EL ACTA es un tipo de documento muy utilizado en reuniones, congresos, asambleas, etc.

Consiste en
una relación de todo lo tratado en dichos eventos. Sirven para dar testimonio de sucesos o situaciones que
deben registrarse, tales como asuntos policiales, jurídicos, etc. Es la narración o reseña de lo sucedido en
una reunión, en una junta o sesión. Estas dos definiciones establecen las dos clases de Actas que se
realizan en la actividad comercial.
La redacción de un acta debe ser lo más objetivo posible. Se extenderá por la persona que actúe de
Secretario en la Junta o reunión, el cual firmará en unión del Presidente y de todos los Vocales que hayan
asistido a la misma. Comenzará haciendo constar en letras el nombre de la ciudad donde se celebre la
reunión, hora y fecha. Nombres de los asistentes, persona que la preside y la existencia del quórum.
Se hará constar también si se reúnen en Junta General, Ordinaria o Extraordinaria, indicando el orden del
día.
Se dejará constancia de todo lo que se vaya tratando, con los nombres de los que intervinieron e hicieron
uso de la palabra y lo que expusieron, asimismo como las incidencias que se provoquen, todo ello en el
mismo orden que vaya sucediendo.
Seguidamente se especificará los puntos aprobados o los acuerdos tomados, haciendo constar si lo fueron
por mayoría o el resultado obtenido en la votación.
A continuación se pondrá fin con la afirmación de que el Presidente declara terminada la sesión al no
haber más asuntos de que tratar y firman el Acta las personas a quienes les corresponda hacerlo.

El acta de cualquier evento debe contener elementos básicos propios de esas actividades y por ello este
tipo de documento tiene un formato común y su redacción es casi siempre rutinaria.

Los datos que generalmente se consignan en el ata de un evento son los siguientes:
- Número de acta
- Localidad y fecha en que se celebró la reunión o evento
- Lugar y hora en que se efectuó
- Nombre de los asistentes
- Nombre de la persona o personas que presidieron la reunión o evento
- Agenda tratada
- Propósitos de la reunión
- Forma en que se desarrolló el evento
- Resoluciones y acuerdos
- Cierre de rigor
- Firma de las personas a quienes les corresponde firmar

El acta de una reunión debe reflejar la forma en que ésta se desarrolló desde su apertura hasta el cierre.
Los pasos que suelen darse en una reunión son los siguientes:

1) Apertura: Abre la sesión el que preside la reunión y así debe figurar en el act.
2) Comprobación de asistencia: Se verifica la asistencia de los miembros o participantes.
3) Lectura del acta anterior: Se hace una lectura con el propósito de recordar a los participantes
lo tratado anteriormente y los acuerdos a que se llegó.
4) Informes: La persona que preside la reunión o las comisiones, si las hubiere, presenta sus
informes correspondientes.
5) Proposiciones y discusiones: Se desarrollan discusiones y se hacen proposiciones.
6) Acuerdos y resoluciones: Se toman acuerdos y se llega a las resoluciones.

7) Clausura de la sesión: Para consignar este paso, el acto debe cerrarse con términos como “el
presidente dio por terminada la reunión a las…(se anota la hora) y convocó a una nueva
reunión el día (se anota día, mes y hora fijados )

8) Firmas: El acta debe ser firmada por el presidente y el secretario.

En un acta siempre debe escribirse en la parte superior de la hoja el nombre de la institución o grupo y el
título del acta.

Las actas son documentos para formar un libro, por tal razón se acostumbra a poner las resoluciones y
acuerdos también en un documento aparte, firmado por el presidente y el secretario y repartirlo entre los
asistentes a la reunión, para dar constancia escrita de dichas resoluciones y acuerdos y así evitar que
pudieran ser alterados, además de para que sean conservados por los interesados.
EJEMPLO:

ACTA NO. 025

CORRESPONDIENTE A LA REUNIÓN DE LA DIRECTIVA DE LA ASOCIACIÓN DE

PADRES DEL LICEO DR. LUIS ALFREDO DUVERGÉ

FECHA : 15 DE MARZO, 2013

HORA : 5:30 P.M.

LUGAR : BIBLIIOTECA DEL LICEO

PARTICIPANTES: Lic. Juan Carlos Andujar, Arq. Angélica Díaz Velázque, Dra. Adriana Lora de
Vargas, Lic. Lillian Castillo, Lic. Rosa Pérez, Sra. Milded Zapata y Dra. Ana Julia Germosén.

