FORMATO DE DIAGNOSTICO INTEGRAL

FECHA DE ELABORACION DEL DIAGNOSTICO 4 5 2021

NOMBRE: lideres y talentos

A. IDENTIFICACION

A1. DATOS DEL ARCHIVO

Denominacion o nombre del archivo: archivo central
Fecha de creacion: 14/02/2017 5 años Acto legal: pertenece al código CIIU 8129 (act de limpieza etc)
Direccion: kr 49C #91-98 barrio la castellana Tel: Fax:
Correo elctronico: Pag.Web:
Municipio: BOGOTA Departamento: bogota

AGRUPACONES DOCUMENTALES ORGANIZADAS POR

AREA PRODUCTORA TIPO DOCUMENTOS QUE PRODUCE ORDENACION

ORDENACION ORDENACION ORDENACION POR
CRONOLOGIA GEOGRAFICA O
ALFABETICA NUMERICA ASUNTOS
TOPOGRAFICA

Planillas Manuales, Formatos Limpieza y

Direccion de Operaciones x
desinfeccion.

talento humano x
hojas de vida histiorias laborales

contabilidad x

facturas recibos

Sistema de archivo de la entidad:

Centralizado Central x General Especializado

Satelite: Si No X En que lugar se encuentran ubicados: NA

N° de depositos: NA
N° de depositos: NA
Observaciones: los archivos se encuentra en cajas x300

A.2 IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO

1. Nombre: German Perilla Medrano

2: SECTOR: terciario Servicios mantenimiento, operación logistica, servicios generales
3. Organismo a que pertenece Produccion NA
4. Carácter de la Entidad
Publica Privada: X Mixta:
5. .N° de dependencias: NA
6. Mision de la entidad
Ofrecemos soluciones integrales en suministro de personal a travez de procesos acordes con la exigencias de los mercados, dando cumplimiento a la normatividad
colombiana y a los lineamientos del ministerio de trabajo
7. Representante legal:
Nombre: German perilla
Profesion: Profesional en archivistica
Cargo: Dueño -accionista
Tiempo en el Cargo 5 años
Observaciones:
 A.3 ADMINISTRACION DEL ARCHIVO

1. Jefe del archivo

Nombre: fabio ehevrerry
Profesion u oficio: tecnologo en gestion documental
Cursos de Capacitacion: 5 semestre
2. Existe en el organismo de la entidad la seccion o division de archivos: Si X No
3. Existe en el organigrama de la entidad el cargo de jefe de archivo: Si X No
4. El responsable esta dedicado de tiempo completo al archivo Si X No
Funciones que desempeña
coordinar procesos de informacion de las hojas de vida que llegan a la empresa. Administrar la informacion y la digitalizacion, administrar la infoirmacion reciba
5. Cargo que ocupa el responsable del archivo: jefe de archivo
Tiempo en el cargo: 8 años Tiempo en la Entidad 8 años
6. A que dependencia pertenece el archivo dentro de la entidad: colcartd
Nombre: Fernanda torres Cargo: asistente ejecutiva
7. Presupuesto del archivo: $
Propio Asignado por la dependencia Según necesidades X Otro ninguno
- Aproxime la cantidad de presupuesto anual: $ mas de 1.000.000
8. A que necesidades se asignan los rubros del archivo: NA
Mat. De consumo tipo Mantenimiento Tipo desinfeccion, limpieza
Personal: tipo: Capacitacion Tipo ninguna
Reprografia: tipo Equipos: tipo nada
Preservacion: tipo: cajas, carpetas Organizacion: tipo: estanteria, cajas
Otros:
9.El archivo tiene incidencia en la compra de materiales o equipos para produccion,tramite y disposicion final de la documentacion: Si No X
Especifique: No hay un presupuesto asignado por el poco archivo y tambien no ay interes en la digitalizacion
10.Existe manual de funciones:
Entidad: Si No X Archivo Si No X
11.Las funciones del reponsable del archivo estan determinadas por el manual
Si No NA
En caso contrario especifique quien asigana sus funciones: gerente de la empresa
12.Existe un manual de gestion documental: Si No X
13.El archivo esta organizado según manual Si No X
Desde cuando se aplica el manual: desde nunca
Contempla aspectos de preservacion Si X No
14.Existen tablas de retencion documental. Si No X
15.Existe tabla de valoracion documental. Si No X
16.Existe un reglamento de archivo. Desde cuando se aplica NO
17.Existe Comité de archivo Acto administrativo y fecha NO

