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GAD MUNICIPAL DEL CANTN CUENCA

OFICIO No. 0264-UAI-2012


Seccin: Unidad de Auditora Interna
Asunto: Evaluacin integral del sistema de control interno de la entidad

Cuenca,

Doctor
Pal Granda Lpez
GAD MUNICIPAL DEL CANTN CUENCA
Presente.

De mi consideracin:

En uso de la facultad conferida en los artculos 12 literal c) y 14 de la Ley Orgnica de la


Contralora General del Estado, la Unidad de Auditora Interna de Gobierno Autnomo
Descentralizado Municipal del cantn Cuenca, realiz la Evaluacin Integral del Sistema
de Control Interno, actividad que estuvo prevista en el Plan Anual de Control Ao 2012,
con corte al 31 de octubre de este ao y que fue aprobada por el seor Contralor
General del Estado.

El propsito general de la evaluacin fue determinar el grado de confiabilidad de los


controles establecidos por la entidad para el funcionamiento de sus procesos e identificar
las debilidades o condiciones reportables que requieran acciones correctivas para
mejorar su gestin y lograr los objetivos de la Institucin.

La evaluacin integral de control interno se realiz de acuerdo con las normas


ecuatorianas de auditora gubernamental, emitidas con Acuerdo 019-CG de 5 de
septiembre de 2002.

El trabajo desarrollado consisti bsicamente en evaluar los controles existentes en la


institucin, pues de conformidad con el artculo 9 de la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado y las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del
Sector Pblico y Personas Jurdicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos
Pblicos emitidas con Acuerdo 039-CG, publicado en Registro Oficial No. 78 y
Suplemento No. 87 de 01 y 14 de diciembre de 2009, respectivamente, el diseo,
implantacin, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluacin del control
interno es responsabilidad de la mxima autoridad, de los directivos y dems servidoras
y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias, con la finalidad de
proteger los recursos pblicos y alcanzar los objetivos de la entidad.

En funcin de los objetivos definidos para la evaluacin, a continuacin se exponen los


resultados obtenidos por cada componente de control interno analizado:

AMBIENTE DE CONTROL

Falta de mecanismo oportuno de evaluacin y seguimiento a los planes operativos


anuales y plurianuales

Los Planes Operativos Anuales aprobados por la Institucin no fueron producto de una
estandarizacin de formatos y criterios uniformes para su elaboracin, al igual que no se
realiz el seguimiento y evaluacin que asegure un efectivo cumplimiento. La Secretaria
de Gobierno y Administracin, la de Planeamiento y la Direccin de Planificacin
encargadas de la elaboracin de los planes operativos, no aplicaron procedimientos de
coordinacin, supervisin y evaluacin, referente a la gestin y avance de los planes y
proyectos institucionales.

Por lo antes expuesto, las Secretarias de Gobierno y Administracin y de Planeamiento


con la Direccin de Planificacin inobservaron la Norma de Control Interno 200-02
Administracin estratgica.

La falta de procedimientos definidos para la elaboracin, seguimiento y evaluacin


oportuna a los planes operativos anuales y planes plurianuales, se origin por la
ausencia de la instancia definida para realizar estas funciones, ocasionando que la
entidad no cuente con un procedimiento definido, por lo que las Secretarias Municipales
establecieron mediciones individuales, como son los factores claves de xito y la
utilizacin del sistema de semaforizacin, a excepcin de la Secretaria de Desarrollo
Humano, se midi el cumplimiento de los planes operativos anuales y de planes

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plurianuales en funcin de la ejecucin de la partida presupuestaria asignada, sin
considerar el grado de cumplimiento de los objetivos planteados.

Este comentario consta en el Informe de la Evaluacin del Sistema de Control Interno


relacionado con las Normas: 200 Ambiente de control; 300 Evaluacin del riesgo; y,
406 Administracin financiera Administracin de bienes, de la Municipalidad de
Cuenca, por el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011,
aprobado con fecha 27 de marzo de 2012, segn oficio No. 00643 DR2CAI, y cuya
recomendacin no ha sido atendida, por lo que se solicita se disponga su cumplimiento.

Conclusin

Las Secretarias de Gobierno y Administracin, de Planeamiento y la Direccin de


Planificacin no realizaron las funciones de coordinacin, seguimiento y evaluacin de
los planes operativos anuales y planes plurianuales, de manera permanente y oportuna,
por lo que las dependencias municipales evaluaron sus planes operativos de forma
aislada sin generar la debida informacin sobre los resultados obtenidos.

Recomendaciones

Al Secretario de Gobierno y Administracin

1. En coordinacin con el Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano, previo


al anlisis respectivo, motivar una reforma al Orgnico Funcional por Procesos para
determinar de manera clara y objetiva la instancia responsable de la evaluacin y
seguimiento de los planes operativos anuales y plurianuales.

Falta de aplicacin de procesos de clasificacin y evaluacin de desempeo del


personal

La entidad contrat una consultora privada para determinar las normas, tcnicas y
procedimientos que orienten la evaluacin al personal acorde a las funciones y
responsabilidades de cada puesto, la Direccin de Desarrollo Institucional y Talento
Humano se encontr revisando la propuesta presentada previo a la aprobacin definitiva,

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por lo tanto no se cont con un documento que describa el procesos para la correcta
evaluacin al rendimiento, desempeo y clasificacin del personal.

Por lo comentado anteriormente el Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano


no aplic la Norma de Control Interno 200-03 Polticas y prcticas de talento humano y la
Ley Orgnica del Servicio Pblico, artculo 52.- De las atribuciones y responsabilidades
de las Unidades de Administracin del Talento Humano, letras d) y j).

La situacin comentada se present debido a la falta de procedimientos y normas


tcnicas que posibiliten aplicar la evaluacin y clasificacin de los servidores,
ocasionando que no se cuente con bases para la identificacin de las necesidades de
capacitacin o entrenamiento del personal, o de promocin y reubicacin, para mejorar
su rendimiento y productividad.

Este comentario consta en el Informe de la Evaluacin del Sistema de Control Interno


relacionado con las Normas: 200 Ambiente de control; 300 Evaluacin del riesgo; y,
406 Administracin financiera Administracin de bienes, de la Municipalidad de
Cuenca, por el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011,
aprobado con fecha 27 de marzo de 2012, segn oficio No. 00643 DR2CAI, y cuya
recomendacin no ha sido atendida, por lo que se solicita se disponga su cumplimiento.

Conclusin

El Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano no cont con las normas


tcnicas para la evaluacin al rendimiento, desempeo y clasificacin del personal,
ocasionando que la entidad no identifique las necesidades de capacitacin del personal
para su promocin o reubicacin.

Recomendacin

Al Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano

2. Definir los mecanismos para la aplicacin de los procesos de clasificacin y


evaluacin de desempeo en la Institucin.

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El Estatuto Orgnico por Procesos no describe los productos de la gestin
institucional, as como su manual de organizacin y funciones no ha sido
aprobado

El 1 de febrero de 2011, el Alcalde aprob por resolucin el Estatuto Orgnico por


Procesos de la Institucin, documento que contiene la cadena de valor, los procesos y la
estructura orgnica, sin embargo no incluy el portafolio de productos de los procesos
habilitantes de apoyo y asesora; es decir, los informes y documentos que generaron las
direcciones municipales encargadas de ejecutar estas labores. De igual manera no se
identific a los responsables de los informes de seguimiento y evaluacin de la
planificacin estratgica, as mismo no se estableci los aportes a la ejecucin de
proyectos de cada direccin, como fue los requerimientos del Plan de Ordenamiento
Territorial; adems, el Manual de Organizacin y Funciones se encontr en etapa de
revisin para su aprobacin.

La falta de un manual de funciones actualizado y aprobado; y, al no haber incluido en el


Estatuto Orgnico por procesos vigente, los productos que generaron las diferentes
direcciones municipales; el Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano,
inobserv la Norma de Control Interno 200-04 Estructura organizativa, originando que la
entidad no cuente con un documento de gestin y evaluacin al cumplimiento de
funciones y actividades de los servidores.

