TEORIA DE LOS SISTEMAS

Profesora Marcela Coronel O. – Administración para los Negocios

 ¿Qué es una Organización?
Una organización es una colectividad con
límites relativamente identificables, un
orden normativo, rangos de autoridad,
sistemas de comunicación y sistemas de
pertenencia coordinados; esta colectividad
existe de manera relativamente continua en
el medio y se dedica a actividades que
están relacionadas, por lo general, con el
alcanzar un conjunto de objetivos. Ejemplos
de organizaciones son: una empresa, un
colegio, una universidad, un club deportivo,
la Fundación DUOC UC, un hospital, un
equipo de fútbol, etc. Todas estas son
organizaciones porque tienen tres
características comunes:

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1. Tienen un propósito distintivo.
Generalmente, este propósito se expresa en
términos de una meta o conjunto de metas.

2. Están integradas por personas.

3. Desarrollan una estructura sistemática que

define y limita la conducta de sus
miembros. Por ejemplo, esto incluye la
creación de reglas y normas, la identificación
de algunos miembros como "jefes", y el conferir
autoridad sobre otros miembros, o establecer
por escrito las descripciones de puestos para
que los integrantes sepan qué deben hacer.

Por lo tanto, el término organización se refiere a

una entidad que tiene un propósito “distintivo”, que
incluye personas o integrantes y que tiene una
estructura definida.

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La Organización como Sistema Social

Las organizaciones como sistemas sociales poseen

importantes características, tales como:

• Componente Histórico: es decir, las decisiones

que se adoptan están influenciadas por la historia.
Los acontecimientos históricos, tales como una
crisis política o económica, ciertos avances
tecnológicos o la incorporación de un nuevo
proceso productivo, no dejan indemne la
organización.

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• Lenguaje: entendido como un sistema de
signos y de símbolos. Cada organización
construye, elabora un lenguaje que le es
distintivo y propio, el cual, a su vez, articula
determinados significados. Estos significados
guían en gran parte la conducta de los
miembros de la organización, determinando la
identidad de la misma. Debemos resaltar que
este lenguaje no es algo dado, sino muy por el
contrario, algo constantemente construido y
reconstruido al interior de los departamentos o
equipos de trabajo. Son lo que en definitiva
constituyen la organización.
• Memoria organizacional: Las decisiones que
surgen en la organización responden en cierta
medida, a aquellas experiencias que han
quedado registradas como significativas. Este
conocimiento no es fácil de ignorar, pues,
supone todo el bagaje de experiencias
acumuladas que marcan el "saber hacer" o
“Know-How” de la empresa.
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• Estructura de Poder: no es estática, sino
que constantemente se ve reafirmada o
reestructurada por medio de las
decisiones.

De esta forma, una decisión nefasta para

la organización, seguramente implicará
una restructuración de la estructura de
poder.

• Vínculos: en toda organización se

establecen tipos de relación, no sólo de
carácter contractual sino psicológico.
Existe, pues, un aspecto afectivo que
condiciona y está presente en las
decisiones y acciones que se toman y
emprenden en toda organización.

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 Finalmente, el hecho que la organización,
como sistema social, esté inserta en un
entorno, en el cual debe competir, nos lleva
a considerar dos aspectos:

• En primer lugar, la organización debe

estar constantemente adaptándose a
las condiciones del entorno, elaborando
sus propias estrategias y modificando su
comportamiento, de tal forma, que pueda
dar respuesta a las exigencias del mismo.

• En segundo lugar, la organización no es

un ente abstracto, aislado de lo que
acontece con otras organizaciones.
Muy por el contrario, la organización debe
competir en un medio en que los recursos
son escasos y donde el entorno
selecciona y elimina aquellas
organizaciones menos eficientes en la
consecución de dichos recursos.
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Lo anterior, queda reflejado en la enorme
cantidad de organizaciones que fracasan y
desaparecen al poco tiempo de comenzar
su ciclo de vida. La constante adaptación
de la organización a su entorno y el hecho
de que la organización deba competir con
otras organizaciones es un aspecto de
especial relevancia a la hora de entender
la importancia de la administración de
empresas en la organización.

