Tcnicas para la Mejora de la Gestin de los Recursos

Humanos en la Empresa
En la actualidad, se asume que el principal activo de cualquier organizacin radica en las
personas.
La calidad, la productividad, la rentabilidad, la satisfaccin de los clientes y la imagen de una
empresa dependen en gran medida de la formacin, la coordinacin y la motivacin de su
plantilla. Para que una empresa funcione adecuadamente es preciso que las personas que la
integran sepan, quieran y puedan trabajar de forma adecuada.

La

inadecuada

gestin

de

personas puede provocar innumerables problemas que perjudican el desempeo de una

organizacin:

Falta de motivacin

Indefinicin de responsabilidades

Falta de formacin / informacin

Falta de comunicacin interna

Falta de cooperacin

Falta de coordinacin

Conflictos de intereses
En el presente documento se exponen ofrece una visin resumida de algunas de las
metodologas que Sinapsys Business Solutions, S.L. utiliza en sus servicios de consultora para
resolver este tipo de problemas.
Cualquier iniciativa de cambio debe desarrollarse con el imprescindible liderazgo de la Direccin
y con un compromiso de continuidad. Iniciar un cambio y crear expectativas que luego no se
cumplan puede provocar frustraciones y empeorar la situacin de partida. La implantacin debe

realizarse con profesionalidad y tras un adecuado diagnstico que permita seleccionar las
herramientas adecuadas a cada circunstancia (una sola o una combinacin de varias de ellas).

1. Liderazgo
El liderazgo se puede definir como la capacidad de un individuo para desarrollar el potencial de
un equipo en aras de un inters comn.
Existen diversos estilos de liderazgo (autoritario, participativo, consultivo,). Cada estilo puede
ser adecuado en funcin del contexto y las caractersticas de los colaboradores. La fuente del
liderazgo puede ser el carisma, el poder jerrquico, el poder del conocimiento o el
comportamiento.
Mediante formacin y entrenamiento, las personas que tengan responsabilidad sobre otras
pueden desarrollar el estilo de liderazgo ptimo. Un lder no manda sino que dirige, no impone,
sino que busca consenso, no divide sino que une.
Ejemplo: En una empresa del sector alimentario se detectaron problemas por el marcado estilo
autoritario de sus lderes. En un curso de liderazgo se explicaron los estilos de direccin. Los
participantes pudieron evaluar su estilo de direccin cumplimentando un cuestionario. Adems,
cada participante aprendi a evaluar los pros y contras de cada estilo y saber aplicar el ms
adecuado en cada circunstancia.

2. Mentoring
El mentoring (tutelaje) es un proceso mediante el cual una persona (mentor) ensea, aconseja,
y gua a otra, (el tutelado), en su desarrollo personal y profesional. Es el tradicional tutelaje
que en la actualidad se utiliza fundamentalmente en los puestos altos de las organizaciones.
El mentoring no debe ser improvisado: requiere de una definicin de objetivos, planificacin y
seguimiento de los resultados.
Aunque existen similitudes, el mentoring se diferencia del coaching en el mentor debe contar con
experiencia y conocimientos en el campo en que quiere iniciar al tutelado, mientras que el coach
no tiene por qu tener una experiencia en ese campo.

Algunas ventajas del mentoring:

El mentoring es una poderosa herramienta que facilita la retencin y transmisin del

conocimiento en la empresa

Incrementa la satisfaccin del tutor y del tutelado

Incrementa la retencin de personal y el compromiso de stos con la empresa.

Ejemplo: Un directivo de una empresa del sector de la construccin, sin tiempo ni disciplina
para cursar un master, contrat un mentor para aprender lo que necesitaba de forma prctica
(menos acadmica) y con ayuda personal. Esta formacin le ayud a mejorar su estilo de
liderazgo y a aplicar tcnicas de gestin de personas en su empresa.

3. Evaluacin del Clima Laboral

Esta tcnica de diagnstico permite obtener una evaluacin objetiva del grado de satisfaccin de
las personas de una organizacin, conocer sus necesidades y expectativas en el trabajo y su
percepcin de los problemas existentes.
Existen circunstancias que pueden dificultar la eficacia y objetividad de un proceso de evaluacin
del clima laboral, tales como:

Conflictividad laboral

Insatisfacciones laborales

Falta de comunicacin

Es preciso tener en cuenta estas condiciones por lo que antes de iniciar el proceso de encuesta,
puede ser preciso una campaa de comunicacin previa, con objeto de explicar qu, porqu y
para qu se pretende llevar a cabo este diagnstico.
Si existe una representacin sindical en la empresa, es conveniente planificar este proceso con
su colaboracin y consenso.
La evaluacin debe ser totalmente annima y sus resultados publicados a todos los niveles. La
evaluacin debe ir seguida de un plan de mejora encaminado a resolver los conflictos y
problemas que se hayan detectado.
La evaluacin debe repetirse una vez adoptadas las mejoras, con objeto de comprobar su
efectividad y consolidar el proceso de mejora continua.

