Especialización en Transmisión y Distribución

Departamento de Ingeniería Eléctrica y Electrónica

Curso: STRA 5435 - Gerencia de Proyectos
Profesor: Andrés Felipe Gómez
e-mail: angomez@uniandes.edu.co

REUNIONES EFICACES – Primera Parte

1. ORGANIZACIÓN

La Sampson Company es una organización multinacional bastante grande, constituida por

muchas divisiones, una de las cuales es CHAMBON S.A.. GEORGE WAYNE es un director a
cargo de varias de esas divisiones, y JEFF PARKS es el gerente de CHAMBON S.A.. En la
ilustración siguiente puede verse un organigrama del área involucrada en el ejemplo que vamos a
exponer.

GEORGE WAYNE
Director

JEFF PARKS
….. Gerente CHAMBON S.A. …..

CARL TATE
Gerente de Planeación

TOM BURKE PETE ALLEN JOE GORDON

Gerente de Ventas Gerente de Producción Gerente Financiero

Todas las divisiones que dependen de WAYNE obtienen resultados favorables; pero, desde hace
poco, el aumento de los costos está ejerciendo considerable presión sobre las ganancias, y para
hacer frente a esta disminución de las utilidades, WAYNE encaró un programa de reducción de
costos, uno de cuyos elementos clave es la supresión de un diez por ciento (10%) del personal,
para lo cual ha pedido a PARKS que formule un plan y se lo presente.

WAYNE considera que PARKS ha trabajado muy bien durante el año en que ha estado al
frente de la división; pero, en realidad, es ésta la primera vez en que se ve en el trance de actuar
bajo la presión ejercida por un superior.
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2. EL SUPERIOR APLICA PRESION

Un lunes por la mañana PARKS se hallaba muy atareado en su oficina; se abrió la puerta y cuando
levantó la vista se encontró con la inesperada presencia de WAYNE. La escena siguió de esta
manera:

WAYNE (de pie en la puerta).- Buen día, JEFF.

PARKS (levantándose de su asiento.): ¡Oh! Hola, GEORGE.
WAYNE: No te molestes. Quisiera hablar dos minutos contigo.
PARKS: ¡Cómo no! ¡Adelante!
WAYNE (ahora de pie, frente al escritorio de PARKS): ¿Dónde está el informe?
PARKS: ¿Qué informe?
WAYNE: El informe sobre despidos.
PARKS: ¿Informe sobre despidos?
WAYNE: Todavía no lo he recibido. Hablamos de él hace más o menos dos semanas. ¿Dónde está?
PARKS: GEORGE, sabes que estoy esperando que mi gente me lo entregue, que no puedo hacer
que lo digieran a la fuerza. Tiene que venir de ellos.
WAYNE: ¿Qué se está haciendo con respecto a este asunto? ¿En qué estado se encuentra?
PARKS: Vamos a tratarlo hoy, en nuestra reunión semanal.
WAYNE: ¿Eso significa que esta tarde voy a tener el informe y la recomendación?
PARKS: No. Esta tarde voy a reunirme con mis hombres.
WAYNE: ¿Recuerdas nuestra reunión de hace dos semanas, en mi oficina, con los otros dos
gerentes de división?
PARKS: Sí.
WAYNE: ¿De qué hablamos?
PARKS: Del programa de reducción de costos.
WAYNE: Exacto. Hablamos de los distintos elementos de un programa de reducción de costos.
En tu división, el elemento más importante es el informe sobre despidos. He recibido todos
los informes menos el tuyo. ¿Dónde está?
PARKS: Las recomendaciones acerca del personal que hay que despedir deben venir de mis
gerentes ........................
WAYNE: (lo interrumpe, golpeando con la mano sobre la mesa para dar más fuerza a sus palabras)
JEFF, quiero ese informe para el fin de semana, me entiendes?
PARKS: (con resignación) Entiendo.
WAYNE: Perfectamente. Si no lo haces, lo haré yo mismo. Te veré el viernes.
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3. SE INICIA LA REUNION DE GERENTES

Más avanzado el día, varios de los gerentes que dependen de PARKS (TOM BURKE, PETE
ALLEN y CARL TATE) están charlando junto al surtidor de agua fría; están por entrar a la oficina de
PARKS, para su reunión semanal.

BURKE: PETE, vas a salir nadando, con toda esa agua.

