Estudio Caso 1

Caso de Estudio No.
1
“Presentación de la Alcaldía de
San Antonio del SENA y sus
requerimientos generales.”
Estructura de contenidos
Introducción 2
1. Dependencias de la Alcaldía 3
1.1. Secretaría General 3
1.2. Secretaría de Gobierno 4
1.3. Secretaría de Hacienda 5
1.4. Secretaría de Planeación y Obras Públicas 6
1.5. Secretaría de Educación 7
1.6. Secretaría de Salud 8
1.7. Secretaría de Deportes, Recreación y Cultura 8
1.8. Secretaría de Gestión Ambiental y Minera 9
1.9. Oficina Asesora de Control Interno 10
2. Requerimientos generales 11
3. Diseño de Base de Datos 12
1
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje
Caso de Estudio No.1
Introducción
La dinámica de las organizaciones en el mundo empieza a tomar un nuevo

auge a partir de la influencia de las tecnologías de la información y la
comunicación, por un lado ampliando las estrategias para poder crecer,
pero a la vez trazando un camino de alta competitividad y elevados
estándares de calidad, que exigen tener precisión en el manejo y
administración de la información como principal ventaja comparativa. Es
así como empresas del sector privado y del estado se encuentran en un
punto coyuntural que exige cambios y decisiones acertadas teniendo a las
TIC’s como principal aliado.
Los Gobiernos de los diferentes países en el mundo, están auspiciando a

través de recursos y políticas de estado, los cambios a través de inclusión
de tecnología provenientes de mercados emergentes tanto en software,
hardware y metodologías para fortalecer los procesos y elevar los controles
y disponibilidad de la información con criterios de rapidez, seguridad y
confianza. La Alcaldía de “San Antonio del SENA” es un ejemplo particular
de todos estos cambios presentando la siguiente situación:
La Alcaldía objeto de estudio es una institución del estado Colombiano, que

realiza las funciones de administración local en una población de este país.
Esta Alcaldía está presidida por el Alcalde elegido por votación popular,
quien enfrenta una situación de caos administrativo a causa de los malos
manejos de la información y la inadecuada utilización de tecnología para el
apoyo a los procesos. El Alcalde de “San Antonio del SENA”, convencido de
poder mejorar la situación, presentó un proyecto de inclusión de tecnología
que le fue aprobado por el concejo y propende en realizar todas las
mejoras en las condiciones actuales de manejo de información de las
diferentes dependencias y secretarias de su actual administración.
Una mejora sensible, se da a través de una reingeniería de procesos

enfocados en la utilización de la información generada por las
dependencias de la alcaldía, pensando en optimizar los tiempos de
respuesta y flujo de información para la toma de decisiones.
Se tienen identificadas las siguientes dependencias y secretarias de

despacho con sus funciones y estado actual:
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1. Dependencias de la Alcaldía
1.1 Secretaría General
En esta dependencia laboran 12 profesionales que asisten al alcalde en la

planeación, organización, control y ejecución de los programas de la
administración; atienden la organización y el funcionamiento del despacho
del alcalde; actúan como secretario del Consejo de Gobierno y vigilan el
oportuno cumplimiento de las decisiones del mismo; también se encargan
de velar por el cumplimiento de las normas legales que regulan el
funcionamiento de la Alcaldía; estudiar, revisar y preparar los proyectos de
acuerdos, resoluciones, decretos y contratos relacionados con asuntos de
competencia de la Alcaldía.
Actualmente la secretaría dispone de una infraestructura tecnológica que

incluye 10 computadoras de escasos recursos en memoria y procesador,
sistema operativo Microsoft ® Windows XP Service Pack 1, software
utilitario: Microsoft® Office 2003 ®, Adobe® Reader®, antivirus Avast!®
4.8, dos impresoras matriz de punto, conectividad a internet limitada y
acceso a recursos compartidos a través de una intranet que opera con
direccionamiento IP versión 4.0.
Una de las mayores dificultades de esta secretaría se genera en el volumen

de documentos que tienen que elaborar y revisar; teniendo como
estadística 300 documentos en promedio para revisiones diarias y 100
procesos documentales emitidos por esta secretaría.
El mecanismo que se utiliza para exponer la información de los