Ejemplo: En

una

empresa

de

fabricacin de muebles, se observaban problemas de falta de motivacin, falta de trabajo en

equipo y tensiones internas. Los resultados de una evaluacin de clima laboral pusieron de
manifiesto que las reas principales de mejora eran: definir responsabilidades, establecer
sistema de incentivos, mejorar la formacin del personal y ofrecer posibilidades de desarrollo
interno.

4. Gestin por Competencias / Gestin del Conocimiento y Evaluacin del

Desempeo
Esta metodologa permite conciliar los intereses de la empresa con los intereses de cada
individuo. Al mismo tiempo se comparan los conocimientos y habilidades requeridos por la
organizacin con los que residen en las personas.
Podemos definir competencia como la aptitud o cualidad que hace que una persona est
capacitada para desempear una funcin.
La gestin de competencias se ocupa de identificar todo lo necesario para que las personas
sepan, quieran y puedan aportar todo su valor en beneficio de la organizacin.
La gestin por competencias, requiere:

Una identificacin de las competencias necesarias para el logro de los objetivos de la

organizacin (estratgicos, tcticos y operativos)

La evaluacin de las competencias existentes en los miembros de la organizacin

Un plan para adecuar las competencias existentes con las necesarias

El establecimiento y seguimiento de objetivos de desempeo tanto individuales como

colectivos. Estos objetivos deben permitir verificar el aprovechamiento de esas competencias
Ejemplo: En una gestora, se estableci un sistema de gestin por competencias, se
determinaron las funciones de cada puesto, se definieron objetivos cuantitativos para cada

puesto y cada departamento y se estableci un plan de formacin que tena en cuenta las
necesidades de formacin de cada persona.

5. Sistemas de Incentivos
Un sistema de incentivos tiene por objeto facilitar la conciliacin de los intereses de cada
persona con los intereses de la empresa.
Los incentivos deben establecerse de forma objetiva, basados en objetivos e indicadores
consensuados. El sistema de incentivos debe ser transparente, claro y conciso.
Los incentivos deben estar alineados con los objetivos individuales, pero tambin con los
objetivos colectivos, de forma que se fomente el trabajo en equipo frente a actitudes
individualistas.
Uno de los requisitos bsicos para el buen funcionamiento del sistema de incentivos es la
comunicacin interna:

Sobre los objetivos de la empresa

Sobre los objetivos individuales

Sobre el grado de cumplimiento de los objetivos a tiempo, con objeto de que puedan
corregirse las desviaciones
Ejemplo: En la misma empresa de gestora en la que se estableci el sistema de evaluacin del
desempeo, se establecieron incentivos en funcin del grado de cumplimiento de los objetivos
de productividad, calidad e ideas aportadas por cada persona y los equipos.

6. Tcnicas de Anlisis y Resolucin de Problemas y Trabajo en Equipo

La competitividad de una organizacin depende en gran medida de su capacidad para convertir
los problemas en oportunidades.
Para desplegar esta poltica, es preciso concienciar al personal, incentivarlo, liderarlo, promover
la comunicacin interna pero tambin aplicar tcnicas que permiten analizar los problemas,
identificar causas, sus posibles soluciones e implantarlas de la forma ms eficiente.
Estas tcnicas se basan en anlisis de datos y trabajo en equipo. Entre otras, cabe destacar:

Espina de Pez (Diagrama de Ishikawa)

Diagrama de Pareto

Histogramas

Hoja de Recogida de datos

Anlisis Modal de Fallos y Efectos (AMFE)

Diagrama de Afinidad

Diagrama de Relaciones

Anlisis del Campo de Fuerzas

Tormenta de Ideas (Brainstorming)

Estratificacin de datos

Diagrama de Correlacin

Control Estadstico de Procesos

No slo es adecuado dominar la tcnica, sino saber elegirla y tambin encadenar unas con otras,
puesto que son complementarias. Una secuencia habitual de un proceso de resolucin de
problemas podra ser el siguiente:

Definicin del Problema

Recopilacin de Datos

Anlisis de Datos

Investigacin de Causas

Propuesta de Soluciones

Evaluacin de Soluciones Alternativas

Implantacin de las Soluciones

Verificacin de la Efectividad
En cada fase, se pueden aplicar diversas tcnicas, p.ej.:

