Manual Procedimientos Fondos en Avance

GOBIERNO AUTÓNOMO DEL DEPARTAMENTO DEL BENI
Dirección de Desarrollo Organizacional
INDICE DEL CONTENIDO
Descripción Páginas
 ASPECTOS GENERALES 3
 OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4
o Objetivo General 4
o Objetivos Específicos 4
 AMBITO DE APLICACIÓN 5
 BASE LEGAL SOBRE LA CUAL SE ELABORÓ EL 5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: 5
 RESPONSABLE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION 5
DEL MANUAL
 APROBACION, VIGENCIA Y DIFUSION DEL MANUAL 6
DE PROCEDIMIENTOS
o Aprobación 6
o Vigencia 6
o Difusión 6
 ALCANCE 8
 MONTOS ESTABLECIDOS 9
 CONCEPTOS 9
o Fondos en Avance 9
o Descargo de Fondos en Avance 9
 PROCESOS ESTABLECIDOS DENTRO DE ENTREGA DE 10
FONDOS EN AVANCE
o EJECUCION DE PROYECTOS PRODUCTIVOS 14
o Solicitud 16
o Descargo 22
o COMPRAS MENORES 28
o Solicitud 30
o Descargo 36
o EVENTOS DE CAPACITACION O REUNIONES 42
INTERINSTITUCIONALES
o Solicitud 44
o Descargo 50
o OBRAS y MANTENIMIENTO DE OBRAS 56
o Solicitud 58
o Descargo 64
 Disposiciones generales. 69
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Manual de Procedimientos para entrega y rendición de cuenta de Fondos en Avance
 Formularios 73
 Flujogramas 77
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

“FONDOS EN AVANCE”
ASPECTOS GENERALES
Las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, establece como objetivos del
Sistema, los siguientes:
a) Registrar todas las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales que se

producen en las entidades públicas.
b) Facilitar que todo servidor público que reciba, pague o custodie fondos, valores o bienes
del Estado, rinda cuentas de la administración a su cargo.
c) Procesar y producir información presupuestaria, patrimonial y financiera útil y

beneficiosa, con características de oportunidad, razonabilidad y confiabilidad para la toma
de decisiones por los responsables de la gestión financiera pública y para terceros
interesados en la misma.
d) Presentar la información contable y la respectiva documentación sustentatoria, ordenada

de tal forma que facilite las tareas de control interno y externo posterior.
Asimismo, en su Artículo 35, establece lo siguiente: Artículo 35.- Fondos en Avance
Son entrega de fondos a servidores públicos autorizados con cargo a rendición de cuentas, bajo
la responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva, para cumplir propósitos específicos
relacionados con las actividades propias de la institución.
Corresponden a transacciones sin imputación presupuestaria, registradas en el Activo Exigible.

Quién los recibe debe responder mediante rendición de cuenta documentada, y depositar el
efectivo no utilizado en el período fiscal en el que se efectuó la entrega, para que de esta
manera se ejecute el presupuesto de gastos y se afecten los resultados del ejercicio.
Por otra parte, el Artículo 18 de las Normas Básicas del Sistema de Organización
Administrativa, define como un producto del Rediseño organizacional, la elaboración del
Manual de Procesos que debe seguir los siguientes parámetros:
“Diseño de los procesos, resultados e indicadores. Se identificarán y establecerán los

procesos de la entidad por los cuales se generan los servicios y/o bienes para los usuarios. El
diseño de los procesos será formalizado en el Manual de Procesos.
Se procederá al diseño de los procesos en forma general o de procedimientos, de acuerdo con
los requerimientos de la entidad:
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Los procesos descritos a nivel general, seguirán las etapas determinadas en el

capítulo de Determinación de Operaciones de las Normas Básicas del Sistema de
Programación de Operaciones.
Los procesos seleccionados para ser descritos hasta el nivel de procedimientos,

seguirán, al menos, las siguientes etapas:
Ordenamiento lógico y secuencial de las tareas necesarias para llevar a cabo la

operación.
Identificación de los insumos que requieren los procedimientos y sus

especificaciones.
Identificación de la unidad responsable de la ejecución de cada tarea.
Descripción de los registros, formularios u otros impresos a utilizar.
Identificación de los resultados verificables.
En cumplimiento a estas normativas, es que el Gobierno Autónomo del Departamento del

Beni, ha elaborado el presente Manual de Procesos y Procedimientos para la entrega y
rendición de cuentas de “FONDOS EN AVANCE”.
OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Establecer un marco normativo, que permitan operativizar y garantizar el adecuado uso de

los recursos, desde la apertura de la cuenta hasta la rendición documentada.
Objetivo General
El presente Manual, tiene como objetivo constituirse en una herramienta útil para el control
de los recursos entregados como Fondos en Avance (cuenta documentada), estableciendo los
requisitos, procedimientos específicos y registros para la entrega y rendición de cuenta de
estas operaciones en el caso de Obras, compras menores, eventos y emergencias.
Objetivos Específicos
 Presentar la secuencia lógica de los pasos o procedimientos que componen el

proceso de entrega y rendición de cuenta fondos en avance.
 Presentar una clara división integral de los procesos y procedimientos que
comprende el manejo de la cuenta fondos en avance.
 Precisar la responsabilidad de autorización, provisión de fondos, la rendición de
cuenta y el cierre de cargo respectivo.
 Servir como medio de integración y facilitar el entendimiento de sus deberes y
funciones del personal del Gobierno Autónomo del Departamento del Beni.
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 Servir como instrumento de control base de información para una adecuada toma
de decisiones.
 Cumplir con todas las disposiciones legales vigentes para tales operaciones.
AMBITO DE APLICACIÓN
El presente reglamento Interno de procedimiento es de uso, conocimiento y aplicación

obligatoria para todas las dependencias, así como para todos y cada uno de los servidores
públicos sin distinción de jerarquía que preste servicio en Gobierno Autónomo del
Departamento del Beni, o cualquier otra persona que tenga relación contractual con la
misma.
BASE LEGAL SOBRE LA CUAL SE ELABORÓ EL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS:
La base legal sobre la cual se sustenta el Manual de Procedimientos para la entrega de

FONDOS EN AVANCE a servidores públicos dependientes de la Gobernación, es la
siguiente:
Ley 1178 – SAFCO

Normas Básicas del Sistema de Tesorería
Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada
Decreto Supremo 25488 del 13 de agosto del 1999
Decreto Supremo 27327 del 31 de enero del 2004
Decreto Supremo Nº 21364 del 20 de Agosto de 1986 (Reglamento a la Ley
Financial)
Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios DS 0181.
Reglamento interno de personal
Otras normas relacionadas.
RESPONSABLE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL
El presente Manual de Procedimientos, deberá ser actualizado por la Dirección de Desarrollo

Organizacional, en coordinación con la Secretaría de Administración y Finanzas del
Gobierno Autónomo del Departamento del Beni, según la dinámica administrativa de la
Entidad o cuando se dicten nuevas disposiciones legales.
Realizada la modificación del Manual, será remitido al Gobernador del Departamento, para
su aprobación a través de Resolución de Gobernación.
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APROBACION, VIGENCIA Y DIFUSION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
a. Aprobación
El Manual de Procedimientos para FONDOS EN AVANCE para el Gobierno Autónomo del

Departamento del Beni, será aprobado mediante Resolución de Gobernación firmada por el
Gobernador del Departamento.
b. Vigencia
El presente manual de procedimientos, entrará en vigencia a los 5 días de su aprobación a

través de Resolución de Gobernación, emitida por el Gobernador del Departamento como
Máxima autoridad ejecutiva de la institución.
c. Difusión
La Difusión del presente Manual de procedimientos, es de responsabilidad de la Dirección de

Desarrollo Organizacional, en coordinación con la Secretaría de Administración y Finanzas
del Gobierno Autónomo del Departamento del Beni.
DISPOSICIONES GENERALES
 Todo servidor público de la Gobernación que reciba recursos con cargo a la

cuenta fondos en avance tiene la obligación de rendir cuenta de la administración
a su cargo por intermedio del sistema contable especificando la documentación
sustentatoria y deberá sujetarse a lo dispuesto en el presente Reglamento.
 Todo servidor público sin distinción de jerarquía deberá asumir plena
responsabilidad por sus actos, rindiendo cuenta no solo de los objetivos a que se
destinaron los recursos públicos que le fueron confiados, sino también de la forma
y resultados de su aplicación.
 El servidor público de la Gobernación, encargado del manejo administrativo de
esta cuenta, deberá conocer y aplicar el contenido de este reglamento Interno a
objeto de tener conocimiento del mismo.
 Todo documento o formulario que forma parte de cada uno de los procedimientos,
deberá ser llenado correctamente, no debiendo presentar raspaduras, enmiendas,
borrones u otra condición que pongan en duda la veracidad del mismo.
 El incumplimiento del presente reglamento Interno podrá originar responsabilidad
de acuerdo a lo establecido por la Ley Nº 1178 y el D.S. Nº 23318-A.
 La Secretaría de Auditoría Interna del Gobierno Autónomo del Departamento del
Beni, es la responsable de verificar el grado de cumplimiento y aplicación del
presente reglamento.
 Todo servidor Público que tenga Fondos en Avance pendientes de descargo, no
podrá recibir nuevamente fondos, hasta que presente los descargos
correspondientes.
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 Los Fondos en Avance entregados, deberán ser rendidos dentro del plazo
establecido en el documento de entrega, caso contrario, serán transferidas a una
cuenta por cobrar y descontados de sus haberes mensualmente hasta completar el
monto entregado.
 La Unidad de Contabilidad será la encargada de la custodia de la documentación
de descargo en un ambiente apropiado y con medidas de seguridad adecuada.
 La Máxima Autoridad ejecutiva es responsable de toda entrega de Fondos en
Avance
CRITERIOS PARA LA ENTREGA DE FONDOS EN AVANCE.
Las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, en su

Capitulo II de Registro y preparación de información, punto 6 Fondos en Avance,
expresan que el registro de la entrega de dineros mediante fondos en avance, debe
afectar al subsistema de registro presupuestario en el momento de Registro Contable
del Compromiso, identificando cada una de las partidas del objeto del gasto
relacionado con el propósito de la entrega.
El registro de entrega de fondos con cargo a rendición de cuenta, no se devenga en
ese momento la ejecución presupuestaria sino solamente con “Notas de Débito,
Deposito y Transferencia” que son documentos de solicitud de la entidad/acreedor
y por medio de estas se gestiona su proceso inmediato, para luego regularizarlas con
comprobantes C-31 ó Deposito, reflejando el resultado positivo o negativo a ser
mostrado en la cuenta Resultado del Ejercicio.
Solo se podrán realizar gastos de compras menores, obras, eventos y emergencias
relacionados con las actividades de la entidad, previa autorización de la autoridad
superior.
Todo gasto por compras menores, obras, eventos y emergencias deberá realizarse
previa certificación presupuestaria.
Es deber de todo servidor público que reciba recursos por concepto de compras
menores, obras, eventos y emergencias presentar su descargo correspondiente en el
plazo máximo de 5 días hábiles a partir de la conclusión de su actividad, caso
contrario se considerara como gastos particulares y será deducido de sus haberes y/o
sueldos.
La rendición de cuenta deberá ser por el monto recibido y si el monto gastado fuese
menor al recibido se deberá depositar el saldo en una Cuenta del Activo Corriente
Exigible y no registrarlo como otros ingresos, y/o en las Cuentas de Orden, ni
disponer de apropiaciones para una finalidad distinta a la prevista.- Si no al objeto
al que fue destinado, según lo establecido en la Norma Básica del Sistema de
Contabilidad Integrada, en el Art. 35.
No se deberán efectuar nuevos desembolsos de recursos por este concepto a
servidores públicos que tengan cargos pendientes.
El Área de Contabilidad será la encargada de llevar el manejo y control
correspondiente de estas operaciones.
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El Secretario General de Gobernación a través del Secretario de Administración y

