ESQUEMA

• Comprender y analizar la demanda de las partes y repuestos de un sistema de

mantenimiento.

• Cómo identificar los costos asociados a los modelos matemáticos de control de

material.

• Identificar los diferentes modelos de tomas de precisiones para el

reabastecimiento de los artículos.

• Importancia de las precisiones y el control de la existencia en un sistema de

mantenimiento.

INTRODUCCIÓN
 El presente trabajo tiene como objetivo primordial conocer los enfoques más
recientes para la gestión de los inventarios en el contexto de la cadena de suministro, y
cómo se ha considerado el aspecto del transporte en los modelos matemáticos para la
definición de la política de abasto por parte de los diversos autores que tratan el tema
de la coordinación de inventarios entre clientes y proveedores, con el firme propósito de
identificar los vacíos o líneas futuras de investigación que permitan explorar con mayor
detalle su posible adopción a las condiciones actuales de las empresas.

Un examen de las condiciones generales sobre la coordinación de los inventarios se

puede aceptar como una magnífica oportunidad de estudio en la que llega a suponerse
que aun en la estructura más simple de la cadena de suministro, constituida por un
proveedor y un cliente es un requisito insoslayable plantear la política de inventario,
bajo alguna estrategia de gestión para que el sistema de abastecimiento proveedor-
cliente sea eficiente en ciertas condiciones de demanda, precio de los productos y
número de artículos suministrados, entre otros aspectos.

• Comprender y analizar la demanda de las partes y repuestos de un sistema de

mantenimiento.

La disponibilidad de las piezas de repuesto en el momento en que se necesiten para

su reposición ante la ocurrencia de un fallo es un elemento primordial para lograr el
adecuado cumplimiento del plan de mantenimiento establecido en la empresa.
 Los especialistas siempre están tratando de hacer mejores estimaciones acerca de
lo que ocurrirá en el futuro al afrontar la incertidumbre. El propósito fundamental de los
pronósticos es hacer buenas estimaciones en las cuales basar los modelos para la
toma de decisiones.

Los pronósticos constituyen la problemática fundamental dentro de la gestión de la

actividad de una empresa debido a la complejidad de los problemas encontrados
cuando se pronostica y a su impacto sobre todas las decisiones de la empresa.

Una situación muy particular presenta la previsión de la demanda de piezas de

repuesto, dada la gran cantidad de surtidos que se deben proporcionar, el elevado
grado de variabilidad en la demanda de estas producciones y la importancia que posee
la disponibilidad de estas piezas para el equipamiento que las utiliza, ya que la
disponibilidad en tiempo de las mismas garantiza la continuidad del proceso productivo
en el cual esté inmiscuido el equipamiento que la utiliza dentro de una determinada
empresa.

Es por ello, que se debe asegurar un elevado nivel de precisión en la previsión de la

demanda de este tipo de productos.

El procedimiento general para la previsión de la demanda de las piezas de repuesto

basado en su fiabilidad operacional a partir de la filosofía que caracteriza al sistema y
considerando la influencia del mismo en el mejoramiento de la Gestión del
Mantenimiento del equipamiento se ramifica en otros más específicos, elaborados en
virtud de los componentes principales de todo sistema de previsión de la demanda.
Estos son:

• Determinación de la situación actual

• Recopilación y análisis de la información.

• Determinación del método de pronóstico más adecuado.

• Monitoreo y control del pronóstico.

• Seguimiento de la implantación del procedimiento.

En consecuencia, el contenido de cada uno de ellos, plantea los pasos a desarrollar

para prever la demanda de piezas de repuesto basado en su fiabilidad, llegándose, en
ocasiones, a definir las técnicas específicas a utilizar.

Existen diferentes tipos de modelos formales para realizar pronósticos de la

demanda. Éstos se han dividido en dos grandes grupos para su estudio, uno es el
análisis cuantitativo y otro el acceso cualitativo.

• Los pronósticos cuantitativos, son aquellos que manejan una variedad de

modelos matemáticos que utilizan datos históricos (series de tiempo) y/o
variables causales para pronosticar la demanda.

• Los pronósticos cualitativos o subjetivos, son los que incorporan factores

importantes tales como la intuición, emociones, experiencias personales del que
toma la decisión y, sistemas de valores para alcanzar un pronóstico.

