Oscar Antonio Castro Martínez 11-M

Fundamentos de TI
Combinación de correspondencia
Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite generar varios documentos a partir
de uno, cada uno de estos documentos se diferenciará por los datos obtenidos de una fuente de
datos (Base de datos, tabla Excel, etc.).
La combinación de correspondencia le permite crear un lote de documentos personalizados para
cada destinatario.
Los marcadores de posición (denominados campos de combinación) indican a Word en qué parte del
documento incluir información del origen de datos.
Usted trabaja en el documento principal en Word,
insertando campos de combinación para el
contenido personalizado que quiere incluir.
Cuando finalice la combinación de
correspondencia, el documento de combinación
generará una versión personalizada de sí misma
para cada nombre del origen de datos.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto
que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que
cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas
cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos,
la impresión de sobres, etc.
Es decir, combinar correspondencia permite obtener copias de un mismo documento, pero con los
datos de personas distintas.
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el
documento principal y el origen de datos.
• Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos.
• Origen de datos. Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo, puede ser una tabla de Access, un libro de
Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo
momento de combinar.
En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por
campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna.
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Creación de documento combinado:
Paso 1: Creación del Documento Principal
En este documento se muestran los datos de la carta, oficio, correo u otros datos y además se
encuentran los datos correspondientes a los campos combinados.
Por ejemplo, en este documento, los campos encerrados entre <<>> corresponden a los campos
combinados.

Una vez que tenemos el documento principal creado y hemos indicado donde se encuentran los
campos combinados procederemos con el siguiente paso.
Consiste en seleccionar el origen de datos que usará para la información personalizada. Las hojas
de cálculo de Excel y las listas de contactos de Outlook son los orígenes de datos más comunes,
pero se puede usar cualquier base de datos que se pueda conectar a Word. Si aún no tiene un
origen de datos, puede incluso escribirlo en Word como parte del proceso de combinación de
correspondencia.
A continuación, debemos ingresar a la pestaña Correspondencia y luego a la opción Seleccionar
destinatarios.
Se muestran 3 opciones:
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En este primer ejemplo utilizaremos la primera opción, Escribir una nueva lista.
Con esta opción podremos escribir la lista de destinatario de nuestro documento principal y le
agregaremos los campos combinados que se necesiten.
Hacemos clic sobre Escribir una nueva lista y se presenta el siguiente cuadro:
En este cuadro vamos
a configurar los
campos que
necesitamos combinar.
Según nuestro
documento principal
necesitamos campos
para: TRATAMIENTO,
NOMBRE,
DIRECCION,
TELEFONO.

Ahora vamos a configurar estos campos.

Hacemos clic sobre el botón Personalizar columnas. Se presenta la siguiente pantalla en la cual
debemos eliminar los campos que no necesitamos y crear los campos que no existan.
Podemos eliminar: Nombre de la organización, Campo de dirección 2, Ciudad, Provincia, Código
postal, País o región, Teléfono del trabajo y Dirección de correo electrónico.
Presione uno de los campos mencionados y luego presione el botón Eliminar.
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Al finalizar las eliminaciones nos quedarán así y podremos cambiar el nombre de algunos campos si
es que lo deseamos.
Vamos a cambiar nombre a: Campo de dirección 1 y ponerle como nombre Dirección.

Presionar Aceptar y regresar a la pantalla de configuración de destinatarios. Se presenta la pantalla

para grabar la configuración de los destinatarios, debe ingresar un nombre para su lista de
destinatarios. En mi caso he ingresado destinatariosprueba. El archivo se guarda como un objeto de
tipo origen de datos con la extensión .mdb.
Ahora vamos a ingresar los destinatarios:

Puede ingresar tantos destinatarios como necesite.

En este caso yo he ingresado 3 destinatarios:
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Al finalizar el ingreso de datos presionamos el botón Aceptar.
Registro de campos combinados
En este paso vamos a reemplazar los campos que se encuentran entre los símbolos <<>> por los
campos que acabamos de definir.
Al hacerlo voy a poder generar 3 documentos combinados. Son 3 documentos porque tengo 3
destinatarios creados.
Selecciono el primer campo del documento principal y mientras se encuentra sombreado presiono la
opción Insertar campo combinado y busco el campo que le corresponde, en este caso Tratamiento y
lo selecciono.
Se presenta el campo combinado con el formato de Microsoft Word.

Continúo haciéndolo con el resto de los campos combinados. Y el documento se presenta de esta
manera:
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Ejecutar la combinación de correspondencia

Una vez que tenemos los campos combinados ya ubicados en el documento principal podemos
visualizar cómo se verían los documentos combinados.
Haga clic en la opción Vista previa de resultados para visualizar cómo se actualizan los campos
combinados con la información que usted ingresó de los destinatarios.
Puede visualizar los 3 nombres ingresados haciendo clic en las flechas que indican moverse hacia
adelante o hacia atrás.

Los datos se muestran de esta forma en el documento principal.

Si está todo bien puede ejecutar la combinación de correspondencia y generar los archivos
resultantes.
Haga clic en el botón Finalizar y combinar. Si desea visualizar los documentos presione Editar
documentos individuales o si desea imprimirlos o generarlos en formato PDF elija Imprimir
documentos. También podría enviarlo por email.
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