Unidad 1: Organización.

Representación gráfica

1.1. Tipos de gráficos

En la búsqueda de optimizar los recursos y alcanzar los objetivos en forma eficiente, las
organizaciones emplean distintas herramientas.
En este módulo describiremos algunas de estos instrumentos básicos a través del empleo
de las representaciones gráficas.
Pero, ¿qué son representaciones gráficas? según Lardent (Técnicas de Organización,
Sistemas y Métodos, pág. 65) la representación gráfica “es la sistematización simbólica de
situaciones pasadas, presentes o planeadas.”
Los gráficos a su vez presentan ventajas por medio de la utilización de símbolos o
esquemas, describiendo situaciones atemporales que facilitan la comprensión, análisis y diseño
de las actividades o estructuras organizacionales. Son más deductivos, si están bien realizados,
que la lectura de textos descriptivos, ya el lector puede perderse en la narración si son muy
extensos o complejos.

Los gráficos presentan distintos tipos de clasificaciones según el fin que se persigue. En
este módulo seguiremos la línea adoptada por los autores de la bibliografía básica, así que lo
definiremos de acuerdo a su contenido y por la situación que describe o representa.

Clasificación según su contenido:

Puros: su contenido está constituido en su mayoría por expresiones simbólicas, pudiendo

contener partes literales y/o numéricas en caso que se necesite alguna explicación. Por
ejemplo: cursograma a nivel operativo (no literal).

Literales: se caracterizan por contar en su mayoría con exposiciones literales y/o

numéricas, interrelacionadas por líneas de secuencia. Ejemplo, el cursograma literal.

Mixtos:emplea tantos expresiones simbólicas como literales y/o numéricas,

complementándose uno a otros. Por ejemplo: manual de procedimientos.

Clasificación de acuerdo al hecho o situación que describe:

Organigramas: es una representación gráfica de la estructura orgánica de una

organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran,
sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.

Gráficos de secuencia: se utilizan para describir actividades, procedimientos, como así

también, planificación de tiempos y distribución de componentes físicos operativos o
administrativos.

Gráficos de valores: se aplican para expresar situaciones cuantitativas de gestión.

En esta última clasificación cada tópico mencionado se desarrollará en forma exhaustiva

en cuanto a concepto y elementos que los constituyen.

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1.1.1. Organigramas. Clases
Según la bibliografía estudiada podemos clasificarlos es:

Gráficos de estructuras: representa la estructura jerárquica formal de una organización. Se

emplea para mostrar distintos tipos de departamentalización.

Directorio

Comercial Finanzas Producción

Gráficos de funciones: se emplea para exponer la estructura jerárquica de un área y

describir las funciones que en ellas se desarrollan.

GRAFICO DE FUNCIONES
Gerencia COMERCIAL

Atención al Servicio
Departamento Ventas cliente pos-Venta

Funciones

Descripción narrativa de las funciones

Gráficos de puestos: es un instrumento que se apoya en el organigrama de estructura para

exhibir la distribución y cantidad de puestos de trabajos existentes. Cabe destacar que es un
gráfico complementario del organigrama departamental y no pueden mezclarse entre ellos en un
mismo diagrama.

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 Gráficos piramidales: se utiliza para mostrar niveles jerárquicos y áreas organizacionales
en forma piramidal. Su principal función es exponer los niveles superiores, mandos medios y
niveles operativos.

DIRECTORIO

COMERC. FINANZAS PRODUC.

SER COSTOS TESORERIA FABRICACIÓN

AT. POS
VENTAS VTA
CLI

Gráficos de secuencia
En las organizaciones existen interlocutores que ejecutan tareas en forma secuencia y
sistemáticas. Si las actividades no son plasmadas a través de herramientas adecuadas esto
produce pérdida de rendimiento y control. Como solución, se emplean una serie de instrumentos

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gráficos que permiten mostrar las secuencias de tareas en el tiempo como lo son los gráficos de
secuencias.
Cabe aclarar que no existe un único criterio de diagramación o rutina, dado que cada
administrador adapta a las herramientas gráficas según la problemática a resolver o circuito a
exhibir.

