Introducción a la aplicación

Bienvenidos a la primera lección de Microsoft Excel, donde aprenderá qué

es y en qué consiste una hoja de cálculo. Además, le mostraremos
conceptos previos imprescindibles para un correcto aprendizaje en la
aplicación.
 1 Qué es una hoja de cálculo
Una hoja de cálculo es un grupo definido dentro de la totalidad de las
aplicaciones de uso general en el mundo de la informática, y está formada
por un conjunto de herramientas y utilidades encaminadas a resolver un
determinado tipo de operaciones tales como análisis financieros, contables,
estadísticas, etc. Siempre que trabajemos con Microsoft Excel, utilizaremos
hojas de cálculo. En ellas, trataremos, generalmente, cualquier tipo de
información organizada en filas y columnas como tablas, matrices y listas.

La unidad mínima de información que encontraremos dentro de una hoja

de cálculo se denomina celda y la identificaremos a través de un par de
coordenadas (fila y columna).

Las filas siempre se nombrarán con números, mientras que las columnas lo
harán con letras; por lo que, al hacer referencia a una celda, nombraremos
primero la columna en la que se encuentra y, a continuación, su fila. Por
ejemplo, localizaremos una celda mediante la descripción B4 (columna B,
fila 4).

Dentro de una celda, podemos encontrar diferentes tipos de datos: textos,

números, fechas y fórmulas.

Una fórmula no es más que una operación realizada con los datos de otras
celdas, y cuyo resultado se refleja en la celda donde la fórmula fue escrita.
Se pueden realizar desde simples operaciones aritméticas, hasta complejos
cálculos científicos o financieros.
Microsoft Excel ha sido creado pensando principalmente en el trabajo con
archivos y en la interactividad vía Internet. Sin duda, cada nueva versión es
más sencilla e intuitiva en su manejo que versiones anteriores.
2 Libros de trabajo
Llamamos libro de trabajo a cada archivo de Microsoft Excel donde
almacenamos datos. En un único libro de trabajo, veremos varias hojas
relacionadas que podrán organizarse con diferente tipo de información.

Un conjunto de celdas organizadas en filas y columnas forman una hoja de

cálculo, y varias hojas de cálculo forman un libro de trabajo.

A las hojas del libro que contengan solamente un gráfico, las llamaremos
hojas de gráfico. Éstas siempre estarán vinculadas a los datos de la hoja de
cálculo y se actualizarán cuando dichos datos cambien.

Los nombres de las hojas de cálculo aparecerán en etiquetas en la parte

inferior de su ventana.

Aunque las operaciones con varias hojas de cálculo ya estaban permitidas

antes de la aparición de los libros de trabajo mediante la vinculación de
hojas, no se disponía de toda la información en un sólo archivo y, sobre
todo, no era posible dar formato a un grupo de hojas al mismo tiempo.
3 Análisis de datos y gráficos
No cabe duda de que la aparición de esta aplicación se debió a la necesidad
de analizar un conjunto amplio de datos de una forma cómoda y de
obtener un resultado útil y atractivo. Por ello, éste será el punto más fuerte
de las hojas de cálculo y el que con más mimo se trate.

Hay pocos datos que se resistan a ser analizados mediante una hoja de
cálculo; desde simples operaciones aritméticas, hasta complejas
operaciones financieras. Para el desarrollo de operaciones complejas,
suelen traer implementadas las funciones que las realizan, evitando, de
esta forma, que el Curso de Microsoft Excel 2010 usuario tenga que
aprender complicadas fórmulas matemáticas.

Además de la posibilidad de análisis de las hojas de cálculo, destacamos

también la capacidad que poseen para representar gráficamente la
información analizada.

Un buen análisis de información siempre debe ir acompañado de una

representación gráfica que permita visualizar el resultado en conjunto y
destaque aquellos aspectos interesantes del mismo. De esta forma,
captaremos la atención del lector o espectador y resultará más amena
nuestra exposición.

Con unas ágiles herramientas de dibujo y unos potentes gráficos, cualquier

presentación que tengamos que realizar con Excel puede quedar con un
aspecto sumamente profesional.

Además, gracias a la amplia gama de tipos de gráficos estadísticos, en dos y

tres dimensiones, conseguirá que ninguna situación se le escape de las
manos.
 1.4 Cuestionario: Introducción

Pun
 
1.- ¿Qué es un libro de trabajo?
 
Cualquier documento que contenga datos, formado por
más de una página.
Un conjunto de hojas de cálculo independientes en un
mismo documento.
Un documento creado en Microsoft Excel.
 
2.- ¿Qué tipo de información puede tratar en una hoja de
cálculo?
 
Toda la información que contenga operaciones
numéricas.
Cualquier información organizada en filas y columnas.
Cualquier información susceptible de ser tratada
matemáticamente.
 
3.- ¿Qué entiende por fórmula en Microsoft Excel?
 
Es una operación realizada en una celda utilizando datos
de otras celdas.
Es la unidad mínima de información dentro de una hoja
de cálculo.
Es la forma de relacionar varias celdas mediante
operaciones estadísticas.
 
4.- ¿Para qué puede utilizar Microsoft Excel?
 
Para poder realizar presentaciones multimedia en PC
portátiles.
Para trabajar con hojas de cálculo.
Para trabajar con bases de datos.
Comenzar a trabajar
En esta lección, comenzará a trabajar en Microsoft Excel realizando simples
operaciones como desplazamientos por la hoja, selecciones de celdas y
rangos, etc.

Además, aprenderá a nombrar celdas y rangos, lo que le facilitará futuras

operaciones en el programa.
1 Ejecutar Microsoft Excel
Para comenzar a trabajar con Excel, en primer lugar, será necesario conocer
cómo acceder a él y, posteriormente, qué pasos debemos seguir para
abandonar el programa.

Existen diversas posibilidades para acceder y salir de Excel las cuales

detallaremos a continuación:
2 Áreas de trabajo
En este apartado, verá las diferentes áreas que podemos distinguir dentro
de la aplicación, teniendo en cuenta que las clasificaremos en áreas del
programa y áreas del libro activo.
Áreas del programa
 Barra de título: Indica el nombre de la aplicación y del libro que se
está visualizando en ese momento. Además en su margen derecho,
encontramos:

o Botón Minimizar: Con él, reducimos la aplicación a un

icono en la Barra de tareas de Windows.

o Botón Maximizar: Nos permite mostrar el programa a

pantalla completa. Este comando cambiará de aspecto y
nombre mostrándose como Restaurar cuando su
función sea la de cambiar la ventana de la aplicación al
tamaño en el que se encontraba.

o Botón Cerrar: Situado en la esquina superior derecha de

la Barra de título; con él, saldremos del programa de
forma automática.
 Zona de pestañas: Está formada por un conjunto de etiquetas o
pestañas, cada una de las cuales poseen herramientas que nos
permiten realizar las operaciones más comunes en Microsoft Excel.

 Barra de herramientas de acceso rápido: Se encuentra sobre la

zona de pestañas y, aunque podemos realizar cambios sobre ella,
muestra los comandos que se usan con más frecuencia.

 Barra de fórmulas: En ella, realizaremos operaciones como

introducir datos en las celdas, crear fórmulas, modificar datos, etc.

o Cuadro de nombres: En su interior, veremos las

coordenadas (nombre) de la celda activa en ese
momento.

 Barra de estado: Nos informa sobre la situación actual de la zona de

trabajo.

o Zoom: En esta área podemos ver varios botones que nos

muestran la hoja de cálculo en diferentes vistas, así
como el controlador de zoom. Cambiando su porcentaje
podremos ver los datos del documento más ampliados o
reducidos.
Áreas del libro activo
 Barra de título: Contiene el nombre del libro activo y, si
pulsamos sobre ella y arrastramos, moveremos la ventana de la
aplicación. Sólo podremos verla si la hoja de cálculo no está
maximizada, ya que en ese caso, sólo se verá la Barra de título
del programa.

Posee sus propios botones:

o Botón Minimizar: Con él, reducimos el libro de

trabajo a un icono dentro de la aplicación. Para
devolver el libro a su estado original, haremos clic
de nuevo sobre este icono.

o Botón Maximizar: Amplía el libro de trabajo hasta

ocupar toda la zona del libro activo. Este botón
cambiará de aspecto y nombre, mostrándose como
Restaurar cuando su función sea la de cambiar la
ventana del libro de trabajo, al tamaño anterior en
el que se encontraba.

o Botón Cerrar: Situado en la esquina superior

derecha de la Barra de título; con él cerraremos el
libro de trabajo sin salir de la aplicación.

 Cabeceras de columnas: Indican los nombres de las columnas,

permitiendo realizar ciertas operaciones con ellas.

 Cabeceras de filas: Informan sobre la numeración de las filas y

sirven para realizar operaciones con ellas.

 Botón Selección de libro completo: Selecciona toda la hoja

activa del libro abierto para realizar una acción que afecte a la
totalidad de la misma.

 Hoja de cálculo: Espacio destinado para realizar las

operaciones oportunas; es la zona de trabajo.
  Barras de desplazamiento horizontal y vertical: Permiten
desplazarnos por el libro de trabajo arriba y abajo, a la derecha
y a la izquierda, utilizando el ratón.

 Etiquetas de hojas: Muestran el número de hojas que posee el

libro de trabajo y nos permitirán activar una u otra, presionado
sobre ellas.

 Botones de desplazamiento por el libro: Con ellos nos

desplazaremos por las etiquetas de las hojas de cálculo.

3 Desplazamientos por la hoja

Para conseguir una buena productividad con Excel, es fundamental saber
desplazarse de la forma más rápida entre las celdas dentro de la hoja de cálculo.
Podrá desplazarse con el ratón, pulsando sobre aquella celda a la que quiera
dirigirse, o bien, a través de las combinaciones de teclas que verá a continuación.

Además, también debe tener en cuenta si desea realizar un traslado a una parte
de la hoja de cálculo que en ese momento no se encuentre visible. Para ello,
deberá utilizar las Barras de desplazamiento vertical y horizontal.

Los desplazamientos a través del teclado pueden ser de tres tipos: normales, con
modo desplazamiento activado (mediante la tecla BLOQ DESPL) y con modo final
activado (mediante la tecla FIN).

Normales
Con BLOQ DESPL activado

Con modo FIN activado

4 Seleccionar una celda

Para seleccionar una celda, podrá usar el ratón, o bien, utilizar el teclado.

Si quiere seleccionar con el ratón, posiciónese en la celda deseada y pulse sobre

ella con el botón principal. Ésta se marcará como celda activa.

Para utilizar el teclado, siga la combinación de teclas que vimos en el apartado

anterior y desplácese mediante el uso de los cursores de dirección.

Estas dos formas serán muy utilizadas siempre que quiera seleccionar celdas que
se encuentren cerca de las partes visibles de la hoja de cálculo, pero ¿qué
sucedería si, por ejemplo, deseara situarse en la celda C999?
Para casos como éste, lo más acertado es utilizar el cuadro de diálogo Ir a.

5 Asociar un nombre a una celda

En este apartado estudiará una de las opciones que Microsoft Excel nos propone
para nombrar celdas en una hoja de cálculo de forma que, en caso de que necesite
crear una fórmula de la que forme parte ese dato, ésta sea más legible y facilite la
comprensión de la operación.

De esta forma, evitaremos trabajar con coordenadas como A12, B567, C7, etc.

Para bautizar una celda, usted deberá:

6 Seleccionar un rango
Los rangos son elementos muy útiles en la hoja de cálculo. Se puede definir un
rango como un conjunto de celdas, y las coordenadas con las que nos referiremos
a ellos, estarán formadas por el nombre de su celda superior izquierda y el
nombre de su celda inferior derecha, aunque en el cuadro de nombres se muestre
sólo el de la primera celda que se seleccionó. Ejemplo: A4:C7.

La utilidad de los rangos estriba en la posibilidad de realizar operaciones y de

aplicar estilos a un conjunto de celdas a la vez.

Por ejemplo, si tiene que poner en negrita el contenido de varias celdas, será más
rápido seleccionarlas todas y a continuación aplicar el estilo, que aplicar la negrita
a cada celda individualmente.

Para señalar un rango de celdas, podrá utilizar el teclado, o bien el ratón. A través
del teclado, tiene dos posibilidades:
Dentro de los rangos existentes, podrá distinguir entre rangos continuos y
discontinuos:

En un rango continuo, todas las celdas señaladas estarán contiguas. Mientras que
en un rango discontinuo, existirán varias zonas separadas con celdas marcadas.

Para activar un rango discontinuo, después de señalar la primera zona, mantenga

presionada la tecla CTRL mientras marca la segunda zona, y así, sucesivamente.

Si el rango que quiere señalar se sale de los márgenes de la ventana actual,

mueva el ratón hacia el margen de la ventana y, automáticamente, Excel la
desplazará mostrándonos zonas de la hoja de cálculo que antes no eran
visibles.

Para señalar una fila o columna completa, haga clic con el botón principal
del ratón sobre la cabecera de esa fila o columna.

 NOTA: También podría señalar una fila mediante el teclado. Para ello,

sitúese en una de las celdas de la fila y pulse MAYÚS+ESPACIO.

Para seleccionar toda la hoja de cálculo, presione con el ratón sobre el

botón Selección de libro completo.
A continuación, le ofreceremos un resumen con las combinaciones de
teclas y funciones que ha aprendido en este apartado:

F8 Selección de rangos continuos. MAYÚS Selección de rangos

continuos. CTRL Selección de rangos
discontinuos. MAYÚS+ESPACIO Selección de fila completa.
7 Asociar un nombre a un rango
Igual que se asocian nombres a celdas, puede asociar nombres a rangos de datos.
El proceso es el mismo que en el caso de las celdas, aunque en esta ocasión,
deberá seleccionar un rango continuo o discontinuo.

Práctica: Aprendiendo a movernos

Mediante este ejercicio, practicará con los desplazamientos en la hoja de
cálculo, y seleccionará rangos y celdas según lo estudiado.

 En primer lugar, seleccione la celda A5 y nómbrela como

Nombre_ Celda. Además, seleccione el rango continuo C2:G3 y
nómbrelo como Rango_Continuo.

 Para finalizar, marque el rango discontinuo C7:G8;C11:G12 y

bautícelo como Rango_Discontinuo.

 Compruebe a través del cuadro de nombres si todos los

nombres que insertó están almacenados.
 2.9 Cuestionario: Comenzar a trabajar

Pun
 
1.- En Microsoft Excel podremos dar nombre a:
 
El Ayudante de Office.
Celdas y rangos.
Nuestros menús preferidos.
 