Para realizar la previsión de la demanda de un artículo, es decir de una pieza de

repuesto, basándose en su fiabilidad, durante la etapa de explotación, se hace
necesario definir un amplio procedimiento conformado por varias etapas
interrelacionadas entre sí, que han de permitir una evaluación completa y exacta de los
índices de fiabilidad que arrojen datos relevantes para definir la técnica de pronóstico a
utilizar.

• Cómo identificar los costos asociados a los modelos matemáticos de control de

material.

En ciencias aplicadas y en tecnología, un modelo matemático es uno de los tipos de

modelos científicos que emplea algún tipo de formulismo matemático para expresar
relaciones, proposiciones sustantivas de hechos, variables, parámetros, entidades y
relaciones entre variables de las operaciones, para estudiar comportamientos de
sistemas complejos ante situaciones difíciles de observar en la realidad.

El término modelización matemática es utilizado también en diseño gráfico cuando

se habla de modelos geométricos de los objetos en dos (2D) o tres dimensiones (3D).

El significado de modelo matemático en filosofía de la matemática y fundamentos de

la matemática es, sin embargo, algo diferente. En concreto en esas áreas se trabajan
con modelos formales.

Un modelo formal para una cierta teoría matemática es un conjunto sobre el que se
han definido una serie de relaciones unarias, binarias y trinarias, que satisface las
proposiciones derivadas del conjunto de axiomas de la teoría. La rama de la
matemática que se encarga de estudiar sistemáticamente las propiedades de los
modelos es la teoría de modelos.

Cabe mencionar solamente algunos principios generales y condiciones que deben

cumplir dichos modelos:

• Equivalencia, es la correspondencia del modelo a su original.

• Objetividad, correspondencia de las conclusiones científicas a las condiciones

reales.

• Simplicidad, por lo que los modelos no deben estar saturados de factores

secundarios.

• Sensibilidad, viene a ser la competencia del modelo de responder a la variación

de los parámetros iniciales.

• Estabilidad, es decir, que a cada perturbación pequeña de los parámetros

iniciales le debe corresponder una alteración pequeña en la solución del
problema.

• Universalidad, por lo que el área de aplicación debe ser lo suficientemente vasta.

Bajo el nuevo paradigma de gestión de la cadena de suministro, la coordinación de

los procesos logísticos entre los diferentes departamentos de una compañía o entre
empresas, en los últimos años ha recibido considerable atención tanto en la práctica
como en la investigación. El estudio de la coordinación se ha enfocado a diferentes
instancias de análisis:

i) Entre eslabones de la cadena de suministro (proveedor-fabricante, fabricante-

distribuidor, distribuidor-detallista, etc.), es decir, entre clientes y proveedores.

ii) Entre áreas funcionales (abasto-producción, producción-distribución).

iii) Entre las actividades logísticas funcionales existentes (compras producción,

producción-inventario, producción-transporte, inventario-transporte, etc), en aquellos
modelos de empresa con ambientes centralizados o descentralizados.

De manera particular, se presenta un examen de los estudios más significativos que

un análisis combinado de las instancias de coordinación anteriores, relacionado con la
gestión de inventarios. Como resultado de dicho examen, se reconocen las estrategias
de coordinación más utilizadas y los modelos matemáticos más recientemente
desarrollados para el control coordinado de los inventarios entre clientes y
proveedores. Se concluye que aún existen muchas variantes que no se han explorado,
identificando los vacíos o líneas de futuro que pueden abordarse sobre este importante
tema.

El estudio de la administración de inventarios es un campo del conocimiento que se

ha examinado de manera científica hace ya varias décadas. Desde que fue

propuesto el modelo de lote económico (Harris, 1915), muchos autores se han dado a
la tarea de resolver múltiples problemas de inventarios. El principio fundamental de
esta clase de modelos se orienta a determinar la política de abastecimiento a través de
precisar la cantidad a pedir y el período de suministro para lograr el costo mínimo.

En la actualidad, el estudio de los problemas de abasto y control de los inventarios

es, por tanto, una temática en constante evolución, a la vez que es atendida por una
gran cantidad de investigadores mediante modelos cada vez más complejos.

Los modelos más recientes enfocan sus esfuerzos a coordinar el tamaño de lote
económico de producción/pedido que satisfaga las necesidades del cliente y el
proveedor. El papel que juegan dichos modelos, radica en la posibilidad de atender
problemas de inventarios en contextos más amplios de análisis, como es el caso de las
cadenas de suministro internacionales, constituidas por empresas localizadas en
diferentes partes del mundo. El uso y aplicación de ese tipo de modelos ha permitido
mayor visibilidad de la cadena de suministro, y ayuda a la toma de decisiones
coordinadas sobre el abastecimiento y control de los inventarios.

