NTC5921

NORMA TÉCNICA NTC
COLOMBIANA 5921
2012-07-18
INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.
REQUISITOS PARA EL ALMACENAMIENTO DE
MATERIAL DOCUMENTAL
~~·
icontec
Internacional E: INFORMATION ANO DOCUMENTATION. REQUIREMENTS
FOR THE STORAGE OF DOCUMENTARY MATERIAL
COLOMBIA
CORRESPONDENCIA: esta norma es una adopción

modificada (MOD), respecto al
documento de referencia, la norma
ISO 11799:2003.
ARCHIVO DESCRIPTORES: características de edificios

GENERAL almacenamiento de material
DE LA NACION
documental; depósfos
almacenamiento de material
documental; requisitos para
almacenamiento - material documental.
l.C.S.: 01.140.20
Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC}

Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. (571} 6078888 - Fax (571} 2221435
Prohibida su reproducción Editada 2012-07-25

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5921
CONTENIDO
Página
INTRODUCCIÓN ...............................................................................•.............................•......•.1
1. OBJETO Y CAMPO DE APLI .................................................................1
2 REFERENCIAS NOR ..................................................... 2
3. ......................................... 3
4.
5. .......•...........6
5.1 .....................5
5.2 ............................&
5.3 .•..••••........••••••••••••••.....••&
6. INSTALACIÓN Y EQ ....................................................... 7
6.1 SERVICIOS .................... .......................................................... 7
6.2 ............................................................... 7
6.3 SISTEMA DE EXTINCIÓN DE INCENDIOS.................................................................8
6.4 ILUMINACIÓN ..............................................................................................................9
6.5 VENTILACIÓN Y CALIDAD DEL AIRE .....................................................................10
6.6 CLIMA DEL DEPÓSIT0 .............................................................................................1 1
6.7 MOBILIARIO Y EQUIPO ............................................................................................ 11
7 uso ........................................................................................................................... 13
7.1 GENERALIDADES ..................................................................................................... 13
Página
7.2 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN ....................................................................................13
7.3 PROTECCIÓN ............................................................................................................13
7.4 POSICIÓN DE AL MACENAMIENT0 .........................................................................14
8. PLAN DE CONTROL DE DESASTRES.....................................................................14
9 EXHIBICIONES ..........................................................................................................15
BIBLIOGRAFIA ......................................................................................................................22
DOCUMENTO DE REFERENCIA .......................................................................................... 25
ANEXOS
ANEXO A (Informativo)
CONDICIONES CLIMÁTICAS RECOMENDADAS PARA EL ALMACENAMIENTO
A LARGO PLAZO DE MATERIALES DOCUMENTALES ....................................................16
ANEXO B (Informativo)
PREPARACIÓN ANTE DESASTRES ...................................................................................21
INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
REQUISITOS PARA ALMACENAMIENTO DE MATERIAL DOCUMENTAL
INTRODUCCIÓN
Los archivos son inst1tucione ad, con el fin de reunir, conservar y

poner a disposición los material s para la consulta, ya sea mediante
visualización directa través d a o, el caso de los registros de
sonido, a través de dición .
Normalmente iones de los are anedad de formatos.

tstos inciu nuscritos, documen iones gráficas en
papel, ta per mino, papiro, m llculas, material
audiovis gnéticos y forma iversos tipos de
máquin requieren cond1ci amiento para
su cons hasta la conserv
nto, a mediano azo, de materiales

históricos. Se e ue para los materiales
para uso corrie directa co condiciones ideales de
conservación, de ac losdocum
•
Los responsables que alma deben procurar adecuar o mantener
condiciones ideales. con i terlsticas climáticas o la situación
económica de las diferentes r
Esta norma presenta hechos y regla e se deben considerar cuando se construye

una edificación o se adapta un e on el propósito de almacenar materiales
documentales.
1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
Esta norma determina las caracter!sticas de los edificios y depósitos ut1lezados para el
almacenamiento de los materiales documentales a mediano y largo plazo. Comprende la
ubicación, la adecuación y la construcción de ed1fic1os y depósitos, la instalación y el
equipamiento que se debe utilizar para asegurar la conservación de los materiales
documentales.
Por e¡emplo, los archivos de geslrón

1de25
Es aplicable a todos los materiales documentales que se conservan en los depósitos para uso
general, aun cuando existan diferentes tipos de soportes almacenados en conjunto. La norma
no incluye los requisitos especiales para el almacenamiento de documentos con soportes
diferentes al papel tales como pergamino o vitelas, documentos fotográficos o los que se
pueden leer con máquinas; solamente se informa de los rangos ambientales ideales para la
conservación y estrategias para evitar deterioros.
Esta norma no excluye el establecimiento de flreas dentro de los depósitos para conservar en
condiciones especiales materiales y soportes con necesidades especificas.
Véase el Anexo A (Informativo). Tabla A.1, Tabla A.2 y Tabla A.3.
Tampoco abarca los procedimientos de gestión de los depósitos. Esta norma no presenta
criterios ni sugerencias acerca de los procedimientos de gestión en los depósitos; éstos son
responsabilidad directa de las entidades o personas encargadas, o ambas, que deben seguir
las directrices de la normatividad vigente2 •
Deben cumplirse los reglamentos sobre construcción, Instalaciones eléctricas e hidráulicas,

iluminación, accesibilidad, detección y extinción de incendios, barreras cortafuego, sei'lalización
vigente, como el Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente (NSR), el
Reglamento Técnico para Instalaciones Eléctricas (RETIE), el Código Nacional de Fontanerla,
NTC 1500. También deben aplicarse estándares colombianos o internacionales y lo
reglamentado por el ente rector de la política archivistica , para mejorar la resistencia de las
edificaciones, los diseños para evitar incendios, las salidas de emergencia, las seguridad
contra terremotos , los hurtos, los actos vandálicos o terroristas, entre otros, asl como los
servicios y equipos para uso profesional relacionados con la gestión, conservación, acceso y
difusión de los materiales documentales.
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
Los siguientes documentos referenciados son indispensables para la aplicación de este

documento normativo. Para referencias fechadas, se aplica únicamente la edición citada. Para
referencias no fechadas, se aplica la última edición (incluida cualquier corrección).
NTC 1500, Código Nacional de Fontanerla
NTC 2050, Código Eléctrico Colombiano.
NTC 2885, Extintores portátiles contra incendios.
NTC 4568:1998, Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de

permanencia.
NTC 5397:2005, Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Caracterlst1cas
de calidad.
ISO 9706:1994, lnformalion and Oocumentation. Papar for documents Requirements for
Pennanence
ISO 12606 1997, Cinematography. Cara and PreseNation of Magnetic Audio Recordmgs for
Motion Pictures and Te/evision
2
La gestión de los depósl\O<I debe enmarcarse denlro del Sistema Integrado d e Conservación.
2
ISO 18902, lmaging Materíals. Processed Photographic Films, Plates and Papers. Filmg
Enc/osures and Storage Containers
ISO 18911, Jmaging Materíats. Processed Safety Photographic Films. Storage Practices.
ISO 18918:2000, lmaging Mataríais. Processed Photographic Piafes. Storage Practicas.
ISO 18920:2000, lmaging Mataríais. Processed Photographic Raflection Pnnts. Storage

Practices.
ISO 18923:2000, lmaging Meteríais Polyester Base Magnetic Tape. Storage Practices.
ISO 18925, lmaglng Meteríais. Optical Dísc Medía. Storage practíces.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. L ·uno. 2000). Por medio de la cual se dicta la

Ley General de Archivos y se di
ARCHIVO GENERAL DE LA ayo, 2000) Por el cual se desarrolla

el articulo del capítulo 7 "co del reglamento general de archivos
sobre "condiciones de edificios y ivos·.
LA NACIÓ O) por el cual se desarrolla

