Código: DOC-02-F-10
Ajuste y Actualización Tablas de
1.1   Oficina Responsable
1.2   Nombre del Proceso
1.3   Nombre del Procedimiento
1.4   Nombre de la Serie
1.5   Nombre de la Subserie
2.1   Contenido de la Serie
2.2   Soporte: papel, óptico, medios
magnéticos y digital o electrónico.
2.3   Formatos: fotografías, micro
formatos y otros
2.4   Sistema de Ordenación
2.5   Fechas Extremas
2.6   Volumen (en metros lineales)
2.7   Nombre del aplicativo(s)
relacionados con el trámite y el
nombre de la Entidad responsable
del sistema de información.
3.1   Legislación General
Versión: 4
Retención Documental
Fecha: Mayo 2018
Página: Página 1 de 1
Ficha de Valoración Tabla de Retención Elaborado por: Javier Suarez
Documental Revisado por: Juan Rico
Aprobado por: Felipe Andrés Plazas
1.       IDENTIFICACIÓN
Subdirección de Empleo y Formación 52000
Emprendimiento y Negocios N/A
N/A N/A
HISTORIALES DE RUTA DE EMPLEABILIDAD 17
2.       CARACTERÍSTICAS DE LA SERIE
El Historial Ruta de Empleabilidad instrumentalizan la ruta de capacitación y formación para el fortalecimiento de
capacidades y habilidades orientadas a la inserción en el mercado laboral. Dicha ruta comprende desde el
registro, la asistencia a las capacitaciones, y el registro de la ruta de atención a usuarios. Generalmente los
cursos de formación y capacitación se dan a través de entidades facultadas para prestar servicios de educación,
como el SENA y la Universidad Nacional, a través de la celebración de convenios. La generalidad de los cursos
comprenden contabilidad, archivo, vigilancia, entre otros, según las debilidades formativas del usuario para
propender lograr su inserción en el mercado laboral.
Los documentos que conforman la subserie son:
• Formato para la Publicación de la vacante
• Certificado de existencia y representación legal
• Registro único tributario - RUT
• Listado consolidado asistencias de usuarios atendidos
• Certificado de cursos de formación
• Certificado de contratación para la democratización de oportunidades laborales de la población vulnerable
• Carta de compromiso para la vinculación laboral de beneficiarios
Papel
Fotografías
Cronológico
2018
1 metro lineal
Sistema Unificado de Información Misional "SUIM"
3.       LEGISLACIÓN
Artículo 54 Constitución Política de 1991: Es obligación del Estado y de los empleadores ofrecer formación y
habilitación profesional y técnica a quienes lo requieran. El Estado debe propiciar la ubicación laboral de las
personas en edad de trabajar y garantizar a los minusválidos el derecho a un trabajo acorde con sus
condiciones de salud.
Ley 1151 de 2007, "Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010", el cual dentro de sus
tantos objetivos esenciales estàn:"una política encaminada al crecimiento económico alto y sostenido: la
condición para un desarrollo con equidad, como condición indispensable para un desarrollo equitativo, con
criterios enmarcados dentro de la Agenda Interna: Desarrollo en ciencia, tecnología e innovación, con
fortalecimiento empresarial, especialmente en el sector agropecuario y en el marco del emprendimiento y la
competitividad; con énfasis en la formación de capital humano, en especial en maestrías y doctorados; con un
crecimiento en la infraestructura, en especial en el transporte, abastecimiento energético y las tecnologías de la
comunicación, y un marco institucional y político que sea propicio para el crecimiento"; y la de disminuir los
niveles de pobreza así:
(...)"garantizar el funcionamiento adecuado de los mecanismos de aseguramiento, reduciendo la vulnerabilidad
de la población y creando las herramientas para que los grupos rezagados superen las condiciones adversas
que enfrentan. El objetivo principal que se debe alcanzar frente al sistema de protección social es lograr la
efectiva articulación de tres grandes componentes de los cuales se encuentra ( ... ) "iii) Sistema de formación de
capital humano (Sector educativo y formación para el trabajo)".
Acuerdo 257 de 2006, "Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento
de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones", en el artículo
78 según el artículo 78 del Acuerdo 257 de 2006, a través de la Subdirección de Formación y Capacitación la
administración Distrital ha trabajo en la implementación de planes, programas y proyectos encaminados a
fortalecer el talento humano para mejorar las condiciones de productividad, y con esto lograr la inclusión en el
mercado laboral. De igual forma, las líneas de acción comprenden servicios de orientación, gestión e
intermediación laboral para la vinculación de las personas en sectores económicos que lo demanden.
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3.2   Legislación Especifica
4.1 VALORACIÓN PRIMARIA
VALOR
4.1.1 Valor Administrativo
4.1.2 Valor Legal y/o Jurídico
4.1.3 Valor Contable
4.1.4    Valor Fiscal
Acuerdo 257 de 2006, "Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento
de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones", en el artículo
