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Fecha: Circular No. 031 –
PROCEDIMIENTO ENTREGA DE AYUDA
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1. Objetivo

Definir la administración y entrega de la ayuda humanitaria no alimentaria (vestuario, calzado y

aseo personal) a los hogares, familias o personas afectados por emergencias sociales o de
origen natural o antrópico.

2. Glosario

Ayuda humanitaria: son elementos básicos suministrados por la SDIS de manera transitoria
(vestuario, calzado y aseo personal), a los hogares, familias o personas afectados por una
emergencia de origen social, natural o antrópica1

Afectado: persona natural o jurídica que haya sufrido daños en su patrimonio u operación,
como consecuencia de la emergencia presentada2

Centro de acopio: es el espacio en donde se recepcionan, almacenan y distribuyen las ayudas

humanitarias que entrega la SDIS.3

Desastre: es el resultado que se desencadena de la manifestación de uno o varios eventos

naturales o antropogénicos no intencionales que al encontrar condiciones propicias de
vulnerabilidad en las personas, los bienes, la infraestructura, los medios de subsistencia, la
prestación de servicios o los recursos ambientales, causa daños o pérdidas humanas,
materiales, económicas o ambientales, generando una alteración intensa, grave y extendida en
las condiciones normales de funcionamiento de la sociedad, que exige del Estado y del sistema
nacional ejecutar acciones de respuesta a la emergencia, rehabilitación y reconstrucción.4

Emergencia: situación caracterizada por la alteración o interrupción intensa y grave de las

condiciones normales de funcionamiento u operación de una comunidad, causada por un
evento adverso o por la inminencia del mismo, que obliga a una reacción inmediata y que
requiere la respuesta de las instituciones del Estado, los medios de comunicación y de la
comunidad en general5. Las emergencias pueden ser de origen natural o antrópica.

Emergencia social: situación imprevista e inesperada que desborda la capacidad de respuesta

de la persona o grupo familiar, generando estados de vulnerabilidad que limiten o afecten el

1
Equipo Subdirección ICI - Secretaria Distrital de Integración Social.
2
Secretaria Distrital de Integración Social. Manual de campo: Atención Social de Emergencias, Bogotá, 2008. P. 3
3
Equipo de Atención Social y Gestión del Riesgo de la Secretaria Distrital de Integración Social.
4
Ley 1523 de 2012 Artículo 4. Definiciones
5
Ley 1523 de 2012, Artículo 4. Definiciones
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goce efectivo de los derechos, obstaculizando y alterando la dinámica habitual de vida,

haciendo necesaria una atención institucional.

Emergencias Nivel 1: Eventos o incidentes frecuentes (diarios), espacialmente puntuales, sin

posibilidades de expansión o generación de riesgos conexos, afectación baja sobre la
población. Es atendido por una o dos entidades operativas las cuales poseen la autonomía
técnica y operativa y los recursos necesarios para su control y finalización. El período
operacional es muy corto, generalmente de una o dos horas y en ningún caso es superior a 8
horas. Este tipo de emergencias normalmente tienen un bajo registro en los medios de
comunicación, no alteran la funcionalidad de la ciudad y no demandan la intervención directa de
las Alcaldías Locales o directivos del nivel central.6

Emergencias Nivel 2: Eventos o incidentes de menor frecuencia, espacialmente puntuales, sin

posibilidades de expansión o generación de riesgos conexos, afectación baja sobre la
población, que requiere para su atención de la participación de dos o más entidades operativas.
Demanda, por lo tanto, de la coordinación interinstitucional a través de un PMU comandado por
alguna de las entidades participantes. El período operacional es de máximo 24 horas. La
capacidad técnica y operativa de las entidades es suficiente para el control y cierre de la
emergencia. En caso de necesitarse evaluaciones técnicas especializadas o soporte logístico
adicional este es tramitado a través de las Alcaldías Locales y del IDIGER. Este tipo de
emergencias normalmente son registradas por los medios de comunicación de nivel local, no
alteran la funcionalidad de la ciudad y es usual que demanden solamente la atención de las
Alcaldías Locales.7

Emergencias Nivel 3: Eventos o incidentes de baja frecuencia, que tienen un impacto

importante sobre un sector de la ciudad, espacialmente puede ser en uno o más sectores,
usualmente afecta a un número importante de familias, puede expandirse o generar riesgos
conexos, pero puede ser controlado. En la atención de este tipo de emergencias participan
todas las entidades operativas del SDGRCC bajo la coordinación directa del IDIGER, la
capacidad técnica y logística del Distrito es suficiente y el período operacional es superior a 24
horas.8

