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Proceso de creacin de una hoja electrnica de clculo

La planeacin de una hoja electrnica de clculo requiere de conocer la


informacin que se manejar y de los procesos de clculo para finalmente contar
con una hoja bien organizada y confiable.
Al crear una hoja electrnica de clculo, se recomienda seguir los siguientes
pasos:
1. Determinar el objetivo final de la hoja electrnica de clculo, es decir, cul
es el resultado que se espera obtener al utilizar la herramienta. Este paso
justificar o no el uso de la hoja electrnica de clculo. Por ejemplo, un
objetivo podra ser determinar el costo total de realizar un viaje para tomar
la decisin de llevarlo acabo o no.
2. Realizar una lista de informacin necesaria para poder resolver el
problema. Este paso contempla todos los datos bsicos (constantes y
variables) que deben ser considerados para llegar a la respuesta del
problema. Por ejemplo: para el caso del viaje, se necesitar costo del
transporte, la estancia en el hotel, comida, diversiones, propinas, etc.
3. Listar los clculos y frmulas esenciales para llegar a la solucin del
problema. Por el ejemplo del viaje, las operaciones se refieren a la suma de
los costos de transporte, hotel, comida, etc.
4. Introducir los nmeros y etiquetas (o ttulos para identificar los datos que
se incluyen). Adems es recomendable colocar un ttulo al principio de la
hoja electrnica, por ejemplo: Viaje a Cancn.
5. Introducir las frmulas en la hoja electrnica de clculo.
6. Interpretacin de los resultados obtenidos. Una forma sencilla de realizar
este paso es contestarse la siguiente pregunta: La informacin resultante
tiene sentido? Hay una frase que se utiliza en ingls, que dice: "Garbage In,
Garbage Out" y se refiere al hecho de que si la informacin que se
introduce no es correcta, entonces por ende, los resultados tampoco, no
importa que el proceso que se le aplique sea el correcto. Si tradujramos
literalmente la frase dira: "Si entra basura, entonces sale basura".
7. Modificar la presentacin de la informacin para mejorar su aspecto
dependiendo del uso que se le vaya a dar.
La aplicacin de las hojas electrnicas de clculo en los diferentes medios o
ambientes de trabajo es muy extensa. Podramos mencionar algunas aplicaciones
como: en educacin, se utiliza para llevar el registro de las calificaciones,

evaluaciones de los alumnos; en el hogar, se emplea para registrar los gastos


(entradas y salidas) de dinero; en la industria, para registrar las muestras de los
productos para posteriormente generar estadsticas.
Las hojas electrnicas de clculo han evolucionado trascendentalmente
integrando diferentes herramientas de apoyo para facilitar la comprensin de la
informacin generada como grficas, tablas dinmicas, y ligas a Internet por
mencionar algunas, pero la parte ms importante de las hojas electrnicas es la
aplicacin que USTED le dar relacionada a su rea laboral.
INICIANDO CON MICROSOFT EXCEL
Abrir la aplicacin
Antes de comenzar a procesar informacin en una hoja electrnica de clculo lo
primero es abrir la aplicacin diseada para esto, a continuacin se presentan los
pasos para ejecutar la aplicacin Microsoft Excel.
1. Dar un clic en el botn Inicio (Start) de su computadora, localizado en la
barra de tareas, para desplegar el contenido del men Inicio (Start).
2. Desplazar el puntero del ratn sobre la opcin Programas (Programs).
3. Localizar en el nuevo submen que aparece, la opcin Microsoft Excel (
) y dar un clic sobre sta.
rea de trabajo de Microsoft Excel
Una hoja de clculo de Excel tiene un diseo de matrz con los siguientes
elementos (ver figura #1):

Figura # 1
1. Barra de Ttulo. Incluye en nombre de la aplicacin y el nombre del archivo
activo.
2. Barra de Frmulas. Recuadro que presenta el valor constante o frmula de
la celda activa.
3. Barra de Desplazamiento Vertical. Permite ver la informacin de la hoja
de clculo a lo largo, lo que permite visualizar el contenido en forma
vertical.
4. Barra de Desplazamiento Horizontal. Realiza la misma funcin que la
barra de desplazamiento vertical, slo que la informacin la desplaza
horizontalmente.
5. Hojas de Trabajo. Si un libro de trabajo contiene varias hojas de clculo la
ubicacin de las mismas ser en la parte inferior.

