El expediente continuo de auditoria (ECA) o archivo permanente es parte fundamental

en la planeacin y seguimiento de una auditoria.

Una o ms carpetas u otro medio de almacenamiento, en forma fsica o electrnica, que

contienen los registros que comprenden la documentacin de auditoria para un trabajo
especfico.
El archivo permanente de auditora contiene aquellos papeles de trabajo que conservan su
importancia por un periodo de tiempo ms o menos largo y hacen referencia a la informacin
general necesaria para el conocimiento de la entidad auditada
El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener disponible
la informacin que se necesita en forma continua tener que reproducir esta informacin cada
ao.
Documentar la auditoria sirve para:
Planear y desempear la auditoria
Dirigirla y supervisarla
Tener registro de los asuntos importantes para futuras auditorias
Facilitar revisiones e inspecciones de control de calidad
Facilitar las inspecciones externas
Informacin y evidencia relativa al periodo contable actualmente en revisin, cuyo objetivo
es soportar las opiniones y declaraciones incluidas en el reporte de auditoria.
Informacin de importancia continua que puede ser actualizada en cada auditoria
Informacin que normalmente no cambia de un ao a otro y que por lo tanto, no requiere
ser duplicada.
Objetivos que cumple el archivo permanente:
Refrescar la memoria del auditor acerca departidas aplicables en un periodo de varios
aos.
Proporcionar a los nuevos miembros del cuerpo de auditores, un breve sumario de
las polticas y de la organizacin del cliente.
Conservar los papeles de trabajo correspondientes a partidas que muestren
relativamente poco o ningn cambio, eliminando consecuentemente, la necesidad de
su preparacin ao tras ao.
Informacin contenida en el archivo permanente Extracto del acta constitutiva de la
empresa
Catlogo de cuentas, manuales de procedimiento polticas contables establecidas.
Contratos de arredramientos, participacin de utilidades y bonificaciones.
Graficas de organizacin y alcance de la autoridad y responsabilidad de los
funcionarios.
Extracto del acta de la asamblea de accionistas Anlisis de cuentas (terrenos, capital
social, pasivo a largo plazo)
Toda esta informacin deber ser cuidadosamente conservada por el auditor en el archivo
permanente, de tal manera que pueda evitar una innecesaria repeticin de trabajo durante
auditorias subsecuentes.
Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser actualizado durante
cada auditoria, se deber tener un ndice adecuado para permitir una rpida referencia.
El proceso de integracin del expediente continuo de auditora se inicia desde la etapa de
planeacin de la auditora, al obtener informacin general sobre las caractersticas dela
organizacin, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de informacin
Adems de la informacin anterior, deben incorporarse tanto los objetivos de la
auditora como el programa especfico de revisin, el marco conceptual y el
cronograma de actividades.
Independiente a las necesidades de cada organizacin, se sugiere:
Planear con oportunidad el lugar de conservacin durante el tiempo que sea necesario
Implantar polticas y procedimientos para un mejor orden y salvaguardia de los papeles de
trabajo
Elaborar una cdula que indique las diferentes secciones de su contenido
Integrar la informacin en secuencia cronolgica conforme esta se va recopilando
Utilizar el nmero de carpetas acorde al crecimiento de la informacin, tanto en nmero de
secciones como en volumen

PROCESO DE INTEGRACIN DEL EXPEDIENTECONTNUO DE AUDITORA

Para la conservacin de los papeles de trabajo del archivo permanente conviene utilizar una
carpeta que permita su crecimiento, tanto en nmero de secciones como en volumen.
Al inicio de la carpeta debe existir una cdula que indique las distintas secciones que
comprende, cuya documentacin deber estar ordenada cronolgicamente.
SECCIONES DEL EXPEDIENTE CONTNUO DE AUDITORA O ARCHIVO
PERMANENTE.
Organizacin
Actas
Manuales de organizacin y procedimientos
Organigrama
Objetivos y funciones de la operacin
Descripcin de puestos
Procedimientos
Antecedentes de la operacin
Historia de la dependencia o entidad
Sistema de informacin y control
Formatos y reportes
Estadsticas
Anlisis FODA
Sistema legal, fiscal y contable
Rgimen legal
Rgimen fiscal
Sistema contable
Contratos (copia o extractos)
Servicios
Compra
Arrendamiento
Financiamiento
Asistencia tcnica
Comisin
PROPUESTA DE SERVICIOS DE AUDITORA