Estrategia Institucional de Respuesta (EIR) / Plan Institucional de Respuesta a

Emergencias (PIRE): Es el documento que define los lineamientos y establece las acciones
para que las entidades del SDGR-CC respondan eficaz y eficientemente en situaciones de
emergencia o desastre, de acuerdo con sus competencias para responder al Marco de
Actuación definido en la Estrategia Distrital de respuesta (Servicios y Funciones de Respuesta)
(Artículo 121 del Acuerdo 002 de 2015).
6
IDIGER. Plan de Emergencias de Bogotá. Bogotá. 2008. p.36
7
Íbid, 36
8
Íbid, 36
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Hogar: está constituido por una persona o grupo de personas, parientes o no, que viven
(duermen) en la totalidad o en parte de una vivienda, atienden necesidades básicas con cargo a
un presupuesto común y comparten generalmente las comidas.

Participante: se refiere a la persona, familia, grupo u organización que recibe un beneficio, bien
por parte de otra persona o de una entidad pública o privada.
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3. Condiciones generales

 La entrega de la ayuda humanitaria para el servicio de Atención Social y Gestión del

Riesgo, se derivará de la implementación del Procedimiento Identificación y Caracterización
de la Población (PCD-PSS-007) entrada 4.1, establecido en el Proceso Prestación de los
Servicios Sociales.
 La entrega de la ayuda humanitaria para el servicio de Enlace Social, se derivará de la
implementación del Procedimiento Atención de personas y/o familias en situación de crisis
o emergencia social (PCD-PSS-005) establecido en el Proceso Prestación de los Servicios
Sociales.
 El aplicativo vigente hace referencia a la herramienta adoptada por la Subdirección de
Identificación, Caracterización e Integración, para el manejo y control de entrega de ayuda
humanitaria
 La ayuda humanitaria a que hace referencia este procedimiento corresponde a: Kit de aseo
personal, toallas higiénicas, Kit de aseo para bebe, pañales desechables para bebe y
adulto, Kit ropa para bebe, sudaderas, camisetas, ropa interior femenina y masculina,
medias, tenis y zapatos.
 Para el desarrollo de las actividades descritas en el numeral 4.1 Administración y
Recepción de ayudas humanitarias en la Subdirección de Identificación, Caracterización e
Integración - ICI inicia una vez estén legalizados los contratos y suscritas las actas de inicio
de los contratos correspondientes

3.1 Centros de acopio

 Los centros de acopio para el servicio enlace social están ubicados en la Subdirección ICI,
Subdirecciones Locales, el Centro de Atención Integral Penal a Víctimas -CAPIV- y el
terminal de transportes.
 El centro de acopio para el servicio Atención Social y Gestión del Riesgo está ubicado en la
Subdirección ICI.
 Los centros de acopio deberán contar con unas condiciones básicas para el adecuado
almacenamiento de la ayuda humanitaria las cuales serán garantizadas por el Subdirector
técnico o subdirectores locales según sea el caso. Algunas de las condiciones son:

- Espacio y volumen suficiente para el almacenamiento

- Ventilación e iluminación adecuada
- Señalización de accesos y rutas de evacuación
- No fumar en la instalación
- Sistema de seguridad
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3.2 Custodia de la Ayuda Humanitaria

 Para la ayuda humanitaria almacenada en los centros de acopio de la Subdirección ICI, la

custodia será responsabilidad del Subdirector(a) técnico o su delegado, en las
subdirecciones locales de los subdirectores(as) locales o su delegado y en el CAPIV y la
terminal de transportes estará a cargo de los profesionales del servicio.
 Los centros de acopio deberán contar con sistemas de seguridad adecuados para evitar el
hurto de las ayudas humanitarias.
 La custodia de la ayuda humanitaria implica responder ante el hurto, pérdida o deterioro de
los elementos.

3.3 Condiciones para el servicio Enlace Social

 La entrega de ayuda humanitaria se realizará de lunes a viernes en las Subdirecciones

Locales y Unidades Operativas, en caso de que sea necesario se realizará los fines de
semana de manera coordinada con la Subdirección ICI.
 El-la profesional que realiza la atención se encargara de adelantar las acciones necesarias
para la prestación del servicio, así como de la entrega oportuna de la ayuda humanitaria y
seguimiento al cargue de la información en el Sistema de información misional vigente.
 Los profesionales del Servicio de Enlace Social en las localidades deben realizar
mensualmente los inventarios de ayuda humanitaria en los centros de acopio en compañía
de un delegado designado por el Subdirector local y trimestralmente con un delegado del
nivel central (Subdirección ICI). Lo anterior con el fin de verificar las existencias de la ayuda
humanitaria. Los inventarios deben ser registrados en el formato Inventario de ayuda
humanitaria en centros de acopio (FOR-PSS-107).

3.4 Condiciones para el servicio de Atención Social y Gestión del Riesgo

 Teniendo en cuenta los niveles de emergencia descritos en el glosario, la SDIS determinó

un número de hogares afectados para garantizar la atención y entrega oportuna de las
ayudas humanitarias:

- Emergencias nivel 1: afectación de 1 a 30 hogares

- Emergencias nivel 2: afectación de 31 a 200 hogares
- Emergencias nivel 3: afectación de 201 a 1000 hogares

Con base en lo anterior los tiempos establecidos para entregar las ayudas humanitarias a
los afectados son:
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- Emergencias nivel 1: dentro de las 24 horas siguientes después de la identificación.

- Emergencias nivel 2: dentro de la semana siguiente después de la identificación.
- Emergencias nivel 3: en el transcurso de los siguientes 30 días posteriores a la
identificación.

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S UB D IR E C C IÓ N P A R A LA ID EN T IF IC A C IÓ N ,
C A R A C T ER IZ A C IÓ N E IN T EG R A C IÓ N
Inicio
4. Descripción de actividades
4.1 Administración y Recepción
1. Proy ectar el pedido a la superv isión de ayudas humanitarias en la Subdirección ICI
del contrato una v ez se encuentre
legalizado, suscrita acta de inicio y se
tengan precios de adjudicación.
2. Solicitar la parametrización del
contrato aplicando el
procedimiento Parametrización
del Sistema de Inf ormación
Misional (PCD-GC-004)
establecido en el Proceso de
Gestión del Conocimiento.
3. Recepcionar el pedido en la
Subdirección ICI.
4. Realizar el conteo de cada una de
las ay udas humanitarias recibidas.
5. ¿Los elementos
cumplen con lo
especif icado en el
contrato?
NO
6. Realizar la anotación en la remisión,
dev olv er al contratista los elementos
que no cumplan con las características
e inf ormar al superv isor del contrato.
7. Solicitar al contratista la reposición
de los elementos que no cumplieron
con las características.
8. Recibir a satisf acción el pedido y
dejar copia de las remisiones en la
minuta de la v igilancia
9. Almacenar el pedido en el centro
de acopio de la Subdirección ICI
10. Cargar en el aplicativ o v igente las
cantidades de ay uda humanitaria por
descripción de elemento de acuerdo al
contrato y lo recibido
Fin
P UN TO D E C O N T R O L
1. El c o rre o de be c o nte ne r la s
c a ntida de s de a yuda s
hum a nita ria s re que rida s de
a c ue rdo a l tipo de c o ntra to
2. Ve rique que e l c o ntra to ha ya
que da do c o rre c ta m e nte
pa ra m e triza do
3. Ve rifique que e l pe dido s e a
c o he re nte c o n lo s o lic ita do a l
S upe rvis o r de l c o ntra to
4. Ve rifique que s e c um pla c o n la s
c a ra c te rís tic a s fís ic a s que s e
c o ntra ta ro n, é s ta a c tivida d s e
re a liza junto c o n lo s gua rda s de
s e gurida d
SI
6. S e de be dilige nc ia r un a c ta
do nde s e de ta lle la s itua c ió n
pre s e nta da
8. Ve rifique que lo s gua rda s de
s e gurida d re a lic e n la re s pe c tiva
a no ta c ió n e n la m inuta
9. Lo s gua rda s de s e gurida d
re a liza n c us to dia de lo s
e le m e nto s a lm a c e na do s .
Ve rifique que s e c o lo que e l s e llo
de s e gurida d e n la pue rta de l
c e ntro de a c o pio
10. Ve rifique que la s a yuda s
hum a nita ria s ha ya n que da do
c o rre c ta m e nte c a rga da s
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A C TIVO D E IN F O R M A C IÓ N
1. Co ntra to , pó liza s le ga liza da s y
a c ta s de inic io , de s igna c ió n de
s upe rvis ió n y c o rre o e le c tró nic o
2. F o rm a to S o lic itud de
re que rim ie nto s de pa ra me triza c ió n
e n e l s is te m a de info rm a c ió n
m is io na l (F OR-GC -005), a c ta ,
m e m o ra ndo de a uto riza c ió n de la
pa ra m e triza c ió n y s o po rte s de l
c o ntra to o m o dific a c ió n a
pa ra m e triza r
3, 4 R e m is ió n de l c o ntra tis ta y
c o rre o c o n e l pe dido e nvia do a l
s upe rvis o r
6. Re m is ió n c o n a no ta c ió n, a c ta y
c o rre o o m e m o ra ndo info rm a ndo a l
s upe rvis o r
7. Re m is ió n c o n a no ta c ió n y a c ta
c o n la s o lic itud de e le m e nto s que no
c um plie ro n c o n la s c a ra c te rís tic a s
8. Re m is ió n c o n firm a de re c ibido
10. S o po rte de l c a rgue