6. Encabezado de Filas. Ubicacin de los identificadores de cada fila. En una


hoja de clculo una fila est definida como un espacio horizontal que cruza
la ventana. Los nmeros se utilizan para identificar cada una de las filas de
una hoja de trabajo. Una hoja de Excel est compuesta por 65,536 filas.
7. Cuadro de Nombres. Recuadro que muestra la ubicacin de la celda
seleccionada y/o rango de celdas.
8. Encabezado de Columnas. Ubicacin de los identificadores de cada
columna. En una hoja de clculo una columna est definida como un
espacio vertical que abarca de arriba hacia abajo la ventana. Las letras se
utilizan para identificar cada una de las columnas de una hoja de trabajo.
Una hoja de Excel est compuesta por 256 columnas.
9. Barra de Herramientas. Botones de comandos, opciones de men, que al
seleccionarlos realizan diferentes acciones.
10. Barra de Mens. Nombre de los mens disponibles en la aplicacin para
realizar acciones; cada uno de los mens incluye opciones especficas que
pueden ser aplicadas al documento.
*Celda activa (seleccionada). Tiene un borde ancho que la rodea, el ttulo en el
encabezado de la columna y fila a la que corresponde se resalta. En la celda
activa se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene.
La referencia (posicin) de la celda activa se identifica por la interseccin de la
columna y la fila como en una matriz. En la figura 1, la referencia de la celda activa
es B3, es decir, la interseccin de la columna B y la fila 3.
Opciones ms utilizadas de los principales mens en Microsoft Excel
Las funciones que se pueden realizar en Microsoft Excel se encuentran agrupadas
de acuerdo a sus caractersticas en categoras denominadas men. La barra de
mens se localiza en la parte superior de la ventana de trabajo de Microsoft Excel
(ver figura 1).
Para accesar la informacin de cada men, es necesario colocar el apuntador del
ratn sobre el nombre del men que se desee consultar y dar un clic sobre el
nombre. La accin anterior desplegar una lista con diferentes opciones o
comandos.
Si observa en los mens algunas opciones tienen la siguiente leyenda: CTRL +
<LETRA>. La leyenda anterior seala al usuario que al presionar simultneamente
las dos teclas, se ejecuta el comando sin necesidad de accesarlo desde el men.

Otro punto importante cuando se est trabajando con opciones de men tiene que
ver con su aspecto, si stos aparecen deshabilitados (en gris), significa que por el
momento no se pueden utilizar. Esto puede ser debido a que hay que seleccionar
primero algo o simplemente porque esa opcin no se aplica por el momento.
A continuacin se presentan los mens principales de Microsoft Excel, sealando
las opciones de mayor uso, con la respectiva descripcin de los comandos:
Men Archivo
1. Crea un libro de trabajo.
2. Abre un libro de trabajo que fue
previamente creado en
Microsoft Excel.
3. Guarda el libro de trabajo activo
o sobre el cual se esta
trabajando.
4. Permite guardar los cambios
del libro de trabajo con
diferentes caractersticas, por
ejemplo: con otro nombre.
5. Configura las propiedades del
libro de trabajo: mrgenes,
orientacin, escala de
impresin, etc.
6. Delimita la rea de impresin,
en caso de querer imprimir slo
una rango de celdas de la hoja
de Excel.
7. Muestra en pantalla como se
vera el documento en papel.
8. Imprime el documento en la
impresora que esta dada de alta
en la computadora, adems
permite definir: el nmero de
copias, seccin de hojas a
imprimir, etc.

9. Cierra la aplicacin Microsoft


Excel.
Men Edicin
1. Deshace la ltima operacin o
comando aplicado al libro de
trabajo.
2. Repite la ltima operacin o
comando aplicado al libro de
trabajo.
3. Corta la informacin u objeto
seleccionado en el libro de
trabajo.
4. Copia la informacin u objeto
seleccionado en el libro de
trabajo.
5. Pega la informacin u objeto
seleccionado en el libro de
trabajo activo o en otra
aplicacin, en la posicin donde
se encuentre la celda activa.
6. Rellena las celdas seleccionadas
con el contenido de la primera
celda.
7. Borra la informacin u objeto
seleccionado en el libro de
trabajo actual.
8. Busca en el contenido de las
celdas del libro de trabajo la
informacin definida en la
bsqueda.
9. Reemplaza el contenido de las
celdas en el libro de trabajo con
la informacin que se desea

reemplazar.
Men Ver

1. Presentacin de la
informacin contenida en la
hoja de Excel en forma de
matriz (filas y columnas).
Vista predefinida para
trabajar.
2. Presentacin de la
informacin contenida en la
hoja de Excel por tamao de
pgina.
3. Comando utilizado para
definir el encabezado y pie de
pgina del libro de trabajo.

