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CENTRO DE BIOTECNOLOGÍA AGROPECUARIA – MOSQUERA

REGIONAL CUNDINAMARCA
INSTRUCTOR: DAIRO MÉNDEZ HERNÁNDEZ
CENTRO DE BIOTECNOLOGÍA AGROPECUARIA – MOSQUERA
REGIONAL CUNDINAMARCA
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ASPECTOS GENERALES DE LA ADMINISTRACION

* Origen de la Administración
La administración como práctica humana es tan antigua como la humanidad. Esta aparece
cuando el hombre pasa de nómada a sedentario; cuando siente la necesidad de cooperar
con la finalidad de conseguir objetivos primarios de tipo animal o instintos, ejemplo de
estos objetivos son: alimentación, sexo, sueño etc. En este primer intento de cooperación,
parece la primera categoría del proceso administrativo que es la planificación. La
planificación es una categoría del proceso administrativo y es de carácter intelectual, esto
quiere decir que desde que el hombre piensa en realidad cualquier actividad en pos de sus
objetivos, ahí comienza el proceso administrativo.
Se puede decir que la administración como ciencia o disciplina es más antigua que la
medicina, la matemática, la teología, la física, la astronomía, ect.
*Importancia de la Administración
La administración es de naturaleza humana, dado que se realiza a través de pensamiento
racional del hombre.
El interés en esta ciencia crece a medida de que esta sociedad evoluciona y demanda una
mayor cantidad y calidad de bienes y servicios para su consumo.
La administración se encuentra presente en cualquier actividad por pequeña que sea, que
realiza el hombre, esto es así por que la planificación, la organización, la dirección, el
control, la toma de decisiones, la coordinación y la comunicación son las categorías que
llevan a la concretización de la producción en las organizaciones.
Sin el proceso administrativo, que es un ordenamiento lógico y racional, sería imposible
producir bienes y servicio para el consumo y satisfacción de necesidades de la sociedad.
El papel que la administración juega en las sociedades, es protagónico frente a cualquier
otra ciencia, técnica o disciplina, ya que en la práctica todo el quehacer humano debe
hacer uso del proceso administrativo. Esto quiere decir que todo individuo, no importa su
ocupación, profesión o sexo es un administrador, en este sentido la administración se
convierte en la disciplina más practicada por el hombre.
Peter Drucker dijo en una ocasión “no hay países pobres ni países ricos, lo que existe
países pobremente administrados y países ricamente administrados”, denotando con esta
sentencia que el llamado desarrollo y subdesarrollo es cuestión de aplicar eficientemente
los métodos y estilos de cuestión de las organizaciones, sean públicas, privadas o
benéficas. Estas aseveraciones quiere decir que aquellos paises que tiene un mayor nivel
de vida y desarrollo tecnológico, tiene más alto grado de racionalidad en el manejo y
aplicaciones de la técnicas utilizadas en el proceso administrativo.
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En los países del sur existe lo que hemos llamamos “Crisis de Identidad de la
Administración como carrera profesional” esto es, el desconocimiento de la aplicación
efectiva del proceso administrativo que las empresas hacen realidad en su filosofía que es
la maximización de beneficios y la minimización de costos.
La administración científica surge para agiliza, racionalizar y aumentar la productividad. La
administración en el mundo moderno es indispensable, no solamente en las empresas e
industrias sino en todo tipo de organización. El papel que desempeña la administración
ente las organizaciones productivas es sumamente importante, ya que las complejas
relaciones que se producen en las industrias modernas hacen necesario organizar
racionalmente el trabajo.
Solamente a través de técnicas y procedimientos administrativo, elaborados de acuerdo
con la realidad de un país, es que se puede cumplir con eficacia con los procesos de
producción, distribución y consumo de bienes y servicios que las empresa producen.
*Conceptos Básicos de Administración
a- La administración se ha llamado “El Arte de hacer las cosas por conducto de las
personas”, Esta definición, que se debe a Mary Parker Follet, llama la atención al hecho de
que los gerentes alcanzan las metas organizacionales haciendo que otros lleven a cabo las
tareas necesarias, pero no realizando ellos mismo tales tareas.
b- La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos
de los miembros de una organización y de utilizar todos los demás recursos para alcanzar
metas declaradas.
La Planificación:
Implica que los gerentes precisan metas y acciones de antemano. Sus acciones suelen
basarse en algún método, plan o lógica, más bien en una corazonada.
La Organización:
Significa que los gerentes coordinan los recursos humanos y materiales de la organización.
La efectividad de una empresa depende de su capacidad para poner sus recursos al
servicio de sus mentas.
La Dirección:
Describe los gerentes dirigen a sus subalternos e influyen sobre ellos haciendo que lleven
a cabo las tareas.
d- El Control:
Significa que los gerentes tratan de que la organización se esta encaminando a sus metas.
La administración es la utilización óptima de los insumos que entran a la empresa para
formar parte de un proceso de producción.
¿Dónde está la administración?
¿Es una ciencia o una técnica, un arte o una profesión?
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Aquí pretendemos colocar a la administración dentro de algunas de las categorías del