11 "Conservació nto general de archivos
erioro de los docu s de riesgo•.
MINISTE ERGIA. Resoluc ). Por la cual se

modifica de lnstalacione rio de Minas y
Energla.
MINISTE A Y DESARROLL
(19, marzo, n los requisitos de
construcciones
3. TÉRMINbS Y
Para los fines de este docum s términos y definiciones:
3.1 Almacenamiento de docum uardar sistemáticamente documentos de

archivo en espacios, mobiliario y uni rvación apropiados.
3.2 Arc hivo centrar'. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por ellos, una vez finalizado su trámite
y cuando su consulta es constante.
3.3 Archivo de gestión 6 . Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en

trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa
3
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No.027 (31 de octlbre, 2006). Por la C\Jal se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de iun'o de 1994 Archivo General de la Nación, 2006.
• lbid
• lb1d
3
3.4 Archivo histórico•. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la
cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por
donación, depósito voluntario. adquisición o expropiación.
3.5 Conservación preventiva de documentos7 • Conjunto de estrategias y medidas de orden

técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo, preservando su Integridad y estabilidad.
3.6 Conservación total 1 Conservación permanente. Disposición final de documentos con

valores permanentes. Se conservan indefinidamente en un archivo histórico. Los documentos
que tengan este tipo de disposición final se consideran como patrimonio documental de la
nación. {Según la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 07 de 1994).
3.7 Depósito. Edificación o sala diseñada y organizada para uso especifico y exclusivo para el
almacenamiento de documentos de archivo.
3.8 Documento (Document). Información u objeto registrado que puede ser tratado como una
unidad, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado como soporte.
3.9 Estanteria1 . Mueble con entrepal\os para almacenar documentos en sus respectivas
unidades de conservación.
3.10 Materiales de archivo. Todos los tipos de documentos que se conservan en archivos
como libros, manuscritos, legajos, ficheros, registros, mapas, colecciones gráficas y otros
documentos en papel, pero también pergamino, papiro, pellculas, materiales fotogrtlficos,
grabaciones audiovisuales, medios ópticos y magnélicos, asi como el malerial protector y de
encuadernación.
3.11 Patrimonio documental'. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o

cultural.
3.12 Unidad de conservación'º Cuerpo que contiene un conjunto de documentos, de tal

forma que garantiza su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación,
entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos.
3.13 Sistema integrado de conservación "- Conjunto de estrategias y procesos de

conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, para garantizar su
integridad fls1ca y funcional, en cualquier etapa del ciclo vital.
4. UBICACIÓN DE LA EDIFICACIÓN
El lugar para un edificio o depósito de archivo, no debe:
ser propenso al hundimiento o la inundación,
• COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN AaJerdo No.027 (31 de octubre, 2006). Por la cual se
modifica el Acuerdo nro. 07 del 29 de ¡unio de 1994. Archivo General de la Nación, 2006
lbid
• lbld
• lb1d
'º
11
lb1d
lb1d
4
estar cerca de zonas costeras, afluentes o cualquier fuente de humedad,
estar especialmente en riesgo debido a fallas geológicas o deslizamientos de tierra,
estar en riesgo debido a incendios o explosiones en los lugares adyacentes,
estar cerca de un lugar o una edificación que atraiga roedores, insectos y otras plagas,
estar cerca de una planta o instalación que emita gases dañinos, vapores y polvo, entre
otros,
estar en un área especialmente contaminada, ni
estar cerca de una instalación est ·ca que pudiera ser objetivo militar, en caso de un
conflicto armado.
En el caso de no cumplir con u deben aplicar disposiciones especiales

en la construcción de la edifi estas amenazas.
Con el fin de minimizar los xposición a la radiación solar, es

recomendable poner ción a la el m lima del lugar.
5.
5.1
El edifi r asegurado con terrorismo. Se

recomí e ra los fuegos int c1on o debe ser una
edifica ció tal fin o una unidad e. dentro de una
edificación y sólo acceso equip alida de emergencia
para el person recomienda util 1stema monitoreado de
alarma contra intr
•
El personal no debe d arro los depó os, de manera permanente. El
acceso a depósitos debe ser etirar documentación solicitada por las
áreas técnicas o de consull ndiciones ambientales o procesos, o
ambas, que sólo se deban . Se deben tomar precauciones para
impedir que personal no autoriza sitos.
NOTA 1 Para mayor información sobre las p contra los incendios. véanse las referencias (25). (26) y
(27] de la blbllografta.
Las salidas de emergencia se deben construir de manera tal que se pueden abrir fácilmente
desde el interior y que no se puedan abrir desde el exterior.
NOTA 2 Se pueden aplicar reglamentos nacionales o intemacionales. o ambos, respecto a las salidas de
emergencia.
Con el interés en la segundad y la inercia climátlca, y también con el fin de proteger los
materiales documentales contra la exposición a la radiación solar. las áreas de
almacenamiento o depósitos no deben tener ventanas En caso contrario, deben ser de
magnitud mínima y adaptadas de forma tal que excluyan y filtren ondas electromagnéticas, de
la radiación sotar, perjudiciales para la conservación de tos materiales (véase también el
numeral 6.4).
5
5.2 INERCIA CLIMÁTICA
El depósito se debe diseñar para brindar un ambiente inlemo preciso y estable, con mínima
dependencia de sistemas mecánicos. Esto se puede lograr parcialmente construyendo
paredes, pisos, entrepisos y techos de la edificación, a partir de materiales que. en la medida
de lo posible, aislen el interior de los cambios climáticos externos.
Las paredes, los pisos y los cielos rasos dentro del depósito deben estar elaborados con
materiales que tengan alta capacidad térmica. En los pisos térmicos de Colombia, donde la
humedad relativa no excede los valores recomendados para períodos de tiempo prolongados,
también se recomiendan los materiales de construcción con alta capacidad higroscópica (véase
el numeral 6.6).
NOTA 1 Por ejemplo, el ladnllo es un matenal oon alta capacidad térmica y alta capacidad higrosoópica
NOTA 2 Para mayor información sobre la 1nerc1a ctimébca, véase las referencias [71, (15] y (291 de la bibloografla.
5.3 ESTRUCTURA INTERNA Y CARGA
El área utilizada como depósito se debe dividir en compartimientos, por razones de seguridad
contra incendios y control eficiente del clima.
Se recomienda el uso de depósitos con áreas entre 200 m2 y 250 m2• En el caso de bodegas o
espacios mayores se debe insistir en el uso de sistemas de detección y supresión de fuegos
(automáticos, manuales, o ambos). En los espacios pequeños es más fácil monitorear y
controlar las cond1c1ones ambientales con equipos mecánicos.
Las paredes (incluidas las puertas), los pisos y los cielos rasos entre salas, compartimientos
individuales, áreas de almacenamiento y otras áreas de la edificación se deben construir, de
manera que resistan el fuego y el agua , para evitar que se dispersen hacia las unidades
vecinas. Se recomienda una resistencia minima al fuego de dos horas. Las puertas deben ser
tipo cortafuego y deben ser de cierre automático y se deben mantener cerradas. Cuando es
necesario mantener las puertas abiertas durante el uso normal, se sugiere instalar dispositivos
magnéticos par¡i mantenerlas abiertas, que se liberen para permitir que la puerta se cierre
automáticamente después de la activación del sistema de detección y alarma contra incendios
de la edificación. Se recomienda evitar construir cualquier tipo de obstáculo en los vanos de
acceso a los depósitos, que corten la continua circulación hacia los mismos. De existir
diferencia en los niveles de los pisos se deben construir rampas de acceso.
Los acabados utilizados para todas las superficies internas de los depósitos o compartimientos
individuales no deben ser combustibles ni emitir, atraer o retener el polvo. Tampoco deben ser
propensos, a través de la descomposición en el caso de fuego o por otros motivos, a emitir
sustancias dañinas para los materiales almacenados, por ejemplo gases ácidos La elección
del material de las superficies debe minimizar, en caso de incendio, la emisión de sustancias
dañinas. humo y hollin.
NOTA Los métodos para ensayar las caracte<tst1cas de quemado de las superficies de los matenales de
construcción (dispersión de la llama y generación de humo) se indican en las referencias (1) y (26]
Al construir los pisos, se debe tener en cuenta que los materiales documentales almacenados
densamente generan un peso considerable por unidad de área. Un ingeniero civil (especialista
en estructuras) debe calcular y recomendar los requisitos que debe cumplir la edificación desde
el punto de vista estructural, para la aplicación de carga en el piso, con base en la densidad y
la cantidad de los materiales almacenados y el mobiliario que se va a utilizar.
6
La normativa vigente sobre: "Condiciones de Edificios y Locales Destinados a Archivos"

