MODULO 3

Procesos de
apoyo y
evaluación
 Directora General
Lina Arbeláez

Subdirectora General
Liliana Pulido Villamil

Secretario General
Gustavo Mauricio Martínez Perdomo

Director de Gestión Humana

John Fernando Guzmán Uparela.

Este curso de reinducción se desarrolló con el

apoyo y la colaboración de los directivos del
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Directores de Áreas Misionales, Estratégicas, de

Apoyo y Evaluación y Jefes de Oficinas Asesoras.
MODULO 3 - Procesos de apoyo y evaluación

Procesos
de Apoyo
Son los procesos que gestionan
los recursos (tangibles e
intangibles) y soportan el
desarrollo de la entidad.

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 MODULO 3 - Procesos de apoyo y evaluación

Adquisición de Bienes y Servicios

Objetivo del proceso: adquirir los bienes y servicios

que requiere la entidad, para el cumplimiento de su
misión institucional, con criterios de calidad, eficiencia y
oportunidad, bajo los parámetros de ley establecidos.
Este proceso es liderado por la Secretaría General.

Los responsables de ejecutarlo son las direcciones de Abastecimiento, Contratación

y de la Oficina de Cooperación y Convenios, que, entre otras, deben realizar las
siguientes funciones:

Secretaría General:
• Apoya a la Dirección General en el ejercicio de las funciones de dirección,
coordinación y control del instituto y seguimiento a los asuntos que le designe.

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 MODULO 3 - Procesos de apoyo y evaluación

• Propone a la Dirección General el establecimiento de las políticas, planes y

programas contractuales en materia de administración del talento humano y de
los recursos físicos, financieros, abastecimiento, servicio al ciudadano y control
interno disciplinario, dentro del marco de las normas vigentes y de las políticas
del sector administrativo de inclusión social y reconciliación.

• Representa al Director General en los asuntos que este le delegue y adelantar las
misiones o encargos especiales que aquel determine.

• Coordina con las dependencias responsables la gestión de recursos

administrativos, financieros y humanos del Instituto.

• Define y hace seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en

coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de
compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y
Abastecimiento.

• Coordina con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su

competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

Dirección de Abastecimiento
Elabora y presenta el Plan de Abastecimiento Estratégico a la Secretaría General,
basado en los planes de compra y contratación enfocados en investigación de
mercados.

Define y promueve los lineamientos para la elaboración y seguimiento del plan de

compras y contratación de bienes y servicios del instituto, en coordinación con la
Dirección de Planeación y Control de Gestión.

Elabora el Plan de Compras y Contratación para los bienes y servicios requeridos

por las dependencias del instituto, de acuerdo con el presupuesto aprobado, y
realiza el seguimiento a su ejecución.

Desarrolla, en coordinación con las dependencias correspondientes, los modelos

de costos y tarifas para cada uno de los programas y servicios del instituto y de los
demás requeridos para el cumplimiento de las funciones de la entidad.

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 MODULO 3 - Procesos de apoyo y evaluación

Propone metodologías, mecanismos e instrumentos que propendan por el

mejoramiento continuo de los procesos de compras y distribución de bienes
y servicios de la entidad en coordinación con la Subdirección de Mejoramiento
Organizacional.

Apoya en la elaboración de las fichas técnicas de los bienes y servicios requeridos

por las diferentes dependencias del ICBF.

Presta asistencia técnica y de capacitación a todas las dependencias y Regionales

del Instituto en la manipulación de los productos suministrados y el control de
los bienes y servicios adquiridos, en coordinación con la Dirección de Gestión
Humana, mediante el desarrollo de módulos de capacitación y guías de buenas
prácticas.

Dirección de Contratación
Orienta los procesos contractuales que realiza el ICBF para el cumplimiento de su
objetivo misional, en el que se prevén los procedimientos internos, los intervinientes
y todos los asuntos inherentes a la gestión contractual, conforme a la normatividad
vigente.

Dirige, coordina y adelanta los procesos de contratación de la Dirección General

y asesora en estos procesos a las direcciones regionales, de conformidad con la
normativa vigente, dentro del marco de las políticas del Sector de Inclusión Social
y Reconciliación.

Establece y unifica las condiciones jurídicas de los pliegos de condiciones y los

requerimientos legales a solicitar a cada proponente en los diferentes procesos de
contratación, lo cual hace parte integral de los pliegos de condiciones.

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 MODULO 3 - Procesos de apoyo y evaluación

Gestión del Talento Humano:

Objetivo principal de este proceso:

Atraer, vincular y desarrollar el mejor talento humano, al tiempo que se garantiza
la aplicación de las normas que rigen a los colaboradores, de tal forma lograr el
cumplimiento de los objetivos institucionales.

