Manual Normas y Procedimientos Direccion Administrativa

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Acuerdo No.
Acuerdo SESAN 112-2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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MANUAL
DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
SUBSECRETARIA
ADMINISTRATIVA
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DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA Y DE
RECURSOS HUMANOS
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INDICE
Introducción 9
I. Generalidades del Manual 10
a. Antecedentes 10
b. Objetivos 10
c. Alcance 10
III. Antecedentes de la Secretaría de Seguridad Alimentaria y
Nutricional 11
IV. Base Legal 12
V. Filosofía y Marco Estratégico Institucional 13
a. Misión: 13
b. Visión: 13
VI. Estructura Organizacional 13
Organigrama de la Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional 14
VII. Atribuciones de las Áreas Involucradas en los Procesos: 14
6.1 Atribuciones de Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional 14
6.2 Funciones de la Subsecretaría Administrativa 15
6.3 Funciones de la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos 16
6.4 Funciones de la Dirección Financiera 16
VIII. Normas y procedimientos de trabajo 17
IX. Presentación Gráfica de los Procedimientos 19
X. Mecanismos de actualización del manual 20
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO 22
A ÁREA DE COMPRAS 23
A-1 Organización del Área de Compras. 24
A-2 Procedimientos que Desarrolla el Encargado(a) de Compras. 25
A-3 Normas y procedimientos para el Plan Anual de Compras –PAC-. 26
A-4 Normas y procedimientos para la evaluación del Plan Anual de
Compras. 29
A-5 Normas y procedimientos para la solicitud, liquidación y registro de
compras a través de vales de caja chica. 32
A-5.1 Normas y procedimientos para la liquidación de caja chica. 35
A-5.2 Normas y procedimientos para el registro del libro de caja chica
central. 40
A.6 Normas y procedimientos para realizar Negociaciones entre las
Entidades del Sector Público, cuando se refiera a adquisiciones a
solicitud de SESAN. 42
A.7 Normas y procedimientos para realizar compras en modalidad de baja
cuantía hasta Q.10,000.00 47
A-8 Normas y procedimientos para realizar compras en modalidad de
compra directa de Q.10,000.01 hasta Q.90,000.00. 53
A-9 Normas y procedimientos para la adquisición de bienes y servicios por
medio de proveedor único 61
A-10 Normas para arrendamientos de bienes muebles 70
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A-11 Normas y procedimientos para realizar compras por el método de

Subasta Electrónica Inversa. 71
A-12 Normas y procedimientos para realizar compras que se encuentren
disponibles bajo la modalidad de contrato abierto. 89
A-13 Normas y procedimientos para realizar compras por el régimen de
cotización de Q. 90,000.01 hasta Q. 900,000.00. 94
A-14 Normas y procedimientos de compra por el régimen de licitación
pública de Q.900,000.01 en adelante. 110
Anexos Área de Compras 123
B ÁREA DE RECURSOS HUMANOS 133
B-1 Organización del Área de Recursos Humanos. 134
B-2 Procedimientos que desarrolla el Encargado(a) de Recursos Humanos 134
B-3 Normas y procedimientos de contratación de personal regular en el
renglón presupuestario 011 “Personal Permanente”. 136
B-4 Normas y procedimientos de contratación de personal en los
renglones presupuestarios 021 “Personal Supernumerario” y 022
“Personal por Contrato”. 140
B-5 Normas y procedimientos de contratación de servicios técnicos y/o
profesionales en el renglón presupuestario 029 “Otras
remuneraciones de personal temporal”. 145
B-6 Normas y procedimientos de contratación de prestadores de
servicios asesores y consultores bajo el subgrupo 18 “Servicios
técnicos y profesionales”. 150
B-7 Normas y procedimientos de inducción al personal de nuevo ingreso. 154
B-8 Normas y procedimientos para elaboración de nóminas para pago
del personal contratado bajo los renglones presupuestarios 011, 021
y 022. 161
B-9 Normas y procedimientos para la elaboración de planilla del
personal contratado bajo el renglón presupuestario 029. 164
B-10 Normas y procedimientos para el pago de honorarios técnicos o
profesionales de personal contratado bajo el subgrupo 18 “Servicios
técnicos y profesionales”. 168
B-11 Normas y procedimientos para la elaboración de nóminas de
prestaciones laborales -Aguinaldo y bono 14-. 171
B-12 Normas y procedimientos para efectuar una rescisión de contrato
por renuncias o despido. 174
B-13 Normas y procedimientos para el pago de prestaciones laborales por
rescisión de contrato (011, 021 y 022). 180
B-14 Normas y procedimientos para el control de asistencia y
cumplimiento de horarios del personal. 183
B-15 Normas y procedimientos para el control de ausencias y permisos
del personal. 187
B-16 Normas y procedimientos de control de asignación de período
vacacional. 193
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B-17 Normas y procedimientos de ascensos, permutas, traslados de

personal y asignación o reasignación de puestos. 196
B-18 Normas y procedimientos para la aplicación del régimen
disciplinario. 199
B-19 Normas y procedimientos para la solicitud de certificados del IGSS y
certificados de trabajo (011, 021, 022). 203
B-20 Normas y procedimientos para la aplicación de descuentos judiciales
efectuados al personal. 206
B-21 Normas y procedimientos para la elaboración y uso de gafetes de
identificación. 208
B-22 Normas y procedimientos de actualización de expedientes y base de
datos del personal. 211
Anexos Área de Recursos Humanos 213
C AREA DE VEHÍCULOS Y COMBUSTIBLE 228
C-1 Organización del Área de Vehículos y Combustible. 229
C-2 Procedimientos que desarrolla el Encargado(a) de Vehículos y
Combustibles: 229
C-3 Normas y procedimientos para la asignación, supervisión y control
de la flota de vehículos. 230
C-4 Normas y procedimientos para la asignación de vehículos de forma
permanente o temporal. 236
C-5 Normas y procedimientos para la entrega y recepción de vehículos
para la atención de comisiones oficiales regulares dentro de la
capital. 240
C-6 Normas y procedimientos para la asignación de vehículos para
comisiones regulares hasta por una semana al interior de la
República de Guatemala. 243
C-7 Normas y procedimientos para la recepción e ingreso de cupones de
combustible. 246
C-8 Normas y procedimientos para la solicitud, entrega y liquidación de
cupones de combustible para atención de comisiones oficiales. 249
cupones de combustible a personal que tenga asignado vehículo de
forma permanente. 252
C-10 Normas y procedimientos para la solicitud y entrega de cupones de
combustible en las delegaciones departamentales de SESAN. 255
C-11 Normas y procedimientos para el registro de cupones de
combustible de sede central, en el libro autorizado por Contraloría
General de Cuentas. 257
C-12 Normas y procedimientos para el pago del impuesto de circulación
de vehículos “calcomanía”. 260
C-13 Normas y procedimientos para la renovación de póliza de seguro de
vehículos. 263
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C-14 Normas y procedimientos de atención por siniestros ocurridos a

vehículos y motocicletas (robo, accidente, uso de grúa). 265
C-15 Normas y procedimientos de solicitud y pago de mantenimiento y
reparación de vehículos. 269
cupones de combustible para vehículos que no son propiedad de
SESAN. 272
Anexos Área de Vehículos 277
D ÁREA DE ALMACÉN 293
D-1 Organización del área de Almacén 294
D-2 Procedimientos que desarrolla el Encargado(a) de Almacén 294
D-3 Normas y procedimientos para el ingreso y registro de bienes,
materiales y suministros al almacén. 295
D-4 Normas y procedimientos para la solicitud y entrega de bienes,
materiales y suministros del almacén. 301
D-5 Normas y procedimientos para realizar el inventario físico general. 304
D-6 Normas y Procedimientos para dar de baja en el Almacén materiales y/o
suministros en mal estado o en desuso. 307
Anexos Área de Almacén 314
E ÁREA DE RECEPCIÓN Y MENSAJERÍA 318
E-1 Organización del área de recepción y mensajería 319
E-2 Procedimientos que desarrolla el encargado de recepción y el
encargado de mensajería 319
E-3 Normas y procedimientos de Recepción 320
E-3.1 Normas y Procedimientos para realizar la atención al público que
visita las Instalaciones. 320
E-3.2 Normas y procedimientos para atención de la planta telefónica y
recepción de fax. 323
E-3.3 Normas y procedimientos para la asignación y atención de salones
de reuniones. 327
E-3.4 Normas y procedimientos para la recepción y distribución de
correspondencia externa. 330
E-3.5 Normas y procedimientos para la actualización del directorio
telefónico. 333
E-4 Procedimientos de Mensajería 335
E-4.1 Normas y procedimientos para el traslado de correspondencia de la
SESAN a otras instituciones 335
Anexos Área Recepción y Mensajería 338
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Introducción
En la actualidad, todos los ámbitos de acción del ser humano, se ven

influenciados por cambios constantes y acelerados, que surgen con la
introducción de nuevas tecnologías de la información y la comunicación. La
modernización del Estado constituye por tanto, una necesidad imperante para la
correcta administración de los bienes públicos, pilar fundamental de la
organización del Estado de Guatemala.
Para la correcta administración de los bienes del Estado, la gestión pública

demanda la actualización de los procedimientos administrativos que se ejecutan
dentro de un marco institucional complejo, caracterizado por la dinámica
administrativa estrictamente normada que a la vez tiene como fin último, la
satisfacción de las demandas de atención de los ciudadanos.
La Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional de la Presidencia de la

República, tiene la responsabilidad de coordinar la operación interministerial del
Plan Estratégico de Seguridad Alimentaria y Nutricional y para lograr los
objetivos estratégicos en él planteados, debe ejecutar diversas actividades
administrativas.
Para cumplir con las funciones y responsabilidades atribuidas en la Ley a la

Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional de la Presidencia de la
República es necesario contar con una estructura administrativa y operativa
desarrollada que establezca los mecanismos y acciones concretas, a través de
pasos ordenados que permitan la consecución de los fines propios de la
institución, que oriente las acciones del recurso humano.
El presente manual surge de las necesidades planteadas, tiene por propósito

actualizar los procedimientos, en atención a las normas vigentes. Es una
herramienta que describe cada uno de los pasos a seguir de forma lógica,
estructurada y ordenada en la realización de las funciones y actividades que
realiza las Direcciones a cargo de la Subsecretaría Administrativa de Seguridad
Alimentaria y Nutricional: Dirección Administrativa y de Recursos Humanos, y la
Dirección Financiera, que contribuye al fortalecimiento de los controles internos,
la optimización los recursos institucionales y a la coordinación de acciones del
equipo de trabajo en función de los objetivos establecidos, el cumplimiento de la
misión y logro de la visión institucional.
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SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA
DE LA SECRETARÍA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL
I. Generalidades del Manual
a. Antecedentes
Ante la constante dinámica de los procedimientos administrativos y la necesidad

de tener documentos actualizados que establezcan de forma integral los sistemas
de trabajo de la Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional, en
coordinación con las unidades de apoyo y control, se desarrolla el documento que
establece qué debe hacerse, cómo y quiénes deben efectuar las acciones
respectivas.
b. Objetivos
 Establecer los lineamientos generales que rigen los procedimientos

administrativos y financieros a partir de las distintas actividades que
realizan las direcciones que conforman la Subsecretaría Administrativa,
siendo éstas la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos y la
Dirección Financiera.
 Proveer a la institución de un instrumento formal de regulación de los
procedimientos administrativos y financieros.
 Contar con una herramienta práctica de orientación que provea de
información para el cumplimiento de las funciones de la Secretaría.
 Estandarizar de manera eficiente y eficaz las operaciones administrativas
y de recursos humanos realizadas en la institución, a fin que todos los
procedimientos se realicen de forma consistente.
 Tener una herramienta que apoye la inducción y capacitación del personal
de las diferentes áreas administrativas y financieras.
c. Alcance
Será difundido en todas las Direcciones y Unidades administrativas de la

Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional, con el propósito que sea
el instrumento de soporte para el desarrollo de los procedimientos en las
actividades administrativas, de recursos humanos y financieras, y será de
observancia general.
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Acuerdo No.
III. Antecedentes de la Secretaría de Seguridad Alimentaria y

Nutricional
Desde el año 1976 se han realizado esfuerzos para tratar el problema de la

desnutrición y subalimentación. En muchas oportunidades se elaboraron planes
de alimentación y nutrición por lo cual fueron creadas instancias coordinadoras
que no fructificaron por falta de decisión política necesaria y por carecer de un
desarrollo metodológico con enfoque multisectorial.
En 1990, la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia de la
República (SEGEPLÁN) integró un grupo focal para la creación de un Consejo
Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional, el cual produjo el “Plan de
Acción de Alimentación y Nutrición 1993-1996”. Seis años después se realizó el
seminario-taller “El Gobierno y la Sociedad Civil en el Análisis de la Seguridad
Alimentaria-Nutricional en Guatemala” y como resultado se estableció una
agenda de trabajo y se consolidó la Comisión Nacional de Seguridad Alimentaria y
Nutricional (CONASAN). Ese mismo año, la CONASAN elaboró la propuesta de la
“Política Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional” y el “Plan de Acción
en Alimentación y Nutrición 1996-2000” y un marco institucional para su
implementación.
En 1997, el Gobierno aprobó la Política y el Sistema de Seguridad Alimentaria
Nutricional estableciéndose objetivos y líneas de acción; posteriormente, cada
ministerio definió sus propias metas dentro de un “Plan de Acción de Política de
SAN”.
A partir de 2000 se reiniciaron acciones en esta materia al formularse la Política
Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional bajo la conducción del Gabinete
Social de la Presidencia. En 2001 se aprobó en segunda lectura la Ley de
Seguridad Alimentaria y Nutricional, la que promovía la creación del Consejo de
Seguridad Alimentaria y Nutricional como ente responsable de la coordinación
intersectorial. La propuesta de ley presentada al Congreso fue modificada
sustancialmente y ya no fue aprobada.
En 2002 se emitió el Acuerdo Gubernativo 55-2002 por medio del cual se crea el
Consejo Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional (CONSAN), dependencia
directa de la Presidencia de la República, responsable de “impulsar las acciones
de la política que tienda a combatir la inseguridad alimentaria, la pobreza
extrema y fortalecer la seguridad alimentaria y nutricional del país”. En ese
mismo año, se disuelve el CONASAN y se crea el Vice ministerio de Seguridad
Alimentaria y Nutricional adscrito al Ministerio de Agricultura, Ganadería y
Alimentación, mediante el Acuerdo Gubernativo 90-2003.
Paralelamente a los esfuerzos gubernamentales, diferentes sectores de la

sociedad civil presentaron una serie de propuestas para la elaboración de una
política de seguridad alimentaria y nutricional. Destaca la Declaración de Atitán
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Acuerdo No.
en la que los pueblos Indígenas de América fijaron su postura sobre la cuestión

alimentaria, en abril de 2002.
El 6 de abril de 2005 se aprobó la Ley del Sistema Nacional de Seguridad

Alimentaria y Nutricional, Decreto 32-2005 del Congreso de la República, el cual
crea el Sistema Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional (SINASAN) así
como el Consejo Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional (CONASAN) y la
Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional de la Presidencia de la
República (SESAN). El Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Seguridad
Alimentaria y Nutricional, fue aprobado por el Acuerdo Gubernativo Número 75-
2006 de fecha 23 de febrero de 2006 y en él se desarrollan las funciones y
estructura bajo la cual se organiza la Secretaría de Seguridad Alimentaria y
Nutricional de la Presidencia de la República.
IV. Base Legal
La base legal de la cual se derivan las funciones de la Secretaría de la Institución

y de las direcciones que la conforman, son principalmente las siguientes:
 Constitución Política de la República de Guatemala.

 Ley del Sistema Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional, Decreto
número 32-2005.
 Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Seguridad Alimentaria y
Nutricional, Acuerdo Gubernativo número 75-2006 y sus Reformas Acuerdo
Gubernativo 100-2008.
 Política Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional.
 La Ley Orgánica del Presupuesto y sus reformas (Decreto Número 101-97)
 Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, contenido en el Acuerdo
Gubernativo Número 240-98 y sus modificaciones.
 Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92 y sus reformas.
 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo
Número 1056-92 y sus reformas.
 Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado según corresponda al
ejercicio fiscal vigente.
 Normas de jerarquía reglamentaria, emitidas por los distintos órganos
rectores de la Administración Pública.
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Acuerdo No.
V. Filosofía y Marco Estratégico Institucional
a. Misión:
Ser la institución responsable de la coordinación, integración y monitoreo de

intervenciones de seguridad alimentaria y nutricional entre sector público,
sociedad y organismos de cooperación internacional para optimizar los esfuerzos
y recursos, con el fin de lograr un mayor impacto en el país.
b. Visión:
Que la población guatemalteca, especialmente la más vulnerable, alcance su

máximo potencial, basado en una seguridad alimentaria y nutricional sostenible
para el logro de una vida plena y productiva, siendo esto un compromiso asumido
por toda la sociedad.
VI. Estructura Organizacional
La SESAN está organizada de la siguiente manera: una Secretaría de Seguridad

Alimentaria y Nutricional, que es la máxima autoridad administrativa de la
institución, de la cual dependen dos Subsecretarías, la primera, Subsecretaría
Técnica de Seguridad Alimentaria y Nutricional, de la cual dependen cuatro
direcciones, y una Subsecretaría Administrativa de Seguridad Alimentaria y
Nutricional enfocada a coordinar las actividades, procedimientos y políticas
administrativas y financieras, de la cual dependen dos direcciones Administrativa
y de Recursos Humanos y Dirección Financiera.
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Acuerdo No.
Organigrama de la Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional
SECRETARIO
AUDITORIA CUERPO ASESOR

INTERNA
SUBSECRETARIA SUBSECRETARIA
ADMINISTRATIVA TECNICA
DIRECCION DE
DIRECCION DIRECCION DE DIRECCION DE DIRECCION DE
DIRECCION PLANIFICACION
ADMINISTRATIVA Y COMUNICACION E FORTALECIMIENTO COOPERACION
FINANCIERA MONITOREO Y
DE RRHH INFORMACION INSTITUCIONAL EXTERNA
EVALUACION
PLANIFICACION Y
RECURSOS PRESUPUESTO SIAF CONTABILIDAD PILARES SAN PROGRAMACION
HUMANOS
DELEGADOS INFORMACION Y
TESORERIA DEPARTAMENTALES
COMPRAS MONITOREO
VEHICULOS Y ANALISIS Y
COMBUSTIBLE INVENTARIOS MONITORES EVALUACION
ALMACEN
RECEPCION
MENSAJERIA
VII. Atribuciones de las Áreas Involucradas en los Procesos:
6.1 Atribuciones de Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional
De conformidad con el artículo 22 de la Ley del Sistema Nacional de Seguridad

Alimentaria y Nutricional, son atribuciones de la SESAN:
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Acuerdo No.
Establecer los procedimientos de planificación técnica y coordinación entre las

instituciones del Estado, la sociedad guatemalteca, las organizaciones no
gubernamentales y las agencias de cooperación interinstitucionales vinculadas
con la seguridad alimentaria y nutricional, en los diferentes niveles del país
(nacional, departamental, municipal y comunitario).
La SESAN coordinará la formulación del Plan Estratégico Nacional de SAN, lo

propondrá al CONASAN; asimismo coordinará su actualización, ejecución,
seguimiento y evaluación y apoyará a las instancias ejecutoras en la planificación
y programación de los planes sectoriales estratégicos y operativos con acciones
priorizadas de acuerdo a la Política Nacional SAN; asimismo, someterá a
consideración ante el CONASAN los ajustes pertinentes.
Para cumplir con las funciones es necesario contar con herramientas actualizadas
para el desarrollo del trabajo administrativo.
6.2 Funciones de la Subsecretaría Administrativa
De acuerdo al artículo 19.bis*. Funciones del titular de la Subsecretaría

Administrativa de Seguridad Alimentaria y Nutricional. El titular de la
Subsecretaría Administrativa de Seguridad Alimentaria y Nutricional, tiene
jerarquía inmediata inferior a la del Secretario y deberá llenar los mismos
requisitos que el titular. Dentro de sus funciones se encuentran las siguientes:
1. Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades, procedimientos y

políticas administrativas y financieras que se realizan en la SESAN;
2. Dirigir, supervisar y evaluar las operaciones contables, financieras y
administrativas que se realizan en la SESAN;
3. Coordinar y dirigir las actividades del departamento de recursos humanos,
los procesos de compras, prestación de servicios, procesos contables, del
departamento de presupuesto y tesorería de la SESAN;
4. Brindar asesoría a las unidades que Integran la SESAN, en asuntos
relacionados con administración y ejecución financiera desde el punto de
vista técnico y dentro del contexto legal;
5. Planificar, dirigir y coordinar, la asignación de recursos a las unidades
organizacionales de la SESAN;
6. Informar al órgano superior de la secretaría, sobre la ejecución
presupuestaria y la liquidez financiera de la SESAN;
7. Velar por el cumplimiento de las políticas y normas dictadas por el SINASAN
y el Ministerio de Finanzas Públicas en lo relativo a las normas establecidas
para la formación y ejecución del presupuesto a través de sus órganos
ejecutores;
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Acuerdo No.
8. Coordinar la elaboración del Plan Operativo Anual y el anteproyecto de

presupuesto de la SESAN;
9. Coordinar la elaboración de los estados financieros y cuadros analíticos para
presentarlos a la autoridad superior;
10. Apoyar la realización de actividades de la unidad de auditoría interna de la
SESAN;
11. Realizar las demás funciones afines a la naturaleza de la Subsecretaría que
le sean asignadas.
6.3 Funciones de la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos
De conformidad con el artículo 25 del Reglamento de la Ley del Sistema Nacional

de Seguridad Alimentaria y Nutricional, son funciones de la Dirección
Administrativa y de Recursos Humanos:
1. Coordinar las actividades de orden administrativo y logístico que faciliten y

permitan a la Secretaría, cumplir con lo determinado en el presente
reglamento y lo relativo al logro de los objetivos estratégicos de la política
de SAN y del Plan Estratégico SAN;
2. Administrar el sistema de recursos humanos de la institución; en materia de
análisis de puestos y salarios, admisión de personal en lo referente a
reclutamiento y selección, gestión de personal en lo relativo a acciones de
personal, monitoreo, manejo de nóminas y prestaciones laborales, desarrollo
y formación de personal;
3. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales en materia de
administración de personal;
4. Velar porque a las unidades técnicas administrativas que conforman la
Secretaría cuenten con los recursos humanos, materiales y logísticos,
suministros, materiales y equipo de oficina que le sean requeridos para el
mejor cumplimiento de sus funciones;
5. Aplicar las disposiciones disciplinarias en materia de recursos humanos;
6. Proveer el soporte técnico en el área de informática a los usuarios de la
Secretaría;
7. Otras, que le sean asignadas por las autoridades superiores de la SESAN.
6.4 Funciones de la Dirección Financiera
De conformidad con el artículo 25Bis.* Funciones del titular de la Dirección

Financiera. Las funciones del titular de la Dirección Financiera son las siguientes:
1. Preparar conjuntamente con la Dirección de Planificación, Monitoreo y
Evaluación, el plan operativo anual, y el correspondiente anteproyecto de
presupuesto de la Institución.
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Acuerdo No.
2. Ejercer el control de la ejecución del presupuesto de Ingresos y Egresos de la

Institución en cumplimiento de lo establecido en el POA y programas que
sean necesarios para el logro de los objetivos del PESAN;
3. Operar el registro de los gastos correspondientes a la ejecución del
Presupuesto de Ingresos y Egresos en el Sistema de Contabilidad Integrado
(SICOIN), tomando en consideración las normas presupuestarias generales,
específicamente las vinculadas con las órdenes de compra y la administración
del Fondo Rotativo Institucional;
4. Operar el Sistema Integrado de Administración Financiera –SIAF-;
5. Informar mensualmente a la Autoridad Superior y las direcciones de la SESAN,
sobre la asignación, ejecución y disponibilidad presupuestaria;
6. Registrar en el Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN) la ejecución de
metas de producción terminal de bienes y servicios;
7. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de tesorería, contabilidad y
presupuesto de la SESAN, velando por el uso correcto y transparente de los
recursos, en cumplimiento de las disposiciones legales de la materia;
8. Vigilar el cumplimiento de las políticas y normas definidas por los órganos
rectores del Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN) y la aplicación
adecuada de sus componentes,
9. Velar porque los registros de inventario de bienes de la SESAN se efectúen en
forma oportuna, tanto en el Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN),
como en los libros autorizados para el efecto;
10. Administrar el registro, control y ejecución de los recursos financieros
provenientes de donaciones o cualquier otro recurso con fuente de
financiamiento exterior;
11. Administrar y llevar el control de la caja de ingresos y egresos de la
Institución y cumplir con los plazos establecidos para la rendición de cuentas.
VIII. Normas y procedimientos de trabajo
Las normas y procedimientos de trabajo serán presentados por dirección y área,

estableciendo al personal responsable para cada actividad desarrollada en forma
clara y por escrito, de tal manera que cada persona que integra cada una de las
áreas de la dirección, conozca el rol que le corresponde dentro de la
organización interna.
Cualquier situación que no esté contemplada en el presente manual, será

resuelta por el Subsecretario(a) Administrativo(a).
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Acuerdo No.
Las dos direcciones que conforman la Subsecretaría Administrativa son Dirección

Administrativa y de Recursos Humanos, y Dirección Financiera.
 Dirección Administrativa y de Recursos Humanos:
Los procedimientos de la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos en

el presente manual, se desarrollan para las siguientes áreas:
 A Compras
 B Recursos Humanos
 C Vehículos y Combustible
 D Almacén
 E Recepción y Mensajería
 Dirección Financiera:
Los procedimientos de la Dirección Financiera en el presente manual, se

desarrollan para las siguientes áreas:
 F Inventarios
 G Contabilidad
 H Tesorería
 I Presupuesto
 J SIAF
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Acuerdo No.
IX. Presentación Gráfica de los Procedimientos
Cada procedimiento desarrollado se presentará en forma gráfica con una

secuencia de pasos en flujogramas que utilizarán la simbología siguiente:
Símbolo Significado
Terminal. Indica el inicio o la terminación del
flujo, puede ser acción o lugar; además se usa
para indicar una unidad administrativa o persona
que recibe o proporciona información.
Operación. Representa la realización de una
operación o actividad relativa a un
procedimiento.
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del

flujo en que son posibles varios caminos
alternativos.
Documento. Representa cualquier tipo de

documento que entra, se utilice, se genere o
salga del procedimiento.
Archivo. Representa un archivo común y corriente

de oficina.
Conector. Representa una conexión o enlace de

una parte del diagrama de flujo con otra parte
lejana del mismo.
Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los

símbolos señalando el orden en que se deben
realizar las distintas operaciones.
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Acuerdo No.
X. Mecanismos de actualización del manual
El manual de normas y procedimientos de la subsecretaría administrativa de la

SESAN, se revisará de forma anual de forma ordinaria en el mes de enero y en
forma extraordinaria para atender a normativas que sean emitidas por los entes
rectores. Los cambios que impliquen modificación, eliminación o adición a las
normas y a los procedimientos del presente manual serán autorizados por
Acuerdo Interno de la Autoridad Administrativa Superior, previa aprobación del
Subsecretario Administrativo de Seguridad Alimentaria y Nutricional.
Responsable No. Actividad/ Descripción

En enero de cada año, el Subsecretario Administrativo
deberá solicitar a la Dirección Administrativa y de
Subsecretario(a) Recursos Humanos, y a la Dirección Financiera,
1
Administrativo(a) información sobre una posible actualización a las
normas y a los procedimientos del manual de la
Subsecretaría Administrativa.
Director(a)
Administrativo(a)
Las direcciones antes referidas, deberán remitir las
y de Recursos
2 normas y los procedimientos sujetos a modificación,
Humanos, y
eliminación o adición.
Director(a)
Financiero(a)
El Subdespacho Administrativo será el encargado de
Subsecretario(a) aprobar o desaprobar las modificaciones, eliminaciones
3
Administrativo(a) o adiciones, y posteriormente traslada el proyecto de
Acuerdo Interno a la Autoridad Administrativa Superior.
Autoridad
La Autoridad Administrativa Superior será la encargada
Administrativa 4
de su autorización.
Superior
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Acuerdo No.
Procedimiento para actualización del Manual de Normas y Procedimientos

Subsecretaria Administrativa
Director(a) Administrativo(a) y de
Subsecretario(a) Administrativo(a) Recursos Humanos, y Director(a) Secretario(a) SESAN
Financiero(a)
Inicia
Solicita
información sobre
posible
actualización
Remiten normas y
procedimientos
sujetos a
modificación,
eliminación o
adición
¿Aprueba No
modificaciones,
eliminaciones o
adiciones?
Si
Traslada proyecto
Autoriza acuerdo
de acuerdo
Finaliza
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Acuerdo No.
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
TRABAJO
Página 24
Acuerdo No.
A Normas y Procedimientos del Área de Compras
Definición
El área de compras es la encargada de analizar, gestionar y recibir las compras
de bienes, materiales, suministros y adquisiciones de servicios de la institución,
aplicando la regulación legal vigente a través de los procedimientos establecidos
principalmente en la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento.
Objetivos
 Ejecutar las acciones (analizar, gestionar y recibir) de adquisición de
bienes y servicios de la SESAN, oportuna y eficazmente, observando leyes
y disposiciones vigentes aplicables, así como proveer suministros y otros
recursos fungibles, para que las Direcciones de la Secretaría obtengan los
recursos físicos que necesitan para el desarrollo de sus actividades.
 Proveer un documento técnico administrativo que sirva de apoyo y

orientación para el personal que labora en la Secretaria de Seguridad
Alimentaria y Nutricional de la República, que participan en los procesos
de compras, así como establecer los lineamientos y responsabilidades
correspondientes.
A-1 Organización del Área de Compras.

De acuerdo a lo establecido en el organigrama institucional, el área de compras
pertenece a la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos y su estructura es
la siguiente:
Director(a)
Administrativo(a)
y de Recursos
Humanos
Encargado(a)
de Compras
Página 25
Acuerdo No.
A-2 Procedimientos que Desarrolla el Encargado(a) de Compras.
1. Normas y procedimientos para el Plan Anual de Compras –PAC-.

2. Normas y procedimientos para la evaluación del Plan Anual de Compras.
3. Normas y procedimientos para la solicitud, liquidación y registro de
compras a través de vales de caja chica.
4. Normas y procedimientos para la liquidación de caja chica.
5. Normas y procedimientos para el registro del libro de caja chica central.
6. Normas y procedimientos para realizar Negociaciones entre las Entidades
del Sector Público, cuando se refiera a adquisiciones a solicitud de SESAN.
7. Normas y procedimientos para realizar compras en modalidad de baja
cuantía hasta por un monto de Q.10,000.00.
8. Normas y procedimientos para realizar compras en modalidad de compra
directa por el valor de Q.10,000.01 hasta Q.90,000.00.
9. Normas y procedimientos para la adquisición de bienes y servicios por
medio de proveedor único.
10. Normas y procedimientos para arrendamientos de bienes
11. Normas y procedimientos para la adquisición publica de bienes y servicios
estandarizados y homologados a través de la modalidad de subasta
inversa.
12. Normas y procedimientos para realizar compras por contrato abierto.
13. Normas y procedimientos para realizar compras por el régimen de
cotización de Q. 90,000.01 hasta Q. 900,000.00.
14. Normas y procedimientos de compra por el régimen de licitación pública
de Q.900,000.01 en adelante.
Página 26
Acuerdo No.
A-3 Normas y procedimientos para el Plan Anual de Compras –PAC-.

Es el proceso que permite la programación de las compras anuales de la
institución a través de un documento que define la cantidad de bienes,
materiales, suministros y adquisiciones de servicios de la institución.
 Normas:
1. Se debe elaborar durante la fase de formulación presupuestaria, el
cual debe identificar el bien, obra o servicio a contratar durante el
año fiscal siguiente y presentarse ante las autoridades
correspondientes en las fechas y por los medios que el Ministerio de
Finanzas Públicas requiera.
2. Debe ser acorde a las necesidades de la institución planteadas por
cada una de las direcciones, garantizando el uso racional de los
recursos disponibles, el aprovechamiento adecuado de las asignaciones
presupuestarias vigentes en un contexto de priorización y contención
del gasto a efecto de mantener una administración prudente y
efectiva.
3. Deberá incluir la proyección de adquisiciones que superen los
Q.10,000.00.
4. Se realizará tomando en consideración los gastos que se realicen a
través de los grupos presupuestarios 2 y 3.
5. La presentación del Programa Anual de Adquisiciones Públicas no
obliga a las entidades afectadas a efectuar los procesos de adquisición
que en él se enumeren. Sin embargo, sí es obligatorio actualizar el
mismo cuando se generen modificaciones presupuestarias, varíen las
necesidades de contratación de bienes, obras o servicios, así como
modificación de la modalidad de compra y cronograma de inicio del
proceso, para lo cual deberá emitirse la resolución de la Autoridad
Administrativa Superior debidamente justificada.
 Descripción de las actividades del procedimiento:

Unidad Envían al área de compras la proyección de su
Administrativa 1 dirección en concordancia con lo establecido en el plan
Solicitante anual operativo anual y presupuesto anual vigente.
Recibe las necesidades de compras y contrataciones
2
enviadas por cada una de las direcciones.
Realiza un análisis de los bienes, materiales, y
Encargado(a) de
3 suministros requeridos, revisa que no exista duplicidad
Compras
en los requerimientos y la coherencia del gasto.
Efectúa una estimación monetaria de la demanda
4
proyectada, consolida la información, y presenta el
Página 27
Acuerdo No.
Plan Anual de Compras consolidado al Director(a)

Administrativo(a) y de Recursos Humanos.
Director(a)
Administrativo(a) Evalúa y traslada el Plan Anual de Compras
5
y de Recursos consolidado.
Humanos
Presenta a todos los directores la distribución final del
6
Plan Anual de Compras de la institución.
Subsecretario(a)
7 Aprueba el Plan Anual de Compras.
Administrativo(a)
Traslada el documento para autorización a la Autoridad
8
Administrativa Superior.
Autoridad
Autoriza el Plan Anual de Compras y traslada al
Administrativa 9
Director(a) Administrativo(a) y de Recursos Humanos.
Superior
Director(a)
Administrativo(a) Envía al Encargado(a) de Compras para el registro
10
y de Recursos respectivo en el portal de Guatecompras.
Humanos
Encargado(a) de Registra el Plan Anual de Compras en el portal de
11
Compras Guatecompras
Página 28
Acuerdo No.
A-3 Procedimiento para el Plan Anual de Compras -PAC-

Director(a) Autoridad
Unidad Administrativa Encargado(a) de Subsecretario(a)
Administrativo(a) y de Administrativa
Solicitante Compras Administrativo(a)
Recursos Humanos Superior
Inicia
Recibe, analiza,
Presenta
efectúa
distribución final
Envía proyección estimación, Evalúa y traslada
del Plan Anual de
consolida y
Compas
presenta
Aprueba el Plan
Anual de Compras
Autoriza el Plan
Traslada para Anual de
autorización Compras, y lo
traslada
Envía para
registro en el
portal de
Guatecompras
Registra el Plan
Anual de Compras
Finaliza
Página 29
Acuerdo No.
A-4 Normas y procedimientos para la evaluación del Plan Anual de Compras.

Procedimiento que permite guiar, controlar y brindar transparencia a las compras
y gastos que se realizan en la Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional –
SESAN-.
 Normas:
1. La evaluación del Plan Anual de Compras se deberá efectuar
cuatrimestralmente, los primeros diez días hábiles del mes siguiente al
término de cada cuatrimestre.
2. En cada evaluación cuatrimestral se elaborará un informe a la
Autoridad Administrativa Superior de SESAN, que demuestre el
porcentaje de ejecución presupuestaria por área, el detalle de
compras realizadas de acuerdo al plan y las que se adquirieron sin
estar contempladas en el plan, el grado de avance de las compras en
proceso y el porcentaje de las pendientes de realizar.
3. El Plan de Compras podrá modificarse según varíen las necesidades de
contratación de bienes, obras o servicios, así como modificación de la
modalidad de compra y cronograma de inicio del proceso, para lo cual
deberá emitirse la resolución de la Autoridad Administrativa Superior
debidamente justificada.
4. El Plan de Compras podrá modificarse de acuerdo a la disponibilidad
presupuestaria aprobada para el cuatrimestre.

Realiza la evaluación del Plan Anual de Compras
1 para determinar las desviaciones de lo
planificado.
Se revisan y analizan las justificaciones de las
Encargado(a) de 2 compras modificadas por las Unidades
Compras Administrativas.
Elabora informe sobre las modificaciones
realizadas en las compras durante el
3
cuatrimestre, y traslada al Director(a)
Director(a)
Administrativa(a) Revisa el informe cuatrimestral de compras y lo
4
y de Recursos traslada al Subsecretario(a) Administrativo(a).
Humanos
Evalúa el informe cuatrimestral de compras,
Subsecretario(a)
5 aprueba, y lo eleva a la Autoridad Administrativa
Administrativo(a)
Superior.
Página 30
Acuerdo No.
Autoridad Recibe el informe cuatrimestral de la evaluación

Administrativa 6 del Plan Anual de Compras, lo conoce y traslada al
Superior Subsecretario(a) Administrativo(a).
Subsecretario(a) Recibe el informe cuatrimestral de la evaluación
7
Administrativo(a) del Plan Anual de Compras, y lo archiva.
Página 31
Acuerdo No.
A-4 Procedimiento para la evaluación del Plan Anual de Compras

Director(a)
Subsecretario(a) Autoridad Administrativa
Encargado(a) de Compras Administrativo(a) y de
Administrativo(a) Superior
Recursos Humanos
Inicia
Evalúa el Plan
Anual de Compras
Revisa y analiza
justificaciones de
las compras
modificadas
Revisa informe Evalúa informe Recibe informe

Elabora informe y cuatrimestral de cuatrimestral de cuatrimestral, lo
traslada compras y lo compras, lo autoriza, y
traslada aprueba y eleva traslada
Recibe informe
cuatrimestral y
archiva
Finaliza
Página 32
Acuerdo No.
A-5 Normas y procedimientos para la solicitud, liquidación y registro de

compras a través de vales de caja chica.
Este procedimiento brinda los lineamientos para realizar la solicitud de efectivo
a través de vales de caja chica y la liquidación de la compra. Se utiliza cuando el
empleado necesita el efectivo para realizar la compra de algún material o
artículo específico que no haya existencia en almacén.
 Normas para uso de vales:

1. El personal contratado por SESAN en los renglones 011, 021 y 022 son
los únicos que podrán solicitar el efectivo al encargado de caja chica.
2. El vale debe ser llenado con letra clara, el concepto de gasto debe ser
el mismo del formato pedido.
3. El personal que solicite efectivo en caja chica, está obligado a liquidar
el vale que se le haya otorgado en un plazo no mayor a los tres (3) días
siguientes.
4. No se podrá autorizar un segundo vale para el mismo personal, sin
antes haber liquidado el primero.
5. Al liquidar el vale, se debe acompañar los documentos siguientes:
 La(s) factura(s) correspondientes a nombre de SESAN, NIT 4125567-
4, dirección 8ª avenida 13-06 zona 1, el valor del gasto en números
y letras, el régimen al cual está inscrito el contribuyente. Las cuales
deben estar razonadas y firmadas por el solicitante y el director del
área.
 Recibo de caja si la factura es cambiaria.
 Por compra de alimentos y bebidas, listado de participantes
debidamente firmado por todo el personal que lo consumió.
 Constancia de Ingreso al almacén y a Inventarios, forma 1-H
(suministros) y carta de satisfacción (servicios), según sea el caso.
 Otros documentos que puedan ser solicitados en compras no
regulares, para brindar transparencia al proceso.
6. Se autorizan compras y/o pagos en efectivo hasta un máximo de un mil
quinientos quetzales (Q. 1,500.00) en una sola compra y/o pago de
servicio.
7. Podrán efectuarse compras y/o pagos que estén comprendidos en los
renglones presupuestarios autorizados para caja chica central
identificados en la normativa vigente.
8. Todos los lineamientos para el uso de caja chica, serán establecidos en
la Normativa para el Control y Manejo de la Caja Chica, que la
Autoridad Administrativa Superior de la SESAN autorice para el
ejercicio fiscal vigente. De no emitir normativa anualmente, se tomará
como vigente la última aprobada.
9. Todo gasto que presente alteración o incumplimiento en los requisitos
de la documentación para la liquidación en caja chica, se solicitará el
reintegro del efectivo y se anula el vale correspondiente.
Página 33
Acuerdo No.

Unidad
Presenta el pedido, y solicita el efectivo para
Administrativa 1
adquirir el bien o servicio.
Solicitante
Verifica que el pedido cumpla con todos los
requisitos y firmas establecidas en el formato. Si
2
algo está incorrecto, lo traslada para realizar
correcciones.
Evalúa que la cantidad de efectivo solicitada sea
Encargado(a) de
3 congruente con el valor estimado del suministro o
Caja Chica
servicio que se requiere.
Emite un vale de caja chica y obtiene firma de
4 aprobación del Director(a) Administrativo(a) y de
Recursos Humanos.
5 Entrega el efectivo al solicitante.
6 Recibe el efectivo y firma el vale de caja chica.
Realiza la compra o adquisición del suministro o
7
Unidad servicio requerido.
Administrativa Liquida el vale respectivo dentro de los tres (3) días
Solicitante siguientes de la compra, presentando la
8
documentación indicada en la norma de este
procedimiento.
Revisa que la documentación de soporte por el gasto
efectuado cumpla con los requisitos establecidos y
9
procede a cancelar el vale, anotando que el mismo
Encargado(a) de ya fue liquidado, la fecha y firma.
Caja Chica Traslada el pedido y la factura al Encargado de
10 Almacén, para el registro, en los casos de compra de
suministros.
Encargado(a) de Recibe el pedido y la factura, completa Forma 1-H y
11
Almacén traslada original al Encargado(a) de Compras.
Encargado(a) de Recibe Forma 1-H, complementa el expediente de
12
Compras acuerdo a la norma del presente procedimiento.
Encargado(a) de Envía requisición a la Unidad Administrativa
13
Almacén Solicitante.
Unidad
Firma y sella requisición y la traslada al
Administrativa 14
Encargado(a) de Almacén.
Solicitante
Página 34
Acuerdo No.

Página 35
Acuerdo No.
A-5.1 Normas y procedimientos para la liquidación de caja chica.

Procedimiento que brinda los lineamientos para que el encargado de caja chica,
conforme el expediente con la documentación que comprueba los gastos
efectuados y solicite el reintegro de los fondos correspondientes.
 Normas para la liquidación de caja chica:

1. La liquidación de caja chica deberá realizarse por lo menos una vez al
mes o cuando haya consumido un mínimo del 50% y hasta un máximo
del 80% de la disponibilidad.
2. El encargado de caja chica deberá elaborar un control correlativo
interno de las liquidaciones que presente con sus respectivos valores.
3. El cuadro de liquidación debe ser de acuerdo al formato contenido en
el anexo A-3.
4. La liquidación final de la caja chica deberá realizarse de acuerdo a lo
establecido para cada período fiscal, en las normas de cierre del
Ministerio de Finanzas Públicas.
5. Las facturas cambiaras deberán traer adjunto un recibo de caja, por el
monto total de la factura.
6. Todos los documentos que se presenten en la liquidación deberán
cumplir con lo siguiente:
 Requisitos de la documentación para la liquidación en caja chica
 Numeración correlativa de cada dirección.

 Fecha de requerimiento del bien o servicio.
 Identificación individual del producto o servicio a contratar.
 Cantidad solicitada en unidades.

Pedido
Firma de verificación de inexistencia del producto requerido, en

almacén.
 Firma y sello de los responsables de solicitar, aprobar y autorizar la
compra del bien o servicio.
 Firma y sello del responsable de la asignación del renglón
presupuestario de gasto.
 Fecha, firma y sello de la recepción en la sección de compras.
Página 36
Acuerdo No.
 Numeración correlativa del vale.

 Lugar y fecha de emisión.
Vale de caja
 Cantidad en letras y números.

chica
 Concepto de gasto de la entrega del efectivo.

 Nombre del solicitante, área a la que pertenece y firma.
 Caja chica sede central –Aprobación del Director(a) Administrativo(a)
y de Recursos Humanos.
 Nombres, apellidos y nombre comercial del contribuyente emisor, si

es persona individual; razón o denominación social y nombre
comercial, si es persona jurídica.
 Número de Identificación Tributaria del contribuyente emisor.
 Número de resolución de autorización de correlativo de facturas,
emitida por la Superintendencia de Administración Tributaria.
Documento de legítimo abono (factura)
 Serie y número de la factura.

 Nombre de la factura: “Secretaría de Seguridad Alimentaria y
Nutricional de la Presidencia de la República” o abreviado “SESAN”.
 Dirección exacta de la institución: 8ª. Avenida 13-06 zona 1,
Guatemala.
 Número de Identificación Tributaria de la Institución 4125567-4.
 Descripción de la venta o servicio prestado y de sus respectivos
valores.
 Precio total de la operación, con inclusión del impuesto, así como la
indicación de descuentos, si los hubiere.
 Régimen fiscal al que está sujeto.
 Toda factura que se liquide deberá estar razonada en el reverso del
documento, donde justifique el tipo gasto que se realizó y debe ser
firmado por el Director(a) de la Unidad Administrativa Solicitante y
firmas de la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos así como
de la Subsecretaría Administrativa.
 Las facturas no deberán contener borrones, enmiendas o tachaduras.
 Las facturas cambiaras deberán traer adjunto un recibo de caja, por
el monto total de la factura.
Página 37
Acuerdo No.
al almacén Forma 1-H

Constancia de Ingreso
 Numeración correlativa pre-impresa.

 Fecha de ingreso al almacén.
 Identificación individual y costo del bien o material.
 Razón de la compra.
 Firma y sello del responsable de la elaboración y de la revisión del
documento.
 Fecha del documento.

Satisfacción
 Debe estar dirigida al Director(a) Financiero(a).

