Investigar nociones básicas de archivos y documentos:

Archivos:

El término archivo se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. Es

el conjunto de documentos e información de toda especie, ordenada de manera racional y
adecuadamente registrada y conservada, con el fin de divulgar o prestar información.

Documentos:

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por

instituciones o personas físicas, públicas o privadas registradas en una unidad de información en
cualquier tipo de soporte (Papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, entre otros) en lengua
natural o convencional.

Importancia de los archivos:

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos, que
mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de
una Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de
Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.

Esta información es guardada en conjunto con el emplazamiento de un Archivo, consistiendo

básicamente en habitaciones o inclusive edificios enteros que se encargan de almacenar una gran
cantidad de datos que fueron debidamente Clasificados y Ordenados, encontrándose su aplicación
por ejemplo en el Registro de las Personas, que cuentan con información acerca de la emisión de
los Documentos de Identidad, con un vasto archivo de documentaciones relativas a su emisión.

Generalmente incluyen entre sus datos Información Sensible, que suele estar protegida su
divulgación mediante Leyes Nacionales, mientras que por otro lado tenemos Archivos Públicos que
suelen estar relacionado a datos de Valor Histórico, como lo es en el caso de los Archivos
Epistolares, o bien las distintas hemerotecas.

En el mundo de la Informática se utiliza un concepto derivado de esto, encontrándose como una

forma de poder almacenar Datos Informáticos que ya han sido debidamente procesados por la
acción de una Unidad Central de Procesamiento y que pueden ser reutilizados en forma constante,
siendo muy útil en la generación de Aplicaciones Informáticas.

De hecho, justamente un Software Informático no es más que una conjunción de archivos que
guardan una correlación entre sí para brindar una funcionalidad adicional al ordenador, teniendo
cada uno de ellos distintas clasificaciones, como lo es el caso de los Archivos Ejecutables, los
Documentos, los Archivos Multimedia, entre otros.

Importancia de los documentos:

Un documento recoge un acto o hecho realizado por una institución o por una persona, ya sea
física, jurídica, pública o privada. Este acto o hecho se recoge en un soporte, bien sea en un papel
o, como la tecnología ha avanzado muchísimo, actualmente puede hacerse en un cd, una
cinta, fotografía, o cualquier otro tipo de soporte que pueda conservarse. Esto genera a su vez un
archivo, que puede ser de todo tipo, desde el arqueológico, audiovisual, legal, etc.

El valor que se encuentra en el documento está en que no sólo recoge un acto, hecho, sino que
una vez realizado y archivado, con el paso del tiempo se convierte en una parte de la historia, que
puede ser pequeña o grande.

Los documentos son fuente de la historia de cada país y del mundo, recogen muchos hechos
históricos de todo tipo, ya sean legales, jurídicos, bélicos, sociales, lúdicos, culturales, etc. Gracias
a estos podemos hacernos una imagen histórica y real de cómo vivían nuestros antepasados y
como se organizaban en todos los aspectos de la vida.

Un documento, además de un soporte, es una forma de archivar el saber del ser humano. Cada
vez más, al avanzar la tecnología, podemos guardar en espacios mucho más pequeños muchísimas
más cantidad de información de todo tipo. Si bien es fundamental entender que
el conocimiento hoy día, si no infinito, se le acerca, gracias a las tecnologías como los ordenadores,
Internet y todas las relaciones sociales, laborales, culturales, etc. que se establecen dentro de la
red, existen numerosos filtros de todo tipo que nos ayudan a recoger lo esencial de todo el
conocimiento que tenemos y guardarlo.

La importancia del documento es que es algo que en su momento ha sido tangible, que recoge un
hecho concreto que podemos conocer en la actualidad y, de la misma manera, podemos guardar
todo tipo de documentación hoy día para que en nuestras futuras generaciones sepan y se
informen de cómo era nuestra sociedad.
El documento ha sido siempre una necesidad de las personas por recoger cualquier tipo de acto o
hecho por escrito, para que éste quede registrado y, en caso de que una de las dos partes lo
niegue, se pueda presentar como elemento que dirima la veracidad del acto en sí.

Gracias a los documentos hemos podido entender nuestra propia historia y la historia de otras
muchas civilizaciones e imperios. Podemos recoger nuestra propia historia actual, nuestro registro
de la economía, de la cultura, de la legalidad, etc., etc., etc., y guardarla para que sea consultado
en cualquier momento.