Finanzas, deberá difundir una circular, en donde se haga conocer a todas y cada una
de las Secretarías y servidores públicos de la entidad, que hayan recibido recursos
como Fondos en Avance, los documentos a ser presentados para el descargo
correspondiente.
Solo se podrán realizar inversiones de Proyectos contemplados en Plan Operativo
Anual de la Entidad o cuando la necesidad lo justifique en casos excepcionales.
Toda contratación de obras deberá ser realizada de acuerdo a los que establecen las
Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios en su
modalidad de APOYO NACIONAL A LA PRODUCCION Y EL EMPLEO, en
los formas de COTIZACION o REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS, hasta
un monto de Bs. 200.000, pasado este monto se deberá hacer público en el
SICOES.
Es deber de todo servidor público que reciba recursos para la realización de obras
presentar su descargo parciales y finales correspondiente de acuerdo al avance de la
obra según informes técnicos y planillas de avance correspondientes.
No se erogaran gastos para la realización de eventos por cuenta de la entidad que no

cuenten con la autorización previa.
No se aceptarán documentos presentados como descargo aquellos que no estén a
nombre de la institución, presenten raspaduras enmiendas, borrones u otra condición
que pongan en duda la veracidad de los mismos.
En los casos de emergencias, se efectuará el proceso de acuerdo a lo que dispone la
respectiva Ley, o de acuerdo a lo que establece el Reglamento Específico del SABS
para la modalidad de contrataciones por Emergencias y/o desastres.
En el caso de emergencia y/o desastres, legalmente declarados, se procederá de

acuerdo a lo que establecen las NB-SABS DS 0181
La forma de presentación de los documentos para hacer la solicitud de eventos,
obras, compras menores y otros los descargos correspondientes deben estar
presentados en un fólder de cartulina asegurados para evitar pérdidas de
documentación y realizar la foliación de las hojas.
El funcionario responsable del manejo del fondo, deberá tomar las previsiones para
contar con una copia de todos los documentos presentados como descargo.
ALCANCE
Su alcance comprende los procesos de entrega y rendición de cuenta de los fondos en avance
o con cargo a rendición de cuenta documentada en los Ítems de:
 EJECUCION DE PROYECTOS PRODUCTIVOS
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 COMPRAS MENORES
 EVENTOS DE CAPACITACION O REUNIONES INTERINSTITUCIONALES
 OBRAS y MANTENIMIENTO DE OBRAS
MONTOS ESTABLECIDOS
El Gobierno Autónomo del Departamento del Beni, podrá otorgar fondos bajo la modalidad
de Fondos en Avance, de acuerdo a las siguientes cuantías:
DESCRIPCION MONTO MAXIMO Bs
Ejecución de Proyectos productivos 200.000.oo

Compras menores 200.000.oo
Eventos de capacitación o reuniones 200.000.oo
interinstitucionales
Obras y mantenimiento de Obras 200.000.oo
CONCEPTOS
Fondos en Avance
El Art. 35 de la RESOLUCION SUPREMA 227121, del 31 de enero del 2007, que aprueba
las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, define: “Los Fondos en Avance
son recursos financieros que la Secretaría de Administración y Finanzas autoriza su entrega a
servidores públicos autorizados con cargo a rendición de cuentas, bajo responsabilidad de la
máxima autoridad ejecutiva, para cumplir propósitos específicos relacionados con las
actividades propias de la Institución. Corresponden a transacciones sin imputación
presupuestaria.
Contablemente, el Fondo en Avance es una cuenta del Activo Corriente Exigible. Estos
fondos están bajo la responsabilidad de quien los recibe, debiendo responder por los mismos
mediante rendición de cuenta documentada por intermedio del sistema contable y que
necesariamente deben ser descargados dentro del período fiscal en el que se produjo la
entrega, afectando la ejecución presupuestaria y los resultados del ejercicio.
Descargo de Fondos en Avance
Quien recibe recursos económicos como Fondos en Avance, debe responder mediante
rendición de cuenta documentada, y depositar el efectivo no utilizado en el periodo fiscal en
el que se efectuó la entrega, para que de esta manera se ejecute el presupuesto de gastos y se
afecten los resultados del ejercicio.
El Art. 26 del DS 21364 del 13 de agosto de 1986, en actual vigencia, establece lo siguiente:
“Los funcionarios declarados en comisión de servicio al interior de la República, deben
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presentar informe escrito a la autoridad superior competente en el plazo máximo de 5 días,

caso contrario, estos desembolsos serán considerados como gastos particulares y deducidos
de los haberes de los comisionados en el mes siguiente”.
PROCESOS ESTABLECIDOS DENTRO DEL PAGO DE PASAJES Y VIATICOS
De acuerdo a las disposiciones legales vigentes en el País, citada en punto anterior,

relacionadas con la entrega de FONDOS EN AVANCE, se establecen los siguientes
procesos:
1. EJECUCION DE PROYECTOS PRODUCTIVOS

2. COMPRAS MENORES
3. EVENTOS DE CAPACITACION O REUNIONES
INTERINSTITUCIONALES
4. OBRAS y MANTENIMIENTO DE OBRAS
Proceso Operación Procedimiento

EJECUCION DE PROYECTOS - Solicitud
PRODUCTIVOS - Descargo
FONDOS EN COMPRAS MENORES - Solicitud
AVANCE - Descargo
EVENTOS DE CAPACITACION O - Solicitud
REUNIONES INTERINSTITUCIONALES - Descargo
OBRAS y MANTENIMIENTO DE - Solicitud
OBRAS - Descargo
Sobre esta base, se describen a continuación, cada uno de los procesos antes mencionados.
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GOBIERNO AUTÓNOMO DEL DEPARTAMENTO DEL BENI DIA MES AÑO

PARA LA ENTREGA DE FONDOS EN AVANCE
NOMBRE DEL PROCESO CODIGO
FONDOS EN AVANCE
Objetivo del proceso
Constituir una herramienta útil para el control de los recursos entregados como Fondos
en Avance (cuenta documentada), estableciendo los requisitos, procedimientos
específicos y registros para la entrega y rendición de cuenta de estas operaciones en el
caso de Obras, compras menores, eventos y emergencias.
Número y nombre de las operaciones que componen el proceso
 EJECUCION DE PROYECTOS PRODUCTIVOS

 COMPRAS MENORES
 EVENTOS DE CAPACITACION O REUNIONES INTERINSTITUCIONALES
 OBRAS y MANTENIMIENTO DE OBRAS
Insumos que alimentan el proceso
Los insumos que alimentan el proceso de entrega de FONDOS EN AVANCE, son los
siguientes:
POA de la Institución
POA del Área Organizacional solicitante
Certificación presupuestaria
Solicitud del Fondo en Avance
Presupuesto de la actividad
Especificaciones técnicas en el caso de obras y proyectos productivos
Especificaciones técnicas de acuerdo a modelo adjunto y agenda tentativa en el caso de
Eventos de capacitación
Lista tentativa de participantes
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Unidades que intervienen en el proceso
Unidad solicitante
Secretaria de Administración y Finanzas
Secretaría General de Gobernación
Dirección de Finanzas
Dirección Administrativa
Unidad de Presupuesto
Unidad de Tesorería y Crédito Público
Unidad de Contabilidad
Unidad responsable del proceso
Unidad de Presupuestos
Cajero
Registros, formularios o impresos
Nota de comunicación interna ( NCI)

Memorándum de instrucción para inicio de emisión del fondo en avance
Certificado de cierre de cargo anterior
Comprobante de pago
Comprobante de cargos
Comprobante de descargos
Cheque
Certificado de cierre de fondo en avance
Informe de descargo
Facturas
Fotografías
Lista de Participantes
Informes de realización del evento
Actas suscritas en las reuniones o eventos
Certificados de asistencia o participación
Salidas que genera el proceso
Fondos en Avance entregados
ACTUALIZACIONES
FECHAS: MODIFICACIONES
FECHA DE APROBACIÓN
FECHA DE ACTUALIZACION
Nombre de la Unidad responsable de la elaboración del Manual: DIRECCION DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL
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Ejecución de
Proyectos
Productivos
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NOMBRE DE LA OPERACION CODIGO
Fondos en Avance para la ejecución de

PROYECTOS PRODUCTIVOS
Nombre del proceso al que pertenece la Operación
FONDOS EN AVANCE
Meta de la operación
Entrega de fondos en avance para la ejecución de Proyectos Productivos dirigidos a

las comunidades alejadas de la capital del departamento, cumpliendo las normativas
vigentes en el País.
Descripción de la Operación
La operación Fondos en Avance para la ejecución de Proyectos Productivos, en el

Gobierno Autónomo del Departamento del Beni, está compuesto de dos
procedimientos, detallados a continuación:
 Solicitud y entrega de fondos: en este procedimiento se describen los pasos a seguir

desde la solicitud hasta la entrega de los fondos, como también los documentos a
presentar y la justificación de la solicitud de los recursos.
 Descargo de los fondos entregados: se describen los documentos que deben presentar,
el informe de descargo, facturas, etc.
Insumos que alimentan la operación
Especificaciones técnicas del proyecto productivo
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Unidad responsable de la operación
Cajero
Registros, formularios e impresos

Comprobante de pago
Cheque
Informe de descargo
Facturas – Recibos de pago o planillas de pago.
Fotografías
Acta suscrita con los beneficiarios del proyecto, como conformidad del trabajo
ejecutado.
Resultados verificables de la operación
- Fondos en avance entregados y descargados
Tiempo de ejecución de la operación

- 2 días, 1 hora 50’
ACTUALIZACIONES
FECHAS MODIFICACIONES
FECHA DE APROBACION
Nombre de la Unidad responsable de la elaboración del Manual: DIRECCION DE

DESARROLLO ORGANIZACIONAL
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CODIGO
Solicitud de Fondos en Avance para la ejecución de

PROYECTOS PRODUCTIVOS
Nombre de la operación a la que pertenece el procedimiento:
Fondos en Avance para la ejecución de Proyectos Productivos
Objetivo del Procedimiento:
Normar el proceso de entrega de FONDOS EN AVANCE, para la ejecución de Proyectos

Productivos, en el Gobierno Autónomo del Departamento del Beni , cumpliendo las normas
Descripción del Procedimiento:
1. DIRECCION SOLICITANTE
A través de N.C.I. solicitará a la SECRETARIA DEPARTAMENTAL de la cual depende,

la ejecución del Proyecto Productivo determinado en su Programación Operativa Anual,
adjuntando nota con la justificación técnica que fundamente la necesidad de su ejecución con
Fondos en Avance. Adjunta la siguiente documentación: Proyecto productivo, beneficiarios,
cronograma de ejecución del proyecto, Presupuesto desagregado por fases o etapas y por
partidas; Especificaciones técnicas para la ejecución; Certificación Presupuestaria y POA de
la Dirección. La Dirección debe recomendar al Técnico que administrará los recursos, y
adjuntar Certificado de que éste, no tiene fondos pendientes de descargo.
2. SECRETARIA DEPARTAMENTAL
Recibe el legajo, revisa, analiza y de estar de acuerdo, deriva a la ADMINISTRACIÓN de la

