CÓDIGO: PT-CE-013

PROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO Y
VERSIÓN: 02
TELECONSULTA.
FECHA DE APROBACIÓN:
30/04/2020

1. OBJETIVO GENERAL

El presente proceso es una herramienta que facilita la comprensión de la modalidad de teletrabajo

buscando el desempeño de actividades y funciones del colaborador sin su presencia física,
mediante el desarrollo de tecnologías y el incremento de la confianza hacia él, buscando el logro
de metas a través de la medición de resultados.

2. ALCANCE:

Inicia con la fase de planeación de la atención o actividades según el cargo del colaborador y
finaliza con la fase de terminación de la atención o gestión administrativa con la generación de
órdenes, por medio de la modalidad de teletrabajo, utilizando como soporte las tecnologías de la
información y la comunicación (TIC).

3. RESPONSABLES:

Profesionales en medicina general y especialidades, Enfermería y Apoyo Terapéutico que laboran

en Sumimedical mediante la presente modalidad de teletrabajo.

4. DEFINICIONES:

Teletrabajo. De conformidad con el artículo 2 del Decreto 884 de 2012, teletrabajo es la forma
de organización laboral que se desarrolla en el marco de un contrato de trabajo o de una relación
laboral dependiente, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas utilizando como
soporte las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), para el contacto entre el
trabajador y empleador sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de
trabajo.

Teletrabajador. De conformidad con el artículo 2 del Decreto 884 de 2012 teletrabajador es la

persona que, en el marco de la relación laboral dependiente, utiliza las tecnologías de la
información y comunicación (TIC) como medio o fin para realizar su actividad laboral fuera del
local del empleador, en cualquiera de las formas definidas por la ley.

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. De conformidad con

el artículo 1 de la Ley 1562 de 2012, “Este Sistema consiste en el desarrollo de un proceso lógico
y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la
planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de

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anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en
el trabajo”.

Salud. De conformidad con lo señalado por la Organización Mundial de la Salud, 1946, “La salud
es un estado de completo bienestar físico, mental y social, y no sólo la ausencia de enfermedad
o dolencia”.

Condiciones de salud. Conjunto de variables objetivas de orden fisiológico, psicológico y

sociocultural que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población
trabajadora.

Condiciones de seguridad. Son las condiciones necesarias para que la utilización de los lugares
de trabajo no origine riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores o para que los riesgos
presentes se reduzcan al mínimo.

Autor reporte de condiciones de trabajo y salud. Proceso mediante el cual el trabajador

reporta por escrito al empleador las condiciones adversas de seguridad y salud que él identifica
en su lugar de trabajo.

5. MARCO NORMATIVO:

En Colombia, el teletrabajo se encuentra definido en la Ley 1221 de 2008 como: "una forma de
organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de
servicios a terceros, utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación -
TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del
trabajador en un sitio especifico de trabajo".

El 1° de mayo del año 2012 el presidente de la República junto a los ministros del Trabajo y de
las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, expidió el Decreto No. 0884 de 2012,
que reglamenta la Ley 1221 de 2008, con el cual se busca promover la adopción del teletrabajo
como modalidad laboral en el país. La mencionada ley, establece tres modalidades de teletrabajo
o tipo de teletrabajador que responden a los espacios de ejecución del trabajo, las tareas a
ejecutar y el perfil del trabajador.

Circular 021 de 2020, recuerda las medidas de protección al empleo con ocasión de la fase de
contención del COVID-19 y la declaración de emergencia sanitaria.

La regulación operativa del teletrabajo se encuentra contenida en el Capítulo 5 del Título 1 de la

Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo, que
compiló allí el anterior Decreto 884 de 2012 y que especifica las condiciones laborales que rigen
el teletrabajo en relación de dependencia, las relaciones entre empleadores y Teletrabajadores,

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las obligaciones para entidades públicas y privadas, las administradoras de riesgos laborales y la
Red de Fomento para el Teletrabajo.

6. INTRODUCCIÓN

Con el presente proceso de operación para la implementación del teletrabajo, se constituye el

marco de referencia para orientar la puesta en marcha de esta modalidad, favoreciendo entornos
laborales seguros, facilitando nuevos esquemas de gestión del riesgo, incorporando permanentes
desarrollos tecnológicos y disponiendo el procedimiento y los parámetros necesarios para llevar
a cabo su ejecución.