A continuación desarrollaremos los gráficos secuenciales de mayor utilización en el campo

de la administración empresarial.

1.1.2. Cursogramas. Simbologías. Técnicas de diagramación. Tipos

Son representaciones gráficas que se utilizan para mostrar rutinas o procedimientos
administrativos.
Los cursogramas no solamente se emplean para formalizar procedimientos vigentes, sino
que además es una herramienta útil para diagnosticar y proponer circuitos administrativos.
Los gráficos administrativos se diagraman mediante convenciones preestablecidas,
aunque los administradores de las organizaciones suelen añadir nuevos elementos, pero en
general se respetan los acuerdos, como por ejemplo en Argentina las normas IRAM.
En este caso y para realizar la representación gráfica de los cursogramas, nos basaremos
en las normas IRAM números:
 34.501, para la utilización de simbología
 34.502, en el empleo de técnicas
 34.503, para el lineamiento general en el diseño de formularios.

Norma IRAM 34.501: simbología

Símbolo Denominación Descripción

Representa toda acción de elaboración, modificación o
Operación incorporación de información, por ejemplo: emisión de un
documento, incorporación de información, firmas y consultas.
Representa toda acción de verificación: cotejo entre
Control comprobantes, comprobación y constatación de datos
contenidos en un soporte de información.
Operación con
Representa toda acción conjunta de operación y control.
control
Representa toda detención transitoria del proceso en espera
Demora
de un acontecimiento determinado.
Representa el almacenamiento sistemático en forma
Archivo Transitorio
temporaria de elementos portadores de información.
Representa el almacenamiento sistemático en forma
permanente de elementos portadores de información. El
Archivo Definitivo carácter de permanente se refiere a que la documentación se
retiene prolongadamente por disposiciones legales o a los
fines de consultas durante los procedimientos.

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 Representa la eliminación de la información, se destruya o no
Destrucción
el elemento portador de la misma.
Se utiliza para indicar que en el procedimiento pueden
Alternativa
originarse distintos cursos de acción y opciones.
Formulario o soporte Representa el elemento portador de la información, ya sea
de información escrita o magnética.
Representa el conjunto de acciones que se desconocen o que,
Proceso no definidas, no interesa representar. Normalmente comprende
representado o no procedimientos que se realizan fuera de la organización o que
relevado no se explicitan a fin de simplificar la graficación o por falta de
información acerca del procedimiento.
Representa el traslado físico del elemento portador de
Traslado información. Es el símbolo que une a los otros símbolos del
procedimiento.
Representa el desplazamiento de la información sin
desplazamiento físico de los elementos que intervienen en el
Toma de información proceso. La flecha indica el sentido de circulación. Se utiliza
para indicar todo dato que se extrae de un archivo, listado u
otro medio para ser incorporado al circuito administrativo.
Representa el nexo entre procedimientos o procesos. Se
aplica para:
 Conectar cursogramas entre sí.
Conector
 Conectar procedimientos graficados en varias páginas.
 Conectar partes distantes de un cursograma.

Norma IRAN 34.502: técnicas de diseño de cursograma

1. Trazado del diseño:

El desplazamiento de las operaciones se deberá realizar en forma descendente
(cuando las operaciones se realicen dentro de una misma columna o unidad funcional) y en
forma horizontal (cuando la información se traspase de una unidad funcional o columna a
otra). Como la determinación de los sectores funcionales se va colocando en columnas
comenzando por la izquierda de la hoja a medida que van apareciendo, el desplazamiento del
diseño tiene una orientación de izquierda a derecha.

2. Ubicación de símbolos:
Los símbolos se ubicarán dentro de columnas que representan, cada unidad o sector
funcional. Las columnas se separan con rayas, y los símbolos deberán graficarse centrados en
cada columna donde se desarrollen las actividades que representan.

3. Líneas de traslado o de toma de información:

Se dibujan utilizando líneas rectas continuas o de trazos según corresponda, indicando
el sentido con una flecha.