2.- Para seleccionar una celda usted podrá:
 
Utilizar el dedo sobre la pantalla.
Utilizar el teclado.
Utilizar el botón secundario del ratón.
 
3.- Los desplazamientos en la hoja de cálculo pueden
realizarse:
 
Con el modo INTER activado.
Con DESP activado.
Con bloqueo numérico activado.
 
4.- ¿Qué es la zona de pestañas?
 
Conjuntos de etiquetas o pestañas con herramientas que
nos permiten realizar las operaciones más comunes de
Excel.
Un manual interactivo que podrá leer para solucionar
dudas o problemas que le surjan en su trabajo.
Un conjunto de opciones sólo destinadas a usuarios
avanzados en el uso de Microsoft Excel.
 
5.- ¿Qué es un rango?
 
Una agrupación de celdas.
La aglomeración de información en una determinada
zona de la hoja de cálculo.
Un conjunto de hojas de cálculo.
 
Introducción de datos
En esta lección, estudiará los tipos de datos que puede encontrar en una
celda, cómo introducir datos en un rango, cómo formatearlos, etc.; éstos
son objetivos básicos que debe dominar para el perfecto conocimiento de
la hoja de cálculo.
1 Rellenar una celda
En primer lugar, veremos los tipos de datos que podrá encontrar en una
celda:

 Numéricos: Datos formados por números del 0 al 9, y

caracteres como: +, -, /, %, $, ()...

 Texto: Cualquier combinación de caracteres, exceptuando

algunos como @.

 Fecha y hora: Estos datos se almacenan en un formato distinto

al que se visualizan para así poder realizar operaciones con
ellos. Por ejemplo, el 7 de febrero de 2006 se almacenaría como
38755.
  Fórmulas: Operaciones matemáticas que explicaremos con
mayor profundidad en próximas lecciones.

 Valores de error: Mensajes generados cuando en una celda se

realiza una operación errónea, casi siempre ocasionada por una
fórmula incorrecta.

 Valores lógicos: Proceden de funciones que devuelven valores

lógicos.
Para validar la entrada de un dato, puede pulsar cualquiera de las teclas
que se exponen a continuación. La única diferencia entre utilizar una tecla u
otra se encuentra en la celda que se activa después del proceso.

Teclas Acción

INTRO Se activa la celda inferior.

MAYÚS+INTRO Se activa la celda superior.

TAB Se activa la celda derecha.

MAYÚS+TAB Se activa la celda izquierda.

Para introducir cualquier tipo de dato en una celda, en primer lugar,

seleccione la celda pulsando sobre ella con el botón principal del ratón. A
continuación, teclee los datos y, para finalizar, pulse sobre el botón
Introducir de la Barra de fórmulas, o bien presione una de las teclas
expuestas anteriormente.
2 Formateo de datos
Un elemento importante para facilitar la legibilidad y claridad de los datos
de una celda o rango es el formateo de los mismos. En este apartado,
aprenderá a aplicar el formato correspondiente a cada tipo de dato.

Por ejemplo, para introducir un porcentaje, deberá teclear el número

seguido del signo %, o bien hacer uso del comando Estilo porcentual de la
pestaña Inicio.

Teclee, por ejemplo, 6% y pulse INTRO. Si selecciona la celda y pulsa sobre

el icono con forma de flecha del área Número en la pestaña Inicio, se abre
el cuadro de diálogo Formato de celdas; si selecciona la pestaña Número,
comprobará que el formato que ha adquirido esta celda es el de
Porcentaje.
Si, en este momento, pulsa sobre la categoría General de esta misma
pestaña y fija su atención en el apartado Muestra, verá que el número
almacenado es en realidad el 0,06. Sin embargo, Excel lo hace visible
utilizando el formato de porcentaje.

Esto mismo ocurre con otra clase de datos numéricos como:

 Datos monetarios: Si escribe 1234567 €, se visualizará como

1.234.567 €. También podrá conseguir el formato de moneda si
teclea el número, por ejemplo, 345 y presiona el comando
Formato de número de contabilidad de la pestaña Inicio.

 Datos científicos: Si escribe 1E6, Excel lo interpreta como

1.000.000, y lo hace visible como 1,00E+06. Siempre que escriba
un número que no quepa en la celda, su formato pasará a
científico.
  Fecha: Si teclea 19/3/71, Excel lo interpreta como 19 de marzo
de 1971, y lo muestra según el tipo de formato predeterminado
de la categoría Fecha del cuadro de diálogo Formato de celdas.
 NOTA: Recuerde que si escribe un texto de longitud superior a la anchura
de la celda, la visualización se extenderá a las celdas contiguas si éstas
están vacías. En caso contrario, la representación del texto en pantalla se
cortará al terminar la celda.

Aunque la visualización se corte, el texto se almacenará al completo en la

celda, como podrá comprobar en la Barra de fórmulas. Para que aparezca
al completo, modifique personalmente el ancho de la columna.

3 Introducir datos en un rango

Se puede limitar la introducción de datos a una zona de la hoja. De esta forma, no
tendrá que preocuparse de que al introducir los datos, éstos se salgan del espacio
que le ha asignado dentro del rango.

Para limitar la introducción de datos a una determinada zona de la hoja:

Video
Dentro de un rango, podrá introducir datos utilizando el teclado.
Dependiendo de la tecla que utilice, las celdas se rellenarán en una
dirección u otra.

Teclas Los datos se introducirán dentro del rango

INTRO De arriba hacia abajo.

MAYÚS+INTRO De abajo hacia arriba.

TAB De izquierda a derecha.

 Teclas Los datos se introducirán dentro del rango

MAYÚS+TAB De derecha a izquierda.

Práctica: Trabajando con rangos

Mediante este ejercicio, usted practicará introduciendo datos en un rango
determinado.

 En una nueva hoja de cálculo, seleccione el rango C5:G10, e

introduzca el valor 10000 en todas sus celdas. Para ello, utilice
la combinación de teclas CTRL+INTRO.

 A continuación, marque el rango C12:F14, y rellénelo con los

datos: 1000, 1005, 1010, 1015, 1020, 1025, 1030, 1035, 1040,
1045, 1050, 1055. Dependiendo de la tecla o teclas que utilice,
insertará la información en una dirección u otra.

3.5 Cuestionario: Introducción de datos

Pun
 
 1.- Para validar la entrada de un dato dentro de nuestra
hoja de cálculo, deberá pulsar:
 
El botón Suprimir.
La tecla INTRO.
La combinación de teclas ALT+D.
 
2.- Para introducir el mismo valor en celdas
consecutivas, seleccione el rango, introduzca el dato en
la primera celda y:
 
Pulse la combinación de teclas ALT+INTRO.
Pulse la combinación de teclas CTRL+INTRO.
Haga clic en el comando Repetir.
 
3.- Si quiere ver el formato que ha adquirido el dato
introducido en una celda, recurrirá:
 
Al cuadro de diálogo Formatear información.
A la opción Formato de la pestaña Celda.
Al cuadro de diálogo Formato de celdas.
 
4.- ¿Qué tipos de datos podemos encontrar en una celda?
 
Todas las respuestas son correctas.
Fórmulas y Valores de error.
Datos numéricos.
 
5.- ¿Cómo podemos limitar la introducción de datos en
un rango determinado?
 
Seleccionando el rango, tecleando los datos en la primera
celda y pulsando la tecla INTRO.
Seleccionando el rango, manteniendo pulsada la tecla
INTRO, e introduciendo los datos en las celdas.
Tecleando los datos en todas las celdas del rango y,
 posteriormente, seleccionándolas.
 
Gestión de archivos
En esta lección, le explicaremos los comandos que necesitará conocer para
comenzar a trabajar en esta aplicación. Crear nuevos documentos,
guardarlos y ver sus propiedades serán algunos de los puntos a tratar.
1 Extensión de archivos
En este apartado, le enseñaremos las diferentes extensiones que los archivos
abiertos en Microsoft Excel pueden mostrar. De esta forma, podrá distinguir si un
archivo pertenece a un programa o a otro.

Excel puede mostrar varias extensiones de archivos, dependiendo del objeto que
almacene:

Tipo de archivo Extensión

Libro de trabajo .xlsx, .xls (Modo compatibilidad 97-2003)

Plantilla .xltx

Datos .xml, .xml

Página Web .html, .htm

2 Abrir
Una de las ventajas que encontramos al trabajar con PC es la de guardar nuestros
archivos en documentos electrónicos que nos permitan seguir accediendo a ellos
siempre que queramos.

Una de las posibilidades que nos ofrece Excel para acceder a un archivo guardado
previamente, es trabajar mediante el cuadro de diálogo Abrir.

Excel nos brinda la posibilidad de modificar, en la lista, la presentación de

los archivos. Sólo tendremos que pulsar el botón Vistas y elegir entre:

 Mosaicos: Los nombres de los archivos van acompañados de

iconos con grandes dimensiones situados unos debajo de otros.
  Iconos grandes, muy grandes, pequeños o medianos: Con esta
opción, los archivos se muestran organizados en filas y
columnas acompañados de iconos de diferentes dimensiones.

 Lista: Presenta a los archivos incluidos en la carpeta

seleccionada formando un listado.

 Detalles: Ofrece información adicional de los archivos, como el

tamaño, el tipo de archivo o la fecha y hora de la última
modificación.

 Propiedades: Informa de las propiedades del archivo

seleccionado, como su autor, título, número de palabras y
caracteres empleados, líneas, párrafos, etc.

 Vista previa: Facilita una imagen pequeña del documento sin

abrirlo.
3 Cerrar
En contraposición con el comando Abrir, encontramos el comando Cerrar. Este
comando lo podrá ejecutar siguiendo cualquiera de estos pasos:

4 Nuevo y Guardar
Con la utilización de estos dos comandos, creará nuevos libros de trabajo,
aprenderá cómo archivarlos, etc., evitando con ello, perder su información y
generando la posibilidad de acceder a ellos de nuevo, siempre que lo desee.

Cuando ejecutamos Microsoft Excel, abrimos directamente un libro de trabajo en

blanco. Pero si ya se encuentra dentro de la aplicación y quiere crear un nuevo
libro, siga estos pasos:

 NOTA: Para crear mediante la combinación de teclas rápidas un libro en

blanco, presione CTRL+U.

5 Guardar como
Esta función, además de permitirle dar nombre a su libro de trabajo al tiempo que
lo guarda, le ofrece la posibilidad de almacenarlo con un formato distinto al de
Microsoft Excel.
Práctica: Introducir datos
En este ejercicio, creará la tabla que se muestra como imagen final a partir
de la celda D7. Aplique el Formato de número de contabilidad y Estilo
porcentual que ya conoce a las columnas correspondientes.

 Guarde su documento con el nombre Introducir datos.

 Cierre sus documentos.

4.7 Cuestionario: Gestión de archivos

Pun
 
1.- ¿Qué utilidad tiene el panel Propiedades del
documento?
 
Almacenar los libros abiertos y su colocación en la
pantalla.
Mostrar un resumen del libro guardado y las propiedades
con las que se almacenó.
Modificar el nombre con el que se guardó el documento.
 
2.- Las extensiones de archivo guardas en Excel
dependiendo del objeto que almacene son:
 
.xml, .xml.
.html, .htm.
Ambas respuestas son correctas.
 
 3.- Para que sirve la opción Propiedades del Botón Vistas.
 
Ofrece información adicional de los archivos, como el
tamaño, el tipo de archivo o la fecha y hora de la última
modificación.
Informa de las propiedades del archivo seleccionado,
como su autor, título, número de palabras y caracteres
empleados, líneas, párrafos, etc.
Presenta a los archivos incluidos en la carpeta
seleccionada formando un listado.
 
4.- ¿Cómo podemos abrir un libro de trabajo totalmente
en blanco?
 
Utilizando la opción Nuevo de la pestaña Archivo.
Con la opción Nuevo de la pestaña Edición.
Con la combinación de teclas CTRL+N.
 
5.- Mediante que botón tenemos la posibilidad de
modificar la presentación de los archivos.
 
Botón Detalles.
Botón Listas.
Botón Vistas.
 
6.- Si desea almacenar un documento creado en Excel,
deberá acceder al cuadro de diálogo:
 
Opciones para guardar.
Propiedades.
Guardar como.
Introducción de fórmulas
En esta lección, comenzará a realizar las primeras operaciones matemáticas
utilizando algunas de las fórmulas más elementales que podrá encontrar en
la aplicación. Explicaremos la importancia de las referencias, trabajará con
el botón Autosuma, y verá qué tipo de valores de error puede encontrar en
el programa.
 1 Tipos de fórmulas
Las fórmulas son el principal recurso en una hoja de cálculo, y donde reside
casi toda su potencia. Algo muy importante es que toda fórmula en Excel
debe estar compuesta por el signo igual (=) seguido de la operación a
realizar.

Podemos dividir las fórmulas existentes en tres categorías:

 Fórmulas simples: Son todas aquéllas que realizan

operaciones numéricas básicas, formadas por dígitos del 0 al 9,
y operadores como: +, -, *, /. Una fórmula tendría la siguiente
estructura: =50/2.

 Fórmulas con referencia: Fórmulas cuyos datos hacen

referencia y operan con información contenida en otras celdas.
Dominar los cálculos con referencias será uno de los factores
más importantes dentro de una hoja de cálculo.

 Fórmulas predefinidas: También conocidas como funciones.

Estas operaciones son ecuaciones o cálculos implementados
internamente por Excel, que le permitirán realizar complicadas
operaciones de una forma rápida y sencilla.
2 Fórmulas simples
Con ellas realizará operaciones básicas como: sumas, divisiones, multiplicaciones y
diferencias.

Antes de ello, usted debe saber que su PC posee por defecto, una precedencia de
operadores, esto quiere decir que si en una fórmula existen más de un operador
(como por ejemplo: 24/3+3*6-5), se evaluarán como preferentes la multiplicación y
la división, y como posteriores, la suma y la resta.

En estas situaciones, usted deberá indicar a su PC el orden en que desea que

realice las operaciones. Para ello, utilice paréntesis ().

Vea, en estas operaciones, la importancia que pueden tener las alteraciones del
orden en el resultado de cada fórmula.

24/3+3*6-5=21
24/(3+3)*(6-5)=4
24/3+3*(6-5)=11

3 Fórmulas con referencia

Estas fórmulas serán las que más se utilicen dentro de la hoja de cálculo.
Por ejemplo, imagine que desea que el dato de la celda C2 sea el resultado
de dividir el dato de la celda A2, entre el de la celda B2, los pasos que
deberá seguir serán:

1. En primer lugar, sitúese sobre la celda en la que se

escribirá la fórmula, y que además, será aquélla en la que
se mostrará el resultado de la operación. En nuestro
ejemplo, nos posicionaremos sobre C2.