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 Contexto Actual de las
Organizaciones
Durante las últimas décadas, el cambio en las
organizaciones ha jugado un papel preponderante, en el
sentido de que provoca cambios discontinuos e
impredecibles, este es el caso de las turbulencias del
entorno.

Son muchos los factores que han contribuido a este

fenómeno, dando paso a la consiguiente incertidumbre
organizacional. La liberalización de los mercados, el
creciente número de fusiones y adquisiciones, el
surgimiento de bloques de libre comercio, los cambios
tecnológicos, la flexibilización laboral, entre otros, son
factores desestabilizadores del entorno organizacional.
El incremento del conocimiento científico y tecnológico,
por ejemplo, faculta a las organizaciones a identificar y
explotar diversas tecnologías y diversos mercados o
"nichos" en los cuales desarrollar sus actividades, por lo
que la competencia es un elemento que está presente
en todas las organizaciones.

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Este constante cambio del entorno impone a la
organización determinados requerimientos de
información y de acción con el fin de lograr una
mejor adaptación.

Por otro lado, el principal desafío para las

empresas y organizaciones hoy en día, es la
creación de una cultura y un clima que facilite el
aprendizaje organizacional junto a una buena
gestión del conocimiento.

Por lo anterior, se hace necesario mencionar un

concepto importante a nivel de empresa como lo
es el Desarrollo Organizacional (DO) y que trata
acerca del funcionamiento, desarrollo y
efectividad de las organizaciones humanas.

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Se concibe el Desarrollo Organizacional como el esfuerzo libre e incesante de la gerencia y todos los
miembros de la organización en hacer creíble, sostenible y funcional a la Organización en el tiempo,
poniéndole énfasis en el capital humano, dinamizando los procesos, creando un estilo y señalando un
norte desde la institucionalidad.
El DO se puede ver también como una herramienta que, por medio del análisis interno de la organización y
del entorno que le rodea, le permita obtener información que lo guíe en adoptar un camino o estrategia
hacia el cambio, hacia una evolución, conforme a las exigencias o demandas del medio en el que se
encuentre, logrando la eficiencia de todos los elementos que la constituyen para obtener el éxito de la
organización. Esto se requiere para que una organización se encuentre en capacidad o tenga los elementos
necesarios para entrar a competir en el mundo actual, convirtiéndose por tanto el DO en una necesidad.

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Para utilizar esta herramienta se emplea o se hace
uso de un proceso fundamental como lo es el
aprendizaje, proceso a través del cual, se accede
al conocimiento, adquiriendo destrezas y
habilidades y produciendo cambios en su
comportamiento (es un eje para el DO). Es por esta
razón que hay que tener en cuenta los aspectos que
influyen en el rendimiento de los elementos que
constituyen la organización.
 Video “Teoría de los Sistemas”

https://www.youtube.com/watch?v=ZWWWxFR0iEw

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TEORÍA DE SISTEMAS
Un suprasistema o supersistema, es el que integra a los sistemas desde el punto de vista de
pertenencia. En otras palabras, es un sistema mayor que contiene otros menores.
De acuerdo a esto, nos encontramos con la jerarquía de los sistemas según tamaño:

Subsistema, Sistema y Supra-Sistema

En teoría de sistemas, los niveles de organización (o jerarquías) se refieren al orden en distintos
niveles de organización de los sistemas más simples a los más complejos; por ejemplo, la
identificación de un subsistema, dentro de un sistema, dentro de un supra-sistema.
Un ejemplo práctico en informática:
El subsistema "memoria RAM", contenido en el sistema "placa madre", contenido en el supra-
sistema "computadora".
Para esta distinción es fundamental establecer los límites o fronteras precisos de los sistemas
de cada nivel. Sin fronteras, difícilmente se puedan establecer los subsistemas, sistemas y
supra-sistemas.
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Los Sistemas Abiertos y sus Elementos