expedida por el Archivo General de la Nación indica que para estanteria de 2,20 m de altura la
res1stenc1a minima de carga debe ser de 1200 kg/m 2, para estantería compacta o rodante y
para estanteria industrial debe aumentarse la capacidad de carga, de acuerdo con los cálculos
que para el efecto realice un ingeniero civil (especialista en estructuras), teniendo en cuenta la
resistencia y las dimensiones de la estantería.
6. INSTALACIÓN Y EQUIPAMIENTO
Siempre que sea posible, se deben utilizar las siguientes normas internacionales, con el fin de
adecuar los ambientes para la preservación de soportes de papel y diferentes al papel:
ISO 12606, ISO 18911, ISO 18916, ISO 18920, ISO 18923, ISO 18925.
6.1 SERVICIOS
Los sistemas de suministro de cialmente de agua no se deben ubicar

en los depósitos ni cerca a el requieran dichos suministros pueden
tenerlos, procurando que no itos de archivo.
Las instalaciones par ·s1emas de filtración del aire y

de ventilación de ar conectado ala, entendida como planta
para suplencia gia. Esta sala stalarse en los mismos
depósitos o almacenamiento en una edificación
lndependie
6.2
n tener un siste de d ndios conectado

a un pan o sistema debe re áticamente a la
presencia de ros productos de 1 . Los dispositivos de
detección de ca método único ón en áreas tales como
salas de máquina res pueden s uados o inconvenientes.
Todas las parte~ de ntos de lla o de alarma contra incendio
operados manualment antes para indicar la ocurrencia
de un incendio.
La operación del sistema de de siguientes acciones:
una advertencia local en e ol, en paneles repetidores o ambos, que

indique que se ha detectado un
activación del apagado de la planta de suplencia eléctrica, por ejemplo de los sistemas
de calefacción y aire acondicionado;
transmisión automática de una advertencia a la brigada local contra incendios o una

alarma en la estación central 12;
advertencia general de alarma de incendio en toda la edificación donde se encuentra el

depósito.
•2
éstas pueden ser las brigadas 1nstrtuc1ona'es y los cuerpos de bomberos de la Ciudad o el municipio.
7
El panel central de control de alarma de incendio debe tener medios para monitorear todos los
componentes del sistema y desplegar visualmente el estado del sistema. Los paneles se deben
ubicar en un lugar central, conveniente, que esté atendido continuamente o mientras el
depósito esté ocupado o abierto. Cuando el panel no está localizado en el punto probable de
entrada de la brigada contra incendios o cerca de él, se debe suministrar un panel repetidor o
complementario para el uso de dicha brigada.
NOTA Se pueden aplicar los códigos n8Cionales o locales de alarmas contra incendoos Para mayor información
re\/ÍSe la NSR vigente y se recomienda consultar la normabv1dad NFPA.
6.3 SISTEMA DE EXTINCIÓN DE INCENDIOS
Se debe considerar los beneficios que ofrecen los sistemas automáticos de extinción de
incendios. Los sistemas de extinción con base en agua, gases inertes, gas carbónico o agentes
limpios son aceptados en los depósitos.
Cuando se utilizan sistemas automáticos de extinción de incendios. éstos se deben

inspeccionar y mantener con regularidad. Deben estar diseñados de manera tal que minimicen
el dallo en los materiales almacenados debido a la acción de supresión del fuego.
NOTA 1 Los sistemas de aspersión cooectamente disel\ados, instalados y mantenidos tlacen menos dallo que la
extinción manual de un Incendio que no ha sido contenido por un sistema de aspersión. Sin embargo, et mal
funcionamiento de tal sistema puede causar dal'IO grave a los documentos.
NOTA 2 Los sistemas de neblina de agua. que actualmente se eslán invesbgando para et uso en archivos y
bibliotecas, aplican canbdades peque/las de agua a presión muy alta y pueden bnndar una ventaja s1gndicabva con
respecto a los sistemas de aspersión convencionales. Una ventaja principal de la nebtina de agua es que. cuando el
sistema está correctamente dlsel\ado e instalado, toda et agua que se descarga se convierte en vapor y,
virtualmente. no deja nada de agua residual. La investigación aún está en progreso para determinar si estos
sistemas son eficaces en sistemas de almacenamiento de aQa densidad. que utilizan estanterta compacta o en
depósitos que ublizan estanleña muy alta como en el caso de las bodegas adecuadas para el almacenamiento de
material documental
Cuando se instalan sistemas de protección contra incendio con base en agua, se deben tener
disposiciones para el drenaje rápido de todos los espacios protegidos. Los huecos de
ascensores, las.escaleras y los drena¡es se deben configurar para que el agua que sale de un
espacio no ingrese en otro Los pisos intermedios en depósitos con muchos pisos deben ser a
prueba de agua.
Los sistemas de gas únicamente se deben utilizar para compartimientos pequeños, es decir, en
espacios separados que pueden hacerse herméticos. Los gases de halogenados se excluyen
por razones ambientales. El dióxido de carbono no se debe utilizar en salas que normalmente
es1án ocupadas por personas.
NOTA 3 Se han desarrollado y están en proceso de desarrollo gases nue\'Os para la exti.nción de incendios,
impacto ambienlal diferente de los gases de halón originales.
NOTA 4 Se ha desarrollado tamb én el s1slema de aire h 1p6~1do. que disminuye los niveles normales de oxigeno
1mp1dtendo que se generen los 1ncend1os.
Cuando no se suministra un sistema automático para la ext1nc16n de incendios, se deben

instalar los siguientes elementos
gabinetes contra incendios con rollos de mangueras en una posición tal que todas las
partes de la edificación se encuentren en un área a 6 m desde la boquilla de una
manguera totalmente extendida y
8
sistemas de hidrantes o fuentes de suministro elevadas en todos los edificios de más de

30 m de altura o cuando un solo piso excede los 1000 m2, o cuando la norma local lo
exi¡a. El hidrante o las fuentes elevadas se deben localizar de forma tal que permitan
que los cuerpos de bomberos presuricen la tuberfa desde el exterior del edificio.
Estas instalaciones también son recomendables como sistemas de soporte para los sistemas
automáticos de extinción de incendios.
Se recomienda un sistema de extracción de humo.
Siempre deben estar disponibles extintores de incendios portátiles, incluso si se ha instalado un

sistema de extinción automático. Los extintores manuales se deben ubicar estratégicamente.
Se recomienda capacitar al personal en el uso correcto de los extintores. Si se espera que
utilicen mangueras, también se les debe ·1ar en su uso correcto.
El gas y el agua son adecuados. ua nunca se deben usar en incendios en

equipo eléctrico.
Deben desarrollarse program uperación y la conservación de los

documentos que hayan sido af ados en el caso de utilizar sistemas
de extinción de fue con agua. ever personal y materiales
suficientes para e do de los d critos en la normatividad
vigente sobre • ión de Deterior chivo y Srtuaciones de
Riesgo• que e hivo General de 1
NOTA 1sar la norma NTC 28 85 . s (NFPA 10·2007),

