo establecido para el período respectivo,
caso en el cual el evaluador deberá cumplir de forma inmediata o a más tardar el día
hábil siguiente con su obligación. Si no se hubiere cumplido tal responsabilidad, el
funcionario sujeto de evaluación presentará, dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento de dicho término, una propuesta de compromisos, la cual se
entenderá aprobada de manera inmediata, salvo que sea objetada por el evaluador,
debiendo la Direccion General, resolver lo correspondiente.
• Solicitar ser evaluado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del
plazo previsto para evaluar o a la ocurrencia del hecho que la motiva (retiro, cambio de
empleo, cambio de jefatura). Si dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la
solicitud, el evaluador no lo hiciere, la evaluación parcial eventual, semestral o la
calificación definitiva se entenderá la misma calificación obtenida en la evaluación
anterior o en caso de no existir calificación anterior, se entenderá como satisfactoria en
el porcentaje máximo.
• Interponer de manera personal, por escrito y sustentado, en la diligencia de notificación
o dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a ella, el recurso de reposición y/o
apelación frente a la calificación definitiva, los cuales conocerá el evaluador y el inmediato
superior de éste, según fuera el caso, aportando las respectivas evidencias en los
términos y plazos establecidos.
• Recusar en los términos y plazos establecidos a los evaluadores cuando advierta alguna
de las causales de impedimento y allegar las pruebas que pretenda hacer valer.
• Aportar al Jefe inmediato, las evidencias que pretenda hacer valer durante el proceso de
Evaluación respectivo, en los términos y plazos establecidos.

f. Evaluadores

• Realizar la Evaluación del Desempeño Laboral dentro de los plazos y casos establecidos
en el presente documento.
• Concertar los compromisos laborales y dar a conocer las competencias comportamentales
objeto de la evaluación, de acuerdo con los lineamientos e instrumentos establecidos en
la presente Resolución, debiendo realizarlo dentro de los primeros quince (15) días
hábiles de cada período de evaluación anual u ordinario. En caso de renuencia por parte
del evaluado a realizar la concertación y vencido el término para concertar los
compromisos laborales, el evaluador procederá a fijarlos dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes al vencimiento de dicho termino, dejando constancia del hecho y
solicitando la firma de un testigo que deberá desempeñarse en un empleo de igual o
superior nivel jerárquico al que pertenece el evaluado.
• Realizar el seguimiento al desempeño laboral de los empleados a su cargo en los términos
y condiciones establecidos en la presente Resolución y formular las recomendaciones y
acciones preventivas o correctivas que estime necesarias, mediante planes de
mejoramiento que se requieran para propiciar un desempeño sobresaliente, aplicando
las herramientas que permitan constatar el seguimiento.
• Dar información de retorno al evaluado, durante el proceso de seguimiento.
• Actuar como único responsable de la custodia de evidencias de los empleados a quienes
le corresponde evaluar y dar cumplimiento a los lineamientos archivísticos en esta
materia.
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• Realizar las evaluaciones parciales eventuales de conformidad con las condiciones y

lineamientos establecidos en el presente documento.
• Evaluar y calificar el desempeño del funcionario, previa verificación del cumplimiento de
los compromisos laborales y las competencias comportamentales, de acuerdo con las
evidencias establecidas y los resultados del seguimiento.
• Comunicar al funcionario sujeto de evaluación el resultado de las evaluaciones parciales
semestrales, y parciales eventuales, si hay lugar a las mismas, y notificar en los términos
y plazos contenidos en la presente Resolución, el resultado de las calificaciones definitivas
obtenidas.
• Realizar el ajuste de los compromisos laborales concertados para el respectivo período,
con ocasión de las causales establecidas en el presente documento.
• Declararse impedido para efectuar la Evaluación del Desempeño Laboral, de conformidad
con las causales establecidas en la normatividad vigente sobre la materia.
• Resolver los recursos de reposición que se presentan contra la evaluación definitiva en
los términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
• Solicitar ante la Dirección General de la entidad, la expedición de la orden de la evaluación
extraordinaria de los funcionarios cuyo desempeño deficiente se encuentre debidamente
soportado.

g. Superior Jerárquico del evaluador.

• Conocer y resolver el recurso de apelación que se interponga contra la calificación
definitiva en los términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo; así como notificar al interesado y comunicar por escrito
su decisión al jefe inmediato del evaluado y al responsable del Área de Gestión Humana
de la Subdirección Administrativa y Financiera.

Parágrafo: Además de los responsables anteriormente descritos, podrán participar igualmente

en el proceso de evaluación del desempeño laboral, las personas que aporten información
verificable que sirva como evidencia del desempeño laboral del evaluado, en concordancia con
la metodología y mecanismos de verificación definidos por la Entidad.

5.2 INSTRUMENTOS DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

COMPONENTES DE LA EVALUACIÓN. La calificación definitiva de los funcionarios del COPNIA,

se obtiene de la sumatoria de los porcentajes obtenidos respecto de los compromisos laborales
y el desarrollo de las competencias comportamentales.

Debe tenerse en cuenta que los porcentajes son diferentes si se trata del período anual u
ordinario o de la evaluación extraordinaria, acorde con las siguientes tablas:

CALIFICACIÓN PARA EL PERÍODO ANUAL U ORDINARIO PESO PORCENTUAL

Compromisos Laborales 80%
Competencias Comportamentales 20%
TOTAL 100%

CALIFICACIÓN PARA LA EVALUACIÓN EXTRAORDINARIA PESO PORCENTUAL

Compromisos Laborales 85%
Competencias Comportamentales 15%
TOTAL 100%
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NIVELES DE CUMPLIMIENTO. Los niveles de cumplimiento son rangos en donde se enmarca

la calificación definitiva obtenida por el empleado sujeto de evaluación, se obtiene de la
sumatoria de los porcentajes logrados de los compromisos laborales y la calificación del
desarrollo de las competencias comportamentales y corresponde a: Sobresaliente, alto,
Satisfactorio y No Satisfactorio.