18.Numero de personas que trabajan en el archivo. 1 Personal del area: jefe de archivo Total: 1
Profesional(P) cnico
Tecnico(T)
(T): 0tecnologo
Asistencial (A) Asistente (A) 1
CURSA
EXPERIENCIA LABORAL EN Vinculacion Dedicacion (tiempo)
ESTUDIOS
N° TRABJADORES TITULADOS APLAZADOS OTROS GESTION DOCUMENTAL
ACTUALMEN
TE
(AÑOS) Temporal Planta Completo Medio Parcial
Profesionales
Profesionales
Tecnicos X 8 años X
Asistente
Sin Estudio
Sin Estudio
Observaciones:
 A.4 SERVICIOS QUE PRESTA
1. Presta servicios internos de:
Consulta: Si: X No Asesoria: Si: No Otro:
Fotocopia: Si: X No Microfilm: Si: No: Otro:
2. Presta servicios externos de:
Consulta: Si: X No Asesoria: Si: No: Otro:
Fotocopia: Si: X No Microfilm: Si: No: Otro:
3. Tipo de Consulta:
Manual: X Automatizado Otro
Tiene sala de consulta: NA N° puestos en la sala
Promedio de Consulta Mensual: NA Anual
4. Manejan radicacion de Documentos Si: No X
5. Tienen servicio de envio de correspondencia Si: No X
Otros servicios: Ninguno
 B.1 EL EDIFICIO
1. Epoca de construccion:
2. El terreno ofrece estabilidad, esta libre de riesgos de humedad y problemas de inundacion
Si No X
Por que: ninguno
4. Contexto urbano: Norte: X Sur
Oriente: Occidente
5. Niveles del edificio: 3 Areas construidas 5 areas
6. Tipo de construccion (estructura,cerramiento,acabados):
Acabados

7. Estado en el que se encuentra el inmueble

Excelente Bueno X Regular Malo
8. Existen planos arquitectonicos: Si Planos tecnicos: No
Observaciones: no lo hay debido a mal manejo de la documentacion

9.El edificio se encuentra apartado de instalaciones peligrosas y en un lugar de facil

comunicacion
Si No X
 B.2 EL ARCHIVO
1. Que nivel ocupa el archivo dentro del edificio
Nº de planta: Sotano X Mezzanine Area total de la rchivo: 6 frente x3 fondo
2. Cuantos depositos tiene el archivo: 1 Construidos: 1
Adecuados: Ninguno Asignados: Tomados:
Son suficientes: Especifique:

3. Con que areas cuenta el archivo:

Administrativa: x Descrip/clasif Reprografia Limpieza SI Consulta Baño SI
Cafeteria: SI Conservacion SI Otro
5. El area de los depositos ¿ esta separada de las demas?: SI X No

Tiene llave: Si X No Quien las maneja: Jefe de archivo

6. Los depositos ¿dan a la calle ?: Si No X
7. CONDICIONES DE SEGURIDAD: los documentos son salvaguardados

8. Cuenta con depositos separados para los diferentes tipos de soportes: Si No X

Especifique:

9. ¿En que lugar y mobiliario se almacenan series como Historias Laborales, Actas y Resoluciones y contratos?: En el deposito, en AZ ubicadas en los estantes.
l
 B.3 INSTALACIONES (DEPOSITOS)
1. ¿ Poseen los depositos iluminacion natural?: Si X No
Especifique cuales luz natural queda hacia la calle ay ventanas con mucha iluminacion