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4. Cruce de líneas:
En lo posible debe evitarse el cruce de líneas verticales y horizontales. Cuando sea
inevitable, se utilizarán puentes en forma de media circunferencia (concavidad).

5. Uniones de líneas secuenciales:

Las uniones de líneas de secuencia, tanto de traslado como de toma de información
siempre se efectúan en ángulo recto.

6. Acción conjunta:
Cuando dos acciones se ejecutan conjuntamente pero cada una en una unidad
funcional diferente.

7. Entrada y salida de líneas a los símbolos:

La entrada de líneas a los símbolos podrá efectuarse por la parte superior o lateral
izquierda, y su salida por la parte inferior o lateral derecha. En el caso del símbolo de
alternativa, la entrada se realiza por el vértice superior y sus salidas son los restantes tres
vértices (si tiene más de tres opciones, sale una sola línea desde el símbolo, la cual se
ramifica en tantas líneas como sea necesario).
A cualquier símbolo sólo puede entrar una línea de traslado y sólo puede salir una,
salvo excepción en el símbolo de alternativa.

8. Emisión, identificación y distribución de formularios

Todo formulario que representa un elemento portador de información puede contener o
no copias.
La emisión se representa con el signo de operación y a continuación la designación del
formulario. Cuando haya que dibujar varios ejemplares se dibujarán superpuestas y
desplazadas hacia abajo y hacia la derecha tantas figuras como ejemplares intervengan en la
acción, identificándolos, numerándolos partiendo desde 0 (cero) o 1 (uno).
Para la distribución se grafican las líneas de salida partiendo de cada uno de los
ejemplares, o de cada grupo de ellos que tenga el mismo destino. En este caso, se une con
una línea diagonal los vértices de los ejemplares, de cuyo centro partirá la línea de traslado.
Para evitar cruces de líneas, puede alterarse el orden natural de los ejemplares.
La siguiente imagen exhibe lo anteriormente expuesto:

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Fuente Consultada: Técnicas de Organización, Sistemas y Métodos de Alberto Lardent

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 9. Ubicación de los símbolos:
De acuerdo a las necesidades de diagramación los símbolos pueden ocupar una
posición inicial, media o final en el cursograma.
Por medio de la presente tabla mostramos las posibles posiciones que pueden ocupar
cada uno de ellos:

Símbolo Inicial Medio Final

Operación X X X
Control X X
Demora X
Archivo transitorio X X X
Archivo definitivo X X X
Destrucción X
Alternativa X
Soporte de información X
Proceso no X X X
representado
Traslado X
Toma de información X
Conector X X

Fuente Consultada: Técnicas de Organización, Sistemas y Métodos de Alberto

10. Descripción de leyendas aclaratorias:

Existen dos alternativas
 Dentro del mismo diagrama y cerca de los símbolos.
 En una columna marginal donde se detallen las aclaraciones.

Norma IRAN 34.503: diseño de formularios

A través de esta norma se establecen las características a tener en cuenta en la

confección del formulario portador de la representación gráfica de los procedimientos
administrativos.
Los aspectos que contemplan son:
a) Formato de los formularios
b) Márgenes
c) Plegado de formularios
d) Encabezamientos, acciones y datos complementarios
e) Diseño del formulario

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 Para el estudio de la materia se considera importante solamente mencionar estos aspectos
pero no describirlos.

Como síntesis de lo expuesto a continuación mostramos los puntos a tener en cuenta para
su construcción:
1. Se diagraman las columnas que representan los sectores funcionales intervinientes en el
procedimiento
2. Se incorporan los símbolos secuencialmente dentro de cada columna de acuerdo a las
actividades que se desarrollan y quieren representarse
A modo de ejemplo se exhibe una imagen de un cursograma que representa el
procedimiento de ventas de una organización:
Nombre del
procedimiento
Sectores
Intervinientes

Simbología

Fuente Consultada: Técnicas de Organización, Sistemas y Métodos de Alberto

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Cursogramas literales:
Es una variante del cursograma simbólico o multicolumna que expresa en forma literal o
narrativa las acciones e interacciones de los sectores involucrados en un procedimiento.
El cursograma literal simplifica al lector de conocer las normativas de diagramación ya que
excluye totalmente el empleo de símbolos.