De acuerdo con el porcentaje o puntaje de la calificación obtenida, se ubican en los siguientes

niveles de cumplimiento:

NIVEL PORCENTAJE
Sobresaliente • Mayor o igual al 95%
Alto • Del 80% al 94,9%
Satisfactorio • Del 65% al 79,9%
No Satisfactorio • Menor o igual del 64,9%

ESCALAS DE CALIFICACIÓN. Permite ubicar cuantitativa y cualitativamente los resultados y

está integrada por:

a. Compromisos Laborales: Los compromisos laborales serán calificados según su

cumplimento en un rango de uno a cien (1 - 100), calificación que posteriormente será
ponderada acorde con los pesos porcentuales establecidos.

b. Competencias Comportamentales: El evaluador asignará el valor que le corresponda de

acuerdo con el nivel de desarrollo de las competencias, con base en la siguiente escala:

Resultados Cuantitativas
Niveles de Período
Descripción Cualitativa
Desarrollo Anual u Extraordinaria
Ordinario
El desarrollo de la competencia se presenta
de manera permanente, impactando
significativamente la obtención de metas y De 17 a 20 De 13 a 15
MUY ALTO
logros esperados y agrega valor a los
procesos generando un alto nivel de
confianza.
El desarrollo de la competencia se presenta
de manera permanente e impacta De 13 a 16 De 10 a 12
ALTO
significativamente de manera positiva la
obtención de metas y logros esperados.
El desarrollo de la competencia se presenta
de manera intermitente, con un mediano De 9 a 12 De 7 a 9
ACEPTABLE
impacto en la obtención de metas y logros
esperados.
El desarrollo de la competencia no se
De 4 a 8 De 4 a 6
BAJO presenta con un impacto positivo que permita
la obtención de las metas y logros esperados.

CLASES Y PERÍODOS DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL. Para aplicación de

la herramienta de evaluación del desempeño laboral se realizarán las siguientes evaluaciones:
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TIPO DE
DESCRIPCIÓN PERÍODO EVALUADO
EVALUACIÓN
Anual u Ordinaria (está compuesta 1° de febrero de cada año al 31 de
por dos (2) evaluaciones semestrales) enero del siguiente año.
DEFINITIVAS
Cuando el Director General del
Extraordinaria
COPNIA la ordene.
1° de febrero de cada año al 31
Primer Semestre
de julio de cada año.
SEMESTRALES
1° de agosto de cada año al 31
Según semestre
de enero del siguiente año.
• Por cambio del evaluador, quien debe realizar las evaluaciones
antes de retirarse del empleo.
• Por cambio definitivo del empleo del evaluado (traslado).
• Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio del
PARCIALES empleo por suspensión o por asumir por encargo las funciones de
EVENTUALES otro o con ocasión de licencias, comisiones o de vacaciones, en caso
de que el término de duración de estas situaciones sea superior a
treinta (30) días calendario.
• La que corresponda al lapso comprendido entre la última
evaluación, si la hubiere, y el final del período semestral a evaluar.
• Por ajuste en los compromisos laborales.

EVALUACIONES DEFINITIVAS. Para aplicación de la evaluación del desempeño laboral se

realizarán las siguientes evaluaciones definitivas.

• Evaluación anual u ordinaria: La evaluación anual u ordinaria comprende el período entre

el 1 de febrero y el 31 de enero del siguiente año, e incluye dos (2) evaluaciones
semestrales. La calificación de dicho período se debe hacer durante los primeros quince
(15) días hábiles a la terminación del período.

La evaluación definitiva corresponde a la sumatoria de la calificación de los compromisos

laborales, competencias comportamentales, según los siguientes pesos porcentuales:

- Compromisos laborales: 80%

- Competencias comportamentales: 20%

Una vez realizada la calificación de la evaluación y si el resultado se ubica en el nivel bajo

o aceptable, el funcionario deberá suscribir un plan de mejoramiento para iniciar el
período de evaluación siguiente, es decir que el plan de mejoramiento se constituirá en
insumo para la concertación de compromisos del siguiente período.

EVALUACIÓN EXTRAORDINARIA. Se realizará cuando el Director General del COPNIA la ordene

por escrito, basado en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del
funcionario.

Para la evaluación extraordinaria se tendrá en cuenta la sumatoria de la calificación de los

compromisos laborales y competencias comportamentales, según los siguientes pesos
porcentuales:

- Compromisos laborales: 85%

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- Competencias comportamentales: 15%

EVALUACIONES PARCIALES SEMESTRALES. Las evaluaciones parciales semestrales permiten

evidenciar el avance en el cumplimiento de los compromisos y acuerdos concertados al inicio del
período y su sumatoria conforma la evaluación anual u ordinaria. El resultado generado durante
cada semestre se obtiene de acuerdo con el porcentaje de avance fijado para los respectivos
compromisos y acuerdos y proporcional con el tiempo establecido para su cumplimiento.

• Primera evaluación parcial: Corresponde al período comprendido entre el primero (1°)

de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año, período que debe ser evaluado
dentro de los 15 (quince) días hábiles del mes de agosto de la misma vigencia.
• Segunda evaluación parcial: Corresponde al período comprendido entre el primero (1°)
de agosto y el treinta y uno (31) de enero del siguiente año, período que debe ser
evaluado dentro de los 15 (quince) días hábiles del mes de febrero de la misma vigencia.

En el caso que las calificaciones de las evaluaciones parciales semestrales sean inferiores a las
condiciones de resultado esperadas tanto en los compromisos laborales como en el desarrollo de
las competencias comportamentales, el evaluador deberá concertar con el evaluado un plan de
mejoramiento.

Cuando el servidor público no haya servido la totalidad del año, se calificarán los servicios
correspondientes al período laboral cuando este sea superior a treinta (30) días. Los períodos
inferiores a este lapso serán calificados conjuntamente con el período siguiente.

EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES. Las evaluaciones parciales eventuales se realizan en

los siguientes casos:

• Por cambio del evaluador, quien debe realizar las evaluaciones antes de retirarse del
empleo.
• Por cambio definitivo del empleo del evaluado (traslado).
• Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio del empleo por
suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro o con ocasión de licencias,
comisiones o de vacaciones, en caso de que el término de duración de estas situaciones
sea superior a treinta (30) días calendario.
• La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación, si la hubiere, y el
final del Período semestral evaluar.
• Por ajuste en los compromisos laborales.

En cada evaluación parcial eventual se debe registrar el porcentaje de avance en el cumplimiento

de los compromisos laborales, que luego serán sumados en la evaluación parcial semestral o
definitiva, cuando haya lugar a ello, es decir, que las evaluaciones parciales eventuales que se
realicen tendrán un valor ponderado dentro de la evaluación parcial semestral, en proporción a los
días correspondientes al período evaluado.

Las evaluaciones parciales eventuales, deben producirse dentro de los diez (10) días siguientes a la
fecha en que se produzca la situación que las origine, con excepción de la ocasionada por cambio
de evaluador, que deberá realizarse antes del retiro de éste.

5.3 PROCESO DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL DEL PERÍODO ANUAL U

ORDINARIO
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El proceso de la evaluación de desempeño laboral para el período anual u ordinario se

desarrollará de acuerdo con las siguientes fases:

Concertación de compromisos laborales y competencias

PRIMERA
comportamentales.
SEGUNDA Seguimiento y registro de evidencias.
TERCERA Aplicación evaluaciones parciales.
CUARTA Calificación definitiva.

CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS LABORALES Y COMPETENCIAS

COMPORTAMENTALES. Esta actividad se debe realizar dentro de los primeros 15 (quince)
días hábiles de cada período de evaluación anual u ordinario (1 de febrero al 31 de enero del
siguiente año), es decir, los primeros 15 (quince) días hábiles de febrero de cada vigencia o
dentro de los quince (15) días hábiles, siguientes a la posesión del servidor público.

En esta fase se definen los compromisos laborales y competencias comportamentales y el

cumplimiento de éstos, las evidencias requeridas que darán cuenta los avances y las
condiciones que deberán reunir los productos o resultados esperados.

Para realizar la concertación de los compromisos laborales, se deben realizar sobre el

desempeño, productos o resultados esperados que debe entregar el funcionario en el marco de
sus aportes individuales a los planes institucionales, planes operativos anuales, planes por
dependencia, objeto de la dependencia, propósito principal del empleo y demás herramientas
de gestión institucional con que cuente el COPNIA.

a. Compromisos laborales - Cada compromiso debe tener asignado un peso porcentual

de cumplimiento esperado, de acuerdo con la contribución del evaluado frente a la
complejidad de las metas del área o la dependencia, la responsabilidad, impacto y
relevancia de cada una de ellas. La sumatoria de los porcentajes asignados a cada uno
de los compromisos laborales deberá corresponder al cien por ciento 100%. Los
compromisos que se establezcan deberán:

• Estar relacionados con el perfil y competencias del funcionario definidas en el Manual

Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales vigente.
• Ser representativos de su aporte al cumplimiento de las metas para el área o la
dependencia, con base en los planes institucionales.
• Ser medibles, cumplibles, alcanzables, demostrables, cuantificables y verificables con
los resultados; así como, establecer circunstancias de tiempo, modo y lugar; y
contener las condiciones de calidad y cantidad según sea el caso.
• Ser entre tres (3) a cinco (5) compromisos laborales.

b. Competencias Comportamentales: Las competencias comportamentales serán las

correspondientes a las establecidas en el Manual Específico de Funciones, Requisitos y
Competencias Laborales de la Entidad y en todo caso se evaluarán máximo cuatro (4)
competencias, entre comunes y por nivel jerárquico.

Los desarrollos esperados de las competencias comportamentales comunes y por nivel

jerárquico objeto de la evaluación, deberán darse a conocer de manera simultánea a la
concertación de compromisos laborales. Para la definición de las competencias
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comportamentales se sugiere seleccionar máximo cuatro (4) de acuerdo con los

siguientes criterios:

• El resultado de la última evaluación definitiva del desempeño laboral.

• Características y condiciones del empleo.
• Particularidades individuales del evaluado.
• Compromisos laborales.

Durante esta fase del proceso de evaluación de los funcionarios se pueden presentar situaciones
especiales, tales como:

- Ausencia de concertación entre evaluador y evaluado. Si vencido el término

establecido para realizar la concertación de los compromisos y acuerdos no existe consenso,
el evaluador procederá a fijarlos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento de dicho termino, dejando constancia del hecho y solicitando la firma de un
testigo que deberá desempeñarse en un empleo de igual o superior nivel jerárquico al que
pertenece el evaluado.

Una vez fijados los compromisos y de manera inmediata, el evaluador deberá dar traslado
del formato al evaluado y remitir copia a su hoja de vida.

- Omisión del evaluador. Si dentro del período establecido para la concertación de

compromisos laborales no se cumple tal obligación por parte del evaluador, evaluado
solicitará, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo
establecido para el período respectivo, ante el jefe inmediato del evaluador que se efectúe
la misma, caso en el cual el evaluador deberá cumplir de forma inmediata o a más tardar
el día hábil siguiente su obligación. Si no se hubiere cumplido tal responsabilidad, el
evaluado presentará, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes el vencimiento de dicho
término, una propuesta de compromisos, la cual se entenderá aprobada de manera
inmediata y será remitida por este al evaluador, con copia a la hoja de vida del evaluado,
salvo que sea objetada por el evaluador, evento en el cual, será la Dirección General quien
resuelva sobre tal objeción tramitando el procedimiento de reclamación.

- Reclamación por inconformidad en los compromisos establecidos. El evaluador o el

evaluado inconforme con los compromisos fijados podrán presentar objeción o reclamación
según sea el caso, ante el Jefe Superior Inmediato del evaluador, dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes al vencimiento del plazo establecido para la fijación de los
compromisos. Si prospera dicha objeción o reclamación, se deberán ajustar los
compromisos. Si la decisión es contraria al reclamante, se deberá asumir el cumplimiento
de estos en los términos y condiciones previamente establecidas.

- Ajustes a los compromisos, y competencias concertados: Los compromisos y

competencias laborales establecidos podrán ajustarse o modificarse cuando se presenten
las siguientes situaciones:

• Si durante el período a evaluar se producen cambios en los planes, programas o

proyectos que sirvieron de base para la concertación de los compromisos, se efectuarán
los respectivos ajustes cuando fuere necesario.
• Cuando el servidor cambie de empleo por traslado de área o dependencia, caso en el
cual la nueva concertación se hará sobre el porcentaje faltante para cumplir el 100%
total de la expectativa laboral, bajo la nueva responsabilidad.
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PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL
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• Cuando el funcionario cambie de empleo por encargo en otro nivel, la nueva

concertación se hará sobre el porcentaje faltante para cumplir el 100% total de la
expectativa laboral, bajo la nueva responsabilidad.

SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE EVIDENCIAS. El seguimiento consiste en el

acompañamiento y orientación que se debe ofrecer al funcionario para un buen desempeño,
verificando los avances alcanzados, los cumplimientos o incumplimientos de los compromisos
laborales, aplicando las medidas preventivas y correctivas, según sea el caso, y de acuerdo con
las siguientes recomendaciones:

• Tendrá como referente el porcentaje de avance de las metas establecidas para el área
o la dependencia respectiva, de acuerdo con el informe de la Subdirección de
Planeación, Control y Seguimiento.
• El evaluador dará al evaluado, información de retorno que oriente, estimule y apoye
su desempeño, destacando los avances, aportes y debilidades o incumplimiento en los
compromisos laborales y el nivel de desarrollo de las competencias comportamentales
que se hayan identificado en el ejercicio de su empleo.
• El evaluador verificará con el evaluado las evidencias allegadas las cuales se registrarán
para ser incorporadas en el portafolio de evidencias y se suscribirá el Plan de
Mejoramiento Individual en el formato adoptado por el COPNIA, si hay lugar a ello.
• El resultado del seguimiento no genera calificación; sin embargo, es un aspecto
fundamental que contribuye a fortalecer y potencializar las competencias del empleado
y el cumplimiento de las metas institucionales.