La reunión fue presidida por el Lic. Juan Carlos Andujar. Se desarrolló la siguiente agenda:

1.-Premio a los estudiantes sobresalientes

2.-Actividades pendientes
´Los propósitos de la reunión fueron los siguientes:

1.-Establecer un premio anual a la excelencia académica

2.-Examinar las causas del incumplimiento de actividades acordadas por la Asociación y considera
eventos próximos.

El Presidente dio apertura a la reunión y de inmediato fue leída el ata de la reunión anterior, de cuyo
extracto se distribuyeron copias entre los participantes.

Se trataron los temas de la agenda como sigue:

a.-Premio a la excelencia académica: Se acordó otorgarlo a partir del año escolar 2012-2013, dentro
del marco de los festejos del “Día del Maestro”. La Dirección del Liceo colaborará para establecer
las bases del premio.

b.--Se sugirió celebrar sesiones de cine y se encargó a Doña Angélica Díaz para indagar todo lo
concerniente a esta posible actividad.

c.-Se consideró la solicitud de un préstamo a los estudiantes de la Promoción Eximus 2011, para
asegurar el alquiler de los salones para una fiesta pro-graduación. Los estudiantes se comprometen a
devolver el dinero del préstamo al término de la actividad. La solicitud fue sometida a votación y
todos los asistentes a la reunión lo aprobaron.

d.-Se discutió sobre la próxima graduación de los estudiantes que cursan el 4to. de bachillerato y se
decidió apoyarlos en sus actividades de promoción para sus festejos y contribuir con la cantidad de
dinero que se otorga a cada promoción.

Siendo las 7:>30 p.m. el Presidente dio por terminada la reunión.

OTRO EJEMPLO DE UN ACTA

Acta No. 008

De la reunión Junta Directiva
de la empresa SISTEMAS

En la ciudad de Madrid, a las 10:00 a.m. del día 20 de enero del 2009, se reúnen en el salón de
conferencias de la empresas SISTEMAS UNIDOS, los miembros que integran este claustro, para celebrar
sesión ordinaria de Junta Directiva. Preside la señora Ernestina García Molina y actúa como Secretario el
que suscribe.

ASISTENCIA: La Presidenta declara abierta la sesión y pide al Secretario que pase lista. El Secretario
anota la asistencia de los miembros: Mario Gómez, Ricardo González, Julio Moreno, Ana Rodríguez y
Susana Amador, Luego de verificar el quórum se procede a la lectura del acta de la sesión anterior, la cual
fue aprobada por unanimidad.

INFORME DE LA PRESIDENTA: La Presidenta presentó el libro de Balance que lleva la Empresa y

el cuadro demostrativo de las operaciones realizadas, al 31 de diciembre de 2008. Dio una información
amplia y detallada acerca de la marcha de los negocios y contestó satisfactoriamente todos los puntos que
le fueron consultados por la Asamblea.

Los accionistas se manifestaron muy complacidos de la marcha de los negocios y se acordó por
unanimidad de votos, aprobar en todas sus partes los asientos de contabilidad.

Al no existir otro asunto que tratar, la Presidenta clausura la sesión a las 12:30 p.m. y el Secretario levanta
la presente acta que suscriben ambos.

Ernestina García Molina, Julio Moreno,

Presidenta Secretario
 LA MEMORIA

LA MEMORIA es un documento, en el que queda recogido los resultados y el

desarrollo del proyecto: es aconsejable realizar una evaluación que nos facilite datos
cuantitativos y cualitativos para elaborar pequeños informes de cada actividad, y que
luego englobaremos en la MEMORIA ANUAL O GENERAL.

Para su realización se puede seguir los siguientes apartados:

* DENOMINACIÓN DE LA ASOCIACIÓN (de la misma manera que señalamos en el

proyecto)

* OBJETIVOS:

Determinar hasta que punto se han logrado los objetivos previstos con la realización
de las actividades.

* ACTIVIDADES REALIZADAS: Como se han organizado y desarrollado las

actividades, ajuste en las fechas previstas de realización, nivel de participación, etc.

* VALORACIÓN CUANTITATIVA DE LAS ACTIVIDADES: Punto de vista de la

Asociación, lo más objetivo posible, de como habéis visto la actividad o actividades
(participación, organización, recursos, si han sido suficientes o no y si han sido
apropiados, etc.)

