DIPLOMADO EN GERENCIA Y CONTROL DE PROYECTOS DE

CONSTRUCCIÓN
YANETH ROMERO ALVAREZ
ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE
PROYECTOS
2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
 1.1. Definición de proyecto

¿Qué es un Proyecto?

Proceso único consistente en un conjunto de

actividades coordinadas y controladas con fechas de
inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un
objetivo conforme a requisitos específicos, incluyendo
las limitaciones de tiempo, costes y recursos.

Definición según ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices

para la calidad en la gestión de proyectos”
1.2. Gestión de proyectos
1.2.1. Definición y conceptos generales

Gestión de Proyectos
¿CONTROLAR PRESUPUESTOS?
¿GESTIONAR MATERIALES?
¿CONSEGUIR PERSONAS?
¿CREAR CRONOGRAMAS?

 Planificación, organización, seguimiento, control e informe de todos

los aspectos de un proyecto y la motivación de todos aquellos que
están involucrados en él para alcanzar los objetivos del proyecto.
 1.2. Gestión de proyectos
1.2.1. Definición y conceptos generales

Gestión de Proyectos
PMI: Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas
y técnicas a las actividades de un proyecto con el objetivo de
cumplir (y/o exceder las necesidades y expectativas de las partes
interesadas) con los requisitos del proyecto, equilibrando:
CALIDAD

Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad Requisitos Objetivo

Las necesidades o requisitos identificados ALCANCE

Los intereses de las partes implicadas

COSTE Gestión de TIEMPO
riesgos
 1.2. Gestión de proyectos
1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

4,5

• Fase inicial . 4

3,5

Diseño 3

Nivel de coste y
2,5

personal
2

1,5

• Fases intermedias 1

0,5

. Ejecución 0

al
io

ia

fin
ic

ed
in

m
s
se
fa
• Fase final. inicio fases medias final

Tiempo
 1.2. Gestión de proyectos
1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

FASES PREVIAS Planificación Fase de información,

Diseño del proyecto
(recursos/medios…) consenso
Planificación y
selección de ideas
Priorización de
ideas (criterios)
(Estudio de
viabilidad técnica-
Difusión y Fase de seguimiento
económica) Fase de ejecución
comunicación y revisión
3. La gestión de proyectos

Sec. 1: Diseño del proyecto

1.1 Análisis de los requisitos del proyecto

1.2 Definición del alcance

1.3 Definición de los objetivos

1.4 Identificación y segregación de tareas

1.5 Gestión de riesgos

3.1.1. Análisis de los requisitos del proyecto

REQUISITOS DE
LOS ASOCIADOS
REQUISITOS DEL
REQUISITOS
SERVICIO DE
APROVISIONAMIENTO

REQUISITOS DE LA
REQUISITOS DE REQUISITOS
REQUISITOS GESTIÓN DEL
COMERCIALES
LA JUNTA DEL PROYECTO
PROYECTO
REQUISITOS
DE
MARKETING

REQUISITOS DE LOS
CLIENTES/POBLACIÓ
N
 3.1.2. Definición del alcance

 Procesos requeridos para asegurar que el proyecto

incluye todo el trabajo necesario y solamente el trabajo
necesario, y completarlo de esta forma con éxito.
Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a
cabo para entregar un servicio con las características y
funciones especificadas.
Procesos
Lugar
Participantes
 3.1.3. Definición de los objetivos del proyecto

Para garantizar el éxito del proyecto los objetivos deben ser:

 Specific * específico: definición

 Measurable * medible: control
 Assignable * asignable: responsabilidades
 Realist* realista: recursos
 Time related *relacionado con tiempo: plazos
3.1.4. Identificación y segregación de tareas

1º.- Dibujar el flujo de actividades consecutivo

2º.- Descomponer el Proyecto en paquetes de trabajo

atendiendo a:
Agrupar actividades/tareas relacionadas dentro de
un mismo paquete de trabajo

Escindir la responsabilidad entre los distintos

componentes del equipo

Minimizar los interfaces entre los distintos

paquetes de trabajo
 3.1.4. Estructura del proyecto

Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al máximo la gestión y

minimizar los interfaces del equipo de trabajo.

Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las

tareas del Proyecto.

Actividades:
– Sencillas
– Descomposición detallada  para evitar el desperdicio de recursos
– Completas: gestión autónoma
– Asignadas a un responsable único
– Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)
3.1.4. Identificación de los paquetes de trabajo

DISEÑO DEL PROYECTO

Paquetes de
trabajo
PLANIFICACIÓN
RECURSOS/COSTES/PLAZOS

ADQUISICIÓN
INFORMACIÓN, CONSENSO
MATERIALES/SERVICIOS

PREPARACIÓN DEL
PRUEBA PILOTO
MATERIAL

EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO Y CIERRE DIFUSIÓN

 3.1.5. El riesgo

¿ A qué llamamos riesgo?