APLICACIÓN EVALUACIONES PARCIALES. En esta fase se verificarán los resultados

obtenidos por el evaluado de acuerdo con las evidencias de producto, desempeño o de
conocimiento y comprensión.

• Evaluación del Primer Período: Esta fase corresponde a la evaluación que deberá
efectuar el evaluador entre el primero (1°) de febrero al treinta y uno (31) de julio de
cada año, y en la cual se constatan y verifican el cumplimiento de metas y logros
acordados en la concertación de compromisos laborales. Para valorar el grado de
cumplimiento de los compromisos adquiridos, se procederá así:

a. De acuerdo con el porcentaje establecido, verificar si se obtuvo el resultado

esperado y en qué proporción, teniendo en cuenta la meta establecida.
b. Verificar si dicho resultado cumple con todos y cada uno de los criterios
establecidos.
c. Verificar que se encuentren las evidencias requeridas para que comprueben el
resultado anterior.
d. Asignar los valores obtenidos por el funcionario en cada compromiso laboral o
acuerdo de gestión.

La valoración asignada debe corresponder proporcionalmente al porcentaje de la meta

alcanzada y al cumplimiento de los criterios fijados, de acuerdo con la importancia y el
impacto que representen para el logro de las metas institucionales.

El evaluador comunicará al evaluado, la puntuación obtenida, en el caso que la

calificación de la primera y segunda evaluación parcial semestral sea inferior a las
condiciones de resultado esperadas tanto en los compromisos laborales como en el
desarrollo de las competencias comportamentales, el evaluador deberá establecer un
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plan de mejoramiento con las acciones correctivas o preventivas que se requieran. Así
mismo, se indicarán los aspectos sobresalientes de su desempeño y el evaluador
entregará copia de la evaluación al evaluado.

• Evaluación del segundo Período: Esta fase corresponde a la evaluación que se

deberá efectuar el evaluador entre el primero (1°) de agosto al treinta y uno (31) de
enero del siguiente año, y en la cual se constatan y verifican el cumplimiento de metas
y logros acordados en la concertación de compromisos. Deberá surtirse de manera
similar a la evaluación correspondiente al primer período.

CALIFICACIÓN DEFINITIVA. La calificación definitiva corresponde a la sumatoria de los

porcentajes de avance obtenidos durante las dos (2) evaluaciones semestrales o de las
evaluaciones eventuales surtidas en el período de evaluación. La calificación de la evaluación
del desempeño laboral se adopta de acuerdo con lo mencionado en componentes, niveles de
cumplimento y escalas de calificación, dependiendo del resultado se ubica en el nivel
correspondiente.

El evaluador previa verificación del cumplimiento de los compromisos laborales y competencias

comportamentales, y teniendo como referencia el portafolio de evidencias y los seguimientos
efectuados, asignará la calificación que corresponda conforme con las escalas establecidas en
el presente documento. Deberán tenerse en cuenta las evidencias relacionadas con lo
acontecido en los períodos respectivos.

Para las evaluaciones se tendrá en cuenta la sumatoria de la calificación de los compromisos

laborales y el desarrollo de las competencias comportamentales, según los pesos porcentuales
determinados.

Es responsabilidad del jefe inmediato del funcionario sujeto de evaluación, informar al Director
General del COPNIA en forma oportuna sobre el desempeño deficiente del funcionario.

PLANES DE MEJORAMIENTO. Si al momento de aplicar la herramienta para la evaluación del

desempeño laboral de acuerdo con los criterios señalados en el presente documento, se
identifica que la calificación se encuentra por debajo del 80%, el empleado público deberá
suscribir un plan de mejoramiento individual, que estará sustentado en el seguimiento y
verificación de las evidencias, en el cual se indaguen las causas y planteando acciones de
mejoramiento, para corregir, prevenir y mejorar el desempeño, contribuyendo a la mejora
continua de la Entidad.

Salvo en los casos en los que por situaciones atribuibles a circunstancias externas o a terceros,
los porcentajes no se puedan alcanzar. Esta situación deberá ser consignada en el formato de
evidencias y no será necesario la implementación de un plan de mejoramiento.

5.4 NOTIFICACIONES Y RECURSOS

NOTIFICACIONES. La evaluación definitiva anual, ordinaria y extraordinaria se notificará

personalmente o por al correo electrónico institucional del evaluado dentro de los dos (2) días
siguientes a la fecha que se produzca, con confirmación de recibido en caso en el cual la
notificación se entenderá surtida en la fecha en la cual aquella fue entregada.

Las evaluaciones parciales y semestrales serán comunicadas por escrito al evaluado, dentro de
los dos (2) días siguientes a la fecha en que se produzcan.
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RECURSOS. Contra la calificación definitiva expresa o presunta podrá interponerse el recurso

de reposición ante el evaluador y el de apelación ante el superior jerárquico de éste, cuando
considere que se produjo con violación de las normas legales o reglamentarias que la regulan.

Los recursos se presentarán personalmente ante el evaluador por escrito y sustentados en la

diligencia de notificación personal y/o dentro de los diez (10) días siguientes a ella.

En el trámite y decisión de los recursos se aplicará lo dispuesto en el Código de Procedimiento

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Contra las evaluaciones parciales semestrales y parciales eventuales expresas o presuntas no

procederá recurso alguno, debido a que son estados de avance de la gestión del funcionario.

5.5 IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES

IMPEDIMENTOS PARA EVALUADORES. Los responsables de evaluar el desempeño laboral

de los funcionarios del COPNIA deberán declararse impedidos cuando se encuentren vinculados
con estos por matrimonio o por unión permanente o tengan parentesco hasta el cuarto grado
de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil o exista enemistad grave con el empleado
a evaluar o cuando exista cualquier causal de impedimento o hecho que afecte su objetividad.

El evaluador al advertir alguna de las causales de impedimento, inmediatamente la manifestará

por escrito motivado a la Dirección General, quien mediante acto administrativo motivado
decidirá sobre el impedimento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. De aceptarlo
designará otro evaluador y en el mismo acto ordenará la entrega de los documentos que hasta
la fecha obren sobre el desempeño laboral del funcionario a evaluar.

El funcionario a ser evaluado podrá recursar al evaluador ante la Dirección General cuando
advierta alguna de las causales de impedimento, para lo cual allegará las pruebas que pretenda
hacer valer. En tal caso aplicará el procedimiento descrito en el párrafo anterior, en lo que sea
pertinente.

RECUSACIONES. En todo caso la recusación o el impedimento deberán formularse y decidirse

antes de efectuar la calificación de la evaluación parcial semestral y/o definitiva.

Improcedencia de recursos contra el acto que resuelve el impedimento o recusación. Contra las
decisiones que resuelven el impedimento o la recusación no procederá recuso alguno.

