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DOCUMENTACION Y ARCHIVO
C.I: 28276717
Investigar nociones básicas de archivos y documentos:
Archivos:
Documentos:
En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos, que
mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de
una Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de
Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.
Generalmente incluyen entre sus datos Información Sensible, que suele estar protegida su
divulgación mediante Leyes Nacionales, mientras que por otro lado tenemos Archivos Públicos que
suelen estar relacionado a datos de Valor Histórico, como lo es en el caso de los Archivos
Epistolares, o bien las distintas hemerotecas.
De hecho, justamente un Software Informático no es más que una conjunción de archivos que
guardan una correlación entre sí para brindar una funcionalidad adicional al ordenador, teniendo
cada uno de ellos distintas clasificaciones, como lo es el caso de los Archivos Ejecutables, los
Documentos, los Archivos Multimedia, entre otros.
El valor que se encuentra en el documento está en que no sólo recoge un acto, hecho, sino que
una vez realizado y archivado, con el paso del tiempo se convierte en una parte de la historia, que
puede ser pequeña o grande.
Los documentos son fuente de la historia de cada país y del mundo, recogen muchos hechos
históricos de todo tipo, ya sean legales, jurídicos, bélicos, sociales, lúdicos, culturales, etc. Gracias
a estos podemos hacernos una imagen histórica y real de cómo vivían nuestros antepasados y
como se organizaban en todos los aspectos de la vida.
Un documento, además de un soporte, es una forma de archivar el saber del ser humano. Cada
vez más, al avanzar la tecnología, podemos guardar en espacios mucho más pequeños muchísimas
más cantidad de información de todo tipo. Si bien es fundamental entender que
el conocimiento hoy día, si no infinito, se le acerca, gracias a las tecnologías como los ordenadores,
Internet y todas las relaciones sociales, laborales, culturales, etc. que se establecen dentro de la
red, existen numerosos filtros de todo tipo que nos ayudan a recoger lo esencial de todo el
conocimiento que tenemos y guardarlo.
La importancia del documento es que es algo que en su momento ha sido tangible, que recoge un
hecho concreto que podemos conocer en la actualidad y, de la misma manera, podemos guardar
todo tipo de documentación hoy día para que en nuestras futuras generaciones sepan y se
informen de cómo era nuestra sociedad.
El documento ha sido siempre una necesidad de las personas por recoger cualquier tipo de acto o
hecho por escrito, para que éste quede registrado y, en caso de que una de las dos partes lo
niegue, se pueda presentar como elemento que dirima la veracidad del acto en sí.
Gracias a los documentos hemos podido entender nuestra propia historia y la historia de otras
muchas civilizaciones e imperios. Podemos recoger nuestra propia historia actual, nuestro registro
de la economía, de la cultura, de la legalidad, etc., etc., etc., y guardarla para que sea consultado
en cualquier momento.
Resumiendo, referirse al valor de un documento implica salvar un hecho que, por mucho tiempo
que pase -a menos que se destruya- se puede conservar para siempre.
La organización de los documentos desde el momento en que son creados o recibidos, tiene como
objeto la localización rápida y efectiva de la información buscada, así como garantizar la
conservación de los documentos.
Clasificar consiste en identificar y agrupar los documentos bajo conceptos, que reflejan las
funciones generales y las actividades concretas de la Universidad, dentro de una estructura
jerárquica y lógica: Cuadro de clasificación.
En esta categoría se incluyen los documentos relacionados con la gestión de los recursos
académicos, la organización de la docencia, la organización de la investigación, y la gestión de los
servicios ofrecidos a la comunidad universitaria.
¿CÓMO SE CLASIFICA?
Para clasificar un documento, hay que comenzar por delimitar a cuál de estas 12 clases pertenece
el documento en cuestión, y después, buscar la subclase que responda a la actividad a la que hace
referencia el documento, a fin de encontrar la división más exacta posible.
Así cada una de estas clases se divide, a su vez, en subclases, divisiones y subdivisiones
correspondientes
Por ejemplo: la clasificación de un curso organizado por una entidad externa a la UMA.