Este comentario consta en el Informe de la Evaluacin del Sistema de Control Interno


relacionado con las Normas: 200 Ambiente de control; 300 Evaluacin del riesgo; y,
406 Administracin financiera Administracin de bienes, de la Municipalidad de
Cuenca, por el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011,
aprobado con fecha 27 de marzo de 2012, segn oficio No. 00643 DR2CAI, y cuya
recomendacin no ha sido atendida, por lo que se solicita se disponga su cumplimiento.

Conclusin

En el Orgnico Funcional por Procesos no se incluy el portafolio de productos de los


departamentos municipales encargados de las tareas de asesora y apoyo, de igual
manera la institucin no cont con un manual de funciones aprobado, que le permita la
gestin y evaluacin del desempeo de sus servidores.

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Recomendacin

Al Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano

3. Coordinar con los secretarios municipales, la definicin de los productos del


Estatuto Orgnico Funcional por procesos, para las dependencias que conforman los
procesos habilitantes.
Una vez aprobado el Manual de Organizacin y Funciones, proceder a su difusin
para conocimiento de todos los servidores y trabajadores municipales.

La Municipalidad no cont con un documento en el que se establezcan los perfiles


de competencia profesional de sus servidores

Con la participacin de una consultora privada que se encuentra en fase de aprobacin


el Manual de Perfiles de Puestos por Competencias para su aprobacin e
implementacin, por lo tanto el Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano, no
estableci por escrito los perfiles de competencias para cada puesto, identificndose
casos como: servidores con ttulo de tercer nivel realizan funciones de secretara,
servidores con ttulo bachiller realizan funciones contables.

Por lo antes expuesto el Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano, no aplic


la Norma de Control Interno 200-06 Competencia profesional.

La falta de un Manual de Perfiles de puestos por Competencias, as como la carencia de


procedimientos para la actualizacin y mejoramiento de los mismos, no permiti a la
Institucin contar con una adecuada distribucin del personal conforme a sus
conocimientos, destrezas y competencias profesionales requeridas.

Este comentario consta en el Informe de la Evaluacin del Sistema de Control Interno


relacionado con las Normas: 200 Ambiente de control; 300 Evaluacin del riesgo; y,
406 Administracin financiera Administracin de bienes, de la Municipalidad de
Cuenca, por el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011,
aprobado con fecha 27 de marzo de 2012, segn oficio No. 00643 DR2CAI, y cuya
recomendacin no ha sido atendida, por lo que se solicita se disponga su cumplimiento.

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Conclusin

El Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano no cont con un Manual de


Perfiles de Puestos por Competencias aprobado por lo tanto no ha definido el nivel de
competencia profesional para cada cargo, as como los procesos de actualizacin y
mejoramiento, de acuerdo a conocimientos, destrezas y competencias.

Recomendacin

Al Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano

4. Formular para cada cargo los niveles de competencia profesional de los servidores,
as como los procedimientos de actualizacin y mejoramiento conforme a la
experiencia, capacidad individual, funciones y responsabilidades asignadas

Falta de mecanismos oportunos de difusin de las polticas institucionales y


especficas

El Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano no instaur medidas y


mecanismos para fomentar la adhesin de todos los niveles operativos a las polticas
institucionales y especficas descritas en el Orgnico Funcional por Procesos, as como
el cdigo de tica aprobado para la entidad.

Por lo antes expuesto el Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano y Director


de Comunicacin Social incumplieron la Norma de Control Interno 200-08 Adhesin a las
polticas institucionales.

La falta de procedimientos, controles y factores motivadores para la adhesin de las


polticas institucionales y especficas, as como el cdigo de tica, ocasion que las
dependencias municipales as como sus servidores no se comprometan ni se adhieran,
al cumplimiento de estas en sus respectivas reas de trabajo.

Este comentario consta en el Informe de la Evaluacin del Sistema de Control Interno


relacionado con las Normas: 200 Ambiente de control; 300 Evaluacin del riesgo; y,
406 Administracin financiera Administracin de bienes, de la Municipalidad de
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Cuenca, por el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011,
aprobado con fecha 27 de marzo de 2012, segn oficio No. 00643 DR2CAI, y cuya
recomendacin no ha sido atendida, por lo que se solicita se disponga su cumplimiento.

Conclusin

La Direccin de Desarrollo Institucional y Talento Humano no instaur medidas y


mecanismos para fomentar la adhesin a todos los niveles operativos de la organizacin,
de las polticas institucionales y especficas descritas en el Orgnico Funcional por
Procesos, generando la falta de compromiso ocasionando el incumplimiento de estas
polticas por parte de los servidores municipales en la aplicacin de sus tareas.

Recomendacin

Al Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano

5. Coordinar con la Direccin de Comunicacin Social la difusin de las polticas


institucionales y especficas, a todos los niveles de la Institucin y establecer
factores motivadores para su adhesin.

EVALUACIN DEL RIESGO

La Municipalidad no ha definido un proceso para la administracin de riesgos

Identificacin de riesgos

Los factores externos que afectaron a la Institucin fueron por ejemplo, el cambio de
normativa legal vigente de los Gobiernos Autnomos Descentralizados identificado como
un riesgo externo poltico, de igual manera los riesgos internos relacionados con los
procesos fueron los continuos cambios de los directores departamentales, y la
sobrestimacin en la proyeccin de ingresos presupuestarios, estos no estuvieron
plasmados en un mapa de riesgos, de igual manera no se evalu las caractersticas que
identificaron a estos eventos y que evaluaron su incidencia.

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Evaluacin de riesgos

Frente a los hechos mencionados anteriormente, la Municipalidad no planific los


procedimientos de identificacin, mitigacin, valoracin y de respuesta a los riesgos; por
lo tanto la entidad resolvi los eventos y sus consecuencias conforme la ejecucin de los
procesos operativos.

Plan de mitigacin de riesgos

En consecuencia, la Institucin no elabor un plan de mitigacin de riesgos, donde se


sealen las acciones y responsables a fin de evitar o reducir la ocurrencia de eventos
relevantes que afecten a la organizacin y el cumplimiento de los objetivos.

El Alcalde, secretarios municipales y directores departamentales, inobservaron las


Normas de Control Interno 300, 300-01, 300-02, 300-03 y 300-04 Evaluacin del riesgo,
Identificacin de riesgos, Plan de mitigacin de riesgos, Valoracin de los riesgos y
Respuesta al riesgo; respectivamente.

La falta de aplicacin de procedimientos de administracin de riesgos que permitan la


identificacin, evaluacin, administracin y valoracin, ocasion que la Institucin
carezca de informacin oportuna que genere acciones coordinadas para mitigar y dar
respuesta a los eventos que afectaron a la Institucin. El cambio en la normativa legal
de rgimen de los Gobiernos Autnomos, gener un perodo de transicin sin incluir a
todos los niveles de la Institucin para su aplicacin.

Los cambios constantes de los Directores Departamentales, origin la falta de


continuidad en la ejecucin y cumpliendo de planes aprobados, como es el caso de la
contratacin de la consultora para el Plan de Desarrollo Institucional.

Este comentario consta en el Informe de la Evaluacin del Sistema de Control Interno


relacionado con las Normas: 200 Ambiente de control; 300 Evaluacin del riesgo; y,
406 Administracin financiera Administracin de bienes, de la Municipalidad de
Cuenca, por el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011,
aprobado con fecha 27 de marzo de 2012, segn oficio No. 00643 DR2CAI, y cuya
recomendacin no ha sido atendida, por lo que se solicita se disponga su cumplimiento.

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Conclusin

La Municipalidad no incluy dentro de la planificacin procedimientos de identificacin,


mitigacin, valoracin y de respuesta a los riesgos, originando que se carezca de
acciones coordinadas para mitigar y dar respuesta oportuna a los riesgos que se
presentaron en la ejecucin.

Recomendaciones

Al Alcalde.

6. Dispondr a los secretarios municipales y directores departamentales identifiquen los


riesgos internos y externos que afecten a la Institucin, elaboren un mapa de riesgos
y un plan de mitigacin en cada una de sus dependencias.