6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

NOMBRE DE LA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

N°
ACTIVIDAD
Definir y/o revisar la herramienta de Profesional de
Definir y/o revisar la
la evaluación de desempeño laboral gestión del Área de
herramienta de Herramienta de
teniendo en cuenta que sirva de guía Gestión Humana /
1 evaluación de Evaluación de
para sistematizar el desenvolvimiento Subdirección
desempeño laboral Desempeño
y fortalecer el desarrollo de los Administrativa y
funcionarios Financiera
Identificar factores Divulgar el plan de acción anual y plan Subdirección de
Página web de la
2 de evaluación a partir estratégico de la entidad. Planeación, Control
entidad
del Plan Estratégico y y Seguimiento
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de Acción de la
vigencia a concertar.
Adelantar las gestiones necesarias
tendientes a:

- Dar a conocer y divulgar las normas

actualizadas relacionadas con la
herramienta de Evaluación del
Desempeño Laboral.
Realizar Profesional de Lista de asistencia
- Capacitar a los evaluadores y
3 sensibilización y gestión del Área de
evaluados en el Procedimiento de
capacitación Gestión Humana Correo Intranet
Evaluación del Desempeño Laboral.
- Actualizar a los evaluadores y
evaluados cuando se emitan nuevos
lineamientos al respecto.
- Divulgar las fechas de presentación
de la concertación de los
compromisos laborales.
Solicitar a los responsables de realizar
Solicitar los la evaluación de desempeño la
compromisos concertación de compromisos Profesional de
Comunicado o
4 laborales y laborales en el formato gestión del Área de
correo electrónico.
competencias correspondiente, se debe imprimir y Gestión Humana
comportamentales firmar por el evaluador y el evaluado
y remitir a Talento humano.
Concertar los compromisos laborales
sobre los productos o resultados
finales esperados que debe entregar
el servidor en el marco de sus
funciones, los planes de desarrollo,
planes institucionales, planes
operativos anuales, planes por área o
dependencia, propósito principal del
empleo y demás herramientas de
gestión definidas por la Entidad.

Adicionalmente, para la concertación

Concertar de se deben tener en cuenta la Jefes de Formato de
compromisos evaluación de dependencias dependencia, compromisos
laborales y efectuada por la Oficina de Control líderes de área o laborales y
5 competencias Interno. cualquier otro competencias
comportamentales en designado como comportamentales
período anual u Esta actividad se debe desarrollar evaluador
ordinario. dentro de los primeros quince (15) y evaluado Formato evidencias
días hábiles de cada período de
evaluación (1° de febrero al 31 de
enero del siguiente año).

Si se concertan los compromisos

laborales, entre el evaluado y el
evaluador continuar con la actividad
6.

De lo contrario, se deben revisar las

situaciones especiales que se pueden
presentar en esta actividad y que
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están determinadas en el presente

documento.
Remitir los Jefes de Formato de
compromisos Enviar al Área de Gestión Humana los dependencia, Compromisos
laborales y documentos correspondientes a la líderes de área o laborales y
6 competencias concertación de compromisos cualquier otro competencias
comportamentales al laborales y competencias designado como comportamentales
Área de Gestión comportamentales. evaluador y
Humana evaluado Formato Evidencias
Controlar la recepción de los
documentos correspondientes a la
concertación de compromisos
laborales y competencias
Consolidar comportamentales, realizar
Profesional de
información y emitir consolidación y emitir a la Dirección Informe de
7 gestión del Área de
informe a la General a más tardar el último día resultados
Gestión Humana
Dirección General hábil de abril de cada año, los
informes sobre los resultados
consolidados obtenidos en el proceso
de Evaluación del Desempeño
Laboral.
Verificar el nivel de avance de los
compromisos laborales y el desarrollo
de las competencias
comportamentales y registrar las
evidencias.

Si se está de acuerdo con el avance,

se continua con la actividad 9.

Si no cumple con el porcentaje de

avance esperado, se deberá fijar un
Plan de mejoramiento, este
documento hace parte integral de la
Realizar el
evaluación de desempeño y es Jefes de
seguimiento al
insumo para los informes entregados dependencia,
desempeño laboral y
a la Dirección General, por parte del líderes de área o
al desarrollo de Formato Plan de
8 Área de Gestión Humana, razón por la cualquier otro
competencias mejoramiento
cual, cada vez que se genere un plan designado como
comportamentales y
de mejoramiento, este deberá ser evaluador y
registro de
remitido a la mencionada área. evaluados
evidencias
Nota 1: Salvo en los casos en los que
por situaciones atribuibles a
circunstancias externas o a terceros,
los porcentajes no se puedan
alcanzar. Esta situación deberá ser
consignada en el formato de
evidencias y no será necesario la
implementación de un plan de
mejoramiento.

Nota 2: Se sugiere seguimiento

trimestral.
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Realizar la primera evaluación parcial

(correspondiente al período
comprendido entre el 1° de febrero y
el 31 de julio de cada año) o eventual,
diligenciando el formato existente
para tal fin, documentando el
porcentaje de avance del funcionario
en relación con el cumplimiento de los
compromisos laborales y el desarrollo
de competencias comportamentales,
de acuerdo con la respectiva Formato evidencias
concertación, imprimirlo y firmarlo
por las partes Formato de
Jefes de evaluación de
Si los avances están de acuerdo con dependencia, competencias
Realizar la primera
los porcentajes propuestos para la líderes de área o comportamentales
evaluación parcial o
9 evaluación semestral, se continúa con cualquier otro
eventual
la Actividad 11. designado como Formato Evaluación
o extraordinaria.
evaluador y parcial eventual
Si no cumple con el porcentaje de evaluado
avance esperado, se deberá fijar un Formato Evaluación
Plan de mejoramiento acorde con la Extraordinaria
Actividad 10.

Nota: Salvo en los casos en los que

por situaciones atribuibles a
circunstancias externas o a terceros,
los porcentajes no se puedan
alcanzar. Esta situación deberá ser
consignada en el formato de
evidencias y no será necesario la
implementación de un plan de
mejoramiento.
Jefes de
dependencia,
Acordar entre el evaluador y el
Realizar plan de líderes de área o
evaluado un plan de mejoramiento Plan de
10 mejoramiento cualquier otro
individual, teniendo en cuenta la mejoramiento
individual designado como
calificación definitiva.
evaluador y
evaluado
Jefes de
dependencia,
Notificar la Realizar la notificación de la
líderes de área o Notificación
evaluación parcial, evaluación, conforme a los
11 cualquier otro personal/ correo
eventual o lineamientos establecidos en el
designado como electrónico
extraordinaria presente procedimiento.
evaluador y
evaluado
Formato evidencias
Jefes de
Remitir la evaluación parcial, eventual Formato de
dependencia,
o extraordinaria correspondiente al evaluación de
Remitir la evaluación líderes de área o
Área de Gestión Humana conforme a competencias
12 parcial, eventual o cualquier otro
las fechas y plazos previstos en las comportamentales
extraordinaria. designado como
condiciones generales del presente
evaluador y
documento. Formato Evaluación
evaluado
parcial eventual y
extraordinaria
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Realizar la segunda evaluación parcial

(correspondiente al período
comprendido entre el 1° de agosto y
el 31 de enero del siguiente año) o
eventual, en la cual se constatan y
verifican el cumplimiento de metas y
logros acordados en la concertación
de compromisos. Deberá surtirse de
manera similar a la evaluación
correspondiente al primer período.