universo del conocimiento.
Para ello analizamos los diferentes continentes del conocimiento: el de la ciencia, el de las
técnicas y el de las artes, tratando de establecer sus proporciones y sus posibilidades
trascendentes, mediante una clara identificación de los contenidos de cada un, así como
también una comprensión de sus notas distintivas, se podrán enunciar las hipótesis
básicas sobre la categorización de la administración.
Brevemente Analicemos estas Categorizaciones:
Existen varios conceptos de ciencia, uno de ellos expresa en la siguiente forma:
Ciencia es el conjunto de conocimientos organizados que forma una rama del saber
humano. En este sentido puede considerarse como ciencia, ya que requiere de estudios
debidamente estructurados para su conocimiento.
Puede la administración considerada como un arte, ya que comprende un conjunto de
reglas técnicas y las reglas técnicas se refiere al hacer, o sea al arte.
Por una parte, la ciencia norma, por otra parte la técnica proporciona al administrador los
medios, métodos, instrumentos y procedimientos que facilitan su actuación en los
medios.
La administración puede considerarse como una profesión porque es un conjunto de
conocimientos especializados para guiar, enseñar, servir y aconsejar a otro, entonces la
administración es una actividad profesional.
Relación de la administración con otras ciencias
Debido a que la administración es algo inherente a la actividad humana en todos los
sentidos, tiene una estrecha relación con las ciencias sociales, tal como se detalla a
continuación.
Esta relación establece sistemáticamente con:
La Sociología:
Esta ciencia estudia el comportamiento del hombre en colectividad y de manera
individual, está relacionada con la administración en cuanto al análisis del liderazgo y de la
participación dentro de las empresas.
La Psicología:
Se relaciona estrechamente con la administración a través de la motivación, los conflictos
y en sentido general, por medio de estudios sobre la complejidad del funcionamiento del
individuo ante el trabajo y ante sus compañeros.
La Antropología:
Proporciona la historia del hombre y la forma antigua de vida en sociedad. A demás
aporta la evolución social hasta nuestros días, dando así la oportunidad de visualizar el
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desarrollo humano y las facetas que debe mejorarse para ofrecer mejores condiciones de
vida a través de la producción.
d- La Economía:
Individualmente, es una de las ciencias más estrechamente relacionadas con la
administración, ya que las actividades económicas interactúan con las estrategias y planes
administrativos, en busca de lograr los mayores beneficios para las empresas.
e- La Política:
Al igual que la economía, las ciencias políticas son claves para el administrador, ya que los
fenómenos políticos afectan de mucha s formas la labor empresarial.
f- La Estadística:
Toda decisión tomada debe basase en datos y registros estadísticos confiables y en tal
sentido, es necesario dominar los términos y variables estadísticas. De lo contrario, no
estaremos en capacidad de intérprete informaciones claves sobre ventas, producción ect.
g- Las Ciencias Jurídicas:
Estas tienen estrecha relación don la administración a través de las leyes y reglamentos
que utilizan en todo proceso de producción que se verifica en las organizaciones.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Los partidarios de
la escuela del proceso administrativo consideran
la administración como una actividad compuesta
de ciertas sub-actividades que constituyen el
proceso administrativo único. Este proceso
administrativo formado por
4 funciones fundamentales, planeación, organizaci
ón, ejecución y control. Constituyen el proceso
de la administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la
admón, es:
1. LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a
seguirse.
2. LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para
establecer y reconocer las relaciones necesarias.
3. LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas
prescritas con voluntad y entusiasmo.
4. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.
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PLANEACION.-
Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado
con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las
preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los
necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se
formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto
requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION
a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
b. Pronosticar.
c. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
d. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
e. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
f. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
g. Anticipar los posibles problemas futuros.
h. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

ORGANIZACIÓN.
Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido
determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las
necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación
de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración
de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo
y las instalaciones físicas disponibles.
Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo
de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance
algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los
miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros
asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la
del grupo con otros grupos de la empresa.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN.
a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos)
b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reglamentados por
departamentos.)
c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
d. Aclarar los requisitos del puesto.
e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
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f. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón..


g. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
h. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

EJECUCIÓN.
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y
organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las
acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas
comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está, dirigir, desarrollar a
los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo
mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIÓN.
a. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.
b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
c. Motivar a los miembros.
d. Comunicar con efectividad.
e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
f. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
g. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
h. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

CONTROL
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está
haciendo, para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria
hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades
componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura
que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y
obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se
emprenda una acción correctiva.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL
a. Comparar los resultados con los planes generales.
b. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
d. Comunicar cuales son los medios de medición.
e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
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INTERRELACIÓN ENTRE LAS FUNCIONES