NT C 2301 Código para somin1 inci:ón de 1ncencHos
en edifica FPA 13) y la nonna
6.4
Como ya se les documentales es

acumulativo. La e la iluminación en un
depósito se deben
Un depósito debe estar ilu ubicar y ordenar los documentos, para

inspeccionar y limpiar el lug ltos, se sugiere una iluminación de
aproximadamente 200 lx a excluir la luz solar directa. En una
edificación que no esté disel\a o depósito, pero que ha sido adaptada
para tal fin , se deben bloquear las menos cubrirlas con persianas o con filtro
UV, o ambos, en los vidrios.
Se recomiendan cubiertas similares en oficinas y salas de lectura para el público.
La iluminación se debe suministrar mediante uno de los siguientes métodos:
Luminarias fluorescentes con difusores. Si la radiación emitida contiene un componente

ultravioleta relativo mayor a 75 µw/lm, cada bombillo debe tener filtro ultravioleta que
disminuya la radiación ultravioleta relativa (con una longitud de onda por debajo de
400 nm) para reducir tal nivel.
Luminaria incandescente con filtros para absorción del calor. La distancia mínima entre
el bombillo y un elemento en un anaquel debe ser de 500 mm.
9
NOTA 1 La ret11JC1ón entre et n,.o radiante oon longitud de onda infenor a «JO nrn (es deor. radiación ultral/lol&ta) y
el nujo luminoso total, .. m<le en mocrova~06 por lumen (µWJm). Con "sta a la prHe<VaClón de documemos el
llm te máximo aoaptado para la radiación uHravloteta dentro de los depósitos o $lllü de oonauna es ele 75 µWAm.
NOTA 2 S. pre~e<en las luminarias nuorescentet con dtfl<Mlras. Actualmenle. la llUIT""ac:lón con libra óptica 1610
es facti> e con ha de ~aiaón
Debe haber interruptores independientes para la iluminación de cada una de las secciones en
que se divide el dep6sito
En U"l lugar de fácil acoeso desde el exterior del depósito, debe haber un Interruptor central que
Indique si todas las luces y otros circuitos eléctricos en el depósito están apagados.
6.5 VENTILACIÓN Y CALIDAD DEL AIRE
Et depósito debe estar ventilado de forma tal que permita la libre circulaeión del aire y evite la
acumulación o el estancamiento del aire con humedad relativa alta.
Si ta ventilación no ocurre de forma natural se debe suministrar un sistema mecánico de

venblación. En cualquier caso, se debe garanbzar la entrada de aire fresco alrededor y dentro
de las estant8f'las, cuya cantidad depende de las circunstancias locales.
Para garantizar esto, debe existir una distancia mlnima de 100 mm entre el piso y el anaquel
más bajo y una distancia mlnima de 500 mm entre el cerramiento superior de la estanterla y el
cielo raso También debe existir una distancia mlmma de 40 mm entre la parte superior de la
unidad de conservación más alta en cada anaquel y la base del anaquel inmediatamente
superior. La presencia de pasinos y pasarelas también permite ta ventilación (véase también el
numeral 6.7).
El aire en el depósito se debe mantener hbre de contaminación, gases ácidos y oxidantes y de

polvo. Se debe tomar en consideración que algunos matenales como los plásticos para las
envolturas, las pinturas y los recubrimientos de las paredes y estantes, entre otros, pueden
emrtir gases nocivos no solamente cuando se queman (véanse los numerales 5.3 y 6 7). sino
también debido a la desgas1ficac1ón y la descomposición Cuando se seleccionan los
materiales pdra la construcción, el mobiliario y los equipos, se debe tener en cuenta la cantidad
de expulsión de gases También se debe de1ar transcurrir un tiempo (hasta un par de semanas
cuando la expulsión de gases de los materiales nuevos es máxima). antes de poner en uso las
edificaciones el mobiliario y los equipos nuevos
NOTA Los medo0t loiograticos al.d-ales y magnélioos son parbaAarmema *11ble• a los caita1W1antes
oxidantes. al a re cargado de polvo y/o a otros oornpanentes activos. Los d;s.:c, 6plJOOt tamb'lln son s110S1bl11S 1 !OS
age"tes ox1danleS Comunmenie es""""""'"º el 1tmacenamiento independienll de es:os matenaies debido• aua
requ1sit06 ele temperatura y humedad más ba1D1 y deb•do a tos productos de degradación que expelen.
La calidad del aire dentro del depósito se debe monitorear con regularidad para determinar la
presencia de gases ácidos y 0X1dantes, asl como de polvo La frecuencia debe ser tal que
permita descubrir las variaciones estacionales u otras variaciones repetidas Esto haria que
cualquier variación irregular se destacara más claramente
Si se usa un sistema def~tro, los matenaies utilizados para la filtración no deben por sí solos
dañar los documentos Los sistemas de filtro se deben someter regularmente a mantenimiento
10
6.6 CLIMA DEL DEPÓSITO
Los depósitos para almacenamiento de materiales documentales se deben mantener con una
temperatura fría y controlada y deben estar construidos, de acuerdo con los principios de
inercia climática (véase el numeral 5.2).
Los depósitos para almacenamiento de materiales documentales se deben mantener con una
humedad relativa por debajo del punto en el que se produce la actividad biológica.
NOTA Segun el conocimiento actual, existe un nesgo aeaente de actillldad microbiológica con una humedad
relativa superior a 60 % y una fragilidad incrementada en los materiales documentales con una hlJT\edad relativa
muy baja. La humedad mlnima aceptable para el almacenam1ento a largo plazo de matenales de archivos está en
discusión. P~a diferentes Lpos de mateñales se recomiendan diferentes llmlles, pero no existe un acuerdo general
ni con respecto a la temperatura ni a la humedad. Se ha establecido que los mateñales duran mfls bempo con
temperaturas y humedad relativa más bajas. · · , se pueden utilizar los datos indicados en el Anexo A,
infonnattvo.
Las fluctuaciones agudas 13 en la dad relativa imponen un esfuerzo en los

materiales constitutivos de lo e deben evitar. El objetivo debe ser
lograr temperatura y humada a factible.
Dependiendo del y la g almacenen los materiales

documentales, las ntes entida punto donde tendrán que
mantenerse las ones de hum tura. evitando que las
fluctuaciones superen 10 % Estas fluctuaciones
serán interP. o la diferencia entre lmo registrados en
un period
Debe h oreo para la te preferiblemente

instrume tren las condic10 a y en diferentes
periodos. dable ubicar los instr nera que brinden
lecturas que cenamiento, pero ta en tener en cuenta
todas las con posibles. El con edio ambienle permite
prevenir los proc factores como edad, la temperatura y la
luz, entre otros.
A los instrumentos de ealizar mantenimiento y calibración