2. Escriba la fórmula =A2/B2. Para ello, podrá teclear

directamente los datos en la celda o en la Barra de
fórmulas, o bien, seleccionar las celdas indicadas con el
botón principal de su ratón. Pulse sobre la celda A2,
teclee el signo del operador (/), y a continuación,
seleccione el segundo factor de la operación, es decir, la
celda B2.

3. Para finalizar, pulse el botón Introducir de la Barra de

fórmulas, o bien, presione la tecla INTRO. El resultado
obtenido se mostrará en la celda C2, mientras que en la
Barra de fórmulas, podrá ver la operación realizada.

Si necesita aplicar la misma fórmula en varias celdas, ésta podrá copiarse,

pero en este caso, deberá prestar mucha atención a las referencias de las
celdas utilizadas.

Cuando se copia una fórmula, las celdas a las que hace referencia cambian.
Si por ejemplo, usted decide copiar la fórmula anterior tres filas hacia abajo,
ésta ya no sería =A2/B2, sino =A5/B5; pues aumentarán en tres, las filas de
las celdas referenciadas. De esta forma, el resultado que obtendremos ya
no será el de dividir A2 entre B2, sino el de dividir A5 entre B5.

Sin embargo, existe la posibilidad de fijar tanto una fila como una columna
de forma que, aunque copie la fórmula que contienen, éstas no sufran
modificación alguna.

Diremos que una fórmula posee referencias mixtas cuando se fija una
columna o fila, y sólo una de ellas permanece igual al copiarse; mientras
que, hablaremos de referencias absolutas, cuando se fijan una fila y una
columna y, aunque la fórmula se copie, las celdas no se actualizan.

A continuación, le mostraremos cómo debe fijar una columna, una fila o

ambas a la vez para evitar que cambien sus referencias.

CELDA TIPO ACTUACIÓN

A5 Referencia Actualiza su refencia al copiar en cualquier dirección la fórmula

relativa que la contiene.

$A5 Referencia Se fija la columna y actualiza su fila si la fórmula se copia arriba o

mixta abajo.

A$5 Referencia Se fija la fila y actualiza la columna si la fórmula se copia a la

mixta derecha o a la izquierda.

$A$5 Referencia Nunca se actualiza sea cual sea la dirección en la que se copie la
absoluta fórmula. Siempre apuntará al deto de la celda A5.

 NOTA: Para alternar entre los diferentes tipos de referencias cuando esté

introduciendo una fórmula, pulse la tecla F4 y la celda seleccionada se
mostrará con referencia absoluta, mixta o relativa.

 4 Fórmulas predefinidas
Estas funciones son ecuaciones o cálculos implementados internamente por Excel,
que utilizaremos para resolver operaciones de forma rápida. También conocidas
como funciones.

Encontrará funciones matemáticas, trigonométricas, lógicas, de texto, de fecha y

hora, etc.

Siempre que utilice una función, comprobará que su sintaxis es similar a la que se
muestra en el ejemplo:

=SUMA(A1;A2;…)

=: Signo igual, presente en toda fórmula.

SUMA: Nombre de la función.

(A1;A2;…): Conjunto de variables de entrada necesarias para realizar los cálculos

en la función. Irán separadas por punto y coma (;).

La explicación de cada parámetro se expondrá en la ayuda de la función o en el

asistente de funciones.

Tenga en cuenta que podrán existir funciones que no necesiten parámetros para
su ejecución, un ejemplo de ello podría ser la función =HOY().

Compruebe que, al teclear esta función en una celda y presionar el botón

Introducir de la Barra de fórmulas, o la tecla INTRO, podrá visualizar la fecha del
día actual según su PC.

5 Referencias en el libro de trabajo

Si en alguna circunstancia usted necesita realizar una operación utilizando datos
que se encuentren en las diferentes hojas que componen un libro de trabajo,
tendrá que utilizar una sintaxis similar a la que se muestra en el ejemplo:
 =SUMA([Libro]Hoja!$D$4; E4)

=: Signo igual, presente en toda fórmula.

SUMA: Nombre de la función.

[Libro]: Nombre del libro en el que se encuentra el primer argumento a utilizar.

Hoja!: Nombre de la hoja que contiene el primer argumento a utilizar.

$D$4: Nombre de la celda que contiene el primer argumento a utilizar por la

función.

E4: Segundo argumento de la función.

 NOTA: Usted podrá realizar operaciones con celdas ubicadas en diferentes libros

de trabajo, siempre que indique el libro y la hoja en la que se encuentra el
argumento a utilizar.

6 Formas de crear una fórmula

Podrá crear una fórmula de una de las tres formas que le expondremos a
continuación, teniendo en cuenta que debe cumplir una disciplina en su escritura
para facilitar su lectura y comprensión.

 NOTA: Recuerde que lo primero que tiene que hacer al crear una fórmula es
escribir el signo de igualdad (=).

Manual
Deberá teclear cada componente que desee que forme parte de la fórmula en la
Barra de fórmulas o en la celda directamente.

Este método será apropiado si las fórmulas a utilizar son pequeñas y simples, pero
si aumenta el número de operadores o no se acuerda de la referencia de la celda
que contiene el dato que desea, le recomendamos utilizar otra alternativa.

Por punteo
A través de este método, creará su fórmula utilizando el ratón.

Será tan sencillo como señalar las referencias de las celdas que va a utilizar como
operadores. La celda sobre la que pulse se introducirá en la fórmula. No olvide
teclear, entre celda y celda, el operador aritmético que le indique a Excel la
operación a realizar.

Utilizando funciones predefinidas de Excel

Para utilizar estas operaciones predefinidas, usted tendrá dos opciones:

 Presionar sobre el botón Insertar función de la Barra de

fórmulas.

 Hacer clic sobre el comando con el mismo nombre que

encontrará en el área Biblioteca de funciones de la pestaña
Fórmulas.
Dentro del cuadro de diálogo Insertar función, podrá diferenciar varios
apartados:
1. En la parte superior, verá un cuadro de texto
denominado Buscar una función. En él, usted podrá
escribir una breve descripción de la operación que
necesita realizar.

Por ejemplo, si necesita obtener un promedio de una

serie de datos, usted escribirá en este cuadro: Promedio.

Seguidamente, presione el botón Ir y en la parte derecha

de este cuadro, se mostrará un listado con funciones
relacionadas con su petición.

2. También podrá localizar la función que necesite a través

del cuadro de lista Seleccionar una categoría. Utilice este
cuadro siempre que tenga claro el grupo en el que se
encuentra la función a localizar; si es de tipo matemática
 y trigonométrica, si es financiera, si es lógica, etc.

7 El botón Autosuma
Si bien la capacidad de crear fórmulas es muy avanzada, la velocidad de creación
no lo es tanto. Por ello, Excel tiene diseñado un sistema en el que la operación más
común, la suma, se realiza con mucha facilidad.

Siempre que necesite sumar una serie de datos que estén estructurados en filas o
columnas, recurra a la orden Autosuma.

8 Valores de error
En el apartado anterior, comentamos la posible presencia de mensajes de error en
el resultado de una operación realizada en Excel. Estos valores pueden deberse a
diversos factores y circunstancias que provocan que la fórmula no dé un valor
correcto como salida.

Dependiendo del tipo de error cometido, el mensaje que se mostrará será uno de
los siguientes:

#####: Verá este error cuando el valor numérico introducido en la celda,

manualmente o mediante fórmula, sea demasiado ancho para visualizarlo al
completo en la celda. También puede producirse al realizar operaciones con
fechas y horas que generen un resultado negativo.

#¡REF!: Este mensaje aparece cuando se ha borrado el rango de celdas que

estaban referenciadas en la fórmula que se está utilizando, o bien, si intenta pegar
celdas sobre otras a las que la fórmula utilizada haga referencia.

#¡NUM!: Se producirá al usar un argumento inaceptable en una función que

requiera un argumento numérico. Por ejemplo, al introducir un número negativo
para realizar una raíz cuadrada.

#¡NULO!: Este valor puede aparecer en diferentes ocasiones, como por ejemplo, si

especifica una intersección en dos rangos que no se cruzan, si utiliza un operador
de rango, o bien, una celda de referencias incorrectas.

#¡VALOR!: Se muestra cuando se utiliza un tipo de argumento u operando

equivocado. Existen varios casos:
Introducción de texto donde se requiere un número o un valor lógico, siempre que
el texto no se pueda traducir al tipo de datos correcto.
Suministro de un rango a un operador o a una función que requiera un único
valor.
Uso de una matriz no válida en una de las funciones matriciales de la hoja de
cálculo.
#¿NOMBRE?: Aparece cuando se utiliza un nombre que el programa no puede
reconocer.

#¡DIV/0!: Mensaje de error que le indicará que, en una fórmula, está tratando de

dividir entre cero.

#N/A: Su significado literal es no hay ningún valor disponible.

Este error será útil para evitar hacer referencia a celdas en blanco. Si hay celdas en
la hoja que deben contener datos, pero éstos aún no están disponibles, escriba
#N/A para que las fórmulas que estas celdas contengan devuelvan #N/A y por el
momento, no calculen el valor.

 Práctica: Introducir fórmulas

Abra el ejercicio “Introducir datos.xlsx” que elaboró en la lección anterior y,
sobre él:

 Cree una nueva columna denominada Importe.

 Calcule los datos de esta columna sumando al precio de cada

artículo su IVA correspondiente. La fórmula a emplear será:
Precio*(1+IVA).
  Utilice la opción Autosuma para calcular los totales en las celdas
F12 y H12.

 Asigne el nombre Precio, al rango F8:F11.

 Cree nombres de forma automática a la selección D7:H11.

 Guarde su ejercicio con el nombre Introducir fórmulas.

Práctica: Tienda del Oeste
En este ejercicio, creará una nueva hoja de cálculo a partir de la celda C3,
siguiendo el ejemplo de la imagen inicial que se le propone.

 El IVA siempre será del 18%.

 Calcule los datos de la columna Importe con la fórmula que

utilizó en el ejercicio anterior: Precio*(1+IVA).

 Aplique a los datos de las columnas Precio e Importe el Formato

de número de contabilidad.

 Guarde su trabajo con el nombre Tienda del Oeste.

IMAGEN INICIAL
IMAGEN FINAL

5.11 Cuestionario: Introducción de fórmulas

Pun
 
1.- Siempre que cree una fórmula ¿qué signo debe
anteponer a los operadores de la misma?
 
El signo igual (=)-.
El signo de porcentaje (%).
El signo de multiplicación (x).
 
2.- ¿Cuándo decimos que una fórmula posee referencias
absolutas?
 
cuando se fija una columna o fila, y sólo una de ellas
permanece igual al copiarse.
Cuando se fijan una fila y una columna y, aunque la
fórmula se copie, las celdas no se actualizan.
Ambas son correctas.
 
3.- ¿Cómo se realiza una fórmula utilizando las funciones
predefinidas de Excel?
 
Utilizando el botón Vistas.
Utilizando el puntero del ratón sobre la celda donde
 vamos a añadir la fórmula.
Utilizando el botón Insertar función.
 
4.- ¿Qué son la fórmulas simples?
 
Son todas aquéllas que realizan operaciones numéricas
básicas, formadas por dígitos del 0 al 9, y operadores como:
+, -, *, /.
Son ecuaciones o cálculos implementados internamente
por Excel, que le permitirán realizar complicadas
operaciones de una forma rápida y sencilla.
Fórmulas cuyos datos hacen referencia y operan con
información contenida en otras celdas.
 
5.- Cuando una fórmula da un valor incorrecto como
salida ¿qué obtendremos como resultado?
 
Un valor de error.
El mensaje #ERROR!
Un resultado cero.
 
6.- ¿Qué tipos de fórmulas se pueden encontrar en una
hoja de cálculo?
 
Fórmulas con referencia y fórmulas simples.
Fórmulas predefinidas.
Todas las respuestas son correctas.
 
7.- ¿Para qué utilizamos el comando Autosuma?
 
Para añadir al documento el nombre de su autor.
No existe este comando dentro de Microsoft Excel.
Para sumar una serie de datos que estén estructurados
en filas o columnas.
Cortar, copiar y pegar
En esta lección, conocerá las posibilidades que le ofrece el portapapeles de
Excel, con el que aprenderá a realizar útiles acciones tales como mover y
duplicar.
1 Descripción de los comandos
En primer lugar, deberá conocer las diferentes acciones que le permiten
realizar los comandos Cortar y Copiar Acciones

 Mover: Desplaza los datos de una zona a otra de la hoja de

cálculo o del libro de trabajo. Esta acción la conseguirá con el
comando Cortar.

 Duplicar: Copia los datos de una zona de la hoja de cálculo o

del libro de trabajo a otra. El comando a emplear será Copiar.
Estas dos acciones deberá llevarlas a cabo en dos pasos. El primero de ellos
será señalar el rango de datos o la celda que se verá afectada por la acción,
y el segundo, utilizar el comando apropiado.

Comandos

Para completar estas acciones necesitará los comandos: Cortar, Copiar y

Pegar.

 Cortar: Mueve el rango, la celda o el objeto seleccionado y lo

coloca en el portapapeles. El objeto original se elimina.

 Copiar: Duplica el rango, la celda o el objeto seleccionado y lo

coloca en el portapapeles. El objeto original se mantiene.

 Pegar: Coloca el contenido almacenado en el portapapeles, en

el rango o en la celda indicada como destino.

Definiremos portapapeles como un objeto de Windows que utilizaremos

como zona intermedia para el traspaso de información dentro de una
misma aplicación, o bien entre programas diferentes.

El portapapeles de Excel almacena hasta 24 objetos a la vez y le permite

especificar cuál de ellos desea pegar, si prefiere pegarlos todos, eliminarlos,
etc.

 NOTA: Podrá visualizar el portapapeles si presiona el icono con forma de

lecha del área Portapapeles de la pestaña Inicio.

2 Cortar
Para llevar a cabo esta acción de forma correcta, en primer lugar, debe cortar el
objeto o los datos en los que esté interesado y, posteriormente, tendrá que
pegarlos.

Existen varias formas para mover una celda o grupo de celdas de posición:

 NOTA: Si desea cortar y pegar objetos a través del teclado, utilice las
combinaciones de teclas CTRL+X y CTRL+V o INTRO, respectivamente.