S UB D IR E C C IÓ N P A R A LA
ID E N T IF IC A C IÓ N ,
C A R A C TE R IZ A C IÓ N E IN TE G R A C IÓ N
/ EQ UIP O A D M IN IS T R A TIVO
1. Realizar la solicitud de ay udas
4.22. Recibir
Entrega de ayudas humanitarias
la solicitud de ay udas
humanitarias al equipo
humanitarias por parte de los
encargados del serv icio
3. Rev isar en el aplicativ o v igente las
existencias del centro de acopio de la
Subdirección Local o unidad operativ a
que solicita.
4. Descargar del aplicativ o v igente el
pedido autorizado
5. Alistar las ay udas humanitarias
solicitadas
6. ¿La entrega
es para el servicio
Atención Social y
Gestión del Riesgo?
SI
7. Entregar las ay udas humanitarias
solicitadas al responsable del centro
de acopio del serv icio
Fin
NO 8. ¿La entrega es
para el servicio
Enlace Social?
SI
9. Entregar las ay udas humanitarias
solicitadas al prof esional del serv icio de
enlace social responsable del centro de
acopio en la respectiv a subdirección
local o unidad operativ a
16. . Actualizar la inf ormación en el
aplicativ o v igente del centro de acopio
correspondiente, las ay udas humanitarias
entregadas.
Fin
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C EN T R O S D E A C O P IO
S UB D IR EC C IO N E S LO C A LES O
UN ID A D E S O P ER A TIVA S
Inicio
a losadministrativ
centroso de acopio locales
según sus necesidades en el f ormato
Solicitud y entrega de ay udas
humanitarias a los centros de acopio
(FOR-PSS-100).
NO
10. Recepcionar el pedido en la
subdirección local o unidad operativ a
correspondiente
NO 11. ¿Las
cantidades son
las solicitadas?
12. Realizar la anotación en el f ormato
Solicitud Solicitud y entrega de ay udas
humanitarias a los centros de acopio
(FOR-PSS-100) y v olv er a solicitar los
f altantes, en caso de ser necesario.
1
13. Recibir a satisf acción el pedido y
dejar copia del f ormato Solicitud y
entrega de ay udas humanitarias a los
centros de acopio (FOR-PSS-100)
f irmada por ambas partes.
14. Solicitar a v igilancia que v erif ique la
ay uda humanitaria ingresada y f irme el
f ormato Solicitud y entrega de ay udas
humanitarias a los centros de acopio
(FOR-PSS-100).
15. Almacenar el pedido en el centro de
acopio de la subdirección local o unidad
operativ a
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A C TIVO D E
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IN F O R M A C IÓ N
1,2. F o rma to S o licitud y
entrega de ayuda s
hum anitarias a lo s ce ntro s
de ac o pio (F OR-P S S -100)
3. Ve rific ar que que no c uente co n 3. R epo rte de l aplic ativo
exis te ncia de lo s item s s o licitado s , vigente
lue go a naliza r la ca ntida d a e ntre ga r a
la lo c a lida d.
4. Ve rifique que lo s e le m e nto s a
de s c argar co rre s po nda n a lo
auto riza do
5. Ve rique c o n vigila nc ia que la s 5. F o rm ato S o lic itud y
ca ntida des a e ntre ga r co rre s po ndan entrega de ayuda s
a lo repo rta do e n e l fo rm a to hum anitarias a lo s ce ntro s
S o licitud y e ntre ga de a yudas de ac o pio (F OR-P S S -100)
hum anitarias a lo s ce ntro s de a co pio
y entre gue una co pia a l vigila nte
7. - El c entro de ac o pio es tá ubica do 7. F o rm a to S o lic itud y
en la S ubdirec ció n ICI. entrega de ayuda s
- Ve rifique que e l pe dido c o rres po nda hum anitarias a lo s ce ntro s
co n lo s o licitado al e quipo de ac o pio (F OR-P S S -100)
adm inis tra tivo en e l fo rm ato
S o licitud y e ntre ga de a yudas
hum anitarias a lo s ce ntro s de a co pio
10. Verifique que el pedido 10. F o rma to S o licitud y
co rre s po nda co n lo s o licitado al entrega de ayuda s
equipo a dm inis tra tivo e n e l fo rm ato hum anitarias a lo s ce ntro s
F o rm a to S o licitud y e ntre ga de de ac o pio (F OR-P S S -100)
ayuda s hum anita ria s a lo s ce ntro s de
ac o pio
SI
12. Re gis tra r e n e l c am po 12, 13 y 14. F o rm ato
o bs ervac io ne s del fo rm ato S o licitud S o licitud y e ntre ga de
y entre ga de de ayuda s hum anita ria s ayuda s hum anita ria s a lo s
a lo s c entro s de a c o pio lo s m o tivo s ce ntro s de a co pio (F OR -
po r lo s c uale s e l pe dido e s tá P S S -100)
inc o m pleto
13. Verifique que el fo rm ato S o licitud
y entre ga de ayuda s hum anita ria s a
lo s c entro s de ac o pio te nga la firm a
de re cibido a s atis fac ció n
14. Verifique que el fo rm ato S o licitud
de ayuda s hum anita ria s te nga la
firm a de vigilancia
15. Verifica r que lo s c e ntro s de
ac o pio y la a yuda hum anita ria
cum pla n c o n lo s e s tipula do e n la s
co ndic io nes ge ne ra le s 3.1 y 3.2
16. La info rm ac ió n s e ac tualiza en el 16. Re po rte del a plic ativo
aplica tivo vige nte c o n ba s e en lo vigente
re po rta do en el fo rm ato S o licitud y
entrega de ayuda s hum anita ria s a l
ce ntro de ac o pio