Carta de
 Detalle del servicio recibido.

 Fecha de emisión y número de la factura.
 Valor del servicio recibido.
 Nombre y Firma de la persona que solicitó el servicio.
 En los casos que el efectivo se utilice para adquirir alimentos, se debe

documentos
adjuntar listado de participantes firmado por cada persona que asistió

Otros
y la justificación del evento realizado, la agenda y el informe de

trabajo, (esta documentación no exime la presentación de la carta de
satisfacción).
Documento de Liquidación
 Fecha de la liquidación.
 Número de liquidación.
de Caja Chica.
 Cuadro con la información siguiente: Serie y número de cada factura,

NIT del proveedor, fecha de la factura, nombre del proveedor o
empresa, descripción del producto o servicio adquirido, valor unitario
y total del producto o servicio.
 Firma y sello del responsable de caja chica
 Aprobación del Director(a) Administrativo(a) y de Recursos Humanos.
Página 38
Acuerdo No.
Responsable No. Actividad/Descripción

Encargado(a) de Traslada los documentos de pedido al área de
1
Caja Chica presupuesto para la firma de visa presupuestaria.
Recibe los pedidos de la liquidación, asigna el renglón
Encargado(a) de
2 presupuestario firma y sella el documento, y traslada
Presupuesto
el documento al encargado de caja chica.
Conforma expediente de liquidación de caja chica con
la documentación siguiente:
3 a. Formato de liquidación.
Encargado(a) de b. La documentación correspondiente a cada uno de
Caja Chica los gastos realizados.
Traslada la liquidación correspondiente al Director(a)
4 Administrativo(a) y de Recursos Humanos para
revisión.
Director(a)
Recibe liquidación de caja chica, revisa la
Administrativo(a)
5 documentación, firma la liquidación, y traslada al
y de Recursos
encargado de caja chica.
Humanos
Encargado de Recibe liquidación aprobada y traslada al
6
Caja Chica Encargado(a) de Tesorería.
Página 39
Acuerdo No.

Página 40
Acuerdo No.
A-5.2 Normas y procedimientos para el registro del libro de caja chica

central.
Procedimiento a través del cual se detalla los lineamientos para efectuar el
registro de los ingresos y egresos realizados en efectivo en el libro de caja chica
autorizado por Contraloría General de Cuentas.
 Normas para el registro y control:

1. El encargado de caja chica deberá operar los ingresos y egresos de
efectivo en el libro de caja chica autorizado por la Contraloría General
de Cuentas.
2. Se deberá llevar el registro y control de forma cronológica y
actualizada sobre los ingresos y egresos de efectivo que administre.
3. El registro de caja chica debe ser de acuerdo al contenido del anexo A-
3.
4. El libro no debe contener borrones, tachaduras o alteraciones.
5. Los registros del libro de caja chica deben realizarse con la fecha de
emisión de la factura.
6. El libro de caja chica debe mantenerse actualizado.
7. Cada folio impreso deberá contener la firma de la persona que lo
opera y la firma de aprobado del Director(a) Administrativo(a) y de
Recursos Humanos y firma de visto bueno del Subsecretario(a)
Administrativo(a).

Revisa que todas las facturas que registrará en el libro
autorizado por Contraloría General de Cuentas,
1
Encargado(a) de cumplan con todos los requisitos establecidos en el
Caja Chica procedimiento de liquidación de caja chica.
Opera los ingresos y egresos en el libro de caja chica
2
autorizado por la Contraloría General de Cuentas.
Director(a) Revisa las operaciones del libro asegurando que cumpla
Administrativo(a) con los requisitos establecidos, firma de aprobado el
3
y de Recursos documento y traslada al Subsecretario(a)
Humanos Administrativo(a).
Subsecretario(a) Firma de visto bueno el documento y traslada al
4
Administrativo(a) Encargado(a) de Caja Chica.
Encargado(a) de
5 Recibe el folio firmado y archiva.
Caja Chica
Página 41
Acuerdo No.

Página 42
Acuerdo No.
A.6 Normas y procedimientos para realizar Negociaciones entre las Entidades

del Sector Público, cuando se refiera a adquisiciones a solicitud de
SESAN.
Brinda los lineamientos para realizar la adquisición de bienes, servicios
personales y no personales y de suministros entre las dependencias de los
organismos del Estado y entre éstas y las entidades descentralizadas, autónomas,
unidades ejecutoras y las municipalidades, las cuales de conformidad con el
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado podrán realizarse con o sin
pago, por permuta o por compensación, de la siguiente manera:
 Cuando se trate de bienes muebles, equipos y suministros, servicios

personales y no personales, previa autorización de las autoridades
competentes.
 Normas:
En virtud del tipo de modalidad a que se refiere el presente apartado, los
documentos que deben conformar los expedientes bajo esta modalidad
serán los siguientes:
Orden Documento
Pedido/especificaciones técnicas cuando aplique,
1 debidamente firmado por la Unidad Administrativa
Solicitante.
2 Términos de Referencia
Resolución de Autorización para llevar a cabo la Negociación
3
de la Autoridad Administrativa Superior
Constancia de ingreso a almacén y a inventario, forma 1-H
4
(bienes) o carta de satisfacción (servicios).
Original de comprobante de pago, razonado y firmado por la
Unidad Administrativa Solicitante, aprobado por el
5
Director(a) Administrativo(a) y de Recursos Humanos y
autorizado por el Subsecretario(a) Administrativo(a).
Página 43
Acuerdo No.
 Descripción de las actividades del procedimiento

Unidad 1 Completa el pedido y términos de referencia.
Administrativa
2 Traslada al área de compras.
Solicitante
Recibe pedido y términos de referencia, traslada el
Encargado(a)
3 pedido al Encargado de Almacén y requiere existencias
de Compras
de lo requerido.
Recibe y verifica las existencias, consignado sello de no
Encargado (a)
4 existencia, o las existencias que hayan de lo solicitado,
de Almacén
devuelve expediente a Encargado de Compras.
Si hay existencias mayores a lo requerido devuelve el
5 pedido a la Unidad Administrativa Solicitante, y finaliza
el proceso.
Encargado(a)
Si no hay existencias, o las existencias son menores a lo
de Compras 6
requerido, continua con el procedimiento.
Analiza la solicitud, y solicita cotización a la Entidad
7
del Sector Público que corresponda.
Entidad del Presenta cotización firmada y sellada por la autoridad
8
Sector Público competente, en la cual incluye los términos que oferta.
Encargado(a) Recibe cotización y solicita visto bueno del Director(a)
9
de Compras Administrativo(a) y de Recursos Humanos.
Director (a)
Administrativo y Recibe, analiza la solicitud y cotización, brinda Visto
10
de Recursos Bueno y traslada al Encargado de Compras.
Humanos
Encargado(a) Consulta la disponibilidad presupuestaria al Encargado
11
de Compras de Presupuesto.
12 Verifica disponibilidad presupuestaria.
Encargado(a) de Firma y sella el pedido asignando el renglón
13
Presupuesto presupuestario.
14 Traslada al Encargado(a) de Compras.
Recibe, revisa y traslada a Asesoría Jurídica para
Encargado (a)
15 revisión en el ámbito de su competencia el expediente y
de Compras
la resolución.
Recibe, expediente y resolución, revisa que se
Asesoría encuentre de conformidad a la normativa legal
16
Jurídica aplicable, traslada expediente y resolución a la
Autoridad Administrativa Superior.
Autoridad Recibe expediente y autoriza la negociación mediante
17
Administrativa resolución.
Página 44
Acuerdo No.

Superior 18 Traslada el expediente al área de compras.
Recibe el expediente, notifica a la entidad del Sector
Público con la que se realizará la negociación y requiere
Encargado (a) los bienes muebles, equipos y suministros, servicios
19
de Compras personales y no personales. Cuando se trate de bienes
muebles, equipos y suministros notifica al Encargado (a)
de Almacén.
Entidad del Entrega los bienes muebles equipos y suministros, o
20
Sector Público presta los servicios personales y no personales.
Si se trata de bienes muebles, equipos o suministros,
recibe de conformidad a las condiciones de la cotización
21 y con la aceptación de la Unidad Administrativa
Encargado(a) de Solicitante, si es un bien, notifica al Encargado(a) de
almacén Inventario para la codificación respectiva.
Completa el formulario de constancia de ingreso a
22 almacén y a inventario Forma 1-H, y traslada al área de
compras original de la Forma 1-H.
Si se trata de servicios personales o no personales recibe
Unidad los servicios de conformidad a las condiciones de la
Administrativa 23 cotización, emite carta de recibido a entera
Solicitante satisfacción, y traslada la documentación al Encargado
de Compras.
Recibe el expediente, y documento que respalde la
entrega de los bienes muebles equipos y suministros, o
24
de la prestación de los servicios personales y no
Encargado(a) de personales.
Compras Traslada a la Dirección Financiera para que se gestione
25
el pago correspondiente.
Publica en Guatecompras la documentación de respaldo
26
de la negociación.
Página 45
Acuerdo No.
A-6 Procedimientos para realizar Negociaciones entre las Entidades del Sector Público, cuando se
refiera a adquisiciones a solicitud de SESAN
Director(a)
Unidad Autoridad
Encargado(a) de Encargado(a) de Entidad del Sector Administrativo y Encargado(a) de
Administrativa Asesoría Jurídica Administrativa
Compras Almacén Público de Recursos Presupuesto
Solicitante Humanos Superior
Inicia
Completa Recibe, verifica

Recibe,
pedido y existencias,
traslada, y
términos de consigna sello o
requiere
referencia y las existencias,
existencias
traslada y devuelve
¿Hay
exist encias
mayores? No
Si
Devuelve el
pedido y
finaliza el
proceso
Analiza
solicitud, y
solicita
cotización
Presenta
cotización
Recibe
cotización y
solicita visto
bueno
Recibe, analiza,
brinda visto
bueno, y
traslada
Consulta
disponibilidad
presupuestaria
Verifica, firma y
sella el pedido,
y traslada
Recibe, revisa y
traslada
Recibe,
Recibe,
expediente y
autoriza, y
resolución,
traslada
revisa, traslada
Recibe, notifica
y requiere
A B
Página 46
Acuerdo No.
A-6 Procedimientos para realizar Negociaciones entre las Entidades del Sector Público , cuando se
refiera a adquisiciones a solicitud de SESAN
Director(a)
Unidad Autoridad
Encargado(a) de Encargado(a) de Entidad del Sector Administrativo y Encargado(a) de
Administrativa Asesoría Jurídica Administrativa
Compras Almacén Público de Recursos Presupuesto
Solicitante Humanos
Superior
A B
Entrega los
bienes muebles
equipos o
suministros, o
presta los
servicios
Recibe y
notifica
Recibe los Completa

servicios emite forma 1-H, y
carta y traslada traslada
Recibe
expediente y
documento
Traslada para
gestión de pago
Publica en
Guatecompras
Finaliza
Página 47
Acuerdo No.
A.7 Normas y procedimientos para realizar compras en modalidad de baja

cuantía hasta Q.10,000.00
Brinda los lineamientos para realizar la compra de bienes, suministros, obras y

servicios cuyo valor no exceda de Q.10,000.00, la cual se realizará bajo la
responsabilidad de la Autoridad Administrativa Superior de la SESAN.
 Normas:
1. Las adquisiciones realizadas bajo la modalidad de baja cuantía
quedará publicada en GUATECOMPRAS automáticamente al momento
que se opere en el SIGES.
2. Para la adjudicación el oferente deberá cumplir con todos los
requisitos, especificaciones técnicas requeridas (cuando aplique) y sea
conveniente para los intereses de la SESAN.
3. La oferta deberá contener los precios unitario y total.
4. Las cotizaciones deberán presentarse según el valor de la compra y de
acuerdo con la tabla siguiente:
No. Rango No. de cotizaciones

requeridas
1 Q. 1.00 a Q. 5,000.00 Una cotización
2 Q. 5,000.01 a Q. 10,000.00 Dos cotizaciones

5. Se exceptúan aquellos casos en que los oferentes acrediten ser
proveedores únicos, para lo cual debe de contar con la aprobación del
Subsecretario Administrativo.
6. El área de compras deberá llevar un listado de proveedores de los
bienes, suministros y servicios de consumo recurrente, para agilizar el
proceso de compra.
7. Los documentos que deben conformar los expedientes de compra de
baja cuantía serán los siguientes:
Orden Documento
Pedido, especificaciones técnicas cuando aplique,
1 debidamente firmado por la Unidad Administrativa
Solicitante.
Cotizaciones de acuerdo a los montos definidos en la norma
2
del presente procedimiento.
Página 48
Acuerdo No.
Constancia de ingreso a almacén y a inventario, forma 1-H

3
(bienes) o carta de satisfacción (servicios).
Original de la factura, razonada y firmada por la Unidad
Administrativa Solicitante, aprobado por el Director(a)
4
Administrativo(a) y de Recursos Humanos y autorizado por el
Subsecretario(a) Administrativo(a).
5 Original de recibo de caja (si fuera factura cambiaria).
Cuando se trate de compra de alimentos y servicios de
logística: listado original de participantes, informe de la
6
actividad, agenda del evento y carta de recibido a entera
satisfacción.

Unidad 1 Completa el pedido y Especificaciones Técnicas.
Administrativa
Solicitante
Recibe pedido y Especificaciones Técnicas, traslada el
Encargado (a)
de Compras
de lo requerido.
Encargado (a)
de Almacén
el proceso.
6
Encargado (a) Verifica si hay Contrato Abierto del Ministerio de
de Compras 7 Finanzas Públicas, si hay finaliza el presente
procedimiento y se aplica el que corresponde.
Si no hay Contrato Abierto, continua con el
8
procedimiento.
Traslada el expediente al Director Administrativo y de
9
Recursos Humanos.
Director (a)
Administrativo Recibe el expediente y aprueba el pedido con su firma y
10
y de Recursos sello. Devuelve el expediente al Encargado de Compras
Humanos
Encargado (a)
11 Traslada el expediente al Subsecretario Administrativo.
de Compras
Subsecretario 12 Recibe y autoriza el pedido con su firma y sello.
Página 49
Acuerdo No.

(a) Devuelve el expediente al Encargado de Compras
Administrativo
13 Solicita las cotizaciones según corresponda.
Recibe cotizaciones, y califica las cotizaciones de
acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas
Encargado (a)
(cuando aplique), calidad, precio, tiempo de entrega,
de Compras 14
condición de pago, plazo de entrega y demás
condiciones que favorezcan a los intereses de la
institución.
Director (a)
Recibe expediente, revisa que se encuentre
Administrativo
15 debidamente conformado. Y traslada el expediente al
y de Recursos
Encargado de Compras.
Humanos
Encargado (a) Solicita al Encargado de Presupuesto, disponibilidad
16
de Compras presupuestaria.
Encargado(a)
Firma y sella el pedido asignando el renglón
de 18
presupuestario.
Presupuesto
Recibe expediente, confirma el pedido al oferente
20
seleccionado y requiere la entrega de lo solicitado.
Encargado (a)
21 Informa a la Unidad Administrativa Solicitante.
de Compras
Traslada copia al Encargado(a) de almacén del pedido y
22
cotización.
Entrega lo requerido, de conformidad a lo cotizado y
Oferente 23
Especificaciones Técnicas.
Si se trata de bienes o suministros, recibe de
conformidad a la cotización y especificaciones técnicas
24 con la aceptación de la Unidad Administrativa
Encargado(a) Solicitante, si es un bien, notifica al Encargado(a) de
de almacén Inventario para la codificación respectiva.
Si se trata de servicios, recibe los servicios de
Unidad
conformidad a la cotización y especificaciones técnicas,
Administrativa 26
emite carta de recibido a entera satisfacción, y traslada
Solicitante
la documentación al Encargado de Compras.
27 Recibe la factura y firma una copia al proveedor.
Encargado(a) Recibe original de la Forma 1-H (compra de bienes y
de Compras 28
suministros).
29 Recibe la carta de recibido a entera satisfacción de la
Página 50
Acuerdo No.

Unidad Administrativa Solicitante (en caso de servicios).
Gestiona razón de la factura del bien o servicio
30 entregado con las firmas de la Unidad Administrativa
Solicitante.
Completa expediente y traslada a la Dirección financiera
31
para el pago correspondiente.
Pública en Guatecompras, la documentación de respaldo
32
del proceso de compra.
Página 51
Acuerdo No.
A-7 Procedimiento Procedimientos para realizar compras en modalidad de baja cuantía hasta
Q.10,000.00
Unidad Director(a)
Encargado(a) de Encargado(a) de Admin istrativo(a) y Subsecretario(a) Encargado(a) de
Administrativa Oferente
Compras Almacén de Recursos Administrativo(a) Presupuesto
Solicitante Hu manos
Inicia
Recibe, verifica
Completa Recibe, traslada
existencias,
pedido y pedido y
consigna sello o
especificaciones, requiere
y traslada existencias, y
existencias
devuelve
¿Hay
exist encias
mayores? No
Si
Devuelve
pedido y
finaliza el
proceso
Verifica si hay
contrato
abierto
¿Hay contrato
abi ert o? No
Si
Finaliza el
procedimiento
Traslada
expediente
Recibe,
aprueba
pedido, y
devuelve
Traslada
expediente
Recibe,
autoriza, y
devuelve
Solicita
cotizaciones
A B
Página 52
Acuerdo No.
A-7 Procedimiento Procedimientos para realizar compras en modalidad de baja cuantía hasta
Q.10,000.00
Unidad Director(a)
Encargado(a) de Encargado(a) de Admin istrativo(a) y Subsecretario(a) Encargado(a) de
Administrativa Oferente
Solicitante Hu manos
A B
Recibe
Recibe
expediente,
cotizaciones,
revisa, y
califica
traslada
Solicita
disponibilidad
presupuestaria
Verifica, firma y
sella pedido, y
traslada
Recibe
expediente,
confirma Entrega lo
pedido y requerido
requiere
entrega
Informa
Traslada copia Recibe, notifica,

del pedido y completa 1-H, y
cotización traslada
Recibe los Recibe factura,

servicios, emite forma 1-H,
carta, y traslada carta
Obtiene razón
de la factura
Conforma
expediente y
traslada para
pago
Publica en
Guatecompras
Finaliza
Página 53
Acuerdo No.
A-8 Normas y procedimientos para realizar compras en modalidad de

compra directa de Q.10,000.01 hasta Q.90,000.00.
Brinda los lineamientos para realizar la compra de bienes, suministros, obras y

servicios por medio de una oferta electrónica en el sistema GUATECOMPRAS,
cuando la compra sea por montos mayores a Q.10,000.00 y que no supere los Q.
90,000.00, esta modalidad se efectuara bajo la responsabilidad de quien autorice
la adquisición; el pago se podrá realizar a través del fondo rotativo o por medio
de comprobante único de registro –CUR-.
 Normas:
1. Previo a realizar una compra directa deberá observarse el catálogo de

productos vigentes en contrato abierto con el fin de identificar la
disponibilidad del bien o suministro que se necesita abastecer.
2. La Autoridad Administrativa Superior de la SESAN es responsable de las
contrataciones que autorice bajo esta modalidad.
3. Todas las compras cuyo valor esté comprendido entre Q.10,000.01 a
Q.90,000.00, se deberán realizar a través de oferta electrónica en el
sistema de Guatecompras.
4. Para las compras realizadas por la modalidad de compra directa las
ofertas electrónicas deberán presentarse de forma clara y precisa, que
no contenga errores, detallando el bien o servicio ofertado, número de
identificación tributaria, nombre o razón social del oferente y el
monto de la oferta en precios unitarios y totales.
5. Entre la publicación del concurso en el sistema de GUATECOMPRAS y
la recepción de ofertas deberá mediar un plano no menor a un (1) día
hábil.
6. Para la adjudicación deberá considerarse el precio, la calidad y otras
condiciones que se definan previamente en la oferta electrónica,
cuando corresponda y cumpla con las especificaciones técnicas.
7. Para la modalidad de compra directa, se realizará la evaluación de las
ofertas presentadas por medio del cuadro comparativo de precios
elaborado por la Encargada de Compras y revisado por la Directora
Administrativa y de Recursos Humanos. En caso sea presentada una
sola oferta, ésta será suficiente para adjudicar el negocio, siempre
que la misma cumpla con los requisitos y especificaciones técnicas
establecidas.
8. Se debe publicar el evento finalizado en el portal de Guatecompras,
con la siguiente información:
 Descripción del bien o servicio adquirido.
 Nombre o razón social y NIT del proveedor.
 Monto total.
Página 54
Acuerdo No.
9. Al no existir ofertas en el portal de Guatecompras se deberá cumplir

con lo dispuesto en el artículo 27 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones de Estado.
10. El Encargado (a) de Compras, deberá verificar que dentro del mismo
cuatrimestre del ejercicio fiscal no existan varias adquisiciones
correspondientes al mismo bien o servicio que supere conjuntamente
la cantidad de Q. 90,000.00. Salvo las excepciones que establece el
artículo 61 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
11. Los documentos que deben conformar los expedientes de compra
directa cuyo valor esté comprendido entre Q.10,000.01 a Q.90,000.00
son los siguientes:
Orden Documento
Pedido con sus especificaciones y/o términos de referencia firmados
1
por la Unidad Administrativa Solicitante.
Publicación del concurso de compra directa con oferta electrónica
2
en Guatecompras.
Impresión de la publicación realizada en el portal de Guatecompras
3
con el Número de Operación de Guatecompras –NOG-.
4 Impresión de las ofertas recibidas en el sistema de Guatecompras.
5 Original de cuadro de ofertas (evaluación de precios).

Publicación de la adjudicación de la compra del producto y/o
6
servicio adquirido, realizada en el portal de Guatecompras.
7 Original de notificación de adjudicación al proveedor.
Constancia de ingreso a almacén y a inventario, forma 1-H (bienes) o
8
carta de satisfacción (servicios).
9 Factura original.
10 Original de recibo de caja (si es factura cambiaria).
11 Orden de compra SIGES.
12 Impresión de liquidación de orden de compra.
13 Impresión de CUR.
14 Voucher de cheque o constancia de acreditamiento en cuenta.

Página 55
Acuerdo No.

Administrativa
Solicitante
Recibe pedido y Especificaciones Técnicas,
Encargado (a)
3 traslada el pedido al Encargado de Almacén y
de Compras
requiere existencias de lo requerido.
Recibe y verifica las existencias, consignando sello
Encargado (a) de de no existencia, o las existencias que hayan de lo
4
Almacén solicitado, devuelve expediente a Encargado de
Compras.
Si hay existencias mayores a lo requerido devuelve
5 el pedido a la Unidad Administrativa Solicitante, y
finaliza el proceso.
Si no hay existencias, o las existencias son
6 menores a lo requerido, continua con el
procedimiento.
Encargado (a) de
Verifica si hay Contrato Abierto del Ministerio de
Compras
7 Finanzas Públicas, si hay finaliza el presente
8
procedimiento.
Traslada el expediente al Director Administrativo
9
y de Recursos Humanos.
Director (a)
Recibe el expediente y aprueba el pedido con su
Administrativo y
10 firma y sello. Devuelve el expediente al Encargado
de Recursos
de Compras
Humanos
Encargado (a) de Traslada el expediente al Subsecretario
11
Compras Administrativo.
Subsecretario (a) Recibe y autoriza el pedido con su firma y sello.
12
Administrativo Devuelve el expediente al Encargado de Compras
Recibe expediente y efectúa publicación en el
13
sistema de Guatecompras.
Cumplido el período para la recepción de oferta,
recibe ofertas electrónicas, y califica las opciones
Encargado (a) de de acuerdo a las especificaciones técnicas,
Compras calidad, precio, tiempo de entrega y demás
14
condiciones que favorezcan a los intereses de la
SESAN, completa el cuadro comparativo de
previos y solicita visto bueno del Director(a)
Página 56
Acuerdo No.

Director (a) Recibe expediente, revisa que se encuentre
Administrativo y debidamente conformado y da Visto Bueno en el
15
de Recursos cuadro de ofertas. Traslada el expediente al
Humanos Encargado de Compras.
Encargado (a) de Solicita al Encargado de Presupuesto,
16
Compras disponibilidad presupuestaria.
Encargado(a) de Firma y sella el pedido asignando el renglón
18
Recibe expediente y traslada el cuadro de ofertas,
Encargado(a) de
20 junto a las ofertas recibidas, a la Unidad
Compras
Administrativa Solicitante.
Evalúa características e indica por medio de un
Visto Bueno si está de acuerdo con la compra.
 Si la Unidad Administrativa Solicitante no
Unidad
está de acuerdo se justifica por medio de
Administrativa 21
oficio, la traslada al Encargado(a) de
Solicitante
Compras, y se finaliza este procedimiento.
 Si está de acuerdo continua con el siguiente
paso.
Recibe expediente y elabora el proyecto de la
Encargado(a) de resolución de autorización de la compra y traslada
22
Compras el proyecto y expediente a Asesoría Jurídica para
revisión.
Recibe, revisa en el ámbito de su competencia el
expediente y resolución, de no tener
Asesoría Jurídica 23
observaciones, traslada a la Autoridad
Autoridad 24 Autoriza mediante resolución.
Administrativa
25 Traslada el expediente al área de compras.
Superior
Publica en el portal de Guatecompras al oferente
adjudicado, así como también el número de
26
Número de Identificación Tributaria –NIT-, nombre
o razón social y el monto adjudicado.
Encargado(a) de Confirma el pedido al oferente seleccionado y lo
27
Compras notifica.
Informa al interesado el abastecimiento o la
28
prestación del servicio.
Traslada copia a almacén:
29
 Pedido.
Página 57
Acuerdo No.

 Confirmación de pedido al proveedor.
Oferente 30 Entrega el producto o presta el servicio solicitado.
conformidad a la cotización y especificaciones
técnicas con la aceptación de la Unidad
31
Administrativa Solicitante; si es un bien, notifica
Encargado(a) de
al Encargado(a) de Inventario para la codificación
almacén
respectiva.
32 almacén y a inventario Forma 1-H, y traslada al
área de compras original de la Forma 1-H.
Unidad conformidad a la cotización y especificaciones
Administrativa 33 técnicas, emite carta de recibido a entera
Solicitante satisfacción, y traslada la documentación al
Recibe original de la Forma 1-H (compra de
35
bienes, materiales y suministros).
Recibe la carta de recibido a entera satisfacción
36 de la Unidad Administrativa Solicitante
(contratación de servicios).
Encargado(a) de
Gestiona la razón de la factura de los bienes o
Compras
37 servicios entregados con las firmas de la Unidad
Conforma expediente y traslada a la Dirección
38
financiera para el pago correspondiente.
Traslada a la Dirección Financiera para que se
39
gestione el pago correspondiente.
Página 58
Acuerdo No.
A-8 Procedimientos para realizar compras en modalidad de compra directa de Q.10,000.01 hasta Q.90,000.00
Director(a)
Unidad Autoridad
Encargado(a) de Encargado(a) de Administrativo(a) y Subsecretario(a) Encargado(a) de
Administrativa Asesoría Jurídica Administrativa Oferente
Solicitante Superior
Humanos
Inicia
Completa pedido Recibe, verifica

y existen cias,
Recibe, y
especific aciones consign a sello o
traslada p edido
técnicas, y las existencias, y
traslada devu elve
¿Hay
existen cias
mayores? No
Si
Devu elve pedid o

y finaliza el
proceso
Verifica si h ay
contrato abierto
¿Hay contrato
abierto? No
Si
Finaliza el
procedimien to
Traslada
expediente
Recibe, aprueba
pedido, y
devu elve
Traslada
expediente
Recibe, autoriza,
y devuelve
Recibe, elabora
términos de
referenc ia,
efectúa
publicación
Recibe ofertas,
califica, completa
cuadro y solicit a
visto b ueno
A B
Página 59
Acuerdo No.
Director(a)
Unidad Autoridad
Humanos
A B
Recibe
expediente,
revisa, da visto
bueno y traslad a
Solicit a
disponibilidad
presupuestaria
Verifica, firma y
sella, y traslad a
Recibe, traslada
cuadro de
ofertas y ofertas
rec ibidas
Evalúa e ind ica si

está d e acuerd o
¿Está de
acuerdo? Si
No
Recibe
Autoriza
Justifica por expediente,
Recibe, revisa, y mediante
medio de oficio y elabora proyec to
traslada resolución, y
traslada de resolución y
traslada
traslada
Pub lica en el
portal de
Guat ecompras
En trega
Confirma pedido
product o o
y lo n ot ifica
presta el servicio
Informa
Traslada copia a
Recibe, notifica,
almac én: pedido
completa 1-H, y
y confirmación
traslada
de pedido
Recibe los
servicios, emite
carta, y traslad a
Recibe factu ra y
firma copia
C D
Página 60
Acuerdo No.
Director(a)
Unidad Autoridad
Humanos
C D
Recibe 1-H, carta

de recibido a
entera
satisfacción
Obtiene razón de
la factura c on las
firmas
Conforma
expediente y
traslada p ara
pago
Finaliza
Página 61
Acuerdo No.
A-9 Normas y procedimientos para la adquisición de bienes y servicios por

medio de proveedor único
Determina las actividades a realizar cuando el bien o servicio a adquirir que por
su naturaleza y condiciones solamente pueda ser adquirido de un solo proveedor,
la compra o contratación deberá realizarse por la modalidad específica de
adquisición con proveedor único.
 Normas:
1. Para establecer el extremo que para la adquisición es un proveedor

único, se deberá realizar una publicación en el Diario Oficial, otra en
uno de los diarios de mayor circulación en el país y en
GUATECOMPRAS, invitando a los interesados en ofertar la contratación
de los bienes, suministros o servicios solicitados, señalando el día hora
y lugar para que presenten su disposición a ofertar.
2. El plazo para presentar la manifestación de interés, en ningún caso
podrá ser mayor a cinco (5) días hábiles a partir de la última
publicación.
3. La Comisión Receptora de Manifestación de Interés, debe de ser
nombrada por la Autoridad Administrativa Superior de la SESAN, y
debe de estar integrada por tres (3) miembros.
4. Si a la hora señalada para la recepción de Manifestación de Interés no
concurrieran interesados o se presentara uno solo, la Comisión
Receptora deberá hacerlo constar en acta de recepción, y la autoridad
competente quedara facultada para contratar directamente con
ausencia de ofertas cumpliendo con las mismas condiciones del evento
original.
5. Bajo la responsabilidad de la autoridad competente, se libera de la
obligación de establecer el extremo de proveedor único regulado en el
primer párrafo de la literal c) del artículo 43 de la Ley de
Contrataciones del Estado, para aquellas adquisiciones que se deban
realizar por concepto de suministros de agua entubada, suministros de
energía eléctrica, aquellas en las que el cambio de proveedor genere
la perdido de la garantía del bien o pérdida de preexistencias en el
caso de seguros de personas, siempre que la entidad compradora
justifique el comportamiento histórico de la prestación del servicio y
las condiciones específicas que la prestación del mismo aplica.
6. Previo a realizar una adquisición de bienes y servicios por medio de
proveedor único deberá observarse el catálogo de productos vigentes
en contrato abierto con el fin de identificar la disponibilidad del bien o
servicio que se necesita.
Página 62
Acuerdo No.

Administrativa
Solicitante
Recibe pedido y Especificaciones Técnicas, traslada
Encargado (a)
3 el pedido al Encargado de Almacén y requiere
de Compras
existencias de lo requerido.
Recibe y verifica las existencias, consignando sello
Encargado (a) de de no existencia, o las existencias que hayan de lo
4
Almacén solicitado, devuelve expediente a Encargado de
Compras.
Si hay existencias mayores a lo requerido devuelve
5 el pedido a la Unidad Administrativa Solicitante, y
Si no hay existencias, o las existencias son menores
6
a lo requerido, continua con el procedimiento.
Encargado (a) de Verifica si hay Contrato Abierto del Ministerio de
Compras 7 Finanzas Públicas, si hay finaliza el presente
8
procedimiento.
Traslada el expediente al Director Administrativo y
9
de Recursos Humanos.
Director (a)
Recibe el expediente y aprueba el pedido con su
Administrativo y
10 firma y sello. Devuelve el expediente al Encargado
de Recursos
de Compras
Humanos
11
12
Recibe expediente y procede a elaborar invitación
en la cual especifique las características de lo que
13
se desea adquirir y señalando el día hora y lugar
para que presenten su disposición a ofertar.
Encargado (a) de Realiza las gestiones necesarias para efectuar las
Compras publicaciones en el Diario Oficial, otra en uno de
los diarios de mayor circulación en el país y en
14
GUATECOMPRAS, invitando a los interesados en
ofertar la contratación de los bienes, suministros o
servicios solicitados.
Página 63
Acuerdo No.
Remite a Despacho Superior la solicitud de

15 nombramiento de la Comisión Receptora de
Manifestación de Interés.
Secretario (a) de
Nombra a los integrantes de la Comisión Receptora
Seguridad
16 de Manifestación de Interés e instruye que se
Alimentaria y
efectúen las notificaciones correspondientes
Nutricional
Incorpora al expediente copia del nombramiento y
17 de las notificaciones de nombramiento
Encargado (a) debidamente realizadas.
de Compras Traslada copia de los documentos de modalidad
18 específica de adquisición con proveedor único a la
Comisión Receptora de Manifestación de Interés.
Se presenta en el lugar, fecha y hora indicado en
19 los documentos de modalidad específica de
adquisición con proveedor único.
Espera los treinta (30) minutos, luego de la hora
20 fijada para la presentación y recepción de su
disposición a ofertar.
21 Verifica la presencia de interesados.
Comisión
Sí, no se presentan interesados, suscribe acta e
Receptora de
22 informa a la autoridad administrativa superior y
Manifestación de
continúa con el paso No. 25.
Interés
Si, se presenta un solo interesado, suscribe acta e
23 informa a la autoridad administrativa superior y
continúa con el paso No. 26.
Si se presentan más de un interesado, suscribe acta
y rinde informe escrito a la autoridad
24
administrativa superior y continúa con el paso No.
27.
Queda facultado para comprar o contratar
directamente con ausencia de ofertas cumpliendo
25
con las mismas condiciones del evento original. Fin
Secretario (a) de
del procedimiento
Seguridad
Podrá contratar con el proveedor único interesado
Alimentaria y 26
en ofertar y continúa con el procedimiento No. 28.
Nutricional
Queda facultado para efectuar la negociación por
27 medio de la modalidad de adquisición aplicable.
Fin del procedimiento.
Publica el acta en el sistema GUATECOMPRAS
28
firmada por la Comisión.
Encargado (a)
Si el monto total de la contratación es inferior a Q.
de Compras
29 100,000.00, procede a elaborar Acta Administrativa
y traslada a Asesoría Jurídica para revisión.
Página 64
Acuerdo No.
Continúa en el paso 31.

Si el monto total de la contratación supera los Q.
100,000.00. Traslada expediente a Asesoría
30
Jurídica para elaborar minuta de contrato.
Continúa en el paso 32.
Revisa expediente, y de no tener observaciones en
el Acta Administrativa, procede a trasladar el
31
expediente al Encargado (a) de Compras. Continúa
Asesoría Jurídica en el paso 33.
Elabora minuta de contrato y traslada el
32 expediente al Encargado(a) de Compras. Continúa
en el paso 34.
Traslada a la Autoridad Administrativa Superior
33 para firma del Acta Administrativa. Continúa en el
paso 35.
Encargado(a) de
Traslada a la Autoridad Administrativa Superior
Compras
para solicitar delegación de firma ante la
34
Secretaría General de la Presidencia de la
República. Continúa en el paso 36.
Recibe expediente y procede a firmar el Acta
35
Administrativa. Continúa en el paso 39.
Autoridad
Recibe expediente y solicita a la Secretaría General
Administrativa
de la Presidencia de la República autorización para
Superior 36
delegación de firma para la suscripción del
contrato.
Secretaría Recibe expediente, analiza documentación,
General de la autoriza por medio de resolución la suscripción de
37
Presidencia de la contrato y delega facultad de firma en la Autoridad
República Administrativa Superior de SESAN.
Autoridad
Recibe documentación y traslada al Encargado(a)
Administrativa 38
de Compras. Continúa en el paso 40.
Superior
Recibe documentación, envía Acta Administrativa
39
para firma del proveedor. Continúa en el paso 41.
Encargado(a) de
Recibe documentación, envía contrato para firma
Compras
40 del proveedor y requiere la fianza de
cumplimiento. Continúa en el paso 42.
Firma Acta Administrativa y remite expediente al
41
Encargado (a) de Compras. Continúa en el paso 47.
Proveedor
Firma contrato y traslada el contrato adjuntando la
42
respectiva fianza de cumplimiento.
Encargado(a) de Traslada el expediente a la Autoridad
43
Compras Administrativa Superior para firma de contrato.
Página 65
Acuerdo No.
Autoridad Recibe expediente, firma contrato y traslada a

Administrativa 44 Secretaría General de la Presidencia de la
Superior República solicitando la aprobación del contrato.
Secretaría
Emite acuerdo de aprobación de contrato y
General de la
45 traslada expediente a la Autoridad Administrativa
Presidencia de la
Superior de SESAN.
República
Autoridad Traslada expediente al Encargado(a) de Compras y
Administrativa 46 el acuerdo de Secretaría para notificación al
Superior contratista.
Recibe el expediente, notifica por medio de cédula
47
de notificación al contratista.
Encargado(a) de Envía una copia del acuerdo de aprobación y del
48
Compras contrato a Contraloría General de Cuentas –CCG-.
Publica acuerdo de aprobación y contrato en el
49
portal de Guatecompras.
Página 66
Acuerdo No.
A-9 Procedimiento para la adquisición de bienes y servicios por medio de proveedor único
Unidad Director(a) Autoridad Comisión Receptora Secretaría General
Encargado(a) de Encargado(a) de Administrativo(a) y Subsecretario(a)
Administrativa Administrativa de Manifestación de Asesoría Jurídica de la Presidencia de Proveedor
Compras Almacén de Recursos Administrativo(a) Interés la República
Inicia
Completa Recibe, traslada Recibe, verifica,

pedido, pedido, y consigna sello o
especificaciones, requiere las existencias,
y traslada existencias y devuelve
¿Hay
existencias
mayores? No
Si
Devuelve
pedido, y
finaliza el
proceso
Verifica si hay
contrato
abierto
¿Hay
contrato No
abierto?
Si
Finaliza el
procedimiento
Traslada
expediente
Recibe,
aprueba
pedido, y
devuelve
Traslada
expediente
Recibe,
autoriza
pedido, y
devuelve
Recibe, y
elabora
invitación
A B
Página 67
Acuerdo No.
A B
Realiza
gestiones para
efectuar
publicaciones
Remite
solicitud de Nombra e
nombramiento instruye
de la comisión
Incorpora copia
del
nombramiento
y de las
notificaciones
Se presenta
Traslada copia según lo
de documentos indicado en los
documentos
Espera, verifica
la presencia de
interesados
¿Se presentan
interesados? Si
No
Suscribe acta e
informa
¿Se presenta
un solo
interesado?
No
Si
Suscribe acta e
informa
Suscribe acta y
rinde informe
escrito
Queda
facultado para
comprar o
contratar
C D E
Página 68
Acuerdo No.
C D E
Podrá contactar
con el
proveedor
Queda
facultado para
efectuar
licitación o
cotización
Publica acta en
GUATECOMPRAS
¿El monto es
inferior a Q.
100,000.00? No
Si
Elabora acta
administrativa
Traslada
expediente
Revisa, y
traslada
Elabora minuta
de contrato y
traslada
Traslada
Recibe y Recibe, analiza,

procede según Contrato autoriza, y
corresponda delega
Acta Administrativa
Recibe, envía, y
Recibe y
procede según Contrato
traslada
corresponda
Firma, y
procede según
corresponda
F G
Página 69
Acuerdo No.
F G
Procede según
corresponda
(paso 43 o 47)
Recibe, firma y Emite acuerdo

Paso 47 Paso 43
traslada y traslada
Recibe Traslada para

expediente y notificación al
notifica contratista
Envía copia a
CGC
Publica en
Guatecompras
Finaliza
Página 70
Acuerdo No.
A-10 Normas para arrendamientos de bienes muebles
Determina las normas que se deben de realizar para arrendamientos de bienes

muebles, vehículos, maquinaria y equipo en general todo aquello que no
constituya un bien inmueble, cuyo monto de negociación no supere los Q.
90,000.00.
1. Para esta modalidad, el monto de negociación no podrá superar los Q.
90,000.00.
2. Le serán aplicables las modalidades de baja cuantía y compra directa
conforme los procedimientos establecidos en el presente Manual.
3. Para los casos de arrendamientos sujetos a la modalidad de cotización,
deberán de elaborarse bases de cotización y especificaciones técnicas,
que deberán requerir como mínimo
a) Valor de compra del bien a arrendar;
b) Valor total del contrato o sumatoria de las cuotas y la opción a
compra en su caso;
c) Valor mensual de las rentas o cuotas;
d) Causales de resolución del contrato;
e) En caso hubiera opción de compra, esta no podrá en ningún caso ser
mayor al valor de una cuota mensual;
f) Detalle de la integración de la cuota o renta, especificando cargos
por uso o goce, manteniendo, seguros, costos implícitos u otros
cargos, cuando hubiere; y
g) Los seguros y garantías necesarias.
4. En todos los contratos de arrendamiento se incluirá la obligación de
realizar inspecciones físicas del bien, como mínimo una (1) vez al año. Las
inspecciones serán realizadas por el arrendatario por medio de un
delegado. Estas inspecciones contendrán, como mínimo, un reporte
general del estado y funcionamiento de los bienes arrendados, así como el
cumplimiento del programa de mantenimiento. A las inspecciones se
acompañara la documentación necesaria para comprobar la veracidad del
reporte, tales como fotografías y videograbaciones, entre otros.
5. Cuando se ejerza la opción a compra se deberá solicitar la garantía
establecida en el artículo 67 de la Ley de Contrataciones del Estado.
6. Los plazos serán establecidos en base a la naturaleza del bien y la utilidad
y necesidad del requirente.
7. No podrán prorrogarse los plazos contractuales de arrendamiento de
bienes muebles.
8. Los arrendamientos con proveedor único se regirán de conformidad a la
modalidad de adquisición con proveedor único.
Página 71
Acuerdo No.
A-11 Normas y procedimientos para realizar compras por el método de

Subasta Electrónica Inversa.
La Subasta Electrónica Inversa tiene como objeto recibir ofertas económicas

descendentes en la cual los postores habilitados pujan de forma pública,
electrónica y en tiempo real, durante un plazo establecido, con base a un precio
de referencia de conocimiento público previo al evento, el cual servirá como
techo de partida para el proceso. Las posturas durante la puja no podrán
proponer precios superiores al de referencia y deberán aceptarse solo posturas
con precios menores a la postura anterior. La adjudicación se hará a la postura
con el precio más bajo obtenido durante el proceso. A continuación se definen
los lineamientos internos para la contratación bajo esta modalidad, debiendo
cumplirse las siguientes normas.
 Normas
El área de Compras de la SESAN previo a considerar la subasta
electrónica inversa como una opción de adquisición para un bien o
servicio, cuando se cumplan las siguientes condiciones:
1. Deberá elaborar las Bases de Contratación que permitan que la compra
por volumen incida en mejores precios y la estandarización de
especificaciones que hacen más económica y práctica de la
adquisición, tomando como base el precio techo de referencia que
proporcione el Instituto Nacional de Estadística, con el objeto de que
se haga más económica y práctica la adquisición y genere máxima
competencia.
2. Además de los requisitos indicados en el artículo 19 de la Ley de
Contrataciones del Estado y sus reformas, en lo que fuere aplicable,
las bases de contratación deben incluir lo regulado en los numerales
del 1 al 8 de la literal b) del artículo 36 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones;
3. Las bases de contratación para la Subasta Electrónica Inversa no
deberán contener referencias de determinadas marcas comerciales,
patentes, diseños, tipos, orígenes específicos, proveedores.
4. La puja mediante este tipo de procedimiento deberá ser autorizada
únicamente cuando el número de postores habilitados sea mayor o
igual a tres;
5. La integración de la Junta de Calificación de la Subasta Electrónica
Inversa deberá ser integrada con tres (3) miembros titulares y dos (2)
suplentes, los cuales dependiendo del monto de la contratación serán
nombrados por la autoridad superior o la autoridad administrativa
superior;
6. Si al realizarse la evaluación de las ofertas técnicas, no se alcanza el
número mínimo de tres (3) postores, se cancelará la subasta
electrónica y se notificará en GUATECOMPRAS;
Página 72
Acuerdo No.
7. El módulo de la subasta electrónica inversa notificará en

GUATECOMPRAS a los postores habilitados para participar en la puja
inversa. Entre la fecha de la notificación de la habilitación y el día y
hora señalado para la realización de la puja inversa deben mediar
como mínimo tres (3) días, en función de conferir a los proveedores un
tiempo prudente para prepararse técnica y electrónicamente. En la
notificación deberá incluir la siguiente información: los plazos e
instrucciones señaladas en las bases, así como cualquier otra
información relevante;
8. Que se desarrollará a través del módulo de la subasta electrónica
inversa, el cual será operado en el sistema GUATECOMPRAS;
9. En el transcurso del proceso de Subasta Electrónica Inversa, ni la
entidad contratante ni el sistema GUATECOMPRAS, dará a conocer la
identidad de ninguno de los postores;
10. A la Subasta Electrónica Inversa le serán aplicables las disposiciones
que señalan la Ley y el Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado, para la adjudicación, inconformidades, aprobación de la
adjudicación, recursos, contratos y garantías;
11. Los proveedores que deseen participar deberán, como requisito
fundamental, haber completado su precalificación ante el Registro
General de Adquisiciones del Estado, en los términos que regula la Ley
y el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado;
12. Los requisitos que debe reunir la documentación bajo la modalidad de
Subasta Electrónica Inversa, son los siguientes:
 Fecha.
Bases técnicas o términos
 Detalle de las características técnicas de cada bien o servicio

a contratar (nombre del producto, descripción general, color,
de referencia
medidas, etc.).
 Especificaciones técnicas y/o términos de referencia del
producto o servicio a requerir, con la firma de la Unidad
 Cantidad requerida y unidad de medida.
 Nombre de la Unidad Administrativa Solicitante que requiere
el bien o servicio.
Página 73
Acuerdo No.
Identificación numérica y fecha de emisión.

