GESTIÓN Y CONTROL DE CAPACITACIÓN

Las organizaciones buscan llevar adelante una buena gestión del proceso
de capacitación, como también un buen control que permita medir los
avances para introducir las correcciones que sean requeridas.

Existen herramientas que son empleadas en la administración y

desarrollo del personal de las organizaciones, las cuales también se
pueden emplear en la gestión de la capacitación.
Las principales herramientas son:

 Herramientas vinculadas a los roles en la organización

Estas son tres: las descripciones y especificaciones de los cargos; las

especificaciones de los itinerarios de carrera interna; los manuales de
organización, procedimientos y métodos de trabajo. Estas tres primeras
herramientas proporcionan las definiciones de los roles desempeñados
por las personas que laboran en la empresa, así como las trayectorias de
promoción del personal.

 El sistema de evaluación del desempeño

Esta herramienta tiene como objetivo establecer una comparación entre

el desempeño efectivo del personal con el desempeño deseado. También
se propone analizar las causas de las desviaciones en el comportamiento
de las personas, una de las cuales puede ser la carencia de
competencias.

 Los expedientes del personal

Estos contienen el historial de las personas que trabajan en la

organización. En ellos se registran, además de los antecedentes
personales, la trayectoria de carrera, el desempeño y el potencial de
desarrollo de cada trabajador.
El uso de estas herramientas es conveniente para la gestión de la
capacitación en la medida que constituyen elementos valiosos para la
toma de decisiones informadas, objetivas y transparentes en este
terreno, contribuyendo a hacer más eficiente el sistema de capacitación
en una empresa.

Cómo llevar un control de la capacitación

El control de la capacitación es tan importante como la gestión misma.
Hay varios aspectos que trabajar en ese sentido, como un tablero de
control que permita establecer cómo va el proceso y servir como

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herramienta útil para la toma de decisiones al respecto. Dicho tablero de
control debe considerar los siguientes aspectos:

 Definir los elementos del proceso que podrían ser objeto de

medición

Esto es muy importante porque no se tiene por qué medir todos los
aspectos del proceso. Se puede considerar datos de los empleados como
su nivel educativo, antecedentes de capacitación, horas de formación
efectivas, tipos de contenidos impartidos, resultados de los exámenes,
ausentismo a los cursos, gastos, etc.

 Realizar benchmark con otras empresas

Averiguar qué indicadores emplean otras organizaciones para medir la

gestión en capacitación y capturar los aspectos más relevantes. Esto no
es para copiar los métodos de trabajo sino para tomarlos como
referencia y en todo caso adaptarlos a las características de la
organización y del personal.

 Definir los objetivos a lograr

Una vez diseñados los indicadores, poner objetivos de cumplimiento

alcanzables y también medibles que sirvan de motivación para seguir con
el proceso.

Pasos para diseñar un plan de capacitación en la empresa

El diseño de un plan de capacitación contiene una serie de etapas de
formulación y ejecución.

Formulación de la estrategia: en función de los objetivos estratégicos

de la empresa y sus necesidades de desarrollo de personal idóneo para
los mismos, se formula una estrategia de capacitación.
Definir los objetivos de la capacitación: dichos objetivos serán
formulados en función a los requerimientos de la organización,
detectados en el diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC)
correspondiente. Existen muchos objetivos por los que una empresa
busca capacitar a su personal. Entre estos tenemos algunos ejemplo:
mejorar el clima organizacional, aumentar la productividad, disminuir los
accidentes de trabajo, reducir las devoluciones de productos por parte de
los clientes, mejorar el servicio de atención al clientes, elevar la calidad
de los productos, mejorar el uso de los insumos y materia prima, etc.
Elaboración del presupuesto: definir los ítems del proceso y
establecer los costos de cada uno.
Definir el contenido temático del curso, taller o seminario a
desarrollar: debe existir coherencia entre los objetivos de la
capacitación y los temas que serán abordados en la capacitación.
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Prever los medios y recursos didácticos: se debe contar con los
materiales y el soporte tecnológico idóneo para desarrollar la
capacitación de la mejor manera posible. Definir la infraestructura
necesaria (salas de conferencia o de reuniones, sala de proyecciones o
de simulación, talleres de práctica, etc.)
Determinar la duración y el cronograma: procurar que las sesiones
no sean muy extensas. Preferiblemente desarrollar las sesiones en hora
de trabajo de modo que los trabajadores se sientan pagados por
capacitarse y no sientan rechazo alguno por la capacitación.
Seleccionar a los participantes: establecer los conocimientos previos,
la experiencia u otros requisitos que deben cumplir.
Seleccionar a los capacitadores: tanto si la propia organización se
hace cargo de la capacitación como cuando se contrata una empresa
para ello, es importante saber quiénes son los capacitadores y cuáles son
sus competencias para esta labor.
Diseñar el sistema de evaluación: se debe determinar la evaluación
en función de los objetivos de la capacitación. Considerar cuatro criterios
básicos para la evaluación: a) Reacciones. Cómo reacciona el personal
después de la capacitación, referente al contenido y al proceso en
general; b) Aprendizaje. Cuánto han aumentado los participantes sus
conocimientos y han desarrollado habilidades y destrezas. c)
Comportamiento. Cómo actúa el personal tras la capacitación,
preguntarse si hay cambios en su actitud hacia el trabajo, qué comentan
respecto a la capacitación, cómo han variado las relaciones
interpersonales, etc. d) Resultados o costo beneficio. Se evalúa el
impacto de la capacitación en indicadores directamente relacionados con
la misma, como pueden ser número de accidentes, mejoras en la
productividad, avances en la calidad de los productos, etc.
7 ERRORES COMUNES EN LA CAPACITACIÓN
Estos son los errores más comunes que tienen las empresas que deciden
emprender un proceso de capacitación de su personal. Tome nota para
no caer en ellos.