2. Poseen los depositos iluminacion artificial: Si X No

Incandescente: Nº de focos: 6 Encendida 24h H.Laborales
Fluorecente: Nº de focos: Encendida 24h H.Laborales
Observaciones:
3.Ventilacion natural dada por: las ventanas abiertas
Ventanas: X Puertas X Rejilla X Otros
Observaciones:
4. Ventilacion artifical dada por:
Ventiladores: No Ensendida 24h H.labo Ocasional
Aire acondicionado: No Ensendida 24h H.labo Ocasional
Otro: Ensendida 24h H.labo Ocasional
5. Los depositos cuentan con sistemas de regulacion de:
Temperatura: NA Tipo
ventilacion: NA Tipo
Iluminacion: NA Tipo
Filtrado de aire: NA Tipo
Observaciones:
Medicion de condiciones ambientales: Ninguno
Humedad Relativa, Equipo y puntos de medicion: Ninguno Temperaturas, equipos y puntos de medicion: Ninguno
Iluminacion, Equipos y puntos de medicion: Ninguno
 B.4 CONDICIONES DE PREVENCION DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO
1. Existe un plan de prevencion de desastresSi para
X la entidad: No Escrito
Para el archivo: Si X No Escrito
El edificio posee detector de incendios: Si No X
Tipo:
Nº de detectores en el area de archivo: Nada
Funcionan: Si No X Labor de mantenimiento Si X No
Cuales: desinfeccion, limpieza en las areas de donde se encunetra el archivo
2. Cuenta la entidad con centros de apoyo cercanos en caso de desastres: Si No X
Tipo:
3. Con comité Paritario de Salud Ocupacional: Si No
4. Con brigadas: Si No
5. Mapa de riesgos: Si No
6. Planes de evacuacion: Si X No
7. Señalizacion: Si X No
Observaciones: La basica, Salida de emergencia, ruta de evacuacion.
8. Vigilancia: Si X No
9. Hay alguna dotacion especial para funcionarios de archivo o para funcionarios que trabajan con documentos:
Si No NO
Especifique: Guantes y tapabocas
10.Sabe que hacer con la documentacion en caso de desastre:
Con agua: Si X No
Con fuego: Si No X
Observaciones: dado caso en desastre se pierde la informacion porque no ay documentos digitalizados
11. Mantenimiento ( Limpieza)
FRECUENCIA
EQUIPOS Y MATERIALES
Anual Semestral Mensual Otro
Deposito
Semanal bombas , anteojos, overol
Documentacion
Nunca
Observaciones: cada 6 meses hacen la desinfeccion en la area del archivo

13.Se realizan acciones de control microbiologico en areas y / o en documentacion: SI

Metodo, frecuencia, productos: Fumigacion
14.Inspeccion deposito
ESTADO DE CONSERVACION
ELEMENTO MATERIAL
GRIETAS HUMEDAD ATAQ.INSECTOS OTROS
NINGUNO

Bajantes a la vista Si No X Grietas Si No X

Conductos de energia a la vista Si No X Deterioros Si X No
Observacioenes no se ha hecho inspeccion de tal manera que no se la logrado tener a la vista el estado de conservacion

15. Realice un esquema de archivo y su distribucion, identificando areas, puertas, ventanas y ubicación de estantes

Coloque aquí un grafico o una maqueta

Convensiones

16.Relacion de Registros fotograficos

Observaciones
 C.1 ALMACENAMIENTO
1. Fechas extremas de la documentacion Fecha Inicial 01/02/ 2018 Fecha final 2021
Cantidad de unidades de conservacion: se cuenta con cajas x300 y estantes metalicos 200 historias laborales activos como retirados
Total 2 total Aproximado
2. Tecnologia de la documentacion Papel X N°
Analogico No N° Digital No N°
3. Tiene planos No N° Fotografias N° Digital N°
4 Como se almacenan y se consultan los planos: No tiene
5. Como se almacenan y se consultan las fotografias: en sobre papel

6. Las unidades de conservacion para documentacion con soporte de papel se encuentran en

Cajas x-100 X-200 X-300 X
Carpetas Cuatro aletas Carpetas tipo Yute SI Paquetes
Libros Legajos AZ Legajos
Otro Especifique
7. Documentacion en soporte microfilm Si No X Lugar de almacenamiento
8. Metros lineales total de la documentacion NO NADA Aproximados
9. Promedio de folios que manejan por unidad documental 10000000 FOLIOS
10.La seguridad con la que se encuentran almacenados los documentos es
Baja X Media Alta
Justifique su Respuesta: Es de facil acceso, cada AZ tiene mas de 200 folios, no esta organizado.
11.La documentacion se encuentra ubicada en
Estanteria: una parte Archivadores
Planotecas Otros: Piso
Especifique: En los estantantes ya no cabe las cajas y estas son puestas en el piso, cuentan con un solo estante no suficiente para el volumen de documentos

