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Guía para la Elaboración de un Manual de Análisis y descripción de Cargos.

Resumen: La presente guía sirve de orientación para elaborar un manual de Análisis y

descripción de Cargos, primero que todo partiendo de la utilidad que tiene esta
herramienta le ayudará al alumnado a saber que a través del manual de descripción de
cargos de una empresa o institución gubernamental se logra planificar, organizar y
evaluar la gestión para futuros puestos de trabajo, además de darle legalidad jurídica a
cada uno de esos cargos creados y a la hora de cualquier demanda por parte de los
trabajadores a las empresas ellas puedan responder jurídicamente en bases a la
funcionalidad que tienen cada integrante que hacen vida dentro de ella.

Para entender un poco más, partimos de esta premisa, para elaborar un manual de
descripción de Análisis y descripción de los cargos primero tenemos que conocer la
empresa desde un todo desde un punto de vista holístico, global. Una forma de conocer a
la empresa u organización es observarla desde los organigramas respectivos, en clases
pasadas vimos cómo la empresa se puede mirar a través de esas representaciones
gráficas, mediante la constitución de los departamentos, gerencias y oficinas creadas, es
decir un Organigrama es una representación gráfica de como se ve la empresa de forma
global y a la vez constituye los niveles de autoridad que se tienen para el rendimiento y
calidad de las funciones empresariales y así evitar duplicidad de funciones por parte de
sus miembros y contribuye a la toma de decisiones eficaces.
Una vez expuesto lo anterior pasaré a explicar cómo los estudiantes pueden llegar
a elaborar este manual partiendo de un Organigrama Hipotético que he creado.
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“ORGANIGRAMA DE TELARES DE VENZUELA C.A”

Luego de mostrar el siguiente organigrama tomaré una de las Oficinas creadas llamada
Oficina de Planificación y Presupuesto y le asignare los cargos respectivos que puede
llegar a tener, claro sin olvidar que depende según el organigrama de la Gerencia de
Administración y a su vez ella depende del nivel de autoridad del Gerencia General.
Desde el punto de vista gráfico lo ejemplificaría de esta manera.
Gerencia General:
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Cargo es la máxima autoridad de la empresa, toma decisiones de alto nivel en la

organización, mediante él se asignan las distintas autoridades o poder en cada uno de las
gerencias de la empresa u organización. Código Estructural 001.
Perfil Profesional: Debe ser Graduado o tener estudios en Gerencia Estratégica o de
Negocios, tener experiencia de cinco años ejerciendo este cargo o similares, buen manejo
del inglés o de otro idioma.
Principales Funciones:

 Planifica, organiza y supervisa en general las actividades desempeñadas por la

empresa.

 Administra y Coordina los recursos materiales, financieros y Humanos de la

entidad.

 Determina el rumbo de los objetivos y metas propuesto a corto, medio y largo

plazo.

 Crea una estructura organizativa en función de la competencia, del mercado, de los

agentes externo para ser más competitivos y ganar más cuota de mercado.

 Analiza y desarrolla estrategias en asuntos financieros, administrativos, de

marketing, etcétera.

 Designa responsabilidades a la demás gerencia de la empresa para que se ejerza el

liderazgo.

 Posee a su cargo todas las gerencias existentes en la empresa a saber: Gerencia de

Producción, Gerencia de Administración, Gerencia de Ventas.

 Las demás que determine la ley y sus reglamentos internos.

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Gerente de Administración

Cargo: Administra, y controla los recursos materiales financieros y humanos de la

empresa, es el segundo en la voz de mando, debe reportar el funcionamiento de todas las
actividades que realizan las oficinas de Talento Humano, Oficina de Planificación y
Presupuesto, Oficina de Servicios Generales y Mantenimiento, Oficina de Contabilidad y
Finanzas y Oficina de Tecnología de la Información al Gerente General y respetar la toma
de decisiones gerenciales por parte de su supervisor inmediato. Código Estructural 003.
Perfil Profesional: Debe ser Graduado o tener estudios en Administración o carrera a fin,
tener experiencia de cinco años ejerciendo este cargo o similares, buen manejo del inglés
o de otro idioma.
Principales Funciones:

 Planificar, coordinar, dirigir y controlar las actividades de finanzas (tesorería,

contabilidad, presupuesto, administración de efectivo, análisis financiero, costos e
impuestos), garantizando el cumplimiento de las regulaciones establecidas tanto a
nivel nacional, internacional, como interno de la empresa.