1.1.3. Diagrama de interdependencia sectorial

Este diagrama es una síntesis del cursograma tradicional, ya que emplea solamente tres
símbolos (acción, formulario y traslado) en los niveles superiores de la organización.

1.1.4. Gráficos de recorridos

Es un gráfico que tuvo sus orígenes en el área productiva para optimizar el movimiento de
materiales o productos. Posteriormente lo adoptó la administración como una herramienta básica
para el análisis y diseño de la disposición de mobiliarios dentro de una oficina o área.
En la actualidad se emplea en grandes centros comerciales para estudiar el recorrido de
las personas dentro del local y ubicar posteriormente sus mercaderías en lugares estratégicos
para incentivar la compra.

1.1.5. Gráfico de trabajo en equipo

Este gráfico también nació en el área productiva y se constituyó en una herramienta
valiosa para el estudio de tiempos administrativos.
Ahora bien, ¿cuándo se considera trabajar en equipo? consideraremos que existe equipo
de trabajo cuando dos o más personas y/o máquinas trabajen simultáneamente efectuando las
mismas tareas o complementándose para el logro de un objetivo en común.
¿Cuál es su función? esta herramienta estudia en unidades de tiempo el desarrollo de una
actividad que efectúa un equipo de trabajo.
De la aplicación de este gráfico se analizan: tiempos productivos, ociosos e inactivos. Cabe
recordar que tiempo productivo se considera cuando se efectiviza una actividad por parte de un
equipo de trabajo. Ocioso cuando hay parte del grupo de trabajo que no realiza actividad hasta
que no termine el que esta trabajando, por ejemplo una línea de producción, e inactivo cuando no
se realiza actividad alguna.
El objetivo es optimizar la productividad, minimizando los tiempos de ociosidad e
inactividad. Esto se puede lograr reorganizando los equipos, agregando personal o maquinarias,
pero siempre se debe tener en cuenta los costos fijos y variables que implica cada variación. Es
decir, que se busca maximizar la productividad manteniendo o bajando los costos totales actuales .

1.1.6. Cronogramas
Estos diagramas se utilizan para la administración de proyectos, es decir su planificación y
seguimiento de ejecución.
Son gráficos que muestran secuencialidad de las actividades o procesos en función de una
variable que es el tiempo, especificando el momento calendario en que debe ejecutarse.
Los cronogramas más empleados son dos:
 Diagrama de Gantt
 Pert

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Diagrama de Gantt:
El diagrama de Gantt es un instrumento básico en la gestión de proyectos, con la finalidad
de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto
o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más
eficiente.
A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre
actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas
relaciones e interdependencias.

PERT:
El PERT siglas de Técnica de Revisión y Evaluación de Programas, es un modelo para la
administración y gestión de proyectos, creado por la Marina de Estados Unidos.
El PERT es un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto
dado, especialmente el tiempo para concluir cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario
para cumplimentar el proyecto total.
Esta herramienta, cuando se la construye, forma una red de actividades que se
interrelacionan a través de líneas de tiempo. Cada relación de actividades conforman los distintos
caminos de la red.
Cabe aclarar, que para el desarrollo de un proyecto, se deben ejecutan todos los caminos
de la red.
¿Cómo se realiza el PERT? Para la diagramación del PERT se utilizan dos métodos que
son igualmente aceptados:
 Actividad en el Arco
 Actividad en el Nodo

El método de la actividad en el nodo es la más utilizada en la actualidad, ya que la mayoría

de las aplicaciones computacionales especializadas lo emplean para administrar proyectos. Por
este motivo lo explicaremos a continuación:

Cada nodo contiene la siguiente información sobre la actividad:

 Nombre de la actividad
 Duración esperada de la actividad
 Tiempo de inicio más temprano
 Tiempo de término más temprano
 Tiempo de inicio más tardío
 Tiempo de término más tardío
 Holgura de la actividad