3 Copiar
La forma de utilizar este comando es muy similar a la de la orden Cortar, por lo
que, en primer lugar, deberá copiar el objeto o los datos en los que esté
interesado y, posteriormente, deberá pegarlos.
Las posibilidades para duplicar una celda o grupo de celdas son:

 Vídeo: Copiar

 NOTA: Para copiar y pegar objetos a través del teclado, utilice las combinaciones
de teclas CTRL+C y CTRL+V o INTRO, respectivamente.

ráctica: Referencias relativas fórmulas

Esta práctica tiene como objetivo introducir al alumno en el uso de las
referencias relativas utilizadas en las fórmulas de Excel, ya que es uno de
los pilares en los que se basa el funcionamiento de las hojas de cálculo.

Es fundamental conocer cómo funcionan, cuándo se utilizan, y cuál es su

comportamiento.

 Para la resolución de esta práctica, elabore una hoja de cálculo

calcule las columnas de Comisión, Sueldo total y la fila de
TOTALES mediante fórmulas.

 No olvide guardar su documento con el nombre Referencias

relativas.
Práctica: Referencias absolutas
Ya que ha practicado con las referencias relativas, dedique el siguiente
ejercicio a las referencias absolutas.

Al igual que en la práctica anterior, deberá elaborar una hoja de cálculo

partiendo de la imagen inicial que le mostramos y teniendo en cuenta que
el Sueldo base de cada comercial y el % Comisión son fijos:

 Calcule las columnas Comisión y Sueldo total.

 Calcule la fila TOTALES.

 Guarde el ejercicio con el nombre Referencias absolutas.

Práctica: Tipos de referencia
Mediante este ejercicio, practicará con las referencias mixtas y absolutas, y
con la ayuda de los comandos estudiados en esta lección, deberá conseguir
los resultados expuestos en la imagen final.

 Calcule las columnas Importe para cada semestre, sabiendo

que su fórmula es: Cantidad*Precio*(1+IVA).

 Guarde el documento con el nombre Tipos de referencia.

Práctica: Tipos de referencia
Mediante este ejercicio, practicará con las referencias mixtas y absolutas, y
con la ayuda de los comandos estudiados en esta lección, deberá conseguir
los resultados expuestos en la imagen final.

 Calcule las columnas Importe para cada semestre, sabiendo

que su fórmula es: Cantidad*Precio*(1+IVA).

 Guarde el documento con el nombre Tipos de referencia.

Práctica: Tipos de referencia
Mediante este ejercicio, practicará con las referencias mixtas y absolutas, y
con la ayuda de los comandos estudiados en esta lección, deberá conseguir
los resultados expuestos en la imagen final.

 Calcule las columnas Importe para cada semestre, sabiendo

que su fórmula es: Cantidad*Precio*(1+IVA).

 Guarde el documento con el nombre Tipos de referencia.

6.8 Cuestionario: Cortar, Copiar y Pegar
 Pun
 
1.- Para duplicar los datos de una zona de la hoja de
cálculo o del libro de trabajo a otra, deberá utilizar el
comando:
 
Duplicar.
Mover.
Copiar.
 
2.- Cuando cortamos o copiamos una celda, rango u
objeto, ¿dónde se almacena hasta que elegimos el lugar
de destino?
 
En el portapapeles.
En la carpeta Traspaso de archivos.
En la lista desplegable del comando Pegar.
 
3.- Para desplazar los datos de una zona a otra de la hoja
de cálculo o del libro de trabajo, deberá utilizar el
comando:
 
Duplicar.
Cortar.
Copiar.
 
4.- Los comandos Copiar, Cortar y Pegar los
encontraremos en:
 
La pestaña Inicio.
La Barra de herramientas Dibujo.
La pestaña Insertar.
La pestaña Datos.
 
5.- ¿Hasta cuántos objetos podemos almacenar en el portapapeles?
 
 20.
24.
 
6.9 Cuestionario: Cuestionario final

Puntuación: 100 %

Ha superado con éxito el cuestionario final. Acceda al apartado ÍNDICE

y realice el cuestionario de evaluación de calidad (situado al final). Si
lo desea puede volver a acceder al temario para su revisión, mientras
las fechas del curso estén vigentes.
 
1.- ¿Qué es un rango?
 
La aglomeración de información en una determinada
zona de la hoja de cálculo.
Una agrupación de celdas.
Un conjunto de hojas de cálculo.
 
2.- ¿Qué utilidad tiene el panel Propiedades del
documento?
 
Modificar el nombre con el que se guardó el documento.
Mostrar un resumen del libro guardado y las propiedades
con las que se almacenó.
Almacenar los libros abiertos y su colocación en la
pantalla.
 
3.- Para validar la entrada de un dato dentro de nuestra
hoja de cálculo, deberá pulsar:
 
El botón Suprimir.
La combinación de teclas ALT+D.
La tecla INTRO.
 
4.- ¿Qué tipos de referencias podemos encontrar en una
fórmula?
 
Referencias relativas.
Todas las respuestas son correctas.
Referencias mixtas y absolutas.
 
5.- Para desplazar los datos de una zona a otra de la hoja
de cálculo o del libro de trabajo, deberá utilizar el
comando:
 
Cortar.
Copiar.
Duplicar.
 
6.- ¿Qué entiende por fórmula en Microsoft Excel?
 
Es una operación realizada en una celda utilizando datos
de otras celdas.
Es la unidad mínima de información dentro de una hoja
de cálculo.
Es la forma de relacionar varias celdas mediante
operaciones estadísticas.
 
7.- ¿Qué es un libro de trabajo?
 
Un documento creado en Microsoft Excel.
Cualquier documento que contenga datos, formado por
más de una página.
Un conjunto de hojas de cálculo independientes en un
mismo documento.
 
8.- ¿Cómo podemos limitar la introducción de datos en
un rango determinado?
 
Seleccionando el rango, manteniendo pulsada la tecla
INTRO, e introduciendo los datos en las celdas.
Seleccionando el rango, tecleando los datos en la primera
 celda y pulsando la tecla INTRO.
Tecleando los datos en todas las celdas del rango y,
posteriormente, seleccionándolas.
 
9.- Para seleccionar una celda usted podrá:
 
Utilizar el teclado.
Utilizar el botón secundario del ratón.
Utilizar el dedo sobre la pantalla.
 
10.- ¿Cuál es la extensión que Excel da a sus libros de
trabajo?
 
.xlt.
.xlw.
.xlsx.

EXCEL AVANZADO

Libros de trabajo
Esta lección le resultará muy útil cuando utilice varios libros de trabajo a la
vez. En ella, veremos cómo organizarlos, en qué tipo de visualización
pueden mostrarse y cómo beneficiarnos del modo grupo.
1 Trabajar con varios libros
Una de las posibilidades que ofrece Microsoft Excel es la de permitirle
trabajar con varios libros de trabajo de forma simultánea, para lo que usted
deberá aprender cómo desplazarse por ellos.
Al entrar en el programa por primera vez, encontrará un libro abierto al que
Excel denominará Libro1. Si crea más de un libro sin cerrar el actual, estará
trabajando con ellos al mismo tiempo, aunque sólo uno será el libro activo.

Para comprobar cuántos libros se encuentran abiertos en su aplicación,

puede actuar de una de las siguientes formas:

 Active la lista de libros abiertos. Para ello, localice la pestaña

Vista y presiónela. En el área Ventana, verá el comando Cambiar
ventanas, despliéguelo y verá los nombres de los libros abiertos
en ese momento.

 Identificará cuál es el libro activo gracias a la marca de

verificación que aparecerá junto al nombre. Si desea cambiar de
libro activo, pulse sobre su nombre y éste se mostrará en
pantalla.
2 Organizar varios libros de trabajo
Ya ha estudiado cómo mantener varios libros de trabajo abiertos en la aplicación,
y a continuación, le explicaremos la forma de mantenerlos visibles en el mismo
instante de tiempo.

 Vídeo: Trabaja con varios libros

El cuadro de diálogo Organizar ventanas. mostrará las posibles opciones

existentes para mostrar los libros de trabajo.

 Mosaico: Distribuye los libros existentes en el programa de

forma arbitraria.

 Horizontal: Dispone los libros ejecutados unos debajo de otros,

ocupando todo el ancho de la ventana de la aplicación.

 Vertical: Muestra los libros de trabajo unos junto a otros,

ocupando todo el largo de la ventana de Excel.
 Cascada: Con esta opción, verá todos los libros que tenga
disponibles sobrepuestos unos a otros.
 NOTA: Podrá utilizar la orden Nueva ventana tantas veces como quiera,
mostrando el libro de trabajo cada vez más dividido.

Si tiene en pantalla demasiadas ventanas y alguna de ellas ya no le es útil,

puede quitarla siguiendo estos pasos:

1. Active la ventana que desea ocultar, posicionándose en

ella.

2. Presione la pestaña Vista, y marque la orden Ocultar

ventana. Ésta desaparecerá de la pantalla. 

3. Para volver a mostrar una ventana que haya ocultado,

muestre el contenido de la pestaña Vista y a
 continuación, pulse sobre la opción Mostrar

ventana. 

4. Se abrirá el cuadro de diálogo Mostrar, en el que verá el

listado de las ventanas y libros que se han ocultado.
Presione sobre aquél que desee mostrar y haga clic
en Aceptar.

3 Organizaciones especiales
Además de las distribuciones que le ofrece el cuadro de diálogo Organizar
ventanas, existen cinco formas de organizar los libros de trabajo diferentes a las
que ya conoce.

Pantalla completa
Para acceder a esta opción:

1. Despliegue la pestaña Vista y en su interior, seleccione la

opción Pantalla completa dentro del área Vistas de

libro. 

2. Compruebe que desaparece la zona de pestañas, al igual

que la Barra de estado. De esta forma, obtendrá el
 máximo espacio de trabajo posible.

3. Para mostrar la ventana con tamaño normal, haga doble

clic sobre la Barra de título del libro activo, o bien
presione el botón Restaurar.

Dividir paneles
Con esta posibilidad, dividiremos la ventana activa en dos o cuatro partes
con el fin de mantener visible varias zonas de la misma simultáneamente.

1. Para ello, use el botón Dividir de la pestaña Vista, o bien

arrastre los marcadores de división de la barra de
desplazamiento vertical u horizontal según le

convenga. 
2. Para crear una división desde la barra de desplazamiento
vertical, deberá pulsar y arrastrar la línea gris gruesa que
se ubica en su parte superior. Para hacerlo desde la barra
de desplazamiento horizontal, presione la línea gris
gruesa ubicada en su parte derecha y arrástrela a la zona
de trabajo.

3. Si crea la división desde la pestaña Vista, la línea de

división se establecerá por defecto en la esquina superior
izquierda de la celda activa. Podrá desplazarla si pulsa
sobre ella y sin soltar la arrastra.
 4. Cada zona de la división contendrá sus propias barras de
desplazamiento.

5. Para eliminar una división de paneles, seleccione de

nuevo la orden Dividir de la pestaña Vista, o bien haga
doble clic sobre la línea de división que quiera quitar.
Inmovilizar paneles
Esta opción será muy válida, por ejemplo, si desea rellenar un listado y
necesita tener siempre visibles los enunciados de las columnas, ya que se
fijan unas áreas que no crecen con la hoja de cálculo y se muestran siempre
visibles.

1. Use la opción Inmovilizar paneles de la pestaña

Vista. 

2. Las líneas de división se establecerán por defecto en la

esquina superior izquierda de la celda activa y, a
diferencia de la división de paneles, no poseerán barras
de desplazamiento ni podrá arrastrarlas.

3. La orden Inmovilizar paneles le permitirá elegir entre

opciones ya definidas como Inmovilizar fila superior o
Inmovilizar primera columna que como sus propios
nombres indican fijarán la primera fila o columna de la
hoja de cálculo.

4. En el caso de querer establecer sus propios paneles,

presione la opción Inmovilizar paneles y la fijación se
hará según tenga seleccionada la celda o rango.
 5. Eliminará los paneles pulsando la opción Movilizar
paneles en la lista desplegable del comando Inmovilizar
paneles.

4 Cómo utilizar el zoom

En este apartado, aprenderá cómo cambiar la escala de visualización de un libro
de trabajo en pantalla.

 Vídeo: Cómo utilizar el zoom

5 Crear una hoja

El número de hojas que Microsoft Excel crea al iniciar un nuevo libro (3
hojas por defecto) se puede modificar. Para ello, siga los pasos que se
muestran:

 Vídeo: Crear una hoja

Sin embargo, si lo que desea es agregar una nueva hoja a un libro con el
que ya está trabajando, proceda siguiendo una de las opciones que se
muestran:

1. Seleccione la pestaña Inicio y, en su interior, localice el

área Celdas. Despliegue el comando Insertar y, en la lista
de opciones que presenta, pulse sobre la opción Insertar

hoja.

2. La forma más rápida es presionar el botón Insertar hoja

de cálculo que se encuentra al final de la última hoja.
En todos los casos, la hoja se insertará delante de la que tuviera
seleccionada. Posteriormente, usted podrá moverla al sitio que más le
convenga.

 NOTA: Para insertar hojas a través del teclado, utilice la combinación de

teclas (ALT+I)+H.

 6 Eliminar una hoja

Para borrar una hoja de su libro de trabajo que ya no necesite, presione sobre ella
para que sea la hoja activa y seguidamente, actúe de una de las siguientes formas:

 Vídeo: Eliminar una hoja

7 Ocultar una hoja

Si desea ocultar una de las hojas que forman su libro de trabajo, sin necesidad de
eliminarla, podrá conseguirlo de la siguiente forma:

 Vídeo: Ocultar una hoja

 NOTA: Para insertar hojas a través del teclado, utilice la combinación de teclas

(ALT+I)+H.

8 Mover o copiar una hoja

Para mover o copiar una hoja, proceda siguiendo una de estas posibilidades:

 Vídeo: Mover o copiar una hoja

9 Agrupar en un libro las hojas de otros libros

Imagine que tiene diversos libros de trabajo con modelos relacionados y que, para
facilitar el trabajo, le gustaría agrupar todas sus hojas en un único libro. Una forma
sencilla de conseguir su objetivo es la siguiente:

 Vídeo: Agrupar en un libro las hojas de otros libros

10 Modificar el nombre de una hoja

Excel le ofrece la posibilidad de nombrar como desee, las hojas que componen su
libro de trabajo, con el fin de localizar rápidamente cualquier operación, gráfico,
etc., que haya realizado en ellas.

Para conseguirlo fácilmente:

 Vídeo: Modificar el nombre de una hoja

 NOTA: Podrá ocultar y mostrar hojas utilizando el teclado con las combinaciones

de teclas (ALT+F)+(H+O) y (ALT+F)+(H+M), respectivamente.

