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INTRODUCCIÓN
El informe de auditoría interna es el último paso del proceso de auditoría aplicado en una
empresa que tiene vigente su sistema de gestión de calidad; en este informe se recogen
todos los hallazgos detectados por los auditores que junto con los documentos soportes
y evidencias recolectadas soportan el contenido del mismo y el dictamen emitido por el
auditor líder.
Este Informe es escrito siempre para terceros que constituyen los clientes,
independientemente del tipo de auditoría que se realice, de ahí la importancia concedida
al mismo y a los requerimientos que debe cumplir.
ESTRUCTURA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN.........................................................................................1
1- FINALIZACIÓN DE AUDITORÍAS......................................................... 4
6- EL INFORME DE AUDITORÍA...............................................................12
6.1 Preparación y estructura del informe de Auditoría
GLOSARIO.................................................................................................16
BIBLIOGRAFÍA...........................................................................................19
1. Finalización de la auditoría.
- Definir planes de acción: Los planes de acción son responsabilidad del dueño del
proceso y deben ser formulados durante el cierre de la auditoría, el auditor interno podrá
realizar recomendaciones manteniendo su independencia, por lo cual en ningún caso
debe tomar decisiones frente a su definición.
Para la definición de los planes de acción se debe tener cuenta los siguientes pasos para
su análisis:
RECURSOS COMUNICACIÓN
¿Es un plan que requiere apoyo? Estimar el presupuesto del plan, analizar la Es importante que todas las personas
viabilidad de la implementación de acuerdo involucradas en el plan se encuentren
con el costo y beneficio del mismo. enteradas y alineadas con su
implementación.
- Generación de Informe: Una vez surtidas las reuniones de discusión se generan los
informes finales y las comunicaciones formales a las partes interesadas de acuerdo
con los protocolos de comunicación definidos. Estos deben incluir, dependiendo de la
instancia:
De acuerdo con las oportunidades de mejora observadas en cada evaluación, los informes
de auditoría deben ser:
- Encuesta de satisfacción: Una vez el acta de cierre se encuentre firmada por el dueño
del proceso, el auditor es responsable de solicitar la firma de la encuesta de
satisfacción. Información que servirá de insumo para alimentar los indicadores del
proyecto.
Para el seguimiento a los planes de acción se deben tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
• Identificar la causa es un aspecto clave para definir las acciones. El plan debe ser
suficiente para resolver el problema, es decir para atacar la causa y mitigar el riesgo
asociado.
• Los planes de acción pueden requerir del apoyo de varias áreas y procesos.
Definir los responsables y alcance de cada una de las áreas que intervienen es
fundamental para el éxito, así como el seguimiento a su cumplimiento.
• Las áreas que se involucren en el desarrollo del plan de acción deben cumplir con
sus compromisos para lograr la implementación de los planes de acción.
• El dueño de proceso será el responsable del desarrollo del plan de acción y
reportará el estado independiente de que existan otras áreas o procesos involucrados.
• El tiempo de implementación estimado de los planes de acción supone una
participación activa y disponibilidad del personal involucrado; por lo anterior, es
importante validar y socializar las fechas definidas para su desarrollo.
• Cada compañía en cabeza de la alta dirección será responsable de generar los
mecanismos y el ambiente para facilitar el desarrollo de los planes de acción.
• Cuando se identifique un plan de acción que implique el desarrollo de un proyecto
a largo plazo, se deben implementar controles compensatorios que mitiguen el riesgo.
• La Organización debe definir una herramienta para la administración y
seguimiento de los planes de acción.
• Una vez se finalice el proceso auditor, la auditoría interna debe realizar el cargue
de los planes de acción en la herramienta definida por la empresa, a excepción de los
planes de acción que aún se encuentran en proceso de ejecución como parte de la
auditoría anterior, para lo cual, los facilitadores de control Interno deben realizar el
cargue.
• Cualquier cambio o reprogramación en la fecha de los planes de acción, debe ser
informada al comité de auditoría para su aprobación.
• El facilitador de control interno es el único responsable de generar los cambios de
fechas en la herramienta de seguimiento a planes de acción.
• El facilitador de control interno debe generar reportes mensuales, en los cuales
identifica los planes de acción cerrados y vencidos informando a auditoría interna y
dueños de proceso.
• Para los planes de acción vencidos, auditoría Interna realizará un resumen al
comité de auditoría, con el propósito de que la alta dirección genere las respectivas
explicaciones y se tomen las medidas que permitan su implementación.
• Semestralmente auditoría interna verificará la efectividad de los planes de acción
cerrados y emitirá un informe con los resultados.
Los papeles de trabajo adelantados por la función de auditoría Interna son propiedad de
la organización. Como tal deben ser protegidos y archivados cuidadosamente en la ruta
dispuesta ya que gran parte de la información obtenida con carácter confidencial se
registra en los papeles de trabajo, por lo tanto, estos son de naturaleza confidencial. Es
importante identificar este tipo de documentos con un comentario que haga alusión a su
debido cuidado, por ejemplo, “el contenido de este documento no debe ser reproducido
total o parcialmente por ningún medio, ni distribuido a personas externas a la
organización sin el consentimiento previo y por escrito de la organización”.
Los papeles de trabajo podrán ser revisados por terceros (auditores gubernamentales,
entes regulatorios, auditores externos, dueños de proceso) en las instalaciones de la
organización, previa autorización del auditor interno.