En el ámbito de la logística empresarial, regularmente la gestión no sólo comprende

la administración de los recursos, sino también la operación de éstos y la ejecución
coordinada de las tareas logísticas, tanto al interior como al exterior de la empresa en
una especie de cadena. Por tanto, la coordinación de las actividades logísticas es un
formalismo que no se da por sí sólo, o sea que éste debe encontrarse a través de la
gestión explícita de los procesos de negocio.

De manera particular, el problema de los inventarios reside en que las empresas

tratan de optimizar individualmente sus beneficios; muchas veces sin tener en cuenta el
efecto causado a su cliente o proveedor. Diseñan políticas de inventario sin considerar
la capacidad de respuesta de su contraparte comercial, creando un clima de
incertidumbre que de manera inmediata se traduce en altos costos logísticos para
ambas partes debido a la falta de coordinación. Sin coordinación, los flujos de
mercancías entre los miembros de la cadena de suministro dan lugar al muy conocido
“efecto látigo” (bull whip effect), a partir del cual se ha reconocido el “Estado del arte de
los modelos matemáticos para la coordinación de inventarios en la cadena de
suministro” , donde una efectiva gestión y control de los flujos de materiales a través de
las fronteras, es vital para el éxito de las compañías.

La coordinación entre los socios comerciales depende de factores, tales como:

estructura de la cadena de suministro; el tiempo involucrado en alcanzar las acciones
(por ejemplo, desde que se coloca el pedido hasta su cumplimiento); y la pobre toma
de decisiones relacionadas con la información y el flujo de materiales; sin embargo,
aquí se asume que el transporte es también un factor que incide en la coordinación del
abasto y el control de los inventarios por ser éste el instrumento que ejecuta la política
prevista.

Bajo el nuevo paradigma de gestión de la cadena de suministro, la coordinación de

los procesos logísticos entre los diferentes departamentos de una compañía o entre
empresas, ha recibido en los últimos años considerable atención tanto en la práctica
como en la investigación.

Además, cabe señalar que el tema de la coordinación de inventarios ha sido

atendido por medio de la instrumentación de estrategias de coordinación entre clientes
y proveedores. El enfoque principal se ha orientado a la reducción de los costos totales
con beneficios compartidos, a través del diseño de una adecuada política de
suministro. Estas políticas de gestión de inventarios pueden tener un efecto
desestabilizador debido al incremento en la volatilidad de la demanda, tal y como
puede pasar a largo con la cadena de suministro.

La coordinación proveedor - cliente se puede realizar:

• Basada en la reducción de costos sin cambiar las políticas de abastecimiento.

• Introduciendo el sistema EDI (Electronic Data Interchange).

• Introduciendo nuevos equipos de manejo de materiales.

• Definiendo políticas de inventarios conjuntas.

 • Proporcionando descuento en los precios, bajo los supuestos del lote
Económico.

• Administrando los costos de resurtido y preparación.

• Considerando alguna especie de estrategia de suministro (por ejemplo, épocas

comunes de resurtido, Inventario Administrado por el proveedor, etc.).

• Respaldada en la formación de familias de productos que comparten un tiempo

de preparación.

• Definiendo relaciones de colaboración a largo plazo (contratos, precios, apoyo a

la innovación).

• Una combinación de las anteriores.

Entre los aspectos que apoya la coordinación proveedor - cliente en la cadena de

suministro se encuentra la reducción en los tiempos de entrega; mayor confiabilidad de
los envíos; una reducción de costos (de transporte, de producción, de ordenar), mejora
en la programación de la producción y de los envíos; mayor rentabilidad de la cadena,
etc., con la consiguiente mejora en la posición de las empresas en la cadena.

A pesar de la importancia y relevancia de la coordinación basada en relaciones de

colaboración, se pone de manifiesto que en México este tipo de prácticas logísticas no
se ha desarrollado del todo, pues reporta que los empresarios no están preparados
para ello.