Por convención los arcos se dibujan siempre con orientación hacia la derecha, hacia el
nodo de término del proyecto, nunca retrocediendo. El dibujo de una red PERT se comienza en el
nodo de inicio del proyecto. A partir de él se trazan las actividades que no tienen actividades
precedentes, o sea, aquellas que no tienen que esperar que otras actividades terminen para poder
ellas iniciarse. A continuación se dibujan las restantes actividades cuidando de respetar la
precedencia entre ellas. Al terminar el esquema de la red preliminar, existirán varios nodos ciegos,
nodos terminales a los que llegan aquellas actividades que no son predecesoras de ninguna otra,
es decir aquellas que no influyen en la fecha de inicio de ninguna otra, éstas son las actividades
terminales y concurren por lo tanto al nodo de término del proyecto.

No mostraremos como se calcula todo un proyecto a través del PERT, porque no es el

objetivo que perseguimos en esta materia y además que se desarrollará en otra asignatura en
forma exhaustiva. No obstante expondremos la información que se obtiene de la aplicación de

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esta herramienta, tales como: tiempo esperado de duración de un proyecto, holguras, actividades
críticas y camino crítico.

 Duración esperada del proyecto: es el tiempo de duración total de un proyecto

desarrollando todas las actividades que lo constituyen.
 Holgura: se denomina holgura de una actividad, al tiempo que tiene ésta disponible para,
ya sea, atrasarse en su fecha de inicio, o bien alargarse en su tiempo esperado de
ejecución, sin que ello provoque retraso alguno en la fecha de término del proyecto.
 Actividades críticas: una actividad es crítica cuando la holgura es nula y por lo tanto, si se
retrasan en su fecha de inicio o se alargan en su ejecución más allá de su duración
esperada, provocarán un retraso exactamente igual en tiempo en la fecha de término del
proyecto.
 Camino crítico: el camino crítico lo conforma la secuencia de actividades (o nodos) críticas
que la componen. Recuerde que un proyecto puede tener más de un camino crítico pero a
lo menos tendrá siempre uno.

1.1.7. Cartas de proceso

Este gráfico se emplea en el área administrativa, con muy poca frecuencia, para el estudio
de tiempos empleados, por ejemplo, por uno o varios expedientes o trámites al pasar por los
diferentes sectores intervinientes pertenecientes a un mismo circuito administrativo. El objetivo
buscado es optimizar los recursos involucrados en el procedimiento.
Esta herramienta exhibe concretamente:
 Áreas o sectores intervinientes en un circuito administrativo.
 Secuencia de información de cada área.
 Tiempo de intervención de cada área.
Para diagramar la carta de proceso se necesita contar con información del recorrido o
circuito del proceso a desarrollar y la elaboración de una tabla que contenga los valores promedio
de los tiempos que insume cada sector afectado en el universo del circuito documental.

1.1.8. Gráficos de valores:

Estos gráficos son utilizados para administrar proyectos o también para mostrar valores de
gestión para cualquier nivel jerárquico de la organización.
Según la bibliografía estudiada menciona tres tipos:
 Cartesianas ortogonales: mediante rectas con valores que se entrecruzan, se exhiben
tendencias. Por ejemplo: ventas mensuales.
 Gráficos de barras: mediante bastones o barras verticales sobre rectas entrecruzadas
con valores muestran tendencias de la variable graficada. Por ejemplo: costo de la
producción mensual.
 Pictogramas: consiste en un gráfico de valores comparativos. Los valores que toman
las variables se representan por un dibujo o pictograma que cambia de tamaño de
acuerdo al valor adquirido. A superiores valores de la variable mayor tamaño
proporcional tendrá el dibujo. Por ejemplo: representación de la relación costo/venta de
un ejercicio comercial.

Recuerde que las herramientas estudiadas en este módulo le permitirá a usted, no sólo
relevar y diagnosticar el estado de situación de la organización en que se encuentra, sino también,
mejorar la eficacia y eficiencia en pos de una mayor productividad y utilización de los recursos.

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