documentos nuevos y los que están para aprobación, es a través de
carpetas compartidas que permiten el acceso a cualquier usuario sin la
administración de contraseñas y un dominio en la red, es por ello que se
evidencian serias fallas en la centralización de esta información por la
ausencia de políticas de almacenamiento y protección de los datos
consignados en los documentos.
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1.2 Secretaría de Gobierno
En esta dependencia laboran 30 profesionales encargados de:
Evaluar todos los programas y campañas de la administración

municipal tendientes a garantizar los derechos civiles, sociales, vida,
honra y bienes de los habitantes del Municipio
Coordinar la política a seguir referente al control de precios, pesos y

medidas; rifas, juegos y espectáculos; establecimientos públicos, aseo
y ornato; ventas ambulantes y estacionarias, velando por el
cumplimiento de las disposiciones legales vigentes y aplicando las
respectivas sanciones cuando se violen dichas normas.
Además, deberá vigilar y atender la reclusión de personas que se hallen

a cargo de las autoridades de Policía Municipal; recibir y dar trámite a
las querellas ordinarias o sumarias de statu quo; instruir, tramitar y
fallar las querellas por contravenciones e infracciones a los códigos de
tránsito; ejecutar el control sobre avisos, vallas, pasacalles y carteles y
sancionar a quienes violen las disposiciones.
La infraestructura tecnológica que tiene a la fecha la secretaría se resume

en: 22 computadoras que fueron adquiridas en la administración anterior,
de las cuales 10 tienen licenciamiento Windows Vista Small Business
Edition®, las restantes Windows® XP Service Pack 1.
La configuración de software adicional y conectividad en las máquinas es

similar a la secretaría General, excepto por el uso de Microsoft Office
2007® y un servidor de red que opera con Windows Server 2003® y el
motor de base de datos Microsoft SqlServer 2005 Enterprise Edition®.
Constantemente los funcionarios de esta secretaria acceden a bases de
datos de consulta de los comerciantes de “San Antonio del SENA” que
tienen sus actividades de negocio debidamente registradas y formalizadas
en cámara y comercio.
Alrededor de 4000 registros diarios son consultados y descargados a

archivos de Microsoft Excel® que posteriormente son validados y
consolidados en reportes de seguimiento semanal. Se ha pensado en
mejorar los informes a través de la consolidación de datos haciendo uso del
servidor, sin embargo hay escaso conocimiento y soporte en sitio.
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1.3 Secretaría de Hacienda
En esta dependencia laboran 20 profesionales encargados de:
Gestionar y recaudar todos los dineros que por diversos conceptos

debe percibir el municipio, formular las políticas para la ejecución de
proyectos de hacienda pública, efectuar el pago de todas las cuentas a
cargo del municipio, registrar, recibir y procesar toda la información
económica en la administración municipal.
Custodiar, guardar y controlar los títulos, valores y garantías

constituidas a favor del municipio. Conceder plazos y prórrogas a los
deudores morosos consultando siempre la capacidad económica de los
contribuyentes y favoreciendo los intereses por mora de acuerdo a lo
estipulado por la Ley.
Manejar y rendir cuentas de los auxilios entregados por la nación, el

departamento y otras entidades. Fijar las políticas a seguir en el cobro
de aportes, participaciones y servicios de la nación, departamento,
instituciones oficiales y semioficiales.
Expedir los certificados de Paz y Salvo que por concepto de pago de

impuestos le sean solicitados y que se encuentren al día.
Para todos los procesos mencionados anteriormente, la secretaría cuenta

con 20 computadoras con la misma configuración de las computadoras de
la secretaría de gobierno, acceso a la intranet con IP versión 4.0, Internet
limitado en horas pico y una demanda de usuarios que llega a 1000
personas en días críticos.
Los usuarios normalmente se acercan a esta secretaría para realizar

consultas referentes a impuesto predial y pago del mismo, ocasionando en
algunos momentos colapsos administrativos por tener una base de datos
de consulta en Oracle® 9i® que según los funcionarios es bastante lenta
en los tiempos de respuesta y esto contrasta con la inconformidad de
quienes solicitan los servicios.
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1.4 Secretaría de Planeación y Obras Públicas
En esta dependencia laboran 20 funcionarios encargados de:
Definir y establecer el modelo de desarrollo social, planeando en lo

social, lo económico e infraestructura para la toma de decisiones y
desarrollo del gobierno municipal.
Direccionar los diferentes proyectos que las demás secretarias realicen;