Resumiendo, referirse al valor de un documento implica salvar un hecho que, por mucho tiempo
que pase -a menos que se destruya- se puede conservar para siempre.

La organización de los documentos desde el momento en que son creados o recibidos, tiene como
objeto la localización rápida y efectiva de la información buscada, así como garantizar la
conservación de los documentos.

La organización incluye dos funciones específicas:

. Clasificar

. Ordenar (establecer un orden dentro de cada grupo y situarlo en un espacio)

Simplificando mucho, clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos

concretos; y ordenar  un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética
o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.

 Clasificar consiste en identificar y agrupar los documentos bajo conceptos, que reflejan las
funciones generales y las actividades concretas de la Universidad, dentro de una estructura
jerárquica y lógica: Cuadro de clasificación.

En el ámbito de la administración universitaria coexisten diferentes sistemas de clasificación: el

personal se divide en grupos y niveles, el presupuesto utiliza un sistema de partidas y por
programas, la docencia se organiza por departamentos y estudios, etc. En el caso que nos ocupa,
el Sistema de Gestión Documental emplea un sistema de clasificación: El Cuadro de Clasificación  

El Cuadro de clasificación es el resultado de agrupar las diferentes funciones y actividades de la

Universidad bajo una estructura jerárquica y lógica, desde los conceptos más generales hasta los
más concretos.

 Estructura del Cuadro de clasificación

 Los documentos de gestión de actividades administrativas, comunes a cualquier organismo. En

esta categoría se encuentran los documentos relacionados con la administración general y
organización, la gestión de la información y de las comunicaciones, la representación y relaciones
públicas, la gestión de los recursos humanos, la gestión de los recursos económicos, la gestión de
los bienes muebles, la gestión de los bienes inmuebles, y la normativa y asuntos jurídicos.

 Los documentos de gestión de actividades específicas, que corresponden a las funciones precisas

que tiene encomendadas la Universidad de Málaga, como centro de enseñanza superior.

En esta categoría se incluyen los documentos relacionados con la gestión de los recursos
académicos, la organización de la docencia, la organización de la investigación, y la gestión de los
servicios ofrecidos a la comunidad universitaria.

¿CÓMO SE CLASIFICA?

Para clasificar un documento, hay que comenzar por delimitar a cuál de estas 12 clases pertenece
el documento en cuestión, y después, buscar la subclase que responda a la actividad a la que hace
referencia el documento, a fin de encontrar la división más exacta posible.

Así cada una de estas clases se divide, a su vez, en subclases, divisiones y subdivisiones
correspondientes

Este sistema se aplica a cualquier tipo de soporte documental.

 Nominales, utilizables para todos los niveles del Cuadro de clasificación para identificar
expedientes con nombres propios en general.

* Subdivisiones Nominales: sirven para identificar un expediente o un documento con la

denominación reconocida de un órgano, titulación, estudio, edificio, unidad... Se forma con la letra
“N” más el titulo normalizado para cada nominal, que será dado por el Archivo a propuesta de los
usuarios.

*Subdivisiones Específicas: sirven para identificar algún tipo de subdivisión propia o específica de

ciertos niveles o divisiones del cuadro. Se identifican con la letra “E” más el número de específica,
propio para cada división en que se aplican. Se establecen también desde el Archivo.

Por ejemplo: la clasificación de un curso organizado por una entidad externa a la UMA.

Clase: K.100. ORGANIZACIÓN DE LA DOCENCIA

Subclase: K.125 OTRAS ACTIVIDADES DOCENTES

División: K.127 Cursos y seminarios

Subd. Específica: E2. EXTERNOS

K.127.E2. EXTERNOS

Cursos y seminarios

OTRAS ACTIVIDADES DOCENTES

Combinaciones de las Subdivisiones:

Estas subdivisiones no son excluyentes, se pueden combinar, teniendo en cuenta el siguiente

orden:

Subdivisión Nominal + Subdivisión Uniforme = N + U

Subdivisión Nominal + Subdivisión Específica = N + E

Subdivisión Nominal + Subdivisión Nominal = N + N

Por ejemplo:  para la adquisición del Edificio de Correos sería:

Clase: H.100. GESTION DE LOS BIENES INMUEBLES

Subclase: H.101. ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES

Subdi. Uniforme: U.05. INFORMES Y ESTUDIOS

Subdiv. Nominal: N.242. Edificio Correos.