11 Cambiar el color de las etiquetas

Mediante este recurso, Excel le permite reconocer rápidamente una hoja gracias al
color de su etiqueta. Para ello:

 Vídeo: Cambiar el color de las etiquetas

12 Temas del documento

Una de las novedades que nos ofrece la versión 2007 son los temas de
documento. Un tema es un conjunto predeterminado de estilos, formatos, colores
y fuentes que se aplican sobre un documento sin formato alguno.

Para aplicar temas en Microsoft Excel:

 Vídeo: Temas del documento

13 Insertar fondo
Con esta opción, conseguirá una personalización total de su hoja de cálculo,
además de crear un atractivo aspecto.

 Vídeo: Insertar fondo

 NOTA: Para insertar un fondo a una hoja de cálculo a través del teclado, utilice la
combinación de teclas (ALT+F)+(H+F).

14 Modo grupo
Denominamos modo grupo al trabajo simultáneo con varias hojas. Este
sistema reduce el tiempo de creación de una hoja de cálculo, ya que cuando
se encuentra activo, lo que realice en una hoja se copiará automáticamente
en el resto.
Usted puede crear una hoja, rellenarla, darle formato y luego copiar su
contenido en otras hojas, pero siempre será más rápido activar el modo
grupo ya que, a medida que está creando la primera hoja, se rellenará el
resto, ahorrándose con ello, ejecutar posteriormente el comando Copiar.

Siempre que utilice el modo grupo, todas las etiquetas de hojas que
pertenezcan al mismo grupo tendrán un color blanco. Para distinguir cuál
de ellas es la activa, observe aquélla que tenga su nombre en negrita.

Para activar el modo grupo, sólo debe seleccionar varias hojas. Para ello,
existen tres posibilidades:

1. Seleccionar todas las hojas:

 Si quiere que el modo grupo actúe sobre

todas las hojas de su libro de trabajo, pulse
sobre una de las etiquetas de la hojas con el
botón secundario del ratón, y en su menú
contextual, marque la orden Seleccionar
 todas las hojas.

 Creará un grupo con todas las hojas del libro,

por lo que las modificaciones que realice en
una de ellas se reflejarán en todas las demás.

2. Seleccionar un rango continuo de hojas: Pulse sobre la

primera hoja que quiera seleccionar, mantenga
presionada la tecla MAYÚS y haga clic sobre la última hoja
del rango. Ambas, y el resto de hojas que existan entre
ellas, quedarán seleccionadas formando el modo grupo.

Seleccionar un rango discontinuo de hojas: Cuando quiera seleccionar

un grupo de hojas individuales, seleccione una de ellas, presione la
tecla CTRL y a continuación, haga clic sobre el resto. Sólo formarán el
grupo 14 Modo grupo
Denominamos modo grupo al trabajo simultáneo con varias hojas. Este
sistema reduce el tiempo de creación de una hoja de cálculo, ya que cuando
se encuentra activo, lo que realice en una hoja se copiará automáticamente
en el resto.

Usted puede crear una hoja, rellenarla, darle formato y luego copiar su
contenido en otras hojas, pero siempre será más rápido activar el modo
grupo ya que, a medida que está creando la primera hoja, se rellenará el
resto, ahorrándose con ello, ejecutar posteriormente el comando Copiar.
Siempre que utilice el modo grupo, todas las etiquetas de hojas que
pertenezcan al mismo grupo tendrán un color blanco. Para distinguir cuál
de ellas es la activa, observe aquélla que tenga su nombre en negrita.

Para activar el modo grupo, sólo debe seleccionar varias hojas. Para ello,
existen tres posibilidades:

1. Seleccionar todas las hojas:

 Si quiere que el modo grupo actúe sobre

todas las hojas de su libro de trabajo, pulse
sobre una de las etiquetas de la hojas con el
botón secundario del ratón, y en su menú
contextual, marque la orden Seleccionar
todas las hojas.
  Creará un grupo con todas las hojas del libro,
por lo que las modificaciones que realice en
una de ellas se reflejarán en todas las demás.

2. Seleccionar un rango continuo de hojas: Pulse sobre la

primera hoja que quiera seleccionar, mantenga
presionada la tecla MAYÚS y haga clic sobre la última hoja
del rango. Ambas, y el resto de hojas que existan entre
ellas, quedarán seleccionadas formando el modo grupo.

3. Seleccionar un rango discontinuo de hojas: Cuando

quiera seleccionar un grupo de hojas individuales,
seleccione una de ellas, presione la tecla CTRL y a
continuación, haga clic sobre el resto. Sólo formarán el
grupo aquéllas sobre las que usted haya pulsado.

4. Para deseleccionar las hojas que formen un modo grupo,

pulse sobre una de sus etiquetas con el botón secundario
del ratón y en el menú contextual que se muestra,
marque la orden Desagrupar hojas.

Práctica: Cuatro libros

En este ejercicio, practicará con todo lo que ha aprendido en esta lección.
Deberá crear cuatro libros de trabajo con seis hojas cada uno y distribuirlos
de forma horizontal. A continuación:
 Entre en Excel y, una vez creado los cuatro libros restantes
(Libro2, Libro3, Libro4 y Libro5), cierre el Libro1.

 En el Libro2, active el modo grupo formado por las hojas 1, 2 y

3.

 Seguidamente, introduzca en ellas los datos que se muestran

en la imagen inicial.

 Desactive el modo grupo e introduzca, en cada hoja, diferentes

datos para las columnas Precio, IVA y Stock.

 La columna Importe deberá calcularla a través de una fórmula.

 En la celda G2 de cada hoja del Libro 2, inserte los nombres:

Enero, Febrero y Marzo respectivamente.

 Cambie el color y nombre de sus etiquetas siguiendo las

instrucciones que se muestran:

o Hoja1: Color de etiqueta Rojo, nombre ENERO.

o Hoja2: Color de etiqueta Azul, nombre FEBRERO.
o Hoja3: Color de etiqueta Verde, nombre MARZO.

 Inserte como fondo de la hoja ENERO, la imagen “Delfines.gif”

que se adjunta con la práctica.

 Organice los libros horizontalmente y realice las siguientes

acciones:

o En el Libro5, coloque la hoja 1 entre las hojas 5 y 6, y

la hoja 2 al final.
 o Copie la hoja 1 del Libro2 al Libro4 y colóquela entre
sus hojas 5 y 6.
o Cierre los libros de trabajo 3, 4 y 5 sin conservar sus
cambios.

 Guarde el libro de trabajo que mantiene abierto con el nombre

Libro2.
  1.16 Cuestionario: Libros de trabajo

Pun
 
1.- ¿Podemos modificar el número de hojas con las que
se crea un libro de trabajo?
 
No.
Sí.
Sí, siempre que mantengamos un margen entre 2 y 5
hojas.
 
2.- ¿Qué es el Modo grupo?
 
Sistema con el que agruparemos todas las fórmulas
utilizadas en la hoja de cálculo.
Un conjunto de fórmulas predefinidas por Excel.
Sistema con el que trabajaremos simultáneamente con
todas las hojas del libro de trabajo activo.
 
3.- Para cambiar la escala de visualización de un libro de
trabajo en pantalla, utilizaremos:
 
La herramienta Aumentar/Disminuir.
La herramienta Zoom.
El comando Escala.
 
4.- Para distribuir varios libros de trabajo en la pantalla,
podremos escoger una organización:
 
Todas las respuestas son correctas.
En cascada.
Horizontal y en mosaico.
 
5.- Si deseamos ocultar una hoja de nuestro libro de
trabajo sin eliminarla, recurriremos a:
 
 La orden Ocultar.
La tecla SUPR.
El comando Eliminar.
 
Formatear datos
En esta lección, seguiremos aplicando a nuestros datos algunos formatos
más específicos que nos permitan realizar operaciones de alineación, o bien
aplicarles bordes, cambiar su fuente, insertar comentarios, etc.
1 Mejorar el aspecto de los datos
Un buen análisis siempre debe ir acompañado de una buena presentación. La
estética puede ayudar a resaltar aspectos más importantes que otros dentro de un
diseño de hoja de cálculo, además de dar claridad a los datos y, en resumen,
conseguir una apariencia visualmente agradable.

Para conseguir estos objetivos, Excel dispone de un amplio número de formatos

que conocerá a lo largo de esta lección, y que encontrará en la pestaña Inicio.

2 Formatos numéricos
Con ellos, determinará la apariencia de los datos en las celdas
seleccionadas. Para utilizar un formato, podrá introducir los datos y luego
formatearlos, formatear las celdas y luego introducir los datos, o bien
introducirlos ya formateados.

Existen formatos a los que sólo podrá acceder a través del comando con el
mismo nombre. En tal caso, usted deberá:

 Vídeo: Formatos numéricos

 NOTA: Podrá acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas con la

combinación de teclas CTRL+1.

A continuación, le mostraremos aquellos formatos que quizás utilice con

más frecuencia; los encontraremos en el área Número de la pestaña Inicio.
 Formato de número de contabilidad: Si presiona sobre el
centro del botón, aplica el formato de moneda internacional a
las celdas seleccionadas. Dependerá del país indicado en el
cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma del Panel
de control, para insertar su moneda correspondiente. Si
despliega la flecha que muestra el comando a la derecha, verás
otras posibilidades como chino, francés, inglés, etc.

 Estilo porcentual: Aplica un formato de porcentaje a las celdas

seleccionadas. Ejemplo: 99500%.

 Estilo millares: Incluye un punto como separador de millares en

los datos numéricos de las celdas seleccionadas. Ejemplo:
9.950.

 Aumentar decimales: Cada vez que presiona sobre su botón,

aumenta el número de dígitos tras la coma decimal en las
celdas seleccionadas. Ejemplo: 995,0; 995,00; 995,000.

 Disminuir decimales: Su función es la contraria a la del botón

Aumentar decimales. Ejemplo: 995,000; 995,00; 995,0.
3 Alineación de los datos
Otra opción para mejorar el aspecto de los datos dentro de una hoja de
cálculo es alinearlos adecuadamente en sus celdas correspondientes. Para
ello, siga estos pasos:

 Vídeo: Alineación de los datos

Si elige una orientación Horizontal, además podrá escoger:

 General: Aplica la alineación predeterminada según el tipo de

datos. Los datos de texto se alinearán al extremo izquierdo de
la celda y los números, las fechas y las horas se alinearán a la
derecha. Los valores lógicos VERDADERO y FALSO se centrarán.

 Izquierda (sangría): Alinea el contenido de la celda en el

extremo izquierdo. Si especifica un número en el cuadro
Sangría, Excel alineará el contenido de la celda desde la
izquierda, según el número de caracteres especificado.

 Centrar: Centra el contenido en la celda.

 Derecha (sangría): Alinea el contenido en el extremo derecho

de la celda. Si especifica un número en el cuadro Sangría, Excel
alineará el contenido de la celda desde la derecha, según el
número de caracteres especificado.
  Rellenar: Repite los caracteres de la celda situada en el
extremo izquierdo, a lo largo del rango seleccionado. Todas las
celdas del rango seleccionado que desee rellenar deberán estar
vacías.

 Justificar: Divide el contenido de la celda en varias líneas,

ajustando el espacio entre palabras para que todas las líneas
tengan el mismo ancho que la celda.

 Centrar en la selección: Centra el contenido de la celda del

extremo izquierdo en el rango seleccionado. Todas las demás
celdas del rango deberán estar vacías.

 Distribuido (sangría): Reparte el contenido de la celda

seleccionada para que exista la misma cantidad de datos por
ambos márgenes.
Sin embargo, si decide utilizar una alineación Vertical, encontrará estas
opciones:

 Superior: Ajusta el texto de la celda seleccionada en la parte

superior de la misma.

 Centrar: Alinea el texto en el centro de la celda.

 Inferior: Ajusta el texto en la parte inferior de la celda.

 Justificar: Obliga a que el texto ocupe todo el alto dentro de las

celdas seleccionadas. Lo alinea en la esquina superior izquierda.

 Distribuido: Reparte el contenido de la celda seleccionada para

que exista la misma cantidad de datos por ambos márgenes.

Control del texto: dispondrá de tres posibilidades:

  Ajustar texto: Acopla el texto de la celda seleccionada en varias
líneas. El número de líneas existentes dependerá del ancho de
la columna y de la longitud del contenido de la celda.

 Reducir hasta ajustar: Disminuye el tamaño de los datos, de

forma que todos ellos se ajusten a la celda seleccionada. Si
posteriormente modifica el ancho de la columna, el tamaño de
los caracteres se volverá a ajustar automáticamente. Sólo se
modificará el aspecto de los datos, ya que el tamaño de su
fuente permanecerá igual.

 Combinar celdas: Une dos o más celdas seleccionadas para

formar una sola. La referencia de una celda combinada es la
correspondiente a la ubicada en la parte superior izquierda del
rango.

 NOTA: También encontrará botones de alineamiento en el área Alineación

de la pestaña Inicio. Además, si presiona sobre el icono con forma de flecha
con el mismo nombre, accederá al cuadro de diálogo Formato de celdas
con la pestaña Alineación seleccionada.

4 Formato de tipo de letra

Un aspecto muy importante que influye en la claridad del texto de una celda es su
tipo de letra.

Excel incorpora, junto con su instalación, un conjunto de fuentes que podrá

utilizar, sin embargo, también existirán otras aplicaciones que le adjuntarán tipos
de letras extras.

Para aplicar un tipo de letra a una celda o rango determinado, en primer lugar,
selecciónelo y a continuación:

 Vídeo: Formato de tipo de letra

 NOTA: En el área Fuente de la pestaña Inicio existen varios botones para

modificar el tipo de fuente empleado. Además, si presiona sobre el icono con
forma de flecha con el mismo nombre, accederá al cuadro de diálogo Formato de
celdas con la pestaña Fuente seleccionada.

5 Formato de bordes
En este apartado, verá los pasos que debe seguir para rodear una celda o rango
seleccionado con líneas que favorezcan su aspecto de tabla o informe.

 Vídeo: Formato de bordes

Tenga en cuenta que las líneas grises que marcan las celdas en la pantalla no son
imprimibles, pues sólo crean una separación visual. Para decidir qué parte de una
tabla debe llevar bordes y cuáles no, tendrá que aprender a aplicarlos.

 NOTA: En el área Fuente de la pestaña Inicio se encuentra el botón Bordes para

modificar el tipo de fuente empleado. Además, si presiona sobre la orden Más
bordes de este botón, accederá al cuadro de diálogo Formato de celdas con la
pestaña Bordes seleccionada.

