UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

FACULTAD DE INGENIERIA
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

Gestión logística

Ricardo Alfonso Chinchilla Ibarra

LO QUE NUNCA LLEGÓ

Integrantes:

Frank Carlos Ortiz

2017116073
Divier José Jiménez Vergara
2016216009
Camilo Melendez Ozuna
2017116061
Karen Fuentes Gómez
2017116203
Geovanis Rafael Pastrana Peña
2017116078

21/04/2021
 LO QUE NUNCA LLEGÓ

El teléfono sonó, el reloj marcaba las 10:45 pm; era el Doctor Papagayo, Director
de la Clínica y médico tratante de Juan, quien anunciaba que había un donante de
riñón para Juan, quien había esperado por 18 meses este gran noticia. Juana, su
esposa tomó los datos y apresuró a Juan, para llegar pronto a la clínica “Los
Sanitos”, famosa por los varios trasplantes realizados, todos con resultados
exitosos. Terminado el procedimiento quirúrgico, el médico indicó a la enfermera
Rosa los medicamentos que debían ser suministrados a Juan durante los
próximos 60 días para garantizar el éxito del trasplante y la supervivencia del
paciente. La enfermera rápidamente realizó el pedido a la bodega de
medicamentos. Dos horas después a la cirugía Juan debía iniciar el tratamiento,
llegó un paquete de medicamentos pero la enfermera se encontró que el
SIMULECT no estaba, éste nunca llegó. La enfermera inmediatamente se fue
hasta la bodega y preguntó por el SIMULECT, informándole el Auxiliar que el
medicamento estaba agotado. Mientras tanto Juan estaba muriendo. Los
funcionarios de la clínica buscaron el medicamento con el laboratorio y con varios
distribuidores, pero en todos se encontraron que éste tenía un tiempo de entrega
de 10 días, y no existía otro medicamento que lo reemplazará. Después de un día
sin suministrarle el medicamento, Juan finalmente murió y los doctores no
supieron cómo explicarle a Juana lo sucedido. Ella, una mujer de 45 años,
quedaba como única responsable de la familia compuesta por 3 hijos, todos
menores de edad y en la cual su única fuente de ingresos era dada por el trabajo
de su esposo. -Juana: Doctor no me diga eso... ahora que voy a hacer… qué
pasó? Si la cirugía salió bien... - -Doctor Papagayo: doña Juana, lo siento mucho,
la verdad fue que el organismo de Juan no resistió la Cirugía. El doctor Papagayo
quien realizó el estudio del caso de Juan, consternado con la noticia, se dirigió a
hablar con Pepito Pérez, el Jefe de Suministros de la clínica. -Doctor papagayo:
Hombre, cuénteme por qué no contábamos con este medicamento.

Vos sabes que nunca nos puede faltar ese tipo de drogas… por eso se nos fue el
paciente. Ahora no podemos salir con un chorro de babas… mire a ver cómo
explica toda esta pelotera. Lo que se viene no es nada fácil. -Pepito Pérez: Sí
claro, no te preocupes, ahora mismo hablo con Inés y Pablo, que son los directos
responsables de las existencias de los medicamentos. Pepito un poco
desconcertado por el comentario, llamó al planeador y al jefe de inventarios. Pablo
e Inés, se presentaron en la oficina de Pepito, quien trataba de buscar en el
Sistema de información la orden de compra que se encontraba pendiente en el
sistema, pero éste no sabía cómo funcionaba el programa. –Le ayudo Jefe?
Preguntó Inés irrumpiendo en la oficina. –No, no, solo siéntense… contestó
Pepito. –Pepito: Quiero saber qué pasó, por qué no contábamos con SIMULECT
en inventario. Todos se miraron.... –Solo Inés respondió: La respuesta es simple,
dijo. No tenemos SIMULECT en inventario porque no hubo orden de compra. De
hecho hace cuatro meses estamos esperando ese medicamento y otros
suministros en la bodega central. Me extraña jefe, porque ya le había contado… –
Pepito: bueno, bueno… Pablo, qué pasó, no se supone que planeación le envía a
compras las necesidades? No entiendo… –Pablo: Pero Jefe cada mes se envían
las necesidades de compra, según el tipo de medicamento y eso… yo envié las
requisiciones y allí esta pedido ese medicamento, tengo los e-mails guardados.
Eso no es culpa mía. –Pepito: No sé cómo van a hacer, pero quiero una solución,
revisen lo sucedido y me cuentan pero Urgente. Terminada la reunión, Pepito
habló con Inés: –Pepito: Qué está pasando? Hasta hace tres meses usted era una
excelente trabajadora y ahora no se puede confiar en usted. No se olvide que
tenemos una responsabilidad muy grande, porque trabajamos con seres humanos
y no nos podemos equivocar. –Inés replicó: Jefe, yo hago mi trabajo lo mejor que
puedo, pero no es mi culpa si no hay un medicamento. Eso es culpa de Compras,
pues las órdenes están

