Tipo de documento: Procedimiento

Código: PD-10.021-PR001

Revisión No: 01
GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA
Fecha: Diciembre 2019

PD-10.021-PR001

GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA ENVIADA Y

RECIBIDA

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre: José Carlos Beleño Nombre: José Benedicto Varela Nombre: Johan Villa
Cargo: Profesional HSEQ Cargo: Coordinador QHSE Cargo: Director de Proyecto G3
Fecha: Febrero de 2020 Fecha: Febrero 2020 Fecha: Febrero de 2020

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 TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO................................................................................................................................. 3

2. ALCANCE................................................................................................................................. 3

3. RESPONSABLES....................................................................................................................... 3

4. DEFINICIONES......................................................................................................................... 3

5. METODOLOGÍA...................................................................................................................... 4

5 ANEXOS................................................................................................................................... 7

6 CONTROL DE CAMBIOS......................................................................................................... 8

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1. OBJETIVO

Establecer la metodología para la Gestión de correspondencia recibida y enviada en

el CONSORCIO DESARROLLO ESCOLAR.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todos los procesos del CONSORCIO DESARROLLO ESCOLAR.

3. RESPONSABLES

Son responsables de dar cumplimento a este procedimiento todos los colaboradores que
estén involucrados con el manejo de correspondencia interna y externa.

4. DEFINICIONES

CDE – CONSORCIO DESRROLLO ESCOLAR

Documento – Información registrada, cualquier que sea su forma o el medio utilizado.

Correspondencia - Documentos escritos enviados o recibidos por el CDE por vía fax, por entrega
personal, correo certificado.

Radicación - Codificación de la correspondencia, registro de su existencia y ruta de documento.

Archivo - Sitio donde se almacenan documentos en un orden predeterminado para su consulta

y preservación.
 5. METODOLOGÍA

5.1. PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA RECIBIDA

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

Recepcionista
Recibe la correspondencia, pone el sello de ME, Sello
RECIBIDO dd mm aa, y hora manual, tanto en el PD-10.021–
recibido como en la copia que se deja al remitente. PR001-F001
Recepción de Técnico Control de
1.
correspondencia Asigna consecutivo de recibido y lo relaciona en el correspondenc
formato PD-10.021–PRD-F001 control de Gestión Documental i a recibida
correspondencia recibida.
Administrativo de
Obra
Técnico de Gestión Documental (oficina Bogotá) o
administrativo de obra (en campo) digitaliza todo el
documento recibido y ubica en la carpeta de
correspondencia recibida en el espacio destinado en
servidor del CDE – carpeta 4.2. Cada archivo lo nombra
con el número de consecutivo de recibido y una
referencia del asunto y lo envía vía e-mail a los
interesados.
AÑO

MES

DÍA

resumido
Digitalización y
Consecutivo

Entidad

Asunto

2. envió a los CC
interesados

10.021 aa mm dd 00000X X XXXX

Ejemplo de cómo guardar la digitalización

Se envía al correo la digitalización poniendo en asunto la

misma designación de cómo está guardado el
documento, y nel cuerpo del correo se pone el
encabezado de la comunicación.

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NO CONTROLADA
No. ACT V DAD DESCR PC ÓN RESPONSABLE REG STROS

La gestón documenta de a correspondenca rec b da se Técn co Gest ón Carpetas en

hará según Procedimiento ADM-PR007 Gest ón Documenta Serv dor
3. Arch vo Documenta y e Proced m ento CAL-PR002 Contro de
Reg stros. Adm n strat vo Az-Fo der

de Obra

5.2. PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA ENVIADA

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

El responsable de cada área elabora el documento

(comunicado y/o carta, radicación, oficio etc.) según Responsable por PD-10.021-
1. Elaboración del
su necesidad, conforme lo impreso definido por el CDE elaborar el PR001-F03
Documento
PD-10.021-PR001-F03 que se encuentra en la carpeta documento Oficio y anexos
4.1 Correspondencia Enviada del servidor del
proyecto en el servidor de obra.

Cuando se ha elaborado el documento, a este se debe

asignar el número de consecutivo con el cual se
identificará. Responsable por
Asignación del
2. elaborar el Oficio y Anexos
consecutivo El consecutivo será solicitado al Técnico de Gestión Documento
Documental.

El número de cada oficio estará compuesto de acuerdo a

la siguiente estructura:
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS
Sigla CC Sigla del Año Consecutivo
empres Proyecto
a

ME 10.021 COL1 16 0000X

El archivo digital estará disponible en la carpeta digital

4.1. del servidor de obra y debe ser grabado con la
siguiente designación:

resumido Asunto
Consecutivo

Entidad
CC
MES
AÑO

DÍA

10.021 aa mm dd 00000X X XXXX

Ejemplo:

10.021-16_07_11- 00001-FFIE-Firma Contrato

Oficio y Anexos
Una vez firmado el oficio por la persona que autoriza su
liberación o quien sea designado, lo registra en la Responsable por PD-10.021-
Registro en la PR001-F002
matriz PD-10.021-PR001-F02 control de elaborar
3. matriz de
correspondencia enviada. Esta matriz estará disponible el Documento Control de
control
en la carpeta 4.1. del servidor de obra. correspondenci
a enviada

Una vez el documento (en original y copias con sus PD-10.021-

anexos) sea foliado y autorizado para su liberación, es Administrativo PR001-F002
Entrega para
4. entregado al Administrativo de la Obra/Técnico de Obra/Técnico
distribución
Gestión Documental, quien a su vez verifica los datos d Control de
introducidos en la matriz de enviados, el consecutivo, el e Gestión correspondenci
a
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS
asunto, anexos y numero de folios y lo direcciona enviada
según el medio de envío.

El original con sus anexos es entregado al destinatario

mediante alguno de los siguientes medios: Correo Administrativo
Envío del
5.
Documento certificado, Mensajería, e-mail (desde el buzón del Obra/Técnico de
responsable directo). Gestión Documental

Después de hecha la radicación, la copia del oficio con

el sello de radicado y sus anexos son digitalizados por
el administrativo de obra/Técnico de Gestión
Digitalización de Administrativo
correspondencia Documental y almacena su digitalización en el servidor
6. Obra/Técnico de Servidor
y distribución en la carpeta 4.1. del servidor de obra.
Gestión Documental
interna
La distribución interna es hecha por correo electrónico
a los interesados.

La gestión documental de la correspondencia enviada Carpetas en el

se hará según el Procedimiento ADM-PR007 Administrativo servidor
7. Archivo Gestión Documental y el Procedimiento CAL-PR002 Obra/Proyecto
control de Registros. Az-Folder

6 ANEXOS

PD-10.021-PR001-F001 Control de Correspondencia

Recibida PD-10.021-PR001-F002 Control de
Correspondencia Enviada
PD-10.021-PR001-F003 Formato Tipo Elaboración de Correspondencia
 7 CONTROL DE CAMBIOS

No. De
Ítem Cambiado Justificación del Cambio Fecha del Cambio
Revisió
n
Agilización del Proceso con la eliminación del sello de la recepción
del documento.

1.Elaboración del
Documento Enero 2017 00

Agilización del Proceso con la eliminación del sello distribución de

la información y utilización del correo electrónico para su
distribución por los interesados
6. Digitalización de
correspondencia y
Enero 2017 00
distribución interna

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