Adicionalmente, consolidar y Formato evidencias

documentar la calificación Jefes de
Realizar la segunda correspondiente a 1er y 2do semestre dependencia, Formato de
evaluación parcial o para obtener la calificación definitiva líderes de área o evaluación de
13 eventual y consolidar del período anual u ordinario (1° de cualquier otro competencias
la calificación febrero a 31 de enero del siguiente designado como comportamentales
definitiva. año). evaluador y
evaluado Formato Evaluación
Si el funcionario está de acuerdo con parcial eventual
la calificación continúa con la
actividad 15.

Si el empleado público no está de

acuerdo con la calificación anual
definitiva ordinaria dada por el
superior inmediato, puede interponer
recurso de reposición ante el
evaluador y el de apelación ante el
inmediato superior de quien lo
calificó.
Jefes de
Realizar la notificación de las dependencia,
evaluaciones definitivas conforme a líderes de área o Comunicación oficial
14 Notificar
los lineamientos emitidos el presente cualquier otro / Correo electrónico
procedimiento. designado como
evaluador
Jefes de
Remitir la evaluación definitiva anual
dependencia,
Remitir la evaluación u ordinaria al Área de Gestión Formato reporte de
líderes de área o
15 definitiva anual u Humana conforme a las fechas y calificación período
cualquier otro
ordinaria plazos previstos en las condiciones anual u ordinario
designado como
generales del presente documento.
evaluador
Controlar la recepción de los
documentos correspondientes a la
evaluación de compromisos laborales
Consolidar y competencias comportamentales.
Profesional de
información y Informe consolidado
16 gestión del Área de
elaborar informe a la Realizar consolidación y emitir de resultados
Gestión Humana
Dirección General informe a la Dirección General, en un
plazo no superior a 30 días hábiles,
posteriores a las fechas establecidas
para la entrega de las EDL.
Técnico
Actualizar historia Archivar los formatos de Evaluación Historia laboral
17 administrativo
laboral. del Desempeño Laboral y actualizada
Gestión Humana
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Competencias Comportamentales de
los funcionarios
Analizar los resultados obtenidos de
Articular los
la evaluación de desempeño Profesional de
resultados de la
18 individual y articular a los programas gestión del Área de Cronograma PIC
evaluación del
de inducción, reinducción, Gestión Humana
desempeño
capacitación, bienestar e incentivos.

12. ANEXOS

12.1 Formato Concertación, fijación o ajuste de compromisos laborales y competencias

comportamentales (GH-fr-13)
12.2 Formato Calificación de compromisos laborales y competencias comportamentales (GH-fr-
15)
12.3 Formato Seguimiento Compromisos laborales y competencias comportamentales (GH-fr-14)
12.4 Formato Plan de mejoramiento compromisos laborales y competencias comportamentales
(GH-fr-18)

13. CONTROL DE CAMBIOS

N°. FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO O MODIFICACIÓN

Octubre de Primera emisión: Presentación de metodología para evaluación de personal, en reunión
1
2005 de Secretarios Seccionales año 2005.
Octubre de 2ª Actualización. Estructuración de actividades para evaluación de desempeño en
2
2007 presentación de procedimiento.
3ª Actualización. Se ajustó la evaluación individual al 60% del total de la calificación y el
3 Abril de 2009
40% restante corresponde a la evaluación de gestión de cada dependencia.
Septiembre 4ª Actualización. Se ajustó el procedimiento en cuanto a los tipos de evaluación, solo
4
de 2009 serán el anual y por cambio de jefe.
5ª Actualización. 1) Se incluye un objetivo dentro del numeral 4.5; 2) Se ajustan algunas
actividades del procedimiento a lo que se viene haciendo; 3) Se actualizan los formatos
Agosto de
5 de la evaluación de desempeño (anexos 7.1, 7.2 y 7.3) acorde con los dos tipos de
2011
evaluación; 4) Se incluye un anexo que hace la correspondencia entre los factores de
evaluación de desempeño con las competencias.
6ª Actualización. 1) Se actualiza el procedimiento y los cargos conforme la
Marzo de reestructuración realizada el 19 de enero de 2012 2) En los anexos se actualiza quitando
6
2012 la parte de respuesta del comité en caso de apelación, por cuanto no existe ningún comité
creado para este fin y la respuesta la da el jefe inmediato del evaluador.
Mayo de Se cambia el sistema de evaluación del desempeño del COPNIA, se eliminan los formatos
7
2017 de evaluación que se estaban utilizando hasta la fecha y se definen los nuevos formatos.
Junio de Se incluye plazo en los informes por parte del área de Gestión Humana a la Dirección
8
2018 General. (30 días hábiles posteriores a la fecha establecida para la entrega de las EDL)
Se realiza actualización del objetivo, alcance, normatividad, condiciones generales y
actividades del sistema propio de evaluación de desempeño laboral.
Se eliminan los formatos relacionados con la anterior metodología de evaluación:
Junio de
9 Formato Información general (GH-fr-12)/ Formato Evaluación de gestión por áreas o
2020
dependencias (GH-fr-16)/ Formato Reporte de Calificación período anual u ordinario (GH-
fr-17) / Formato Evaluación parcial eventual (GH-fr-19)/ Formato Evaluación
extraordinaria (GH-fr-20) / Formato Evaluación inferior a un año (GH-fr-21).
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N°. FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO O MODIFICACIÓN

Se actualizan los siguientes formatos, pasando a la segunda versión y ajustando su
nombre así:
Formato Concertación, fijación o ajuste de compromisos laborales y competencias
comportamentales (GH-fr-13)
Formato Calificación de compromisos laborales y competencias comportamentales (GH-
fr-15)
Formato Seguimiento Compromisos laborales y competencias comportamentales (GH-fr-
14)
Formato Plan de mejoramiento compromisos laborales y competencias
comportamentales (GH-fr-18)

Se realiza actualización del procedimiento y se ajustan los períodos de las evaluación

anuales u ordinarias y de las parciales semestrales. Así como las fechas de calificación y
Enero de concertación de compromisos laborales y competencias comportamentales.
10
2021
Estableciendo como periodo anual de evaluación: 1 de febrero al 31 de enero del
siguiente año.

