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CURSO DE MEJORAMIENTO CONTINUO PARA EL CONTROL

MEJORAMIENTO CONTINUO PARA EL CONTROL

Visión General

Muchas veces nos preguntamos, ¿Por qué tal persona es competitiva?,


seguramente muchas de las respuestas a esta incógnita tienen sustento en
el Kaizen (Mejora continua), el Kaaizen no es un simple compuesto, es una
forma de vida que involucra tanto a la parte personal como profesional, en la
búsqueda de ser mejor personas. El Kaizen se basa en la cultura de lacalidad
lo que permite prosperar como ser humano o institución; tomando en cuenta
que la calidad es un conjunto de características en el desempeño de un
producto o servicio que satisface las expectativas y deseo de la colectividad;
hablando desde el paradigma del servicio público.

La Contraloría General del Estado, por medio de la Dirección Nacional de


Capacitación, ve necesario construir un enfoque de sentido común hacia el
trabajo, a la vida profesional y personal, para la mejora de nuestra vida
cotidiana.

El curso pretende que los participantes sean capaces de comprender y aplicar


puntos críticos y oportunidades de mejora en su gestión, a fin de
CURSO DE MEJORAMIENTO CONTINUO PARA EL CONTROL

implementar gradualmente las herramientas de Mejora Continua estipuladas


por el método Kaizen para el control.

Objetivo General:

Revisar todo el marco legal aplicable para el mejoramiento continuo en cada


uno de sus procesos, sustentando su uso en todo ambiente laboral.

Objetivos de aprendizaje:

MARCO LEGAL
Identificar el marco legal aplicable al “Mejoramiento Continuo”, para la
descripción cada institución y empresa pública.
CURSO DE MEJORAMIENTO CONTINUO PARA EL CONTROL

SESION 1
MARCO LEGAL

La ejecución del curso Mejoramiento Continuo para el Control se sustenta en la Ley Orgánica
de la Contraloría General del Estado. el Acuerdo 039-CG-2009: Normas de Control Interno
y el Acuerdo No. MDT-2020-0111: Norma Técnica para la Mejora Continuae Innovación de
Procesos y Servicios.

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado:


Art. 12.- Tiempos de control. - El ejercicio del control interno se aplicará en forma previa,
continua y posterior:
a) Control previo.• Los servidores de la institución, analizarán las actividades institucionales
propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su legalidad, veracidad,
conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos
institucionales.
b) Control Continuo.• Los servidores de la institución, en forma continua inspeccionarán y
constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios que se recibieren
o prestaren de conformidad con la Ley, los términos contractuales y las autorizaciones
respectivas.
c) Control Posterior.• La Unidad de Auditoría interna será responsable del control posterior
interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades institucionales, con
posterioridad a su ejecución.

Acuerdo 039-CG-2009: Normas de Control Interno:


200.- AMBIENTE DE CONTROL: El ambiente o entorno de control es el conjunto de
circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva
del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta
dirección y por el resto de las servidoras y servidores, con relación a la importancia del control
interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al


ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los
miembros de la entidad y generar una cultura de control interno.
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Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal con
respecto al que sus atributos individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente
donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.

El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones
y actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de ocurrencia de los
riesgos.
Igualmente tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las
actividades de monitoreo.

La máxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, deberá


mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la
institución, mediante la divulgación de éstas y un ejemplo continuo de apego a ellasen el
desarrollo de las labores habituales.

La máxima autoridad de cada entidad establecerá en forma clara y por escrito las líneas de
conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institución de acuerdo
con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás organismos, para lo cual
mantendrá un ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de
las personas; de honestidad y de respaldo hacia el control interno; así como, garantizará el
uso eficiente de los recursos y protegerá el medio ambiente.

300.- EVALUACION DEL RIESGO: La máxima autoridad establecerá los mecanismos


necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la
organización para el logro de sus objetivos.
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o
afectar adversamente a la entidad o su entorno. La máxima autoridad, el nivel directivo y todo
el personal de la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de
riesgos, que implica la metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los
cuales las unidades administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales
eventos que pudieran afectar la ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos.

600.- SEGUIMIENTO: La máxima autoridad y los directivos de la entidad, establecerán


procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de
ambas para asegurar la eficacia del sistema de control interno.