H.101.N.242 U.05. INFORMES Y ESTUDIOS

EDIFICIO CORREOS

ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES.

TÍTULOS Y CÓDIGOS

Todos los expedientes tienen un código y un título precisos, que permiten situarlos en un nivel
concreto del Cuadro de Clasificación, archivarlos y recuperarlos ordenadamente.

 Código: Formado por uno, dos o tres elementos.

 Título: Formado por tres elementos.

* Expedientes sin subdivisiones

Código: Formado por el código de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.

Título: Formado por:

 Título de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.

 Título del primer nivel superior.

 Título del segundo nivel superior

Por ejemplo, para codificar y titular el expediente del calendario de exámenes de un estudio o

centro de la Universidad, se procederá de esta forma:

K.119 CALENDARIO DE EXÁMENES

JORNADAS Y HORARIOS DOCENTES

CONDICIONES DE LA DOCENCIA

* Expedientes con una subdivisión

Código: Formado por:

 Código de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.

 Código de la subdivisión correspondiente.

Título: Formado por:

 Título de la subdivisión.
 Título de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.

 Título del primer nivel superior.

Por ejemplo, para codificar y titular el expediente de las estadísticas mensuales de usuarios de la

Biblioteca, con la subdivisión uniforme U.08 ESTADÍSTICAS, se procederá de esta forma:

B.129. U.08 ESTADÍSTICAS

SERVICIOS A LOS USUARIOS

GESTIÓN DEL FONDO BIBLIOGRÁFICO

Por ejemplo, para codificar y titular un expediente de compra de mesas y sillas, con una
subdivisión específica para material y equipamiento de oficina inventariable, se hará de la forma
siguiente:

G.104. E.11 MATERIAL Y EQUIPO DE OFICINA INVENTARIABLE

COMPRA DE BIENES MUEBLES

ADQUISICIÓN DE BIENES MUEBLES

Por ejemplo, para codificar y titular el expediente de compra del Edificio Antiguo de Correos, al
que corresponde la subdivisión nominal N.242, se procederá de esta forma:

H.103. N.242 EDIFICIO ANTIGUO CORREOS

COMPRA DE BIENES INMUEBLES

ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES

* Expedientes con dos subdivisiones

Código: Formado por:

 Código de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.

 Códigos de las dos subdivisiones (para su orden, Véase: Combinación de las subdivisiones).

Título: Formado por:

 Títulos de las dos subdivisiones (para su orden, Véase: Combinación de las subdivisiones).

 Título de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.

Por ejemplo, la clasificación de las estadísticas de los alumnos matriculados en el Máster en
práctica jurídica (Subdivisión uniforme U.08 + Subdivisión nominal N.372), se hará de la siguiente
forma:

J.114. U.08. N.372 ESTADÍSTICAS

MÁSTER EN PRÁCTICA JURÍDICA

MATRICULACIÓN

Por ejemplo, para codificar y titular el expediente de la convocatoria de una plaza de profesor
titular en el Departamento de Biología Vegetal (Subdivisión específica E.11 + Subdivisión nominal
N.114), se procederá de esta forma:

D.109. E.11. N.121 PERSONAL DOCENTE E INVESTIGADOR

DEPARTAMENTO DE BIOLOGÍA VEGETAL

CONCURSOS

Los expedientes pueden tener un cuarto título: el título propio del expediente. Este es un título
complementario con el que se puede describir el expediente cuando se considere que los títulos
del Cuadro de clasificación son demasiado genéricos.

Es un título libre, no obligatorio, aunque su uso es muy recomendable.

CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA:

* NO EXISTE NINGUNA SERIE QUE SE DENOMINE “CORRESPONDENCIA”, “CARTAS”, “VARIOS”,

“INSTANCIAS” O “SOLICITUDES”, etc.… en todos estos casos se trata de documentos dentro de un
expediente al que se vinculan por el asunto.

Todas las unidades administrativas de la universidad generan y reciben correspondencia que se

clasificarán teniendo en cuenta las siguientes pautas:

CORRESPONDENCIA EXTERNA:

Las cartas externas a la universidad relacionadas con cualquier entidad, institución, empresa, o
persona:

.- En el caso de una carta que forme parte de un expediente, se colocará el original en el

expediente que le corresponde.
.- La que no forme parte de un expediente, y que se limite a una información más genérica, se
clasificará en la subclase:

            C.100.REPRESENTACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

            C.122 RELACIONES EXTERIORES

(Para precisar o definir más a los interlocutores utilizaremos las divisiones que aparecen en esta
clase.)