MARICELA OYOLA MARTINEZ

Firmado digitalmente por MARICELA OYOLA MARTINEZ

Fecha: 2021.01.20 16:00:33 -05'00'

GLORIA MATILDE TORRES MARICELA OYOLA

MARTHA ISABEL NÚÑEZ
CRUZ MARTINEZ
PIRAJAN
Profesional de gestión Área de Subdirectora Planeación, Control Subdirectora Administrativa y
Gestión Humana y Seguimiento Financiera
ACTUALIZÓ REVISÓ APROBÓ
Firmado digitalmente por
MARICELA OYOLA MARICELA OYOLA MARTINEZ
MARTINEZ Fecha: 2021.01.20 17:01:12
-05'00'
 ANEXO 12.1

CONCERTACIÓN, FIJACIÓN O AJUSTE DE COMPROMISOS LABORALES Y COMPETENCIAS

COMPORTAMENTALES
DE LA HERRAMIENTA PARA
LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

INSTRUCCIONES:
1) Las celdas AZUL CLARO son las destinadas para introducir una información o para seleccionar, marcando con "x", alguna opción.
2) Para concluir la introducción de datos, en una celda azul claro, se recomienda usar la tecla Enter.
3) Cuando introduzca dígitos decimales, tenga en cuenta que el símbolo decimal es la coma, no el punto.
4) Las celdas AZUL OSCURO generan automáticamente un cálculo o repiten una información.
5) Las celdas que tienen la señal , en su esquina superior derecha, despliegan una instrucción.

FECHA CONCERTACIÓN / FIJACIÓN O AJUSTE DE COMPROMISOS LABORALES, ACUERDOS DE DÍA MES AÑO
GESTIÓN Y COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

SEÑALE con una "X" Concertación / Indique la razón del

Ajuste
según sea el caso: Fijación ajuste

PERIODO DE CONCERTACIÓN

DÍA MES AÑO DÍA MES AÑO

DESDE: HASTA

DÍAS QUE CONFORMAN EL ACTUAL Período, en el cual se va a evaluar:

EVALUADO EVALUADOR "JEFE INMEDIATO"

Nombres y
Apellidos
C.C.

Dependencia

Denominación

Nivel Jerarquico

Código

Grado

Próposito del
empleo

Personal a Cargo

CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS LABORALES

(Cuando se deban modificar las contribuciones ya definidas, se reescribirá directamente sobre el texto correspondiente. La adición de contribuciones también
se realizará directamente en este cuadro. En cualquier caso, este cuadro se deberá imprimir y firmar de nuevo)
SEÑALE con una "X" según sea el caso: Definición Adición Ajuste Adición y Ajuste

Metas del Área o Dependencia Compromisos Laboral I Semestre II Semestre

MINIMO TRES (03) MINIMO TRES (03)

TOTAL PUNTOS POSIBLES POR CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (100 POR CIENTO)
COMPROMISOS COMPROMISOS

GH-fr-13
v.2. Jun. 20
 ANEXO 12.1

CONCERTACIÓN / FIJACIÓN / AJUSTE COMPETENCIAS COMUNES

No. Competencia Definición Conductas Asociadas

1. #N/D #N/D

2. #N/D #N/D

3. #N/D #N/D

4. #N/D #N/D

FIRMAS, RECLAMACIÓN U OBJECIÓN

FIRMA DEL EVALUADO FIRMA DEL EVALUADOR

Renuencia del Evaluado DATOS DEL TESTIGO FIRMA DEL TESTIGO FECHA
para firmar la DÍA MES AÑO
concertación de
compromisos
Es fundamental para el buen desarrollo del proceso de evaluación el manejo del Portafolio de Evidencias, el cual es el expediente que contiene las pruebas que demuestran el cumplimiento o
incumplimiento de las contribuciones concertadas en la presente herramienta de Evaluación del Desempeño Laboral. En este sentido es responsabilidad del evaluador custodiar el Portafolio de
Evidencias de los funcionarios a su cargo, de igual forma el evaluado está en la obligación de velar por el buen manejo y la debida alimentación de dicho portafolio.

GH-fr-13
v.2. Jun. 20
 ANEXO 12.2

CALIFICACIÓN DE COMPROMISOS LABORALES Y COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

DE LA HERRAMIENTA PARA
LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

INSTRUCCIONES:
1) Las celdas AZUL CLARO son las destinadas para introducir una información o para seleccionar, marcando con "x", alguna opción.
2) Para concluir la introducción de datos, en una celda azul claro, se recomienda usar la tecla Enter.
3) Cuando introduzca dígitos decimales, tenga en cuenta que el símbolo decimal es la coma, no el punto.
4) Las celdas AZUL OSCURO generan automáticamente un cálculo o repiten una información.
5) Las celdas que tienen la señal , en su esquina superior derecha, despliegan una instrucción.

TIPO DE EVALUACIÓN
(Por favor seleccione solo una opción, a excepción si corresponde a la calificación de la ultima evaluación parcial cuatrimestral, ya que tambien se debe
marcar la opción definitiva )

Definitiva Parcial Semestral Parcial Eventual Extraordinaria

Cambio de evaluador Traslado Para completar Período Separación temporal Retiro

PERIODO A EVALUAR

DÍA MES AÑO DÍA MES AÑO

DESDE: HASTA

DÍAS QUE CONFORMAN EL ACTUAL Período, en el cual se va a evaluar:

EVALUADO EVALUADOR "JEFE INMEDIATO"

Nombres y
Apellidos
C.C.

Dependencia

Denominación

Nivel Jerarquico

Código

Grado

Próposito del
empleo
Personal a
Cargo

EVALUACIÓN DE COMPROMISOS LABORALES

II Semestre
Metas del Área o Dependencia Compromisos Laboral I Semestre
o Extrarodinaria

TOTAL PUNTOS POSIBLES POR CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (100 POR CIENTO) 0% 0%

CONCERTACIÓN / FIJACIÓN / AJUSTE COMPETENCIAS COMUNES

II Semestre
No. Competencia Definición Conductas Asociadas I Semestre
o Extrarodinaria
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v. 2 Jun.20
 ANEXO 12.2

II Semestre
No. Competencia Definición Conductas Asociadas I Semestre
o Extrarodinaria

1. #N/D #N/D
DEFINA DEFINA
COMPETENCIA COMPETENCIA

2. #N/D #N/D
DEFINA DEFINA
COMPETENCIA COMPETENCIA

3. #N/D #N/D
DEFINA DEFINA
COMPETENCIA COMPETENCIA

4. #N/D #N/D
DEFINA DEFINA
COMPETENCIA COMPETENCIA

CALIFICACIÓN I SEMESTRE CALIFICACIÓN II SEMESTRE

CALIFICACIÓN EVALUACIÓN DE LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES.