periódicamente para asegura ación.
6.7
En el depósito no debe haber otro m otro equipo diferente de los utilizados para el
almacenamiento y la manipulación de los documentos. El mobiliario y el equipo utilizados no
deben tener bordes ni esquinas cortantes. protuberancias en los lados adyacentes a los
elementos almacenados y no deben producir danos en las unidades de conservación o
documentos debidos al contacto
,, Las fluctuaciones son van&c1ones en las magnotudes de las variables monitoreadas (temperatura y
humedad relativa) Las fluctuaciones agudas corresponden a vanac1ones de diel puntos porcentua•es en un
dia para la Humedad Relativa y cuatro grados para la temperatura Se sug e<e que éstas sean controladas y
que nunca sobrepasen los lim•tes •deales indicados en el Anexo A, lnforrnabvo
11
Los matenales utilizados para muebles y equipos no deben ser combustibles ni emitir, atraer o
retener polvo. Tampoco deben ser propensos, a través de la descomposición en caso de
incendio o por otros motivos como el envejecimiento natural, a emitir sustancias dañinas para
los materiales almacenados, por ejemplo los gases ácidos. El material elegido debe reducir al
mínimo la emisión de sustancias dañinas. humo y hollín en el caso de incendio.
Para el funcionamiento correcto de los principios de la inercia climática (véase el numeral 5.2),
ningún mobiflano u otro elemento se debe colocar en un sitio próximo a paredes adyacentes al
exterior. Debe haber una distancia mínima de 200 mm entre los elementos y la pared.
La capacidad de resistencia de la estanterla debe ser suficiente para la carga que soportará, es
decir, debe resistir el peso de los documentos que serán almacenados sobre los entrepaños.
Se recomienda que cada entrepaño presente una resistencia de al menos 100 kg (véase el
numeral 5.3}. Los estantes y sus entrepaños deben ser lo suficientemente grandes, para
garantizar que los documentos o sus contenedores no sobresalgan más allá de sus bordes.
Los estantes para almacenamiento normal, por ejemplo almacenamiento de libros, legajos y
cajas, deben estar ajustados de forma tal que el material permanezca en posición vertical,
cuando asl se requiere. Se recomienda usar de trancalibros metálicos. Se debe poder
almacenar los elementos unos junto a otros. pero no tan cerca que éstos no se puedan retirar
fácilmente. El equipo para este fin debe ser fácilmente ajustable. Para libros y documentos en
papel, la presión lateral o vertical sobre un elemento individual no debe exceder de 350 Pa,
para objetos normales y 150 Papara copias electrostáticas.
NOTA A grandes rasgos, una presión de 350 Pa corresponde a aquella que recibe un libro que está almacenado
horizontalmente, sobre el cual se ha colocado un libro con tamano similar y 45 mm de espesor.
Con el fin de permitir el acceso fácil para el uso normal y de emergencia, y para permitir la
circulación de aire, se debe dejar un espacio amplio entre los estantes (o los bloques de
estantería} y entre éstos y las paredes (véase también 6.5}. Si, por razones de seguridad. los
estantes están sometidos a un acceso limitado. éste se debe llevar a cabo con materiales que
permitan la circulación de aire, por ejemplo, una re¡illa o una placa perforada. Con el fin de
proteger los materiales, facilitar el uso y minimizar el peligro en situaciones de emergencia, la
altura de la est¡¡nteria nunca debe exceder los 220 cm. En el caso de locales donde se ut1hza
estanteria industrial, deben aplicarse disposiciones que faciliten el acceso a los materiales y
minimicen el peligro en casos de emergencia.
NOTA Et Reglamento Colombiano de ConstnJcoón Sismo Resistente Indica que las estanterías son e•ernentos
no estructurales, pero su tratamiento se considera como el de sistemas estructurales. que pueden ser también parte
de la estructura del ed1fic10 o un sistema estructural independiente El diseno de estos sistemas debe realizarlo un
ingeniero estructural, sobre todo para estantertas de Lpo on<lustriaL
Se recomienda evitar el uso de mobiliario de madera. En caso de que ya exista. debe estar
inmunizada y se debe llevar un estricto control y vigilancia contra el ataque de insectos. Es
aconsejable que las estanterias, ptanotecas, archivadores verticales, entre otros. estén
construidos con láminas de acero rolado en frfo. El calibre y las dimensiones del mobiliario
pueden adaptarse, de acuerdo con los espacios en los que serán instalados y de los formatos
de los documentos que serán almacenados en ellos. Todos los materiales usados en la
construcción del mobiliario deben ser resistentes al rayado, impacto, abrasión, flexión y rotura.
Los acabados en los bordes y ensambles deben ser redondeados para evitar deterioros en las
unidades de almacenamiento o conservación. La pintura para el mobiliario debe ser de
aplicación electroestática, en polvo de total adherencia al metal y horneable para que garantice
el control a la oxidación o agentes que puedan afectar las láminas
12
7. uso
7.1 GENERALIDADES
En un depósito para almacenar materiales documentales, actividades como fumar, comer y

beber están prohibidas. No se deben realizar actividades que no esttm relacionadas con el
almacenamiento En este lugar únicamente se deben almacenar los materiales documentales
(con excepción de materiales y equipos para la recuperación ante desastres).
Por razones de seguridad, en cada local o depósito debe haber extensiones telefónicas u otros
sistemas de comunicación.
Siempre que sea posible, se deben utilizar las siguientes normas internacionales. ISO 12606,
ISO 18911, ISO 18918, ISO 18920, ISO e ISO 18925.
7.2 LIMPIEZA Y DESINFECCI
El depósito, sus sistemas de ntos almacenados se deben limpiar

con regularidad. Los agent ser dat'llnos para los materiales
documentales almacenados. N ores o desinfectantes en grandes
cantidades, para evit alteración d relativa.
Los elementos · sito deben es · a. Los documentos que

se reciben p vez desde el e una sala destinada
únicament , antes de llevarlos a sospecha de estar
infestado tami nto desinfectante, almacenamiento
y la esta de se ha detecta se debe realizar
utilizand ados con filtros e los hongos.
Es proba desinfección que ncias químicas o

radiación pr documentales. S iderar la congelación
o el tratamien ntenido de oxí tratamiento para la
infestación por ins
Es necesario a~ecuar n arenten . Se debe utilizar una sala de

aislamiento para la inspecc1 nto temporal de los documentos que
puedan estar infestados. De de limpieza y Desinfección de Áreas
y Documentos de Archivo• rchivo General de la Nación, para
implementar los programas de lim
Los procesos de conservación o resta n material documental con deterioro biológico

deben ser supervisados por profesionales en Conservación y Restauración de bienes muebles,
con experiencia en material documental
7.3 PROTECCIÓN
Todos los documentos deben estar protegidos El grado de protección necesario depende del
estado de los documentos, de la frecuencia de consulta y su disposición final.
La encuadernación, las cajas, las carpetas o los contenedores para documentos,

suministran medios eficaces de protección. siempre y cuando satisfagan los requisitos de la
NTC 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Caracteristicas de
Calidad Todas las cubiertas protectoras deben contener y dar soporte a los materiales
documentales, sin ejercer una presión indebida.
13
NOTA Para mayor Información sobre las unidades de conservación para materiales dowmentales, véase las
referencias [S], (6], y (7] en la bibliografia.
Las unidades de conservación deben identificarse, de acuerdo con su contenido y según las
disposiciones que el Archivo General de la Nación imparta a través de su reglamentación o
publicaciones.
El papel para el material protector que está en contacto directo con los documentos debe
cumplir los requisitos de la NTC 4568 Información y documentación. Papeles para
Documentos. Requisitos de permanencia. El material protector no debe contener plastificantes
ni emitir gases ácidos que sean nocivos en modo alguno.
Para el almacenamiento de materiales fotográficos, que no están cubiertos por el alcance de

esta norma, se aplica la norma ISO 18902. Esta norma también puede ser válida para otras
copias con base de tinta (por ejemplo las heliografías).
Ninguna superficie metálica sin recubñmiento debe estar en contacto directo con los materiales
documentales almacenados. El recubrimiento o pintura no debe ser combustible ni emitir, atraer
o retener polvo. Tampoco debe ser propenso a emitir sustancias datlinas para los documentos
almacenados, por ejemplo gases ácidos, a través de la descomposición, en el caso de incendio
o por otros motivos. La elección del material debe minimizar, en caso de incendio, la emisión de
sustancias dañinas, humo y hollín
7.4 POSICIÓN DE ALMACENAMIENTO
Las carpetas deben almacenarse en cajas para archivo, de acuerdo con el diseno de éstas. Por
lo general las carpetas deben ser almacenadas en posición vertical, sobre su lado más largo
Los libros y tomos empastados se deben almacenar en posición vertical sobre su base. los
volúmenes con una altura superior a 400 mm se deben almacenar en posición horizontal. Si se
colocan uno encima de otro, se debe tomar en consideración su peso. No debe haber presión
excesiva sobre el volumen que está en la base (véase la nota del numeral 6. 7) y debe ser
posible retirarlo y volver a colocarlo fácilmente .
NOTA
•
La manipulación fácil setá casi 1mpos1ble si se colocan más de tres elementos uno sobre otro y si la altura
de dicho con¡unto de elementos excede los 150 mm.
Los folios individuales (mapas. pósters. arte gráfico. dibujos) siempre deben estar bien
protegidos. Los documentos de gran formato se deben almacenar en posición horizontal en
unidades de conservación como carpetas cajas o gavetas hechos a medida. Los elementos de
un solo folio que son grandes o vulnerables se deben colocar en carpetas individuales dentro
de cajas o gavetas del mobiliario para este fin (véase el numeral 6.7). Los elementos que son
demasiado grandes para poderse acomodar en estos lugares, se pueden enrollar en láminas
de poliéster, si el material del documento es lo suficientemente fuerte para tolerar el enrollado.
Véase la NTC 5397:2005 Materiales para documentos con soporte en papel Características de
calidad.
Las cajas deben almacenarse sobre la estantería, dependiendo de sus dimensiones y diseño.
8. PLAN DE CONTROL DE DESASTRES
Para un sistema correcto de almacenamiento para material documental, se debe establecer un