7. IDENTIFICACIÓN DE CARGOS TELETRABAJABLES.

Para identificar si el cargo es teletrabajable se considerar aspectos como:

• ¿Las responsabilidades se pueden desarrollar fuera del lugar habitual de trabajo?

• ¿Es necesario el contacto permanente con los servidores, usuarios, proveedores o entes
de control (grupos de interés)?
• ¿Existe la tecnología de la información necesaria para adelantar actividades relacionadas
con las responsabilidades por fuera de su lugar de trabajo sin riesgos de seguridad de la
información?
• ¿No tiene responsabilidades de supervisión que requieran presencia permanente?

7.1. REQUISITOS PARA TELETRABAJAR

Para optar por la modalidad de teletrabajo el funcionario debe sujetarse con los siguientes
requisitos:

1. Acatar lo establecido en el presente manual y su procedimiento el cual se podrá estar

actualizando.
2. Contar con las condiciones y condiciones necesarios y adecuadas dentro de su instalación.
3. Contar con la aprobación del superior jerárquico, y si es el caso, del superior inmediato.
4. Elaborar un Plan de Trabajo.
5. Cumplir con las indicaciones, requerimientos y necesidades del líder inmediato o de la
dirección.
6. Cumplir con las funciones establecidas para la modalidad.

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8. CONSIDERACIONES DE LA ENTIDAD.

✓ Brindar mejores condiciones y calidad de trabajo para los funcionarios en la etapa de

contingencia por Covid-19.
✓ Hacer más favorable el acceso al derecho a un trabajo digno para los funcionarios.
✓ Evitar la movilidad de los funcionarios para evitar exposición al contagio.
✓ Conciliar la vida personal y laboral de los trabajadores.
✓ Contribuir con el medio ambiente mediante la reducción de contaminantes generados por
las necesidades de desplazamiento diario de los trabajadores.
✓ Fomentar la productividad de los funcionarios a través de posibilidades que les brinden
mejores condiciones de vida personal, por medio del Teletrabajo.

9. EQUIPAMIENTO Y CONDICIONES.

La superficie del piso no será inferior a 2 metros cuadrados libres para cada trabajador.

La altura no debe ser inferior a 2.5 metros, es decir, el espacio debe ser libre, de tal forma que
se garantice que la posición del teletrabajador sea adecuada.

En cuanto a las condiciones de iluminación se toma como criterio lo establecido en la

normatividad, iluminación y ventilación acorde a las condiciones del trabajo.

Temperatura: la temperatura de confort va de 22° a 24° C en ambientes típicos sin fuentes

importantes de radiación y humedad. Además, la velocidad del aire mínima recomendada para
oficinas es de 0.25 m/s en verano y 0.14 m/s en invierno.

Ruido: Para el nivel de ruido se deben de tomar en consideración los niveles recomendados para
labores, el cual tiene como límite máximo permitido un nivel de 85 dBA, por tanto, se deben
buscar espacios que no produzcan ruidos molestos y que dificulten la concentración al
teletrabajar.

Mobiliario: Contar con un mobiliario y equipo que contemple características como las siguientes:

a) Un escritorio, o bien una mesa de trabajo cuyas características permitan evitar

desórdenes musculo esqueléticas, siguiendo los siguientes consejos:

• La colocación del cuerpo sin hacer presión sobre articulaciones o bordes con filo en brazos,
piernas, muñecas, entre otras.
• Los brazos queden a un ángulo de noventa grados al escribir en el teclado.
• Que las piernas no sean presionadas, obstaculizando la circulación sanguínea.

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b) Silla ergonómica o que cumpla con características mínimas como:

• Ajustables en altura.
• Ajustables en profundidad.
• Apoyabrazos ajustables en su altura suaves al tacto.
• Respaldo acolchado.
• Asiento acolchado.

c) El monitor debe estar a la siguiente altura entre 5° y 35° por debajo de su línea de
visión.
d) Espacio para mover las piernas sin obstáculos, además los bordes de la mesa no deben
presionar los muslos.