K.127.E2. EXTERNOS
Cursos y seminarios
EDIFICIO CORREOS
TÍTULOS Y CÓDIGOS
Todos los expedientes tienen un código y un título precisos, que permiten situarlos en un nivel
concreto del Cuadro de Clasificación, archivarlos y recuperarlos ordenadamente.
Código: Formado por el código de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.
CONDICIONES DE LA DOCENCIA
Título de la subdivisión.
Título de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.
Por ejemplo, para codificar y titular un expediente de compra de mesas y sillas, con una
subdivisión específica para material y equipamiento de oficina inventariable, se hará de la forma
siguiente:
Por ejemplo, para codificar y titular el expediente de compra del Edificio Antiguo de Correos, al
que corresponde la subdivisión nominal N.242, se procederá de esta forma:
Códigos de las dos subdivisiones (para su orden, Véase: Combinación de las subdivisiones).
Títulos de las dos subdivisiones (para su orden, Véase: Combinación de las subdivisiones).
MATRICULACIÓN
Por ejemplo, para codificar y titular el expediente de la convocatoria de una plaza de profesor
titular en el Departamento de Biología Vegetal (Subdivisión específica E.11 + Subdivisión nominal
N.114), se procederá de esta forma:
CONCURSOS
Los expedientes pueden tener un cuarto título: el título propio del expediente. Este es un título
complementario con el que se puede describir el expediente cuando se considere que los títulos
del Cuadro de clasificación son demasiado genéricos.
CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA:
CORRESPONDENCIA EXTERNA:
Las cartas externas a la universidad relacionadas con cualquier entidad, institución, empresa, o
persona:
(Para precisar o definir más a los interlocutores utilizaremos las divisiones que aparecen en esta
clase.)
.- La carta que acompañe una información importante como por ejemplo es el caso de las facturas,
se archivará en función de esta información adjunta.
CORRESPONDENCIA INTERNA:
.- Las notas internas que hacen referencia a un tema concreto se clasificarán en la división del
cuadro que les corresponda, formando parte del expediente.
.- Dentro de cada carpeta se archivarán las notas internas de entrada y de salida de forma
cronológica, de más antiguo a más reciente.
.- Una nota enviada a varias unidades, se colocará bajo el epígrafe que aluda a su tema, o en la
carpeta de la unidad emisora adjuntando una lista de las unidades que la han recibido.
Por ejemplo: “El abogado estuvo revisando el expediente durante horas para determinar cuál es la
mejor forma de encarar la defensa del acusado”, “Los familiares de las víctimas denunciaron la
desaparición del expediente del Juzgado Número 7”, “En el expediente queda claro que el
gobernador aceptó sobornos de la empresa a cambio de un permiso para la construcción del
hotel”.
El despacho, la causa y el curso en un negocio, el medio que se utiliza para solucionar una
dificultad, la diligencia en la gestión de algo y el proceso que permite establecer un juicio sobre la
acción de un individuo también reciben el nombre del expediente.
Asimismo tampoco podemos pasar por alto el hecho de que el concepto analizado forma parte del
título de una de las series de televisión más importantes de la década de los años 90 y de la
historia de la pequeña pantalla en general. Nos estamos refiriendo a la producción titulada
“Expediente X”.
Chris Carter fue el creador de este producto audiovisual, protagonizado por David Duchovny y
Gillian Anderson. Estos daban vida a dos agentes del FBI, Fox Mulder y Dana Scully, que tenían
como claro objetivo el llevar a cabo la investigación de todos los casos inexplicables que se
producían, los llamados “Expedientes X”.
Dentro de las muchas competencias que debes desarrollar como estudiante del énfasis de
Documentación y Registro de Operaciones Contables, se encuentra la de reconocer las normas de
archivo y el manejo de los documentos de una empresa. He aquí algo interesante:
Los archivos de una empresa, son muy importantes ya que representan su memoria, sin ellos sería
imposible poder rescatar hechos pasados que servirían para corroborar situaciones o hechos que
se hallan realizado en el giro ordinario de sus actividades económicas. Además permiten
uniformidad en el manejo de la información de cualquier empresa, lo que permitirá la localización
rápida de cualquier clase de documentos.
Bibliografía: