Introducción

Hielo Ocoeño es una empresa que se dedica a la fabricación y venta de hielos cubitos, esta
cuenta con más de 20 años de experiencia en el mercado y su lema es “Calidad primero”.
Tiene un amplio abanico de clientes que van desde la zona sur hasta la zona oeste y su gama
de clientes van desde pequeñas hasta grandes empresas.

Su sede central se encuentra ubicada en la carretera Baní-Sombrero Kilómetro 2 ½ de la

ciudad de Baní, Provincia Peravia. Tiene un total de 54 empleados. La empresa posee 5
departamentos: administración y oficina, de producción, de reparación y mantenimiento de
nevera, de despacho y de ventas.

Su viabilidad de ventas las convierte en una de las empresas de preferencia del mercado ya
que ofrece al público diferentes opciones al momento de elegir el mejor precio de venta. Esta
empresa vende tanto al por mayor como al detalle.

Actualmente posee más de 2000 clientes y la misma es conocida tanto a nivel nacional como
internacional debido a que está también suple a clientes fuera del país, uno de ellos es Puerto
Rico.

Mi objetivo con la elaboración de este levantamiento es determinar los objetivos y metas que
tiene la empresa, así como también las exponer las fortalezas y debilidades del sistema. Para
ello voy a realizar un levantamiento del sistema del módulo de facturación ya que
actualmente presenta debilidades que pueden mejorarse.

Μisión y Visión
La misión de la empresa Hielo Ocoeño es la de brindar la mejor experiencia con sus
productos a nivel de calidad y de servicio tratando de satisfacer siempre la necesidad de sus
clientes. Su visión es ser considerada por su cliente como una empresa que verdaderamente
se preocupa por ellos, ofreciendo productos de buena calidad y a un precio asequible para
ellos.
 Organigrama de la empresa

Ρolíticas de la empresa

● Que los empleados mantengan el compañerismo entre ellos.

● Que no se divulgue información privada de la empresa.
● Que cumplan con los horarios y reglamentos establecidos.

Cronograma de actividades
 Ɗescripción del Sistema Actual

En la empresa de Hielo Ocoeño, se realizan algunos procedimientos manuales y otros en un

sistema que se divide por módulos, el nombre de ese sistema es Mango, el cual está diseñado
para operar en diferentes plataformas de servicios.

En esta ocasión nos basaremos en el sistema de facturación de la empresa donde se realizan

las tareas diarias usando dos sistemas: uno manual y otro sistematizado.

Actualmente la empresa posee a su disposición siete camiones distribuidores de hielos donde

sus vendedores realizan las siguientes siete rutas: San Juan, Baní, los campos de Baní, San
Cristóbal, Palenque, Haina y Santo Domingo. Antes de que se proceder a realizar sus rutas
asignadas, se realizan preventas y cotizaciones, los clientes que realizan las preventas llaman
a la entidad y solicitan su pedido y cuando el camión va a salir ya sus pedidos se encuentran
dentro de él y el vendedor solamente tiene que ir a entregar la mercancía, mientras que hay
otros clientes que realizan cotizaciones de hielo, los cuales les son suministrados y luego
proceden a la compra de estos, ya sea a crédito o al contado ya que la empresa tiene clientes
que compran a crédito y al contado.

Cuando se terminan de realizar las ventas del día se procede a realizar el proceso de
facturación. La facturación no se realiza en línea debido a que el vendedor no posee ningún
equipo electrónico que lo haga, ni tampoco el mismo día porque estos llegan después de las
7pm, sino que son realizadas al día siguiente con fechas del día que le corresponden. Estás
ventas son digitadas por la persona encargada de esta labor, quien a su vez se encarga de
realizar las cotizaciones y los conduces.

Todas estas cosas se realizan de manera manual para después digitarse al otro día en el
sistema, son tareas que pueden mejorarse con un sistema automatizado.

La empresa cuenta con tres ordenadores y un servidor, los cuales se comunican a través de
una red interna o intranet, los cuales son actualizados automáticamente se realizan las
operaciones.

Objetivos del Sistema

● Lograr el registro de las ventas el mismo que se hagan.

● Dar seguimiento a las mercancías que han sido vendidas a crédito.
● Acelerar los procesos que se realizan de facturación.
● Tener toda la información al instante.

Controles del Sistema

• Los vendedores que utilizan los medios de transporte de la empresa, dígase los camiones en
este caso, no pueden pasarse de las 9pm.
• La persona encargada de vender no puede ser la misma que digita.
• La persona encargada de digitar no puede borrar.
• A cada vendedor se le da un talonario de facturas, las cuales debe poseer todas.
• Las facturas deben estar firmadas por el vendedor y por el cliente y caso de que se
compañía debe tener el sello de la misma.
• Si se anula una factura, el vendedor debe tener tanto la original como las copias.