Congeladas por errores y hay muchas cosas que faltan… pero creo que ni usted ni
el Comprador lo quieren ver. –Pepito: A Carlos no lo meta en esto Inés, él es una
persona muy bien preparada. Así que dejemos de perder el tiempo y mejor vaya a
trabajar! Para que no vuelvan a ocurrir cosas como esta! Durante el acostumbrado
almuerzo, Pepito habló con Carlos y el tema central fue la muerte de Juan. –
Carlos, cómo explicamos la falta de SIMULECT? eso me tiene preocupado. Yo
creo que Inés está descuidando mucho su cargo… o será Pablo? –Carlos
respondió –no ni idea, la verdad yo he estado muy ocupado con otros asuntos.
Además yo me limito a hacer las órdenes de compra y de ahí en adelante no sé
nada más. –Pepito suspiró – de todas maneras ya les pedí me aclararan el asunto.
Esperemos a ver qué pasa. Ve y supiste que ganó el América por goleada??....
...Mientras tanto... Inés, preocupada, habló con Pablo. –amigo, hace rato te he
pasado informes de lo que me hace falta en la bodega, mire sus e-mails, has
realizado los pedidos a tiempo? –Sí amiga, claro, yo no me he pasado por alto
nada, estoy seguro, pero por lo que veo en el sistema, la orden de compra nunca
ha sido puesta… y tenemos varias atrasadas. No sé, parece que Carlos no está
haciendo bien su trabajo, se ha dedicado todo el tiempo a revisar lo que hacen los
demás y no hace lo que le corresponde. Puede ser muy preparado, con muchos
postgrados encima, pero el tipo no tiene idea de cómo hacer lo que le toca. –Sí, sí,
eso ya lo sabía, pero el jefe no lo quiere ver… ya ves que son tan amigos. Pero
nosotros somos los perjudicados, tenemos que buscar todas las pruebas para
demostrar que hemos hecho todo bien, para demostrar que la falla está en él.
Imprima todos los e-mails y requisiciones y los llevamos al consultorio del doctor
Papagayo, a ver si éste nos cree. –Listo, veámonos en 15 minutos en el
consultorio. Llegan Inés y Pablo al Consultorio del Dr. Papagayo. –Lupita,
necesitamos hablar urgente con el Dr Papagayo.

–sí claro, asunto personal o laboral? –Laboral. –bueno, mmm, el próximo martes a
las 10.30am está bien? –No, no, es urgente! tiene que ser hoy. Es sobre el
paciente que murió luego del trasplante. –ah, ok, déjame le pregunto. Minutos
después... –Inés, Pablo, que sigan. –gracias amiga! –Inés y Pablo, sigan… –
Doctor, buenas tardes. Respondieron en coro. –Cuéntenme, en qué los puedo
ayudar. Pero sean breves porque tengo reunión con los cirujanos en media hora. –
Bueno Doctor, venimos a aclararle lo sucedido con el medicamento que nunca
llegó, el SIMULECT que necesitaba el señor Juan después del trasplante de
hígado. Aquí están las pruebas impresas de los pedidos realizados por bodega y
planeación a Carlos, el de compras, así como muchos e-mails avisándole que los
medicamentos no habían llegado. –Muchachos, yo tenía entendido que ustedes
eran los responsables de las existencias de medicamentos. –Sì, claro, contestó
Pablo, nosotros hacemos el requerimiento y controlamos las existencias una vez
éstos llegan a la bodega, pero existe una responsabilidad intermedia que es la de
compras, que es la encargada de hacer las negociaciones con los proveedores y
garantizarnos que los medicamentos van a llegar y claro, no puede fallar.

–ya veo, muéstrenme ese montón de papeles… ustedes conocen muy bien a
Carlos?