ALLEN: ¿Qué te trajo a la ciudad, TOM?
BURKE: Oh! Nuestra reunioncita semanal.
ALLEN: Bien, espero que la de hoy sea mejor que otras.
BURKE: ¿Por qué dices eso? ¿Qué pasa?
ALLEN: Porque me gustaría que sacáramos algo en limpio con el problema del espacio.
BURKE: ¿El problema del espacio? Quieres decir nuestra mudanza. Se habló de esto hace seis
meses. Pasarán otros seis meses antes de que se haga algo para arreglar el asunto.
ALLEN: No lo creo. Vas a encontrar en tu escritorio un memo en el cual se te pide que indiques en
esta semana tus necesidades definitivas. A mí me falta espacio, y pienso que a todos los
demás les pasa lo mismo en la división. Me parece que, en tu lugar, echaría otro vistazo
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a las cifras.
TATE: (se une a BURKE y ALLEN en su camino hacia la oficina de PARKS) ¿Qué tal?
¿Recibiste el informe que te mandé, PETE?
ALLEN. Sí, gracias. Después de la reunión hablaremos de eso (llaman a la puerta de PARKS).
PARKS: Adelante.
ALLEN: Hola, JEFF.
PARKS (sigue trabajando mientras los tres gerentes se sientan frente a su escritorio, como se ve
en la ilustración anterior). Buenas, CARL ... PETE... TOM ¿Cómo va eso?
BURKE: Ando muy bien, JEFF, salvo que estoy juntando unos kilitos. ¿Cómo va tu dieta, CARL?
TATE: Todavía no he bajado un kilo.
ALLEN: A veces me parece que esto es un club de adelgazadores.
BURKE: Puedes jugarte la cabeza a que sí.
PARKS (levanta la vista): Puro alboroto, muchachos. ¿Alguno ha visto a JOE?
BURKE: Lo vi esta mañana.
PARKS: Bien, hoy tenemos montones de problemas. El más importante, que quiero que se
empiece a tratar de una vez, es el asunto de los despidos ... (JOE GORDON, el
contador, entra y arrima una silla). Hola JOE; estaba diciendo que hoy tenemos mucho
que tratar, incluso el tema de los despidos. TOM ¿quieres empezar?
BURKE: Bien, en mi departamento las cosas van a las mil maravillas. Los hombres que
contratamos y mandamos a la costa están haciendo un gran trabajo, y estamos
cumpliendo nuestros proyectos de hace seis meses. Realmente, no podría estar más
contento.
PARKS: ¿Y la gente?
BURKE: La gente está muy bien; reina un gran espíritu y todo el mundo está rindiendo al cien por
ciento.
PARKS: ¿Y el número de empleados?
BURKE: Todavía los tenemos y no hay un tipo que no cumpla con su cuota.
PARKS: ¿Y tú, PETE?
ALLEN: Ese nuevo sistema de información no va a dar resultado (se vuelve hacia GORDON). Los
jefes no tienen tiempo para llenar todo ese informe en detalle.
GORDON (con irritación) : PETE, llevará un poco de tiempo para pulirlo, pero …….
ALLEN (lo interrumpe): Son todos jefes de línea. No se les puede pedir que se pasen quizás más de
media hora todas las semanas llenando esos papeles. Además, por el momento, a la
mayoría de ellos no les interesan, tenemos que motivarlos y eso es bastante difícil (se
vuelve de nuevo hacia JEFF). De cualquier modo, voy a tener un gran problema de moral,
porque he subestimado las necesidades de espacio considerablemente y, como sabes,
hay que presentar ese informe la semana próxima; en realidad, no se que hacer con
respecto a este asunto.
PARKS: ¿No te parece, PETE, que la reducción de personal que se te va a pedir aliviará tus
problemas de espacio?
ALLEN: No me parece que con eso se resuelva el problema de espacio; la mayoría de esos
hombres hace mucho que están con nosotros. Tengo muy poco espacio externo; de
hecho, hay que reconocer que me falta espacio, quizá de un quince a un veinte por ciento.
PARKS (lo interrumpe) : PETE, tendremos que dejar eso para después. ¿Y tú, JOE?
GORDON: Tuve una reunión con los auditores, y nos ocupamos de la política de amortizaciones (se
produce un largo silencio).
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PARKS: ¿CARL?
TATE: Completé el presupuesto de dos años; sólo falta verificar las cifras del último trimestre.
Acabo de dirigir un memo a los gerentes de departamento pidiéndoles que hagan esa
verificación; creo que recibiré la respuesta dentro de tres días, más o menos.
PARKS: ¿Qué empleo de personal esperas tener?
TATE: Por el momento seguiré con la dotación que tenemos hasta ahora ... (empieza a zumbar el
intercomunicador de PARKS).
SECRETARIA: Ha llegado de Seattle el señor NORTON; ¿Puede verlo usted por un momento?
PARKS (piensa): Dígale que me espere un minuto, por favor (se vuelve hacia sus gerentes): Tengo
que verlo, caballeros. Con su permiso; volveré enseguida (sale de la oficina).