78 a través de la Subdirección de Empleo y Formación la administración Distrital se enfoca en la
implementación de planes, programas y proyectos encaminados a fortalecer el talento humano para mejorar las
condiciones de productividad, y con esto lograr la inclusión en el mercado laboral. De igual forma, las líneas de
acción comprenden servicios de orientación, gestión e intermediación laboral para la vinculación de las
personas en sectores económicos que lo demanden.
Decreto 437 de 2016. Artículo 18. Son funciones de la Subdirección de Empleo y Formación de la Secretaría
Distrital de Desarrollo Económico, las siguientes:
a. Diseñar, estructurar y promover la implementación de planes, programas y proyectos dirigidos a optimizar los servicios
de gestión, orientación y colocación de empleo en el Distrito capital para mejorar las condiciones de productividad,
disminuir brechas y mejorar la calidad de vida de los ciudadanos.
b. Orientar, estructurar e implementar las políticas, programas y proyectos dirigidos al fortalecimiento de la oferta de trabajo
por medio de acciones encaminadas a mejorar la formación del talento humano.
c. Orientar, estructurar e implementar las políticas, programas y proyectos dirigidos al incremento de la demanda de trabajo
a través de acciones que permitan la articulación efectiva con las necesidades del tejido productivo de la ciudad para
incrementar la inserción laboral, disminuir el desempleo friccional y apoyar la productividad de las empresas de la ciudad.
d. Gestionar y promocionar en diferentes instancias las marcas ciudad asociadas a empleo, formación para el trabajo e
intermediación, para su posicionamiento y el fortalecimiento de las iniciativas de política relacionadas con el mercado
laboral de la ciudad.
e. Promover la democratización de las oportunidades en la colocación laboral de las entidades del Distrito Capital a través
de herramientas que permitan apoyar el acceso de toda la población a oportunidades laborales, disminuir brechas y
mejorar la calidad de vida de los ciudadanos.
f. Promover y sensibilizar sobre los derechos laborales de la población a los actores del mercado laboral de la ciudad
mediante la divulgación de información que contribuya a mejorar al acceso a trabajo decente.
4.       VALORACIÓN/ RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL
JUSTIFICACIÓN AÑOS
El Historia Ruta de Empleabilidad instrumentaliza la ruta de capacitación y formación
para el fortalecimiento de capacidades, al desarrollo de competencias y habilidades
orientadas a la inserción en el mercado laboral, actividades estas desarrolladas en el
marco de los planes de desarrollo por el cuatrienio, que revisten de este valor por 8 años
cuanto son utiles para la vigencia de esta administración y la venidera. En razón a lo
anteriormente expuesto y dada la importancia de esta ruta para la Entidad, su tiempo
de retención será de ocho (8) años.
Estos documentos tienen valor probatorio en procesos de defensa judicial
relacionados con faltas gravísimas titpificadas en la Ley 734 de 2002 relacionadas
con: el artículo 31. "Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual,
en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que
regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la
Constitución y en la ley". En ese orden, sobre la base del artículo 132 de la Ley 1474
de 2011 la acción disciplinaria prescribirá en cinco (5) años.
Sin embargo y en razòn a la definición de este valor, cabe anotar que la Secretaría
Distrital de Desarrollo Económico, mediante la suscripción de diferentes convenios y
alianzas con instituciones tanto públicas como privadas, ha prestado servicios de
formación, fortalecimiento, acompañamiento a difrentes sectores poblacionales en
20 años
temas de emprendimiento y desarrollo empresarial regidos por normas sobre
contratación estatal. Estos se encuentran regulados en sus aspectos sustantivos por
las normas especiales de los decretos - leyes 393 y 591 de 1991 y están sujetos al
Estatuto General de Contratación de la Administración Pública contenido en la ley 80
de 1993 en el artículo 55.- "De la Prescripción de las Acciones de Responsabilidad
Contractual la acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los
artículos 50, 51,52 y 53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en
diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años", Ley1150 de 2007 y
demás normas reglamentarias, como también subsidiariamente algunas normas del
derecho privado.
No reviste de valor contable, dado que la serie no contiene información relacionada
N/A
con el manejo de recursos y operaciones económicas.
No reviste de valor fiscal, porque no evidencia manejo de recursos. La información
que reviste valor fiscal son los contratos o convenios celebrados en ejecución de los N/A
programas de formación y capacitación.
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4.2 VALORACIÓN SECUNDARIA
VALOR
4.2.1          Valor Histórico
JUSTIFICACIÓN