 Cualquier contingencia que puede ocurrir, que
provoque que el resultado real de una actividad
se desvíe significativamente del resultado
esperado.
E.mail: me he dado cuenta de que
cada vez que resolvemos un problema,
 Esa desviación puede ser tanto positiva creamos dos más. Desde ahora queda
prohibido resolver problemas.
como negativa.

Efectos positivos  oportunidades

Efectos negativos  amenazas
3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos

1. Identificación y caracterización de riesgos.

2. Cuantificación de riesgos.
3. Desarrollo de respuestas a riesgos.
(Preventivas y Correctivas)
4. Supervisión y Control de los riesgos.
 3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos

 Herramientas:

 Cuantificar riesgos OBJETIVO I MUY I MUY

I BAJO I MEDIO I ALTO

 Matrices de
PROY. BAJO ALTO

Coste ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %

priorización. Tiempo ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %

 Árbol de decisión Plazos ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %

 Check list
 DAFO
 3.1.5. Tipos de riesgos

 Aceptables y no aceptables
 Evitables e inevitables
 A corto y largo plazo
 Positivos y negativos
 Gestionables y no gestionables
 Internos (planificación y estimaciones y técnicos) y externos (imprevisibles o
previsibles)
PERSONAL COSTES CALENDARIO
Coste externos no
Personal desmotivado Inadecuada planificación
planificados
Responsabilidad toma de Mayores costes
Retraso en financiación
decisiones indefinida subcontratas
 3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos

“Hay que tener previsto como reaccionar ante una situación de riesgo”

El control y prevención de los riesgos consiste en:

 Descripción del riesgo y objetivos afectados
Definir Acciones (Plan de acción)
-Preventivas (para evitar que suceda)
-Correctivas (para subsanar lo sucedido)
“Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si”
3. La gestión de proyectos

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo

2.1 Equipo de trabajo e identificación de responsables

2.2 Reuniones de trabajo

2.3 Conflictos
 3.2.1. Equipos de trabajo

 Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias,

reunidas por razón de su trabajo, unidas por un fin común, sentimiento
de pertenencia al equipo y conciencia de sus deberes y
responsabilidades con respecto al mismo.

Implica que los participantes basen sus relaciones en,

la confianza,
la identificación con los objetivos de la asociación,
una metodología activa para resolver los problemas de
una manera creativa.
 3.2.1. Identificación de los responsables de cada paquete de trabajo

Planificación del equipo: identificar y asignar las

funciones y responsabilidades del proyecto.

- Funciones (quién hace qué)

- Responsabilidades (quién decide qué)
Pueden ser asignadas a personas internas o externas

Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo.

Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.
 3.2.1. El consenso de objetivos

 El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperación

(división del trabajo, adaptación de las ideas individuales, adopción
de normas comunes) y cuando se potencia lo mejor de cada uno
en beneficio del conjunto y la satisfacción de los individuos.

 Todo ello orientado a los objetivos.

 3.2.2. Reuniones de proyecto

Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo

cotidiano, y el punto de referencia prioritario para el flujo e
intercambio formal de información.

Cuando se convoca una reunión debemos garantizar que ésta va a ser

útil y dinámica.

Reuniones eficaces:
• Reuniones no muy largas Al terminar, determinar las tareas
• Llegar con los temas preparados pendientes y sus responsables
• Ceñirse al orden del día
• Puntualidad
• Talante adecuado
3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Cómo reaccionar ante una situación de conflicto

Habilidades para resolver conflictos

Enfrentar el conflicto No amenazar

Escuchar Ser asertivos

Ofrecer alternativas Prever las consecuencias

Negociar las soluciones No ser negativo

3. La gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

 Planificación requerida para asegurar

la conclusión del proyecto en los plazos
previstos:
 Definición de actividades
 Secuenciación de las actividades:
identificar y definir las interrelaciones.
 Estimación de la duración Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado
respecto a la planificación y por debajo del
presupuesto, No está mal para la primera hora!!!!