PROCESO PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS
PROCEDIMIENTO ENTREGA DE AYUDA
S UB D IR E C C IÓ N IC I /
4.3
S UBEntrega
D IR E C C IÓ N de
LO C Aayuda
L / UN ID A Dhumanitaria
participantes
O P E R A T IVA
Inicio
1. Diligenciar en el f ormato
Entrega de ay udas humanitaras al
participante (FOR-PSS-101) las
ay udas humanitarias que se v an a
entregar al ciudadano.
2. Entregar al paticipante los
elementos de acuerdo al criterio
del prof esional para cada
situación de crisis o emergencia
social, imprimir el f ormato
Entrega de ay udas humanitarias
al participante (FOR-PSS-101) y
solicitar su f irma.
3. Env iar por correo electrónico el
f ormato Entrega de ay udas
humanitarias al participante (FOR-
PSS-101) al equipo administrativ o
de la Subdirección para la
identif icación, Caracterización e
Integración
6. Adjuntar los f ormatos Sistema
Manejo de Suministros
Humanitarios (FOR-PSS-108) y
Entrega de ay udas humanitarias
al participante (FOR-PSS.101) a
la f icha SIRBE
7. Registrar la
inf ormación en el
Sistema de Inf ormación
Misional, de acuerdo al
Protocolo digitación
para el Sistema de
Inf ormación Misional
(PTC-GC-001) en
estado OTORGADO
Fin
SOCIALES
HUMANITARIA NO ALIMENTARIA
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ID E N TIF IC A C IÓ N ,
por
C A R A C T ER IZA Cparte
IÓ N E del Pservicio
UN T O D E C Ode
IN T EG R A C IÓ N / EQ UIP O
A D M IN IS TR A T IVO
4. Actualizar la inf ormación en el
aplicativ o v igente del centro de
acopio correspondiente, las
ay udas humanitarias entregadas
5. Descargar el f ormato Sistema
Manejo de Suministros
Humanitarios (FOR-PSS-108) que
arroja el aplicativ o v igente
y env iar a la subdirección local o
unidad operativ a correspondiente
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enlace
N TR O L social
A C T IVO D Ea los
IN F O R M A C IÓ N
1. S i va a entregar ve s tua rio y 1. F o rm a to Entre ga de a yuda s
c a lza do ve rifique la ta lla hum a nita ria s a l pa rtic ipa nte
c o rre s po ndie nte (F OR -P S S -101)
2. Ve rifique lo s criterio s pa ra la 2. F o rm a to Entrega de a yuda s
e ntre ga de a yuda hum a nitaria hum a nita ria s a l pa rtic ipa nte
s e gún lo e s tipula do e l (F OR -P S S -101)
P ro to c o lo de s e guim ie nto y/o
a c o m pa ña m ie nto fam ilia r a la s
pe rs o na s e n s itua c ió n de
c ris is o e m e rge nc ia s o c ia l
(P TC -P S S -004).
Ve rifique que la s c a ntida des y
ta lla s a e ntre ga r s e a igua l a lo
re gis tra do e n e l fo rm a to
e ntre ga de a yuda s
hum a nita ria s a l pa rtic ipa nte y
que te nga la firm a de l
c iuda da no .
3. Ve rifique que e l fo rm a to 3. C o rre o e le c tró nic o ,
e nvia do te nga la firm a de F o rm ato Entre ga de a yudas
pa rtic ipa nte hum a nita ria s a l pa rtic ipa nte
(F OR -P S S -101)
5. F o rm a to S is te m a de
Ma ne jo de S um inis tro s
Hum a nita rio s (F OR -P SS-108),
Co rre o e le c tró nic o
6. F o rm a to S is te m a de
Ma ne jo de S um inis tro s
Hum a nita rio s (F OR -P SS-108),
F o rm ato Entre ga de a yudas
hum a nita ria s a l pa rtic ipa nte
(F OR -P S S -101)
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LÍD E R D E T UR N O E Q UIP O D E L S E R VIC IO E Q UIP O D E L S E R VIC IO A C T IVO D E