En la primera reunin entre el socio auditor y un representante de la empresa interesada en

los servicios, deben definirse las expectativas del cliente, sus necesidades e intereses, el perfil
de sus operaciones, as como la congruencia de estos elementos en comparacin con las
dimensiones y capacidad estructural del despacho. Tambin debe establecerse, en su caso,
una fecha para que el auditor acuda a las instalaciones de la empresa con el propsito de
obtener la informacin relacionada con el clculo de los honorarios.

INFORMACIN RECABADA

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA LA PRESENTACIN DE UNA PROPUESTA DE

SERVICIOS PROFESIONALES

Un servicio profesional es toda actividad encaminada a satisfacer alguna necesidad intangible

(cuyo satisfactor no sea un bien material) de personas fsicas o morales, o ambas.
La propuesta de servicios profesionales constituye una oferta de servicios que debe incluir
una oferta tcnica una oferta econmica.

OFERTA TCNICA:
Incluye todas las caractersticas relacionadas con los aspectos profesionales del trabajo, por
ejemplo:
Alcance de la revisin
Entendimiento del trabajo a ser desarrollado
Responsabilidades en material de informes
Informes para propsitos especiales, procedimientos convenidos, requerimientos de
informacin para consolidar en el exterior, requerimientos estatuarios, entre otros.
Periodicidad de las revisiones (mensual, trimestral, semestral, entre otros).
OFERTA ECONMICA

Corresponde a la estimacin econmica que se ha efectuado por la realizacin de la auditora.

Aspectos a considerar para la presentacin de una propuesta de servicios profesionales:

1. Inicialmente el cliente se comunica a nuestras oficinas requiriendo de nuestros servicios

profesionales y/o por alguna referencia.
2. Despus de este primer contacto se hace una cita para conversar de manera personal
sobre aspectos a considerar para la presentacin de una propuesta de servicios
profesionales, con las personas claves del posible cliente.
3. Aspectos generales necesarios a considerar en la primera entrevista, para iniciar el
conocimiento de la entidad. En esta primera entrevista debemos de documentar los aspectos
que como mnimo, se presentan a continuacin:
La informacin recabada por el auditor a travs de las entrevistas y los documentos
obtenidos, permite tener la razonable seguridad de que la empresa es auditable; en otros
trminos, la visita a las instalaciones capacita al auditor para llegar a conclusiones sobre si
existen suficientes elementos de control interno para llevar a cabo su examen sobre los
estados financieros. Adems dicha informacin tambin es indispensable para determinar
tres factores bsicos que respaldan los honorarios que sern propuestos a la empresa:
Nmero de horas-hombre que se invertirn en la auditora
Dificultad estimada para efectuar la auditora
Cantidad y nivel del personal que ser asignado a la auditora.

PREPARAR UNA PROPUESTA DE SERVICIOS DE AUDITORA

Tipo de empresa (industrial, comercial, de servicios, banca, seguros, entre otros).
Tamao de la empresa.
Unidades operativas (central y agencias o sucursales, distribuidoras, atenciones al pblico)
Sistemas de contabilidad y de control interno.
Nmero de empleados.
Volumen de transacciones con relacin a ventas, compras, cheques emitidos, recibos de
caja, depsitos a cuentas bancarias, ingresos y salidas de bodega, entre otros.
Observaciones generales de los estados financieros, para definir los componentes ms
importantes y estimar la inversin de tiempo necesario para su revisin.
Definir consideraciones administrativas de auditora con respecto a toma fsica de
inventarios, arqueos y cortes de caja, entre otros.
Definir si se desarrollara el trabajo en una sola visita, en dos, entre otros.
Motivo del cambio de auditores.
Opinin emitida por los auditores externos en el ao anterior.
Tipos de informes.
Expectativas del cliente con respecto a nuestros servicios.
Estimacin de las horas a utilizar por la auditora.