Este proceso es liderado por la Secretaría General y está bajo la responsabilidad

de la Dirección de Gestión Humana y la Oficina de Control Interno Disciplinario.

Dirección de Gestión Humana

Dentro de las funciones de la Dirección de Gestión Humana están las siguientes:

Asistir a la Secretaría General en la formulación de las políticas de gestión de

recursos humanos aplicables a los servidores públicos que conforman la planta de
personal del ICBF.

Dirigir y coordinar la implementación de los planes y programas relacionados

con la salud ocupacional y aquellos de selección, administración, desarrollo,
capacitación, evaluación del desempeño, carrera administrativa y de bienestar de
los servidores públicos del instituto.

Formular los estudios técnicos para la elaboración de los proyectos de plantas

de personal y estructura, así como los manuales de funciones y requisitos, de
conformidad con las normas vigentes.

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 MODULO 3 - Procesos de apoyo y evaluación

Establecer el sistema de evaluación del desempeño al interior de la entidad, de

acuerdo con las normas vigentes y los procedimientos establecidos por la Comisión
Nacional del Servicio Civil.

Determinar los perfiles de los empleos que deberán ser provistos mediante proceso
de selección por méritos, en coordinación con la Subdirección de Mejoramiento
Organizacional.

Conceder el disfrute, reconocimiento y compensación de vacaciones, prima

de vacaciones y bonificaciones, por retiro definitivo del servicio, horas extras,
dominicales, festivos y tiempo compensado; otorgar licencias y permisos
remunerados a servidores públicos de nivel profesional, técnico y asistencial de la
Sede de la Dirección General.

Oficina de Control Interno

Disciplinario (OCID)
Forma parte del proceso de apoyo Gestión del Talento, por tanto, verifica y determina
la responsabilidad de los servidores y exservidores públicos del ICBF que puedan
estar incursos en conductas constitutivas de faltas disciplinarias.

Adelanta procesos disciplinarios contra todos los servidores y exservidores

públicos del ICBF, excepto de quienes desempeñen los cargos de director general,
subdirector general y secretario general, los cuales deben ser de conocimiento de
la Procuraduría General de la Nación.

La normatividad disciplinaria fue modificada con la expedición del Código General

Disciplinario (CGD) o Ley 1952 del 2019, la cual deroga, entre otras, a la Ley 734
del 2002 cuyo inicio de vigencia fue prorrogado hasta el 1 de julio del 2021, por
el artículo 140 de la Ley 1955 del 2019 (Plan Nacional de Desarrollo 2018 – 2022
“Pacto por Colombia, pacto por la equidad”). En consecuencia, sigue vigente la
normatividad actual.

Promueve en coordinación con la Dirección de Gestión Humana una cultura de la

transparencia y el respeto a las normas vigentes.

Aplica el régimen disciplinario, de acuerdo con las normas vigentes.

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 MODULO 3 - Procesos de apoyo y evaluación

Practica las diligencias preliminares y adelantar las investigaciones por hechos,

actos u omisiones de los servidores públicos del Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar que puedan configurarse como faltas disciplinarias y dar lugar a la
imposición de sanciones.

Orienta, asiste técnicamente y capacita, en coordinación con la Dirección de

Gestión Humana, a las diferentes dependencias del Instituto en la aplicación del
régimen disciplinario vigente.

Evalúa la viabilidad financiera y gestionar los traslados, ajustes y modificaciones al

presupuesto, de acuerdo con el concepto técnico suministrado por la Dirección de
Planeación y Control de Gestión.

Realiza el seguimiento financiero a las diferentes instancias del Instituto en

coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

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 MODULO 3 - Procesos de apoyo y evaluación

Gestión Financiera
Objetivo del proceso: liderar el manejo eficiente de los recursos financieros, el
seguimiento y el control del recaudo, presupuesto, tesorería y contabilidad.

Dirección Financiera
Propone a la Secretaría General, políticas y estrategias para el recaudo,
administración, gestión, control y registro de los recursos financieros del instituto.

Apoya a la Secretaría General en el proceso de toma de decisiones y en la

elaboración de los estudios especiales de carácter financiero que requiera.

Define y adopta las directrices, sistemas y procedimientos para el desarrollo de las

actividades relacionadas con la gestión de los recursos financieros del instituto.

Organiza, dirige y supervisa las operaciones financieras, contables, de tesorería,

presupuesto y recaudo del instituto.

Evalúa la viabilidad financiera y gestionar los traslados, ajustes y modificaciones al

presupuesto, de acuerdo con el concepto técnico suministrado por la Dirección de
Planeación y Control de Gestión.