A la Directora de Planificacin

7. Coordinar con los secretarios municipales y directores departamentales la


elaboracin de los mapas de riesgos y el plan de mitigacin de estos que incluyan
procedimientos oportunos de evaluacin y seguimiento.

A los Secretarios Municipales

8. Elaborarn el mapa de riesgos institucional considerando aspectos de validez,


apropiacin y efectividad; as como el plan de mitigacin que incluir el procedimiento
que asegure la aplicacin y la medicin del proceso y sus resultados, para la
aprobacin por parte del Alcalde.

ACTIVIDADES DE CONTROL

El Control Previo al Compromiso no identific oportunamente el objeto de


programas y proyectos

La Direccin Financiera una vez que autoriz las certificaciones presupuestarias,


reasign al personal del rea de Presupuestos para que formalicen el proceso
asignando la correspondiente partida presupuestaria para la emisin del oficio de
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certificacin y disponibilidad econmica, segn los planes, programas y proyectos que
fueron aprobados en el Presupuesto Anual, sin embargo al momento de registrar el
hecho econmico el rea de Contabilidad devuelve el trmite solicitando cambio de
partida, por ejemplo el convenio suscrito con la Empresa Elctrica EERCS para obras en
la Plazoleta del Vado, en donde se incluy la partida 7.3.38.5.01.04.07, debiendo
asignarse a la partida presupuestaria 7.3.36.5.01.04.14.

Al efecto el rea de Presupuestos inobserv la Norma de Control Interno 402-02 Control


Previo al Compromiso numeral 1.

La falta de control y coordinacin del personal del rea de Presupuestos respecto del
objeto de los programas y proyectos aprobados, ha ocasionado que el rea de
Contabilidad se vea en la obligacin de devolver trmites, solicitando el cambio de
partida presupuestaria demorando la oportunidad en el registro de las operaciones.

Conclusin

El personal del rea de Presupuestos de la Direccin Financiera no mantiene un control


adecuado en la verificacin del objeto de las solicitudes de certificacin de partidas,
ocasionando registros incorrectos en la afectacin presupuestaria.

Recomendacin

A la Directora Financiera

9. Una vez aprobado el presupuesto del ao subsiguiente, en coordinacin con el rea


de Contabilidad instruir al personal del rea de Presupuestos respecto de las
partidas presupuestarias que se vern afectadas en cada uno de los programas y
proyectos.

La Direccin Financiera no coordin con la Secretara de Planeamiento la


evaluacin fsica de los planes operativos institucionales

Durante la revisin de la ejecucin presupuestaria presentada al I. Concejo Cantonal, se


conoci nicamente un anlisis de montos de ejecucin, porcentajes relacionados con

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ingresos y gastos ejecutados, sin embargo no se incluy la evaluacin de los avances
fsicos de los planes operativos anuales con la ejecucin financiera y presupuestaria.

De lo antes expuesto la Directora Financiera no coordin con la Secretara de


Planeamiento inobservando el Cdigo Orgnico de Finanzas Publicas articulo 119
Contenido y finalidad y la Norma de Control Interno 402-04 Control de la evaluacin en la
ejecucin del presupuesto por resultados.

La falta de coordinacin entre la Directora Financiera y la Secretaria de Planeamiento


para la presentacin de la evaluacin a la ejecucin del presupuesto que incluya los
respectivos avances fsicos de las obras y proyectos ejecutados ocasion que no se
proporcione informacin a los niveles responsables de la planificacin, financiamiento y
ejecucin incluyendo su avance en comparacin con lo planificado.

Conclusin

La Direccin Financiera y la Secretaria de Planeamiento no coordinaron la presentacin


del informe de la evaluacin a la ejecucin del presupuesto que incluya los respectivos
avances fsicos de las obras y proyectos, generando que los niveles de planificacin,
financiamiento y ejecucin no dispongan de informacin oportuna.

Recomendacin

Al Alcalde

10. Dispondr a la Direccin Financiera coordine con la Secretaria de Planeamiento el


avance fsico de las obras y proyectos ejecutados, para el informe de evaluacin
financiera a presentarse al I. Concejo Cantonal

La informacin de la Deuda Pblica no est difundida en la pgina web de la


Entidad

El GAD Municipal del Cantn Cuenca dentro del Presupuesto para el ao 2012
consider un endeudamiento con entidades pblicas y privadas por un valor de 11 445
300,00 USD, segn el Proyecto Complementario de Financiamiento, tambin consider

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la amortizacin de deuda interna y externa por 11 244 035,00 USD, que corresponden a
deudas vigentes con el sector pblico y privado financiero y con organismos
multilaterales, informacin que se constat en el link de Presupuestos correspondiente a
la Ley de Transparencia, en el link L. Contratos de crdito constan nicamente los
accesos a los crditos anteriores al ao 2010, los mismos que al ser consultados
generan error con la leyenda Pgina no encontrada.

Al respecto, la Direccin Financiera inobserv la Norma de Control Interno 404-10


Sistemas de informacin computarizados y comunicacin de la deuda pblica.

La falta de control de la informacin as como la designacin de un funcionario que en


coordinacin con la Direccin de Informtica, procese y mantenga actualizada la
informacin referente a los contratos y convenios, ocasion que la entidad no informe
oportunamente al pblico lo relacionado con su endeudamiento.

Conclusin

La Direccin Financiera no difundi la informacin referente a la Deuda Pblica


institucional en la pgina web y no design un funcionario para que realice esta actividad
ocasionando que la informacin no sea de conocimiento general.

Recomendacin

A la Directora Financiera

11. Designar un funcionario que en coordinacin con la Direccin de Informtica,


mantenga vigente y actualizada la informacin de los crditos internos y externos
suscritos por la entidad para conocimiento general.

No se han definido procesos de archivo y conservacin de la documentacin


contable

El rea de Contabilidad no archiv de manera apropiada los procesos de contratacin;


estos expedientes los conserva la Unidad de Compras, sin remitir la copia respectiva
para efectos de soporte de transacciones financieras realizadas. De igual manera, no se

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defini un proceso de conservacin y custodia de la documentacin contable, ni se ha
definido el uso permanente, eventual o histrico luego de haber perdido su incidencia
legal, tcnica o de control.

El Contador no consider lo dispuesto en la Norma Tcnica de Contabilidad


Gubernamental 3.2.21.3 Mantenimiento de documentos y registros y la Norma de Control
Interno 405-04 Documentacin de respaldo y archivo.

La falta de un procedimiento que defina el mbito de aplicacin, los plazos para el


anlisis calificacin y evaluacin, gener que el rea de Contabilidad no disponga de la
documentacin de respaldo y los respectivos soportes para conservacin y disposicin
de dicha informacin, de igual manera no dispuso de copia de los documentos de
contratacin realizados por la entidad

Conclusin

El rea de Contabilidad no dispuso de un procedimiento para la conservacin de los


documentos de respaldo para los registros contables, tampoco dispuso de copia de los
expedientes de los procesos de contratacin.

Recomendaciones

A la Directora Financiera

12. En coordinacin con el Contador, establecern un procedimiento que considere los


plazos y formas de conservacin y disposicin de los documentos de soporte que
han superado el plazo de vigencia legal.

Al Jefe de la Unidad de Compras

13. Remitir una copia al rea de Contabilidad de los expedientes que se suscriba, sea
fsico o digital de los contratos celebrados por la Entidad para efectos de mantener
un soporte documental de las transacciones financieras.

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La documentacin que ingresa para el registro de los hechos econmicos no es
completa

Las facturas y trmites de pago que ingresaron al rea Contabilidad no contaron con la
documentacin de respaldo completa, lo que ocasion que 12 de 56 comprobantes de
egreso, tomados como muestra, cuenten con 2 fechas de ingreso al rea de
Contabilidad; 25 trmites pasaron entre 4 y 53 das para proceder al registro contable,
adems 14 trmites se ingresaron en el mes subsiguiente.

Al respecto el Contador posterg el registro contable de la documentacin pertinente,


inobservando el Cdigo Orgnico de Finanzas Publicas artculo 153 Contabilizacin
inmediata, la Norma Tcnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.1 Reconocimiento de
los hechos econmicos y la Norma de Control Interno 405-05 Oportunidad en el registro
de los hechos econmicos y presentacin de informacin financiera.