- Las cartas se ordenarán alfabéticamente dentro de cada grupo.

.- Las cartas relacionadas con un asunto concreto se ordenarán cronológicamente, de antiguos a

más recientes.

.- En el caso de cartas referentes a entidades, o instituciones que se dividen en secciones y

subsecciones, departamentos, etc., se respetará la jerarquía orgánica oficial.

Por ejemplo:  Junta de Andalucía / Consejería / Secretaria General / Dirección General /

Subdirección general / Servicio / Sección / Negociado.

.- La carta que acompañe una información importante como por ejemplo es el caso de las facturas,
se archivará en función de esta información adjunta.

CORRESPONDENCIA INTERNA:

.- Las notas internas que hacen referencia a un tema concreto se clasificarán en la división del
cuadro que les corresponda, formando parte del expediente.

.- En caso de que no forme parte de ningún expediente se clasificará bajo

            C.100. REPRESENTACION Y RELACIONES PÚBLICAS.

            C.144 RELACIONES INTERIORES

.- Se ordenarán alfabéticamente por el nombre de la unidad administrativa remitente.

.- Dentro de cada carpeta se archivarán las notas internas de entrada y de salida de forma
cronológica, de más antiguo a más reciente.
.- Una nota enviada a varias unidades, se colocará bajo el epígrafe que aluda a su tema, o en la
carpeta de la unidad emisora adjuntando una lista de las unidades que la han recibido.

La correspondencia entendida como la comunicación escrita de carácter interpersonal de

contenido general no prevista en la tramitación de un expediente administrativo se archivará por
el emisor o por el receptor.

¿Qué conforma un expediente?:

Un expediente es el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada cuestión.

También puede tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o administrativo que
lleva un cierto orden.

Por ejemplo: “El abogado estuvo revisando el expediente durante horas para determinar cuál es la
mejor forma de encarar la defensa del acusado”, “Los familiares de las víctimas denunciaron la
desaparición del expediente del Juzgado Número 7”, “En el expediente queda claro que el
gobernador aceptó sobornos de la empresa a cambio de un permiso para la construcción del
hotel”.

La definición de expediente varía incluso según el país. En general, se trata de un instrumento

administrativo que recopila la documentación imprescindible que sustenta un acto administrativo.

En el caso de España, y a raíz de lo que es el desarrollo de Internet y de las nuevas tecnologías, se

ha producido la aparición de lo que se conoce como expediente judicial electrónico. Gracias a él la
Justicia puede ofrecer un servicio público mucho más eficiente, rápido y seguro pues ahora aquella
cuenta con los expedientes electrónicos de cualquier caso.

El despacho, la causa y el curso en un negocio, el medio que se utiliza para solucionar una
dificultad, la diligencia en la gestión de algo y el proceso que permite establecer un juicio sobre la
acción de un individuo también reciben el nombre del expediente.

Asimismo tampoco podemos pasar por alto el hecho de que el concepto analizado forma parte del
título de una de las series de televisión más importantes de la década de los años 90 y de la
historia de la pequeña pantalla en general. Nos estamos refiriendo a la producción titulada
“Expediente X”.

Chris Carter fue el creador de este producto audiovisual, protagonizado por David Duchovny y
Gillian Anderson. Estos daban vida a dos agentes del FBI, Fox Mulder y Dana Scully, que tenían
como claro objetivo el llevar a cabo la investigación de todos los casos inexplicables que se
producían, los llamados “Expedientes X”.

¿Qué importancia tienen ambos para tu especialidad?

Dentro de las muchas competencias que debes desarrollar como  estudiante del énfasis de
Documentación y Registro de Operaciones Contables, se encuentra la de reconocer las normas de
archivo y el manejo de los documentos de una empresa.  He aquí algo interesante:
Los archivos de una empresa, son muy importantes ya que representan su memoria, sin ellos sería
imposible poder rescatar hechos pasados que servirían para corroborar situaciones o  hechos que
se hallan realizado en el giro ordinario de sus actividades económicas. Además permiten
uniformidad en el manejo de la información de cualquier empresa, lo que permitirá la localización
rápida de cualquier clase de documentos.

Bibliografía:

Información y documentación administrativa, Cruz Mundet, José Ramón, Mikelarena Peña,

Fernando. Editorial:  Editorial Tecnos.