 Descripción del bien o servicio que se requiere.
 Glosario
 Especificaciones generales
 Especificaciones específicas.
 Ámbito legal, objeto del evento y condiciones generales.
 Disposiciones legales
 Desarrollo de la Puja Inversa
 Regulación sobre la eventual cancelación y reprogramación
de la puja inversa.
 Disposiciones especiales
 Condiciones que deben reunir los oferentes.
 Forma en que será recibida y evaluada la oferta técnica, así
como el día y hora señalados para efectuar la puja inversa,
 Forma en que deberá cumplirse con las declaraciones juradas
respecto a Pacto Colusorio.
 Forma en que habrá de formularse y expresarse la oferta
económica.
 Valor o porcentaje mínimo decreciente en el que se podrán
ingresar posturas en el sistema.
 Indicaciones para preparar la oferta económica, incluido el
precio de referencia techo, el cual debe ser proporcionado
Bases de Subasta Electrónica Inversa
por el Instituto Nacional de Estadística.

 Indicación que la subasta tendrá efecto siempre y cuando se
cuente con 3 o más postores habilitados.
 Instrucciones para participar, incluyendo la información que
se facilitará a los postores en el transcurso de la puja inversa,
tales como las vías de acceso al módulo electrónico
respectivo, incluida la información relevante para
conectarse, requisitos de validación previo a la puja inversa y
reglas para reportar fallas del sistema.
 Fechas de convocatoria, recepción de ofertas técnicas,
cuando corresponda, puja y otros datos relevantes.
Específicamente, deberá indicarse que la puja inversa no
podrá exceder de 3 horas y deberá realizarse en días hábiles
dentro del horario comprendido de las 8 a las 16 horas.
 Convocatoria
 Indicación de que los proveedores que deseen participar
deberán, como requisito fundamental, haber completado su
precalificación ante el Registro General de Adquisiciones del
Estado, en los términos que regula la Ley de Contrataciones
del Estado y su Reglamento.
 Integración de la Junta.
 Competencias y atribuciones de la Junta
 Plazo de entrega de los bienes o servicios
 Motivos de rechazo de ofertas técnicas.
 Forma de adjudicación.
Página 74
Acuerdo No.
 Documento interno con identificación numérica y fecha de
Resoluciones
emisión.
 Considerandos.
 Marco jurídico o base legal.
 Aseveración de aprobación o improbación.
 Firma y sello de la Autoridad Administrativa Superior.
 Membrete de la Institución.
 La base legal.
 El objeto del contrato.
 El plazo.
 El valor y forma de pago.
Contratos
 Seguro de caución.
 Condiciones y prohibiciones.
 Sanciones por incumplimiento.
 Terminación del contrato.
 Declaración jurada.
 Cláusula relativa al cohecho y aprobación.
 Dirección para ser notificado.
 Firmas de los comparecientes.
Se realizaran actas para la adjudicación de oferentes, recepción

del producto o servicios en hojas móviles autorizadas por la
Contraloría General de Cuentas. Deben contener como mínimo:
 Identificación numérica y fecha de emisión.
Actas
 Identificación de lugar, hora de inicio, participantes y hora de

finalización.
 Puntos de contenido, motivos y condicionantes.
 Puntos resolutivos cuando procediere.
 Firma de los que intervienen.
13. Los documentos que deben conformar los expedientes de Subasta

Electrónica Inversa serán los siguientes:
Orden Documento
1 Pedido (especificaciones técnicas y/o términos de referencia).
2 Proyecto de bases.
3 Bases de Subasta Electrónica Inversa.
4 Dictamen técnico.
Página 75
Acuerdo No.
Orden Documento
5 Dictamen jurídico.
6 Dictamen presupuestario
Resolución de aprobación de Bases y documentos para la
7 realización de la Subasta Electrónica Inversa, por la Autoridad
Constancia de publicación del concurso en Guatecompras
8
(NOG).
Constancia de publicación de reprogramación, en los casos
9 establecidos en el artículo 38 literal d) numerales i. y ii. Del
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
10 Nombramiento de la Junta de Subasta Electrónica Inversa.
Notificación de nombramiento de la Junta de Calificación de
11
Subasta Electrónica Inversa.
12 Acta de recepción de ofertas técnicas.
13 Listado de oferentes (ofertas recibidas).
14 Documentos solicitados a los oferentes en las bases.
17 Fianza de sostenimiento de oferta.
18 Calificación de oferentes.
19 Constancia de Disponibilidad Presupuestaria.
20 Informe automático de lo sucedido durante la puja inversa.
21 Constancia de publicación del acta de adjudicación.

22 Resolución de lo actuado por la Junta de calificación.
23 Inconformidades, en caso de presentarse.
De constatarse el cumplimiento de los criterios y condiciones
exigidos en las bases, por el postor que haya obtenido el
24
primer lugar, la Junta de Calificación procederá a adjudicar
automáticamente la negociación.
25 Constancia de publicación de resolución en Guatecompras.
26 Minuta de contrato administrativo.
27 Solicitud de delegación de firma para suscripción de contrato.
28 Fianza de cumplimiento de contrato 10%.
29 Solicitud de aprobación de contrato.
30 Acuerdo de aprobación.
Página 76
Acuerdo No.
Orden Documento
31 Resolución de notificación de aprobación del contrato.
32 Cédula de notificación al proveedor adjudicado.
33 Publicación de contrato aprobado en Guatecompras.
Envío de copia de contrato a Contraloría General de Cuentas –
34
CGC-.
35 Nombramiento de la Comisión Receptora y Liquidadora.
36 Notificación a la Comisión Receptora y Liquidadora.
37 Resolución de Comisión Receptora y Liquidadora.
Constancia de publicación de oficio de envío copia de contrato
38
a CGC en Guatecompras.
39 Acta de recepción.
40 Fianza de cumplimiento.
41 Fianza de calidad (cuando aplique).
42 Carta de satisfacción (cuando aplique).
43 Factura del proveedor razonada.
44 Comprobante Único de Registro CUR.

Verifica que el bien requerido no haya existencia en
Unidad 1
almacén.
Administrativa
2 Completa el formato de pedido.
Solicitante
Encargado(a) de Recibe el pedido y efectúa consulta de disponibilidad
4
Compras presupuestaria al Encargado(a) de Presupuesto.
Encargado(a) de Firma y sella pedido asignando el renglón
6
7 Traslada a la unidad de compras.
Recibe el pedido aprobado y elabora el proyecto de
Encargado (a) de
8 bases de Subasta Electrónica Inversa y lo traslada a
Compras
Asesoría Jurídica para su revisión.
Realiza las observaciones legales a las Bases de
Asesoría Jurídica 9 Contratación que estime pertinentes y lo devuelve al
Encargado (a) de Compras.
Encargado de 10 Publica proyecto de bases en el portal de
Página 77
Acuerdo No.

Compras Guatecompras.
Traslada expediente (pedido y bases) al
11 Subsecretario(a) Administrativo(a) para solicitar los
dictámenes técnico y presupuestario.
Subsecretario (a) Recibe el expediente y solicita a personal
Administrativo 12 especializado los dictámenes técnico y
(a) presupuestario.
Personal
especializado Proceden a elaborar los dictámenes técnico y
que designe el 13 presupuestario y devuelven al Encargado (a) de
Subsecretario(a) Compras.
Administrativo(a)
Elabora proyecto de resolución para aprobación de los
documentos de Subasta Electrónica Inversa y traslada
Encargado (a) de
14 el expediente completo al Subsecretario (a)
Compras
Administrativo (a) para solicitar el dictamen jurídico
legal.
Subsecretario (a)
Traslada el expediente completo a Asesoría Jurídica y
Administrativo
15 solicita la emisión del dictamen jurídico legal sobre
(a)
las bases de contratación.
Elabora minuta de contrato y revisa que el expediente
contenga en su orden: pedido, bases y su proyecto,
resolución de aprobación de documentos, dictámenes
técnico y presupuestario.
Realiza el dictamen jurídico legal y traslada el
expediente a la Autoridad Administrativa Superior
17
para firma de la resolución de aprobación de las bases
de contratación
Autoridad Recibe y firma resolución de los documentos de
Administrativa 18 Subasta Electrónica Inversa y traslada a la encargada
Superior (o) de Compras.
Publica en el Portal de Guatecompras la resolución
Encargado (a) de de aprobación de documentos (dictámenes técnico,
19
Compras presupuestario y jurídico y las bases de Subasta
Electrónica Inversa y formulario de pedido).
Elabora el proyecto de resolución de nombramiento
de la junta de Calificación (dependiendo del monto a
20
contratar 3 o 5 miembros) y traslada a asesoría
jurídica para revisión.
Recibe, revisa y traslada para firma de la Autoridad
Asesoría Jurídica 21 Administrativa Superior la resolución de
nombramiento de la junta de calificación.
Página 78
Acuerdo No.

Recibe, firma y traslada a compras la resolución de
Autoridad
nombramiento de la junta de calificación Inversa e
Administrativa 22
instruye que se realicen las notificaciones a las
Superior
personas nombradas para el efecto
Recibe resolución de nombramiento de la junta de
calificación, elabora cédulas de notificación; notifica
Encargado (a) de al personal nombrado y entrega los documentos
Compras 23 siguientes para el proceso de recepción de ofertas y
adjudicación; Fotocopia de resolución de
nombramiento, fotocopia de las bases,
especificaciones técnicas y/o términos de referencia.
Junta de Recibe en sobre cerrado las Ofertas Técnicas y
24
Calificación procede a evaluarlas.
El Desarrollo de la Etapa de Puja Inversa en la
Modalidad de Subasta Electrónica Inversa y Oferta
Económica se realizará de conformidad con el
procedimiento siguientes:
a) Confirmación. Todos los postores habilitados
deberán ingresar al sistema con al menos dos
horas de antelación a la fecha y hora de inicio
de la puja inversa señalada en las Bases, para
confirmar su participación y validar que pueden
utilizar el módulo respectivo momento en el
cual se le asignará la denominación ficticia
Desarrollo de la para participar en la etapa de puja inversa
Etapa de la Puja tales como proveedor “a” o proveedor “b”,
Inversa en etc.
Modalidad de b) Acceso y autenticación. Para participar en la
25
Subasta puja inversa los postores habilitados podrán
Electrónica ingresar y autenticarse en el módulo de la
Inversa y Oferta subasta electrónica inversa utilizando los
Económica. protocolos de acceso que sean definidos.
c) Verificación de las condiciones técnicas. Las
autoridades de la SESAN ingresarán al módulo
de la subasta electrónica inversa en el sistema
GUATECOMPRAS en el ambiente que les
corresponde y verificarán desde una hora antes
al momento de inicio de la puja inversa y hasta
el fin de la misma, la disponibilidad del módulo
en el Sistema GUATECOMPRAS. El sistema de
forma automática garantizará que se informe
simultáneamente a todos los oferentes
información relevante relacionada con la puja
Página 79
Acuerdo No.

inversa o cualquier dificultad técnica.
d) Eventual cancelación y reprogramación de la
puja inversa. La Sesan suspenderá o dará por
clausurada la puja inversa en los siguientes
casos: i. Cuando el módulo de la subasta
electrónica inversa haya sufrido alguna
disfunción, o por motivos de fuerza mayor,
tales como catástrofes o estados de
emergencia, todos los cuales entrañen un
riesgo para el buen desenvolvimiento de la puja
inversa. ii. Cuando el día y hora señalados para
la puja inversa no hay postores habilitados
autenticaos en el sistema. En ambos casos, se
podrá reprogramar la puja inversa afectada
para una fecha cercana, que deberá ser
publicada con un mínimo de un día hábil en
GUATECOMPRAS. Asimismo, la SESAN no dará a
conocer la identidad de ninguno de los
postores, cuando se haya tenido que suspender
o declarar clausurada la puja inversa, y las
ofertas ingresadas durante el proceso fallido
serán borradas automáticamente del sistema.
e) Duración de la Puja inversa. La puja inversa
durará una hora o el tiempo definido en las
bases, el cual no podrá exceder de tres (3)
horas y deberá realizarse entre las 8:00 y las
16:00 horas.
f) Inicio de la Puja Inversa. El módulo de la
subasta electrónica inversa para iniciar la puja
inversa se habilitará sólo a partir de la fecha y
hora indicada en las Bases.
g) Precio de Referencia Techo. El precio de
referencia proporcionado por el Instituto
Nacional de Estadística, servirá de techo para
que los postores habilitados realicen sus ofertas
iniciales y se dé inicio a la puja inversa.
h) Igualdad de los postores habilitados. Todos los
postores habilitados tienen igual oportunidad
para presentar en cualquier momento sus
ofertas, durante el plazo definido para la puja
inversa.
i) Ingreso de las posturas y evaluación
automática.
Página 80
Acuerdo No.

El mecanismo de subasta electrónica inversa
recogerá ofertas anónimas en forma electrónica
y sin ningún tipo de intervención humana. Cada
postura deberá ser decreciente, en un
porcentaje o valor previamente indicado en las
Bases. Las posturas se clasificarán a medida
que se vayan presentando. Toda oferta será
objeto de una evaluación automática con
arreglo a los criterios, procedimientos y
fórmulas comunicados a los proveedores en las
Bases.
j) Información de las posturas. Cada postor
recibirá, de modo instantáneo y continuo,
información suficiente para poder conocer la
posición de su oferta respecto de las demás
ofertas. Si un postor habilitado envía una oferta
inválida, se le notificará inmediatamente en
línea con un mensaje en el cual se expongan los
motivos del rechazo.
k) Fallas de conexión. Si por causas imputables al
postor o al proveedor de soluciones de
tecnología de la información y
telecomunicaciones durante la puja inversa, la
conexión con el sistema se pierde, la puja
inversa continuará y la SESAN entenderá que el
proveedor que pierda su conexión ha desistido
de participar en la misma.
l) Prohibición de contacto. No se intercambiará
comunicación alguna entre la SESAN y los
postores, que no esté prevista en el apartado c)
del presente artículo.
m) Reserva de identidad. En el transcurso del
proceso de Subasta Electrónica Inversa, ni la
SESAN ni el sistema GUATECOMPRAS, dará a
conocer la identidad de ninguno de los
postores.
n) Finalización de la puja inversa y comunicación
del ganador. La puja inversa concluirá,
mediante el cierre automático del sistema, el
día y hora indicados en las Bases. Asimismo, el
sistema automáticamente notificará a los
postores el cierre de la misma. Bajo ninguna
circunstancia se cerrará la puja inversa antes
Página 81
Acuerdo No.

de que haya expirado el plazo establecido en
las Bases. Una vez finalizada la etapa de las
pujas, automáticamente el sistema indicará el
postor ganador y el nombre de los proveedores
participantes.
Finalizado el plazo establecido para la puja inversa se
cerrará el sistema y se generará automáticamente un
informe que dejará constancia de lo sucedido durante
Informe 26
la puja inversa, la cual quedará publicada
automáticamente en el módulo de la Subasta
Electrónica Inversa en GUATECOMPRAS.
Una vez publicado el informe, la junta de calificación
procederá a verificar la documentación disponible y el
cumplimiento de los criterios y condiciones exigidos
en las bases, por el postor que haya obtenido el
primer lugar en el orden de prelación. En caso de
constatarse la presentación de una declaración falsa
el proveedor será automáticamente descalificada y
sujeta a las sanciones que correspondan, sin perjuicio
de la deducción de las demás responsabilidades que
procedan. De constatarse el cumplimiento de lo
requerido, se procederá a adjudicar automáticamente
la negociación. La Junta de calificación podrá
adjudicar en caso la oferta económica del ganador de
Junta de la puja inversa fuera de un valor, muy por debajo del
27
Calificación precio de referencia techo o del precio ofrecido por
los demás postores, debiendo requerir para la
suscripción del contrato, garantías adicionales que
aseguren el cumplimiento de la oferta y la calidad de
lo ofertado. En caso el postor ganador desistiera, no
cumpliera o fuera descalificado, sin perjuicio de las
sanciones que le correspondan a éste, la Junta de
calificación podrá adjudicar al segundo mejor postor,
en tanto su oferta sea conveniente y favorable a los
intereses de la SESAN, dejando constancia fundada en
el módulo de la Subasta Electrónica Inversa de
GUATECOMPRAS. De lo actuado trasladará lo
pertinente al encargado (a) de compras para su
publicación.
Realiza la publicación en GUATECOMPRAS del acta de
Encargado (a) de adjudicación y en caso de existir inconformidades
28
Compras presentadas por los postores habilitados, las traslada
a la Junta de calificación.
Página 82
Acuerdo No.

Resuelve las inconformidades presentadas por los
Junta de postores habilitados en relación a la adjudicación y las
29
Calificación traslada al encargado (a) de compras para su
publicación en GUATECOMPRAS.
Publica en el Portal de GUATECOMPRAS las respuestas
Encargado (a) de 30
a las inconformidades.
Compras
Publicadas las respuestas a las inconformidades, si las
Junta de
31 hubiere, eleva a la Autoridad Administrativa Superior,
Calificación
para aprobación o improbación de lo actuado.
Aprueba o imprueba por medio de resolución, lo
actuado por la Junta de Calificación de Subasta
Electrónica Inversa, y procede de la manera siguiente:
Autoridad
 Si aprueba, traslada al Encargado (a) de
Administrativa 32
Compras para su publicación en
Superior
GUATECOMPRAS.
 Si imprueba, traslada a la Junta de Subasta
Electrónica Inversa para su revisión
De existir aprobación por la Autoridad Administrativa
Encargado de Superior, publica la resolución en el portal de
33
Compras GUATECOMPRAS.
De existir improbación por parte de la Autoridad

Administrativa Superior, la junta de calificación, con
base a las observaciones formuladas, podrá confirmar
o modificar su decisión original en forma justificada,
Junta de
34 mediante acta suscrita en el Libro de hojas movibles
Calificación
autorizado por la Contraloría General de Cuentas
autorizado para el área de Compras, y lo eleva
nuevamente a la Autoridad Administrativa Superior
para su aprobación o improbación.
Aprueba lo actuado por la junta de calificación o en
Autoridad su caso prescinde de la negociación; en ambos casos
Administrativa 35 por medio de resolución, la que traslada al encargado
Superior (a) de compras para su publicación en
GUATECOMPRAS.
Realiza la publicación de la resolución de aprobación
Encargado de
36 o de prescindir del evento, en el portal de
Compras
GUATECOMPRAS.
Traslada a la Autoridad Administrativa Superior para
solicitar delegación de firma ante la Secretaría
37
General de la Presidencia, para la suscripción del
contrato.
Página 83
Acuerdo No.

Autoridad Solicita a la Secretaría General de la Presidencia de la
Administrativa 38 República resolución de delegación de firma para la
Superior suscripción del contrato.
Secretaría Analiza la documentación, y si la encuentra ajustada a
General de la la ley, autoriza por medio de resolución la suscripción
39
Presidencia de la del contrato y delega facultad de firma a la Autoridad
Autoridad
Recibe el expediente y traslada a Asesoría Jurídica
Administrativa 40
para elaboración del contrato.
Superior
Elabora el contrato, requiere firma del Proveedor y la
Asesoría Jurídica 41 presentación de la Garantía de Cumplimiento con su
certificado de autenticidad.
Firma el contrato y adjunta la Garantía de
42
Proveedor Cumplimiento con su certificado de autenticidad.
Traslada el contrato a la Autoridad Administrativa
Superior para la firma del contrato.
Autoridad Firma el contrato y traslada a la Secretaría General de
Administrativa 44 la Presidencia de la República, solicitando la
Superior aprobación del mismo.
Secretaría
General de la Emite acuerdo de aprobación de contrato y devuelve
45
Presidencia de la el expediente a la Autoridad Administrativa Superior.
República
Autoridad Traslada el expediente y la resolución de aprobación
Administrativa 46 de contrato al encargado (a) de compras, para
Superior notificar al proveedor.
Encargado (a) de Notifica al proveedor la resolución de aprobación de
47
Compras contrato
Publica en el portal de GUATECOMPRAS los siguientes
documentos:
a) Contrato Administrativo;
48
b) Resolución de Aprobación de Contrato;
c) Fianza de Cumplimiento y certificado de
autenticidad.
Envía a la Contraloría General de Cuentas
certificación de los siguientes documentos:
49
a) Contrato Administrativo;
b) Resolución de Aprobación de Contrato.
Autoridad Nombra a la Comisión Receptora y Liquidadora y
Administrativa 50 traslada el listado de los nombrados al encargado (a)
Superior de compras.
Página 84
Acuerdo No.
Encargado (a) de Recibe los nombramientos y notifica a los integrantes

51
Compras de la Comisión, entregándoles copia del contrato.
Entrega a la Comisión receptora y liquidadora los
Proveedor 52
bienes, dentro del plazo indicado en su oferta.
Recepciona los bienes de acuerdo a las condiciones
Comisión pactadas en el contrato respectivo, elabora acta de
Receptora y 53 recepción y la incorpora al expediente, trasladando el
Liquidadora mismo al encargado (a) de compras.
Encargado (a) de Solicita y recibe factura del proveedor y traslada

54
Compras copia de la misma al encargado (a) de almacén.
Completa Formulario de constancia de ingreso a
Encargado (a) de
55 almacén e inventario (Forma 1-H), registra y traslada
almacén
a compras el original de la misma.
 Recibe original de la Forma 1-H (compra de
bienes, materiales y suministros);
 Solicita casta de satisfacción (contratación de
Encargado (a) de
56 servicios) a la Unidad Administrativa
Compras
solicitante;
 Obtiene razón de la factura con las firmas
correspondientes.
Conforma expediente, genera orden de compra en
57
SIGES.
Traslada el expediente de pago al Departamento de
58 Contabilidad para realizar el trámite de pago
correspondiente.
A-11 Procedimientos para realizar compras por el método de Subasta Electrónica Inversa
Unidad Administrativa Encargado(a) de Subsecretario(a) Autoridad Administrativa Secretaría General de la Encargado(a) de Comisión Receptora y
Encargado(a) de Compras Personal Especializado Asesoría Jurídica Junta de Calificación Proveedor
Solicitante Presupuesto Administrativo(a) Superior Presidencia de la República Almacén Liquidadora
Inicia
Verifica
existencias en
almacén
Efectúa consulta Verifica, firma y

Completa pedido,
de disponibilidad sella pedido, y
y traslada
presupuestaria traslada
Elabora proyecto Realiza

de bases y observaciones
traslada legales y devuelve
Publica proyecto
de bases en
Guatecompras
Traslada
Solicita dictamen Elaboran
expediente para
técnico y dictámenes
solicitar
presupuestario
dictámenes
Elabora proyecto
de resolución, y
traslada
expediente
Traslada Elabora minuta de

expediente y contrato, revisa
solicita dictamen expediente
Realiza dictamen
Recibe, firma, y
y traslada
traslada
Publica en
Guatecompras
Página
Elabora proyecto
de resolución y Recibe, revisa, y Recibe, firma y
traslada traslada traslada
Acuerdo No.
A
85
Recibe, elabora
Recibe ofertas y
cédulas, notifica y
procede a
entrega
evaluarlas
documentos
Verifica
documentación
Realiza
disponible y
publicación en
cumplimiento de
GUATECOMPRAS
criterios y
condiciones
Resuelve
inconformidades
Publica
respuestas a las
inconformidades
Eleva para
¿Aprueba? aprobación o
No improbación
Si
Traslada para su
publicación
Confirma o
Traslada para modifica su
revisión decisión, y lo
eleva
Publica resolución Aprueba o

en prescinde de la
GUATECOMPRAS negociación
Traslada para
Solicita resolución Autoriza por
solicitar
de delegación de medio de
Página
delegación de
firma resolución
firmas
Recibe expediente
y traslada
Acuerdo No.
B
86
Elabora contrato,
requiere firma y Firma contrato y
presentación de adjunta garantía
garantía
Traslada contrato
Emite acuerdo de
Firma contrato y aprobación y
traslada devuelve
expediente
Traslada
Notifica al
expediente y
proveedor
resolución
Publica en
GUATECOMPRAS
Envía a CGC
Recibe
nombramientos y Nombra comisión
notifica
Recepciona los
bienes, elabora
Entrega los bienes
acta, la incorpora,
y traslada
Solicita y recibe
factura, y traslada
Página
copia
Completa
formulario 1-H,
registra y traslada
Acuerdo No.
C
87
Recibe 1-H,
solicita carta de
satisfacción, y
obtiene firmas
Conforma
expediente,
genera orden de
compra
Traslada
expediente de
pago
Finaliza
Página

Acuerdo No.
88
Página 89
Acuerdo No.
A-12 Normas y procedimientos para realizar compras que se encuentren

disponibles bajo la modalidad de contrato abierto.
Determinar las actividades a realizar en las adquisiciones de bienes o

contrataciones de servicios que se encuentren disponibles en el sistema de
contrato abierto vigentes en el portal de Guatecompras, con proveedores
precalificados que reúnen las condiciones y precios favorables a los intereses del
Estado, durante un período de tiempo definido.
 Normas:
1. Los contratos abiertos vigentes se encuentran publicados en el
catálogo electrónico dentro del sistema de Guatecompras con los
distintos productos disponibles.
2. La SESAN queda exonerada de los requisitos de licitación y cotización,
la compra y contratación de bienes, suministros y servicios que lleven
a cabo, quienes lo podrán hacer directamente con los proveedores
seleccionados, por medio de contrato abierto, por el Ministerio de
Finanzas Públicas.
3. Deberá observarse el catálogo de productos vigentes en contrato
abierto, previo a realizar cualquier proceso de compra.
4. Se podrán realizar adquisiciones de productos que se encuentren en
Contrato Abierto por otra modalidad, siempre y cuando los precios
sean inferiores a los que figuren en los listados de bienes y suministros
adjudicados en contrato abierto.
5. Cuando se den casos de incumplimiento de los proveedores de
contrato abierto, deberá ser notificado a la autoridad superior de la
SESAN o a quien esta designe, para que se efectué el análisis
correspondiente.
6. Para los casos de incumplimiento de los proveedores en entregas y
variación de las condiciones requeridas, la autoridad superior de la
SESAN, podrá autorizar la compra de bienes y suministros objeto del
incumplimiento para que los mismos puedan ser adquiridos fuera del
contrato abierto, siguiendo los procedimientos establecidos por la Ley
de Contrataciones del Estado.
7. Cuando se adquieran bienes, suministros y servicios por medio de
contrato abierto, deberá constar en el expediente la fotocopia o
desplegado de la publicación que acredite su existencia y el código
asignado que lo identifique.
8. Cuando el valor de la negociación por esta modalidad supere los Q.
90,000.00 deberá elaborarse acta de recepción de los bienes,
suministros, equipo y servicios.
Página 90
Acuerdo No.
 Descripción de las actividades del Procedimiento

Administrativa
Solicitante
Encargado (a)
de Compras
de lo requerido.
Encargado (a)
de Almacén
el proceso.
6
Encargado (a)
Verifica si hay Contrato Abierto del Ministerio de
de Compras
Finanzas Públicas, si no hay finaliza el presente
7
procedimiento y se aplica la modalidad que
corresponda.
8
Recursos Humanos.
Director (a)
Administrativo Recibe el expediente y aprueba el pedido con su firma y
9
y de Recursos sello. Devuelve el expediente al Encargado de Compras
Humanos
Encargado (a)
10 Traslada el expediente al Subsecretario Administrativo.
de Compras
Subsecretario
Recibe y autoriza el pedido con su firma y sello.
(a) 11
Devuelve el expediente al Encargado de Compras
Administrativo
Recibe expediente, y adjunta fotocopia o desplegado de
12 la publicación que acredite su existencia y el código
Encargado (a)
asignado que lo identifique
de Compras
Solicita al Encargado de Presupuesto, disponibilidad
13
presupuestaria.
Encargado(a) Firma y sella el pedido asignando el renglón
15
de Presupuesto presupuestario.
Encargado(a) 17 Recibe expediente y Efectúa solicitud al proveedor.
de Compras 18 Confirma a la Unidad Administrativa Solicitante el
Página 91
Acuerdo No.

abastecimiento del bien.
19 Confirma al proveedor el despacho.
Confirma a la Unidad Administrativa Solicitante el
20
abastecimiento del bien.
Traslada copia a almacén:
21  Pedido.
 Confirmación de pedido al proveedor.
Proveedor 22 Despacha el producto o presta el servicio solicitado.
conformidad a la cotización y especificaciones técnicas
23 con la aceptación de la Unidad Administrativa
Encargado(a) Solicitante, si es un bien, notifica al Encargado(a) de
de almacén Inventario para la codificación respectiva.
Unidad
conformidad a lo solicitado, emite carta de recibido a
Administrativa 25
entera satisfacción, y traslada la documentación al
Solicitante
Recibe original de la Forma 1-H (compra de bienes,
27
materiales y suministros).
Recibe la carta de recibido a entera satisfacción de la
Encargado(a) 28 Unidad Administrativa Solicitante (contratación de
de Compras servicios).
Obtiene razón de la factura con las firmas de la Unidad
29
Conforma expediente y traslada a la Dirección financiera
30
para el pago correspondiente.
Página 92
Acuerdo No.
A-12 Procedimientos para realizar compras que se encuentren disponibles bajo la

modalidad de contrato abierto
Director(a)
Unidad
Encargado(a) de Encargado(a) de Administrativo(a) Subsecretario(a) Encargado(a) de
Administrativa Proveedor
Compras Almacén y de Recursos Administrativo(a) Presupuesto
Solicitante Humanos
Inicia
Completa Recibe, traslada Verifica

pedido y pedido, y existencias,
especificaciones, requiere consigna sello o
y traslada existencias las existencias
¿Hay
existencias
mayores? No
Si
Devuelve
pedido y
finaliza el
proceso
Verifica si hay
contrato
abierto
¿Hay
contrato
abierto? Si
No
Finaliza el
procedimiento
Traslada
expediente
Recibe,
aprueba
pedido, y
devuelve
Traslada
expediente
Recibe,
autoriza
pedido, y
devuelve
A B
Página 93
Acuerdo No.
A-12 Procedimientos para realizar compras que se encuentren disponibles bajo la

modalidad de contrato abierto
Director(a)
Unidad
Encargado(a) de Encargado(a) de Administrativo(a) Subsecretario(a) Encargado(a) de
Administrativa Proveedor
Compras Almacén y de Recursos Administrativo(a) Presupuesto
Solicitante Humanos
A B
Recibe
expediente,
adjunta
fotocopia o
desplegado y el
código
Solicita
Verifica, firma y
disponibilidad
sella, y traslada
presupuestaria
Recibe
expediente y
efectúa
solicitud
Confirma al
proveedor
Confirma el
abastecimiento
del bien
Traslada copia:
pedido y
confirmación
del pedido al
proveedor
Despacha el
producto o
presta el
servicio
Recibe
Recibe, y
servicios, emite
notifica
carta y traslada
Completa 1-H,
Recibe factura
y traslada
y firma copia
original
Recibe 1-H o
carta
Obtiene razón
de la factura
con firmas
Conforma
expediente y
traslada para
pago
Finaliza
Página 94
Acuerdo No.
A-13 Normas y procedimientos para realizar compras por el régimen de

cotización de Q. 90,000.01 hasta Q. 900,000.00.
Define los lineamientos internos para cumplir con lo establecido en la Ley de
Contrataciones del Estado, que estipula que cuando el precio de los bienes, de
las obras, suministros o remuneración de servicios exceda de Q. 90,000.00 y no
sobrepase los Q. 900,000.00, se regirá por el sistema de cotización.
 Normas:
1. Las compras por el régimen de cotización deberán realizarse de
acuerdo a lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su
reglamento, así como otras normativas emitidas por el Ministerio de
Finanzas Públicas que le sean aplicables.
2. Las bases de cotización no deberán fijar especificaciones técnicas o
disposiciones especiales que requieran o hagan referencia a
determinadas marcas, nombres comerciales, patentes, diseños, tipos,
orígenes específicos, productores o proveedores, salvo que no exista
otra manera suficientemente precisa y comprensible para describir los
requisitos de la licitación o contratación, y siempre que en tales
casos, se incluyan en las especificaciones, requisitos y documentos de
licitación o contratación, expresiones como: o equivalente, o
semejante, o similar, o análogo.
3. Los dictámenes presupuestario y técnico que se elaboren deberán ser
realizados por personal idóneo con conocimientos en el tipo de obra,
suministro o servicio que se desea adquirir. Deberán sustentar la
procedencia del proceso en sus respectivas áreas.
4. Las actas que elabore la Junta de Cotización y la Comisión Receptora y
Liquidadora deberán imprimirse en las hojas autorizadas por la
Contraloría General de Cuentas. La custodia de las mismas le
corresponderá al Área de Compras.
5. En el caso que a la convocatoria a cotizar no concurriere ningún
oferente, la Junta de Cotización suscribirá acta correspondiente y lo
hará del conocimiento de la Autoridad Administrativa Superior para
que prorrogue el plazo para recibir ofertas. Si aun así no concurriere
algún oferente, la Autoridad Administrativa Superior quedará facultada
a realizar la compra por medio de compra directa, en aplicación
supletoria del artículo 32 de la Ley de Contrataciones del Estado.
6. El Encargado (a) de compras deberá verificar que dentro del mismo
ejercicio fiscal no se programen procesos de cotización
correspondientes de un mismo bien y/o servicio, cuya suma exceda de
Q. 900,000.00, a partir de la cual la licitación es obligatoria.
7. Todos los miembros de la Junta de Cotización gozan de las mismas
facultades, no existiendo jerarquía entre ellos. Son solidariamente
responsables por su actuación, salvo el caso de los que hayan razonado
su voto en las actas respectivas.
Página 95
Acuerdo No.
8. Los documentos que deben elaborarse para conformar el expediente

por el método de cotización, son los siguientes:
1. Bases de cotización
2. Especificaciones generales
3. Especificaciones técnicas
4. Disposiciones especiales
5. Planos de construcción, cuando se trate de obras.
Los documentos anteriormente indicados, deberán contener como

mínimo la siguiente información:
 Fecha.
Especificaciones técnicas o
 Detalle de las características y especificaciones técnicas de

términos de referencia
cada bien o servicio a contratar (nombre del producto,

descripción general, color, medidas, etc.).
 Especificaciones técnicas y/o términos de referencia del
producto o servicio a contratar, con la firma de la Unidad
 Cantidad requerida y unidad de medida.
 Nombre de la Unidad Administrativa Solicitante que requiere
el bien o servicio.
Página 96
Acuerdo No.

 Descripción del bien o servicio que se requiere.
 Definición de terminología utilizada.
 Características generales y específicas.
 Lugar y forma en donde será ejecutada la obra, entregados
los bienes o prestado los servicios.
 Condiciones que deben reunir los oferentes.
 Ámbito legal, objeto del evento y condiciones generales.
 Documentación a presentar juntamente con la oferta.
 Requisitos fundamentales, no fundamentales y formales.
 Criterios de calificación de ofertas.
 Forma de presentación de ofertas y apertura de plicas.
 Motivos de rechazo de ofertas.
 Forma de adjudicación.
Bases de cotización
 Procedimiento en caso de ausencia de ofertas.

 Procedimiento en caso de empate.
 Garantías (fianzas).
 Porcentaje de anticipo y procedimiento para otorgarlo,
cuando éste se conceda.
 Lugar, dirección exacta, fecha y hora en que se efectuará la
diligencia de presentación, recepción y apertura de plicas.
 Declaración Jurada de que el oferente no es deudor moroso
del Estado ni de las entidades a las que se refiere el Artículo
1 de la Ley de Contrataciones del Estado, o en su defecto,
compromiso formal de que, en caso de adjudicársele la
negociación, precio a la suscripción del contrato acreditará
haber efectuado el pago correspondiente.
 Indicación de la forma de integración de precios unitarios por
renglón.
 Procedimiento para resolución de controversias.
 Forma de pago.
 Sanciones en que se pudiere incurrir.
 Proyecto de contrato.
 Anexos.
 Membrete de la Institución
 Documento interno con identificación numérica y fecha de
Resoluciones
emisión.
 Considerandos.
 Marco jurídico o base legal.
 Aseveración de aprobación o improbación.
 Firma y sello de la Autoridad Administrativa Superior.
Página 97
Acuerdo No.
 Membrete de la Institución.
 Comparecencia de las partes.
 Número de Cuentadancia
 Dirección para ser notificado.
 Base legal.
 El objeto del contrato.
Contratos
 El plazo de contratación.
 El valor y forma de pago.
 Seguro de caución.
 Condiciones y prohibiciones.
 Sanciones por incumplimiento.
 Terminación del contrato.
 Declaración jurada.
 Cláusula relativa al cohecho y aprobación.
 Firmas de los comparecientes.
La Junta de Cotización realizará actas para la recepción de

ofertas, adjudicación de oferentes, recepción del producto o
servicios en hojas móviles autorizadas por la Contraloría General
de Cuentas, las que se encuentran en custodia en el área de
compras. Deben contener como mínimo:
Actas

 Identificación de lugar, hora de inicio, participantes y hora de
finalización.
 Puntos de contenido, motivos y condicionantes.
 Puntos resolutivos cuando procediere.
 Firma de los que intervienen.
9. Los documentos que deben conformar los expedientes de cotización

Orden Documento
3 Bases de cotización.
Página 98
Acuerdo No.
Orden Documento
Resolución de aprobación del formulario y de documentos para
7
cotización, por la Autoridad Administrativa Superior.
8 Constancia de publicación del concurso (NOG).
Resolución de prórroga del formulario y de documentos para
9 cotización, por la Autoridad Administrativa Superior (cuando
aplique).
Constancia de publicación de resolución de prórroga de plazo
10
en Guatecompras (cuando aplique).
11 Nombramiento de junta de cotización.
12 Notificación de nombramiento de junta de cotización.
13 Acta de recepción de ofertas.
15 Criterios de calificación.
Constancia de publicación de listado de oferentes y acta de
16
recepción de ofertas en Guatecompras.
Fianza de sostenimiento de oferta y certificación de
18
autenticidad
21 Acta de adjudicación.

Resolución de lo actuado por la junta receptora, calificadora y
23
adjudicadora.
24 Inconformidades (En caso de haberse presentado).
Resolución de aprobación o improbación de actuado por la
25
junta receptora, calificadora y adjudicadora.
Fianza de cumplimiento de contrato (10%) y certificación de
29
autenticidad.
Página 99
Acuerdo No.
Orden Documento
35 Envío de copia de contrato a Contraloría General de Cuentas.
36 Nombramiento de la Comisión Receptora y Liquidadora.
38 Resolución de Comisión Receptora y Liquidadora.
Constancia de publicación en Guatecompras del oficio de envío
39
de copia de contrato a la Contraloría General de Cuentas.
40 Acta de recepción.
41 Fianza de cumplimiento y certificación de autenticidad.
Fianza de calidad y certificación de autenticidad. (cuando
42
aplique).

Unidad 1 Completa el pedido y especificaciones técnicas.
Administrativa
Solicitante
Recibe pedido y especificaciones técnicas, traslada el
Encargado (a)
3 pedido al Encargado de Almacén y verifica
de Compras
existencias.
Recibe y verifica las existencias, consignando el
Encargado (a) de número de unidades disponibles o sello de NO
4
Almacén EXISTENCIA; devuelve expediente a Encargado de
Compras.
5 pedido a la Unidad Administrativa Solicitante, y
Si no hay existencias, o las existencias son menores a
6
Encargado (a) de lo requerido, continúa con el procedimiento.
Compras Verifica si hay Contrato Abierto del Ministerio de
7 Finanzas Públicas, si hay finaliza el presente
Si no hay Contrato Abierto, continúa con el
8
procedimiento.
Página 100
Acuerdo No.

9
Recursos Humanos.
Director (a)
Recibe el expediente y aprueba el pedido con su firma
Administrativo y
10 y sello. Devuelve el expediente al Encargado de
de Recursos
Compras
Humanos
11
12
Administrativo Devuelve el expediente al encargado de compras
Recibe el pedido autorizado y elabora el proyecto de
13
bases de cotización.
Publica proyecto de bases en el portal de
Encargado(a) de 14
Guatecompras, para el período de prueba.
Compras
Traslada expediente (pedido y proyecto de bases) al
Recibe el expediente y solicita a personal
Subsecretario(a)
16 especializado los dictámenes técnico y
Administrativo(a)
presupuestario.
Personal
Realiza dictámenes técnico y presupuestario y
especializado 17
traslada el expediente al encargado de compras.
designado
Encargado(a) de documentos de cotización y traslada al Subsecretario
18
Compras (a) administrativo (a) para que requiera el dictamen
jurídico a los documentos.
Subsecretario(a) Requiere a Asesoría Jurídica el dictamen jurídico a los
19
Administrativo(a) documentos de cotización.
Revisa que el expediente contenga en su orden:
pedido, especificaciones técnicas requeridas, bases y
20 su proyecto, publicación del proyecto de bases,
dictamen técnico, dictamen presupuestario y el
Asesoría Jurídica
proyecto de resolución de aprobación de documentos.
Realiza el dictamen de su competencia y elabora el
21 proyecto de contrato y traslada el expediente al
Encargado (a) de compras.
Recibe el expediente y traslada a la Autoridad
Encargado(a) de
22 Administrativa Superior de SESAN, para aprobación de
Compras
los documentos.
Autoridad
Recibe y mediante resolución aprueba los documentos
Administrativa 23
de cotización y traslada a compras.
Superior
Página 101
Acuerdo No.

Publica en el portal de Guatecompras la resolución de
aprobación de documentos (Convocatoria, dictámenes
24
técnico, jurídico y presupuestario, bases de cotización
y pedido).
Encargado(a) de
Elabora el proyecto de resolución de nombramiento
Compras
de la junta de cotización, según instrucción de la
25 Autoridad Administrativa Superior y traslada al
Director (a) Administrativo y de Recursos Humanos
para revisión.
Director (a)
Recibe, revisa y adjunta los expedientes de los
Administrativo y
26 servidores públicos que podrán integrar la Junta de
de Recursos
cotización y
Humanos
Recibe, revisa el proyecto de resolución y traslada a
la Autoridad Administrativa Superior para análisis de
la idoneidad de los expedientes de los servidores
públicos remitidos.
Autoridad Recibe, analiza y emite resolución de nombramiento
Administrativa 28 de la junta de cotización y traslada al Encargado (a)
Superior de Compras.
Recibe resolución de nombramiento de la junta de
cotización, elabora cédulas de notificación; notifica al
personal nombrado y entrega los documentos
siguientes para el proceso de recepción, calificación y
Encargado(a) de
29 adjudicación: Fotocopia de resolución de
Compras
nombramiento, fotocopia del documento de la
convocatoria de recepción de ofertas, fotocopia de las
bases, especificaciones técnicas y/o términos de
referencia.
Recepciona en sobre cerrado las plicas de los
Junta de oferentes; suscribe el acta de recepción en hojas
30
Cotización autorizadas por la Contraloría General de Cuentas y
listado de oferentes y traslada a compras.
Encargado(a) de Publica en Guatecompras el acta de recepción de
31
Compras ofertas y listado de oferentes.
Califica y adjudica de acuerdo a los criterios de
calificación contenidos en las bases; suscriben y
Junta de firman el acta de adjudicación en hojas autorizadas
32
cotización por la Contraloría General de Cuentas para el área de
compras y traslada al Encargado(a) de Compras para
su publicación en Guatecompras.
Página 102
Acuerdo No.

Recibe inconformidades de los proveedores (de
existir) a través del portal de Guatecompras
Encargado(a) de
33 relacionadas con la adjudicación y traslada a los
Compras
miembros de la junta de cotización para que den
respuesta.
34
Junta de proveedores en relación a la adjudicación.
cotización Mediante oficio traslada la respuesta de las
35
inconformidades al encargado (a) de compras.
Encargado(a) de Publica en el portal de Guatecompras la respuesta a
36
Compras las inconformidades.
Contestadas las inconformidades, si las hubiere,
Junta de remite el expediente completo a la Autoridad
37
cotización Administrativa Superior para aprobación o
improbación de lo actuado.
Aprueba o imprueba por medio de resolución lo
actuado por la junta de cotización, y procede de la
Autoridad siguiente manera:
Administrativa 38  Si aprueba, traslada al Encargado(a) de
Superior Compras.
 Si imprueba, traslada a la Junta de Cotización
para su revisión.
Al existir aprobación o improbación por la Autoridad
Encargado(a) de
39 Administrativa Superior, publica la resolución en el
Compras
De existir improbación por la Autoridad Administrativa
Superior, recibe el expediente para su revisión. La
junta con base a las observaciones formuladas por la
Autoridad Administrativa Superior, podrá confirmar o
Junta de 40
modificar su decisión original en forma justificada
cotización
mediante acta que suscribirá en folios de la
Contraloría General de Cuentas autorizados para el
área de Compras.
Autoridad Por medio de resolución aprueba, imprueba o
Administrativa 41 prescinde de la negociación y traslada al Encargado(a)
Superior de Compras.
En caso de improbación se notificará
electrónicamente en el portal de Guatecompras,
Encargado(a) de dentro de los dos días hábiles siguientes, quedando
42
Compras por concluido el evento; debiendo razonar la decisión
en la resolución correspondiente.
Página 103
Acuerdo No.