Secretaría, para que elabore informe respecto a: Verificar que se encuentre dentro del POA,
que cuente con Presupuesto, y que los costos se ajusten a lo establecido por las normas.
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3. UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARÍA DEPARTAMENTAL
Recibe la instrucción de la Secretaría Departamental, y de acuerdo a normas, revisa, analiza y

si constata que todo está de acuerdo, emite su Informe y remite nuevamente a la Secretaría
Departamental, para su envío a la Secretaría de Administración y Finanzas.
De tener observaciones, devuelve a la Secretaría solicitante para que realicen los ajustes.
4. SECRETARÍA DEPARTAMENTAL
Recibe el Informe de Administración. Si éste es procedente, aprueba y remite a través de

NCI, con todo el legajo a la Secretaria de Administración y Finanzas solicitando la entrega de
los Fondos al funcionario delegado por la Dirección solicitante, especificando monto
solicitado y fases o etapas del proyecto que se cubrirá con los recursos solicitados.
5. SECRETARIO DEPARTAMENTAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
Recibe el legajo, revisa, analiza y aprueba, de aprobar la solicitud a través de NCI, instruye a
la Dirección de Finanzas, para el inicio del proceso de entrega de Fondos en Avance
especificando el monto (de acuerdo al cronograma de ejecución del Proyecto), y el nombre
del funcionario a quien se le entregarán los recursos, el que estará indicado en la solicitud de
la respectiva Secretaría.
6. DIRECCION DE FINANZAS
Recibe la NCI de la SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS, verifica que

cuente con toda la documentación de respaldo. Deriva para su consulta a la UNIDAD DE
CIERRE DE CARGOS, para que Certifiquen que el funcionario delegado para la
administración de los recursos, no tenga Fondos en avance pendientes de descargos.
7. UNIDAD DE CIERRE DE CARGO
Recibe la instrucción de la DIRECCIÓN DE FINANZAS, consulta en el Sistema

Computarizado si el funcionario no cuenta con Fondos en Avance pendientes de descargos.
Sobre la base de esta información, emite el Certificado respectivo, y remite a la DIRECCIÓN
DE FINANZAS.
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8. DIRECCIÓN DE FINANZAS
Recibe el Certificado de la Unidad de Cierre de Cargos. Si el Certificado indica que el

funcionario delegado no tiene descargos pendientes, verifica que cuente con todas las firmas de
autorización; y deriva a la UNIDAD DE PRESUPUESTOS para que verifiquen si existe
crédito presupuestario en las partidas respectivas.
Si el funcionario, tiene cargos pendientes, devuelve a la Secretaria Solicitante, todo el legajo,

incluido el Certificado de la Unidad de Cierre de cargo y el Formulario “Auxiliar por
Beneficiario”, donde describe el concepto, monto y fechas de los descargos pendientes.
9. UNIDAD DE PRESUPUESTOS
Recibe el legajo, revisa, analiza la información recibida; luego revisa en el SIGMA la

existencia de crédito presupuestario de acuerdo a lo solicitado. De existir este presupuesto,
elabora el Registro preventivo de reserva presupuestaria, y firma el mismo en estado de
aprobación; en caso de NO existir presupuesto en existencia la información recibida se deriva
a Secretaria de Administración y Finanzas. SI fuese aprobado, deriva a la UNIDAD DE
CONTABILIDAD.
10. UNIDAD DE CONTABILIDAD
Recibe información sobre existencia de crédito presupuestario, de ser Positiva, revisa

Memorándum y documentación de respaldo, verifica que cuente con todo lo requerido de
respaldo y firmas respectivas. De estar todo de acuerdo a normas, proceden a la Elaboración
del Comprobante C-31 sin imputación presupuestaria, firma el Jefe de la Unidad y remite todo
el legajo a la Unidad de TESORERÍA Y CRÉDITO PÚBLICO, para continuar con el
trámite,
11. UNIDAD DE TESORERIA
Recibe el legajo, verifica el monto solicitado, verifica saldos disponibles en cuenta corriente
(Cuenta Única Gubernamental), revisa si cuenta con toda la información de respaldo, firmas
de todas las instancias, verifica el programa, prioriza, aprueba e imprime el cheque, el Jefe de
la Unidad firma el cheque y remite a la UNIDAD DE CONTABILIDAD para que prosiga
con el trámite.
18
Recibe todo el legajo, conteniendo Comprobante C-31, cheque, Certificaciones y firmas de

todas las instancias anteriores (Presupuesto y Tesorería). Revisa, analiza y de estar todo
conforme a normas, firma el cheque y el comprobante y lo remite a la DIRECCIÓN DE
FINANZAS para su firma.
Recibe el Cheque, el Comprobante C-31con toda la documentación de respaldo, revisa,

analiza y de estar todo de acuerdo a normas, firma cheque y comprobante y remite a la
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓ Y FINANZAS, para su revisión, análisis y firma.
14. SECRETARIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Recibe Cheque, Comprobante C-31 y toda la documentación generada en el proceso desde la

solicitud. Revisa, analiza y de estar todo de acuerdo a normas, firma cheque y comprobante y
lo deriva a la SECCIÓN CAJA para ser entregado al beneficiario.
15. SECCION CAJA
Recibe el legajo con el cheque, verifica que este todo el legajo completo y que contengan las
firmas correspondientes, imprime el Recibo de entrega de cheques en dos ejemplares que
emite el SIGMA, registra en el Libro respectivo, y procede a entrega al beneficiario previa
firma de recibo de caja, comprobante y libro auxiliar de caja.
Entrega el cheque y Recibo de entrega de cheques al beneficiario para que lo utilice en su

descargo.
Una vez entregado el cheque y el recibo, coloca el Sello de CANCELADO a todas las hojas
del legajo. Entrega todo el legajo original y sellado, al Encargado de Archivo de la Unidad
de contabilidad bajo acta debidamente firmada en señal de conformidad.
16. ENCARGADO DE ARCHIVOS
Recibe el legajo completo, ordena y asegura toda la documentación de respaldo, para

garantizar que no se extravíe ningún documento, y archiva en la Dirección Administrativa
bajo numeración correlativa.
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FIN DEL PROCEDIMIENTO
Insumos que Alimentan el Proceso y sus especificaciones:
Especificaciones técnicas
Proyecto Productivo
Cronograma de ejecución del Proyecto.
Unidad responsable del procedimiento:
DIRECCION DE CONTABILIDAD
Descripción de los registros, formularios u otros impresos a utilizar:
Nota de Comunicación interna solicitando la ejecución del proyecto.

Proyecto productivo
Cronograma de ejecución
Presupuesto
Memorándum de la Secretaría de Administración y Finanzas y la Dirección de Finanzas
autorizando la entrega de los Fondos
Certificación Presupuestaria
Certificación de Tesorería y Crédito Público
Cheque
Comprobantes C-31 sin imputación presupuestaria.
Recibo de entrega de cheques emitidos por el SIGMA.
Resultados Verificables del procedimiento:
FONDOS ENTREGADOS
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ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA EJECUCION DE PROYECTOS

PRODUCTIVOS
Si el Proyecto productivo contempla la contratación de Bienes, Obras, Servicios

Generales o Servicios de Consultoría; se deberá cumplir lo establecido en las Normas Básicas
del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, el Reglamento Específico del SABS
para el Gobierno Autónomo del Departamento del Beni y los Manuales de procedimientos
para la contratación de Obras o Bienes del Gobierno Autónomo del Departamento del Beni;
de acuerdo a la modalidad que corresponda.
Si el Proyecto productivo contempla la construcción de obras, el Proyecto de construcción

deberá contar con la aprobación de la Secretaría de Obras Públicas, como RPA.
En el caso de requerir la adquisición de materiales o equipos, el proceso lo deberá

desarrollar el área organizacional respectiva del Gobierno Autónomo del Departamento del
Beni, por lo que no se deberá solicitar fondos en avance para estos ítems.
ACTUALIZACIONES
FECHAS:
FECHA DE
APROBACIÓN
FECHA DE
ACTUALIZACION

21

Descargos de Fondos en Avance para la

ejecución de PROYECTOS PRODUCTIVOS
Fondos en Avance para la ejecución de Proyectos Productivos
Normar el proceso de Descargos de FONDOS EN AVANCE, entregados para la

ejecución de Proyectos Productivos, dirigidos a las comunidades alejadas de la capital
del departamento y, dependientes del Gobierno Autónomo del Departamento del Beni,
cumpliendo las normas vigentes en el País.
1. FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LOS RECURSOS
Una vez finalizada la actividad, y antes de los 5 días posteriores, debe elaborar un
informe detallando las actividades desarrolladas, en forma cronológica, de acuerdo a
Modelo adjunto, prepara la planilla detallando todos los gastos efectuados, de acuerdo a
la partida, y en concordancia con los recursos solicitados en el Proyecto Productivo,
adjunta facturas, contratos (en el caso de que se hubiesen utilizado) y procesos de
contratación para cada uno de los ítems; asimismo adjunta la documentación que se
detalla al final del presente procedimiento. Dirige el informe al Jefe Inmediato Superior,
para su aprobación, solicitándole gestione el cierre del Fondo. Toda la documentación
deberá ser presentada formalmente foliada, en una carpeta que permita asegurar su
correcta manipulación y evitar pérdidas de documentos. El responsable del Fondo en
Avance debe contar con una copia o fotocopia de todos los documentos presentados.
2. JEFE INMEDIATO SUPERIOR
Recibe el Informe, revisa la documentación, analiza el contenido del informe, de estar de

acuerdo, firma el Informe en señal de aprobación, y a través de Nota de Comunicación
Interna, remite al Secretario Departamental del cual depende, para que éste envíe y
solicite el cierre del respectivo fondo.
22
Recibe la NCI, revisa la documentación y deriva a la UNIDAD ADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA, para que revise y analice técnicamente el informe presentado.
Recibe la instrucción y procede a realizar el análisis técnico del informe presentado y

verificando que las actividades desarrolladas correspondan a las actividades
programadas, analiza los descargos, que cumplan con lo establecido en las normas.
Sobre esa base, prepara su informe técnico para firma del SECRETARIO
DEPARTAMENTAL.
Recibe el Informe técnico de la Unidad Administrativa de la Secretaria, analiza la

documentación, si está de acuerdo, firma la NCI solicitando el cierre del Fondo. Remite
toda la información a la SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
6. SECRETARÍA DEPARTAMENTAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
Recibe la solicitud de Cierre de cargo, de parte del Secretario Departamental donde se

realizó la actividad del proyecto, verifica que cuente con las firmas de aprobación, y
deriva a la DIRECCION DE FINANZAS, para que sea analizado, evaluado sobre la
base de las disposiciones vigentes.
Recibe la Solicitud de Cierre de Cargo, deriva a la Unidad de CONTABILIDAD para

que sea revisado en detalle y se proceda de acuerdo a normas legales relacionadas.
Recibe legajo y registra, verifica Informe y la documentación de respaldo, de acuerdo a