Especifica que no existe buena voluntad y confianza para compartir información,

tecnología u otro tipo de recursos, limitando el escenario de las estrategias horizontales
para el desarrollo de interrelaciones más formales. Como resultado de esta situación,
según datos del Gobierno Mexicano, los costos logísticos a nivel global equivalen al
15% de su Producto Interno Bruto, que, en comparación con otros países, éstos se
encuentran muy por arriba. Por ejemplo, los costos logísticos de Estados Unidos son
del 8.8%, y de la Unión Europea apenas representan el 7.2% del PIB; en tanto, las
cifras para Asia y Sudamérica son del 13 y 18%, respectivamente.

Fuentes oficiales de la Secretaría de Economía señalan que en el 2004 la mayoría

de las empresas mexicanas destinaron alrededor del 12.5% de sus gastos totales.

De esa cifra, 40% se consignan al transporte y 60% a inventarios y almacenaje, ya

que parte de la problemática se debe a la falta de una mejor administración y
coordinación entre los socios comerciales.

Los inventarios son un recurso inactivo que podría utilizarse para producir un
beneficio y que, sin embargo, deben mantenerse con objeto de satisfacer una
demanda. De hecho, el problema consiste en gestionar o controlar los inventarios: es
decir, tener en existencia los materiales, productos, personal, equipo o el dinero, según
se trate, de manera tal que se logre un equilibrio entre los costos propios de mantener
un inventario y los costos de no poder satisfacer una demanda.

Matemáticamente, el nivel de inventario se puede expresar de la siguiente manera:

sea t el nivel de inventario en la planta, y el estado inicial del inventario es t = 0. Sea
S(0,t] la oferta acumulada (flujo de entrada a la planta) en el período t, y D(0,t] la
demanda acumulada (flujo que sale de la planta) en el período t. Entonces:

( t = S 0,t]− D(0,t] (1.1)

Sin embargo, cuando t < 0 implica que D(0,t] > S(0,t]; por tanto, existe cierto nivel de
escasez.

• Identificar los diferentes modelos de tomas de precisiones para el

reabastecimiento de los artículos.

• Contabilidad del control de inventarios.

Podemos definir inventario como el conjunto de bienes propiedad de una empresa

que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que
fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como
tales.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su

principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de
una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a
la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles.

Entre estas cuentas contables podemos nombrar las siguientes:

• Inventario (inicial): El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de

mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre
 cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al
método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo
contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y
Pérdidas directamente.

• Compras: En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante

el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que
forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en
esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos,
Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance
general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas.

• Devoluciones en compra: se refiere a la cuenta que es creada con el fin de

reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier
circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se
abonará a la cuenta compras.

• Gastos de compras: Los gastos ocasionados por las compras de mercancías

deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un
saldo deudor y no entra en el Balance General.

• Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la
Empresa y que fueron compradas con este fin.

• Devoluciones en ventas: la cual está creada para reflejar las devoluciones

realizadas por los clientes a la empresa.

• Mercancías en tránsito: En algunas oportunidades, especialmente si la empresa

realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos
desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por
mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o
cualquier otra circunstancia, aún no han sido recibidas en el almacén. Para
contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar esta cuenta.

• Mercancías en consignación: no es más que la cuenta que reflejará las

mercancías que han sido adquiridas por la empresa en «consignación», sobre la
cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está
en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
 • Inventario (final): El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo
contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su
correspondiente valoración.

Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del
periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.

• Categorías funcionales de los inventarios.

Cada inventario en concreto tiene una función determinada por lo que pueden
establecerse las siguientes categorías funcionales de los inventarios:

• Inventarios de ciclo: Muchas veces no tiene sentido producir o comprar

materiales al mismo ritmo en que son solicitados, ya que resulta más económico
lanzar una orden de compra o de producción de volumen superior a las
necesidades del momento, lo que dará lugar a este tipo de stocks. Normalmente
no tiene ningún sentido producir o comprar artículos a medida que vayan siendo
demandados. En estos casos se lanza una orden de pedido de un tamaño
superior a las necesidades del momento, dando lugar a un inventario que es
consumido a lo largo del tiempo. Este inventario recibe el nombre de inventario o
stock de ciclo, ya que se presenta periódicamente dando lugar a una pauta de
comportamiento cíclica. Es el inventario que se constituye para minimizar la
suma de los costes de emisión de pedidos y de almacenaje de un artículo.

• Inventario continuo o perpetuo: La mercancía que entra se registra a la cuenta

de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de
tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor
de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las
compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las
transacciones o movimientos.