No hacer el diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC) o

no hacerlo bien
Muchas empresas pequeñas que tienen pocos trabajadores y deciden
capacitarlos detectan necesidades de capacitación en forma intuitiva o
asistemática, sobre la base de las percepciones del propietario o el
gerente de la organización.
En las grandes empresas sucede algo diferente. Se realiza el DNC pero
el diagnóstico no es acertado cuando habiendo una diversidad de
necesidades en cada área se busca una capacitación estandarizada; o se
parte únicamente de las necesidades desde el punto de vista de la
organización soslayando las que propongan los trabajadores.
La capacitación es impartida por el jefe del área o el de RR.HH
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No siempre quien más sabe sobre un tema es el que mejor puede
transmitir una enseñanza al respecto. Se requiere de una serie de
habilidades y técnicas aprendidas. Ante ello quedan dos caminos, que
pueden ser complementarios: capacitar a los capacitadores (incluyendo
los jefes de área) o contratar los servicios de una empresa especializada
en capacitación de recursos humanos.
Mal diseño de la capacitación
Se dan casos en los que los participantes de un curso salen del mismo
quejándose de lo aburrido, tedioso, extenso e incluso inútil del mismo.
Esto se reflejará en las encuestas de evaluación de las capacitaciones.
Capacitaciones fuera de horario
Es importante convencer a la dirección de la empresa que las
capacitaciones se realicen dentro del horario de trabajo, para que el
trabajador participe con mayor compromiso y no lo vea como una
tediosa obligación que le resta su tiempo.
Los mismos temas
Hay expertos que señalan que esto suele ocurrir en muchas
organizaciones: año tras año, los mismos capacitadores imparten los
mismos cursos y a la misma gente. Es fundamental que los
organizadores vean la dinámica que hay en la organización, en las
personas y en los conocimientos. ¡Nada es estático!
Mala selección
A veces se selecciona erróneamente al personal a capacitar, pero
también a los capacitadores y, peor aún, los temas a desarrollar en la
capacitación. Es preciso seleccionar al personal que realmente necesite
capacitarse y brindarle lo que realmente requiera para hacerlo más
competitivo, con capacitadores verdaderamente competentes.
Tentaciones del capacitador
Esto guarda relación con el punto anterior. Muchos capacitadores caen en
la tentación de querer demostrar que dominan un tema y pretenden dar
clases magistrales cuando el método podría consistir, de acuerdo a las
características del tema, en dejar que los participantes aprendan por sí
mismos.
Otra tentación es que el capacitador pretenda que los participantes
aprendan todo lo que él sabe. Se explaya en muchos demasiados
detalles y dispersiones del tema que impiden comunicar e identificar el
mensaje principal.

Luego de leer el artículo sobre “GESTIÓN Y CONTROL DE

CAPACITACIÓN”
responda las siguientes preguntas:

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 1. ¿Explique Ud. por intermedio de un ejemplo cómo se aplican
las Herramientas vinculadas a los roles en la
organización?
Sustente su opinión relacionándola con la lectura.

2.- ¿Explique Ud. por intermedio de un ejemplo cómo se aplican

las Herramientas vinculadas al sistema de evaluación del
desempeño?
Sustente su opinión relacionándola con la lectura.

3.- ¿Explique Ud. por intermedio de un ejemplo cómo se aplican

las Herramientas vinculadas a los expedientes del personal
Regional?
Sustente su opinión relacionándola con la lectura.

4.- ¿Explique Ud. por intermedio de diversos ejemplo cómo llevar

un control de la capacitación?
Sustente su opinión relacionándola con la lectura.

5.- ¿Explique Ud. por intermedio de diversos ejemplos cómo evitar

los 7 errores en la capacitación?
Sustente su opinión relacionándola con la lectura.

6.- ¿Explique Ud. qué hemos aprendido y cómo podemos

aprovecharlo?

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