lo establecido al final del presente procedimiento; firma. De estar todo conforme, pasa
al ENCARGADO DE CIERRE DE CARGO para su revisión, evaluación en detalle y
elaborar el cambio de imputación respectivo; de estar incompleto, envía a la Unidad de
Contabilidad para que devuelva al interesado y complemente la documentación de
descargo.
23
9. ENCARGADO DE CIERRE DE CARGO
Recibe el legajo, registra en el libro de “Llegada de documentación de descargo”

verifica firmas y revisa la documentación de respaldo, analiza que contenga los
documentos mínimos exigidos, y que se encuentran detallados al final de la descripción
de procedimiento, que deben ser adjuntados al Informe de Descargo, el mismo que debe
ser cronológico o por Partidas, y con aprobación del Jefe Inmediato Superior.
El Responsable de Cierre de Cargo, luego de revisada, analizada, y evaluada la

documentación de descargo, elabora un “Informe para Descargo – Fondos en Avance”,
el mismo que contiene una casilla “Disposiciones del Evaluador” en la cual el
Responsable de la evaluación coloca si Corresponde el Cierre de Cargo total, parcial,
reembolso o incompleto.
Elabora el comprobante de cambio de imputación, reversión con boleta de depósito

según corresponda, firma y pasa a la Secretaria para que registre en el libro “Salida de
Documentación para el cierre” y entrega a la UNIDAD DE CONTABILIDAD.
Además emite un certificado donde se menciona el cierre del cargo el mismo que hace
llegar al Funcionario que solicitó el cierre.
10. CONTABILIDAD
Recibe el legajo completo, que incluye Informe de la actividad ejecutada del proyecto,
adjuntando la documentación que se detalla al final del presente procedimiento,
presentado por el funcionario, solicitud de cierre de cargo, informe del Encargado de
Cierre de Cargo, y comprobante C-31 del cierre respectivo y firma, deriva el legajo de la
documentación de cierre de cargo al DIRECTOR DE FINANZAS para su respectiva
verificación y firma de acuerdo a normas vigentes.
11. DIRECTOR DE FINANZAS
Recibe el legajo, revisa y firma el comprobante C-31 (Registro de ejecución de Gasto),

remite toda la documentación al SECRETARIO DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS para la firma.
12. SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
Recibe el legajo, verifica que cuente con toda la documentación de respaldo, de estar
conforme, firma comprobantes y devuelve a la UNIDAD DE CONTABILIDAD para
que instruya al Encargado de Archivo su custodia.
24
Recibe todo el legajo completo, debidamente firmado por las otras instancias, verifica
que la documentación esté debidamente asegurada para su correcto archivo y resguardo,
e instruye al Encargado de Archivo proceder al archivo de toda la documentación.
14. ENCARGADO DE ARCHIVO
Recibe legajo, constata que el trámite esté totalmente concluido, con todas las firmas
respectivas, documentos de respaldo, facturas, etc. Procede al archivo de la Dirección
Administrativa con su Numeración Correlativa y Adjunta Documentación Original.
Coloca el sello de “CANCELADO” a todo el legajo.

Recibo de caja de entrega de recursos
Fotocopia de Cheque
Solicitud de Fondos en avance
Informe del proyecto
Facturas
Formularios de pago de impuestos.
Procesos de contratación
NCI de la Dirección o Secretaría aprobando y solicitando el pago
Reglamentos relativos a entrega de Fondos en Avance

UNIDAD DE CONTABILIDAD
Nota de Comunicación interna solicitando el Fondo en Avance

autorizando el pago.
Cheque
Comprobantes de contabilidad - de ejecución presupuestaria
FONDOS ENTREGADOS
25
Documentos que deben adjuntar a la solicitud de Cierre de Fondos en Avance:
Fotocopia del recibo de entrega de fondos, que emite caja.

Informe cronológico de las actividades realizadas, relacionadas con el proyecto,
debidamente aprobado por el Jefe Inmediato Superior y el Director o Secretario del
Área con Nota de Comunicación interna.
Solicitud de cierre de cargo dirigida al Jefe Inmediato
Detalle de los gastos efectuados, de acuerdo a modelo adjunto.
Facturas.
Formularios de Pago de Impuestos en caso de no existir facturas.
Fotografías de todas las actividades desarrolladas en el Proyecto, principalmente en las
que participan los beneficiarios.
Actas de conformidad suscrita entre los beneficiarios y el ejecutor
Los gastos realizados deben estar de acuerdo al objeto de la solicitud de fondos
Procesos de contratación de Obras, Bienes, Servicios requeridos por el Proyecto, de
acuerdo a normas legales en vigencia.
Para la contratación de los Servicios o la adquisición de los materiales requeridos para
el desarrollo de la actividad, deben seguirse los procedimientos establecidos en el
Manual de procedimientos respectivo.(Manual de procedimientos para la contratación
de Bienes y/o servicios bajo la Modalidad ANPE)
Informe Técnico emitido por la Unidad de Desarrollo Productivo o de la Secretaría que
ejerce tuición sobre el área/unidad o Dirección que ejecutó el proyecto.
ACTUALIZACIONES
FECHAS:
FECHA DE
APROBACIÓN
FECHA DE
ACTUALIZACION

ORGANIZACIONAL.
26
Compras
Menores de
Materiales o
insumos
27

Fondos en Avance para Compras Menores

FONDOS EN AVANCE
Entrega de fondos en avance para la adquisición de Bienes o Servicios, hasta un monto

de Bs 20.000, para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales, sean
necesarios, cumpliendo las normativas vigentes en el País.
La operación Fondos en Avance para la adquisición de Bienes o Servicios, en el

Gobierno Autónomo del Departamento del Beni, está compuesto de dos procedimientos,
detallados a continuación:
1.1. Solicitud y entrega de fondos: en este procedimiento se describen los pasos a seguir
1.2. Descargo de los fondos entregados: se describen los documentos que deben presentar, el
informe de descargo, facturas, etc.
Precio referencial de los materiales o insumos solicitados
Certificación de la Sección Almacenes de no tener en existencias lo solicitado
28
Secretaría Departamental de Administración y Finanzas
Nota de comunicación interna ( NCI) solicitando el Fondo en Avance

Pedido de materiales identificando sus características específicas
Comprobante de pago
Cheque
Informe de descargo
Facturas – Recibos de pago o planillas de pago.
Formularios de pago de impuestos
Actas de recepción y entrega de los materiales o insumos solicitados.
.

- 2 días, 1 hora, 50’
ACTUALIZACIONES
FECHA DE APROBACION

29
GOBIERNO AUTÓNOMO DEL DEPARTAMENTO DEL BENI DIA MES AÑ

O
Solicitud de Fondos en Avance para Compras

menores hasta Bs20000.oo
Fondos en Avance para Compras Menores hasta Bs20.000.oo
Normar el proceso de entrega de FONDOS EN AVANCE, para compras menores, en el

Gobierno Autónomo del Departamento del Beni, cumpliendo las normas vigentes en el
País.
A través de N.C.I. solicitará a la SECRETARIA DEPARTAMENTAL de la cual

depende, la adquisición de los materiales o insumos, requeridos para realizar
determinada actividad o proyecto, adjuntando nota con la fundamentación técnica de la
necesidad de su adquisición a través de Fondos en Avance. Adjunta la siguiente
documentación: Formulario de pedido de materiales con la certificación de la Sección
de Almacenes de no tener en existencias, descripción de la actividad a desarrollar,
beneficiarios, Presupuesto desagregado por partidas; Especificaciones técnicas (si fuera
necesario); Certificación Presupuestaria y POA de la Dirección. La Dirección debe
recomendar al Técnico que administrará los recursos, y adjuntar Certificado de que éste,
no tiene fondos pendientes de descargo.
La solicitud deberá estar debidamente justificada, fundamentando claramente el porqué

de la necesidad del Fondo en Avance y no del proceso normal de adquisición.
Recibe el legajo, revisa, analiza y de estar de acuerdo, deriva a la UNIDAD

ADMINISTRATIVA de la Secretaría, para que elabore informe respecto a: Verificar
que se encuentre dentro del POA, que cuente con Presupuesto, y que los costos se
ajusten a lo establecido por las normas.
30
Recibe la instrucción de la Secretaría Departamental, y de acuerdo a normas, revisa,

analiza y si constata que todo está de acuerdo, emite su Informe y remite nuevamente
a la Secretaría Departamental, para su envío a la Secretaría de Administración y
Finanzas.
De tener observaciones, devuelve a la Secretaría solicitante para que realicen los

ajustes.
Recibe el Informe de Administración. Si éste es procedente, aprueba y remite a

través de NCI, con todo el legajo a la Secretaria de Administración y Finanzas
solicitando la entrega de los Fondos al funcionario delegado por la Dirección
solicitante, especificando monto solicitado y fases o etapas del proyecto que se
cubrirá con los recursos solicitados.
Recibe el legajo, revisa, analiza y aprueba, de aprobar la solicitud, instruye a través de

NCI, a la Dirección de Finanzas, el inicio del proceso de entrega de Fondos en
Avance especificando el monto (de acuerdo al cronograma de ejecución del
Proyecto), y el nombre del funcionario a quien se le entregarán los recursos, el que
estará indicado en la solicitud de la respectiva Secretaría.
Recibe el NCI, de la SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS,

verifica que cuente con toda la documentación de respaldo. Deriva para su consulta a
la UNIDAD DE CIERRE DE CARGOS, para que Certifiquen que el funcionario
delegado para la administración de los recursos, no tenga Fondos en avance
pendientes de descargos.

Computarizado si el funcionario no cuenta con Fondos en Avance pendientes de
descargos. Sobre la base de esta información, emite el Certificado respectivo, y
remite a la DIRECCIÓN DE FINANZAS.
31
8. DIRECCIÓN DE FINANZAS
Recibe el Certificado de la Unidad de Cierre de Cargos. Si el Certificado indica que

el funcionario delegado no tiene descargos pendientes, verifica que cuente con todas
las firmas de autorización; y deriva a la UNIDAD DE PRESUPUESTOS para que
verifiquen la disponibilidad de crédito presupuestario en las partidas respectivas.
Si el funcionario, tiene cargos pendientes, devuelve a la Secretaria Solicitante, todo el

legajo, incluido el Certificado de la Unidad de Cierre de cargo y el Formulario
“Auxiliar por Beneficiario”, donde describe el concepto, monto y fechas de los
descargos pendientes.
Recibe el legajo, revisa, analiza la información recibida; luego revisa en el SIGMA

la existencia de crédito presupuestario de acuerdo a lo solicitado. De existir este
presupuesto, elabora el Registro preventivo de reserva presupuestaria, y firma el
mismo en estado de aprobación, en caso de No existir presupuesto en existencia la
información recibida se deriva a Secretaria de Administración y Finanzas. SI fuese
aprobado deriva a la UNIDAD DE CONTABILIDAD.
Recibe información sobre existencia de crédito presupuestario, de ser Positiva, revisa