La falta de envo oportuno de la documentacin de respaldo para los trmites de pago de


obligaciones de la Entidad, por parte de las direcciones departamentales responsables
de la ejecucin de actividades, planes y programas, as como la falta de un
procedimiento definido, aprobado y difundido por parte de la Direccin Financiera,
ocasion que el rea de Contabilidad mantenga trmites pendientes de registro y no
produzca informacin financiera completa, confiable y oportuna para la rendicin de
cuentas y toma de decisiones.

Conclusin

La informacin contable no refleja todas las operaciones financieras de manera


completa, confiable y oportuna por cuanto no se recibe la documentacin que justifica el
registro de los hechos econmicos que realizan las diferentes dependencias a nombre
de la Entidad.

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Recomendaciones

A la Directora Financiera

14. Definir el procedimiento para el pago de facturas y planillas de obra, relacionado


con la documentacin soporte que se deber adjuntar, y pondr en conocimiento de
las direcciones y dependencias municipales.

Al Secretario de Gobierno y Administracin

15. Coordinar con la Direccin de Comunicacin para la publicacin y difusin de


disposiciones emitidas, a fin de garantizar su conocimiento y aplicacin.

La Unidad de Administracin de Bienes no se encontr organizada dentro de la


Direccin Administrativa

Las secciones de Compras, Bodega de Suministros y Materiales y oficina de Activos


Fijos, que forman parte de la administracin de bienes, funcionaron bajo la dependencia
de la Direccin Financiera, mientras que el aseguramiento y mantenimiento de los bienes
se encontr a cargo de la Direccin Administrativa; realizndose estas tareas sin la
debida coordinacin, sin una adecuada organizacin con separacin de funciones de tipo
administrativo y financiero; situacin que ha ocasionado que las actividades relacionadas
con la determinacin del inventario de bienes a ser asegurado, no se realice de manera
conjunta; aspecto que fue comentado en el informe del examen especial al proceso de
administracin y control de bienes en la municipalidad.

Al respecto, el Manual General de Administracin y Control de los Activos Fijos del


Sector Pblico, presenta una propuesta de organizacin para entidades autnomas
como es el caso de los municipios, que describe que el Departamento de Bienes se
ubicar bajo la estructura de la Direccin Administrativa y estar conformado por las
secciones de: Adquisiciones, Activos Fijos y Bodega de Suministros y Materiales.

La situacin comentada se present debido a que las secciones que realizan las
funciones de administracin de bienes, en una primera etapa de implementacin del
modelo de administracin municipal defini funciones bajo la dependencia de la

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Direccin Financiera; en posteriores modelos administrativos los Directores Financiero y
Administrativo, no consideraron el crecimiento institucional para una reorganizacin de
las tareas y funciones de la unidad y no tomaron en cuenta la propuesta del Manual
General de Administracin y Control de Activos Fijos; de igual manera, la Norma de
Control Interno 406-01 Unidad de Administracin de bienes, que dispone los procesos
para la administracin de bienes bajo la figura de una Unidad de Bienes.

Este comentario consta en el Informe de la Evaluacin del Sistema de Control Interno


relacionado con las Normas: 200 Ambiente de control; 300 Evaluacin del riesgo; y,
406 Administracin financiera Administracin de bienes, de la Municipalidad de
Cuenca, por el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011,
aprobado con fecha 27 de marzo de 2012, segn oficio No. 00643 DR2CAI, y cuya
recomendacin no ha sido atendida, por lo que se solicita se disponga su cumplimiento.

Conclusin

La administracin de bienes en la entidad, no se encontr organizada en una sola unidad


y estructurada bajo la dependencia de la Direccin Administrativa, lo cual no revela una
adecuada separacin de funciones de tipo administrativo y financiero, que garantice un
mejor control de los procesos.

Recomendacin

Al Secretario de Gobierno y Administracin Municipal:

16. A base de un anlisis de las actividades que conforman la administracin de bienes,


como son: compras y contratacin de bienes y servicios, control de bodegas de
suministros y materiales, control de inventarios de activos fijos, mantenimiento y
aseguramiento de los bienes; promover una reforma del Orgnico Funcional por
Procesos de la entidad, a fin de que se organice la Unidad de Administracin de
Bienes, bajo la Estructura Organizacional de la Direccin Administrativa.

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Falta de procedimientos de control interno para la programacin y ejecucin del
Plan Anual de Contrataciones

La ejecucin del Plan Anual de Contrataciones, conforme a la delegacin impartida por el


Alcalde, se realiz en forma compartida entre el departamento de Compras, para los
procesos de menor e nfima cuanta y la Unidad Ejecutora de Proyectos, para los
procesos relacionados con la contratacin de obras y consultoras; con la participacin
de los Directores Departamentales requirentes, en la elaboracin de pliegos y la
designacin a los administradores de los contratos; sin embargo, en la formulacin y
ejecucin del Plan, se presentaron las siguientes deficiencias:

La falta de un instructivo, que regularice las delegaciones del Alcalde, no permiti


conocer con certeza cul de los dos departamentos antes citados, tena la
responsabilidad de consolidar el Plan Anual de Contrataciones, ingresar los datos al
portal de compras pblicas y ejecutar la administracin; situacin que no permiti contar
con informacin clara de la formulacin; adems que este instrumento de gestin, no
haya sido objeto de evaluacin.

Cabe anotar que conforme al Estatuto Orgnico Funcional por Procesos, vigente en la
institucin, la formulacin del Plan Anual de Contrataciones, corresponde a la Direccin
Administrativa dentro de la Secretara de Gobierno y Administracin.

La falta de instrucciones por escrito de parte del Administrador de Compras, a los


Directores y Jefes departamentales sobre la obligacin de canalizar sus requerimientos
de bienes y servicios por nfima cuanta, a travs del departamento de Compras,
ocasion que, dependencias como la Direccin de Comunicacin Social, Obras Pblicas
y Direccin de Cultura, realicen varias adquisiciones, en forma directa bajo esta
categora, sin contar con al menos tres proformas ni publicar en el portal de compras
pblicas, como se evidencia en las rdenes emitidas para el pago a los proveedores,
durante los meses de julio y septiembre de 2011.

En el Plan Anual de Contrataciones, publicado en el Portal de Compras Pblicas,


constan rubros y montos a nivel de grupos generales, con referencia de perodos
cuatrimestrales a ser ejecutados, sin embargo, para fines de control interno no se
elabor un cronograma de aplicacin, en el que se determine los perodos, con

18
cantidades y valores mnimos y mximos, a ser adquiridos durante el ao fiscal, situacin
que ha ocasionado que en el caso de la Direccin de Obras Pblicas, tramite una serie
de compras de artculos de ferretera y materiales de construccin en forma recurrente,
con valores que van desde 2,00 USD, evidencindose la falta de planificacin adecuada
de las adquisiciones de bienes que son de uso permanente y que deben ser manejados
a base de stock de bodega, dando lugar adems la utilizacin de tiempo y recursos en el
proceso de compras.

La situacin comentada se present por cuanto, no se formul y aprob un instructivo


interno, que seale los procedimientos de coordinacin entre las dependencias
encargadas de administrar el Plan, as como la responsabilidad de los directores, jefes
departamentales y servidores que intervienen en los procesos de adquisicin y
contratacin de bienes y servicios.

Por lo expuesto, el Administrador de Compras y Director de la Unidad Ejecutora de


Proyectos, inobservaron las Normas de Control Interno 406-02 Planificacin y 406-03
Contratacin.

Este comentario consta en el Informe de la Evaluacin del Sistema de Control Interno


relacionado con las Normas: 200 Ambiente de control; 300 Evaluacin del riesgo; y,
406 Administracin financiera Administracin de bienes, de la Municipalidad de
Cuenca, por el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011,
aprobado con fecha 27 de marzo de 2012, segn oficio No. 00643 DR2CAI, y cuya
recomendacin no ha sido atendida, por lo que se solicita se disponga su cumplimiento.