* PRESUPUESTO REAL : Después de conocer el presupuesto real y la valoración

cuantitativa y cualitativa de la actividad, podéis hacer una valoración coste-beneficio.

* CONCLUSIONES:
En este apartado, podéis reflejar unas conclusiones acerca de lo que hay que corregir,
lo que hay que mantener y lo que hay que potenciar.

Es importante incluir como un anexo de la Memoria toda la documentación que hayan

generado las diversas actividades del Proyecto: carteles, programas, también si
hemos realizado encuestas o auto auto-evaluaciones entre los participantes en las
diferentes actividades. Es muy conveniente el realizar, durante las actividades, un
dossier de seguimiento donde incluyamos fotografías, recortes de prensa, grabaciones
y, si no es posible, la realización de un video.
 EJEMPLO DE UNA MEMORIA

Estimados socias y socios de SEDIC:

Las páginas que siguen a esta presentación recogen la actividad de nuestra

Asociación durante el año 2011. Una actividad cuidadosamente diseñada y
programada para los socios de SEDIC, y por extensión para el colectivo profesional en
el que nos integramos. Una actividad impulsada desde la junta directiva, los grupos de
trabajo y la oficina de la Asociación, pero a la que contribuyen anualmente una gran
cantidad de profesionales de diferentes ámbitos y procedencias geográficas, y entre
ellos también nuestros socios, socios institucionales y socios patrocinadores. A todos
queremos transmitir nuestro sincero agradecimiento y un mensaje de continuidad en
el esfuerzo por el desarrollo y el crecimiento de nuestra Asociación en el año en
curso.

Durante 2011 SEDIC articuló su actividad sobre lo que han venido siendo sus tres
principales ejes programáticos: el mantenimiento de una oferta formativa de calidad,
la creación de espacios para el intercambio de información y experiencias, y la puesta
en marcha de iniciativas para el desarrollo profesional de sus socios y de toda la
profesión.

Se programaron 67 cursos entre las modalidades presencial y online, si bien esta

última modalidad parece ganar en popularidad en un entorno general muy competitivo
en el que hemos visto necesario buscar nuevas alternativas temáticas y de formato,
sin olvidar la siempre éxitos a celebración de nuestras comunidades de prácticas
online.

En 2011 se celebraron 17 eventos organizados por SEDIC entre jornadas

profesionales, seminarios, talleres y mesas redondas. Entre ellos cabe destacar la
amplia participación que tuvo nuestra Asociación en las Jornadas de FESABID en
Málaga, con la organización de tres sesiones en temas tan dispares como la
información audiovisual, el código deontológico o la web móvil. También, como viene
siendo tradicional, en noviembre tuvieron lugar nuestras XIII Jornadas de Gestión de
Información, que este año se dedicaron a temas de compromiso social en la gestión
de información haciéndonos eco de un contexto social cada vez más complejo y en
situación de clara contracción económica. SEDIC.

Finalmente, se celebraron dos actos en la Comunidad Valenciana y Murcia,

cumpliendo el compromiso de salir de los límites geográficos de la Comunidad de
Madrid y reforzar así el carácter nacional de la Asociación. Aprovecho esta ocasión
para agradecer el tiempo y el esfuerzo del trabajo realizado por los empleados de la
Facultad de Ciencias de la Salud,, sin los cuales muchas de estas iniciativas no
habrían podido tener lugar. La mayoría de estas iniciativas se han realizado en
colaboración con otras organizaciones, siguiendo el criterio marcado por la Junta
directiva desde hace unos años: Biblioteca Nacional, Biblioteca Valenciana,
Universidad Carlos III, Universidad Politécnica de Madrid, Universidad de Murcia,
Embajada de los Estados Unidos, Documentalistes de Catalunya, ANABAD Murcia,
INDEX, Instituto Internacional, IDC, Editorial TREA. Y hemos contado con la
colaboración inestimable de nuestros patrocinadores y de la Dirección General del
Libro, Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Cultura.

Este año hemos encontrado también espacio para nuevas experiencias, como fue la
organización del I Premio Internacional de Fotografía SEDIC, que se sumó a las
ediciones de nuestros premios a la Calidad e Innovación y el Teresa Andrés de
ensayo. En tenares de fotos llegaron a sede de la Asociación, evidenciando el gran
éxito de la convocatoria y permitiendo el montaje de una exposición itinerante que
arrancó su andadura en la sede de la Biblioteca Nacional.