Realiza el seguimiento financiero a las diferentes instancias del Instituto en

coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

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MODULO 3 - Procesos de apoyo y evaluación

Procesos de
Evaluación
Son aquellos procesos
implementados para medir
y recopilar datos destinados
a realizar el análisis del
desempeño y la mejora de la
eficacia y la eficiencia.

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 MODULO 3 - Procesos de apoyo y evaluación

Evaluación Independiente
Objetivo del proceso: apoyar a la dirección en la toma de decisiones y generación
de acciones orientadas al cumplimiento de objetivos, metas y obligaciones,
mediante la realización de auditorías, evaluaciones, seguimientos, asesorías y la
coordinación o atención a requerimientos externos. Está liderada por la Oficina de
Control Interno.

Oficina de Control Interno:

Asesora y apoya el proceso de control interno en todos los niveles y dependencias
del instituto y recomienda las modificaciones que sean necesarias, de manera que
permita a la Dirección General y demás dependencias de nivel directivo, conocer la
marcha de la administración, detectar las fallas y establecer las medidas correctivas
pertinentes.

• Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la

organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos
los cargos, en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

• Realizar auditorías selectivas integrales y de gestión, adoptar medidas de control

y proponer correctivos inmediatos cuando sean necesarios, y coordinar, con
la Subdirección de Monitoreo y Evaluación, la definición de indicadores y
seguimiento que permitan identificar el cumplimiento y su efectividad.

• Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades del instituto,
se cumplan por los responsables de su ejecución y, en especial, que las áreas o
servidores públicos encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan
adecuadamente esta función.

• Fomentar en conjunto con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y con la

Subdirección de Mejoramiento Organizacional, en todos los niveles y Dependencias
del Instituto, la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento
continuo de los procesos y productos en el cumplimiento de la misión institucional.

• Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de

Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

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 MODULO 3 - Procesos de apoyo y evaluación

Inspección, Vigilancia y Control

El objetivo de este proceso es realizar la inspección, vigilancia y control de la
prestación del servicio público de Bienestar Familiar para determinar las condiciones
de cumplimiento de la normatividad vigente, de acuerdo con la modalidad de
servicio prestado.

Oficina de Aseguramiento de la Calidad:

Desempeña las siguientes funciones:

• Promueve la implementación de normas de calidad en las organizaciones

prestadoras de servicio al instituto.

• Realiza auditorías selectivas de Gestión de Calidad a los prestadores de servicios

del instituto, adopta medidas de control y propone correctivos inmediatos cuando
sean necesarios.

• Coordina la implementación de los procesos de aseguramiento de la calidad.

• Diseña, valida, implementa y actualiza los instrumentos que sean pertinentes,

para verificar el cumplimiento de los estándares definidos para las diferentes
modalidades de servicios.

• Adelanta, en coordinación con las Dependencias pertinentes, el seguimiento a

la ejecución de los compromisos contractuales asumidos por los prestadores,
para suministrar a los diferentes programas de la Entidad alimentos de alto valor
nutricional.

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 MODULO 3 - Procesos de apoyo y evaluación

• Establece los lineamientos, directrices y conceptos para otorgar, reconocer,

suspender y cancelar personerías jurídicas y otorgar, renovar, suspender y cancelar
licencias de funcionamiento de las instituciones prestadoras del Servicio Público
de Bienestar Familiar, que adelantan programas para la niñez y la familia.

Monitoreo y Seguimiento a la Gestión

El objetivo central de este proceso es diseñar, recolectar, sistematizar y analizar los
datos y la información generada por los procesos del ICBF en el desarrollo de sus
actividades, con el fin de realizar seguimiento a la gestión institucional y contribuir
a la toma de decisiones basada en evidencias y a la mejora continua de la entidad.

Está liderado por la Dirección

de Planeación y Control de Gestión.
Subdirección de Monitoreo y Evaluación: asesora a las dependencias de la entidad
en la formulación de la planeación operativa.

Diseña e implementa el proceso de monitoreo y evaluación de la gestión, los

resultados y el impacto de los programas, proyectos y servicios de la entidad, con
el fin de mejorar los niveles de control del instituto.

Propone, implementa y monitorea el Tablero de Control de Indicadores, en

coordinación con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional y las diferentes
áreas, que permite hacer seguimiento a la ejecución de los planes, programas,
estrategias y proyectos de la entidad.

Diseña y promueve las líneas de investigación y evaluación que deben ser

desarrolladas por el instituto y que permiten establecer criterios de mejora para los
programas y servicios.

Proponer e implementar mecanismos adicionales, a través de los cuales se hará

monitoreo a los diferentes planes, programas y proyectos de la Entidad.

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 MODULO 3 - Procesos de apoyo y evaluación

Elaborar los informes de gestión, los que se deben rendir ante el Congreso de la
República y los solicitados por el Departamento Administrativo para la Prosperidad
Social.

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