Conclusiones

La falta de aplicacin de procedimientos de control interno, que seale los lineamientos


de coordinacin entre las dependencias encargadas de administrar el Plan de
Contrataciones y las responsabilidades a ser observadas por los directores, jefes
departamentales y servidores que intervienen en los procesos, no garantiz un adecuado
control en la elaboracin y ejecucin del Plan Anual de Contrataciones.

La falta de un cronograma para la aplicacin del plan anual de contrataciones en el que


se establezcan mnimos y mximos a ser ejecutados durante el ao fiscal, ocasion que

19
se tramiten una serie de adquisiciones de artculos de ferretera y materiales de
construccin por valores que van desde 2,00 USD, dando lugar a la utilizacin de tiempo
y recursos en el trmite de compras.

Recomendaciones

Al Secretario de Gobierno y Administracin Municipal

17. En funcin de las disposiciones de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de


Contratacin Pblica, su Reglamento y las delegaciones impartidas por el Alcalde;
elaborar un Instructivo interno en el que, entre otros aspectos, se seale la
responsabilidad de la Direccin Administrativa, en la formulacin y administracin del
Plan Anual de Contrataciones, se regule los procedimientos de coordinacin entre los
secretarios municipales, directores y servidores, que intervienen en los procesos de
adquisicin y contratacin de obras y servicios en la institucin.

Varios vehculos de propiedad de la institucin, no portaron las placas y logotipos


de identificacin y las matrculas no se encontraron actualizadas

De conformidad al registro de control de vehculos livianos de propiedad de la


Municipalidad, se estable 26 unidades, de las cuales 6 no disponen de las placas, 7 no
portaron el logotipo de identificacin de la institucin, adems las matrculas no fueron
actualizadas.

El Administrador de la Unidad de Movilizacin, mediante comunicacin de 12 de octubre


de 2011, con relacin a la falta de matriculacin de los vehculos, entre otros aspectos
manifest que, dado a que en algunos casos las unidades son demasiado antiguas no
pasaron la revisin de Cuencaire, por lo que la disposicin de la Direccin Administrativa
fue de dejar as hasta nueva orden, por cuanto tampoco se contaba con el dinero
suficiente para el arreglo de las unidades.

Lo manifestado por el Administrador de la Unidad de Movilizacin, no justific la


deficiencia comentada, al no cumplir con las disposiciones contenidas en la Norma de
Control Interno 406-09 Control de vehculos oficiales; en lo que hace referencia a que los
vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo de identificacin .

20
As mismo, el artculo 18 del Reglamento de Utilizacin, Mantenimiento, Movilizacin,
Control y Determinacin de Responsabilidades, de los Vehculos del Sector Pblico, en
su parte pertinente estable que, los vehculos debern ser matriculados y portar la
respectiva placa.

Los aspectos comentados, se presentaron debido a que el Director Administrativo, no


dispuso al Administrador de la Unidad de Movilizacin, que realice las gestiones
necesarias para la colocacin de placas y logotipos en todos los vehculos y la
programacin para la matriculacin de los vehculos de la institucin; situacin que no
garantiz una adecuada administracin y control de los vehculos de propiedad de la
entidad.

Este comentario consta en el Informe de la Evaluacin del Sistema de Control Interno


relacionado con las Normas: 200 Ambiente de control; 300 Evaluacin del riesgo; y,
406 Administracin financiera Administracin de bienes, de la Municipalidad de
Cuenca, por el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011,
aprobado con fecha 27 de marzo de 2012, segn oficio No. 00643 DR2CAI, y cuya
recomendacin no ha sido atendida, por lo que se solicita se disponga su cumplimiento.

Conclusin

Los vehculos oficiales de propiedad de la institucin, no se encontraron matriculados,


adems varios no portaron su respectiva placa y logotipo de identificacin, situacin que
no garantiz una adecuada administracin y control de los automotores.

Recomendacin

Al Director Administrativo

18. Dispondr al Administrador de la Unidad de Movilizacin, elabore un programa de


matriculacin de los vehculos de la entidad, as como los trmites necesarios para la
colocacin de placas y logotipos de identificacin.

21
No se establecieron por escrito los procedimientos para las constataciones fsicas
de existencias y bienes de larga duracin

Las constataciones fsicas de existencias para consumo interno, fueron realizadas con la
intervencin de una Analista Delegada por el Director Financiero; mientras que, las
constataciones fsicas de los bienes de larga duracin estuvieron a cargo de los analistas
de la Oficina de Activos fijos; sin embargo, el desarrollo del trabajo, fue a criterio de cada
comisin, debido a la falta de un instructivo por escrito a ser observado y aplicado por
los servidores que intervienen en esta diligencia.

Lo antes descrito ocasion que, los servidores desconozcan los procedimientos a ser
aplicados en el proceso de la tomas fsica; que los resultados de las constataciones
fsicas no sean presentados en forma uniforme y en formatos preestablecidos; as como
el desconocimiento del trmite que se debe dar a los resultados obtenidos; situacin que
no garantiz la efectividad de los procesos de constatacin fsica.

La situacin comentada, se present debido a que el Director Financiero no formul un


instructivo para la toma fsica de existencias y bienes de larga duracin, incumpliendo la
Norma de Control Interno 406-10 Constataciones fsicas de existencias y bienes de larga
duracin.

Este comentario consta en el Informe de la Evaluacin del Sistema de Control Interno


relacionado con las Normas: 200 Ambiente de control; 300 Evaluacin del riesgo; y,
406 Administracin financiera Administracin de bienes, de la Municipalidad de
Cuenca, por el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011,
aprobado con fecha 27 de marzo de 2012, segn oficio No. 00643 DR2CAI, y cuya
recomendacin no ha sido atendida, por lo que se solicita se disponga su cumplimiento.

Conclusin

La institucin no cont con un instructivo por escrito, para la realizacin de


constataciones fsicas de existencias y bienes de larga duracin, lo cual no permiti
contar con una gua que facilite las actividades de los servidores que intervienen en este
proceso y garantice los resultados a obtener.

22
Recomendacin

A la Directora Financiera

19. Formular un instructivo que guie las actividades de constatacin fsica de


existencias y bienes de larga duracin en la entidad, en el que se determine
claramente los procedimientos, formatos, disposiciones legales, el trmite que se
debe dar a los resultados obtenidos y las responsabilidades de los servidores que
participan en esta diligencia.

El Plan de Talento Humano no ha sido aprobado por el Alcalde

El 5 de mayo de 2012, la Direccin de Desarrollo Institucional y Talento Humano, remiti


a la Unidad de Auditoria Interna el detalle de planes a ser ejecutados durante el perodo
2012. Este documento describe los programas relacionados con: Actualizacin de
Manual de Puestos, Evaluacin de Desempeo, Plan de Formacin y Capacitacin,
Concursos para ocupar puestos en la entidad, Sistema de Seguridad Ocupacional y
Programa Adulto Sano. Este documento indica el alcance del proyecto y las acciones a
ser ejecutadas, sin embargo, el documento no ha definido plazos, objetivos e indicadores
que aseguren el cumplimiento de lo planificado. Para la definicin de los requerimientos
y necesidades de personal, la entidad contrat una consultora privada para levantar esta
informacin.

Por lo comentado anteriormente, el Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano


no consider la Norma de Control Interno 407-01 Plan de talento humano.

Esta situacin se present debido a que se encontraban en proceso de desarrollo los


mecanismos de aplicacin de los productos entregados por la consultora, de igual
manera la normativa legal vigente contempla procesos de implementacin relacionados
con el talento humano que se encuentran en etapa de aprobacin definitiva; generando
que la entidad no disponga de un Plan de Talento Humano a ser considerado en la etapa
de la planificacin estratgica.

23
Conclusin

La Direccin de Desarrollo Institucional y Talento Humano, no dispuso de un plan


aprobado por el Alcalde, debido a que los mecanismos de aplicacin de los productos
entregados por la consultora se encuentran en etapa de definicin.

Recomendaciones

Al Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano

20. Previo al diagnstico del personal existente y de las necesidades operacionales de la


entidad, elaborar el Plan de Talento Humano para ser aprobado por el Alcalde.