Recomendar al consejo municipal y a la alcaldía sobre las políticas y
objetivos que el municipio debe desarrollar en materia de obras
públicas, estratificación y actualización catastral, planes de
ordenamiento territorial, prevención y atención de desastres y
Desarrollo Social.
Se cuenta con un Sistema de Información Geográfico (SIG), el cual fue

donado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi y realiza certificaciones
catastrales, de planos prediales, de información geodésica y estadísticas;
el cual se encuentra instalado en un servidor con sistema operativo
Microsoft® Windows Server 2003® con 10 licencias para acceso.
Para el apoyo en los procesos de estratificación se maneja un Sistema de

Información el cual interactúa con el SIG y cuya información es utilizada
por las curadurías, vía internet. Este sistema se encuentra instalado en el
mismo servidor.
Para todos los procesos se cuenta con 20 computadoras integradas en una

red LAN, el 70% de estas tienen sistema operativo Microsoft® Windows
XP Service Pack 1 con 1GB de RAM, y el porcentaje restante con sistema
operativo Microsoft® Windows Seven®.
En promedio se atienden 100 solicitudes diarias de certificaciones y 400

consultas vía internet.
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1.5 Secretaría de Educación
En esta dependencia laboran 10 funcionarios encargados de:
Velar por la construcción de planteles educativos, por su dotación y

mantenimiento al igual que de las instalaciones deportivas y de
recreación con que cuentan las instituciones educativas.
Proveer el profesorado necesario tanto para la parte urbana como la

Rural; establecer normas relacionadas con el sistema educativo, del
pensum; mantener un estricto control sobre las escuelas y colegios.
Sus funciones en general se pueden sintetizar así: administrar la

educación en el Municipio, velar por la calidad y cobertura de la
educación y su correcta prestación, establecer las políticas, planes y
programas necesarios, fomentar la investigación e innovación del
currículo y orientar la elaboración y ejecución de proyectos educativos.
Se cuenta con un Sistema de Información para los procesos de: matrículas

escolares, traslados escolares y gestión de alianzas con la educación
superior.
También se cuenta con un Sistema de Información Documental para

realizar procesos de: certificaciones laborales de docentes, solicitud de
copias de actos administrativos, solicitud de renuncias para docentes,
solicitud de subsidio de transporte, inscripción y ascenso en el escalafón
docente y legalización de establecimientos educativos.
Estos sistemas se encuentran alojados en un servidor con sistema

operativo Red Hat Enterprise Linux con Sistema Manejador de Base de
Datos PostgresSQL, para su administración se utiliza un servidor VNC®
(Virtual Network Connection) y se tienen 10 computadoras con tecnología
Windows® XP de 512 MB de RAM y 3 computadores con equipos
Touchscreen para acceso al público. Todo lo anterior en una red LAN.
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1.6 Secretaría de Salud
En esta dependencia laboran 15 funcionarios, los cuales entres sus

funciones tienen:
La vigilancia de la salud pública, el registro de los prestadores de

servicios de salud, la gestión de la prestación de los servicios de salud,
la promoción de planes, programas, estrategias y proyectos en salud
para el desarrollo del sector y del sistema general de seguridad social.
La vigilancia y control del cumplimiento de las políticas y normas

técnicas, científicas y administrativas que expida el Ministerio de la
Protección Social.
La supervisión y control de los recursos del sector salud para un buen

recaudo y aplicación.
La implementación y actualización de la operación del Sistema Integral

de Información en Salud para reportar la información a las instancias
correspondientes.
La actualización de este sistema se realiza con registros provenientes de

documentos y planillas en Microsoft® Excel® que llegan desde los
diferentes establecimientos de salud que se encuentran tanto en el área
urbana como rural; el número de registros diarios es en promedio 100.
Se cuenta con 15 equipos de cómputo entre computadores de escritorio y

