DOCUMENTACIÓN EMPRESARIAL

¿A través de que medios puedo probar las transacciones

que he realizado?

1. LA DOCUMENTACIÓN EMPRESARIAL

1.1 CONCEPTO DE DOCUMENTACIÓN EMPRESARIAL

Es la disciplina que trata del estudio de los diversos documentos que

intervienen en las transacciones mercantiles, sea en la comercialización,
como en la distribución de los productos. Para su estudio y comprensión se
clasifican de acuerdo a su importancia y efecto legal. Para su preparación y
aplicación, se toman en cuenta las leyes y disposiciones vigentes de cada
país, y quizás de cada región o zona geográfica, con la finalidad que estas
transacciones, a través de su registro, nos muestren una información
correcta.

1.2 IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DE LA DOCUMENTACIÓN

El estudio de la documentación es importante para:
o El Comerciante
o La Empresa
o El Estado
o La Colectividad

a) Para el Comerciante, porque los documentos presentan un medio

probatorio de las transacciones que ha realizado.
b) Para la Empresa, porque puede probar la autenticidad de la transferencia
de un bien y porque utiliza dichos documentos para los
registros con los que prueba el resultado de la gestión.
c) Para el Estado, porque a través de los documentos se
verifican las diversas transacciones realizadas por las
personas naturales o jurídicas, y se da fe de la forma de
librar, aceptar, registrar dentro de las leyes y
disposiciones vigentes.
d) Para la Colectividad en general, porque a través del tiempo y espacio se
puede autenticar la propiedad del derecho y la obligación que le asiste ante
quienes, directa e indirectamente, desean conocer el fin y el origen de los
mismos.

1.3 CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE, COMERCIAL -

MERCANTIL
Comprobantes externos. Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa luego recibidos y
conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados. etc.

Los comprobantes internos. Son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de rentas, recibos por
cobranzas. Presupuestos. Vales.
• Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva.

a) Documentos que se archivan y generan registración:

Factura. nota de Débito. Nota de Crédito, Ticket. Recibo, Pagaré, Cheque. Nota de Crédito
Bancaria.

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b) Documentos que sólo se archivan:

Orden de Compra. Nota de Venta, Remito. Resumen de Cuenta.

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos
públicos (escrituras. hipotecas) privados (contratos de arrendamientos, depósito) y cualquier
comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas
de sueldos. Informes).

Cuadro de Clasificación de la Documentación Mercantil

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Circuito que muestra quien emite y quien recibe la documentación

contable:

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1.4 RELACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CON LA CONTABILIDAD

La documentación se relaciona con la Contabilidad por que le proporciona los
instrumentos necesarios que le sirven de base para el registro contable. La contabilidad
ordena, analiza y registra las operaciones contenidas en dichos documentos, para luego
resumir y proporcionar resultados del período.

1.5 EL COMERCIO

1.4.1 CONCEPTO

El comercio es la actividad económica que tiende a poner a nuestro alcance los

artículos u objetos necesarios para satisfacer nuestras necesidades, teniendo en cuenta que a
mayor desarrollo comercial e industrial, mayores serán las necesidades y mayor será el
consumo.
El comercio es la actividad por la cual el comerciante pone sus productos a disposición del
público consumidor. Al realizar esta operación da origen a que se produzca la llamada Utilidad
o Ganancia.

1.4.2 CLASIFICACIÓN DEL COMERCIO

El comercio por la diversidad y formas de extensión de sus

operaciones se puede clasificar como sigue:
o POR EL VOLUMEN DE SUS OPERACIONES
o POR EL MEDIO DE TRANSPORTE QUE UTLIZA
o POR EL LUGAR DONDE SE REALIZA
o POR LAS OPERACIONES QUE REALIZA
o POR LA FORMA DE PAGO

a) POR EL VOLUMEN DE SUS OPERACIONES

El comercio de acuerdo al volumen de operación que realiza puede ser:
o Comercio Minorista
o Comercio Mayorista

Comercio Minorista: Es el que se ocupa de la venta de artículos al por menor o al

detalle, es decir, el intercambio entre el minorista y público. Ejemplo: las bodegas,
panaderías, supermercados, etc.