21. Una vez aprobado el Plan de Talento Humano, deber remitir una copia a la
Direccin de Planificacin, para su consideracin en la planificacin anual de la
entidad.

El Plan de Capacitacin de la entidad no ha sido difundido

El 16 de septiembre de 2012, mediante sumilla el Alcalde, aprob el Plan de


Capacitacin, el mismo que para su elaboracin la Direccin de Desarrollo Institucional y
Talento Humano procedi a requerir mediante oficio a cada director departamental los
requerimientos de capacitacin para el personal bajo su responsabilidad. El plan
aprobado no ha sido difundido en la entidad, tampoco describi indicadores, ni plazos de
ejecucin de los eventos programados. Por otra parte, no se dispuso de un mecanismo
que asegure la transferencia de conocimiento por parte del personal que participe en
programas de estudio financiados por la entidad.

Por lo sealado, el Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano no aplic


procedimientos descritos en la Norma de Control Interno 407-06 Capacitacin.

La falta de difusin del plan de capacitacin y la ausencia de indicadores y plazos para la


ejecucin, no permiti asegurar el cumplimiento de los eventos planificados. De igual
forma, no se ha establecido el efecto multiplicador de los conocimientos que adquieren
los servidores que participen en programas de estudio financiado por la entidad.

24
Conclusin

La Direccin de Desarrollo Institucional y Talento Humano, no difundi el Plan de


Capacitacin, no incluy indicadores ni plazos que aseguren su ejecucin, de igual
manera no se ha establecido el procedimiento para el efecto multiplicador del
conocimiento adquirido por los servidores capacitados.

Recomendaciones

Al Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano

22. Incluir indicadores y plazos que aseguren el cumplimiento del plan de capacitacin,
y difundir a todo el personal de la entidad.

23. Definir el procedimiento que asegure el efecto multiplicador de los conocimientos


adquiridos por el personal capacitado al resto de los colaboradores pertinentes.

La entidad consider nicamente aspectos legales para la rotacin de personal

El 22 de noviembre de 2011, la Direccin de Desarrollo Institucional y Talento Humano,


remiti por escrito a todos los directores departamentales lineamientos bsicos que
debieron ser considerados para facilitar el traslado de servidoras o servidores de una
dependencia a otra detallando situaciones de orden legal para proceder con los
traslados; sin embargo la entidad no dispuso de un procedimiento que determine
perodos o criterios para la rotacin del personal.

Por lo expuesto, el Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano, no consider lo


dispuesto en la Norma de Control Interno 407-07 Rotacin del personal.

Esta situacin se gener debido a que la Direccin de Desarrollo Institucional y Talento


Humano, consider nicamente aspectos legales para los traslados administrativos,
generando inconvenientes para otorgar permisos y vacaciones al personal; de igual
forma, tampoco aport al fortalecimiento de los procesos de la gestin institucional.

25
Conclusin

La entidad defini nicamente lineamientos legales para la rotacin de los servidores, sin
considerar aspectos operativos y tcnicos, lo que no permiti el mejoramiento de los
procesos y la ausencia de personal indispensable.

Recomendacin

Al Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano

24. Definir el mecanismo o procedimiento para aplicar la rotacin de personal, que


asegure el incremento de los conocimientos de los servidores, fortalezca la gestin
institucional y evite la existencia de personal indispensable.

El cdigo de tica no consider el tema de conflicto de intereses

La entidad dispuso del Orgnico que determin la responsabilidad de cumplir la


normativa legal a la que debern acogerse los directores y/o jefes departamentales, sin
embargo en situaciones relacionados con conflictos de intereses, los funcionarios no
tienen disposiciones o procedimientos para el tratamiento o justificacin de los mismos,
de igual manera el cdigo de tica no consider este aspecto en su contenido.

Por lo expuesto la Direccin de Desarrollo Institucional y Talento humano no consider


los procedimientos dispuestos en la Norma de Control Interno 407-08 Actuacin y
honestidad de los servidores y servidoras.

No haber incluido temas, como el tratamiento del conflicto de intereses del personal dela
entidad en el cdigo de tica, gnero que los funcionarios de la entidad no apliquen
procedimientos aprobados para el tratamiento de estos temas.

Conclusin

La municipalidad no incluy en el cdigo de tica, temas relacionados con el conflicto de


intereses que debi ser observado por todos los funcionarios.

26
Recomendacin

Al Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano

25. Proceder a realizar la evaluacin del cdigo de tica aprobado, asegurando que
todo el personal tenga conocimiento de los valores institucionales y verificar su
cumplimiento.

26. De ser necesario motivar una reforma al cdigo de tica, para que considere de
manera objetiva el tema relacionado al conflicto de intereses, que debe ser
observado por todos los funcionarios y trabajadores de la entidad.

El sistema de control de asistencia fue inapropiado

La entidad dispuso de dos sistemas de registro de asistencia, el sistema de marcacin


biomtrica y el registro manual de ingreso y salida del personal, para el sistema
biomtrico se cont con dos puntos de recepcin, para cuatro lugares geogrficamente
ubicados hasta cuatrocientos metros de los lugares de control de asistencia, de igual
manera en otros lugares de trabajo los controles se realizan de tipo manual a pesar de
disponer del sistema de marcacin biomtrica que por causa de desperfecto no fue
utilizado.

Por lo descrito el Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano no consider lo


dispuesto en la Norma de Control Interno 407-09 Asistencia y permanencia del personal.

Esta situacin se gener debido a que no se defini el sistema de marcacin apropiado,


tampoco se consider aspectos de logstica en la ubicacin de espacios
geogrficamente apartados de los lugares de marcacin biomtrica, de igual manera no
se dio mantenimiento y reparacin de los equipos existentes.

La ubicacin inapropiada de los puntos de marcacin biomtrica, ocasion que el


personal de la entidad genere tiempos improductivos antes de iniciar las jornadas de
trabajo.

27
Conclusin

La entidad no dispuso del sistema de asistencia apropiado que considere las distancias
fsicas existentes entre los lugares de trabajo y los centros de marcacin biomtrica
generando tiempos improductivos en el personal.

Recomendacin

Al Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano

27. En coordinacin con la Direccin Administrativa, establecer los sistemas de registro


de asistencia en todos los lugares de trabajo de los funcionarios y empleados, y dar
mantenimiento a los sistemas de marcacin existentes.

No se ha realizado la actualizacin peridica de la informacin del personal

La Direccin de Desarrollo Institucional y Talento Humano dispuso de una servidora para


el manejo y custodia de la informacin de las carpetas de todo el personal de la entidad,
las mismas que se encuentran plenamente clasificadas y archivadas en espacios fsicos
definidos. La informacin contenida en las carpetas personales es sujeta de
actualizacin por requerimiento de los propios servidores de la entidad. De igual manera
contienen informacin distinta en lo referente a temas de capacitacin del personal. Los
espacios fsicos destinados para el archivo de las carpetas, son espacios de libre acceso
al pblico que visita la oficina de Talento Humano.

Por lo descrito anteriormente, la Direccin de Desarrollo Institucional y Talento Humano


no considero los procedimientos dispuesto en la Norma de Control Interno 407-10
Informacin actualizada del personal.

Las carpetas individuales del personal de la entidad no han sido sometidas a un proceso
de actualizacin permanente, tampoco se ha dispuesto de un espacio fsico de acceso
restringido. Esto ha generado que la entidad no cuente con informacin oportuna y
actualizada de su talento humano para la toma de decisiones.

28
Conclusin

La entidad no defini un proceso de actualizacin permanente de las carpetas


individuales que contiene informacin del personal que labora o dej de laborar,
generando que la informacin no sea veraz ni oportuna para la toma de decisiones;
tampoco se ha restringido el acceso a los espacios fsicos donde se archiva los
documentos personales.

Recomendacin

Al Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano

28. Dispondr de un procedimiento de actualizacin permanente de la informacin del


personal, definiendo los documentos y condiciones para su recepcin y archivo.

29. Dispondr el acceso restringido al espacio fsico donde se archivan los documentos y
carpetas del personal de la entidad.