 Administra los recursos utilizados en las diferentes oficinas y gerencias de la

empresa.

 Supervisa y Controla el personal bajo su dependencia de las distintas oficinas.

 Definir en conjunto con las demás gerencias las políticas departamentales y

estratégicas de las distintas actividades de la empresa.
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 Asesorar a la Gerencia General en aspectos relacionados con la gestión de la

empresa.

 Realizar las funciones de administración del personal bajo su mando, de acuerdo a

las políticas y procedimientos de Recursos Humanos, tales como: control de
asistencia, planificación y control de vacaciones, identificación de necesidades de
capacitación, evaluación de personal, acciones disciplinarias, entre otras.

 Garantizar la disponibilidad de recursos a las áreas bajo su cargo, con el fin de que
se puedan ofrecer servicios de alta calidad de forma oportuna y efectiva.

 Presentar reportes periódicos a la Gerencia Ejecutiva de Servicios Compartidos

sobre los resultados de su gestión.

 Asegurar que se mantengan los adecuados archivos y/o registro sobre la

información financiera–contable de la empresa.

 Recibir, responder e implementar los cambios aprobados como resultado de las

auditorías realizadas al área bajo su gestión.

 Participar en el desarrollo de nuevos proyectos.

 Las demás que determine la ley y sus reglamentos internos.

Oficina de Planificación y Presupuesto.

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Cargo: Planifica, dirige, controla y evalúa las actividades presupuestarias de la empresa,

para lograr la optimización de los recursos y su mejor aprovechamiento. Código
Estructural 0032.
Perfil Profesional: Debe ser Graduado o tener estudios en Administración, Presupuesto o
carrera a fin, tener experiencia de cinco años ejerciendo este cargo o similares, buen
manejo del inglés o de otro idioma.
Principales Funciones:

 Registral y controlar las operaciones presupuestarias de la empresa.

 Asignar presupuesto a las demás gerencias, oficinas y departamento de la

empresa.

 Controlar y evaluar los indicadores de gestión de la empresa.

 Planificar o programar las distintas metas a alcanzar por cada uno de las gerencias
de la organización o empresa.

 Elaborar informes de gestión sobre los resultados obtenidos para medir el nivel de
eficacia, eficiencia y efectividad de los indicadores de gestión, para la toma de
decisiones.

 Elaborar del Plan Operativo de la empresa y organización.

 Asistir y reportar al Gerente de Administración sobre todas las actividades

presupuestaria y financieras de la empresa.

 Llevar en conjunto con la oficina de Contabilidad y Finanzas el reporte de los

Ingresos y Egresos o Gastos alcanzados en el mes para luego presentar un informe
presupuestario ante el Gerente General.

 Las demás que determine la ley y sus reglamentos internos.

Después de haber diseñado esta estructura de cargos solamente con las Gerencias antes
mencionadas: Gerente General, Gerente de Administración y la Oficina de Planificación y
Presupuesto, pasaremos a elaborar un Manual sencillo de Análisis y descripción de los
cargos.
Nota: Dentro de la Oficina de Planificación y presupuesto crearemos tres cargos a saber,
1 Director de Planificación y Presupuesto,1 Analista de Planificación y presupuesto I, 1
Coordinador de Planificación.
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MANUAL DEL ANÁLISIS Y

DESCRIPCIÓN DEL CARGO
“OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO”
TELARES DE VENEZUELA C.A
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MANUAL DE CARGOS OFICINA DE PRESUPUESTO TELARES DE VENEZUELA C.A