• Inventario periódico: Este inventario es generalmente utilizado por empresas

pequeñas y medianas y tiene dos características:

• Para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es

indispensable hacer un conteo físico del mismo y luego darle valores.

• Para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario se

utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operación
 que se esté realizando.

• Inventario físico: Es, en cada momento, la cantidad de articulo realmente o

físicamente existente en inventario.

• Inventario neto: Es el inventario físico menos la demanda insatisfecha diferida,

con lo que esta cantidad puede ser negativa.

• Inventario disponible: Es el resultado de sumar el inventario físico y la cantidad

pedida del artículo no recibida y de restar a esa cantidad la demanda
insatisfecha diferida, es decir los pedidos de clientes retrasados o pendientes de
suministro.

• Stocks de seguridad: Suponen una garantía frente a posibles aumentos

repentinos de la demanda. Son inventarios que se constituyen como protección
frente a la incertidumbre de nuestro conocimiento de la demanda futura y del
plazo de entrega del pedido, ya que en muchas ocasiones la demanda de un
determinado articulo durante el tiempo que tarda en llegar un pedido no se
conoce exactamente, a veces porque ni siquiera se sabe con precisión cual es
dicho plazo de entrega. Debido a esto, la demanda durante el plazo de entrega
puede ser superior a la estimada, en cuyo caso el stock de seguridad, que se
constituye precisamente para estas situaciones, actuara como un colchón,
absorbiendo esta demanda en exceso sobre la prevista y evitando la aparición
de roturas de inventario no deseadas

• Inventarios estacionales: Son inventarios que se constituyen para hacer frente a

una determinada demanda que se concentra en un periodo de tiempo limitado.
Algunos productos presentan una demanda muy variable a lo largo del año,
aumentando mucho en determinados meses y disminuyendo en otros (juguetes,
helados, refrescos, etc.). Así, es lógico que la producción sea mayor que la
demanda en determinados períodos, por lo que se generará un stock de carácter
estacional. Se trata de inventarios que tienen por objeto hacer frente a un
aumento esperado de las ventas. Pueden constituirse también para situaciones
tales como huelgas, guerras y otras que tienen como consecuencia que por un
determinado periodo de tiempo no sea posible abastecer el artículo en cuestión.
La estacionalidad son variaciones al alza o a la baja que se presentan de forma
recurrente año tras año en la pauta de demanda de un artículo determinado.
 • Inventarios en tránsito: Su función es actuar cómo reserva a fin de mantener el
flujo continuo de materiales entre las distintas fases del proceso productivo. Se
trata de las acumulaciones de materiales que se producen en el sistema
logístico como consecuencia del avance del flujo de material. Incluyen artículos
circulando entre las diferentes fases de los `procesos de aprovisionamiento,
producción y distribución, así como material transportándose desde el almacén
central a los regionales.

• Inventario de anticipación: Cuando se prevea realizar una promoción especial y

limitada en el tiempo del artículo en cuestión será preciso constituir un inventario
de anticipación, lo cual también puede ser necesario cuando se vaya a proceder
a un lanzamiento de un nuevo producto.

Los inventarios varían en razón de su consumo o la venta de cada artículo que los
componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas
cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los
materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación.

El movimiento que se produce en los almacenes, de cada artículo en existencia,

obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar
de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, así como el lapso de tiempo en
que se renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la existencia
para emitir la solicitud de compra, hasta que los materiales estén disponibles en el
almacén para satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores.

• Rentabilidad.

La importancia de los inventarios en los distintos sectores de la economía es

prioritaria ya que normalmente una empresa típica tiene invertido en existencias
aproximadamente entre el 20 al 30% de sus activos, llegando al 90% de su capital
circulante.

El activo circulante se caracteriza por estar compuesto por elementos que pueden
ser convertidos en dinero sin pérdida significativa de valor en un plazo inferior a un año
a diferencia del activo inmovilizado cuya conversión plena en liquidez requiere
normalmente más de un año.

Una buena gestión del activo circulante y gestión de inventarios o existencias es

importante teniendo en cuenta la definición de Rentabilidad económica como cociente
entre el B.A.I o Beneficio Antes de Impuestos y el Activo Total de la empresa, que está
compuesto de la suma del Activo Circulante y el Inmovilizado, por lo que una buena
gestión de inventarios obtiene una mejora en la rentabilidad económica, ya que de
dicha gestión dependerá lo siguiente:

• Por un lado, la mayor o menor cantidad de capital inmovilizado en inventarios y,

por tanto, la magnitud del activo circulante.