Los sistemas y subsistemas, en la medida

que interactúan o transan con su medio o
entorno, como la empresa, se denominan
abiertos, para diferenciarlos de aquellos
que no satisfacen tal condición, los que
pasan a ser cerrados. La diferencia entre
ambos no es muy precisa, como pudiera
pensarse. En general, los sistemas
abiertos se asocian con los seres vivos
(hombres, animales, plantas), mientras que
los cerrados con sistemas físicos o
materiales (un motor, una máquina, un
instrumento).

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Profesora Marcela Coronel O. – Administración para los Negocios
Por ahora nos quedamos con que la
empresa, en tanto transa con su medio,
es un sistema abierto: obtiene o importa
del medio los recursos que necesita
(insumos, trabajo, capital, información),
los combina o transforma (proceso
productivo) y eso permite generar o
exportar al medio los bienes y servicios
que llegan al consumidor. Ello posibilita
que ciertos recursos tangibles,
provenientes de la comercialización de
los bienes y servicios y otros
intangibles, como la información,
reingresen al sistema a través de
nuevos insumos, nueva información,
etc. Conforme a esto se puede
perpetuar el ciclo productivo,
haciéndose viable el sistema.

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 A la importación de recursos del medio la llamaremos
corrientes de entrada; la combinación de esos recursos será el
proceso de conversión o transformación; la explotación de
recursos distintos al medio constituirá la corriente de salida;
por último, el reingreso de estos recursos al sistema, como
nueva corriente de entrada, es la retroalimentación o feed
back.

En la siguiente figura se ha representado esquemáticamente

estos elementos componentes de un sistema abierto.

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 Estos elementos son:

a) Corriente de Entrada: corresponde a

los recursos que la empresa importa o
extrae del medio, tales como insumos
materiales, esfuerzo humano, capacidad
administrativa, información, capital, etc.,
cuya utilización permitirá efectuar el
proceso de transformación. En suma, es
la energía necesaria para la producción
de bienes y servicios, la que puede
tomar diversas formas, según la
empresa que se trate, pero en todo caso,
incluye elementos tangibles e
intangibles. Estos últimos los hemos
caratulado bajo el término genérico de
información.

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 b) Proceso de Transformación:
Es la combinación dosificada y eficiente
de los elementos anteriores, destinada a
producir los bienes y servicios que
constituyen el giro o actividad de la
empresa. La mayor parte de estos recursos
son fungibles, es decir, se gastan o
consumen en el proceso. Los bienes
fungibles, son aquellos que pueden ser
sustituidos por otros de la misma especie,
cantidad y calidad, por ejemplo, el trigo, el
vino, el dinero y pueden ser pesados,
contados o medidos.

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Otros bienes, son no fungibles, como la
información, en cambio, no sólo no se
consumen, sino que pueden verse
enriquecidos o incrementados en el
proceso, originando una corriente de salida
adicional.
Los bienes no fungibles, son aquellos que
no se extinguen en su primer uso; son
empleados repetidas veces para su
aprovechamiento, por ejemplo, maquinaria,
ropa, computadores.

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Los primeros (fungibles) están afectos a la
llamada ley de conservación, según la cual lo
que queda en el sistema es igual a las
entradas menos las salidas.

Por el contrario, la información se rige por la

ley de incrementos, es decir, la salida de
información puede aumentar (y no disminuir) la
información total del sistema. El ejemplo
clásico de este fenómeno es el de un profesor
(sistema): cuando dicta su clase (Salida), la
información que exporta al medio (alumnos) no
reduce sus conocimientos, sino que puede
aumentarlos, incrementando así la información
que permanece dentro de él (el profesor, al
enseñar, no olvida lo que sabía; al revés,
aprende aún más).