–No Doctor, realmente él está aquí por Pepito. Solo sabemos que tiene más títulos
que un periódico. Sorprendido con lo que vio en los papeles, El Doctor Papagayo
tomó el teléfono y le dijo a Lupita: por favor cancele la junta de cirujanos, y llame
urgente a Rebeca, la Jefe de Recursos Humanos. Buenas –dijo Rebeca- cuando
entró a la oficina. Me llamó Doctor? –Sì, por favor siéntese. Me puede contar cómo
fue el proceso de Selección y Capacitación del Señor Carlos, que trabaja en
compras? –ah, ok, Doctor se acuerda de Topacio? que trabajaba en compras?
bueno, ella renunció hace seis meses porque su esposo fue trasladado a
Venezuela. Esto fue algo imprevisto y tuvimos que realizar un proceso de
selección rápido, debido a la importancia del cargo y a que el personal del área no
alcanzaría a cubrir todo ese trabajo. Teníamos varios aspirantes, pero por
recomendación de Pepito, se decidió contratar a Carlos, pues al parecer los une
una gran amistad y se conocen muy bien. Además está muy bien preparado, es
administrador de negocios, tiene un postgrado en finanzas y otro en mercadeo,
habla tres idiomas y ha realizado múltiples seminarios de actualización. Su perfil
no coincidía con lo que necesitábamos, pero debido a la urgencia y a su
recomendación, decidimos contratarlo. Yo estaba indecisa, pues su experiencia
era en otro tipo de áreas. En su último cargo se desempeñó como director regional
de ventas en una multinacional y se retiró de allí porque tuvo conflictos de
intereses con sus subordinados. –Bueno, pero se le hicieron las pruebas
necesarias de admisión? –No, nada de eso, Carlos entró directamente a trabajar,
pues no aceptó que se le practicaran las pruebas, es más ni siquiera quiso recibir
la capacitación del cargo. Él dice conocer muy bien todo el proceso y nos
tranquilizó cuando dijo que se apoyaría en Pepito para todo. A qué se debe toda
esta preguntadera? –Es que hemos tenido algunos problemas con lo que se
supone debería hacer este señor. Respondió el Doctor Papagayo. Eso es todo.
Muchas gracias por la información. Por favor Inés y Pablo necesito terminar de
hablar con ustedes. Rebeca se retira. Nuevamente el Doctor Papagayo tomó el
teléfono y pidió a la señorita Lupita llamar a Pepito urgente!. Pepito se presentó en
la oficina y se sorprendió al ver a Inés y Pablo sentados en

la sala de juntas. -Dr. Papagayo: Pepito, estamos tratando una situación muy
delicada. Es sobre el medicamento que nunca llegó. Sus muchachos vinieron a
buscarme, parece que usted no ha querido ver toda esta evidencia… y estamos
tratando de aclarar lo ocurrido. -Cuál evidencia? para mí todo es muy claro, ellos
son los responsables de esto. -Sé que usted tiene una buena relación con todos
sus subordinados, pero está seguro de conocerlos bien? y conocer su trabajo? sus
responsabilidades? lo digo por Carlos, el encargado de comprar los
medicamentos. -Carlos? es un excelente trabajador, siempre está ocupado y es
una persona muy bien preparada. No tengo quejas de él. -Estás enterado de lo
que ocurrió en la auditoria interna que le hicieron al proceso de compras hace dos
meses? -A qué se refiere? -Parece que no sabes nada de eso, por favor Inés, nos
cuentas la historia? -Inés: Sí claro, Doctor. Hace dos meses, iniciamos el ciclo de
auditorías internas, para el proceso de revisión de ISO9001:2000, el proceso de
compras le correspondió auditarlo a Alameda, ella encontró varias inconsistencias
en el proceso, inclusive encontró la caja menor con un faltante de $200.000; pero
lo más raro de todo fue que cuando estaban en el arqueo, Carlos desapareció con
la excusa de sacar la plata de la caja fuerte y el guardia de seguridad afirmó verlo
correr hacia el cajero, atropellando varias enfermeras a su paso. -Pero en el
informe que me llevó Carlos y que firmé, no encontré ninguna no conformidad, es
más ni siquiera una observación. Pero para salir de dudas, llamemos a Alameda,
ella nos saca de todas las dudas. Alameda era una joven de 28 años, tímida, pero
segura a la hora de hacer una auditoria y no le temblaba la mano para poner no
conformidades. Ella respondió al llamado hecho por Pepito y llevó todos los
últimos informes de auditorías realizadas. -Aquí estoy, irrumpió Alameda. Traje
todos los documentos levantados el día de la auditoria al proceso de compras.
Empezaré por decirles que el Señor Pepito aún no ha firmado el acta. -cómo así?
Yo ya le firmé eso a Carlos. Pero él salió bien librado…