10. PROCESO DE TELECONSULTA PARA PROFESIONALES DE SALUD.

Dando cumplimiento a las directrices del Ministerio y a la medida de cuarentena ordenada a nivel
nacional, hemos tenido que modificar las atenciones presenciales y darles prioridad a las
atenciones por tele-consulta para disminuir el riesgo de contagio de nuestros usuarios al asistir a
las sedes, por lo tanto, a continuación, le detallamos cómo funciona el proceso:

• Se asignará agenda para el día de acuerdo a los tiempos previamente establecidos de

consulta.
• Se informará a los pacientes que van a recibir la llamada del profesional de la salud a
través de un mensaje de texto en caso de que no sea posible contactarlos desde el call
center.
• Se explicará desde el agendamiento que será una teleconsulta (el profesional va a llamar
al usuario). Los pacientes de primera vez que lo requieran se agendarán presenciales una
vez sea superada la emergencia por COVID-19.
• Para la agenda cuenta con el aplicativo Horus al cual puede acceder desde cualquier
equipo a través de URL: http://200.122.220.77/
• Para las llamadas, se debe contactar al auxiliar de sistemas quien instalará una opción de
telefonía por IP, para realizar la llamada por internet desde un número virtual de
Sumimedical. O si lo desea desde su celular o fijo lo puede hacer, teniendo la precaución
de colocar el bloqueo para que el número no sea identificado por el receptor.
• Se dispondrá del correo institucional a la hora de enviar la información al correo del
usuario; al no tener el correo activo, contactar al auxiliar de sistemas.
http://webmail.sumimedical.com/index.php
• La búsqueda del teléfono del paciente se realizará al abrir en Horus el módulo de gestión
y con la cedula del usuario.

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• El usuario espera ser contactado a la hora que estaba agendada la cita, se debe abrir la
historia clínica y colocar en el motivo de consulta: ATENCION POR TELECONSULTA
COMO CONTINGENCIA POR COVID-19. Y en la enfermedad actual describir el
resumen y conductas de la atención. Le da guardar y cerrar y no necesita completar otros
ítems de la historia clínica (Ver video anexo). En caso de que el profesional de la salud
esté atrasado en el horario de las consultas asignadas, por un tiempo mayor de 20
minutos, debe notificar al correo institucional del líder de sede y al asesor asignado para
el seguimiento a las teleconsultas para que se pongan en contacto con el usuario para
notificarle del atraso y que está en la lista pendiente para llamar y en caso de que el
usuario no pueda esperar para la llamada se procederá a reasignar la cita con el mismo
profesional en el menor tiempo posible o según la solicitud del usuario.
• Por el mismo módulo de gestión, pueden generar los ordenamientos. (Ver video anexo).
• Registrar en la matriz de Excel de seguimiento a la teleconsulta la gestión realizada y
enviar al finalizar la jornada la matriz con la gestión al líder de sede y en el caso de
especialistas a la coordinación de torre médica.
coordinacion.torremedica@sumimedical.com.
• Cualquier duda o inquietud contactar al auxiliar de sistemas de cada sede, si no es posible
darle solución contactar al líder de sede y si este no lo puede solucionar puede contactar
al coordinador de sede.
• Los pacientes que considere que deben ser reprogramados o citado presencialmente se
deben marcar en la tabla de Excel para hacer el seguimiento diario. La tabla será revisada
en forma diaria por el líder de sede y los pacientes que no se hayan podido contactar
serán llamados al día siguiente por el profesional de la salud asignado por la sede, y en
caso de no lograr comunicación el asesor encargado de teleconsulta lo llamará hasta
contactarlo. Para los pacientes que requieran cita presencial el líder de sede debe verificar
en el formato de seguimiento los usuarios con esta marcación y según la ips primaria
notificar al líder de esa sede para citar al usuario una vez pase la contingencia COVID-19.
• El acceso para el aplicativo del laboratorio, favor consultar con su auxiliar de sistemas o
líder de sede la clave de acceso. (https://resultados.prolab.com.co/) Podrá consultar
por identificación del paciente, se resalta que el aplicativo cuenta con dos pestañas debajo
de la casilla para escribir el documento de identidad, una de órdenes (ver por fecha de la
toma y resultado en pdf) y una de estudios (lista de estudios por nombre, puedo
seleccionarlo y ver histórico).
• En caso de que el profesional de la salud considere que no puede hacer esta atención por
teleconsulta por favor informar a su líder de sede o coordinador para revisar el caso
particular y definir como poder solucionarlo.