En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están de algún
modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por
completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una
secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación. Al establecer una nueva
empresa el orden de las funciones será quizás como se indica en el proceso pero en una
empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a
continuación de esto ejecutar y luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se haya
involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para el no
gerente esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de orden. En tanto que en
realidad el gerente tal vez está actuando con todo propósito y fuerza. A la larga por lo
general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones más que en otras, dependiendo de la
situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que
otras puedan ponerse en acción.
La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan
realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el
control no puede ejercerse en el vació debe haber algo que controlar.
En realidad, la planeación esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar.
De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar
con efectividad. Cada función fundamental de la admón, afecta o se encuentra
relacionada con las otras y todas están relacionadas para formar el proceso
administrativo.
PLANEACION.- Un común denominador de todos los individuos y organizaciones de éxito
es que establecen metas identificables, realistas pero retadoras y luego formulan planes
para alcanzarlas.
La esencia de la admón. Es alcanzar una meta declarada. Si no se busca un propósito o
resultado final, no hay justificación para la planeación administrativa. Siglos atrás el
filósofo romano Séneca expreso "Si un hombre no sabe a qué puerto se dirige ningún
viento le es favorable".
Se puede razonar ciertamente, todo gerente sabe lo que está tratando de alcanzar. Por
supuesto, pero desde el punto de vista práctico, los objetivos tienden a perderse en el
tráfico de la actividad administrativa. Sus identidades se obscurecen, la actividad se
confunde con el logro y el énfasis sobre qué hacer obscurece por completo lo que tiene
que lograrse. Un buen gerente siempre debe estar haciendo la pregunta. Que estoy
tratando de lograr? Porque?
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ÁREAS FUNCIONALES DE LAS ORGANIZACIONES

Generalmente una empresa consta de al menos 5 áreas funcionales básicas de trabajo.

■Área de Administración
■Área de Mercadeo y Ventas
■Área de Producción
■Área Contable y Financiera.
Área de Recursos Humanos

Área de Dirección General de la Empresa:


Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las
pequeñas empresas es el propietario.

Es quien sabe hacia dónde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de
negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en situaciones
críticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas de la misma.
Además debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la
empresa para motivar a los trabajadores de la misma.

Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relación entre el equipo de trabajo y una
comunicación constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa.
Recuerde que muchas veces, las personas pasan mas tiempo de su vida en la empresa donde trabajan
que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de trabajar en un
lugar, transmitirá ese orgullo hacia los clientes.

Más información Sistema Administración de Recursos Humanos

Área de Administración y Operaciones:


Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operación
del negocio en su sentido más general. Desde la contratación del personal hasta la compra de
insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su
horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de
producción, la gestión del negocio son parte de esta área. Por lo general, es el emprendedor o
propietario quien se encargará de esta área en su fase inicial.
Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operación del negocio sin que
usted, como propietario esté presente todo el tiempo.

Área Contable y Financiera


Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos monetarios
en el tiempo. Además, se debe declarar y cancelar periódicamente, ante la Superintendencia de
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Administración Tributaria –SAT - los impuestos según los resultados de los libros contables que la
empresa lleva. La emisión de facturas, las proyecciones de ingresos por ventas y los costos asociados
con el desarrollo del negocio son tomados en cuenta en esta área. La empresa puede escoger ser una
empresa individual o comerciante individual, por lo que el mismo propietario puede llevar los
registros contables o bien contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o
contadora. Algunas firmas de asesoría contable ofrecen estos servicios, aunque en
www.infomipyme.com se detalla la forma de llevar los libros contables necesarios para una pequeña
empresa.
Más información de Finanzas

■Conceptos Básicos De Contabilidad


■Costos

Área de Mercadeo y Ventas:


En esta área se detallarán las funciones, capacidades y cualidades de quien será el responsable y el
personal involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el diseño del
empaque y la marca del producto o servicio, la distribución del mismo y el punto de venta, la
promoción y la labor de ventas. Aquí se podrá incluir a la persona que atenderá en el mostrador a las
personas o bien quien se dedique a vender el producto de puerta en puerta si esa es la forma de
venta establecida en el negocio.

Más información de mercadeo

■Plan de mercadeo
■Estudio de mercado
■Mercado Meta
■Segmentación de mercado
■Análisis del ciclo de vida del producto
■Técnicas de ventas
■Diseño de Productos

Área de Producción
En una fábrica que produce velas aromáticas, se estipulan los operarios y trabajadores que
manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinará y las
personas que atenderán las mesas están dentro de esta área aunque pueden ser puestas en el área
de operación, es mas apropiado el área de producción pues en este caso se está produciendo un
servicio al cliente: su alimentación. En una venta de artículos de consumo, por no ser producción, los
encargados del despacho pueden ir bajo el área de administración y operaciones.

Aspectos de la Administración de la Producción


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Esquema organizativo de las áreas funcionales básicas de una empresa.