• Por otro lado, el nivel de beneficios, ya que la existencia de inventarios implica

incurrir en una serie de costes, que la gestión de inventarios trata de minimizar.

• Una forma muy utilizada para describir el comportamiento de los inventarios

consiste en la determinación del llamado “Ratio de Rotación”, que se define
como el cociente entre el Coste Total de las Ventas en un año dividido por el
Inventario Medio Anual, que es el promedio de las cifras de inventarios al
comienzo y al final del año.

Desde el punto de vista de rentabilidad será deseable, en principio, que este ratio
tenga el mayor valor posible, ya que ello implica que el capital inmovilizado en
inventarios sea mínimo.

• Existencias.

Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados
en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro de la
gestión del aprovisionamiento. Las existencias también se denominan stocks o
inventarios; los dos términos se pueden considerar como sinónimos.

Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de

existencias en función de su utilidad o de su posición en el ciclo de aprovisionamiento.
Cada empresa debe analizar sus existencias en relación a su variedad y cantidad, para
clasificarlas de acuerdo a las características que cada artículo o grupo de artículos
presenta, con el fin de facilitar el control. También se debe estar al tanto de su
movimiento o detención, y lograr renovaciones adecuadas en relación a la necesidad
que se tenga de cada artículo. La empresa dedica una parte de sus recursos a
mantener un cierto nivel de existencias, ya que la gestión de las mismas genera una
serie de costes relevantes económicamente.

La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:

 • Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un
incremento inesperado de la demanda, ya que esto podría provocar que algunos
clientes se fueran a la competencia.

• Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y

distribución cuando la demanda dependa de la época del año. Por ejemplo, una
empresa que fabrica abrigos tiene demanda en los meses de invierno; por tanto,
durante los meses de primavera y verano fabrica e incrementa las existencias.

• Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran

cantidad. Aprovechar esta oportunidad contribuye a reducir los costes de los
productos.

En general, las existencias de la empresa permiten compatibilizar mejor los ritmos

de compras, producción y ventas, suavizando las diferencias; de esta forma se puede
aprovechar mejor las oportunidades de negocio y reducir el efecto negativo de las
amenazas (inflación, incremento inesperado de la demanda, incumplimiento en el plazo
de entrega, etc.).

Clasificación de Existencias.

Cada almacén trabaja con productos clasificados según su uso y movimiento, el

proceso productivo y su obtención:

• Según su uso y movimiento: Son materiales de uso cierto y constante que deben
existir permanentemente en los almacenes y cuya renovación se regula en
función del consumo y el tiempo de demora en contar con ellos. Se pueden
descomponer en diversos almacenes, a saber:

• Materias Primas: Se trata del almacenaje de materiales (acero, harina,

madera,etc.) utilizados para hacer los componentes del producto
terminados.

• Componentes: Son aquellas partes o submontajes que se incorporan al

producto final.

• Materiales obsoletos: formado por materiales declarados fuera de uso, que

no tienen movimiento o posibilidades de consumo, por haberse dejado de
utilizar en la empresa. Su permanencia en los almacenes causa gastos y
perdidas a la empresa por los espacios que ocupan.
 • Materiales para consumo y reposición: Tales como combustibles,
lubricantes, aceites, productos de limpieza, repuestos y productos para el
mantenimiento, material de oficinas,etc.

• Embalajes y envases: Los necesarios para el transporte y manutención en

condiciones adecuadas, como son los pallets, cajas, jaulas, bastidores u
otros tipos de contenedores.

• Según el proceso productivo: Son productos que provienen de planta, en general

son los artículos que se originan en las fases de fabricación y salen de la línea
de producción; es decir son los productos que fabrica la empresa. Se pueden
descomponer en los siguientes almacenes:

• Productos en curso de fabricación: Se trata de materiales y componentes

que están experimentando transformaciones o que están esperando en la
planta entre dos operaciones consecutivas de su proceso de fabricación.

• Productos semiterminados: Son aquellos que han sufrido ya parte de las

operaciones de producción y cuya venta no tendrá lugar hasta tanto no se
complete dicho proceso productivo.

• Productos terminados: Son los artículos finales destinados bien al consumo

final, bien a su utilización por otras empresas.

