Importech

Alcance
Plan de trabajo y beneficios esperados

Albus Consultoría
2-7-2020
CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN 2

2. ALCANCE 2

2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2

2.2 EXCLUSIONES 3

3. PLAN DE TRABAJO 3

3.1 INTERESADOS: 3
3.2 ESQUEMA DE DESCOMPOSICIÓN DE TRABAJO 6
3.3 CALENDARIO DE TRABAJO 7

4. BENEFICIOS ESPERADOS 8

4.1 GRÁFICO RESUMEN 8

1. INTRODUCCIÓN
Este documento tiene por finalidad presentar el alcance del proyecto para Importech, identificando
tareas generales, planificación y beneficios esperados.

El proyecto de consultoría surge de la necesidad del cliente de mejorar sus procesos actuales.

Para considerar el alcance el equipo de Albus realizó un relevamiento inicial de la organización,

describiendo su situación actual y un posterior análisis de sus requerimientos. Luego, recomendó la
implementación de un sistema de gestión que, junto con la estandarización de sus procesos, lo ayude
a alcanzar sus objetivos estratégicos.

El objetivo general de este proyecto es lograr datos de mayor calidad que puedan traducirse
eficazmente en información completa, oportuna y veraz para nuestro cliente. Así como también, la
revisión de la operatoria actual para lograr convertirse en una empresa líder en distribución
electrónica en el tiempo estipulado, retroalimentando su negocio con los datos provistos por el
sistema, para lograr el alcance nacional y la automatización de sus procesos.

2. ALCANCE

2.1 Objetivos específicos

El proyecto consiste en una serie de actividades de relevamiento, análisis, evaluación que permiten
tomar la mejor decisión sobre la solución a implementar en el cliente, siendo aquella que cubra sus
necesidades.

Las actividades que realiza el equipo de consultoría son, a grandes rasgos, las siguientes:

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 ● Análisis del cliente.
● Análisis de la arquitectura empresarial.
● Análisis de soluciones.
● Presentación final.

El análisis del cliente tiene como objetivo entender sus necesidades. Para esto se realiza el
relevamiento de sus requerimientos del sistema necesitado, tanto funcionales como no funcionales.

El análisis de la arquitectura empresarial busca, durante la etapa de evaluación de la arquitectura

origen, obtener una imagen general sobre la situación en la que se encuentra el cliente atendiendo a
cada uno de sus procesos. Luego se define la arquitectura de destino identificando los aspectos que
la organización debe extender para alcanzar sus objetivos estratégicos. Por último, se constituye una
matriz de brechas, comparando las arquitecturas de base y destino.

El análisis de soluciones va a depender de todas las actividades realizadas con anterioridad y debe
basarse en el estudio de los objetivos estratégicos, funcionalidades y aspectos críticos.

La definición del alcance de proyecto resume los objetivos del proyecto y las metas que se deben
alcanzar para que el mismo se cumpla satisfactoriamente. A partir de este alcance se define el
cronograma, que presenta las tareas e hitos que forman parte del proyecto. También incluye el
análisis de mercado de software y RFI, revisando el mercado de software en la búsqueda de
soluciones que puedan satisfacer las necesidades del cliente. La constitución de la matriz RFP
(Solicitud de Propuestas) permite consultar a detalles las propuestas realizadas por los proveedores y
todo esto desemboca en la selección de una propuesta específica de solución y su análisis detallado
de costos, comparados entre las 2, para recomendar una herramienta.

Para cerrar, se realiza una presentación final, aportando en una presentación la exposición del
trabajo realizado, análisis y conclusiones. También se incluye una propuesta de innovación
tecnológica que permite ampliar el horizonte de la organización de manera creativa.

El proyecto concluye con la entrega de una Carpeta de proyecto, con toda la documentación relativa
al trabajo realizado para Importech, sumando conclusiones finales.

2.2 Exclusiones
A continuación, se detallan los temas no incluidos dentro del alcance de la presente propuesta:

● La gestión de cambio organizacional está a cargo del cliente.

● Los cambios necesarios para pasar de la arquitectura actual a la arquitectura destino se
consideran responsabilidad de la organización.
● En la arquitectura de destino propuesta el equipo de Albus recomendó la
implementación de un e-commerce, sin embargo, esto no formará parte del proyecto
por decisión del cliente, quien prefiere enfocarse en la mejora de procesos.
● El proveedor seleccionado es responsable de presentar la propuesta final de proyecto de
implementación y llevar adelante todas las tareas asociadas, con acuerdo del cliente.

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3. PLAN DE TRABAJO
Para arribar al plan de trabajo de Importech el equipo Albus utiliza primero la metodología de
descomposición de trabajo (WBS por sus siglas en inglés), y luego organiza las actividades en un
calendario que detalle tareas y plazos comprometidos.

Por otro lado, se ha realizado un análisis de interesados para enfocar adecuadamente la solución
propuesta.

A continuación, se presentan: el análisis de interesados, el esquema de descomposición de tareas

(WBS) y el calendario de trabajo.

3.1 Interesados:
En esta sección se presenta la Matriz de Stakeholders, o interesados, que se obtiene del análisis de
los grupos de interés de la empresa y que sirve para determinar los tipos de relaciones que tiene la
organización con cada uno de ellos.