La Direccin de Planificacin no cont con manuales o guas metodolgicas


propias para la elaboracin de estudios de pre inversin de los proyectos, y su
equipo tcnico se encontr incompleto

La Direccin de Planificacin adopt las matrices que emiten la SENPLADES y la Ley


Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica para la elaboracin de estudios
de pre inversin de los proyectos a ser analizados en ausencia de manuales o guas
propias que permitan llevar a cabo estas actividades. En el periodo de revisin, la
Direccin no cont con un equipo tcnico apropiado para llevar a cabo todas sus
funciones, como fue el caso de profesionales en los aspectos: agrnomos, paisajista y
de anlisis financiero.

El Director de Planificacin inobserv la Norma de Control Interno 408-02 Estudios de


pre inversin de los proyectos, en lo que respecta a la elaboracin de guas o manuales
metodolgicos donde se pueda estandarizar los criterios de viabilidad de los proyectos y
participen profesionales con la preparacin y especializacin requerida.

29
La falta de manuales y guas metodolgicas, propios de la entidad, y de equipos
multidisciplinarios para el estudio de pre inversin, ocasionaron que los proyectos
planificados no dispongan de todos los estudios requeridos por los organismos de
regulacin.

Conclusin

La Direccin de Planificacin no cont con manuales o guas metodolgicas propias de


la entidad, ni con equipos multidisciplinarios para realizar los estudios de pre inversin de
los proyectos, ocasionando que los mismos no contengan todas las fases solicitadas por
los rganos de control en el estudio de pre inversin

Recomendacin

A la Secretaria de Planeamiento

30. Coordinar con la Directora de Planificacin la elaboracin de manuales o guas


metodolgicas en donde se detallen los aspectos tcnicos, financieros y socio
econmicos para la elaboracin de los estudios de pre inversin de los proyectos, en
funcin de la realidad institucional y de los procesos internos.

31. Coordinar con la Direccin de Desarrollo Institucional y Talento Humano la


incorporacin de nuevo personal tcnico o en su defecto el cambio administrativo
necesario para completar el equipo profesional que requiere la Direccin de
Planificacin.

La Direccin de Fiscalizacin realiz de manera parcial la planificacin y anlisis


previo al proceso de ejecucin de las obras de construccin

La Direccin de Fiscalizacin efectu de manera parcial la planificacin y programacin


de la ejecucin de la obra con respecto al control de calidad, financiero y avance fsico,
ya que stos son considerados como parte integral del contrato, siendo realizados por
parte del contratista en el Cronograma valorado de trabajo; y a su vez se evidenci que

30
en determinados contratos no se dispuso toda la informacin requerida para iniciar
dichas obras para asegurar su correcta ejecucin.

Dentro de las atribuciones y responsabilidades de la Direccin de Fiscalizacin,


contempladas en el Orgnico Funcional por Procesos, se estableci realizar el control
previo y concurrente de los contratos de obras de construccin y llevar el registro
actualizado de los estudios realizados; sin embargo, no se efectu la revisin previa a los
pliegos aprobados y entregados a esta Direccin antes de iniciar los contratos de obras
de construccin respectivas.

Por lo antes expuesto el Director de Fiscalizacin inobserv la Norma de Control Interno


408-18 Jefe de Fiscalizacin.

La falta de planificacin oportuna de los procesos de control de calidad, financiero y


avance fsico por parte de la Direccin de Fiscalizacin y el anlisis previo a los pliegos
aprobados y entregados de todos los contratos de construccin, debido a la capacidad
limitada de personal y a la ausencia o retraso en la entrega oportuna de informacin por
parte de las servidores encargados de desarrollar el anlisis de proyectos, ocasion que
los errores que se presentaron en la ejecucin no se determinen previamente siendo
identificados en el control concurrente.

Conclusin

La Direccin de Fiscalizacin planific parcialmente los procesos para el control de


calidad, financiero y avance fsico as como no efectu la revisin de los pliegos
aprobados antes de la ejecucin de los contratos de construccin de obras, ocasionando
que no se pueda tomar acciones correctivas antes del inicio de la ejecucin del proyecto.

Recomendaciones

Al Director de Fiscalizacin

32. Efectuar la planificacin y programacin del proceso para el control de calidad,


financiero y de avance fsico de las obras que garantice su correcta ejecucin.

31
Al Secretario de Infraestructura y Obra Pblica

33. Coordinar con el Director de Fiscalizacin la inclusin dentro de las funciones del
equipo de Fiscalizadores la revisin de pliegos aprobados y entregados, antes de
iniciar una obra, para determinar a tiempo posibles errores u omisiones en el proceso
constructivo.

El GAD Municipal del cantn Cuenca no dispone de una coordinacin efectiva en


temas ambientales en las obras de administracin directa

La entidad ha constituido varias empresas pblicas municipales, que segn sus


respectivas ordenanzas desarrollaron actividades relacionadas con temas de
saneamiento ambiental, preservacin del patrimonio natural, medio ambiente, agua, aire,
suelo, flora y fauna. De igual forma, segn ordenanza se dispuso la creacin de la
Comisin de Gestin Ambiental, como organismo autnomo dotado de autoridad
administrativa, constituido por un equipo de profesionales de varias disciplinas, sujeto a
las disposiciones legales, que tiene por objetivo acatar y velar por el cumplimiento de las
polticas, estrategias y disposiciones legales, ambientales locales y nacionales vigentes,
promoviendo la actualizacin y generacin de normativa en materia ambiental.

En temas relacionados con la ejecucin de proyectos, la entidad estableci como


requisito para los contratistas, la responsabilidad del estricto cumplimiento del Manual de
Impacto Ambiental en sus diferentes etapas.

Sin embargo, en temas ambientales de los proyectos de obra pblica realizados por
administracin directa, la comisin de gestin ambiental particip de manera voluntaria o
a peticin de la Secretaria de Infraestructura y Obra Pblica, con pronunciamientos que
no tienen el carcter de vinculante.

Por lo expuesto anteriormente el Secretario de Infraestructura y Obra Pblica inobserv


la Norma de Control Interno 409-03 Gestin ambiental en proyectos de obra pblica,
relacionados con obras por administracin directa.

Esta situacin se present debido a que en obras pblicas por contratacin, el


cumplimiento de temas ambientales fue de exclusiva responsabilidad del contratista, sin

32
embargo no se consider el manejo para obras ejecutadas por administracin directa, sin
realizar una efectiva coordinacin con la comisin de gestin ambiental.

Conclusin

La falta de coordinacin efectiva entre la Secretaria de Infraestructura y Obra Pblica con


la Comisin de Gestin Ambiental, ocasion que los aspectos relacionados el tema
ambiental no sean considerados en la ejecucin de obras por administracin directa.

Recomendacin

Al Secretario de Infraestructura y Obra Pblica

34. Dispondr a la Direccin de Obras Pblicas coordine con la Comisin de Gestin


Ambiental, los mecanismos relacionados con el manejo ambiental de las obras
ejecutadas por administracin directa.

La Direccin de Informtica no propici de manera oportuna el uso de las


Tecnologas de Informacin y Comunicacin

En enero de 2011, el Alcalde aprob el Estatuto Organizacional por Procesos en donde


se defini las atribuciones y responsabilidades de la Direccin de Informtica, de igual
manera se estableci la instancia de coordinacin de las actividades que deba realizar.
Las acciones que se desarrollaron en el tema informtico no estuvieron enmarcadas en
procesos de planes estratgicos; tampoco se document los procedimientos existentes,
ni se ejecut acciones que deban ser coordinadas por la unidad.

Plan Informtico Estratgico de Tecnologa.

Las actividades desarrolladas en la Direccin de Informtica se determinaron en funcin


de los lineamientos estratgicos de la entidad, sin embargo no se realiz un diagnstico
previo que determine: recursos humanos, estructura y capacidades existentes, que
faciliten las acciones que se desarrollaron. De igual forma, las actividades de la
Direccin se enmarcaron en la realizacin del plan informtico que al momento se
encuentra en proceso de elaboracin.