• Existencias sobrantes: Constituyen existencias sobrantes todos aquellos

artículos que estando en buen estado no son necesarios. Estas existencias
deben salir del almacén, bien sea utilizándolo de otro modo al que en
principio estaba destinado, o bien, si es posible, devolviéndolo al proveedor,
o si no hay otra solución, tirándolo. Estos artículos no deben ser
abandonados indefinidamente en el almacén.

• Subproductos: De carácter accesorio y secundario a la fabricación principal.

Se incluyen los residuos obtenidos en los procesos de fabricación.

• Según su obtención: Son artículos adquiridas en el extranjero y productos

nacionales por medio de la subcontratación.
 • Criterios de valoración de las salidas del almacén.

Las entradas de existencias en el almacén se valoran por su precio de adquisición o

coste de producción, pero esas existencias van a salir paulatinamente del almacén,
bien para ser vendidas, bien para incorporarse al proceso productivo. Cuando el precio
de adquisición o coste de producción de todas las existencias que entran en el almacén
es el mismo no hay ninguna dificultad para valorar las existencias que salen del
almacén (no confundir con el precio de venta), y por tanto el valor que tienen las
existencias que al final del ejercicio permanecen en el almacén.

El problema surge por los diferentes precios de adquisición o costes de producción

de las existencias.

Cuando las existencias tienen un alto valor unitario y están identificadas

individualmente, la empresa llevará un control individualizado de ellas y por tanto no
tiene que utilizar ningún criterio para valorar las salidas del almacén porque conocerá
qué unidad está saliendo y por tanto cuál es su precio de adquisición, y esa va a ser la
valoración utilizada para contabilizar la salida de almacén.

Pero cuando el inventario está compuesto por existencias que tienen un valor
relativamente bajo y las entradas en el almacén se han producido a distintos precios de
adquisición o costes de producción y las existencias no tienen un tratamiento
individualizado (por el coste muy elevado), para determinar el valor de las que salen del
almacén se ha de utilizar un criterio de valoración de existencias.

La normativa vigente propone y recomienda unos criterios de valoración para los

casos en que las normas del precio de adquisición y del coste de producción son
insuficientes para valorar individualmente las existencias de la empresa. Se trata de los
criterios PMP, FIFO y LIFO, tres métodos diferentes que permiten calcular
ordenadamente el valor de las existencias almacenadas por la empresa en cualquier
momento y situación.

• Criterio PMP (Precio Medio Ponderado). Consiste en calcular el valor medio de

las existencias iniciales y de las entradas ponderadas según sus cantidades. Si
p es el precio o valor y q la cantidad de existencias o de producto entrante, el
PMP se calcula de la siguiente manera: Las entradas se registran a su valor y
las existencias y las salidas al PMP correspondiente.

• Criterio FIFO (acrónimo de su denominación en inglés First In, First Out: primera
 entrada, primera salida). El valor de salida de los productos del almacén es el
precio de las primeras unidades físicas que entraron. De esta forma, las
existencias salen del almacén valoradas en el mismo orden en que entraron. Las
existencias se registran a su valor de entrada respetando el orden cronológico.

• Criterio LIFO (corresponde al acrónimo en inglés de Last In, First Out: última
entrada, primera salida). El valor de la salida de las existencias es el precio de
las últimas que entraron. Así, las existencias salen del almacén valoradas en
orden inverso al que entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada,
respetando también el orden cronológico.

De forma general, con estos criterios de valoración de las existencias que permite la
legislación mercantil (según el Plan General de Contabilidad), las entradas se valoran a
precio de adquisición o a coste de producción y las salidas según el criterio de
valoración empleado (PMP, FIFO o LIFO).

• Codificación e identificación de las existencias.

La primera cuestión que viene a la mente cuando se trata de establecer una

organización de cualquier almacén, es la determinar el método que sera preciso
adoptar para identificar y poder seguir, paso a paso, cada existencia de material
almacenado. Por tanto, se necesita establecer una nomenclatura que sirva para
identificar y clasificar el tipo de existencia, indicando el material que la componen y sus
particulares característicos.

• Codificación de los materiales.

Es evidente la necesidad de administrar técnicamente un proceso de codificación y

nomenclatura dentro de la empresa, que permita clasificar los inventarios acordes a
características comunes o propias de los materiales y su comportamiento en los flujos
de distribución de los materiales durante todas las fases de recepción, almacenaje,
producción y expedición.