equipos portátiles, los cuales tienen acceso a internet mediante un canal
512 K. Software utilitario: Microsoft® office 2003®, Adobe® Reader®,
antivirus Avast! ® 4.8, una impresora laser y conectividad a internet
limitada.
1.7 Secretaría de Deportes, Recreación y Cultura
En esta dependencia laboran 10 funcionarios, los cuales tienen a su cargo:
La ejecución de programas destinados al aprovechamiento del tiempo

libre por medio de prácticas deportivas, actividades recreativas y
eventos culturales en espacios adecuados.
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La elaboración de estudios para identificar los problemas y necesidades

del Municipio en el campo deportivo, recreativo y cultural con el fin de
formular planes y proyectos que respondan a esas demandas.
El desarrollo de programas para vigilar y supervisar la correcta

administración y funcionamiento de los escenarios deportivos,
recreativos y culturales.
La promoción, elaboración y ejecución de programas orientados a

conservar los valores de la cultura local, así como la formación y el
apoyo integral a los deportistas.
Integradas en una red local se encuentran 8 computadoras de escritorio

con sistema operativo Windows® XP y 512 de memoria RAM.
Software utilitario: Microsoft® Office XP, Adobe® Reader®, antivirus

Avast! ® 4.8, una impresora laser y conectividad a internet limitada.
1.8 Secretaría de Gestión Ambiental y Minera
Esta dependencia cuenta con 7 funcionarios quienes están encargados de:
Gestionar las políticas para la conservación del medio ambiente y

protección de los recursos naturales; ejercer el control y vigilancia del
cumplimiento de estas normas, adelantando investigaciones e
imponiendo las sanciones que correspondan.
Adicionalmente acompañar y asesorar la pequeña y mediana minería

en los procesos de tecnificación, mejor aprovechamiento de los
recursos y su legalización; también expedir los permisos de
movilización forestal.
Para el desarrollo de sus actividades tienen 7 computadoras con sistema

operativo Windows® XP Service Pack 1, Microsoft® Office 2003®, los
cuales están interconectados en una red LAN con acceso a internet
limitado, se tiene proyectado la implementación de un Sistema de
Información para la Gestión Ambiental, este es uno de los proyectos
prioritarios de la actual administración, para lo cual es necesario
9
restructurar la forma en que se están ejecutando los procesos, ya que

actualmente se reciben alrededor de 50 solicitudes diarias de expedición
de certificaciones y estas se realizan manualmente.
1.9 Oficina Asesora de Control Interno
En esta oficina trabajan 12 profesionales, los cuales tienen como

funciones:
Planear y dirigir los métodos, normas, procedimientos y mecanismos

de verificación y evaluación, que garanticen el cumplimiento de todas
las actividades, operaciones y actuaciones de las diferentes
dependencias de acuerdo con las normas constitucionales y legales
vigentes.
Apoyar la toma de decisiones de los directivos a través de la generación

de informes que permitan identificar y controlar las debilidades,
vulnerabilidades, riesgos, amenazas y fallas en los procesos misionales.
Se cuenta con 12 computadoras con sistema operativo Windows® XP®,

512 M en memoria RAM, 2 impresoras laser, un servidor con Windows
Server 2003 que aloja un Directorio Activo con aplicaciones para dar
soporte a los estándares de ISO 9000 e ISO 27000.
En el servidor se cuenta con una carpeta compartida que contiene los

documentos normalizados y estandarizados para los diferentes procesos
de la alcaldía.
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2. Requerimientos generales
Cada una de estas dependencias suministra informes al despacho del

alcalde, orientados a la planeación, gestión y administración del municipio,
sin embargo se requiere que dicha información sea procesada de manera
que se genere información, conocimiento e inteligencia para coadyuvar en
el desarrollo de las políticas estatales.
El municipio cuenta con una página WEB que es actualizada a nivel de

datos cada hora y es la encargada de presentar las políticas de gobierno en
línea y transparencia por Colombia a nivel de contratación.
La Alcaldía tiene creada el Área de Sistemas adscrita a la secretaría de

gobierno, dependencia a la que usted pertenece; la alcaldía cuenta con una
intranet/internet que permite interactuar con todas las dependencias,
secretarias y publico en general, para esto se cuenta con una red de
cableado activo y pasivo, pero no cuenta con una segmentación general
para el directorio activo de todos los usuarios de la alcaldía.
Dentro de las aplicaciones del área de sistema se cuenta con un software