12.Tipo de stanteria
Cerrada Metal Madera Otro
Abierta: X Metal : Madera Otro Laminas
13.Disposicion de la estanteria en los depositos
Paralela a los muros : SI Distancia promedio : 20 Cm
Perpendicular a los muros Distancia promedio
Distancia promedio entre estantes 20 Cm
14.Disposicion de la documentacion en la estanteria
Vertical X Horizontal :
15.Almacenamiento de lops archivos de gestion cajas y estanteria
Especifique : estantes que permiten ubicar los documentos de forma vertical
16.Como se almacenan los documentos contables : No ay conocimiento
17.Las historias Laborales : Estanteria
18.Las actas y resoluciones :Cajas
19.Otros : Toda la documentacion en general producida por la empresa se encuentra almacenada de forma Alfabetica
 C. 2 ASPECTOS ARCHIVISTICOS
1. Esta organizada la documentacion Si X No:
Clasificacion solo si aplica: los retirados , y Activos
Organica Funcional Procedencia talento humano Tematica :
Asunto : Autor Otro
Ordenacion
Alfabetica X Numerica:
Alfanumerica Cronologica :
Otro
Descripcion
2. Cuenta con instrumentos de consultas/recuperacion de la informacion Si No: X
Especifique
3 Cuenta con instrumentos de control de prestamoSi No : X
Especifique cuales
4. El archivo funciona como archivo central de la empresa: Si X No
5. Estan regulados los procedimientos Si No X
6. Se hace seguimiento al tramite Si No X
7. Tiene el archivo cronograma de transferencia Si No X
Con instructivo De acuerdo a la TRD
No se aplica por falta de espacio No sabe de que se trata por eso no lo aplica
8. Ha elaborado el archivo TRD Si No X
Estan aprobadas
La estan aplicando actualmente
9. Se ha realizado eliminacion documental Si No X
Con actas Si No
10.En algun momento han tenido perdida de documentacion Si X No
Cuando : Hace 2 años Por que motivo: la documentacion es de facil acceso y no hay control de a quien se le presta y no se an preocupado y los archivos estan regados
11.Teniendo el cuenta el volumen de fondos acumulados con el que cuentan ustedes
Han elaborado e implementado TVD Si No X
 C.3 PRESERVACION DOCUMENTAL
1. En el archivo hay presencia de
Hongos : Roedores Insectos Insectos Otro : Acaros
Especifique : No se controlan las condiciones medioambientales. Nada
2. Se hacen tratamientos de conservacion documental al archivo
Si No Preventivo X Corecctivo
En caso de ser afirmativo cuales y con que materiales
3. Se ha presentado algun tipo de enfermedad laboral relacionada con las condiciones en las cuales se encuentra la documentacion
Si No X Cual
4. Para adelantar procesos archivisticos, se emplea algun tipo de dotacion de seguridad ocupacional
Si No X Tipo:
5. Estan establecidas practicas de aseo general y autocuidado para los funcionarios que trabajan con la documentacion
Si X No Tipo: Aseo general
6. Se hace limpieza de la documentacion antes o conjuntas con los procesos de la organización archivistica describa el proceso
7. En el caso en el que halla transferencia se prepara fisicamente la documentacion Si No X
8. Se ha implementado el Sistema Integrado de conseracion de Archivos Si No X
9. Han hecho o implementado programas de Conservacion : No X Tipo
Especifique materiales y procedimeientos
10.Cuenta con asesorias para adelantar acciones de conservacion: No X
11.Se realiza algun tipo de intervencion directa en los documentos: No Especifique los materiales
12.Indique si realizan foliacion documental y de que manera Si No X Especifique
13.Se legajan los docuemntos perforandolos Si X No
14.Utilizan clips metalicos : NO Plasticos
15.Usa cinta pegante Si No X Cual
16.Cuenta el archivo con equipos para realizar procesos de cobservacion preventiva Si No X Cuales
17.Monitorean constantemente las condiciones ambientales de los archivos para la conservacion de los docuumentos Si X No
 C.4 DOCUMENTACION QUE SE ENCUENTRA EN OTRO DEPOSITO
1. En que lugar fuera del archivo de la institucion se encuentra ubicada otra documentacion : No ay otra institucion
2. Motivo por el cual se encuentra separada: Poco espacio
3. La documentacion se encuentra organizada Si X No
4. Se ha realizado selección o eliminacion de la documentacion Si No X
5. De esta documentacion se presta servicio de Consulta : SI Prestamo : SI Otro
6. La docuemntacion se encuentra almacenada en
Cajas: X300 Carpetas SI Libros
Legajos A-Z : Otros
Especifique

7. La docuemntacion se encuentra ubicada en:

Estanteria SI Archivadores planotecas Piso:
Especifique : Solo cuentan con un estante que esta ubicado en la sede principal.
8. M2 del deposito aproximadamente
9. Se realiza constantemente limpieza adecuada y establecida al deposito de archivo Si X No
10.Describa las condicones en las que se encuentra este deposito : luz propia, ventilacion, natural