P UN T O D E C ON T R OL
4.4 Entrega
E IR
deSayuda humanitaria porS UB
UB D IR E C C IÓN IC I/ C E N T R A L
parte del servicio Atención Social y Gestión
D IR E C C IÓ N IC I/ LO C A L
del
IN F O R M A C IÓ N

Riesgo
Inicio a los hogares afectados por emergencias

1. Diligenciar el 1. - El fo rm a to s e dilige nc ia c o n la 1. F o rm a to s F 05 R e gis tro de

f ormato 2. Recibir los f ormatos: info rm a c ió n de lo s fo rma to s F 05 y po bla c ió n a fe c ta da y F 06
Consolidado de hogares
Consolidado de F 06 - Ve rifique que s e ingre s e la Ide ntific a c ió n pa ra e ntre ga
af ectados (FOR-PSS-115), F05
hogares af ectados info rm a c ió n de la to ta lida d de lo s m a s iva de a yuda huma nita ria
Registro de población af ectada,
(FOR-PSS-115) y fo rm a to s dilige nc ia do s e n e l e ve nto de una s o la c la s e
F06 Identif icación para entrega
entregar al a te ndido . (do c um e nto s de o rige n
masiv a de ay uda humanitaria de
prof esional
una sola clase (documentos de e xte rno ) o rigina l o c o pia
designado para 2. Ve rifique que la info rm a c ió n s e a
origen externo), y asignar el e s c a ne a da y F o rma to
consolidación de c o he re nte c o n lo s fo rm a to s .
número de identif icación -ID. C o ns o lida do de ho ga re s
inf ormación.
a fe c ta do s (F OR -P S S -115)

3. Entregar al encargado del

centro de acopio los registros F05
o F06 original o copia escaneada.

4. ¿Hay
existencias SI 4. R e vis a r la e ntra da 4.2 Entre ga de
suf icientes en el a yuda s hum a nita ria s e n lo s c e ntro s
centro de acopio? de a c o pio lo c a le s

NO
5. F o rm a to S o lic itud y
5. Solicitar las ay udas humanitarias e ntre ga de a yuda s
f altantes al equipo administrativ o huma nita ria s a lo s c e ntro s
de la Subdirección ICI. de a c o pio (F OR -P S S -100)
7. Registrar la
inf ormación de 6. P a ra e m e rge nc ia s Nive l 1 la 6. F o rm a to S is te m a de
acuerdo al digita c ió n e n e l a plic a tivo vige nte la M a ne jo de S um inis tro s
6. Registrar en el aplicativ o v igente
Protocolo N la inf ormación de las ay udas re a liza e l e nc a rga do de l c e ntro de Hum a nita rio s (F OR -P S S -
digitación para humanitarias a entregar, diligenciar
el Sistema de a c o pio de l s e rvic io . P a ra 108)
para cada hogar el f ormato e m e rge nc ia s nive l 2 y 3, s e re a liza
Inf ormación
Sistema de Manejo de Suministros c o njunta m e nte c o n e l e quipo
Misional (PTC- Humanitarios (FOR-PSS-108), e
GC-001) en a dm inis tra tivo de la S ubdire c c ió n IC I
imprimir el f ormato.
estado
OTORGADO.

8. Alistar las ay udas humanitarias 8. - Ve rifique que lo s gua rda s de

a entregar de acuerdo a lo s e gurida d re a lic e n la re s pe c tiva
reportado en el f ormato Sistema 9. ¿Corresponde NO a no ta c ió n e n la minuta de la s a lida de
de manejo de suministros a emergencia
la s a yuda s hum a nita ria s .
humanitarios (FOR-PSS-108) y Niv el 1?
env iar al prof esional en la - Ve rifique que s e c ue nte c o n e l
respectiv a localidad. 16 tra ns po rte pa ra de s pla za r la s a yuda s
SI hum a nita ria s a la re s pe c tiva lo c a lida d