En la matriz se ha identificado cada stakeholder y su clasificación de acuerdo con sus niveles de

poder e interés que tienen sobre el proyecto, basado en el cuadrante en el que se encuentren se
podrán establecer estrategias de gestión para cada uno de ellos.

Los grupos de interés sobre este proyecto son:

● Director: el director de Importech se encuentra en los extremos superiores de ambos

ejes, tanto en poder como en interés. Él es quien tiene la decisión final sobre qué es lo
que se implementa y como; y es el mayor beneficiado, no solo porque es el dueño la
empresa, sino que también por la reducción de carga laboral que el sistema a
implementar le proveería.
● Usuarios internos (empleados): su interés es alto ya que son ellos quienes tendrán, junto
con el director, el mayor uso del sistema, pero esto no viene acompañado con un poder
alto ya que las decisiones son tomadas en su totalidad por el director.
● Contador: se encuentra en nivel medio de ambos aspectos. La implementación del
sistema le permitirá obtener la documentación que requiere para realizar su trabajo de
manera más rápida y ordenada, y tendrá el poder de aconsejar al director sobre ciertos
aspectos del módulo contable, aunque no podrá tomar la decisión sobre su
implementación.
● Revendedores: su interés es bajo ya que no se verán afectados directamente por el
proyecto, sumado al hecho de que no interactuarán con el sistema a implementar. En
cuanto al poder también es bajo, no teniendo influencia sobre el director para modificar
este tipo de decisiones.
● Proveedor del sistema: su interés es alto ya que recibirán un beneficio económico y la
experiencia de la implementación del proyecto. Su poder se encuentra dentro de la
escala como medio.

Matriz:

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Albus pág. 4
3.2 Esquema de descomposición de trabajo

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3.3 Calendario de trabajo

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4. BENEFICIOS ESPERADOS
Luego de implementar la solución propuesta, el cliente va a poder organizar y centralizar sus
operaciones (compras, facturación, pagos, cobranzas, control de stock, control de flujo de caja,
logística, etc.) logrando el control y la coordinación de todos los procesos, desde el nivel más
alto hasta el nivel operativo más bajo, contando con procesos auto gestionables, permitiéndole
delegar tareas operativas, y con el beneficio de obtener información oportuna y veraz.

El usuario va a poder reducir drásticamente el manejo de planillas Excel, para volcar todos sus
datos en el sistema y con ello obtener valores exactos relacionados con la facturación mensual,
cual es el producto más vendido, el ranking de venta por vendedor y por cliente, cual es la
inversión más redituable, información respecto de la rotación de stock.

Además, Importech estará en condiciones de elaborar una política de precios mediante una
mejora en la precisión y/o adecuación en el mercado, como consecuencia de contar con una
mejor información (por ejemplo, la relación venta y tipo de pago, y él % de rentabilidad
aplicado o aplicable a un producto, etc.).

La sistematización de permitirá a la organización reducir tiempos de procesamiento, aumentar

su calidad de datos y, en consecuencia, reducir costos y aumentar su productividad, logrando
información confiable y en tiempo para la toma de decisiones de operación y estratégicas.

4.1 GRÁFICO RESUMEN

El relevamiento de la situación actual, los requerimientos y las preferencias del cliente nos
permitió identificar los aspectos que la organización debe extender para alcanzar sus objetivos
estratégicos.

El itinerario de la arquitectura definido en el gráfico araña que se encuentra a continuación,

representa la arquitectura de origen o actual que es el estadío en el que se encuentra la
organización actualmente y la arquitectura de destino ideal que es aquella que se alinea con la
visión del negocio y a la que apunta la estrategia de la dirección. También se encuentra
representada la arquitectura de transición que es aquella que busca alcanzar este proyecto
para aproximarse a la arquitectura de destino.

De las tres arquitecturas son evaluadas cuatro dimensiones de la arquitectura empresarial,

proceso, datos, aplicaciones y tecnológica.

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Itinerario de la arquitectura:

La arquitectura de destino estará compuesta por un sistema de planificación de recursos

empresariales (ERP) que incluirá la gestión de los procesos de ventas, compras, almacenes,
contables, Cash Flow. Contará con un e-commerce que permitirá la venta de los productos a
través de Internet y la capacidad de emitir reportes de aspectos clave del negocio.

La arquitectura de transición que compete este proyecto buscará acercarse a la arquitectura

ideal de la organización y no contará con la implementación del e-commerce mencionado
anteriormente. Los módulos de ERP que se incluirán en la arquitectura de transición serán:
Compras, Stock, Ventas, Cash Flow y Contable; excluyendo el módulo de RRHH.

Actualmente la organización que trabaja sobre un nivel básico de infraestructura tecnológica

utilizando planillas de cálculo MS Excel exclusivamente, y realizando sus operaciones con un
fuerte apoyo en internet, sobre todo las Ventas. La idea es que la arquitectura de transición
permita sistematizar los procesos actuales, poniendo el mayor énfasis en los procesos
operativos sin modificar el hardware mediante la implementación bajo la modalidad SaaS.

Actualmente la recolección de datos es costosa en tiempo y esfuerzo, aunque la obtención de

indicadores clave para el desarrollo de las actividades de la organización es importante para el
Directo. La dimensión de datos sufrirá un cambio cualitativo en lo que se refiere a la
recolección de información, logrando obtener con la nueva modalidad información útil,

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oportuna y confiable. Esto permitirá reducir tiempos del proceso y generar información
confiable, así como estadísticas de la operación.

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