En Caso de prescindir aplicará el Artículo 37 de la Ley
de Contrataciones del Estado.
En caso de aprobación publica lo resuelto por la

Autoridad Administrativa Superior en el portal de
Guatecompras.
Traslada expediente a Asesoría Jurídica para elaborar
43
minuta de contrato de la adjudicación realizada.
Elabora minuta de contrato de la adjudicación
Asesoría Jurídica 44 realizada y traslada el expediente al Encargado(a) de
Compras.
Encargado(a) de
45 solicitar delegación de firma ante la Secretaría
Compras
General de la Presidencia de la República.
Autoridad Recibe expediente y solicita a la Secretaría General
Administrativa 46 de la Presidencia de la República autorización para
Superior delegación de firma para la suscripción del contrato.
Secretaría Recibe expediente, analiza documentación, autoriza
General de la por medio de resolución la suscripción de contrato y
47
Presidencia de la delega facultad de firma en la Autoridad
Autoridad
Recibe documentación y traslada al Encargado(a) de
Administrativa 48
Compras.
Superior
 Recibe documentación, envía contrato para
firma del contratista y requiere fianza de
cumplimiento con certificación de
autenticidad.
Encargado(a) de  El contratista firma contrato adjuntando la
49
Compras respectiva fianza de cumplimiento y
certificación de autenticidad.
 El Encargado(a) de Compras Traslada el
expediente a la Autoridad Administrativa
Superior para firma de contrato.
Administrativa 50 Secretaría General de la Presidencia de la República
Superior solicitando la aprobación del contrato.
Secretaría
Emite acuerdo de aprobación de contrato y traslada
General de la
51 expediente a la Autoridad Administrativa Superior de
Presidencia de la
SESAN.
República
Página 104
Acuerdo No.

Autoridad
Traslada expediente al Encargado(a) de Compras y el
Administrativa 52
acuerdo de Secretaría para notificación al proveedor.
Superior
Recibe el expediente, notifica por medio de cédula de
53
notificación al proveedor.
54
Compras contrato a Contraloría General de Cuentas –CCG-.
Publica resolución de aprobación y contrato en el
55
Autoridad
Nombra a Comisión Receptora y Liquidadora y traslada
Administrativa 56
al área de compras.
Superior
Encargado(a) de Recibe los nombramientos y notifica a los integrantes
57
Compras de la comisión y les entrega fotocopia del contrato.
Despacha el producto dentro de los días indicados en
Oferente 58
su oferta.
Comisión Recibe el producto de acuerdo a las condiciones
Receptora y 59 pactadas en el contrato administrativo, se elabora
Liquidadora acta de recepción y la incorporan al expediente.
Encargado(a) de Solicita y recibe factura al proveedor y traslada copia
60
Compras de la misma al área de almacén.
Completa formulario de constancia de ingreso a
Encargado(a) de
61 almacén y a inventario Forma 1-H, registra y traslada
Almacén
a compras el original de la misma.
 Solicita carta de satisfacción (contratación de
62
servicios) a la Unidad Administrativa Solicitante.
Encargado(a) de  Obtiene razón de la factura con las firmas
Compras correspondientes.
63
SIGES.
Traslada expediente de pago al Encargado(a) de
64
Contabilidad para el trámite de pago correspondiente.
A-13 Procedimiento para realizar compras por el régimen de cotización de Q. 90,000.01 hasta Q. 900,000.00
Director(a)
Unidad Administrativa Subsecretario(a) Autoridad Administrativa Secretaría General de la Comisión Receptora y
Encargado(a) de Compras Encargado(a) de Almacén Administrativo(a) y de Personal Especializado Asesoría Jurídica Junta de Cotización Oferente
Solicitante Administrativo(a) Superior Presidencia de la República Liquidadora
Recursos Humanos
Inicia
Recibe, verifica,
Completa pedido y
Recibe, traslada consigna
especificaciones y
pedido unidades o sello, y
traslada
devuelve
¿Hay existencias
mayores?
No
Si
Devuelve pedido y
finaliza el proceso
Verifica si hay
contrato abierto
¿Hay contrato
abierto?
No
Si
Finaliza el
procedimiento y
aplica el que
corresponde
Traslada
expediente
Recibe, aprueba
pedido, y
devuelve
Página
Traslada
expediente
Recibe, autoriza, y
devuelve
Acuerdo No.
A B
105
Director(a)
Recursos Humanos
A B
Recibe, elabora
proyecto de bases
de cotización
Publica en
Guatecompras
Realiza
Traslada Recibe y solicita dictámenes y
expediente dictámenes traslada
expediente
Elabora proyecto
de resolución, y
traslada
Requiere Realiza dictamen

dictamen jurídico jurídico
Elabora proyecto
Recibe expediente de contrato,
y traslada para revisa expediente
aprobación y traslada
Recibe, aprueba y
traslada
Publica en
Guatecompras
Elabora proyecto
Página
de resolución de
Recibe, revisa y Recibe, firma, y
nombramiento de
traslada traslada
junta de
cotización
Recibe, elabora
cédulas, notifica, y
entrega
documentos
Acuerdo No.
D
106
C
Director(a)
Recursos Humanos
C D
Recepciona las
Publica en plicas, suscribe
Guatecompras acta y listado, y
traslada
Califica y adjudica,
suscriben y
firman acta de
adjudicación
Recibe
inconformidades
y traslada
Resuelve
inconformidades,
y traslada
respuesta
Publica en
Guatecompras
Remite
expediente
¿Aprueba?
No
Si
Traslada al
Publica resolución
Encargado(a) de
en Guatecompras
Compras
Confirma o
Traslada para
modifica su
revisión
decisión
Página
Aprueba o
Publica lo
prescinde de la
resuelto en
negociación, y
Guatecompras
traslada
Acuerdo No.
Traslada
expediente
107
E F
Director(a)
Recursos Humanos
E F
Elabora minuta de
Traslada para
contrato y
solicitar
traslada
delegación de
expediente
firmas
Autoriza por
Recibe, solicita
medio de
autorización
resolución
Recibe, envía
contrato, requiere
Recibe y traslada
fianza, y traslada
expediente
Recibe, firma Emite acuerdo de

contrato y aprobación y
traslada traslada
Recibe, notifica
Traslada
por medio de
expediente
cédula
Envía copia del

acuerdo y del
contrato a CGC
Publica resolución Nombra comisión

de aprobación y receptora y
contrato en liquidadora
Guatecompras
Recibe
nombramientos y Recibe producto,
Despacha
notifica elabora acta de
producto
recepción
Página
Solicita y recibe
factura al
proveedor y
traslada copia
Acuerdo No.
G H
108
Director(a)
Recursos Humanos
G H
Recibe 1-H, carta

de satisfacción, Completa 1-H,
obtiene razón de registra y traslada
la factura
Conforma
expediente,
genera orden de
compra
Traslada
expediente de
pago
Finaliza
Página

Acuerdo No.
109
Página 110
Acuerdo No.
A-14 Normas y procedimientos de compra por el régimen de licitación

pública de Q.900,000.01 en adelante.
Este proceso define los lineamientos internos para cumplir con lo establecido en
la Ley de Contrataciones del Estado, que estipula que cuando el monto de los
Bienes, Suministros y Obras exceda de Q. 900,000.00, la compra o contratación
deberá hacerse por licitación pública y realizarse en el sistema de contrataciones
y adquisiciones del sector público, Guatecompras.
 Normas:
1. Las compras por el método de licitación deberán realizarse de acuerdo

a lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su
reglamento, así como otras normativas emitidas por el Ministerio de
Finanzas Públicas que le sean aplicables.
2. Las bases de licitación no deberán fijar especificaciones técnicas o
disposiciones especiales que requieran o hagan referencia a
determinadas marcas, nombres comerciales, patentes, diseños, tipos,
orígenes específicos, productores o proveedores, salvo que no exista
otra manera suficientemente precisa y comprensible para describir los
requisitos de la licitación o contratación, y siempre que en tales casos,
se incluyan en las especificaciones, requisitos y documentos de
licitación o contratación, expresiones como: o equivalente, o
semejante, o similar, o análogo.
3. Los dictámenes técnicos que se elaboren deberán ser realizados por
profesionales que posean título universitario o por personal idóneo con
conocimientos en el tipo de producto o servicio que se desea adquirir.
4. Las actas que elabore la Junta de Licitación y Comisión Receptora
deberán imprimirse en las hojas autorizadas por la Contraloría General
de Cuentas. La custodia de las mismas le corresponderá al Área de
Compras.
5. En el caso que a la convocatoria a licitar no concurriere ningún
oferente, la Junta de Licitación suscribirá acta correspondiente y lo
hará del conocimiento de la Autoridad Administrativa Superior para que
prorrogue el plazo para recibir ofertas. Si aun así no concurriere ningún
oferente, la Autoridad Administrativa Superior quedará facultada a
realizar la compra por medio de compra directa, en aplicación del
artículo 32 de la Ley de Contrataciones del Estado.
6. Los documentos que deben conformar los expedientes de licitación
Orden Documento
Página 111
Acuerdo No.
Orden Documento
3 Bases de licitación.
Resolución de aprobación del formulario y de documentos para
7
licitación, por la Autoridad Administrativa Superior.
Constancia de publicación del concurso-Número de Operación
8
en Guatecompras (NOG).
9 Publicación de convocatoria en el Diario Oficial.
Resolución de prórroga del formulario y de documentos para
10 licitación, por la Autoridad Administrativa Superior (cuando
aplique).
Constancia de publicación de resolución de prórroga de plazo
11
en Guatecompras (cuando aplique).
Resolución de nombramiento de junta de recepción,
12
calificación y adjudicación.
Notificación de resolución de nombramiento de junta de
13
recepción, calificación y adjudicación.
14 Acta de recepción de ofertas.
16 Criterios de calificación.
Constancia de publicación de listado de oferentes y acta de
17
recepción de ofertas en Guatecompras.
Fianza de sostenimiento de oferta y certificado de
19
autenticidad.
22 Acta de adjudicación.

Resolución de lo actuado por la junta de recepción y
24
adjudicación.
Inconformidades y su respuesta realizada en Acta elaborada en
25 las hojas móviles autorizadas por la Contraloría General de
Cuentas para el departamento de compras.
26 Resolución de aprobación o improbación de actuado por la
Página 112
Acuerdo No.
Orden Documento
junta de recepción, calificación y adjudicación.

Fianza de cumplimiento de contrato 10% y certificado de
30
autenticidad.
Envío de copia de contrato a Contraloría General de Cuentas –
36
CGC-.
Resolución de nombramiento de la Comisión Receptora y
37
Liquidadora.
39 Acta suscrita por la Comisión Receptora y Liquidadora.
Constancia de publicación en Guatecompras del oficio de envío
40
de copia de contrato a la Contraloría General de Cuentas.
41 Fianza de cumplimiento y certificado de autenticidad.
Fianza de calidad y certificado de autenticidad. (cuando
42
aplique)

Administrativa
Solicitante
Encargado (a)
3 pedido al Encargado de Almacén y requiere verificar
de Compras
existencias de lo requerido.
Encargado (a) de Recibe y verifica las existencias, consignado el
4
Almacén número de unidades disponibles o el sello de NO
Página 113
Acuerdo No.

EXISTENCIA y devuelve expediente a Encargado de
Compras.
5 pedido a la Unidad Administrativa Solicitante, y
Si no hay existencias, o las existencias son menores a
6
lo requerido, continua con el procedimiento.
Encargado (a) de Verifica si hay Contrato Abierto del Ministerio de
Compras 7 Finanzas Públicas, si hay finaliza el presente
8
procedimiento.
9
Recursos Humanos.
Director (a)
Recibe el expediente y aprueba el pedido con su firma
Administrativo y
10 y sello. Devuelve el expediente al Encargado de
de Recursos
Compras
Humanos
11
12
Recibe el pedido aprobado y elabora el proyecto de
13
bases de licitación.
Publica proyecto de bases en el portal de
14
Guatecompras, para el período de prueba.
Encargado(a) de
Gestiona publicación en el Diario Oficial la
Compras 15
convocatoria a licitar.
Traslada expediente (pedido y bases) al
Recibe el expediente y solicita a personal
Subsecretario(a)
17 especializado los dictámenes técnico y
Administrativo(a)
presupuestario.
Personal
Realiza dictámenes técnico y presupuestario y
especializado 19
traslada el expediente al encargado (a) de compras.
designado
Encargado (a) de documentos de cotización y traslada al Subsecretario
20
Compras (a) administrativo (a) para que requiera el dictamen
jurídico a los documentos.
Asesoría Jurídica 21 Realiza el dictamen jurídico legal, traslada dictamen
Página 114
Acuerdo No.

jurídico a los documentos de contratación.
Elabora proyecto de contrato y revisa que el
expediente contenga en su orden: pedido,
especificaciones técnicas requeridas, bases y su
22
proyecto, dictámenes técnico y presupuestario y
resolución de aprobación de documentos. Traslada el
expediente al encargado (a) de compras.
Recibe el expediente y traslada a la Autoridad
Encargado(a) de
23 Administrativa Superior de SESAN, para firma de
Compras
resolución de aprobación de los documentos.
Autoridad
Recibe y mediante resolución aprueba los documentos
Administrativa 24
de licitación y traslada a compras.
Superior
Publica en el portal de Guatecompras la resolución de
aprobación de documentos (convocatoria, dictámenes
25
técnico, presupuestario y jurídico, bases de licitación,
Encargado(a) de pedido,).
Compras Elabora el proyecto de resolución de nombramiento
de la Junta de Licitación según instrucción de la
26
Autoridad Administrativa Superior y traslada a
asesoría jurídica para revisión.
Recibe, revisa y traslada para firma de la Autoridad
Autoridad
Recibe, firma y traslada a compras la resolución de
Administrativa 28
nombramiento de la Junta de Licitación.
Superior
Recibe resolución de nombramiento de la Junta de
Licitación; elabora cédulas de notificación; notifica al
personal nombrado y entrega los documentos
siguientes para el proceso de recepción, calificación y
Encargado(a) de 29 adjudicación: Fotocopia de resolución de
Compras nombramiento, fotocopia del documento de la
convocatoria de recepción de ofertas, fotocopia de las
bases, especificaciones técnicas y/o términos de
referencia.
Recepciona en sobre cerrado las plicas de los
oferentes; suscribe el acta de recepción en hojas
Junta de
30 autorizadas por la Contraloría General de Cuentas y
Licitación
listado de oferentes para el área de compras y
traslada al encargado (a) de compras.
Encargado(a) de Publica en Guatecompras el acta de recepción de
31
Compras ofertas, y listado de oferentes.
Junta de 32 Califica y adjudica de acuerdo a los criterios de
Página 115
Acuerdo No.

Licitación calificación contenidos en las bases; suscriben y
firman el acta de adjudicación en hojas autorizadas
por la Contraloría General de Cuentas para el área de
compras y traslada al Encargado(a) de Compras para
su publicación en Guatecompras.
Recibe inconformidades de los proveedores (de
existir) a través del portal de Guatecompras
Encargado(a) de
33 relacionadas con la adjudicación y traslada a los
Compras
miembros de la junta de Licitación para que den
respuesta.
34
Junta de proveedores en relación a la adjudicación.
Licitación Mediante oficio traslada la respuesta de las
35
inconformidades a compras.
Encargado(a) de Publica en el portal de Guatecompras la respuesta a
36
Compras las inconformidades.
Contestadas las inconformidades, así las hubiere,
Junta de remite el expediente completo a la Autoridad
37
Licitación Administrativa Superior para aprobación o
improbación de lo actuado.
Aprueba o imprueba por medio de resolución lo
actuado por la Junta de Licitación, y procede de la
Autoridad siguiente manera:
Administrativa 38  Si aprueba, traslada al Encargado(a) de
Superior Compras.
 Si imprueba, traslada a la Junta de Licitación
para su revisión.
Al existir aprobación o improbación por la Autoridad
Encargado(a) de
39 Administrativa Superior, publica la resolución en el
Compras
De existir improbación por la Autoridad Administrativa
Superior, recibe el expediente para su revisión. La
Junta de Licitación con base a las observaciones
Junta de formuladas por la Autoridad Administrativa Superior,
40
Licitación podrá confirmar o modificar su decisión original en
forma justificada mediante un acta en folios de la
Contraloría General de Cuentas autorizados para el
área de Compras.
Autoridad Por medio de resolución aprueba o prescinde de la
Administrativa 41 negociación y lo actuado por la junta de licitación y
Superior traslada al Encargado(a) de Compras.
Página 116
Acuerdo No.

En caso de aprobación publica lo resuelto por la
42 Autoridad Administrativa Superior en el portal de
Encargado(a) de
Guatecompras.
Compras
Traslada expediente a Asesoría Jurídica para elaborar
43
minuta de contrato de la adjudicación realizada.
Elabora minuta de contrato de la adjudicación
Asesoría Jurídica 44 realizada y traslada el expediente al Encargado(a) de
Compras.
Encargado(a) de
45 solicitar delegación de firma ante la Secretaría
Compras
General de la Presidencia de la República.
Autoridad Recibe expediente y solicita a la Secretaría General
Administrativa 46 de la Presidencia de la República autorización para
Superior delegación de firma para la suscripción del contrato.
Secretaría Recibe expediente, analiza documentación, autoriza
General de la por medio de resolución la suscripción de contrato y
47
Presidencia de la delega facultad de firma en la Autoridad
Autoridad
Recibe documentación y traslada al Encargado(a) de
Administrativa 48
Compras.
Superior
 Recibe documentación, envía contrato para
firma del oferente y requiere fianza de
cumplimiento y certificado de autenticidad.
 El contratista firma contrato adjuntando la
Encargado(a) de
49 respectiva fianza de cumplimiento y
Compras
certificación de autenticidad.
 El Encargado(a) de Compras Traslada el
expediente a la Autoridad Administrativa
Superior para firma de contrato.
Administrativa 50 Secretaría General de la Presidencia de la República
Superior solicitando la aprobación del contrato.
Secretaría
Emite acuerdo de aprobación de contrato y traslada
General de la
51 expediente a la Autoridad Administrativa Superior de
Presidencia de la
SESAN.
República
Autoridad
Traslada expediente al Encargado(a) de Compras y la
Administrativa 52
resolución de notificación al proveedor.
Superior
Página 117
Acuerdo No.

Recibe el expediente, notifica por medio de cédula de
53
notificación al proveedor.
Compras 54
contrato a Contraloría General de Cuentas.
Publica resolución de aprobación y contrato en el
55
Autoridad
Nombra a la Comisión Receptora y Liquidadora y
Administrativa 56
traslada al área de compras.
Superior
Encargado(a) de Recibe los nombramientos y notifica a los integrantes
57
Compras de la comisión y les entrega fotocopia de contrato.
Despacha el producto dentro de los días indicados en
Proveedor 58
su oferta.
Recibe el producto de acuerdo a las condiciones
Comisión
pactadas en el contrato administrativo, se elabora
Receptora y 59
acta de recepción. Y traslada a compras para adjuntar
Liquidadora
al expediente.
Encargado(a) de Solicita y recibe factura al proveedor y traslada copia
60
Compras de la misma al área de almacén.
Completa formulario constancia de ingreso a almacén
Encargado(a) de
61 y a inventario Forma 1-H, registra y traslada a
Almacén
compras el original de la misma.
 Solicita carta de satisfacción (contratación de
62
servicios) a la Unidad Administrativa Solicitante.
Encargado(a) de  Obtiene razón de la factura con las firmas
Compras correspondientes.
63
SIGES.
Traslada expediente de pago al Encargado(a) de
64
Contabilidad para el trámite de pago correspondiente.
A-14 Procedimiento de compra por el régimen de licitación pública de Q.900,000.00 en adelante
Director(a)
Encargado(a) de Compras Encargado(a) de Almacén Administrativo(a) y de Personal Especializado Asesoría Jurídica Junta de Licitación Oferente
Recursos Humanos
Inicia
Recibe, verifica,
Completa pedido y
Recibe, traslada consigna
especificaciones y
pedido unidades o sello, y
traslada
devuelve
¿Hay existencias
mayores?
No
Si
Devuelve pedido y
finaliza el proceso
Verifica si hay
contrato abierto
¿Hay contrato
abierto?
No
Si
Finaliza el
procedimiento y
aplica el que
corresponde
Traslada
expediente
Recibe, aprueba
pedido, y
devuelve
Página
Traslada
expediente
Recibe, autoriza, y
devuelve
Acuerdo No.
A B
118
Director(a)
Recursos Humanos
A B
Recibe, elabora
proyecto de bases
de licitación
Publica en
Guatecompras
Realiza
Traslada Recibe y solicita dictámenes y
expediente dictámenes traslada
expediente
Elabora proyecto
de resolución, y
traslada
Requiere Realiza dictamen

dictamen jurídico jurídico
Elabora proyecto
Recibe expediente de contrato,
y traslada para revisa expediente
aprobación y traslada
Recibe, aprueba y
traslada
Publica en
Guatecompras
Elabora proyecto
Página
de resolución de Recibe, revisa y Recibe, firma, y

nombramiento de traslada traslada
junta de licitación
Recibe, elabora
cédulas, notifica, y
entrega
documentos
Acuerdo No.
119
D
C
Director(a)
Recursos Humanos
C D
Recepciona las
Publica en plicas, suscribe
Guatecompras acta y listado, y
traslada
Califica y adjudica,
suscriben y
firman acta de
adjudicación
Recibe
inconformidades
y traslada
Resuelve
inconformidades,
y traslada
respuesta
Publica en
Guatecompras
Remite
expediente
¿Aprueba?
No
Si
Traslada al
Publica resolución
Encargado(a) de
en Guatecompras
Compras
Confirma o
Traslada para
modifica su
revisión
decisión
Página
Aprueba o
Publica lo
prescinde de la
resuelto en
negociación, y
Guatecompras
traslada
Acuerdo No.
Traslada
expediente
120
E F
Director(a)
Recursos Humanos
E F
Elabora minuta de
Traslada para
contrato y
solicitar
traslada
delegación de
expediente
firma
Autoriza por
Recibe, solicita
medio de
autorización
resolución
Recibe, envía
Recibe
contrato, requiere
documentación y
fianza, y traslada
traslada
expediente
Recibe, firma Emite acuerdo de

contrato y aprobación y
traslada traslada
Recibe, notifica
Traslada
por medio de
expediente
cédula
Envía copia del

acuerdo y del
contrato a CGC
Publica resolución Nombra comisión

de aprobación y receptora y
contrato en liquidadora
Guatecompras
Recibe
nombramientos y Recibe producto,
Despacha
notifica elabora acta de
producto
recepción
Página
Solicita y recibe
factura al
proveedor y
traslada copia
Acuerdo No.
G H
121
Director(a)
Recursos Humanos
G H
Recibe 1-H, carta

de satisfacción, Completa 1-H,
obtiene razón de registra y traslada
la factura
Conforma
expediente,
genera orden de
compra
Traslada
expediente de
pago
Finaliza
Página

Acuerdo No.
122
Página 123
Acuerdo No.
Anexos Área de Compras

Página 124
Acuerdo No.
Anexo A-1 Carta de Satisfacción

Página 125
Acuerdo No.
Anexo A-2 Cuadro comparativo de precios

Página 126
Acuerdo No.
Anexo A-3 Formato de Liquidación y Solicitud de Reposición de Caja Chica

Página 127
Acuerdo No.
Anexo A-4 Formulario de Cotización

Página 128
Acuerdo No.
Anexo A-5 Listado de Oferentes – Concurso de Cotización

Página 129
Acuerdo No.
Anexo A-6 Modelo de la oferta – Concurso de Cotización

Página 130
Acuerdo No.
Anexo A-7 Orden de Compra – SIGES-
Anexo A-7 Formulario de Pedido
Anexo A-8 Vale de Caja Chica

Página 131
Acuerdo No.
Anexo A-8 Formato de Pedido

Página 132
Acuerdo No.
Anexo A-9 Vale de Caja Chica

Página 134
Acuerdo No.
B Normas y Procedimientos del Área de Recursos Humanos
Definición
El Área de Recursos Humanos es la encargada de la administración del talento
humano de la SESAN para desarrollar, ejecutar y alcanzar los objetivos
estratégicos de manera eficiente y eficaz.
Objetivo
Asegurar las acciones relativas a personal, control de nóminas que garanticen el
adecuado uso de los recursos institucionales, la gestión correcta para el pago de
los salarios y beneficios del personal de la SESAN, así mismo la guarda y custodia
de los documentos de contratación con los respectivos registros ante las
entidades rectoras del recurso humano.
B-1 Organización del Área de Recursos Humanos.

De acuerdo a lo establecido en el organigrama institucional, el área de Recursos
Humanos pertenece a la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos y su
estructura es la siguiente:
Director(a)
Administrativo(a) y de
Recursos Humanos
Encargado(a) de
Recursos Humanos
B-2 Procedimientos que desarrolla el Encargado(a) de Recursos Humanos
1. Normas y procedimientos de contratación de personal en el renglón

presupuestario 011 “Personal Permanente”.
2. Normas y procedimientos de contratación de personal en los renglones
presupuestarios 021 “Personal Supernumerario” y 022 “Personal por
Contrato”.
Página 135
Acuerdo No.
3. Normas y procedimientos de contratación de servicios técnicos y/o

profesionales en el renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de
personal temporal”.
4. Normas y procedimientos de contratación de prestadores de servicios
asesores y consultores bajo el subgrupo 18 “Servicios técnicos y
profesionales”.
5. Normas y procedimientos de inducción al personal de nuevo ingreso.
6. Normas y procedimientos para elaboración de nóminas para pago del
personal contratado bajo los renglones presupuestarios 011, 021 y 022.
7. Normas y procedimientos para la elaboración de planilla del personal
contratado bajo el renglón presupuestario 029.
8. Normas y procedimientos para el pago de honorarios técnicos o
técnicos y profesionales”.
9. Normas y procedimientos para la elaboración de nóminas de prestaciones
laborales -Aguinaldo y bono 14-.
10. Normas y procedimientos para efectuar una rescisión de contrato por
renuncias o despido.
11. Normas y procedimientos para el pago de prestaciones laborales por
rescisión de contrato (011, 021 y 022).
12. Normas y procedimientos para el control de asistencia y cumplimiento de
horarios del personal.
13. Normas y procedimientos para el control de ausencias y permisos del
personal.
14. Normas y procedimientos de control de asignación de período vacacional.
15. Normas y procedimientos de ascensos, permutas, traslados de personal y
asignación o reasignación de puestos.
16. Normas y procedimientos para la aplicación del régimen disciplinario.
17. Normas y procedimientos para la solicitud de certificados del IGSS y
certificados de trabajo (011, 021, 022).
18. Normas y procedimientos para la aplicación de descuentos judiciales
efectuados al personal.
19. Normas y procedimientos para la elaboración y uso de gafetes de
identificación.
20. Normas y procedimientos de actualización de expedientes y base de datos
del personal.
Página 136
Acuerdo No.
B-3 Normas y procedimientos de contratación de personal regular en el renglón

Brinda los lineamientos para realizar los nombramientos de personal permanente

en la entidad, cuyos cargos aparecen detallados en el presupuesto analítico de
sueldos de la Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional de la Presidencia
de la República, para desempeñar labores con carácter de servidores públicos.
 Normas:
1. Los nombramientos del personal bajo el renglón presupuestario 011 se
efectuará en apego a la autorización emanada de la Oficina Nacional
del Servicio Civil.
2. Toda persona nombrada deberá llenar los requisitos académicos,
habilidades y destrezas que requiere el puesto al que opta.
3. Los nombramientos que se realicen en este renglón, deben tener la
disponibilidad presupuestaria correspondiente.
4. La fianza de fidelidad que el personal debe presentar a favor de la
SESAN, podrá ser descontada a través del sistema de Guatenóminas.
5. Para la conformación de expedientes, el personal nombrado por SESAN
en el renglón presupuestario 011, deberá completar la documentación
siguiente:
Orden Documento
1  Curriculum vitae en original (soportado).
2  Fotocopia de Documento Personal de Identificación (DPI).
 Fotocopia de título o diploma: profesional, técnico o certificación de
3
cursos aprobados (u otras certificaciones de estudios).
4  Constancia en original de colegiado activo (profesionales).
 Constancia de carencia de antecedentes penales en original
5
(vigencia de seis meses).
 Constancia de carencia de antecedentes policiacos en original
6
(vigencia de seis meses).
 Fotocopia de constancias laborales (indicar en las mismas fechas de
7 inicio y finalización de la relación laboral, así como el título o cargo
desempeñado) últimos tres trabajos.
8  Fotocopias de cartas de recomendación (mínimo tres cartas).
 Constancia de Registro Tributario Unificado –RTU- extendido por la
9
Superintendencia de Administración Tributaria vigente.
 Fotocopia del carné de afiliación del Instituto Guatemalteco de
10
Seguridad Social (IGSS).
11  Boleto de ornato vigente.
Página 137
Acuerdo No.
Orden Documento
 Constancia Transitoria de Inexistencia de Reclamación de Cargos
12 (Finiquito) extendida por Contraloría General de Cuentas en
original.

Unidad
Completa el formato de requisición de personal
Administrativa 1
Para cubrir plaza vacante (Anexo No. B-8.)
Solicitante
Director(a)
Administrativo(a) Recibe, analiza y traslada la requisición de
2
y de Recursos Personal.
Humanos
Recibe y analiza la requisición de personal para
3
autorizarla
Autoridad Si autoriza, traslada a la Dirección Administrativa y de
3.1
Administrativa Recursos Humanos, continua paso No. 4.
Superior No autoriza, traslada a Dirección Administrativa y de
3.2 Recursos Humanos con observaciones, regresa paso No.
2
Establece el perfil del puesto vacante e inicia con el
4 proceso de reclutamiento (Anexo B-9).
Elabora las bases para concurso interno o externo de

5 acuerdo a normas establecidas por la ONSEC.
Encargado(a) de
Recursos
Humanos Establece la información contenida en la convocatoria
6 (Anexo B-10).
Divulga la convocatoria de acuerdo a las bases del

7
concurso.
Completa la información del formulario de la
Candidato (a) 8
Oferta de Servicios.
Encargado(a) de Verifica el registro de los candidatos y la información
09
Recursos proporcionada en la Oferta de Servicios.
Página 138
Acuerdo No.

Humanos No se presentan registros de candidatos, declara
desierto el concurso y registra en los formatos, regresa
10
al paso No.5
Realiza el análisis y calificación de los documentos del

11 expediente, aplicando las tablas “A” del (Anexo No. B-
11)
11.1 Si obtuvo punteo mínimo, registra en los formatos
establecidos y continúa con el paso No. 12.
11.2 No obtuvo el punteo mínimo, registra en los formatos
establecidos, que el candidato es inelegible y finaliza
Encargado(a) de
el proceso.
Recursos
Humanos 12 Asigna punteo de los resultados de la evaluación.
ONSEC 12.1 Si aprobó las evaluaciones procede al paso No. 13
12.2 No aprobó las evaluaciones, concluye el proceso de

selección.
13 Solicita a ONSEC Certificación de Examen del candidato
elegible por medio de los formatos establecidos.
14 Verifica, analiza y autoriza información del proceso de

reclutamiento y selección:
15 Si autoriza procesos, genera Certificación de evaluación
16 No autoriza procesos, solicita ampliación de la
ONSEC información a Dirección administrativa y de Recursos
Humanos, regresa paso No. 13.
17 Traslada a la Dirección Administrativa y de Recursos
Humanos la Certificación de Evaluación del candidato.
Director(a) 18 Notifica al candidato los resultados de selección

Administrativo(a)
y de Recursos
Humanos
Director(a) 19 Realiza proceso de contratación.
Administrativo(a)
y de Recursos
Humanos
Página 139
Acuerdo No.
B-3 Procedimientos de contratación de personal regular en el renglón

B-3. Procedimientos de contratación de personal regular en el renglón presupuestario 011 “Personal Permanente”.
Director(a)
Unidad administrativa Autoridad administrativa Encargado(a) de recursos Director(a) Administrativo(a) y
Administrativo(a) y Candidato ONSEC
solicitante superior humanos de recursos humanos
de recursos humanos
Establece el perfil del

puesto vacante e inicia
Inicio con el proceso de
reclutamiento (Anexo
B-9).
Recibe y
Completa el formato de Recibe,
analiza la Elabora las bases para
requisición de personal analiza y concurso interno o
requisición
Para cubrir plaza traslada la externo de acuerdo a
vacante (Anexo No. B- de personal normas establecidas por
requisición de
8.) para la ONSEC.
Personal.
autorizarla
Establece la
información Notifica al
contenida en la candidato los
convocatoria resultados de
(Anexo B-10). selección
Completa la información
NO Si autoriza, SI
del formulario de la
traslada a la Dirección oferta de Servicios.
Divulga la
Adminsitrativa y de Recursos
convocatoria de
Humanos, continua paso No. 4.
acuerdo a las bases
del concurso.
Verifica el registro
de los candidatos y Solicita a ONSEC
la información Certificación de
proporcionada en la Examen del candidato
Oferta de Servicios. elegible por medio de
los formatos
establecidos.
Realiza proceso de
contratación
Verifica el registro de los Verifica,

candidatos y la información analiza
proporcionada en la Oferta de y autoriza
Servicios. información del proceso
NO de reclutamiento y selección:
Si autoriza procesos, genera
Certificación
SI de evaluación
SI
Realiza el análisis Generar

y calificación de los Certificación de
documentos del expediente, evaluacion
aplicando las tablas “A” del
(Anexo No. B-11)
Traslada la
SI
certificación de
evaluación del
candidato
NO
Asigna punteo de los
resultados de la
evaluación.
FIN
Fase
Página 140
Acuerdo No.
B-4 Normas y procedimientos de contratación de personal en los renglones

presupuestarios 021 “Personal Supernumerario” y 022 “Personal por
Contrato”.
Enumera cada uno de los pasos que se desarrollan para la contratación del
personal por servicios de carácter temporal, en los cuales, en ningún caso los
contratos sobrepasarán un ejercicio fiscal.
 Normas:
1. La contratación del personal a través de los renglones presupuestarios
021 “Personal supernumerario” y 022 “Personal por contrato” se
deberán efectuar en apego a lo establecido por la Oficina Nacional de
Servicio Civil y a la normativa legal aplicable.
2. Toda persona que se contrate deberá llenar los requisitos académicos,
habilidades y destrezas que requiere el puesto al que opta.
3. Las contrataciones que se realicen en estos renglones presupuestarios,
deberán contar con la disponibilidad presupuestaria correspondiente.
4. La fianza de fidelidad que el personal debe presentar a favor de la
SESAN, podrá ser descontada de forma mensual a través del sistema de
Guatenóminas.
5. El personal contratado por SESAN bajo los renglones presupuestarios
021 y 022, deberá cumplir con la presentación de la documentación
que se detalla a continuación, la cual servirá para conformar los
expedientes correspondientes.
Orden Documento
1  Curriculum vitae en original (soportado).
2  Fotocopia del Documento Personal de Identificación (DPI).
 Fotocopia de título o diploma: profesional, técnico o
3 certificación de cursos aprobados (u otras certificaciones de
estudios).
5
(vigencia máxima de seis meses).
 Constancia de carencia de antecedentes policiacos en
6
original (vigencia máxima de seis meses).
 Fotocopia de constancias laborales (indicar en las mismas
7 fechas de inicio y finalización de la relación laboral, así como
el título o cargo desempeñado) últimos tres trabajos.
8  Fotocopias de cartas de recomendación (mínimo tres cartas).
 Constancia de Registro Tributario Unificado –RTU- extendido

9 por la Superintendencia de Administración Tributaria
(vigente).
Página 141
Acuerdo No.
Orden Documento
 Fotocopia del carné de afiliación del Instituto Guatemalteco
10
de Seguridad Social (IGSS).
11  Fotocopia de boleto de ornato vigente.
 Constancia Transitoria de Inexistencia de Reclamación de
12 Cargos (Finiquitos) extendida por Contraloría General de
Cuentas en original.

Determina con el Encargado(a) de Recursos Humanos
1
la existencia de una plaza vacante.
Completa solicitud para ocupar la plaza vacante
Unidad dirigida al Director(a) Administrativo(a) y Recursos
2
Administrativa Humanos, gestionando visto bueno del
Solicitante Subsecretario(a) que corresponda.
Envía solicitud al Director(a) Administrativo(a) y de
3 Recursos Humanos acompañando los curriculum vitae
de los candidatos propuestos.
Recibe la solicitud, verifica que el perfil de los
Director(a) candidatos propuestos por la Unidad Administrativa
4
Administrativo(a) Solicitante, cumplan con los requisitos que requiere el
y de Recursos puesto vacante.
Humanos Traslada al Encargado(a) de Recursos Humanos las
5
propuestas.
Recibe los expedientes, verifica el cumplimiento de
los requisitos mínimos de conformidad al listado
identificado en las normas y corrobora la información
6 de las personas propuestas de acuerdo a:
Encargado(a) de
 Veracidad de los datos.
Recursos
 Referencias laborales.
Humanos
 Referencias personales.
Elabora contrato administrativo y lo traslada para
7 revisión al Director(a) Administrativo(a) y de Recursos
Humanos.
Director(a)
Revisa el contrato, realiza las observaciones
Administrativo(a)
8 correspondientes y traslada al Encargado(a) de
y de Recursos
Recursos Humanos.
Humanos
Encargado(a) de Atiende observaciones, y cita al candidato para firma
9
Recursos del contrato.
Página 142
Acuerdo No.

Humanos Traslada contrato al Subsecretario(a)
10 Administrativo(a) para firma de la Autoridad
Subsecretario(a) Recibe los documentos, otorga visto bueno y traslada
11
Administrativo(a) a la Autoridad Administrativa Superior de SESAN.
Autoridad
Recibe, revisa y firma el contrato administrativo y
Administrativa 12
traslada al Encargado(a) de Recursos Humanos.
Superior
 En las contrataciones del personal del renglón
022, envía expediente a la Secretaría General
de la Presidencia de la República, solicitando el
acuerdo de aprobación de contrato y realiza el
13 seguimiento correspondiente.
 En los casos del personal contratado bajo el
Encargado(a) de
renglón 021, el acuerdo de aprobación se
Recursos
realiza internamente por el Encargado(a) de
Humanos
Recursos Humanos.
14 Recibe expediente y revisa.
Cita al candidato para levantar el acta de toma de
15
posesión del cargo y firma.
Traslada el expediente al Director(a)
16 Administrativo(a) y de Recursos Humanos para
revisión.
Director(a)
Revisa el acta de toma de posesión y traslada a la
Administrativo(a)
17 Autoridad Administrativa Superior de SESAN para
y de Recursos
firma.
Humanos
Autoridad
Firma el acuerdo y acta de toma de posesión y lo
Administrativa 18
Superior
En las contrataciones del renglón 022, elabora el
Encargado(a) de
cuadro de movimiento de personal y lo traslada a
Recursos 19
firma del Director(a) Administrativo(a) y de Recursos
Humanos
Humanos.
Director(a)
Recibe el cuadro de movimiento del personal, revisa,
Administrativo(a)
20 autoriza y traslada al Encargado(a) de Recursos
y de Recursos
Humanos.
Humanos
Envía el documento en original y cuatro copias a
Encargado(a) de 21
ONSEC para su revisión, registro y certificación.
Recursos
Recibe aprobación de la ONSEC, y la incorpora al
Humanos 22
expediente.
Página 143
Acuerdo No.
B-4 Procedimiento de contratación de personal en los renglones presupuestarios 021

“Personal Supernumerario” y 022 “Personal por Contrato”
Solicitante Recursos Humanos Administrativo(a)
Inicia
Determina
Recibe, verifica
existencia de una
cumplimiento de
plaza vacante,
requisitos del
completa y envía
puesto
solicitud
Recibe, verifica
cumplimiento de
requisitos y
traslada
Revisa contrato,
Elabora contrato
realiza
administrativo y
observaciones y
traslada
traslada
Atiende
observaciones y
cita al candidato
para firma
Recibe, revisa,
Otorga visto firma contrato
Traslada contrato
bueno y traslada administrativo y
traslada
Envía expediente
o se realiza
internamente
acuerdo de
aprobación
Recibe expediente
y revisa
A
Página 144
Acuerdo No.
B-4 Procedimiento de contratación de personal en los renglones presupuestarios 021

“Personal Supernumerario” y 022 “Personal por Contrato”
Cita al candidato
para levantar acta
Traslada Revisa acta y Firma acuerdo y

expediente traslada acta, y tralada
Elabora cuadro de
movimiento de
personal (si
aplica) y traslada
Recibe, revisa,
autoriza y
traslada
Envía a ONSEC
Recibe aprobación
de ONSEC y la
incorpora al
expediente
Finaliza
Página 145
Acuerdo No.
B-5 Normas y procedimientos de contratación de servicios técnicos y/o

profesionales en el renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de
personal temporal”.
Establece cada una de las actividades que se requiere realizar para las
contrataciones de servicios técnicos o profesionales, prestados por personal sin
relación de dependencia a la Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional,
en el renglón presupuestario 029, por períodos que no excedan de un año.
 Normas:
1. Las contrataciones de servicios técnicos y/o profesionales bajo el
renglón presupuestario 029, se realizarán siempre que sea
indispensable para dar cumplimiento a los objetivos y necesidades
institucionales y podrá gestionarse con previa autorización de la
Autoridad Administrativa Superior.
2. Los términos de referencia para esta contratación serán determinados
por la Unidad Administrativa Solicitante en apego a las necesidades
plenamente determinadas y justificadas, asimismo el director(a) del
área será el responsable de verificar mensualmente el cumplimiento
de los términos de referencia estipulados en el contrato respectivo.
3. La suscripción de contratos administrativos se efectuarán en apego a
lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.
4. Los prestadores de servicios técnicos y/o profesionales quedan
obligados a presentar facturas mensuales de prestación de servicios
durante el tiempo que dure su contrato, para dar cumplimiento con los
requisitos mínimos establecidos en las leyes tributarias vigentes,
deberán estar solventes en sus pagos de impuestos ante la
Superintendencia de Administración Tributaria.
5. El prestador(a) de servicios que durante el plazo de la contratación
sea calificado como insolvente por la Superintendencia de
Administración Tributaria y se inhabilite la emisión de facturas para el
cobro de sus honorarios, deberá hacerlo del conocimiento del
Encargado(a) de Recursos Humanos, otorgándole hasta un plazo de dos
meses para solventar la situación, vencido el plazo y si no soluciona el
inconveniente, la Autoridad Administrativa Superior de SESAN a través
de la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos, procederá con
la rescisión respectiva del contrato.
6. La recepción de informes y facturas mensuales se realizará cumpliendo
con el calendario publicado por el Director(a) Administrativo(a) y de
Recursos Humanos y no se recibirá documentación en otra fecha que
no sea la establecida para el efecto sin la justificación apropiada.
7. Las facturas que presentan los prestadores de servicios, deberán estar
razonadas en el reverso del documento y contener la firma del
Página 146
Acuerdo No.
contratista, director(a) del área a la cual presta los servicios,

Director(a) Administrativo(a), Subsecretario(a) Administrativo(a).
8. Los informes mensuales deberán estar revisados y firmados por el jefe
inmediato superior, presentar el visto bueno del Subsecretario(a)
Administrativo(a).
9. Los prestadores de servicios técnicos y/o profesionales contratados por
SESAN bajo el renglón presupuestario 029, deberán cumplir con la
presentación anual de la documentación que se detalla a continuación,
la cual servirá para conformar el expediente correspondiente.
Orden Documento
1  Curriculum en original (soportado).

 Fotocopia de título o diploma: profesional, técnico o
3 certificación de cursos aprobados (u otras certificaciones de
estudios).

5

6
(vigente).
 Fotocopia de boleto de ornato correspondiente al año de la
8
contratación.
9  Solvencia Fiscal SAT.
 Original de Acta notarial de declaración jurada (emitida por
notario, en la cual se hace constar que está comprendido en
10
las prohibiciones de los Art. 1 y 80 de la ley de contrataciones
del Estado).
Página 147
Acuerdo No.

1 Elabora Términos de Referencia.
Solicita por medio de una nota para visto bueno a la
Autoridad Administrativa Superior de SESAN autorización
2
para contratar personal 029, justificando plenamente la
Unidad
necesidad del servicio.
Administrativa
Envía el expediente con el visto bueno de la Autoridad
Solicitante
Administrativa Superior al Director(a) Administrativo(a)
3 y de Recursos Humanos para realizar la contratación y
acompaña curriculum vitae de candidatos propuestos y
los términos de referencia.
Recibe la solicitud, verifica que el perfil de los
Director(a)
candidatos propuestos sea apto para dar cumplimiento a
Administrativo(a)
4 los términos de referencia solicitados y traslada al
y de Recursos
Encargado(a) de Recursos Humanos para efectuar
Humanos revisión.
Recibe expediente, verifica el cumplimiento de los
5 requisitos de conformidad al listado de documentos
presentados.
Encargado(a) de
Procede a la confirmación de datos personales y
Recursos
6 laborales de los candidatos e informa el resultado a la
Humanos
Unidad Administrativa Solicitante.
Realiza solicitud ante la Secretaría General de la
7
Presidencia de la República para delegación de firma.
Secretaría
Emite resolución de autorización para la suscripción
General de la
8 de contrato y delegación de firma y traslada al
Presidencia de la
República
Encargado(a) de Recursos Humanos de SESAN.
Elabora el contrato y cita al candidato para la firma
Encargado(a) de
9 correspondiente y traslada expediente al Director(a)
Recursos Humanos
Director(a)
Administrativo(a) Revisa la documentación, gestiona visto bueno de
10
y de Recursos oficio con el Subsecretario(a) Administrativo(a).
Humanos
Subsecretario(a) Otorga visto bueno y traslada a la Autoridad
11
Administrativo(a) Administrativa Superior para firma del contrato.
Autoridad Revisa la documentación, firma el contrato
Administrativa 12 administrativo y traslada al Encargado(a) de Recursos
Superior Humanos.
Encargado(a) de 13 Recibe el expediente y obtiene fotocopia del contrato
Página 148
Acuerdo No.