 Desarrollo del cronograma

 Control del cronograma
 https://app.ganttpro.com/#!/app/
home

3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

1er paso: El Responsable estima la duración de las tareas considerando: la complejidad, el

esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible.
2º paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.
3º paso: Plasmar esta información en un cronograma (tabla Excel, Project,..)
TAREAS DEL PROYECTO

TIEMPO DE EJECUCIÓN
 3.3.3. Planificación del aprovisionamiento

 Procesos necesarios para adquirir bienes y servicios, de otras

organizaciones, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto;

 Planificar las adquisiciones: qué, cuándo

 Búsqueda y selección de proveedores
Comparativa de proveedores y servicios
 Contratos y gestión de la relación con el proveedor
 Evaluación del servicio prestado
3. La gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3.4.1. Gestión de costes

 Procesos requeridos para asegurar la terminación del Proyecto dentro del

Presupuesto aprobado.
1. Planificación de recursos: qué recursos y qué cantidad de ellos
2. Estimación de costes
3. Presupuesto Planificación del Aprovisionamiento
4. Planificación tesorería
5. Control del presupuesto y tesorería

Riesgos
Costes subvencionables
Costes financieros (Tesorería)
Costes no subvencionables
Provisiones contingencias

“Planificación de la gestión de tesorería, en función de las subvenciones”

 Presupuestodel
3.4.3.Elaboración delpresupuesto
proyecto + reserva de gestión = coste
objetivo del Proyecto

COSTES PROVISIONES CONTINGENCIAS

FINANCIEROS RIESGOS
COSTES DIRECTOS O
INDIRECTOS
COSTES
SUBVENIONABLES O COSTE FINAL
NO PRESUP. DE COSTE OBJETIVO
PROYECTO PROYECTO PROYECTO
SUBVENCIONABLES
PROVISIONES
CONTINGENCIAS Y
CRONOGRAMA

Presupuesto interno : dedicación del personal

Presupuesto externo : servicios externos contratados
3.4.4. Control de costes

FASE 1 FASE 2 FASE 3 TOTAL

COSTES
TEORICOS
COSTES
REALES
DESVIACIÓN
3. La gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

5.1 Gestión de cambios

5.2 Cierre del proyecto

 3.5.1. Control de cambios

F.12 F.13
El control de cambios debe: Los cambios pueden ser;
 Asegurar que los cambios sean beneficiosos En el alcance
 Detectar los factores que ocasionan los cambios En los plazos
 Determinar cuándo se produce un cambio En los costes
 Gestionar los cambios reales cuándo ocurren En los riesgos

Buscar los “por qué” de las variaciones tanto positivas como

negativas
El control de cambios se identifica en:
 Los estados de revisión de los formatos del proyecto
 Un archivo ordenado de todos los registros
 Un Histórico del proyecto (de cambios)
 Reuniones de seguimiento. Actas de reunión
 3.5.2. Cierre del proyecto

El cierre del proyecto tiene como objeto principal:

 Analizar económicamente el resultado del Proyecto
Recursos iniciales –Recursos consumidos
 Diagnosticar la actividad desarrollada
Identificar desviaciones y las causas
 Corregir las actuaciones inadecuadas

OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y

procurar una mejora continua
 3.5.2. Informe de cierre

Contiene: información necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados

previstos, y en caso contrario, las razones.

Un proyecto bien gestionado es aquel en

el que las desviaciones son mínimas.

Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado)

¡Alarma!: la superación de los objetivos no se suele lograr salvo que…
 Estimación en el presupuesto inicial excesivamente conservadora
 Se exijan sobre-esfuerzos al personal
 Ahorro en materiales, equipos, etc.
 3.5.2. Análisis del proyecto

Motivos del fracaso de un proyecto

12

10

0
pl eq al ge co rie co ex
an ui ca re nt sg m te
ifi po nc nc ro os un rn
ca RR e ia l ic os
ci ac
ón H ió
H n
3. La gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3.6.1. Difusión y comunicación

 Procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la

difusión, recopilación, archivo, etc. de la información del proyecto:

 Planificación de las comunicaciones:

 QUIÉN necesita la información

 QUÉ tipo de información
 CUÁNDO la va a necesitar
 CÓMO le será enviada

 Distribución – difusión: ¡en el momento preciso!

3.6.1. Difusión y comunicación

COMUNICACIÓN EFICAZ

Origen idea Destino idea

Mensaje

Emisor Receptor
codifica Canal de comunicación descodifica

Código

Canales de comunicación: Trípticos, carteles, audiovisuales,

anuncios radiofónicos, elementos físicos a pie de calle, anuncios en
prensa, etc.
3.6.2 Distribución-difusión. Fallos más comunes

Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicación:

1. La periodicidad de la comunicación
2. El filtrado de la información
3. El lenguaje
4. La indefinición de los objetivos de la
comunicación