Seguridad del Sistema

Con respecto al sistema automatizado de la empresa por motivos de seguridad, solamente un

grupo menor de 5 personas posee usuario para operar en el mismo. Cada registro o
modificación realizada por el usuario se queda guardada, de esta forma se evitan
malentendidos y se les da seguimiento con lo que hacen o dejan de hacer.
Con respecto al sistema manual a cada vendedor se le entrega un talonario de facturas donde
estos deben velar para que no se pierdan ninguna de estas ya que pueden estar sujetos a casos
de fraudes internos. La empresa se encarga de darle seguimiento a cada una de las facturas en
posesión de los vendedores.

Descripción de Puesto Áreas

Contable y Vice-Presidenta
Funciones y Tareas:
● Fiscalizar que todas las operaciones estén bajo los perfiles y estatutos de la entidad o
empresa.
● Chequear todas las operaciones que se realizan en la entidad, dígase cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, entre otros.
● Alimentar en el sistema todo lo que tiene que ver con la producción de la mercancía.
● Elaborar los informes de ingresos, costos y gastos.
● Elaborar la plantilla del pago de nómina.
● Dar seguimiento a las cuentas de banco.
● Efectuar los pagos de los clientes en el sistema (cuentas por cobrar).

Encargada de Ventas
Funciones y Tareas:
● Digitar las ventas diarias de las mercancías.
● Realizar los conduces de las facturas.
● Registrar a los clientes en el sistema.
● Realizar las notas de crédito.
● Actualizar los datos de los clientes.

Cajera
Funciones y Tareas:
● Atender a los clientes en el área de caja.
● Custodiar el efectivo que está en su caja.
● Realizar el cuadre diario del efectivo que tiene en custodia.
 Entrevistas

Para la realización de las entrevistas se realizaron las siguientes preguntas:

● ¿Cuál es tu nombre?
● ¿Cuál es tu horario?
● ¿Dónde vives?
● ¿Te gusta tu trabajo?
● ¿Qué te gustaría cambiar en tu trabajo?

La oficina al ser pequeña solamente cuenta con un grupo reducido de personas, esta encuesta
solo se le aplicó a 4 personas de las 5 que están presentes para conocer cómo es el ambiente
allá.

Encuestado #1:
● ¿Cuál es tu nombre? Santa Martínez
● ¿Cuál es tu horario? Lunes a Viernes de 8-4pm.
● ¿Dónde vives? Baní, Provincia Peravia.
● ¿Te gusta tu trabajo? Me gusto un poco, aunque tengo flexibilidad de horario y recibo
buena renumeración por mi trabajo, tengo también que hacer tareas que no me
corresponden.
● ¿Qué te gustaría cambiar en tu trabajo? Que las tareas se reduzcan.

Encuestado #2:
● ¿Cuál es tu nombre? Noemí González
● ¿Cuál es tu horario? Lunes a Viernes de 8-6pm y Sábados de 8-2pm.
● ¿Dónde vives? Baní, Provincia Peravia.
● ¿Te gusta tu trabajo? Sí, estoy encargada del área de compras y facturación.
● ¿Qué te gustaría cambiar en tu trabajo? El horario, debido a que tengo varias niñas y a
veces no puedo compartir mucho con ellas porque llego cansada.

Encuestado #3:
● ¿Cuál es tu nombre? María Bautista
 ● ¿Cuál es tu horario? Lunes a Domingo de 7-1pm.
● ¿Dónde vives? Baní, Provincia Peravia.
● ¿Te gusta tu trabajo? No, trabajo en el área de caja.
● ¿Qué te gustaría cambiar en tu trabajo? El salario, porque tengo una hija y soy madre
soltera y realmente el salario no me alcanza.

Encuestado #4:
● ¿Cuál es tu nombre? Yudelkis Gutierrez
● ¿Cuál es tu horario? Lunes a Dom de 12-6pm.
● ¿Dónde vives? Baní, Provincia Peravia.
● ¿Te gusta tu trabajo? Sí, mi trabajo consiste principalmente en recibir llamadas los
clientes.
● ¿Qué te gustaría cambiar en tu trabajo? Horario, me gustaría estar en el turno de la
mañana.

Ɗeficiencias y Sugerencia indicada por el usuario

Que cuando se realiza una preventa se hace en una factura manual, se despacha la mercancía
al vendedor para que este la distribuya, sin embargo, las ventas se registran al día siguiente
porque este llega después de las siete de la noche, entonces siempre se se trabaja con un día
de retraso en la empresa.

Que los vendedores a veces se mojan las manos, terminan mojando las facturas y las luego
botan por descuido, sin embargo, no hay forma de como validar que sea cierto eso que dice el
vendedor.