Comercio Mayorista: Se denomina Mayorista cuando la Compra-Venta de artículos

es en grandes cantidades, por ejemplo: por docenas, cientos, millares, cajas, según el
tipo de artículos.

b) POR EL MEDIO DE TRANSPORTE QUE UTILIZA:

o TERRESTRE: Carreteras Ferrocarriles
o ACUÁTICO: Marítimos, Ríos, Lagunas
o AEREOS: Compañías de Aviación

c) POR EL LUGAR DONDE SE REALIZA

o COMERCIO LOCAL
o COMERCIO INTERNO O NACIONAL
o COMERCIO INTERNACIONAL

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d) POR LAS OPERACIONES QUE REALIZA

o COMERCIO DE TRANSPORTE: Es el que

efectúan las empresas navieras, ferrocarriles
etc.
o COMERCIO DE BANCA: Es el que efectúan los
bancos o instituciones de crédito.
o COMERCIO DE SEGUROS: Es el que
desarrollan las compañías de seguros.

e) POR LA FORMA DE PAGO

o Comercio al contado: cuando en la operación se hace el pago
inmediato de dinero.
o Comercio al Crédito: cuando el pago es posterior, refrendada por
documentos como letras, pagarés, etc. en lugar de dinero.
o Comercio en consignación: es el comercio en forma
condicionada .El que recibe la mercadería no tiene compromiso de
comprarla y si no la vendiera en un tiempo prudencial puede
devolverla sin pago alguno.

1.6 DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA COMPRA VENTA

Los documentos que intervienen en las Operaciones de Compra Venta son los siguientes:
o NOTA DE PEDIDO
o ORDEN DE COMPRA
o CARTA DE PEDIDO
o GUIA DE REMISIÓN O NOTA DE ENTREGA
o FACTURA

1.6.1 NOTA DE PEDIDO

a) CONCEPTO
Es el documento que utilizan las casas comerciales, para que a través de ellos
los clientes soliciten las mercaderías deseadas. Se extiende por duplicado o
triplicado, la original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al
cliente para que pueda controlar su pedido. En este documento se indica la
cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que solicitan las
mercaderías en calidad de compra.

b) RAYADO
El rayado de la Nota de Pedido no es uniforme, depende de cada empresa o
de las necesidades que tienen las mismas, sin embargo el rayado tradicional
tiene las siguientes partes:

PARTES DE LA NOTA DE PEDIDO:

o Membrete (nombre o razón social y RUC de la empresa seguido de
dirección y teléfono)
o Numeración Correlativa
o Lugar y fecha en que se hace el pedido
o Nombre o razón social del cliente
o Dirección del cliente y condiciones del pedido
o Cantidad (indicando si son docenas, piezas, millares, etc.)
o Clase, calidad o tipo de artículo o mercadería
o Precio unitario de la mercadería
o Firma del solicitante o empresa que hace el pedido.

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1.6.2. ORDEN DE COMPRA

A. CONCEPTO

Es un documento similar a la Nota de Pedido. Se utiliza para solicitar mercaderías a

determinado proveedor cuando se encuentra en una misma localidad y el proveedor
no envía vendedores para ofrecer el producto.
Se extiende por duplicado. El original se envía al proveedor y la copia queda en la
empresa que solicita la mercadería.

B. REQUISITOS DE LA ORDEN DE COMPRA

La orden de compra debe reunir los siguientes requisitos:

o Membrete (Razón Social o Nombre de la Empresa).
o Numeración Correlativa.
o Lugar y fecha de emisión de la orden.
o Nombre o razón social de la empresa proveedora.
o Dirección del proveedor.
o Indicación (Sírvanse Uds. adjuntar la siguiente orden por los artículos descritos
a continuación).
o Indicar las condiciones.
o Cantidad, artículo, precio, etc.
o Firma y sello de la persona solicitante.