de mesa de ayuda (Help Desk), que centraliza todas las inconsistencia,
fallas, configuraciones y requerimientos de las dependencias de la alcaldía
y esta manejado por un software Libre en un sistema operativo GNU/Linux
Server vía WEB y que será operado solamente por la intranet en la
modalidad de usuario nombrado por Single-On-Sign.
La información hasta aquí presentada es la base para desarrollar la

primera actividad de aprendizaje que hace parte de la primera fase del
proyecto.
Los requerimientos específicos acerca de lo que se debe realizar y las

evidencias que se deben construir, están detalladas en la Guía de
Aprendizaje para la Actividad de proyecto número 1, ALISTAR E
IMPLEMENTAR LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DE BASE DE DATOS
REQUERIDA POR LA ORGANIZACIÓN. Se debe consultar en el enlace
Actividades toda la información que le llevará con éxito a responder los
requerimientos de la Alcaldía de San Antonio del SENA.
11
3. Diseño de Base de Datos
Para el desarrollo de la segunda actividad de aprendizaje se deben

considerar los siguientes requerimientos:
La secretaria de planeación y obras públicas proyecta crear un sistema de

información que cumpla con los siguientes requerimientos:
La alcaldía esta divida en localidades y cada una de ellas cubre un

conjunto de barrios para los cuales se desea saber: Nombre, área,
nivel socioeconómico y cantidad total de habitantes. Solo para aquellos
barrios de nivel socioeconómico bajo se requiere tener información
respecto a la cantidad de rutas de transporte que los cubre.
Para cada barrio hay un conjunto de familias y de cada una de estas se

desea tener: dirección, teléfono, ingreso familiar y tipo de habitación
(propia, arriendo o familiar). Para las personas miembros de cada
familia, se requiere saber: fecha y lugar de nacimiento, nombres,
apellidos y si tiene identificación el número y tipo de documento.
Para los menores de 6 años se requiere información sobre el uso de la

guardería infantil y las enfermedades que tiene o ha tenido. Con
respecto a los jóvenes (7-18 años) información de tipo escolar
(jornada, plantel, modalidad). Los adultos (mayores a 18 años)
información de tipo laboral (empresa, cargo, antigüedad, sueldo). En
los casos de las instituciones como guarderías, planteles educativos y
empresas, se requiere saber si pertenecen o no al área de la localidad.
Actualmente la alcaldía cuenta con 5 localidades y se actualizará la

información anualmente, se estima que la población crecerá a una tasa
media anual de 1.18% y la información de distribución de barrios por
localidad, así como la de instituciones educativas e empresas se
muestra en las siguientes tablas:
Localidad Número de barrios Habitantes a Dic 2009

1. Antonio Nariño 12 125.000
2. Simón Bolívar 10 169.000
3. Antonio Galán 15 187.000
4. Mártires 8 85.700
5. Los Andes 11 143.250
12
Localidad Planteles Educativos Guarderías Empresas

1. Antonio Nariño 5 2 30
2. Simón Bolívar 6 4 5
3. Antonio Galán 8 6 12
4. Mártires 2 3 8
5. Los Andes 4 2 6
Lo anterior corresponde al planteamiento para el sistema de

información de la secretaría de Planeación, información que debe ser
insumo para la construcción de la base de datos que de respuesta a los
requerimientos de esta secretaría y su nuevo sistema de información.
La información sobre las evidencias que se derivan de este diseño e

implementación se encontrara en la guía No. 1. Actividad de
Aprendizaje 2.
13
Control de documento
Construcción Objeto de Aprendizaje
Estudio de Caso No.1
Desarrollador Julio Cesar Hernandez - Diego Alejandro Pinzón

de contenido Jose Fernado Galindo - Manuel Hormechea
-Experto temático- Fernelly Carvajal - Ana Yaqueline Chavarro
Asesor pedagógico Rafael Neftalí Lizcano Reyes
Eulises Orduz Amézquita

Producción Multimedia
Victor Hugo Tabares Carreño
Programador Daniel Eduardo Martínez
Líder expertos temáticos Ana Yaqueline Chavarro Parra
Líder línea de producción Santiago Lozada Garcés
Atribución, no comercial, compartir igual
Este material puede ser distribuido, copiado

y exhibido por terceros si se muestran los
créditos. No se puede obtener ningún -
beneficio comercial y las obras derivadas
tienen que estar bajo los mismos téminos
de licencia que el trabajo original.
14

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Caso de Estudio No.