En atribución de las funciones asignadas a la Secretaría Distrital de Desarrollo relacionadas con la formulación,
orientación y coordinación de las políticas para la generación de empleo digno e ingresos justos, así como el
estímulo y apoyo al emprendimiento y al desarrollo de competencias laborales, según el artículo 78 del Acuerdo
257 de 2006, a través de la Subdirección de Formación y Capacitación la administración Distrital ha trabajo en
la implementación de planes, programas y proyectos encaminados a fortalecer el talento humano para mejorar
las condiciones de productividad, y con esto lograr la inclusión en el mercado laboral. De igual forma, las líneas
de acción comprenden servicios de orientación, gestión e intermediación laboral para la vinculación de las
personas en sectores económicos que lo demanden.
Estos documentos se producen en ejercicio de las siguientes funciones asignadas mediante el artículo 18 del
Decreto 437 de 2016 a la Subdirección de Empleo y Formación:
a. Diseñar, estructurar y promover la implementación de planes, programas y proyectos dirigidos a optimizar los
servicios de gestión, orientación y colocación de empleo en el Distrito capital para mejorar las condiciones de
productividad, disminuir brechas y mejorar la calidad de vida de los ciudadanos.
b. Orientar, estructurar e implementar las políticas, programas y proyectos dirigidos al fortalecimiento de la
oferta de trabajo por medio de acciones encaminadas a mejorar la formación del talento humano.
c. Orientar, estructurar e implementar las políticas, programas y proyectos dirigidos al incremento de la
demanda de trabajo a través de acciones que permitan la articulación efectiva con las necesidades del tejido
productivo de la ciudad para incrementar la inserción laboral, disminuir el desempleo friccional y apoyar la
productividad de las empresas de la ciudad.
d. Gestionar y promocionar en diferentes instancias las marcas ciudad asociadas a empleo, formación para el
trabajo e intermediación, para su posicionamiento y el fortalecimiento de las iniciativas de política relacionadas
con el mercado laboral de la ciudad.
e. Promover la democratización de las oportunidades en la colocación laboral de las entidades del Distrito
Capital a través de herramientas que permitan apoyar el acceso de toda la población a oportunidades laborales,
disminuir brechas y mejorar la calidad de vida de los ciudadanos.
f. Promover y sensibilizar sobre los derechos laborales de la población a los actores del mercado laboral de la
ciudad mediante la divulgación de información que contribuya a mejorar al acceso a trabajo decente.
g. Las demás que le sean propios o asignadas de acuerdo a la naturaleza de la dependencia.
Así la Secretaría Distrital de Desarrollo a través de la Agencia Pública de Empleo brinda formación para la
inserción laboral en los siguientes componentes:
*Formación para el trabajo y desarrollo humano, se realiza a través de una alianza con el Sena para brindarle la
formación en competencias laborales, por medio de cursos cortos denominado formación complementaria.
* Formación en competencias blandas y transversales, talleres teórico-prácticos, basándose en la generación de
espacios de aprendizaje que permiten potencializar y desarrollar habilidades interpersonales y competencias
laborales de los participantes a los talleres.
* En alianza con la Secretaría de Educación se le brinda la oportunidad a los usuarios de terminar su formación
académica es decir el bachillerato, a través de dos modalidades el primero modelo es de jornada nocturna y
fines de semana para jóvenes y adultos mayores que no están en edad de escolarización, el segundo se
denomina flexible, el cual consiste en un acelerado por niveles.
Con respecto a la inserción laboral, desde el 10 al 13 de octubre de 2017 se realizó la conmemoración de la
semana del trabajo digno y decente a través de tres convocatorias laborales de sectores económicos
específicos:
a) 10 De Octubre Empresas Asistentes El (Convocatoria Sector servicios generales y
restaurantes): Grupo Nutresa, Acodress Bogotá, Sodexo, Jdr Asistenciamos, Ciudad
Limpia Bogotá S.A E.S.P, Hogarú, Serviactiva.
SUMA VACANTES: 330
b) 11 De Octubre Empresas Asistentes (Convocatoria Sector Contact center y BPO):
Axa Asistencia Colombia S.A., Convergys, Atlantic International Bpo Sas, Génesis Andina
S.A.S, Recupera S.A.S, Konecta, Grupo Varú
SUMA VACANTES: 276
c) 12 De Octubre Empresas Asistentes (Convocatoria Sector Textil): Empresa
Permoda – Koaj
SUMA VACANTES: 1380.
De acuerdo con lo expuesto, estos documentos explican procesos de inclusión social en materia de formación
para inserción en el mercado laboral en el Distrito, las cuales podrían sustentar estudios sobre el devenir
histórico del empleo y modalidades de formación para borrar las barreras de acceso al mercado laboral en
determinados sectores socialmente marginados. También, podría explicar sectores económicos que demandan
determinadas competencias y habilidades laborales en intervalos de tiempo.
3