plan de evaluación de riesgos y de preparación ante desastres, pertinente para la edificación y
las colecciones específicas, y todo el personal debe conocerlo. Respecto a tos elementos de tal
14
plan, consulte la normatividad vigente sobre "Prevención de deterioro de los documentos de

archivo y situaciones de riesgo" expedida por que el Archivo General de la Nación, el Anexo C
(informativo) y las referencias (2), (8), (12] y (17] en la bibliografía y las recomendaciones sobre
la operación del sistema de detección de incendios descritas en el numeral 6.2.
9. EXHIBICIONES
En general, para las exhibiciones se aplican los mismos requisitos respecto del clima, la
seguridad, entre otros, que para los depósitos de documentos. Las exhibiciones Imponen un
riesgo mayor sobre los documentos y, por tanto, se deben restringir al mlnimo. Los materiales
documentales no deben estar en exhibición permanente. Para los documentos o materiales
que requieran de exhibición repelida, debe suministrarse una réplica en facslmil.
Estar en exhibición implica que la s documento está expuesta a la luz durante

tiempos prolongados. El dano o z en un documento es acumulativo, en
consecuencia, tanto la intensid la exposición a la luz de un documento
que está en exhibición se d o se aphca especialmente para los
materiales más sensibles, tale ra moderna, los papeles de pulpa de
madera ácida, las fotografías a c ujos a color, entre otros. Un nivel de
luz de 50 tx sobre ocumento · ación, si se permite tiempo
suficiente para qu ojos del obs e luz inferior. Ninguna luz
incandescente ente de luz qu ar dentro o cerca de la
vitrina.
NOTA as vlt nas, las cuales se ab está observando los

tiem e•posición a la luz. rior de una vitrina o
uede ndidos por el obse ente d espués de un
elmi
15
ANEXO A
(Informativo)
CONDICIONES CLIMÁTICAS RECOMENDADAS PARA EL ALMACENAMIENTO A LARGO

PLAZO DE MATERIALES DOCUMENTALES
Diferentes estudios han demostrado que la estabilidad de los ambientes", las bajas
temperaturas y los bajos porcentajes de humedad relativa dentro de los depósitos de archivo,
ayudan a prevenir procesos de deterioro como el crecimiento de agentes microbiológicos,
ralentizan los procesos de oxidación e hidrólisis y los cambios dimensionales que afectan la
resistencia mecánica de los soportes.
Actualmente no hay un consenso sobre los límites máximos, mínimos y las fluctuaciones
máximas permitidas de las variables de temperatura y humedad relativa para el
almacenamiento de material de archivos Las organizaciones que preservan el patrimonio en el
mundo han publicado y sugerido diferentes niveles ambientales para el almacenamiento de
materiales culturales que, en las condiciones económicas, tecnológicas y geográficas de
nuestro país, son prácticamente imposibles de alcanzar.
Colombia presenta gran variedad de climas determinados por las condiciones geográficas y de
la altura del lugar sobre el nivel del mar. Por lo general, los promedios anuales de humedad
relativa no descienden a menos de 50 % en las principales ciudades del pals' 5 , y dependiendo
de la altura en que se encuentran, la temperatura puede ser cálida o fría. Estos factores
influyen determinantemente en los climas dentro de los locales para almacenamiento de
materiales de archivo, creando en algunas regiones del país condiciones en las que será muy
difícil disminuir los niveles de temperatura y humedad relativa recomendados 16 para una óptima
conservación de los materiales documentales, a menos que se utilicen equipos de control
climático.
Las diversas fuentes documentales sobre preservación de archivos comúnmente presentan

como nocivos los puntos incorrectos de humedad relativa y temperatura, que se exponen a
continuación:
Los altos niveles de humedad relativa favorecen el desarrollo de hongos y bacterias que
usan como fuente de alimento los soportes documentales; también aumentan ta
velocidad de procesos químicos como la hidrólisis de materiales de los documentos,
como en el caso de la celulosa, acetatos, adhesivos, entre otros, y procesos físicos
como el reblandecimiento de sustancias solubles.
Los niveles muy bajos de humedad relativa (por debajo de 30%) pueden causar
debilitamiento de los soportes celulósicos, haciéndolos quebradizos y muy difíciles de
manipular. aunque existan otros soportes como los acetatos y los medios magnéticos,
que se preservan muy bien bajo esta poca cantidad de humedad en el ambiente
,. Se entiende estabilidad ambiental como los ambientes que no p<esentan grandes variaciones de
,. temperatura y humedad relativa.
COLOMBIA. INSTITUTO DE HIDROLOGIA, METEOROLOGIA Y ESTUDIOS AMBIENTALES. Atlas
C~matológico de Colombia. Imprenta Nacional de Colombia. 2005
<httplflntranet.1deam gov.co.8080/openbiblio/Bvirtual/019711/AtlasCl•matico2.pdf>.
Véanse las tablas a con~nuación .
16
Exceder los limites de alta humedad y d1smir11.11rtos demasiado dete<ioran rápidamente

los soportes, pero también son un factor de riesgo las fluctuaciones o var1aetones entre
los puntos altos y los ba¡os. Estas vanaciones causan la contracción y expansión de los
matenales higroscópicos, debilitando las estructuras y haciendo los matenales más
frágiles En los casos de los soportes de imágenes fijas o en movimíento, los diferentes
coeficientes de contracción y expansión de los matenales que conforman los soportes
causan craqueladuras sobre las emulsiones, llegando a existir pérdidas de la
información.
Por otra parte, los altos valores de temperatura causan también una aceleración de los
procesos químicos de deterioro, como la oxidación y la hidrólisis Estos procesos de
deterioro pueden observarse por el amarillamiento y la fragilidad de los soportes.
Los bajos niveles de temperatu favorables para la conservación de todos los

soportes, pero pueden 1nflu1r ad relativa del ambiente. haciendo que los
niveles de ésta aumenten de se desarrollan los microorganismos o
donde la humedad amb1 arse (paso del vapor de agua a estado
liquido sobre las supe
En 1as zonas geográfica.s de humedad relativa supere 80 % por

penodos de más d os días tro ara evitar el crecimiento y
desarrollo de m1cr nismos que sop documentales Entre otras
acciones, es im la limpieza co les cenamiento, no sólo en
pisos sino ta ando el polvo de e conservación y las
estanterias 1polvo se deposttan ongos que pueden
iemP. . Se aconseja ta ntro del local, ya
·on nas con cantid d relativa y que
gi tán disponibles. d1ficadores para
de
Para otros i:lios que determinan

puntos ambien tos medios magnébcos
se recomíenda fiJ ra el almacenamiento de
papel, o en el GªSO se conserven tan frfas como
dentro de una nevera.
Se exhorta a tas entidades, a crear y mantener las condiciones

ambientales ideales" para s documentos en los locales para
almacenamiento de materiales do no existan recursos para efectuar la
adecuación de las condiciones am berla ser más nguroso en ta programación
del Sistema Integrado de conservac ra evitar que las condiciones Incorrectas de
humedad relativa y temperatura tengan mayor impacto sobre la conservación de los
documentos.
., En general para toda• las zonas qeográftcas del pa1s, pero deben prestar mayor atención a los locales en
zona• se!vábcas, costeras etc
••
. Tablas A 1 y A2
Los programas de conservación pravan11va forman parte del Sistema Integrado de ConservaCIOn
17
Tabla A.1 . Condiciones cllm ~ticas recome ndadas para el al macenamiento a largo plazo
de materiales de documentales
Temperatura Humeda d relativa