Definicin del Problema

Recopilacin de Datos (Hoja de Recogida de Datos)

Anlisis de Datos (Histograma, Diagrama de Pareto, Diagrama de Correlacin, )

Investigacin de Causas (Brainstorming, Diagrama de Ishikawa, Diagrama de Relaciones,

Diagrama de Afinidad, AMFE,)

Propuesta de Soluciones (Brainstorming)

Evaluacin de Soluciones Alternativas (Anlisis del Campo de Fuerzas)

Implantacin de las Soluciones

Verificacin de la Efectividad (Diagrama de Pareto, Histograma)

Ejemplo: En una empresa de fabricacin de laminado para muebles se detectaban muchos
problemas de calidad y productividad (falta de rotacin de stocks, incumplimiento de plazos de
entrega, fallos de calidad de producto,). Tras investigar los resultados mediante los diagramas
de Ishikawa y Pareto, se lleg a la conclusin de que estos fallos se podran evitar adoptando las
siguientes medidas.

Cambio de diseo de utillajes, de forma que su montaje sea ms rpido y con menos
ajustes.

Minimizar los cambios de utillajes, especializando cada lnea de produccin en menos

producto

Establecer un sistema de control estadstico de procesos

Mejorar la formacin y sensibilizacin de personal en relacin a los problemas de calidad,

estableciendo una matriz de formacin y polivalencia.

7. Gestin de Reuniones
Al finalizar muchas reuniones, los participantes tienen la sensacin de haber perdido el tiempo,
sin concretar objetivos ni acciones, sin analizar con la suficiente profundidad los problemas, sin
generar el compromiso requerido para abordar cambios.
La gestin eficiente de reuniones requiere un protocolo en el que se establecen pautas concretas
de actuacin en las tres fases de la reunin:

Preparacin (recopilacin de la informacin, convocatoria de la reunin, )

Ejecucin de la reunin (gestin del tiempo, gestin del orden del da, formalizacin del
acta, ...)

Seguimiento (seguimiento de los acuerdos de la reunin)

Se pueden distinguir varios tipos de reuniones por su objetivo:

Informativas

De decisin

De planificacin y coordinacin

De anlisis
En cualquier reunin es fundamental el rol del moderador. Entre otras funciones, el moderador
debe:

Asegurar que se sigue el orden del da

Asegurar que cada asunto se trata con la profundidad y rigor debidos

Asegurar que todos los implicados han tenido la oportunidad de participar

Detectar y resolver cualquier conflicto de intereses

Asegurar que se toman las decisiones por el mecanismo previamente consensuado

(preferiblemente por consenso)

Detectar y evitar sesgos en los anlisis y las decisiones

Ejemplo: En una empresa de prefabricados de hormign, se generaban problemas de calidad y
productividad por una mala comunicacin entre la oficina tcnica (responsable del diseo de las
piezas) y produccin. Se establecieron reuniones semanales de planificacin y coordinacin de
los trabajos con responsables de ambos departamentos. Estas reuniones contribuyeron en gran
medida a evitar muchos problemas.

8. Comunicacin Interna
La comunicacin interna (horizontal y vertical, ascendente y descendente) es una condicin
necesaria para mejorar el clima laboral, favorecer el compromiso, ejercer el liderazgo y la
coordinacin de todas las personas de una organizacin.
La comunicacin interna no debe dejarse al azar, sino que debe ser planificada, ejecutada y
verificada de forma que se asegure el Qu, Para Qu, Quin, Cundo y Cmo se debe comunicar.
Deben evitarse errores habituales como:

Considerar que la comunicacin es un proceso unidireccional y descendente (ya que

debe ser bidireccional y tanto ascendente como descendente)

Dejar la comunicacin al libre albedro (ya que en estos casos, la comunicacin se

distorsiona y no se asegura que la informacin llegue a quien, cundo y cmo debe llegar). Este es
un caldo de cultivo para los rumores.

Falta de coherencia o alineacin entre lo que se comunica y los objetivos de la empresa

Comunicacin a destiempo: no es correcto que los canales de comunicacin informales

se adelanten a los canales de comunicacin formales

Comunicacin por excepcin: no es conveniente comunicar slo las malas noticias, es

preciso tambin facilitar un feedback positivo.
Ejemplo: En una empresa de consultora de formacin se identificaron problemas de
comunicacin. Se estableci un plan de comunicacin interna que inclua, entre otros, un
sistema de gestin de propuestas de mejora que permiti canalizar decenas de sugerencias de
todo el personal que redundaron en un mejor funcionamiento de la organizacin y mayor
satisfaccin de las personas.