Memorándum y documentación de respaldo, verifica que cuente con toda la
documentación de respaldo y firmas respectivas. De estar todo de acuerdo a normas,
proceden a la Elaboración del Comprobante C-31 sin imputación presupuestaria,
firma el Jefe de la Unidad y remite todo el legajo a la Unidad de TESORERÍA Y
CRÉDITO PÚBLICO, para continuar con el trámite.
Recibe el legajo, verifica el monto solicitado, verifica saldos disponibles en cuenta

corriente (Cuenta Única Gubernamental), revisa que cuente con toda la información de
respaldo, firmas de todas las instancias, verifica el programa, prioriza, aprueba e
imprime el cheque el Jefe de la Unidad firma el cheque y remite a la UNIDAD DE
CONTABILIDAD para que prosiga con el trámite.
32
Recibe todo el legajo, conteniendo Comprobante C-31, cheque, Certificaciones y

firmas de todas las instancias anteriores (Presupuesto y Tesorería). Revisa, analiza y
de estar todo conforme a normas, firma el cheque y el comprobante y lo remite a la
DIRECCIÓN DE FINANZAS para su firma.
Recibe el Cheque, el Comprobante C-31con toda la documentación de respaldo, revisa,

analiza y de estar todo de acuerdo a normas, firma cheque y comprobante y remite a la
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, para su revisión, análisis y
firma.
Recibe Cheque, Comprobante C-31 y toda la documentación generada en el proceso

desde la solicitud. Revisa, analiza y de estar todo de acuerdo a normas, firma cheque y
comprobante y lo deriva a la SECCIÓN CAJA para el entregado al beneficiario.
15. SECCION CAJA
Recibe el legajo con el cheque, verifica que este todo el legajo completo y que
contengan las firmas correspondientes, imprime el Recibo de entrega de cheques en
dos ejemplares que emite el SIGMA, registra en el Libro respectivo, y procede a la
entrega al beneficiario previa firma de comprobantes, y del Libro.
Entrega el cheque y recibo de entrega de cheque, al beneficiario para que lo utilice en

su descargo. Una vez entregado el cheque y el recibo, coloca el Sello de
CANCELADO a todas las hojas del legajo. Entrega todo el legajo original y sellado,
al Encargado de Archivo de la Unidad de contabilidad mediante actas debidamente
firmadas en señal de conformidad.

garantizar que no se extravíe ningún documento, y archiva en Dirección Administrativa
bajo numeración correlativa.
33
Pedido de materiales
Certificado de almacenes o activos fijos de no tener en existencia lo solicitado
Nota de Comunicación interna solicitando la ejecución del proyecto.

Proyecto productivo
Cronograma de ejecución
Presupuesto
autorizando la entrega de los Fondos
Cheque
Comprobantes de contabilidad-de ejecución presupuestaria – de acreedores.
FONDOS ENTREGADOS
34
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA EJECUCION DE COMPRAS

MENORES (MATERIALES E INSUMOS).
Se otorgarán Fondos en Avance para realizar compras menores de materiales o insumos,

solamente en casos de que no se cuente con el material en almacenes o activos fijos y la
actividad a desarrollar requiera con oportunidad lo solicitado.
La Entrega de fondos en Avance para la adquisición de materiales o insumos, no exime

del cumplimiento del Reglamento Especifico del Sistema de Administración de Bienes
y Servicios de el Gobierno Autónomo del Departamento del Beni del Beni.
ACTUALIZACIONES
FECHAS:
FECHA DE
APROBACIÓN
FECHA DE
ACTUALIZACION

ORGANIZACIONAL
35

Descargos de Fondos en Avance por Compras

Menores
Fondos en Avance para Compras Menores
Normar el proceso de Descargos de FONDOS EN AVANCE, entregados para la

ejecución de Compras Menores (Materiales e Insumos), dirigidos a encargados de la
ejecución de Proyectos y, a todos los funcionarios dependientes del Gobierno Autónomo
del Departamento del Beni, cumpliendo las normas vigentes en el País.
1. FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LOS RECURSOS:
Una vez finalizada las compras menores, y antes de los 5 días posteriores, elabora un
informe detallado de las actividades desarrolladas, en forma cronológica, de acuerdo a
Modelo adjunto, prepara la planilla detallando todos los gastos efectuados, de acuerdo a
la partida, y en concordancia con los recursos solicitados, adjunta las facturas, contratos y
procesos de contratación para cada uno de los ítems; asimismo adjunta la documentación
que se detalla al final del presente procedimiento. Dirige el informe al Jefe Inmediato
Superior, para su aprobación, solicitándole gestione el cierre del Fondo. Toda la
documentación deberá ser presentada debidamente foliada en una carpeta que permita
asegurar su correcta manipulación y evitar pérdidas de documentos. El responsable del
Fondo en Avance debe contar con una copia o fotocopia de todos los documentos
presentados.

Interna, remite al Secretario Departamental del cual depende, para que éste envíe y
solicite el cierre del respectivo fondo.
36
Recibe la NCI, revisa la documentación y deriva a la ADMINISTRACIÓN DE LA

SECRETARÍA, para que revise y analice técnicamente el informe presentado.

Sobre toda esa base, prepara su informe para firma del SECRETARIO
DEPARTAMENTAL, la NCI solicitando el cierre del respectivo fondo.
Recibe el Informe de la Unidad Administrativa de la Secretaria, analiza la

6. SECRETARÍA DEPARTAMENTAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

solicitó y realizó las compras menores, verifica que cuente con las firmas de aprobación,
y deriva a la DIRECCION DE FINANZAS, para que sea analizado, evaluado sobre la
base de las disposiciones vigentes.

Recibe legajo y registra, verifica Informe y la documentación de respaldo, de acuerdo a

lo establecido al final del presente procedimiento; firma, de estar todo conforme, pasa al
ENCARGADO DE CIERRE DE CARGO para su revisión y evaluación en detalle y
elaborar el cambio de imputación respectivo, de estar incompleto, envía a la Unidad de
descargo.
37
9. E NCARGADO DE CIERRE DE CARGO

El Responsable de Cierre de Cargo, luego de revisada, analizada, evaluada la

Elabora el comprobante cambio de imputación, reversión con boleta de depósito según

corresponda, firma y pasa a la Secretaria para que registre en el libro “Salida de
Documentación para el cierre” y entrega a la UNIDAD DE CONTABILIDAD. Además
emite un certificado donde se menciona el cierre del cargo mismo que hace llegar al
Funcionario que solicitó el cierre.
10. CONTABILIDAD
Recibe el legajo completo, que incluye Informe de las compras menores realizadas,
adjuntando la documentación que se detalla al final del presente procedimiento,
presentado por el funcionario, solicitud de cierre de cargo, informe del Encargado de
Cierre de Cargo, y comprobante C-31 del cierre respectivo y firma, deriva el legajo de la
documentación de cierre de cargo al DIRECTOR DE FINANZAS para su respectiva
verificación y firma de acuerdo a normas vigentes.

38
Recibe todo el legajo completo, debidamente firmado por las otras instancias, verifica
que la documentación esté debidamente asegurada para su correcto archivo y resguardo,
e instruye al Encargado de Archivo proceder al archivo de toda la documentación.
respectivas, documentos de respaldo, facturas, etc. Procede al archivo en Dirección
Administrativa con su numeración correlativa y adjunta Documentación Original. Coloca
el sello de “CANCELADO” a todo el legajo.

Fotocopia de Cheque
Procesos de contratación desarrollados
Facturas
Actas de recepción de los materiales
Actas de entrega a la unidad solicitante o a los beneficiarios
UNIDAD SOLICITANTE

Cheque
Comprobantes de contabilidad - de ejecución presupuestaria – de acreedores.
39
FONDOS DESCARGADOS
Fotocopia del recibo de entrega de fondos

Informe cronológico de las actividades realizadas, relacionadas con la actividad,
debidamente aprobado por el Jefe Inmediato Superior y el Director o Secretario del Área con
Nota de Comunicación interna.
Solicitud de cierre de cargo dirigida al Director de Área
Procesos de contratación, de acuerdo a normas legales en vigencia.
Facturas, sin raspaduras ni enmiendas.
Formularios de pago de impuestos en caso de no existir Factura.
Actas de recepción y entrega de los materiales o insumos adquiridos
Para la contratación de los Servicios o la adquisición de los materiales requeridos para el
desarrollo de la actividad, deben seguirse los procedimientos establecidos en el Manual de
procedimientos respectivo.(Manual de procedimientos para la contratación de Bienes y/o
servicios bajo la Modalidad ANPE)
ACTUALIZACIONES
FECHAS:
FECHA DE
APROBACIÓN
FECHA DE
ACTUALIZACION
40
Realización de
Eventos de
Capacitación
41

Fondos en Avance para la realización de Eventos de

Capacitación VIA-1
FONDOS EN AVANCE
Entrega de fondos en avance para la ejecución de EVENTOS DE CAPACITACION

dirigidos a los funcionarios dependientes del Gobierno Autónomo del Departamento del
Beni , Subgobernaciones o corregimientos, cumpliendo las normativas vigentes en el País.
La operación Fondos en Avance para la realización de EVENTOS DE CAPACITACION

dirigidos a los funcionarios dependientes de el Gobierno Autónomo del Departamento del
Beni, Subgobernaciones o corregimientos, está compuesto de dos procedimientos,

Términos de referencia del Evento a desarrollar, de acuerdo a modelo adjunto.
Certificado de no tener fondos pendientes de descargo.
42
Cajero

Comprobante de pago
Cheque
Informe de descargo
Facturas
Formularios de pago de impuestos (Si no existe factura)
Fotografías
Informe del desarrollo del evento.
Lista de participantes, por cada día, firmadas especificando: nombres completos,
cargos, CI y firma.
Modelo de Certificados de Asistencia
Agenda desarrollada
Copia de los documentos de apoyo entregados
- 2 días, 1 hora, 50’

ACTUALIZACIONES
FECHA DE APROBACION
43

Solicitud de Fondos en Avance para la

realización de Eventos de Capacitación
Fondos en Avance para la realización de Eventos de capacitación
Normar el proceso de entrega de FONDOS EN AVANCE, para el desarrollo de Eventos de

Capacitación dirigido a funcionarios dependientes del Gobierno Autónomo del
Departamento del Beni, Subgobernaciones o corregimientos, cumpliendo las normas
A través de N.C.I. solicitará a la Secretaría departamental de la cual depende, la

autorización de Fondos en Avance, indicando el motivo y adjuntado la siguiente
documentación: Nota de Comunicación Interna de Solicitud de realización del Evento de
capacitación; Términos de referencia del Evento, de acuerdo a modelo adjunto; Agenda
tentativa; presupuesto estimado del evento; lista de beneficiarios indicando cargo y área de
dependencia; Certificación presupuestaria; Nombre del funcionario encargado de
administrar los recursos solicitados.
Recibe el legajo, revisa, analiza y de estar de acuerdo, deriva a la ADMINISTRACIÓN de la

Secretaría, para que elabore informe respecto a: Verificar que se encuentre dentro del POA,
44
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA SECRETRIA DEPARTAMENTAL
Recibe la instrucción de la Secretaría Departamental, y de acuerdo a normas, revisa,

analiza y si constata que todo está de acuerdo, emite su Informe y remite nuevamente a
la Secretaría Departamental, para su envío a la Secretaría de Administración y Finanzas.
De tener observaciones, devuelve a la Secretaría solicitante para que realicen los ajustes.
Recibe el Informe de Administración. Si éste es procedente, aprueba y remite a través de

NCI, con todo el legajo a la Secretaria de Administración y finanzas solicitando la entrega
de los Fondos al funcionario delegado por la Dirección solicitante, especificando monto
solicitado y fases o etapas del proyecto que se cubrirá e con los recursos solicitados.
Recibe el legajo, revisa, analiza y aprueba, de aprobar la solicitud, instruye a través de NCI,
a la Dirección de Finanzas, el inicio del proceso de entrega de Fondos en Avance
especificando el monto y el nombre del funcionario a quien se le entregarán los recursos, el
que estará indicado en la solicitud de la respectiva Secretaría.

cuente con toda la documentación de respaldo, deriva para su consulta a la UNIDAD DE
CARGOS, para que certifiquen que el funcionario delegado para la administración de los
recursos no tenga FONDOS EN AVANCE, pendientes de descargo.