Recursos firmado por ambas partes y entrega al prestador(a) de
Humanos servicios para que adquiera fianza de cumplimiento de
contrato.
Elabora oficio dirigido a la Secretaría General de la
Presidencia de la República, solicitando aprobación de
14
contrato, adjunta contrato y fianza de cumplimiento,
solvencia fiscal –SAT- original.
Secretaría
Elabora acuerdo de aprobación de contrato y traslada
General de la
15 expediente al Encargado(a) de Recursos Humanos de
Presidencia de la
SESAN.
República
16 Recibe la aprobación respectiva.
Elabora oficio dirigido a Contraloría General de
Encargado(a) de 17
Cuentas, adjuntando fotocopia de contrato.
Recursos
Notifica a la Unidad Administrativa Solicitante
Humanos 18
interesada sobre la finalización del proceso.
Informa a la persona contratada la fecha en la que
19
deberá dar inicio la prestación de servicio.
Página 149
Acuerdo No.
B-5 Contratación de servicios técnicos y/o profesionales en el renglón presupuestario 029 “Otras
remuneraciones de personal temporal”
Director(a) Autoridad Secretaría General
Administrativo(a) y de Administrativa de la Presidencia de
Recursos Humanos Superior la República
Inicia
Elabora términos
de referencia
Solicita
autorización para
contratar personal
Envía expediente
Recibe, verifica y
para realizar la
traslada
contratación
Recibe, verifica
cumplimiento de
requisitos
Procede a la
confirmación de
datos e informa
Emite resolución
Realiza solicitud
de autorización y
para delegación
delegación de
de firma
firma, y traslada
Elabora contrato,
cita al candidato,
y traslada
Revisa, firma
Revisa, gestiona Otorga visto contrato
visto bueno bueno y traslada administrativo y
traslada
Recibe, obtiene
fotocopias y
entrega para
fianza
Elabora oficio
Elabora acuerdo
solicitando
de aprobación y
aprobación de
traslada
contrato
Recibe aprobación
y elabora oficio
Notifica
Informa a la
persona
contratada
Finaliza
Página 150
Acuerdo No.
B-6 Normas y procedimientos de contratación de prestadores de servicios

asesores y consultores bajo el subgrupo 18 “Servicios técnicos y
profesionales”.
Brinda los lineamientos para realizar las contrataciones por servicios técnicos y
profesionales, consultoría y asesoría prestados al Estado con carácter
estrictamente temporal y sin relación de dependencia, en la Secretaría de
Seguridad Alimentaria y Nutricional bajo el subgrupo 18, Servicios técnicos y
profesionales.
 Normas:
1. La Unidad Administrativa Solicitante deberá completar el formulario
de pedido y elaborar los Términos de Referencia (TDR) del servicio a
requerir.
2. Las contrataciones de personal bajo el subgrupo 18, se realizarán
previa autorización (nota con visto bueno) de la Autoridad
Administrativa Superior, siempre que este sea indispensable para el
cumplimiento de los objetivos y necesidades de la institución, estos
podrán estar bajo la responsabilidad del director(a) solicitante.
3. La determinación de los productos, fechas de entrega y condiciones
generales del contrato serán definidos por la Unidad Administrativa
Solicitante, en apego a las leyes vigentes y necesidades plenamente
determinadas y justificadas, asimismo el director(a) será el
responsable de verificar el cumplimiento de los mismos.
4. La contratación deberá cumplir con los requisitos legales establecidos
en la Ley de Contrataciones del Estado.
5. El personal contratado bajo el subgrupo 18, deberá estar solvente en
sus pagos de impuestos ante la Superintendencia de Administración
Tributaria y presentar una factura para el cobro de sus honorarios,
cumpliendo los requisitos establecidos en las leyes tributarias.
6. Los informes presentados deberán ser revisados y firmados por la
Unidad Administrativa Solicitante que solicitó la contratación.
7. El personal contratado por SESAN bajo el subgrupo 18, deberá cumplir
con la presentación de la documentación que se detalla a
continuación, la cual servirá para conformar el expediente que
corresponda.
Orden Documento
1  Curriculum en original (soportado).

3  Fotocopia de título o diploma: profesional, técnico o
Página 151
Acuerdo No.
certificación de cursos aprobados (u otras certificaciones de

estudios).

5

6
(vigente).
 Fotocopia de boleto de ornato correspondiente al año de la
8
contratación.
9  Solvencia Fiscal SAT.
 Original de Acta notarial de declaración jurada (emitida por
notario, en la cual se hace constar que está comprendido en
10
las prohibiciones de los Art. 1 y 80 de la ley de contrataciones
del Estado).

Completa formato de pedido y solicita autorización
(nota con visto bueno) a la Autoridad Administrativa
1
Superior de SESAN para la contratación de personal bajo
Unidad el subgrupo 18.
Administrativa Traslada solicitud dirigida al Director(a)
Solicitante Administrativa(a) y de Recursos Humanos para realizar la
2 contratación correspondiente, acompañando los
términos de referencia con el Vo.Bo. de la Autoridad
Director(a)
Recibe la solicitud, verifica el expediente y traslada a
Administrativo(a)
3 Encargado(a) de Recursos Humanos para efectuar
y de Recursos
contratación.
Humanos
Recibe el expediente verificando el cumplimiento de los
4
Encargado(a) de requisitos establecidos.
Recursos 5 Elabora acta administrativa.
Humanos 6 Cita al interesado para firma de acta administrativa.
7 Traslada expediente y solicita firma de la Autoridad
Página 152
Acuerdo No.

Autoridad
Revisa la documentación, firma el acta administrativa y
Administrativa 8
Superior
9 Recibe el expediente.
Obtiene fotocopia del acta administrativa firmada y
10 entrega al prestador(a) de servicios para que adquiera
Encargado(a) de
fianza de cumplimiento.
Recursos
11 Recibe fianza de cumplimiento de contrato.
Humanos
Notifica a la Unidad Administrativa Solicitante y a la
12 persona contratada la fecha en la que dará inicio la
prestación de servicio.
Página 153
Acuerdo No.
B-6 Procedimiento de contratación de prestadores de servicios asesores y consultores bajo

el subgrupo 18 "Servicios técnicos y profesionales"
Director(a)
Unidad Administrativa Encargado(a) de Recursos Autoridad Administrativa
Recursos Humanos
Inicia
Completa formato
de pedido
Recibe solicitud,
verifica
Traslada solicitud
expediente y
traslada
Recibe, verifica
cumplimiento de
requisitos
Elabora acta
administrativa
Cita al interesado
para firma
Traslada Revisa, firma acta

expediente y administrativa y
solicita firma traslada
Recibe, obtiene
fotocopia y
entrega
Recibe fianza de
cumplimiento
Notifica
Finaliza
Página 154
Acuerdo No.
B-7 Normas y procedimientos de inducción al personal de nuevo ingreso.

Brinda los lineamientos para realizar la inducción al personal de nuevo ingreso a
nivel institucional con el fin de dar a conocer el funcionamiento de la institución,
las normas, políticas, obligaciones y derechos que adquieren al ingresar a la
SESAN.
 Normas:
1. La inducción se efectuará al momento que ingresa el personal a
laborar a la institución.
2. Será coordinada por el Encargado(a) de Recursos Humanos.
3. La inducción se realizará en el tiempo establecido por el área de
Recursos Humanos.
 Detalle de los pasos a incluir en la inducción:
I. Paso uno: Bienvenida

Con la finalidad de darle a conocer al nuevo empleado(a) o prestador(a)
de servicios el entorno laboral en el que desarrollará sus funciones y
actividades, se brindará la bienvenida a la SESAN y se presentará la
misión y visión de la Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional –
SESAN- siendo estas las siguientes:
Visión: Que la población guatemalteca, especialmente la más vulnerable,

alcance su máximo potencial, basado en una seguridad alimentaria y
nutricional sostenible para el logro de una vida plena y productiva siendo
esto un compromiso asumido por toda la sociedad.
Misión: Ser la Institución responsable de la planificación, coordinación,

integración y monitoreo de intervenciones de Seguridad Alimentaria y
Nutricional entre el sector público, sociedad civil y organismos de
cooperación internacional para optimizar los esfuerzos y recursos, con el
fin de lograr un mayor impacto en el país.
II. Paso dos: Presentación de antecedentes históricos de la Secretaría

Se presentará una breve historia de la Secretaría de Seguridad
Alimentaria y Nutricional que contenga como mínimo la siguiente
información:
“Una alta proporción de la población guatemalteca se encuentra
deficientemente alimentada y nutrida, lo que limita su futuro y reduce sus
opciones de desarrollo humano. Esta situación alcanza niveles críticos en el
área rural, afecta principalmente a mujeres embarazadas y lactantes,
niños y jóvenes, y se agrava entre la población indígena. En este contexto,
Página 155
Acuerdo No.
el Estado en su conjunto, gobierno y sociedad civil deberá enfrentar esta

problemática estructural de forma integral, diseñando y ejecutando, de
manera concertada, políticas públicas que rijan los programas y
actividades que permitan alcanzar la Seguridad Alimentaria y Nutricional
(SAN) para toda la población.
Desde 1976 se han realizado esfuerzos para tratar el problema de la

desnutrición y subalimentación, aunque con poco éxito; sin embargo, la
mayoría de las veces las acciones han sido dispersas, centrándose en los
efectos más que en las causas, por lo que los beneficios sociales han sido
reducidos y de carácter temporal.
En el marco de la política de Seguridad Alimentaria y Nutricional y la Ley

del Sistema de Seguridad Alimentaria y Nutricional (Decreto No. 32-2005),
se crea la Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional de la
Presidencia de la República (SESAN) el 06 de abril de 2005”.
III. Paso tres: Base legal

Se presentaran las disposiciones que como entidad estatal rigen a la
Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional de la Presidencia de
la República (SESAN), siendo las principales las siguientes:
 Constitución Política de la República de Guatemala, artículos 2, 94,

97 y 99.
 Decreto Número 32-2005 del Congreso de la República de
Guatemala, Ley del Sistema Nacional de Seguridad Alimentaria y
Nutricional.
 Política Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional.
 Manuales de normas y procedimientos vigentes.
IV. Paso cuatro: Estructura de SESAN

Se expondrá la estructura actual de la SESAN, de acuerdo a lo que
establece el artículo 17 del Reglamento de la Ley del Sistema Nacional
de Seguridad Alimentaria y Nutricional, la cual está organizada de la
forma siguiente:
I Autoridad Administrativa Superior

 Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional.
 Subsecretaría Técnica de Seguridad Alimentaria y Nutricional.
 Subsecretaría Administrativa de Seguridad Alimentaria y
Nutricional.
II Administración General
Subsecretaría Técnica
Página 156
Acuerdo No.
 Dirección de Fortalecimiento Institucional.

 Dirección de Planificación, Monitoreo y Evaluación.
 Dirección de Comunicación e Información.
 Dirección de cooperación Externa.
Subsecretaría Administrativa.
 Dirección Administrativa y de Recursos Humanos.
 Dirección Financiera.
III Asesoría
 Cuerpo Asesor
IV Control Interno
 Auditoría Interna
V. Paso cinco: Entrega de documentación escrita.

Con el objeto de dar a conocer las atribuciones de la Secretaría, así
como las actividades que tendrá a su cargo el nuevo empleado, se le
entrega un ejemplar de los siguientes documentos:
 Política Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional.

 Ley del Sistema Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional.
 Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Seguridad Alimentaria
y Nutricional.
 Memoria de Labores.
 Plan de Contingencia.
 Estrategia Nacional para la Reducción de la Desnutrición Crónica
(ENRDC).
 Carpeta SAN.
 Manuales de Procedimientos que corresponda según el puesto que
desempeñará.
VI. Paso seis: Presentación de las funciones y actividades generales que

realiza la Secretaría en cada una de las direcciones que la
conforman.
El área de recursos humanos coordinará con cada una de las direcciones
para que se nombre a un participante expositor quien tendrá a cargo,
en un tiempo no mayor a 20 minutos, presentar las principales
funciones que realiza la Dirección a la que pertenece para contribuir a
los objetivos de la Secretaría, con el fin de brindarle al nuevo miembro
de la Institución un panorama más amplio sobre el trabajo que
desarrolla la SESAN.
Página 157
Acuerdo No.
VII. Paso siete: Obligaciones y prohibiciones del nuevo empleado(a) o

prestador(a) de servicios.
Se deben presentar al personal de nuevo ingreso, un listado con las
obligaciones y responsabilidades que adquiere al ingresar a la
Secretaría, se presentarán como mínimo los puntos siguientes:
• Desempeñar sus labores con responsabilidad, cuidado y esmero,

debiendo observar buenas costumbres.
 Cumplir con las obligaciones de trabajo contenidas en la Ley y
Reglamento de Servicio Civil.
• Guardar reserva de los documentos que maneje con motivo de su
trabajo.
• Evitar la ejecución de actos que pongan en peligro su seguridad y la
de sus compañeros de trabajo.
• Asistir puntualmente a sus labores en los horarios siguientes:
El horario de trabajo del personal de la SESAN es de 8:00 a 16:30
horas, de lunes a viernes, el que debe cumplirse estrictamente, sin
excepciones.
 El personal contratado bajo los renglones 011 y 021 deberá marcar
su horario de entrada, almuerzo y salida en el área de Recursos
Humanos.
 Entre otras.
Queda prohibido al personal de SESAN lo siguiente:
• Ejecutar cualquier acto que pueda poner en peligro su propia

seguridad, la de sus compañeros de trabajo o de terceras personas,
así como la de las instalaciones de la SESAN.
• Substraer de la SESAN útiles de oficina u otros insumos entregados
para el desarrollo de sus actividades.
• Solicitar o recibir dádivas, regalos o recompensas de subalternos,
particulares, superiores con el objeto de ejecutar, abstenerse de
ejecutar o ejecutar con mayor esmero o retardo cualquier acto
inherente o relacionado con sus funciones.
• Presentarse a sus labores en estado de ebriedad o influencia de
alguna substancia narcótica.
• Portar armas de cualquier clase durante la jornada de trabajo.
• Suspender sus labores sin autorización de su jefe inmediato.
• Realizar cualquier clase de campaña política partidista durante la
jornada de trabajo.
VIII. Paso ocho: La declaración del Impuesto Sobre la Renta y declaración

jurada patrimonial.
Página 158
Acuerdo No.
De acuerdo a lo establecido en el Decreto No. 26-92 Ley del Impuesto

Sobre la Renta, artículos 1 y 2, toda persona individual o jurídica,
nacional o extranjera, domiciliada o no en el país, que obtenga rentas y
ganancias de capital obtenidas en el territorio nacional, son afectas al
Impuesto sobre la Renta. Por lo anterior, al principio de cada año o al
inicio de la relación laboral, el trabajador debe presentar al empleador
una declaración jurada proyectada de los ingresos que percibirá
producto de su trabajo, dicha declaración se elabora en el formulario
que para el efecto entrega la Superintendencia de Administración
Tributaria (SAT). Asimismo, en dicho período debe presentar su
declaración jurada de ingresos definitiva con la documentación de
soporte que avale los datos consignados en la misma.
Asimismo, según lo estipulado en los artículos 4 y 22 del Decreto No. 89-

2002, Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados
Públicos, todas aquellas personas investidas de funciones públicas
permanentes o transitorias, remuneradas o gratuitas, deben presentar
su declaración jurada patrimonial dentro de los treinta (30) días hábiles
siguientes de la fecha efectiva de toma de posesión del cargo o empleo
y dentro de los treinta (30) días posteriores a la fecha en que cesen en
el ejercicio de su cargo o empleo. De igual forma, de acuerdo al
artículo 26, en el mes de enero de cada año deberá presentar
ampliación de información a su declaración original en los siguientes
casos:
• Si en el curso del año se adquirieron bienes inmuebles, por

cualquier título o valor.
• Si adquirieron otros bienes cuyo precio sea mayor de cincuenta mil
quetzales (Q 50,000.00).
• Igual obligación de presentar la ampliación de su declaración jurada
patrimonial procede, cuando los bienes, deudas o acreencias a que
se refiere este artículo, hubieren sido adquiridos por su cónyuge o
dependientes.
IX. Paso nueve: Cuidado y uso de los bienes de la SESAN

Los vehículos, equipos de oficina, instrumentos de trabajo y
computadoras de la SESAN, constituyen parte importante del trabajo,
por lo que cada usuario que los tengan asignados deberán hacer uso
adecuado de los mismos, destinándolos para uso eminentemente laboral
y evitar el desperdicio de materiales.
Se deberá presentar el procedimiento para la solicitud y liquidación de

vehículos y combustible. Así como la información sobre la asignación,
entrega y devolución de bienes.
Página 159
Acuerdo No.
X. Paso diez: Valores morales y éticos.

Se brindarán lineamientos sobre el comportamiento que deberá
mantener el empleado(a) y prestador(a) de servicios dentro de las
instalaciones.
XI. Paso once: Recorrido de presentación.

Como último paso se realizará un recorrido grupal para dar a conocer
las instalaciones, ubicación de las áreas y presentación con el personal
que conforma la Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional.

1 Lista al personal de reciente ingreso.
2 Establece la fecha para realizar la inducción.
Encargado(a)
3 Elabora agenda de trabajo.
de Recursos
Convoca al personal de nuevo ingreso a la inducción del
Humanos 4
mes, por medio de correo electrónico o memorándum.
5 Se lleva a cabo la inducción.
Página 160
Acuerdo No.
B-7 Procedimiento de inducción al personal de nuevo ingreso
Encargado(a) de Recursos Humanos
Inicia
Lista al personal
de reciente
ingreso
Establece fecha
de inducción
Elabora agenda de
trabajo
Convoca a
inducción
Se lleva a cabo la
inducción
Finaliza
Página 161
Acuerdo No.
B-8 Normas y procedimientos para elaboración de nóminas para pago del

personal contratado bajo los renglones presupuestarios 011, 021 y 022.
Brinda los lineamientos para realizar el pago de los sueldos, salarios y
bonificaciones de los empleados públicos contratados bajo los renglones
presupuestarios 011, 021 y 022 a través del formato estándar de nóminas
regulado por el sistema denominado Guatenóminas, de conformidad con los
Sistemas Integrados de Administración Financiera del Estado –SIAF-.
 Normas:
1. Los sueldos y salarios serán cancelados una vez al mes por período
vencido.
2. El registro de pagos de nóminas lo efectuará el Encargado(a) de
Recursos Humanos, en el sistema denominado Guatenóminas del
Ministerio de Finanzas Públicas, para lo cual se deberá habilitar
contraseña para el ingreso correspondiente a través de la Dirección
Financiera.
3. Es obligatorio realizar el descuento a través de nómina de las cuotas
de IGSS, montepío, fianzas, impuesto sobre la renta y descuentos
judiciales en los porcentajes de ley, cuando aplique.
4. Las cuotas de préstamos bancarios, u otros descuentos podrán
realizarse siempre que exista un convenio previo con la entidad
bancaria.
5. Para realizar la liquidación mensual de nóminas, se debe observar lo
relativo al manual del usuario para el proceso de liquidación de
nóminas del sistema de administración financiera, emitido por el
Ministerio de Finanzas Públicas.
6. En los casos que sea necesario realizar una rescisión de contrato en
fecha posterior a efectuado el proceso de pago de nómina,
corresponde a la persona que cesa actividades, efectuar el reintegro
del monto que se haya depositado por los días no laborados, previo a
que se le firme su hoja de solvencia.
Página 162
Acuerdo No.

Ingresa al sistema de Guatenóminas, toda la
información sobre los empleados contratados, montos
de sueldos y salarios, cálculos de los descuentos
1
correspondientes y lo que corresponda a cada
empleado contratado en los renglones presupuestarios
011, 021 y 022.
Encargado(a)
Opera todos los movimientos de personal en la nómina
de Recursos
2 del mes correspondiente, los listados de altas, bajas,
Humanos
descuentos, suspensiones, etc.
Imprime listado del personal contratado bajo los
3 renglones presupuestarios 011, 021 y 022 generado a
través de Guatenóminas.
Traslada al Director(a) Administrativo(a) y de Recursos
4
Humanos para su revisión.
Director(a)
Administrativo Recibe la nómina, revisa, firma, aprueba la
(a) y de 5 información y traslada al Encargado(a) de Recursos
Recursos Humanos.
Humanos
Genera CUR –Comprobante Único de Registro- a nivel
6
Encargado(a) de compromiso en Guatenóminas.
de Recursos Traslada nómina a la Dirección Financiera a través de
Humanos 7 oficio con copia del CUR generado para continuar con
el trámite de acreditamiento en cuentas.
Página 163
Acuerdo No.
B-8 Procedimiento para elaboración de nóminas para pago del personal contratado bajo los
renglones presupuestarios 011, 021, y 022
Director(a) Administrativo(a) y de Recursos
Humanos
Inicia
Ingresa a
Guatenóminas
información
Opera
movimientos del
personal
Recibe, revisa,
Imprime listado y
firma, aprueba y
traslada
traslada
Genera CUR
Traslada nómina
Finaliza
Página 164
Acuerdo No.
B-9 Normas y procedimientos para la elaboración de planilla del personal

contratado bajo el renglón presupuestario 029.
Brinda los lineamientos para realizar el pago de los honorarios técnicos y/o
profesionales, posterior a la presentación de facturas e informes de trabajo que
los contratistas deben cumplir; los pagos se efectúan en el formato estándar de
nóminas regulado por el sistema denominado Guatenóminas, de conformidad con
los sistemas integrados de administración financiera del Estado.
 Normas:
1. A inicios de cada año, el Encargado(a) de Recursos Humanos deberá
elaborar una calendarización que indique las fechas en que se
recibirán las facturas e informes correspondientes.
2. El prestador de servicios que incumpla con la entrega de la factura e
informe mensual de labores en las fechas establecidas, será excluido
de nómina del mes correspondiente y el pago se procesará en el mes
siguiente.
3. Todo cambio que se realice en nómina de pago (nuevas contrataciones
y rescisiones de contratos) deberá procesarse únicamente si está por
escrito, con la debida aprobación de la Autoridad Administrativa
Superior.
4. Los prestadores(as) de servicios deberán estar habilitados(as) y
actualizados(a) ante la Superintendencia de Administración Tributaria
–SAT-.
5. Los prestadores de servicio que durante el período de contratación,
presenten inconsistencias ante la Superintendencia de Administración
Tributaria, que inhabiliten el sistema para poder procesar el pago,
deberán solucionar sus insolvencias en un período no mayor a tres
meses, caso contrario se informará a la Autoridad Administrativa
Superior para la rescisión del contrato correspondiente.
6. Para la inclusión de la cuenta de cada prestador de servicios, al
sistema de acreditamiento en cuenta, el personal de nuevo ingreso al
Estado, contratado bajo el renglón presupuestario 029, deberá
presentar el inventario de cuentas extendido por el Ministerio de
Finanzas Publicas.
7. Las rescisiones de servicios técnicos o profesionales se realizarán
cualquier día del mes tomando en consideración que previo al pago del
último mes, el prestador de servicios deberá entregar los bienes y/o
documentos a su servicio.
8. Al efectuar el primer pago deberá publicarse en el portal de
Guatecompras el informe, facturas y el contrato administrativo. En los
pagos subsiguientes que correspondan únicamente se deberá publicar
el informe y la factura.
Página 165
Acuerdo No.
9. Cada mes el prestador de servicios deberá presentar un informe de

actividades y una factura de prestación de servicios con los requisitos
siguientes:
1 Identificación del documento.

2 Fecha de emisión del informe.
Informe de Actividades
3 Dirigido a la Autoridad Administrativa Superior de SESAN

4 Número de contrato, nombre del prestador de servicios y
dirección a la que presta sus servicios.
5 Detalle de actividades realizadas durante el mes y los
productos obtenidos, de acuerdo al contenido en los
términos de referencia.
6 El Informe deberá estar firmado por el prestador de
servicios, aprobado por el Director(a) del área y el visto
bueno del Subsecretario(a) Administrativo(a).
1 Deberá contener los requisitos legales de una factura,
contenidos en la Ley del IVA vigente.
2 Estar emitida por imprenta debidamente registrada en la
Superintendencia de Administración Tributaria, SAT.
3 La factura de prestación de servicios técnicos o
Factura de prestación de servicios
profesionales deberá ser emitida exclusivamente para ese

fin por lo tanto contendrá el nombre, dirección, número de
NIT, del prestador de servicios.
4 El régimen tributario al cual esta afecto el contribuyente
deberá estar impreso en el documento.
5 Se deberá completar la factura con la información
siguiente: Fecha, dirigida a SESAN, dirección y NIT de la
Institución; detallar el tipo de servicios que presta (técnicos
o profesionales); identificar el número de contrato
administrativo firmado; el mes al que corresponde la
prestación del servicio y el valor mensual contratado, en
números y letras.
6 Toda factura deberá contener la palabra cancelado.
7 Deberá estar razonada en el reverso y firmada por el
prestador(a) de servicios, el director(a) del área; Director(a)
Administrativo(a) y de Recursos Humanos y el
Página 166
Acuerdo No.

Director(a)
Administrativo(a) Envía circular con las fechas de recepción mensual
1
y de Recursos de informe de actividades y facturas.
Humanos
Presenta a recursos humanos el informe y factura del
Prestador(a) de
2 mes, cumpliendo con los requisitos establecidos en
servicios
las normas de este procedimiento.
Recibe facturas e informes de actividades,
3 verificando que se cumpla con los requisitos
establecidos para el efecto.
Si no cumple, regresa el documento para que sea
4
corregido por el prestador de servicios.
Si cumple con lo establecido, recibe el documento
Encargado(a) de 5
continúa con el procedimiento.
Recursos Traslada informes y facturas para firma del Director(a)
Humanos 6 Administrativo(a) y de Recursos Humanos y visto bueno
del Subsecretario(a) Administrativo(a).
Ingresa datos de facturación del mes correspondiente
7 de cada prestador de servicios al sistema de
Guatenóminas.
Imprime listado generado por Guatenóminas y coteja
8
información documental.
Recibe las facturas e informes, revisa y firma de visto
Subsecretario(a)
9 bueno en cada informe de actividades. Traslada al
Administrativo(a)
Encargado(a) de Recursos Humanos.
Encargado(a) de Procede a generar el CUR (compromiso) en el
Recursos 10 Sistema Guatenóminas y traslada al Director(a)
Humanos Administrativo(a) y de Recursos Humanos.
Director(a)
Revisa CUR generado y la documentación que lo
Administrativo(a)
11 soporta, firma y traslada al Encargado(a) de
y de Recursos
Humanos
Recursos Humanos.
Recibe toda la documentación, consolida y con el
Encargado(a) de
12 CUR generado, traslada a través de oficio a la
Recursos
Dirección Financiera.
Humanos
13 Archiva copia de la nómina.
Página 167
Acuerdo No.
B-9 Procedimiento para la elaboración de planilla del personal contratado bajo el renglón
presupuestario 029
Director(a)
Encargado(a) de Recursos Subsecretario(a)
Prestador(a) de Servicios Administrativo(a) y de
Humanos Administrativo(a)
Recursos Humanos
Inicia
Presenta informe
Envía circular
y factura
Recibe y verifica
cumplimiento de
requisitos
No
Realiza ¿Cumple con
correcciones los requisitos?
Si
Traslada informes
y facturas
Ingresa datos de
facturación a
Guatenóminas
Imprime listado
generado y coteja Recibe, revisa,
información firma y traslada
Genera CUR y
traslada
Revisa CUR y la
documentación de
soporte, firma y
traslada
Recibe, consolida
y traslada
Archiva
Finaliza
Página 168
Acuerdo No.
B-10 Normas y procedimientos para el pago de honorarios técnicos o

técnicos y profesionales”.
Establece los lineamientos para efectuar el pago de honorarios técnicos y/o
profesionales que prestan servicios al Estado con carácter temporal y sin relación
de dependencia, presentando uno o más productos determinados en el
documento legal de contratación.
 Normas:
1. En el acta de contratación de los servicios bajo el subgrupo 18, se
deberá establecer la forma de pago y las fechas de entrega de los
productos que el prestador de servicios deberá presentar.
2. Para el inicio del proceso de pago, el Encargado(a) de Recursos
Humanos deberá verificar la vigencia de la contratación, los productos
contratados y las fechas de pago.
3. El Encargado(a) de Recursos Humanos deberá solicitar a los
prestadores de servicios la presentación de informes, que contenga el
detalle de los productos pactados y entregados al director(a) que
corresponda, así como la factura.
4. Cada director de área deberá emitir carta de satisfacción por los
servicios técnicos y/o profesionales recibidos.
5. Al efectuar el primer pago deberá publicarse en el portal de
Guatecompras el informe, facturas y actas de contratación. En los
pagos subsiguientes que correspondan únicamente se deberá publicar
el informe y la factura.
Página 169
Acuerdo No.

Unidad Solicita informe y factura al prestador de servicios,
Administrativa 1 emite carta de satisfacción por el servicio recibido, y
Solicitante traslada al Encargado(a) de Recursos Humanos.
Revisa las facturas e informes de prestación de
servicios de acuerdo con las fechas de entrega de
2
productos y condiciones de pago establecidas en el
acta administrativa.
Encargado(a) de
Gestiona la documentación que requiera el
Recursos 3
expediente de pago.
Humanos
Genera orden de compra en el Sistema de Gestión
SIGES, y traslada expediente de pago al Director(a)
4
Administrativo(a) y de Recursos Humanos para
revisión.
Director(a) Verifica que la documentación e información en el
Administrativo(a) expediente de pago esté correcta, firma la factura y
5
y de Recursos traslada al Subsecretario(a) Administrativo(a)
Humanos expediente de pago para firma.
Subsecretario(a) Revisa, firma el informe y la factura, traslada al
6
Administrativo(a) Encargado(a) de Encargado(a) de Compras.
Encargado(a) de Genera la orden de compra y traslada al Encargado(a)
7
Compras de Recursos Humanos.
Traslada orden de compra con la documentación de
8 pago a la Dirección Financiera para el acreditamiento
Encargado(a) de correspondiente.
Recursos Publica de manera individual en Guatecompras el
9
Humanos informe, la factura, y el acta administrativa.
La documentación publicada se archiva en el
10
expediente de cada prestador de servicios.
Página 170
Acuerdo No.
B-10 Procedimiento para el pago de honorarios técnicos o profesionales de personal

contratado bajo el subgrupo 18 “Servicios técnicos y profesionales”
Director(a)
Unidad Administrativa Encargado(a) de Subsecretario(a) Encargado(a) de
Solicitante Recursos Humanos Administrativo(a) Compras
Recursos Humanos
Inicia
Solicita informe y
factura, emite
Revisa facturas e
carta de
informes
satisfacción y
traslada
Gestiona
documentación
Genera orden de Verifica, firma y Revisa, firma y Genera orden de

compra y traslada traslada traslada compra y traslada
Traslada orden de
compra y
documentación
Publica en
Guatecompras
Archiva
Finaliza
Página 171
Acuerdo No.
B-11 Normas y procedimientos para la elaboración de nóminas de prestaciones

laborales -Aguinaldo y bono 14-.
Establece los lineamientos para gestionar el pago de los beneficios
complementarios al sueldo, aguinaldo y bonificación anual (bono 14), que se
otorgan a los empleados(as) en relación de dependencia contratados bajo los
renglones presupuestarios 011, 021 y 022, por la relación laboral y contractual
que adquieren.
 Normas:
1. El aguinaldo y la bonificación anual (bono 14), es una remuneración a
la que tiene derecho todo trabajador(a) desde el primer día de su
relación laboral.
2. La bonificación anual y el aguinaldo serán equivalentes al cien por
ciento (100%) del salario o sueldo ordinario devengado por el
trabajador(a) en un mes, por un año laborado.
3. Si la duración de la relación laboral fuere de menos de un año, la
prestación será proporcional al tiempo trabajado. Para determinar el
monto de la prestación, se tomará como base el promedio de los sueldos
o salarios ordinarios devengados por el trabajador(a) en el año.
4. Para realizar el cálculo de aguinaldo, las licencias con o sin goce de
sueldo o salario, descanso pre y post-natal, suspensiones por aplicación
del régimen disciplinario, así como las que se deriven del régimen de
seguridad social y vacaciones, no afectan el derecho del trabajador(a)
para gozar del aguinaldo completo o proporcional según el caso.
5. La bonificación anual deberá cancelarse dentro de los primeros 15 días
del mes de julio de cada año.
6. El aguinaldo deberá hacerse efectivo de la manera siguiente: el 50%
durante los primeros quince días del mes de diciembre y el 50% restante
en el mes de enero del año siguiente.
7. Si la relación laboral termina por cualquier causa, la SESAN deberá
pagar al trabajador(a) la parte proporcional correspondiente de ambas
prestaciones, al tiempo corrido entre el último pago efectuado y la
fecha de terminación.
8. Para todo lo relativo a las prestaciones laborales se deberá proceder
conforme lo establece la guía normativa para el pago de prestaciones
laborales, resolución No. D-2013-206 de la Oficina Nacional del
Servicio Civil.
Página 172
Acuerdo No.

Imprime los listado del personal contratado bajo los
1 renglones presupuestarios 011, 021 y 022 generado
a través de Guatenóminas.
Coteja información con registros existentes en el
2
Encargado(a) de expediente del empleado.
Recursos Ingresa información al sistema de nóminas para
Humanos efectuar cálculo de prestaciones que correspondan
3
(aguinaldo/bono 14), le da validez y genera la
nómina.
Traslada la nómina para revisión del Director(a)
4
Director(a)
Administrativo(a) Revisa los documentos, firma de aprobado y
5
y de Recursos traslada al Encargado(a) de Recursos Humanos.
Humanos
Revisada y aprobada la nómina, traslada a la
Dirección Financiera a través de oficio para
Encargado(a) de 6
continuar con el trámite de acreditamiento en
Recursos
cuentas.
Humanos
La documentación generada se archiva como
7
comprobantes del proceso efectuado.
Página 173
Acuerdo No.
B-11 Procedimiento para la elaboración de nóminas de prestaciones laborales -Aguinaldo y

bono 14-
Humanos
Inicia
Imprime listado
del personal
Coteja
información
Ingresa
información al
sistema, da
validez y genera
nómina
Revisa, firma y
Traslada nómina
traslada
Traslada
Archiva
Finaliza
Página 174
Acuerdo No.
B-12 Normas y procedimientos para efectuar una rescisión de contrato por

renuncias o despido.
Establece los lineamientos para atender las diferentes formas de concluir una
relación laboral o dar por terminado un contrato administrativo de prestación de
servicios, se debe considerar que la rescisión de un contrato: Es una acción legal
que permite finalizar una relación jurídica por alguna causa señalada en la ley o
bien, derivada de la voluntad manifiesta de una de las partes, sin que ello
implique responsabilidad para la parte afectada, se puede optar según
corresponda por:
 Renuncia voluntaria (011, 021 y 022): La renuncia es un acto

jurídico unilateral del trabajador, por medio del cual manifiesta su
voluntad de poner término al contrato de trabajo.
 El despido (011, 021, 022): El despido es la acción a través de la

cual la institución da por finalizado unilateralmente un contrato
laboral o nombramiento realizado a un empleado.
 Finalización o rescisión de contrato de prestación de servicios

técnicos o profesionales (029): Este puede darse por finalizado en
cualquier momento, por ambas partes sin que exista responsabilidad
de la SESAN.
 Normas:
1. Renuncia: Toda renuncia debe hacerse constar por escrito, estar
firmada por el empleado(a) y presentarse ante la Autoridad
Administrativa Superior de SESAN, con copia a la dirección
administrativa y de recursos humanos y al jefe(a) inmediato superior,
con un mínimo de 15 días hábiles al cese de labores.
2. Despido: Para dar por terminada la relación laboral a través del
despido, deben enmarcarse en lo establecido en la legislación vigente
o en el contrato firmado vigente.
3. Finalización de contrato de prestación de servicios técnicos y/o
profesionales: Para dar por finalizada la relación contractual del
prestador de servicios contratado bajo el renglón 029, se hará por
escrito en el momento que lo estipulen conveniente cualquiera de las
partes, y se debe verificar que previo al último pago del contratista se
reciban a satisfacción los documentos y bienes que utilizó el
contratista para el adecuado desempeño de sus actividades.
4. Las rescisiones de personal contratado bajo los renglones 011, 021 y
022 que no manejen valores de la institución, el trasladado de activos
fijos se realizará hacia su jefe(a) inmediato(a) superior, únicamente
con la intervención del Encargado(a) de Inventario.
Página 175
Acuerdo No.
5. Las rescisiones del personal como los Subsecretarios(as), Directores(as)

o Delegados(as) Departamentales, se deberá realizar una intervención
conformada por un representante de recursos humanos, uno de
inventarios y uno de auditoría interna, en todos los casos deberá
elaborarse una acta de traslado de cargo y recibirá de forma temporal,
el personal inmediato inferior o superior, contratado en un renglón de
relación de dependencia.
 Descripción de las actividades por renuncia (011, 021 y 022):

Elabora carta de renuncia o de finalización de
Interesado(a) 1 contrato, dirigida a la Autoridad Administrativa
Superior de SESAN.
Autoridad Recibe carta de renuncia, analiza los motivos
Administrativa 2 expuestos, da visto bueno a la misma y traslada al
Superior Director(a) Administrativo(a) y de Recursos Humanos.
Director(a)
Recibe carta de renuncia con el visto bueno de la
Administrativo(a)
3 Autoridad Administrativa Superior y traslada al
y de Recursos
Encargado(a) de Recursos Humanos.
Humanos
Entrega formato de solvencia al interesado para
4 iniciar el proceso de devolución de bienes asignados
Encargado(a) de (011, 021 y 022).
Recursos 5 Elabora acuerdo interno y acta de entrega de cargo.
Humanos Remite documentación correspondiente (acuerdo
6 interno y acta de entrega –cuando corresponde-) al
Recibe la documentación y revisa, si hay errores
traslada al área de recursos humanos para las
Subsecretario(a)
7 correcciones respectivas, caso contrario aprueba la
Administrativo(a)
documentación y traslada a la Autoridad
Administrativa Superior para firma.
Autoridad Recibe, analiza la documentación, autoriza la misma
Administrativa 8 a través de la firma respectiva y traslada a recursos
Superior humanos.
Informa al Encargado(a) de Inventario sobre el día y
la hora en que el interesado deberá hacer entrega de
9
Encargado(a) de los bienes que se encuentren cargado en la tarjeta
Recursos de responsabilidad respectiva.
Humanos Notifica a la Unidad de Auditoría Interna, si la
10 persona que renuncia es la máxima autoridad de la
unidad administrativa o tiene bajo su cargo la
Página 176
Acuerdo No.

administración de valores o bienes que ameriten la
suscripción de acta de auditoría correspondiente.
El último día hábil que cesa labores debe presentar y
entregar todos los bienes y valores que tuvo a su
Interesado(a) 11
cargo, el gafete de identificación y uniformes que se
le hayan proporcionado.
Elabora acta de traslado de bienes y valores al
Auditor(a)
12 personal designado por la autoridad superior según el
Interno(a)
caso.
Encargado(a) de
Archiva la documentación en el expediente del ex
Recursos 13
empleado(a) o prestador(a) de servicios.
Humanos
Página 177
Acuerdo No.
B-12.1 Procedimiento para efectuar una rescisión de contrato por renuncia

Director(a)
Autoridad
Encargado(a) de Administrativo(a) y Subsecretario(a)
Interesado(a) Auditor(a) Interno(a) Administrativa
Recursos Humanos de Recursos Administrativo(a)
Superior
Humanos
Inicia
Elabora carta de
Recibe, analiza,
renuncia o de
da visto bueno y
finalización de
traslada
contrato
Recibe carta de
renuncia y
traslada
Entrega formato
de solvencia
Elabora acuerdo
interno y acta de
entrega de cargo
Recibe, revisa, Recibe, analiza,

Remite
aprueba y autoriza y
documentación
traslada traslada
Informa
Presenta y
entrega bienes y
Notifica Elabora acta
valores, gafete, y
uniformes
Archiva
Finaliza
Página 178
Acuerdo No.
 Descripción de las actividades por despido (011, 021 y 022):

Unidad
Solicita a la Autoridad Administrativa Superior de
Administrativa 1
SESAN el despido de la persona.
Solicitante
Autoridad
Recibe la solicitud, analiza la información, aprueba y
Administrativa 2
superior
Elabora acuerdo interno que corresponda, acta de
rescisión de contrato, y otros documentos que
Encargado(a) de 3 considere necesarios de conformidad al renglón
Recursos presupuestario a través del cual el interesado fue
Humanos contratado.
Remite documentación correspondiente al
4
Subsecretario(a) Recibe la documentación y traslada a la Autoridad
5
Administrativo(a) Administrativa Superior.
Recibe, analiza y aprueba el acuerdo de rescisión de
6 contrato y traslada al Encargado(a) de Recursos
Autoridad Humanos.
Administrativa En los casos que el empleado administre valores o
Superior sea la máxima autoridad del área, emite
7
nombramiento a Auditoria Interna para la suscripción
del acta.
Informa al Encargado(a) de Inventario el día y la
8 hora de la notificación por parte de recursos
humanos.
El día de la notificación del acuerdo de rescisión de
Encargado(a) de contrato, se realiza de forma personal, se solicita la
Recursos firma en la notificación, se requieren los bienes,
Humanos valores y documentos que tuvo a su cargo durante el
9
tiempo de su relación laboral, se entrega la hoja de
solvencia para que sea completada con las firmas
que solicita el documento, previo al inicio de trámite
de sus prestaciones laborales.
Encargado(a) de Recibe bienes, traslada al personal designado y
10
Inventario elabora acta de recepción de activos fijos.
Elabora acta de recepción y traslado de efectivo y
Auditor(a)
11 valores de la SESAN, al personal designado (Cuando
Interno(a)
aplique).
Encargado(a) de
Archiva la documentación de entrega de puesto en el
Recursos 12
expediente del ex empleado.
Humanos
Página 179
Acuerdo No.
B-12.2 Procedimiento para efectuar una rescisión de contrato por despido

Unidad Autoridad
Encargado(a) de Encargado(a) de Subsecretario(a)
Administrativa Auditor(a) Interno(a) Administrativa
Recursos Humanos Inventario Administrativo(a)
Inicia
Recibe, analiza,
Solicita despido aprueba y
traslada
Elabora acuerdo
interno, acta de
rescisión y otros
documentos
Recibe, analiza,
Remite
Recibe y traslada aprueba y
documentación
traslada
Emite
nombramiento
para suscripción
de acta
Informa
Solicita firma,
Recibe bienes,
requiere bienes,
traslada al
valores y
personal Elabora acta
documentos,
designado y
entrega hoja de
elabora acta
solvencia
Archiva
Finaliza
Página 180
Acuerdo No.
B-13 Normas y procedimientos para el pago de prestaciones laborales por

rescisión de contrato (011, 021 y 022).
Define los lineamientos para procesar el pago de las prestaciones laborales
establecidas en la Ley de Servicio Civil, en el porcentaje que le corresponde al
trabajador(a) que se le rescinde un contrato laboral.
 Normas:
1. Los empleados(as) que tienen una relación de dependencia en la
Institución son los que se hayan contratado en el renglón
presupuestario 011, 021 y 022, tendrán derecho a prestaciones
laborales de acuerdo a lo que establece la Ley y Reglamento de
Servicio Civil.
2. La prestación laboral que se otorga en caso de despido de un
empleado(a) es la indemnización y corresponderá a un salario por año
laboral trabajado, hasta un máximo de diez años.
3. Todo lo relativo a las prestaciones laborales se deberá efectuar
atendiendo lo establecido en la Guía normativa para el pago de
prestaciones laborales, resolución No. D-2013-206 de la Oficina
Nacional del Servicio Civil.
Página 181
Acuerdo No.

Elabora solicitud a la Dirección Administrativa y de
Recursos Humanos para requerir el pago de las
Interesado(a) 1
prestaciones que le corresponden y presenta la
solvencia de inventarios.
Recibe solicitud de pago de prestaciones y hoja de
2
solvencia.
Encargado(a) de Coteja información con los registros existentes en el
3
Recursos expediente del ex empleado.
Humanos Efectúa cálculo de prestaciones que correspondan,
4 traslada para aprobación al Director(a)
Director(a)
Administrativo y Recibe liquidación, revisa, aprueba la misma y
5
de Recursos traslada el expediente.
Humanos
6 Elabora finiquito y obtiene firmas.
7 Notifica al interesado(a).
Encargado(a) de
Elabora oficio y orden de compra y traslada
Recursos
8 documentación a la Dirección Financiera para la
Humanos
gestión de pago.
9 Archiva expediente del ex empleado.
Página 182
Acuerdo No.
B-13 Procedimiento para el pago de prestaciones laborales por rescisión de contrato (011,
021 y 022)
Encargado(a) de Recursos Director(a) Administrativo(a) y
Interesado(a)
Humanos de Recursos Humanos
Inicia
Recibe solicitud y
Elabora solicitud
hoja de solvencia
Coteja
información
Recibe
Efectúa cálculo y liquidación,
traslada revisa, aprueba y
traslada
Elabora finiquito y
obtiene firmas
Notifica
Elabora oficio y
orden de compra,
y traslada
Archiva
Finaliza
Página 183
Acuerdo No.
B-14 Normas y procedimientos para el control de asistencia y cumplimiento de

horarios del personal.
Brinda los lineamientos generales para el control interno de asistencia y
cumplimiento de horarios laborales establecidos para los trabajadores de SESAN,
con el fin de contar con información veraz y suficiente sobre el cumplimiento
normativo del personal que labora en la institución.
 Normas relativas a la asistencia y puntualidad:

1. Los trabajadores de SESAN, contratados bajo los renglones 011 y 021
quedan sujetos a los procedimientos de control de puntualidad
asistencia al trabajo que determine La Ley de Servicio Civil.
2. El trabajador(a) debe presentarse puntual y diariamente a su lugar de
trabajo, registrar el inicio y finalización de sus labores, así como la
salida e ingreso durante el período de almuerzo, en donde determine
el área de Recursos Humanos.
3. El horario de trabajo para el personal de la SESAN es de ocho horas,
sin computar el horario de almuerzo, la jornada inicia a las ocho y
culmina a las dieciséis treinta horas (08:00 a 16:30 horas) de lunes a
viernes.
4. Los servidores públicos que registren su ingreso con retraso incurren en
llegada tardía aunque se hayan presentado puntualmente a sus
labores, quien no registre su ingreso se tomará como inasistencia y
deberá justificarse.
5. Se establece un margen de tolerancia para llegadas tardías consistente
en cinco minutos al día contados a partir de la hora reglamentaria de
ingreso, no se considerará falta, siempre que sumados los minutos de
retraso no excedan de cuarenta y cinco minutos al mes. Si excediera
de este tiempo, deberá justificar por escrito el retraso a su jefe(a)
inmediato(a), quien calificará las circunstancias aducidas a efecto de
determinar si avala la llegada tardía.
6. Las llegadas tardías que se determinen como un caso excepcional no se
tomarán como falta, el trabajador deberá informar a su jefe(a)
inmediato(a).
7. Las inasistencias del personal se catalogarán como justificadas y no
justificadas.
- Es justificada cuando el trabajador(a) solicita permiso para la
inasistencia por enfermedad, emergencia o cualquier causa que a
criterio del jefe inmediato lo imposibilita a desempeñar sus labores;
cuando no se presenta a laborar por presentar enfermedad que lo
imposibilite siempre que documente su estado con constancias de
asistencia médica.
Página 184
Acuerdo No.
- Se considera causas injustificadas la inasistencia por enfermedad

que no presente constancias de asistencia médica; ausencia sin
aviso verbal o escrito y no se presente documento que acredite
fehacientemente a juicio del área de recursos humanos la
inasistencia (la reincidencia de esta condición puede generar
sanción para el empleado).
8. El área de recursos humanos debe tomar nota de las llegadas tardías y

faltas de asistencia que ocurran y anotarlas en el registro personal del
servidor para los efectos de la aplicación de las medidas disciplinarias
y de su evaluación del desempeño.
 Normas relativas al horario de almuerzo:
1. El personal sujeto a las normas relativas al horario de almuerzo es el

contratado bajo los renglones 011 y 021.
2. El horario de almuerzo está dividido en tres turnos de la siguiente manera:

1ro. de 12:30 a 13:00 horas.
2do. de 13:00 a 13:30 horas.
3ro. de 13:30 a 14:00 horas.
3. Los jefes(as) de cada área son los responsables de elaborar y organizar los
turnos de alimentación del personal a su cargo, a efecto que las
actividades y servicios que el personal presta no se interrumpa durante
dicho horario.
Página 185
Acuerdo No.