6 Formato de diseño
En este apartado, aprenderá a aplicar un color, degradado, textura o trama,
al fondo de las celdas seleccionadas.

1. El primer paso que debe seguir es seleccionar el

comando Formato y en su lista desplegable, pulsar sobre
la orden Formato de celdas.

2. Dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas, pulse en

la pestaña Relleno. Observe que se expone un conjunto
de muestras de color, para elegir como fondo de su
 celda. Pulse sobre la que prefiera.

3. En la lista desplegable Trama, podrá añadir motivos de

fondo a la selección de celdas e incluso los colores que
éstos tendrán mediante la lista desplegable Color.

4. Para que pueda hacerse una idea de cómo quedará el

fondo que ha elegido, preste atención al cuadro Muestra.

5. Para salir de este cuadro de diálogo, presione Aceptar.

 NOTA: En la pestaña Inicio, encontrará el botón Color de relleno, con el
que también podrá modificar el fondo de sus celdas.

 7 Comentarios
Hay ocasiones en las que es necesario completar con una explicación el contenido
de las celdas de nuestra hoja de cálculo. Para estos casos, Excel le propone la
posibilidad de insertar un comentario.
 Vídeo: Agregar comentarios

8 Configurar los comentarios

Una vez que sabemos cómo insertar y eliminar comentarios, explicaremos
algunas opciones para trabajar más cómodamente con ellos.

1. Para realizar cualquier modificación en sus comentarios,

necesita que estén visibles por ello, use una de las
opciones expuestas en el anterior apartado.

2. Si su comentario tiene una posición que no considera

adecuada, podrá modificarlo pulsando en el borde del
recuadro de texto y arrastrándolo hasta la nueva
ubicación.

3. Si es su tamaño el que desea cambiar, selecciónelo y

pulse en los círculos blancos del borde del texto. A
continuación, auméntelo o disminúyalo arrastrando sus
bordes hacia adentro o hacia afuera.

4. Acceda a opciones más avanzadas de formato con la

orden Formato de comentario del comando Formato
dentro de la pestaña Inicio, o bien con la opción Formato
de comentario que aparece en el menú contextual, tras
 pulsar con el botón secundario del ratón en una nota.

5. En el cuadro de diálogo Formato de comentario, podrá

distinguir entre diferentes opciones, como por ejemplo,
Fuente, Estilo o Tamaño además de dar color al
comentario o establecer aplicarle un efecto de
 transparencia.

9 Menús contextuales y mini Barra de herramientas

Además de las opciones que encontramos en la zona de pestañas para
formatear nuestros datos, podemos acceder a un determinado grupo de
opciones, dependiendo de la situación y de las operaciones que estamos
realizando.

1. Si pulsamos el botón secundario del ratón sobre una

imagen o zona de la ventana, podrá aparecer un conjunto
de acciones aplicables al trabajo que estemos
desempeñando, formando lo que denominados un menú
contextual. Estos menús contextuales nos ofrecerán
diferentes opciones y funcionarán igual que un comando
de la zona de pestañas. Con sólo hacer clic sobre ellas se
ejecutará la acción que tengan asociada.

2. De igual modo, si seleccionamos un dato dentro de un

documento, podrá ver la aparición de la denominada
mini Barra de herramientas. Sitúe el ratón sobre ella para
 que deje de ser transparente y pueda ver con claridad
sus comandos.

3. Tanto con los menús contextuales como con la mini Barra

de herramientas, simplificaremos la tarea de desplazar el
ratón hasta la zona de pestañas y de navegar por ella
hasta encontrar la opción deseada.
0 Barra de herramientas de acceso rápido
Si presta atención a la parte superior de la zona de pestañas, verá que
existe una Barra de herramientas con algunos comandos como Guardar,
Deshacer y Rehacer.

Esta Barra la conoceremos como Barra de herramientas de acceso rápido y

aunque podremos realizar cambios sobre ella, por defecto muestra los
comandos mencionados anteriormente, y aparece ubicada en la parte
superior de la zona de pestañas.

La función de esta Barra es la de añadir a ella los botones de diferentes

pestañas que utilice con más frecuencia de modo que tenga un fácil acceso
a ellos.

Veamos cómo personalizarla:

1. La primera decisión que podemos tomar sobre esta

Barra se basa en su colocación.

2. Despliegue la flecha que se muestra junto al último

comando y en el menú que aparece, seleccione Mostrar
debajo de la cinta de opciones.

3. Verá cómo rápidamente la Barra cambia de ubicación

situándose debajo de la zona de pestañas.
4. Si presiona de nuevo sobre esta orden, llamada ahora
Mostrar encima de la cinta de opciones, volverá a su
localización original.

5. Para añadir más comandos a esta Barra de herramientas,

pulse sobre la flecha desplegable y elija en el menú de
opciones, los comandos que desee haciendo clic sobre
ellos. Los comandos ya incorporados mostrarán un signo
de visto junto a su nombre.

6. Los comandos que se muestran en esta lista desplegable

son los más utilizados, en el caso de querer incorporar a
la Barra otros comandos, presione la orden Más
comandos.

7. Dentro del cuadro de diálogo Opciones de Excel, verá la

categoría Personalizar cinta.

8. En el cuadro de lista Comandos disponibles en, escoja la

pestaña de la que desea añadir comandos a la Barra de
herramientas de acceso rápido.

9. En la lista inferior, aparecerán todos los disponibles.

 10.Seleccione aquél sobre el que esté interesado y
seguidamente, presione Agregar. Éste se añadirá a la lista
de la derecha en la que se encuentran los comandos ya
añadidos.

11.De igual forma, puede eliminar un comando,

seleccionándolo de la lista de la derecha y haciendo clic
en el botón Quitar.

12.Puede cambiar el orden de estos botones presionando

sobre el que desee mover y usando los botones con
forma de flecha Subir y Bajar.

13.Para finalizar, haga clic en Aceptar.

14.La zona de herramientas ocupa un área importante en la

parte superior de la ventana de Microsoft Excel, por ello,
en la Barra de herramientas de acceso rápido también
encontrará una opción que le permitirá minimizarla,
ganando espacio en su zona de trabajo, cuando lo
necesite.

15.Despliegue su menú, marque la orden Minimizar la cinta

de opciones y compruebe el resultado. Para volver a
mostrarla como siempre, vuelva a presionar sobre esta
opción en su menú desplegable.
Práctica: Formatear Tienda del Oeste
Basándose en los datos que se muestran en la imagen inicial, cópielos en una hoja
de cálculo y realice los cambios que se solicitan para conseguir un aspecto similar
al que se muestra en la imagen final.

 Los colores a utilizar deberán seguir una gama de diferentes tonos de azul.
 Cuando finalice, guarde su archivo con el nombre Formatear Tienda del Oeste.

 Práctica: Formatear Referencias relativas

Para realizar este ejercicio, abra la práctica que almacenó con el nombre
“Referencias relativas” y a través de los formatos que ha estudiado, consiga
el aspecto que se muestra en la imagen final.

 Inserte un comentario en la celda A14, en el que se especifique

el texto: Mayor número de ventas. Céntrelo.
 Guarde el documento con el nombre Formatear Referencias
relativas.
Práctica: Formatear Referencias absolutas
Al igual que en el ejercicio anterior, deberá abrir la práctica que almacenó
con el nombre “Referencias absolutas” y emplear los formatos adecuados
para conseguir el aspecto final que se muestra en la imagen.

 En la celda C18, inserte un comentario con el siguiente texto:

Comisión más elevada.

 Guarde el documento con el nombre Formatear Referencias

absolutas.
 2.14 Cuestionario: Formatear datos

Pun
 
1.- ¿Es posible aplicar color a un rango de celdas?
 
Sí, incluso es posible aplicarle degradados, texturas, etc.
No, si las celdas no contienen fórmulas.
Sí, utilizando la orden Colorear celdas.
 
2.- ¿Cómo identificamos que una celda posee un
comentario?
 
Porque se muestra parpadeante.
Porque sus datos se muestran subrayados como un
enlace en Internet.
Porque posee un triángulo de color rojo en su esquina
superior derecha.
 
3.- Si aplica a un dato numérico el Formato de número de
contabilidad, ¿cómo se mostrará?
 
Acompañado del símbolo de la moneda propia del país
establecido en la configuración regional del PC.
Acompañado del símbolo del euro.
Separando los datos en millares.
 
4.- ¿Qué es un comentario?
 
Nota que nos aclara el contenido de la celda donde se
incluye.
Nombre que se le da a un rango de celdas discontinuo.
Descripción resumen sobre el contenido de la hoja de
cálculo.
 
5.- Para modificar el tipo de letra de nuestra hoja de
cálculo, abrimos:
 
El cuadro de diálogo Formato de celdas, pestaña Fuente.
El cuadro de diálogo Fuente, pestaña Formato.
El cuadro de diálogo Modificar tipo de fuente.
Formateo avanzado
En esta lección, seguiremos aplicando a nuestros datos formatos más
específicos que nos permitan realizar operaciones como ajustar el tamaño
de filas y columnas, formatear celdas por secciones, o utilizar autoformatos.
1 Copiar formato
La utilidad de esta opción es la de transcribir sólo los formatos de una celda o
rango, hasta otras celdas a las que les aportará valores determinados, como estilo,
tipo de fuente, color de relleno, alineación, etc.

Conseguirá todo esto por medio del botón Copiar formato que podrá localizar
fácilmente en el área Portapapeles de la pestaña Inicio.

 Vídeo: Copiar formato

2 Alto de fila y ancho de columna

Cuando trabajamos en Microsoft Excel, nos encontramos con tablas en las que el
tamaño de los datos puede ser mayor o menor que las medidas de las celdas. En
estos casos, es importante conocer cómo ajustar el tamaño de filas y columnas.

 Vídeo: Alto de fila y ancho de columna

3 Autoajustar filas y columnas

En este apartado veremos cómo ajustar el alto de su fila o el ancho de su columna
con el valor mínimo necesario para que se vean todos los datos.

 Vídeo: Autoajustar filas y columnas

 NOTA: Si desea ocultar una fila o columna de su hoja de cálculo, podrá lograrlo
gracias a la orden Ocultar y mostrar que encontrará en el apartado Visibilidad de
la lista desplegable del comando Formato.

4 Formato de celdas por secciones

En este apartado, verá cómo crear sus propios formatos numéricos. Para
ello, usted tendrá que aprender a definirlos desde el cuadro de diálogo
Formato de celdas, al que accederá pulsando el icono con forma de flecha
del área Número dentro de la pestaña Inicio.

 Vídeo: Formato de celdas por secciones

Para crear formatos de número, tenga en cuenta los siguientes criterios:

 Los caracteres 0 y # se utilizan como marcadores de lugar de

dígitos. Si usa 0, el dígito aparecerá siempre, aún cuando su
valor sea cero. Sin embargo, la almohadilla (#) suprimirá los
ceros no significativos.

 Una raya de subrayado seguida de un carácter, crea un espacio

del ancho de ese carácter. Por ejemplo, una raya seguida de un
paréntesis a la derecha, permitirá que los números positivos se
alineen correctamente con los números negativos ubicados
dentro del paréntesis.

 Para establecer el color de una sección del formato, escriba el

color entre corchetes dentro de la sección.

 Para mostrar los puntos, incorpórelos al formato. Los puntos

que no estén rodeados por marcadores de lugar de dígitos
pueden usarse para mostrar números por millares. Por
ejemplo, el formato # mostrará el número 120000 como
120.000.
5 Formatear celdas numéricas atendiendo a su valor
Imagínese una hoja de cálculo para contabilidad en la que desea que aparezcan
los textos OK, Revisar y Saldada cuando las cantidades indicadas en las celdas sean
positivas, negativas o cero, respectivamente. El formato a escribir será:
 #.###.## ”OK”;#.###.## ”Revisar”;”Saldada”;@

Comprobará cómo los saldos positivos salen con OK, los negativos con Revisar y
en el caso de cero, se visualizará Saldada.

6 Formatear celdas con colores

Añadiremos color a nuestros formatos, encerrando el nombre de éstos entre
corchetes y separando, las secciones por puntos y comas.

[Negro];[Rojo];[Verde];[Azul]

Según este formato, aparecerán de color negro los datos positivos; en rojo, los
negativos; en color verde, los datos cuyo valor sea cero; y en color azul, aquéllos
que sean texto.

7 Formatear datos con condiciones

También existe la posibilidad de incluir condiciones en las celdas. Para este caso, el
formato en secciones se transforma en:

Condición1;Condición2;Si no se cumplen;Texto

Suponga que quiere aplicar los colores a un rango de la siguiente forma: verde
para los números mayores que 100.000, rojo para los números menores que
10.000 y negro para valores intermedios. El formato quedaría de la siguiente
forma:

[Verde][>100000];[Rojo][&10000];[Negro]

8 Formato oculto
A continuación, le enseñaremos cómo crear un formato que le permita ocultar un
tipo de dato determinado. Ya sabe que los datos los separamos en cuatro
secciones: positivos, negativos, valores cero y texto. Pues sólo tendrá que escribir
doble punto y coma, en el lugar del formato a eliminar, y éste no se mostrará. Por
ejemplo, si no desea visualizar los valores cero, el formato sería:

[Negro];[Rojo];;[Azul]

Por otro lado, para evitar los valores negativos, el formato sería:

[Negro];;[Rojo];[Verde]

 9 Los autoformatos
Este apartado le resultará muy útil para aquellas situaciones en las que por falta
de tiempo, no puede dedicar ni un segundo a mejorar el aspecto de los datos que
ha introducido en una hoja de cálculo.

Con el comando Dar formato como tabla, aplicará una combinación de formatos a
un rango de celdas o a una tabla dinámica de una hoja de cálculo
automáticamente. Existen una gran variedad de autoformatos que afectarán a las
alineaciones, los bordes, diseños y sombras, anchos de columna y altos de fila.

Para aplicar un autoformato:

 Vídeo: Los autoformatos

10 Estilos
Además de los autoformatos, Microsoft Excel nos ofrece la posibilidad de
aplicar estilos que aplicará como modelos que usted puede crear, modificar
e incluso borrar.

De esta forma, podrá definir un modelo de celda, eligiendo la combinación

de formatos que desee; asignarle un nombre, e incluso, aplicarlo
posteriormente a cualquier hoja de cálculo de su libro de trabajo.

1. Seleccione la pestaña Inicio y en el área Estilos,

despliegue con el botón derecho el cuadro de diálogo y,
crearemos un acceso directo en la Barra de herramientas
de acceso rápido para tener esta función mas asequible,
 pulsando la opción Agregar galería a la barra de
herramientas de acceso rápido.