4.2.2          Valor Científico
4.2.3          Valor Cultural
4.3      DISPOSICIÓN FINAL
4.3.1 Conservación Total X
4.3.3 Si señalo selección, indique el
tipo y tamaño del muestreo
5.1   Acceso Público
5.2   Restringido (Plazo en Años)
5.3   Marco Legal de la Restricción
6.1 Grupo responsable del estudio
de identificación y valoración
6.2 Archivo donde se ha llevado a
cabo el trabajo de campo
6.3 Fecha de realización del estudio
de valoración
6.4 Fecha de Revisión
6.5 Número y fecha del acta de
aprobación
Carrera 60 No. 63A - 52
Plaza de los Artesanos
Teléfonos: 3693777
www.desarrolloeconomico.gov.co
Información: Línea 195
La serie ofrece posibilidades investigativas sobre el cumplimiento de los derechos económicos, sociales y
culturales retratados en la Carta Constitucional de 1991, relacionados con el trabajo y vida digna. En ese orden,
estos documentos permiten explorar ámbitos disciplinares en sociología, antropología, economía social, entre
otros.
Estos documentos tienen valor cultural, porque la información refleja datos sobre colectivos sociales o aspectos
de la idisincracia de determinados grupos, a través de los registros y rutas diferenciales de formación y
capacitación, los cuales aportan elementos sobre: etnia, identidad sexual (género), distinciones ideológicas,
victimas del conflicto armado, comunidades locales, sectores económicos, población en condición de
vulnerabilidad, perfiles ocupacionales del mercado, entre otros.
4.3.4 Tecnología e
4.3.2 Eliminación 4.3.3 Selección
Imagen
5.       ACCESO Y CONSULTA A LA SERIE DOCUMENTAL
SI NO X
SI NO
Esta subserie compone de documentos de acceso al pùblico, sin embargo como comprenden de una ruta que
contiene registros, la asistencia a capacitaciones, informaciòn de atención a usuarios como población en
condición de vulnerabilidad (grupos étnicos, poblaciones en situación de discapacidad, víctimas del conflicto
armado y población LGTBI), así como población que forma parte de la economía informal (vendedores
informales), la informaciòn consignada allì es susceptible de restricciòn de los datos personales asì:
Constituciòn Nacional, en el artìculo 15: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y
a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de
entidades públicas y privadas".
Ley 1266 DE 2008,"Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de
la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de
servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones",en los artìculos 1 y 2 en su objeto y
ambito de aplicaciòn, esta ley busca que los ciudadanos ejerzan su derecho a conocer, actualizar, rectificar y
suprimir los datos personales que se encuentran almacenados en bases de datos y archivos, mediante las
consultas y reclamos ante las entidades y la Superindustria.
Ley 1755 de 2015, "Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título
del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo", en el artìculo 24, numeral 5
respecto a informaciones y documentos reservados. Solo tendrán carácter reservado las informaciones y
documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial :
(..)"5. Los datos referentes a la información financiera y comercial, en los términos de la Ley Estatutaria 1266 de
2008" (...).
6.       CONTROL
Javier Suarez; Johana Margarita Uribe; Cindy Dayana Pertuz
Archivo de Gestión
13 11 2018
3 12 2018
Acta No. 1 3 12 2018
7.       OBSERVACION
4
 FICHA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL (TABLA DE