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Cargo
Estructural Director de Planificación y Presupuesto
Unidad
Orgánica Oficina de Planificación y Presupuesto
Código Clasificación Clasificación
Estructural 00321 Genérica Directivo Remunerativa DPP
FUNCIÓN BÁSICA
Diseña y propone lineamientos institucionales para el desarrollo de políticas en materia
de planificación y presupuesto al igual que preparar y dictar las normas e instrucciones técnicas
relativas al desarrollo de las diferentes etapas del proceso presupuestario.
FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Elaborar el Proyecto de Presupuesto Institucional de cada ejercicio financiero fiscal, según

cifra asignada por el Ministerio de Hacienda.
2. Elaborar el proyecto de presupuesto Institucional según la Ley Orgánica de la FGR.
3. Elaborar la programación de la ejecución presupuestaria (PEP)
4. Elaborar las modificaciones presupuestarias que sean necesarias. Verificar la
disponibilidad presupuestaria.
5. Elaborar los compromisos presupuestarios según la documentación recibida.
6. Efectuar el seguimiento y evaluación de los resultados, durante la ejecución
presupuestaria.
7. Generar información de ejecución presupuestaria para análisis y toma de decisiones.
8. Generar informes trimestrales del gasto por unidad organizativa.
9. Consolidar información para el registro del gasto por unidad organizativa.
10. Analizar el comportamiento del gasto por unidad organizativa.
11. Elaborar y presentar informes de seguimiento del plan anual de trabajo a la Gerencia de
Planificación y Presupuesto.

LÍNEAS DE AUTORIDAD
Depende: Gerencia de Administración
Supervisa a: Coordinador de Planificación y Presupuesto

REQUISITOS MÍNIMOS
Formación Académica Profesional
Carreras (Profesiones) Título Profesional Universitario de Licenciado
en Administración de Empresas o Economista
Maestría o Post Grado Indispensable
Colegiatura Habilitada Requerida

Experiencia Laboral
Experiencia Especifica (Adicional)
Conocimiento (Inglés)
Conocimiento Ofimáticos
Otros Conocimientos
Competencia Genérica
Competencia Especifica
Otros
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6 años de experiencia general y 4 año en cargos
relacionados con el puesto
Gerencia Estratégica
Avanzado
Word (Nivel intermedio)
Excel (Nivel intermedio)
Power Point (Nivel básico)
Outlook (Nivel intermedio)
Publisher
Manejo de Programas Administrativos, Galac,
Profi Plus,Saint profesional, etc.
 Vocación de servicio
 Orientación a resultados
 Trabajo en equipo
 Tolerancia bajo presión
 Adaptabilidad al cambio
 Responsabilidad y confiabilidad
 Integridad
 Planificación y organización
 Capacidad de análisis
 Proactividad
 Compromiso
Inherentes al cargo a desempeñar
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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Cargo
Estructural Coordinador de Planificación y Presupuesto
Unidad
Orgánica Oficina de Planificación y Presupuesto
Código Clasificación Clasificación
Estructural 00322 Genérica Profesional Remunerativa CPP
FUNCIÓN BÁSICA
Dirigir y planificar las actividades de la empresa, llevar un control presupuestario de las
asignaciones percibidas para la gestión empresarial .
FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Programar, organizar, dirigir y controlar las actividades de presupuesto, planificación,

estudios económicos y racionalización en concordancia con las normas técnicas y legales
vigentes.
2. Programar, formular, coordinar, supervisar y evaluar cada una de las fases que comprende
el proceso presupuestario de conformidad, con las normas.
3. Conducir implementar y evaluar las acciones de racionalización administrativa, efectuando
la supervisión y el control de calidad constante de los documentos de gestión que se
elaboren en coordinación con las áreas respectivas.
4. Dirigir y coordinar el proceso de programación y elaboración del presupuesto Participativo
de conformidad con las normas sobre la materia.
5. Evaluar, consolidar y sistematizar los informes de la formalización de los acuerdos de
programación participativa a nivel de proyecto y actividades.
6. Proponer las asignaciones, transferencias y/o modificaciones presupuestales.
Gestión, planificación, seguimiento y control del presupuesto organizacional.
7. Elaboración de provisiones, cierres mensuales y gestión administrativa
Análisis de presupuesto, sobre y sub ejecución de partidas presupuestarias (Alertas)
reclasificación de partidas
8. Elaboración de reportes de presupuesto (Plan Vs Real) por cuenta presupuestaria,
proyecto, promociones, concursos, etc.