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 c) Corriente de Salida:
Probablemente los bienes y servicios
constituyen la corriente de salida principal
de la empresa; pero suele haber otros flujos
de exportación al medio que también son
importantes. Tal es el caso de la información,
como ya habíamos mencionado. Podríamos
citar también el prestigio, que es una forma
de corriente de salida intangible. En general,
estos son ejemplos de corrientes de salida
positivas. Si la empresa produce
contaminación, que daña la ecología y
amenaza otras actividades económicas y
sociales y la propia vida del ser humano,
estamos en presencia de corrientes de
salida negativa. Cuando las corrientes de
salida positivas superan a las negativas, se
dice que el sistema ha sido legalizado por el
medio o la sociedad, pudiendo hacerse
viable.

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d) Retroalimentación
En tal caso, una parte de la energía
exportada al medio servirá para
provocar una nueva corriente de
entrada al sistema, permitiendo su
supervivencia.

Cuando las corrientes de salida

permiten una retroalimentación
suficiente para asegurar la
supervivencia del sistema, se dice que
éste es viable y ello sólo ocurre en
sistemas legalizados por el medio. Si la
corriente de salida no es suficiente
para provocar la autogeneración de
energía capaz de mantener vivo el
sistema, entonces la retroalimentación
actúa como señal de inviabilidad.

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Bajo esta concepción, la empresa,
entendida como una estructura
destinada a permanecer en el
tiempo, adquiere la particularidad
de un sistema abierto viable, tal
como el que se muestra en la
siguiente imagen.

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 VIABILIDAD DE UN SISTEMA

¿Es el hombre un Sistema Viable?

Ya establecimos qué es un sistema

abierto, porque interactúa con su medio, la
naturaleza, el ambiente, otros hombres, la
sociedad, pero la viabilidad del género
humano no radica en el hombre mismo,
sino en la pareja humana: ésta es la
unidad que permite regenerar el sistema, a
través de la procreación.

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¿Es una planta un sistema viable?

Su corriente de salida o de exportación al medio es

el oxígeno que produce a partir de la energía solar
(corriente de entrada), por medio del fenómeno de la
fotosíntesis (proceso de conversión). Pero hay otras
corrientes de salida, tal vez secundarias: alimentos,
frutos, aroma, belleza, etc. Y quizás la planta
requiera de ciertos cuidados especiales (abonos,
podas, riego), así como otras corrientes de entrada,
además de la luz solar. Una vez más, sólo si la
planta es capaz de batírselas por sí misma,
podremos considerarla viable. Para comprender
mejor; el jardín de una casa es probablemente
inviable; un bosque nativo o una selva son viables.

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Al definir la empresa como una estructura, supusimos en ella un cierto orden interno que no es
producto de la casualidad. Por el contrario, es fruto de un esfuerzo colectivo de tipo
consciente, que llamaremos Principio de Organicidad. Gracias a él es factible combatir una
fuerza destructiva, amenaza constante que está presente en todos los ámbitos de la humanidad y
que impulsa a demoler el orden establecido a través de una tendencia hacia los estados más
probables de todo sistema, cuyo extremo es el caos. Esta fuerza es la denominada Entropía.

La entropía indica el grado de desorden de un sistema, y,

por lo tanto, es la tendencia de pasar de un estado de orden
a un estado de desorden (caos). Por ejemplo, si se rompe
un objeto como un plato de porcelana, el sistema es
irreversible, ya que no es posible que el mismo retorne a su
estado anterior. La tendencia natural dentro de las
organizaciones es la desorganización, pérdida de las
relaciones y aumento del caos generalizado, que conduce
eventualmente al fracaso.

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 La entropía casi siempre es efectiva y suficiente para
destruir los sistemas cerrados. Sin embargo, en los
sistemas vivos o abiertos, es posible que dicho
principio de organicidad se encuentre expresado en
una fuerza opuesta a la entropía, tal es el caso de la
Neguentropía o entropía negativa, alimentando
con los ahorros de energía del sistema, sus
corrientes de salida positiva y su corriente
retroalimentadora, logrando con esto combatir y
contrarrestar la entropía y consiguiendo mantener la
viabilidad del sistema.