•c %
Tipo de materia.! Cambios diarios Cambios diarios
Ml n. Máx. tolerables Mln. Máx. tolerables dentro
dentro de limites de limites
Papel. preservación óptima 2 18 ±1 30 45 ±3
Papel, almacenado en áreas de
14 18 ±1 35 50 ±3
oficina. de uso regular
Pergamino, cuero 2 18 t 1 50 60 ±3
Película fotográfica: gelatina de plata
blanca y negra sobre base de acetato
de celulosa: 2 ±2 20 50 ±5
Bien sea
o 5 ±2 20 40 ±5
o 7 ±2 20 30 ±5
Pelicula fotográfice: gelatina de plata
blanca y negra o blanqueador de ~nta 21 ±2 20 50 ±5
de plata sobre base de poliéster
Pelicula lo1ogr~fica. color
(cromogénica) sobre base de acetato
de celulosa: -10 ±2 20 50 ±5
Bien sea
o 3 ±2 20 40 ±5
o 2 ±2 20 30 ±5
Placas fotográficas: blanco y negro,
18 ±2 30 40 ±5
gelatina de plata
Impresiones en papel fotográfico:
gelatina de plata blanca y negra o 18 ±2 30 50 ±5
blanqueador de tinta de plata o diazo
Impresiones en paJlet folográfieo: color
2 t2 30 40 t5
(cromogénlca)
Impresiones el papel fotográfico: todas
-3 t2 30 50 ±5
las otras impresiones
Microfilm· gelatina de plata blanca y
negra sobre base de acetato de 2 ±2 20 50 ±5
celulosa
o 5 ±2 20 40 t5
o 7 ±2 20 30 ±5
Microfilm: gelatina de plata blanca y
negra sobre base de poliéster o plata
procesada térmicamente sobre base 21 ±2 20 50 ±5
de poliéster o vesicular sobre base de
poliéster
Discos de gramófono (acetato. laca.
16 20 ±2 30 40 ±5
vinilo)
Conbnúa
18
NORMA TÉCNICA COL OMBIANA NTC 5921
Tabla A.1. (Final)
Temperatura Humedad relativa

"C %
Tipo de material Cambios diarios Cambios diarios
Min. Máx. tolerables Min. Máx. tolerabl es dentro
dentro de limites de limites
Cinta magnética (datos. audio. video)
sobre base de poliéster: 6 11 t2 15 50 t5
Bien sea
o 6 17 ±2 15 30 t5
o 6 23 t 2 15 20 t5
Medios m néticos (otros) 12 18 t 2 30 40 ±3
Discos ópticos
20 50 ± 10
NOTA 1 Esta tabla no incluye datos a aceptables en el clima a largo plazo excepto que
éstos se deban eVl!ar Para registros la bib~ograffa sugiere que, en et máximo de la
ftuctuación diana se acepta una cal de 3 % de humedad relabva, todo dentro de
los limites máximos y mlnimos abs
NOTA 2 Para colecciones con m pal y pergamino almacenados en conjunto,
papel y med10s magnébcos, se debe ha lemperatura y la humedad relativa
Matertal
partic ulado
clase
Papel
Negativos e Impresiones so-

folográficas en Blanco y Negro
Negativos e impresiones
fotográficas a color 5
Negativos en placa de vidrio 5 so ~
Materiales Audiovisuales
Cilindros 16 2 40 5
O.seos mecánicos 16 2 40 5 Filtrar
Cintas magnébcas (audio y
18 2 30 5 < 100000
video)
CD (replicado) Muy
20 3 40 5 < 10 000
CD (grabable) sensibles
El efecto de la luz es acumulativo. Por eso, et numero de lux tiene que ser multiplicado por el número de
horas de exposición. No debe excederse de 720 h por ano (8 h por dla durante 3 meses).
La luz debe adaptatSe de acuerdo con la frag1fidad de los soportes.
La rad1act0n ultravioleta (W) debe ser ehm11ada y la radiación inlrarroia (IR) debe ser reducida al mlnrno
20
Tomado de la página web Saleguarding Ou< Documentary Heritape.
<http:llwebwortd.unesco.orglsa'eguard1ng/en/aR_enVi.hbm>
19
Tabl• A.3. Condiciones amblenules "'
Material Doeumenul Temperatura Fluctuación diaria Humedad Relativa Fluctuación diaria

Soporte papel 15 ·ca 20 •c 4·c 45%a60% 5%
Folografta blanco y 1s •ca 20 •c 40%a50%
negro
Folografta color Menor a 10 ·c 25 % a35%
Grabaciones 1o·ca1s · c 40 % a50%
Medios magnéticos 1o·ca 14 ' C 40%a50%
Discos ópticos 16'C a 20 ' C 35%a45%
Microfilm 17 ·ca 20 •c 30%840%
la iluminación en los depósitos debe ser menor a 100 lux .
la radiación ultravioleta debe ser menor o igual a 70 µw/lumen.
Tabla adaptada a partir de la información del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN · COLOMBIA Aeuetdo
No. 049 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrona el artleulo del capitulo 7 ·conservación de
Documentos• del Reglamento General de Ard1111os sobre ·cooo·ciones de edifioos y locales destinados a
archivos·. 2000.
20
ANEXO B
{Informativo)
PREPARACIÓN ANTE DESASTRES
Se recomienda que los planes de contingencia para hacer frente a las amenazas de desastre
incluyan los siguientes aspectos. La siguiente lista no es exhaustiva:
alianza con los servicios de emergencia contra incendios, de tal manera que ellos
entiendan el cuidado que los archivos deberian tener, respecto al dano en sus
colecciones debido al agua;
plano o esquema actualizado de 1
detalles sobre la ubicación aros y més importantes de las colecciones

y del lugar en el cual se ncentraciones de tales materiales;
los números de conta responsable de la coordinación ante

desastres;
le o experto, o ambos, en
horas por fuera
iones que puede uestas y tengan la

adicional en u enc1a, por ejemplo, las
e otros;
números' telefó cos iones qu puedan brindar contenedores

adecuados para trans · les deteriorados;
números telefónicos de que puedan brindar instalaciones para

congelación;
números telefónicos de empre ituciones que puedan suministrar equipos para

reducir la humedad;
números telefónicos de empresas que ofrezcan materiales para envoltura.
Para mayor información, ver las referencias [2). (8), (12) y [17) de la b1bliografia.
21
BIBLIOGRA FIA
[ 1) AMERICAN STANDARD TEST METHOD (ASTM) Designation E84.
(2) ANDERSON, Hazel and MclNTIRY, John E., Plannmg manual for dtsaster control in
Scottish librarles and record offices Edinburgh: National Library of Scotland, 1985.
[3] ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05, mayo, 2000) Por el cual se
desarrolla el articulo del -capitulo 7 ·conservación de documentos" del reglamento
general de archivos sobre •condiciones de edificios y locales destinados a archivos".
[4) ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 050 (05 , mayo, 2000) por el cual se
desarrolla el articulo 64 del tltulo VII •con5ef\lación de documentos·. del reglamento
general de archivos sobre ·prevención de detenoro de los documentos de archivo y
situaciones de riesgo".
[5] ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Conservación preventiva en archivos Bogoté

o.e.. 2009, ISBN 978-958-8242-12-5.
(6) ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Especificaciones para Cajas y Carpetas de
Archivo. Bogotá O.C., 2009, ISBN 978-958-8242-17-0.
(7) ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Técnicas y Materiales para el Empaste de

Documentos de Archivo. Bogotá O.C . 2009, ISBN 978-958-8242-16-3
[8) BARTON, John P. and \NELLHEISER, Johanna G. (eds.), Announce of prevention: a

handbook on disaster contingency planníng for archives. librarles and record centres.
Toronto: Toronto Area Archivist Group, 1995.
[9) BIGOURDAN, J.-L., and REILLY J. M., "Effects of Fluctuating Environments on Paper
Materials-Stability and Practica! Signlficance for Preservat1on, "La Conservation á l'EOre
du Numérique, Acles des Quatriémes Journées lnternationales d'EOtudes de l'ARSAG,
París, 21-30 Ma1 2002, (París: Assoc1ation pour la Recherche Scient1fique sur les Arts
Graphiques, 2002) pp. 180-192. Disponible en Internet:
https://www.imagepermanenceinstitute.orglwebfm_send/305
[10) BOGAARO John and WHITMORE Paul M. Explorations of the Role or Humidity
Fluctuations in the Deterioration of Paper. Disponible en Internet
http:llwww.cmu.edu/aetc/Publicalionslhumidity%20flucl%20in%20paper pdf
[11) BOSTON, George (ed): Safeguarding the Documentary Herltage: a Guide to Standards,
Recommended Practicas and Reference Literatura Relatad to fhe PreseNa/ion of
Documents of Al/ Kinds. Pans: UNESCO, 1998. Memory of the World Programme, Cll-
98MIS/4. Disponible en Internet
http://unesdoc.unesco.orglimages/0011/001126/ 112676eo.pdf
[12) BUCHANAN. Sally, Planificación, preparación y recuperación de siniestros en