Men Insertar
1. Inserta cedas en la direccin
deseada segn la localizacin
de la celda activa.
2. Inserta filas completas hacia
arriba a partir de la localizacin
de la celda activa.
3. Inserta columnas completas
hacia la izquierda a partir de la
localizacin de la celda activa.
Observacin: los comandos ubicados
en el men Insertar, como su nombre
lo indica insertan la informacin
seleccionada, por ejemplo: el
comando Objeto inserta en el libro
de trabajo un objeto.

Men Formato
1. Permite modificar las diferentes
caractersticas de formato a las
celdas seleccionadas como son:
color, tamao, tipo de letra, fuente,

2. Aplica diferentes caractersticas a


las filas seleccionadas como son:
altura, ocultar y/o mostrar filas.
3. Aplica diferentes caractersticas a
las columnas seleccionadas como
son: ancho, ocultar y/o mostrar
columnas.
4. Muestra los distintos formatos
definidos en Excel, que pueden ser
aplicados al libro de trabajo.
Men Datos
1. Ordena la informacin de la
hoja de Excel de acuerdo a
los criterios seleccionados.
2. Define diferentes filtros a la
informacin de la hoja de
Excel para localizarla en
una forma ms sencilla y
directa.

Nota: Los mens no presentados en este documento son utilizados para realizar
funciones especiales (no implica que sean menos importantes), por ejemplo el
men Herramientas es donde se puede proteger la informacin de la hoja de
clculo.
Acceso a opciones usando la barra de herramientas
La barra de herramientas estndar siempre aparece en la parte superior de
Microsoft Excel, donde se localizan los comandos bsicos o de mayor uso al estar
trabajando en un documento. A continuacin se muestra la barra estndar con la
descripcin de los comandos principales:

A. Crea libro de trabajo de Excel nuevo. Opcin Nuevo del men Archivo.
B. Despliega la informacin que contiene su computadora para localizar los
archivos creados con Excel. Opcin Abrir del men Archivo.
C. Guarda la informacin del libro de trabajo de Excel actual. Opcin Guardar
del men Archivo.
D. Imprime la rea definida o la hoja de trabajo de Excel en la impresora.
Opcin Imprimir del men Archivo.
E. Muestra en pantalla la rea definida o la hoja de trabajo de Excel, para
validar cmo se vara la informacin en papel. Opcin Vista Preliminar del
men Archivo.
F. Corta el dato u objeto seleccionado en el libro de trabajo de Excel. Opcin
Cortar del men Edicin.
G. Copia el dato u objeto seleccionado en el libro de trabajo de Excel. Opcin
Copiar del men Edicin.
H. Pega el dato u objeto que contiene el portapapeles (zona de
almacenamiento temporal que no se ve en pantalla), el cual contiene la
informacin ms reciente que se copi o se cort. Opcin Pegar del men

Edicin.
I. Copia las caractersticas de la informacin seleccionada, para
posteriormente aplicarlas a otra seccin del libro de trabajo de Excel.
J. Deshace la accin ms reciente realizada en el libro de trabajo de Excel.
Opcin Deshacer del men Edicin.
K. Aplica de nuevo la accin ms reciente aplicada en el libro de trabajo de
Excel. Opcin Repetir del men Edicin.
L. Suma los datos del rango seleccionado. Funcin suma de la opcin
Funcin del men Insertar.
M. Ordena en forma ascendente los datos del rango seleccionado. Opcin
Ordenar del men Datos.
N. Ordena en forma descendente los datos del rango seleccionado. Opcin
Ordenar del men Datos.
O. Ajusta el tamao de la hoja de Excel en pantalla, para visualizar mayor o
menor informacin en pantalla. Opcin Zoom del men Ver.
En la barra de herramientas formato se encuentra las opciones de presentacin
de los datos ms utilizadas al estar trabajando en Microsoft Excel. A continuacin
se muestra la barra con la descripcin de las opciones:

A. Cuadro que presenta las diferentes fuentes disponibles en Microsoft Excel.


B. Cuadro que contiene los tamaos de letra aplicables a las celdas
seleccionadas.
C. Opcin que aplica el formato negritas a las celdas seleccionadas.
D. Opcin que aplica el formato cursiva o itlica a las celdas seleccionadas.