Un ejemplo de neguentropía sería una empresa que

se dedica a la venta de materiales de construcción y
que abastece el mercado sin problemas. Pero ¿qué
pasaría si la demanda del mercado aumenta? La
empresa tendría problemas y no podría satisfacer la
demanda; sin embargo, al analizar la demanda, la
empresa decide aumentar su stock de materiales en
sus almacenes para poder hacer frente a la
demanda, satisfactoriamente.

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Lo anterior significa, que aún cuando la empresa sea viable, ello
no garantiza que lo sea por siempre. La entropía puede, en
cualquier momento, hacer mella en la generación de defensas
del sistema y hacerlo pasar de un sistema viable a uno inviable.
Por eso es importante que la capacidad de adaptación o
innovación de la empresa respecto de su entorno produzca una
renovación de estas defensas neguentrópicas* en la cantidad y
calidad suficientes para asegurar su sobrevivencia o viabilidad.

En el fondo, son el talento del hombre y su esfuerzo colectivo

los ingredientes principales para combatir y vencer la entropía
que afecta la empresa, la que puede tomar diferentes formas,
desde factores que provienen del medio externo, hasta
aquellos propios del medio interno
(*) Neguentropía: Mecanismo por el cual el sistema pretende subsistir; busca
estabilizarse ante una situación caótica. La neguentropía busca la subsistencia del
sistema para lo cual usa mecanismos que ordenen, equilibren, o controlen el caos.

Mecanismos de neguentropía hacen que el caos esté dentro de los límites

permisibles. Pero el caos nunca desaparece, la neguentropía busca controlar el caos
entre los límites permisibles.

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El principio de organicidad (agente neguentrópico) es el instinto de conservación de los
seres vivos, una especie de mecanismo de autocontrol o termostato, que compensa los
cambios bruscos; estamos hablando de la tendencia espontánea hacia un equilibrio
homeostático (estado de equilibrio entre todos los sistemas).

Ejemplo: Cuando se presenta una enfermedad, el propio organismo actúa en la dirección

contraria al mal, generando defensas que procuren neutralizarlo. Sólo si el organismo falla en
su autodefensa, recurrimos a un tratamiento médico: aquí nos referimos a mecanismos de
excepción.

En los sistemas sociales viables, como la empresa, deben concurrir dos tipos de energía
para regenerarse: la necesaria para perpetuar el proceso de transformación y aquélla para
mantener y mejorar la organización interna y su relación con el medio. Ello se logra con la
administración y con la información.

La información es esencialmente neguentrópica, en cuanto combate la ignorancia y la

oscuridad (entropía).

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La Empresa Bajo el Enfoque de Sistemas
Los sistemas complejos, como lo es la empresa, suelen tener dos propiedades
características:
• La Sinergia: dos piensan mejor que uno.

• La Homeostasis Dinámica: resistencia al cambio,

tendencia al mantenimiento del estado de equilibrio.

La concepción clásica de la empresa, como sistema cerrado

y estático, en la que los componentes del entorno se
consideran identificados y se establece claramente cuál es
el elemento que influye sobre el otro, donde no se
contemplan los efectos sinérgicos, sólo es sostenible en
momentos de estabilidad. Pero en un ambiente complejo y
turbulento como el actual, donde el comportamiento de las
empresas evoluciona constantemente, con la aparición de
nuevos problemas, la concepción clásica es inviable.