Registra el ingreso y salida de la institución en el
libro de asistencia autorizado para el efecto,
1
debiendo cumplir con los horarios establecidos en las
Empleado(a)
normas de este procedimiento.
Registra el horario de salida y regreso del período de
2
almuerzo asignado.
Revisa los registros de asistencia realizado por cada
Encargado(a) de empleado(a) y señala los incumplimientos a las
Recursos 3 normas, identificando las inasistencias injustificadas
Humanos o justificadas y llegadas tarde que superen los 45
minutos en el mes.
Director(a)
Recibe, aprueba el documento y traslada para
Administrativo(a)
4 notificación a las Unidades Administrativas de cada
y de Recursos
área.
Humanos
Encargado(a) de Elabora oficio a cada Unidad Administrativa con el
Recursos 5 listado del personal a su cargo y los incumplimientos
Humanos encontrados.
Analiza la información, amonesta verbalmente los
incumplimientos de sus empleados y traslada al
Unidad
6 Encargado(a) de Recursos Humanos las
Administrativa
justificaciones o razones de la falta por escrito, lo
cual se archiva al expediente del empleado.
Recibe información y procede de la siguiente
manera:
 Los casos de primera o segunda notificación
durante un año, se archiva la documentación
Encargado(a) de para referencia de evaluación de desempeño.
Recursos 7  Los casos que el empleado(a) tengan tres o
Humanos más reincidencias en el período de un año, se
notifica por escrito al trabajador(a), se emite
sanción que corresponda de acuerdo con lo
que establece la Ley y Reglamento de Servicio
Civil.
Página 186
Acuerdo No.
B-14 Procedimiento para el control de asistencia y cumplimiento de horarios del personal

Director(a)
Encargado(a) de Recursos
Empleado(a) Unidad Administrativa Administrativo(a) y de
Humanos
Recursos Humanos
Inicia
Registra ingreso y
salida de la
institución
Registra horario
de salida y Revisa registros,
Recibe, aprueba,
regreso del señala
y traslada
período de incumplimientos
almuerzo
Analiza,
amonesta, y Elabora oficio
traslada
Recibe
información y
procede según
corresponda
Finaliza
Página 187
Acuerdo No.
B-15 Normas y procedimientos para el control de ausencias y permisos del

personal.
Brinda los lineamientos generales de control interno para el registro de las
ausencias y solicitud de permisos de los empleados(as) de SESAN, con el fin de
tener documentación de soporte adecuada sobre las ausencias y permisos del
personal de la institución.
 Normas relativas a las ausencias por enfermedad:

1. Las ausencias por enfermedad deben notificarse al jefe(a)
inmediato(a) superior o directamente al Encargado(a) de Recursos
Humanos, en la primera hora del día de la ausencia.
2. La justificación de inasistencias se debe realizar al reanudar labores, si
no se hubiere realizado antes.
3. Las ausencias de labores por enfermedad no mayores a dos días
hábiles, serán registradas por el área de recursos humanos con la
debida certificación que indique lo relativo.
4. Toda justificación por ausencia al trabajo quedará sujeta a
investigación, en los casos que el área de recursos humanos considere
oportuno.
5. Las ausencias de labores por enfermedad, que superen los tres días
hábiles deberán ser justificadas por el IGSS a través de la suspensión
correspondiente, en los casos que el empleado(a) no desee realizar las
gestiones de suspensión en el IGSS, podrá solicitar al jefe(a)
inmediato(a) o Encargado(a) de Recursos Humanos los días necesarios
para su recuperación, a cuenta de sus vacaciones, para el efecto se
deberá elaborar documento que indique la gestión.
 Normas relativas a las ausencias por atender una comisión oficial:
1. Las comisiones oficiales del personal que presenten duración de un día
o fracción de día, podrán informarse por correo electrónico al área de
recursos humanos para que se adjunte como justificación en el registro
de asistencia.
2. Las comisiones oficiales con duración de dos o más días, el jefe(a)
inmediato(a) debe enviar con un día hábil de anticipación al área de
recursos humanos, la documentación que determine todo lo relativo a
la comisión que se efectuará: fecha, horario, motivo, tiempo estimado
de la comisión u otra información que a su criterio considere
conveniente, a fin de justificar la ausencia o copia del nombramiento
de la comisión realizada debidamente firmado.
Página 188
Acuerdo No.
 Normas relativas a licencias oficiales:

1. Las licencias decretadas por el gobierno central, que no estén
oficializadas en la Ley del Servicio Civil, se aplicarán de acuerdo a lo
que indique el decreto.
2. Se cumplirá con lo que establece el artículo 60 del reglamento de la
Ley de Servicio Civil sobre las licencias con o sin goce de sueldo que
indican literalmente: Licencias con o sin goce de sueldo (reformado
por el Acuerdo Gubernativo Número 564-98 Artículo 17). Las
autoridades nominadoras y jefes de dependencias bajo su
responsabilidad podrán otorgar licencias en los casos siguientes:
 Autoridades Nominadoras: a) Hasta un mes calendario con goce de

salario o sueldo dentro de un mismo ejercicio fiscal, siempre que la
solicitud se justifique plenamente y que no sea con la finalidad de
desempeñar otro puesto o cargo en la administración pública o
prestar servicios técnicos o profesionales de conformidad con la ley
de contrataciones del Estado; b) Hasta tres meses calendario
improrrogables sin goce de salario o sueldo dentro de un mismo
ejercicio fiscal, siempre que la solicitud se justifique plenamente y
que no sea con la finalidad de desempeñar otro puesto o cargo en la
Administración Pública o prestar servicios técnicos o profesionales
de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado; y, c) Hasta
por un año prorrogable, con o sin goce de salario o sueldo, por
motivo de becas para capacitación y adiestramiento, siempre que
las mismas tengan relación con las funciones de la institución donde
presta sus servicios el solicitante y se justifique plenamente. En el
caso que la licencia se otorgue con goce de salario o sueldo, el
becario debe suscribir contrato en el que se compromete a cumplir
el programa de estudios, aprobarlo y mantener conducta decorosa
durante su desarrollo, así como continuar prestando sus servicios en
la misma institución al finalizar la beca, por un tiempo equivalente
al doble del que duró ésta. En caso contrario, debe reintegrar los
sueldos o cualquier otra prestación o remuneración recibida y los
costos de la beca erogados por el Estado. La autoridad nominadora
podrá incluir en el contrato otras medidas que garanticen su
cumplimiento.
 Jefes(as) de Dependencias: Licencias con goce de sueldo por el

número de días y motivos siguientes: Por fallecimiento del cónyuge,
persona unida de hecho declarada legalmente, hijos o padres cinco
días hábiles y por fallecimiento de hermanos tres días hábiles, b)
Cuando se contrae matrimonio civil, cinco días hábiles, c) El día del
nacimiento de un hijo; d) Por citación de autoridades
administrativas o judiciales para asistir a diligencias, el tiempo que
Página 189
Acuerdo No.
sea indispensable, previa presentación de la citación respectiva; e)

Para asistir al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS-, el
tiempo que sea indispensable. El servidor(a) deberá presentar
constancia de La hora de ingreso y egreso a la consulta. y, f) El día
del cumpleaños del servidor(a). En los casos de este numeral, no es
necesario suscribir acta de entrega y toma de posesión, únicamente
debe darse aviso de la licencia otorgada, a la Oficina Nacional de
Servicio Civil para su registro.
3. Se dará cumplimiento a lo que establece el Artículo 64. Del

reglamento de la Ley de Servicio Civil con el descanso pre y postnatal:
Las madres servidoras del Estado tendrán derecho al descanso pre y
post-natal de acuerdo con lo prescrito por las disposiciones del
Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS-.
 Descripción de las actividades del procedimiento para el control de

ausencias del personal:

Notifica telefónicamente la razón de la ausencia a su
1
jefe(a) inmediato(a) superior.
Empleado(a) Solicita constancia de asistencia médica o el
2 documento que justifique su ausencia, el cual deberá
presentar cuando reanude labores.
Encargado(a)
Recibe la justificación aprobada, la ingresa al control
de Recursos 3
correspondiente y archiva.
Humanos
Página 190
Acuerdo No.
B-15.1 Procedimiento para el control de ausencias del personal
Empleado(a) Encargado(a) de Recursos Humanos
Inicia
Notifica razón de
su ausencia
Solicita constancia
de ausencia
médica o Recibe, ingresa al
documento que control y archiva
justifique su
ausencia
Finaliza
Página 191
Acuerdo No.
 Descripción de las actividades del procedimiento para el control de

solicitud de permisos:

Solicita como mínimo con un día hábil de
1 anticipación al Jefe(a) Inmediato(a) el permiso
Empleado(a) exponiendo las causas del requerimiento.
Completa formulario de solicitud de permiso
2
establecido para tal efecto.
Jefe(a)
3 Analiza, aprueba y firma el documento.
Inmediato(a)
Recibe el documento aprobado por el Jefe(a)
Empleado(a) 4 Inmediato(a) y lo presenta en recursos humanos
obteniendo una copia para su archivo personal.
Encargado(a) de
Recibe el documento con la justificación aprobada,
Recursos 5
la archiva en el expediente del empleado.
Humanos
Página 192
Acuerdo No.
B-15.2 Procedimiento para el control de solicitud de permisos
Empleado(a) Jefe(a) Inmediato(a)
Humanos
Inicia
Solicita permiso
Completa Analiza, aprueba y

formulario firma
Recibe y lo
presenta
Recibe y
Archiva
Finaliza
Página 193
Acuerdo No.
B-16 Normas y procedimientos de control de asignación de período vacacional.

Brinda los lineamientos para el registro y control de los períodos laborados por el
personal contratado en SESAN, determinando el tiempo que le corresponde en
concepto de vacaciones a cada empleado(a) y las fechas en que cada uno las
gozará, cumpliendo con la normativa legal vigente.
 Normas:
1. Todo trabajador contratado bajo los renglones 011, 021 y 022 tiene
derecho a gozar de un período anual de vacaciones remuneradas de
veinte días hábiles después de cada año de servicios continuos.
2. Las vacaciones no son acumulables, deben gozarse en períodos
continuos y no son compensables en dinero, salvo que se hubiera
adquirido el derecho y no se hubiere disfrutado al cesar la relación de
trabajo por cualquier causa.
3. El área de recursos humanos deberá llevar un registro que contenga
como mínimo lo siguiente: fecha de ingreso del servidor(a) público(a) a
la institución, períodos vacacionales completos o proporcionales,
disfrutados durante su relación laboral, con indicación del año al que
pertenecen o período de trabajo a que correspondan.
4. El empleado(a) de nuevo ingreso, durante su primer año se le
otorgaran vacaciones proporcionales con el objeto que su disfrute
vacacional posterior se compute en lo sucesivo del uno de enero al
treinta y uno de diciembre de cada año.
5. Para resolver cualquier reclamo sobre el goce del período vacacional,
deberá hacerse en base al registro respectivo y en los casos de cese de
la relación laboral, el pago de los dos últimos períodos a que se refiere
el Artículo 52. del Reglamento de la Ley de Servicio Civil, se hará
tomando como base el último sueldo o salario devengado.
Página 194
Acuerdo No.

1 Completa formulario de solicitud de vacaciones.
Empleado(a) Solicita a su jefe(a) inmediato(a) la autorización de
2
las mismas.
Jefe(a)
3 Revisa, aprueba solicitud y entrega a interesado(a).
Inmediato(a)
Presenta formulario aprobado al Encargado(a) de
Empleado(a) 4
Recursos Humanos.
Recibe solicitud, verifica que la información
plasmada sea la correcta.
 Si los datos no están correctos rechaza
Encargado(a) de formulario y regresa al interesado(a) para que
5
Recursos realice de nuevo la solicitud.
Humanos  Si los datos son correctos procede a efectuar el
registro del período en que se gozarán las
vacaciones.
6 Archiva las constancias de vacaciones gozadas.
Página 195
Acuerdo No.
B-16 Procedimiento de control de asignación de período vacacional
Empleado(a) Jefe(a) Inmediato(a)
Humanos
Inicia
Completa
formulario
Solicita Revisa, aprueba y

autorización entrega
Presenta
formulario
aprobado
Recibe y verifica
No
Realiza nueva ¿Está todo
solicitud correcto?
Si
Efectúa registro
Archiva
Finaliza
Página 196
Acuerdo No.
B-17 Normas y procedimientos de ascensos, permutas, traslados de personal y

asignación o reasignación de puestos.
Brinda los lineamientos para realizar el procedimiento para el registro y control
de los movimientos de personal contratado de SESAN, los que pueden
identificarse como ascensos, permutas, traslados o reasignación de puestos,
definiéndolos así:
o Ascensos: De conformidad con la Ley de Servicio Civil se considera

como el acto por el cual el servidor(a) público(a) pasa a desempeñar
un puesto de grado o clase superior, con la aprobación de la Oficina
Nacional de Servicio Civil.
o Permutas: Es el cambio voluntario entre dos servidores(as)
públicos(as) que desempeñan puestos de igual clase, especialidad e
igual salario, en la misma unidad o dependencia administrativa, en
igual o diferente localización geográfica.
o Traslados: Es la acción de personal por medio de la cual un(a)
servidor(a) público(a) pasa a ocupar un puesto de igual clase o
categoría, en la misma o distinta unidad o dependencia administrativa,
en igual o diferente localización geográfica.
o Reasignación de puestos: De conformidad con la Ley de Servicio Civil
debe entenderse como la acción por la cual se modifica el título,
salario y/o especialidad a los puestos de personal permanente, por
motivo de cambio sustancia y permanente de sus deberes.
 Normas:
1. La promoción a puesto de grado superior puede ser acordada por la
Autoridad Administrativa Superior a solicitud del Jefe(a) Inmediato(a)
respectivo, previa notificación a la Oficina Nacional de Servicio Civil y
proceda cuando los candidatos llenen los requisitos determinados para
el puesto que asciendan.
2. Las permutas sólo proceden entre servidores(as) que ocupen puestos
de igual clase y pueden ser acordadas por la Autoridad Administrativa
Superior , con anuencia de los interesados(as) notificándolo dentro de
los diez días siguientes a la Oficina Nacional de Servicio Civil.
3. Cuando el interesado(a) lo solicite, la Autoridad Administrativa
Superior puede acordar su traslado, con la anuencia de la Oficina
Nacional de Servicio Civil, a otro puesto que esté de acuerdo con sus
capacidades lo cual se acordará teniendo como base la calificación
periódica de sus servicios que realice el jefe(a) inmediato(a) superior.
4. La reasignación de puestos, para efectos de los presentes
procedimientos, podrá entenderse también como reclasificación de
puestos.
Página 197
Acuerdo No.
5. Todos los movimientos de personal deberán realizarse cumpliendo con

lo establecido en la ley y reglamento de Servicio Civil.

Envía solicitud a la Dirección Administrativa y de
Recursos Humanos, con la firma de aprobación del
Interesado(a) 1 Subsecretario(a) que corresponda. (Proponiendo
ascenso, permuta, traslado de persona o reasignación
de puesto).
Director(a)
Recibe la solicitud y entrega al Encargado(a) de
Administrativo(a)
2 Recursos Humanos para revisión de expediente
y de Recursos
respectivo.
Humanos
Recibe solicitud, recibe expediente del interesado(a)
y verifica lo siguiente:
 Perfil del puesto, curriculum vitae, record
3
Encargado(a) de laboral, referencias del Jefe(a) Inmediato(a)
Recursos Superior del interesado(a), cursos recibidos y
Humanos experiencia.
Elabora informe confidencial de resultados del análisis
4 de la documentación e informa al Director(a)
Director(a) Recibe informe, analiza e informa a la Autoridad
5
Administrativo(a) Administrativa Superior.
y de Recursos Comunica al Encargado(a) de Recursos Humanos la
6
Humanos decisión de la Autoridad Administrativa Superior.
Recibe documentación, elabora los cuadros y acciones
de respaldo que considere necesarios, inicia los
Encargado(a) de 7
trámites pertinentes ante la Oficina Nacional del
Recursos
Servicio Civil –ONSEC-.
Humanos
Concluido el procedimiento archiva la documentación
8
de respaldo en el expediente del interesado(a).
Página 198
Acuerdo No.
B-17 Procedimiento de ascensos, permutas, traslados de personal y asignación o

reasignación de puestos
Encargado(a) de Recursos Director(a) Administrativo(a)
Interesado(a)
Humanos y de Recursos Humanos
Inicia
Recibe y entrega
Envía solicitud
para revisión
Recibe, verifica
expediente
Elabora informe
Recibe, analiza e
informa
Recibe, elabora
cuadros y
acciones de
Comunica decisión
respaldo, e inicia
trámite ante
ONSEC
Archiva
Finaliza
Página 199
Acuerdo No.
B-18 Normas y procedimientos para la aplicación del régimen disciplinario.

Brinda los lineamientos generales para la aplicación del régimen disciplinario en
la Institución.
 Normas del régimen disciplinario:

1. Las sanciones en SESAN se aplicaran de acuerdo a lo establecido en el
artículo número 80 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil el cual
establece:
o Amonestación Verbal: Es la sanción que le corresponde imponer al
encargado(a) o jefe(a) de unidad, sección o departamento, al
servidor(a) por haber incurrido en una falta leve, que es
considerada de poca trascendencia, cuyo perjuicio es mínimo, pero
afecta el buen funcionamiento de la Organización Administrativa de
la dependencia. Esta amonestación debe hacerse con privacidad y
dejar constancia por escrito de la misma en el expediente del
servidor;
o Amonestación Escrita: Es la que procede imponer al encargado(a) o
jefe(a) de unidad, sección o departamento, cuando el servidor(a)
incurra en una falta considerada de mediana trascendencia que no
merezca una suspensión de trabajo sin goce de sueldo o salario o
cuando el servidor(a) haya merecido en un mismo mes calendario
dos o más amonestaciones verbales. De esta amonestación se debe
dejar constancia en el expediente del servidor(a).
o Suspensión de Trabajo sin Goce de Sueldo o Salario: Es la que
corresponde imponer a la Máxima Autoridad de la dependencia,
cuando el servidor(a) haya incurrido en una falta de cierta gravedad
a juicio de la autoridad mencionada y que la misma no sea causal de
despido de las contenidas en el Artículo 76. De la Ley, en virtud que
el despido corresponde aplicarlo a la Autoridad nominadora. Falta
de cierta gravedad, es la considerada de mucha trascendencia y que
provoca perjuicio y desorden en el funcionamiento de la
organización administrativa.
Página 200
Acuerdo No.

Expone al Encargado(a) de Recursos Humanos la falta
Unidad
que cometió el servidor público bajo su cargo, con el
Administrativa 1
fin que se determine el tipo de sanción que
Solicitante
corresponda.
Recibe la solicitud, analiza la información y determina
el tipo de sanción que corresponde aplicar de acuerdo
con el reglamento de la ley de Servicio Civil: verbal,
escrita o suspensión de trabajo, tomando en
2 consideración lo que establece la normativa legal
vigente, Ley de Probidad y Responsabilidades de
Funcionarios y Empleados Públicos, Ley y Reglamento
de Servicio Civil, Código de Ética del Empleado(a)
Público(a) y normativa interna de la SESAN.
Informa a la Unidad Administrativa Solicitante el tipo
Encargado(a)
de sanción que corresponde:
de Recursos
 Si se determina que por la falta cometida
Humanos
corresponde sanción verbal o escrita, se
elabora la carta correspondiente se notifica al
trabajador(a), se archiva en el expediente del
3 personal, culmina el procedimiento y traslada a
la Unidad Administrativa Solicitante para firma
y notificación.
 Si por existir reincidencia de faltas leves o por
la gravedad de la falta, se determina que
aplica la suspensión de labores y continúa el
procedimiento.
Notifica la sanción verbal o escrita y envía copia con
firma de recibido al Encargado(a) de Recursos
4
Humanos para incluirlo en el expediente del
empleado.
Suscribe acta administrativa detallando la falta
Unidad 5 cometida y traslada certificación de la misma a
Administrativa recursos humanos.
Solicitante Brinda audiencia por escrito al servidor(a) público(a)
para que dentro de tres días hábiles, contados a partir
del día siguiente al de la notificación, manifieste por
6
escrito sus justificaciones y aporte las pruebas
pertinentes; vencido dicho período, con las
justificaciones o sin ellas, remitirá el expediente,
Página 201
Acuerdo No.

adjuntando informe resumido de lo actuado, a la
Autoridad Administrativa Superior para que resuelva si
procede o no la suspensión.
Recibe, analiza las pruebas y resuelve.
 Si resuelve positivo podrá imponer la
suspensión sin goce de sueldo o salario, hasta
por un máximo de treinta días en un año
calendario, dictando la resolución
correspondiente y ordenara al área de recursos
humanos que notifique al servidor(a)
afectado(a), se suscriba al acta de rigor y del
Autoridad aviso en el Formulario Oficial de Movimiento de
7
Administrativa Personal a la Oficina Nacional de Servicio Civil
Superior para su análisis, registro y posterior envío a
donde corresponda para la suspensión del pago
de sueldo o salario.
 Si considera improcedente la suspensión,
ordenará al Encargado(a) de Recursos
Humanos, imponer otra de las sanciones
contenidas en el reglamento de la Ley de
Servicio Civil.
8 Traslada caso a recursos humanos.
Procede de acuerdo a lo resuelto por la Autoridad
Encargado(a)
Administrativa Superior de SESAN y archiva la
de Recursos 9
documentación como prueba del procedimiento
Humanos
realizado.
Página 202
Acuerdo No.
B-18 Procedimiento para la aplicación del régimen disciplinario
Unidad Administrativa Encargado(a) de Recursos Autoridad Administrativa

Inicia
Expone la falta Recibe, analiza y

cometida por el determina el tipo
servidor público de sanción
Informa el tipo de
sanción
Notifica sanción y
envía
Suscribe acta
administrativa y
traslada
Recibe, analiza
Brinda audiencia y
pruebas y
remite expediente
resuelve
Procede de
acuerdo a lo Traslada
resuelto y archiva
Finaliza
Página 203
Acuerdo No.
B-19 Normas y procedimientos para la solicitud de certificados del IGSS y

certificados de trabajo (011, 021, 022).
Establece los pasos a seguir para obtener certificado del IGSS y certificación de
trabajo para hacer constar la relación laboral con la SESAN, así mismo
requerimientos sobre documentación para acudir al seguro social.
 Normas:
1. Las constancias de trabajo para el personal que labora en SESAN, serán
tramitadas en un tiempo estimado de tres días hábiles y la solicitud de
las mismas se podrá efectuar a través de correo electrónico o por
medio escrito.
2. Las constancias de trabajo para ex trabajadores de SESAN, serán
tramitadas en un tiempo estimado de tres días hábiles y la solicitud se
efectuará exclusivamente a requerimiento escrito, debiendo llevar la
aprobación de la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos.
3. Las solicitudes de constancias para asistir al IGSS deberán efectuarse a
través de correo electrónico al Encargado(a) de Recursos Humanos, si
es cita planificada deberán requerirse de acuerdo a lo estipulado en el
formulario, los casos de emergencia justificados deberá ser atendidos
inmediatamente mediante solicitud verbal.
Página 204
Acuerdo No.

Efectúa solicitud de constancia laboral o certificado
Solicitante 1 de trabajo del IGSS a través de correo electrónico o
de forma escrita.
Encargado(a) de
Atiende la solicitud efectuada y proporciona la forma
Recursos 2
“Solicitud de certificado del IGSS” al solicitante.
Humanos
Solicitante 3 Proporciona la información solicitada.
4 Recibe la forma, verifica los datos anotados.
Encargado(a) de Elabora el documento requerido conforme la
Recursos información del expediente del solicitante y traslada
5
Humanos al Director(a) Administrativo(a) y de Recursos
Humanos.
Director(a)
Revisa la información contenida en el documento
Administrativo(a)
6 elaborado, firma, sella y traslada al Encargado(a) de
y de Recursos
Recursos Humanos.
Humanos
Recibe el documento debidamente aprobado,
Encargado(a) de
obtiene fotocopia y entrega al interesado(a), solicita
Recursos 7
firma de recibido en la copia de la solicitud de
Humanos
constancias de trabajo y certificados del IGSS.
Recibe el documento, verifica la información
Solicitante 8
contenida en el mismo y firma de recibido.
Encargado(a) de
Archiva fotocopia del documento entregado en el
Recursos 9
expediente del solicitante.
Humanos
Página 205
Acuerdo No.
B-19 Procedimiento para la solicitud de certificados del IGSS y certificados de trabajo

Solicitante
Inicia
Atiende solicitud
Efectúa solicitud y proporciona
forma
Proporciona la
información
solicitada
Recibe forma,
verifica datos
Elabora el
Revisa, firma,
documento
sella y traslada
requerido
Recibe, obtiene
Recibe, verifica y
copia, entrega, y
firma
solicita firma
Archiva
Finaliza
Página 206
Acuerdo No.
B-20 Normas y procedimientos para la aplicación de descuentos judiciales

efectuados al personal.
Brinda la forma de realizar descuentos judiciales al trabajador(a) a través de
nómina, debidamente autorizados por mandamientos de autoridad competente.
 Normas:
1. EL artículo 97 del Código de Trabajo indica: “Son embargables toda
clase de salarios, hasta en un cincuenta por ciento, para satisfacer
obligaciones de pagar alimentos presentes o los que se deben desde
los seis meses anteriores al embargo”.
2. Para efectuar descuento judicial se debe contar con la debida
notificación judicial efectuada a la SESAN, que indique la procedencia
del mismo, la cantidad de descuento mensual, si no lo indicare se
realizará de acuerdo a lo que establece la legislación vigente.

Recibe notificación de oficio de juez competente
1
ordenando el embargo salarial.
Encargado(a) de Evalúa datos del trabajador(a) objeto del embargo
2
Recursos y efectúa cálculo para el descuento.
Humanos Solicita opinión sobre los porcentajes aplicados a
3 Asesoría Jurídica trasladando la documentación
correspondiente.
Analiza la documentación, emite opinión y traslada
Asesoría Jurídica 4 al Director(a) Administrativo(a) y de Recursos
Humanos.
Director(a)
Recibe expediente, analiza la opinión de Asesoría
Administrativo(a)
5 Jurídica, aprueba y traslada al Encargado(a) de
y de Recursos
Recursos Humanos.
Humanos
Ingresa datos relacionados con el embargo, a panel
Encargado(a) de 6 de descuentos judiciales en el sistema
Recursos Guatenóminas.
Humanos
7 Archiva documentación.
Página 207
Acuerdo No.
B-20 Procedimiento para la aplicación de descuentos Judiciales efectuados al personal

Asesoría Jurídica
Inicia
Recibe
notificación
Evalúa datos y
efectúa cálculo
Analiza, emite
Solicita opinión
opinión y traslada
Recibe, analiza,
aprueba y
traslada
Ingresa datos
Archiva
Finaliza
Página 208
Acuerdo No.
B-21 Normas y procedimientos para la elaboración y uso de gafetes de

identificación.
Brinda los lineamientos para la elaboración y uso de los gafetes del personal que
labora en la SESAN, para que cada integrante de la institución pueda
identificarse adecuadamente con el personal interno y externo que atienda y
visite.
 Normas:
1. El uso del gafete es de carácter obligatorio para todo el personal y
prestadores de servicios de la SESAN permitiendo que el público en
general pueda identificar el nombre y la ubicación de quien lo porta.
2. El uso del gafete facilita al trabajador(a) el acceso a fuentes de
información que se relacionan con el desempeño de su trabajo.
3. El área de Recursos Humanos extenderá el gafete de identificación al
personal de nuevo ingreso en SESAN, posterior a la firma del contrato
de trabajo según renglón presupuestario que corresponda.
4. El área de recursos humanos repondrá el gafete al personal por las
siguientes causas:
a) Deterioro ocasionado por el uso.
b) Extravío para lo cual deberá presentar copia de la denuncia
efectuada en el Ministerio Público.
5. La información y contenido que deberán contener los gafetes de
identificación son los siguientes:
 Foto reciente.
 Nombres y apellidos del personal o prestador de servicios.
 Puesto actual y dirección en la que labora o presta servicios.
 Información de la institución estandarizada en todos los gafetes.
6. El gafete se portará a la altura del pecho, en forma visible al momento
de ingresar a las instalaciones de SESAN.
7. El trabajador(a) deberá denunciar al Ministerio Público el extravió de
su gafete y se establece un plazo de ocho (8) días hábiles a partir de la
fecha en que se presentó la denuncia, para reportarlo a recursos
humanos.
8. La reposición del gafete al personal se realizará en un lapso no mayor
a 8 días hábiles después de recibida la denuncia.
9. El personal y los prestadores de servicios de SESAN, devolverán el
gafete al área de recursos humanos cuando termine su relación laboral
o el contrato de servicios prestados a la institución, requisito
indispensable para extender la solvencia de la dependencia respectiva.
10. El gafete de identificación personal no faculta al portador para
ingresar a las instalaciones de la institución, sin autorización previa
del jefe(a) respectivo en horarios inhábiles.
Página 209
Acuerdo No.
11. El gafete de identificación perderá validez, al terminar la relación con

el trabajador(a) y la institución.
12. El jefe(a) inmediato(a) superior, será el responsable de velar que los
trabajadores(as) lleven en forma adecuada el gafete de identificación,
durante el desempeño de sus labores y/o actividades.

Recaba información del expediente laboral del
1
empleado(a) o prestador(a) de servicios.
Ingresa datos a la base del sistema habilitado para
2
el efecto.
Encargado(a)
3 Ingresa la información al software.
de Recursos
4 Cita al empleado(a) para la toma fotografía.
Humanos
5 Imprime gafete.
Entrega gafete al empleado(a) o prestador(a) de
6 servicios y solicita firma del trabajador(a) en
listado de conocimiento.
Página 210
Acuerdo No.
B-21 Procedimiento para la elaboración y uso de gafetes de identificación
Inicia
Recaba
información
Ingresa datos
Ingresa
información al
software
Cita al
empleado(a)
Imprime gafete
Entrega gafete y
solicita firma
Archiva
Finaliza
Página 211
Acuerdo No.
B-22 Normas y procedimientos de actualización de expedientes y base de datos

del personal.
Establece el procedimiento para la guarda y custodia de los expedientes del
personal contratado por SESAN.
 Normas:
1. El registro y control de los expedientes del personal deberá realizarse
de forma digital (en hoja electrónica) que permita la identificación y
ubicación inmediata de cada uno de ellos.
2. El Encargado(a) de Recursos Humanos es la persona responsable de la
guarda y custodia de los expedientes de contrataciones de personal.
3. Los expedientes de los empleados que se contraten bajo los renglones
011, 021 y 022, se solicitará la documentación completa identificada
en el procedimiento de contratación, cuando inicie la relación laboral
en SESAN y en el mes de enero de cada año se actualizará los
documentos siguientes: Solicitud de empleo, curriculum vitae,
constancia de carencia de antecedentes penales y policiacos,
constancia de colegiado activo, para los profesionales; y fotocopia de
boleto de ornato del año vigente.
4. Los expedientes de los prestadores de servicio contratados en el
renglón 029 que se les emita un nuevo contrato administrativo en el
año siguiente, será necesario que presenten un nuevo expediente con
todos los requisitos establecidos en el procedimiento que aplique.

Solicita, revisa y archiva la documentación
1
correspondiente de cada expediente de personal.
Encargado(a) de Ingresa copia de los documentos relacionados con
Recursos Humanos permisos, vacaciones, licencias, sanciones, etc. que
2
cada empleado gestiona en recursos humanos con
el fin de tener los expedientes actualizados.
Página 212
Acuerdo No.
B-22 Procedimiento de actualización de expedientes y base de datos del personal
Inicia
Solicita, revisa y
archiva
Ingresa copia de
documentos
Finaliza
Página 213
Acuerdo No.
Anexos Área de Recursos Humanos

Página 214
Acuerdo No.
Anexo B-1 Solicitud de Certificados de IGSS

Página 215
Acuerdo No.
Anexo B-2 Solicitud de empleo –Contrataciones en Renglón 011, 021 y 022-

Página 216
Acuerdo No.

Página 217
Acuerdo No.

Página 218
Acuerdo No.

Página 219
Acuerdo No.
Anexo B-3 Boleta de Solicitud de Vacaciones –Contrataciones Renglón 011,

021 y 022-
Página 220
Acuerdo No.
Anexo B-4 Formulario de autorización de salida de trabajo.

Página 221
Acuerdo No.
Anexo B-5 Informe de Inasistencia

Página 222
Acuerdo No.
Anexo B-6 Informe de Actividades, personal contratado bajo el renglón 029.

Página 223
Acuerdo No.
Anexo B-7 Informe de Actividades, personal contratado bajo el renglón 189

Página 224
Acuerdo No.
Anexo B-8 solicitud de personal
SOLICITUD DE
PERSONAL
Partida presupuestaria:
Título del puesto:
Justificación para cubrir la

Vacante:
Fecha a partir de la cual necesita

cubrir la vacante:
Nombre del Jefe de la Unidad:
Fecha de la solicitud:
Origen de la vacante:
Página 225
Acuerdo No.
Anexo B-9 perfil del puesto vacante
PERFIL DEL PUESTO
Título del puesto:
Propósito:
Requisitos mínimos:
- Preparación académica
- Experiencia laboral
- Requsitios legales
Descripción de competencias:
- Básicas
- Genéricas
- Específicas
Salario:
Página 226
Acuerdo No.
Anexo B-10 Convocatoria
DATOS DE LA CONVOCATORIA
Clase de con Curso:
Fecha de fijación
Número de convocatoria
Código del
puesto
Título del puesto
Remuneración Básica y complementos:
Ubicación Orgánica, jerárquica y geográfica del puesto:
Propósito y tareas del puesto
Requisitos del puesto (conocimientos y experiencia):
Competencias (Conocimientos, habilidades y destrezas):
Plazo y Dirección electrónica para inscribirse al concurso:
Fecha, y lugar en que se llevará a cabo la aplicación de las pruebas:
Fecha de la publicación de los

resultados:
Firma de la autoridad competente, en caso de medios adicionales de divulgación:
Observaciones
Página 227
Acuerdo No.
Anexo B-11: Evaluaciones y técnicas de selección
Tabla “A”
FACTOR PUNTEOMÁXIMO PUNTEO

MÍNIMO
1. Evaluaciones y de 50% 37.50
técnicas selección
2. Evaluación del desempeño 30% 22.50
3. Tiempo de servicio 20% 15.00
TOTAL 100% 75.00

Página 229
Acuerdo No.
C Normas y Procedimientos del Área de Vehículos y Combustible
Definición
El área de vehículos es la responsable del manejo y control de la flota vehicular
de la SESAN.
Objetivo
Garantizar el aprovisionamiento de combustible, servicios de mantenimiento,
repuestos y control de cada uno de los vehículos asignados a la SESAN para su
adecuado funcionamiento.
C-1 Organización del Área de Vehículos y Combustible.

De acuerdo a lo establecido en el organigrama institucional, el área de Vehículos
y Combustible pertenece a la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos y
su estructura es la siguiente:
Director(a)
Recursos Humanos
Encargado(a) de
vehículos y combustible
C-2 Procedimientos que desarrolla el Encargado(a) de Vehículos y

Combustibles:
1. Normas y procedimientos para la asignación, supervisión y control de la

flota de vehículos.
2. Normas y procedimientos para la asignación de vehículos de forma
permanente o temporal.
3. Normas y procedimientos para la entrega y recepción de vehículos para la
atención de comisiones oficiales regulares dentro de la capital.
4. Normas y procedimientos para la asignación de vehículos para comisiones
regulares hasta por una semana al interior de la República de Guatemala.
Página 230
Acuerdo No.
5. Normas y procedimientos para la recepción e ingreso de cupones de

combustible.
6. Normas y procedimientos para la solicitud, entrega y liquidación de
cupones de combustible para atención de comisiones oficiales.
cupones de combustible a personal que tenga asignado vehículo de forma
permanente.
8. Normas y procedimientos para la solicitud y entrega de cupones de
combustible en las delegaciones departamentales de SESAN.
9. Normas y procedimientos para el registro de cupones de combustible de
sede central, en el libro autorizado por Contraloría General de Cuentas.
10. Normas y procedimientos para el pago del impuesto de circulación de
vehículos “calcomanía”.
11. Normas y procedimientos para la renovación de póliza de seguro de
vehículos.
12. Normas y procedimientos de atención por siniestros ocurridos a vehículos y
motocicletas (robo, accidente, uso de grúa).
13. Normas y procedimientos de solicitud y pago de mantenimiento y
reparación de vehículos.
cupones de combustible para vehículos que no son propiedad de SESAN.
C-3 Normas y procedimientos para la asignación, supervisión y control de la

flota de vehículos.
Brinda el procedimiento para la efectiva gestión de control, asignación,
mantenimiento y conservación de la flota vehicular propiedad de la SESAN, de
manera que el recurso se utilice correctamente bajo los parámetros legales
establecidos.
 Normas generales de asignación, uso y control:

1. Los miembros del personal de SESAN que tengan asignado vehículo,
serán directamente responsables del uso y cuidado del mismo, y
destinarlo exclusivamente a actividades propias de las funciones
inherentes a su cargo y por ningún motivo podrán hacer uso de éste
para fines personales.
2. La asignación de los vehículos propiedad de SESAN, podrá realizarse de
forma permanente (por tiempo indefinido), temporal (para el
cumplimiento de comisiones oficiales).
3. Todo vehículo de dos y cuatro ruedas que se asigne de forma
permanente, deberá ser entregado por el Encargado(a) de Inventario
haciendo constar la entrega mediante formulario del área, en el que
se especificarán características y condiciones físicas interiores y
exteriores de la unidad, entrega de la auténtica de la tarjeta de
Página 231
Acuerdo No.
circulación y calcomanía del vehículo, herramientas y accesorios a la

persona a quien se haya asignado el vehículo, quien será responsable
del buen uso que se dé a la unidad, documentos, herramientas y
accesorios.
4. El Encargado(a) de Inventario procederá a registrar la asignación del
vehículo en la tarjeta de responsabilidad correspondiente; en los casos
de cambio de responsable de vehículo, deberá informarse al
Encargado(a) de Vehículos y Combustible a fin que revise el estado del
vehículo previo a una nueva asignación.
5. Por cada vehículo propiedad de SESAN, se debe tener un expediente
que contenga el control de la asignación del mismo, historial de
mantenimientos, cambios de repuestos, de asignación, pago de
multas, etc.
6. El Encargado(a) de Vehículos y Combustible deberá tener actualizada
la documentación e información siguiente:
a. Listado de vehículos disponibles y en comisión (diaria).
b. Licencias de conducir de todos los empleados que tienen asignado
vehículo (una vez por año).
c. Tarjetas de circulación de todas las unidades (una vez por año).
7. Para la entrega de todo vehículo de forma temporal debe completarse
el formulario de entrega de vehículos, el cual detalla minuciosamente
el estado del mismo y lista de los accesorios con que se entrega el
vehículo, verificando que se entrega la fotocopia de autenticada de la
tarjeta de circulación correspondiente.
8. Los directores(as) y el Encargado(a) de Vehículos y Combustible
velarán porque el personal autorizado para conducir una unidad
vehicular, cumpla con poseer licencia de conducir vigente, poseer la
edad suficiente para la cobertura del seguro vigente, ser responsable
en la forma de manejo del vehículo.
9. Será responsabilidad de cada piloto o conductor(a), llevar a cabo el
manejo de la unidad observando lo dispuesto en la Ley de Tránsito y su
Reglamento, así como de conservarlo en las mismas condiciones de
operación en que le fue entregado, las multas e importes generados
durante el período de asignación, serán requeridos al responsable del
vehículo.
10. El personal de SESAN que tenga asignado un vehículo, deberá realizar
la revisión de los niveles de aceite, agua, anticongelante, líquido de
frenos y presión de aire de llantas, que permitan mantener en óptimas
condiciones de operación las unidades; de comprobarse daños a los
vehículos ocasionados por no haber aplicado las medidas preventivas
señaladas, corresponderá a este el pago de los importes
correspondientes. Esta disposición, se aplicará de igual forma para el
Encargado(a) de Vehículos y Combustible o pilotos, de acuerdo a los
vehículos que estén bajo su cargo.
Página 232
Acuerdo No.
11. El personal que tenga asignado vehículos, deberá conservarlos con los
accesorios y características originales, solo podrá efectuar
adecuaciones con la autorización del área de vehículos y combustible
con la aprobación de la Dirección Administrativa y de Recursos
Humanos.
12. Todo golpe, rayón o daño a cualquier pieza del vehículo, deberá ser
reparado en los talleres establecidos para tal efecto y el gasto por
deducible del seguro contratado o gasto no cubierto por la
aseguradora, deberá ser realizado por el responsable que lo tenga
asignado.
13. Salvo previa autorización de la Autoridad Administrativa Superior de
SESAN, no se permitirá la asignación de dos o más vehículos a una sola
persona.
14. La Dirección Administrativa y de Recursos Humanos con autorización
de la Autoridad Administrativa Superior, podrá redistribuir los
vehículos, cuando así lo demanden las necesidades de la Institución.
15. El área de vehículos y combustible con el apoyo del área de
inventarios serán los responsables de realizar inspecciones físicas a los
vehículos asignados a los delegados(as) departamentales y
monitores(as) municipales, con una periodicidad no mayor a seis
meses, con el propósito de verificar el estado físico interno y externo
de los vehículos; en caso de identificar daños a las unidades, deberá
informar al Subsecretario(a) Administrativo(a) a fin de requerir al
responsable del vehículo, la reparación de los daños ocasionados.
16. Será responsabilidad de cada usuario llevar un control con las fechas y
recorridos de los vehículos, e informar con un mínimo de 15 días de
anticipación al área de vehículos y combustible, cuando corresponda
realizar los servicios de mantenimiento respectivo.
17. La Unidad de Auditoría Interna verificará periódicamente las
condiciones y el estado de los vehículos propiedad de SESAN.
18. Toda persona que tenga asignado un vehículo deberá atender
oportunamente los requerimientos realizados por el área de vehículos
y combustible.
19. El incumplimiento a estas normas será motivo de sanción
administrativa y la reincidencia el retiro del vehículo.
20. Los documentos que se utilizarán en los vehículos de SESAN son:
 Auténtica de la tarjeta de circulación.
 Bitácora de recorridos.
21. El monitoreo de cada uno de los vehículos se debe hacer en forma
periódica y al azar.
Página 233
Acuerdo No.
Los reportes que se deben elaborar son los siguientes:

Reportes Internos: Reporte mensual de entrega y liquidación de
Generación de
combustible por medio de cupones.

reportes
Reportes solicitados por Dirección Administrativa y de Recursos

Humanos de entregas de combustible y movimientos de vehículos.
Reportes externos: Son reportes elaborados por los responsables de los
vehículos a solicitud del encargado(a), son de carácter obligatorio
cuando sufren un percance o desperfecto mecánico con la unidad y se
adjuntan fotografía para determinar el estado físico del vehículo.
Página 234
Acuerdo No.