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Modelo de Orden de Compra

1.6.3 CARTA DE PEDIDO

A. CONCEPTO:
Se utiliza cuando el comprador se encuentra en plaza diferente a la del vendedor. En
este caso se solicitan los productos por intermedio de una carta que toma el nombre de
carta de pedido y su principal objetivo es solicitar mercaderías.
La carta de pedido es un documento comercial, por tanto debe ser breve y sencilla. La
parte más importante es la referencia que detalla las mercancías que se solicita.

B. REQUISITOS DE LA CARTA DE PEDIDO

Los requisitos son los siguientes:

o Frase de saludo
o Descripción de las mercancías conteniendo lo siguiente: Cantidad, clase,
peso, modelo, color, tamaño, talla, estilo, número de catálogo, etc.
o Referencia del precio de cada artículo y el importe del pedido.
o Referencia al pago indicando condiciones.
o Alusión a la fecha en que se debe enviar.
o Referencia de la forma de envío, el medio de transporte y el flete, etc.
o Frase de agradecimiento por la atención del pedido.
o Frase de despedida y firma.

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Modelo de Carta de Pedido

Lima, 15 de Enero de 2008

Señor(es)
Gerente General de
Distribuidora San Cristóbal S.A.
LIMA

Tengo a bien dirigirme a Ud (s) para solicitarle(s) se sirvan atender el

pedido de los artículos que a continuación detallo:

5 millares de papel bond de 60grs. tamaño oficio S/. 520.00

5 millares de papel bond de 60 grs. tamaño carta S/. 680.00
5 millares de papel periódico tamaño oficio S/. 360.00
3 millares de papel copia tamaño oficio S/. 320.00
------------
TOTAL S/. 1880.00

A vuelta de correo le enviaremos el giro bancario por el importe total

calculado de acuerdo a los precios que nos hicieran llegar ustedes
recientemente, incluyendo los costos de flete. Le agradeceremos que el
envío se haga por agencia Sudamericana.

En espera de ser atendidos como siempre, quedo de Uds.

Atentamente,

1.6.4. GUÍA DE REMISIÓN O NOTA DE ENTREGA

A. CONCEPTO

Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías

solicitadas por el cliente según su nota de pedido. Este se encuentra impreso y
membretado, según necesidad de la empresa. Sirve para que el comerciante tenga
testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobado
por el Dpto. de Ventas.
Este documento se extiende por triplicado. Una queda en el talonario para la empresa
que vende, la otra entregada al cliente junto con las mercancías y la tercera es devuelta
con la firma de conformidad del cliente en el que certifica haber recibido conforme.
Este documento acredita el traslado de bienes y su emisión requiere de autorización
por parte de la Administración Tributaria (SUNAT). Con mayor detenimiento lo veremos
en la Unidad II en el tema comprobantes de pago.

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B. REQUISITOS DE LA GUÍA DE REMISIÓN

Los requisitos de este documento son los siguientes:

o Membrete o Razón Social de la Casa Vendedora
o RUC de la empresa
o Numeración correlativa
o Lugar y Fecha
o Nombre o Razón Social del comprador.
o RUC del Cliente
o Dirección del Cliente
o Detalle de los artículos
o Cantidad (indicando sí son docenas, piezas, cientos, etc.)
o Firma del vendedor
o Firma del cliente, comprador, o persona que recibe los artículos.

C. IMPORTANCIA DE LA GUÍA DE REMISIÓN:

A través de lo expuesto se ve claramente la importancia de este documento. Con ella

se materializa el derecho del vendedor y la obligación del comprador. Justifica la salida
de las mercaderías del depósito y, por lo tanto, constituye un elemento de contrato para
proceder a expedir la factura, que es otro documento que sirve para hacer efectivo el
cobro de las mercaderías vendidas.

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