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Si consideramos a la empresa como un sistema
cerrado, ésta no podría hacer planes ni fijar
objetivos. Es imposible subestimar la influencia de
las condiciones externas como las procedentes de
los mercados, los competidores, las nuevas
tecnologías, etc.
El enfoque de sistemas concibe a la empresa,
objeto material de la economía de la empresa,
como un organismo vivo y abierto que está influido
e influye sobre su medio ambiente.
Es decir, la empresa se contempla, desde un punto
de vista realista, como un sistema artificial, físico y
abierto al entorno, con el que intercambia
información, materia y energía en un proceso de
continua modificación y adaptación a los diversos
cambios acaecidos en el medio.

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 La empresa está integrada por los
siguientes agentes sociales: socios o
accionistas, trabajadores, proveedores,
clientes, bancos, administraciones
públicas, etc., los cuales también están
relacionados.
Estos agentes, son a su vez,
organizaciones con ciertas finalidades, que
pueden coincidir o no con las de la
empresa.
Por otra parte, el sistema empresa se
puede descomponer, atendiendo al
enfoque funcional. Los distintos elementos
se agrupan en subsistemas homogéneos,
según el tipo de función desarrollada de la
empresa, los cuales pueden ser:

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- Subsistema de Producción/Inventarios:
Son el departamento encargado de la
fabricación de los productos dentro de una
empresa, el Área de Inventarios son
quienes ordenan y guardan en bodegas
las materias primas necesarias para poder
fabricar posteriormente el producto que
comercializa la empresa.

- Subsistema de Inversión/Financiación:
son aquellos que se ocupan de solicitar
financiamiento para la empresa y de
invertir el dinero que ésta posee, con el fin
de ganar intereses y obtener rentabilidad.

- Subsistema Comercial: son los

encargados de comercializar el producto
y/o servicio que la empresa ofrece.

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- Subsistema de Dirección y Gestión: Incide en
los tres anteriores a nivel táctico, estratégico y
operativo.

- Subsistema de Personal: Proporciona los

recursos humanos (R.R.H.H.). al sistema total.

- Subsistema de Información: Tejido que relaciona

los elementos del sistema total entre sí y con el
entorno.

- Subsistema de Investigación y Desarrollo: son

los encargados de descubrir nuevos productos y
diseñar nuevos procesos que le permitan adquirir
una posición ventajosa en el mercado.

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Ejemplos:

Si consideramos a DUOC UC como ejemplo de organización,

podríamos visualizar de la siguiente forma el contenido:

Supersistema = Educación, representado por el Ministerio de

Educación
Sistema = Duoc UC, Instituto Profesional y Centro de
Formación Técnica.
Subsistema = Departamento Académico
Subsistema = Departamento Administrativo

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 Otro Ejemplo a considerar: CHIQUINTA S.A., la
cual es una organización cuyo giro o rubro es la
distribución de energía eléctrica en la V Región.

Supersistema = Grupo Enersis (en Chile

reglamentado por la SEC, Superintendencia de
Electricidad y Combustibles).

Sistema = Chilquinta S.A. Subsistema = Área

Comercial Subsistema = Área técnica

Subsistema = Área Financiera – Contable

Subsistema = Área Grandes Clientes

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Luego de lo estudiado entonces, podrán reconocer la vinculación y conexión que tienen las
distintas organizaciones que existen en la actualidad con su entorno.

Podrán saber por ejemplo, que la gran mayoría de las empresas pertenecen al sistema
abierto, pues están en constante comunicación con el entorno que nos rodea.

Además, podrán reconocer que la empresa, al ser un sistema, tienen entradas y salidas,
las cuales tienen a su vez, resultados que son fructíferos para nuestra sociedad y que
retroalimentan nuestro trabajo con resultados que nos sirven para vivir y para poder
analizar la situación que vivimos e inclusive adelantarnos al futuro. A su vez, ahora tienen
conocimiento de que existen subsistemas y que estos son parte de los grandes sistemas
(empresas u otras organizaciones), estos colaboran y son parte del sistema principal.

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 REFLEXION SOBRE LA CLASE

• ¿Qué aprendí en la clase de hoy?

• ¿Con qué dudas me quedé?

• ¿Cómo me siento al terminar la clase?

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