Copias de respaldo de papeles de trabajo
Indicadores de gestión:
Número de
95% del
Seguimiento a seguimientos
vencimiento Semestral
planes de acción realizados / Total de
del semestre
seguimientos definidos
2. Una vez levantadas las no conformidades a satisfacción del auditor líder, este
solicita al encargado de la calidad los documentos de la auditoría y anexa al informe de
auditoría la información correspondiente a las acciones correctivas. Luego, el auditor
líder devuelve al encargado de la calidad los documentos de la auditoría.
Ventajas:
- El certificado de calidad está respaldado por instituciones acreditadas.
- Al ser emitido por instituciones reconocidas, es más fácil que sea aceptado por clientes
públicos y privados.
6. El Informe de auditoría.
Los resultados de la auditoría preliminar deben documentarse por escrito, puesto que
están desde el principio concebidos exclusivamente para el uso interno. Los informes
deben elaborarse de manera breve o detallada según a quien vayan dirigidos, estar
estructurados en forma clara y deben formularse de manera concisa y precisa.
- Información de la gerencia.
-Documentación de la situación real, evaluación de la
situación determinada y plan de medidas.
- Información del personal de la empresa, iniciación
de operaciones correctivas.
Los contenidos de los informes se orientan en los grupos objetivo / destinatarios. Los
destinatarios de informes pueden ser:
- Descripción de laempresa
- Fundamentos legales
- Listas de control empleadas
- Guías de entrevistas
Este es responsabilidad del auditor jefe y ha de ser un escrito exacto y completo. Deberá
reflejar todos los aspectos de la auditoría, tanto del contenido como la forma en que se
ha llevado a cabo.
El contenido del informe se ajustará a lo siguiente:
Hay que tener en cuenta que los informes se utilizan como datos de partida para las
revisiones por la dirección, por lo que constituyen un registro de la calidad y deben
enviarse a la dirección general.
Después de lo expuesto, se puede afirmar que las auditorías internas de calidad son una
importante herramienta en la gestión de la empresa. A través de ellas se comprueba la
implantación del sistema de la calidad, su adaptación a la empresa y su tendencia hacia
la mejora continua.
El informe de auditoría debe ser enviado al cliente por el auditor jefe. La distribución del
informe de auditoría debe ser determinada por el cliente de acuerdo con el plan de
auditoría. El auditado debe recibir una copia del informe de auditoría, salvo que el cliente
lo excluya específicamente. Toda distribución adicional del informe fuera de la
organización requiere el permiso del auditado. Los informes de auditoría son propiedad
exclusiva del cliente y la confidencialidad debe ser respetada y protegida
adecuadamente por los auditores y por todos los receptores del informe.
El informe de auditoría debe ser emitido dentro del plazo de tiempo acordado, de
acuerdo con el plan de auditoría. Si esto no fuera posible, se deben comunicar
formalmente las razones por la demora, tanto al cliente como al auditado y se debe
establecer una nueva fecha de emisión.
4. Finalización de la auditoría.
La auditoría finaliza cuando todas las actividades de auditoría planeadas hayan sido
llevadas a cabo, o acordadas de otro modo con el cliente de auditoría (ej. puede
presentarse una situación inesperada que no permita que la auditoría sea completada de
acuerdo con el plan).
Control interno: Todas las medidas utilizadas por una empresa para protegerse contra
errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos contables.
Está diseñado para ayudar a la operación eficiente de una empresa y para asegurar el
cumplimiento de las políticas de la empresa.
Eficacia: El grado en que se cumplen los objetivos y la relación entre el efecto deseado
en una actividad y su efecto real.
Eficiencia: La relación que existe entre el producto (en término de bienes, servicios u
otros resultados) y los recursos empleados en su producción.
Equipo auditor: Grupo de auditores o del auditor, designados para desempeñar una
auditoría dada. El equipo auditor puede incluir expertos técnicos y auditores en práctica.
Uno de los auditores del equipo de la auditoría desempeña la función de auditor líder.
Informe de auditoría: Expresión escrita por el auditor respecto a los resultados de las
verificaciones realizadas durante la ejecución de la auditoría, manifestando sus criterios
y comentarios respecto a los estados financieros y otros hechos económicos.
Riesgo inherente: Existe un error que es significativo y se puede combinar con otros
errores cuando no hay control.
Técnicas de auditoría: Métodos que el auditor emplea para realizar las verificaciones
planteadas en los programas de auditoría, que tienen como objetivo la obtención de
evidencia.
AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD
BIBLIOGRAFÍA
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Harrington, J., & Harrington, J. (1997). Administración Total del Mejoramiento Continuo.
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Internacional, I. (2012). Norma Técnica Colombina NTC-ISO 9001 (ICONTEC, Ed.) Bogotá.
López, C., & Ruiz, J. (2004). La gestión por calidad total en la empresa moderna.
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Mateo C, R. (2009, 21 de agosto). Sistemas de gestión de la calidad – un camino hacia la satisfacción del
cliente
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Normalización, O. I. (2011). Norma Internacional ISO 19011 Directrices para la auditoría de Sistemas de
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Sánchez Gómez, A. (2005, 7 de octubre). Definición genérica de auditoría y sus etapas. Obtenido de
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Summers, D. (2006). Administración de la calidad (Vol. Primera edición). (Pearson, Ed.) México.