Asimismo iniciamos en 2011 la publicación de una colección de guías prácticas que se

ofrecen en la web de SEDIC bajo el título de Documentos de Trabajo, y cuyo número 1
se dedicó a la normalización archivística. Esta publicación se suma a la edición de
CLIP, renovado y ampliado con una mayor oferta temática sincronizada en el tiempo
con las principales líneas temáticas de los eventos organizados por la Asociación.

Esta actividad frenética que desarrolla SEDIC se lleva a cabo sobre el engranaje que
forman las diferentes vocalías y la oficina, bajo la s líneas de acción marcadas por la
junta directiva. Solo una combinación de esfuerzos de este tipo nos ha permitido
además acometer distintos trabajos estructurales que venían siendo necesarios, como
han sido la revisión de los procesos y sistemas de trabajo de la propia oficina, la
preparación de un plan de marketing y el desarrollo de una política de comunicación
con una mayor presencia en las redes sociales y una voluntad de lenguaje multimedia.
Además se ha incrementado sustancialmente la oferta de ventajas para los socios
mediante acuerdos con empresas de todos los sectores, incluyendo la firma de un
atractivo convenio de colaboración con el Museo Nacional Centro de Arte Reina Sofía.

Despedimos por tanto el año 2011, apenas sin tiempo de volver la vista atrás para
estar orgullosos del trabajo realizado porque el nuevo año se presenta cargado de
nuevos retos y proyectos.

Desde la Junta Directiva animamos y pedimos a todos los miembros de este gran
colectivo profesional que es SEDIC, vuestra colaboración y ayuda un año más.

Muchas gracias
.
Un afectuoso saludo,

Eugenio López de Quintana Sáenz

Presidente de SEDIC
 NICAURIS ALICIA GARCÍA PAULINO
Km 7 de la carretera Sánchez, sector San José, calle 2da No. 18
Tel: 809-5336361, Celular: 829-664-1780
E-Mail: nicauris_garcia@live.com
OBJETIVO PROFESIONAL:
Integrarme a la actividad productiva de esta
empresa que me permita desarrollarme
profesionalmente a beneficio de la misma, de
acuerdo con mis conocimientos y habilidades.

INFORMACION PERSONAL

 Numero de cédula: 001-1885960-2

 Fecha de Nacimiento: 13 de abril
1990
 Lugar de Nacimiento: Santo Domingo
 Nacionalidad: Dominicana
 Estado Civil: Soltera

ESTUDIOS REALIZADOS

 Estudios primarios (Escuela Víctor Garrido)

 Estudios secundarios (Liceo Experimental Altagracia Amelia Ricart
Calventi, Uasd.
 Universidad Autónoma de Santo Domingo (3 semestre en Ing.
Industrial y 9no semestre de comunicación social).
  Escuela nacional de locución, Otto Rivera Locución
 Dominico americano 8vo nivel de
Ingles

CUALIDADES
 Adaptable, comprometida, honesta, comunicativa, persistente y
sociable.

EXPERIENCIAS LABORALES

 Asistente Administrativa de Recursos Humanos (Europa Beauty Fashion)

 Periodista (Periódico Hoy) 5 meses de experiencia
 Actual, Auxiliar de Comunicación Social (Universidad Nacional Pedro
Henríquez Ureña (UNPHU)

REFERENCIAS PERSONALES

 Lic. Judy Adames Cel:809-713-

0882
 Dr. Giovanni Matos Subervi Cel.: 809-880-
0304
 Arq. Jarolin García Cel.: 809-963-
2754
LAS CARTAS DE COBRO O RECORDATORIOS DE PAGO tienen que ser elaboradas con especial
atención. Primero, deben estar escritas para obtener el pago de una deuda, pero manteniendo al cliente
dentro del ambiente de buena voluntad. Psicológicamente es necesario llevar al cliente a esta conclusión:
la buena reputación y el disfrute de un crédito amplio se consiguen haciendo los pagos a los acreedores en
tiempo oportuno. Las cartas de cobro pueden clasificarse en: De cobro aisladas y de cobro en serie.
LAS CARTAS DE COBRO AISLADAS: Son sencillas, breves, precisas y pretenden llevar la solución
satisfactoria del asunto planteado.LAS CARTAS DE COBRO EN SERIE están formadas por varias
cartas, debidamente coordinadas, donde se insiste en el cobro de la cantidad que se adeuda. Terminan,
regularmente, y agotada la paciencia, por un proceso de varias cartas donde se han ofrecido amplios
plazos, informando al deudor que el asunto ha pasado a manos del Departamento Legal para que proceda
por la vía judicial. Ya esta etapa es la que se denomina DEMANDA POR FALTA DE PAGO.