N10. - Ve rifique que e l a dulto que re c ibe

la s a yuda s hum a nita ria s e s té inc luido
10.F o rm a to S is te m a de
M a ne jo de S um inis tro s
10. Entregar la ay uda humanitaria
en el lugar de residencia del hogar
Ne n e l re gis tro F 05. Hum a nita rio s (F OR -P S S -
- Ve rifique e n pre s e nc ia de l a dulto , 108)
af ectado y hacer f irmar por el
participante el f ormato Sistema de que la s a yuda s e ntre ga da s c o inc ida n
manejo de suministros c o n la s c o ns igna da s e n e l fo rm a to
humanitarios (FOR-PSS-108). M a ne jo de S um inis tro s Hum a nita rio s
y ha ga firm a r e l fo rm a to .

11. ¿Se entregó

NO la totalidad de las
ayudas
humanitarias?
18
SI

12. De l pro c e dim ie nto OIR s e 13. F o rma to Ate nc ió n Inic ia l

12. Aplicar el
procedimiento dilige nc ia únic a m e nte e l fo rm a to de (F OR -GC -016)
Orientación, Inf ormación a te nc ió n inic ia l y e l fo rm a to F o rm a to R e fe re nc ia c ió n
y Ref erenciación (PCD- R e fe re nc ia c ió n s i e s ne c e s a rio (F OR -P S S -079)
PSS-006).

A

PROCESO PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS
SOCIALES
PROCEDIMIENTO ENTREGA DE AYUDA
HUMANITARIA NO ALIMENTARIA
LÍD E R D E T UR N O E Q UIP O D E L S E R VIC IO E Q UIP O D E L S E R VIC IO
E IR S UB D IR E C C IÓN IC I/ C E N T R A L S UB D IR E C C IÓ N IC I/ LO C A L
15. Incluir en los
Formatos F08 13. Entregar durante los
14. Registrar la
Reporte de la inf ormación de siguientes 3 días hábiles los
emergencia (FOR- acuerdo al Protocolo registros de los f ormatos Sistema
PSS-023) y F08A digitación para el de manejo de suministros
Cálculo del costo Sistema de humanitarios (FOR-PSS-108) y
de emergencia Atención inicial (FOR-GC-016),
Inf ormación Misional
(FOR-PSS-024) la PTC-GC-001 en f irmados por el participante, al
inf ormación estado ATENDIDO prof esional designado para la
concerniente a las consolidación de inf ormación
ay udas entregadas
Fin
16. Liderar la entrega de ay udas
humanitarias de manera masiv a en
la unidad operativ a o en un lugar
cercano al ev ento, def inido por el
Coordinador de Gestión del Riesgo
de la SDIS, en articulación con el
(la) subdirector(a) local.
17. ¿Se
entregaron todas
las ay udas
humanitarias?
SI
12
18. Intentar nuev amente en el
transcurso de ocho (8) días
calendario la entrega.
19. ¿Se
entregaron las
ay udas
humanitarias
pendientes?
SI
12
20. Dev olv er durante los siguientes
3 días hábiles las ay udas
21. Generar la respectiv a anulación humanitarias al Equipo del Serv icio
Subdirección ICI/Central junto con
de la ay uda humanitaria no
los f ormato Sistema de manejo de
entregada en el sistema de
suministros humanitarios (FOR-
inf ormación misional
PSS-108) al prof esional designado
para la consolidación de
inf ormación
22. Solicitar al equipo
administrativ o la respectiv a
anulación de ay udas humanitarias
en el aplicativ o v igente
S UB D IR E C C IÓN IC I / E Q UIP O
A D M IN IS T R A T IVO
23. Anular las ay udas humanitarias
en el aplicativ o v igente
Fin
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Versión: 4
Fecha: Circular No. 031 –
16/10/2018
Página: 11 de 14
P UN T O D E C ON T R OL
14. P a ra e me rge nc ia s nive l 2 y 3 e l(la )
c o o rdina do r(a ) a dminis tra tivo
o rga niza rá e quipo s de a po yo pa ra
digita c ió n S IR B E.
16. - Ve rifique que e l a dulto que re c ibe
la s a yuda s hum a nita ria s e s té inc luido
e n e l re gis tro F 05.
- Ve rifique e n pre s e nc ia de l a dulto ,
que la s a yuda s e ntre ga da s c o inc ida n
c o n la s c o ns igna da s e n e l fo rm a to
M a ne jo de S um inis tro s Hum a nita rio s
y ha ga firm a r e l fo rm a to .
NO
18. Es pe c ific a r e n un a c ta la s ra zo ne s
po r la s c ua le s no s e pudo re a liza r la
e ntre ga
NO
N
20. Ve rifique que la s a yuda s
hum a nita ria s a de vo lve r c o inc ida n
c o n la s re po rta da s e n e l F o rm a to
S is te m a de m a ne jo de s um inis tro s
hum a nita rio s
A C T IVO D E
IN F O R M A C IÓ N
13. F o rma to S is te m a de
M a ne jo de S um inis tro s
Hum a nita rio s (F OR -P S S -
108) y F o rm a to Ate nc ió n
Inic ia l (F OR -GC -016)
15. F o rma to s F 08 R e po rte de
la e me rge nc ia (F OR -P S S -
023) y F 08A C á lc ulo de l
c o s to de e m e rge nc ia (F OR -
P S S -024)
16. F o rma to S is te m a de
M a ne jo de S um inis tro s
Hum a nita rio s (F OR -P S S -
108)
18. F o rma to a c ta (F OR -B S -
043)
20. F o rm a to S is te m a de
M a ne jo de S um inis tro s
Hum a nita rio s (F OR -P S S -
108)
21. R e po rte s is te m a de
info rm a c ió n m is io na l, e s ta do
ANULADO
22. C o rre o e le c tró nic o
23. F o rm a to S is te ma de
M a ne jo de S um inis tro s
Hum a nita rio s (F OR -P S S -
108)
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SOCIALES Versión: 4
Fecha: Circular No. 031 –
PROCEDIMIENTO ENTREGA DE AYUDA
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HUMANITARIA NO ALIMENTARIA
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5. Disposiciones de almacenamiento y archivo