B1bilotecas y Archivos: Un Estudio RAMP con d1rectnces .. Pans: UNESCO, 1990. PGl-
88/WSl6 Disponible en Internet·
http://unesdoc.unesco.org/1mages/0007I000798/079813so .pdf
[13) CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14 , julio, 2000). Por medio de la cual se
dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
22
[14) CHARDOT, Paul, Le Controle cJimatiqua dans tes bfbliothéques. Paris: Direction du livre
et de la lecture. 1989.
[15) CRISTOFFERSEN, Lars D.. Zephyr: Pass/ve Climate Contro/ted Repositones: Storaga
Fací/1ties for Mu~um, Archiva and Ubrary Purposes. Lund: Lund University, Department
of Building Physlcs, 1996. 139 pp. ISRN LUTVDG/lVBH-96/3028 - SE(1 -139). ISBN 91 -
88722-06-6. Disponible en Internet:
< http:/twww.byfy.lth.se/fileadm1n/byfy/files/1VBH-3000pdf/1VBH-3028.pdf>
(16) EDMONSON, Ray. Directrices para la Salvaguardia del Patrimonio Documental... Paris:
UNESCO, 2002. Programa Memoria del Mundo, Cll-95/WS-11 Re11. Disponible en
Internet :
<http:l/unesdoc.unesco.org/images/0007/000798/079813so.pdf>
[17] FORTSON, Judith, Disaste Recovery: A how-to-do-it Manual for

Librarlans and Archivists. uman. 1992. ix, 181 pp. ISBN 1-55570-
059-4.
[18) IFLA, Princ1p1os para aterial de bibliotecas. Compilado y

editado por Ed rd P A M ie-Thérése Vartamoff y Virginie
Kremp. IF C (Interna Traducido por el Centro
Nacional d servación y R O. Disponible en Internet
http:l/ar rg!Vl/4/news/pc
[19) Colombia. 2005.
tico2.pdf>.
(20) NORMAS TÉC CAS IÓN. Protección

'dad. NTC 1931 . st1tuto, 1997. 7 p.
(21) INSTITU IFICACIÓN. Higiene y

seguridad. bióxido de carbono NTC
2875. BQQOtá
(22) INSTITUTO COLOM ICAS Y CERTIFICACIÓN. Higiene y

seguridad. Generalida a la organización, el entrenamiento y
los equipos para bnga privadas. NTC 3324. Bogotá D.C. El
Instituto 1992. 21 p.
[23) MINISTERIO DE AMBIENTE, VI Y DESARROLLO TERRITORIAL. Decreto 926

(19, marzo, 2010). Por el cual se establecen los requisitos de carácter técnico y
científico para construcciones sismorresistente NSR-10.
[24) MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA. Resolución 181294 (06, agosto, 2008). Por la
cual se modifica el Reglamenlo Técnico de Instalaciones Eléctricas RETIE . Ministerio de
Minas y Energla.
(25) NATIONAL FIRE PROTECTION ASSOCIATION (NFPA; Ouincy, MA, USA) Standard
232. Standard For The Protection of Records.
(26) NATIONAL FIRE PROTECTION ASSOCIATION (NFPA; Quincy, MA. USA) Standard
255· Standard Method of Test of Surface Bummg Characteristics of Building Materials.
23
NO RMA TÉC NICA COLOMBIANA NTC 5921
(27) NATIONAL FIRE PROTECTION ASSOCIATION (NFPA; Quincy, MA, USA) Standard
909 · Code for de Protection of Cultural Resource Properties-Museums, Librarles and
Places of Worship, 201o.
[28] ODDOS, Jean-Paul. La Conservation Príncipes el réali/és, Ouvrage collectií réalisé
sous la direction de, Pans: Éditions du Cercle de la hbrairie, 1995, collect1on
Bibliothéques. 405 pp ISBN 2-7654-0592-1 .
(29) PADFIELD, T Simple clímate control in archives is hindered by too strict standards. In:
Proceedings of the 8th Symposium on Building Physics in the Nordic Countries. Dept. of
Civil Engineering, Technlcal Uníversity of Denmark. 2008, pp. 1429-1436. ISBN 978-87-
7877-265-7. Disponible en Internet:
www.conservationphysics.org/ppubs/simple_archíves.pdf> Con acceso en 0210512001 .
[30) PICKETI, Andrew G., Preservatlon and Storage of Sound Recordings: A study
Supported by a Grant from the Rockefeller Foundation. by A.G Pickett and M.M.
Lemcoe. Washington , DC: L1brary of Congress, 1959, 74 pp.
[31) WILSON, William K., Environmental Guidelines ror the Storage of Paper Records: a
Technical Report Sponsored by the National lnformation Standards Organizat1on (USA).
Bethesda, Maryland: NISO Press, 1995. 21 pp NISO Technical Report: 1. ISRN NISO-
TR01 -1995. ISBN 1-880124-21 -1.
[32) MICHALSKI, Stefan. Temperatura incorrecta. ICCROM 2009. Disponible en Internet.

<http:/lwww.cci-icc.gc.ca/crc/articles/mcpm/chap09-spa.pdf>
[33] MICHALSKI, Stefan Humedad relativa incorrecta. ICCROM 2009. Disponible en Internet:
<http://www.cci-icc.gc.ca/crc/articles/mcpm/chap10-spa.pdf>
24
DOCUMENTO DE REFERENCIA
INTERNATIONAL ORGANIZATl ON FOR STANDARDIZATION. lnformalion and

Documentation. Oocument Storage Reqwrements for Archive and Llbrary Materials. Geneva:
ISO, 2003, 14 p. (IS011799:2003(E)}.
25

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Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC}

Prohibida su reproducción Editada 2012-07-25

1. OBJETO Y CAMPO DE APLI .................................................................1

2 REFERENCIAS NOR ..................................................... 2

6.1 SERVICIOS .................... .......................................................... 7

6.3 SISTEMA DE EXTINCIÓN DE INCENDIOS.................................................................8

6.4 ILUMINACIÓN ..............................................................................................................9

6.5 VENTILACIÓN Y CALIDAD DEL AIRE .....................................................................10

6.6 CLIMA DEL DEPÓSIT0 .............................................................................................1 1

6.7 MOBILIARIO Y EQUIPO ............................................................................................ 11

7.2 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN ....................................................................................13

7.3 PROTECCIÓN ............................................................................................................13

7.4 POSICIÓN DE AL MACENAMIENT0 .........................................................................14

8. PLAN DE CONTROL DE DESASTRES.....................................................................14

DOCUMENTO DE REFERENCIA .......................................................................................... 25

Los archivos son inst1tucione ad, con el fin de reunir, conservar y

Normalmente iones de los are anedad de formatos.

nto, a mediano azo, de materiales

Esta norma presenta hechos y regla e se deben considerar cuando se construye

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Por e¡emplo, los archivos de geslrón

Véase el Anexo A (Informativo). Tabla A.1, Tabla A.2 y Tabla A.3.

Deben cumplirse los reglamentos sobre construcción, Instalaciones eléctricas e hidráulicas,

Los siguientes documentos referenciados son indispensables para la aplicación de este

NTC 1500, Código Nacional de Fontanerla

NTC 2050, Código Eléctrico Colombiano.

NTC 2885, Extintores portátiles contra incendios.

NTC 4568:1998, Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de

ISO 18918:2000, lmaging Mataríais. Processed Photographic Piafes. Storage Practicas.

ISO 18920:2000, lmaging Mataríais. Processed Photographic Raflection Pnnts. Storage

ISO 18925, lmaglng Meteríais. Optical Dísc Medía. Storage practíces.

CONGRESO DE LA REPÚBLICA. L ·uno. 2000). Por medio de la cual se dicta la

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