Distribuye cada vehículo para atención de movimientos
internos, al interior de la república o de forma
Encargado(a)
permanente de acuerdo a los requerimientos y
de Vehículos y 1
atendiendo lo que determine cada procedimiento.
Combustible
Inspeccionará detalladamente el estado en el que
entrega el vehículo.
Asigna los vehículos de forma permanente
Encargado(a)
2 registrándolo en las tarjetas de responsabilidad
de Inventario
(cuando aplique).
Entrega y recibe los vehículos para atención de una
comisión, debe revisar y detallar las condiciones
3 específicas en las cuales se entrega y recibe; requiere
que la unidad sea devuelta limpia y con las mismas
características que fue entregada.
Opera la base de datos con la información de los
movimientos de cada vehículo, registro de solicitud,
4 entrega, recepción de unidades, mantenimientos,
reparaciones, etc., toda la información necesaria para
tener un adecuado control interno en el área.
Elabora un reporte mensual de uso, consumo de
Encargado(a) 5 combustible y estado de los vehículos a la Dirección
de Vehículos y Administrativa y de Recursos Humanos
Combustible Revisa que el uso de los vehículos, el consumo de
6 combustible y los controles establecidos, cumplan con
el control interno implementado en el área.
Realiza visitas de revisión y evaluación de vehículos en
las cuales verifican el estado y condiciones generales
de los vehículos propiedad de SESAN. Puede solicitar
7
apoyo al área de Inventarios de la Institución, en los
casos que se encuentren daños o falta de piezas en los
vehículos, solicita inmediatamente su reposición.
Monitorea las multas de tránsito de los vehículos
8 propiedad de SESAN, de encontrar alguna, solicita al
responsable que realice el pago de forma inmediata.
Página 235
Acuerdo No.
C-3 Procedimiento para la asignación, supervisión y control de la flota de vehículos
Encargado(a) de Inventarios Encargado(a) de Vehículos y Combustible
Inicia
Distribuye
Asigna vehículos vehículos,
(cuando aplique) inspecciona su
estado
Entrega y recibe
vehículos
Opera base de
datos
Elabora reporte
mensual
Revisa
Realiza visitas de
revisión y
evaluación
Monitorea
Finaliza
Página 236
Acuerdo No.
C-4 Normas y procedimientos para la asignación de vehículos de forma

permanente o temporal.
Brinda los lineamientos para asignar vehículo a los funcionarios y empleados de

SESAN que por las características y responsabilidades que deben cumplir en la
institución, se les autoriza tener a disposición un vehículo institucional.
 Normas:
1. Podrá asignársele vehículo para el cumplimiento de sus labores, de
forma permanente al personal siguiente: Autoridad Administrativa
Superior, Subsecretarios, Directores, Delegados Departamentales,
Monitores Municipales, Encargado(a) de Vehículos y Combustible, y
pilotos.
2. Podrá asignarse vehículos de forma temporal a todo empleado(a) o
prestador(a) de servicios técnicos y/o profesionales, que para el
cumplimiento de sus funciones le sea autorizado por su director(a) y
por el Subsecretario(a) Administrativo(a) el uso de un vehículo
institucional en un período mayor a una semana y menor a un mes.
3. El personal al que se le asigne una unidad vehicular, será responsable
de revisar y evaluar minuciosamente el estado de la unidad previo a
firmar el documento de asignación.
4. Queda prohibido utilizar el vehículo asignado para fines personales, el
uso será exclusivo para el cumplimiento de labores institucionales.
5. Es responsabilidad de cada usuario de vehículo mantenerlo limpio,
revisarle constantemente los niveles de agua, aceite, llantas, etc.
6. El abastecimiento de combustible deberá ser adecuado al uso que se le
dará al vehículo, evitando que la disponibilidad del mismo, sea inferior
a un cuarto del tanque.
7. Toda persona que tenga asignada una unidad vehicular deberá atender
oportunamente las solicitudes del Encargado(a) de Vehículos y
Combustible, y proporcionar el vehículo cuando le corresponda
realizarle el mantenimiento de rutina o se le solicite para otros fines.
Página 237
Acuerdo No.

Autoridad Autoriza los puestos que tendrán vehículo asignado
Administrativa 1 de forma permanente durante el año (continúa paso
Superior 3).
Unidad Elabora solicitud de vehículo para asignar de forma
Administrativa 2 temporal, al personal de su área nombrado para el
Solicitante cumplimiento de comisiones o actividades.
Dirección Recibe autorización de la Autoridad Administrativa
Administrativa y Superior para la asignación de vehículos de forma
de Recursos permanente o solicitud de la Unidad Administrativa
3
Humanos o Solicitante, si se trata de asignación temporal,
Subsecretario(a) analiza la justificación de la solicitud y aprueba;
Administrativo(a) traslada a Encargado(a) de Vehículos y Combustible.
Recibe documento de solicitud de asignación de
4 vehículos debidamente aprobado por las autoridades
que corresponda.
Determina el vehículo a asignar y procede de la
Encargado(a) de
siguiente manera:
Vehículos y
a) Si la asignación se realiza de forma temporal
Combustible
5 continua en el paso 8.
b) Si la asignación se realiza de forma permanente,
se informa a través de oficio al encargado(a) de
inventarios y continúa con el proceso.
Incluye la información del vehículo en la tarjeta de
responsabilidad autorizada por la Contraloría
Encargado(a) de
6 General de Cuentas de la persona a la que se le
Inventario
asigna el vehículo, describiendo las características
del mismo.
Suscribe acta administrativa o control
implementado, detallando las características del
7
vehículo asignado, el equipo y las condiciones en que
se encuentra el mismo.
Encargado(a) de
Solicita fotocopia de licencia de conducir.
Vehículos y
Entrega vehículo asignado.
Combustible
Entrega fotocopia autenticada de la tarjeta de
8
circulación y calcomanía correspondiente al año
fiscal, accesorios y caja de herramientas (cuando
aplique).
Revisa detalladamente el vehículo, firma de
Usuario 9
conformidad la documentación que corresponda.
Encargado(a) de 10 Recibe la documentación completa con las firmas
Página 238
Acuerdo No.

Inventario respectivas, actualiza registros de control, integra
documentos a expediente y archiva.
Encargado(a) de Recibe la documentación completa con las firmas
Vehículos y 11 respectivas, actualiza registros de control, integra
Combustible documentos a expediente y archiva.
Página 239
Acuerdo No.
C-4 Procedimiento para la asignación de vehículos de forma permanente o temporal

Unidad
Encargado(a) de Encargado(a) de Secretario(a) Secretario(a)
Usuario Administrativa
Inventarios Vehículos Administrativo(a) SESAN
Solicitante
Inicia
Autoriza
Elabora solicitud
asignación de
para asignación
vehículo
Analiza
justificación de la
solicitud y
aprueba
Recibe
documentación, y
determina el tipo
de asignación
Permanente
Incluye
información del
¿Qué tipo de
vehículo en la
asignación es?
tarjeta de
responsabilidad
Suscribe acta o
control Temporal
implementado
Solicita copia de
Recibe vehículo, y
licencia, entrega
firma
vehículo y
documentación
documentación
Actualiza
registros, integra
expediente y
archiva
Actualiza registros
y archiva
Finaliza
Página 240
Acuerdo No.
C-5 Normas y procedimientos para la entrega y recepción de vehículos para la

atención de comisiones oficiales regulares dentro de la capital.
Establece los lineamientos para realizar la asignación de vehículos, para el
cumplimiento de las comisiones realizadas en la ciudad capital, por el personal
de las diversas direcciones que conforman la SESAN.
 Normas:
1. Toda persona que se le autorice un vehículo de SESAN para atender
comisiones oficiales, proyectos o programas ejecutados por SESAN
deberá ser utilizado exclusivamente para ese fin.
2. Podrá conducir un vehículo de la Institución el personal contratado por
la SESAN, que cuente con la autorización de su director(a) y que tenga
licencia de conducir vigente.
3. Para solicitar la asignación de vehículos para comisiones oficiales
urbanas se deberá llenar el formulario “Solicitud de vehículos”.
4. El Encargado(a) de Vehículos y Combustible deberá monitorear
eventualmente que la ubicación de los vehículos que pertenecen a la
institución, se encuentren en la ruta autorizada.
5. Al realizar la entrega de los vehículos, el encargado(a) revisará la
unidad correspondiente y anotará en la hoja de control el estado en
que se entrega y el solicitante firmará de aceptación; de igual manera
cuando sea devuelta la unidad en sede central, se firmará el
documento y la unidad deberá ser presentada en las mismas
condiciones en que fue recibida.
Página 241
Acuerdo No.

Unidad Requiere el servicio de transporte a través del
Administrativa 1 formulario “Solicitud de vehículos” debidamente
Solicitante aprobado.
Revisa la disponibilidad de vehículos y pilotos para la
2
atención de la comisión solicitada.
Verifica la información en la documentación presentada
por el solicitante:
 Unidad administrativa que solicitó.
3  Nombre de la autoridad que aprobó la solicitud.
Encargado(a)
 Lugar al que se trasladará la comisión.
de Vehículos y
Combustible  Fecha y hora de salida.
 Fecha y hora de retorno.
Asigna vehículo y piloto para que conduzca la unidad. Si
no se tiene disponibilidad de un piloto, asigna
4 únicamente el vehículo y el solicitante deberá
conducir, para el efecto presentará fotocopia de
licencia de conducir vigente.
Presenta la fotocopia de la licencia de conducir
Piloto o 5 vigente, revisa detalladamente el vehículo y firma el
empleado(a) “formulario de entrega de vehículo”.
solicitante Efectúa comisión oficial en el tiempo indicado en
6
solicitud.
Encargado(a)
Monitorea la ubicación del vehículo cuando sea
de Vehículos y 7
requerido.
Combustible
Piloto o
Cumplida la comisión, entrega las llaves y firma el
empleado(a) 8
documento de devolución del vehículo asignado.
solicitante
Encargado(a)
Revisa vehículo, efectúa registro y control de comisión
de Vehículos y 9
y archiva.
Combustible
Página 242
Acuerdo No.
C-5 Procedimiento para la entrega y recepción de vehículos para la atención de comisiones

oficiales regulares dentro de la capital
Unidad Administrativa Piloto o Empleado(a) Encargado(a) de Vehículos y
Solicitante Solicitante Combustible
Inicia
Revisa
Requiere servicio
disponibilidad de
de transporte
vehículos y pilotos
Verifica
información en la
documentación
presentada
Presenta
Asigna vehículo y
fotocopia de
piloto, o bien solo
licencia, firma
vehículo
formulario
Efectúa comisión
oficial
Monitorea
ubicación del
vehículo
Entrega llaves y
firma documento
de devolucíón
Revisa vehículo,
efectúa registro y
control de
comisión y archiva
Finaliza
Página 243
Acuerdo No.
C-6 Normas y procedimientos para la asignación de vehículos para comisiones

regulares hasta por una semana al interior de la República de Guatemala.
Establece los lineamientos para asignar vehículo para el cumplimiento de tareas
específicas de las diversas áreas que conforman la SESAN, fuera de la ciudad
capital.
 Normas:
1. Toda comisión al interior de la república deberá ser solicitada a través
del formulario de “Solicitud de Vehículo”.
2. Solo podrán conducir las unidades vehiculares en comisiones al interior
de la república, los miembros del personal autorizados para tal efecto.
3. El Encargado(a) de Vehículos y Combustible deberá monitorear
eventualmente la ubicación de los vehículos que pertenecen a la
institución y que se encuentren en comisiones oficiales al interior de la
República.
4. El conductor(a) o piloto que se le asigne una unidad vehicular, será
responsable de revisar el vehículo previo a recibirlo, debe verificar los
niveles de agua, combustible, aceite de motor, líquido de freno,
condiciones de la batería y las llantas para asegurarse que le han
entregado conforme la unidad y tendrá una movilización normal del
vehículo hacia su destino final.
5. Las solicitudes de vehículos y pilotos para realizar comisiones oficiales
al interior de la república de Guatemala, deben realizarse con
anticipación, con un plazo no menor de 48 horas.
6. Se atenderán casos de asignación en menor tiempo siempre que estos
sean urgentes, los cuales deberán estar debidamente soportados.

Solicita el servicio de transporte mediante el
Unidad
formulario Solicitud de vehículos aprobado por el
Administrativa 1
director(a), al Encargado(a) de Vehículos y
Solicitante
Combustible.
Recibe la solicitud, analiza la información y verifica
que la documentación presentada contenga la
Encargado(a) información siguiente:
de Vehículos y 2  Unidad administrativa que solicita.
Combustible  Nombre de la autoridad que aprobó la solicitud.
 Lugares a los que se trasladará la comisión.
 Fecha y hora de salida.
Página 244
Acuerdo No.

 Hora y fecha de entrada.
Programa la comisión de acuerdo a la disponibilidad de
3
vehículos vigentes.
Asigna el vehículo para movilización de los miembros
4
del personal que participará en la comisión.
Asigna piloto para conducir el vehículo o en su defecto,
efectúa la entrega del vehículo al solicitante, para que
5
él lo conduzca, deberá contar con fotocopia de licencia
vigente de conducir.
Empleado Presenta fotocopia de licencia de conducir vigente y
6
Solicitante nombramiento de comisión.
Revisa el vehículo detalladamente y completa
documento en el cual especifica que fue revisado lo
7
siguiente: estado general del vehículo, nivel de
Encargado(a) combustible, niveles de agua y aceite.
de Vehículos y Entrega bitácora y cupones de combustible de acuerdo
8
Combustible al procedimiento establecido para tal efecto.
En los casos que la comisión requiera de un piloto,
9 elabora nombramiento y solicita aprobación al
Piloto o
Recibe de conformidad el vehículo y efectúa la
empleado(a) 10
comisión oficial en el tiempo indicado en solicitud.
solicitante
Encargado(a)
Monitorea la ubicación del vehículo durante el tiempo
de Vehículos y 11
que se efectúe la comisión.
Combustible
Cumplida la comisión, entrega el vehículo con las llaves
respectivas. Solicita la presencia del Encargado(a) de
Piloto o 12 Vehículos y Combustible quien revisará el estado
empleado(a) general del vehículo el cual debe cumplir con las
solicitante condiciones en las que fue recibido.
Presenta la bitácora de liquidación de cupones de
13
combustible (máximo de tres días).
Encargado(a)
Efectúa los registros correspondientes y archiva
de Vehículos y 14
documentación que corresponda.
Combustible
Página 245
Acuerdo No.
C-6 Procedimiento para la asignación de vehículos para comisiones regulares hasta por una
semana al interior de la República de Guatemala
Unidad Administrativa Piloto o Empleado(a) Encargado(a) de Vehículos y
Solicitante Solicitante Combustible
Inicia
Solicita servicio Recibe, analiza, y

de transporte verifica
Programa
comisión de
acuerdo a
disponibilidad
Asigna vehículo
Presenta
fotocopia de Asigna piloto o
licencia de entrega vehículo
conducir y al solicitante
nombramiento
Revisa vehículo
Entrega bitácora y
cupones
Elabora
Recibe vehículo y
nombramiento (si
efectúa comisión
procede)
Monitorea
ubicación del
vehículo
Entrega el
vehículo con las
llaves
Presenta bitácora Efectúa registros

de liquidación y archiva
Finaliza
Página 246
Acuerdo No.
C-7 Normas y procedimientos para la recepción e ingreso de cupones de

combustible.
Establece las normas y procedimientos para la recepción e ingreso del
combustible por medio de cupones, cumpliendo con el debido control interno
para la administración transparente del mismo.
 Normas:
1. El combustible que se utiliza en la SESAN se administra por medio de
cupones canjeables por combustible válidos por gasolineras de amplia
cobertura, los valores utilizados por la SESAN son de Q.100.00 y
Q.50.00.
2. El proceso de adquisición de los cupones canjeables por combustible es
responsabilidad de la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos,
a través del área de compras.
3. La Dirección Administrativa y de Recursos Humanos deberá garantizar
la existencia de cupones canjeables por combustible, debiendo iniciar
un proceso de compra.
4. El resguardo de la totalidad de cupones canjeables por combustible
será responsabilidad de la Dirección Administrativa y de Recursos
Humanos, y deberá realizarse en una caja fuerte.
5. La Dirección Administrativa y de Recursos Humanos llevará registro y
control de las entregas de cupones canjeables por combustible
efectuadas al Encargado(a) de Vehículos y Combustible a través de
libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas, así como la
documentación de respaldo necesaria.
6. El Encargado(a) de Vehículos y Combustible solicitará al Director(a)
Administrativo(a) y de Recursos Humanos, por medio de oficio la
cantidad de cupones canjeables por combustible, para abastecer los
vehículos de la Institución durante aproximadamente un mes, para lo
cual la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos aprueba.
7. De los cupones canjeables por combustible entregados al Encargado(a)
de Vehículos y Combustible, quedará constancia en acta administrativa
y serán resguardados bajo su responsabilidad.
8. En los casos de necesitar un mayor número de cupones de combustible
para la atención de comisiones extraordinarias, se podrá solicitar a la
Dirección Administrativa y de Recursos Humanos la cantidad necesaria
en cualquier momento.
9. El área de vehículos y combustible llevará control de la entrega de
cupones de combustible en libro autorizado por la Contraloría General
de Cuentas, y archivará la documentación de respaldo necesaria para
soportar el gasto.
Página 247
Acuerdo No.

Recibe los cupones canjeables por combustible de
conformidad con el proceso de compra
1
correspondiente, determinado en la Ley de
Director(a)
contratación del Estado.
Administrativo(a)
Ingresa los cupones canjeables por combustible
y de Recursos
2 efectuando el registro correspondiente en el libro
Humanos
autorizado para el efecto.
Resguarda los cupones canjeables por combustible
3
en caja fuerte correspondiente.
Elabora oficio de solicitud de cupones canjeables
Encargado(a) de por combustible al Director(a) Administrativo(a) y
Vehículos y 4 de Recursos Humanos de conformidad con la
Combustible estimación de consumos de las diferentes unidades
administrativas.
Director(a)
Recibe solicitud, revisa información y proporciona
Administrativo(a)
5 los cupones canjeables por combustible a través de
y de Recursos
acta administrativa.
Humanos
Recibe y resguarda en una caja fuerte los cupones
6 canjeables por combustibles que le han sido
asignados.
Encargado(a) de Efectúa registro de ingreso en el libro para el
Vehículos y 7 control de cupones de combustible autorizado por
Combustible la Contraloría General de Cuentas.
Entrega cupones canjeables por combustible de
8 conformidad a las diversas solicitudes efectuadas,
de acuerdo a los procedimientos establecidos.
Página 248
Acuerdo No.
C-7 Procedimiento para la recepción e ingreso de cupones de combustible

Encargado(a) de Vehículos y Combustible
Humanos
Inicia
Recibe cupones de
combustible
Ingresa cupones
de combustible
Elabora oficio de
solicitud de Resguarda
cupones cupones
Recibe, revisa y
proporciona
cupones
Recibe y
resguarda
Efectúa registro
Entrega cupones
Finaliza
Página 249
Acuerdo No.

cupones de combustible para atención de comisiones oficiales.
Brinda las normas y procedimientos para la entrega, uso y liquidación del

combustible por medio de cupones, para realizar comisiones oficiales
interurbanas y extraurbanas, cumpliendo con el debido control interno para la
administración transparente del mismo.
 Normas:
1. Se asignará cupones de combustible únicamente para abastecer a
vehículos propiedad de SESAN y en los casos de comisiones oficiales en
las que se utilicen vehículos que no sean propiedad de SESAN, deberá
gestionarse autorización de la Autoridad Administrativa Superior para
realizar el abastecimiento por medio de cupones de combustible.
2. Para el cálculo de los cupones de combustible para comisiones al
interior de la república, se tomará en cuenta la estimación del
kilometraje a recorrer durante la comisión de conformidad con las
distancias oficiales de cada lugar.
3. Las solicitudes de combustible para atención de comisiones al interior
de la república se deberán realizar como mínimo con tres días (48
horas) de anticipación previo a la comisión.
4. El abastecimiento de los vehículos que se utiliza para atender
comisiones en la ciudad capital, será realizado por el personal del área
de vehículos y combustible o por pilotos.
5. Los cupones asignados para una comisión oficial que no se utilicen,
deberán ser devueltos en la liquidación correspondiente, sin
excepción.
6. La liquidación de los cupones de combustible se realizará en la
bitácora de combustible establecida para tal efecto, presentada en los
anexos.
7. La liquidación de cupones canjeables por combustible, se realizará en
un plazo no mayor a 3 días hábiles después de concluida la comisión.
8. Los documentos de liquidación deberán presentarse sin borrones,
tachones o enmiendas, completas todas las casillas, inhabilitadas la
áreas que no tienen información y firmadas por la persona que las
elaboró.
9. Las personas que no cumplan con el proceso de liquidación en el
tiempo establecido no se les hará efectiva una nueva solicitud de
combustible, previo deben haber liquidado la anterior; la reincidencia
al incumplimiento de la presente norma queda sujeta de la aplicación
de medidas disciplinarias por la Dirección Administrativa y de Recursos
Humanos
Página 250
Acuerdo No.

Unidad
Completa formato de solicitud de vehículos y lo
Administrativa 1
presenta al área de vehículos y combustible.
Solicitante
Recibe y revisa el formato y procede de la siguiente
manera:
 Si el formato está completo y cumple con los
requisitos, verifica el recorrido que realizará en la
2
comisión y continúa en paso siguiente.
Encargado(a)  Si el formato y los requisitos están incompletos o
de Vehículos y incorrectos, traslada a la Unidad Administrativa
Combustible Solicitante para que corrija.
Determina en base a las distancias que recorrerá y al
3 rendimiento del vehículo, la cantidad de cupones que
corresponde asignarle.
Asigna al solicitante los cupones de combustible por
4
medio de oficio de entrega de cupones de combustible.
Unidad
Firma que recibió los cupones de combustible en el
Administrativa 5
oficio de entrega.
Solicitante
Registra de forma digital en el libro de control de
Encargado(a)
cupones de combustible autorizado por la Contraloría
de Vehículos y
6 General de Cuentas, los números correlativos y en su
Combustible
defecto las devoluciones de los cupones entregados al
solicitante.
7 Realiza la comisión.
Unidad Concluida la comisión, completa formulario de
8
Administrativa liquidación de combustible (bitácora de liquidación).
Solicitante Entrega formulario de liquidación de combustible al
9
Encargado(a) de Vehículos y Combustible.
Verifica que el formulario de liquidación de
combustible se presente cumpliendo con los requisitos
de control interno, procede de la siguiente manera:
Encargado(a)  Si los documentos están completos y correctos,
de 10 recibe y procesa la liquidación, continúa
Vehículos y proceso.
Combustible  Si los documentos están incorrectos e
incompletos, traslada al solicitante para que
complete, corrija o justifique.
11 Archiva expediente de liquidación.
Página 251
Acuerdo No.
C-8 Procedimiento para solicitud, entrega y liquidación de cupones de combustible

para atención de comisiones oficiales
Unidad Administrativa Solicitante Encargado(a) de Vehículos y Combustible
Inicia
Completa formato
Recibe y revisa
de solicitud de
formato
vehículos
No
Realiza ¿Está todo
correcciones correcto?
Si
Verifica recorrido
Determina la
cantidad de
cupones
Firma de recibido Asigna los cupones
Registra en el
libro de control
de cupones
Realiza comisión
Completa
formulario de
liquidación de
combustible
Entrega
Verifica
formulario de
cumplimiento
liquidación
No
Completa, corrige ¿Está todo
o justifica correcto?
Si
Recibe y procesa
liquidación
Archiva
Finaliza
Página 252
Acuerdo No.

cupones de combustible a personal que tenga asignado vehículo de forma
permanente.
Establece las normas y procedimientos para la entrega, uso y liquidación del
combustible por medio de cupones, para vehículos asignados de forma temporal
o permanente a funcionarios, empleados o servidores públicos ubicados en sede
central de SESAN.
 Normas:
1. Se asignará combustible a través de cuota semanal al personal que
cuente con vehículo asignado de forma permanente para la realización
de actividades en cumplimiento de sus funciones.
2. Podrá asignarse cuotas en función de las necesidades de consumo de
combustible para los vehículos asignados de forma permanente.
3. Toda liquidación de combustible se elaborará en forma semanal y debe
ser continua por cada vehículo, no obstante este no tenga movimiento.
4. El área de vehículos y combustible llevará el control de la asignación
de cupones de combustible, así como de la documentación de respaldo
necesaria para soportar el consumo.
5. Para el personal que tengan asignada una cuota semanal de
combustible y que coincida con el nombramiento de una comisión en
el interior, se les realizará el reajuste a la cuota siempre que se
justifique el recorrido.
Página 253
Acuerdo No.

Unidad Presenta bitácora de liquidación de la semana anterior con la
Administrativa 1 información o detalle del recorrido correspondiente y solicita
Solicitante combustible para la semana siguiente.
Recibe y revisa la bitácora de liquidación del vehículo y
procede de la siguiente manera:
 Si la información está completa y cumple con los
2 requisitos, continúa en paso siguiente.
 Si la información en bitácora está incompleta o
incorrecta, traslada al solicitante para que sea
corregida.
Verifica los recorridos efectuados, la cantidad de kilómetros
utilizados y el rendimiento por galón, comprobando que la
3
Encargado(a) de información sea congruente y el combustible sea liquidado de
Vehículos y forma adecuada.
Combustible 4 Autoriza la asignación de cupones de combustible.
Entrega los cupones asignados por medio de nota de entrega,
5 obtiene firma de aceptación de la Unidad Administrativa
Solicitante y archiva documentos.
Entrega formato de bitácora de liquidación para que sea
6
completada con los recorridos de la semana siguiente.
Registra en el libro de control de cupones de combustible
autorizado por la Contraloría General de Cuentas,
7
consignando los números de los cupones entregados y
liquidados.
Página 254
Acuerdo No.
C-9 Procedimiento para solicitud, entrega y liquidación de cupones de combustible a

personal que tenga asignado vehículo de forma permanente
Unidad Administrativa Solicitante Encargado(a) de Combustible y Vehículos
Inicia
Presenta bitácora
Recibe y revisa
de liquidación y
bitácora de
solicita
liquidación
combustible
No
Si
Verifica y
comprueba
Autoriza
Entrega cupones,
obtiene firma de
aceptación y
archiva
Entrega formato
de bitácora de
liquidación
Registra
Finaliza
Página 255
Acuerdo No.
C-10 Normas y procedimientos para la solicitud y entrega de cupones de

combustible en las delegaciones departamentales de SESAN.
Establece las normas y procedimientos para la solicitud y entrega de liquidación
del combustible por medio de cupones, en los vehículos asignados de forma
permanente a los delegados departamentales y monitores municipales de SESAN.
 Normas:
1. La solicitud de combustible para el abastecimiento a los vehículos
asignados a las delegaciones departamentales y municipales de SESAN,
se realizará de acuerdo a solicitud que elabore el Director(a) de
Fortalecimiento Institucional.
2. La entrega de combustible se realizará a través de acta administrativa
suscrita en el libro de actas del área de vehículos y combustible. La
distribución de los cupones de combustible a cada delegado
departamental quedará suscrito en el libro de actas de la Dirección de
3. Corresponderá al Director(a) de Fortalecimiento Institucional la
implementación de un instructivo que establezca los lineamientos para
la distribución, uso, liquidación y registro del combustible de los
vehículos asignados a las delegaciones departamentales y
monitores(as) municipales de SESAN.
4. Será responsabilidad de cada delegado departamental cumplir con los
lineamientos establecidos en el instructivo para realizar la
distribución, uso, liquidación y registro de cupones de combustible.

Recibe la solicitud de cupones de combustible emitida
por el Director(a) de Fortalecimiento Institucional, para
1
abastecimiento a las delegaciones departamentales de
Encargado(a) SESAN.
de Vehículos y Solicita aprobación del Director(a) Administrativo(a) y
2
Combustible de Recursos Humanos.
Realiza la entrega de los cupones solicitados y deja
3 constancia en acta suscrita con el Director(a) de
Director(a) de 4 Recibe los cupones de combustible.
Fortalecimiento Cita a cada delegado(a) departamental y realiza la
5
Institucional entrega a cada uno por medio de acta.
Página 256
Acuerdo No.
C-10 Procedimiento para la solicitud y entrega de cupones de combustible en las

delegaciones departamentales de SESAN
Encargado(a) de Vehículos y Combustible Director(a) de Fortalecimiento Institucional
Inicia
Recibe solicitud
de cupones de
combustible
Solicita
aprobación
Realiza entrega, y
deja constancia Recibe cupones
en acta
Realiza entrega
Finaliza
Página 257
Acuerdo No.
C-11 Normas y procedimientos para el registro de cupones de combustible de

sede central, en el libro autorizado por Contraloría General de Cuentas.
Establece las normas y procedimientos para que el Encargado(a) de Vehículos y
combustible registre el movimiento de cupones de combustible de sede central
en el libro autorizado por Contraloría General de Cuentas.
 Normas:
1. Los registros de ingreso y egreso de cupones de combustible deberán
operarse como mínimo una vez al mes en el libro de control de
cupones de combustible, autorizado por la Contraloría General de
Cuentas para tal efecto, con el fin de tener registros actualizados de
los movimientos.
2. El libro para el registro de cupones de combustible autorizado por
Contraloría General de Cuentas, deberá ser operado por el
3. Todo registro de cupones de combustible deberá estar respaldado con
la documentación siguiente: oficio de entrega de cupones de
combustible y bitácora de liquidación.
4. La documentación de respaldo para realizar los registros
correspondientes deberá estar libre de borrones, tachones, enmiendas
o cualquier tipo de alteración, se acepta testado en los casos que la
corrección sea mínima.
5. Toda bitácora de liquidación que se reciba para el registro
correspondiente, deberá tener completas todas las casillas, las que no
se utilicen deberán quedar inhabilitadas con el fin de brindar
seguridad al documento.
6. La información que deberá consignarse en el libro para el control de
cupones de combustible es la siguiente: fecha, nombre, número de
placa del vehículo, kilometraje inicial y final que se liquida,
correlativo de los cupones, cantidad de cupones, valor del cupón,
entrada, salida, devolución y saldo; deberán estar firmados por la
persona que lo elaboró.
7. La numeración de los cupones de combustible deberá consignarse en el
libro de forma correlativa.
8. Los folios del libro de cupones de combustible deberá imprimirse una
vez se culmine cada hoja elaborada en el registro digital.
Página 258
Acuerdo No.

Usuario del En el tiempo establecido presenta la bitácora de
1
vehículo liquidación de combustible.
Recibe y revisa bitácora del vehículo, procede de la
siguiente manera:
 Si la información está completa y cumple con los
2 requisitos, continúa en paso siguiente.
 Si la información en bitácora está incompleta o
Encargado(a) incorrecta, traslada al usuario del vehículo para
de Vehículos y que corrija.
Combustible Solicita el oficio de entrega de cupones de combustible
3
y adjunta bitácora para conformar el expediente.
Registra el movimiento en el libro de control de
cupones de combustible autorizado por la Contraloría
4
General de Cuentas, con la información requerida en el
documento.
Página 259
Acuerdo No.
C-11 Procedimiento para el registro de cupones de combustible de sede central, en el libro

autorizado por Contraloría General de Cuentas
Usuario del Vehículo Encargado(a) de Vehículos y Combustible
Inicia
Presenta bitácora Recibe y revisa la

de liquidación bitácora
No
Si
Ubica oficio y
adjunta bitácora
Registra
movimiento
Finaliza
Página 260
Acuerdo No.
C-12 Normas y procedimientos para el pago del impuesto de circulación de

vehículos “calcomanía”.
Determina los pasos a seguir para obtener el documento que permite la libre
circulación de los vehículos institucionales, de conformidad a la ley del impuesto
sobre circulación de vehículos.
 Normas:
1. Los vehículos institucionales que tienen carácter oficial, en apego al
decreto número 70-94 del Congreso de la República de Guatemala,
están exentos del pago del impuesto de circulación de vehículos
correspondiente.
2. Por los vehículos institucionales que tienen carácter particular
propiedad de SESAN, será cancelado el impuesto de circulación de
vehículos de forma anual, el cual se hará efectivo los primeros seis
meses del año.
3. El área de vehículos y combustible realizará un listado con el detalle y
características de todos los vehículos propiedad de SESAN, con dicha
información semestralmente verificará la solvencia de tránsito de cada
uno de los vehículos.
4. Las infracciones de tránsito que sean impuestas a los vehículos de
SESAN, serán canceladas por la persona responsable del vehículo en el
momento en que sucedió el incidente.
5. El área de vehículos y combustible será responsable de efectuar el
trámite para la obtención de la calcomanía para la libre circulación de
todos los vehículos al servicio de la SESAN en los primeros seis meses
de cada año.
6. Se portará en cada vehículo de la SESAN una auténtica de la Tarjeta de
Circulación.
Página 261
Acuerdo No.
 Descripción de las actividades del pago del impuesto de circulación de

vehículos:

Realiza listado de los vehículos propiedad de SESAN,
1 detallando el número de placa, marca, modelo y
características de los mismos.
Revisa la solvencia de tránsito de cada vehículo y
2
resuelve las inconsistencias.
Divide los vehículos que poseen placas oficiales y los
que poseen placas particulares, y procede de la forma
siguiente:
 Con los vehículos que presentan placas
3 particulares realiza las gestiones para obtener
los recursos y se realiza el pago del impuesto
Encargado(a) correspondiente.
de Vehículos y  Con los vehículos con placas oficiales continua
Combustible el procedimiento.
Ingresa al portal electrónico “Declaraguate” y
4 completa el formulario SAT-4091 con la información
correspondiente a SESAN.
Generar la boleta de pago SAT-2000 o efectúa registro
5
a través del sistema Bancasat.
Selecciona el link “generar calcomanía”,
posteriormente “imprimir calcomanía” el cual abrirá
6
un archivo en formato PDF que contiene las
calcomanías a imprimir.
Procederá a imprimir las calcomanías
7
correspondientes y archiva.
Página 262
Acuerdo No.
C-12 Procedimiento para el pago del impuesto de circulación de vehículos “calcomanía”
Encargado(a) de Vehículos y Combustible
Inicia
Realiza listado de
los vehículos
Revisa solvencia
de transito
Si
¿Tiene placas
oficiales?
No
Realiza gestiones
y pago del
impuesto
Ingresa al portal y
completa
formulario
Genera boleta de
pago o efectúa
registro a través
de Bancasat
Genera
calcomanía
Imprime y archiva
Finaliza
Página 263
Acuerdo No.
C-13 Normas y procedimientos para la renovación de póliza de seguro de

vehículos.
Define los lineamientos a cumplir para la actualización de información de la flota
vehicular propiedad de SESAN, y la renovación oportuna del servicio de seguro
para los mismos.
 Normas:
1. Se adquirirá póliza de seguro a todo vehículo de dos y cuatro ruedas
que sean propiedad de SESAN, que se encuentre activo y en
funcionamiento.
2. La póliza de seguro se deberá renovar de forma anual.
3. Todo vehículo cuyo modelo supere los 15 años de uso, no se tendrá
obligación de asegurarlo.
4. Será responsabilidad del área de vehículos y combustible realizar las
gestiones para solicitar la renovación de la póliza de la flota vehicular;
y del área de compras realizar el procedimiento correspondiente para
que los vehículos cuenten con la cobertura respectiva durante cada
año.
 Descripción de las actividades renovación de póliza de seguro de

vehículos:

Elabora listado de vehículos que conforman la flota
1 vehicular, que se encuentran en buen estado y que
Encargado(a) de son propiedad de la SESAN.
Vehículos y Completa pedido para solicitar la renovación del
Combustibles seguro de la flota vehicular adjuntando el listado de
2
vehículos, traslada al Director(a) Administrativo(a) y
Recibe documentación, revisa, analiza y autoriza la
Director(a) 3
renovación de póliza de seguro.
Administrativo(a)
Traslada al Encargado(a) de Presupuesto para
y de Recursos
4 consultar sobre la disponibilidad presupuestaria
Humanos
previo a efectuar la contratación.
Encargado(a) de Realiza la visa presupuestaria y traslada al área de
5
Presupuesto compras.
Recibe el expediente y realiza la contratación
Encargado(a) de
6 correspondiente en concordancia con lo establecido
Compras
en la ley de Contrataciones del Estado.
Página 264
Acuerdo No.
C-13 Procedimiento para la renovación de póliza de seguro de vehículos

Director(a)
Encargado(a) de Vehículos Encargado(a) de
Encargado(a) de Compras Administrativo(a) y de
y Combustible Presupuesto
Recursos Humanos
Inicia
Elabora listado de
vehículos
Recibe, revisa,
Completa pedido
analiza y autoriza
Realiza visa
Traslada presupuestaria y
traslada
Recibe, realiza
contratación
Finaliza
Página 265
Acuerdo No.
C-14 Normas y procedimientos de atención por siniestros ocurridos a vehículos y

motocicletas (robo, accidente, uso de grúa).
Establece las normas y procedimientos que deben seguir el personal que tiene en
uso un vehículo propiedad de SESAN para atender accidentes viales, colisiones,
robo o cualquier otro incidente inesperado.
 Normas:
1. Todo vehículo debe contener documento con los datos generales
(nombre y número telefónico) de la persona que atiende la póliza de
seguro de la institución y del personal del área de vehículos y
combustible.
2. En caso de sufrir accidente o percance vial, la persona que tenga
asignado el vehículo, deberá notificar de inmediato al área de
vehículos y combustible; en los casos que aplique solicitar apoyo de
policía, bombero o autoridades municipales de ayuda inmediata en el
área del accidente, lo deberá realizar el usuario del vehículo.
3. El área de vehículos y combustible al ser informado de un accidente o
percance vial sucedido por el vehículo propiedad de SESAN, deberá
notificar inmediatamente la situación a la compañía aseguradora
contratada para el efecto y proporcionar la ubicación exacta para
confirmar alerta. En los casos que aplique a la asesoría jurídica de la
institución para su asesoramiento legal.
4. Al evaluar la gravedad del incidente, en caso de no ser suficiente el
apoyo del equipo del área de vehículos y combustible, se informará en
un tiempo prudencial al jefe(a) inmediato(a) del responsable del
vehículo, Director(a) Administrativo(a) y de Recursos Humanos,
Subsecretario(a) Administrativo.
5. El Encargado(a) de Vehículos y Combustible dará seguimiento
telefónico con una periodicidad de 15 minutos para constatar el avance
en la respuesta de la compañía aseguradora.
6. Queda prohibido que el personal de SESAN que sufra alguna colisión con
un vehículo particular, intente llegar a un acuerdo personal con la otra
parte implicada en el accidente, sin la asesoría del personal del seguro
o asesoría legal de la aseguradora.
7. El personal de SESAN involucrado en un accidente vial, deberá tomar la
mayor evidencia de lo sucedido en el incidente, como lugar exacto de
la colisión, hora del incidente, datos generales del otro vehículo,
número de personas involucradas, en lo posible obtener fotografías, en
virtud que se debe elaborar informe en un plazo no mayor de plazo 24
horas, indicando lo sucedido al Encargado(a) de Vehículos y
Combustible.
8. El informe que elabore el personal involucrado en un accidente será de
utilidad para evaluar, determinar y asignar el grado de responsabilidad
que posee el miembro del personal.
Página 266
Acuerdo No.
9. El responsable del vehículo que se encuentre involucrado en una

colisión / accidente, y que luego de efectuado el proceso respectivo,
quedase como “culpable” deberá asumir los gastos deducibles de la
póliza de seguro por la reparación correspondiente, tanto del vehículo
propiedad de la institución, como la del vehículo propiedad de la parte
afectada si se diera el caso.
10. En los casos que el conductor(a) del otro vehículo haya sido el que
ocasionó el daño al vehículo de SESAN, se solicitará que la aseguradora
gestione el reclamo correspondiente.
Página 267
Acuerdo No.
 Descripción de las actividades de atención por siniestros ocurridos a

vehículos y motocicletas:

Al momento de suceder un siniestro/accidente se
Responsable del debe comunicar inmediatamente con el Encargado(a)
1
vehículo de Vehículos y Combustible informándole el tipo de
incidente y lugar exacto.
Informa al asesor/corredor del seguro contratado,
2 solicitando atención inmediata en el lugar del
accidente.
Dependiendo de la gravedad del accidente, solicita
3
Encargado(a) de apoyo médico, policiaco o el que corresponda.
Vehículos y Informa a las autoridades correspondientes SESAN:
Combustible Jefe(a) Inmediato(a) del responsable del vehículo,
4
Dirección Administrativa y de Recursos Humanos,
Realiza monitoreo con el agente de la aseguradora
5
para constatar el tiempo de respuesta al incidente.
Agentes de
6 Brinda la atención necesaria.
Aseguradora
Recolecta información del incidente, identificación
del vehículo con el cual colisionó, número de
7
personas involucradas, lugar, fecha y hora del
Responsable del
siniestro, obtiene fotografías, etc.
vehículo
Elabora informe al Encargado(a) de Vehículos y
8 Combustible, indicando lo sucedido, con información
clara y detallada de los hechos.
Encargado(a) de
Recibe informe, analiza y traslada a Subsecretario(a)
Vehículos y 9
Administrativo(a)
Combustible
Recibe, analiza, determina grado de responsabilidad
Subsecretario(a)
10 del responsable del vehículo y traslada al
Administrativo(a)
Encargado(a) de Efectúa tramites con el agente de la aseguradora
Vehículos y 11 para que el vehículo objeto del accidente sea
Combustible restaurado.
Página 268
Acuerdo No.
C-14 Procedimiento de atención por siniestros ocurridos a vehículos y motocicletas (robo,

accidente, uso de grúa)
Responsable del Encargado(a) de Subsecretario(a) Agentes de
Vehículo Vehículos y Combustible Administrativo(a) Aseguradora
Inicia
Informa del
Informa al
siniestro/
asesor/corredor
accidente
Solicita apoyo (si

corresponde)
Informa a las
autoridades
correspondientes
Realiza monitoreo Brinda atención
Recolecta
información del
incidente
Recibe, analiza,
determina grado
Recibe, analiza y
Elabora informe de
traslada
responsabilidad y
traslada
Efectúa
Efectúa trámites
trámites
con
con elel agente
agente de
de
la
la aseguradora
aseguradora
Finaliza
Página 269
Acuerdo No.
C-15 Normas y procedimientos de solicitud y pago de mantenimiento y

reparación de vehículos.
Establece las normas y procedimientos para realizar el mantenimiento preventivo
o correctivo según corresponda de un vehículo de la flota vehicular propiedad de
SESAN, para contar con la disponibilidad inmediata de los mismos en condiciones
aceptables.
 Normas:
1. El Encargado(a) de Vehículos y Combustible en coordinación con la
persona que tiene asignado el vehículo, debe velar por que cada una
de las unidades vehiculares funcione adecuadamente y cuente con
todos los suministros necesarios para su funcionamiento.
2. En lo que corresponde a servicios por mantenimiento, el personal que
tenga asignada cada unidad vehicular, deberá tener el control del
kilometraje recorrido por cada uno de estos, de este modo informar al
Encargado(a) de Vehículos y Combustible el kilometraje, con el fin de
programar oportunamente el ingreso al taller para efectuar el
mantenimiento respectivo.
3. Todos los vehículos propiedad de SESAN de cuatro ruedas deben contar
con llantas de repuesto en buenas condiciones, triquet, herramientas
básicas (desarmadores, alicates, llaves), triángulos de seguridad; los
vehículos de dos ruedas, casco y chaleco.
4. Los vehículos que presenten desperfectos mecánicos tienen que ser
retirados de la flota vehicular, de manera que se programe
inmediatamente el mantenimiento correctivo o reparación
correspondiente, evitando así riesgos que puedan atentar con el
responsable.
5. El Encargado(a) de Vehículos y Combustible debe registrar la
información del kilometraje de cada vehículo, en cada servicio que se
realice, de manera que se pueda planificar periódicamente los
mantenimientos respectivos.
6. Será responsabilidad del área de vehículos y combustible llevar un
historial por vehículo de gastos realizados en concepto de
mantenimiento y reparación de vehículos propiedad de SESAN.
7. Será responsabilidad del área de vehículos y combustible realizar las
gestiones de solicitud y cotización de los repuestos de los vehículos
institucionales.
8. Para realizar mantenimiento y reparación a los vehículos propiedad de
SESAN será necesario contar con la certificación de inventarios del
vehículo, para lo cual el Encargado(a) de Inventario emitirá
anualmente la certificación de todos los vehículos y trasladará al área
de vehículos y combustible, con el fin que se adjunte fotocopia de la
certificación que corresponda en cada expediente de pago.
Página 270
Acuerdo No.
9. En cumplimiento a lo que establece el manual de clasificación

presupuestaria todo mantenimiento de vehículos se realizará utilizando
el renglón que corresponda, en virtud que los repuestos y piezas que se
sustituyan, quedarán en el taller, por consiguiente no corresponderá
realizar ingreso al almacén con la forma 1-H, por control interno se
emitirá una carta de satisfacción en la cual se hace constar que el
responsable del vehículo o encargado(a) del área de vehículos y
combustible, verificó el mantenimiento realizado satisfactoriamente.
 Descripción de las actividades de solicitud y pago de mantenimiento y

reparación de vehículos:

Responsable
1 Informa sobre el kilometraje del vehículo.
del vehículo
De conformidad con el control de kilómetros recorridos
o informe de la persona a la que se encuentre asignado
Responsable
2 el vehículo, procede a completar el formato de pedido
del vehículo
con la descripción del servicio a realizar o repuestos a
adquirir.
Encargado(a)
3 Recibe pedido y analiza.
de Compras
Encargado(a)
de 4 Asigna el renglón correspondiente.
Presupuesto
Encargado(a) Traslada al taller automotriz documento con la
de Vehículos y 5 descripción de lo solicitado para el vehículo objeto del
Combustible mantenimiento o reparación.
Taller
Realiza las labores de servicio o reparación a los
automotriz 6
vehículos, emite factura.
contratado
Recibe factura y solicita a la persona que tenga a su
7 cargo el vehículo una carta de satisfacción del
mantenimiento o reparación recibida.
Encargado(a) Verifica que se hayan sustituido los repuestos mayores
8
de Vehículos y a Q.3,000.00.
Combustible Razona factura, adjunta certificación de inventario y
9 documentación generada y traslada al área de compras
para iniciar la gestión del pago correspondiente.
Archiva copia de la documentación correspondiente y
10
actualiza registros de vehículos.
Página 271
Acuerdo No.
C-15 Procedimiento de solicitud y pago de mantenimiento y reparación de vehículos

Encargado(a) de
Responsable del Encargado(a) de Encargado(a) de Taller Automotriz
Vehículos y
Vehículo Compras Presupuesto Contratado
Combustible
Inicia
Informa
kilometraje del
vehículo
Recibe pedido y
Completa pedido Asigna renglón
analiza
Traslada
documento con
descripción de lo
solicitado para el Realiza servicio o
vehículo reparación, y
emite factura
Recibe factura y
solicita carta de
satisfacción
Verifica
Razona factura,
adjunta
documentación, y
traslada para
iniciar gestión de
pago
Archiva y
actualiza registros
Finaliza
Página 272
Acuerdo No.

cupones de combustible para vehículos que no son propiedad de SESAN.
Brinda los lineamientos para la solicitud, entrega y liquidación del combustible
por medio de cupones, para realizar comisiones en vehículos que no son
propiedad de SESAN.
 Normas:
1. Para dotar de combustible a más de un vehículo que no sea propiedad
de SESAN, debe existir un convenio suscrito entre la Secretaría de
Seguridad Alimentaria y Nutricional de la Presidencia de la República –
SESAN- y la Autoridad Administrativa Superior de la institución
contraparte.
2. La Autoridad Administrativa Superior de SESAN, autorizará por medio
de resolución, luego de firmado el convenio, para que la Dirección
Administrativa y de Recursos Humanos provea combustible a través de
cupones a otra institución, detallando el monto y motivo de la
dotación.
3. Para el cálculo de los cupones de combustible para comisiones al
interior de la república, se tomará en cuenta la estimación del
kilometraje a recorrer durante la comisión de conformidad con las
distancias oficiales de cada lugar.
4. Los cupones asignados para una comisión que no sean utilizados,
deberán ser devueltos con oficio en la liquidación correspondiente sin
excepción.
5. La liquidación de los cupones de combustible se realizará en la
bitácora de combustible establecida para tal efecto (ver anexo C-6).
6. La liquidación de cupones canjeables por combustible, se realizará en
un plazo no mayor a 3 días hábiles después de concluida la comisión.
7. Los documentos de liquidación deben presentarse sin borrones,
tachones o enmiendas, con todas las casillas completas, inhabilitadas
las áreas que no tienen información y firmadas por la persona que las
elaboró.