Sobre la base de esta información, emite el Certificado respectivo, y remite a la
DIRECCIÓN DE FINANZAS.
45

funcionario delegado no tiene descargos pendientes, verifica que cuente con todas las firmas
de autorización; y deriva a la UNIDAD DE PRESUPUESTOS para que verifiquen si
existe crédito presupuestario en las partidas respectivas.

legajo, incluido el Certificado de la Unidad de Cierre de cargo y el Formulario “Auxiliar por
Recibe el legajo, revisa, analiza la información recibida luego revisa en el SIGMA la

existencia de Crédito Presupuestario de acuerdo a lo solicitado. De existir este presupuesto
elabora el Registro Preventivo de reserva presupuestaria, firma el mismo en estado de
aprobación, en caso de NO existir presupuesto en existencia, la información recibida se
deriva a la Secretaria de Administración y Finanzas. SI fuese aprobado, deriva a la
UNIDAD DE CONTABILIDAD.
Recibe información sobre existencia de Crédito Presupuestario, de ser Positiva, revisa

Memorándum y documentación de respaldo, verifica que cuente con dodo lo requerido de
de Comprobante C-31 sin imputación presupuestaria, firma el Jefe de la Unidad y remite
todo el legajo a la Unidad de TESORERIA Y CREDITO PUBLICO, para continuar con el
trámite.
(Cuenta Única Gubernamental) revisa si cuenta con toda la información de respaldo, firmas
de todas las instancias, verifica el programa, prioriza, aprueba e imprime el cheque, el Jefe
de la Unidad firma el cheque y remite a la UNIDAD DE CONTABILIDAD para que
prosiga con el trámite.
46
Recibe todo el legajo, conteniendo comprobantes C.31, cheque, Certificaciones y firmas de

conforme a normas firma el cheque y el comprobante, lo remite a la DIRECCIÓN DE
Recibe el cheque, comprobante C-31 con toda la documentación de respaldo, revisa, analiza
y de estar todo de acuerdo a normas firma cheque y comprobante y remite a la
SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS para su revisión, análisis y firma.
Recibe el cheque, comprobante C-31 con toda la documentación generada en el proceso

desde la solicitud. Revisa, analiza y de estar todo de acuerdo a normas, firma cheque,
comprobante y deriva a SECCIÓN CAJA para ser entregado al beneficiario.
15. SECCION CAJA
emite el SIGMA, registra en el Libro respectivo, y procede la entrega al beneficiario previa
firma de recibo de caja, comprobante, y el libro auxiliar de caja.

descargo.
Una vez entregado el cheque, y el recibo, coloca el Sello de CANCELADO a todas las hojas
de contabilidad bajo acta debidamente firmadas en señal de conformidad.

garantizar que no se extravíe ningún documento, y archiva en Dirección Administrativa bajo
numeración correlativa.
47
Términos de referencia del Evento a desarrollar, de acuerdo a modelo adjunto.
Certificado de no tener fondos pendientes de descargos.
Cajero

Comprobante de pago
Cheque
FONDOS ENTREGADOS
48
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA EJECUCION DE EVENTOS DE

CAPACITACIÓN).
Se otorgarán Fondos en Avance para realizar Eventos de capacitación, exclusivamente

cuando se describa en el POA, y la actividad a desarrollar requiera con oportunidad lo
solicitado.
La Entrega de fondos en Avance para la realizar Eventos de capacitación, no exime del

cumplimiento del Reglamento Especifico del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios del Gobierno Autónomo del Departamento del Beni del Beni.
ACTUALIZACIONES
FECHAS:
FECHA DE
APROBACIÓN
FECHA DE
ACTUALIZACION
ORGANIZACIONAL
49


realización de Eventos de Capacitación
Fondos en Avance para la realización de eventos de capacitación
Normar el proceso de Descargos de FONDOS EN AVANCE, entregados para la ejecución de

eventos de capacitación, dirigidos a los funcionarios dependientes del Gobierno Autónomo del
Departamento del Beni, cumpliendo las normas vigentes en el País.
1. FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LOS RECURSOS RECIBIDOS:
Una vez finalizada la actividad, y antes de los 5 días posteriores, elabora un informe
detallado de las actividades desarrolladas, en forma cronológica, de acuerdo a Modelo
adjunto, prepara la planilla detallando todos los gastos efectuados, de acuerdo a la partida,
y en concordancia con los recursos solicitados en los Términos de Referencia del evento
(De acuerdo a Modelo adjunto), adjunta las facturas, contratos y procesos de contratación
para cada uno de los ítems; asimismo adjunta la documentación que se detalla al final del
presente procedimiento. Dirige el informe al Jefe Inmediato Superior, para su aprobación,
solicitándole gestione el cierre del Fondo. Toda la documentación deberá ser presentada
debidamente foliada en una capeta que permita asegurar su correcta manipulación y evitar
pérdidas de documentos.
El responsable del Fondo en Avance debe contar con una copia o fotocopia de todos los
documentos presentados.

Interna, remite al Secretario Departamental del cual depende, para que éste solicite el
cierre del respectivo fondo.
50


Sobre esa base, prepara su informe para firma del SECRETARIO DEPARTAMENTAL,
y elabora la NCI solicitando el cierre del respectivo fondo.
Recibe el Informe de la Unidad Administrativa de la Secretaria, analiza la

6. SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

realizó el evento, verifica que cuente con las firmas de aprobación, y deriva a la
DIRECCION DE FINANZAS, para que sea analizado, evaluado sobre la base de las
disposiciones vigentes.

Recibe legajo y registra, verifica informe y la documentación de respaldo de a cuerdo a lo

establecido al final del presente procedimiento. Firma; De estar todo conforme, pasa al
ENCARGADO DE CIERRE DE CARGO para su revisión, evaluación en detalle y
elaborar el cambio de Imputación respectivo. De estar incompleto, envía a la Unidad de
descargo.
51



corresponda, firma y pasa a la Secretaria para que registra en el libro “Salida de
Documentación para el cierre” y entrega a la UNIDAD DE CONTABILIDAD.
Además emite un certificado donde se menciona el cierre del cargo mismo que hace
llegar al Funcionario que solicitó el cierre.
10. CONTABILIDAD
Recibe el legajo completo, que incluye Informe de la actividad realizada, adjuntando la

documentación que se detalla al final del presente procedimiento, presentado por el
funcionario, solicitud de cierre de cargo, informe del Encargado de Cierre de Cargo, y
comprobante C-31 del cierre respectivo y firma, deriva el legajo de la documentación de
cierre de cargo al DIRECTOR DE FINANZAS para su respectiva verificación y firma de
acuerdo a normas vigentes.

52
13. CONTABILIDAD
Recibe el legajo completo, debidamente firmado por las otras instancias, verifica que la
documentación esté debidamente asegurada para su correcto archivo y resguardo, e
instruye al Encargado de archivo proceder al guardado de toda la documentación.
respectivas, documentos de respaldo, facturas, etc. Procede al archivo de acuerdo a
Dirección Administrativa con su Numeración Correlativa y Adjunta Documentación
Original. Coloca el Sello de “CANCELADO”, a todo el legajo.

Fotocopia de Cheque
Informe del evento
Facturas
UNIDAD DE CONTABILIDAD

Cheque
Fotografías
Planillas de asistentes
Certificados de participación para asistentes al evento
53
FONDOS ENTREGADOS
Fotocopia de los comprobantes de entrega de fondos

Informe cronológico de las actividades realizadas, relacionadas con el objeto de evento,
debidamente aprobado por el Jefe Inmediato Superior y el Director o Secretario del
Área con Nota de Comunicación interna.
Listas firmadas de participantes y Modelo de certificados de asistencia entregados.
Presentar factura de alquiler del ambiente donde se realizó el taller y/o evento;
asimismo el contrato donde se especifique la finalidad del evento ( previa cotización)
Proceso de contratación y Factura por gasto de refrigerios y contrato que detalle el
servicio prestado por el evento realizado.
Factura de materiales utilizados en el taller, adjuntando cotizaciones respectivas.
Formulario de pago de impuestos en caso de no existir facturas.
Programa de las actividades realizadas.
Afiches, fotos con fecha impresa y otros que se considere necesarios
Para la contratación de los Servicios o la adquisición de los materiales requeridos para
el desarrollo de la actividad, deben seguirse los procedimientos establecidos en el
Manual de procedimientos respectivo.(Manual de procedimientos para la contratación
de Bienes y/o servicios bajo la Modalidad ANPE)
ACTUALIZACIONES
FECHAS:
FECHA DE
APROBACIÓN
FECHA DE
ACTUALIZACION

ORGANIZACIONAL.
54
Construcción o
Mantenimiento
de Obras
55

Fondos en Avance para la Construcción o

mantenimiento de Obras
FONDOS EN AVANCE
Entrega de fondos en avance para la Construcción o mantenimiento de obras en el Gobierno

Autónomo del Departamento del Beni, cumpliendo las normativas vigentes en el País.
La operación Fondos en Avance para la construcción o mantenimiento de obras en el

Gobierno Autónomo del Departamento del Beni, está compuesto de dos procedimientos,

Especificaciones técnicas en el caso de obras y proyectos productivos
56
Cajero

Comprobante de pago
Cheque
Informe de descargo
Facturas
Fotografías
Acta de entrega de la obra o el proyecto
Acta suscrita con los beneficiarios del proyecto, como conformidad del trabajo
ejecutado.
- 2días, 1 hora, 50’

ACTUALIZACIONES
FECHA DE APROBACION

ORGANIZACIONAL
57

Solicitud de Fondos en Avance para la

construcción o Mantenimiento de obras
Fondos en Avance para la construcción o mantenimiento de obras
Normar el proceso de entrega de FONDOS EN AVANCE, para la construcción de Obras o

mantenimiento de obras menores, en el Gobierno Autónomo del Departamento del Beni
cumpliendo las normas vigentes en el País.
A través de N.C.I. solicitará la autorización de Fondos en Avance a su Jefe Inmediato,

indicando el motivo y adjuntado la siguiente documentación:
Nota de Comunicación Interna,
Solicitud de realización de obras por la unidad solicitante, justificando técnicamente la
necesidad de contar con los recursos para ejecutar la obra,
Certificado de Cierre de Cargo anterior del Funcionario designado para la administración de
los Recursos,
Proyecto de la obra aprobado por la Secretaría de Obras Públicas del Gobierno Autónomo
del Departamento del Beni,
Informe técnico de la Secretaría de Oras Públicas aprobando el proyecto,
Presupuesto General de la Obra, Especificaciones técnicas, Planos y otros documentos
técnicos,
Certificación Presupuestaria. (Solo se otorgarán Fondos en Avance para la construcción o
mantenimiento de obras, cuando los beneficiarios sean comunidades alejadas a la Capital del
departamento o la capital de la provincia, que impida realizar un proceso de contratación).
58
Recibe el legajo, revisa, analiza y de estar de acuerdo, deriva a la ADMINISTRACION de la