2. Una vez añadido hacemos clic osbre él y veremos las

opciones que nos ofrece. De entre los estilos que se
presentan puede aplicar a la celda o rango seleccionado
el que desee presionando sobre él.

3. Para aplicar un estilo diferente a los que se exponen,

pulse la orden Nuevo estilo de celda y se abrirá el cuadro
 de diálogo Estilo.

4. Active las casillas adecuadas para incluirlas en su estilo y,

seguidamente, pulse el botón Aplicar formato.
5. Seleccione los formatos que desee, dentro del cuadro
Formato de celdas y acepte cuando haya finalizado.

6. Los formatos seleccionados se reflejarán en el apartado

El estilo incluye (según el ejemplo). Asigne un nombre a
su estilo en el campo Nombre del estilo, y añádalo a la
lista pulsando el botón Aceptar.

7. Para aplicar un estilo ya creado, acceda de nuevo a la lista

de opciones del comando Estilos de celda y, localice el

apartado Personalizada.

8. Haga clic sobre el nombre del estilo que creó y éste se

aplicará.
 NOTA: Acceda al cuadro de diálogo Estilo a través de la combinación de
teclas (ALT+F)+E.

11 Formato condicional
Esta opción nos será muy útil siempre que queramos aplicar formatos a las
celdas seleccionadas que cumplan unos determinados criterios basados en
el valor de sus datos, o bien, en las fórmulas que indicamos.

Para crear un formato condicional:

1. En primer lugar, seleccione la celda o grupo de celdas a

las que vaya a aplicar el formato condicional y,
seguidamente, despliegue el comando Formato
condicional del área Estilos de la pestaña Inicio.

2. En su lista de opciones encontrará reglas creadas por

defecto que podrá utilizar en el caso de que éstas se
ajusten a sus necesidades. Por ejemplo, imagine que
desea que los valores de las celdas que ha seleccionado y
a las que va a aplicar el formato condicional, sea superior
a 1000 e inferior a 5000.

En este caso, seleccionará la opción Resaltar reglas de

celdas y dentro del submenú de opciones, escoja la
 orden Entre. Se abrirá un cuadro de diálogo en el que
deberá indicar los valores que han de cumplirse, en
nuestro caso indicamos 1000 y 5000.

3. Seguidamente, en el cuadro con, especifique el formato a

aplicar en el caso de que se cumpla la anterior condición;
por ejemplo, podrá aplicar un relleno a las celdas,
cambiar el color de su texto, aplicar bordes, etc.

4. De esta forma, usted podrá condicionar que el valor de

su celda o rango seleccionado se encuentre entre dos
cantidades, sea superior a un número, mayor o igual que
 una cantidad, etc.

5. También podrá comparar el valor de su celda con el de

otra; marque el comparador Resaltar reglas de celdas/Es
igual a del comando Formato condicional y, en el cuadro
que se abre, indique la celda de comparación. Para ello,
pulse en el botón para minimizar el cuadro y presione
sobre la celda.

6. Pueden introducirse referencias de celda seleccionando

directamente las celdas en una hoja de cálculo. Cuando
se seleccionan celdas en la hoja, se insertan referencias
de celda absolutas. Si desea que Microsoft Excel adapte
las referencias a cada celda del rango seleccionado,
utilice referencias de celda relativas.
7. Otras opciones que nos ofrece el comando Formato
condicional, es el de emplear Barras de datos o Escalas
de color, para medir los valores de las celdas sobre las
que se usa. De esta forma, podrá identificar dentro de
una tabla rápidamente, qué valores son mayores a otros,
o cuáles poseen cantidades más elevadas.
8. Con las opciones que muestra el submenú Conjuntos de
iconos, podrá representar mediante iconos los diferentes
grupos de valores de una tabla.

9. Si ninguna de las reglas que aparecen por defecto se

ajustan a sus necesidades, presione la orden Nueva regla
 y se abrirá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

10.Dentro del apartado Seleccionar un tipo de regla,

especifique el criterio que deben cumplir los valores a los
que desea aplicar el formato.

11.En el área Editar una descripción de regla, seleccione los

elementos de formato que desee aplicar a la celda o
celdas seleccionadas, siempre que se cumplan las
condiciones del formato indicado.

12.Para aplicar el formato, pulse Aceptar.

13.Podemos aplicar varios formatos condicionales a la vez.

14.Si desea eliminar los formatos condicionales empleados,

seleccione las celdas o rango sobre el que se aplicaron y
despliegue el comando Formato condicional. Despliegue
el submenú Borrar reglas, y seleccione Borrar reglas de
 las celdas seleccionadas.

15.También podrá eliminar las reglas de una tabla, o bien de

toda la hoja de cálculo.
Práctica: Copiar formato
Para la realización de este ejercicio, deberá abrir el archivo que almacenó
con el nombre “Formatear Tienda del Oeste”.

 Sitúese en la celda G8 de dicho documento e inserte un

comentario con el siguiente texto: Existen tantas balas en stock
debido a la gran demanda.

 A continuación, posiciónese en la celda C15, y cree una nueva

tabla siguiendo el ejemplo que se muestra en la imagen final.
Teclee sólo los datos.

 Deberá calcular la columna Importe a través de una fórmula.

 Para aplicar los colores, estilos y alineaciones, y conseguir un

resultado que se asemeje al de la imagen final, utilice el botón
Copiar formato.

 Finalice su ejercicio guardando el nuevo documento con el

nombre Copiar formato.
Práctica: Análisis anual
Para la creación de este ejercicio, elabore una hoja de cálculo a partir de la
celda B4, como se muestra en la imagen inicial.
 Podrá calcular las columnas Recaudación y Valoración a través
de la fórmula: (Precio*Espectadores)+Publicidad.

 En la columna Precio, debe crear un formato por condiciones y

color a través del cuadro de diálogo Formato de celdas de
forma que, cuando el precio supere los 30,00 €, aparezcan sus
datos de color azul; si son inferiores a 12,00 €, se muestren en
rojo; y en caso contrario, en negro.

 Para la columna Espectadores, el formato tendrá que cumplir

con las siguientes condiciones: sus datos serán de color azul si
superan los 40.000; de color rojo, si su número es inferior a
10.000; y en caso contrario, se visualizarán en color negro.

 Las columnas Publicidad y Recaudación mostrarán sus datos

según el siguiente formato: los valores superiores a un millón
de euros, por ejemplo 1.100.000,00 €, deberán aparecer como
1,10 Mill, cambiando la representación de euros a millones.

 Para la columna Valoración, deberá crear un formato de

manera que muestre la palabra “Excelente” si sus datos son
superiores a 901.000,00 €; la palabra “Estudiar”, si éstos son
inferiores a 300.000,00 €; o en caso de no cumplirse ninguna de
las condiciones anteriores, oculte los datos.

 En la celda correspondiente, cree un comentario sobre la

recaudación de noviembre con el siguiente texto: Recaudación
lograda gracias al partido de la selección española. Muéstrelo
visible fuera de la tabla de datos.

 Guarde el documento con el nombre Análisis anual.

Práctica: Los autoformatos
Para comenzar con esta práctica, cree una hoja de cálculo a partir de la
celda B2, como se muestra en la imagen inicial.

 Calcule la columna Semestre 1 con la suma de los trimestres 1 y

2; y la columna Semestre 2, sumando los trimestres 3 y 4.

 La columna Total, la calculará sumando los semestres 1 y 2.

 La fila Total Ingresos es el resultado de sumar los cinco

conceptos superiores.

 Calcule la fila Total Gastos sumando las cinco filas superiores a

ella.
 Obtenga el Beneficio restando al total de ingresos obtenidos, el
total de gastos.

 Aplique el autoformato denominado Estilo de tabla medio 13 a

la tabla.

 Seguidamente, cree un estilo desactivando las opciones de

fuente, bordes, llenar y protección. Escoja la alineación derecha
dentro del apartado Horizontal, y como formato numérico,
especifique que todos los datos superiores o iguales a
1.000.000,00 € se representen como millones.

 Nombre el estilo como Detalle y aplíquelo.

 Ajuste el ancho de las columnas y almacene su documento con

el nombre Los autoformatos.
Práctica: Formato condicional
Para la realización de esta práctica, cree una tabla a partir de la celda C3 tal
y como le exponemos en la imagen inicial.

 Calcule la fila Total, restando la fila de Ingresos y Gastos.

Aplique a su resultado el estilo Cursiva.

 Los rótulos de la tabla deben aparecer en Negrita.

 El título Formato condicional deberá aparecer con celdas

combinadas y con fondo de color Púrpura, Énfasis 4, Claro 40%.
Siga el ejemplo de la imagen final.

 Seleccione los datos de la fila de Ingresos y Gastos y aplíqueles

un formato condicional de forma que aquellos datos inferiores
 a 6.010,12 € aparezcan de color rojo; y los iguales o superiores a
esa cantidad, de color azul.

 Aplique a los datos de la fila Total un formato condicional de

Barra de datos, concretamente de color naranja.

 Inserte un comentario a todos los datos de las filas Ingresos y

Gastos que posean una cantidad inferior a 6.010,12 €, en el que
aparezca el texto Revisar datos.

 Guarde su documento con el nombre Formato condicional.

3.16 Cuestionario: Formateo avanzado

Pun
 
1.- La utilidad de la opción Copiar formato es:
 
Esta opción no se utiliza en Microsoft Excel.
Exactamente la misma que la del comando Copiar.
Transcribir los estilos, tipo de fuente, color, alineación de
 una celda a otra.
 
2.- Los códigos para los formatos numéricos se dividen
en cuatro secciones separadas por punto y coma, y son:
 
Formato negativo; Formato positivo; Formato texto;
Formato cero.
Números enteros; Números decimales; Números
negativos; Números romanos.
Formato positivo; Formato negativo; Formato cero;
Formato texto.
 
3.- Siempre que queramos aplicar formatos a las celdas
seleccionadas que cumplan unos determinados
requisitos, debemos utilizar:
 
Un formato contextual.
Un autoformato.
Un formato condicional.
 
4.- ¿Para qué sirven los estilos?
 
Para ajustar el alto de las filas de una hoja de cálculo.
Para definir una Barra de herramientas.
Para definir un modelo de celda con una combinación de
formatos determinada.
 
5.- Para aplicar un conjunto de formatos a un rango de
celdas de forma rápida:
 
Aplíquele una autoforma.
Muévase por la pantalla.
Aplíquele un autoformato.
 
Edición avanzada
En esta lección, le enseñaremos cómo utilizar órdenes tan útiles como
Deshacer y Rehacer. Verá qué ventajas puede ofrecerle el cuadro de relleno
en la creación de listas, además de enseñarle las funciones del comando
Pegado especial y cómo afianzar sus documentos con los sistemas de
protección expuestos.
1 Deshacer y Rehacer
En este apartado, estudiará la importancia que tienen los comandos Deshacer y
Rehacer. Imagine que usted está realizando una hoja de cálculo y comete un error
que no sabe solucionar; gracias a estas opciones, aprenderá cómo eliminar o
repetir la última operación efectuada.

Deshacer y rehacer

 Vídeo: Deshacer y Rehacer

 NOTA: Podrá acceder a los comandos Deshacer y Rehacer en una hoja de cálculo,

a través de las siguientes combinaciones de teclas:

CTRL+Z Deshacer.
CTRL+Y Rehacer.

2 Opciones de autorrelleno
A continuación, le enseñaremos las ventajas de utilizar el llenado automático para
insertar, por ejemplo, una serie de valores incrementales o fijos dentro de una
hoja de cálculo.

 Vídeo: Opciones de autorrelleno

3 Series numéricas
El cuadro de relleno es una herramienta muy útil para rellenar series,
siempre que éstas no sean demasiado grandes; en tal caso, lo más
conveniente será utilizar la orden Series.

Este comando completa el rango de celdas seleccionado con una serie de

números o fechas. El contenido de la celda o las celdas de cada fila o cada
columna de la selección se utilizará como valor inicial de las series.

Para acceder al cuadro de diálogo Serie, siga estos pasos:

 Vídeo: Series numéricas
Tipo: Esta área se encuentra en la zona central del cuadro de diálogo en el
que escogerá el modelo de serie que va a utilizar. Veamos los diferentes
tipos:

 Lineal: Completa una serie lineal agregando el valor

introducido en el campo Incremento a cada celda de la
selección.

 Geométrica: Rellena una serie multiplicando el valor del campo

Incremento en cada valor de celda seleccionado.

 Cronológica: Completa una serie de fechas que se

incrementarán por días, meses o años, dependiendo de la
opción indicada en el campo Unidad de tiempo.

 Autorrellenar: Rellena las celdas vacías de una serie con los

datos incluidos en la selección. Esta opción anula cualquier
entrada del campo Incremento o Unidad de tiempo
seleccionada. Si marca esta opción, generará los mismos
resultados que si se arrastra el cuadro de relleno.
4 Listas personalizadas
Con las series y el cuadro de relleno, se cubre una amplia gama de
necesidades, pero puede querer definir una serie propia que no esté
recogida en ninguna de las opciones anteriores. Ésa será la utilidad de esta
opción.

Suponga que su empresa está formada por varios departamentos; sería

interesante crear una lista con los nombres de los mismos para utilizarlos
en la creación de tablas o informes de la empresa, de forma que, al escribir
uno de sus nombres y arrastrar el cuadro de relleno, aparezca el resto sin
necesidad de teclearlos.
1. El primer paso que debe de seguir para conseguir crear
su lista personalizada es seleccionar la pestaña Archivo y

escoger la orden Opciones.

2. En el cuadro de diálogo que se abre, marque la categoría
Avanzadas y localice el apartado General.

3. Seguidamente, seleccione el botón Modificar listas

personalizadas y se abrirá el cuadro de diálogo Listas
personalizadas.
 4. En su interior, seleccione la opción NUEVA LISTA.

Para especificar las entradas de la lista, tiene dos

posibilidades:
Introducirlas manualmente. Para ello, tendrá que teclear
cada componente dentro del campo Entradas de lista
separados por INTRO y pulsar Agregar cuando haya
finalizado.
Dentro de la pestaña Listas personalizadas, presionar el
botón de contraer diálogo, seleccionar el rango donde se
encuentran las entradas de su nueva lista y finalmente,
hacer clic en el botón Importar.

5. Con cualquiera de estas opciones, la nueva lista se

añadirá al apartado Listas personalizadas.