-No don Pepito, la cosa no es así. Aquí está la copia que debió entregarme
firmada. Todos se detuvieron a ver la hoja que Alameda colocó sobre la mesa. En
ella estaban consignadas varias no conformidades, un par de observaciones y
oportunidades de mejora. -Bueno, después de mirar todo esto, creo que todos
hemos cambiado de opinión sobre Carlos, cierto Pepito? -Pepito desconcertado,
no supo que contestar. Finalmente el doctor Papagayo pidió un informe detallado
de las órdenes de compra incumplidas y dio un plazo de 10 días para reorganizar
el área y cubrir todas las faltantes. Y ahora que vamos a hacer con la esposa del
paciente Juan?

PERSONAJES Dr. Papagayo: Director de la Clínica y Médico tratante Juan:

paciente para transplante de Riñon. Juana: esposa de Juan el paciente Rosa: la
enfermera responsable de suministrar los medicamentos Pepito Perez: Jefe de
Suministros Pablo: planeador Ines: Jefe de Inventarios Carlos: Comprador
Rebeca: Jefe de Recursos Humanos Topacio: Ex-compradora que se retiró.
Alameda: auditora interna

ANEXO 1 Ficha técnica del medicamento SIMULECT Inmunodepresor específico

COMPOSICION: Un vial (frasco ampolla) de Simulect 20mg. Contiene 20 mg. De

basiliximab. Se suministra una ampolla con 5ml de agua de inyección para la
disolución. INDICACIONES: Simulect está indicado para la profilaxis de rechazo
agudo de órganos en los transplantes renales de novo, en pacientes adultos y de
edad pediátrica. POSOLOGIA Y FORMA DE ADMINISTRACION USO EN
ADULTOS La primera dosis de 20 mg. Se administrará en las dos horas
posteriores al transplante quirúrgico. La segunda dosis de 20 mg se administrará
cuatro días después del transplante. ADVERTENCIAS Y PRECAUCIONES
ESPECIALES DE EMPLEO Sólo los médicos experimentados en el uso de terapia
inmunodepresora tras un transplante de órganos prescribirán Simulect. Se han
apreciado reacciones de hipersensibilidad aguda importantes (en menos de 24
horas), tanto en exposiciones iniciales a Simulect como en nuevas exposiciones a
un ciclo terapéutico subsiguiente entre ellas; reacciones de tipo anafilactoide tales
como urticaria, prurito, estornudos, hipotensión, taquicardia, disnea,
broncoespasmo, edema pulmonar e insuficiencia respiratoria. Ante un cuadro
intenso de hipersensibilidad, se interrumpirá definitivamente la terapia con
Simulect y no se administrará más dosis. CONSERVACION El transporte y la
conservación se llevarán a cabo en condiciones refrigeradas (2 a 8oC). El
producto, una vez reconstituido, puede conservarse a 2-8oC durante 24 horas o a
temperatura ambiente durante 4 horas. El medicamento no debe utilizarse tras la
fecha indicada por EXP, en el envase.

1. Lea cuidadosamente el caso.

2. Analice cada uno de los aspectos e identifique los procedimientos logísticos

observados y metodologías empleadas.

3. ¿Propuestas, recomendaciones y que procedimiento utilizaría de los expuestos

en clase para dar solución a esta problemática? Justifique su respuesta.

SOLUCIÓN

2. Identificación de procedimientos logísticos observados

2.1 Procesos de Abastecimiento:

Planeación: (Pablo)

Encargado de los requerimientos y control de la existencia de medicamentos unas

ves que estos llegan. En este proceso se presentaron las siguientes
inconsistencias;
 - No cumplimiento con el plazo de medicamento, se notifica que él envió de
las requisiciones con respecto a la compra del medicamento fue ejecutado.
- no disposición del medicamento en bodega, debido a una suspensión de
orden de la compra.
- Desconocimiento del sistema de información de compra por parte del jefe
de suministro (Pepito Pérez).