Seguimiento es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en
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el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las


circunstancias así lo requieran. Se orientará a la identificación de controles débiles o
insuficientes para promover su reforzamiento, así como asegurar que las medidas producto
de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones, se atiendan de manera
efectiva y con prontitud.
El seguimiento se efectúa en forma continua durante la realización de las actividades diarias
en los distintos niveles de la entidad y a través de evaluaciones periódicas para enfocar
directamente la efectividad de los controles en un tiempo determinado, también puede
efectuarse mediante la combinación de las dos modalidades.

Acuerdo No. MDT-2020-0111: Norma Técnica para la Mejora Continua e Innovación de


Procesos y Servicios:
*Los siguientes son los puntos que más sobresalen, pero se recomienda revisar toda la
norma, ya que aplica de manera global para el curso.

Art 1.- Del Objeto. - La presente norma técnica tiene por objeto establecer lineamientos y
procedimientos para la mejora continua e innovación de procesos y servicios en las entidades
del Estado, con la finalidad de:
a) Asegurar que las entidades provean productos y/o servicios, orientados a garantizar los
derechos de los usuarios y satisfacer sus necesidades, requerimientos y expectativas,
facilitando además el cumplimiento de sus obligaciones;
b) Optimizar la eficiencia de las entidades a través del mejoramiento continuo e innovación
de sus procesos y servicios institucionales; y, c) Incrementar la satisfacción de los usuarios
internos y externos de las entidades.

Art. 20. – Del Análisis y Mejoramiento. - Las entidades levantarán la información de los
procesos y servicios priorizados en su situación actual para su análisis y mejoramiento, de
conformidad a las siguientes actividades:
a) Levantamiento de la situación actual. - Las entidades levantarán y recopilarán la
información y documentación existente con la finalidad de generar la caracterización de sus
procesos, identificando el objetivo, alcance, insumos, actividades, productos, servicios,
recursos, tecnologías, controles, riesgos, segmentos de usuarios, canales de atención, datos
estadísticos y demás información relevante.
b) Análisis de la situación actual. - Las entidades analizarán la información y documentación
actual de los procesos, identificar sus dimensiones y factores de calidad,
¿indicadores y en general la información cualitativa y cuantitativa inherente a la gestión del
proceso; para lo cual, realizarán un análisis sobre la problemática de los procesos
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identificando las causas raíces, de acuerdo a lo señalado en la Norma ISO 9001¬2015 y


relacionadas a través del uso de las herramientas de la calidad.
c) Establecimiento de la línea base y nietas de indicadores. - Las entidades consolidarán los
resultados del análisis de la situación actual y determinarán los indicadores que serán
utilizados para medir el desempeño actual del proceso de forma cuantitativa; con este
resultado se establecerá la línea base sobre la cual posteriormente se verificará el resultado
de la mejora obtenida. Para el caso de los procesos que determinan la prestación de un
servicio, la línea base y las metas de los indicadores también serán establecidas en función
de los resultados obtenidos en la evaluación de la satisfacción de la calidad de los servicios.
d) Identificación de alternativas de mejora. - Las entidades determinarán las alternativas de
mejora que serán consideradas para eliminar las causas raíces de los problemas
identificados, contemplando lecciones aprendidas de casos similares, herramientas de
calidad, participación del usuario y demás información relevante para la mejora del proceso.
e) Diseño del proceso mejorado. - Las entidades establecerán el diseño del proceso
mejorado conforme mejores prácticas, estándares y modelos de referencia relevantes y/o
técnicas de innovación y creatividad en la gestión pública. El proceso mejorado será
documentado utilizando manuales, procedimientos, guías, instructivos, formularios,
especificaciones, herramientas e instrumentos técnicos según amerite.

Art. 21.- De la Implementación. - Las entidades programarán acciones conforme a las


alternativas de mejora identificadas, dicha programación contendrá las actividades
principales, responsables, plazo de ejecución y los entregablescorrespondientes, así como
los mecanismos de seguimiento y control para asegurar su eficaz cumplimiento.
Las acciones programadas serán implementadas en base a las mejores prácticas de
gestión de procesos, con técnicas de gestión del cambio y a través de la socializacióndel
proceso documentado y la capacitación del personal involucrado, a fin de asegurar que el
proceso opere acorde a las políticas de la entidad y el marco legal aplicable; considerando
en todo caso como prioritarias, las acciones vinculadas directamente con la satisfacción de
los segmentos de usuarios.

Referencias
 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Acuerdo 039-CG-2009: Normas de Control Interno
 Acuerdo No. MDT-2020-0111: Norma Técnica para la Mejora Continua e Innovación de Procesos y Servicios

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