Que hay personal que no está capacitado para realizar su labor, afectando el rendimiento de la
empresa y provocando que algunas tareas recaigan sobre otras personas.

Que a veces los clientes deciden devolver la mercancía que se le vendió uno o dos días
después ya luego de haberse facturado en el sistema y entregado.
Que los empleados saben que algunos procesos se pueden hacer por el sistema automatizado,
pero prefieren hacerlo manual, luego se extravía la factura y crea diferencias.

Descripción detallada de los procesos

Proceso de preventa:
Esto comienza con la recepción de las llamadas realizadas por los clientes para solicitar
fundas de hielo, a este proceso se llama preventa, la persona encargada del área se encarga
anotar los datos del cliente y su pedido y luego está le entrega las informaciones a los de
almacén.

Proceso de despacho y ventas de mercancías:

Una vez el de almacén tenga el pedido a mano del cliente este se encarga de buscar las fundas
de hielo que solicitó y luego procede a despacharla al camión donde el vendedor debe de
encargarse de hacer llegar la mercancía al cliente en el tiempo que se haya acordado.

Proceso del reajuste de los precios a determinados clientes:

Al momento de registrar a los clientes en el sistema, la encargada de ventas que es quien tiene
esa tarea se encarga establecer los precios de venta. Este es un beneficio que se les da a
algunos precios ya que no se hacen descuentos sobre ventas, sino que se le venden a otros
precios.

Proceso de devolución:
Este proceso puede darse de dos formas, en la primera se da cuando se le entrega la
mercancía al cliente y este devuelve ahí mismo la que no necesita, mientras que la segunda se
da cuando han pasado varios días luego de la entrega y el cliente decide contactarse con la
empresa para devolver la mercancía que no va a utilizar, aquí el vendedor debe ir donde el
cliente, buscar la mercancía y luego volver a la empresa.

Ɗiagrama de flujo de datos

Ɗevoluciones de mercancías:
Ɗespacho de mercancías y ventas de las mismas:

Facturación (Preventa):

Diagrama de contexto
 Ɗeficiencias del Sistema

Algunos de los empleados tienen más funciones de las que le corresponden en comparación
con otros porque estos no están capacitados. Que hay deficiencia con el sistema que tienen de
facturación ya que todos los registros se realizan al día después.

Algunos empleados son descuidados y llegan a dañar el material que se usa en la empresa
como el caso de las facturas de ventas que tienen los vendedores y en ocasiones hasta las
pierden.

Los clientes han sido acostumbrados a una mala práctica de la empresa ya que si este no va a
necesitar todas las fundas de hielo, debe notificarlo en la menor brevedad posible y no como
acostumbran. Por último que existen empleados que prefieren hacer las cosas de manera
manual y luego se pierden dichos documentos.

Formularios y Ɗocumentos del sistema

(Esta es una factura de venta, algunos datos han sido ocultados por un tema de confidencialidad)
 Diccionario de Datos

Usuarios:
Campo Descripción Tipo Validación
 idUser Identificación única del usuario. int Se requiere
name Nombre completo del empleado. varchar(40) Se requiere
password Contraseña para inicio de sesión. char(10) Se requiere
email Correo electrónico del usuario. varchar(40) Se requiere
position Posición que ocupa. char(20) Se requiere
registerDate Fecha de registro en el sistema. date Se requiere

Ventas:
Campo Descripción Tipo Validación
fact Número de factura varchar(20) Se requiere
id_client Cédula o RNC del cliente int Se requiere
name_client Nombre del cliente varchar(35) Se requiere
address Dirección del cliente varchar(60) Se requiere
tel_client Teléfono del cliente int Se requiere
contact Persona para contactar en caso de empresa varchar(35) Se requiere
email_client Correo electrónico del cliente varchar(40) Se requiere
condition Condición a la que se le vende al cliente varchar(20) Se requiere
date_sale Fecha en la que fue realizada la venta date Se requiere
id_userseller ID del usuario que realizó la venta int Se requiere

Propuesta del Sistema

Mi propuesta para este sistema es que se instalen equipos electrónicos que los vendedores
puedan llevarse para cuando estos realicen la entrega de la mercancía y hagan el cobro se
actualice inmediatamente en el sistema de la empresa.

Que se concientice a los clientes de ellos para que comprendan que no pueden devolver la
mercancía luego de haber transcurrido varias días. También que se capacite bien al personal
para que cada quien pueda ejercer las funciones que lo toque y las tareas no tengan que recaer
sobre una o dos personas.

Presupuestos del Proyecto

Cabe destacar que dado que la empresa tiene actualmente un servicio de mantenimiento
contratado con las personas que le vendieron el software, este debe comunicarse con ellos
para enlazar ambos sistemas y así pasamos de lo arcaico a lo moderno, a la era digital.