Unidad Informa a la Autoridad Administrativa Superior la
Administrativa 1 necesidad de combustible para vehículos que no son
Solicitante propiedad de SESAN.
Autoridad Autoriza la gestión, requiere al Director(a) de
Administrativa 2 Cooperación Externa, elaborar convenio con la
Superior entidad contraparte.
Página 273
Acuerdo No.

Elabora propuesta de Convenio con la contraparte y
3
el apoyo del personal competente de SESAN.
Remite al Área Técnica y Asesoría Jurídica de SESAN
4
Director(a) de para su revisión el borrador de Convenio.
Cooperación Remite al Director(a) Financiero(a) el borrador de
Externa 5 Convenio para que dictamine si por parte de SESAN
se comprometen recursos financieros.
Remite a Asesoría Jurídica de Contraparte para su
6
revisión el borrador de Convenio.
Área Técnica y Revisan y remiten comentarios al Director(a) de
Asesoría Jurídica 7 Cooperación Externa para elaborar propuesta final
de SESAN de Convenio.
Evalúa el Convenio y dictamina sí o no compromete
Director(a)
8 recursos financieros y traslada expediente al
Financiero(a)
Director(a) de Cooperación Externa.
Revisa y acepta el convenio y lo traslada al
Contraparte 9 Director(a) de Cooperación Externa, para la
propuesta final de Convenio.
Director(a) de
Recibe y traslada para firma a la Autoridad
Cooperación 10
Administrativa Superior de SESAN.
Externa
Autoridad
Administrativa Firma y traslada al Director(a) de Cooperación
11
Superior de Externa.
SESAN
Director(a) de
Recibe y remite a la Autoridad Administrativa
Cooperación 12
Superior de la contraparte.
Externa
Autoridad
Administrativa Firma y traslada al Director(a) de Cooperación
13
Superior de la Externa de SESAN.
Contraparte
Director(a) de
Recibe, traslada copia del convenio a la Autoridad
Cooperación 14
Administrativa Superior de SESAN.
Externa
Autoridad
Emite resolución de autorización y traslada a la
Administrativa
15 Unidad Administrativa Solicitante, con copia del
Superior de
convenio.
SESAN
Solicita al Director(a) Administrativo(a) y de
Unidad
Recursos Humanos la dotación de combustible
Administrativa 16
adjuntando:
Solicitante
a. Copia del convenio.
Página 274
Acuerdo No.

b. Copia de la resolución de autorización.
c. Solicitud de combustible con el detalle
de los vehículos y su recorrido.
Director(a)
Administrativo(a) Verifica la dotación de cupones en el área de
17
y de Recursos vehículos y combustible.
Humanos
Verifica la existencia y procede de la siguiente
manera:
 De existir la cantidad suficiente de cupones
Encargado(a) de
entrega por medio de acta administrativa a la
Vehículos y 18
Unidad Administrativa Solicitante.
Combustible
 De no existir la cantidad suficiente de cupones
para cubrir la solicitud, informa al Director(a)
Director(a)
Administrativo(a) Elabora acta de entrega de combustible al
19
y de Recursos Encargado(a) de Vehículos y Combustible.
Humanos
Encargado(a) de
Elabora acta y entrega a la Unidad Administrativa
Vehículos y 20
Solicitante.
Combustible
Unidad Recibe cupones de combustible y traslada a los
Administrativa 21 responsables de los vehículos (que no pertenecen a
Solicitante SESAN).
Realizan comisión, completan y trasladan
Responsables de
22 documentos de liquidación a la Unidad
los Vehículos
Recibe documentos de liquidación y traslada al
Unidad Encargado(a) de Vehículos y Combustible, incluyendo
Administrativa 23 las devoluciones de cupones por medio de acta
Solicitante administrativa (en la cual comparece el Director(a)
Administrativo(a) y de Recursos Humanos).
Encargado(a) de Efectúa registro de ingreso en el libro para el control
Vehículos y 24 de cupones de combustible autorizado por la
Combustible Contraloría General de Cuentas.
C-16 Procedimiento para la solicitud, entrega y liquidación de cupones de combustible para vehículos que no son propiedad de SESAN
Encargado(a) de Director(a) Autoridad
Unidad Administrativa Responsables de los Director(a) Director(a) de Área Técnica y Asesoría Autoridad
Vehículos y Administrativo(a) y de Contraparte Administrativa Superior
Solicitante Vehículos Financiero(a) Cooperación Externa Jurídica SESAN Administrativa Superior
Combustible Recursos Humanos de la Contraparte
Inicia
Autoriza gestión
Informa sobre la
y requiere
necesidad de
elaborar
combustible
convenio
Elabora
propuesta de
convenio
Evalúa, Revisa, acepta y

Remite borrador Revisa y remite
dictamina y traslada
de convenio comentarios
traslada
Recibe y traslada
Firma y traslada
Recibe y remite
Firma y traslada
Recibe y traslada
Página
copia
Emite resolución
de autorización y
traslada
Acuerdo No.
A
275
C-16 Procedimiento para la solicitud, entrega y liquidación de cupones de combustible para vehículos que no son propiedad de SESAN
Encargado(a) de Director(a) Autoridad
Unidad Administrativa Responsables de los Director(a) Director(a) de Área Técnica y Asesoría Autoridad
Vehículos y Administrativo(a) y de Contraparte Administrativa Superior
Solicitante Vehículos Financiero(a) Cooperación Externa Jurídica SESAN Administrativa Superior
Combustible Recursos Humanos de la Contraparte
Solicita dotación
de combustible
Verifica dotación
Verifica y
procede
No ¿Existe
cantidad
suficiente?
Si
Entrega por
medio de acta
administrativa
Elabora acta de
Informa
entrega
Recibe cupones y Elabora acta y

los traslada entrega
Realizan
comisión,
completan y
trasladan
documentos
Página
Recibe y traslada
Efectúa registro
Acuerdo No.
276
Finaliza
Página 277
Acuerdo No.
Anexos Área de Vehículos

Página 278
Acuerdo No.
Anexo C-1 Conocimiento de Entrega de Vehículos

Página 279
Acuerdo No.

Página 280
Acuerdo No.

Página 281
Acuerdo No.

Página 282
Acuerdo No.
Anexo C-2 Nombramiento de Comisión

Página 283
Acuerdo No.
Anexo C-3 Acta de entrega de combustible

Página 284
Acuerdo No.

Página 285
Acuerdo No.
Anexo C-4 Solicitud de Vehículo

Página 286
Acuerdo No.
Anexo C-5 Entrega de Cupones de Combustible

Página 287
Acuerdo No.
Anexo C-6 Control de Combustible y Recorridos

Página 288
Acuerdo No.
C-7 Cálculo de Combustible para Asignación de Cupones

Página 289
Acuerdo No.
C-8 Control de Servicios de Vehículos

Página 290
Acuerdo No.
C-9 Información para operar el Libro de Registro y Control de Cupones de

Combustible
Página 291
Acuerdo No.
C-10 Modelos de Cartas de Satisfacción
Una orden de trabajo en una factura:

Página 292
Acuerdo No.
Varias órdenes de trabajo en una factura:

Página 294
Acuerdo No.
D Normas y Procedimientos del Área de Almacén
Definición
El área de almacén es la encargada de efectuar el registro y control de los
bienes, materiales y suministros que la institución adquiere, así como la guarda y
custodia de los mismos.
Objetivo
Garantizar el aprovisionamiento de materiales y suministros destinados a cada
una de las Direcciones que conforman la SESAN para su adecuado
funcionamiento.
D-1 Organización del área de Almacén

De acuerdo a lo establecido en el organigrama institucional, el área de Almacén
pertenece a la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos y su estructura es
la siguiente:
Director(a)
Administrativo(a) y
de Recursos Humanos
Encargado(a)
de Almacén
D-2 Procedimientos que desarrolla el Encargado(a) de Almacén
1. Normas y procedimientos para el ingreso y registro de bienes, materiales y

suministros al almacén.
2. Normas y procedimientos para la solicitud y entrega de bienes, materiales
y suministros del almacén.
3. Normas y procedimientos para realizar el inventario físico general.
4. Normas y procedimientos para dar de baja en el Almacén materiales y/o
suministros en mal estado, vencidos o inservibles y en desuso
Página 295
Acuerdo No.
D-3 Normas y procedimientos para el ingreso y registro de bienes, materiales y

suministros al almacén.
Establece las normas y los procedimientos que permiten identificar los pasos para
realizar la recepción y registro de los materiales y suministros en el almacén.
 Normas:
1. El Encargado(a) de Almacén realizará ingresos al almacén e inventario
a través de la forma 1-H, autorizada por Contraloría General de
Cuentas.
2. Todos los bienes, materiales y suministros que ingresan al almacén,
adquiridos por el grupo presupuestario 200, se les debe elaborar el
formulario de ingreso al almacén e inventarios 1-H, se exceptúa las
compras siguientes:
 Del renglón 211, La compra de alimentación servida para atención
de reuniones, actividades, etc.
 Las compras que se realizan a través de las cajas chicas en las sedes
departamentales de SESAN.
3. Es responsabilidad del Encargado(a) de almacén verificar y reportar
mensualmente las existencias de materiales y suministros al
Director(a) Administrativo(a) y de Recursos Humanos, con el fin de
contar con información actualizada y disponibilidad de
materiales y suministros para el abastecimiento de las diferentes
áreas administrativas que conforman la SESAN, a nivel central y en las
delegaciones departamentales.
4. Los registros de ingreso al almacén deberán operarse en las tarjetas
kardex de almacén, autorizadas por la Contraloría General de
Cuentas.
5. La impresión de las tarjetas kardex de almacén se realizará por
producto.
6. El Director(a) Administrativo(a) y de Recursos Humanos supervisará
mensualmente que los registros de ingreso que elabora el
Encargado(a) de Almacén, se encuentren actualizados.
7. En las compras realizadas por el método de cotización o licitación, el
ingreso de los productos al almacén deberá respaldarse con la copia
del acta administrativa de recepción que elabore la comisión
receptora y liquidadora de los eventos, en su defecto todos los
miembros de la comisión deberán firmar el reverso de la factura como
aceptación a las condiciones y características específicas de cada
producto.
8. Las hojas que conforman la constancia de ingreso a almacén y a
inventario Forma 1-H deberán distribuirse de la siguiente manera:
 Original (color blanco): expediente de pago
Página 296
Acuerdo No.
 Copia (color celeste): Contabilidad

 Copia (color rosada): Contabilidad
 Copia (color verde): Almacén
 Copia (color amarilla): Inventarios
9. Los requisitos de los documentos que debe contener cada registro de
ingreso de cada producto es lo siguiente:
 Nombres, apellidos y nombre comercial del

contribuyente emisor si es persona individual; razón o
denominación social y nombre comercial si es persona
jurídica.
 Número de identificación tributaria del contribuyente
emisor.
 Número de resolución de autorización de correlativo de
Documento de legítimo abono (factura)
facturas, emitida por la Superintendencia de

Administración Tributaria.
 Serie y número de la factura.
 Nombre de la factura: “Secretaría de Seguridad
Alimentaria y Nutricional de la Presidencia de la
República” o abreviado “SESAN”.
 Número de identificación tributaria de la institución
4125567-4.
 Descripción de la venta o servicio prestado y de sus
respectivos valores.
 Precio total de la operación, con inclusión del impuesto,
así como la indicación de descuentos, si los hubiere.
 Régimen fiscal al que está sujeto.
 Toda factura que se liquide deberá estar razonada en el
reverso del documento, donde justifique el tipo gasto
que se realizó y debe ser firmado por el director(a) del
área correspondiente y Director(a) Administrativo(a) y
 Las facturas no deberán contener borrones, enmiendas o
tachaduras.
Página 297
Acuerdo No.
Constancia de Ingreso al
almacén forma 1-H
 Numeración correlativa pre impresa.
 Fecha de ingreso al almacén del bien o material.
 Identificación individual y costo del bien o material.
 Justificación de la compra.
 Firma y sello del responsable de la elaboración y de la
revisión del documento.
Solicitud de requerimientos
de materiales y suministros
 Correlativo pre impreso.

 Código de producto, cantidad solicitada y autorizada.
 Descripción de cada producto.
 Información general de la persona que solicita y de la
que autoriza.
 Número de la tarjeta kardex

Tarjeta Kardex de almacén
 Código, artículo, renglón y medida de cada producto.

 Información general de cada ingreso y egreso realizado
que contenga lo siguiente:
 Fecha de la operación: ingreso al almacén o egreso.
 Ingresos: Identificación de la factura, nombre del
proveedor, número del documento (1-H), cantidad,
precio unitario y total.
 Egresos: Número de requisición, cantidad, costo
unitario, costo total.
 Actualización de existencias del producto y saldo en
quetzales.
Página 298
Acuerdo No.

Realiza las compras de bienes, materiales y
Encargado(a) de
1 suministros de acuerdo al procedimiento que
Compras
corresponda y al método de compra según el monto.
El día pactado, despacha los bienes, materiales y
Proveedor 2 suministros adquiridos por la SESAN y presenta
factura original.
Recibe factura original, revisa lo siguiente:
 Que los datos consignados en el documento,
cumplan con los requisitos establecidos en la
Ley del IVA y a lo establecido en el
3
procedimiento de compras.
 Que los bienes, materiales y suministros que
Encargado(a) de describe la factura, coincidan con lo
Compras solicitado a través del pedido.
Cotejada la información si es correcta, recibe y
conserva la factura original, sella copia al
proveedor, obtiene fotocopia y entrega al
4
Encargado(a) de Almacén para el ingreso
correspondiente. Si no está correcta, la traslada al
proveedor para corrección.
Verifica que la cantidad y características de los
bienes, materiales y suministros recibidos, cumplan
con lo consignado en la factura. En los casos que
5 exista duda sobre las características del producto
que se recibe, se requerirá la presencia del
solicitante para que verifique que el producto que
ingresa, sea el correcto, previo a la recepción final.
Completa registro de ingreso al almacén en el
6 formulario constancia de ingreso a almacén y a
inventario Forma 1-H.
Encargado(a) de
Traslada el documento a firma de aprobación del
Almacén
7 Director(a) Administrativo(a) y de Recursos
Humanos.
Informa al Encargado(a) de Inventario, en los casos
de activos fijos, para que realice el registro
correspondiente en el libro de inventarios y los
8
asigne a una tarjeta de responsabilidad. De acuerdo
al procedimiento de inventarios establecido para el
efecto.
Traslada los bienes, materiales y suministros a las
9
bodegas del almacén, ordena y rotula.
Página 299
Acuerdo No.

Director(a)
Administrativo(a) Revisa el ingreso al almacén, aprueba el documento,
10
y de Recursos firma y traslada.
Humanos
Cuando se trate de forma 1-H por ingreso de activos
11 fijos, deberá ser trasladada al área de inventarios en
un período no mayor a dos días hábiles.
Registra en el control auxiliar de almacén el ingreso
Encargado(a) de correspondiente, consignando la siguiente
Almacén 12 información, código de producto, fecha, número de
factura, nombre del proveedor, cantidad, valor y
actualiza la existencia del producto.
Imprime semestralmente las tarjetas kardex según
13
los registros existentes, firma y sella.
Página 300
Acuerdo No.
D-3 Procedimiento para el ingreso y registro de bienes, materiales y suministro al almacén

Director(a)
Encargado(a) de Compras Proveedor Encargado(a) de Almacén Administrativo(a) y de
Recursos Humanos
Inicia
Despacha bienes,
materiales y
Realiza la compra
suministros y
presenta factura
Recibe factura y
revisa
No
¿Está todo Realiza
correcto? correcciones
Si
Conserva factura,
sella copia al
proveedor, Verifica los bienes
obtiene fotocopia
y la entrega
Elabora ingreso a
almacén forma
1-H
Traslada
documento
Informa al
Encargado(a) de
Inventarios (si
procede)
Traslada bienes,
materiales y Revisa, aprueba,
suministros firma y traslada
Traslada forma
1-H (si procede)
Registra el ingreso
Imprime kardex,
firma y sella
Finaliza
Página 301
Acuerdo No.
D-4 Normas y procedimientos para la solicitud y entrega de bienes, materiales y

suministros del almacén.
Permite identificar los requisitos para abastecer de manera adecuada y
oportuna, todos los requerimientos de las diferentes Unidades Administrativas,
asimismo especifica la forma de realizar los despachos de materiales y
 Normas:
1. El Encargado(a) de Almacén realizará las entregas de materiales y
suministros a través del formulario de solicitud de requerimiento de
materiales y suministros, formularios que deberán estar autorizados
por la Contraloría General de Cuentas.
2. Todo formulario de solicitud de requerimiento debe presentarse sin
borrones, tachones o enmiendas y previo al despacho deberá estar
firmado por cada Unidad Administrativa Solicitante y aprobado por el
3. Los despachos de los materiales y suministros se realizarán en un
período no mayor a 24 horas, después de su aprobación.
4. Cuando se necesite abastecer de materiales y suministros en
cantidades que sobrepasen las existencias, el director(a) solicitante
será el responsable de realizar oportunamente el requerimiento a la
dirección administrativa y de recursos humanos para la gestión de
compra correspondiente.
5. Los registros de egreso al almacén deberán operarse en las tarjetas
kardex de almacén autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.
6. La impresión de las tarjetas kardex de almacén deberá realizarse por
producto y cuando se culmine el registro digital de cada hoja.
7. El Director(a) Administrativo(a) y de Recursos Humanos supervisará
mensualmente que los controles y registros digitales de egreso
elaborados por el Encargado(a) de Almacén se encuentren
actualizados.
8. El despacho de materiales y suministros será programado para que se
realice de acuerdo a una calendarización propuesta por el
Encargado(a) de Almacén y aprobado por el Director(a)
9. Se atenderán despachos en fechas no programadas, cuando sean
catalogados como urgentes.
10. El Encargado(a) de Almacén deberá informar por medio del Director(a)
Administrativo(a) y de Recursos Humanos de forma anual el catálogo
actualizado de suministros a todas las Unidades Administrativas de
SESAN.
Página 302
Acuerdo No.

Solicita forma de requisición al Encargado(a) de
1
Almacén.
Unidad Completa forma de requisición de bienes, materiales
Administrativa 2 y suministros para el abastecimiento de su Unidad
Solicitante Administrativa.
Presenta su requerimiento firmado al área de
3
almacén.
Recibe y revisa la información contenida en los
documentos de requisición de materiales, confirma
que las descripciones y códigos de los productos
solicitados, coincidan con los artículos del almacén.
4
Encargado(a) de a. Si la información es correcta, se recibe y se
Almacén continúa con el procedimiento.
b. Si la información presenta diferencias, se
traslada para su corrección.
Traslada al Director(a) Administrativo(a) y de
5
Recursos Humanos para revisión y firma.
Director(a)
Administrativo(a) Analiza, revisa y aprueba el documento y traslada al
6
y de Recursos Encargado(a) de Almacén.
Humanos
Despacha los productos contenidos en la requisición,
Encargado(a) de
7 e informa a la Unidad Administrativa Solicitante para
Almacén
que retire los bienes, materiales o suministros.
Retira los bienes, materiales o suministros
Unidad
requeridos y confirma que las cantidades solicitadas
Administrativa 8
y autorizadas coincidan con el despacho y firma el
Solicitante
documento de recibido de conformidad.
Registra en el control auxiliar de almacén el egreso
correspondiente, consignando la siguiente
Encargado(a) de
9 información: fecha, número de requisición, nombre
Almacén
del solicitante, cantidad, valor y existencia del
producto.
Página 303
Acuerdo No.
D-4 Procedimiento para la solicitud y entrega de bienes, materiales y suministros del

almacén
Unidad Administrativa Director(a) Administrativo(a) y
Encargado(a) de Almacén
Solicitante de Recursos Humanos
Inicia
Solicita forma de
requisición
Completa forma
de requisición
Presenta
Recibe y revisa
requerimiento
No
Realiza ¿Es correcta la
correcciones información?
Si
Recibe
Analiza, revisa,
Traslada aprueba y
traslada
Retira, confirma
cantidades
Despacha
solicitadas, y
firma
Registra en el
control auxiliar
Finaliza
Página 304
Acuerdo No.
D-5 Normas y procedimientos para realizar el inventario físico general.

Establece la forma en que se llevará a cabo el inventario físico general, en el
almacén de bienes, materiales y suministros que abastece a todas las Unidades
Administrativas de la Secretaría.
 Normas:
1. Es responsabilidad del Encargado(a) de Almacén realizar
periódicamente inventarios físicos selectivos de acuerdo a los
requerimientos del Director(a) Administrativo(a) y de Recursos
Humanos, para efectos de control y verificación de la exactitud de los
registros.
2. Anualmente se realizará el inventario general o total de materiales y
3. Para realizar el inventario físico general o total, el Director(a)
Administrativo(a) y de Recursos Humanos, deberá programarlo con
quince días de anticipación y podrá solicitar apoyo al personal de la
dirección administrativa o financiera para realizar el conteo.
4. En los conteos de inventario físico general o total, todas las
diferencias encontradas deberán ser analizadas y sustentadas por el
Encargado(a) de Almacén y lo que se determine finalmente como
diferencias por errores involuntarios del personal del área, será
responsabilidad del Director(a) Administrativo(a) y de Recursos
Humanos, instruir para que se realicen los ajustes correspondientes en
las tarjetas kardex del producto y de documentar los registros. Lo que
se determine como faltantes por mal manejo del Encargado(a) de
Almacén, será responsabilidad de las autoridades de la institución,
determinar la sanción correspondiente de acuerdo a la legislación
vigente y en los casos que aplique, el responsable deberá reponer los
faltantes.
Página 305
Acuerdo No.
 Descripción de las actividades de conteo de inventario físico general:

Programa las fechas para realizar el conteo físico
general, tomando en consideración un máximo de 5
Director(a) 1
días hábiles que permanecerá cerrado el almacén,
Administrativo(a)
sin realizar despachos.
y de Recursos
Informa al Encargado(a) de Almacén, quien
Humanos
2 verificará que cada producto se presente ordenado y
rotulado.
El día del conteo físico, emite un listado que
contenga los productos en existencia, identifica en
Encargado(a) de
3 el reporte lo siguiente: Código de cada producto,
Almacén
nombre completo del producto y existencia a la
fecha del conteo.
Director(a)
Analiza, revisa e instruye al Encargado(a) de
Administrativo(a)
4 Almacén para que justifique documentalmente las
y de Recursos
diferencias presentadas.
Humanos
Revisa los registros de ingreso al almacén e
inventarios forma 1-H, facturas, documentos de
Encargado(a) de requisiciones, tarjetas kardex y cualquier otra
5
Almacén documentación que evidencie errores en los registros
y presenta las justificaciones al Director(a)
Director(a) Evalúa la información, instruye para que se realicen
Administrativo(a) los ajustes legales y traslada el listado de las
6
y de Recursos diferencias no justificadas al Subsecretario(a)
Humanos Administrativo(a) para su evaluación e instrucciones.
Analiza tipo de producto y valores de las diferencias
Subsecretario(a) no justificadas, cuando corresponda, solicita
7
Administrativo(a) reposición de los faltantes al Encargado(a) de
Almacén.
Repone las diferencias y realiza los ajustes
Encargado(a) de
8 necesarios para que el inventario se presente de
Almacén
acuerdo al conteo físico.
Página 306
Acuerdo No.
D-5 Procedimiento para realizar inventario físico general
Director(a) Administrativo(a) Subsecretario(a)

Encargado(a) de Almacén
y de Recursos Humanos Administrativo(a)
Inicia
Programa fechas
para realizar
conteo físico
Emite listado Informa
Analiza, revisa e
instruye
Revisa registros,
documentación y
presenta
justificaciones
Evalúa, instruye y Analiza, solicita

traslada reposición
Repone
diferencias y
realiza ajustes
Finaliza
Página 307
Acuerdo No.
D-6 Normas y Procedimientos para dar de baja en el Almacén materiales y/o

suministros en mal estado o en desuso.
Establece la forma que se debe de realizar el procedimiento para dar de baja de

almacén, los materiales y/o suministros que estén en mal estado o en desuso de
acuerdo al informe específico.
 Normas:
1. Es responsabilidad del Encargado de Almacén mantener registro de los
materiales y/o suministros en los que aplique las fechas de caducidad que
se encuentren en resguardo del área de almacén, bajo la supervisión del
Director Administrativo y de Recursos Humanos.
2. El Encargado de Almacén, al realizar el inventario anual de los materiales
y/o suministros, deberá detallar por medio de informe al Director (a)
Administrativo y de Recursos Humanos, aquellos que se encuentren en mal
estado o en desuso.
3. Se entenderá como materiales y/o suministros en mal estado aquellos que
hubieran alcanzado su fecha de caducidad, los que se hubieren arruinado,
lastimado o fracturado de tal forma que resulten inservibles. Se
entenderá como materiales y/o suministros en desuso aquellos que hayan
dejado de tener movimiento en más de 1 año, o que por alguna razón
justificada se encuentran en una cantidad que excede el consumo
institucional generando el riesgo de pérdida para el Estado y que pueda
ser trasladado a otra Institución.
4. La Dirección Administrativa y de Recursos Humanos es la responsable de
solicitar la autorización a la Subsecretaría Administrativa para suscribir
acta administrativa, para dar de baja los materiales y/o suministros en
mal estado.
5. La Autoridad Administrativa Superior autorizará por medio de resolución
la baja de materiales y/o suministros en desuso y su traslado a la
Institución que corresponda. Para hacer constar la entrega de los
materiales y/o suministros se suscribirá el Acta Administrativa
correspondiente.
6. El Encargado de Almacén es el responsable de realizar el registro y salida
del almacén de los materiales y/o suministros dados de baja.
Página 308
Acuerdo No.
 Procedimiento para la baja de materiales y/o suministros en mal

estado:
Anualmente al realizar el inventario de los materiales

Encargado(a) de y/o suministros, identifica los que se encuentran en
1
Almacén mal estado y procede a realizar un informe con el
detalle de los mismos, para hacerlo del conocimiento
del Director Administrativo y de Recursos Humanos.
Recibe informe por parte del Encargado de Almacén,
revisa y analiza la información, haciendo una
Director(a) verificación física de lo informado, identificando la
Administrativo(a) causa que justifica su estado y requiriendo las
2
y de Recursos opiniones técnicas que estime convenientes para
Humanos soportar la baja. De acuerdo a la información
recibida, lo aprueba o realiza los ajustes necesarios y
traslada al Subsecretario Administrativo.
Recibe expediente y solicita a la Unidad de Auditoría
Subsecretario(a) Interna opinión para verificar el estado de los
3
Administrativo(a) materiales y/o suministros informados para dar de
baja del almacén.
Recibe expediente, analiza y verifica el estado físico

Unidad de
4 de los materiales y/o suministros. Emite opinión y
Auditoría Interna
traslada al Subsecretario Administrativo.
Recibe opinión y autoriza por medio de oficio a la

Subsecretario(a)
5 Directora Administrativa y de Recursos Humanos dar
Administrativo(a)
de baja del almacén los suministros y/o materiales.
Recibe autorización y procede a suscribir el acta

Director(a) administrativa para desechar los materiales y/o
Administrativo(a) suministros en mal estado en comparecencia del
6
y de Recursos Subsecretario Administrativo, Auditor Interno y
Humanos Encargado de Almacén, la cual deberá ser
debidamente firmada.
Página 309
Acuerdo No.

Realiza el registro de salida en la Tarjeta para
control de ingreso y egreso control de almacén, de
Encargado(a) de
7 los materiales y/o suministros en mal estado que
Almacén
causan baja, de acuerdo al contenido en el Acta
Administrativa.
Página 310
Acuerdo No.
 Procedimiento para la baja de materiales y/o suministros en mal

estado:
Página 311
Acuerdo No.
 Procedimiento para la baja de materiales y/o suministros en desuso y

su para traslado

Anualmente al realizar el inventario de los
materiales y/o suministros, identifica los que
Encargado(a) de se encuentran en desuso y procede a realizar
1
Almacén un informe con el detalle de los mismos, para
hacerlo del conocimiento del Director
Administrativo y de Recursos Humanos.
Recibe informe por parte del Encargado de
Almacén, revisa y analiza la información,
haciendo una verificación física de lo
informado, identificando la causa que
Director(a) justifica su estado y requiriendo las opiniones
Administrativo(a) y 2 técnicas que estime convenientes para
de Recursos Humanos soportar la baja del almacén. De lo actuado
ajusta o aprueba el informe y procede a
identificar posibles instituciones interesadas
en el uso de los materiales y/o suministros.
Traslada al Subsecretario Administrativo.
Recibe expediente y solicita a la Unidad de

Subsecretario(a) Auditoría Interna opinión para verificar el
3
Administrativo(a) estado físico de los materiales y/o
suministros informados para dar de baja del
almacén.
Recibe expediente, analiza y verifica el
Unidad de Auditoría estado de los materiales y/o suministros.
4
Interna Emite opinión y traslada al Subsecretario
Administrativo.
Recibe opinión, determina los materiales y/o
suministros y la cantidad a dar de baja por
Subsecretario(a) desuso y por medio de oficio autoriza a la
5
Administrativo(a) Directora Administrativa y de Recursos
Humanos, la gestión de manifestación de
interés con las Instituciones identificadas.
Página 312
Acuerdo No.
Recibe oficio y gestiona manifestación de

Director(a)
interés por las instituciones identificadas.
Administrativo(a) y 6
Traslada expediente al Subsecretario
de Recursos Humanos
Administrativo.
Recibe expediente y traslada a la Autoridad

Subsecretario(a)
7 Administrativa Superior con el informe de
Administrativo(a)
manifestación de interés.
Recibe expediente y autoriza por medio de

Autoridad resolución la baja de materiales y/o
Administrativa 8 suministros en desuso y su traslado a la
Superior Institución que corresponda y traslada al
Subsecretario Administrativo.
Recibe expediente y resolución y traslada al

Subsecretario
9 Director Administrativo y de Recursos
Administrativo
Humanos.
Recibe resolución y procede a suscribir el

acta administrativa para hacer constar la
entrega de los materiales y/o suministros en
Director(a) desuso a la Institución receptora en
Administrativo(a) y 10 comparecencia del Subsecretario
de Recursos Humanos Administrativo, Auditor Interno, Encargado
de Almacén y representante de la Entidad del
Estado, la cual deberá ser debidamente
firmada.
Realiza el registro de salida en la Tarjeta
para control de ingreso y egreso control de
Encargado(a) de almacén, de los materiales y/o suministros
11
Almacén en desuso que causan baja, de acuerdo al
contenido de la Resolución y del Acta
Administrativa.
Página 313
Acuerdo No.
 Procedimiento para la baja de materiales y/o suministros en desuso y

su para traslado
Página 314
Acuerdo No.
Anexos Área de Almacén

Página 315
Acuerdo No.
Anexo D-1 Registro en tarjeta kardex de almacén

Página 316
Acuerdo No.
Anexo D-2 Constancia de Ingreso al Almacén 1-H

Página 317
Acuerdo No.
Anexo D-3 Solicitud de Requerimiento de Materiales y Suministros.

Página 319
Acuerdo No.
E Normas y Procedimientos del Área Recepción y Mensajería
Definición
Estas áreas de servicio facilitan el envío y entrega de documentos, así como; la
comunicación interna y externa de la SESAN.
Objetivo
Proporcionar apoyo a las unidades administrativas en la atención del público, así
como recepción, transferencia de llamadas telefónicas, y traslado de
correspondencia interna y externa.
E-1 Organización del área de recepción y mensajería

De acuerdo a lo establecido en el organigrama institucional, el área de recepción
y mensajería pertenece a la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos y su
estructura es la siguiente:
Director(a)
Recursos Humanos
Recepción Mensajería
E-2 Procedimientos que desarrolla el encargado de recepción y el encargado de

mensajería
Los procedimientos que desarrolla el encargado de recepción son:

Página 320
Acuerdo No.
1. Normas y procedimientos para realizar la atención al público que visita las

Instalaciones.
2. Normas y procedimientos para atención de la planta telefónica y recepción
de fax.
3. Normas y procedimientos para la asignación y atención de salones de
reuniones.
4. Normas y procedimientos para la recepción y distribución de
correspondencia externa.
5. Normas y procedimientos para la actualización del directorio telefónico.
El procedimiento que desarrolla el encargado de mensajería es:
1. Normas y procedimientos para el traslado de correspondencia de la SESAN

a otras instituciones
E-3 Normas y procedimientos de Recepción
E-3.1 Normas y Procedimientos para realizar la atención al público que visita

las Instalaciones.
Establece los lineamientos para brindar la atención e información al público que
visita la SESAN.
 Normas
1. Se deberá dar la bienvenida al público de forma cordial, solicitar y
anotar el motivo de la visita.
2. Las visitas de personal externo deberán ser anunciadas vía telefónica
al área correspondiente, para solicitar la autorización de ingreso.
3. Se elaborará listado de registro con la información del personal que
ingresa a la Institución, requiriendo la información siguiente: nombre
del visitante, área o persona a la que visita, motivo de la visita, lugar
de procedencia.
4. Solicita al visitante su documento de identificación para dejar
constancia de su ingreso, del documento se obtiene fotocopia, la cual
se deja como comprobante.
Página 321
Acuerdo No.

Recepcionista 1 Da la bienvenida al personal que visita la institución.
Visitante 2 Solicita información o indica el motivo de su visita.
Comunica vía telefónica a la persona que se
3 encargará de brindar la información o a la cual se
efectúa la visita.
Solicita al visitante documento de identificación
4
para dejar constancia de su visita.
Completa o solicita que se complete el listado de
Recepcionista
registro de visitantes, que identifica el nombre
5
completo, lugar de procedencia, objeto de la visita
y persona a la que visita.
Procede a informar al visitante lo indicado por el
6
empleado(a) de SESAN contactado(a).
7 Facilita el ingreso al visitante.
Página 322
Acuerdo No.
E-3.1 Procedimiento para realizar la atención al público que visita las instalaciones
Visitante Recepcionista
Inicia
Solicita
información o
Da la bienvenida
Indica el motivo
de su visita
Comunica vía
telefónica a la
persona visitada
Solicita
documento de
identificación
Completa listado
de registro de
visitantes
Informa al
visitante
Facilita ingreso al
visitante
Finaliza
Página 323
Acuerdo No.
E-3.2 Normas y procedimientos para atención de la planta telefónica y

recepción de fax.
Establece las normas y los procedimientos para atender la recepción de SESAN y
operar la planta telefónica.
 Norma:
1. Se deberá atender las llamadas telefónicas de forma cordial,
brindando adecuadamente la información solicitada y resolviendo de
forma ágil los requerimientos realizados.
 Descripción de las actividades del procedimiento para atención de la

planta telefónica:

1 Opera la planta telefónica.
Recibe llamadas telefónicas y requerimientos de
2 información o comunicación con personal de la
Recepcionista
Institución.
Efectúa la transferencia de llamadas telefónicas a
3
su destino.
Personal de
4 Recibe y atiende la llamada telefónica.
SESAN
Página 324
Acuerdo No.
E-3.2 Procedimiento para atención de la planta telefónica
Personal de SESAN Recepcionista
Inicia
Opera planta
telefónica
Recibe llamadas y
requerimientos
Efectúa
Recibe y atiende
transferencia de
llamada
llamadas
Finaliza
Página 325
Acuerdo No.
 Descripción de las actividades del procedimiento para recepción de fax:

Emisor 1 Envía fax.
Recibe documentación a través de fax, anota la
2 información del documento en el libro de
conocimientos correspondiente.
Recepcionista Elabora un conocimiento anotando la información
3
sobre la recepción de fax.
Informa al interesado, entrega documento y
4
solicita firma.
Página 326
Acuerdo No.
E-3.2 Procedimiento para recepción de fax
Emisor Recepcionista
Inicia
Recibe
documentación a
Envía fax
través del fax y
anota información
Elabora
conocimiento
Informa al
interesado,
entrega
documento y
solicita firma
Finaliza
Página 327
Acuerdo No.
E-3.3 Normas y procedimientos para la asignación y atención de salones de

reuniones.
Establece las normas y procedimientos para solicitar y registrar todos los eventos
que se realizan en la institución, y que requieren el uso un salón para las
reuniones correspondientes.
 Normas:
1. La Unidad Administrativa Solicitante a través de correo electrónico
deberá informar a la recepcionista sobre las reuniones que se han
convocado, adjuntando solicitud de asignación del salón de reuniones.
2. La solicitud para asignación de salón de reuniones deberá indicar
nombre del responsable, número de participantes, fecha y hora en que
se realizará la reunión, especificaciones del montaje requerido.
3. El registro del evento será realizado por la recepcionista, para lo cual
deberá ingresarlo en el sistema de calendario habilitado para el
efecto, de acuerdo a la disponibilidad de los salones.
4. La recepcionista, el día planificado para la reunión, deberá revisar el
salón y asignar personal de mantenimiento que apoyará brindando
café, agua o refrigerio según el caso.
5. El sistema de calendario para la asignación de salón de reuniones no es
modificable por el personal de SESAN a excepción de la Unidad
Administrativa Superior, única autoridad que podrá realizar
modificaciones de eventos programados.
Página 328
Acuerdo No.

Informa a través de correo electrónico dirigido a la
1
Unidad recepcionista sobre la reunión planificada.
Administrativa Solicita la asignación del salón de reuniones,
Solicitante 2 proporcionando la información necesaria para el
registro del evento planificado.
Recibe la solicitud, revisa disponibilidad y registra la
3 reunión en el sistema de calendario habilitado para
el efecto.
Recepcionista
Coordina al personal que apoyará la atención de la
4
reunión planificada.
5 El día de la reunión, revisa el estado del salón.
Página 329
Acuerdo No.
E-3.3 Procedimiento para la asignación y atención de salones de reuniones
Unidad Administrativa Solicitante Recepcionista
Inicia
Informa sobre
reunión
planificada
Recibe solicitud,
Solicita asignación verifica
del salón disponibilidad y
registra
Coordina la
personal
Revisa estado del

salón
Finaliza
Página 330
Acuerdo No.
E-3.4 Normas y procedimientos para la recepción y distribución de

correspondencia externa.
Establece las normas y los procedimientos que definen el control establecido

para la distribución de la correspondencia externa que ingresa a SESAN.
 Normas:
1. Toda la documentación que ingresa a SESAN a través de mensajería
interna, debe anotarse en el libro de conocimientos del área de
recepción.
2. En el conocimiento realizado para el registro de correspondencia
externa, deberá constar el horario de ingreso, tipo de documentación
y el destino final.
3. La entrega de la correspondencia dentro de las instalaciones de SESAN
es competencia de la recepcionista.
4. La correspondencia que ingresa a SESAN a través del proveedor que
presta el servicio de mensajería externa, deberá contener el
comprobante de entrega en el que describa el detalle de los
documentos que presenta a la recepción. La recepcionista deberá
recibir, firmar y sellar el documento correspondiente y la entrega se
efectuará posteriormente en cada oficina a través de conocimiento.
Página 331
Acuerdo No.

Empresa
prestadora de Entrega correspondencia en la SESAN, para el
servicio de 1 efecto presenta comprobante en el cual se
mensajería / describe los documentos que entrega.
particulares
Recibe la documentación, firma y sella el
2
comprobante.
Ingresa la documentación recibida, al libro de
Recepcionista 3 conocimiento habilitado para el efecto, anotando
toda la información requerida en el documento.
Realiza la distribución de la correspondencia de
4
forma interna.
Página 332
Acuerdo No.
E-3.4 Procedimiento para la recepción y distribución de correspondencia externa
Empresa prestadora de servicio de

Recepcionista
mensajería / particulares
Inicia
Entrega Recibe
correspondencia documentación,
en SESAN firma y sella
Ingresa la
documentación
recibida
Realiza
distribución de la
correspondencia
Finaliza
Página 333
Acuerdo No.
E-3.5 Normas y procedimientos para la actualización del directorio telefónico.

Brinda los lineamientos para actualizar el directorio telefónico de forma
mensual, con la información de cada empleado(a), funcionario(a) y prestador(a)
de servicios de la Institución.
 Norma:
1. Es responsabilidad de la recepcionista la actualización constante del
directorio telefónico del personal que labora en SESAN; en dicho
control se deberá anotar nombre, cargo, número de teléfono celular
y número de extensión interna de cada persona, para su fácil
localización.

Solicita información mensual sobre los ingresos,
1
bajas y cambio de personal en la Institución.
Recepcionista Revisa directorio, actualiza nombre, unidad en la
2 que labora, número de teléfono celular y número
de extensión de comunicación interna.
Página 334
Acuerdo No.
E-3.5 Procedimiento para la actualización del directorio telefónico
Recepcionista
Inicia
Solicita
información
Revisa directorio y
actualiza
Finaliza
Página 335
Acuerdo No.
E-4 Procedimientos de Mensajería
E-4.1 Normas y procedimientos para el traslado de correspondencia de la

SESAN a otras instituciones
Brinda los lineamientos para registrar la correspondencia que se envía a otras
instituciones, por medio de conocimientos que describen el detalle de los
documentos que se envían y el lugar de destino.
 Normas:
1. El mensajero realizará el traslado de la correspondencia, en el
vehículo institucional asignado para tal efecto.
2. La recepcionista deberá entregar diariamente la correspondencia al
mensajero para su distribución.
3. El mensajero deberá revisar la documentación y los comprobantes de
entrega, organizar la distribución de acuerdo a los lugares de destino
de la correspondencia para optimizar el tiempo y recursos.
4. Efectuada la entrega de correspondencia, el mensajero deberá
presentar los comprobantes respectivos a la recepcionista, esta última
los revisará y anotará en el libro de conocimientos correspondiente.
5. La recepcionista entregará al solicitante el comprobante que haga
constar que la correspondencia ha sido enviada y de igual forma
recibida por el destinatario.
Página 336
Acuerdo No.

Unidad
Entrega a recepción la documentación que se
Administrativa 1
requiere sea enviada a otras dependencias.
Solicitante
Recibe la documentación, elabora conocimiento
2 para el registro de la correspondencia, y consolida
Recepcionista
toda la documentación recibida.
3 Entrega al mensajero a través de un conocimiento.
Recibe la correspondencia y la revisa, firma el
4
conocimiento respectivo.
5 Analiza rutas y entrega la correspondencia.
Mensajero
Concluida la entrega, presenta los comprobantes
6 que establezcan que la correspondencia ha sido
entregada.
Recibe los comprobantes, anota en libro de
Recepcionista 7 conocimientos y realiza la distribución de forma
interna.
Página 337
Acuerdo No.
E-4.1 Procedimiento para el traslado de correspondencia de la SESAN a otras instituciones
Unidad Administrativa
Recepcionista Mensajero
Solicitante
Inicia
Recibe, elabora
Entrega
conocimiento, y
documentación
consolida
Entrega al
Recibe, revisa y
mensajero a
firma
través de
conocimiento
conocimiento
Analiza rutas y
entrega
Presenta
comprobantes
Recibe, anota en
el libro de
conocimientos y
distribuye
Finaliza
Página 338
Acuerdo No.
Anexos Área Recepción y

Mensajería
Página 339
Acuerdo No.
Anexo E-1 Pase de entrada y salida

Página 340
Acuerdo No.
Anexo E-2 Control Diario de Recepción de Periódicos

Página 341
Acuerdo No.
Anexo E-3 Formato de control de entradas-salidas de mensajería
CONTROL DE ENTRADAS-SALIDAS DE MENSAJERIA
HORA Y
FECHA EN
QUE RECIBE
EL HORA Y FECHA DE
DESTINATAR RECIBIDO POR EL
HORA FECHA A QUIEN PERTENECE OFICIO DESTINO IO FIRMA MENSAJERO OBSERVACIONES

Manual Normas y Procedimientos Direccion Administrativa

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Página 1

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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6.3 Funciones de la Dirección Administrativa y de Recursos Humanos

De conformidad con el artículo 25 del Reglamento de la Ley del Sistema Nacional

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6.4 Funciones de la Dirección Financiera

De conformidad con el artículo 25Bis.* Funciones del titular de la Dirección

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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VIII. Normas y procedimientos de trabajo

Las normas y procedimientos de trabajo serán presentados por dirección y área,

Cualquier situación que no esté contemplada en el presente manual, será