0 0

CALIFICACIÓN DEFINITIVA DE LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES PARA EL PERÍODO

0
ANUAL U ORDINARIO

CALIFICACIÓN

PARCIAL PRIMER SEMESTRE PARCIAL SEGUNDO SEMESTRE

I Parcial Semestre Eventual o extraordinaria II Parcial Semestre Eventual o extraordinaria

Evaluación
Compromisos Laborales
Evaluación de
Competencias
Comportamentales

Días Periodo

PONDERACIÓN TOTAL /
PONDERACIÓN X N° DE
DÍAS

Evaluación de Competencias
Evaluación Compromisos laborales CALIFICACIÓN DEFINITIVA
Comportamentales
(Extraordinario) (Extraordinaria)
(Extraordinario) =

SOBRESALIENTE

Evaluación de Compromisos laborales Evaluación de Compromisos laborales

del 1er Semestre del 2do Semestre
+

Evaluación de Competencias Evaluación de Competencias

Comportamentales Comportamentales
del 1er Semestre + del 2do Semestre

Días cubiertos Días cubiertos Total Días cubiertos

por el 1er Semestre por el 2do Semestre por los tres Periodos
+ =

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 ANEXO 12.2

+ =
0 0 0

Ponderación Ponderación
CALIFICACIÓN PARCIAL / AVANCE
1ra Evaluación 2da Evaluación
TOTAL
según número días + según número días =
0,0 0,0 0,0 0,0

Nombre del evaluado: Denominación:

C. C. Nº Dependencia:
FIRMA DEL EVALUADO FIRMA DEL EVALUADOR

COMUNICACIÓN, o NOTIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN

Notificación (en caso de Evaluación Ordinaria Anual o
Comunicación (en caso de Evaluación Parcial):
Extraordinaria):
DÍA MES AÑO
Ciudad:

Nombre del evaluado: Denominación:

C. C. Nº Dependencia:

FIRMA DEL EVALUADO FIRMA DEL EVALUADOR

Contra la calificación de la evaluación definitiva ordinaria u naul y extraordinaria procede el recurso de reposición ante el evaluador y el de apelación ante el superior inmediato de éste,cuando
el evaluado considere que se produjo con violación de las normas legales o reglamentarias que la regulan. Los recursos se presentarán personalmente ante el evaluador por escrito y
sustentados en la diligencia de notificación personal o dentro de los cinco (5) días siguientes a ella.

RECURSO DE REPOSICIÓN, o DE APELACIÓN (Señale con una "X")

Interpuso Recurso de Reposición: Interpuso Recurso de Reposición con Apelación:
DÍA MES AÑO
Ciudad:

NOTIFICACIÓN de la DECISIÓN SOBRE EL RECURSO (Señale con una "X")

Se confirma el puntaje Se modifica el puntaje Se revoca el puntaje
DÍA MES AÑO
Ciudad:
FIRMA DEL NOTIFICADOR: FIRMA DEL NOTIFICADO

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 ESCALA CALIFICACIÓN COMPROMISOS LABORALES Y ACUERDOS DE GESTIÓN

Los compromisos laborales o acuerdos de gestión serán calificados según su cumplimento en un rango de uno a cien (1 - 100), calificación
que posteriormente será ponderada acorde con los pesos porcentuales establecidos.

ESCALA CUALITATIVA Y CUANTITATIVA DE LOS NIVELES DE DESARROLLO DE LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES.

RESULTADOS CUANTITATIVOS
NIVELES DE
DESCRIPCIÓN CUALITATIVA PERÍODO ANUAL U ORDINARIO,
DESARROLLO
(PARCIALES SEMESTRALES Y EVALUACIÓN EXTRAORDINARIA
PARCIAL EVENTUAL)
El nivel de desarrollo de la competencia no se
BAJO presenta con un impacto positivo que permita la 8 6
obtención de las metas y logros esperados.
El nivel de desarrollo de la competencia se
presenta de manera intermitente, con un mediano
ACEPTABLE impacto en la obtención de metas y logros
12 9
esperados.
El nivel de desarrollo de la competencia se
presenta de manera permanente e impacta
ALTO significativamente de manera positiva la obtención
16 12
de metas y logros esperados.
El nivel de desarrollo de la competencia se
presenta de manera permanente, impactando
MUY ALTO significativamente la obtención de metas y logros
20 15
esperados y agrega valor a los procesos

NIVELES DE CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS LABORALES, ACUERDOS DE GESTIÓN Y COMPETENCIAS

COMPORTAMENTALES.

Nivel Sobresaliente: Mayor o igual al 95%

Nivel Alto: Del 80% al 94,9%

Nivel Satisfactorio: Del 65% al 79,9%

Nivel No Satisfactorio: Menor o igual del 64,9%

 ANEXO 12.3

SEGUIMIENTO COMPROMISOS LABORALES Y COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

DE LA HERRAMIENTA PARA
LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

SEGUIMIENTO (Selección con una (X) según corresponda)

Primer Segundo Tercer Cuarto

Seguimiento Seguimiento Seguimiento Seguimiento

PERIODO DE SEGUIMIENTO

DÍA MES AÑO DÍA MES AÑO

DESDE: HASTA

EVALUADO EVALUADOR "JEFE INMEDIATO"

Nombres y Apellidos

C.C.

Dependencia

Denominación

Nivel Jerarquico

Código

Grado

Próposito del empleo

Personal a Cargo

SEGUIMIENTO A COMPROMISOS LABORALES

Metas del Área o Dependencia Compromisos Laborales Evaluación cualitativa y observaciones

SEGUIMIENTO A COMPROMISOS COMPORTAMENTALES

Evaluación cualitativa (Incluir evidencias si aplica Recomendaciones y Acciones para el
Competencia
a la competencia evaluada) Fortalecimiento de la Competencia

FIRMA DEL EVALUADO FIRMA DEL EVALUADOR

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 ANEXO 12.4

PLAN DE MEJORAMIENTO COMPROMISOS LABORALES Y COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

EVALUADO EVALUADOR "JEFE INMEDIATO"

Nombres y Apellidos

C.C.

Dependencia

Denominación

Nivel Jerarquico

Código

Grado

Próposito del empleo

Personal a Cargo

PLAN DE MEJORAMIENTO

Compromiso laboral y competencia

Motivo Aspectos a Corregir Acción del Plan de Mejoramiento Observaciones
comportamental

FORMALIZACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

DÍA MES AÑO
Ciudad:

Nombre del evaluado: Denominación:

C. C. Nº Dependencia:

FIRMA DEL EVALUADO FIRMA DEL EVALUADOR

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