Secretaría, para que elabore informe respeto a: Verificar que se encuentre dentro del POA,
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARIA DEPARTAMENTAL.
Recibe la instrucción de la Secretaria Departamental, y de acuerdo a normas, revisa, analiza

y si constata que todo está de acuerdo, emite su Informe y remite a la Secretaría
departamental, para su envío a la Secretaría de Administración y Finanzas.
De Tener observaciones, devuelve a la Secretaría solicitante para que realicen los ajustes.
4. SECRETARIO DEPARTAMENTAL
Recibe el Informe de Administración. Si este es procedente, aprueba y remite a través de

NCI, con todo el legajo a la Secretaria de Administración y Fianzas solicitando la entrega de
los Fondos al funcionario delegado por la Dirección solicitante, especificando monto
solicitado y fases o etapas del proyecto que se cubrirá con los recursos solicitados.
Recibe el legajo, revisa, analiza y aprueba, de aprobar la solicitud, instruye a través de NCI,
a la Dirección de Finanzas, el inicio del proceso de entrega de Fondos en Avance
especificando el monto y el nombre del funcionario a quien se le entregarán los recursos, el
que estará indicado en la solicitud de la respectiva Secretaría.

cuente con toda la documentación de respaldo, deriva para su consulta a la UNIDAD DE
CARGOS, para que certifiquen que el funcionario delegado para la administración de los
recursos no tenga FONDOS EN AVANCE, pendientes de descargo.
59

Sobre la base de esta información, emite el Certificado respectivo, y remite a la
DIRECCIÓN DE FINANZAS.

funcionario delegado no tiene descargos pendientes, verifica que cuente con todas las firmas
de autorización; y deriva a la UNIDAD DE PRESUPUESTOS para que verifiquen si
existe crédito presupuestario en las partidas respectivas.

legajo, incluido el Certificado de la Unidad de Cierre de cargo y el Formulario “Auxiliar por
Recibe el legajo, revisa, analiza la información recibida luego revisa en el SIGMA la

existencia de Crédito Presupuestario de acuerdo a lo solicitado. De existir este presupuesto
elabora el Registro Preventivo de reserva presupuestaria, firma el mismo en estado de
aprobación, en caso de NO existir presupuesto en existencia, la información recibida se
deriva a la Secretaria de Administración y Finanzas. SI fuese aprobado, deriva a la
UNIDAD DE CONTABILIDAD.
Recibe información sobre existencia de Crédito Presupuestario, de ser Positiva, revisa

Memorándum y documentación de respaldo, verifica que cuente con dodo lo requerido de
de Comprobante C-31 sin imputación presupuestaria, firma el Jefe de la Unidad y remite
todo el legajo a la Unidad de TESORERIA Y CREDITO PUBLICO, para continuar con el
trámite.
60
(Cuenta Única Gubernamental) revisa si cuenta con toda la información de respaldo, firmas
de todas las instancias, verifica el programa, prioriza, aprueba e imprime el cheque, el Jefe
de la Unidad firma el cheque y remite a la UNIDAD DE CONTABILIDAD para que
prosiga con el trámite.
Recibe todo el legajo, conteniendo comprobantes C.31, cheque, Certificaciones y firmas de

conforme a normas firma el cheque y el comprobante, lo remite a la DIRECCIÓN DE
Recibe el cheque, comprobante C-31 con toda la documentación de respaldo, revisa, analiza
y de estar todo de acuerdo a normas firma cheque y comprobante y remite a la
SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS para su revisión, análisis y firma.
Recibe el cheque, comprobante C-31 con toda la documentación generada en el proceso

desde la solicitud. Revisa, analiza y de estar todo de acuerdo a normas, firma cheque,
comprobante y deriva a SECCIÓN CAJA para ser entregado al beneficiario.
15. SECCION CAJA
emite el SIGMA, registra en el Libro respectivo, y procede la entrega al beneficiario previa
firma de recibo de caja, comprobante, y el libro auxiliar de caja.

descargo.
Una vez entregado el cheque, y el recibo, coloca el Sello de CANCELADO a todas las hojas
de contabilidad bajo acta debidamente firmada en señal de conformidad.
61

garantizar que no se extravíe ningún documento, y archiva en Dirección Administrativa bajo
numeración correlativa.
Invitación para asistir a determinado evento

POA de la Unidad/Dirección/Secretaría
Reglamentaciones relacionadas con la entrega de Fondos en Avance

Cheque
Comprobantes de contabilidad.- de ejecución presupuestaria – de acreedores.
FONDOS ENTREGADOS
62
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA CONSTRUCCION O

MANTENIMIENTO DE OBRAS.
Se otorgarán Fondos en Avance para realizar Construcciones o mantenimiento de obras,

exclusivamente cuando se describa en el POA, y la actividad a desarrollar requiera con
oportunidad lo solicitado, además de tener el VºBº de la Secretaria de desarrollo vial y
obras públicas en caso de tratarse de otras secretarias de la gobernación.
La Entrega de fondos en Avance para la realizar Construcciones o mantenimiento de obras,

no exime del cumplimiento del Reglamento Especifico del Sistema de Administración de
Bienes y Servicios del Gobierno Autónomo del Departamento del Beni
ACTUALIZACIONES
FECHAS:
FECHA DE
APROBACIÓN
FECHA DE
ACTUALIZACION
ORGANIZACIONAL
63


construcción o mantenimiento de obras
Fondos en Avance para la ejecución de Construcción o Mantenimiento

Normar el proceso de Descargos de FONDOS EN AVANCE, entregados para la ejecución
de Construcción o Mantenimiento de Obras, dirigidos a las comunidades alejadas de la
capital del departamento, y, dependientes del Gobierno Autónomo del Departamento del
Beni, cumpliendo las normas vigentes en el País.
1. FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LOS RECURSOS:
Una vez finalizada la Construcción o Mantenimiento de Obras, y antes de los 5 días

posteriores, elabora un informe detallado de las actividades desarrolladas, en forma
cronológica, de acuerdo a Modelo adjunto, prepara la planilla detallando todos los gastos
efectuados, de acuerdo a la partida, y en concordancia con los recursos solicitados, adjunta
las facturas, contratos y procesos de contratación para cada uno de los ítems; asimismo
adjunta la documentación que se detalla al final del presente procedimiento. Dirige el informe
al Jefe Inmediato Superior, para su aprobación, solicitándole gestione el cierre del Fondo.
Toda la documentación deberá ser presentada en una carpeta que permita asegurar su correcta
manipulación y evitar pérdidas de documentos. El responsable del Fondo en Avance debe
contar con una copia o fotocopia de todos los documentos presentados.
64

Interna, remite al Secretario Departamental del cual depende, para que éste solicite el cierre
del respectivo fondo.

4. UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARIA DEPARTAMENTAL.

verificando que las actividades desarrolladas correspondan a las actividades programadas,
analiza los descargos, que cumplan con lo establecido en las normas. Sobre esa base,
prepara su informe para firma del SECRETARIO DEPARTAMENTAL, y elabora para
firma del Secretario, la NCI solicitando el cierre del respectivo fondo.
Recibe el Informe de la Unidad Administrativa de la Secretaria, analiza la documentación,

si está de acuerdo, firma la NCI solicitando el cierre del Fondo. Remite toda la
información a la SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
6. SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
Recibe la solicitud de Cierre de cargo, de parte del Secretario Departamental donde se realizó
la Construcción o Mantenimiento de Obras, verifica que cuente con las firmas de
aprobación, y deriva a la DIRECCION DE FINANZAS, para que sea analizado, evaluado
sobre la base de las disposiciones vigentes.
Recibe la Solicitud de Cierre de Cargo, deriva a la Unidad de CONTABILIDAD para que

sea revisado en detalle y se proceda de acuerdo a normas legales relacionadas.
65
Recibe legajo y registra, verifica informe y la documentación de respaldo de a cuerdo a lo

establecido al final del presente procedimiento. Firma; De estar todo conforme, pasa al
ENCARGADO DE CIERRE DE CARGO para su revisión, evaluación en detalle y
elaborar el cambio de Imputación respectivo. De estar incompleto, envía a la Unidad de
Contabilidad para que devuelva al interesado y complemente la documentación de descargo.
.
Recibe el legajo, registra en el libro de “Llegada de documentación de descargo” verifica

firmas y revisa la documentación de respaldo, analiza que contenga los documentos
mínimos exigidos, y que se encuentran detallados al final de la descripción de
procedimiento, que deben ser adjuntados al Informe de Descargo, el mismo que debe ser
cronológico o por Partidas, y con aprobación del Jefe Inmediato Superior.

documentación de descargo, elabora un “Informe para Descargo – Fondos en Avance”, el
mismo que contiene una casilla “Disposiciones del Evaluador” en la cual el Responsable
de la evaluación coloca si Corresponde el Cierre de Cargo total, parcial, reembolso o
incompleto.

corresponda, firma y pasa a la Secretaria para que registra en el libro “Salida de
Documentación para el cierre” y entrega a la UNIDAD DE CONTABILIDAD. Además
emite un certificado donde se menciona el cierre del cargo mismo que hace llegar al
Funcionario que solicitó el cierre.
10. CONTABILIDAD
Recibe el legajo completo, que incluye Informe de la actividad realizada, adjuntando la

documentación que se detalla al final del presente procedimiento, presentado por el
funcionario, solicitud de cierre de cargo, informe del Encargado de Cierre de Cargo, y
comprobante C-31 del cierre respectivo y firma, deriva el legajo de la documentación de
cierre de cargo al DIRECTOR DE FINANZAS para su respectiva verificación y firma de
acuerdo a normas vigentes.
66
Recibe el legajo, revisa y firma la documentación, remite toda la documentación a la

SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS para la firma.
conforme, firma comprobantes y devuelve a la UNIDAD DE CONTABILIDAD para que
instruya al Encargado de Archivo su custodia.
Recibe el legajo completo, debidamente firmado por las otras instancias, verifica que la
documentación esté debidamente asegurada para su correcto archivo y resguardo, e instruye
al Encargado de archivo proceder al guardado de toda la documentación.
respectivas, documentos de respaldo, facturas, etc. Procede al archivo de acuerdo a
Dirección Administrativa con su Numeración Correlativa y Adjunta Documentación
Original. Coloca el Sello de “CANCELADO”, a todo el legajo.
Comprobante de entrega de recursos

Fotocopia de Cheque.
Solicitud de Fondos en avance.
Informe del evento.
Facturas.
Procesos de contratación
67


Cheque

FONDOS ENTREGADOS
En el caso de mantenimiento de obras se deben adjuntar fotografías de la obra antes de

realizarse el mantenimiento y después de haber hecho mantenimiento.
Fotocopia de los comprobantes de entrega de fondos
Informe cronológico de las actividades realizadas, relacionadas con el proyecto,
debidamente aprobado por el Jefe Inmediato Superior y el Director o Secretario del Área con
Nota de Comunicación interna.
Formularios de Pago de Impuestos en caso de no existir facturas.
Fotografías de todas las actividades desarrolladas en el Proyecto, principalmente en las que
participan los beneficiarios.
Actas de conformidad suscrita entre los beneficiarios y el ejecutor
Procesos de contratación de Obras, Bienes, Servicios requeridos por el Proyecto, de acuerdo
a normas legales en vigencia.
Para la contratación de los Servicios o la adquisición de los materiales requeridos para el
desarrollo de la actividad, deben seguirse los procedimientos establecidos en el Manual de
procedimientos respectivo.(Manual de procedimientos para la contratación de Bienes y/o
servicios bajo la Modalidad ANPE)
Informe técnico de fiscalización emitido por Secretario de Obras Públicas.
ACTUALIZACIONES
FECHAS:
FECHA DE
APROBACIÓN
FECHA DE
ACTUALIZACION
ORGANIZACIONAL
68