LÍNEAS DE AUTORIDAD
Depende: Director de Planificación y Presupuesto
Supervisa a: Analista de Planificación y Presupuesto

REQUISITOS MÍNIMOS
Formación Académica Profesional
Carreras (Profesiones) Economista o Administrador, o carrera a fin.
Maestría o Post Grado Indispensable
Colegiatura Habilitada Requerida
Experiencia Laboral 5 años de experiencia general y 3 año en cargos
relacionados con el puesto
Experiencia Especifica (Adicional) No requerido
Conocimiento (Inglés) Avanzado
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Conocimiento Ofimáticos Word (Nivel intermedio)

Excel (Nivel intermedio)
Power Point (Nivel básico)
Outlook (Nivel intermedio)
Otros Conocimientos Manejo de Programas Administrativos, Galac,
Profi Plus,Saint profesional, etc.
Competencia Genérica  Vocación de servicio
 Orientación a resultados
 Trabajo en equipo
 Tolerancia bajo presión
 Adaptabilidad al cambio
 Responsabilidad y confiabilidad
 Integridad
Competencia Especifica  Planificación y organización
 Capacidad de análisis
 Proactividad
 Compromiso
Otros No Requerido
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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Cargo
Estructural Analista de Planificación y presupuesto I
Unidad
Orgánica Oficina de Planificación y Presupuesto
Código Clasificación Clasificación
Estructural 00323 Genérica Técnico Remunerativa AP
FUNCIÓN BÁSICA
Apoyar en el desarrollo de las actividades de planificación y presupuesto de la empresa y el control
y evaluación de la gestión .
FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Apoyar en las labores relacionadas con los procesos de programación, formulación,

aprobación, ejecución, modificación y evaluación del Presupuesto de la Empresa.
2. Apoyar con la recopilación de información para verificar el cumplimiento del Plan
Operativo y su relación con el Presupuesto institucional.
3. Apoyar en la coordinación con las unidades orgánicas del TDV C.A. para efectuar las
modificaciones del Plan Operativo y Presupuesto que se requieran.
4. Apoyar en la elaboración de informes y reportes sobre la gestión de la Empresa de
acuerdo a la normativa vigente y a solicitud de la Gerencia General de TDV C.A. y/o
entidades externas.
5. Apoyar en la generación de reportes de información presupuestaria para las unidades
orgánicas y efectuar los registros de información relacionados a los procesos del
Presupuesto de acuerdo con la normatividad vigente.
6. Verificar la disponibilidad presupuestaria de los requerimientos de gasto efectuados por
las unidades orgánicas de la Empresa.
7. Apoyar en la realización del seguimiento periódico de la ejecución presupuestaria y en la
coordinación con las unidades orgánicas de la TDV C.A. las acciones a seguir para cumplir
con la programación.
8. Apoyar en la implementación y supervisión de las acciones y actividades orientadas a
optimizar el uso de los recursos de la TDV C.A.
9. Apoyar en la preparación de la información necesaria en actividades de representación de
la Institución en los ámbitos y temas de competencia del departamento.
10. Apoyar en la elaboración de documentos normativos internos relacionados con los
procesos y actividades de competencia del departamento.

11. Efectuar las demás funciones que le asigne el Gerente de Administración y/o el
Coordinador.

LÍNEAS DE AUTORIDAD
Depende: Coordinados de Planificación y Presupuesto
Supervisa a: No ejerce supervisión

REQUISITOS MÍNIMOS

Formación Académica
Carreras (Profesiones)
Maestría o Post Grado
Colegiatura Habilitada
Experiencia Laboral
Experiencia Especifica (Adicional)
Conocimiento (Inglés)
Conocimiento Ofimáticos
Otros Conocimientos
Competencia Genérica
Competencia Especifica
Otros
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Técnico
Administración mención presupuesto,
organización y métodos o carrera a fin .
No requiere
No requerido
2 años de experiencia general y 1 año en cargos
relacionados con el puesto
No requerido
Elemental
Word (Nivel intermedio)
Excel (Nivel intermedio)
Power Point (Nivel básico)
Outlook (Nivel intermedio)
Manejo de Programas Administrativos, Galac,
Profi Plus,Saint profesional, etc.
 Vocación de servicio
 Orientación a resultados
 Trabajo en equipo
 Tolerancia bajo presión
 Adaptabilidad al cambio
 Responsabilidad y confiabilidad
 Integridad
 Planificación y organización
 Capacidad de análisis
 Proactividad
 Compromiso
No Requerido