E. Opcin que aplica el formato subrayado a las celdas seleccionadas.


F. Alinea el contenido de la celda a la izquierda.
G. Alinea el contenido de la celda al centro.
H. Alinea el contenido de la celda a la derecha.
I. Combina la informacin de las celdas seleccionadas para formar una sola
celda, tambin se puede decir que centra el contenido de las celdas a lo
largo de las columnas seleccionadas.
J. Aplica bordes a las celdas seleccionadas.
K. Sombrea en diversos colores el fondo de la(s) celda(s) seleccionada(s).
L. Cambia el color del texto de la(s) celda(s) seleccionada(s).
Nota: todos los comandos que se incluyen en la barra de formato se localizan en
el men Formato.
Elementos y procedimientos bsicos para trabajar con una hoja de clculo de
Microsoft Excel
Tipos de datos en un libro de trabajo de Excel
En la hoja de clculo bsicamente existen tres tipos de datos caractersticos:

Etiquetas: Cualquier combinacin de caracteres (nmeros, letras y signos


especiales).

Constantes: Dgitos del 0 al 9 y con sus respectivas combinaciones.

Frmulas: Operaciones (matemticas, relacionales o lgicas) que se


efectan entre las celdas. Nota: Siempre inician con un signo de igual (=).

Tipo de dato

Ejemplos

Descripcin

Etiquetas

Nombre de alumnos, Matrcula,


Calificacin, 1_parcial,

Cualquier texto en combinacin


con signos y nmeros.

Constantes

0.80, 0.20 , 3.25, -7.26

Cualquier nmero.

Frmulas

=A1 + B1
= SUMA(C3:F3)

Ecuacin matemtica o
funcin predefinida de Excel.

Crear un libro de trabajo en Excel


1. Abrir la aplicacin Microsoft Excel. Si hay un libro nuevo de Excel en
pantalla (como la que aparece en la figura 1 del principio del documento)
entonces ir al paso 5, de lo contrario seguir al paso 2.
2. Elegir la opcin Nuevo (New) del men Archivo (File) o dar un clic al
botn
de la barra de herramientas estndar.
3. Dar un clic sobre el icono Libro (Workbook) localizado en la pestaa
General.
4. Dar un clic en el botn Aceptar (OK) de la caja de dilogo.
5. Escribir los datos en las celdas correspondientes, presionar <INTRO> O
<ENTER> para que Excel acepte la entrada de los datos y se desplace una
celda hacia abajo. Para introducir datos y desplazarse una celda hacia
cualquier direccin, presione las teclas , , , .
Editar (modificar) datos de la hoja
1. Dar doble clic sobre la celda que contiene los datos que desea modificar.
2. Proceda a hacer los cambios deseados.
3. Presionar la tecla <INTRO> cuando termine de hacer los cambios.
Eliminar datos de la hoja
1. Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea eliminar.
2. Presionar la tecla <SUPR> o seleccionar la opcin Eliminar Todo (Clear all)
del men Edicin (Edit).
Copiar datos a otra parte del libro de trabajo de Excel
1. Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea copiar.
2. Elegir la opcin Copiar (Copy) del men Edicin (Edit) o dar un clic al botn
de la barra de herramientas estndar.
3. Dar un clic sobre la celda a partir de donde desea colocar los datos (esta
celda ser la celda superior izquierda de los datos copiados).
4. Elegir la opcin Pegar (Paste) del men Edicin (Edit) o dar un clic al botn

de la barra de herramientas estndar.


Mover datos a otra parte de la hoja
1. Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea mover.
2. Elegir la opcin Cortar (Cut) del men Edicin (Edit) o dar un clic al botn
de la barra de herramientas estndar..
3. Dar un clic sobre la celda a partir de donde desea colocar los datos (esta
celda ser la celda superior izquierda de los datos copiados).
4. Elegir la opcin Pegar (Paste) del men Edicin (Edit) o dar un clic al botn
de la barra de herramientas estndar.
Ajustar el ancho de las columnas
1. Seleccionar la(s) columna(s) a la (s) cual(es) desea modificar el ancho.
2. Dar un clic en la opcin Columna (Column) del men Formato (Format),
para seleccionar la opcin Ancho (Width )
3. Escribir el tamao del ancho de la celda para visualizar toda la informacin
en la columna.
4. Dar un clic en el botn Aceptar (OK).
Ajustar la altura de las filas
1. Seleccionar la(s) fila(s) a las cuales desea modificar la altura.
2. Dar un clic en la opcin Filas (Row) del men Formato (Format), para
seleccionar la opcin Alto (Height).
3. Escribir la medida de la altura de la celda para visualizar la informacin en
la fila.
4. Dar un clic en el botn Aceptar (OK).
Insertar una columna
1. Colocar la celda activa en la posicin donde se desea insertar la columna
nueva. La columna se insertar a la izquierda de la celda activa o

