2.

Tipos de protocolo empresarial

La reputación e imagen que dan los trabajadores y directivos de una

empresa son muy importantes. Por ello existen distintos tipos de protocolo
empresarial según cada tipo de evento o situación. Seguir estas normas
pueden servir para crear relaciones positivas con futuros inversores o
clientes.

 Estándar. Se establecen normas que todo trabajador

debe aplicar en cualquier situación. Por ejemplo, cómo atender
a un cliente o cómo presentarse ante un cliente.

 Eventos. Se refiere a actos o celebraciones internas o

externas. Se pueden establecer normas de vestimenta para la
cena de empresa o vestir con el color corporativo en la
inauguración de una nueva sede.

 Actos públicos. Serían esas normas de comportamiento o

conversación para eventos relacionados con el sector público.
Es decir, en actos gubernamentales u oficiales.

 Contactos. Se establecen pautas para establecer

contactos profesionales. Puede ser a nivel de conversación,
gestos o imagen.

 Escrito. Hace referencia al libro de estilo que se debe

seguir, por ejemplo, para escribir una carta o email.

 Interno. Marca las pautas de oficina y cómo deben actuar

los miembros de la empresa entre ellos. Es decir, vestir
correctamente, ser ordenado y utilizar un trato cordial entre
miembros.

3. Características de un protocolo empresarial

Las características de un buen protocolo empresarial son:

1- No está regulado por la ley, pero es de estricto cumplimiento en el

interior de la empresa por parte de sus miembros.

2- Es práctico, porque regula situaciones habituales que ocurren en la

empresa. De esta forma se evita que sea un documento banal sin
observancia laboral.
3- Es accesible para todos los miembros de la organización, porque
establece pautas de comportamiento para cada situación laboral.

4- Es comprensible,  porque debe estar escrito en un lenguaje claro

para que todos los empleados de la compañía lo asimilen y cumplan sin
excusa.

5- Es flexible, en principio porque las normas establecidas deben

ajustarse a cada situación de la compañía, incluso en los momentos de
crisis. Pero también porque pueden variar con el tiempo y adaptarse a
los cambios

4. Cómo debe ser un manual de protocolo empresarial

Un manual de protocolo para empresas debe actuar como un libro de

instrucciones. En él se debe detallar cómo han de realizarse las acciones de
una compañía en base a los principios de educación, corrección y saber
estar. Así pues, un manual debe ser:

 Práctico: debe incluir las normas protocolarias para

situaciones habituales de la compañía y no saturar en
información.

 De fácil acceso: es necesario que todos los miembros de

la empresa tengan facilidad de acceder a él en cualquier
momento.

 Conciso y claro: las pautas tienen que estar redactadas

de forma clara. Tienen que evitarse los mal entendidos.

 Flexible: Las normas tienen que ajustarse a cada caso sin

la necesidad de ser inamovibles.

Qué debe incluir el manual

Toda empresa debe adaptar su manual según sus necesidades o intereses.

Aunque la estructura puede ser variable, hay algunos apartados que se
recomiendan incluir:
Índice

Como si se tratase de un libro, el manual debe incluir un índice con todos los
contenidos. El lector se hará una idea general de los puntos que se incluyen
o podrá encontrar la información fácilmente.

Información sobre la empresa

En el manual no puede faltar la información relacionada con la empresa. En

esta sección se debe explicar a qué se dedica la compañía, su historia, sus
objetivos y valores, etc. También debe añadirse el organigrama, los logos y
otros elementos de la imagen corporativa. Esta sección será muy útil para los
nuevos trabajadores.

Capítulos

Para hacerlo más práctico, el manual debe dividirse en capítulos. Cada uno
de ellos tiene que recoger y explicar las normas según el tipo situación. Para
ello se habrán redactado previamente cada tipo de protocolo a seguir, como
los explicados anteriormente.

Reglas básicas del protocolo

Ser educado y tener modales es fundamental para crear o mejorar cualquier

relación empresarial. En los eventos, todo lo que está a la vista comunica y
ello se refuerza con lo que transmites. Por esto es necesario un protocolo y
etiqueta. Nunca sabes qué tipos de beneficios puede conseguir tu compañía
a raíz de una buena presencia.

Aquí te dejamos algunas pautas básicas que encontrarás en cualquier

protocolo. ¡Toma nota!

La puntualidad

Llegar temprano a los lugares o reuniones demuestra el grado de

compromiso que tiene una persona hacia una empresa. Si te retrasas por
algún motivo, no está de más hacer una llamada o enviar un mensaje para
avisar. Intenta no retrasarte más de 10 minutos.

El saludo

Demuestra que eres educado con un “Buenos días” o “¿Hola, cómo está?”.
También puedes acompañar tu saludo con un apretón de manos ligero
mientas mantienes el contacto visual. Tampoco te olvides de la despedida
con un “Adiós, que tenga un buen día”. En resumen, la cordialidad y las
buenas costumbres son un requisito básico.
La imagen

Las primeras impresiones son muy importantes. La manera de vestir

comunica la actitud de las personas y proyecta profesionalismo en el ámbito
empresarial. No te vestirás de la misma forma si vas a una reunión o acudes
a un evento social. En general, en el ámbito empresarial se transmite una
imagen elegante, moderna y modesta. En el caso de un evento social, en la
invitación se incluye el código de vestimenta a lucir.

La ortografía

En una presentación, ya sea de un producto nuevo o el balance anual, vigila

con los detalles, la redacción y la ortografía de tus soportes visuales.
También aplícalo cuando redactes correos corporativos o cualquier tipo de
documento. El lenguaje debe ser formal y es recomendable revisar lo
redactado al final de todo.