CODIGO
DISPOSICIONES GENERALES
Todo servidor público de la Gobernación que reciba recursos con cargo a la cuenta fondos
en avance tiene la obligación de rendir cuenta de la administración a su cargo por intermedio
del sistema contable especificando la documentación sustentatoria y deberá sujetarse a lo
dispuesto en el presente Reglamento.
Todo servidor público sin distinción de jerarquía deberá asumir plena responsabilidad por
sus actos, rindiendo cuenta no solo de los objetivos a que se destinaron los recursos públicos
que le fueron confiados, sino también de la forma y resultados de su aplicación.
El servidor público de la gobernación encargado del manejo administrativo de esta cuenta,

deberá conocer y aplicar el contenido de este reglamento Interno a objeto de tener
conocimiento del mismo.
Todo documento o formulario que forma parte de cada uno de los procedimientos, deberá
ser llenado correctamente, no debiendo presentar raspaduras, enmiendas, borrones u otra
condición que pongan en duda la veracidad del mismo.
El incumplimiento del presente reglamento Interno podrá originar responsabilidad de

acuerdo a lo establecido por la Ley Nº 1178 y el D.S. Nº 23318-A.
La Secretaria de Auditoría Interna de la Gobernación del Beni, es la responsable de verificar

el grado de cumplimiento y aplicación del presente reglamento.
Todo servidor Público que tenga Fondos en Avance pendientes de descargo, no podrá recibir
nuevamente fondos, hasta que presente los descargos correspondientes.
69
Los Fondos en Avance entregados, deberán ser rendidos dentro del plazo establecido en el
documento de entrega, caso contrario, serán transferidas a una cuenta por cobrar y
descontados de sus haberes mensualmente hasta completar el monto entregado.
El Área de Contabilidad será la encargada de la custodia de la documentación de descargo

en un ambiente apropiado y con medidas de seguridad adecuada.
La Máxima Autoridad ejecutiva de cada Secretaria es responsable de la entrega de Fondos

en Avance
70

CODIGO
CRITERIOS PARA LA ENTREGA DE FONDOS EN AVANCE.
1 Las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, en su

Capítulo II de Registro y preparación de información, punto 6 Fondos en Avance,
expresan que el registro de la entrega de dineros mediante fondos en avance, debe afectar
al subsistema de registro presupuestario en el momento de Registro Contable del
Compromiso, identificando cada una de las partidas del objeto del gasto relacionado con
el propósito de la entrega.
2 El registro de entrega de fondos con cargo a rendición de cuenta, no se devenga en ese

momento la ejecución presupuestaria sino solamente con “Notas de Débito, Deposito y
Transferencia” que son documentos de solicitud de la entidad/acreedor y por medio de
estas se gestiona su proceso inmediato, para luego regularizarlas con comprobantes C-31
ó Deposito, reflejando el resultado positivo o negativo a ser mostrado en la cuenta
Resultado del Ejercicio.
3 Solo se podrán realizar gastos de compras menores, trabajos por mantenimiento de obras,
eventos y emergencias relacionados con las actividades de la entidad, previa autorización
de la autoridad superior.
4 Todo gasto por compras menores, obras, eventos y emergencias deberá realizarse previa
certificación presupuestaria
6 La rendición de cuenta deberá ser por el monto recibido y si el monto gastado fuese
menor al recibido se deberá depositar el saldo en una Cuenta del Activo Corriente
Exigible y no registrarlo como otros ingresos, y/o en las Cuentas de Orden, ni disponer de
apropiaciones para una finalidad distinta a la prevista.- Si no al objeto al que fue
destinado, según lo establecido en la Norma Básica del Sistema de Contabilidad
Integrada, en le Art. 35.
10 Toda contratación de obras deberá ser realizada de acuerdo a los que establece las
Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios en su modalidad de
APOYO NACIONAL A LA PRODUCCION Y EL EMPLEO, en las formas de
COTIZACION y REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS, hasta un monto de Bs.
200.000, pasado este monto se deberá hacer público en el SICOES.
12 Una vez terminada la obra y efectuada el acto de recepción de la misma el servidor

público responsable del manejo de estos recursos deberá presentar el descargo total en un
plazo máximo de 5 días hábiles.
71
13 No se erogaran gasto para la realización de eventos por cuenta de la entidad que no

cuenten con la autorización previa.
14 No se aceptaran documentos presentados como descargo aquellos que no estén a nombre

de la institución, presenten raspaduras enmiendas, borrones u otra condición que pongan
en duda la veracidad de los mismos.
16 La forma de presentación de los documentos para hacer la solicitud de eventos, obras,

compras menores y otros los descargos correspondientes deben estar presentados en un
fólder de cartulina asegurados para evitar pérdidas de documentación y realizar la
foliación de las hojas.
17 El funcionario responsable del manejo del fondo, deberá tomar las previsiones para
contar con una copia de todos los documentos presentados como descargo.
72
Modelo de Planilla de gastos efectuados
Rendición de cuenta de recursos entregados para el desarrollo del Evento de Capacitación denominado:
Dirigido a:
Unidad/Dirección/Secretaría:
Presentado por:
Partida Fecha Proveedor NIT Descripción del servicio/material adquirido Monto Bs
Total Bs
Trinidad………………………………………. De 20….
Nombre, cargo, firma del funcionario responsable de VoBo Jefe Inmediato

los recursos
73
MODELO DE TERMINOS DE REFERENCIA
CAPACITACION EN
Normas SABS
Especificaciones técnicas
1. ANTECEDENTES
2. JUSTIFICACION
3. OBJETIVO DE LA CAPACITACION
4. PARTICIPANTES
5. CONTENIDOS MINIMOS DEL EVENTO
El Contenido del evento de capacitación en: ……………………………………………..”, se

detalla a continuación:
No. TEMA INSRUCTORES

1 Por definir
2 Por definir
3 Por definir
4 Por definir
5 Por definir
6 Por definir
7 Por definir
8 Por definir
9 Por definir
10 Por definir
11 Por definir
12 Por definir
13 Por definir
74
6. NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS NECESARIOS

PARA EL DESARROLLO DEL EVENTO
Organización Taller
Alimentación, refrigerios, local y material de escritorio y apoyo.
Precio
Detalle Cant. Unidad Unit. TOTAL Bs Observaciones
Bs
1 Refrigerio Raciones
2 Material de escritorio y (Describir

apoyo cada uno)
3 Auditorio con Días
disponibilidad de muebles
para 35 personas
4 Data Show horas
5 Ecramm piezas
TOTAL
PRESUPUESTO ESTIMADO
a) El precio referencial estimado para la contratación de los bienes y servicios para
ejecutar el curso de Capacitación
……………………………………………………….. es de …………………. Bs.
(……………………………………. oo/100 BOLIVIANOS)
75
MODELO DE AGENDA
CAPACITACION EN
……………………………………………………………
PRIMER DIA
Horas Contenido Expositor
08:00 - 10:30 Por definir
10:30 – 11:00 REFRIGERIO
11:00 – 12:30 Por definir
12:30 a 13:30 ALMUERZO
13:30 a 15:30 Por definir
15:30 a 16:00 REFRIGERIO
SEGUNDO DIA
08:00 - 10:30 Por definir
TERCER DIA
76
FLUJOGRAMAS
77

Manual Procedimientos Fondos en Avance

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GOBIERNO AUTÓNOMO DEL DEPARTAMENTO DEL BENI

Dirección de Desarrollo Organizacional

INDICE DEL CONTENIDO

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

a) Registrar todas las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales que se

c) Procesar y producir información presupuestaria, patrimonial y financiera útil y

d) Presentar la información contable y la respectiva documentación sustentatoria, ordenada

Asimismo, en su Artículo 35, establece lo siguiente: Artículo 35.- Fondos en Avance

Corresponden a transacciones sin imputación presupuestaria, registradas en el Activo Exigible.

“Diseño de los procesos, resultados e indicadores. Se identificarán y establecerán los

Los procesos descritos a nivel general, seguirán las etapas determinadas en el

Los procesos seleccionados para ser descritos hasta el nivel de procedimientos,

Ordenamiento lógico y secuencial de las tareas necesarias para llevar a cabo la

Identificación de los insumos que requieren los procedimientos y sus

Identificación de la unidad responsable de la ejecución de cada tarea.

Descripción de los registros, formularios u otros impresos a utilizar.

Identificación de los resultados verificables.

En cumplimiento a estas normativas, es que el Gobierno Autónomo del Departamento del

OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Establecer un marco normativo, que permitan operativizar y garantizar el adecuado uso de

 Presentar la secuencia lógica de los pasos o procedimientos que componen el

El presente reglamento Interno de procedimiento es de uso, conocimiento y aplicación

BASE LEGAL SOBRE LA CUAL SE ELABORÓ EL MANUAL DE

La base legal sobre la cual se sustenta el Manual de Procedimientos para la entrega de

Ley 1178 – SAFCO

RESPONSABLE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL

El presente Manual de Procedimientos, deberá ser actualizado por la Dirección de Desarrollo

APROBACION, VIGENCIA Y DIFUSION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos para FONDOS EN AVANCE para el Gobierno Autónomo del

El presente manual de procedimientos, entrará en vigencia a los 5 días de su aprobación a

La Difusión del presente Manual de procedimientos, es de responsabilidad de la Dirección de

 Todo servidor público de la Gobernación que reciba recursos con cargo a la

CRITERIOS PARA LA ENTREGA DE FONDOS EN AVANCE.

Las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, en su

El Secretario General de Gobernación a través del Secretario de Administración y

No se erogaran gastos para la realización de eventos por cuenta de la entidad que no

En el caso de emergencia y/o desastres, legalmente declarados, se procederá de

 EJECUCION DE PROYECTOS PRODUCTIVOS

DESCRIPCION MONTO MAXIMO Bs

Ejecución de Proyectos productivos 200.000.oo

Descargo de Fondos en Avance

presentar informe escrito a la autoridad superior competente en el plazo máximo de 5 días,

PROCESOS ESTABLECIDOS DENTRO DEL PAGO DE PASAJES Y VIATICOS

De acuerdo a las disposiciones legales vigentes en el País, citada en punto anterior,

1. EJECUCION DE PROYECTOS PRODUCTIVOS

Proceso Operación Procedimiento

GOBIERNO AUTÓNOMO DEL DEPARTAMENTO DEL BENI DIA MES AÑO

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Objetivo del proceso

Número y nombre de las operaciones que componen el proceso

 EJECUCION DE PROYECTOS PRODUCTIVOS

Insumos que alimentan el proceso

Unidades que intervienen en el proceso

Unidad responsable del proceso

Registros, formularios o impresos

Nota de comunicación interna ( NCI)

Nombre de la Unidad responsable de la elaboración del Manual: DIRECCION DE DESARROLLO

GOBIERNO AUTÓNOMO DEL DEPARTAMENTO DEL BENI DIA MES AÑO

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Fondos en Avance para la ejecución de

Entrega de fondos en avance para la ejecución de Proyectos Productivos dirigidos a

La operación Fondos en Avance para la ejecución de Proyectos Productivos, en el

 Solicitud y entrega de fondos: en este procedimiento se describen los pasos a seguir