33
Administracin de Proyectos Tecnolgicos

Los requerimientos que presentaron los usuarios de los sistemas fueron receptados por
el director informtico, quien de manera continua determin la viabilidad del
requerimiento, asignando un funcionario de la unidad que proceda a dar respuesta. Sin
embargo, no se consider todos los requerimientos relacionados con temas de:
cronogramas de actividades, costo total de propiedad, seguimiento y aprobacin de las
diferentes etapas del proyecto, anlisis de los riesgos y aceptacin formal de los
productos desarrollados.

Seguridad de Tecnologa de la Informacin

No existieron medios fsicos adecuados para proteger la informacin en caso de


prdidas o fugas y tampoco se cont con respaldos en plazas externas que protejan
informacin importante para las operaciones de la entidad.

Plan de contingencias

No se dispuso de un plan de contingencias en los casos que se presentaron,


relacionados con desperfectos o emergencias en los equipos, tampoco se dispuso de
planes de respuesta en el momento en que los sistemas de informacin fallaron.

Comit Informtico

No se instaur un Comit Informtico que tenga como finalidad brindar un crecimiento


progresivo y sostenido en temas tecnolgicos, al momento se est trabajando en la
aprobacin de la Ordenanza del Gobierno Electrnico donde se considerar la creacin
de dicho comit.

Firmas Electrnicas

La entidad mantiene un sistema informtico denominado Quipux que permite que toda la
informacin que se traslade mediante oficios sea segura y llegue de manera veraz y
oportuna al destinatario; en este instrumento se utiliz nicamente la firma fsica de la
persona que remite la informacin. De igual manera, en ninguna instancia o

34
dependencia municipal se utiliza la firma electrnica como herramienta de legalizacin
de documentos.

Por lo expuesto, el Director de Informtica no cumpli todas las disposiciones descritas


en las Normas de Control Interno 410 03-Plan informtico estratgico de tecnologa,
410-06 Administracin de proyectos tecnolgicos, 410-10 Seguridad de tecnologa de
informacin, 410-11 Plan de contingencias, 410-16 Comit informtico y 410-17 Firmas
electrnicas.

Esta situacin se gener debido a que el Director de Informtica, no consider todas las
atribuciones y responsabilidades dispuestas en el estatuto, as como no consider la
aprobacin de los planes lo estipulado en las normas de control interno relacionadas con
la tecnologa de informacin y comunicacin. Esto gener que la entidad no haya
propiciado la utilizacin masiva de las tecnologas de la informacin, ni haya generado
espacios de uso progresivo de servicios electrnicos.

Conclusin

El Director de Informtica no consider los requerimientos de Control Interno ni las


responsabilidades descritas en el estatuto orgnico por proceso de la entidad, lo que
gener que sus actividades se centren principalmente en temas de mantenimiento y
soporte de equipos y requerimientos de software aplicativos presentados por los
usuarios.

Recomendacin

Al Secretario de Gobierno y Administracin

35. En coordinacin con el Director de Informtica desarrollarn un plan de


implementacin de todas las atribuciones y responsabilidades descritas en el
Estatuto Orgnico por Procesos de la entidad y en las Normas de Control Interno de
la Contralora.

36. Realizar el seguimiento y evaluar de manera permanente del plan de


implementacin desarrollado por el Director de Informtica.

35
INFORMACIN Y COMUNICACIN

No se ha definido procedimientos oportunos para atender los requerimientos de


los usuarios externos

La entidad dispuso de una unidad encargada de la recepcin de trmites mediante


oficios por parte de los usuarios externos, los mismos que fueron entregados a los
destinatarios responsables; sin embargo, esta unidad no consta dentro del Estatuto
Orgnico por Procesos ni los funcionarios encargados de la recepcin de documentos
tienen definidas sus actividades en el manual de funciones.

En la pgina web de la entidad existe una herramienta bajo la denominacin correo que
permite que el ciudadano pueda emitir sus opiniones y sugerencias, sin embargo, el
Director de Comunicacin Social encargado de este instrumento, no coordin acciones
definidas para dar respuesta de manera oportuna.

La situacin comentada se present debido a que no existen procesos definidos para dar
respuesta a los trmites presentados por los usuarios externos. El Director de
Comunicacin Social desconoci lo estipulado en el Estatuto Orgnico por Procesos en
donde se establece las atribuciones y responsabilidades del departamento de
Comunicacin Social e inobserv la Norma de Control Interno 500-02 Canales de
comunicacin abiertos.

Esta situacin ocasion que los trmites de los usuarios externos solicitados mediante la
pgina web no sean atendidos de manera ptima y oportuna por parte de la entidad, de
igual manera la recepcin de los documentos son sujetos a procesos que duplican la
gestin del ciudadano y en algunos casos no se consider la recepcin nica de
documentos por parte de algunas direcciones.

Conclusin

La entidad no dispuso de procedimientos definidos que permitan atender oportunamente


los trmites presentados por la ciudadana, as como tampoco la informacin aportada
por los usuarios externos; el Director de Comunicacin Social no atendi los
requerimientos de informacin, ocasionando que las sugerencias no sean atendidas de
manera ptima y oportuna.
36
Recomendaciones

Al Alcalde

37. Dispondr al Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano la inclusin de


esta unidad de recepcin de documentos en el Estatuto Orgnico por Procesos
definiendo sus responsabilidades y atribuciones, oficializando a todos los Directores
Departamentales el proceso para la atencin de trmites por parte de la ciudadana.

Al Director de Comunicacin Social

38. Definir los mecanismos para atender oportunamente las sugerencias y comentarios
de los usuarios externos mediante la pgina web.

SEGUIMIENTO

El sistema de control interno no fue sujeto a evaluaciones peridicas por parte de


la entidad

El sistema de control interno no fue sometido a un proceso de evaluaciones continuas


por parte de la entidad, realizando nicamente un seguimiento peridico, que asegur el
cumplimiento de metas y objetivos propuestos, al momento se cuenta con los controles
realizados por parte de la Unidad de Auditoria Interna por medio de exmenes
especiales o evaluaciones al sistema de control interno, el sistema de seguimiento al
cumplimiento de los planes operativos anuales y la aplicacin del cdigo de tica.

El Alcalde consider de manera parcial la Norma de Control Interno 600-02 Evaluaciones


Peridicas.

La falta de evaluaciones peridicas al sistema de control interno por parte de la entidad,


ocasion que no se ejecuten oportunamente acciones correctivas o preventivas como
resultado de esta evaluacin dentro de toda la entidad; por lo tanto, no existi una
evaluacin peridica que asegure el cumplimiento de los objetivos de los planes y
proyectos ejecutados.

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Conclusin

El Alcalde realiz de manera parcial evaluaciones al sistema de control interno, lo cual


no permiti realizar la evaluacin peridica de metas y objetivos definidos en los planes y
proyectos, lo cual no permiti tomar acciones correctivas o preventivas producto de estas
evaluaciones.

Recomendacin

A la Secretaria de Planeamiento

39. Evaluar el avance y la consecucin de las metas y objetivos propuestos en los


planes y proyectos, definiendo acciones correctivas y/o preventivas necesarias.

Con comunicaciones AI-0149-2012 de 21 de mayo de 2012 y AI -0249-2012 de 1 de


noviembre de 2012 se convoc a la lectura de comunicacin de resultados provisionales
de la evaluacin de control interno, as como las recomendaciones respectivas para su
implementacin, a los seores Alcalde de Cuenca, Secretario de Gobierno y
Administracin, Secretario de Infraestructura y Obras Pblicas, Secretario de Movilidad,
Secretario de Desarrollo Humano, Secretaria de Planeamiento, Directora Financiera,
Director de Desarrollo Institucional y Talento Humano, Director de Fiscalizacin, Director
de Obras Pblicas, Directora de Planificacin, Director de la Unidad Ejecutora de
Proyectos, Director de la Comisin de Gestin Ambiental, Procurador Sndico
Municipal, Jefe de Seguimiento, Director de Comunicacin Social, Director de
Informtica, Contador General.

Finalmente, con el objeto de fortalecer el sistema de control interno de la entidad,


agradecer disponer a los servidores responsables de cada una de las reas la
implementacin inmediata de las recomendaciones resultantes de la presente evaluacin
y solicitar se informe a esta Unidad de Auditora Interna, las acciones adoptadas.

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