seleccionada.
2. Dar un clic en la opcin Columnas (Columns) del men Insertar (Insert).
Insertar una fila
1. Colocar la celda activa en la posicin donde se desea insertar la fila nueva.
La fila se insertar arriba de la celda activa o seleccionada.
2. Dar un clic en la opcin Filas (Rows) del men Insertar (Insert).
Borrar una fila o columna
1. Seleccionar la fila o columna que se desea eliminar.
2. Dar un clic en la opcin Eliminar (Delete) del men Edicin (Edit). Si se
elimin una fila, sta desaparecer y todas las flas que siguen se
desplazan hacia arriba. Si se elimin una columna, sta desaparece y
todas las columnas se desplazan hacia la izquierda.
Guardar un libro de trabajo en Excel
1. Seleccionar la opcin Guardar (Save) del men Archivo (File) o dar un clic
al botn

de la barra de herramientas estndar.

2. Localizar la casilla Nombre de archivo (File Name) en la caja de dilogo


que aparece en su computadora.
3. Escribir el nombre del archivo en la casilla que localiz en el punto anterior.
El nombre del archivo debe de contener slo letras y nmeros, adems de
cuidar que la longitud no exceda los 15 caracteres.
4. Dar un clic sobre el botn Guardar (Save) de la caja de dilogo que
aparece su computadora para aceptar los cambios.
5. Repetir el paso 1 cuantas veces sea necesario para guardar la informacin
del archivo.
Abrir un libro de trabajo de Excel
1. Seleccionar la opcin Abrir (Open ) de men Archivo (File) o dar un
clic al botn

de la barra de herramientas estndar.

2. Dar un clic sobre la casilla Buscar en (Look in) para desplegar en la


pantalla las unidades (A:, B:, C: o D:) de almacenamiento disponibles en su

computadora, para localizar el documento que desea abrir.


3. Seleccionar el archivo que desea abrir y presionar el botn Abrir (Open); o
dar doble clic sobre el archivo para abrirlo.
PLANTILLA PARA TUTORES DE CONALEP
A continuacin encontrar un libro de trabajo de Excel que fue diseado
especialmente para los tutores de CONALEP y cuyo objetivo es facilitarle la tarea
del clculo de calificaciones de alumnos. Constituye una propuesta y el tutor tiene
la libertad de realizar las adecuaciones que considere necesarias.
Este libro de trabajo incluye una hoja de clculo para cada mdulo, con el fin de
que los tutores nicamente copien los nombres de sus alumnos en ellas y
registren la informacin correspondiente. Dichas hojas ya cuentan con
caractersticas de formato y frmulas para calcular la calificacin final de los
alumnos de los mdulos. Dado que el nmero de actividades de apoyo y de
portafolio vara, se han incluido un determinado nmero de columnas para cada
apartado, y nicamente hay que agregar una columna por cada actividad que se
requiera registrar. Adems puede borrar las (filas) o renglones que no utilice para
su grupo de alumnos. Recuerde que puede consultar en la seccin anterior los
procedimientos bsicos "paso a paso" para trabajar con una hoja de clculo de
Excel.
Otra punto importante es que encontrar el mensaje #DIV! en la columna que
corresponde a la Calificacin del Mdulo. No se preocupe por este mensaje de
error, Excel nos est indicando que le faltan datos, y una vez que usted introduzca
los datos de sus alumnos, aparecer el resultado numrico.
A continuacin aparece el icono que corresponde al archivo que usted deber
bajar al disco duro de su computadora. Para comenzar, d un clic sobre el icono.
Esta accin mostrar el contenido del archivo seleccionado en una ventana de su
navegador, para guardarlo en su disco; abra el men Archivo (File) y seleccione
Guardar como... (Save As...) . En seguida, aparecer una caja de dilogo
solicitando el nuevo lugar fsico en su computadora en donde se grabar el
archivo, una vez que seleccione la unidad y/o carpeta destino, oprima el botn
Save (Guardar) para concluir con el procedimiento.