6. Si desea borrar una de las listas personalizadas que ha

creado, podrá lograrlo seleccionándola dentro del
apartado de Listas personalizadas y a continuación,
presionando Eliminar.
 NOTA: Sólo podrá eliminar las listas creadas por usted, pues en el resto de
listas que aparecen por defecto, el botón Eliminar está desactivado.

5 Edición de filas y columnas

Para completar los conocimientos aprendidos sobre las filas y columnas de una
hoja de cálculo, estudiaremos operaciones afines a ambas y relacionadas con la
inserción, eliminación y ocultación.

 Vídeo: Edición de filas y columnas

 NOTA: Podrá acceder a todas las opciones explicadas a través del menú

contextual de fila o de columna, que aparecerá al pulsar con el botón secundario
de su ratón sobre ellas.

6 Pegado especial
A diferencia de la opción Pegar que ya conoce, con el comando Pegado
especial, usted podrá decidir qué partes del elemento copiado quiere
pegar; además, tendrá la opción de especificar si va a pegar los valores,
formatos, fórmulas o notas e incluso de controlar cómo se pegarán los
datos copiados de una aplicación que no sea Excel.

El comando Pegado especial, no pegará una selección definida con el

comando Cortar. Su área de pegado podrá ser una celda, un rango de
celdas o una selección discontinua.

Si el área de pegado es una sola celda, el comando Pegado especial la usará

tomando como referencia su esquina superior izquierda y pegará el resto
del área que se encuentra copiada debajo y a la derecha de esta celda. Si
elárea de pegado es un rango o una selección discontinua, ésta debe
contener uno o más rectángulos del tamaño y forma exactos al área de
copiado.

En el caso de tener un grupo activo, el comando Pegado especial añadirá

las propiedades del área de copiado de cada hoja en el área de pegado
correspondiente en cada hoja del grupo.

Para utilizar el comando Pegado especial:

1. En primer lugar, seleccione el elemento a copiar y

almacénelo en el portapapeles con el botón Copiar,
ubicado en la pestaña Inicio.
2. A continuación, marque el destino de la copia y escoja la
orden Pegado especial de la lista desplegable del botón
Pegar.

3. El cuadro de diálogo que se abre variará según el tipo de

datos a copiar. En él, y dentro del apartado Pegar, tendrá
la posibilidad de seleccionar lo que desee pegar en el
destino.

 Si selecciona la opción Todo, el comando

Pegado especial realizará la misma función
que el comando Pegar.

 La opción Fórmulas pegará únicamente las

fórmulas tal como se han escrito en la Barra
de fórmulas.

 Si selecciona la casilla Valores, sólo se

copiarán los valores existentes en las celdas,
omitiéndose las fórmulas, formatos, etc.
  Para pegar el diseño de la selección, debe
escoger la orden Formatos.

 Otras opciones para pegar son Comentarios,

Validación, Todo excepto bordes, etc.

4. En el apartado Operación, podrá indicar si desea realizar

alguna operación matemática simple como sumar, restar,
multiplicar o dividir, con los datos que van a pegarse en el
destino.

5. Si al seleccionar la zona de copiado, hemos incluido

celdas en blanco y no queremos que éstas reemplacen a
las celdas con datos, debemos seleccionar la opción
Saltar blancos.

6. Otra posibilidad que le ofrece este comando es la de

invertir la ubicación de filas y columnas, a la hora de
pegar el rango de datos, convirtiendo las filas en
columnas y viceversa. Para ello, deberá seleccionar la
casilla Transponer.

7. Si desea vincular los datos pegados a los datos de origen,

de forma que al modificar los datos en el origen, los
datos de la zona de pegado se actualicen
automáticamente, deberá pulsar sobre el botón Pegar
vínculos.

8. Cuando el origen de los datos del portapapeles no se

encuentra en Microsoft Excel, también existe la opción de
Pegado especial, pero en esta ocasión, su cuadro de
diálogo será algo diferente, ofreciéndonos en su zona
inferior, una breve descripción de cómo se insertará el
contenido almacenado desde el portapapeles al
 documento.

7 Sistema de protección
Este apartado le resultará muy útil siempre que desee proteger una celda, un
rango, o una hoja de cálculo; especificando qué usuarios pueden realizar cambios
sobre ellos, quiénes no y a qué partes del documento tienen acceso.

Los comandos necesarios para realizar una protección de su documento, podrá

encontrarlos en el área Cambios de la pestaña Revisar, o bien en el cuadro de
diálogo Formato de celdas.

Bloquear celda
Encontrará este botón en la lista desplegable del comando Formato dentro de la
pestaña Inicio. Este sistema de protección, estará totalmente vinculado al
comando Proteger hoja de forma que si la hoja no está protegida, no tendrá efecto
alguno.
Por defecto, este comando se muestra activo de forma que todas las celdas de la
hoja de cálculo están bloqueadas; no podrá realizar cambios sobre ninguna de
ellas en el caso de que proteja la hoja de cálculo.

Las celdas desbloqueadas antes de proteger la hoja o el libro, serán aquéllas que
podrán ser modificadas por cualquier usuario. Para ello, seleccione las celdas
sobre las que quiere realizar cambios aunque la hoja esté protegida y,
seguidamente, desactive la orden Bloquear celda.

También podrá bloquear o desbloquear una celda mediante el cuadro de diálogo

Formato de celdas. Presione sobre su pestaña Proteger y active o desactive la
casilla de verificación Bloqueada según desee.
Permitir que los usuarios modifiquen rangos
Con este botón, podrá mantener al margen de la protección de la hoja, un
rango de datos que estarán disponibles y que podrán modificarse. Pulse
sobre el botón Permitir que los usuarios modifiquen rangos del área
Cambios, dentro de la pestaña Revisar.
1. En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic sobre el
botón Nuevo.

2. A continuación, inserte un nombre para reconocer el

rango que va a desbloquear.

3. En el apartado Correspondiente a las celdas, marque el

rango de celdas que desea que sigan disponibles ante la
protección de la hoja.

4. Si lo desea, introduzca una contraseña en el campo

destinado para ello. Presione Aceptar.
 5. Al igual que en el desbloqueo de celdas, los cambios que
ha realizado no surtirán efecto a menos que la hoja esté
protegida.

6. Acepte los cambios para proteger su hoja

posteriormente, o bien presione el botón Proteger hoja
que aparece en el cuadro de diálogo y cuyo
funcionamiento explicaremos seguidamente.

7. Cuando la hoja esté protegida, los usuarios podrán

modificar el rango de datos señalado en el apartado
Correspondiente a celdas de forma directa, o bien a
través de una contraseña si ésta se introdujo
anteriormente.
Proteger hoja
Mediante este comando, usted impedirá que cualquier usuario que
desconozca la contraseña de protección pueda realizar cambios sobre su
hoja de cálculo.

Antes de proteger una hoja, deberá desbloquear cualquier celda o rango

que vaya a dejar a disposición de cualquier usuario.

1. Presione el botón Proteger hoja, del área Cambios dentro

de la pestaña Revisar.

2. En el cuadro de diálogo que se abre, escriba una

contraseña que podrá estar formada hasta por 255
caracteres, incluyendo números, espacios y símbolos.
Active las casillas correspondientes a las acciones que sí
permitirá realizar al resto de usuarios aunque la hoja se
 encuentre protegida, y por último, presione Aceptar.

3. Vuelva a teclear exactamente igual la contraseña, como

confirmación.

4. A partir de este momento, será imposible modificar

cualquier celda o rango a no ser que hayan sido
desbloqueados anteriormente.

5. Para quitar la protección de una hoja, marque el

comando Desproteger hoja del área Cambios dentro de
la pestaña Revisar y teclee la contraseña que empleó
 para proteger la hoja.

8 Proteger libro
Esta opción tendrá una función similar a la de Proteger hoja, aunque en
esta ocasión, impedirá a cualquier usuario que desconozca la contraseña de
protección realizar modificaciones sobre su libro de trabajo.

1. Haga clic sobre el botón Proteger libro en la pestaña

Revisar y, en la ventana que se muestra, seleccione la
opción que más le convenga.

2. Si marca la casilla Estructura y protege su libro, ningún

usuario que entre a él, podrá realizar operaciones que
modifiquen su estructura como insertar hojas,
eliminarlas, moverlas, etc.
 3. Con la casilla Ventanas activada, ningún usuario podrá
modificar el tamaño de sus ventanas, moverlas,
ocultarlas, cerrarlas, etc.

4. Finalmente, inserte una contraseña para evitar que

alguien pueda desproteger el libro, y pulse Aceptar.
9 Proteger y compartir libro
Este comando le resultará muy conveniente si desea trabajar con un libro
compartido.

Definiremos como libro compartido aquel documento al que tengan acceso

varios usuarios, que lo modifiquen, quedando todos sus movimientos
registrados en un historial de cambios.

Esta posibilidad que le ofrece Excel será muy utilizada por ejemplo, en el
caso de tablas, listas y demás archivos creados en Excel sobre los que
tengan que trabajar varias personas, actualizando sus datos.

Pulse sobre su botón y a continuación:

 1. Active la casilla Compartir con control de cambios que
aparece en el cuadro de diálogo Proteger libro
compartido.

2. Añada una contraseña para evitar que cualquier usuario

pueda deshabilitar la opción de libro compartido y, por
tanto, el control de cambios.

3. Finalmente, presione Aceptar. A partir de este momento,

cada persona que realice cualquier modificación sobre su
libro de trabajo quedará registrada en el historial de
cambios, al que podrá acceder con la orden Aceptar o
rechazar cambios, de la opción Control de cambios, en la
pestaña Revisar.

 NOTA: También podrá compartir su libro de trabajo sin necesidad de

protegerlo, seleccionando la orden Compartir libro de la pestaña Revisar, y
seguidamente, marcando la casilla Permitir la modificación por varios
usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
 Práctica: Desglose de gastos
Para realizar este ejercicio, usted deberá crear una hoja de cálculo a partir
de la celda A2, tal como se muestra en la imagen inicial.

 Para añadir los meses del año, escriba solamente Enero, y a

través del cuadro de relleno, inserte el resto de meses.

 Introduzca los rótulos Hotel, Transporte, Comida, Ocio y Total,

creando una lista personalizada y posteriormente, utilizando el
cuadro de relleno.

 Deberá calcular los datos de la columna y fila Total, sumando

las celdas de la derecha y de arriba respectivamente.

 Aplique bordes, color de fondo (gama de verdes), color de

fuente, etc. para conseguir que el resultado sea similar al que se
muestra en la imagen final.
 A continuación, proteja su documento atendiendo a las
siguientes pautas:

o Permita que los usuarios puedan editar el rango de

datos B4: E15, a través de la contraseña gastos.
o Proteja su hoja con la contraseña desglose.
o Proteja el libro de trabajo con la contraseña gastos.

 Para finalizar, almacene su archivo con el nombre Desglose de

gastos.
 4.11 Cuestionario: Edición avanzada

Pun
 
1.- Para pegar sólo algunas partes de un elemento
copiado:
 
Utilizaremos la opción Copiar.
Utilizaremos la orden Pegado especial.
Utilizaremos el comando Pegar.
 
2.- ¿Cuándo sabremos que una hoja de cálculo está
protegida?
 
Cuando varios usuarios trabajen en ella.
Cuando su extensión sea .xlp.
Cuando necesitemos una contraseña para acceder a ella.
 
3.- ¿Qué utilidad podemos darle al cuadro de relleno?
 
La de introducir un cuadro de texto en la hoja de cálculo.
La de rodear con un borde las fórmulas utilizadas en la
hoja de cálculo.
La de insertar una serie de valores incrementales dentro
de una hoja de cálculo.
 
4.- Al igual que las hojas de un libro de trabajo,
¿podemos ocultar una fila o columna?
 
Sí.
No.
Sólo podemos ocultar las columnas.
 
5.- Para anular el último cambio realizado en la aplicación, deberá
utilizar:
 
La tecla SUPR.
El comando Rehacer.
El comando Deshacer.
4.12 Cuestionario: Cuestionario final

Puntuación: 100 %
Ha superado con éxito el cuestionario final. Acceda al apartado ÍNDICE
y realice el cuestionario de evaluación de calidad (situado al final). Si
lo desea puede volver a acceder al temario para su revisión, mientras
las fechas del curso estén vigentes.
 
1.- ¿Cómo identificamos que una celda posee un
comentario?
 
Porque sus datos se muestran subrayados como un
enlace en Internet.
Porque se muestra parpadeante.
Porque posee un triángulo de color rojo en su esquina
superior derecha.
 
2.- Siempre que queramos aplicar formatos a las celdas
seleccionadas que cumplan unos determinados
requisitos, debemos utilizar:
 
Un formato contextual.
Un autoformato.
Un formato condicional.
 
3.- Para cambiar la escala de visualización de un libro de
trabajo en pantalla, utilizaremos:
 
El comando Escala.
La herramienta Zoom.
La herramienta Aumentar/Disminuir.
 
4.- Para distribuir varios libros de trabajo en la pantalla,
podremos escoger una organización:
 
Todas las respuestas son correctas.
Horizontal y en mosaico.
En cascada.
 
 5.- ¿Qué es el Modo grupo?
 
Sistema con el que agruparemos todas las fórmulas
utilizadas en la hoja de cálculo.
Un conjunto de fórmulas predefinidas por Excel.
Sistema con el que trabajaremos simultáneamente con
todas las hojas del libro de trabajo activo.
 
6.- ¿Qué utilidad podemos darle al cuadro de relleno?
 
La de introducir un cuadro de texto en la hoja de cálculo.
La de rodear con un borde las fórmulas utilizadas en la
hoja de cálculo.
La de insertar una serie de valores incrementales dentro
de una hoja de cálculo.
 
7.- La utilidad de la opción Copiar formato es:
 
Esta opción no se utiliza en Microsoft Excel.
Exactamente la misma que la del comando Copiar.
Transcribir los estilos, tipo de fuente, color, alineación de
una celda a otra.
 
8.- ¿Para qué sirven los estilos?
 
Para definir una Barra de herramientas.
Para definir un modelo de celda con una combinación de
formatos determinada.
Para ajustar el alto de las filas de una hoja de cálculo.
 
9.- ¿Qué es un comentario?
 
Descripción resumen sobre el contenido de la hoja de
cálculo.
Nota que nos aclara el contenido de la celda donde se
incluye.
 Nombre que se le da a un rango de celdas discontinuo.
 
10.- Para pegar sólo algunas partes de un elemento
copiado:
 
Utilizaremos la orden Pegado especial.
Utilizaremos el comando Pegar.
Utilizaremos la opción Copiar.