EJEMPLO DE UNA CARTA DE COBRO AISLADA:

19 de septiembre, 2014

Señores Colón y Córdoba, S.A.

Bayamón, Puerto Rico

Estimados clientes:

No hemos recibido su habitual remesa mensual. El estado de su cuenta, cerrada al 30 de agosto, 2014,
representa un saldo a nuestro favor de RD$25,000.00 (VEITICINCO MIL PESOS).

Esta demora nos ha extrañado mucho porque siempre ustedes, invariablemente, hacen las liquidaciones
los días primero de cada mes.
Posiblemente han tenido algún compromiso de mayor urgencia. Por favor, tengan la bondad de
informarnos, ya que en tal caso, por la solvencia de ustedes, estamos en disposición de darles una
prórroga para dicho pago.
En espera de sus rápidas noticias,

Atentamente,

César Figuereo,
Gerente de Créditos

EJEMPLO DE UNA CARTA DE COBRO EN SERIE (NO. 1)

30 de septiembre, 2014

Señores Colón y Córdoba, S.A.

Bayamón, Puerto Rico

Estimados clientes:

Sin respuesta a nuestra carta de fecha 19 de septiembre, en la cual le comunicamos el saldo pendiente
nuestro favor por la suma RD$25,000.00 (VEITICINCO MIL PESOS).

Nos ha extrañado mucho este silencio, máxime cuando en nuestra carta le expresamos que estamos en
disposición de darles una prórroga para dicho pago.

Seguimos pensando que algún compromiso o problema de mayor importancia les ha impedido saldar la
deuda. Al efecto, veríamos con agrado su más rápida respuesta.

Atentamente,

César Figuereo,
Gerente de Créditos
EJEMPLO DE UNA CARTA DE COBRO EN SERIE (NO. 2)
15 de octubre, 2014

Señores Colón y Córdoba, S.A.

Bayamón, Puerto Rico

Estimados señores:

Sin respuesta a nuestras cartas del 19 y 30 de septiembre nos vemos precisados a recordarles el saldo
pendiente a nuestro favor, por la suma de RD$25,000.00 (VEINTICINCO MIL PESOS).

Constituyen ustedes unos de nuestros mejores clientes, razón por la cual les hemos ofrecido fórmulas para
la liquidación de la deuda.

Les sugerimos pagar al recibo de la presente carta la mitad del saldo adeudado, es decir, RD$25,000.00
(VEINTICINCO MIL PESOS) y la otra mitad el día 30 de octubre. Estamos haciendo todo lo posible
para que ustedes mantengan su crédito.

Esperamos la aceptación de esta fórmula.

Atentamente,

César Figuereo,
Gerente de Créditos

EJEMPLO DE UNA CARTA DE COBRO EN SERIE (NO. 3)

5 de noviembre, 2014

Señores Colón y Córdoba, S.A.

Bayamón, Puerto Rico

Señores:

Les hemos escrito tres cartas recordándoles el compromiso de pago de la suma de RD$25,000.00
(VEINTICINCO MIL PESOS) por concepto de mercancías suministradas en el mes de agosto.

EJEMPLO DE UNA CARTA DE COBRO EN SERIE (NO. 4)

2 de diciembre, 2014

Señores Colón y Córdoba, S.A.

Bayamón, Puerto Rico

Señores:

Hemos agotado todos los medios a nuestro alcance para darles la oportunidad de saldar la cuenta
pendiente por RD$25,000.00 (VEINTICINCO MIL PESOS).

Han pasado más de tres meses. No es posible esperar más.

Si antes del 31 de diciembre del año en curso no han pagado la totalidad de esta deuda, su caso pasará al
Departamento Legal para su cobro por la vía judicial correspondiente.

Con gran sentimiento expresamos lo anterior, pero ustedes han dado motivo para que asumamos esta
actitud.

Atentamente,

César Figuereo,
Gerente de Créditos