Las disposiciones de almacenamiento y archivo de la documentación del Sistema Integrado de

Gestión, se realizará de conformidad con lo dispuesto en el Subsistema de Gestión Documental
y Archivo (SIGA).

6. Dependencia encargada de administrar este procedimiento

Dirección Territorial, Subdirección para la Identificación, Caracterización e Integración.

7. Documentos asociados

 PCD-PSS-005 Procedimiento Atención de personas y/o familias en situación de crisis o

emergencia social
 PCD-PSS-006 Procedimiento Orientación, Información y Referenciación
 PCD-PSS-007 Procedimiento de Identificación y Caracterización de la Población
 PTC-PSS-004 Protocolo de seguimiento y/o acompañamiento familiar a las personas en
situación de crisis o emergencia social
 PTC-GC-001 Protocolo digitación para el Sistema de Información Misional
 FOR-GC-016 Formato Atención Inicial
 FOR-GC-005 Formato Solicitud de requerimientos de parametrización en el sistema de
información misional
 PTC-PSS-004 Protocolo de seguimiento y/o acompañamiento familiar a las personas en
situación de crisis o emergencia social
 FOR-PSS-023 Formato F08 Reporte de la emergencia
 FOR-PSS-024 Formato F08A Cálculo del costo de emergencia
 FOR-PSS-079 Formato Referenciación
 FOR-PSS-100 Formato Solicitud y entrega de ayuda humanitaria a los centros de acopio
 FOR-PSS-101 Formato Entrega de ayudas humanitarias al participante
 FOR-PSS-107 Formato Inventario centros de acopio
 FOR-PSS-108 Formato Sistema de manejo de suministros humanitarios
 FOR-PSS-115 Formato Consolidado de hogares afectados
 FOR-BS-043 Formato Acta
 F05 Registro de población afectada (documento de origen externo)
 F06 Identificación para entrega masiva de ayuda humanitaria de una sola clase
(documento de origen externo)
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SOCIALES Versión: 4
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PROCEDIMIENTO ENTREGA DE AYUDA
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HUMANITARIA NO ALIMENTARIA
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HUMANITARIA NO ALIMENTARIA
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8. Aprobación del documento

Elaboró Revisó Aprobó

Lina Yennyfer Bejarano Newball
Oswaldo Rojas Romero
Humberto Villa Ortega
Laura Maviany Lara Martínez
Andrea Carolina Paez Maldonado
Jorge Armando Reyes Hernández Beatriz Elena Rodríguez Villabona
Maritza del Carmen
Nombre Juan Carlos Diaz Sáenz Diana Marcela Puerto Salamanca
Mosquera Palacios
Jarlín Sulelly Díaz Gómez
Ana Milena Soto
Ismery Becerra Torres

Anabelly Barrera Torres

Jonathan Cerquera
Equipo Atención Social y Gestión del
Riesgo
Equipo Enlace Social
Cargo/Rol
Equipo Administrativo
Subdirección Identificación,
Caracterización e Integración
Gestora SIG Subdirección Identificación,
Caracterización e Integración
Gestora SIG Proceso Prestación de los
Directora Territorial
Servicios Sociales
Subdirectora Identificación, Caracterización
e Integración