2.2 Procesos de Producción:

Inventario: (Inés) jefe de inventario

Responsable del manejo de la existencia de medicamentos. En este proceso se

presentaron las siguientes inconsistencias;

- Mal gestionamiento de inventario del medicamento, debido a que no hubo

una orden de compra de dicho medicamento.
- Identificación de inconsistencia en el proceso por parte de la auditoria
interna (Almeda) quien encontró un faltante de $200.000 en la caja menor.

Compra: (Carlos)

Encargado de hacer las negociaciones con proveedores y garantizar que los

medicamentos lleguen a tiempo. En este proceso se presentaron las siguientes
inconsistencias;

- No cumplimiento de sus deberes (órdenes de compra).

- se dedicó a la supervisión de los demás.
- Deshonesto, al mentir con respecto a la orden de compra.

2.3 Procesos de distribución:

Con varios distribuidores se encontró un tiempo de entrega de 10 días, y no

existencia de otro medicamento que lo reemplazará

2.4 Procesos de entrega y servicio al cliente:

Se encontró un mal servicio de atención al cliente, ya que el paciente murió por
falta de una buena gestión de medicamento que nunca llego.

2.5 Metodologías empleadas

- Proceso de selección rápido, ya que la contratación se llevó a cabo a través

de la recomendación de Pepito.
- Pruebas de admisión; no se realizó, entro directamente a trabajar.
- Proceso de capacitación; no llevadas a cabo, Carlos se negó, ya que indico
conocer muy bien el proceso.

3. Propuesta, recomendaciones y procedimientos utilizados en clase

3.1 Propuesta y recomendaciones

Teniendo en cuenta la problemática presentada en el caso de estudio: “Lo que

nunca llego”, se recomienda lo siguiente:

- Establecer un sistema de contratación de acuerdo al perfil necesario de

manera estricta y de ser necesario establecer un periodo de prueba para
verificar si cumple con las exigencias del cargo a tomar.
- Establecer un manejo de inventario más seguro, como por ejemplo la
supervisión constante de inventarios, así como la verificación de órdenes de
pedidos, con la finalidad de evitar fallas en el proceso.
- Llevar a cabo un sistema Backlog, para evitar retrasos.
- Aumentar el nivel de stock de seguridad, con el fin de aumentar la
disponibilidad del producto.
- Mirar los diferentes puntos correctivos que se generaron durante la
auditoria y soportar que se corrijan y se les dé seguimiento.
- Un buen sistema de gestión de compras ayudaría a la empresa a coordinar
las compras, a generar alertas o avisos a cada una de las partes implicadas
 en el proceso para que no se presenten faltantes que generen
inconvenientes.

3.2 Procedimiento a utilizar

En cuanto al procedimiento a utilizar, el sistema ECR, ayudaría mucho en cuanto a

la eliminación de esos procesos ineficientes, tales como; falta de
aprovisionamiento de medicamentos en inventarios, y aquellos puntos que son
susceptibles de mejora en la cadena de valor, y en recoger información de las
actividades esenciales.

Otro sistema que se podría implementar sería el de VMI, ya que si les entregaran
una base de datos sobre el stock en el inventario a los proveedores, ellos podrían
reabastecer dicho medicamento sin tener que realizar pedidos constantemente y
así agilizar el proceso de entrega; se optimizaría dicho proceso y se evitaría que la
clínica se quedase sin suministros médicos.

Para implementar las TIC se podría hacer uso del sistema WMS, que proporciona
una mayor organización y soporte a las operaciones diarias del almacén (en este
caso el inventario de los medicamentos), permitiendo la gestión centralizada de
tareas, como el seguimiento de los niveles de inventarios y la ubicación de
existencia; evitando con esto que muchas personas tengan acceso a dicho
proceso donde tendría mayor margen de error.

Como otra opción a considerar y tener en cuenta, sería un software de ERP, ya

que en este tipo de herramientas se engloban muchos de los procesos de los
recursos empresariales, como recursos humanos, gestión de pedidos, inventario,
etc. Esto integrará todas las necesidades en un solo programa optimizando
tiempo, recursos y dinero; este tipo de software unifica funcionalidades que
normalmente se utilizan en diferentes departamentos de una empresa,
ocasionando que varios de estos tengan acceso a la misma información y de esta
manera tomar mejores decisiones respeto a datos en tiempo real, aparte permite
una gestión más rápida y eficiente.