La dinámica de las organizaciones en el mundo empieza a tomar un nuevo

Los Gobiernos de los diferentes países en el mundo, están auspiciando a

La Alcaldía objeto de estudio es una institución del estado Colombiano, que

Una mejora sensible, se da a través de una reingeniería de procesos

Se tienen identificadas las siguientes dependencias y secretarias de

1.1 Secretaría General

En esta dependencia laboran 12 profesionales que asisten al alcalde en la

Actualmente la secretaría dispone de una infraestructura tecnológica que

Una de las mayores dificultades de esta secretaría se genera en el volumen

El mecanismo que se utiliza para exponer la información de los

1.2 Secretaría de Gobierno

En esta dependencia laboran 30 profesionales encargados de:

Evaluar todos los programas y campañas de la administración

Coordinar la política a seguir referente al control de precios, pesos y

Además, deberá vigilar y atender la reclusión de personas que se hallen

La infraestructura tecnológica que tiene a la fecha la secretaría se resume

La configuración de software adicional y conectividad en las máquinas es

Alrededor de 4000 registros diarios son consultados y descargados a

1.3 Secretaría de Hacienda

En esta dependencia laboran 20 profesionales encargados de:

Gestionar y recaudar todos los dineros que por diversos conceptos

Custodiar, guardar y controlar los títulos, valores y garantías

Manejar y rendir cuentas de los auxilios entregados por la nación, el

Expedir los certificados de Paz y Salvo que por concepto de pago de

Para todos los procesos mencionados anteriormente, la secretaría cuenta

Los usuarios normalmente se acercan a esta secretaría para realizar

1.4 Secretaría de Planeación y Obras Públicas

En esta dependencia laboran 20 funcionarios encargados de:

Definir y establecer el modelo de desarrollo social, planeando en lo

Direccionar los diferentes proyectos que las demás secretarias realicen;

Se cuenta con un Sistema de Información Geográfico (SIG), el cual fue

Para el apoyo en los procesos de estratificación se maneja un Sistema de

Para todos los procesos se cuenta con 20 computadoras integradas en una

En promedio se atienden 100 solicitudes diarias de certificaciones y 400

1.5 Secretaría de Educación

En esta dependencia laboran 10 funcionarios encargados de:

Velar por la construcción de planteles educativos, por su dotación y

Proveer el profesorado necesario tanto para la parte urbana como la

Sus funciones en general se pueden sintetizar así: administrar la

Se cuenta con un Sistema de Información para los procesos de: matrículas

También se cuenta con un Sistema de Información Documental para

Estos sistemas se encuentran alojados en un servidor con sistema

1.6 Secretaría de Salud

En esta dependencia laboran 15 funcionarios, los cuales entres sus

La vigilancia de la salud pública, el registro de los prestadores de

La vigilancia y control del cumplimiento de las políticas y normas

La supervisión y control de los recursos del sector salud para un buen

La implementación y actualización de la operación del Sistema Integral

La actualización de este sistema se realiza con registros provenientes de

Se cuenta con 15 equipos de cómputo entre computadores de escritorio y

1.7 Secretaría de Deportes, Recreación y Cultura

En esta dependencia laboran 10 funcionarios, los cuales tienen a su cargo:

La ejecución de programas destinados al aprovechamiento del tiempo

La elaboración de estudios para identificar los problemas y necesidades

El desarrollo de programas para vigilar y supervisar la correcta

La promoción, elaboración y ejecución de programas orientados a

Integradas en una red local se encuentran 8 computadoras de escritorio

Software utilitario: Microsoft® Office XP, Adobe® Reader®, antivirus

1.8 Secretaría de Gestión Ambiental y Minera

Esta dependencia cuenta con 7 funcionarios quienes están encargados de:

Gestionar las políticas para la conservación del medio ambiente y

Adicionalmente acompañar y asesorar la pequeña y mediana minería

Para el desarrollo de sus actividades tienen 7 computadoras con sistema