La introducción de un artículo de las existencias en la nomenclatura elegida,

necesita un examen preciso de su naturaleza y denominación, debiendo considerar
como imprescindibles los siguientes elementos de identificación que tienen que verse
representados en la codificación alfa-numérica a emplear:

• Nombre.
 • Material que lo constituye.

• Las dimensiones.

• El uso.

• La referencia: si se trata de una pieza fabricada por o para la empresa, el

número de plano o la especificación, citando la marca o número de
referencia de un plano de conjunto o el de un catálogo y el nombre del
fabricante.

• La unidad de cuenta: kilogramo, litro, centenar, millar, etc.

• El o los servicios utilizadores.

• La clasificación debe hacerse de tal modo que cada familia de material

ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización en el
almacén.

• La codificación viene a ser una consecuencia de la clasificación de los

artículos. Podemos decir que codificar significa representar cada artículo
por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y
suficientes, por medio de números y letras para su posterior identificación.
Los sistemas de codificación más usadas son: código alfabético, códigos
numéricos y alfanuméricos; se prefiere la numeración decimal a los
sistemas nemotécnicos generalizados. El empleo de cifras permite toda
clase de combinaciones y ayuda a recordar y memorizar la identificación
del material en cuestión.

• Importancia de las precisiones y el control de la existencia en un sistema de

mantenimiento.

Por muy bien que se realice el mantenimiento de una planta, en algún momento de
su vida útil se requerirán piezas de repuesto para sustituir algunos de los componentes
que integran las máquinas que forman parte de una instalación industrial. Estas piezas
pueden ser originales, reacondicionadas, adaptadas, equivalentes o fabricadas
exprofeso, pero sin duda, serán necesarias. Es impensable abordar la explotación de
una instalación sin pensar cómo se va a gestionar el repuesto que se necesitará a lo
largo de la vida útil de ésta.
 Asimismo, existen algunas instalaciones se diseñan, se construyen y se ponen en
marcha sin tener en cuenta las piezas de repuesto que se necesitarán, o sin abordar
este problema con el rigor que requiere. Estas instalaciones dejan de estar productivas
poco tiempo después de su puesta en marcha inicial por falta de piezas con las que
solucionar fallos incluso de importancia menor.

Por todo ello, parece imprescindible dedicar un capitulo completo de este libro a la
gestión del repuesto, en el que se analizarán las diferentes categorías en que puede
agruparse las piezas de repuesto, los criterios de selección del stock que debe
permanecer en planta, los almacenes, su control y su ubicación, o incluso, formas de
abordar la gestión del repuesto de manera que suponga un ahorro de costos para la
planta.

• Importancia del almacén de repuestos en las industrias.

La importancia del almacén de repuestos reside en su necesidad para cumplir con la

función de suministrar material al departamento de Mantenimiento.

Y como tal, deberían de tener su propia gestión dentro de la estructura industrial de

la compañía, ya que en la actualidad no se adecuan a lo anteriormente comentado, por
falta de recursos humanos o reducciones de costes, en gran medida mal diseñados y
planificados.

Un almacén de repuestos tiene que estar en buen estado, limpio y ordenado. Ya que
de ello dependerá que tengamos el material almacenado en condiciones óptimas para
ser usado por mantenimiento, también el poder transitar, con sus indicaciones y
señales sin peligros adicionales, hacen que tenga la importancia necesaria y que le
prestemos una atención adecuada.

El material inventariado debe de estar en condiciones adecuadas para ser

encontrado con facilidad y puesto en manos de los Técnicos de Mantenimiento sin
aportar tiempos muertos por falta del mismo o por búsquedas innecesarias.

Aquí es donde entramos en la disposición de dichos repuestos y la creación de un

plano mostrándolo.

Dentro del almacén podemos y debemos encontrarnos con las siguientes áreas:

• Zona donde el material está pendiente de recepción.

 • Zona de aceptación del material por parte del Gestor de Mantenimiento
capacitado para ello.

• Área de devoluciones de material al distribuidor o fabricante.

• Zona de salida de material y distribución interna.

El que cumplamos con lo anteriormente descrito, nos va a facilitar nuestro trabajo y

es un buen punto de partida para optimizar nuestros costes relativos a este apartado
tan importante de la Gestión del Mantenimiento.