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11. ATENCIÓN PREFERENCIAL

Con el propósito de disminuir el riesgo de contagio por COVID19 en las poblaciones vulnerables
y en conformidad con lo estipulado por el ministerio de salud y protección social, se dispone de
accesibilidad para atención mediante teleconsulta y atención domiciliaria interdisciplinaria para
brindar atención integral a los usuarios incluidos en el grupo de riesgo.

Las poblaciones priorizadas para esta atención son las siguientes:

• Adulto mayor de 70 años

• Gestante y recién nacido
• Inmunodeprimidos: Oncológicos, trasplantados, enfermedad autoinmune, diabetes
mellitus
• Personas en situación de discapacidad

Para el resto de la población se tendrá en cuenta la valoración inicial que realice el medico de
atención primaria y/o especialista quién de manera presencial o través de teleconsulta definirá
aquellos casos que por su condición de salud deben continuar en seguimiento domiciliario
siguiente el procedimiento de remisión de pacientes domiciliarios.

12. INCUMPLIMIENTO DE FUNCIONES.

Teniendo en cuenta la obligatoriedad del cumplimiento de las funciones del cargo, el trabajador
debe cumplir con lo estipulado en su contrato laboral o con las actividades pactadas de común
acuerdo con el empleador por motivo de la situación de contingencia. De igual manera se
encuentra en la obligación de acatar todas y cada una de las directrices de su jefe inmediato. El
incumplimiento de estas obligaciones será sujeto a sanción según el reglamento interno del
trabajo de la empresa y la normativa aplicable.

13. PERMANENCIA Y EJECUCIÓN DE TELETRABAJO.

La duración para la cual se concederá la modalidad de teletrabajo será definida por la Dirección
de Gestión Integral del Riesgo, teniendo en cuenta que inicia por la contingencia presentada
debido al Covid- 19 y según los requerimientos nacionales.; sin embargo, dicho periodo puede
variar según las necesidades del servicio, el perfil y las funciones que desempeña el
teletrabajador.

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14. INDICADORES.

Cuadro de Indicadores

QÚE ES: expresa el nivel de consecución de los objetivos en función de la información que aporta
el personal teletrabajador y sus responsables de unidad y servicio. Es la herramienta para la
evaluación final de la prestación del servicio en la modalidad de teletrabajo.

QUIÉN: lo cumplimentarán tanto la persona teletrabajadora como la persona responsable del

Servicio, consignando datos relativos de la prestación del servicio en la modalidad de teletrabajo,
de conformidad con la información que han ido facilitando en la matriz de seguimiento.

CUANDO: al finalizar el periodo de teletrabajo que se desea evaluar.

NOMBRE DEL PERIODICIDAD

ATRIBUTO DEFINICIÓN OPERACIONAL
INDICADOR ANÁLISIS

Productividad Numerador: Numero de citas atendidas

de la Gestión en el periodo.
EFICACIA 100%
Medica por Denominador: Número de citas asignadas
teleconsulta. para atender en el periodo.

Numerador: Número de consultas

enviadas a especialistas.
Tasa de
EFICIENCIA Denominador: Número de consultas 5%
resolución.
atendidas por médico general en el
periodo.

Ver: Ficha técnica de Indicadores.

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CONTROL DE CAMBIOS.

Versión Anterior Naturaleza de los Cambios

01 En el ítem 10 Proceso De Tele consulta Para
Profesionales De Salud. Se realizaron ajustes
de información.
Se incluyen indicadores
02 Se adiciona el ítem 11 para la atención
preferencial

ELABORÓ REVISIÓN APROBÓ

Junta Especialista en
Brisel Vazquez Mesa Brisel Vazquez Mesa
Medicina Familiar

Junta Especialista en Directora de Gestión Directora de Gestión Integral del

Medicina Familiar Integral del Riesgo en Salud Riesgo en Salud

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