COMENTARIOS GENERALES
La ficha de valoración sirve para analizar las series documentales que se producen en el desarrollo d
administrativos, legales o jurídicos, fiscales o contables- tanto presentes como futuros y sus valores in
Para realizar el proceso de valoración documental se debe utilizar un solo modelo de ficha.

1.         IDENTIFICACION

Incluye la información esencial para la identificación de la serie registrando el nombre de la oficina

serie y subserie con sus respectivos códigos.

Los códigos correspondientes a la función, proceso, procedimiento, serie y subserie, se deben asignar
clasificación documental.
2.         CARACTERÍSTICAS DE LA SERIE
2.1      Describir los documentos que conforman el expediente
2.2      Soporte: indicar si el documento se encuentra en papel, óptico, medios magnéticos y digitales o e

2.3      Formato: corresponde a la clase de documento que debe consignarse, es decir si se trata de d
digitales, etc. ó una combinación de dos o más de ellos.

2.4      Describa el sistema de ordenación que utiliza si es numérico, cronológico, alfanumérico, otro.

2.5      Indique las fechas extremas que se presentan en las series y las subseries que son objeto de val

2.6      Indique la cantidad total de metros lineales que tiene la serie y la subserie/ subserie documental.
2.7      Indique el nombre del aplicativo que usa relacionado con el trámite y el nombre de la entidad
información.
3.         LEGISLACIÓN
3.1      relacione la legislación general que pertenece a la función, proceso, procedimiento, serie , subse
3.2      relacione la legislación específica que pertenece a la función proceso, procedimiento, serie, sub
artículos que indique de manera puntual sobre la serie o subserie que se está valorando, transcribiend
4.         VALORACION
4.1      VALORACION PRIMARIA
Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cum
contables

4.1.1 Valor Administrativo: cualidad que para la administración posee un documento como testimonio
justificación y la retención en un numero que indique los años a conservar.
4.1.2 Valor Legal y/o Jurídico: valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados
ante la ley.
4.1.3 Valor Contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuenta y de r
económicos de una entidad pública o privada.
4.1.4 Valor Fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o Hacienda Pública. Dili
a conservar.
4.2      VALORACION SECUNDARIA
Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben
4.2.1 Valor Histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanen
útiles para la reconstrucción de la memoria de la comunidad.
4.2.2 Valor Científico: Cualidad de los documentos que registran la información relacionada con la
saber.
4.2.3 Valor Cultural: cualidad del documento que por su evidencia, entre otras cosas, hechos, viv
modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una
identidad.
4.3      DISPOSICION FINAL
Se propone de modo exacto y concreto, serie por serie el destino que a de darse a los documentos,
permanente o mediante eliminación material ultima; la aplicación de técnicas de muestreo es decir la
valor permanente de una parte, en vez de la totalidad de los documentos que conformación la serie
conservación.

4.3.1 Señale si es conservación total cuando se presenta una situación derivada de la valoración q
secundarios y en consecuencia no pueden ser eliminados. Así mismo, son patrimonio documental de l
la investigación, la ciencia y la cultura.

4.3.2 Señale si es eliminación cuando sea necesario, puesto que es el procedimiento archivístico que
que se van a destruir, conforme al los plazos establecidos en la fase de valoración

4.3.3 Señale si es selección cuando se debe extraer un porcentaje más o menos representativo de un
poco interesante para ser conservados en su totalidad, pueden ser documentos de carácter represen
alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos entre otros.

4.3.3.1                Si señalo la selección, indique el tipo y tamaño del muestreo. Es indispensable que la mue
de conjunto.

4.3.4 Señale tecnología de imagen con el fin de preservar las series documentales de valor permanent

5.         ACCESO Y CONSULTA A LA SERIE DOCUMENTAL

5.1      Señale si es la serie documental es de libre acceso por parte de los ciudadanos.

5.2      Señale si la serie o la subserie está restringida a la consulta libre por parte de los ciudadanos

5.3      Registre las normas y disposiciones legales que dictan la restricción.

6.         CONTROL
6.1      registre los nombres de las personas que pertenecen al grupo de responsables del estudio de val
6.2      señale el nombre del archivo donde se ha llevado a cabo el trabajo de campo
6.3      Anote la fecha de realización del estudio de valoración
6.4      Registre la fecha en que se ha efectuado la revisión de la ficha documental

6.5      Escriba el numero y la fecha del acta de aprobación de la ficha correspondiente a cada serie y su
7.         OBSERVACIONES: incluir las observaciones que hizo el Comité Interno de Archivo con relación